> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer > Expensify > Datatemplate

Datatemplate voor onkostenbeheer

Expensify

Attributen voor onkostenbeheer (20) Activiteiten voor onkostenbeheer (13) Extractiegidsen (3)

Datatemplate voor onkostenbeheer

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het onkostenbeheerproces te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je bijhoudt en hoe je deze informatie uit Expensify haalt. Gebruik deze bron om de data voor te bereiden op process mining.

Aanbevolen attributen voor een volledige analyse
Belangrijke activiteiten voor een nauwkeurige procesontdekking
Praktische uitleg over data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor onkostenbeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het onkostenbeheer volledig kunt analyseren en verbeteren.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 12 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment plaatsvond voor een onkostendeclaratieverslag.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het proces voor onkostenbeheer, zoals ‘Onkostendeclaratie ingediend’ of ‘Goedgekeurd door manager’. De naam vormt de basis van de proceskaart. Analisten kunnen hiermee de werkstroom visualiseren, veelvoorkomende routes herkennen en afwijkingen of bottlenecks opsporen. De volgorde van activiteiten analyseren is essentieel om de efficiëntie en compliance van het proces te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je de processtroom, variaties en herstelwerkloops visualiseren en analyseren. Waar vind je dit? Dit attribuut wordt meestal afgeleid door statuswijzigingen, opmerkingen of vermeldingen in het geschiedenislogboek van Expensify om te zetten naar een gestandaardiseerde activiteitenlijst. Voorbeelden Onkostenrapport ingediendGoedgekeurd door managerAfgewezen door financiële afdelingTerugbetaling uitgevoerd
	ID onkostendeclaratieverslag ExpenseReportId	De unieke identificatiecode van een onkostendeclaratieverslag. Hiermee groepeer je alle bijbehorende activiteiten, van indiening tot terugbetaling.
Beschrijving Het ID van het onkostendeclaratieverslag is de belangrijkste case-identificatie voor het proces voor onkostenbeheer. Elk ID staat voor één verzameling onkosten die een medewerker heeft ingediend voor goedkeuring en terugbetaling. Met dit attribuut volg je het volledige verloop van een onkostendeclaratieverslag. Zo kun je alle indieningen, goedkeuringen, afwijzingen en betalingen reconstrueren. Waarom dit belangrijk is Hiermee voeg je alle bijbehorende gebeurtenissen samen tot één procesinstantie. Dat vormt de basis van elke process mining-analyse. Waar vind je dit? Dit is de primaire sleutel in het data-object voor onkostendeclaraties. Vaak is deze beschikbaar via het reports-eindpunt van de Expensify API als ‘reportID’. Voorbeelden RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Tijdstip gebeurtenis EventTime	Het tijdstip waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis voor een onkostendeclaratieverslag plaatsvond.
Beschrijving Met het tijdstip van de gebeurtenis leg je voor elke activiteit in het proces de exacte datum en tijd vast. Deze informatie is nodig om doorlooptijden, tijdsduren en wachttijden tussen stappen te berekenen. Je kunt er bottlenecks, prestatietrends en naleving van service level agreements mee analyseren. Zonder nauwkeurige tijdstempels blijft process mining beperkt tot het ontdekken van processtromen. Waarom dit belangrijk is Tijdstempels zijn nodig voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, het opsporen van bottlenecks en het volgen van de procesprestaties. Waar vind je dit? Dit is de aanmaaktijdstempel van elke vermelding in het geschiedenislogboek of statuswijziging in de data van Expensify-verslagen. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	Afdeling medewerker EmployeeDepartment	De afdeling of bedrijfseenheid waar de indiener werkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling de medewerker hoort die het onkostendeclaratieverslag indient, bijvoorbeeld ‘Verkoop’, ‘Techniek’ of ‘Marketing’. Het is een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt doorlooptijden, afwijzingspercentages en naleving van beleid tussen bedrijfsonderdelen vergelijken en afdelingsspecifieke problemen of opleidingsbehoeften herkennen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de procesprestaties en compliance per bedrijfseenheid vergelijken. Waar vind je dit? Deze informatie staat mogelijk als tag op het verslag of in het gebruikersprofiel van de indiener in Expensify. Mogelijk moet je de data aanvullen vanuit een extern HR-systeem. Voorbeelden VerkoopMarketingTechniekFinanciën
	Beoordelaar Approver	De naam of het ID van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van het onkostendeclaratieverslag.
Beschrijving Het attribuut Beoordelaar geeft aan welke manager of medewerker van de financiële afdeling actie onderneemt op een ingediend onkostendeclaratieverslag. Dit is nodig om gedrag per beoordelaar te analyseren, zoals goedkeuringstijden, afwijzingspercentages en werkverdeling. Inzicht in de prestaties van beoordelaars kan helpen om opleidingsbehoeften te herkennen, werk anders te verdelen en het goedkeuringsproces te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is belangrijk om bottlenecks in de goedkeuring, de werkverdeling en afwijzingspercentages per beoordelaar te analyseren. Waar vind je dit? Deze informatie staat in de geschiedenis of het workflowlogboek van het verslag en is vaak gekoppeld aan goedkeurings- of afwijzingsgebeurtenissen. Het veld kan ‘managerEmail’ of iets vergelijkbaars heten. Voorbeelden jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Indiener Submitter	De medewerker die het onkostendeclaratieverslag heeft aangemaakt en ingediend.
Beschrijving Het attribuut Indiener geeft aan welke medewerker de onkosten heeft gemaakt en om terugbetaling vraagt. Je gebruikt deze informatie om uitgavenpatronen per medewerker, afdeling of functie te analyseren. Zo zie je welke medewerkers of groepen de meeste vertraging ervaren of het vaakst beleidsregels overtreden. Dat helpt om de ervaring van medewerkers te verbeteren. Waarom dit belangrijk is Hiermee analyseer je de procesprestaties vanuit het perspectief van de medewerker en herken je groepen die vaak problemen of vertragingen ervaren. Waar vind je dit? Dit is een primair veld in het object voor onkostendeclaratieverslagen, meestal met de naam ‘policyEmail’, ‘submitterEmail’ of ‘employeeEmail’. Voorbeelden sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Totaalbedrag verslag ReportTotalAmount	Het totale geldbedrag van het onkostendeclaratieverslag.
Beschrijving Dit attribuut is de som van alle onkosten in één onkostendeclaratieverslag. Het is een belangrijke financiële metriek voor analyses, bijvoorbeeld om hoge bedragen op te sporen die extra controle nodig hebben of een andere goedkeuringsroute volgen. Je gebruikt het ook voor financiële rapportages en om uitgavenpatronen binnen de organisatie te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Hiermee analyseer je verslagen met hoge bedragen en herken je uitgaventrends. Ook is dit attribuut belangrijk voor dashboards over financiën en compliance. Waar vind je dit? Beschikbaar in het Expensify-object voor verslagen, vaak met de naam ‘total’ of ‘amount’. Voorbeelden 150.752500.0089.50
	Waarschuwing beleidsovertreding PolicyViolationFlag	Een booleaanse indicator die waar is als het verslag is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.
Beschrijving Deze indicator geeft aan of een onkostendeclaratieverslag een of meer beleidsregels heeft overtreden, bijvoorbeeld door een uitgavenlimiet te overschrijden of een bon te missen. Het geautomatiseerde systeem van Expensify markeert zulke problemen vaak. Dit attribuut is nodig voor het dashboard Overzicht beleidsovertredingen. Je ziet ermee hoeveel complianceproblemen er zijn en waar verbetering nodig is. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks of onkosten aan het beleid voldoen en helpt verslagen te herkennen die extra controle nodig hebben. Daarmee is het een belangrijke invoer voor compliancedashboards. Waar vind je dit? Expensify-verslagen bevatten vaak een specifiek veld of een status die een overtreding aangeeft, zoals ‘hasViolations’ of een vergelijkbare booleaanse indicator. Voorbeelden truefalse
	Auditresultaat AuditOutcome	Het resultaat van een handmatige of geautomatiseerde audit van het onkostendeclaratieverslag.
Beschrijving Dit attribuut legt het resultaat van een audit vast, bijvoorbeeld ‘Geslaagd’, ‘Mislukt’ of ‘Geslaagd met bevindingen’. Dit is relevant voor bedrijven met een formele auditstap in het onkostenproces, voor alle verslagen of een steekproef. Door auditresultaten te analyseren, krijg je inzicht in compliance en de werking van bestaande controles. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks het resultaat van compliancecontroles en is essentieel om de werking van het auditproces te analyseren. Waar vind je dit? Dit is waarschijnlijk een conceptueel attribuut. Het kan ook als tag of opmerking zijn opgeslagen. Of het bestaat, hangt af van de procesinrichting van het bedrijf in Expensify. Voorbeelden GeslaagdMislukt, beleidsovertredingGeslaagd met opmerkingen
	Beleidsnaam PolicyName	De naam van het onkostenbeleid dat op het verslag van toepassing is.
Beschrijving In Expensify kunnen verschillende groepen medewerkers onder verschillende onkostenbeleidsregels vallen. Dit attribuut geeft aan welk beleid de regels voor het onkostendeclaratieverslag bepaalt. Het is een belangrijke dimensie voor analyses: je kunt compliance en efficiëntie vergelijken tussen beleidsregels met verschillende regels en goedkeuringsworkflows. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de procesanalyse uitsplitsen naar de toegepaste regels. Dat is belangrijk om verschillen te begrijpen die door uiteenlopende beleidsregels ontstaan. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in het verslagobject van Expensify, vaak met de naam ‘policyID’ of ‘policyName’. Voorbeelden Onkostenbeleid voor medewerkers in de VSOnkostenbeleid voor het verkoopteam in het VKReisbeleid voor directieleden
	Betaalmethode PaymentMethod	De methode waarmee de medewerker wordt terugbetaald.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft hoe de medewerker is terugbetaald, bijvoorbeeld via ‘Rechtstreekse storting (ACH)’, ‘PayPal’ of een ‘Zakelijke creditcard’. Door de betaalmethode te analyseren, krijg je inzicht in het terugbetalingsproces, vooral als bepaalde methoden meer vertraging opleveren. Dit geeft extra context bij de laatste processtappen. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij de terugbetalingsfase en helpt vertragingen of kosten van verschillende uitbetalingsmethoden te analyseren. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal bij de terugbetalingsgegevens van een afgesloten verslag. Voorbeelden ACHPayPalBill.com
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data zijn opgehaald.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komen, in dit geval uit Expensify. Het is belangrijk voor datagovernance, vooral wanneer je data uit meerdere systemen combineert. Zo kun je de herkomst van data volgen en de procescontext begrijpen. Waarom dit belangrijk is Geeft belangrijke context over de herkomst van data en helpt processen van elkaar te onderscheiden wanneer data uit meerdere bronsystemen in dezelfde omgeving worden geladen. Waar vind je dit? Dit is een vaste waarde (‘Expensify’) die je tijdens de datatransformatie toevoegt. Voorbeelden ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Eindtijd gebeurtenis EventEndTime	Het tijdstip waarop een specifieke activiteit eindigde. Handig voor activiteiten met een meetbare duur.
Beschrijving Veel activiteiten in onkostenbeheer duren maar kort, maar sommige, zoals ‘Controle door manager’, kun je modelleren met een begin- en eindtijd. De eindtijd van de gebeurtenis geeft aan wanneer zo’n activiteit is afgerond. In combinatie met de starttijd bereken je de exacte verwerkingstijd van afzonderlijke stappen en zie je beter waar de tijd naartoe gaat. Waarom dit belangrijk is Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten en maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd. Waar vind je dit? Dit is meestal geen rechtstreeks veld. Je leidt het af uit de tijdstempel van de volgende gebeurtenis in de reeks voor dezelfde case. Voorbeelden 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Goedgekeurd bij eerste beoordeling IsFirstPassApproval	Een berekende indicator die waar is als de declaratie is goedgekeurd zonder afwijzingen of verzoeken om aanpassingen.
Beschrijving Voor elke onkostendeclaratie wordt met deze booleaanse indicator bepaald of de goedkeuring zonder negatieve uitkomsten is verlopen, zoals een afwijzing of een verzoek om aanpassingen. De indicator meet rechtstreeks de kwaliteit en efficiëntie van het proces en wordt gebruikt voor de KPI Goedkeuringspercentage bij eerste beoordeling. Een hoog percentage wijst erop dat declaraties van goede kwaliteit zijn en dat het beleid duidelijk is. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks de kwaliteit van de eerste indieningen en de efficiëntie van de goedkeuringsstappen, en laat zien hoe vaak herstelwerk nodig is. Waar vind je dit? Dit wordt berekend door de activiteitenreeks voor een ExpenseReportId te controleren. Als de reeks geen ‘Manager Rejected’, ‘Finance Rejected’ of ‘Report Sent Back For Revision’ bevat, is de indicator waar. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	Het tijdstip waarop de data voor deze registratie voor het laatst zijn vernieuwd vanuit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut legt vast wanneer de data voor het laatst zijn opgehaald en bijgewerkt in de process mining-tool. Zo zie je hoe actueel de data zijn en hoe recent de analyse is. Dat helpt gebruikers de inzichten te beoordelen en beslissingen te nemen op basis van actuele data. Waarom dit belangrijk is Zo weten gebruikers hoe actueel de data zijn. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van de procesanalyse. Waar vind je dit? Dit is meestal de tijdstempel van de data-extractietaak, toegevoegd tijdens het datatransformatieproces (ETL). Voorbeelden 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Onkostencategorie ExpenseCategory	De categorie die is toegewezen aan een afzonderlijke onkostenregel in een verslag.
Beschrijving De onkostencategorie geeft aan om welk type uitgave het gaat, zoals ‘Reizen’, ‘Maaltijden en entertainment’ of ‘Software’. Een verslag kan meerdere categorieën bevatten. Vaak wordt dit attribuut samengevoegd op verslagniveau, bijvoorbeeld door de meest voorkomende categorie of de categorie met het hoogste bedrag te kiezen. Je gebruikt het om uitgaventrends te analyseren en te controleren of specifieke soorten onkosten aan het beleid voldoen. Waarom dit belangrijk is Helpt uitgavenpatronen, beleidsovertredingen en goedkeuringstijden voor verschillende soorten onkosten te analyseren. Waar vind je dit? Te vinden op het niveau van de onkostenregel (‘transactions’) in een verslag. Je hebt een aggregatie of bedrijfsregel nodig om de categorie aan de case toe te wijzen. Voorbeelden VliegticketsAccommodatieMaaltijdenKantoorbenodigdheden
	Reden van afwijzing RejectionReason	De reden die een beoordelaar opgeeft bij het afwijzen van een onkostendeclaratieverslag of het terugsturen ervan voor aanpassing.
Beschrijving Bij een afwijzing kan de beoordelaar meestal een reden opgeven. Dit tekstattribuut legt die reden vast en geeft inzicht in waarom verslagen niet worden goedgekeurd. Door afwijsredenen te analyseren, herken je veelvoorkomende fouten bij het indienen, onduidelijk beleid of onderwerpen waar medewerkers uitleg over nodig hebben. Zo kun je het percentage goedkeuringen bij de eerste beoordeling verhogen. Waarom dit belangrijk is Geeft kwalitatieve informatie over de oorzaken van herstelwerk. Dat is belangrijk om de oorzaken van afgewezen verslagen te achterhalen. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal in opmerkingen of in het geschiedenislogboek bij een afwijzingsgebeurtenis. Voorbeelden Bon ontbreekt voor een uitgave van meer dan $75Onjuiste onkostencategorie gekozenDubbele onkostendeclaratie ingediend
	Status verslag ReportStatus	De huidige status van het onkostendeclaratieverslag in de levenscyclus.
Beschrijving De status van het verslag geeft aan waar het onkostendeclaratieverslag zich in het proces bevindt, bijvoorbeeld ‘OPEN’, ‘INGEDIEND’, ‘GOEDGEKEURD’, ‘TERUGBETAALD’ of ‘AFGESLOTEN’. Zo zie je hoe ver het verslag is. Bij process mining gebruik je dit attribuut vaak om de activiteitsnaam af te leiden. Je kunt het ook gebruiken om te analyseren hoeveel tijd verslagen in elke status doorbrengen. Waarom dit belangrijk is Geeft de huidige status van een case aan en is vaak de bron voor het afleiden van het activiteitenlogboek voor process mining. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in het Expensify-object voor verslagen, vaak met de naam ‘status’ of ‘state’. Voorbeelden INGEDIENDGOEDGEKEURDTERUGBETAALDAFGESLOTEN
	Totale doorlooptijd TotalCycleTime	De totale tijd tussen de eerste gebeurtenis en de afronding van de laatste gebeurtenis voor een onkostendeclaratie.
Beschrijving De totale doorlooptijd is een berekening op caseniveau die de volledige duur van het onkostenbeheerproces voor één declaratie meet. Dit is een belangrijke KPI voor de algehele procesefficiëntie. De berekening is het verschil tussen de timestamp van de eerste activiteit (bijvoorbeeld ‘Onkostendeclaratie aangemaakt’) en die van de laatste activiteit (bijvoorbeeld ‘Terugbetaling uitgevoerd’). Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke KPI om de algehele snelheid van het proces te meten en langlopende cases op te sporen die op structurele problemen kunnen wijzen. Waar vind je dit? Dit attribuut wordt per ExpenseReportId berekend als MAX(EventTime) - MIN(EventTime). Voorbeelden 6048001209600259200
	Valuta Currency	De valutacode voor de bedragen in het onkostendeclaratieverslag.
Beschrijving Het attribuut Valuta geeft aan welke valuta wordt gebruikt voor het totaalbedrag van het verslag, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is belangrijk voor organisaties die in meerdere landen actief zijn, zodat financiële data correct worden geïnterpreteerd. Analyseer geldbedragen altijd samen met dit attribuut om onjuiste totalen te voorkomen. Waarom dit belangrijk is Zorgt voor nauwkeurige financiële analyses en rapportages doordat het de benodigde context bij alle geldbedragen geeft. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in het Expensify-object voor verslagen, vaak met de naam ‘currency’. Voorbeelden USDEURGBPCAD

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor onkostenbeheer

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen voor je event log, zodat je het proces nauwkeurig kunt ontdekken en bottlenecks kunt opsporen.

7 Aanbevolen 6 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Goedgekeurd door financiële afdeling	De financiële afdeling of de laatste beoordelaar heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en definitief goedgekeurd. Deze actie staat in de workflowgeschiedenis en verandert de status van het verslag meestal in ‘Goedgekeurd’.
Waarom dit belangrijk is Dit is de laatste goedkeuringsstap vóór de terugbetaling. De tijd die deze stap kost, heeft veel invloed op de totale doorlooptijd en de KPI Gemiddelde doorlooptijd tot terugbetaling. Waar vind je dit? Af te leiden uit de geschiedenis of het auditspoor van het verslag. Daarin staan de definitieve goedkeuringsactie, de beoordelaar van de financiële afdeling en het tijdstip. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke definitieve goedkeuringsactie in de workflowgeschiedenis van het verslag. Gebeurtenistype explicit
	Goedgekeurd door manager	De direct leidinggevende of eerste beoordelaar heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en goedgekeurd. Deze gebeurtenis komt uit het logboek van de goedkeuringsworkflow, waarin de actie van de beoordelaar en het tijdstip zijn vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk moment in het goedkeuringsproces. Door de tijd tussen indiening en deze gebeurtenis te analyseren, zie je waar goedkeuring door managers vertraging oploopt. Ook meet je hiermee de KPI Doorlooptijd managergoedkeuring. Waar vind je dit? Af te leiden uit de geschiedenis of het auditspoor van het verslag. Daarin staan de goedkeuringsactie, de naam van de beoordelaar en het tijdstip. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke goedkeuringsactie in de workflowgeschiedenis van het verslag. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport aangemaakt	Dit markeert het moment waarop een medewerker een nieuw onkostenrapport aanmaakt. Meestal wordt dit vastgelegd als een expliciete gebeurtenis met een aanmaaktimestamp, wanneer het rapport voor het eerst in Expensify wordt opgeslagen.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is het startpunt voor alle procesanalyses en is belangrijk om de totale doorlooptijd van aanmaak tot terugbetaling te meten. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaaktimestamp in de rapportgeschiedenis of auditlogs van Expensify. Elk rapportobject heeft een aanmaakdatum. Vastleggen Vastgelegd wanneer het onkostenrapport voor het eerst wordt aangemaakt en opgeslagen. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport ingediend	De medewerker dient het ingevulde onkostenrapport officieel in, waarna de goedkeuringsworkflow begint. Dit is de overgang van gegevens invoeren naar controle. Meestal wordt die vastgelegd met een statuswijziging en een indieningstimestamp.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringsronde begint. Het is het startpunt voor het meten van de controleduur door managers en Finance. Waar vind je dit? Afgeleid uit de statuswijziging van ‘Open’ of ‘Draft’ naar ‘Processing’ of ‘Submitted’, samen met de bijbehorende timestamp. Vastleggen Afgeleid uit de statuswijziging naar ‘Processing’ en de bijbehorende indieningstimestamp. Gebeurtenistype inferred
	Terugbetaling uitgevoerd	De betaling is naar de medewerker overgemaakt. Daarmee is de terugbetaling afgerond. Dit is af te leiden uit betalingslogboeken of een laatste statusupdate in Expensify.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk eindpunt voor het meten van doorlooptijden vanuit het perspectief van medewerkers. Het is essentieel voor de KPI’s Gemiddelde doorlooptijd onkostendeclaratie en Gemiddelde doorlooptijd tot terugbetaling. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging van het verslag naar ‘Terugbetaald’. De koppeling van Expensify met betalingssystemen levert een tijdstip voor deze statuswijziging. Vastleggen Af te leiden uit de statuswijziging van het verslag naar ‘Terugbetaald’ en het bijbehorende tijdstip. Gebeurtenistype inferred
	Verslag afgesloten	Het onkostendeclaratieverslag wordt formeel afgesloten in het systeem zodra alle acties, waaronder de terugbetaling en de synchronisatie met de boekhouding, zijn afgerond. Dit is meestal af te leiden uit een laatste status, zoals ‘Afgesloten’.
Waarom dit belangrijk is Dit geeft een duidelijk eindpunt van het proces, los van de terugbetaling. Dat is handig om de laatste boekhoudkundige en archiveringsstappen te analyseren. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging van het verslag naar een eindstatus, zoals ‘Afgesloten’. Dit gebeurt vaak na de terugbetaling en de export naar de boekhouding. Vastleggen Af te leiden uit de statuswijziging van het verslag naar ‘Afgesloten’ en het bijbehorende tijdstip. Gebeurtenistype inferred
	Verslag teruggestuurd voor aanpassing	Een manager of medewerker van de financiële afdeling stuurt het verslag terug naar de medewerker voor aanpassing of aanvullende informatie. Dit is meestal af te leiden uit een statuswijziging van ‘In behandeling’ naar ‘Open’.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit staat voor herstelwerk, een belangrijke bron van inefficiëntie. Door dit bij te houden, kun je herstelwerkloops tellen, de KPI Herstelwerkpercentage meten en oorzaken achterhalen. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging van ‘In behandeling’ of ‘Ingediend’ naar ‘Open’. Het tijdstip van de statuswijziging markeert de gebeurtenis. Vastleggen Af te leiden uit een statuswijziging van ‘In behandeling’ naar ‘Open’. Gebeurtenistype inferred
	Afgewezen door financiële afdeling	De financiële afdeling heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en afgewezen. Daarmee stopt het terugbetalingsproces. De gebeurtenis staat met tijdstip en reden in de workflowgeschiedenis.
Waarom dit belangrijk is Hiermee zie je waar de laatste controle vertraging oploopt en waarom verslagen worden afgewezen. Dit is belangrijk om het totale afwijzingspercentage en complianceproblemen te analyseren. Waar vind je dit? Af te leiden uit de geschiedenis van het verslag, waarin de afwijzing door de financiële afdeling, het tijdstip en de gebruiker staan. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke afwijzingsactie in de workflowgeschiedenis van het verslag. Gebeurtenistype explicit
	Afgewezen door manager	De eerste beoordelaar heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en afgewezen. Meestal stopt het proces dan. Dit wordt als afwijzing vastgelegd in het workflowlogboek, vaak met een reden.
Waarom dit belangrijk is Afwijzingen analyseren is belangrijk om de KPI Afwijzingspercentage onkostendeclaraties te begrijpen. Zo zie je welke redenen vaak voorkomen en waar het proces beter kan. Waar vind je dit? Af te leiden uit de geschiedenis van het verslag, waarin de afwijzing, de identiteit van de afwijzer en het tijdstip staan. De status van het verslag verandert meestal in ‘Afgewezen’. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke afwijzingsactie in de workflowgeschiedenis van het verslag. Gebeurtenistype explicit
	Beleidsovertreding vastgesteld	Een automatische controle stelt vast dat een uitgave het bedrijfsbeleid overtreedt, bijvoorbeeld doordat het budget wordt overschreden of een bon ontbreekt. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een specifieke markering voor beleidsovertreding wordt ingesteld voor het rapport of een onkostenregel.
Waarom dit belangrijk is Dit maakt problemen met compliance zichtbaar en helpt vaststellen welke beleidsregels vaak worden overtreden. Zo kun je gerichte training geven of het beleid verduidelijken. Dit is belangrijk voor de KPI ‘Policy Violation Count’. Waar vind je dit? Afgeleid uit de markering of het attribuut ‘Policy Violation’ dat in de onkostengegevens op true wordt gezet. De timestamp geeft aan wanneer dit gebeurde. Vastleggen Afgeleid uit de timestamp waarop het attribuut voor beleidsovertreding van het rapport wordt bijgewerkt. Gebeurtenistype inferred
	Onkosten toegevoegd aan rapport	Een medewerker voegt een specifieke onkostenregel toe aan het rapport, bijvoorbeeld een gescande bon of een handmatig ingevoerde uitgave. Dit wordt vastgelegd in de gedetailleerde geschiedenis van het rapport.
Waarom dit belangrijk is Door de tijd tussen het aanmaken van het rapport en het toevoegen van onkosten te analyseren, kun je vertragingen bij het verzamelen van bewijsstukken of het voorbereiden van de indiening opsporen. Waar vind je dit? Afkomstig uit het auditspoor of de geschiedenis van het onkostenrapport, waarin acties zoals het toevoegen van afzonderlijke onkostenregels worden vastgelegd. Vastleggen Telkens wanneer een nieuwe onkostenregel wordt toegevoegd, wordt dit vastgelegd in de geschiedenis van het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Terugbetaling ingepland	Na de definitieve goedkeuring wordt het onkostendeclaratieverslag klaargezet voor betaling. Deze gebeurtenis markeert de overgang van goedkeuring naar betaling en is vaak af te leiden uit een statuswijziging naar ‘Terugbetaling in behandeling’.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de doorlooptijd tot terugbetaling. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en de betaling te analyseren, zie je waar de uitbetaling vertraging oploopt. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging naar ‘Terugbetaling in behandeling’ of ‘Betaling verwerken’, met het bijbehorende tijdstip. Vastleggen Af te leiden uit een statuswijziging die aangeeft dat het verslag klaarstaat voor betaling. Gebeurtenistype inferred
	Verwerkt in de boekhouding	De financiële gegevens uit het onkostendeclaratieverslag zijn geëxporteerd naar het boekhoudsysteem of ERP-systeem van het bedrijf en daar verwerkt. Dit is de laatste stap vanuit het oogpunt van de financiële administratie.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert de definitieve afsluiting van het onkostendeclaratieverslag in het financiële systeem. De gebeurtenis is belangrijk om het volledige proces te meten en te controleren of de data synchroon zijn. Waar vind je dit? Af te leiden uit de integratielogboeken tussen Expensify en de boekhoudsoftware. Hiervoor moet je mogelijk data uit twee systemen combineren. Vastleggen Vastgelegd in de integratiegeschiedenis wanneer de data met succes naar het boekhoudsysteem zijn overgezet. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Expensify

Stappen

Log in op je Expensify-account met de machtiging Domain Admin of Policy Admin.
Ga naar Instellingen, open Policies en selecteer het groepsbeleid waarvoor je data wilt exporteren.
Selecteer in het linkermenu Export Formats onder de categorie Rapporten.
Klik op Add a new export format om de aangepaste template te maken. Geef de template een duidelijke naam, bijvoorbeeld ProcessMind Event Log Export.
Selecteer in de editor voor exporttemplates het exporttype Rapporten. Stel nu de kolommen voor het CSV-bestand in. Klik op Add a new column om elk vereist veld toe te voegen.
Stel de kolommen in met de exacte formules uit de sectie query hieronder. Voeg kolommen toe voor de case-ID, de timestamps van elke activiteit en alle vereiste en aanbevolen attributen.
Klik na het toevoegen van alle benodigde kolommen op Opslaan om de exporttemplate aan te maken.
Ga vanuit het hoofdmenu van Expensify naar de pagina Rapporten. Gebruik de filters om de rapporten te selecteren die je wilt analyseren. Stel een specifieke periode in, bijvoorbeeld de afgelopen 3 tot 6 maanden, zodat het bestand niet te groot wordt.
Klik op Export To en selecteer in de vervolgkeuzelijst de template ProcessMind Event Log Export die je zojuist hebt gemaakt.
Expensify maakt het CSV-bestand aan en stuurt je een downloadlink. Download het bestand naar je computer. Het geëxporteerde bestand heeft een ‘breed’ formaat: één rij per onkostendeclaratie, met aparte kolommen voor de timestamp van elke activiteit.
Zet de gedownloade data om van een breed naar een lang formaat dat geschikt is voor process mining. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Excel (met de functie Kolommen opheffen in Power Query), Python (met de pandas-bibliotheek) of een andere datavoorbereidingstool. Het resultaat bevat één rij per activiteit, met de kolommen ExpenseReportId, ActivityName en EventTime.
Sla de omgezette data op als CSV-bestand en upload het naar ProcessMind.

Configuratie

Beheerdersmachtigingen: Je hebt voor het betreffende beleid de machtiging Domain Admin of Policy Admin nodig om exportindelingen te maken en beheren.
Exporttemplate: Je moet een aangepaste exporttemplate instellen. Deze methode werkt niet met de standaardtemplates.
Datumbereik: Filter de export bij voorkeur op een specifieke periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden. Zo blijft de export snel en het bestand beheersbaar. Gebruik Submitted Date als belangrijkste filter.
Filter voor rapportstatus: Filter niet op rapportstatus als je de volledige proceslevenscyclus wilt vastleggen. Exporteer alle rapporten binnen de gekozen periode, inclusief de statussen Open, Processing, Approved, Reimbursed en Closed.
Aangepaste velden: Attributen zoals EmployeeDepartment zijn afhankelijk van de Expensify-configuratie van je organisatie. Gebruik je Tags of Report Fields voor deze informatie, voeg dan de bijbehorende formule toe aan de exporttemplate, bijvoorbeeld {report:tag:Department}.

a Voorbeeldquery sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Stappen

Vereisten en installatie: Zorg dat Python 3 op je systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde bibliotheek requests door pip install requests uit te voeren in je terminal of opdrachtprompt. Je hebt ook API-inloggegevens van Expensify nodig.
API-inloggegevens van Expensify ophalen: Log in op je Expensify-account met beheerdersrechten. Ga naar Settings > Account > Integrations > Public API. Hier kun je je partnerUserID en partnerUserSecret aanmaken. Bewaar deze gegevens veilig, want ze geven toegang tot de data van je bedrijf.
Exporttemplate voor Expensify instellen: Het script gebruikt een aangepaste data-export. Ga in Expensify naar Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Maak een exporttemplate met alle benodigde kolommen. Neem in elk geval Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations en het gedetailleerde Report History Log op. De rapportgeschiedenis is nodig om gebeurtenissen zoals afwijzingen en opmerkingen vast te leggen.
Het Python-script aanpassen: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_expensify_log.py. Vervang de tijdelijke waarden voor PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE en EXPORT_TEMPLATE_NAME door je eigen inloggegevens, gewenste datumbereik en de exacte naam van de exporttemplate die je in de vorige stap hebt ingesteld.
Het script uitvoeren en data downloaden: Voer in je terminal python extract_expensify_log.py uit. Het script meldt zich aan bij de Expensify-API en verstuurt vervolgens een verzoek om de rapportdata te exporteren. Het controleert de API om de paar seconden om te zien of de export klaar is.
Wachten tot het bestand is gedownload: Zodra de export klaar is, downloadt het script automatisch het CSV-bestand en slaat het in dezelfde map op als expensify_raw_export.csv.
Ruwe data omzetten naar een event log: Het script leest vervolgens expensify_raw_export.csv. Het doorloopt elke rij, die één onkostendeclaratie bevat, en splitst de data uit. Voor elke relevante datumkolom en vermelding in de rapportgeschiedenis maakt het een aparte rij in het event log, die overeenkomt met een bedrijfsactiviteit.
Het definitieve event log-bestand maken: Nadat alle rapporten uit de ruwe export zijn verwerkt, schrijft het script de omgezette data naar een nieuw bestand met de naam expensify_event_log.csv. Dit bestand bevat de vereiste kolommen ExpenseReportId, ActivityName en EventTime, plus andere aanbevolen attributen.
De upload naar ProcessMind voorbereiden: Open het definitieve bestand expensify_event_log.csv. Controleer of de kolomkoppen aan de vereisten voldoen en of de data de juiste indeling heeft. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te uploaden voor analyse.

Configuratie

API-inloggegevens: Voor authenticatie heb je een geldige partnerUserID en partnerUserSecret van Expensify nodig. De gebruiker bij deze inloggegevens moet toestemming hebben om rapportdata te bekijken en exporteren.
Exporttemplate voor Expensify: Dit is de belangrijkste instelling. De volledige extractie is afhankelijk van een aangepaste exporttemplate die je in de Expensify-interface maakt. De template moet alle velden bevatten die nodig zijn om activiteiten en attributen af te leiden, vooral het gedetailleerde logboek Report History. Daarin staan timestamps en opmerkingen over goedkeuringen, afwijzingen en andere workflowstappen.
Filters voor datumbereik: Het script bevat de variabelen START_DATE en END_DATE. Begin bij voorkeur met een kortere periode, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden, om te controleren of alles goed werkt voordat je grotere datasets ophaalt.
Filter voor rapportstatus: Je kunt het API-verzoek in het script aanpassen met een filter voor reportState (bijvoorbeeld APPROVED, REIMBURSED of CLOSED) om de export te beperken. Dit kan helpen om de hoeveelheid data te beheersen of alleen afgeronde processen te bekijken.
Python-omgeving: Het script vereist Python 3 met de bibliotheek requests. Andere speciale bibliotheken zijn niet nodig, dus de installatie is relatief eenvoudig.

a Voorbeeldquery python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Stappen

Controleer of de gekozen ETL- of iPaaS-connector Expensify ondersteunt en rapportgegevens, rapportregels, rapportgeschiedenis of workflowgegevens, beleidsovertredingen, terugbetalings- of betalingsgegevens, boekhoudkundige exportgegevens en statuswijzigingen kan ophalen. De mogelijkheden en objectnamen verschillen per leverancier. Stel elk bronobject in aan de hand van de documentatie van de connector.
Maak in de connector een alleen-lezenverbinding met Expensify en voer de vereiste inloggegevens, scopes, tenant- of workspacesinstellingen en eventuele bedrijfsfilters in. Gebruik de ondersteunde authenticatiemethode van de connector en controleer of de verbindingstest slaagt.
Stel waar mogelijk incrementele extractie in met een timestamp voor bronwijzigingen. Als de connector geen betrouwbare wijzigingstimestamp beschikbaar maakt, gebruik dan een voortschrijdende periode van 3 tot 6 maanden en bewaar een bronrecord-ID om dubbele records te verwijderen.
Haal de rapportkopgegevens, rapportregelgegevens, gedetailleerde geschiedenis- of workflowgegevens, beleidsovertredingen, terugbetalings- of betalingsgegevens, boekhoudkundige exportgegevens en rapportstatusgeschiedenis op en plaats ze in stagingtabellen. Vervang in de query elk tijdelijk bronobject door het object of de tabel die de gekozen connector beschikbaar maakt.
Koppel de bronvelden aan de logische velden die de query gebruikt. De verplichte koppelingen zijn ExpenseReportId, ActivityName en EventTime. Koppel waar mogelijk ook optionele velden, zoals ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment en PolicyViolationFlag.
Behoud bron-timestamps en -ID’s tijdens het opslaan in staging. Zet timestamps om naar één tijdzone, bij voorkeur UTC, en bewaar de oorspronkelijke bron-timestamp als je een auditspoor nodig hebt. Overschrijf geen verschillende brongebeurtenissen met dezelfde rapport-ID en timestamp.
Stel de transformatiequery zo in dat er voor elke expliciete activiteit één rij wordt gemaakt. De query bevat alle 13 vereiste activiteiten en gebruikt UNION ALL, zodat ProcessMind het event log ongewijzigd ontvangt en geen gebeurtenissen hoeft af te leiden.
Controleer of ExpenseReportId en EventTime voor elke uitvoerrij zijn ingevuld, ActivityName alleen de vastgelegde activiteitsnamen bevat en optionele attributen zijn ingevuld wanneer de bron ze beschikbaar maakt. Onderzoek dubbele rijen die ontstaan door paginering in de connector, overlappende extractieperioden of herhaalde bronrecords.
Plan de pipeline met een frequentie die past bij het proces, bijvoorbeeld elk uur of dagelijks. Gebruik een watermark of een overlappende periode om laat binnengekomen geschiedenis mee te nemen. Verwijder daarna dubbele records op basis van de brongebeurtenis-ID, als die beschikbaar is.
Exporteer het eindresultaat als plat bestand of databaseweergave met minimaal ExpenseReportId, ActivityName en EventTime. Voeg beschikbare aanbevolen attributen toe, controleer de UTF-8-codering en timestampnotatie en upload het resultaat naar ProcessMind of maak er verbinding mee als event log met Expense Report ID als case-ID.

Configuratie

Connector kiezen: Gebruik een commerciële ETL- of iPaaS-connector die expliciet de vereiste Expensify-dataobjecten ondersteunt. Controleer vóór de implementatie of de connector rapportgeschiedenis, goedkeuringsacties, beleidsovertredingen, terugbetalingen, boekhoudkundige exports en statuswijzigingen ondersteunt.
Bronobjecten instellen: Vervang [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] en [Your report status history table] door objecten die de gekozen connector beschikbaar maakt. Ga er niet van uit dat deze logische objecten in de connector dezelfde namen hebben.
Datumbereik: Begin met 3 tot 6 maanden aan geschiedenis. Vergroot de periode pas nadat je de doorvoer van de connector, API-limieten, bewaartermijn van de bron en het aantal ProcessMind-gebeurtenissen hebt gecontroleerd.
Incrementeel laden: Gebruik bij voorkeur een wijzigingstimestamp of cursor die door de connector wordt ondersteund. Gebruik een overlappende periode als gebeurtenissen vertraagd kunnen binnenkomen en verwijder dubbele records aan de hand van een stabiele brongebeurtenis-ID, als die beschikbaar is.
Filters: Pas [Your company filter] of een vergelijkbaar filter voor tenant, workspace, entiteit, afdeling, rapportbeleid of rapportstatus alleen toe als dit past bij de gewenste procesafbakening. Filter gesloten rapporten niet weg als de analyse de volledige levenscyclus moet omvatten.
Timestamps verwerken: Zet EventTime om naar UTC of een andere gedocumenteerde tijdzone. Behoud waar mogelijk de precisie van de bron, omdat meerdere activiteiten kort na elkaar kunnen plaatsvinden.
Activiteiten koppelen: Stel de exacte ActivityName-waarden in: Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted en Report Closed.
Optionele attributen: Vul ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment en PolicyViolationFlag in vanuit het betrouwbaarste bronobject. Gebruik NULL als de connector geen waarde beschikbaar maakt, in plaats van er een te verzinnen.
Prestaties: Beperk de extractie tot het vereiste datumbereik en de gewenste procesafbakening. Schakel paginering en incrementeel laden in, sla brondata vóór de transformatie op in staging en partitioneer grote geschiedenistabellen waar mogelijk op gebeurtenisdatum.
Vereisten: Zorg voor toestemming van Expensify, een licentie voor de connector, API- of integratiemachtigingen, toegang tot de vereiste rapport- en workflowgegevens, schrijfrechten voor het doelsysteem en upload- of verbindingsrechten voor ProcessMind.
Datakwaliteit: Controleer of rapport-ID’s in alle bronobjecten stabiel zijn, of valuta- en bedragvelden een gedocumenteerde notatie gebruiken en of de connector de brongeschiedenis niet ongemerkt afkapt door limieten.

a Voorbeeldquery sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om de data voor te bereiden en inzicht te krijgen in het onkostenbeheerproces. Begin vandaag met het versnellen van terugbetalingen en het verbeteren van de bedrijfsvoering.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Verbeter het onkostenbeheer: start vandaag je gratis proefperiode

Vereenvoudig het onkostenbeheer in Expensify, verkort de doorlooptijd met 30% en verhoog de tevredenheid.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.

Datatemplate voor onkostenbeheer

Datatemplate voor onkostenbeheer

Attributen voor onkostenbeheer

Activiteiten voor onkostenbeheer

Extractiegidsen

Aangepaste CSV-export van rapporten in Expensify

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Data-extractie met een Python-script via de openbare API van Expensify

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Data-extractie met een ETL-connector van een externe partij

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Verbeter het onkostenbeheer: start vandaag je gratis proefperiode

Datatemplate voor onkostenbeheer

Datatemplate voor onkostenbeheer

Attributen voor onkostenbeheer

Activiteiten voor onkostenbeheer

Extractiegidsen

Aangepaste CSV-export van rapporten in Expensify

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Data-extractie met een Python-script via de openbare API van Expensify

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Data-extractie met een ETL-connector van een externe partij

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om te beginnen?

Verbeter het onkostenbeheer: start vandaag je gratis proefperiode

We gaan zorgvuldig om met je privacy