> Continue verbetering > Expense Management > Expensify > datatemplate

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Expensify

Expense Management Attributes (21) Expense Management Activiteiten (13) Extractie Guides (3)

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Deze template biedt een helder stappenplan voor het verzamelen van de benodigde data om uw onkostenbeheerproces te analyseren. Het schetst de cruciale attributen om te verzamelen, de belangrijkste activiteiten om te volgen en praktische richtlijnen voor het extraheren van deze informatie uit uw Expensify systeem. Gebruik deze bron om uw data voor te bereiden op krachtige process mining inzichten.

Aanbevolen attributen om te verzamelen voor uitgebreide analyse
Belangrijke activiteiten om te volgen voor nauwkeurige procesontdekking
Praktische richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Template downloaden

Expense Management Attributes

Dit zijn de aanbevolen data velden om op te nemen in uw event log voor uitgebreide analyse en optimalisatie van onkostenbeheer.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel

	Naam	Omschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van het business event dat op een specifiek tijdstip plaatsvond voor een onkostenrapport.
Omschrijving De Activiteitsnaam beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in het proces van onkostenbeheer, zoals 'Rapport Ingediend' of 'Manager Goedgekeurd'. Het vormt de ruggengraat van de proceskaart, waardoor analisten de werkstroom kunnen visualiseren, veelvoorkomende paden kunnen identificeren en afwijkingen of knelpunten kunnen opsporen. Het analyseren van de reeks activiteiten is fundamenteel voor het begrijpen van procesefficiëntie en compliance. Het belang Dit attribuut definieert de stappen in de proceskaart, waardoor het mogelijk wordt om de processtroom, variaties en herwerklussen te visualiseren en analyseren. Vindplaats Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid door rapportstatuswijzigingen, opmerkingen of historielogboekvermeldingen van Expensify toe te wijzen aan een gestandaardiseerde lijst van activiteiten. Voorbeelden Onkostenrapport IngediendDoor manager goedgekeurdFinance AfgewezenVergoeding Uitgevoerd
	Onkostenrapport ID ExpenseReportId	De unieke identificatie voor een onkostenrapport, die alle gerelateerde activiteiten van indiening tot vergoeding groepeert.
Omschrijving Het Onkostenrapport ID is de primaire case-identificatie voor het onkostenbeheerproces. Elk ID vertegenwoordigt een enkele verzameling van uitgaven ingediend door een medewerker voor goedkeuring en vergoeding. Dit attribuut is cruciaal voor het volgen van het end-to-end traject van een onkostenrapport, waardoor de reconstructie van de gehele levenscyclus, inclusief alle indieningen, goedkeuringen, afwijzingen en betalingen, mogelijk is. Het belang Het maakt de aggregatie van alle gerelateerde events in één proces instance mogelijk, wat de basis vormt van elke process mining analyse. Vindplaats Dit is de primaire sleutel in het data object van onkostenrapporten, vaak beschikbaar via het Expensify API rapporten endpoint als 'reportID'. Voorbeelden RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Tijdstip Gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event plaatsvond voor een onkostenrapport.
Omschrijving Event Time biedt de precieze datum en tijd voor elke activiteit in het proces. Deze temporele informatie is essentieel voor het berekenen van cycle times, duraties en wachttijden tussen verschillende stappen. Het maakt de analyse van bottlenecks, prestatietrends over tijd en compliance met service level agreements mogelijk. Zonder accurate timestamps is process mining analyse beperkt tot flow discovery. Het belang Timestamps zijn essentieel voor alle tijdgebaseerde analyse, inclusief het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten en het monitoren van procesprestaties. Vindplaats Dit is de aanmaak-timestamp geassocieerd met elke historielogboekvermelding of statuswijziging in de Expensify rapportdata. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	Afdeling Medewerker EmployeeDepartment	De afdeling of eenheid waartoe de indiener behoort.
Omschrijving Dit attribuut geeft de organisatorische afdeling aan van de medewerker die het onkostenrapport indient, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Marketing'. Het is een cruciale dimensie voor analyse, wat vergelijkingen mogelijk maakt van doorlooptijden, afwijzingspercentages en beleidsnaleving over verschillende delen van het bedrijf. Dit helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of trainingsbehoeften. Het belang Maakt krachtige drill-down analyse mogelijk om procesprestaties en compliance te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen. Vindplaats Deze informatie kan worden opgeslagen als een tag op het rapport of gekoppeld zijn aan het gebruikersprofiel van de indiener in Expensify. Het kan verrijking vanuit een extern HR-systeem vereisen. Voorbeelden VerkoopMarketingEngineeringFinanciën
	Goedkeurder Approver	De naam of het ID van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van het onkostenrapport.
Omschrijving Het Goedkeurder-attribuut identificeert de manager of het financiële teamlid die actie onderneemt op een ingediend onkostenrapport. Dit is essentieel voor het analyseren van goedkeurderspecifiek gedrag, zoals goedkeuringstijden, afwijzingspercentages en werkbelastingverdeling. Het begrijpen van de prestaties van goedkeurders kan helpen bij het identificeren van trainingsbehoeften, het herverdelen van werkbelastingen en het stroomlijnen van het goedkeuringsproces. Het belang Dit attribuut is essentieel voor het analyseren van goedkeuringsknelpunten, werkbelastingverdeling en goedkeurderspecifieke afwijzingspercentages. Vindplaats Deze informatie is te vinden in de geschiedenis of het workflow logboek van het rapport, vaak geassocieerd met goedkeurings- of afwijzings-events. Het veld kan worden gelabeld als 'managerEmail' of vergelijkbaar. Voorbeelden jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Indicatie Beleidsovertreding PolicyViolationFlag	Een boolean indicator die 'true' is als het rapport is gemarkeerd voor een policy violation.
Omschrijving Deze vlag geeft aan of een onkostenrapport één of meerdere beleidsovertredingen heeft veroorzaakt, zoals het overschrijden van een bestedingslimiet of het ontbreken van een bon. Het geautomatiseerde systeem van Expensify markeert deze problemen vaak. Dit attribuut is essentieel voor het Dashboard Beleidsovertredingen Overzicht, en helpt bij het kwantificeren van compliance-problemen en het richten op verbeterpunten. Het belang Meet direct de policy compliance en helpt bij het identificeren van rapporten die extra controle vereisen, waardoor het een belangrijke input is voor compliance dashboards. Vindplaats Expensify rapporten bevatten vaak een specifiek veld of status die een violation aangeeft, zoals 'hasViolations' of een vergelijkbare boolean flag. Voorbeelden truefalse
	Indiener Submitter	De medewerker die het onkostenrapport heeft aangemaakt en ingediend.
Omschrijving Het Indiener-attribuut identificeert de medewerker die de uitgaven heeft gemaakt en vergoeding zoekt. Deze informatie wordt gebruikt om uitgavenpatronen per medewerker, afdeling of rol te analyseren. Het helpt vragen te beantwoorden over welke medewerkers of groepen de meeste vertragingen ervaren of de hoogste beleidsovertredingspercentages hebben, wat bijdraagt aan een betere analyse van de medewerkerstevredenheid. Het belang Maakt analyse van procesprestaties vanuit het perspectief van de medewerker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van groepen met frequente problemen of vertragingen. Vindplaats Dit is een primair veld op het onkostenrapportobject, doorgaans gelabeld als 'policyEmail', 'submitterEmail' of 'employeeEmail'. Voorbeelden sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Totaal Rapportbedrag ReportTotalAmount	De totale monetaire waarde van het onkostenrapport.
Omschrijving Dit attribuut vertegenwoordigt de som van alle uitgaven in een enkel onkostenrapport. Het is een kritieke financiële metric die wordt gebruikt voor verschillende analyses, zoals het identificeren van waardevolle uitgaven die extra controle vereisen of een ander goedkeuringspad volgen. Het wordt ook gebruikt in financiële rapportages en voor het begrijpen van uitgavenpatronen binnen de organisatie. Het belang Maakt analyse van high-value onkostenrapporten mogelijk, helpt bij het identificeren van uitgavetrends en is cruciaal voor financiële en compliance dashboards. Vindplaats Beschikbaar in het Expensify rapporten object, vaak genoemd als 'total' of 'amount'. Voorbeelden 150.752500.0089.50
	`Total Cycle Time` TotalCycleTime	De totale verstreken tijd vanaf de creatie van het eerste event tot de voltooiing van het laatste event voor een onkostenrapport.
Omschrijving Totale Doorlooptijd is een case-niveau berekening die de end-to-end duur meet van het onkostenbeheerproces voor één rapport. Het is een key performance indicator (KPI) voor de algehele procesefficiëntie. Deze metric wordt berekend door het verschil te nemen tussen de timestamp van de allereerste activiteit (bijv. 'Rapport Aangemaakt') en de allerlaatste activiteit (bijv. 'Vergoeding Uitgevoerd'). Het belang Dit is een primaire KPI voor het meten van de algehele processnelheid en het identificeren van langlopende cases die systeemproblemen kunnen aanduiden. Vindplaats Dit attribuut wordt berekend door (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) te nemen voor elk ExpenseReportId. Voorbeelden 6048001209600259200
	Audit Uitkomst AuditOutcome	Het resultaat van een handmatige of geautomatiseerde audit uitgevoerd op het onkostenrapport.
Omschrijving Dit attribuut legt het resultaat van een audit vast, wat 'Geslaagd', 'Mislukt' of 'Geslaagd met Bevindingen' kan zijn. Dit is relevant voor bedrijven die een formele auditstap hebben in hun onkostenproces, ofwel voor alle rapporten of een steekproef. Het analyseren van auditresultaten helpt bij het begrijpen van compliance-niveaus en de effectiviteit van bestaande controles. Het belang Meet direct de uitkomst van compliance checks en is essentieel voor het analyseren van de effectiviteit van het auditproces. Vindplaats Dit is waarschijnlijk een conceptueel attribuut of kan worden opgeslagen als een tag of in een opmerking. Het bestaan ervan hangt af van de specifieke procesconfiguratie van het bedrijf binnen Expensify. Voorbeelden GeslaagdMislukt - Policy ViolationGeslaagd met Opmerkingen
	Betaalmethode PaymentMethod	De methode gebruikt voor het vergoeden van de medewerker.
Omschrijving Dit attribuut beschrijft hoe de medewerker is vergoed, zoals 'Directe Storting (ACH)', 'PayPal' of 'Bedrijfscreditcard'. Het analyseren van de betaalmethode kan helpen bij het begrijpen van het vergoedingsgedeelte van het proces, vooral als bepaalde methoden gepaard gaan met langere vertragingen. Het biedt aanvullende context voor de laatste stappen van het proces. Het belang Biedt context voor de vergoedingsfase en kan worden gebruikt om vertragingen of kosten te analyseren die geassocieerd zijn met verschillende uitbetalingsmethoden. Vindplaats Deze informatie is doorgaans beschikbaar binnen de vergoedingsdetails van een gesloten rapport. Voorbeelden ACHPayPalBill.com
	Bewerkingstijd ProcessingTime	De tijdsduur besteed aan een enkele activiteit.
Omschrijving Processing Time is een berekende metric die de tijd meet tussen de start- en eindtijd van een activiteit. Het vertegenwoordigt de actieve tijd die aan een taak wordt besteed. Het kan bijvoorbeeld meten hoe lang een manager een rapport open had voordat hij het goedkeurde. Deze metric wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen actieve werktijd en wachttijd, wat dieper inzicht biedt in procesefficiëntie. Het belang Helpt onderscheid te maken tussen actieve verwerkingstijd en passieve wachttijd, waardoor een preciezere identificatie van bottlenecks mogelijk is. Vindplaats Dit wordt berekend tijdens data transformatie door EventTime af te trekken van EventEndTime. Voorbeelden 864003600600
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Omschrijving Dit attribuut identificeert de oorsprong van de procesdata, wat in dit geval 'Expensify' is. Het is belangrijk voor data governance, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen wordt gecombineerd. Het helpt bij het traceren van data lineage en het begrijpen van de context van het proces. Het belang Biedt cruciale context voor data lineage en helpt processen te differentiëren wanneer data uit meerdere bronsystemen in dezelfde omgeving wordt geladen. Vindplaats Dit is een statische waarde ('Expensify') die moet worden toegevoegd tijdens het data transformatieproces. Voorbeelden ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Eindtijd van het event EventEndTime	De timestamp waarop een specifieke activiteit eindigde. Nuttig voor activiteiten met een meetbare duur.
Omschrijving Hoewel veel activiteiten in onkostenbeheer ogenblikkelijk zijn, kunnen sommige, zoals 'Manager Beoordeling', worden gemodelleerd met een start- en eindtijd. De Event Eindtijd markeert de voltooiing van een dergelijke activiteit. Het wordt gebruikt in combinatie met de Starttijd om de precieze verwerkingstijd voor individuele stappen te berekenen, wat een gedetailleerder beeld geeft van waar de tijd wordt besteed. Het belang Maakt de berekening van de verwerkingstijden van activiteiten mogelijk, wat helpt onderscheid te maken tussen actieve werktijd en inactieve wachttijd. Vindplaats Dit is doorgaans geen direct veld. Het wordt afgeleid door de timestamp van het volgende event in de reeks voor dezelfde case te nemen. Voorbeelden 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Is Goedgekeurd in Eerste Instantie IsFirstPassApproval	Een berekende flag die 'true' is als het rapport is goedgekeurd zonder enige rejections of herzieningen.
Omschrijving Deze booleaanse vlag wordt berekend voor elk onkostenrapport om te bepalen of het de goedkeuringsprocedure heeft doorlopen zonder negatieve uitkomsten, zoals afwijzing of terugsturen voor revisie. Het is een directe maatstaf voor proceskwaliteit en efficiëntie, die direct bijdraagt aan de First-Pass Approval Rate KPI. Een hoog percentage geeft aan dat indieningen van goede kwaliteit zijn en beleidsregels goed worden begrepen. Het belang Meet direct de kwaliteit van initiële submissions en de efficiëntie van de approval flow, waarbij de frequentie van rework wordt benadrukt. Vindplaats Dit wordt berekend door het controleren van de volgorde van activiteiten voor een gegeven ExpenseReportId. Als de volgorde geen 'Manager Afgewezen', 'Financiën Afgewezen' of 'Rapport Teruggestuurd voor Revisie' bevat, is de vlag waar. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De tijdstempel die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving Dit attribuut legt de datum en tijd vast waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd en bijgewerkt in de process mining tool. Het biedt transparantie over de versheid van de data en is cruciaal voor het begrijpen hoe actueel de analyse is. Dit helpt gebruikers de inzichten te vertrouwen en weloverwogen beslissingen te nemen op basis van tijdige data. Het belang Zorgt ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de actualiteit van de `data`, wat cruciaal is voor de relevantie en nauwkeurigheid van de procesanalyse. Vindplaats Dit is doorgaans de timestamp van de data-extractietaak, toegevoegd tijdens het data transformatie (ETL) proces. Voorbeelden 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Naam Beleid PolicyName	De naam van het onkostenbeleid dat op het rapport is toegepast.
Omschrijving In Expensify kunnen verschillende groepen medewerkers onderworpen zijn aan verschillende onkostenpolicies. Deze attribute identificeert de specifieke policy die de regels voor het onkostenrapport beheert. Het is een kritieke dimensie voor analyse, aangezien het vergelijking van compliance en efficiëntie tussen verschillende policies mogelijk maakt, die verschillende regels en approval workflows kunnen hebben. Het belang Maakt het segmenteren van de procesanalyse mogelijk op basis van de toegepaste regels, wat essentieel is voor het begrijpen van variaties die worden veroorzaakt door verschillende policies. Vindplaats Dit is een standaardveld op het rapportobject in Expensify, vaak 'policyID' of 'policyName' genoemd. Voorbeelden Beleid Amerikaanse WerknemersBeleid Verkoopteam VKReisbeleid Directie
	Onkostencategorie ExpenseCategory	De categorie die is toegewezen aan een individuele uitgavenpost binnen een rapport.
Omschrijving Onkostencategorieën classificeren het type uitgave, zoals 'Travel', 'Meals & Entertainment' of 'Software'. Hoewel een rapport meerdere categorieën kan hebben, wordt deze attribute vaak gedenormaliseerd naar rapportniveau, bijvoorbeeld door de meest frequente categorie of de categorie met het hoogste bedrag te nemen. Het wordt gebruikt om uitgavetrends te analyseren en de policy compliance voor specifieke soorten onkosten te controleren. Het belang Helpt bij het analyseren van uitgavenpatronen, policy violations en goedkeuringstijden voor verschillende soorten onkosten. Vindplaats Te vinden op line-item niveau ('transactions') binnen een rapport. Aggregatie of een business rule is nodig om het toe te wijzen aan het case niveau. Voorbeelden VliegticketAccommodatieMaaltijdenKantoorbenodigdheden
	Rapport Status ReportStatus	De huidige status van het onkostenrapport in zijn levenscyclus.
Omschrijving De Rapport Status geeft de huidige positie van het onkostenrapport aan in het proces, zoals 'OPEN', 'INGEDIEND', 'GOEDGEKEURD', 'VERGOED' of 'GESLOTEN'. Het biedt een momentopname van de voortgang van het rapport. In process mining wordt dit attribuut vaak gebruikt om de Activiteitsnaam af te leiden, maar het kan ook worden gebruikt als een dimensie om te analyseren hoeveel tijd rapporten in elke status doorbrengen. Het belang Geeft de huidige staat van een case aan en is vaak de bron voor het afleiden van de activity log voor process mining. Vindplaats Dit is een standaardveld in het Expensify rapportobject, vaak 'status' of 'state' genoemd. Voorbeelden INGEDIENDAPPROVEDVERGOEDCLOSED
	Reden van afwijzing RejectionReason	De reden die een goedkeurder opgeeft bij het afwijzen van een onkostenrapport of het terugsturen voor revisie.
Omschrijving Wanneer een onkostenrapport wordt afgewezen, kan de goedkeurder doorgaans een reden opgeven. Dit tekstattribuut legt die reden vast, wat onschatbaar kwalitatief inzicht biedt in waarom rapporten niet worden goedgekeurd. Het analyseren van afwijzingsredenen helpt bij het identificeren van veelvoorkomende indieningsfouten, onduidelijk beleid of gebieden waar medewerkers meer training nodig hebben, wat direct bijdraagt aan inspanningen om de first-pass goedkeuringspercentage te verbeteren. Het belang Biedt kwalitatieve data die verklaart waarom herwerk plaatsvindt, wat cruciaal is voor een grondoorzakanalyse van rapportafwijzingen. Vindplaats Deze informatie is meestal te vinden in de opmerkingen of het historielogboek dat geassocieerd is met een afwijzings-event. Voorbeelden Bon ontbreekt voor item boven $75Onjuiste onkostencategorie geselecteerdDubbele onkosten ingediend
	Valuta Currency	De valutacode voor de bedragen in het onkostenrapport.
Omschrijving Het Valuta-attribuut specificeert de valuta van het Totaal Rapportbedrag, zoals USD, EUR of GBP. Dit is cruciaal voor organisaties die in meerdere landen actief zijn om ervoor te zorgen dat financiële data correct wordt geïnterpreteerd. Alle monetaire waarden moeten in combinatie met dit attribuut worden geanalyseerd om incorrecte aggregaties te voorkomen. Het belang Zorgt voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage door de nodige context te bieden voor alle monetaire waarden. Vindplaats Dit is een standaardveld in het Expensify rapportobject, vaak 'currency' genoemd. Voorbeelden USDEURGBPCAD

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Expense Management Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste stappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een goede process discovery en het opsporen van knelpunten.

7 Aanbevolen 6 Optioneel

	Activiteit	Omschrijving
	Door manager goedgekeurd	De directe manager of eerstelijns goedkeurder heeft het onkostenrapport beoordeeld en goedgekeurd. Dit event wordt vastgelegd in het goedkeuringsworkflow logboek, dat de actie en timestamp van de goedkeurder registreert.
Het belang Een kritieke mijlpaal in het goedkeuringsproces. Het analyseren van de tijd vanaf indiening tot dit event helpt manager-gerelateerde bottlenecks te identificeren en meet de Manager Approval Cycle Time KPI. Vindplaats Vastgelegd uit de geschiedenis of audit trail van het rapport, die expliciet de approval actie, de naam van de approver en de timestamp vastlegt. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke approval actie in de workflow history van het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Finance Goedgekeurd	De financiële afdeling of uiteindelijke goedkeurder heeft het onkostenrapport beoordeeld en definitieve goedkeuring gegeven. Deze actie wordt vastgelegd in de workflow geschiedenis en wijzigt doorgaans de rapportstatus naar 'Goedgekeurd'.
Het belang Dit is de laatste goedkeuringspoort vóór vergoeding. De tijd die voor deze stap nodig is, is cruciaal voor de algehele doorlooptijd en de KPI Gemiddelde Doorlooptijd Vergoeding. Vindplaats Vastgelegd uit de geschiedenis of audit trail van het rapport, die de definitieve approval actie, de approver van het finance team en de timestamp vastlegt. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke definitieve approval actie in de workflow history van het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport Aangemaakt	Markeren van de initiatie van een nieuw onkostenrapport door een medewerker. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete event met een creation timestamp wanneer het rapport voor het eerst wordt opgeslagen in Expensify.
Het belang Deze activiteit is het startpunt voor alle procesanalyse en is cruciaal voor het meten van de totale doorlooptijd van creatie tot vergoeding. Vindplaats Dit event wordt vastgelegd vanuit de timestamp van de rapportcreatie in de rapportgeschiedenis of audit logs van Expensify. Elk rapportobject heeft een aanmaakdatum. Vastleggen Vastgelegd bij de initiële aanmaak en opslag van het onkostenrapport. Gebeurtenistype explicit
	Onkostenrapport Ingediend	De medewerker dient het voltooide onkostenrapport officieel in zodat de goedkeuringsworkflow kan starten. Dit is een belangrijke overgang van data-invoer naar het beoordelingsproces, meestal vastgelegd door een statuswijziging en een indienings-timestamp.
Het belang Deze activiteit is een kritieke mijlpaal die de goedkeuringscyclus triggert. Het dient als startpunt voor het meten van de beoordelingstijden van managers en financiën. Vindplaats Afgeleid van de statuswijziging van het rapport van 'Open' of 'Draft' naar 'Processing' of 'Submitted', samen met de bijbehorende timestamp voor deze wijziging. Vastleggen Afgeleid van de statuswijziging naar 'Processing' en de bijbehorende submission timestamp. Gebeurtenistype inferred
	Rapport Gesloten	Het onkostenrapport is formeel gesloten in het systeem nadat alle acties, inclusief vergoeding en accounting sync, zijn voltooid. Dit event wordt doorgaans afgeleid uit een definitieve, terminale status zoals 'Gesloten'.
Het belang Biedt een definitief eindpunt voor het proces, los van vergoeding, wat nuttig is voor de analyse van de laatste boekhoud- en archiveringsstappen. Vindplaats Afgeleid van de rapportstatus die verandert naar een terminale staat zoals 'Closed'. Dit gebeurt vaak na terugbetaling en boekhoudkundige export. Vastleggen Afgeleid van de rapportstatus die verandert naar 'Closed' met de bijbehorende timestamp. Gebeurtenistype inferred
	Rapport Teruggestuurd voor Revisie	Een approver, manager of van finance, stuurt het rapport terug naar de medewerker voor correctie of meer informatie. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging naar 'Open' nadat deze 'Processing' was.
Het belang Deze activiteit vertegenwoordigt herwerk, wat een belangrijke bron van inefficiëntie is. Het volgen ervan helpt bij het kwantificeren van herwerklussen, het meten van de Rework Rate KPI en het identificeren van grondoorzaken. Vindplaats Afgeleid van een rapportstatuswijziging van 'Processing' of 'Submitted' terug naar 'Open'. De timestamp van deze statuswijziging markeert de event. Vastleggen Afgeleid van een rapportstatuswijziging van 'Processing' terug naar 'Open'. Gebeurtenistype inferred
	Vergoeding Uitgevoerd	De betaling is succesvol naar de medewerker verzonden, waardoor het vergoedingsgedeelte van het proces is voltooid. Dit wordt vastgelegd vanuit betaalverwerkingslogboeken of een definitieve statusupdate in Expensify.
Het belang Dit is een belangrijk eindpunt voor het meten van werknemersgerichte doorlooptijden. Het is cruciaal voor de KPI's Gemiddelde Doorlooptijd Onkostenrapport en Gemiddelde Doorlooptijd Vergoeding. Vindplaats Afgeleid van de rapportstatus die verandert naar 'Reimbursed'. Expensify's integratie met betalingssystemen biedt een timestamp voor deze statuswijziging. Vastleggen Afgeleid van de rapportstatus die verandert naar 'Reimbursed' en de bijbehorende timestamp. Gebeurtenistype inferred
	Beleidsovertreding Gemarkeerd	Een geautomatiseerde controle identificeert een onkostenpost die het bedrijfsbeleid schendt, zoals overschrijding van het budget of een ontbrekende bon. Dit event wordt vastgelegd wanneer een specifieke policy violation flag wordt ingesteld op het rapport of een line item.
Het belang Belicht compliance problemen en helpt te identificeren welke policies frequent worden geschonden, wat gerichte training of policy verduidelijking mogelijk maakt. Dit is cruciaal voor de Policy Violation Count KPI. Vindplaats Afgeleid van de 'Policy Violation' flag of attribute die op 'true' is gezet in de onkostenrapport data. De timestamp komt overeen met het moment waarop deze flag werd ingesteld. Vastleggen Afgeleid van de timestamp waarop de policy violation attribute voor het rapport is bijgewerkt. Gebeurtenistype inferred
	Boekhouding geboekt	De financiële data uit het onkostenrapport is geëxporteerd en geboekt naar het boekhoudsysteem of ERP van het bedrijf. Dit is de laatste stap, die het proces voltooid markeert vanuit een financieel oogpunt.
Het belang Vertegenwoordigt de definitieve afsluiting van het onkostenrapport in het financiële systeem. Het is belangrijk voor het meten van het gehele end-to-end proces en het waarborgen van data synchronisatie. Vindplaats Vastgelegd uit integratie logs tussen Expensify en de boekhoudsoftware. Dit kan het combineren van data uit twee systemen vereisen. Vastleggen Vastgelegd in de integratie history wanneer data succesvol is gesynchroniseerd met het boekhoudsysteem. Gebeurtenistype explicit
	Finance Afgewezen	De financiële afdeling heeft het onkostenrapport beoordeeld en afgewezen, waardoor het vergoedingsproces wordt gestopt. Dit event wordt vastgelegd in de workflow geschiedenis met een timestamp en afwijzingsreden.
Het belang Identificeert bottlenecks en redenen voor falen in de laatste reviewfase. Het is essentieel voor het analyseren van de algehele rejection rate en compliance problemen. Vindplaats Vastgelegd uit de geschiedenis van het rapport, die de rejection actie door het finance team vastlegt, samen met een timestamp en gebruiker. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke rejection actie in de workflow history van het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Manager Afgekeurd	De eerstelijns goedkeurder heeft het onkostenrapport beoordeeld en afgewezen, wat doorgaans het proces stopt. Dit wordt vastgelegd als een afwijzings-event in het workflow logboek, vaak met een opgegeven reden.
Het belang Het analyseren van rejection events is cruciaal voor het begrijpen van de Expense Report Rejection Rate KPI. Het helpt veelvoorkomende redenen voor fouten en gebieden die procesverbetering nodig hebben te identificeren. Vindplaats Vastgelegd uit de geschiedenis van het rapport, die de rejection actie, de identiteit van degene die afkeurt en de timestamp vastlegt. De rapportstatus verandert doorgaans naar 'Rejected'. Vastleggen Vastgelegd als een afzonderlijke rejection actie in de workflow history van het rapport. Gebeurtenistype explicit
	Onkosten Toegevoegd aan Rapport	Vertegenwoordigt een medewerker die een specifieke regelpost, zoals een gescande bon of een handmatig ingevoerde uitgave, toevoegt aan het rapport. Dit wordt vastgelegd als een vermelding in het gedetailleerde historielogboek van het rapport.
Het belang Het analyseren van de tijd tussen de aanmaak van een rapport en het toevoegen van onkosten kan vertragingen aan het licht brengen in het verzamelen van bewijsmateriaal of de voorbereiding van de indiening door medewerkers. Vindplaats Uit de audit trail of geschiedenis van het onkostenrapport, die acties zoals het toevoegen van individuele onkostenposten vastlegt. Vastleggen Vastgelegd in de geschiedenis van het rapport telkens wanneer een nieuwe onkostenregel wordt toegevoegd. Gebeurtenistype explicit
	Vergoeding Ingepland	Na definitieve goedkeuring wordt het onkostenrapport in de wachtrij geplaatst voor betalingsverwerking. Dit event markeert de overgang van goedkeuring naar de betalingsfase en wordt vaak vastgelegd wanneer de rapportstatus verandert naar 'Reimbursing'.
Het belang Markering van het begin van de reimbursement lead time. Het analyseren van de duur tussen dit en de daadwerkelijke betaling helpt bij het identificeren van vertragingen in het uitbetalingsproces. Vindplaats Afgeleid van een rapportstatuswijziging naar 'Reimbursing' of 'Processing Payment', met de bijbehorende timestamp. Vastleggen Afgeleid van een statuswijziging die aangeeft dat het rapport in de wachtrij staat voor betaling. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw data uit Expensify haalt

Stappen

Log in op uw Expensify account met Domain Admin of Policy Admin rechten.
Navigeer naar de sectie Settings, ga vervolgens naar Policies en selecteer de specifieke groepspolicy waarvoor u data wilt exporteren.
In het linkermenu selecteert u de optie Export Formats onder de categorie Reports.
Klik op Add a new export format om te beginnen met het aanmaken van het custom template. Geef het template een beschrijvende naam, bijvoorbeeld ProcessMind Event Log Export.
In de export template editor selecteert u het export type Reports. U definieert nu de kolommen voor uw CSV-bestand. Gebruik de knop Add a new column om elk vereist veld toe te voegen.
Configureer de kolommen door de exacte formules in te voeren die worden weergegeven in de query sectie hieronder. Dit omvat kolommen voor de case ID, timestamps voor elke activiteit en alle vereiste en aanbevolen attributes.
Nadat u alle benodigde kolommen hebt toegevoegd, klikt u op Save om het export template aan te maken.
Navigeer naar de Reports pagina vanuit het hoofdmenu van Expensify. Gebruik de filters om de rapporten te selecteren die u wilt analyseren. Het is cruciaal om een specifiek datumbereik in te stellen, bijvoorbeeld de laatste 3 tot 6 maanden, om een beheersbare bestandsgrootte te garanderen.
Klik op de knop Export To en selecteer uw zojuist aangemaakte template, ProcessMind Event Log Export, uit de dropdownlijst.
Expensify genereert het CSV-bestand en stuurt u een link om het te downloaden. Download het bestand naar uw lokale machine. Het geëxporteerde bestand heeft een "wide" format, met één rij per onkostenrapport en afzonderlijke kolommen voor de timestamp van elke activiteit.
Transformeer de gedownloade data van een wide format naar een long format dat geschikt is voor process mining. U kunt hiervoor tools zoals Microsoft Excel (met de Unpivot Columns functie van Power Query), Python (met de pandas library), of andere data voorbereidingstools gebruiken. Het doel is om één rij per activiteit te hebben, met kolommen voor ExpenseReportId, ActivityName, en EventTime.
Sla de getransformeerde data op als een CSV-bestand en upload het naar de ProcessMind applicatie.

Configuratie

Admin Permissions: U moet over Domain Admin of Policy Admin rechten beschikken voor het relevante beleid om exportformaten aan te maken en te beheren.
Export Template: Er moet een aangepast export template geconfigureerd zijn. Deze methode werkt niet met de standaard templates.
Date Range: Het wordt sterk aanbevolen om de export te filteren op een specifieke periode, zoals 3-6 maanden, om het exportproces tijdig te houden en de resulterende bestandsgrootte beheersbaar te maken. Gebruik de Submitted Date als het primaire filter.
Report Status Filter: Om de gehele proceslevenscyclus vast te leggen, vermijd filtering op rapportstatus. Exporteer alle rapporten binnen de geselecteerde periode, inclusief de statussen Open, Processing, Approved, Reimbursed en Closed.
Custom Fields: Attributes zoals EmployeeDepartment zijn afhankelijk van de specifieke Expensify configuratie van uw organisatie. Als u Tags of Report Fields gebruikt voor deze informatie, moet u de overeenkomstige formule, bijvoorbeeld {report:tag:Department}, toevoegen aan het export template.

a Voorbeeldquery config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Stappen

Vereisten en Setup: Zorg ervoor dat Python 3 op uw systeem is geïnstalleerd. Installeer de benodigde requests library door pip install requests uit te voeren in uw terminal of command prompt. U heeft ook API-credentials van Expensify nodig.
Verkrijg Expensify API Credentials: Log in op uw Expensify account met administratorrechten. Navigeer naar Settings > Account > Integrations > Public API. Hier kunt u uw partnerUserID en partnerUserSecret genereren. Sla deze credentials veilig op, aangezien ze toegang bieden tot de data van uw bedrijf.
Configureer Expensify Export Template: Het script is afhankelijk van een aangepaste data-export. Ga in Expensify naar Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Maak een nieuw export template aan dat alle benodigde kolommen bevat. Cruciaal is dat u velden moet opnemen zoals Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations, en de gedetailleerde Report History Log. De Report History is essentieel voor het vastleggen van events zoals rejections en comments.
Pas het Python Script aan: Kopieer het geleverde Python script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_expensify_log.py. Vervang de placeholder-waarden voor PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE, en EXPORT_TEMPLATE_NAME door uw specifieke credentials, het gewenste datumbereik en de exacte naam van het export template dat u in de vorige stap hebt geconfigureerd.
Voer het Script uit om Data te Downloaden: Voer het script uit vanuit uw terminal met python extract_expensify_log.py. Het script zal eerst authenticeren met de Expensify API, en vervolgens een job request indienen om de rapportdata te exporteren. Het zal de API elke paar seconden pollen om te controleren of de export klaar is.
Wacht op Bestandsdownload: Zodra de exportjob is voltooid, downloadt het script automatisch het resulterende CSV-bestand en slaat het op als expensify_raw_export.csv in dezelfde map.
Transformeer Ruwe Data naar Event Log: Het script leest vervolgens het gedownloade expensify_raw_export.csv. Het doorloopt elke rij, die een enkel onkostenrapport vertegenwoordigt, en unnests de data. Voor elke relevante datumkolom en geschiedenislogboekvermelding creëert het een afzonderlijke rij in de event log, overeenkomend met een business activiteit.
Genereer Definitief Event Log Bestand: Na het verwerken van alle rapporten uit de ruwe export, schrijft het script de getransformeerde data naar een nieuw bestand genaamd expensify_event_log.csv. Dit bestand is gestructureerd met de vereiste kolommen: ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, en andere aanbevolen attributes.
Bereid voor op ProcessMind Upload: Open het definitieve expensify_event_log.csv bestand. Controleer of de kolomheaders overeenkomen met de vereisten en of het dataformaat correct is. Het bestand is nu klaar om te worden geüpload naar ProcessMind voor analyse.

Configuratie

API Credentials: Een geldige partnerUserID en partnerUserSecret van Expensify zijn vereist voor authenticatie. De gebruiker die aan deze credentials is gekoppeld, moet rechten hebben om rapportdata te openen en te exporteren.
Expensify Export Template: Dit is de meest kritische configuratie. De gehele extractie is afhankelijk van een aangepast export template dat is aangemaakt in de Expensify UI. Dit template moet alle velden bevatten die nodig zijn om de activiteiten en attributes af te leiden, vooral de gedetailleerde Report History log, die timestamps en comments bevat voor approvals, rejections en andere workflow stappen.
Date Range Filters: Het script bevat START_DATE en END_DATE variabelen. Het wordt aanbevolen om te beginnen met een kleiner bereik, zoals 3-6 maanden data, om te garanderen dat het proces correct werkt voordat u grotere datasets probeert te extraheren.
Report Status Filter: De API-request in het script kan worden aangepast om een reportState filter (bijv. APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) op te nemen om de reikwijdte van de export te verkleinen. Dit kan nuttig zijn voor het beheren van datavolume of om te focussen op voltooide processen.
Python Environment: Het script vereist een Python 3 omgeving met de requests library geïnstalleerd. Er zijn geen andere speciale libraries nodig, wat de setup relatief eenvoudig maakt.

a Voorbeeldquery python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Stappen

Log in op uw Expensify account met Domain Admin of Policy Admin rechten.
Navigeer naar de sectie Settings, ga vervolgens naar Policies en selecteer de specifieke groepspolicy waarvoor u data wilt exporteren.
In het linkermenu selecteert u de optie Export Formats onder de categorie Reports.
Klik op Add a new export format om te beginnen met het aanmaken van het custom template. Geef het template een beschrijvende naam, bijvoorbeeld ProcessMind Event Log Export.
In de export template editor selecteert u het export type Reports. U definieert nu de kolommen voor uw CSV-bestand. Gebruik de knop Add a new column om elk vereist veld toe te voegen.
Configureer de kolommen door de exacte formules in te voeren die worden weergegeven in de query sectie hieronder. Dit omvat kolommen voor de case ID, timestamps voor elke activiteit en alle vereiste en aanbevolen attributes.
Nadat u alle benodigde kolommen hebt toegevoegd, klikt u op Save om het export template aan te maken.
Navigeer naar de Reports pagina vanuit het hoofdmenu van Expensify. Gebruik de filters om de rapporten te selecteren die u wilt analyseren. Het is cruciaal om een specifiek datumbereik in te stellen, bijvoorbeeld de laatste 3 tot 6 maanden, om een beheersbare bestandsgrootte te garanderen.
Klik op de knop Export To en selecteer uw zojuist aangemaakte template, ProcessMind Event Log Export, uit de dropdownlijst.
Expensify genereert het CSV-bestand en stuurt u een link om het te downloaden. Download het bestand naar uw lokale machine. Het geëxporteerde bestand heeft een "wide" format, met één rij per onkostenrapport en afzonderlijke kolommen voor de timestamp van elke activiteit.
Transformeer de gedownloade data van een wide format naar een long format dat geschikt is voor process mining. U kunt hiervoor tools zoals Microsoft Excel (met de Unpivot Columns functie van Power Query), Python (met de pandas library), of andere data voorbereidingstools gebruiken. Het doel is om één rij per activiteit te hebben, met kolommen voor ExpenseReportId, ActivityName, en EventTime.
Sla de getransformeerde data op als een CSV-bestand en upload het naar de ProcessMind applicatie.

Configuratie

Admin Permissions: U moet over Domain Admin of Policy Admin rechten beschikken voor het relevante beleid om exportformaten aan te maken en te beheren.
Export Template: Er moet een aangepast export template geconfigureerd zijn. Deze methode werkt niet met de standaard templates.
Date Range: Het wordt sterk aanbevolen om de export te filteren op een specifieke periode, zoals 3-6 maanden, om het exportproces tijdig te houden en de resulterende bestandsgrootte beheersbaar te maken. Gebruik de Submitted Date als het primaire filter.
Report Status Filter: Om de gehele proceslevenscyclus vast te leggen, vermijd filtering op rapportstatus. Exporteer alle rapporten binnen de geselecteerde periode, inclusief de statussen Open, Processing, Approved, Reimbursed en Closed.
Custom Fields: Attributes zoals EmployeeDepartment zijn afhankelijk van de specifieke Expensify configuratie van uw organisatie. Als u Tags of Report Fields gebruikt voor deze informatie, moet u de overeenkomstige formule, bijvoorbeeld {report:tag:Department}, toevoegen aan het export template.

a Voorbeeldquery config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Expense Management Attributes

Expense Management Activiteiten

Extractie Guides

Expensify Ingebouwde Custom Rapport Export naar CSV

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script Extractie via de Expensify Openbare API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Data-extractie met behulp van een Third-Party ETL Connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Klaar om te starten?

Optimaliseer Onkostenbeheer: Start Vandaag Nog Uw Gratis Proefperiode

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Uw Template voor Declaratiebeheerdata

Expense Management Attributes

Expense Management Activiteiten

Extractie Guides

Expensify Ingebouwde Custom Rapport Export naar CSV

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Python Script Extractie via de Expensify Openbare API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Data-extractie met behulp van een Third-Party ETL Connector

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery config

Wij hechten veel waarde aan je privacy

Klaar om te starten?

Optimaliseer Onkostenbeheer: Start Vandaag Nog Uw Gratis Proefperiode