Datatemplate voor Order-to-Cash: facturatie en factuurverwerking

Oracle E-Business Suite
Datatemplate voor Order-to-Cash: facturatie en factuurverwerking

Datatemplate voor Order-to-Cash: facturatie en factuurverwerking

Deze template helpt je de essentiële data te verzamelen voor een analyse van het Order-to-Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Je ziet welke datavelden in het event log horen, welke processtappen je moet volgen en hoe je de benodigde informatie kunt ophalen. Zo verzamel je de data die nodig is voor een goede procesanalyse en optimalisatie.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Instructies voor data-extractie uit Oracle E-Business Suite

Attributen voor Order-to-Cash: facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log bij een volledige analyse van het Order-to-Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van elke factuur. Dit is de primaire case-ID voor het factureringsproces.
Beschrijving

Het factuurnummer is de basis voor de analyse van order-to-cash-facturering en identificeert elke factuurtransactie uniek. Het bundelt alle bijbehorende activiteiten, zoals aanmaken, goedkeuren, versturen, betalen en sluiten, in één procesinstantie. Zo krijg je een volledig beeld van het factuurproces, van begin tot eind.

Bij process mining helpt analyse op basis van factuurnummer om de totale doorlooptijd te meten, verschillen in de afhandeling van facturen te vinden en bottlenecks op te sporen die betalingen vertragen. Het factuurnummer is nodig om elke factuur tijdens het hele traject, van aanmaak tot afwikkeling, te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke case-identificatie die alle bijbehorende gebeurtenissen met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige factureringsproces voor elke factuur reconstrueren en analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is meestal het transactienummer uit de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL in Oracle Receivables.

Voorbeelden
INV-9234501788144US-2023-001293
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp van elke activiteit en bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen binnen een case. Deze ruwe data wordt gebruikt voor alle tijdsanalyses in process mining.

Dit attribuut is nodig om belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals doorlooptijden, de tijd tussen activiteiten en procestijden. Het verschil tussen de tijdstippen van ‘Factuur aangemaakt’ en ‘Factuur goedgekeurd’ laat bijvoorbeeld zien hoe lang de goedkeuring duurde. Voor een betrouwbare procesanalyse moeten timestamps nauwkeurig en volledig zijn.

Waarom dit belangrijk is

Het tijdstip geeft elke gebeurtenis een plaats in de tijd. Daardoor kun je doorlooptijden berekenen, de procesprestaties analyseren en bottlenecks opsporen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit verschillende datumvelden in Oracle EBS-tabellen, zoals CREATION_DATE of LAST_UPDATE_DATE in tabellen als RA_CUSTOMER_TRX_ALL en AR_CASH_RECEIPTS_ALL.

Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-20T14:35:10Z2023-05-15T00:00:00Z
Activiteit
ActivityName
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in het factuurproces plaatsvond.
Beschrijving

De activiteit beschrijft een stap of mijlpaal in het factureringsproces, zoals ‘Factuur aangemaakt’, ‘Factuur goedgekeurd’ of ‘Betaling van klant ontvangen’. De activiteiten vormen samen de chronologische processtroom voor een bepaald factuurnummer.

Dit attribuut is de basis voor process mining. Het wordt gebruikt om de proceskaart op te bouwen, procesvarianten te analyseren en afwijkingen of herstelwerk op te sporen. Duidelijke en consistente activiteitsnamen zijn nodig voor een zinvolle analyse, bijvoorbeeld om de tijd tussen stappen te berekenen of de naleving van het proces te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de basis voor het ontdekken en visualiseren van de processtroom. Zo kun je procesvarianten, bottlenecks en herstelwerk analyseren.

Waar vind je dit?

Meestal afgeleid door statuswijzigingen, gebeurtenistypen of het aanmaken en bijwerken van records in verschillende Oracle EBS-tabellen, zoals AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL en RA_CUSTOMER_TRX_ALL, te koppelen aan gestandaardiseerde activiteitsnamen.

Voorbeelden
Factuur aangemaaktFactuur goedgekeurdVervaldatum betaling bereiktBetaling van klant ontvangen
Afdeling
Department
De afdeling of het functionele team van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Het attribuut Afdeling geeft organisatorische context bij de gebruiker die een activiteit heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld ‘Debiteurenbeheer’ of ‘Sales Operations’. Zo kun je analyses op team- of afdelingsniveau samenvoegen.

Dit is belangrijk om te begrijpen hoe verschillende onderdelen van de organisatie het factureringsproces beïnvloeden. Je kunt er structurele problemen binnen een afdeling mee opsporen, teams vergelijken en de inzet van middelen analyseren. Zo kun je het dashboard ‘Doorlooptijd factuurgoedkeuring’ uitsplitsen per afdeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per onderdeel van de organisatie mogelijk. Zo zie je verschillen tussen teams en vind je bottlenecks die specifiek zijn voor een afdeling.

Waar vind je dit?

Meestal afgeleid door gebruikersgegevens te koppelen aan de HR-hiërarchie van de organisatie, vaak uit PER_ALL_ASSIGNMENTS_F of een vergelijkbare HR-tabel.

Voorbeelden
DebiteurenbeheerFinanciële bedrijfsvoeringFactureringsdiensten
Factuurstatus
InvoiceStatus
De huidige status van de factuur in het factuurproces.
Beschrijving

De factuurstatus geeft de huidige status van een factuur weer, bijvoorbeeld ‘Open’, ‘Gesloten’ of ‘Betwist’. Zo zie je in één oogopslag hoe ver de factuur is.

Dit attribuut is nodig voor dashboards zoals ‘Overzicht ouderdom en status van facturen’. Daarmee zie je snel hoeveel facturen er in elke status zijn en wat hun totale waarde is. Je kunt incassoactiviteiten prioriteren voor openstaande facturen en krijgt een overzicht van de algehele gezondheid van de debiteurenportefeuille.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de actuele status van facturen weer. Dat is belangrijk voor operationele dashboards, het beheren van werkvoorraden en het prioriteren van incassoactiviteiten.

Waar vind je dit?

Beschikbaar in de kolom STATUS van de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (‘OP’ voor open, ‘CL’ voor gesloten).

Voorbeelden
OpenGeslotenIn geschil
Gebruiker
User
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een processtap, zoals het goedkeuren van een factuur of het verwerken van een betaling. Zo krijg je zicht op de menselijke kant van het proces.

Met een analyse per gebruiker kun je opleidingsbehoeften, een ongelijke werkverdeling en verschillen in individuele prestaties opsporen. Je ziet bijvoorbeeld welke gebruikers vaak met herstelwerk te maken hebben of de langste goedkeuringstijden hebben. Dat helpt om verbeteringen gericht aan te pakken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van individuele prestaties mogelijk. Zo kun je goed presterende gebruikers, opleidingsbehoeften en mogelijke verschillen in werkbelasting opsporen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit gebruikers-ID-velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in verschillende transactietabellen. Deze ID wordt vervolgens gekoppeld aan FND_USER om de gebruikersnaam op te halen.

Voorbeelden
JSMITHBWILLIAMSCDAVIS
Klant-ID
CustomerId
Een unieke identificatie van de klant aan wie de factuur is verstuurd.
Beschrijving

De klant-ID koppelt een factuur aan een specifieke klantrekening in de stamgegevens. Zo kun je procesprestaties voor verschillende klanten samenvoegen en vergelijken.

Met dit attribuut kunnen analisten dashboards maken die betaalgedrag van klanten laten zien, aangeven bij welke klanten de meeste betwistingen of herstelwerk voorkomen en de verwerkingstijden van facturen per klantsegment vergelijken. Zo kijk je niet alleen naar het proces, maar ook naar de klant.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses vanuit het perspectief van de klant mogelijk. Zo kun je betaalpatronen, terugkerende betwistingen en procesverschillen bij specifieke klanten opsporen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL als SOLD_TO_CUSTOMER_ID of BILL_TO_CUSTOMER_ID.

Voorbeelden
CUST-100239845ACME-US-01
Totaal factuurbedrag
TotalInvoiceAmount
De totale geldwaarde van de factuur, inclusief alle factuurregels, belastingen en kosten.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale financiële waarde weer van de factuur die naar de klant is verstuurd. Het is een belangrijke metriek voor financiële analyses van het factureringsproces.

Bij process mining kun je het totale factuurbedrag gebruiken om cases te groeperen en te filteren. Analisten kunnen bijvoorbeeld het procesverloop van facturen met hoge en lage bedragen vergelijken om te zien of ze anders worden behandeld. Het bedrag is ook nodig voor analyses van de financiële impact, zoals het berekenen van de waarde van facturen die vastzitten in de goedkeuringsfase.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses van de financiële impact mogelijk. Zo kun je problemen op basis van hun geldwaarde prioriteren en zien hoe verschillende factuurbedragen het proces beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Waarschijnlijk afkomstig uit de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL (AMOUNT_DUE_ORIGINAL) of berekend op basis van RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL voor een bepaalde factuur.

Voorbeelden
1500.0012550.75500.50
Vervaldatum
DueDate
De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.
Beschrijving

De vervaldatum is een belangrijk datumattribuut dat op basis van de betalingsvoorwaarden de uiterste betaaldatum van een factuur bepaalt. Je gebruikt deze datum als maatstaf om de werkelijke betaalprestaties te meten.

Dit attribuut is nodig om KPI’s zoals het percentage tijdige betalingen te berekenen en ouderdomsrapporten van facturen te maken. Met process mining kun je betaalgedrag analyseren, bijvoorbeeld welke klanten consequent te laat betalen en hoe procesvertragingen het op tijd innen van betalingen beïnvloeden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de basis voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van de ouderdom van facturen en het beoordelen van het risico op te late betalingen of oninbare vorderingen.

Waar vind je dit?

Beschikbaar in de kolom DUE_DATE van de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.

Voorbeelden
2023-05-152023-06-302023-07-01
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
De bedrijfseenheid of operationele eenheid binnen het bedrijf die de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving

De bedrijfseenheid is de organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de transactie. In Oracle EBS wordt deze vaak aangeduid als de Operating Unit.

Met dit attribuut kun je de procesprestaties van verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken. Zo zie je of bepaalde bedrijfseenheden efficiënter werken, vaker op tijd betaald krijgen of meer geschillen hebben. Dat helpt om goede werkwijzen te delen en gericht verbeteringen door te voeren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de prestaties van verschillende organisatieonderdelen te vergelijken en goede werkwijzen en specifieke knelpunten te vinden.

Waar vind je dit?

De context van de operationele eenheid is impliciet beschikbaar via ORG_ID in de meeste transactietabellen, zoals RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Voorbeelden
Bedrijfsvoering in de VSDiensten in EMEAWereldwijde productie
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De afgesproken voorwaarden die bepalen wanneer een klant de factuur moet betalen.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen de betaaltermijn, bijvoorbeeld 'Netto 30 dagen' of 'Netto 60 dagen'. Op basis daarvan wordt de vervaldatum van de factuur berekend. Dit zijn essentiële stamgegevens die rechtstreeks van invloed zijn op de cashflow.

Door te analyseren op betalingsvoorwaarden zie je hoe verschillende termijnen het betaalgedrag en Days Sales Outstanding (DSO) beïnvloeden. Zo ontdek je bijvoorbeeld of klanten met een kortere betaaltermijn sneller betalen. Die informatie helpt bij beslissingen over welke betalingsvoorwaarden je aan verschillende klantgroepen aanbiedt.

Waarom dit belangrijk is

Heeft rechtstreeks invloed op de vervaldatum van de factuur en de cashflowprognose. Met een analyse hiervan beoordeel je hoe effectief verschillende kredietvoorwaarden zijn.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit de tabel RA_TERMS_B, gekoppeld via TERM_ID in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Voorbeelden
Netto 30 dagenNetto 60 dagenTe betalen bij ontvangst
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welke brontoepassing de eventdata afkomstig is. Voor dit proces is dat steeds Oracle E-Business Suite.

In omgevingen met meerdere systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te volgen en problemen op te lossen. Ook bij één systeem is het nodig voor datagovernance: het bevestigt dat de data uit de verwachte bron komt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de herkomst en context van data te volgen. Dat is belangrijk voor datagovernance en voor het combineren van data uit meerdere bedrijfssystemen.

Waar vind je dit?

Dit is een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt ingesteld om het bronsysteem voor ERP te identificeren.

Voorbeelden
Oracle E-Business SuiteOracle EBS R12
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
Het aantal dagen tussen het aanmaken van de factuur en de ontvangst van de betaling.
Beschrijving

Days Sales Outstanding (DSO) is een financiële metriek die de gemiddelde tijd meet tussen het aanmaken van een factuur en de ontvangst van de betaling. Dit attribuut wordt voor elke afzonderlijke factuur berekend.

De KPI als geheel is een gemiddelde, maar de waarde per factuur maakt verdere analyses mogelijk. Je kunt verdelingen maken, uitschieters vinden en trends in de efficiëntie van het innen van betalingen volgen. Het dashboard 'DSO-trend' toont het gemiddelde van dit attribuut door de tijd heen.

Waarom dit belangrijk is

Meet de efficiëntie van het innen van betalingen per factuur. De onderliggende data vormen de basis voor trendanalyses en laten zien welke factoren samenhangen met een hoge DSO.

Waar vind je dit?

Berekend tijdens de datatransformatie. Logica: Timestamp('Betaling ontvangen van klant') - Timestamp('Factuur aangemaakt').

Voorbeelden
304592
Herstelwerk
IsRework
Een berekende indicator die aangeeft of de factuur opnieuw is bewerkt, bijvoorbeeld door een wijziging of een nieuwe goedkeuring.
Beschrijving

Deze booleaanse indicator krijgt de waarde waar als het proces van een factuur activiteiten bevat die op herstelwerk wijzen, zoals 'Factuur gewijzigd' of een tweede gebeurtenis 'Factuur goedgekeurd'. Zo vind je snel facturen die afwijken van de gebruikelijke, efficiënte route.

Dit attribuut is belangrijk voor KPI’s zoals 'Foutpercentage facturen' en 'Percentage handmatig herstelwerk'. Analisten kunnen ermee meten hoe vaak herstelwerk voorkomt, deze inefficiënte cases filteren en de oorzaken onderzoeken, zoals de gebruikers of afdelingen die het vaakst bij herstelwerk betrokken zijn.

Waarom dit belangrijk is

Maakt inefficiëntie zichtbaar door facturen te markeren waarvoor extra, afwijkende stappen nodig waren. Zo kun je de oorzaken en gevolgen van herstelwerk analyseren.

Waar vind je dit?

Berekend tijdens de datatransformatie door specifieke activiteitreeksen binnen een case te herkennen, bijvoorbeeld 'Factuur goedgekeurd' gevolgd door 'Factuur gewijzigd'.

Voorbeelden
truefalse
Klantnaam
CustomerName
De officiële naam van de klant aan wie de factuur is verstuurd.
Beschrijving

De klantnaam is een leesbare aanduiding van de klant. De klant-ID wordt gebruikt om gegevens te koppelen en klanten uniek te identificeren; de naam wordt getoond in rapporten en dashboards.

Dat maakt analyses begrijpelijker: gebruikers herkennen klantnamen zonder eerst ID’s op te zoeken. De naam is handig voor gebruiksvriendelijke visualisaties, zoals een staafdiagram met de gemiddelde betalingsvertraging per klant.

Waarom dit belangrijk is

Maakt dashboards en rapporten gebruiksvriendelijker. Met een leesbare naam kun je gegevens filteren en groeperen, zodat analyses toegankelijker worden.

Waar vind je dit?

Gecombineerd uit de tabellen HZ_PARTIES en HZ_CUST_ACCOUNTS met de klant-ID uit de factuurkop.

Voorbeelden
Global Corp Inc.Innovate Solutions Ltd.Test Company LLC
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de timestamp van de laatste data-extractie. Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert.

Gebruikers kunnen aan de hand van dit veld zien of dashboards en analyses de meest recente processtatus weergeven. Het helpt verwachtingen over vertraging in de data te beheren en is belangrijke metadata voor elk betrouwbaar datamodel.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is en hoe recent de procesanalyse is.

Waar vind je dit?

Dit is een metadataveld dat tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) voor elk record wordt aangemaakt en ingevuld.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Land van de klant
Country
Het land van het factuuradres van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het land van het factuuradres van de klant aan. Zo kun je het proces geografisch analyseren.

Een analyse per land kan regionale verschillen in betaalgedrag, procesefficiëntie of naleving van lokale regelgeving aan het licht brengen. In het dashboard 'Inzicht in betaalgedrag van klanten' kun je bijvoorbeeld zien of de gemiddelde betalingsvertraging sterk verschilt per land.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een geografische analyse van het proces mogelijk en brengt regionale verschillen in klantgedrag, regelgeving en procesprestaties aan het licht.

Waar vind je dit?

Gecombineerd met de gegevens van de factuuradreslocatie van de klant in HZ_LOCATIONS en FND_TERRITORIES, gekoppeld via de klantaccounttabellen.

Voorbeelden
USADuitslandVerenigd Koninkrijk
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
Een berekende indicator die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de timestamp van 'Betaling ontvangen van klant' te vergelijken met de 'Vervaldatum' van de factuur. De waarde is waar als de betaling op tijd of eerder is ontvangen, en onwaar als deze te laat was.

Met deze indicator maak je eenvoudig KPI’s en dashboards over betaalprestaties. De indicator wordt rechtstreeks gebruikt om de KPI 'Percentage betalingen op tijd' te berekenen. Ook kun je facturen eenvoudig filteren en indelen in de categorieën 'op tijd' en 'te laat' voor verder oorzakenonderzoek.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage betalingen op tijd' en maakt analyses eenvoudiger door facturen in te delen als 'op tijd' of 'te laat'.

Waar vind je dit?

Berekend tijdens de datatransformatie. Logica: IF (Timestamp('Betaling ontvangen van klant') <= Date('Vervaldatum')) THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Valuta
Currency
De valutacode voor de bedragen op de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta, zoals USD of EUR, de factuurbedragen zijn uitgedrukt. Het biedt de nodige context voor alle financiële metrieken.

Bij analyses van data uit internationale bedrijfsvoering is het valuta-attribuut nodig om financiële waarden correct te interpreteren en te vergelijken. Dashboards kunnen ermee op valuta filteren of wisselkoersen toepassen voor geconsolideerde rapportages.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor alle financiële attributen, zodat je waarden in een omgeving met meerdere valuta correct kunt interpreteren en analyseren.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in de kolom INVOICE_CURRENCY_CODE van de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verkoopordernummer
SalesOrderNumber
De identificatie van de oorspronkelijke verkooporder die tot de factuur heeft geleid.
Beschrijving

Het verkoopordernummer verwijst rechtstreeks naar het voorafgaande onderdeel 'Orderbeheer' van de Order-to-Cash-cyclus. Zo is het facturatieproces gekoppeld aan de oorspronkelijke klantorder.

Met dit attribuut kun je processen met elkaar vergelijken. Analisten kunnen bijvoorbeeld nagaan of bepaalde soorten verkooporders vaak leiden tot factuurgeschillen of betalingsvertragingen. Het geeft context die verloren gaat wanneer je alleen naar het facturatieproces kijkt.

Waarom dit belangrijk is

Verbindt het facturatieproces met het voorafgaande verkoopproces. Zo kun je Order-to-Cash in samenhang analyseren en oorzaken onderzoeken.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in een referentie- of interfaceattribuutveld in de factuurregeltabel RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL, zoals INTERFACE_LINE_ATTRIBUTE1 of een vergelijkbaar beschrijvend flexfield.

Voorbeelden
SO-54321601882ORD-2023-9910
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Order-to-Cash: facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de essentiële processtappen en mijlpalen voor het event log. Ze vormen de basis voor een nauwkeurige ontdekking en analyse van je facturatieprocessen.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling toegewezen/afgestemd
De ontvangen klantbetaling is succesvol toegewezen aan een of meer specifieke facturen, waardoor het openstaande saldo daalt. Hiermee is de betaling verrekend met de openstaande schuld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste stap in het betalingsproces en belangrijk voor het meten van de doorlooptijd van de betalingsverwerking. Vertragingen kunnen het saldo op klantrekeningen onjuist weergeven en het kredietbeheer beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd met een timestamp wanneer in AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL een record wordt aangemaakt dat een kasontvangst aan een transactie koppelt.

Vastleggen

De gebeurtenis is de aanmaaktimestamp (GL_DATE of APPLY_DATE) van een record in AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Betaling van klant ontvangen
Een betaling van een klant is als kasontvangst in het systeem ingevoerd. De betaling is op dit moment mogelijk nog niet aan een specifieke factuur toegewezen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor Days Sales Outstanding (DSO). De tijd tussen het aanmaken van de factuur en de ontvangst van de betaling is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van het innen van betalingen.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd met een timestamp wanneer een record wordt aangemaakt in de tabel AR_CASH_RECEIPTS_ALL.

Vastleggen

De gebeurtenis is de timestamp waarop een record in de tabel AR_CASH_RECEIPTS_ALL is aangemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Factuur aangemaakt
Geeft aan dat er een nieuwe factuurtransactie in het systeem is aangemaakt. Dit gebeurt meestal via het programma ‘Autoinvoice Import Program’, dat verwerkte verkooporderregels verwerkt, of door een factuur handmatig in te voeren in de module Receivables.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het begin van het factureringsproces. Door de tijd tussen deze gebeurtenis en andere gebeurtenissen te analyseren, zie je hoe lang het volledige factuurproces duurt en waar vroeg in het proces bottlenecks ontstaan.

Waar vind je dit?

Vastgelegd als de aanmaakdatum van een transactie in de Oracle Receivables-tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL. TRX_DATE of CREATION_DATE kan als timestamp van de gebeurtenis worden gebruikt.

Vastleggen

De gebeurtenis is de timestamp waarop een record in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL is aangemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Factuur gesloten
De factuur is officieel gesloten. Het saldo is nul door betalingen, creditnota’s en/of correcties. Dit markeert de succesvolle afronding van het factuurproces.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt van het proces. De totale doorlooptijd van ‘Factuur aangemaakt’ tot ‘Factuur gesloten’ is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de order-to-cash-facturering.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een wijziging van het veld STATUS naar ‘CL’ (Closed) in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL. De datum van de laatste transactie die de factuur sloot, kan als timestamp worden gebruikt.

Vastleggen

Afgeleid uit een statuswijziging naar ‘CL’ in AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, met als timestamp die van de laatste bijbehorende toepassing.

Gebeurtenistype inferred
Factuur naar klant verstuurd
Deze activiteit geeft aan dat de factuur officieel naar de klant is verstuurd, op papier of elektronisch. Vanaf dit moment gaat de betalingstermijn van de klant in.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor de levertijd van facturen en de tijd tot betaling. Zo kun je interne verwerkingsvertragingen onderscheiden van het betaalgedrag van klanten.

Waar vind je dit?

Oracle EBS registreert deze gebeurtenis niet altijd expliciet in een standaardveld. Je kunt de gebeurtenis mogelijk afleiden uit de timestamp van het gelijktijdige programma ‘Invoice Print’ of uit een aangepaste vlag die wordt ingesteld na elektronische verzending.

Vastleggen

Afgeleid uit de voltooiingsdatum van het factuurafdrukprogramma of uit aangepaste logica voor elektronische verzending.

Gebeurtenistype inferred
Afboeking aangemaakt
Er wordt een correctie geboekt om het resterende factuursaldo geheel of gedeeltelijk als oninbare vordering af te boeken. Dit gebeurt meestal nadat alle incassopogingen zijn uitgeput.
Waarom dit belangrijk is

Afboekingen betekenen direct omzetverlies. Door het aantal en de waarde ervan te analyseren, kun je het kredietbeleid aanscherpen en de financiële gevolgen van oninbare vorderingen beter begrijpen.

Waar vind je dit?

Dit wordt als een specifiek type correctietransactie op de factuur vastgelegd. De gebeurtenis is te vinden in de tabel AR_ADJUSTMENTS_ALL, met een koppeling naar een activiteitstype voor afboekingen.

Vastleggen

De gebeurtenis is het aanmaken van een record met het activiteitstype ‘Write-Off’ in AR_ADJUSTMENTS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Betaling teruggedraaid
Geeft aan dat een eerder ontvangen klantbetaling is teruggedraaid. Dit gebeurt meestal door onvoldoende saldo (NSF) of een andere verwerkingsfout bij de bank.
Waarom dit belangrijk is

Teruggedraaide betalingen verstoren de cashflowprognose en vragen extra administratief werk. Door deze gebeurtenissen bij te houden, kun je problematische klanten of betaalmethoden opsporen.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete actie in Oracle Receivables. Bij een terugboeking worden records aangemaakt in AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL met een status die de terugboeking aangeeft, zoals ‘REVERSED’.

Vastleggen

Herkenbaar aan een statuswijziging naar ‘REVERSED’ in de tabel AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsherinnering verstuurd
Er is een aanmaning of herinnering naar de klant verstuurd over een achterstallige factuur. Dit is een belangrijke activiteit in het incassoproces.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit bij te houden, kun je meten hoe goed incassostrategieën werken. Je kunt bijvoorbeeld het betaalpercentage vóór en na het versturen van herinneringen vergelijken.

Waar vind je dit?

Als Oracle Advanced Collections wordt gebruikt, wordt het versturen van een aanmaning als expliciete gebeurtenis vastgelegd. Zonder deze module vindt deze activiteit vaak buiten het systeem plaats en is ze mogelijk niet betrouwbaar te volgen.

Vastleggen

Vastgelegd als een Dunning Correspondence-gebeurtenis in de module Oracle Advanced Collections.

Gebeurtenistype explicit
Betwisting ingediend
De klant heeft de factuur formeel betwist. De incasso wordt opgeschort totdat de kwestie is opgelost. Dit wordt vaak beheerd in Oracle Advanced Collections of via handmatige statuswijzigingen.
Waarom dit belangrijk is

Betwistingen vertragen betalingen en hebben zo direct invloed op de cashflow. Door het aantal betwistingen en de afhandeltijd bij te houden, kun je terugkerende problemen met producten, diensten of de juistheid van facturen opsporen.

Waar vind je dit?

Als Oracle Advanced Collections wordt gebruikt, wordt dit als een expliciete transactie vastgelegd. Anders kan de gebeurtenis worden afgeleid uit een specifieke status ‘dispute’ of een blokkering op de factuur in AR.

Vastleggen

Vastgelegd als transactie in Oracle Advanced Collections of afgeleid uit een statuswijziging op de factuur.

Gebeurtenistype explicit
Creditnota aangemaakt
Er wordt een creditnotatransactie aangemaakt en vaak toegepast op een bestaande factuur om een factureringsfout te corrigeren of een retour te verwerken. Dit is een aparte, maar verwante transactie binnen Accounts Receivable.
Waarom dit belangrijk is

Veel creditnota’s wijzen vaak op problemen eerder in het proces, bijvoorbeeld bij orderafhandeling, prijsstelling of de juistheid van de oorspronkelijke factuur. Door deze gebeurtenissen te analyseren, kun je omzetverlies en ontevredenheid bij klanten terugvoeren op de oorzaak.

Waar vind je dit?

Vastgelegd als een nieuwe transactie in RA_CUSTOMER_TRX_ALL, waarbij CUST_TRX_TYPE_ID verwijst naar een type met de klasse ‘CM’ (Credit Memo). Het veld PREVIOUS_CUSTOMER_TRX_ID verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Vastleggen

De gebeurtenis is het aanmaken van een record met een creditnotatransactietype in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Factuur gewijzigd
Geeft aan dat een bestaande, onvolledige factuur is bijgewerkt of gecorrigeerd. Dit kan gaan om wijzigingen in factuurregels, bedragen of factuurgegevens voordat de factuur wordt afgerond of verstuurd.
Waarom dit belangrijk is

Veel wijzigingen kunnen wijzen op inefficiënte processen, problemen met de datakwaliteit of gebruikersfouten. Door deze activiteit te analyseren, kun je herstelwerk en de invloed ervan op doorlooptijden meten. Dit helpt bij KPI’s zoals ‘Foutpercentage facturen’.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid door CREATION_DATE te vergelijken met LAST_UPDATE_DATE in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL voor onvolledige facturen. Als auditing is ingeschakeld, kunnen wijzigingen nauwkeuriger worden bijgehouden.

Vastleggen

Afgeleid door updates bij te houden via LAST_UPDATE_DATE in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Gebeurtenistype inferred
Factuur goedgekeurd
Dit is de formele interne goedkeuring van een handmatig ingevoerde of gecontroleerde factuur, voordat deze naar de klant wordt verstuurd. Dit kan onderdeel zijn van een ingestelde Oracle Workflow of een handmatige statuswijziging.
Waarom dit belangrijk is

De goedkeuringstijd bijhouden is belangrijk voor de KPI ‘Doorlooptijd factuurgoedkeuring’. Vertragingen stellen de facturering aan klanten uit en verlengen de totale cash conversion-cyclus.

Waar vind je dit?

Dit hangt vaak af van de configuratie. De gebeurtenis kan worden afgeleid uit statuswijzigingen in workflowtabellen, zoals WF_ITEM_ACTIVITY_STATUSES, of mogelijk uit een beschrijvend flexfield op de factuurtransactie in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Vastleggen

Afgeleid uit statuswijzigingen in workflowtabellen of aangepaste statusvelden.

Gebeurtenistype inferred
Vervaldatum betaling bereikt
Een berekende gebeurtenis die aangeeft op welke dag de factuur volgens de betalingsvoorwaarden vervalt. Dit is geen actie van een gebruiker of systeem, maar wel een belangrijk moment in de tijd.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is nodig om het percentage tijdige betalingen te berekenen en het betaalgedrag van klanten te analyseren. De vervaldatum is het uitgangspunt om te bepalen of een betaling te vroeg, op tijd of te laat is.

Waar vind je dit?

Dit wordt niet als gebeurtenis vastgelegd. De datum wordt berekend door de systeemdatum te vergelijken met het veld TERM_DUE_DATE in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL voor de betreffende factuur.

Vastleggen

Afgeleid door de huidige timestamp te vergelijken met AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.TERM_DUE_DATE.

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Oracle E-Business Suite

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template als startpunt voor process mining in het Order-to-Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking. Ontdek waar verbeteringen mogelijk zijn en maak je processen vandaag nog efficiënter.

Versnel nu je order-to-cash-facturering

Verkort de factureringscyclus met 30% en versnel de omzetting van omzet in cash.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.