Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Oracle E-Business Suite
Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Jouw datatemplate voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking

Deze template geeft je een duidelijk plan voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Order to Cash-proces voor facturatie en factuurverwerking te analyseren. Je ziet welke datavelden in je event log horen, welke processtappen je moet volgen en hoe je de data praktisch uit Oracle E-Business Suite haalt. Zo verzamel je alles wat je nodig hebt voor een goede procesanalyse en optimalisatie.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractie-instructies voor Oracle E-Business Suite
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van het proces Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Eventtijd
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Eventtijd is de timestamp die aan elke activiteit is gekoppeld en de chronologische volgorde van events binnen een case bepaalt. Dit is de ruwe data voor alle tijdsanalyses in process mining.

Dit attribuut is nodig om KPI's zoals doorlooptijden, tijd tussen activiteiten en procestijden te berekenen. Het verschil in eventtijd tussen 'Factuur gegenereerd' en 'Factuur goedgekeurd' geeft bijvoorbeeld de goedkeuringsduur. Nauwkeurige en volledige timestamps zijn belangrijk voor een betrouwbare procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft elk event de juiste tijdscontext. Daardoor kun je doorlooptijden berekenen, procesprestaties analyseren en bottlenecks vinden.

Waar je het vindt

Afkomstig uit verschillende datumvelden in Oracle EBS-tabellen, zoals CREATION_DATE of LAST_UPDATE_DATE in tabellen als RA_CUSTOMER_TRX_ALL en AR_CASH_RECEIPTS_ALL.

Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-20T14:35:10Z2023-05-15T00:00:00Z
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie voor elk factuurdocument, die dient als de primaire case-ID voor het facturatieproces.
Beschrijving

Het factuurnummer vormt de basis van de Order-to-Cash-facturatieanalyse en identificeert elke facturatietransactie uniek. Het groepeert alle gerelateerde activiteiten, zoals aanmaken, goedkeuren, verzenden, betalen en sluiten, in één samenhangende procesinstantie. Zo krijg je een volledig end-to-endoverzicht van de levenscyclus van de factuur.

In process mining helpt analyseren op factuurnummer om de totale doorlooptijd te meten, varianten in de afhandeling van facturen te herkennen en bottlenecks te vinden die betalingen vertragen. Het is essentieel om afzonderlijke facturen van aanmaak tot afwikkeling te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde events met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige facturatieproces voor elke unieke factuur reconstrueren en analyseren.

Waar je het vindt

Dit is meestal het transactienummer uit de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL in Oracle Receivables.

Voorbeelden
INV-9234501788144US-2023-001293
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal in het facturatieproces, zoals 'Factuur gegenereerd', 'Factuur goedgekeurd' of 'Klantbetaling ontvangen'. De chronologische reeks van deze activiteiten voor een bepaald factuurnummer vormt de procesflow.

Dit attribuut is de basis voor process mining. Je gebruikt het om de process map op te bouwen, procesvarianten te analyseren en afwijkingen of reworklussen te vinden. Duidelijke en consistente activiteitsnamen zijn belangrijk voor een zinvolle analyse, bijvoorbeeld bij het berekenen van de tijd tussen specifieke stappen of het controleren van compliance.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de basis voor het ontdekken en visualiseren van de procesflow. Daarmee kun je procesvarianten, bottlenecks en rework analyseren.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal afgeleid door statuswijzigingen, eventtypen of recordaanmaak- en update-events uit verschillende Oracle EBS-tabellen, zoals AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL en RA_CUSTOMER_TRX_ALL, te koppelen aan gestandaardiseerde activiteitsnamen.

Voorbeelden
Factuur aangemaaktFactuur goedgekeurdVervaldatum van betaling bereiktBetaling van klant ontvangen
Afdeling
Department
De afdeling of het functionele team dat hoort bij de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Het attribuut afdeling geeft organisatorische context bij de gebruiker die een activiteit heeft uitgevoerd, zoals 'Debiteuren' of 'Sales Operations'. Zo kun je analyses op team- of afdelingsniveau samenvoegen.

Dit is belangrijk om te begrijpen hoe verschillende delen van de organisatie het facturatieproces beïnvloeden. Je kunt er structurele problemen binnen een afdeling mee vinden, prestaties tussen teams vergelijken en de inzet van capaciteit analyseren. Zo kun je het dashboard 'Doorlooptijd factuurgoedkeuring' uitsplitsen per afdeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van procesprestaties per organisatiestructuur mogelijk. Zo worden verschillen tussen teams zichtbaar en kun je afdelingsspecifieke bottlenecks vinden.

Waar je het vindt

Meestal afgeleid door gebruikersinformatie te koppelen aan de HR-hiërarchiedata van de organisatie, vaak uit PER_ALL_ASSIGNMENTS_F of een vergelijkbare HR-tabel.

Voorbeelden
DebiteurenbeheerFinanciële bedrijfsvoeringFacturatiediensten
Factuurstatus
InvoiceStatus
De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving

De factuurstatus geeft de huidige toestand van een factuur weer, zoals 'Open', 'Gesloten' of 'Betwist'. Dit biedt een momentopname van de voortgang van de factuur.

Dit attribuut is nodig voor dashboards zoals 'Overzicht ouderdom en status van facturen'. Daarmee zie je snel hoeveel facturen er in elke status staan en welke waarde ze vertegenwoordigen. Het helpt om incasso-inspanningen voor openstaande facturen te prioriteren en geeft een overzicht van de gezondheid van de debiteurenportefeuille.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de huidige status van facturen weer. Dat is belangrijk voor operationele dashboards, werkverdeling en het prioriteren van incassoactiviteiten.

Waar je het vindt

Beschikbaar in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, in de kolom STATUS ('OP' voor open, 'CL' voor gesloten).

Voorbeelden
OpenGeslotenIn geschil
Gebruiker
User
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk was voor een processtap, zoals het goedkeuren van een factuur of het toewijzen van kasontvangsten. Het maakt de menselijke kant van het proces zichtbaar.

Door op gebruiker te analyseren, kun je opleidingsbehoeften, een onevenwichtige werkverdeling en verschillen in individuele prestaties vinden. Zo zie je bijvoorbeeld welke gebruikers de meeste rework of de langste goedkeuringstijden veroorzaken. Dat helpt bij gerichte procesverbetering.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse op individueel niveau mogelijk. Zo kun je goed presterende gebruikers, opleidingsbehoeften en mogelijke onevenwichtigheden in de werkverdeling vinden.

Waar je het vindt

Afkomstig uit gebruikers-ID-velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in verschillende transactietabellen. Deze ID wordt vervolgens gekoppeld aan FND_USER om de gebruikersnaam op te halen.

Voorbeelden
JSMITHBWILLIAMSCDAVIS
Klant-ID
CustomerId
Een unieke identificatie voor de klant aan wie de factuur is uitgegeven.
Beschrijving

De klant-ID koppelt een factuur aan een specifieke klantrekening in de stamdata. Zo kun je procesprestaties voor verschillende klanten samenvoegen en vergelijken.

Met dit attribuut kunnen analisten dashboards maken die betaalgedrag van klanten tonen, laten zien welke klanten de meeste betwistingen of rework veroorzaken en factuurverwerkingstijden tussen klantsegmenten vergelijken. Het helpt om van een puur procesgerichte blik naar klantgerichte analyse te gaan.

Waarom dit belangrijk is

Maakt klantgerichte analyse mogelijk. Zo kun je betaalpatronen, veelvoorkomende betwistingen en procesvarianten voor specifieke klanten vinden.

Waar je het vindt

Te vinden in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL als SOLD_TO_CUSTOMER_ID of BILL_TO_CUSTOMER_ID.

Voorbeelden
CUST-100239845ACME-US-01
Totaal factuurbedrag
TotalInvoiceAmount
De totale geldwaarde van de factuur, inclusief alle factuurregels, belastingen en toeslagen.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale financiële waarde van de factuur die naar de klant is verzonden. Het is een belangrijke maatstaf voor financiële analyse binnen het facturatieproces.

In process mining gebruik je het totale factuurbedrag om cases te segmenteren en te filteren. Analisten kunnen bijvoorbeeld de procesflow van facturen met een hoge waarde vergelijken met die van facturen met een lage waarde, om te zien of ze anders worden behandeld. Het is ook nodig voor analyses van financiële impact, zoals het berekenen van de waarde van facturen die in de goedkeuringsfase blijven hangen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt financiële impactanalyse mogelijk. Zo kun je problemen op basis van geldwaarde prioriteren en zien hoe verschillende factuurwaarden het proces beïnvloeden.

Waar je het vindt

Waarschijnlijk afkomstig uit de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, uit AMOUNT_DUE_ORIGINAL, of berekend op basis van RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL voor een bepaalde factuur.

Voorbeelden
1500.0012550.75500.50
Vervaldatum
DueDate
De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.
Beschrijving

De vervaldatum is een belangrijk datumattribuut dat de betaaldeadline van een factuur bepaalt op basis van de betalingsvoorwaarden. Het is de maatstaf voor het meten van de werkelijke betaalprestaties.

Dit attribuut is nodig voor KPI's zoals het percentage tijdige betalingen en voor rapportages over de ouderdom van facturen. In process mining kun je hiermee betaalgedrag analyseren, bijvoorbeeld welke klanten structureel te laat betalen of hoe procesvertragingen het tijdig innen van betalingen beïnvloeden.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de basis voor het meten van betaalprestaties, het berekenen van de ouderdom van facturen en het inschatten van het risico op late betalingen of oninbare vorderingen.

Waar je het vindt

Beschikbaar in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, in de kolom DUE_DATE.

Voorbeelden
2023-05-152023-06-302023-07-01
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De overeengekomen voorwaarden die bepalen wanneer een klant de factuur moet betalen.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen de betaalcondities, zoals 'Netto 30' of 'Netto 60', die worden gebruikt om de vervaldatum van de factuur te berekenen. Ze zijn belangrijke stamdata en hebben rechtstreeks invloed op de kasstroom.

Door op betalingsvoorwaarden te analyseren, zie je hoe verschillende voorwaarden het betaalgedrag en Days Sales Outstanding (DSO) beïnvloeden. Je kunt bijvoorbeeld ontdekken of klanten met kortere betalingstermijnen sneller betalen. Dat helpt bij beslissingen over welke betalingsvoorwaarden je aan verschillende klantsegmenten aanbiedt.

Waarom dit belangrijk is

Heeft rechtstreeks invloed op de vervaldatum van facturen en op kasstroomprognoses. Analyse helpt om de effectiviteit van verschillende kredietbeleidsregels te beoordelen.

Waar je het vindt

Afkomstig uit de tabel RA_TERMS_B, gekoppeld via TERM_ID in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Voorbeelden
Netto 30Netto 60Direct bij ontvangst
Bronsysteem
SourceSystem
Het bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de bronapplicatie waar de eventdata vandaan komt. Voor dit proces is dat altijd Oracle E-Business Suite.

In omgevingen met meerdere systemen is dit veld belangrijk voor data lineage en het oplossen van problemen. Ook in een omgeving met één systeem is het een verplicht veld voor datagovernance. Het bevestigt dat de data uit de verwachte bron komt.

Waarom dit belangrijk is

Zorgt voor traceerbaarheid en context van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en bij het combineren van data uit meerdere bedrijfssystemen.

Waar je het vindt

Dit is een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt ingesteld om het bronsysteem voor ERP te identificeren.

Voorbeelden
Oracle E-Business SuiteOracle EBS R12
Businessunit
BusinessUnit
De specifieke businessunit of bedrijfseenheid binnen de organisatie die de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving

De businessunit vertegenwoordigt de organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de transactie. In Oracle EBS wordt dit vaak weergegeven als de Operating Unit.

Met dit attribuut kun je procesprestaties tussen verschillende onderdelen van de organisatie vergelijken. Je kunt zien of bepaalde businessunits efficiënter werken, hogere percentages tijdige betalingen hebben of meer betwistingen ervaren. Dat helpt bij het delen van goede werkwijzen en het gericht aanpakken van problemen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatievergelijking tussen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk. Zo kun je goede werkwijzen en gebiedsspecifieke uitdagingen vinden.

Waar je het vindt

De context van de Operating Unit is impliciet beschikbaar via ORG_ID in de meeste transactietabellen, zoals RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Voorbeelden
Bedrijfsvoering VSEMEA-dienstenWereldwijde productie
Dagen openstaande verkoopfacturen
DaysSalesOutstanding
Het aantal dagen tussen het genereren van de factuur en het ontvangen van de betaling.
Beschrijving

Days Sales Outstanding (DSO) is een financiële maatstaf voor de gemiddelde tijd die nodig is om een betaling te innen nadat een factuur is gegenereerd. Dit attribuut wordt voor elke afzonderlijke factuur berekend.

Hoewel de algemene KPI een gemiddelde is, maakt deze waarde per factuur een gerichte analyse mogelijk. Je kunt verdelingen maken, uitschieters vinden en trends in de efficiëntie van het innen van betalingen door de tijd heen analyseren. Het dashboard 'DSO-trend' toont het gemiddelde van dit attribuut in de tijd.

Waarom dit belangrijk is

Meet de efficiëntie van het innen van betalingen op factuurniveau. Het levert de brondata voor trendanalyse en voor het vinden van factoren die samenhangen met een hoge DSO.

Waar je het vindt

Berekend tijdens de datatransformatie. Logica: Timestamp('Klantbetaling ontvangen') - Timestamp('Factuur gegenereerd').

Voorbeelden
304592
Klantnaam
CustomerName
De wettelijke naam van de klant aan wie de factuur is uitgegeven.
Beschrijving

De klantnaam is een leesbare identificatie van de klant. De klant-ID gebruik je voor joins en unieke identificatie, terwijl de naam wordt getoond in rapporten en dashboards.

Daardoor wordt de analyse begrijpelijker. Gebruikers herkennen klantnamen makkelijker dan ID's. Dit is belangrijk voor gebruiksvriendelijke visualisaties, zoals een staafdiagram met de gemiddelde betalingsachterstand per klant.

Waarom dit belangrijk is

Maakt dashboards en rapporten gebruiksvriendelijker. Gebruikers kunnen op een herkenbare naam filteren en groeperen, waardoor analyses toegankelijker worden.

Waar je het vindt

Samengevoegd uit de tabellen HZ_PARTIES en HZ_CUST_ACCOUNTS met de klant-ID uit de factuurkop.

Voorbeelden
Global Corp Inc.Innovate Solutions Ltd.Test Company LLC
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit event voor het laatst uit het bronsysteem is vernieuwd of geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de timestamp van de laatste data-extractie. Het laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is.

Gebruikers gebruiken dit veld om te controleren of dashboards en analyses de meest recente processtatus weergeven. Het helpt verwachtingen over datavertraging te managen en is belangrijke metadata voor elk betrouwbaar datamodel.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten hoe recent de procesanalyse is.

Waar je het vindt

Dit metadata-veld wordt tijdens het ETL-proces voor data-extractie, transformatie en laden aangemaakt en aan elk record toegevoegd.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Land van klant
Country
Het land van het factuuradres van de klant.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het land aan dat bij het factuuradres van de klant hoort. Het voegt een geografische dimensie toe aan de procesanalyse.

Door het proces per land te analyseren, kun je regionale verschillen in betaalgedrag, procesefficiëntie of naleving van lokale regelgeving vinden. In het dashboard 'Inzichten in klantbetaalgedrag' kun je bijvoorbeeld zien of de gemiddelde betalingsachterstand sterk verschilt tussen landen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt geografische analyse van het proces mogelijk. Zo worden regionale verschillen in klantgedrag, de impact van regelgeving en procesprestaties zichtbaar.

Waar je het vindt

Samengevoegd uit de gegevens van de factuurlocatie van de klant in HZ_LOCATIONS en FND_TERRITORIES, gekoppeld via de klantrekeningtabellen.

Voorbeelden
USADuitslandVerenigd Koninkrijk
Op tijd betaald
IsPaidOnTime
Een berekende vlag die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut wordt afgeleid door de timestamp van 'Klantbetaling ontvangen' te vergelijken met de 'Vervaldatum' van de factuur. De waarde is true als de betaling op tijd of eerder is ontvangen en false als de betaling te laat was.

Deze vlag vereenvoudigt het maken van KPI's en dashboards over betaalprestaties. Het is de directe invoer voor de KPI 'Percentage tijdige betalingen'. Ook kun je facturen eenvoudig filteren en segmenteren in de categorieën 'op tijd' en 'te laat' voor verder oorzakenonderzoek.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage tijdige betalingen' en vereenvoudigt analyses door facturen in groepen 'op tijd' en 'te laat' in te delen.

Waar je het vindt

Berekend tijdens de datatransformatie. Logica: IF (Timestamp('Klantbetaling ontvangen') <= Date('Vervaldatum')) THEN true ELSE false.

Voorbeelden
truefalse
Rework
IsRework
Een berekende vlag die aangeeft of de factuur een reworkactiviteit heeft doorlopen, zoals een wijziging of een nieuwe goedkeuring.
Beschrijving

Deze boolean-vlag krijgt de waarde true als de procesflow van een factuur activiteiten bevat die op rework wijzen, zoals 'Factuur gewijzigd' of een tweede event 'Factuur goedgekeurd'. Zo zie je snel welke facturen afwijken van de standaardroute.

Dit attribuut is belangrijk voor KPI's zoals 'Foutpercentage facturen' en 'Percentage handmatige rework'. Analisten kunnen de frequentie van rework eenvoudig meten, deze inefficiënte cases filteren en de oorzaken onderzoeken, zoals gebruikers of afdelingen die vaak bij reworkactiviteiten betrokken zijn.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesinefficiëntie meetbaar door facturen te markeren waarvoor extra, niet-standaardstappen nodig waren. Zo kun je de oorzaken en impact van rework analyseren.

Waar je het vindt

Berekend tijdens de datatransformatie door specifieke activiteitenreeksen binnen een case te herkennen, bijvoorbeeld 'Factuur goedgekeurd' gevolgd door 'Factuur gewijzigd'.

Voorbeelden
truefalse
Valuta
Currency
De valutacode voor de geldbedragen op de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta, zoals USD of EUR, de factuurbedragen zijn uitgedrukt. Het biedt de nodige context voor alle financiële kengetallen.

Bij het analyseren van data uit multinationale bedrijfsvoering is het valuta-attribuut nodig om financiële waarden correct te interpreteren en te vergelijken. Dashboards kunnen dit gebruiken om op valuta te filteren of wisselkoersen toe te passen voor geconsolideerde rapportages.

Waarom dit belangrijk is

Biedt de nodige context voor alle financiële attributen, zodat je financiële data in een omgeving met meerdere valuta correct kunt interpreteren en analyseren.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL, in de kolom INVOICE_CURRENCY_CODE.

Voorbeelden
USDEURGBP
Verkoopordernummer
SalesOrderNumber
De identificatie van de oorspronkelijke verkooporder die tot het aanmaken van de factuur heeft geleid.
Beschrijving

Het verkoopordernummer verwijst rechtstreeks naar het voorafgaande onderdeel 'Order Management' van de Order-to-Cash-cyclus. Het verbindt het facturatieproces met de oorspronkelijke klantorder.

Dit attribuut maakt bredere analyse over meerdere processen mogelijk. Analisten kunnen bijvoorbeeld onderzoeken of bepaalde soorten verkooporders structureel leiden tot factuurbetwistingen of betalingsvertragingen. Het biedt context die verloren gaat wanneer je het facturatieproces los bekijkt.

Waarom dit belangrijk is

Verbindt het facturatieproces met het voorafgaande verkoopproces. Zo kun je Order-to-Cash breder analyseren en oorzaken onderzoeken.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in een referentie- of interface-attribuutveld in de factuurregeltabel RA_CUSTOMER_TRX_LINES_ALL, zoals INTERFACE_LINE_ATTRIBUTE1 of een vergelijkbaar descriptive flexfield.

Voorbeelden
SO-54321601882ORD-2023-9910
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking

Dit zijn de essentiële processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige ontdekking en analyse van je facturatie.
5 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling van klant ontvangen
Een betaling van een klant is als kasontvangst in het systeem ingevoerd. Op dit moment is de betaling mogelijk nog niet aan een specifieke factuur gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO). De tijd tussen het aanmaken van de factuur en het ontvangen van de betaling is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van het incassoproces.

Waar je het vindt

Dit event wordt expliciet met een timestamp vastgelegd wanneer een record wordt aangemaakt in de tabel AR_CASH_RECEIPTS_ALL.

Vastleggen

Het event is de timestamp waarop een record in de tabel AR_CASH_RECEIPTS_ALL is aangemaakt.

Eventtype explicit
Betaling verwerkt en afgestemd
De ontvangen klantbetaling is succesvol gekoppeld aan een of meer specifieke facturen, waardoor het openstaande saldo afneemt. Dit is de afstemming van de betaling met de openstaande schuld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste stap in het betalingsproces en belangrijk voor het meten van de Cash Application Cycle Time. Vertragingen kunnen klantbalansen onjuist weergeven en invloed hebben op kredietbeheer.

Waar je het vindt

Dit event wordt expliciet met een timestamp vastgelegd wanneer een record wordt aangemaakt in de tabel AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL, waarin een kasontvangst aan een transactie wordt gekoppeld.

Vastleggen

Het event is de timestamp van het aanmaken van een record, GL_DATE of APPLY_DATE, in AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS_ALL.

Eventtype explicit
Factuur aangemaakt
Geeft aan dat in het systeem een nieuwe factuurtransactie is aangemaakt. Dit event wordt meestal gestart door het 'Autoinvoice Import Program', dat geleverde verkooporderregels verwerkt, of door handmatige invoer van een factuur in de Receivables-module.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt van het factureringsproces. Door de tijd vanaf dit event tot andere events te analyseren, zie je de totale levenscyclus van de factuur en kun je bottlenecks aan het begin van het proces vinden.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd als de aanmaakdatum van een transactie in de Oracle Receivables-tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL. TRX_DATE of CREATION_DATE kan als event-timestamp worden gebruikt.

Vastleggen

Het event is de timestamp waarop een record in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL is aangemaakt.

Eventtype explicit
Factuur gesloten
De factuur is officieel gesloten. Het saldo is nul door betalingen, creditnota's en/of correcties. Hiermee is de levenscyclus van de factuur succesvol afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindpunt van het proces. De totale doorlooptijd van 'Invoice Generated' tot 'Invoice Closed' is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van de Order to Cash-factureringscyclus.

Waar je het vindt

Afgeleid uit een wijziging van het veld STATUS in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL naar 'CL' (Closed). De datum van de laatste transactie die de sluiting veroorzaakte, kan als timestamp worden gebruikt.

Vastleggen

Afgeleid uit de statuswijziging naar 'CL' in AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, met als timestamp de laatste gerelateerde koppeling.

Eventtype inferred
Factuur naar klant verstuurd
Deze activiteit geeft aan dat de factuur officieel naar de klant is verzonden, op papier of elektronisch. Dit event markeert het begin van de betalingstermijn van de klant.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt voor de doorlooptijd van factuurlevering en de tijd tot betaling. Het helpt je onderscheid te maken tussen interne verwerkingsvertragingen en betaalgedrag van klanten.

Waar je het vindt

Oracle EBS legt dit event niet altijd vast in een standaardveld. Je kunt het afleiden uit de timestamp van het gelijktijdig uitgevoerde programma 'Invoice Print' of uit een aangepaste vlag die bij elektronische levering wordt ingesteld.

Vastleggen

Afgeleid uit de voltooiingsdatum van het factuurprintprogramma of uit aangepaste logica voor elektronische verzending.

Eventtype inferred
Afboeking aangemaakt
Er wordt een correctie gemaakt om het resterende factuursaldo geheel of gedeeltelijk als oninbare vordering af te boeken. Dit gebeurt meestal nadat alle incassomogelijkheden zijn benut.
Waarom dit belangrijk is

Afboekingen betekenen een direct omzetverlies. Door de frequentie en waarde ervan te analyseren, kun je kredietbeleid aanscherpen en de financiële impact van oninbare vorderingen beter begrijpen.

Waar je het vindt

Dit wordt vastgelegd als een specifieke correctietransactie op de factuur. Het event is te vinden in de tabel AR_ADJUSTMENTS_ALL, met een koppeling naar een receivables-activiteitstype dat voor afboekingen is ingericht.

Vastleggen

Het event is het aanmaken van een record in AR_ADJUSTMENTS_ALL met het activiteitstype 'Write-Off'.

Eventtype explicit
Betaling teruggedraaid
Geeft aan dat een eerder ontvangen klantbetaling is teruggedraaid. Dit gebeurt meestal door onvoldoende saldo (NSF) of andere fouten bij de bankverwerking.
Waarom dit belangrijk is

Teruggedraaide betalingen verstoren cashflowprognoses en vragen extra administratief werk. Door deze events te volgen, kun je problematische klanten of betaalmethoden herkennen.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete handeling in Oracle Receivables. Bij een terugboeking worden records aangemaakt in AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL met een status die de terugboeking aangeeft, zoals 'REVERSED'.

Vastleggen

Herkenbaar aan een statuswijziging naar 'REVERSED' in de tabel AR_CASH_RECEIPT_HISTORY_ALL.

Eventtype explicit
Betalingsherinnering verstuurd
Er is een aanmaning of herinnering naar de klant verstuurd over een achterstallige factuur. Dit is een belangrijke activiteit in het incassoproces.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te volgen, kun je de effectiviteit van incassostrategieën meten. Je kunt analyseren hoeveel klanten vóór en na een herinnering betalen.

Waar je het vindt

Als Oracle Advanced Collections wordt gebruikt, wordt het versturen van een aanmaning als een expliciet event vastgelegd. Zonder deze module gebeurt de activiteit vaak buiten het systeem en is deze mogelijk niet betrouwbaar te volgen.

Vastleggen

Vastgelegd als een Dunning Correspondence-event in de Oracle Advanced Collections-module.

Eventtype explicit
Creditnota aangemaakt
Er wordt een creditnotatransactie aangemaakt die vaak aan een bestaande factuur wordt gekoppeld om een factureringsfout of retour te corrigeren. Dit is een afzonderlijke maar gerelateerde transactie binnen Accounts Receivable.
Waarom dit belangrijk is

Veel creditnota's wijzen op problemen eerder in de keten, bijvoorbeeld bij orderafhandeling, prijsstelling of de juistheid van de oorspronkelijke factuur. Analyse van deze events is belangrijk om de oorzaken van omzetverlies en klantontevredenheid te vinden.

Waar je het vindt

Wordt vastgelegd als een nieuwe transactie in RA_CUSTOMER_TRX_ALL, waarbij CUST_TRX_TYPE_ID verwijst naar een type met de klasse 'CM' (Credit Memo). Het veld PREVIOUS_CUSTOMER_TRX_ID verwijst terug naar de oorspronkelijke factuur.

Vastleggen

Het event is het aanmaken van een record in RA_CUSTOMER_TRX_ALL met een transactietype voor een creditnota.

Eventtype explicit
Factuur gewijzigd
Geeft aan dat een bestaande, onvolledige factuur is bijgewerkt of gecorrigeerd. Het kan gaan om wijzigingen in factuurregels, bedragen of factuurgegevens voordat de factuur wordt afgerond of verzonden.
Waarom dit belangrijk is

Veel wijzigingen wijzen op inefficiënties in het proces, problemen met de datakwaliteit of gebruikersfouten. Door deze activiteit te analyseren, kun je herstelwerk en de impact ervan op doorlooptijden meten. Dit ondersteunt KPI's zoals 'Invoice Error Rate'.

Waar je het vindt

Je kunt dit afleiden door CREATION_DATE te vergelijken met LAST_UPDATE_DATE in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL voor onvolledige facturen. Als auditing is ingeschakeld, kun je wijzigingen explicieter volgen.

Vastleggen

Afgeleid door updates via LAST_UPDATE_DATE in de tabel RA_CUSTOMER_TRX_ALL te volgen.

Eventtype inferred
Factuur goedgekeurd
Dit is de formele interne goedkeuring van een handmatig ingevoerde of gecontroleerde factuur voordat deze naar de klant wordt verstuurd. De activiteit kan onderdeel zijn van een geconfigureerde Oracle Workflow of van een handmatige statuswijziging.
Waarom dit belangrijk is

Het meten van de goedkeuringstijd is belangrijk voor de KPI 'Invoice Approval Cycle Time'. Vertragingen op dit punt stellen de facturering aan klanten rechtstreeks uit en verlengen de totale cashconversiecyclus.

Waar je het vindt

Dit is vaak afhankelijk van de configuratie. Je kunt het afleiden uit statuswijzigingen in workflowtabellen, zoals WF_ITEM_ACTIVITY_STATUSES, of mogelijk uit een descriptive flexfield op de factuurtransactie in RA_CUSTOMER_TRX_ALL.

Vastleggen

Afgeleid uit statuswijzigingen in workflowtabellen of aangepaste statusvelden.

Eventtype inferred
Geschil ingediend
De klant heeft de factuur formeel betwist. Daardoor worden incassoactiviteiten opgeschort totdat het geschil is opgelost. Dit wordt vaak beheerd in Oracle Advanced Collections of via handmatige statuswijzigingen.
Waarom dit belangrijk is

Geschillen hebben direct invloed op de cashflow doordat betalingen worden uitgesteld. Door de frequentie en oplostijd te volgen, kun je terugkerende problemen met producten, diensten of factureringsnauwkeurigheid vinden.

Waar je het vindt

Als Oracle Advanced Collections wordt gebruikt, is dit een expliciete transactie. Anders kun je het afleiden uit een specifieke status 'dispute' of een blokkering die in AR op de factuur is toegepast.

Vastleggen

Vastgelegd als een transactie in Oracle Advanced Collections of afgeleid uit een statuswijziging op de factuur.

Eventtype explicit
Vervaldatum van betaling bereikt
Een berekend event dat de dag markeert waarop de factuur volgens de betalingstermijnen vervalt. Dit event komt niet overeen met een handeling van een gebruiker of systeem, maar is wel een belangrijk tijdsmoment.
Waarom dit belangrijk is

Dit event is belangrijk voor het berekenen van tijdige betalingen en het analyseren van betaalgedrag van klanten. Het vormt de basis om te bepalen of een betaling te vroeg, op tijd of te laat is.

Waar je het vindt

Dit wordt niet als event vastgelegd. Je berekent het door de systeemdatum te vergelijken met het veld TERM_DUE_DATE in de tabel AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL voor de betreffende factuur.

Vastleggen

Afgeleid door de huidige timestamp te vergelijken met AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.TERM_DUE_DATE.

Eventtype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Oracle E-Business Suite

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template als startpunt voor je process mining-traject voor Order to Cash, facturatie en factuurverwerking. Ontdek vandaag nog waar je proces beter kan en werk efficiënter.

Versnel je Order to Cash-facturatie en factuurverwerking vandaag nog

Verkort je facturatiecyclus met 30% en zet betalingen sneller om in cash.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in een paar minuten klaar met de installatie.