Datatemplate voor Record to Report: periodeafsluiting en afstemming

Dit attribuut beschrijft één stap of mijlpaal in het record-to-report-proces, zoals 'Reconciliatie voorbereid' of 'Correctiejournaal geboekt'. De gebeurtenissen worden op tijd gesorteerd om de processtroom voor elke financiële periode te reconstrueren.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, zie je hoe het proces werkelijk verloopt, waar het afwijkt van de standaardprocedure en waar bottlenecks ontstaan. Dit attribuut vormt de basis voor de proceskaart en de berekening van belangrijke prestatie-indicatoren.

Dit vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk om de processtroom, varianten en uitzonderingen te visualiseren en analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, taakstatussen of auditsporen in verschillende BlackLine-modules, zoals Tasks, Journals en Account Reconciliations.

De financiële periode groepeert alle activiteiten voor het afsluiten en reconciliëren van rekeningen binnen die rapportagecyclus. '2023-01' staat bijvoorbeeld voor alle afsluitactiviteiten in januari 2023.

Bij process mining is dit attribuut nodig om de totale duur van het afsluitproces te analyseren. Je kunt doorlooptijden van verschillende perioden vergelijken en zo trends, seizoensinvloeden en de effecten van procesverbeteringen in de loop van de tijd herkennen.

Dit is de belangrijkste identificatiecode die alle gerelateerde afsluit- en reconciliatieactiviteiten met elkaar verbindt. Zo krijg je een volledig beeld van de processtroom en prestaties per periode.

Dit wordt meestal afgeleid uit de rapportageperiode in de modules Period Close of Reconciliation van BlackLine. De waarde kan bestaan uit een combinatie van jaar- en maandvelden.

EventTime geeft de precieze datum en tijd aan waarop een specifieke stap in het afsluitproces is begonnen. Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om voor elke case het chronologische event log op te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdgerelateerde metrieken, zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden. Die helpen vertragingen en inefficiënties op te sporen.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, de processtroom in kaart te brengen en alle prestatiemetrieken op basis van duur te berekenen.

Dit komt overeen met de aanmaakdatum, startdatum of timestamp van een statuswijziging in taak-, reconciliatie- of journaalpostrecords van BlackLine.

Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komen. In deze weergave is dat altijd 'BlackLine'. Bij analyses met meerdere systemen helpt het om databronnen van elkaar te onderscheiden.

Bij analyses van meerdere systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te begrijpen en prestaties per systeem te vergelijken. Ook in een weergave van één systeem geeft het nuttige context voor datagovernance en beheer.

Dit geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Die informatie is nodig voor datagovernance, validatie en koppelingen met andere systemen.

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de bron van de records aan te geven.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo weet je hoe actueel de data in de analyse zijn en hoe recent de procesinzichten zijn.

Dit helpt gebruikers van dashboards om te beoordelen hoe actueel de analyse is. Het geeft duidelijkheid over wat ze kunnen verwachten en bevestigt dat beslissingen op basis van recente data worden genomen.

Dit laat zien hoe recent de data zijn. Dat is belangrijk om op tijd relevante bedrijfsbeslissingen te nemen op basis van de analyse.

Deze timestamp wordt aangemaakt en opgeslagen tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft aan welke bedrijfseenheid, zoals 'Corporate Accounting' of 'Internal Audit', verantwoordelijk is voor een activiteit. Deze informatie komt vaak uit gebruikersprofielen of uit de aard van de taak.

Met deze dimensie kun je de procesprestaties van verschillende onderdelen van de organisatie vergelijken. Je ziet welke afdelingen efficiënt werken, waar tijdens de afsluitperiode extra capaciteit nodig is en waar overdrachten tussen afdelingen vertraging veroorzaken.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende bedrijfseenheden vergelijken. Het attribuut is ook belangrijk voor analyses van de werkverdeling en bottlenecks per afdeling.

Deze informatie kan afkomstig zijn uit gebruikersprofieldata die aan ResponsibleUser zijn gekoppeld, of uit eigenschappen van de taak of grootboekrekening in BlackLine of een gekoppeld ERP-systeem.

De bedrijfscode staat voor een specifieke juridische entiteit binnen de organisatie. Financiële afsluitactiviteiten worden vaak per bedrijfscode uitgevoerd voordat de resultaten worden geconsolideerd.

Dit attribuut is belangrijk om het afsluitproces per entiteit te analyseren. Je kunt de prestaties van verschillende juridische entiteiten vergelijken. Dat is vooral nuttig bij de analyse van de doorlooptijd van intercompany-afstemmingen. Zo zie je welke entiteiten de meest complexe of inefficiënte afsluitprocessen hebben.

Je kunt de procesanalyse per juridische entiteit uitsplitsen. Zo spoor je knelpunten en prestatieproblemen op die specifiek zijn voor een entiteit.

In BlackLine en het bronsysteem (ERP) is dit meestal een standaardveld bij financiële transacties, zoals journaalposten en afstemmingen.

EventEndTime geeft de precieze datum en tijd aan waarop een specifieke taak is afgerond. Samen met StartTime wordt deze waarde gebruikt om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

Bij analyses is EndTime nodig om te berekenen hoelang elke stap duurt. Zo zie je welke activiteiten de meeste tijd kosten in het totale proces. Dat vormt de basis voor bottleneckanalyse en beoordelingen van de inzet van mensen.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen. Dat is nodig om bottlenecks op te sporen en de efficiëntie van de bedrijfsvoering te meten.

Dit komt overeen met de afrondingsdatum, de datum waarop een record voor het laatst is gewijzigd of een specifieke timestamp van een statuswijziging in taak-, reconciliatie- of journaalrecords van BlackLine.

Dit attribuut geeft aan welke rekening uit het rekeningschema wordt afgestemd of aangepast. Het geeft de procesactiviteiten een duidelijke financiële context.

Analyse per grootboekrekening is belangrijk voor het dashboard met trends in handmatige journaalaanpassingen. Zo zie je voor welke rekeningen de meeste handmatige aanpassingen nodig zijn. Je kunt er ook herstelwerk mee opsporen, bijvoorbeeld wanneer dezelfde rekening in één periode meerdere keren wordt aangepast of afgestemd.

Dit geeft financiële context en helpt je te zien welke rekeningen gevoelig zijn voor fouten, vaak worden aangepast of de afsluiting vertragen.

Dit is een belangrijk veld in de modules Account Reconciliations en Journal Entry van BlackLine.

Dit attribuut legt de status van een reconciliatie op een bepaald moment vast, bijvoorbeeld 'Not Started', 'In Progress', 'Certified' of 'Rejected'. Zo zie je de voortgang en uitkomst van afzonderlijke reconciliaties.

Analyse op basis van status is nodig voor het dashboard met de verdeling van reconciliatiestatussen. Managers zien zo snel hoeveel reconciliaties nog openstaan, zijn afgerond of aandacht nodig hebben. Door statusovergangen te volgen, kun je herstelwerk en vertragingen in de beoordelings- en goedkeuringscyclus opsporen.

Dit geeft een helder beeld van de voortgang en uitkomsten van reconciliaties. Zo kun je achterstanden opsporen en controleren of procedures worden nageleefd.

Rechtstreeks beschikbaar in het statusveld van records in de module BlackLine Account Reconciliations.

Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk is voor een specifieke taak, zoals het voorbereiden van een reconciliatie of het boeken van een journaalpost. De waarde kan een gebruikersnaam, personeelsnummer of e-mailadres zijn.

Analyse op basis van de verantwoordelijke gebruiker helpt je de werkverdeling, individuele prestaties en trainingsbehoeften te begrijpen. Je ziet wie goed presteert, of het werk eerlijk is verdeeld en waar herstelwerk of fouten het vaakst voorkomen.

Dit attribuut is nodig om de werkverdeling te analyseren, bottlenecks bij specifieke gebruikersgroepen op te sporen en te beoordelen hoe teams presteren.

Te vinden in velden zoals 'Assigned To', 'Completed By', 'Preparer', 'Certifier' of 'Approver' in BlackLine-modules.

De afstemmings-ID is een unieke sleutel voor elke afstemming van een specifieke grootboekrekening binnen een financiële periode. Zo kun je elke afstemming afzonderlijk volgen.

Met deze ID kun je afstemmingen voor dezelfde rekening van elkaar onderscheiden. De ID is handig als je een specifieke afstemming nader wilt bekijken, problemen onderzoekt of de status en geschiedenis van een item wilt volgen.

Met deze unieke sleutel kun je afzonderlijke afstemmingen volgen en specifieke probleemgebieden nader analyseren.

Dit is een unieke, door het systeem gegenereerde identificatiecode voor elke afstemmingsregistratie in de module Account Reconciliations van BlackLine.

Dit attribuut legt de financiële impact van een handmatige aanpassing vast. Het bedrag kan als één waarde of als afzonderlijke debet- en creditbedragen worden weergegeven.

Door naast het aantal ook de waarde van aanpassingen te analyseren, krijg je een vollediger beeld van hun impact. Grote of frequente aanpassingen voor specifieke rekeningen of afdelingen kunnen wijzen op materiële risico’s voor de financiële rapportage of op ernstige problemen eerder in het proces die aandacht vragen.

Dit maakt de financiële impact van handmatige aanpassingen meetbaar. Zo kun je onderzoeken met grote bedragen voorrang geven.

Beschikbaar in de bedragvelden van de module Journals van BlackLine.

Dit attribuut geeft de officiële deadline voor het afronden van het periodeafsluitingsproces aan. De datum dient als referentie voor de werkelijke afrondingstijd.

Deze datum is nodig om de KPI ‘Percentage periodeafsluitingen op tijd’ te berekenen. Door de timestamp van de activiteit ‘Periode afgesloten’ te vergelijken met deze streefdatum, zie je welke perioden te laat zijn afgesloten en hoe groot de vertraging was. Dat is belangrijk voor compliance en rapportages.

Dit is de referentie om te meten of de afsluiting op tijd is afgerond. De datum is nodig voor compliance-KPI’s, zoals het percentage periodeafsluitingen op tijd.

Deze datum wordt meestal ingesteld in de kalender voor periodeafsluitingen of bij de taakinstellingen in BlackLine.

Deze vlag maakt onderscheid tussen taken die het systeem automatisch uitvoert, zoals het automatisch certificeren van afstemmingen met een laag risico, en taken die een gebruiker handmatig uitvoert. Zo zie je in hoeverre het afsluitproces is geautomatiseerd.

Met dit attribuut kun je het effect van automatiseringsinitiatieven meten. Je kunt de snelheid en consistentie van automatische en handmatige taken vergelijken en zien welke handmatige taken mogelijk verder geautomatiseerd kunnen worden om efficiënter te werken en menselijke fouten te beperken.

Je kunt hiermee meten in hoeverre het proces is geautomatiseerd en zien welke handmatige taken je mogelijk kunt automatiseren om efficiënter te werken.

Je kunt dit afleiden door te controleren of ResponsibleUser een systeem- of serviceaccount is, of door specifieke vlaggen in de taakeigenschappen van BlackLine te gebruiken.

Deze vlag krijgt de waarde true voor activiteiten die laten zien dat stappen in het proces onnodig worden herhaald. Als bijvoorbeeld de gebeurtenis ‘Afstemming afgewezen’ wordt gevolgd door een nieuwe gebeurtenis ‘Afstemming voorbereid’ voor dezelfde afstemming, wordt dit als herstelwerk aangemerkt.

Door herstelwerk op te sporen, zie je waar het proces inefficiënt verloopt of de kwaliteit tekortschiet. De KPI ‘Percentage afstemmingen met herstelwerk’ wordt op basis van dit attribuut berekend. Zo zie je waar werk niet in één keer goed gaat en leidt tot extra inspanning en vertraging.

Dit markeert inefficiënte proceslussen en herhaald werk. Zo kun je verspilde inspanning meten en de oorzaken van kwaliteitsproblemen opsporen.

Dit wordt meestal berekend met algoritmen van de process mining-tool. Die herkennen herhaalde reeksen activiteiten binnen dezelfde case, vaak met dezelfde ReconciliationId of GLAccount.

De journaal-ID is een unieke sleutel voor elke handmatige correctiejournaalpost die in BlackLine wordt aangemaakt en geboekt. Zo kun je elke journaalpost volgen, van aanmaak tot boeking.

Deze ID is nodig voor het dashboard met trends in handmatige journaalaanpassingen. Je kunt er het precieze aantal handmatige aanpassingen mee tellen en specifieke journaalposten nader bekijken. Die kunnen wijzen op onderliggende problemen met de data of het proces.

Deze ID maakt elke handmatige journaalpost uniek. Zo kun je aanpassingen tellen en de oorzaak van een groot aantal aanpassingen onderzoeken.

Dit is een unieke, door het systeem gegenereerde identificatiecode voor elke journaalpost in de module Journals van BlackLine.

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de werkelijke afrondingstijd van de activiteit ‘Periode afgesloten’ te vergelijken met TargetCompletionDate voor die financiële periode. Het geeft duidelijk aan of de deadline is gehaald.

Deze vlag vormt de basis voor de KPI ‘Percentage periodeafsluitingen op tijd’. Je kunt perioden die op tijd of te laat zijn afgerond eenvoudig filteren en weergeven. Zo zie je snel welke perioden de deadline niet hebben gehaald en verder onderzoek vragen.

Je ziet hiermee meteen welke cases de deadline niet hebben gehaald. Dat maakt prestatiemetingen eenvoudiger en ondersteunt compliance- en SLA-rapportages.

Berekend door de timestamp van de laatste activiteit ‘Periode afgesloten’ te vergelijken met het attribuut TargetCompletionDate. Dit gebeurt in de process mining-tool.

Dit attribuut geeft aan welk type afstemming wordt uitgevoerd. Dat is belangrijk omdat de complexiteit, risico’s en verwachte doorlooptijd per type kunnen verschillen.

Met dit attribuut kun je de analyse uitsplitsen en de prestaties en uitdagingen van verschillende afstemmingscategorieën vergelijken. Zo kun je bijvoorbeeld nagaan of intercompany-afstemmingen veel langer duren dan standaardafstemmingen van balansrekeningen.

Je kunt de analyse uitsplitsen naar afstemmingscategorie. De complexiteit en risico’s verschillen vaak per categorie.

Je kunt dit afleiden uit de eigenschappen van de grootboekrekening of de instellingen van de afstemmingstemplate in BlackLine.

Dit attribuut geeft de valuta van AdjustmentAmount aan. In internationale organisaties kunnen journaalposten in verschillende lokale valuta’s staan.

Valuta is nodig om financiële bedragen goed te kunnen interpreteren. Je kunt bedragen hiermee correct optellen en vergelijken. Voor rapportages moeten ze vaak eerst worden omgerekend naar een standaardvaluta.

Dit geeft context aan geldbedragen, zodat je ze goed kunt interpreteren en voor rapportages naar de juiste valuta kunt omrekenen.

Dit staat meestal naast de bedragvelden in de module Journals van BlackLine of bij de eigenschappen van de bijbehorende bedrijfscode.