Jouw datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Dit attribuut beschrijft één stap of mijlpaal in het Record to Report-proces, zoals 'Reconciliation Prepared' of 'Adjusting Journal Posted'. Deze events worden chronologisch geordend om de procesflow voor elke financiële periode te reconstrueren.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, zie je het werkelijke procespad, afwijkingen van de standaardprocedure en bottlenecks waar het proces vastloopt. Dit vormt de basis voor het maken van de procesmap en het berekenen van belangrijke prestatie-indicatoren.

Dit vormt de ruggengraat van de procesmap en maakt het mogelijk om procesflow, varianten en uitzonderingen te visualiseren en analyseren.

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, taakstatussen of audittrails in verschillende BlackLine-modules, zoals Tasks, Journals en Account Reconciliations.

De financiële periode groepeert alle activiteiten voor het afsluiten en reconciliëren van accounts binnen die specifieke rapportagecyclus. '2023-01' staat bijvoorbeeld voor alle afsluitingsactiviteiten voor januari 2023.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het analyseren van de end-to-end-doorlooptijd van het afsluitingsproces. Je kunt doorlooptijden uit verschillende perioden vergelijken en zo trends, seizoensvariaties en het effect van procesverbeteringen in de tijd identificeren.

Dit is de belangrijkste identificatie die alle gerelateerde afsluitings- en reconciliatieactiviteiten met elkaar verbindt. Zo krijg je een compleet beeld van de procesflow en prestaties van elke periode.

Dit wordt meestal afgeleid uit de rapportageperiode binnen de Period Close- of Reconciliation-modules van BlackLine. Het kan een combinatie zijn van jaar- en maandvelden.

EventTime geeft de exacte datum en tijd waarop een specifieke stap in het afsluitingsproces is begonnen. Deze timestamp is belangrijk om events in de juiste volgorde te zetten en de duur tussen verschillende processtappen te berekenen.

In analyses gebruik je dit attribuut om voor elke case het chronologische event log op te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdgerelateerde metingen, zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden. Die zijn nodig om vertragingen en inefficiënties te identificeren.

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het ontdekken van de procesflow en het berekenen van alle prestatiemaatstaven op basis van doorlooptijd.

Dit komt overeen met de aanmaakdatum, startdatum of timestamp van een statuswijziging in taak-, reconciliatie- of journaalrecords van BlackLine.

Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In deze weergave is de waarde altijd 'BlackLine'. In een bredere context met meerdere systemen helpt het om databronnen van elkaar te onderscheiden.

Bij analyses over meerdere systemen is dit veld belangrijk om de herkomst van data te begrijpen en prestaties per systeem te vergelijken. Ook in een weergave met één systeem geeft het waardevolle context voor datagovernance en beheer.

Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat is nodig voor datagovernance, validatie en integratie met andere systemen.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de bron van de records te labelen.

Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo zie je hoe actueel de data voor de analyse is.

Dit is belangrijk voor gebruikers van dashboards, zodat zij weten hoe recent de analyse is. Het helpt verwachtingen te managen en bevestigt dat beslissingen op voldoende recente data worden gebaseerd.

Het laat gebruikers zien hoe recent de data is. Dat is belangrijk om op tijd relevante bedrijfsbeslissingen te nemen op basis van de analyse.

Deze timestamp wordt gegenereerd en opgeslagen tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

Het attribuut Department geeft de bedrijfseenheid aan, zoals 'Corporate Accounting' of 'Internal Audit', die verantwoordelijk is voor een activiteit. Deze informatie wordt vaak afgeleid uit gebruikersprofielen of uit de aard van de taak.

Deze dimensie is waardevol om procesprestaties in verschillende delen van de organisatie te vergelijken. Je ziet welke afdelingen het efficiëntst werken, waar tijdens de afsluitingsperiode extra capaciteit nodig is en waar overdrachten tussen afdelingen vertraging veroorzaken.

Hiermee kun je prestaties tussen verschillende bedrijfseenheden vergelijken. Het is belangrijk voor analyses van werkdruk en bottlenecks op afdelingsniveau.

Deze informatie kan afkomstig zijn uit gebruikersprofieldata die aan ResponsibleUser is gekoppeld, of uit eigenschappen van de taak of grootboekrekening zelf in BlackLine of een gekoppeld ERP-systeem.

De bedrijfscode staat voor een specifieke juridische entiteit binnen de organisatie. Financiële afsluitingsactiviteiten worden vaak per bedrijfscode uitgevoerd en daarna geconsolideerd.

Dit attribuut is belangrijk voor analyse van het afsluitingsproces op entiteitsniveau. Je kunt prestaties van verschillende juridische entiteiten vergelijken. Dat is vooral relevant voor de analyse van Intercompany Reconciliation Duration. Zo zie je welke entiteiten de meest complexe of inefficiënte afsluitingsprocessen hebben.

Hiermee kun je het proces per juridische entiteit analyseren. Dat is belangrijk om bottlenecks en prestatieproblemen per entiteit te identificeren.

Beschikbaar als standaardveld bij de meeste financiële transacties, waaronder journaalposten en reconciliaties, in BlackLine en het bronsysteem-ERP.

EventEndTime geeft de exacte datum en tijd waarop een specifieke taak is afgerond. In combinatie met StartTime gebruik je dit om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

In analyses is EndTime belangrijk om te berekenen hoe lang elke stap duurt. Zo zie je welke activiteiten binnen het totale proces de meeste tijd kosten. Dat vormt de basis voor bottleneckanalyse en beoordelingen van de capaciteitsverdeling.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen. Dat is de basis voor het identificeren van bottlenecks en het meten van efficiëntie in de bedrijfsvoering.

Dit komt overeen met de voltooiingsdatum, datum van laatste wijziging of een specifieke timestamp van een statuswijziging in taak-, reconciliatie- of journaalrecords van BlackLine.

Dit attribuut identificeert de specifieke rekening uit het rekeningschema die wordt gereconcilieerd of aangepast. Het geeft financiële context aan de procesactiviteiten.

Analyse op GL Account is belangrijk voor het Manual Journal Adjustment Trends-dashboard. Je ziet daarmee welke rekeningen de meeste handmatige interventie nodig hebben. Je gebruikt het ook om herstelwerk te detecteren, bijvoorbeeld wanneer binnen één periode meerdere aanpassingen of reconciliatiepogingen voor dezelfde rekening plaatsvinden.

Het geeft financiële context en helpt vaststellen welke rekeningen gevoelig zijn voor fouten, vaak aanpassingen nodig hebben of vertraging veroorzaken in de afsluiting.

Dit is een belangrijk veld in de Account Reconciliations- en Journal Entry-modules van BlackLine.

Dit attribuut legt de status van een reconciliatie op een specifiek moment vast, bijvoorbeeld 'Not Started', 'In Progress', 'Certified' of 'Rejected'. Het geeft een momentopname van de voortgang en uitkomst van afzonderlijke reconciliaties.

Analyse op status is essentieel voor het Reconciliation Status Breakdown-dashboard. Managers zien zo snel hoeveel reconciliaties nog openstaan, zijn afgerond of aandacht nodig hebben. Door statusovergangen te volgen, identificeer je herstelrondes en vertragingen in de beoordelings- en goedkeuringscyclus.

Het geeft een helder beeld van de voortgang en uitkomsten van reconciliaties. Zo kun je achterstanden identificeren en naleving van procedures volgen.

Rechtstreeks beschikbaar in het statusveld van records in de BlackLine Account Reconciliations-module.

Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak, zoals het voorbereiden van een reconciliatie of het boeken van een journaalpost. Het kan een gebruikersnaam, medewerkers-ID of e-mailadres zijn.

Door data per verantwoordelijke gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de werkverdeling, individuele prestaties en trainingsbehoeften. Je ziet wie goed presteert, of het werk evenwichtig is verdeeld en waar herstelwerk of fouten het vaakst voorkomen.

Dit is nodig voor analyses van de werkverdeling, het identificeren van bottlenecks die door specifieke gebruikersgroepen worden veroorzaakt en het beoordelen van teamprestaties.

Je vindt dit in velden zoals 'Assigned To', 'Completed By', 'Preparer', 'Certifier' of 'Approver' binnen BlackLine-modules.

Dit attribuut legt de financiële impact van een handmatige correctie vast. Het kan als één waarde worden weergegeven of als afzonderlijke debet- en creditbedragen.

Door naast het aantal ook de waarde van correcties te analyseren, krijg je een vollediger beeld van hun betekenis. Grote of frequente correcties voor specifieke rekeningen of afdelingen kunnen wijzen op materiële risico's voor de financiële rapportage of op belangrijke problemen in eerdere processtappen die moeten worden aangepakt.

Het maakt de financiële impact van handmatige correcties meetbaar. Zo kun je onderzoeken prioriteren op basis van gebieden met wijzigingen van hoge waarde.

Beschikbaar in bedragvelden binnen de module Journals van BlackLine.

Dit attribuut staat voor de officiële deadline voor het afronden van het periodeafsluitingsproces. Het dient als referentiepunt waartegen de werkelijke afrondingstijd wordt gemeten.

Deze datum is essentieel voor het berekenen van de KPI 'Op tijd afgesloten perioden'. Door de werkelijke voltooiingstimestamp van de activiteit 'Periode afgesloten' met deze streefdatum te vergelijken, kan de analyse te late perioden signaleren en de omvang van de vertraging meten. Dat is belangrijk voor compliance en rapportage.

Dit is de referentie voor het meten van prestaties op tijd en is essentieel voor het berekenen van compliance-KPI's, zoals 'Op tijd afgesloten perioden'.

Deze datum wordt meestal ingesteld in de kalender voor periodeafsluiting of in de instellingen voor taakbeheer binnen BlackLine.

Deze vlag krijgt de waarde true voor activiteiten die aangeven dat processtappen onnodig worden herhaald. Als bijvoorbeeld na een gebeurtenis 'Reconciliatie afgewezen' opnieuw 'Reconciliatie voorbereid' volgt voor dezelfde reconciliatie, wordt dit als herwerk gemarkeerd.

Door herwerk te identificeren, breng je procesinefficiënties en kwaliteitsproblemen aan het licht. De KPI 'Herwerkpercentage reconciliaties' wordt op basis van dit attribuut berekend. Zo zie je waar werk niet in één keer goed wordt uitgevoerd, wat leidt tot verspilde inspanning en vertraging.

Het signaleert inefficiënte proceslussen en herhaald werk. Zo kun je verspilde inspanning kwantificeren en de oorzaken van kwaliteitsproblemen vinden.

Dit wordt meestal berekend door de algoritmen van de process mining-tool. Die detecteren herhaalde reeksen activiteiten binnen dezelfde case, vaak met dezelfde ReconciliationId of GLAccount.

Deze vlag maakt onderscheid tussen taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals automatische certificering van reconciliaties met een laag risico, en taken die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd. Dat is belangrijk om het automatiseringsniveau van het afsluitingsproces te begrijpen.

Met dit attribuut kun je de impact van automatiseringsinitiatieven meten. Je kunt de snelheid en consistentie van geautomatiseerde en handmatige taken vergelijken en mogelijkheden voor verdere automatisering vinden om efficiënter te werken en menselijke fouten te verminderen.

Het helpt je het automatiseringsniveau van het proces te meten en mogelijkheden te vinden om handmatige taken te automatiseren. Zo verhoog je de efficiëntie.

Dit kan worden afgeleid door te controleren of ResponsibleUser een systeem- of serviceaccount is, of aan de hand van specifieke vlaggen in de taakeigenschappen van BlackLine.

De Journaal-ID is een unieke sleutel voor elke handmatige correctiejournaalpost die in BlackLine wordt aangemaakt en geboekt. Zo kan elk journaal afzonderlijk worden gevolgd, van aanmaak tot boeking.

Deze ID is essentieel voor het dashboard voor trends in handmatige journaalcorrecties. Je kunt er het precieze aantal handmatige correcties mee tellen en inzoomen op specifieke boekingen die kunnen wijzen op onderliggende data- of procesproblemen.

De ID identificeert elke handmatige journaalpost uniek. Dat is belangrijk om correcties te tellen en de oorzaak van grote aantallen correcties te onderzoeken.

Dit is een door het systeem gegenereerde unieke identificatie voor elke boeking in de module Journals van BlackLine.

Dit boolean-attribuut wordt afgeleid door de werkelijke voltooiingstijd van de activiteit 'Periode afgesloten' te vergelijken met 'TargetCompletionDate' voor die financiële periode. Het geeft een eenvoudige, duidelijke indicatie van het naleven van deadlines.

Deze vlag vormt de basis voor het berekenen van de KPI 'Op tijd afgesloten perioden'. Je kunt hiermee eenvoudig op tijd afgeronde en te late perioden filteren en visualiseren. Zo zie je snel welke perioden hun deadline niet hebben gehaald en verder onderzoek nodig hebben.

Dit maakt het volgen van prestaties eenvoudiger door duidelijk aan te geven welke cases deadlines niet hebben gehaald. Daarmee ondersteunt het compliance- en SLA-rapportage.

Wordt berekend door de timestamp van de laatste activiteit 'Periode afgesloten' te vergelijken met het attribuut 'TargetCompletionDate'. Dit gebeurt in de process mining-tool.

De Reconciliatie-ID is een unieke sleutel die wordt toegewezen aan elke reconciliatie voor een specifieke grootboekrekening binnen een financiële periode. Zo kun je het verloop van elke afzonderlijke reconciliatie nauwkeurig volgen.

In de analyse helpt deze ID om verschillende reconciliaties voor dezelfde rekening in de loop van de tijd van elkaar te onderscheiden. De ID is belangrijk voor gedetailleerde drill-downs, het onderzoeken van specifieke problemen en het nauwkeurig volgen van de status en geschiedenis van elk item.

De ID biedt een unieke sleutel om afzonderlijke reconciliatie-items te volgen. Zo kun je specifieke probleemgebieden gedetailleerd analyseren en daarop inzoomen.

Dit is een door het systeem gegenereerde unieke identificatie voor elk reconciliatierecord in de module Account Reconciliations van BlackLine.

Dit attribuut classificeert het type reconciliatie dat wordt uitgevoerd. Dat is belangrijk omdat verschillende typen reconciliaties kunnen verschillen in complexiteit, risico en verwachte doorlooptijd.

Met dit attribuut kun je de analyse segmenteren en de prestaties en uitdagingen van verschillende reconciliatiecategorieën vergelijken. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen of intercompany-reconciliaties aanzienlijk langer duren dan standaardreconciliaties van balansrekeningen.

Hiermee kun je verschillende reconciliatiecategorieën afzonderlijk analyseren. Die hebben vaak een verschillend niveau van complexiteit en risico.

Dit kan worden afgeleid uit de eigenschappen van de grootboekrekening of uit de instellingen van de reconciliatietemplate in BlackLine.

Dit attribuut geeft de valuta van AdjustmentAmount aan. In multinationale organisaties kunnen journaalposten in verschillende lokale valuta staan.

Valuta is noodzakelijke context voor elk financieel bedrag. Zo worden geldwaarden correct geïnterpreteerd en kun je ze goed optellen en vergelijken. Vaak moeten bedragen daarvoor worden omgerekend naar een standaardrapportagevaluta.

Biedt noodzakelijke context bij geldwaarden. Zo worden bedragen correct geïnterpreteerd en kun je ze voor rapportage goed omrekenen.

Meestal te vinden naast bedragvelden in de module Journals van BlackLine of bij de eigenschappen van de bijbehorende Company Code.