Datatemplate voor werving en talentacquisitie

Dit attribuut beschrijft een specifieke gebeurtenis of fase in de wervingscyclus, zoals 'Sollicitatie ontvangen', 'Interview ingepland' of 'Aanbod verstuurd'. Elke vastgelegde activiteit geeft aan wanneer de sollicitatiestatus veranderde of een belangrijke actie plaatsvond.

Bij process mining vormt de volgorde van activiteiten de basis voor de proceskaart. Analisten kunnen hiermee het werkelijke verloop van het wervingsproces bekijken, veelvoorkomende routes ontdekken en afwijkingen van de standaardprocedure vinden. Door activiteiten te analyseren, krijg je zicht op de wervingsfunnel, zie je waar kandidaten afhaken en meet je de tijd die elke fase in beslag neemt.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de wervingsfunnel in beeld brengen en bottlenecks of afwijkingen vinden.

Te vinden in event logs, statuswijzigingen of activiteitengeschiedenis van sollicitaties.

De sollicitatie-ID identificeert één sollicitatie van een kandidaat op een vacature. Elke sollicitatie, van de eerste indiening tot de uiteindelijke beslissing zoals 'Aangenomen' of 'Afgewezen', wordt onder deze ID gevolgd. De ID verbindt alle bijbehorende activiteiten, timestamps en datapunten van één sollicitatie.

Bij process mining is dit attribuut essentieel voor case-analyse. De tool kan hiermee de volledige processtroom van elke sollicitatie reconstrueren en de verschillende routes van kandidaten in beeld brengen. Door alle gebeurtenissen aan dezelfde sollicitatie-ID te koppelen, kunnen analisten de doorlooptijd per case nauwkeurig meten, bottlenecks in specifieke sollicitatieprocessen vinden en procesvarianten vergelijken.

Deze ID is nodig om elke sollicitatie van begin tot eind te volgen. Zo kun je belangrijke metrieken berekenen, zoals de tijd tot aanstelling, en verschillen tussen procesverlopen analyseren.

Meestal te vinden in de hoofdgegevens van de sollicitatie of in de activiteitsgegevens van de kandidaat in het wervingssysteem.

Deze timestamp geeft precies aan wanneer een activiteit plaatsvond of in het systeem werd vastgelegd. Bij activiteiten met een duur markeert de timestamp het begin. Bij gebeurtenissen die op één moment plaatsvinden, geeft de timestamp aan wanneer ze gebeurden. Nauwkeurige timestamps zijn nodig om de gebeurtenissen per sollicitatie in de juiste chronologische volgorde te zetten.

Dit attribuut vormt de basis voor alle tijdsanalyses met process mining. Je gebruikt het om de tijd tussen activiteiten (doorlooptijd), de duur van specifieke fasen en de totale tijd tot aanstelling te berekenen. Door deze timestamps te analyseren, kunnen organisaties vertragingen vinden, prestaties vergelijken met serviceafspraken en mogelijkheden ontdekken om het wervingsproces te versnellen.

Deze timestamp wordt gebruikt om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en de totale tijd tot aanstelling.

Meestal te vinden naast de activiteitsnaam in event logs of transactieregistraties van het wervingssysteem.

Dit attribuut geeft aan in welk registratiesysteem de wervingsactiviteiten worden beheerd en vastgelegd, zoals een Applicant Tracking System (ATS) of een Human Capital Management-platform (HCM). Als er meerdere systemen worden gebruikt, maakt dit veld duidelijk waar de verschillende datapunten vandaan komen.

Bij process mining is kennis van het bronsysteem belangrijk voor datavalidatie en gegevensbeheer. Zo begrijp je de context van de data en kun je analyses filteren op een specifiek systeem wanneer er meerdere systemen zijn gekoppeld. Dit is vooral nuttig bij de voorbereiding van data en bij het onderzoeken van afwijkingen, omdat je weet waar je problemen met de datakwaliteit moet zoeken.

Dit attribuut geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor gegevensbeheer, validatie en het oplossen van problemen in omgevingen met meerdere systemen.

Vaak toegevoegd tijdens de data-extractie of beschikbaar als standaardveld in een datawarehouse.

Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor het laatst is gesynchroniseerd of opgehaald uit de bronapplicatie. Het is een metadataveld dat laat zien hoe actueel de geanalyseerde informatie is. Dit is iets anders dan de activiteitstimestamp, die aangeeft wanneer de bedrijfsgebeurtenis daadwerkelijk plaatsvond.

Bij process mining helpt deze timestamp de integriteit van de data te bewaken en de actualiteit van de analyse te beoordelen. Zo weet je of je met actuele informatie werkt, wat vooral belangrijk is voor doorlopende monitoring en operationele dashboards. Je kunt de timestamp ook gebruiken om verouderde data uit te sluiten of data in de gegevenspijplijn opnieuw te laden.

Deze timestamp laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van doorlopende procesmonitoring en -analyse.

Meestal toegevoegd door de data-integratie- of ETL-tool (Extract, Transform, Load) tijdens het laden van de data.

Dit attribuut geeft aan welke organisatie-eenheid, zoals 'Verkoop', 'Techniek' of 'Personeelszaken', de vacature heeft. Zo kun je het wervingsproces analyseren aan de hand van de organisatiestructuur.

Door wervingsdata per afdeling te analyseren, zie je hoe de prestaties verschillen binnen het bedrijf. Je ontdekt welke afdelingen het efficiëntst werven en waar ondersteuning nodig is. Met dit attribuut kun je dashboards per afdeling maken, KPI’s zoals de tijd tot aanstelling en het acceptatiepercentage van aanbiedingen tussen teams vergelijken en de beschikbare capaciteit voor werving gericht inzetten.

Hiermee analyseer je de efficiëntie en werkdruk van de werving per bedrijfseenheid en vind je trends, uitdagingen en capaciteitsbehoeften per afdeling.

Afkomstig uit de vacaturegegevens of stamgegevens van de functie die bij de sollicitatie horen.

Dit attribuut legt het einde vast van activiteiten die een bepaalde tijd duren, zoals een interview of achtergrondcontrole. Veel wervingsactiviteiten worden als één tijdstip vastgelegd met een starttimestamp. Met een eindtijd kun je de duur van specifieke processtappen nauwkeurig meten.

Bij procesanalyse kun je met de eindtijd de duur van afzonderlijke activiteiten berekenen en wachttijd onderscheiden van verwerkingstijd. Zo meet je bijvoorbeeld precies hoe lang een interview duurt, in plaats van alleen de tijd tussen het inplannen van het interview en het ontvangen van feedback. Dit laat gedetailleerder zien waar tijd aan wordt besteed en helpt inefficiënties in specifieke taken te vinden, niet alleen tussen taken.

Hiermee bereken je nauwkeurig hoe lang afzonderlijke activiteiten duren en maak je onderscheid tussen actieve verwerkingstijd en wachttijd.

Te vinden in event logs of activiteitenlogboeken, vaak in dezelfde registratie als de starttijd. Dit geldt voor systemen die de duur van activiteiten bijhouden.

Dit attribuut bevat de officiële titel van de vacature, zoals 'Senior software-engineer' of 'Marketingmanager'. Het geeft context aan het wervingsproces en beschrijft welke functie wordt ingevuld.

De functietitel is een belangrijke dimensie voor analyses. Hiermee kunnen betrokkenen de wervingsprestaties uitsplitsen naar functieniveau, vakgebied of specialisatie. Je kunt bijvoorbeeld de tijd tot aanstelling voor technische en administratieve functies vergelijken, of de effectiviteit van verschillende wervingskanalen voor leidinggevende functies analyseren. Zo vind je bottlenecks die bij specifieke functies horen en kun je de wervingsaanpak daarop afstemmen.

Dit attribuut geeft belangrijke bedrijfscontext en maakt het mogelijk om prestaties voor verschillende functies, niveaus en vakgebieden te analyseren en te vergelijken.

Afkomstig uit de vacaturegegevens die bij de sollicitatie horen.

Dit attribuut registreert waar een sollicitatie vandaan komt: hoe de kandidaat de vacature heeft gevonden en heeft gesolliciteerd. Veelvoorkomende bronnen zijn vacaturesites, aanbevelingen van medewerkers, rechtstreeks contact door recruiters, LinkedIn en banenbeurzen van universiteiten.

Dit attribuut is belangrijk om te beoordelen hoe effectief verschillende strategieën voor het werven van talent zijn. Door het aantal en de kwaliteit van kandidaten per bron te analyseren, kunnen organisaties het rendement van hun wervingskanalen berekenen. Process mining laat zien welke bronnen kandidaten opleveren die het verst komen in het proces of het vaakst worden aangenomen. Zo kun je het budget voor wervingsmarketing gerichter inzetten.

Dit attribuut is essentieel om de effectiviteit en het rendement van verschillende wervingskanalen te meten en helpt je de wervingsmarketing en -strategie te verbeteren.

Meestal vastgelegd wanneer de sollicitatie wordt ingediend, via trackinglinks of op basis van informatie die de kandidaat zelf opgeeft.

Dit veld geeft aan wie van het talentacquisitieteam de werving voor een sollicitatie of vacature coördineert. Deze persoon screent meestal kandidaten, plant interviews in en stemt af met betrokkenen.

Bij process mining is het attribuut Recruiter belangrijk voor analyses van de prestaties van teams en individuele recruiters. Je kunt dashboards maken die de werkverdeling laten zien, bijvoorbeeld hoeveel sollicitaties elke recruiter behandelt. Ook kun je metrieken zoals de tijd tot invulling of de kwaliteit van kandidaten tussen recruiters vergelijken. Zo vind je goede werkwijzen en zie je waar coaching of procesverbetering nodig is.

Hiermee analyseer je de werkverdeling en prestaties van individuele recruiters en het talentacquisitieteam als geheel.

Meestal te vinden in de sollicitatiegegevens of de vacatureaanvraag.

Dit attribuut geeft de eindstatus van een sollicitatie in het wervingsproces aan. Veelvoorkomende statussen zijn ‘Aangenomen’, ‘Afgewezen’, ‘Aanbod afgewezen’ en ‘Ingetrokken door kandidaat’. Het geeft aan hoe het proces voor deze specifieke sollicitatie is afgelopen.

Bij process mining is de eindstatus belangrijk voor analyses op basis van uitkomsten. Je kunt proceskaarten filteren om het verloop van aangenomen kandidaten te vergelijken met dat van afgewezen kandidaten. Zo ontdek je de ideale route en zie je welke procespatronen tot een succesvolle uitkomst leiden. De eindstatus vormt ook de basis voor metrieken zoals het percentage geaccepteerde aanbiedingen en het uitvalpercentage van kandidaten in verschillende fasen.

Legt de einduitkomst van elke case vast. Zo kun je analyseren welke procesvarianten leiden tot een aanstelling en welke tot afwijzingen of intrekkingen.

Te vinden in het hoofdrecord van de sollicitatie, waar de eindstatus wordt vastgelegd.

Een vacature is een formeel verzoek om een openstaande functie in te vullen. De vacature-ID is de unieke code voor dit verzoek en volgt de vacature van goedkeuring tot invulling. Aan één vacature kunnen meerdere sollicitaties gekoppeld zijn.

Bij process mining kun je deze ID gebruiken om data te groeperen en te filteren. Analisten kunnen het wervingsproces voor een specifieke functie analyseren, de efficiëntie van de werving voor verschillende soorten functies vergelijken of het totale aantal sollicitaties per vacature bekijken. Zo beantwoord je vragen als 'Welke vacatures duren het langst om in te vullen?' en 'Hoeveel kandidaten solliciteren er gemiddeld per functie?'.

Hiermee kun je alle sollicitaties voor één vacature groeperen en analyseren, en prestaties voor verschillende functies of afdelingen vergelijken.

Te vinden in de sollicitatiegegevens, vaak gekoppeld aan de vacature of de stamgegevens van de functie.

De verantwoordelijke manager neemt uiteindelijk de aanstellingsbeslissing en wordt de leidinggevende van de nieuwe medewerker. Deze manager is een belangrijke betrokkene bij het wervingsproces en bepaalt de functie-eisen, voert sollicitatiegesprekken en geeft feedback.

Door de procesprestaties per verantwoordelijke manager te analyseren, krijg je zicht op de efficiëntie van het proces. Zo zie je bijvoorbeeld welke managers traag feedback geven na gesprekken, waardoor vertraging ontstaat, en bij wie aanbiedingen vaak worden geaccepteerd. Met deze informatie kun je managers gerichte training of ondersteuning bieden en het wervingsproces als geheel verbeteren.

Helpt bottlenecks en vertragingen bij specifieke verantwoordelijke managers te vinden, zoals trage feedback, die de totale tijd tot aanstelling rechtstreeks beïnvloedt.

Afkomstig uit de vacatureaanvraag die bij de sollicitatie hoort.

Dit attribuut registreert de geldwaarde van het vergoedingspakket dat aan een kandidaat wordt aangeboden. Het is een belangrijk gegeven in de laatste fasen van het wervingsproces. Het bedrag wordt meestal vastgelegd in de lokale valuta.

In een process mining-weergave geeft een analyse van het aanbodbedrag extra context. Je kunt het bedrag vergelijken met acceptatie- en afwijzingspercentages om te zien of de vergoeding concurrerend is. Ook kun je trends in vergoedingen analyseren voor verschillende functies, afdelingen en locaties. In combinatie met andere data helpt dit bij het beoordelen van salarisbenchmarks en een eerlijke beloning.

Helpt beoordelen hoe concurrerend vergoedingspakketten zijn door aanbodbedragen te vergelijken met acceptatie- en afwijzingspercentages voor verschillende functies en locaties.

Afkomstig uit de gegevens van aanbiedingen in het wervings- of HR-systeem.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen sollicitanten die al bij de organisatie werken (intern) en sollicitanten van buiten de organisatie (extern). Dit is een belangrijke indeling, omdat het wervingsproces, de doorlooptijden en het beleid voor deze groepen vaak sterk verschillen.

Door processen per kandidaattype te analyseren, krijg je zicht op interne mobiliteit en de effectiviteit van externe werving. Met process mining kun je de tijd tot aanstelling, de kosten per aanstelling en de slagingspercentages van interne en externe kandidaten vergelijken. Zo kun je beoordelen hoe goed programma’s voor interne mobiliteit werken en nagaan of beide wervingsroutes efficiënt verlopen.

Maakt onderscheid tussen interne en externe kandidaten, voor wie het wervingsproces vaak verschilt. Zo kun je interne mobiliteit vergelijken met de efficiëntie van externe werving.

Vaak afgeleid door te controleren of het ID of e-mailadres van de kandidaat voorkomt in de stamgegevens van medewerkers. Sommige systemen hebben hiervoor een aparte aanduiding.

Dit attribuut geeft aan waar de functie uit de vacatureaanvraag wordt uitgevoerd. Bij functies op afstand kan het een regio aangeven of de waarde ‘Op afstand’ hebben. Zo voeg je een geografische dimensie toe aan de wervingsdata.

Bij process mining is locatie een belangrijk attribuut voor regionale analyses. Bedrijven kunnen er de doorlooptijden van aanstellingen, de effectiviteit van wervingskanalen en het percentage geaccepteerde aanbiedingen tussen kantoren of landen mee vergelijken. Zo worden regionale verschillen in de arbeidsmarkt, de prestaties van wervingsteams of de naleving van processen zichtbaar. Dat helpt je om het management en de strategie op de regio af te stemmen.

Maakt geografische analyses van de wervingsprestaties mogelijk. Zo kun je de efficiëntie en uitdagingen van verschillende regio’s en kantoren vergelijken.

Te vinden in de gegevens van de vacatureaanvraag die bij de sollicitatie hoort.

Wanneer wordt besloten niet verder te gaan met een kandidaat, wordt vaak een reden vastgelegd. Dat kan bijvoorbeeld ‘Past niet bij de bedrijfscultuur’ of ‘Mist de vereiste vaardigheden’ zijn, maar ook ‘De functie is ingevuld door een andere kandidaat’. Dit attribuut legt die kwalitatieve informatie vast.

Door afwijsredenen te analyseren, krijg je waardevolle feedback over het wervingsproces en de functie-eisen. Door afwijsredenen te vergelijken met sollicitatiebronnen of gespreksfasen, kunnen organisaties problemen opsporen. Denk aan onduidelijke functieomschrijvingen die ongeschikte kandidaten aantrekken, of verschillen in de beoordeling door interviewers. Zo kun je de wervingsstrategie aanscherpen en de kwaliteit van de kandidatenpool verbeteren.

Laat zien waarom kandidaten worden afgewezen. Zo kun je functieomschrijvingen aanscherpen, de kwaliteit van wervingsbronnen verbeteren en mogelijke vooroordelen in de selectie opsporen.

Meestal vastgelegd door een recruiter of verantwoordelijke manager wanneer de sollicitatiestatus wordt gewijzigd in ‘Afgewezen’.