Jouw datatemplate voor recruitment en talentacquisitie

Dit attribuut beschrijft een specifiek event of een specifieke fase in de wervingscyclus, zoals 'Sollicitatie ontvangen', 'Interview ingepland' of 'Aanbod verstuurd'. Elke vastgelegde activiteit vertegenwoordigt een moment waarop de status van de sollicitatie veranderde of een belangrijke actie werd uitgevoerd.

In process mining vormt de volgorde van activiteiten de basis van de procesmap. Hiermee kunnen analisten de werkelijke flow van het wervingsproces visualiseren, veelvoorkomende routes ontdekken en afwijkingen van de standaardprocedure vinden. Door activiteiten te analyseren, krijg je inzicht in de wervingsfunnel, zie je waar kandidaten uitvallen en meet je hoeveel tijd elke fase kost.

Het definieert de stappen van het proces, zodat je de wervingsfunnel kunt visualiseren en bottlenecks of afwijkingen kunt vinden.

Te vinden in event logs, statuswijzigingsrecords of tabellen met activiteitshistorie voor sollicitaties.

Het ID van de sollicitatie voor de functie identificeert op unieke wijze één sollicitatie van een kandidaat naar een vacature. Elk sollicitatieproces, van de eerste indiening tot een definitieve beslissing zoals 'Aangenomen' of 'Afgewezen', wordt onder dit ID gevolgd. Het vormt de rode draad die alle bijbehorende activiteiten, timestamps en datapunten van één sollicitatietraject verbindt.

In process mining is dit attribuut de basis voor caseanalyse. Hiermee kan de tool de end-to-end-procesflow van elke sollicitatie reconstrueren en de verschillende routes van kandidaten visualiseren. Door alle events onder één ID van een sollicitatie voor een functie te groeperen, kunnen analisten de duur van cases nauwkeurig meten, bottlenecks in specifieke sollicitatietrajecten vinden en procesvarianten vergelijken.

Dit ID is belangrijk om het traject van elke sollicitatie van begin tot eind te volgen. Hiermee kun je belangrijke metrics zoals de doorlooptijd tot indiensttreding berekenen en procesvarianten analyseren.

Meestal te vinden in de hoofdrecords van sollicitaties of kandidaatactiviteiten in het recruitmentsysteem.

Deze timestamp geeft het precieze moment aan waarop een activiteit plaatsvond of in het systeem werd vastgelegd. Bij activiteiten met een duur markeert dit het begin. Bij directe events staat het voor het moment waarop het event plaatsvond. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk om de chronologische volgorde van events voor elke sollicitatie te reconstrueren.

Dit attribuut vormt de basis voor alle tijdsanalyses in process mining. Je gebruikt het om de tijd tussen activiteiten, de duur van specifieke fasen en de totale doorlooptijd tot indiensttreding te berekenen. Door deze timestamps te analyseren, kunnen organisaties vertragingen vinden, prestaties vergelijken met servicelevelafspraken en mogelijkheden bepalen om het wervingsproces te versnellen.

Dit is de belangrijkste timestamp om events chronologisch te ordenen en alle tijdsmetrics te berekenen, zoals doorlooptijden en de totale doorlooptijd tot indiensttreding.

Meestal te vinden naast de activiteitsnaam in event logs of transactierecords binnen het recruitmentsysteem.

Dit attribuut identificeert het systeem waarin de gegevens worden bijgehouden, zoals het Applicant Tracking System (ATS) of Human Capital Management-platform (HCM), waar wervingsactiviteiten worden beheerd en vastgelegd. In omgevingen met meerdere systemen helpt dit veld om de herkomst van verschillende datapunten te onderscheiden, zodat de data duidelijk en traceerbaar blijft.

Voor process mining is kennis van het bronsysteem belangrijk voor datavalidatie en datagovernance. Het helpt om de context van de data te begrijpen. Je kunt er analyses mee filteren op specifieke systemen wanneer meerdere systemen zijn geïntegreerd. Dit is vooral belangrijk tijdens de datavoorbereiding en bij het onderzoeken van afwijkingen, omdat het laat zien waar je problemen met datakwaliteit moet onderzoeken.

Het geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, validatie en het oplossen van problemen in omgevingen met meerdere systemen.

Vaak toegevoegd tijdens het data-extractieproces of beschikbaar als standaardveld in datawarehouses.

Dit attribuut markeert de datum en tijd waarop de data voor het laatst vanuit de bronapplicatie is gesynchroniseerd of opgehaald. Het is een metadataveld dat laat zien hoe actueel de geanalyseerde informatie is. Dit verschilt van de activiteitstimestamp, die vastlegt wanneer de bedrijfsgebeurtenis daadwerkelijk plaatsvond.

In een process-miningcontext is deze timestamp belangrijk voor de integriteit van de data en om te begrijpen hoe recent de analyse is. Je ziet hiermee of je naar actuele informatie kijkt, wat vooral belangrijk is voor doorlopende monitoring en operationele dashboards. Je kunt het veld ook gebruiken om verouderde data uit te sluiten of data-pipelinevernieuwingen te starten.

Deze timestamp laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor de relevantie en nauwkeurigheid van doorlopende procesmonitoring en analyse.

Meestal toegevoegd door de data-integratie- of ETL-tool (Extract, Transform, Load) tijdens het laden van de data.

Dit attribuut identificeert de organisatie-eenheid, zoals 'Sales', 'Engineering' of 'Human Resources', die de openstaande functie wil invullen. Hiermee kun je wervingsprocessen structureren volgens de organisatiestructuur van het bedrijf.

Door recruitmentdata per afdeling te analyseren, zie je hoe de wervingsprestaties binnen het bedrijf verschillen. Je ontdekt welke afdelingen het efficiëntst werven en waar ondersteuning nodig kan zijn. Dit attribuut wordt gebruikt voor afdelingsdashboards, het vergelijken van KPI's zoals doorlooptijd tot indiensttreding en acceptatiepercentages van aanbiedingen tussen teams, en het effectief verdelen van recruitmentbronnen.

Maakt analyse van wervingsefficiëntie en werkdruk per bedrijfseenheid mogelijk. Zo zie je trends, uitdagingen en benodigde bronnen per afdeling.

Afkomstig uit de vacatureaanvraag of stamgegevens van de functie die aan de sollicitatie zijn gekoppeld.

Dit attribuut volgt de herkomst van een sollicitatie en laat zien hoe de kandidaat de functie heeft gevonden en heeft gesolliciteerd. Veelvoorkomende bronnen zijn carrièrewebsites, medewerkersaanbevelingen, directe werving door recruiters, LinkedIn of banenbeurzen van universiteiten.

Dit is een belangrijk attribuut om de effectiviteit van verschillende talent-acquisitionstrategieën te beoordelen. Door het volume en de kwaliteit van kandidaten per bron te analyseren, kunnen organisaties het rendement van hun wervingskanalen berekenen. Process mining laat zien welke bronnen kandidaten opleveren die het verst in de funnel komen of het vaakst worden aangenomen. Zo kun je het budget voor recruitmentmarketing beter inzetten.

Is belangrijk om de effectiviteit en ROI van verschillende wervingskanalen te meten en helpt recruitmentmarketing en -strategie te optimaliseren.

Meestal vastgelegd bij het indienen van de sollicitatie, via trackinglinks of op basis van informatie die de kandidaat zelf heeft opgegeven.

Dit attribuut legt het einde vast van activiteiten die een bepaalde tijd duren, zoals een interview of een achtergrondcontrole. Veel wervingsactiviteiten worden als één moment vastgelegd met een starttimestamp. Met een eindtijd kun je de duur van specifieke processtappen nauwkeurig meten.

Voor procesanalyse maakt de eindtijd het mogelijk om de duur op activiteitsniveau te berekenen en wachttijd te onderscheiden van verwerkingstijd. Zo kun je de exacte duur van een interview meten, in plaats van alleen de tijd tussen het inplannen ervan en het ontvangen van feedback. Dit geeft een gedetailleerder beeld van waar tijd wordt besteed en helpt inefficiënties binnen specifieke taken te vinden, niet alleen tussen taken.

Hiermee kun je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve verwerkingstijd onderscheiden van inactieve wachttijd.

Te vinden in event- of activiteitenlogs, vaak in hetzelfde record als de starttijd, bij systemen die activiteitsduur bijhouden.

Dit attribuut bevat de officiële titel van de vacature, zoals 'Senior software-engineer' of 'Marketingmanager'. Het geeft belangrijke bedrijfscontext aan het wervingsproces en beschrijft de aard van de functie die moet worden ingevuld.

Functietitel is een belangrijke dimensie voor analyse. Hiermee kunnen belanghebbenden de prestaties van werving uitsplitsen naar senioriteit, vakgebied of specialisatie. Je kunt bijvoorbeeld de doorlooptijd tot indiensttreding van technische functies vergelijken met die van administratieve functies, of de effectiviteit van verschillende wervingskanalen voor leidinggevende functies analyseren. Zo vind je bottlenecks die specifiek zijn voor een functie en kun je de wervingsstrategie daarop aanpassen.

Geeft belangrijke bedrijfscontext, zodat je prestaties en benchmarks tussen verschillende functies, niveaus en vakgebieden kunt analyseren.

Afkomstig uit de details van de vacatureaanvraag die aan de sollicitatie is gekoppeld.

De hiringmanager neemt uiteindelijk de aannamebeslissing en wordt de leidinggevende van de nieuwe medewerker. Deze persoon is een belangrijke belanghebbende in het wervingsproces en is verantwoordelijk voor het bepalen van functie-eisen, het interviewen van kandidaten en het geven van feedback.

Door procesprestaties per hiringmanager te analyseren, krijg je belangrijke inzichten in de procesefficiëntie. Zo zie je welke managers traag feedback geven na interviews, waardoor vertraging ontstaat, of welke managers een zeer hoog acceptatiepercentage van aanbiedingen hebben. Je kunt deze informatie gebruiken voor gerichte training of ondersteuning, zodat het totale wervingsproces efficiënter verloopt.

Helpt bottlenecks en vertragingen bij specifieke hiringmanagers te vinden, zoals lange feedbacktijden, die rechtstreeks invloed hebben op de totale doorlooptijd tot indiensttreding.

Afkomstig uit de gegevens van de vacatureaanvraag die aan de sollicitatie is gekoppeld.

Een vacatureaanvraag is een formeel verzoek om een openstaande functie te vervullen. Het ID van de vacatureaanvraag is de unieke code die aan dit verzoek is toegewezen en het verzoek volgt van goedkeuring tot invulling. Aan één vacatureaanvraag kunnen meerdere sollicitaties zijn gekoppeld.

In process mining is dit ID een waardevol attribuut voor groepering en filtering. Analisten kunnen hiermee het wervingsproces voor een specifieke functie analyseren, de efficiëntie van het aannemen voor verschillende soorten functies vergelijken of het totale aantal sollicitaties per vacature beoordelen. Het helpt vragen te beantwoorden als 'Welke vacatureaanvragen duren het langst om in te vullen?' en 'Wat is het gemiddelde aantal sollicitanten per functie?'.

Hiermee kun je alle sollicitaties voor één vacature groeperen en analyseren, zodat je prestaties tussen verschillende functies of afdelingen kunt vergelijken.

Te vinden in het sollicitatierecord, vaak gekoppeld vanuit de vacatureaanvraag of stamgegevens van de functie.

Dit veld identificeert de belangrijkste persoon uit het talent-acquisitionteam die het wervingsproces voor een specifieke sollicitatie of vacatureaanvraag beheert. Deze persoon screent meestal kandidaten, plant interviews en communiceert met belanghebbenden.

In process mining is het attribuut Recruiter belangrijk voor het analyseren van team- en individuele prestaties. Hiermee kun je dashboards voor werkverdeling maken, waarin staat hoeveel sollicitaties elke recruiter beheert. Ook kun je prestatiemetrics, zoals time-to-fill of kandidaatkwaliteit, tussen recruiters vergelijken om goede werkwijzen en mogelijkheden voor coaching of procesverbetering te vinden.

Maakt analyse van de werkdruk en prestatiemeting van individuele recruiters en het talent-acquisitionteam als geheel mogelijk.

Meestal te vinden in records van sollicitaties of vacatureaanvragen.

Dit attribuut geeft de eindstatus van een sollicitatie binnen het wervingsproces aan. Veelvoorkomende statussen zijn 'Aangenomen', 'Afgewezen', 'Aanbod afgewezen' of 'Ingetrokken door kandidaat'. Het vertegenwoordigt de uitkomst van het proces voor die specifieke case.

In process mining is de eindstatus belangrijk voor resultaatgerichte analyse. Hiermee kun je procesmaps filteren en de trajecten van aangenomen en afgewezen kandidaten vergelijken. Zo vind je de 'happy path' en zie je welke procespatronen tot succesvolle uitkomsten leiden. De eindstatus vormt ook de basis voor het berekenen van belangrijke metrics, zoals acceptatiepercentages van aanbiedingen en uitvalpercentages van kandidaten in verschillende fasen.

Bepaalt de einduitkomst van elke case, zodat je kunt analyseren welke procesvarianten leiden tot succesvolle aannames en welke tot afwijzingen of intrekkingen.

Te vinden in het hoofdrecord van de sollicitatie, waar de eindstatus wordt vastgelegd.

Dit attribuut legt de geldwaarde vast van het arbeidsvoorwaardenpakket dat aan een kandidaat wordt aangeboden. Het is een belangrijk gegeven in de laatste fase van het recruitmentproces. De waarde wordt meestal vastgelegd in de lokale valuta.

Vanuit process mining kan het bedrag van het aanbod waardevolle context geven. Je kunt het vergelijken met acceptatie- en afwijzingspercentages om te beoordelen of de vergoeding concurrerend is. Ook kun je trends in vergoedingen analyseren voor verschillende functies, afdelingen en locaties. In combinatie met andere data helpt dit bij het beoordelen van salarisbenchmarks en het bewaken van eerlijke beloningspraktijken.

Helpt de concurrentiekracht van arbeidsvoorwaarden te analyseren door aangeboden bedragen te vergelijken met acceptatie- en afwijzingspercentages voor verschillende functies en locaties.

Afkomstig uit de gegevens van aanbiedingen in het recruitment- of HR-systeem.

Dit attribuut geeft de fysieke werklocatie voor de vacatureaanvraag aan. Bij functies op afstand kan het een regio aangeven of als 'Remote' zijn gemarkeerd. Zo voeg je een geografische dimensie toe aan de recruitmentdata.

Binnen process mining is locatie een belangrijk attribuut voor regionale analyses. Je kunt hiermee doorlooptijden van werving, de effectiviteit van sourcingkanalen en acceptatiepercentages van aanbiedingen tussen verschillende kantoren of landen vergelijken. Zo worden regionale verschillen in arbeidsmarkten, de prestaties van recruitmentteams of compliance in het proces zichtbaar. Dat helpt je om management en strategie beter op de regio af te stemmen.

Maakt geografische analyse van recruitmentprestaties mogelijk, zodat je wervingsefficiëntie en knelpunten tussen verschillende regio's of kantoren kunt vergelijken.

Te vinden in de details van de vacatureaanvraag die aan de sollicitatie is gekoppeld.

Wanneer wordt besloten niet met een kandidaat verder te gaan, wordt vaak een reden vastgelegd. Dat kan variëren van 'Past niet bij onze cultuur' of 'Mist de vereiste vaardigheden' tot 'Functie is door een andere kandidaat ingevuld'. Dit attribuut bevat die kwalitatieve informatie.

Door afwijsredenen te analyseren, krijg je waardevolle feedback over het wervingsproces en de functie-eisen. Door afwijsredenen te koppelen aan sollicitatiebronnen of interviewfasen, kunnen organisaties problemen vinden, zoals onduidelijke functieomschrijvingen die ongeschikte kandidaten aantrekken of verschillen in de beoordeling door interviewers. Zo kunnen ze hun wervingsstrategie aanscherpen en de kwaliteit van de kandidatenpool verbeteren.

Geeft inzicht in waarom kandidaten afvallen. Zo kun je functieomschrijvingen aanscherpen, de kwaliteit van wervingskanalen verbeteren en mogelijke vooroordelen in het screeningsproces vinden.

Meestal vastgelegd door een recruiter of hiringmanager wanneer die de sollicitatiestatus bijwerkt naar 'Afgewezen'.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen sollicitanten die al bij de organisatie werken (intern) en sollicitanten die dat niet doen (extern). Dit is een belangrijke segmentatie, omdat het recruitmentproces, de doorlooptijden en het beleid voor deze twee groepen vaak sterk verschillen.

Door processen op basis van het type kandidaat te analyseren, krijg je inzicht in interne mobiliteit en de effectiviteit van externe werving. Met process mining kun je de tijd tot indiensttreding, kosten per aanname en succespercentages van interne en externe kandidaten vergelijken. Zo kun je de prestaties van programma's voor interne mobiliteit beoordelen en controleren of beide wervingsroutes efficiënt werken.

Maakt onderscheid tussen interne en externe kandidaten. Hun wervingsprocessen verschillen vaak, waardoor je de efficiëntie van interne mobiliteit en externe werving kunt vergelijken.

Wordt vaak bepaald door te controleren of het ID of e-mailadres van de kandidaat voorkomt in de personeelsdata. Sommige systemen hebben hiervoor een aparte aanduiding.