Jouw datatemplate voor betalingsverwerking in de crediteurenadministratie

SAP S/4HANA
Jouw datatemplate voor betalingsverwerking in de crediteurenadministratie

Jouw datatemplate voor betalingsverwerking in de crediteurenadministratie

Deze template biedt een compleet model om de levenscyclus van betalingen in SAP S/4HANA te koppelen aan een process mining-event log. De template beschrijft welke datapunten en procesmomenten nodig zijn om volledig zicht te krijgen op je financiële workflows. Als je deze gids volgt, bevat je data-extractie alle belangrijke stappen, van ontvangst van de factuur tot en met de definitieve betalingsvereffening.
  • Belangrijkste attributen voor analyse van leveranciers en betalingen
  • Belangrijke procesmomenten in de betalingscyclus
  • Specifieke extractielogica voor SAP S/4HANA-systemen
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor crediteurenbetalingen

In dit gedeelte staan de aanbevolen datavelden en organisatorische identificatiegegevens die nodig zijn om een gedetailleerd event log op te bouwen voor je analyse van crediteurenbetalingen.
5 Verplicht 11 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke taak of wijziging van de eventstatus die voor de factuur is vastgelegd.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de afzonderlijke processtappen tijdens de levenscyclus van de factuur. Het legt gebeurtenissen vast zoals het aanmaken, boeken, blokkeren, goedkeuren en vereffenen van de factuur. De activiteitsnamen zijn afgeleid van transactiet codes, vermeldingen in wijzigingslogs of workflowstatussen in het bronsysteem.

Voor analyse is dit veld belangrijk voor het in kaart brengen van procesflowvarianten. Hiermee kan de process mining-engine de volgorde van stappen visualiseren, herstelwerklussen herkennen en bepalen waar het proces afwijkt van de standaardroute. Het is het kernelement van het event log.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de knooppunten in de procesmap en maakt workflows en bottlenecks zichtbaar.

Waar je het vindt

Afgeleid van transactietcodes (TCODE) of de kop (CDHDR) en het item (CDPOS) van wijzigingsdocumenten

Voorbeelden
Factuur geboektBetaalblokkade toegepastBetaalrun uitgevoerdFactuur verwerkt
Eventtijd
EventTime
De exacte timestamp waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Event Time legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit in de SAP-database is verwerkt. Deze timestamp levert de tijdsdimensie die nodig is om gebeurtenissen binnen een case in de juiste volgorde te zetten. Meestal wordt de timestamp samengesteld uit de CPU Date- en CPU Time-velden uit systeemlogs of documentkoppen.

In analyses is dit attribuut essentieel voor het berekenen van doorlooptijden, duur en throughput. Je kunt er tijdsverschillen tussen stappen mee meten, zoals de tijd tussen factuurontvangst en definitieve goedkeuring. Dat helpt bij het vinden van bottlenecks en het beoordelen van KPI’s zoals Average Invoice Approval Time.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen en vormt de basis voor alle tijdgebaseerde prestatieberekeningen.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF, veld CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd), of CDHDR-velden UDATE en UTIME

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00.000Z2023-10-12T14:15:22.000Z2023-10-15T09:00:00.000Z
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van de leveranciersfactuur die wordt verwerkt.
Beschrijving

Het Invoice Number is de primaire sleutel voor het volgen van de levenscyclus van een te betalen post binnen het SAP S/4HANA-systeem. Het verwijst specifiek naar het nummer van het boekhoudkundige document dat wordt gegenereerd wanneer de factuur in het grootboek wordt geboekt. In de standaardterminologie van SAP komt dit overeen met het Document Number (BELNR) binnen een specifieke Company Code en een specifiek boekjaar.

In procesanalyse dient dit attribuut als Case ID. Het koppelt alle afzonderlijke activiteiten, van de eerste ontvangst en het parkeren van de factuur tot verschillende goedkeuringsblokkades en wijzigingen en uiteindelijk de vereffeningsbetaling. Door gebeurtenissen op basis van deze identificatie te groeperen, kunnen analisten de volledige end-to-endgeschiedenis van elke betalingsverplichting reconstrueren.

Waarom dit belangrijk is

Het dient als de definitieve Case ID, waarmee je de volledige betalingsprocesflow van begin tot eind kunt reconstrueren.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF (kop van boekhoudkundig document), veld BELNR, of ACDOCA-veld BELNR

Voorbeelden
1900000523510000289119000006015100003002
Bronsysteem
SourceSystem
De identificatie van de SAP S/4HANA-instantie waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke ERP-installatie of client waaruit de procesdata is geëxtraheerd. In omgevingen met meerdere SAP-instanties of legacy-systemen die naast elkaar draaien, zorgt dit veld ervoor dat de herkomst van de data behouden blijft en dat je systemen kunt vergelijken.

Voor analyses werkt dit veld als filter op hoofdniveau. Analisten kunnen data ermee scheiden bij het vergelijken van prestaties tussen regionale systeeminstallaties of bij het controleren van dataconsistentie tijdens migratieprojecten. Zo worden procesvariaties die door de systeemconfiguratie ontstaan in de juiste context geplaatst.

Waarom dit belangrijk is

Het onderscheidt databronnen in omgevingen met meerdere systemen, zodat je data correct kunt segmenteren.

Waar je het vindt

Systeem-ID (SY-SYSID) uit de SAP-installatiecontext

Voorbeelden
SAP_PROD_01S4H_NA_100ERP_EU_200
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de record voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Last Data Update markeert het moment waarop de data succesvol in het process mining-platform is geladen. Het geeft niet aan wanneer de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar hoe actueel de dataset is. Dat is belangrijk om vertrouwen in de analyticsdashboards te behouden.

In analyses helpt dit attribuut gebruikers te begrijpen hoe actueel de informatie is. Het is vooral relevant voor dashboards die bijna realtime worden bijgewerkt, zoals Payment Block Analysis. Zo baseer je beslissingen op de meest recente status van het SAP S/4HANA-systeem.

Waarom dit belangrijk is

Het laat zien hoe actueel de data is, wat belangrijk is voor operationele dashboards.

Waar je het vindt

Gegenereerd door het ETL-/extractieproces

Voorbeelden
2023-10-27T23:59:59.000Z2023-11-01T06:00:00.000Z
Bedrijfsnummer
CompanyCode
De organisatorische eenheid waarvoor de balans en winst-en-verliesrekening worden opgesteld.
Beschrijving

De Company Code staat voor de zelfstandige boekhoudkundige entiteit binnen de organisatie. Het is de centrale organisatorische eenheid voor externe verslaglegging en wordt gebruikt om financiële data te structureren. Elke factuur is aan precies één Company Code toegewezen.

In analyses maakt dit attribuut het mogelijk om KPI’s per juridische entiteit of regio te segmenteren. In dashboards kun je de efficiëntie van Accounts Payable-teams bij verschillende dochterondernemingen vergelijken. Zo zie je bijvoorbeeld of een specifieke vestiging vaker handmatige betaalblokkades heeft dan de concernstandaard.

Waarom dit belangrijk is

Het segmenteert het proces per juridische entiteit en maakt interne benchmarking mogelijk.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF, veld BUKRS

Voorbeelden
US01DE1010002000
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De sleutel voor de afgesproken betalingsvoorwaarden en kortingen.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer een factuur vervalt en of er een betalingskorting geldt bij vroeg betalen. Deze code, bijvoorbeeld 'Z001', verwijst naar regels zoals 'Netto 30' of '2% 10, netto 30'. De code wordt overgenomen uit de leveranciersstamgegevens naar de factuur, maar kan handmatig worden aangepast.

In analyses is dit attribuut de basis voor de dashboards voor optimalisatie van betalingskortingen en naleving van betalingsvoorwaarden bij leveranciers. Hiermee kan het systeem de oorspronkelijke vervaldatum berekenen en bepalen of de betaling binnen de optimale periode is uitgevoerd om de korting te ontvangen.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de verwachte termijn en financiële voordelen en is belangrijk voor analyses van kortingen.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld ZTERM

Voorbeelden
Z001NT300001
Clearingdatum
ClearingDate
De datum waarop de factuur door betaling is vereffend.
Beschrijving

De clearingdatum registreert wanneer de openstaande post in de crediteurenadministratie is vereffend, meestal via een betaalrun of een handmatige betalingsboeking. Daarmee eindigt de verplichting feitelijk.

In analyses wordt dit attribuut gebruikt om de uiteindelijke doorlooptijd van het proces te berekenen. Het is de timestamp voor de activiteit 'Betaling vereffend' en wordt vergeleken met de uiterste betaaldatum om de prestaties van tijdige betalingen te bepalen. De data wordt rechtstreeks gebruikt in het dashboard voor efficiëntie van betalingsvereffening.

Waarom dit belangrijk is

Het markeert het einde van het betalingsproces en wordt gebruikt om te bepalen of de betaling op tijd was.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG of veld AUGDT

Voorbeelden
2023-11-012023-11-15
Documenttype
DocumentType
Classificeert het boekhoudkundige document, bijvoorbeeld leveranciersfactuur, betaling of creditnota.
Beschrijving

Het documenttype is een code van twee tekens in SAP waarmee de boekhoudkundige transactie wordt geclassificeerd. Veelvoorkomende typen zijn 'KR' voor leveranciersfacturen, 'KZ' voor betalingen aan leveranciers en 'RE' voor bruto ontvangst van een factuur. Het bepaalt het nummerbereik en de veldstatus van het document.

In analyses wordt dit attribuut gebruikt om de procesomvang te filteren. Een analist kan bijvoorbeeld creditnota's uitsluiten om alleen de efficiëntie van uitgaande betalingen te bekijken. Het helpt ook om de verdeling van verwerkte transactietypen te bepalen en ondersteunt het dashboard voor complexiteit van procesvarianten.

Waarom dit belangrijk is

Het classificeert de case, bijvoorbeeld als factuur of creditnota, zodat je gerichte analyses kunt uitvoeren.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-veld BLART

Voorbeelden
KRREKZKG
Factuurbedrag
InvoiceAmount
Het totale brutobedrag van de factuur in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de financiële waarde van de factuur weer zoals die in het brondocument is vastgelegd. Het staat voor de verplichting die aan de leverancier moet worden voldaan. In SAP S/4HANA wordt dit meestal opgeslagen in het veld Amount in Document Currency.

In analyses gebruik je het Invoice Amount om werk te prioriteren. Dashboards zoals Manual Touch Point Distribution laten hiermee zien of veel handmatig werk wordt besteed aan facturen met een lage waarde. Zo kan de organisatie verbeteringen richten op transacties met een hoge waarde, waar procesfouten een groter financieel risico vormen.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft het financiële gewicht van de case weer en helpt bij het prioriteren van inefficiënties in processen met een hoge waarde.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF- of BSEG-veld WRBTR

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Gebruikersnaam
UserName
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

De gebruikersnaam bevat de login-ID van de persoon of systeemagent die verantwoordelijk is voor een processtap. Dat kan een gebruiker zijn die handmatig data invoert, maar ook een ID van een achtergrondtaak, zoals 'BATCH_USER', die geautomatiseerde taken uitvoert.

In analyses kun je met dit attribuut het automatiseringspercentage van activiteiten berekenen. Door menselijke gebruikers en systeemaccounts van elkaar te onderscheiden, kunnen analisten het automatiseringsniveau van het proces meten. Het wordt ook gebruikt in het dashboard voor de verdeling van handmatige contactmomenten, om de werkdruk over teams te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt onderscheid tussen handmatig en geautomatiseerd werk, zodat je het automatiseringspercentage kunt berekenen.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-veld USNAM of CDHDR-veld USERNAME

Voorbeelden
BSMITHWF-BATCHRJONES
Is te late betaling
IsLatePayment
Een booleaanse vlag die aangeeft of de betaling na de uiterste betaaldatum is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit berekende attribuut is waar als de clearingdatum na de uiterste betaaldatum ligt. Het is een binaire classificatie van de procesprestaties.

In analyses wordt deze vlag gebruikt om het aantal niet-conforme cases te tellen voor de KPI voor de frequentie van boetes door te late betaling. Je kunt in een dashboard eenvoudig de waarden 'Waar' tellen, zonder complexe datumformules in de visualisatielaag.

Waarom dit belangrijk is

Het vereenvoudigt de berekening van KPI's voor tijdige betalingen.

Waar je het vindt

Berekend: clearingdatum > uiterste betaaldatum

Voorbeelden
truefalse
Is zonder handmatige tussenkomst
IsTouchless
Een booleaanse vlag die aangeeft of de factuur zonder handmatige tussenkomst is verwerkt.
Beschrijving

Dit attribuut wordt berekend door de eventstroom van een case te analyseren. Als de case alleen geautomatiseerde activiteiten bevat, bijvoorbeeld met gebruiker 'system' of specifieke achtergrond-TCODES, en geen handmatige wijzigingen of blokkades bevat, wordt de case als zonder handmatige tussenkomst gemarkeerd.

In analyses is dit de belangrijkste meting voor de KPI voor het percentage facturen zonder handmatige tussenkomst. De organisatie kan hiermee het resultaat van automatiseringsinitiatieven volgen en bepalen welke typen cases, bijvoorbeeld per leverancier of regio, zonder menselijke tussenkomst door het systeem lopen.

Waarom dit belangrijk is

Het is de belangrijkste maatstaf voor procesautomatisering en efficiëntie.

Waar je het vindt

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten en gebruikerstypen

Voorbeelden
truefalse
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie van de leverancier die bij de factuur hoort.
Beschrijving

Het Vendor Number verwijst naar de specifieke crediteurenrekening in het SAP-subgrootboek. Het koppelt de factuur aan de stamgegevens met betalingstermijnen, bankgegevens en contactinformatie. In S/4HANA is dit vaak gekoppeld aan het Business Partner-concept, maar in veel tabellen blijft de oude veldnaam LIFNR behouden.

In analyses is dit attribuut de basis voor het dashboard Vendor Payment Term Compliance. Analisten kunnen procesprestaties per leverancier samenvoegen en leveranciers herkennen die regelmatig blokkades, prijsafwijkingen of vertragingen veroorzaken. Dit ondersteunt beslissingen over strategische inkoop en leveranciersrelatiebeheer.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt het mogelijk om prestaties per leverancier te bundelen, wat belangrijk is om de oorzaken van vertragingen te vinden.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF, veld LIFNR, of ACDOCA-veld LIFNR

Voorbeelden
100050VEND-US-99200400
Reden voor betalingsblokkade
PaymentBlockReason
De code die aangeeft waarom een factuur is geblokkeerd voor betaling.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de specifieke reden voor de blokkade van een factuur, waardoor de automatische betaalrun de factuur niet kan meenemen. Voorbeelden zijn 'A' voor geblokkeerd voor betaling, 'R' voor factuurcontrole of handmatige blokkades die gebruikers instellen.

In analyses is dit veld de belangrijkste basis voor het dashboard voor analyse van handmatige betalingsblokkades. Door de verschillende blokkeringsredenen te tellen, kan de organisatie structurele problemen opsporen, zoals terugkerende prijsverschillen of ontbrekende goederenontvangsten die het betalingsproces vertragen.

Waarom dit belangrijk is

Het laat zien waardoor het proces precies stilvalt, zodat je gericht naar de oorzaak kunt zoeken.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld ZLSPR

Voorbeelden
ABR*
Uiterste betaaldatum
NetDueDate
De berekende datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om boetes te voorkomen.
Beschrijving

De uiterste betaaldatum is de definitieve deadline voor betaling. Je berekent deze door het maximale aantal betalingsdagen op te tellen bij de basisdatum. Soms wordt deze datum expliciet opgeslagen, maar in analyseweergaven is het vaak een berekend veld.

In analyses is dit de belangrijkste referentie voor de tracker voor te late betalingen en boetes. Door de werkelijke clearingdatum te vergelijken met de uiterste betaaldatum, ontstaat de meting 'Dagen te laat betaald'. Daarmee kun je de efficiëntie van het crediteurenteam en het risico op problemen met leveranciers in kaart brengen.

Waarom dit belangrijk is

Het is de deadline voor het proces. Als je die mist, kan dat gevolgen hebben voor de kredietwaardigheid en extra kosten veroorzaken.

Waar je het vindt

Berekend: basisdatum + maximaal aantal betalingsdagen (ZBD1T/ZBD2T/ZBD3T)

Voorbeelden
2023-11-302023-12-01
Basisdatum
BaselineDate
De datum vanaf wanneer de betalingsvoorwaarden gelden en vervaldatums worden berekend.
Beschrijving

De basisdatum is het startpunt voor de berekening van de uiterste betaaldatum en de perioden voor betalingskorting. Meestal is dit de factuurdatum of boekingsdatum, afhankelijk van de configuratie en de leveranciersstamgegevens.

In analyses is deze datum nodig om de status 'Te laat' te berekenen. Fouten in de basisdatum leiden vaak tot te vroege betalingen, met gevolgen voor de kasstroom, of tot te late betalingen, met mogelijke boetes. Het controleren van deze datum maakt deel uit van de analyse van naleving van betalingsvoorwaarden bij leveranciers.

Waarom dit belangrijk is

Het is het uitgangspunt voor alle berekeningen van vervaldatums.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld ZFBDT

Voorbeelden
2023-10-012023-10-15
Bedrag van gemiste korting
DiscountLostAmount
De geldwaarde van betalingskortingen die beschikbaar waren, maar niet zijn gebruikt.
Beschrijving

Dit berekende attribuut staat voor het geld dat is blijven liggen. Het wordt bepaald door te controleren of de betaling na de kortingsdeadline is uitgevoerd. Als dat zo is, wordt de waarde van de gemiste korting over het factuurbedrag berekend.

In analyses is dit een belangrijke financiële meting voor de optimalisatie van betalingskortingen. Het maakt de kosten van inefficiëntie in concrete bedragen zichtbaar en onderbouwt de businesscase voor procesverbetering.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt het directe financiële verlies door vertragingen in het proces meetbaar.

Waar je het vindt

Berekend: als clearingdatum > kortingsdatum, dan factuurbedrag * kortingspercentage

Voorbeelden
30.000.00150.00
Boekjaar
FiscalYear
Het financiële jaar waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

Het boekjaar is de periode die voor financiële rapportages wordt gebruikt. Samen met het bedrijfsnummer en documentnummer vormt het de samengestelde primaire sleutel van een financieel document in SAP.

In analyses is dit technisch nodig om cases uniek te identificeren. Het ondersteunt ook vergelijkingen tussen jaren. Zo blijft de case-ID 'Factuurnummer' uniek over tientallen jaren aan historische data.

Waarom dit belangrijk is

Technische vereiste voor unieke case-identificatie in SAP FI.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-veld GJAHR

Voorbeelden
20232024
Dagen voor betalingskorting 1
CashDiscountDays1
Het aantal dagen vanaf de basisdatum waarin de eerste betalingskorting beschikbaar is.
Beschrijving

Dit attribuut bepaalt de periode voor de gunstigste betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld '10' in '2% 10, netto 30'. De waarde komt uit de voorwaarden die in de factuurregel zijn opgeslagen.

In analyses helpt dit om de 'Doeldatum' voor de optimalisatie van betalingskortingen te bepalen. Als de factuur binnen deze periode wordt vereffend, wordt de korting ontvangen. Met dit veld kun je de gemiste besparing door trage verwerking meten.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de periode waarin je financiële besparingen kunt realiseren.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld ZBD1T

Voorbeelden
10140
Inkoopdocument
PurchasingDocument
Het inkoopordernummer dat bij de factuur hoort.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de factuur aan het voorafgaande inkoopproces. Het bevat het nummer van de inkooporder (PO) waartegen de factuur wordt gecontroleerd. Niet elke factuur, bijvoorbeeld voor diverse kosten, heeft een verwijzing naar een inkooporder.

In analyses is dit veld belangrijk voor de analyse van het three-way-matchpercentage. Analisten kunnen hiermee facturen met en zonder inkooporder van elkaar onderscheiden. Die hebben meestal heel verschillende goedkeuringsworkflows. Het ondersteunt ook end-to-end process mining door data uit crediteurenadministratie te koppelen aan inkoopdata.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt crediteurenadministratie aan inkoop en maakt analyse van three-way matching en uitbreiding van het proces mogelijk.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld EBELN

Voorbeelden
45000012344500009876
Percentage betalingskorting 1
CashDiscountPercentage1
Het kortingspercentage dat beschikbaar is als je binnen de eerste kortingsperiode betaalt.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor het financiële voordeel dat de leverancier biedt bij vroeg betalen, bijvoorbeeld '2' in '2% 10'.

In analyses wordt het gebruikt om de waarde 'Mogelijke betalingskorting' te berekenen. Door dit percentage met het factuurbedrag te vermenigvuldigen, laten de dashboards zien hoeveel geld verloren gaat door inefficiënte processen. Dat ondersteunt de businesscase voor automatisering.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt de mogelijke besparing meetbaar en is belangrijk voor ROI-berekeningen.

Waar je het vindt

SAP-tabel BSEG-veld ZBD1P

Voorbeelden
2.03.00.0
Valuta
Currency
De valutacode die bij het factuurbedrag hoort.
Beschrijving

Het attribuut Valuta geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, zoals USD, EUR of GBP. Zo kunnen financiële waarden correct worden geïnterpreteerd. Dat is belangrijk bij het samenvoegen van data uit verschillende internationale bedrijfsnummers.

In analyses zorgt dit veld ervoor dat financiële KPI's correct worden berekend. Vaak wordt het gebruikt om waarden om te rekenen naar een rapportagevaluta voor wereldwijde dashboards. Zonder dit attribuut hebben geaggregeerde metingen zoals totale uitgaven of de gemiddelde factuurwaarde geen betekenis in een omgeving met meerdere valuta.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft context bij financiële bedragen en is nodig voor betrouwbare wereldwijde rapportages.

Waar je het vindt

SAP-tabel BKPF-veld WAERS

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor crediteurenbetalingen

Deze tabel beschrijft de belangrijkste processtappen en transactiemijlpalen die je moet vastleggen om de volledige betaalroute te visualiseren.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaalblokkade toegepast
Geeft aan dat op de factuurregel een betaalblokkade is ingesteld, waardoor de factuur niet in de betaalrun wordt meegenomen. Dit wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld ZLSPR in de BSEG-tabel via wijzigingsdocumenten te volgen.
Waarom dit belangrijk is

Blokkades zijn de belangrijkste oorzaak van te late betalingen en procesfrictie. Ze hebben rechtstreeks invloed op het dashboard Manual Payment Block Analysis.

Waar je het vindt

CDPOS- en CDHDR-tabellen (wijzigingsdocumenten), waarbij wordt gezocht naar updates van het veld BSEG-ZLSPR.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer CDPOS-records in ZLSPR wijzigen

Eventtype explicit
Betaalblokkade verwijderd
Geeft aan dat een eerder toegepaste betaalblokkade is opgeheven, waardoor de factuur kan worden betaald. Dit wordt herkend wanneer het veld ZLSPR in BSEG van een waarde verandert naar null of leeg.
Waarom dit belangrijk is

Dit dient vaak als alternatief voor 'Invoice Approved' in systemen zonder expliciete workflowlogs en markeert het einde van de periode met het bottleneck.

Waar je het vindt

CDPOS- en CDHDR-tabellen, waarbij wordt gezocht naar een wijziging van BSEG-ZLSPR naar leeg.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer CDPOS de verwijdering van ZLSPR registreert

Eventtype explicit
Betaalrun uitgevoerd
Staat voor de uitvoering van de betaalrun waarin betaalinstructies worden gegenereerd. Dit wordt gevolgd via de statusupdate in de REGUH- of REGUP-tabellen.
Waarom dit belangrijk is

De operationele toezegging om te betalen, belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van het bundelen van betalingen.

Waar je het vindt

REGUH-tabel, meestal gekoppeld aan de uitvoerdatum en identificatie van de run.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de status van de betaalrun wordt bijgewerkt

Eventtype explicit
Betaling vereffend
Markeert de definitieve afstemming waarbij de openstaande post op de leveranciersrekening met de betaling wordt vereffend. Dit wordt vastgelegd via het veld AUGDT (clearingdatum) in de BSEG-tabel.
Waarom dit belangrijk is

De eindstatus van het proces. Dit geeft aan dat de levenscyclus is afgerond en de boekhouding in balans is. Een hoog percentage handmatige clearing wijst op inefficiënties bij de afstemming.

Waar je het vindt

BSEG-tabel, veld AUGDT (clearingdatum).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld AUGDT is gevuld

Eventtype explicit
Betalingsdocument aangemaakt
Het aanmaken van het boekhoudkundige document dat de bank crediteert en de leverancier debiteert. Dit is terug te vinden in BKPF met een documenttype voor betalingen, zoals ZP of KZ.
Waarom dit belangrijk is

De financiële uitvoering van de betaling, gebruikt om Days Payable Outstanding (DPO) te berekenen.

Waar je het vindt

BKPF-tabel, gefilterd op Document Type (BLART) dat specifiek is voor betalingen.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het betalingsdocument in BKPF is aangemaakt

Eventtype explicit
Factuur geboekt
Dit staat voor de officiële vastlegging van de verplichting in het grootboek. De activiteit wordt afgeleid van de aanmaaktimestamp in de BKPF-tabel of de invoerdatum in de ACDOCA-tabel.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startpunt van de financiële tijdlijn en vormt de basis voor vervaldatums en ouderdomsanalyses.

Waar je het vindt

BKPF-tabel, met CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de BKPF-record is aangemaakt

Eventtype explicit
Betalingskorting gemist
Een berekende gebeurtenis die de datum markeert waarop het recht op betalingskorting vervalt. Dit wordt bepaald door de kortingsvervaldatum te vergelijken met de huidige datum of de betaaldatum.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de Early Payment Discount Optimizer, die gemiste financiële kansen zichtbaar maakt.

Waar je het vindt

Berekend als: BSEG-ZFBDT + BSEG-ZBD1T (kortingsdagen 1).

Vastleggen

Afgeleid door de datum te vergelijken met de kortingsvervaldatum

Eventtype calculated
Betalingstermijnen gewijzigd
Legt een wijziging vast van de betalingstermijnen van een openstaande factuur, waardoor de vervaldatum of de mogelijkheid op korting verandert. Dit wordt gevolgd via wijzigingslogs voor het veld ZTERM in de BSEG-tabel.
Waarom dit belangrijk is

Veelvuldige wijzigingen wijzen mogelijk op fouten in stamgegevens of handmatige overschrijvingen die de kasstroomprognose en Vendor Payment Term Compliance beïnvloeden.

Waar je het vindt

CDPOS- en CDHDR-tabellen, waarbij wordt gezocht naar updates van het veld BSEG-ZTERM.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer CDPOS-records in ZTERM wijzigen

Eventtype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
Geeft aan dat de factuur is opgenomen in een betalingsvoorstelrun (F110), de eerste stap van het geautomatiseerde betaalprogramma. Dit wordt vastgelegd vanuit de REGUH-tabel, waarin vereffeningsgegevens worden opgeslagen.
Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat de factuur voor betaling is geselecteerd en de validatiecontroles binnen het betaalprogramma heeft doorlopen.

Waar je het vindt

Aanmaaktimestamp van de REGUH-tabel (sleutels LAUFD en LAUFI).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de REGUH-record is aangemaakt

Eventtype explicit
Factuur geparkeerd
Geeft aan dat een factuur in SAP is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Dit wordt vaak gebruikt voor voorlopige data-invoer. De activiteit wordt expliciet vastgelegd vanuit de VBKPF-tabel of door documenten in BKPF met een statuscode voor geparkeerde documenten te herkennen voordat ze worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren markeert het begin van de data-invoerfase en helpt de vertraging tussen ontvangst en het ontstaan van de financiële verplichting te meten.

Waar je het vindt

VBKPF-tabel voor kopgegevens van geparkeerde documenten of BKPF met een specifieke documentstatus (BSTAT = V).

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de VBKPF-record is aangemaakt

Eventtype explicit
Factuur teruggedraaid
Geeft aan dat het factuurdocument is teruggedraaid of geannuleerd. Dit wordt vastgelegd door het veld STBLG (terdraaiingsdocument) in de BKPF-tabel te controleren.
Waarom dit belangrijk is

Staat voor herstelwerk en procesfalen en brengt verspilling en mogelijk dubbel werk in beeld.

Waar je het vindt

BKPF-tabel, veld STBLG is niet leeg.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het veld STBLG is gevuld

Eventtype explicit
Factuur vervalt
Een berekende timestamp die het moment aangeeft waarop de factuur de nettovervaldatum bereikt. Deze wordt berekend door het aantal dagen van de betalingstermijn op te tellen bij de basisdatum in de BSEG-tabel.
Waarom dit belangrijk is

Dient als referentiepunt voor On-Time Payment Performance en Late Payment Penalty Tracker.

Waar je het vindt

Berekend als: BSEG-ZFBDT (basisdatum) + BSEG-ZBD1T/ZBD2T/ZBD3T (dagen).

Vastleggen

Afgeleid door de huidige datum te vergelijken met de nettovervaldatum

Eventtype calculated
Hoeveelheidsafwijking gedetecteerd
Afgeleide activiteit die wijst op een verschil tussen de gefactureerde hoeveelheid en de ontvangen hoeveelheid. Dit wordt afgeleid uit een specifieke Payment Block Key, meestal 'M' voor Quantity Variance, die op de factuurregel is toegepast.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het analyseren van matchingeffectiviteit en de datakwaliteit in de supply chain.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de waarde 'M' van BSEG-ZLSPR, of uit de systeemspecifieke configuratie voor hoeveelheidsblokkades.

Vastleggen

Vergelijk de waarde van ZLSPR met 'M'

Eventtype inferred
Prijsafwijking gedetecteerd
Afgeleide activiteit die wijst op een verschil tussen de factuurprijs en de prijs op de inkooporder. Dit wordt afgeleid uit een specifieke Payment Block Key, meestal 'R' voor Invoice Verification, die automatisch bij het boeken wordt toegepast.
Waarom dit belangrijk is

Brengt de oorzaken van handmatig herstelwerk in beeld en ondersteunt de Three Way Match Rate Analysis.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de waarde 'R' van BSEG-ZLSPR, of uit de systeemspecifieke configuratie voor prijsblokkades, op het moment van boeken.

Vastleggen

Vergelijk de waarde van ZLSPR met 'R'

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Klaar om aan de slag te gaan?

Zet je financiële data om in bruikbare inzichten en begin vandaag nog met het optimaliseren van je betaalcycli. Ons team helpt je bij elke stap van je process mining-traject.

Verwerking van crediteurenbetalingen optimaliseren in SAP S/4HANA

Verwijder knelpunten en verkort je doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in 5 minuten klaar met de installatie.