Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

SAP S/4HANA
Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Deze template geeft aan hoe je de levenscyclus van betalingen in SAP S/4HANA omzet naar een event log voor process mining. Je ziet welke datapunten en procesmomenten nodig zijn om inzicht te krijgen in financiële workflows. Volg de gids om te zorgen dat de data-extractie alle belangrijke stappen omvat, van ontvangst van de factuur tot de uiteindelijke verrekening.
  • Belangrijke attributen voor analyses van leveranciers en betalingen
  • Essentiële procesmomenten in de betalingscyclus
  • Specifieke extractielogica voor SAP S/4HANA-systemen

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen

In dit onderdeel staan de aanbevolen datavelden en organisatie-identificaties voor een gedetailleerd event log voor analyses van crediteurenbetalingen.
5 Verplicht 11 Aanbevolen 7 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De specifieke taak of statuswijziging van een gebeurtenis die voor de factuur is vastgelegd.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de afzonderlijke processtappen in de levenscyclus van de factuur. Het legt gebeurtenissen vast zoals het aanmaken, boeken en blokkeren van de factuur, de goedkeuring en de betalingsvereffening. De activiteitsnamen zijn afgeleid van transactiecodes, wijzigingslogboeken of statusupdates van workflows in het bronsysteem.

Dit veld is belangrijk om procesvarianten in kaart te brengen. De process mining-engine gebruikt het om de volgorde van stappen te visualiseren, herstelwerk te herkennen en te bepalen waar het proces afwijkt van de ideale route. Het is een kernonderdeel van het event log.

Waarom dit belangrijk is

Dit veld bepaalt de knooppunten in de proceskaart en maakt workflows en bottlenecks zichtbaar.

Waar vind je dit?

Afgeleid van transactiecodes (TCODE) of de kop (CDHDR) en regels (CDPOS) van wijzigingsdocumenten

Voorbeelden
Factuur geboektBetalingsblokkade ingesteldBetalingsrun uitgevoerdFactuur vereffend
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van de leveranciersfactuur die wordt verwerkt.
Beschrijving

Het factuurnummer is de primaire sleutel waarmee je de levenscyclus van een te betalen post in SAP S/4HANA volgt. Het verwijst specifiek naar het nummer van het boekingsdocument dat wordt aangemaakt wanneer de factuur in het grootboek wordt geboekt. In de standaardterminologie van SAP komt dit overeen met het documentnummer (BELNR) binnen een specifieke bedrijfs code en een specifiek boekjaar.

Bij procesanalyse dient dit attribuut als Case-ID. Het koppelt alle afzonderlijke activiteiten aan elkaar, van de eerste ontvangst en het parkeren van de factuur tot verschillende goedkeuringsblokkeringen en wijzigingen en de uiteindelijke betalingsvereffening. Door gebeurtenissen op basis van deze identificatie te groeperen, kunnen analisten de volledige geschiedenis van elke betalingsverplichting reconstrueren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de definitieve Case-ID waarmee je het betalingsproces van begin tot eind kunt reconstrueren.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF (kop van boekingsdocument), veld BELNR, of ACDOCA, veld BELNR

Voorbeelden
1900000523510000289119000006015100003002
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte timestamp waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit in de SAP-database is verwerkt. Zo kun je gebeurtenissen binnen een case chronologisch ordenen. Deze timestamp wordt meestal samengesteld uit de velden CPU-datum en CPU-tijd in de systeemlogboeken of documentkoppen.

Voor de analyse is dit attribuut nodig om doorlooptijden, duur en doorvoer te berekenen. Je kunt er de tijd tussen processtappen mee meten, bijvoorbeeld tussen de ontvangst en de definitieve goedkeuring van een factuur. Zo spoor je bottlenecks op en beoordeel je KPI’s zoals de gemiddelde goedkeuringstijd van facturen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen en vormt de basis voor alle tijdgebonden prestatieberekeningen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, velden CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd), of CDHDR, velden UDATE en UTIME

Voorbeelden
2023-10-12T08:30:00.000Z2023-10-12T14:15:22.000Z2023-10-15T09:00:00.000Z
Bronsysteem
SourceSystem
De identificatie van de SAP S/4HANA-instantie waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welke ERP-installatie of client de procesdata is gehaald. Als meerdere SAP-instanties of oudere systemen naast elkaar draaien, helpt dit veld de herkomst van de data vast te leggen en systemen met elkaar te vergelijken.

Bij analyses kun je dit veld als filter gebruiken. Zo kunnen analisten data scheiden wanneer ze prestaties van regionale systeeminstallaties vergelijken of de consistentie van data tijdens migratieprojecten controleren. Ook maakt het duidelijk wanneer procesverschillen het gevolg zijn van systeeminstellingen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee onderscheid je databronnen in omgevingen met meerdere systemen en kun je data nauwkeurig segmenteren.

Waar vind je dit?

Systeem-ID (SY-SYSID) uit de SAP-installatiecontext

Voorbeelden
SAP_PROD_01S4H_NA_100ERP_EU_200
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de record voor het laatst is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Laatste data-update geeft aan wanneer de data met succes in het process mining-platform is geladen. Dit is niet het tijdstip van de bedrijfsgebeurtenis, maar geeft aan hoe actueel de dataset is. Dat is belangrijk om op de dashboards te kunnen vertrouwen.

Met dit attribuut zien gebruikers hoe actueel de informatie is. Dat is vooral van belang bij dashboards die bijna realtime worden bijgewerkt, zoals de analyse van betalingsblokkeringen. Zo zijn beslissingen gebaseerd op de meest recente status van het SAP S/4HANA-systeem.

Waarom dit belangrijk is

Dit laat zien hoe actueel de data is, wat belangrijk is voor operationele dashboards.

Waar vind je dit?

Gegenereerd door het ETL- of extractieproces

Voorbeelden
2023-10-27T23:59:59.000Z2023-11-01T06:00:00.000Z
Bedrijfs code
CompanyCode
De organisatorische eenheid waarvoor de balans en winst-en-verliesrekening worden opgesteld.
Beschrijving

De bedrijfs code is de zelfstandige boekhoudkundige entiteit binnen de organisatie. Dit is de centrale organisatorische eenheid voor de externe boekhouding en de indeling van financiële data. Elke factuur is aan precies één bedrijfs code toegewezen.

Met dit attribuut kun je KPI’s uitsplitsen per juridische entiteit of regio. Dashboards gebruiken het om de efficiëntie van crediteurenteams bij verschillende dochterondernemingen te vergelijken. Zo zie je bijvoorbeeld of een bepaalde vestiging vaker handmatige betalingsblokkeringen heeft dan de rest van de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces per juridische entiteit uitsplitsen en interne vergelijkingen maken.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld BUKRS

Voorbeelden
US01DE1010002000
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De code voor de afgesproken betalings- en kortingsvoorwaarden.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer een factuur vervalt en of er korting geldt bij vroeg betalen. Deze code (bijvoorbeeld ‘Z001’) verwijst naar regels zoals ‘netto 30 dagen’ of ‘2% korting bij betaling binnen 10 dagen, netto 30 dagen’. De voorwaarden worden overgenomen uit de leveranciersstamgegevens, maar kunnen handmatig worden gewijzigd.

Dit attribuut is belangrijk voor de dashboards voor vroegbetalingskorting en naleving van betalingstermijnen van leveranciers. Het systeem kan hiermee de basisvervaldatum berekenen en vaststellen of de betaling binnen de gunstigste termijn is gedaan om korting te krijgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt de verwachte betalingstermijn en financiële voordelen, en is belangrijk voor de kortingsanalyse.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld ZTERM

Voorbeelden
Z001NT300001
Documentsoort
DocumentType
Classificeert het boekingsdocument, bijvoorbeeld als leveranciersfactuur, betaling of creditnota.
Beschrijving

De documentsoort is een code van twee tekens in SAP die de boekhoudkundige transactie classificeert. Veelvoorkomende soorten zijn ‘KR’ voor leveranciersfacturen, ‘KZ’ voor leveranciersbetalingen en ‘RE’ voor bruto factuurontvangst. De documentsoort bepaalt het nummerbereik en de veldstatus van het document.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om de scope van het proces te filteren. Een analist kan bijvoorbeeld creditnota’s uitsluiten om alleen de efficiëntie van uitgaande betalingen te bekijken. Het attribuut laat ook zien welke transactiesoorten worden verwerkt en ondersteunt het dashboard over de complexiteit van procesvarianten.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je cases indelen als factuur of creditnota en de analyse daarop filteren.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld BLART

Voorbeelden
KRREKZKG
Factuurbedrag
InvoiceAmount
Het totale brutobedrag van de factuur in de documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de financiële waarde van de factuur weer zoals die in het brondocument is vastgelegd. Het staat voor de verplichting die aan de leverancier moet worden voldaan. In SAP S/4HANA wordt dit doorgaans opgeslagen in het veld Bedrag in documentvaluta.

Bij analyses gebruik je het factuurbedrag om werk te prioriteren. Dashboards zoals de verdeling van handmatige contactmomenten laten zien of tijdrovende handmatige activiteiten worden besteed aan facturen met een lage waarde. Zo kan de organisatie verbeteringen richten op transacties met een hoge waarde, waar procesfouten grotere financiële risico’s met zich meebrengen.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft het financiële gewicht van de case aan en helpt inefficiënties bij transacties met een hoge waarde te prioriteren.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF of BSEG, veld WRBTR

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Gebruikersnaam
UserName
De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

De gebruikersnaam bevat de aanmeld-ID van de persoon of systeemagent die verantwoordelijk is voor een processtap. Dit kan een gebruiker zijn die handmatig data invoert, of een ID van een achtergrondtaak (bijvoorbeeld ‘BATCH_USER’) die geautomatiseerde taken uitvoert.

Met dit attribuut kun je het automatiseringspercentage van activiteiten berekenen. Door menselijke gebruikers te onderscheiden van systeemaccounts, kunnen analisten meten hoeveel van het proces is geautomatiseerd. Het wordt ook gebruikt in het dashboard voor de verdeling van handmatige contactmomenten om de werklast van teams te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee onderscheid je handmatig werk van geautomatiseerd werk en kun je het automatiseringspercentage berekenen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld USNAM, of CDHDR, veld USERNAME

Voorbeelden
BSMITHWF-BATCHRJONES
Is betaling te laat
IsLatePayment
Een booleaanse waarde die aangeeft of de betaling na de nettovervaldatum is gedaan.
Beschrijving

Dit berekende attribuut is waar als de verrekeningsdatum na de nettovervaldatum valt. Het geeft in één oogopslag aan of de betaling op tijd was.

In analyses gebruik je deze waarde om het aantal cases te tellen dat niet aan de voorwaarden voldoet voor de KPI Frequentie van boetes voor te late betaling. Zo kun je in een dashboard eenvoudig de waarden ‘Waar’ tellen, zonder daar ingewikkelde datumformules voor nodig te hebben.

Waarom dit belangrijk is

Zo bereken je KPI’s voor tijdige betalingen eenvoudiger.

Waar vind je dit?

Berekend: Verrekeningsdatum > Nettovervaldatum

Voorbeelden
truefalse
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie van de leverancier bij de factuur.
Beschrijving

Het leveranciersnummer verwijst naar de specifieke crediteurenrekening in het SAP-subgrootboek. Het koppelt de factuur aan de stamgegevens met betalingsvoorwaarden, bankgegevens en contactinformatie. In S/4HANA is dit vaak gekoppeld aan het concept Business Partner, maar in veel tabellen blijft de oude veldnaam LIFNR in gebruik.

Bij analyses is dit attribuut belangrijk voor het dashboard over naleving van betalingstermijnen van leveranciers. Analisten kunnen procesprestaties per leverancier samenvatten en zien welke leveranciers regelmatig blokkeringen, prijsverschillen of vertragingen veroorzaken. Dit ondersteunt beslissingen over strategische inkoop en het beheer van leveranciersrelaties.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per leverancier vergelijken en de oorzaken van vertragingen opsporen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld LIFNR, of ACDOCA, veld LIFNR

Voorbeelden
100050VEND-US-99200400
Nettovervaldatum
NetDueDate
De berekende datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald om boetes te voorkomen.
Beschrijving

De nettovervaldatum is de uiterste betaaldatum. Je berekent deze door het maximale aantal dagen van de betalingstermijn bij de basisdatum op te tellen. Soms is de datum expliciet opgeslagen, maar vaak wordt deze berekend in analyseweergaven.

Dit is de belangrijkste referentiedatum voor het bijhouden van te late betalingen en boetes. Door de werkelijke vereffeningsdatum met de nettovervaldatum te vergelijken, bereken je het aantal dagen dat de betaling te laat was. Zo kun je de efficiëntie van het crediteurenteam en het risico op problemen met leveranciers beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de uiterste datum voor het proces. Als je die mist, kan dat de kredietwaardigheid schaden en extra kosten veroorzaken.

Waar vind je dit?

Berekend als: basisdatum + maximale betalingstermijn in dagen (ZBD1T/ZBD2T/ZBD3T)

Voorbeelden
2023-11-302023-12-01
Reden betalingsblokkering
PaymentBlockReason
De code die aangeeft waarom een factuur is geblokkeerd voor betaling.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de specifieke reden waarom een factuur niet wordt meegenomen in de automatische betalingsrun. Voorbeelden zijn ‘A’ voor geblokkeerd voor betaling, ‘R’ voor factuurcontrole of een handmatige blokkering door een gebruiker.

Dit veld is de belangrijkste basis voor het dashboard voor analyse van handmatige betalingsblokkeringen. Door de verschillende redenen voor blokkering bij elkaar op te tellen, kan de organisatie structurele problemen opsporen, zoals terugkerende prijsverschillen of ontbrekende goederenontvangsten die de betaling vertragen.

Waarom dit belangrijk is

Dit maakt de specifieke oorzaken van processtops zichtbaar, zodat je gericht de oorzaak kunt onderzoeken.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld ZLSPR

Voorbeelden
ABR*
Vereffeningsdatum
ClearingDate
De datum waarop de factuur door betaling is vereffend.
Beschrijving

De vereffeningsdatum geeft aan wanneer de openstaande post in het crediteurenboek is afgeboekt, meestal via een betalingsrun of een handmatige betalingsboeking. Daarmee komt de verplichting ten einde.

Bij analyses gebruik je dit attribuut om de totale doorlooptijd van het proces te berekenen. Het is de timestamp voor de activiteit ‘Betaling vereffend’ en wordt vergeleken met de nettovervaldatum om te bepalen of op tijd is betaald. De datum wordt ook gebruikt in het dashboard voor de efficiëntie van betalingsvereffening.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van het betalingsproces en laat zien of de betaling op tijd is gedaan.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld AUGDT

Voorbeelden
2023-11-012023-11-15
Zonder handmatige tussenkomst
IsTouchless
Een booleaanse waarde die aangeeft of de factuur zonder handmatige tussenkomst is verwerkt.
Beschrijving

Dit attribuut wordt berekend door de eventstroom van een case te analyseren. Een case krijgt de waarde ‘zonder handmatige tussenkomst’ als deze alleen geautomatiseerde activiteiten bevat, zoals activiteiten van de gebruiker ‘system’ of specifieke achtergrond-TCODES, en er geen handmatige wijzigingen of blokkades zijn.

In analyses is dit de belangrijkste metriek voor de KPI Percentage facturen zonder handmatige tussenkomst. Zo kan de organisatie volgen hoe goed automatiseringsinitiatieven werken en zien welke typen cases, bijvoorbeeld per leverancier of regio, zonder menselijke tussenkomst door het systeem lopen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor procesautomatisering en efficiëntie.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van de volgorde van activiteiten en gebruikerstypen

Voorbeelden
truefalse
Basisdatum
BaselineDate
De datum vanaf wanneer de betalingsvoorwaarden gelden en de vervaldatums worden berekend.
Beschrijving

De basisdatum is het uitgangspunt voor de berekening van de nettovervaldatum en de kortingsperioden. Afhankelijk van de configuratie en de leveranciersstamgegevens is dit meestal de factuurdatum of de boekingsdatum.

Voor de analyse is deze datum nodig om vast te stellen of een betaling te laat is. Een onjuiste basisdatum kan leiden tot te vroege betalingen, met gevolgen voor de cashflow, of te late betalingen, met mogelijke boetes. De juistheid van deze datum controleren hoort bij de analyse van naleving van betalingstermijnen van leveranciers.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het uitgangspunt voor alle berekeningen van vervaldatums.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld ZFBDT

Voorbeelden
2023-10-012023-10-15
Bedrag aan misgelopen korting
DiscountLostAmount
De geldwaarde van beschikbare contantkortingen die niet zijn benut.
Beschrijving

Dit berekende attribuut laat zien hoeveel korting is misgelopen. Het wordt berekend door na te gaan of de betaling na de kortingsdatum is gedaan. Is dat het geval, dan wordt het gemiste kortingspercentage toegepast op het factuurbedrag.

Dit is een belangrijke financiële metriek voor de optimalisatie van kortingen bij vroege betaling. De berekening maakt de kosten van inefficiënte processen concreet en onderbouwt zo de businesscase voor procesverbeteringen.

Waarom dit belangrijk is

Zo wordt het directe financiële verlies door procesvertragingen zichtbaar.

Waar vind je dit?

Berekend: als de verrekeningsdatum na de kortingsdatum valt, dan factuurbedrag × kortingspercentage

Voorbeelden
30.000.00150.00
Boekjaar
FiscalYear
Het boekjaar waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

Het boekjaar is de periode waarop de financiële rapportage betrekking heeft. Samen met de bedrijfs code en het documentnummer vormt het de samengestelde primaire sleutel van een financieel document in SAP.

Voor analyses is dit nodig om cases uniek te identificeren. Het ondersteunt ook vergelijkingen tussen boekjaren en zorgt ervoor dat de Case-ID ‘Factuurnummer’ uniek blijft, ook bij data over meerdere decennia.

Waarom dit belangrijk is

Technische vereiste om cases in SAP FI uniek te identificeren.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld GJAHR

Voorbeelden
20232024
Dagen voor contantkorting 1
CashDiscountDays1
Het aantal dagen vanaf de basisdatum waarin de eerste contantkorting beschikbaar is.
Beschrijving

Dit attribuut bepaalt de termijn voor de gunstigste betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld ‘10’ in ‘2% korting bij betaling binnen 10 dagen, netto 30 dagen’. De waarde komt uit de voorwaarden op de factuurregel.

Bij analyses gebruik je dit om de streefdatum voor de optimalisatie van vroegbetalingskorting te bepalen. Als de factuur binnen deze termijn wordt vereffend, wordt de korting toegepast. Met dit veld kun je zien hoeveel korting je misloopt door lange verwerkingstijden.

Waarom dit belangrijk is

Dit bepaalt binnen welke termijn je financieel voordeel kunt behalen.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld ZBD1T

Voorbeelden
10140
Inkoopdocument
PurchasingDocument
Het inkoopordernummer dat bij de factuur hoort.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de factuur aan het voorafgaande inkoopproces. Het bevat het nummer van de inkooporder (PO) waarmee de factuur wordt vergeleken. Niet alle facturen, zoals facturen voor diverse uitgaven, hebben een verwijzing naar een inkooporder.

Dit veld is belangrijk voor de analyse van het percentage driewegmatches. Analisten kunnen facturen met en zonder inkooporder van elkaar onderscheiden, omdat daarvoor doorgaans heel andere goedkeuringsworkflows gelden. Het maakt ook process mining van begin tot eind mogelijk door crediteurendata aan inkoopdata te koppelen.

Waarom dit belangrijk is

Dit koppelt crediteuren aan inkoop en maakt analyse van driewegmatches en uitbreiding van de procesanalyse mogelijk.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld EBELN

Voorbeelden
45000012344500009876
Percentage contantkorting 1
CashDiscountPercentage1
Het kortingspercentage dat geldt als de factuur binnen de eerste kortingsperiode wordt betaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het financiële voordeel aan dat de leverancier biedt bij vroeg betalen, bijvoorbeeld ‘2’ in ‘2% korting bij betaling binnen 10 dagen’.

Bij analyses gebruik je dit om de mogelijke contantkorting te berekenen. Door dit percentage met het factuurbedrag te vermenigvuldigen, laten dashboards zien hoeveel geld verloren gaat door inefficiënte processen. Zo kun je onderbouwen waarom automatisering zinvol is.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft de mogelijke besparing aan en is nodig voor berekeningen van het rendement op investering.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BSEG, veld ZBD1P

Voorbeelden
2.03.00.0
Valuta
Currency
De valutacode van het factuurbedrag.
Beschrijving

Het attribuut Valuta geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Zo kunnen financiële bedragen correct worden geïnterpreteerd en data uit internationale bedrijfs codes worden samengevoegd.

Dit veld zorgt ervoor dat financiële KPI’s correct worden berekend. Vaak wordt het gebruikt om bedragen voor wereldwijde dashboards om te rekenen naar een rapportagevaluta. Zonder dit attribuut hebben totalen zoals de totale uitgaven of de gemiddelde factuurwaarde geen betekenis in een omgeving met meerdere valuta.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft context aan financiële bedragen en is nodig voor correcte wereldwijde rapportages.

Waar vind je dit?

SAP-tabel BKPF, veld WAERS

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Deze tabel beschrijft de belangrijke processtappen en transactiemomenten die je vastlegt om het volledige betalingstraject in beeld te brengen.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling vereffend
Markeert de definitieve afstemming waarbij de openstaande post op de leveranciersrekening tegen de betaling wordt weggestreept. Vastgelegd in het veld AUGDT (vereffeningsdatum) van de BSEG-tabel.
Waarom dit belangrijk is

De eindstatus van het proces. De levenscyclus is voltooid en de boekhouding is in evenwicht. Een hoog percentage handmatige vereffeningen wijst op inefficiënties bij de afstemming.

Waar vind je dit?

BSEG-tabel, veld AUGDT (vereffeningsdatum).

Vastleggen

Geregistreerd zodra het veld AUGDT is ingevuld

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade ingesteld
Geeft aan dat er een betalingsblokkade is ingesteld op een factuurregel, waardoor deze niet in de betaalrun wordt meegenomen. Dit wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld ZLSPR in de tabel BSEG via wijzigingsdocumenten te volgen.
Waarom dit belangrijk is

Blokkades zijn de belangrijkste oorzaak van te late betalingen en vertragingen in het proces. Ze hebben rechtstreeks invloed op het dashboard voor analyse van handmatige betalingsblokkades.

Waar vind je dit?

Tabellen CDPOS en CDHDR (wijzigingsdocumenten), voor wijzigingen in het veld BSEG-ZLSPR.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer CDPOS een wijziging in ZLSPR vastlegt

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade opgeheven
Geeft aan dat een eerder ingestelde betalingsblokkade is opgeheven en de factuur dus kan worden betaald. Dit wordt herkend wanneer het veld ZLSPR in BSEG verandert van een waarde naar null of leeg.
Waarom dit belangrijk is

In systemen zonder expliciete workflowlogs geldt dit vaak als benadering van 'Factuur goedgekeurd' en markeert het het einde van de bottleneckperiode.

Waar vind je dit?

Tabellen CDPOS en CDHDR, voor wijzigingen waarbij BSEG-ZLSPR leeg wordt.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer CDPOS vastlegt dat ZLSPR is verwijderd

Gebeurtenistype explicit
Betalingsdocument aangemaakt
Het aanmaken van het boekingsdocument dat de bankrekening crediteert en de leveranciersrekening debiteert. Dit is te vinden in BKPF met een documentsoort voor betalingen (bijvoorbeeld ZP of KZ).
Waarom dit belangrijk is

De financiële afwikkeling van de betaling, gebruikt om Days Payable Outstanding (DPO) te berekenen.

Waar vind je dit?

BKPF-tabel, gefilterd op documentsoort (BLART) voor betalingen.

Vastleggen

Geregistreerd bij het aanmaken van een betalingsdocument in BKPF

Gebeurtenistype explicit
Betalingsrun uitgevoerd
Geeft aan dat de betalingsrun is uitgevoerd en betaalopdrachten zijn aangemaakt. Dit wordt bijgehouden via de statuswijziging in de tabellen REGUH of REGUP.
Waarom dit belangrijk is

De operationele verplichting om te betalen, essentieel voor de analyse van de efficiëntie van het bundelen van betalingen.

Waar vind je dit?

REGUH-tabel, doorgaans gekoppeld aan de uitvoeringsdatum en identificatie.

Vastleggen

Geregistreerd bij een statuswijziging van de betalingsrun

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
Dit is de officiële registratie van de verplichting in het grootboek. De activiteit wordt afgeleid van de aanmaaktimestamp in de tabel BKPF of de boekingsdatum in de tabel ACDOCA.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het beginpunt van de financiële tijdlijn en vormt de basis voor vervaldatums en verouderingsanalyse.

Waar vind je dit?

Tabel BKPF, met CPUDT (invoerdatum) en CPUTM (invoertijd).

Vastleggen

Geregistreerd bij het aanmaken van een BKPF-record

Gebeurtenistype explicit
Betalingstermijn gewijzigd
Legt een wijziging vast in de betalingstermijn van een openstaande factuur, waardoor de vervaldatum of het recht op korting verandert. Dit wordt gevolgd via wijzigingslogs van het veld ZTERM in de tabel BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Regelmatige wijzigingen kunnen wijzen op fouten in stamgegevens of handmatige aanpassingen die de kasstroomprognoses en de naleving van betalingstermijnen door leveranciers beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Tabellen CDPOS en CDHDR, voor wijzigingen in het veld BSEG-ZTERM.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer CDPOS een wijziging in ZTERM vastlegt

Gebeurtenistype explicit
Betalingsvoorstel aangemaakt
Geeft aan dat de factuur is opgenomen in een betaalvoorstelrun (F110), de eerste stap van het automatische betalingsprogramma. Dit wordt vastgelegd in de tabel REGUH, waarin afwikkelingsgegevens worden opgeslagen.
Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat de factuur is geselecteerd voor betaling en de validatiecontroles van het betalingsprogramma heeft doorstaan.

Waar vind je dit?

Tijdstempel waarop de REGUH-tabel is aangemaakt (sleutels LAUFD en LAUFI).

Vastleggen

Geregistreerd bij het aanmaken van een REGUH-record

Gebeurtenistype explicit
Factuur geparkeerd
Geeft aan dat een factuur in SAP is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Dit wordt vaak gebruikt voor voorlopige gegevensinvoer. De gebeurtenis wordt rechtstreeks vastgelegd in de tabel VBKPF of herkend aan documenten in BKPF met een geparkeerde statuscode, voordat ze worden geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren markeert het begin van de gegevensinvoer en helpt de vertraging tussen ontvangst en het ontstaan van een financiële verplichting te meten.

Waar vind je dit?

Tabel VBKPF voor kopgegevens van geparkeerde documenten, of BKPF met een specifieke documentstatus (BSTAT = V).

Vastleggen

Geregistreerd bij het aanmaken van een VBKPF-vermelding

Gebeurtenistype explicit
Factuur teruggedraaid
Geeft aan dat het factuurdocument is teruggedraaid of geannuleerd. Dit wordt vastgesteld aan de hand van het veld STBLG (terdraaiingsdocument) in de BKPF-tabel.
Waarom dit belangrijk is

Wijst op herstelwerk en een procesfout, en maakt verspilling en mogelijk dubbel werk zichtbaar.

Waar vind je dit?

BKPF-tabel, veld STBLG is niet leeg.

Vastleggen

Geregistreerd zodra het veld STBLG is ingevuld

Gebeurtenistype explicit
Factuur vervallen
Een berekende timestamp voor het moment waarop de nettovervaldatum van de factuur is bereikt. Deze wordt berekend door de dagen van de betalingstermijn op te tellen bij de basisdatum in de tabel BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Dient als referentiepunt voor de prestaties van tijdige betalingen en de tracker voor boetes bij te late betaling.

Waar vind je dit?

Berekend: BSEG-ZFBDT (basisdatum) + BSEG-ZBD1T/ZBD2T/ZBD3T (dagen).

Vastleggen

Afleiden door de huidige datum te vergelijken met de nettovervaldatum

Gebeurtenistype calculated
Hoeveelheidsverschil vastgesteld
Afgeleide activiteit die wijst op een verschil tussen de gefactureerde hoeveelheid en de ontvangen hoeveelheid. Dit wordt afgeleid uit een specifieke betalingsblokkeringssleutel, meestal 'M' voor een hoeveelheidsverschil, die op de regel wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de analyse van de efficiëntie van matching en de datakwaliteit in de toeleveringsketen.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de waarde 'M' in BSEG-ZLSPR (of een systeemspecifieke instelling voor hoeveelheidsblokkades).

Vastleggen

Vergelijk de waarde van ZLSPR met 'M'

Gebeurtenistype inferred
Korting voor contante betaling misgelopen
Een berekende gebeurtenis die de datum markeert waarop het recht op korting voor contante betaling verviel. Dit wordt afgeleid door de uiterste kortingsdatum te vergelijken met de huidige datum of de betaaldatum.
Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor de optimalisatie van kortingen bij vroege betaling, zodat gemiste financiële kansen zichtbaar worden.

Waar vind je dit?

Berekend: BSEG-ZFBDT + BSEG-ZBD1T (kortingsdagen 1).

Vastleggen

Afleiden door de datum te vergelijken met de uiterste kortingsdatum

Gebeurtenistype calculated
Prijsverschil vastgesteld
Afgeleide activiteit die wijst op een verschil tussen de factuurprijs en de prijs op de inkooporder. Dit wordt afgeleid uit een specifieke betalingsblokkeringssleutel, meestal 'R' voor factuurcontrole, die automatisch wordt ingesteld bij het boeken.
Waarom dit belangrijk is

Brengt de oorzaken van handmatig herstelwerk aan het licht en ondersteunt de analyse van het three-way-matchpercentage.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de waarde 'R' in BSEG-ZLSPR (of een systeemspecifieke instelling voor prijsblokkades) op het moment van boeken.

Vastleggen

Vergelijk de waarde van ZLSPR met 'R'

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit SAP S/4HANA

Klaar om te beginnen?

Zet financiële data om in inzichten waarmee je aan de slag kunt en begin vandaag nog met het optimaliseren van betalingscycli. Ons team helpt je bij elke stap van je process mining-traject.

Verbeter de verwerking van crediteurenbetalingen in SAP S/4HANA

Verwijder bottlenecks en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. De installatie duurt 5 minuten.