Datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

SAP ECC
Datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Datatemplate voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Deze template geeft een duidelijk overzicht van de essentiële data die je nodig hebt om het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie te analyseren. Je vindt er de belangrijke attributen en activiteiten voor een volledig event log. Ook lees je hoe je deze data uit SAP ECC haalt.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Instructies voor data-extractie

Attributen voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Financiële periode
FinancialPeriod
Een unieke identificatiecode voor de financiële verslagleggingscyclus, meestal samengesteld uit het boekjaar en de boekingsperiode.
Beschrijving

De financiële periode is de primaire case-ID. Hiermee groepeer je alle activiteiten voor het afsluiten en afstemmen van rekeningen in een specifieke verslagleggingscyclus, bijvoorbeeld '2023-12' voor december 2023. Zo kun je het volledige periodeafsluitingsproces voor elke afzonderlijke periode van begin tot eind analyseren.

In analyses kun je hiermee de end-to-end-doorlooptijd van elke afsluiting volgen, prestaties tussen perioden vergelijken en trends of afwijkingen herkennen. Door elke financiële periode als een unieke case te definiëren, kun je de efficiëntie, bottlenecks en variaties in het afsluitingsproces in de loop van de tijd zichtbaar maken en meten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-ID voor de analyse. Hiermee kun je doorlooptijden, werklasten en compliance van de afsluiting tussen perioden vergelijken.

Waar vind je dit?

Dit attribuut wordt meestal afgeleid door het boekjaar (GJAHR) en de boekingsperiode (MONAT) uit de kopteksten van financiële documenten samen te voegen, bijvoorbeeld uit tabel BKPF.

Voorbeelden
2023-122024-032023-Q4
Activiteit
ActivityName
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens het periodeafsluitingsproces is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de afzonderlijke stappen in de Record to Report-cyclus vast, zoals 'Correctieboeking geboekt' of 'Financiële overzichten gegenereerd'. Het vormt de basis van de proceskaart en toont de volgorde van events waaruit de periodeafsluiting bestaat.

Activiteiten analyseren is een belangrijk onderdeel van process mining. Je maakt de processtroom zichtbaar, ziet de volgorde van taken, ontdekt procesvariaties en meet hoe vaak en hoe lang elke stap voorkomt. Zo kun je bottlenecks, afwijkende procesroutes en mogelijkheden voor standaardisatie of automatisering opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit verplichte attribuut is nodig om de proceskaart op te bouwen en de volgorde van taken in de periodeafsluiting zichtbaar te maken en te analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit een combinatie van SAP-transactiecodes (TCODE), documenttypen (BLART) of specifieke programma-uitvoeringen (bijvoorbeeld FAGL_FCV voor herwaardering van vreemde valuta).

Voorbeelden
Correctieboeking geboektRekeningafstemming gestartPeriode afgesloten voor boekingen
Bronsysteem
SourceSystem
De identificatiecode van het bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de eventdata vandaan komt, bijvoorbeeld de naam of ID van een specifieke SAP ECC-instantie. In organisaties met meerdere ERP- of financiële systemen is dit veld nodig om data uit verschillende bronnen van elkaar te onderscheiden.

Ook in een omgeving met één systeem is dit belangrijke metadata voor datagovernance, audits en probleemoplossing. Het bevestigt de herkomst van de data. Dat is nodig om vertrouwen in de analyse op te bouwen en de datalijn duidelijk te houden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de herkomst van de data inzichtelijk voor governance en helpt processen in omgevingen met meerdere systemen van elkaar te onderscheiden.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd en de specifieke SAP-client en systeem-ID aangeeft (bijvoorbeeld op basis van tabel T000).

Voorbeelden
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of event plaatsvond.
Beschrijving

De eventtijd geeft voor elke procesactiviteit de exacte datum en tijd. Daarmee vormt deze de chronologische basis voor de analyse. Meestal bestaat de eventtijd uit de aanmaakdatum en -tijd van het document.

Deze timestamp is nodig om events in de juiste volgorde te zetten en de processtroom te reconstrueren. Je gebruikt hem om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden tussen activiteiten, wachttijden en de totale duur van de periodeafsluiting. Door timestamps te analyseren, kun je vertragingen opsporen en zien hoe het werk in de tijd is verdeeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit verplichte attribuut bepaalt de chronologische volgorde van events. Die volgorde is nodig om doorlooptijden te berekenen en bottlenecks in het proces op te sporen.

Waar vind je dit?

Meestal afkomstig uit de documentinvoerdatum (CPUDT) en -tijd (CPUTM) in tabel BKPF voor financiële documenten.

Voorbeelden
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het toont de datum en tijd waarop de datapijplijn voor het laatst is uitgevoerd en geeft zo context bij de actualiteit van de procesinzichten.

Voor dashboards, vooral die de voortgang realtime volgen, laat deze timestamp zien of je de meest actuele informatie bekijkt of data van een eerdere dag. Zo weten gebruikers hoe actueel de informatie is en kunnen ze de analyse goed interpreteren.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe actueel de data is, zodat analyses en dashboards op tijd beschikbaar zijn en relevant blijven.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt aan het einde van elke gegevenslading gegenereerd en toegevoegd door de data-extractie- of ETL-tool.

Voorbeelden
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Bedrag in lokale valuta
DMBTR
De financiële waarde van een transactieregel, uitgedrukt in de lokale valuta van de company code.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de geldwaarde van een financiële boeking weer. Het is de belangrijkste kwantitatieve maat voor de impact van een transactie op het grootboek.

Door bedragen te analyseren, kun je problemen prioriteren en financiële risico's beter inschatten. Zo wordt het dashboard 'Volumeanalyse van correctieboekingen' veel bruikbaarder als je onderscheid kunt maken tussen veel correcties met een lage waarde en weinig correcties met een hoge waarde. Zo richt je de aandacht op transacties met een grote financiële impact.

Waarom dit belangrijk is

Maakt de financiële impact van transacties meetbaar. Zo kun je bijvoorbeeld correctieboekingen met een hoge waarde identificeren.

Waar vind je dit?

Beschikbaar in de regelpostentabel van documenten, BSEG (DMBTR).

Voorbeelden
1500.75-25000.00123456.00
Company code
BUKRS
De organisatie-eenheid die een juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De company code is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials. Deze vertegenwoordigt een zelfstandig bedrijf met een eigen sluitende boekhouding. Alle financiële transacties worden op het niveau van de company code geboekt.

Met process mining kun je de periodeafsluiting voor verschillende juridische entiteiten binnen een concern vergelijken door op company code te filteren. Zo vind je best practices bij goed presterende entiteiten en zie je welke entiteiten te maken hebben met vertragingen, veel correctieboekingen of procesafwijkingen. Dit is een belangrijke dimensie om de analyse op te splitsen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties en compliance van periodeafsluitingen bij verschillende juridische entiteiten vergelijken. Dat is belangrijk voor financiële analyses op groepsniveau.

Waar vind je dit?

Dit veld is beschikbaar in vrijwel alle financiële documenttabellen in SAP, vooral in BKPF (koptekst) en BSEG (regelpost).

Voorbeelden
10002000US01DE01
Documentnummer
BELNR
De unieke identificatiecode van een boekhoudkundig document binnen een boekjaar en company code.
Beschrijving

Het boekhoudkundige documentnummer is de primaire sleutel voor financiële boekingen in SAP. Elke journaalpost, factuur of betalingsdocument krijgt een uniek nummer.

Het documentnummer wordt meestal niet gebruikt voor analyses op hoofdlijnen, maar is wel handig om details te bekijken. Vanuit een process mining-dashboard kunnen analisten met dit nummer rechtstreeks naar de transactie in SAP gaan om afwijkingen te onderzoeken, zoals een grote correctieboeking of een vertraagde afstemmingspost. Zo leidt een inzicht rechtstreeks naar de brondocumentatie.

Waarom dit belangrijk is

Verwijst rechtstreeks naar de brondocumentatie in SAP. Zo kun je vanuit de procesweergave specifieke boekingen in detail bekijken.

Waar vind je dit?

Te vinden als primaire sleutel in tabel BKPF (BELNR).

Voorbeelden
100000456719000001233000008901
Documenttype
BLART
Een code waarmee verschillende soorten boekhoudkundige documenten worden geclassificeerd.
Beschrijving

In SAP wordt het documenttype gebruikt om verschillende zakelijke transacties van elkaar te onderscheiden, zoals leveranciersfacturen (KR), klantbetalingen (DZ) en grootboekboekingen (SA). Het bepaalt ook eigenschappen zoals de nummerreeks van het document.

Bij de analyse van de periodeafsluiting is het documenttype een handig filter. Je kunt er specifieke activiteiten mee afzonderen, zoals overlopende posten, voorzieningen of tegenboekingen. Zo analyseer je het volume en de financiële impact van verschillende afsluittransacties en kun je specifieke activiteiten in het procesmodel definiëren.

Waarom dit belangrijk is

Helpt transacties te classificeren en te filteren, zodat je specifieke activiteiten zoals overlopende posten, tegenboekingen of intercompany-boekingen afzonderlijk kunt analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de documentkopteksten van tabel BKPF (BLART).

Voorbeelden
SAABKR
Grootboekrekening
HKONT
Het nummer van de grootboekrekening waarop een regelpost wordt geboekt.
Beschrijving

De grootboekrekening is een belangrijk stamgegeven in de financiële administratie en classificeert transacties. Elke financiële boeking wordt aan een of meer grootboekrekeningen toegewezen.

Bij de periodeafsluiting is het belangrijk om activiteiten per grootboekrekening te analyseren. Dit ondersteunt de dashboards 'Bottlenecks bij rekeningafstemming' en 'Volumeanalyse van correctieboekingen'. Je ziet welke rekeningen het lastigst af te stemmen zijn, welke de meeste correcties vereisen en waar het risico op een materiële fout het grootst is. Zo kunnen teams prioriteit geven aan probleemrekeningen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt gerichte analyses van afstemmingen en correctieboekingen mogelijk. Zo vind je probleemrekeningen die vertraging veroorzaken of vaak moeten worden gecorrigeerd.

Waar vind je dit?

Beschikbaar in de regelpostentabel van financiële documenten, BSEG (HKONT).

Voorbeelden
113100400500750000
Type journaalpost
JournalEntryType
Een classificatie van journaalposten, zoals 'Standaard', 'Correctie', 'Overlopende post' of 'Tegenboeking'.
Beschrijving

Dit afgeleide attribuut deelt financiële documenten in op basis van hun functie in het afsluitingsproces. De classificatie wordt vaak bepaald aan de hand van een combinatie van documenttype (BLART), reden voor tegenboeking (STGRD) of gebruikte grootboekrekeningen.

Deze classificatie is belangrijk voor het dashboard 'Volumeanalyse van correctieboekingen' en de bijbehorende KPI's. Door correctieboekingen en overlopende posten apart te herkennen, kunnen analisten het aantal en de waarde ervan meten, trends volgen en de oorzaken onderzoeken. Zo maken ze onderscheid tussen reguliere operationele boekingen en correcties aan het einde van de periode.

Waarom dit belangrijk is

Classificeert boekingen voor gerichte analyses. Zo kun je belangrijke typen boekingen, zoals correcties en overlopende posten, volgen en meten. Deze geven inzicht in de gezondheid van het proces.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid veld. De logica moet worden bepaald op basis van bedrijfsregels, meestal met velden zoals documenttype (BLART) uit BKPF.

Voorbeelden
CorrectieOverlopende postTegenboekingStandaard
Verantwoordelijke gebruiker
USNAM
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de transactie heeft aangemaakt of uitgevoerd.
Beschrijving

Dit veld legt vast wie een document heeft geboekt, een rapport heeft uitgevoerd of een programma voor de afsluiting heeft gestart. Zo zie je wie verantwoordelijk was voor een activiteit.

Door op gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, opleidingsbehoeften en procesafwijkingen. Dashboards met activiteiten per gebruiker kunnen laten zien welke teamleden overbelast zijn of niet-standaardprocedures volgen. Dit helpt ook bij prestatiebeheer en de verdeling van middelen binnen het financiële team.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van de werkverdeling en teamprestaties, en helpt procesafwijkingen van specifieke personen op te sporen.

Waar vind je dit?

Voor het aanmaken van documenten beschikbaar in tabel BKPF (USNAM). Voor batchjobs te vinden in TBTCO (SDLUNAME).

Voorbeelden
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Afdeling
Department
De functionele afdeling of het kostenplaatscentrum dat verantwoordelijk is voor de activiteit of transactie.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling een transactie hoort, zoals 'Financiën', 'Verkoop' of 'Logistiek'. Vaak wordt dit afgeleid uit de gekoppelde stamgegevens van de kostenplaats of uit de stamgegevens van de gebruiker.

Een analyse per afdeling ondersteunt het dashboard 'Werkverdeling binnen het afsluitingsteam'. Je ziet hoe verschillende bedrijfsfuncties bijdragen aan de werklast aan het einde van de periode, bijvoorbeeld door transacties te initiëren die later correcties of afstemmingen vereisen. Zo worden ook afdelingen buiten het financiële kernteam zichtbaar die invloed hebben op de afsluiting.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de werklast en naleving van processen bij verschillende bedrijfsfuncties te analyseren. Zo zie je hoe afdelingen de efficiëntie van de financiële afsluiting beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Vaak afgeleid uit de kostenplaats (KOSTL) in BSEG of uit de HR-stamgegevens van de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor moeten mogelijk meerdere tabellen worden gekoppeld.

Voorbeelden
BedrijfsfinanciënCrediteurenadministratieFP&A
Afstemmingsstatus
ReconciliationStatus
De huidige status van een rekeningafstemming, zoals 'Open', 'In beoordeling' of 'Goedgekeurd'.
Beschrijving

Dit attribuut volgt de status van een rekeningafstemming terwijl deze de workflow doorloopt. Het geeft aan of een afstemming is gestart, ter beoordeling is ingediend, is goedgekeurd of is afgewezen.

Dit attribuut is belangrijk om de voortgang van afstemmingsactiviteiten realtime te volgen. Je ziet welke afstemmingen vastlopen en hoelang dat al duurt. Dit ondersteunt KPI's zoals 'Doorlooptijd rekeningafstemming'. Ook geeft het inzicht in het goedkeuringsproces en ondersteunt het dashboards die bottlenecks bij afstemmingen en de werklast van teams volgen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de workflow voor afstemmingen. Zo kun je de voortgang volgen, bottlenecks opsporen en de beoordelings- en goedkeuringstijden meten.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat vaak in een aparte tool voor reconciliatie (bijvoorbeeld SAP Account Substantiation and Automation van BlackLine) of in een aangepast statusveld. Meestal is dit geen standaardveld in BKPF/BSEG.

Voorbeelden
Niet gestartBezigGoedgekeurdAfgewezen
Boekjaar
GJAHR
Het boekjaar waarin de transactie is geboekt.
Beschrijving

Het boekjaar is een belangrijk gegeven om financiële data te ordenen. Het vormt een onderdeel van de case-ID voor de financiële periode en geeft context aan alle transacties.

Het boekjaar maakt vaak al deel uit van de case-ID, maar als apart attribuut is het handig voor trendanalyses over langere tijd. Zo kun je doorlooptijden van afsluitingen, aantallen correcties en andere KPI’s per jaar vergelijken. Dat helpt om veranderingen in prestaties over meerdere jaren te herkennen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft essentiële tijdscontext en maakt het mogelijk om de prestaties van het afsluitproces per jaar te vergelijken.

Waar vind je dit?

Beschikbaar in de tabel met documentkoppen, BKPF (GJAHR).

Voorbeelden
202320242022
Geplande einddatum
TargetCompletionDate
De geplande deadline of uiterste datum voor een activiteit of voor de volledige periodeafsluiting.
Beschrijving

De geplande einddatum geeft aan volgens welke planning de periodeafsluiting wordt gemeten. Dit is de deadline waarop specifieke mijlpalen of de volledige afsluiting afgerond moeten zijn.

Dit attribuut is essentieel voor analyses van prestaties en compliance. Het wordt gebruikt om de KPI ‘Percentage periodeafsluitingen op tijd’ te berekenen en het dashboard ‘Compliance bij afsluiting en achterstallige taken’ aan te sturen. Door de werkelijke eventtijd met de geplande datum te vergelijken, kan het systeem bepalen of taken op schema liggen, te laat zijn of dreigen te laat te komen. Zo kun je de afsluiting proactief beheren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt monitoring van compliance en prestaties mogelijk door een basis te bieden om te meten of afsluitactiviteiten op tijd zijn afgerond. Dit ondersteunt KPI’s voor tijdige oplevering.

Waar vind je dit?

Dit zijn meestal stamgegevens die worden bijgehouden in een aparte kalender, een tool voor afsluitbeheer (zoals SAP Financial Closing cockpit) of een spreadsheet. Ze maken geen deel uit van de transactiedata.

Voorbeelden
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Handelspartner
VBUND
De identificatiecode van het gelieerde groepsbedrijf dat betrokken is bij een intercompany-transactie.
Beschrijving

Met de ID van de handelspartner identificeer je de andere company code die deelneemt aan een intercompany-transactie. Dit is nodig om rekeningen tussen gelieerde juridische entiteiten af te stemmen.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Intercompany-afstemmingsstroom' en de KPI 'Doorlooptijd intercompany-afstemming'. Door te filteren op transacties met een handelspartner, richt je de analyse specifiek op de efficiëntie en tijdigheid van het intercompany-afstemmingsproces. Dat proces levert tijdens de periodeafsluiting vaak problemen op.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert intercompany-transacties, zodat je het vaak complexe en tijdrovende intercompany-afstemmingsproces gericht kunt analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de regelpostentabel van documenten, BSEG (VBUND).

Voorbeelden
1000US013000
Is achterstallig
IsOverdue
Een berekende aanduiding die aangeeft of een activiteit na de geplande einddatum is afgerond.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut vergelijkt de werkelijke afrondingstijd van een activiteit (EventTime) met de geplande deadline (TargetCompletionDate). Ligt de eventtijd na de geplande datum, dan krijgt de aanduiding de waarde true.

Dit attribuut ondersteunt het dashboard ‘Compliance bij afsluiting en achterstallige taken’ en de KPI ‘Percentage periodeafsluitingen op tijd’. Het maakt afwijkingen van de planning meteen zichtbaar. Managers kunnen zo snel achterstallige taken vinden, de gevolgen voor de totale planning begrijpen en teams aanspreken op het halen van deadlines.

Waarom dit belangrijk is

Maakt zichtbaar wanneer de planning niet wordt nageleefd. Zo kun je achterstallige taken snel vinden en prestaties op tijd meten.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut dat in de process mining-tool wordt bepaald door EventTime te vergelijken met TargetCompletionDate.

Voorbeelden
truefalse
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een aanduiding die aangeeft of een activiteit is uitgevoerd door een gebruiker of door een geautomatiseerd systeem.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen handmatige taken en taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals een geplande batchtaak voor de waardering van vreemde valuta of een bot die terugkerende boekingen verwerkt. Dit wordt vaak bepaald aan de hand van de gebruikersnaam bij de transactie (bijvoorbeeld ‘BATCHUSER’).

Inzicht in de mate van automatisering helpt om mogelijkheden voor efficiëntieverbetering te vinden. Met dit attribuut zie je welke delen van het proces handmatig verlopen en mogelijk geautomatiseerd kunnen worden. Het helpt ook om de werkbelasting van medewerkers goed in te schatten door systeemactiviteiten buiten beschouwing te laten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen handmatige en systeemgestuurde activiteiten. Dat is belangrijk om mogelijkheden voor automatisering te vinden en de handmatige werkbelasting goed te meten.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut. De logica is meestal gebaseerd op de gebruikersnaam (USNAM). Een lijst met bekende systeem- of batchgebruikers-ID’s geeft aan dat een taak geautomatiseerd is.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende aanduiding die activiteiten markeert als herstelwerk, zoals een terugboeking of een afgewezen reconciliatie.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut markeert gebeurtenissen of reeksen gebeurtenissen die wijzen op inefficiënte herhalingen of correcties in het proces. Zo kan de activiteit ‘Reconciliatie beoordeeld’, gevolgd door nog een ‘Correctieboeking verwerkt’ op dezelfde rekening, als herstelwerk worden gemarkeerd.

Dit attribuut helpt verspilling in het proces te kwantificeren en ondersteunt het dashboard ‘Herstelwerk bij reconciliaties’ en de KPI ‘Percentage herstelwerk bij reconciliaties’. Door herstelwerk apart te bekijken, kunnen teams de oorzaken onderzoeken, de invloed op de doorlooptijd meten en volgen of verbeteringen helpen om het in één keer goed te doen.

Waarom dit belangrijk is

Brengt inefficiëntie in het proces in kaart door correcties en herhaalde activiteiten te markeren. Zo kun je verspilde inspanning meten en verminderen.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. De logica wordt in de process mining-tool bepaald op basis van specifieke activiteitenreeksen (bijvoorbeeld herhalingen) of attributen (bijvoorbeeld ReversalReason is niet null).

Voorbeelden
truefalse
Reden voor tegenboeking
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een financieel document is teruggedraaid.
Beschrijving

Wanneer je een document in SAP terugdraait, kun je een redencode toewijzen om de reden aan te geven, bijvoorbeeld 'Tegenboeking in huidige periode' of 'Onjuiste invoer'.

Dit attribuut geeft belangrijke context bij de oorzaken van herstelwerk. Door redenen voor tegenboekingen te analyseren, herken je patronen in fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of verkeerde datums. Met die informatie kun je preventieve maatregelen nemen, trainingen verbeteren of systeemcontroles aanscherpen. Zo beperk je fouten en daaropvolgende tegenboekingen en verloopt de afsluiting efficiënter.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de oorzaken van fouten en herstelwerk. Zo vind je mogelijkheden om processen te verbeteren en fouten te voorkomen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de documentkopteksten van tabel BKPF (STGRD).

Voorbeelden
010205
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in het event log om activiteiten rond de periodeafsluiting goed in kaart te brengen en te verbeteren.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Correctieboeking geboekt
Een correctieboeking wordt geboekt om rekeningsaldi te corrigeren nadat de eerste transactieverwerking voor de periode is afgerond. SAP legt dit event vast als een standaardboeking van een financieel document.
Waarom dit belangrijk is

Dit is essentieel voor de volumeanalyse van correctieboekingen. Veel correcties kunnen wijzen op problemen met de nauwkeurigheid van eerdere processtappen. Daarom zijn ze een belangrijk aandachtspunt bij procesverbetering.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabellen BKPF en BSEG. Deze boekingen herken je meestal aan een specifiek documenttype (BKPF-BLART) dat voor correcties is gereserveerd, of aan boekingen in speciale afsluitperioden, zoals 13 tot en met 16.

Vastleggen

Filter BKPF op documenten die in speciale perioden zijn geboekt of een documenttype voor correcties hebben.

Gebeurtenistype explicit
Financiële overzichten gegenereerd
Dit markeert het moment waarop officiële financiële overzichten, zoals de winst-en-verliesrekening en de balans, worden gegenereerd. Meestal leg je deze activiteit vast door de uitvoering van een specifiek rapportageprogramma te volgen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt: de gegevensverwerking is afgerond en de laatste beoordelings- en goedkeuringsfase begint. De tijd tussen dit event en de goedkeuring is een belangrijke KPI.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit systeemlogboeken, zoals STAD, waarin de uitvoering wordt vastgelegd van het programma voor het genereren van financiële overzichten, meestal via transactie F.01.

Vastleggen

Uit systeemlogboeken (STAD) die de uitvoering van transactie F.01 voor financiële overzichten bijhouden.

Gebeurtenistype inferred
Herwaardering vreemde valuta uitgevoerd
Dit staat voor het uitvoeren van een programma dat openstaande posten en saldi in vreemde valuta herwaardeert op basis van de wisselkoersen aan het einde van de periode. Dit gebeurt meestal als batchjob tijdens de stappen voor de periodeafsluiting.
Waarom dit belangrijk is

Deze stap is belangrijk voor een correcte financiële verslaglegging in multinationale organisaties. Door het tijdstip en de duur te analyseren, kun je mogelijkheden vinden om de uitvoering te automatiseren en de prestaties te verbeteren.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de uitvoeringslogboeken van het programma voor herwaardering van vreemde valuta, zoals FAGL_FCV of F.05. Details van batchjobs in tabellen zoals TBTCO en TBTCP bevatten de uitvoeringstimestamps.

Vastleggen

Uit batchjoblogboeken (tabel TBTCO) voor programma FAGL_FC_VALUATION of SAPF100.

Gebeurtenistype explicit
Periode afgesloten voor boekingen
Dit staat voor de formele afsluiting van een boekingsperiode, waardoor verdere operationele journaalposten niet meer mogelijk zijn. Zo blijft de financiële data van de afgesloten periode intact. Hiervoor wordt de configuratie expliciet gewijzigd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het definitieve eindevent van het periodeafsluitingsproces. Het is essentieel voor een nauwkeurige berekening van de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting en voor het meten van tijdige afronding.

Waar vind je dit?

De afsluiting van perioden via transactie OB52 wordt vastgelegd. Je kunt deze wijzigingen vinden door de wijzigingsdocumenten (tabellen CDHDR en CDPOS) voor configuratietabel T001B te analyseren.

Vastleggen

Gegevens uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Gebeurtenistype explicit
Periode geopend voor boekingen
Dit markeert het officiële begin van een financiële periode. Vanaf dat moment kunnen transacties in het grootboek worden geboekt. Een bevoegde gebruiker wijzigt hiervoor expliciet de configuratie en opent een specifieke periode voor boekingen in een of meer company codes.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve startevent van de case voor het periodeafsluitingsproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, krijg je inzicht in de volledige levenscyclus van de financiële periode.

Waar vind je dit?

Wijzigingen in boekingsperioden via transactie OB52 worden vastgelegd. Je kunt deze wijzigingen achterhalen door de wijzigingsdocumenten voor de onderliggende configuratietabel T001B te analyseren, meestal met de tabellen CDHDR en CDPOS.

Vastleggen

Gegevens uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Gebeurtenistype explicit
Rekeningafstemming gestart
Dit markeert het begin van de afstemming van een groep grootboekrekeningen voor de periode. In standaard SAP ECC is dit geen afzonderlijk event. Meestal leid je het af uit gerelateerde activiteiten, zoals de eerste uitvoering van een belangrijk rapport.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt een belangrijk meetpunt voor de duur van de volledige afstemmingsfase. Weten wanneer de afstemming begint, is essentieel voor de KPI Doorlooptijd rekeningafstemming.

Waar vind je dit?

Dit event wordt niet expliciet vastgelegd. Je moet het afleiden uit andere bronnen, zoals het systeemlogboek (transactie STAD), waarin de eerste uitvoering van een rapport voor saldo-overzichten, zoals FAGLB03 of FS10N, wordt geregistreerd.

Vastleggen

Leid dit af uit de eerste uitvoering van relevante rapporttransacties (bijvoorbeeld FAGLB03) in de systeemlogboeken.

Gebeurtenistype inferred
Afstemming beoordeeld
Dit geeft aan dat de afstemming van een specifieke rekening of groep rekeningen is beoordeeld en bevestigd. In standaard SAP ECC wordt dit event niet expliciet vastgelegd. Vaak wordt het beheerd met offline controles of maatwerkoplossingen.
Waarom dit belangrijk is

Door het tijdstip van beoordelingen te volgen, zie je waar bottlenecks ontstaan bij controles en toezicht tijdens de afsluiting. Zo worden vertragingen zichtbaar die bijvoorbeeld ontstaan doordat managers niet beschikbaar zijn of doordat herstelwerk nodig is.

Waar vind je dit?

Deze informatie is niet beschikbaar in standaard ECC-tabellen. Hiervoor is een maatwerkoplossing nodig, zoals een statusveld in een aangepaste Z-tabel, een eenvoudige workflow of een koppeling met een gespecialiseerde afstemmingstool van een derde partij.

Vastleggen

Leg statuswijzigingen vast vanuit een aangepaste workflow of Z-tabel, als die is geïmplementeerd.

Gebeurtenistype inferred
GR/IR-vereffening uitgevoerd
Het automatische vereffeningsprogramma voor de rekening Goods Receipt/Invoice Receipt wordt uitgevoerd. Dit programma koppelt bijbehorende goederenontvangsten en factuurontvangsten aan elkaar en vereffent de posten.
Waarom dit belangrijk is

De GR/IR-rekening leidt vaak tot afstemmingsproblemen. Door deze activiteit te volgen, controleer je of de automatische stap goed wordt uitgevoerd en zie je hoeveel uitzonderingen handmatige opvolging vereisen.

Waar vind je dit?

De uitvoering wordt vastgelegd in batchjoblogboeken (transactie SM37). Meestal gaat het om programma SAPF124, uitgevoerd via transactie F.13. Joblogtabellen zoals TBTCO bevatten de benodigde timestamps.

Vastleggen

Uit batchjoblogboeken (tabel TBTCO) voor vereffeningsprogramma SAPF124.

Gebeurtenistype explicit
Intercompany-document vereffend
Deze activiteit markeert de vereffening van een openstaande post tussen twee verschillende company codes. Dit betekent dat een intercompany-transactie is afgewikkeld of afgestemd. In SAP wordt dit vastgelegd als een expliciete financiële boeking, meestal een vereffeningsdocument.
Waarom dit belangrijk is

Vertragingen bij het vereffenen van intercompany-posten vormen vaak een bottleneck in het afsluitingsproces. Door deze activiteit te volgen, kun je de doorlooptijd van de intercompany-afstemming meten en verbeteren.

Waar vind je dit?

Te herkennen aan financiële documenten in BKPF en BSEG. Een vereffeningsdocument verwijst naar openstaande posten en sluit deze af. De vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) is de timestamp van het event. Intercompany-transacties herken je aan de velden voor handelspartner.

Vastleggen

Identificeer vereffeningsdocumenten in BKPF/BSEG met posten waaraan een handelspartner is gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Overlopende post of voorziening geboekt
Dit staat voor het vastleggen van een journaalpost voor een overlopende post, een uitgestelde post of een voorziening. Deze posten worden meestal aan het einde van een periode geboekt. SAP heeft hiervoor geen afzonderlijk eventtype. Je leidt de activiteit af door journaalposten met specifieke kenmerken te identificeren.
Waarom dit belangrijk is

Door deze boekingen apart te bekijken, kun je het deelproces voor het beheer van schattingen analyseren. Veel overlopende posten of frequente aanpassingen kunnen wijzen op mogelijkheden om het proces te verbeteren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de financiële documenttabellen BKPF en BSEG. Je kunt boekingen herkennen aan een specifiek documenttype (BKPF-BLART), een uniek grootboekrekeningnummer (BSEG-HKONT) of trefwoorden in de koptekst (BKPF-BKTXT).

Vastleggen

Filter de tabellen BKPF/BSEG op documenttype, specifieke grootboekrekeningen of tekstvelden.

Gebeurtenistype inferred
Proef- en saldibalansrapport gegenereerd
Markeert de uitvoering van een rapport voor het genereren van de proef- en saldibalans. Dit is een belangrijke stap om te controleren of de totale debet- en creditbedragen gelijk zijn voordat de officiële financiële overzichten worden opgesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke kwaliteitscontrole vóór de definitieve verslaglegging. Als het rapport herhaaldelijk wordt uitgevoerd, kan dat erop wijzen dat problemen in de onderliggende data worden gevonden en gecorrigeerd, wat vertraging kan veroorzaken.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit systeemlogboeken, zoals transactie STAD. Daarin kan de uitvoering worden vastgelegd van transacties voor proef- en saldibalansrapporten, zoals S_ALR_87012277 of F.01.

Vastleggen

Uit systeemlogboeken (STAD) die de uitvoering van rapporttransacties bijhouden.

Gebeurtenistype inferred
Tegenboeking geboekt
Deze activiteit legt vast dat een document is geboekt om een eerder geboekte journaalpost terug te draaien, vaak om een fout te corrigeren. SAP legt een expliciete koppeling tussen het tegenboekingsdocument en het oorspronkelijke document.
Waarom dit belangrijk is

Veel tegenboekingen kunnen wijzen op problemen met de nauwkeurigheid van gegevensinvoer of procescontroles. Door deze events te volgen, kun je het percentage in één keer goed meten en zien waar verbetering nodig is.

Waar vind je dit?

Tegenboekingsdocumenten staan in de tabel BKPF. Ze worden vaak aangemaakt met transactie FB08 en bevatten in het veld BKPF-STBLG een verwijzing naar het nummer van het teruggedraaide document.

Vastleggen

Identificeer documenten waarvoor BKPF-STBLG is ingevuld of die zijn aangemaakt met transacties voor tegenboekingen.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze datatemplate als startpunt voor process mining en krijg waardevolle inzichten in de financiële afsluiting. Begin vandaag met het verbeteren van het Record to Report-proces.

Verbeter de Record to Report-afsluiting en verkort nu de doorlooptijd

Haal bottlenecks weg en verkort de doorlooptijd van de Record to Report-afsluiting met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.