Jouw datatemplate voor Record to Report, period close en afstemming

SAP ECC
Jouw datatemplate voor Record to Report, period close en afstemming

Jouw datatemplate voor Record to Report, period close en afstemming

Deze template geeft je een duidelijk plan voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Record to Report-proces voor period close en afstemming te analyseren. De template beschrijft de belangrijkste attributen en activiteiten voor een volledig event log. Je vindt er ook praktische aanwijzingen om deze data effectief uit SAP ECC te halen.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Record to Report - attributen van periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en afstemming volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Financiële periode
FinancialPeriod
Een unieke identificatie voor de financiële rapportagecyclus, meestal een combinatie van het boekjaar en de boekingsperiode.
Beschrijving

De financiële periode is de primaire case-identificatie. Hiermee groepeer je alle activiteiten voor het afsluiten en afstemmen van rekeningen binnen die specifieke rapportagecyclus, bijvoorbeeld '2023-12' voor december 2023. Zo kun je het volledige periodeafsluitingsproces van begin tot eind analyseren voor elke afzonderlijke periode.

In analyses kun je hiermee de end-to-end-doorlooptijd van elke afsluiting volgen, prestaties tussen perioden vergelijken en trends of afwijkingen vinden. Door elke financiële periode als een unieke case te definiëren, kun je de efficiëntie, knelpunten en variaties in het afsluitingsproces door de tijd heen visualiseren en meten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatie voor de analyse. Je kunt hiermee doorlooptijden, werklasten en compliance van afsluitingen tussen perioden vergelijken.

Waar je het vindt

Dit attribuut wordt meestal afgeleid door het boekjaar (GJAHR) en de boekingsperiode (MONAT) uit de kopteksten van financiële documenten samen te voegen, bijvoorbeeld uit de tabel BKPF.

Voorbeelden
2023-122024-032023-Q4
Activiteit
ActivityName
De naam van het specifieke bedrijfsevent of de specifieke taak die tijdens het periodeafsluitingsproces wordt uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de afzonderlijke stappen binnen de Record to Report-cyclus vast, zoals 'Correctiejournaalpost geboekt' of 'Financiële overzichten gegenereerd'. Het vormt de basis van de procesmap en laat de volgorde zien van de events waaruit de periodeafsluiting bestaat.

Het analyseren van activiteiten is de basis van process mining. Je kunt hiermee de procesflow visualiseren, de volgorde van taken bepalen, procesvarianten ontdekken en de frequentie en duur van elke stap meten. Dit helpt bij het vinden van knelpunten, afwijkende procespaden en mogelijkheden voor standaardisatie of automatisering.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is verplicht voor het opbouwen van de procesmap. Hiermee kun je de volgorde van taken in de periodeafsluiting visualiseren en analyseren.

Waar je het vindt

Dit wordt afgeleid uit een combinatie van SAP-transactiecodes (TCODE), documenttypen (BLART) of specifieke programma-uitvoeringen, zoals FAGL_FCV voor de waardering van vreemde valuta.

Voorbeelden
Correctiejournaalpost geboektAfstemming van rekening gestartPeriode gesloten voor boekingen
Bronsysteem
SourceSystem
De identificatie van het bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de herkomst van de eventdata aan, zoals de naam of ID van een specifieke SAP ECC-instantie. In organisaties met meerdere ERP- of financiële systemen is dit veld nodig om data uit verschillende bronnen uit elkaar te houden.

Ook in een omgeving met één systeem is het waardevolle metadata voor datagovernance, audits en probleemoplossing. Het bevestigt waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk om vertrouwen in de analyse op te bouwen en de dataherkomst duidelijk te houden.

Waarom dit belangrijk is

Levert de benodigde dataherkomst voor governance en bevestigt waar de data vandaan komt. In omgevingen met meerdere systemen is dit nodig om processen van elkaar te onderscheiden.

Waar je het vindt

Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd en de specifieke SAP-client en systeem-ID identificeert, bijvoorbeeld uit tabel T000.

Voorbeelden
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of event plaatsvond.
Beschrijving

De eventtijd geeft de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces en vormt de chronologische basis voor de analyse. Meestal is dit een combinatie van de aanmaakdatum en -tijd van het document.

Deze timestamp is nodig om events in de juiste volgorde te zetten en de procesflow te reconstrueren. Je gebruikt hem voor alle metriek op basis van duur, waaronder doorlooptijden tussen activiteiten, wachttijden en de totale duur van de periodeafsluiting. Door timestamps te analyseren, zie je waar vertragingen ontstaan en hoe het werk over de tijd is verdeeld.

Waarom dit belangrijk is

Als verplicht attribuut bepaalt dit de chronologische volgorde van events. Die volgorde is nodig om doorlooptijden te berekenen en procesknelpunten te vinden.

Waar je het vindt

Dit komt meestal uit de documentinvoerdatum (CPUDT) en invoertijd (CPUTM) in de tabel BKPF voor financiële documenten.

Voorbeelden
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is vernieuwd of geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het laat zien op welke datum en tijd de datapijplijn voor het laatst is uitgevoerd en geeft context bij de actualiteit van de procesinzichten.

Voor dashboards, vooral dashboards die de voortgang bijna real-time volgen, is deze timestamp belangrijk. Je ziet hiermee of je naar de meest recente informatie kijkt of naar data van een eerdere dag. Zo weet je beter wat je van de analyse kunt verwachten en hoe je de uitkomsten moet interpreteren.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om analyses en dashboards tijdig en relevant te houden.

Waar je het vindt

Deze timestamp wordt aan het einde van elke datalaadbewerking gegenereerd en toegevoegd door de data-extractie- of ETL-tool.

Voorbeelden
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Bedrag in lokale valuta
DMBTR
De financiële waarde van een regelpost, uitgedrukt in de lokale valuta van de company code.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de geldwaarde van een financiële boeking. Het is de belangrijkste kwantitatieve maatstaf voor de impact van een transactie op het grootboek.

Door het bedrag te analyseren, kun je problemen prioriteren en financiële risico's beter begrijpen. Zo wordt het dashboard 'Analyse van het aantal correctieboekingen' veel waardevoller wanneer het onderscheid maakt tussen veel correcties met een lage waarde en weinig correcties met een hoge waarde. Je kunt de aandacht dan richten op transacties met een materiële financiële impact.

Waarom dit belangrijk is

Kwantificeert de financiële impact van transacties en maakt analyse op basis van materialiteit mogelijk, bijvoorbeeld door correctieboekingen met een hoge waarde te identificeren.

Waar je het vindt

Beschikbaar in de regelposttabel van documenten, BSEG (DMBTR).

Voorbeelden
1500.75-25000.00123456.00
Company code
BUKRS
De organisatie-eenheid die een juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld.
Beschrijving

De company code is een fundamentele organisatie-eenheid in SAP Financials. Ze vertegenwoordigt een zelfstandige onderneming met een eigen sluitende boekhouding. Alle financiële transacties worden op companycodeniveau geboekt.

In process mining is filteren op company code nodig om het periodeafsluitingsproces tussen verschillende juridische entiteiten binnen een concern te vergelijken. Zo vind je best practices bij entiteiten die goed presteren en zie je welke entiteiten te maken hebben met vertragingen, veel correcties of afwijkingen in het proces. Het is een belangrijke dimensie voor het segmenteren van de analyse.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om prestaties en compliance van periodeafsluitingen tussen juridische entiteiten te vergelijken. Dat is belangrijk voor financiële analyses op groepsniveau.

Waar je het vindt

Dit veld is beschikbaar in vrijwel alle tabellen met financiële documenten in SAP, vooral in BKPF (koptekst) en BSEG (regelpost).

Voorbeelden
10002000US01DE01
Documentnummer
BELNR
De unieke identificatie van een boekhoudkundig document binnen een boekjaar en company code.
Beschrijving

Het nummer van het boekhoudkundige document is de primaire sleutel voor financiële boekingen in SAP. Elke journaalpost, factuur of betalingsdocument krijgt een uniek nummer.

Voor analyses op hoofdlijnen wordt het documentnummer meestal niet gebruikt, maar het is wel waardevol voor drill-down. Vanuit een process mining-dashboard kunnen analisten met het documentnummer rechtstreeks naar de specifieke transactie in SAP gaan om afwijkingen te onderzoeken, zoals een grote correctieboeking of een vertraagde afstemmingspost. Zo ontstaat een directe koppeling tussen het inzicht en de brontransactie.

Waarom dit belangrijk is

Legt een directe koppeling naar de brontransactie in SAP en maakt gedetailleerde drill-downanalyse mogelijk van de procesweergave naar specifieke boekingen.

Waar je het vindt

Te vinden in tabel BKPF (BELNR) als primaire sleutel.

Voorbeelden
100000456719000001233000008901
Documenttype
BLART
Een code waarmee verschillende typen boekhoudkundige documenten worden geclassificeerd.
Beschrijving

SAP gebruikt het documenttype om verschillende bedrijfstransacties van elkaar te onderscheiden, zoals leveranciersfacturen (KR), klantbetalingen (DZ) en grootboekboekingen (SA). Het documenttype bepaalt ook eigenschappen zoals het nummerbereik van documenten.

Voor analyses van de periodeafsluiting is het documenttype een krachtig filter. Je kunt er specifieke activiteiten mee isoleren, zoals overlopende posten, voorzieningen of tegenboekingen. Zo analyseer je het aantal en de financiële impact van verschillende afsluitingsgerelateerde transacties en definieer je specifieke activiteiten in het procesmodel.

Waarom dit belangrijk is

Helpt transacties te classificeren en te filteren, zodat je specifieke activiteiten zoals overlopende posten, tegenboekingen of intercompany-boekingen kunt isoleren en analyseren.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentkopteksttabel BKPF (BLART).

Voorbeelden
SAABKR
Grootboekrekening
HKONT
Het nummer van de grootboekrekening waarop een regelpost wordt geboekt.
Beschrijving

De grootboekrekening is een belangrijk stamgegeven in finance waarmee transacties worden geclassificeerd. Elke financiële boeking wordt aan een of meer grootboekrekeningen toegewezen.

Bij de periodeafsluiting is het belangrijk om activiteiten per grootboekrekening te analyseren voor de dashboards 'Knelpunten bij rekeningafstemming' en 'Analyse van het aantal correctieboekingen'. Je ziet hiermee welke rekeningen het lastigst af te stemmen zijn, welke de meeste correcties nodig hebben en waar het risico op een materiële fout het grootst is. Zo kunnen teams hun aandacht richten op rekeningen die problemen veroorzaken.

Waarom dit belangrijk is

Maakt gerichte analyse van afstemmingen en correctieboekingen mogelijk en helpt rekeningen te vinden die vertraging veroorzaken of vaak moeten worden gecorrigeerd.

Waar je het vindt

Beschikbaar in de regelposttabel van financiële documenten, BSEG (HKONT).

Voorbeelden
113100400500750000
Type journaalpost
JournalEntryType
Een classificatie van journaalposten, zoals 'Standaard', 'Correctie', 'Overlopende post' of 'Tegenboeking'.
Beschrijving

Dit is een afgeleid attribuut dat financiële documenten classificeert op basis van hun bedrijfsdoel binnen het afsluitingsproces. Het wordt vaak bepaald door een combinatie van documenttype (BLART), reden voor tegenboeking (STGRD) of gebruikte grootboekrekeningen.

Deze classificatie vormt de basis voor het dashboard 'Analyse van het aantal correctieboekingen' en bijbehorende KPI's. Door correctie- en boekingen voor overlopende posten expliciet te identificeren, kunnen analisten het aantal en de waarde meten, trends volgen en de oorzaken van deze boekingen onderzoeken. Zo maak je onderscheid tussen reguliere operationele boekingen en correcties aan het einde van de periode.

Waarom dit belangrijk is

Classificeert boekingen voor gerichte analyse en maakt het mogelijk om belangrijke typen journaalposten, zoals correcties en overlopende posten, te volgen en te meten. Deze geven inzicht in de gezondheid van het proces.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid veld. Je moet de logica definiëren op basis van bedrijfsregels, meestal met velden zoals documenttype (BLART) uit BKPF.

Voorbeelden
CorrectieOverlopende postTerugboekingStandaard
Verantwoordelijke gebruiker
USNAM
De SAP-gebruikers-ID van de persoon die de transactie heeft aangemaakt of uitgevoerd.
Beschrijving

Dit veld legt vast welke gebruiker een document heeft geboekt, een rapport heeft uitgevoerd of een programma voor de periodeafsluiting heeft gestart. Het identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een activiteit.

Door per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werklast, opleidingsbehoeften en procesafwijkingen. Dashboards met activiteiten per gebruiker kunnen laten zien welke teamleden te veel werk hebben of niet-standaardprocedures volgen. Dit helpt ook bij prestatiemanagement en de verdeling van capaciteit binnen het financiële team.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van werklastverdeling en teamprestaties mogelijk en helpt procesafwijkingen te vinden die aan specifieke personen zijn gekoppeld.

Waar je het vindt

Beschikbaar in tabel BKPF (USNAM) voor het aanmaken van documenten. Voor batchjobs is dit te vinden in TBTCO (SDLUNAME).

Voorbeelden
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Afdeling
Department
De functionele afdeling of kostenplaats die verantwoordelijk is voor de activiteit of transactie.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de bedrijfsafdeling, zoals 'Finance', 'Sales' of 'Logistics', die aan een transactie is gekoppeld. Vaak wordt het afgeleid uit stamgegevens van de kostenplaats die aan een boeking is gekoppeld, of uit de stamgegevens van de gebruiker.

Analyse per afdeling ondersteunt het dashboard 'Verdeling van werklast binnen het afsluitingsteam'. Je ziet hiermee hoe verschillende bedrijfsfuncties bijdragen aan de werklast aan het einde van de periode, vooral door transacties te starten die later correcties of afstemmingen nodig kunnen hebben. Zo worden ook onderdelen buiten het financiële team zichtbaar die invloed hebben op de periodeafsluiting.

Waarom dit belangrijk is

Helpt werklast en naleving van het proces binnen verschillende bedrijfsfuncties te analyseren. Zo zie je hoe afdelingen de efficiëntie van de financiële afsluiting beïnvloeden.

Waar je het vindt

Vaak afgeleid uit de kostenplaats (KOSTL) in BSEG of uit HR-stamgegevens van de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor moeten mogelijk meerdere tabellen worden gekoppeld.

Voorbeelden
Corporate FinanceCrediteurenadministratieFP&A
Boekjaar
GJAHR
Het boekjaar waarin de transactie is geboekt.
Beschrijving

Het boekjaar is een belangrijk onderdeel van de financiële data. Het vormt een vast onderdeel van de case-ID voor de financiële periode en geeft context aan alle transacties.

Hoewel het boekjaar vaak onderdeel is van de case-ID, is het handig om het ook als afzonderlijk attribuut op te nemen voor trendanalyses over langere tijd. Zo kun je doorlooptijden van de close-cyclus, het aantal correcties en andere KPI's per jaar vergelijken. Daarmee zie je welke prestaties over meerdere jaren verbeteren of verslechteren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de benodigde tijdscontext en maakt het mogelijk om de prestaties van het close-proces per jaar te vergelijken.

Waar je het vindt

Beschikbaar in de tabel met documentkoppen, BKPF (GJAHR).

Voorbeelden
202320242022
Geplande einddatum
TargetCompletionDate
De geplande deadline of vervaldatum voor een activiteit of voor de volledige periodeafsluiting.
Beschrijving

De Target Completion Date geeft de planning weer waartegen het period close-proces wordt gemeten. Het is de deadline waarop specifieke mijlpalen of de volledige afsluiting afgerond moeten zijn.

Dit attribuut is essentieel voor analyses van prestaties en compliance. Het wordt gebruikt om de KPI 'On-Time Period Close Rate' te berekenen en het dashboard 'Close Compliance & Overdue Tasks' aan te sturen. Door de werkelijke eventtijd te vergelijken met deze streefdatum, kan het systeem bepalen of taken op schema liggen, te laat zijn of dreigen uit te lopen. Zo kun je het close-proces proactief bijsturen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt compliance- en prestatiemonitoring mogelijk door een referentiepunt te bieden om te meten of close-activiteiten op tijd zijn afgerond. Dit ondersteunt KPI's voor tijdige oplevering.

Waar je het vindt

Dit is meestal masterdata die wordt bijgehouden in een aparte kalender, een closing cockpit-tool zoals SAP Financial Closing cockpit of een spreadsheet. De data maakt geen deel uit van transactionele data.

Voorbeelden
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of een activiteit door een menselijke gebruiker of een geautomatiseerd systeem is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut maakt onderscheid tussen handmatige taken en taken die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals een geplande batchjob voor de waardering van vreemde valuta of een bot die terugkerende boekingen uitvoert. Dit wordt vaak bepaald door de gebruikersnaam bij de transactie te analyseren, bijvoorbeeld 'BATCHUSER'.

Inzicht in de mate van automatisering helpt om kansen voor efficiëntieverbetering te vinden. Met dit attribuut kun je zichtbaar maken welke delen van het proces handmatig zijn en mogelijk geautomatiseerd kunnen worden. Ook kun je de menselijke werklast beter inschatten door activiteiten die door het systeem zijn gegenereerd buiten beschouwing te laten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen handmatige en systeemgestuurde activiteiten. Dat is belangrijk om automatiseringskansen te vinden en de handmatige werklast goed te meten.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut. De logica is meestal gebaseerd op User Name (USNAM), waarbij een lijst met bekende systeem- of batchgebruikers-ID's aangeeft dat het om een geautomatiseerde taak gaat.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende vlag die activiteiten markeert die herstelwerk vormen, zoals een terugboeking of een afgewezen afstemming.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut markeert events of reeksen events die wijzen op inefficiënte lussen of correcties in het proces. Zo kan een activiteit 'Reconciliation Reviewed' die wordt gevolgd door nog een 'Adjusting Journal Entry Posted' op dezelfde rekening als herstelwerk worden gemarkeerd.

Dit attribuut is essentieel om procesverspilling te kwantificeren. Het ondersteunt het dashboard 'Reconciliation Rework Instances' en de KPI 'Reconciliation Rework Rate'. Door herstelwerk apart te analyseren, kunnen teams de oorzaken onderzoeken, de impact op de doorlooptijd meten en volgen of verbeterinitiatieven effect hebben. Het doel is om het in één keer goed te doen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesinefficiëntie meetbaar door activiteiten te markeren die correcties of herhalingen zijn. Zo kun je verspilde inspanning meten en verminderen.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut. De logica wordt in de process mining-tool gedefinieerd op basis van specifieke activiteitenreeksen, zoals lussen, of attributen, zoals ReversalReason is not null.

Voorbeelden
truefalse
Is te laat
IsOverdue
Een berekende vlag die aangeeft of een activiteit na de geplande streefdatum is afgerond.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut vergelijkt de werkelijke afrondingstijd van een activiteit (EventTime) met de geplande deadline (TargetCompletionDate). Als de eventtijd later is dan de streefdatum, krijgt de vlag de waarde true.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Close Compliance & Overdue Tasks' en de KPI 'On-Time Period Close Rate'. Het geeft meteen aan wanneer de planning afwijkt. Managers kunnen zo snel late taken vinden, de impact op de totale planning begrijpen en teams aanspreken op het halen van deadlines.

Waarom dit belangrijk is

Geeft duidelijk aan wanneer de planning niet wordt nageleefd. Zo kun je late taken snel vinden en de prestaties op tijd meten.

Waar je het vindt

Dit is een berekend attribuut dat in de process mining-tool wordt bepaald door EventTime te vergelijken met TargetCompletionDate.

Voorbeelden
truefalse
Reden voor tegenboeking
ReversalReason
Een code die aangeeft waarom een financieel document is teruggedraaid.
Beschrijving

Wanneer een document in SAP wordt teruggedraaid, kan een redencode worden toegewezen om het doel van de tegenboeking toe te lichten, bijvoorbeeld 'Tegenboeking in huidige periode' of 'Onjuiste boeking'.

Dit attribuut geeft context bij de oorzaak van herstelwerk. Door redenen voor tegenboekingen te analyseren, zie je patronen in fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of verkeerde datums. Je kunt deze inzichten gebruiken voor preventieve maatregelen, betere training of sterkere systeemcontroles. Zo verminder je het aantal fouten en daaropvolgende tegenboekingen en maak je de afsluiting efficiënter.

Waarom dit belangrijk is

Geeft direct inzicht in de oorzaken van fouten en herstelwerk en helpt mogelijkheden voor procesverbetering en foutpreventie te vinden.

Waar je het vindt

Te vinden in de documentkopteksttabel BKPF (STGRD).

Voorbeelden
010205
Status van afstemming
ReconciliationStatus
De huidige status van een rekeningafstemming, zoals 'Open', 'In controle' of 'Goedgekeurd'.
Beschrijving

Dit attribuut volgt de status van een rekeningafstemming terwijl die door de workflow gaat. Het geeft aan of een afstemming is gestart, ter controle is ingediend, goedgekeurd of afgewezen.

Dit is een belangrijk attribuut om de voortgang van afstemmingsactiviteiten real-time te volgen. Je ziet welke afstemmingen vastlopen en hoelang dat duurt. Dat ondersteunt KPI's zoals 'Account Reconciliation Cycle Time'. Ook geeft het inzicht in het goedkeuringsproces en ondersteunt het dashboards die knelpunten en werklast binnen het team volgen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de afstemmingsworkflow en maakt het mogelijk om voortgang, knelpunten en controle- en goedkeuringstijden te volgen.

Waar je het vindt

Deze informatie staat vaak in een aparte tool voor rekeningafstemming, bijvoorbeeld SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, of in een aangepast statusveld. Het is meestal geen standaardveld in BKPF/BSEG.

Voorbeelden
Niet gestartIn behandelingGoedgekeurdAfgewezen
Trading partner
VBUND
De identificatie van de gelieerde groepsmaatschappij die betrokken is bij een intercompany-transactie.
Beschrijving

De trading-partner-ID identificeert de andere company code die aan een intercompany-transactie deelneemt. Dit is nodig voor het afstemmen van rekeningen tussen gelieerde juridische entiteiten.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Intercompany-afstemmingsflow' en de KPI 'Doorlooptijd intercompany-afstemming'. Door te filteren op transacties met een trading partner, richt je de analyse op de efficiëntie en tijdigheid van het intercompany-afstemmingsproces. Dat is tijdens de periodeafsluiting vaak een groot knelpunt.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert intercompany-transacties specifiek en maakt gerichte analyse mogelijk van het vaak complexe en tijdrovende intercompany-afstemmingsproces.

Waar je het vindt

Te vinden in de regelposttabel van documenten, BSEG (VBUND).

Voorbeelden
1000US013000
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - activiteiten voor periodeafsluiting en afstemming

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een betrouwbare analyse en optimalisatie van activiteiten rond de periodeafsluiting.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Afstemming van rekening gestart
Dit staat voor het begin van het afstemmingsproces voor een set grootboekrekeningen in de periode. In standaard SAP ECC is dit geen afzonderlijk event. Meestal wordt het afgeleid uit gerelateerde activiteiten, zoals het voor het eerst uitvoeren van een belangrijk rapport.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt een belangrijk meetpunt voor de duur van de volledige afstemmingsfase. Weten wanneer de afstemming begint, is essentieel voor de KPI Account Reconciliation Cycle Time.

Waar je het vindt

Dit event wordt niet expliciet vastgelegd. Je moet het afleiden uit andere databronnen, zoals het systeemauditlog (transactie STAD), aan de hand van de eerste uitvoering van een rapport voor saldo-overzichten, zoals FAGLB03 of FS10N.

Vastleggen

Leid dit af uit de eerste uitvoering van relevante rapporttransacties, bijvoorbeeld FAGLB03, in de systeemlogs.

Eventtype inferred
Correctiejournaalpost geboekt
Een correctiejournaalpost wordt geboekt om rekeningsaldi te corrigeren nadat de eerste transactieverwerking voor de periode is afgerond. Dit event wordt in SAP vastgelegd als een standaardboeking in een financieel document.
Waarom dit belangrijk is

Dit is essentieel voor de analyse van het aantal correctieboekingen. Een groot aantal correcties wijst op problemen met de nauwkeurigheid van eerdere processtappen en is een belangrijk aandachtspunt voor procesverbetering.

Waar je het vindt

Te vinden in de tabellen BKPF en BSEG. Deze posten worden meestal geïdentificeerd aan de hand van een specifiek documenttype (BKPF-BLART) dat voor correcties is gereserveerd, of doordat ze in speciale afsluitingsperioden, zoals 13 tot en met 16, zijn geboekt.

Vastleggen

Filter BKPF op documenten die in speciale perioden zijn geboekt of een correctiedocumenttype hebben.

Eventtype explicit
Financiële overzichten gegenereerd
Dit is het moment waarop officiële financiële overzichten, zoals de winst-en-verliesrekening en balans, worden gegenereerd. Deze activiteit wordt meestal vastgelegd door de uitvoering van een specifiek rapportageprogramma te volgen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat het einde van de gegevensverwerking en het begin van de laatste controle- en goedkeuringsfase markeert. De tijd tussen dit event en de goedkeuring is een belangrijke KPI.

Waar je het vindt

Afgeleid uit systeemauditlogs, zoals STAD, waarin de uitvoering van het programma voor het genereren van financiële overzichten wordt vastgelegd, meestal transactie F.01.

Vastleggen

Uit systeemlogs (STAD) die de uitvoering van financiële transactie F.01 volgen.

Eventtype inferred
Periode geopend voor boekingen
Dit markeert de officiële start van een financiële periode. Vanaf dat moment kunnen transacties in het grootboek worden geboekt. Het gaat om een expliciete configuratiewijziging door een bevoegde gebruiker om een specifieke periode open te stellen voor boekingen in een of meer company codes.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve startevent voor de case van het periodeafsluitingsproces. Door de tijd vanaf dit punt te analyseren, krijg je inzicht in de volledige levenscyclus van de financiële periode.

Waar je het vindt

Wijzigingen in boekingsperioden via transactie OB52 worden vastgelegd. Je kunt deze wijzigingen extraheren door de wijzigingsdocumenten voor de onderliggende configuratietabel T001B te analyseren, meestal met de tabellen CDHDR en CDPOS.

Vastleggen

Extractie uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Eventtype explicit
Periode gesloten voor boekingen
Dit staat voor het formeel sluiten van een boekingsperiode, waardoor verdere operationele journaalposten worden voorkomen. Zo blijft de financiële data voor de gesloten periode intact. Het gaat om een expliciete configuratiewijziging.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het definitieve eindevent van het periodeafsluitingsproces. Het is essentieel voor een nauwkeurige berekening van de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting en voor het meten van prestaties op tijd.

Waar je het vindt

Het sluiten van perioden via transactie OB52 wordt vastgelegd. Je kunt deze wijzigingen vinden door de wijzigingsdocumenten, de tabellen CDHDR en CDPOS, voor configuratietabel T001B te analyseren.

Vastleggen

Extractie uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor tabel T001B.

Eventtype explicit
Waarderingsrun vreemde valuta uitgevoerd
Dit staat voor het uitvoeren van een programma dat open posten en saldi in vreemde valuta herwaardeert op basis van wisselkoersen aan het einde van de periode. Dit gebeurt meestal als batchjob als onderdeel van de stappen voor de periodeafsluiting.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke stap voor betrouwbare financiële rapportage in multinationale organisaties. Door het tijdstip en de duur te analyseren, kun je mogelijkheden voor automatisering en prestatieverbetering vinden.

Waar je het vindt

Vastgelegd in de uitvoeringslogs van het programma voor de waardering van vreemde valuta, zoals FAGL_FCV of F.05. Details van batchjobs uit tabellen zoals TBTCO en TBTCP leveren de uitvoeringstimestamps.

Vastleggen

Uit batchjoblogs (tabel TBTCO) voor programma FAGL_FC_VALUATION of SAPF100.

Eventtype explicit
Afstemming gecontroleerd
Geeft aan dat een afstemming voor een specifieke rekening of groep rekeningen is gecontroleerd en bevestigd. In standaard SAP ECC wordt dit event niet expliciet vastgelegd. Vaak gebeurt dit via controles buiten het systeem of via maatwerkoplossingen.
Waarom dit belangrijk is

Door het tijdstip van controles te volgen, krijg je inzicht in knelpunten tijdens de controle- en toezichtsfase van het afsluitingsproces. Je ziet bijvoorbeeld vertragingen door beperkte beschikbaarheid van managers of door herstelwerk.

Waar je het vindt

Deze informatie is niet beschikbaar in standaard ECC-tabellen. Hiervoor is een maatwerkoplossing nodig, zoals een statusveld in een aangepaste Z-tabel, een eenvoudige workflow of een koppeling met een gespecialiseerde externe tool voor rekeningafstemming.

Vastleggen

Leg de statuswijziging vast vanuit een aangepaste workflow of Z-tabel, als die is geïmplementeerd.

Eventtype inferred
GR/IR-vereffeningsrun uitgevoerd
Het uitvoeren van het geautomatiseerde vereffeningsprogramma voor de Goods Receipt/Invoice Receipt-rekening. Dit programma koppelt bijbehorende goederenontvangsten en factuurontvangsten aan elkaar en vereffent de posten.
Waarom dit belangrijk is

De GR/IR-rekening is vaak een bron van afstemmingsproblemen. Door deze activiteit te monitoren, zie je of de geautomatiseerde stap goed verloopt en hoeveel uitzonderingen handmatige opvolging nodig hebben.

Waar je het vindt

De uitvoering wordt vastgelegd in batchjoblogs (transactie SM37). Het programma is meestal SAPF124 en wordt uitgevoerd via transactie F.13. Joblogtabellen zoals TBTCO leveren de benodigde timestamps.

Vastleggen

Uit batchjoblogs (tabel TBTCO) voor vereffeningsprogramma SAPF124.

Eventtype explicit
Intercompany-document vereffend
Deze activiteit markeert de vereffening van een open post tussen twee verschillende company codes. Daarmee is een intercompany-transactie afgewikkeld of afgestemd. In SAP wordt dit vastgelegd als een expliciete financiële boeking, meestal in de vorm van een vereffeningsdocument.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging bij het vereffenen van intercompany-posten is een veelvoorkomend knelpunt in het afsluitingsproces. Door deze activiteit te volgen, kun je de doorlooptijd van de intercompany-afstemming meten en verbeteren.

Waar je het vindt

Geïdentificeerd in financiële documenten in BKPF en BSEG. Een vereffeningsdocument verwijst naar open posten en sluit deze af. De vereffeningsdatum (BSEG-AUGDT) dient als event-timestamp. Intercompany-transacties worden geïdentificeerd aan de hand van trading-partnervelden.

Vastleggen

Identificeer vereffeningsdocumenten in BKPF/BSEG die betrekking hebben op posten met trading partners.

Eventtype explicit
Overlopende post of voorziening geboekt
Dit staat voor het vastleggen van een journaalpost voor een overlopende post, uitgestelde post of voorziening. Deze worden meestal aan het einde van een periode geboekt. Dit is geen afzonderlijk eventtype in SAP, maar wordt afgeleid door specifieke journaalposten op basis van hun kenmerken te identificeren.
Waarom dit belangrijk is

Door deze posten apart te analyseren, krijg je inzicht in het subproces voor het beheren van schattingen. Een groot aantal overlopende posten of frequente correcties kan wijzen op mogelijkheden voor procesverbetering.

Waar je het vindt

Afgeleid uit de financiële documenttabellen BKPF en BSEG. Je kunt posten identificeren door te filteren op een specifiek documenttype (BKPF-BLART), een unieke grootboekrekening (BSEG-HKONT) of trefwoorden in de koptekst (BKPF-BKTXT).

Vastleggen

Filter de tabellen BKPF/BSEG op documenttype, specifieke grootboekrekeningen of tekstvelden.

Eventtype inferred
Proefbalansrapport gegenereerd
Markeert de uitvoering van een rapport om de proefbalans te genereren. Dit is een belangrijke stap om te controleren of de totale debet- en creditbedragen gelijk zijn voordat de officiële financiële overzichten worden opgesteld.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke kwaliteitscontrole vóór de definitieve rapportage. Herhaalde uitvoeringen van dit rapport kunnen erop wijzen dat onderliggende dataproblemen worden gevonden en gecorrigeerd, wat mogelijk tot vertraging leidt.

Waar je het vindt

Afgeleid uit systeemauditlogs, zoals transactie STAD. Deze kunnen de uitvoering vastleggen van transacties voor proefbalansrapportages, zoals S_ALR_87012277 of F.01.

Vastleggen

Uit systeemlogs (STAD) die de uitvoering van rapportagetransactiecodes volgen.

Eventtype inferred
Tegenboeking geboekt
Deze activiteit legt het boeken vast van een document dat een eerder geboekte journaalpost terugdraait, vaak om een fout te corrigeren. SAP maakt een expliciete koppeling tussen het tegenboekingsdocument en het oorspronkelijke document.
Waarom dit belangrijk is

Een groot aantal tegenboekingen wijst op mogelijke problemen met de nauwkeurigheid van gegevensinvoer of procescontroles. Door deze events te volgen, kun je het first-time-right-percentage meten en verbeterpunten vinden.

Waar je het vindt

Tegenboekingsdocumenten staan in de tabel BKPF. Ze worden vaak aangemaakt met transactie FB08 en bevatten in het veld BKPF-STBLG een verwijzing naar het nummer van het teruggedraaide document.

Vastleggen

Identificeer documenten waarvoor BKPF-STBLG is gevuld of die via reversal-T-codes zijn aangemaakt.

Eventtype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze datatemplate als startpunt voor je process mining-traject en krijg waardevolle inzichten in je financiële afsluitingsprocessen. Begin vandaag met het optimaliseren van je Record to Report-proces.

Optimaliseer Record to Report-close en verkort nu de doorlooptijd

Verwijder bottlenecks en verkort je Record to Report-closecyclus met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.