Prijzen van ProcessMind

Voor process mining krijg je meestal een offerte. En een offerte is het verhaal van degene die je handtekening wil.

Wij zetten de prijzen online: elke licentieplaats, elk pakket en elk jaartarief, in de valuta van het land dat je kiest. Met de prijscalculator bereken je de kosten voordat je met iemand van ProcessMind praat.

In dit artikel lees je hoe we die prijzen bepalen, wat we bewust buiten het model hebben gelaten en waarom openbare prijzen voor beide partijen beter zijn.

We kennen deze prijzen. Volgens ons waren ze absurd

ProcessMind is opgericht door de oprichters van ProcessGold, dat UiPath in 2019 overnam. In die jaren zaten we bij veel gesprekken over de prijs van process mining. We zagen hoe die prijs werd opgebouwd.

Sommige offertes rekenden per proces. Andere per connector, server of benoemde gebruiker, plus platformkosten. Soms kwam er één hoog jaarbedrag, gekoppeld aan een implementatieproject. Tegen de tijd dat de prijs terechtkwam bij degene die de software echt zou gebruiken, was het een budgetbeslissing geworden in plaats van een productkeuze.

We vonden een aantal van die prijzen absurd. Niet omdat het werk niets waard is, maar omdat de gekozen rekeneenheid de prijs opdreef: een proces dat niemand kan afbakenen, een connector die je misschien niet nodig hebt, platformkosten voor capaciteit die je nooit gebruikt. Als de rekeneenheid onduidelijk is, kun je prijzen niet vergelijken en blijft onderhandelen over.

De software was vaak goed. De prijs bepaalde wie ermee mocht werken.

Het hele verhaal lees je in waarom we ProcessMind hebben opgericht. Kort gezegd wilden we dat een team het hele traject, van data naar model en simulatie, kon doorlopen. Niet alleen organisaties met een groot budget.

Waaruit bestaan onze prijzen voor process mining?

Een prijsmodel voor process mining moet twee vragen beantwoorden: wie gebruikt het platform en wat verwerkt het platform? Ons model beantwoordt beide vragen en maakt de tarieven openbaar.

De prijs bestaat uit drie onderdelen:

• Licentieplaatsen. Voor de mensen die processen modelleren, beheren en analyseren.
• Gebruik. Voor AI-acties, dataverwerking, simulaties, dashboards, exports en API-aanroepen die het platform uitvoert.
• Extra’s. Extra portalviewers, dashboardviewers, credits en omgevingen als een licentieplaats niet genoeg biedt.

De prijs per licentieplaats beantwoordt de eerste vraag, de gebruikskosten de tweede. In de prijslijst staan geen implementatie- of connectorkosten. Je kunt beginnen met een export die je al hebt. We gebruiken geen kant-en-klare connectors, omdat een connectorproject kosten met zich meebrengt voordat je het eerste antwoord hebt.

Wat kost process mining?

Volgens onze prijslijst betaal je voor process mining de kosten van de licentieplaatsen en eventuele extra’s. Verder niets. Een modelleur betaalt voor één licentieplaats. Een procesbureau betaalt voor de architecten en krijgt bij elke licentieplaats tien portalviewers. Een analyseteam betaalt voor Process Intelligence-licentieplaatsen en krijgt er drie dashboardviewers per licentieplaats bij.

De prijs in de rekentool is gebaseerd op de licentieplaatsen die je kiest. De openbare prijslijst toont het maandbedrag per licentieplaats voor elk land en elke valuta die we ondersteunen. Dezelfde prijslijst geldt voor een adviesbureau met één medewerker en voor een Enterprise-overeenkomst.

Drie soorten licentieplaatsen, vrij te combineren

Veel aanbieders verkopen één licentieplaats en rekenen daarna opnieuw voor de handige onderdelen, als losse modules. Wij verdelen de licentieplaatsen op basis van het werk en laten je de drie soorten binnen één organisatie combineren.

Voor standaardabonnementen geldt geen minimumaantal licentieplaatsen. Ook hoef je niet de hele organisatie onder één abonnement te laten vallen. Bij Enterprise-overeenkomsten kan wel een minimale afname gelden. Die zie je in de rekentool voordat je contact met ons opneemt. Een team kan bijvoorbeeld drie Foundation-licentieplaatsen nemen voor de modelleurs, één Architecture-licentieplaats voor de proceseigenaar en twee Intelligence-licentieplaatsen voor de analisten. Je betaalt dan precies daarvoor.

Figure 1 — Eén organisatie, verschillende soorten licentieplaatsen. Per licentieplaats staan de standaardprijs en het jaartarief naast elkaar.

Licentieplaatsen maken de factuur ook makkelijk te begrijpen. Verandert iemands rol, dan pas je de licentieplaats aan. Loopt een project af, dan verwijder je die. De rest van de factuur verandert niet.

De volledige uitleg vind je bij abonnementen, licentieplaatsen en gebruikslimieten.

Viewers zijn inbegrepen, je betaalt niet per lezer

Voor het bekijken van een proces zou je geen aparte licentie nodig moeten hebben. Anders kunnen alleen mensen die met de tool hebben leren werken het model bekijken, terwijl alle anderen om een pdf blijven vragen.

Elke Architecture- en Intelligence-licentieplaats bevat tien gratis portalviewers. Elke Intelligence-licentieplaats bevat daarnaast drie dashboardviewers. Ze tellen nooit mee als betaalde licentieplaatsen en zijn bedoeld voor de mensen die de processen dagelijks bekijken. Voor meer capaciteit betaal je extra: portalviewers zijn verkrijgbaar per 100, dashboardviewers per 10. Elke extra omgeving bevat 100 portalviewers. Zo betalen alleen organisaties met een groot publiek voor de extra capaciteit, in plaats van dat de kosten voor alle klanten stijgen. Enterprise-overeenkomsten zijn de uitzondering: daarin zijn onbeperkt veel viewers inbegrepen op basis van redelijk gebruik.

Inbegrepen viewers zijn ook belangrijk voor het gebruik van het product. Een procesmodel is pas nuttig als de mensen die het proces uitvoeren het kunnen bekijken: de medewerker die de stappen volgt, de teamleider die de overdracht controleert en de auditor die de goedgekeurde versie nodig heeft. Zet je een betaalmuur voor die lezers, dan zoekt de organisatie een andere oplossing. Iemand exporteert het diagram naar pdf, plakt een screenshot in een presentatie of hangt een afdruk aan de muur. Binnen een maand zijn er vier versies, maar geen daarvan is de gepubliceerde versie. Het procesbureau moet dan weer uitleggen welke versie actueel is.

Dankzij de inbegrepen viewers blijven de betaalde licentieplaatsen voorbehouden aan de mensen die het werk doen. Met Foundation, Architecture en Intelligence betaal je voor de mensen die processen modelleren, publiceren en analyseren. Lezers bekijken wat zij maken. Het werkt net als de gebruikskosten: je betaalt voor activiteit, niet voor het aantal medewerkers.

We steken ook het commerciële voordeel niet onder stoelen of banken. Wie een goed proces ziet, vraagt eerder om een licentieplaats. Dat is een betere manier om te groeien dan met een licentie die mensen tegenhoudt om te bekijken wat de organisatie al heeft gekocht.

Meer informatie vind je bij viewergebruikers.

We meten het gebruik, zodat lichte gebruikers niet betalen voor intensief gebruik

Alleen een prijs per licentieplaats zou op een andere manier oneerlijk zijn. Sommige organisaties modelleren een paar processen per maand. Andere scannen duizenden documenten, verwerken continu eventdata en simuleren elke verandering. Met één vast tarief betaalt de eerste groep mee voor de tweede.

Daarom krijgt elke licentieplaats een maandelijks tegoed aan AI-credits: 500 voor Foundation, 2.000 voor Architecture en 5.000 voor Intelligence. AI is onderdeel van de licentieplaats, geen aparte module. De functie is inbegrepen; alleen het tegoed verschilt. Credits worden per organisatie samengevoegd, elke maand opnieuw ingesteld en niet meegenomen naar de volgende maand. Ze zijn bedoeld voor AI-acties. Hetzelfde systeem met gebruikslimieten geldt voor voorbewerking, data-invoer, simulaties, dashboards, exports, de externe API en MCP. Je ziet het saldo en de datum waarop het wordt vernieuwd op het scherm Gebruik en credits.

Figure 2 — Elke categorie waarvoor gebruik wordt gemeten heeft een eigen tegoed en vernieuwingsdatum. Zo zie je het gebruik voordat het op de factuur verschijnt.

Heeft een team meer nodig, dan kan het dat meteen bijkopen. Een creditpakket voegt 5.000 credits per maand toe. Met een hogere licentieplaats krijg je zowel meer functies als een hoger tegoed. Dat is het gebruiksafhankelijke deel van ons prijsmodel. Alleen dit deel stijgt mee met wat je daadwerkelijk doet. Een lichte gebruiker betaalt dus niet voor een intensieve gebruiker.

Je betaalt nooit per credit. Credits zijn een rekeneenheid, geen valuta. Een laag tegoed betekent niet dat er al een rekening aankomt. Beheerders krijgen een melding bij 80% en 100%, zodat er tijd is om een limiet te bespreken voordat het zover is. Lees hoe gebruik en credits werken.

Je bepaalt de kosten zelf met wat je inlaadt

Dit is het onderdeel waar klanten de meeste invloed op hebben. Elk event dat je inlaadt, wordt verwerkt, opgeslagen en geïndexeerd. Daarna is het beschikbaar voor elke query. Een compleet ERP-systeem inladen voor één vraag over inkoop maakt het antwoord niet beter. Wel de factuur.

Alleen de data selecteren die je nodig hebt, is geen concessie. Begin met het proces dat je wilt verbeteren, de case-ID waarmee je één uitvoering ervan afbakent en de kolommen die nodig zijn om je vraag te beantwoorden. Voeg een tweede systeem toe als je vraag daar ook over gaat. Met meer data kan de analyse verder reiken. De kosten stijgen mee met de hoeveelheid data die je kiest.

In het Process Individual-abonnement is een dataset beperkt tot 10.000 events. Dat is niet alleen een limiet voor demo’s. Het is ook een nuttige grens, omdat je de meeste eerste vragen met minder data kunt beantwoorden. De les geldt voor datasets van elke omvang: heb je maar een klein deel van de data nodig, laad dan ook maar een klein deel in.

De licentie is één van de drie kostenposten. De andere twee, dataverwerking en mensen, bespreken we in wat process mining kost, het bijbehorende artikel.

Met een jaarabonnement krijg je korting op je afname

We waarderen langdurige relaties en laten dat terugkomen in onze prijzen. Bij maandelijkse betaling betaal je de standaardprijs. Met jaarlijkse betaling krijg je vanaf het begin 15% korting. De korting loopt op met het aantal licentieplaatsen dat je afneemt, tot 50% bij de grootste afnames.

Over de korting hoef je niet te onderhandelen. De prijstabel en de rekentool laten zien in welke kortingsgroep je valt en wat nodig is om de volgende te bereiken. De korting geldt voor licentieplaatsen, niet voor extra’s. Je krijgt ook geen extra korting boven op het partnertarief.

Bij verlenging kun je wisselen tussen maandelijkse en jaarlijkse betaling. Zo kun je een langere looptijd later opnieuw overwegen, in plaats van er voor altijd aan vast te zitten.

Partnertarieven: per klant, met verplaatsbare licentieplaatsen

Adviseurs en integrators hebben met iets anders te maken dan één organisatie: hun werk verschuift tussen klanten. Een prijsmodel waarbij ze voor elke opdracht nieuwe licentieplaatsen moeten kopen, bestraft precies het gedrag dat goede partners kenmerkt.

De partnertarieven beginnen met 20% korting en bestaan uit twee onderdelen. De licentieplaatsen zitten in één pool die je tussen klanten verplaatst wanneer projecten beginnen of eindigen. Klanten worden apart geteld. Elke klant krijgt een eigen afgeschermde omgeving met 100 portalviewers en 3 dashboardviewers. Je betaalt per klant, met een lager tarief naarmate er meer klanten onder de overeenkomst vallen.

We vergelijken het partnertarief met de jaarlijkse volumekorting, maar tellen ze niet op. Voor licentieplaatsen geldt de hoogste van de twee kortingen. Voor klanttarieven en pakketten geldt het partnertarief. OEM-partners kunnen het platform onder hun eigen merk, domein en voorwaarden aanbieden met een OEM-partnerovereenkomst.

Partners moeten deze prijzen aan hun klanten kunnen laten zien. Een partnermarge die alleen werkt als je de prijslijst verborgen houdt, is geen basis voor groei. We willen partnerschappen laten groeien doordat klanten zien wat het platform kost en wat de partner toevoegt.

In het partnerprogramma lees je meer over de samenwerking. De rekentool bevat ook een optie voor partners en OEM’s, met dezelfde openbare tarieven.

Met de rekentool zie je de prijs voordat iemand contact met je opneemt

We zijn het meest trots op de prijscalculator. Kies de rollen die bij het werk passen en de tool vult een businesscase in met herkenbare termen: mensen die modelleren, goedkeuren en publiceren, mensen die data analyseren, viewers en extra’s. Je kunt ook de rollen overslaan en zelf je pakket samenstellen.

Je ziet de kosten voor licentieplaatsen, viewer-capaciteit, creditpakketten en omgevingen, per maand of per jaar en in je eigen valuta. De rekentool laat zien in welke kortingsgroep je valt. Ook de opties voor partners en OEM’s zijn erin opgenomen.

Twee dingen om rekening mee te houden: de schatting is exclusief btw en is geen offerte. Wel weet je zeker dat het bedrag overeenkomt met het bedrag in ons bestelsysteem. Beide gebruiken dezelfde openbare prijslijst.

De rekentool beantwoordt de vraag wat het kost. De ROI-calculator laat zien wat het oplevert.

Wat we bewust niet doen

In deze markt komen drie prijsmodellen vaak voor. Zo gaan wij met elk model om.

We rekenen niet per proces af

Een prijs per proces klinkt precies, tot je vraagt wat een proces is. Is purchase-to-pay één proces of zes? Kost een subproces extra? Telt een proces dat drie afdelingen beslaat één keer of drie keer mee? De afbakening wordt een onderhandeling. En elke verbetering die de scope vergroot, leidt tot een gesprek over de prijs in plaats van over het proces.

We rekenen voor mensen en gebruik, omdat je die allebei kunt tellen. Je kunt een proces, model of compleet proceslandschap toevoegen zonder een nieuwe prijs bij ons op te vragen.

We bieden geen onbeperkt gebruik voor één vast bedrag

Eén hoog bedrag voor alles staat mooi in een bestuursvoorstel, maar werkt verder niet goed. De rekeneenheid blijft onduidelijk, dus niemand weet of de prijs klopt. Meestal is het bedrag afgestemd op het grootste programma aan tafel, waardoor een klein team betaalt voor capaciteit die het nooit gebruikt.

Dat betekent niet dat we geen vaste prijs kunnen afspreken. Sommige organisaties werken met een begrotingscyclus of inkoopproces waarvoor één jaarbedrag nodig is. We stellen de offerte dan op aan de hand van dezelfde openbare prijslijst, bepalen de prijs voor de afgesproken scope en zorgen dat het totaal klopt. We bieden dit alleen niet standaard aan. Een prijslijst die begint met onbeperkt gebruik, stuurt elke klant naar de duurste vorm van de overeenkomst.

Bestaat er een goedkopere combinatie voor jouw situatie? Dan vindt de rekentool die eerder dan wij.

We verstoppen de inrichting niet in een project

Een implementatieproject brengt kosten met zich mee voordat je het eerste antwoord hebt. Daardoor lijkt de software goedkoper dan het hele traject. We hebben het product zo ingericht dat je geen project nodig hebt om aan de slag te gaan: upload een export, laat AI de kolommen koppelen, importeer bestaande BPMN-bestanden en begin met een model of met data.

Wat we niet kunnen wegnemen, is de behoefte aan mensen die het werk kennen. Iemand die weet waarom uitzonderingen bestaan en welke veranderingen de organisatie accepteert, kan een proces verbeteren. Geen prijsmodel verandert dat. Dat van ons doet ook niet alsof.

Makkelijk betalen, aanpassen en opzeggen

Wat er na het bekijken van de prijs gebeurt, is net zo belangrijk als de prijs zelf. We hebben ons gericht op de praktische zaken.

Betalen. Online afrekenen is de standaard. De betalingsprovider berekent de belastingen voor je land en toont ze als aparte post. Zo kan je financiële team de factuur meteen verwerken. Je kunt facturen downloaden in de app. Heeft je inkoopteam een bankoverschrijving nodig, dan kunnen we dat regelen voor grotere overeenkomsten.

Aanpassen. Voeg licentieplaatsen toe of verwijder ze via de pagina Abonnement. Bij een maandabonnement gaat de wijziging meteen in. Bij een jaarabonnement zie je het nieuwe bedrag op een controlescherm voordat je bevestigt. Gebruikt het team meer dan het aantal licentieplaatsen toestaat, dan waarschuwen we beheerders voordat een aanpassing ingaat. Zo komt een drukke maand niet als een onverwachte kostenpost.

Wisselen. Stap bij verlenging over van maandelijkse naar jaarlijkse betaling of andersom, zonder nieuw contract of telefoontje.

Opzeggen. Zeg op via Facturering en facturen, met een paar klikken. Bij een maandabonnement houd je toegang tot het einde van de periode. Een jaarabonnement loopt door tot het einde van de looptijd. Je data blijft bewaard. Na aankoop kun je binnen 14 dagen je geld terugvragen. Als een proefperiode of abonnement afloopt, wacht de workspace op een keuze van de beheerder. Niemand wordt automatisch overgezet naar een lager abonnement.

De praktische uitleg vind je bij facturering en betalingen.

Een prijsmodel voor één persoon én voor een grote organisatie

Hetzelfde model moet werken voor zowel kleine als grote organisaties. Anders betaalt de ene groep mee voor de andere.

Na de proefperiode kan een adviseur verder met het Process Individual-abonnement, met één beperkte workspace en zonder viewer-licentieplaatsen. Een modelleur kan één Foundation-licentieplaats kopen. Een procesbureau kan licentieplaatsen combineren en portalviewers toevoegen. Een grote organisatie krijgt dezelfde openbare prijslijst, met afspraken over de uitrol, omgevingen en support. De jaarlijkse volumekorting schaalt mee. Voor organisaties die diensten aan anderen leveren, is er ook een partnertarief.

Een prijsmodel dat alleen voor grote organisaties werkt, is geen prijsmodel. Het is een selectie.

Waarom we ook Enterprise-overeenkomsten aanbieden

Alles hierboven hoort bij het standaardmodel, waar de meeste klanten voor kiezen. Enterprise is bedoeld voor situaties die niet in dat model passen. We benoemen die liever apart, zodat niet elke klant ervoor betaalt.

Echt bijzondere wensen. Een eigen single-tenantomgeving, veel afgeschermde omgevingen, aangepaste Enterprise SSO, de MCP-server en Bring Your Own AI, volledige levering onder eigen merk met een OEM-partnerovereenkomst of supportvoorwaarden die afwijken van de standaard. Elk van deze wensen vraagt iets van ons: infrastructuur, beveiligingsbeoordelingen, updates en mensen. Het is geen instelling die we voor elk account kunnen aanzetten.

De standaardprijs betaalbaar houden. Als elke klant betaalt voor capaciteit en verplichtingen die maar een paar klanten nodig hebben, betaalt iedereen meer. Met Enterprise blijven die kosten bij de klant die de extra’s nodig heeft. Dat is hetzelfde principe als gebruik meten en viewers inbegrepen aanbieden.

Zelf bepalen hoe je inkoopt. Sommige organisaties hebben een begrotingscyclus die niet aansluit op een maandabonnement. Andere hebben een inkoopproces waarvoor een bestelling en factuur nodig zijn, of een looptijd die past bij hun planning. Met een Enterprise-overeenkomst sluiten het contract, het budget en de voorwaarden aan op wat je financiële en juridische teams nodig hebben.

De prijsopbouw verandert niet. Een Enterprise-offerte begint met dezelfde openbare prijslijst. Licentieplaatsen, omgevingen, viewerpakketten en credits worden tegen dezelfde tarieven berekend. Alleen de bijzondere wensen worden apart geprijsd. De jaarlijkse volumekorting geldt nog steeds voor de licentieplaatsen die je afneemt. Alleen de scope en de minimale afname veranderen.

Een eigen single-tenantomgeving is daar een duidelijk voorbeeld van. Het platform en het prijsmodel blijven hetzelfde: dezelfde licentieplaatsen, functies en regels voor credits. De omgeving kost meer omdat die helemaal van jou is, van de infrastructuur tot updates en support. We berekenen de prijs op dezelfde manier en vragen een hogere minimale afname. Zo betaalt alleen de organisatie die de omgeving nodig heeft ervoor.

Een Enterprise-overeenkomst heeft dus geen aparte prijslijst. Het is dezelfde prijslijst, met een eerlijke prijs voor bijzondere wensen en een contract dat aansluit op de manier waarop je organisatie inkoopt. De Enterprise-optie in de rekentool geeft voor de standaardonderdelen een schatting op basis van de openbare tarieven. De overeenkomst legt de voorwaarden voor de bijzondere onderdelen vast.

De prijs zegt iets over hoe we werken

Een openbare prijs stelt grenzen aan wat we kunnen doen. We kunnen geen grote salesorganisatie financieren met een verborgen marge, een mislukt project via meerwerk terugverdienen of een nieuw prijsmodel verzinnen om de kwartaaldoelen te halen. We houden de verkoopkosten laag en verwerken het verschil in de prijs.

Transparante prijzen zijn makkelijk aan te kondigen, maar moeilijk vol te houden. Dat lukt alleen als de rekeneenheden duidelijk zijn, de prijslijst openbaar is en de rekentool dezelfde bedragen gebruikt als de factuur.

Je kunt ook zonder ons een beslissing nemen. Dat is precies de bedoeling. Klopt het totaal niet met het werk dat je wilt doen? Laat het ons weten. De prijslijst is openbaar zodat je erover kunt praten, niet zodat wij die kunnen verdedigen.