Je Incidentbeheer-datatemplate

BMC Helix ITSM
Je Incidentbeheer-datatemplate

Je Incidentbeheer-datatemplate

Deze template is een volledige gids voor het verzamelen van de data die nodig is voor het optimaliseren van je Incidentbeheer proces. Het beschrijft de belangrijke attributen en activiteiten om te volgen, samen met praktische richtlijnen voor het extraheren van deze data. Gebruik dit hulpmiddel om je datavoorbereiding te vereenvoudigen en je procesanalyse-traject te versnellen.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen voor uw proces
  • Extractiebegeleiding voor je datasysteem
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Incidentbeheer Attributen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in je event log voor een grondige analyse van je Incidentbeheer proces.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Omschrijving
Incident-ID
IncidentId
De unieke kenmerk voor elke incidentrecord.
Omschrijving

De Incident-ID dient als de primary key voor elk incident en identificeert het uniek van aanmaak tot afsluiting. Het koppelt alle gerelateerde activiteiten, logs en wijzigingen, wat een compleet, end-to-end overzicht van de levenscyclus van het incident mogelijk maakt.

Binnen Process Mining is dit attribuut belangrijk, omdat het de case definieert. Elke gebeurtenis met dezelfde Incident-ID wordt beschouwd als onderdeel van dezelfde procesinstantie, wat de reconstructie en analyse van de afhandeling van individuele incidenten mogelijk maakt.

Het belang

Dit is de essentiële case-kenmerk die alle gebeurtenissen in de levenscyclus van een incident verbindt, waardoor end-to-end procesanalyse mogelijk worden.

Vindplaats

Dit is het 'Incident Number' veld (Field ID: 1000000161) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
INC000001234567INC000002345678INC000003456789
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die heeft plaatsgevonden binnen de incident levenscyclus.
Omschrijving

Dit attribuut beschrijft de activiteit die op een specifiek tijdsTip voor een incident werd uitgevoerd, zoals 'Incident Gemeld', 'Groep Toegewezen' of 'Incident Opgelost'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten brengt de werkelijke processtroom in kaart, identificeert veelvoorkomende paden en benadrukt afwijkingen van de standaardprocedure. Het is belangrijk voor het begrijpen welke acties worden ondernomen om een incident op te lossen.

Het belang

Activiteiten definiëren de stappen in de proceskaart, waardoor visualisatie en analyse van de incidentbeheer workflow mogelijk worden.

Vindplaats

Doorgaans afgeleid van wijzigingen in de velden 'Status' (Field ID: 7) en 'Status_Reason' in het 'HPD:Help Desk'-formulier, of uit het 'HPD:Help Desk Audit Log'-formulier.

Voorbeelden
`Incident` gemeldGroep ToegewezenOplossing GeïmplementeerdIncident Gesloten
Tijdstempel
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Deze timestamp registreert wanneer een specifieke gebeurtenis in de incidentlevenscyclus plaatsvond. Het biedt de chronologische volgorde die nodig is om de processtroom te reconstrueren vanuit ruwe data.

De Event Timestamp is belangrijk voor alle tijdgebonden analyse, inclusief het berekenen van doorlooptijden tussen activiteiten, het vinden van knelpunten waar incidenten lang wachten, en het meten van de totale resolutietijden. Het vormt de tijdsbasis van de procesanalyse.

Het belang

Deze timestamp biedt de chronologische volgorde van gebeurtenissen, wat belangrijk is voor het berekenen van doorlooptijden, het vinden van knelpunten en het begrijpen van de procestijdlijn.

Vindplaats

De 'Last Modified Date' (Veld ID: 6) of specifieke datumvelden uit het 'HPD:Help Desk' formulier. Voor historische gebeurtenissen wordt dit gehaald uit het timestamp-veld van de auditlog.

Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:22:05Z
Incidentcategorie
IncidentCategory
De classificatie van het incident, vaak in een gelaagde structuur.
Omschrijving

Incidentcategorisatie biedt een gestructureerde manier om incidenten te classificeren, meestal met behulp van een hiërarchie op meerdere niveaus (bijv. Niveau 1: Hardware, Niveau 2: Laptop, Niveau 3: Batterij). Deze gegevens zijn belangrijk voor routering, rapportage en trendanalyse.

Binnen process mining wordt categorisatie gebruikt om verschillende typen incidenten afzonderlijk te analyseren. Het ondersteunt het Incident Categorization Accuracy dashboard door initiële en uiteindelijke categorieën te vergelijken en helpt bij het vinden van trends voor het Root Cause Trends dashboard.

Het belang

Categorisatie maakt nauwkeurige routering, trendanalyse en prestatievergelijking over verschillende typen incidenten mogelijk.

Vindplaats

Dit zijn de 'Operational Categorization Tier 1/2/3' velden in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
Hardware > Laptop > BatterySoftware > Enterprise App > LogInformatieutNetwork > Connectivity > Wi-Fi
Incidentstatus
IncidentStatus
De huidige of historische status van het incident op het moment van de gebeurtenis.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de status van het incident aan, zoals 'New', 'In Progress', 'Pending', 'Opgelost' of 'Closed'. Het biedt een momentopname van waar het incident zich bevindt in zijn levenscyclus.

Het analyseren van statuswijzigingen is onmisbaar voor het begrijpen van het incident management proces. Het wordt gebruikt om activiteiten te definiëren, de tijd te meten die in verschillende statussen wordt doorgebracht (bijv. hoe lang incidenten 'Pending' zijn), en om incidenten te vinden die mogelijk vastzitten of inactief zijn.

Het belang

Het volgen van statuswijzigingen is belangrijk om de voortgang van het incident te begrijpen en te meten hoe lang het in specifieke staten zoals 'Pending' of 'In Progress' verblijft.

Vindplaats

Dit is het 'Status' veld (Field ID: 7) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
NieuwToegewezenIn uitvoeringPendingOpgelostGesloten
Is `SLA` Geschonden
IsSlaBreached
Een indicator of het incident is opgelost na de afgesproken SLA-streefdatum.
Omschrijving

Dit boolean attribuut is true als de resolutietijd van het incident de gedefinieerde SLA overschreed. Het biedt een duidelijke, binaire uitkomst voor SLA-prestaties per incident.

Deze flag is belangrijk voor het creëren van het 'Incident SLA Performance Overzicht' dashboard en het berekenen van de 'Incident SLA Compliance Rate' KPI. Het vereenvoudigt analyse door directe filtering en aggregatie van alle incidents toe te staan die niet voldeden aan hun serviceniveau-doelen, waardoor het gemakkelijk wordt om de redenen voor overschrijdingen te onderzoeken.

Het belang

Deze flag vereenvoudigt de SLA-compliance-analyse, waardoor het eenvoudig wordt om te filteren op alle incidents die de SLA hebben geschonden en de grondoorzaken te onderzoeken.

Vindplaats

Berekend door de 'Incident Opgelost' gebeurtenis timestamp te vergelijken met de 'SLA-streefdatum'. Als de resolutie timestamp na de doeldatum is, is deze indicator true.

Voorbeelden
truefalse
Is Heropend
IsReopened
Een indicator of een incident opnieuw is geopend nadat het de status 'Opgelost' had gekregen.
Omschrijving

Dit boolean attribuut is true als de status van een incident terugkeerde naar een actieve staat (zoals 'In Progress') nadat het al als 'Opgelost' was gemarkeerd. Dit duidt erop dat de initiële oplossing niet effectief of compleet was.

Dit is een directe maatstaf voor herstelwerk en wordt gebruikt om de 'Incident Rework Rate' KPI te berekenen. Het analyseren van heropende incidents helpt bij het vinden van oplossingen van slechte kwaliteit, onvoldoende testen, of terugkerende problemen die niet correct werden aangepakt, ter ondersteuning van het 'Rework and Escalation Paths' dashboard.

Het belang

Meet direct herstelwerk en de kwaliteit van oplossingen. Een hoge heropeningsfrequentie wijst op ineffectieve fixes en proceszwaktes.

Vindplaats

Berekend door de reeks activiteiten te analyseren voor een incident. Als een 'Incident Heropend' of vergelijkbare activiteit verschijnt na een 'Oplossing Geïmplementeerd' activiteit, wordt deze indicator op true gezet.

Voorbeelden
truefalse
Prioriteit
Priority
Het prioriteitsniveau dat aan het incident is toegewezen, bepalend voor de urgentie van de afhandeling.
Omschrijving

Prioriteit wordt doorgaans afgeleid uit de combinatie van impact en urgentie en bepaalt de volgorde en snelheid van het oplossen van incidenten. Gangbare waarden variëren van 'Kritiek' tot 'Laag'.

Binnen process mining is het analyseren van incidenten op basis van prioriteit belangrijk voor prestatieanalyse. Het helpt vragen te beantwoorden zoals: 'Voldoen we aan de SLA's voor incidenten met hoge prioriteit?' en 'Ervaren incidenten met lage prioriteit langere vertragingen?'. Filteren op prioriteit maakt gerichte analyse mogelijk van de meest kritieke bedrijfsproblemen.

Het belang

Dit attribuut is belangrijk voor het segmenteren van analyses om te waarborgen dat incidents met hoge prioriteit sneller worden afgehandeld en hun specifieke Service Level-doelstellingen behalen.

Vindplaats

Dit is het 'Priority' veld (Field ID: 1000000164) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
KritiekHoogGemiddeldLaag
Service
Service
De zakelijke of technische service die door het incident wordt beïnvloed.
Omschrijving

Dit attribuut koppelt een incident aan een specifieke service, zoals gedefinieerd in de Configuration Management Database (CMDB), bijvoorbeeld 'E-mail Service', 'VPN-toegang' of 'SAP Financials'.

Deze koppeling is belangrijk voor het begrijpen van de bedrijfsimpact van incidents. Het analyseren van incidents per service helpt bij het vinden van problematische services die een groot aantal incidents genereren, legt de nadruk op terugkerende problemen die gekoppeld zijn aan specifieke technologieën, en ondersteunt trendanalyse voor problem management.

Het belang

Het koppelen van incidenten aan business services is belangrijk voor impactanalyse en het vinden van welke services het meest probleemgevoelig zijn.

Vindplaats

Dit is het 'ServiceCI' of een vergelijkbaar veld dat het getroffen Configuration Item (CI) vertegenwoordigt in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
Zakelijk e-mailadres`SAP ERP`Remote Access VPNHuman Bronnen Portaal
Toegewezen gebruiker
Assignee
De individuele gebruiker die is toegewezen om aan het incident te werken.
Omschrijving

De Toegewezen Persoon is de specifieke supportmedewerker of technicus die op een bepaald moment verantwoordelijk is voor het incident. Dit biedt een gedetailleerder inzicht dan de Toegewezen Groep.

Het analyseren van de prestaties per toegewezen persoon kan helpen bij het vinden van best presterende medewerkers, medewerkers die extra training nodig hebben en onevenwichtigheden in de werkdruk. Het wordt ook gebruikt om de exacte volgorde van acties te traceren die door personen die aan een complex incident werken, zijn uitgevoerd.

Het belang

Biedt een gedetailleerd overzicht van de werkdrukverdeling en individuele prestaties, en helpt bij het vinden van best presterende medewerkers of medewerkers die ondersteuning nodig hebben.

Vindplaats

Dit is het 'Assignee' veld (Field ID: 1000000218) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
Toegewezen groep
AssignedGroup
De supportgroep die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het incident.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert het team of de afdeling die aan het incident is toegewezen, zoals 'Service Desk', 'Network Team' of 'Database Administrators'. Het volgen van toewijzingen is belangrijk voor het begrijpen van de processtroom tussen teams.

Dit attribuut wordt gebruikt om inter-team overdrachten te analyseren, knelpunten veroorzaakt door specifieke groepen te vinden en de 'Incident Reassignment Rate' te meten. Het helpt de weg te visualiseren die een incident door de organisatie aflegt en benadrukt gebieden met inefficiënte routing of kennislacunes.

Het belang

Het bijhouden welke groep is toegewezen, helpt bij het analyseren van handovers, het vinden van hertoewijzingslussen en het lokaliseren van knelpunten binnen specifieke teams.

Vindplaats

Dit is het 'Assigned Group' veld (Field ID: 1000000217) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
`Service Desk``Netwerkbeheer`Application Support Tier 2Infrastructuurdiensten
Aantal Herindelingen
ReassignmentCount
Het totale aantal keren dat een incident opnieuw werd toegewezen aan een andere groep.
Omschrijving

Deze metriek telt hoe vaak het veld 'AssignedGroup' is gewijzigd gedurende de levenscyclus van het incident. Een hoog aantal duidt op problemen met de initiële routering, het ontbreken van 'first-contact resolution' of complexe problemen die input van meerdere teams vereisen.

Dit attribuut ondersteunt direct de 'Incident Reassignment Rate' KPI en het 'Incident Reassignment Cycle Analysis' dashboard. Het helpt het 'pingpong'-effect te kwantificeren, waarbij tickets heen en weer worden geschoven tussen teams, wat leidt tot aanzienlijke vertragingen en procesinefficiëntie.

Het belang

Kwantificeert inefficiënte routering en overdrachten, en helpt bij het vinden van incidenten die vastzitten in hertoewijzingslussen tussen teams.

Vindplaats

Berekend door het aantal keren te tellen dat de AssignedGroup waarde verandert voor een gegeven Incident-ID in het event log.

Voorbeelden
0135
Afsluitcode
CloseCode
De code die wordt geselecteerd bij het afsluiten van een incident, ter aanduiding van het oplossingsresultaat.
Omschrijving

De Afsluitcode biedt een gestructureerde samenvatting van hoe een incident is opgelost. Voorbeelden zijn 'Opgelost door Gebruiker', 'Geen Fout Gevonden', 'Dubbel Incident' of 'Permanente Oplossing Toegepast'.

Dit attribuut is waardevol voor het analyseren van de effectiviteit en resultaten van de oplossing. Het kan helpen incidenten te vinden die werden afgesloten zonder een echte oplossing of categorieën te benadrukken waarin gebruikers frequent hun problemen zelf oplossen, wat kan duiden op kansen voor betere kennisbankartikelen of self-service tools.

Het belang

Biedt gestructureerde data over oplossingsresultaten, en helpt bij het analyseren van de effectiviteit van fixes en het vinden van trends in hoe incidenten worden afgesloten.

Vindplaats

Dit maakt doorgaans deel uit van de oplossing of afsluitingsInformatie op het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
Op afstand opgelostDubbele meldingGebruikersfoutGeen actie vereist
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de incidentdata is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, wat vooral nuttig is in omgevingen met meerdere ITSM tools of geïntegreerde systemen. Het bevestigt dat de data afkomstig is van de verwachte bron, zoals een specifieke BMC Helix ITSM instantie.

In analyse helpt het processen of data-kenmerken te onderscheiden die kunnen variëren tussen productie-, ontwikkel- of legacysystemen, waardoor de data lineage duidelijk en betrouwbaar is.

Het belang

Identificeert de herkomst van de data, wat belangrijk is voor datavalidatie en voor het beheren van analyses over meerdere geïntegreerde systemen.

Vindplaats

Dit is meestal een statische waarde die je toevoegt tijdens het proces van data-extractie, -transformatie en -lading (ETL).

Voorbeelden
BMCHelixITSM_ProdITSM-EU-InstanceServiceManagement-APAC
Impact
Impact
De maatstaf voor de impact van het incident op bedrijfsprocessen.
Omschrijving

Impact beoordeelt de mate van het nadelige effect van een incident op de bedrijfsvoering. Het wordt vaak gedefinieerd op een schaal, zoals 'Uitgebreid/Wijdverspreid', 'Belangrijk/Groot', 'Matig/Beperkt' of 'Minimaal/Lokaal'.

In combinatie met urgentie bepaalt Impact de prioriteit van het incident. Analyse op basis van impact helpt te begrijpen welke incidenten de meeste bedrijfsonderbrekingen veroorzaken, ongeacht hun technische complexiteit. Dit is belangrijk voor het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen.

Het belang

Helpt de bedrijfsernst van een incident te kwantificeren, wat een sleutelcomponent is bij het bepalen van prioriteit en het richten van analyse op high-impact issues.

Vindplaats

Dit is het 'Impact' veld (Field ID: 1000000163) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
1-Uitgebreid/Wijdverspreid2-Significant/Large3-Moderate/Limited4-Minor/Localized
Indiener
Submitter
De persoon die het incident aanvankelijk heeft gemeld.
Omschrijving

De Melder is de eindgebruiker of klant die het probleem heeft ervaren en gerapporteerd. Dit verschilt van de toegewezen persoon die aan het incident werkt.

Het analyseren van data per melder of diens afdeling kan helpen bij het vinden van specifieke gebruikersgroepen die meer training nodig hebben of groepen die worden beïnvloed door een bepaald type probleem. Het biedt een klantgerichte kijk op het incident management proces.

Het belang

Identificeert de gebruiker die het probleem heeft gemeld, wat analyse mogelijk maakt op basis van gebruikersafdeling, locatie of rol om gebruikersspecifieke trends te vinden.

Vindplaats

Deze Informatie wordt vastgelegd in het 'Submitter' veld of velden gerelateerd aan de klantInformatie op het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
John DoeJane SmithPeter Jones
Kanaal
Channel
De methode die wordt gebruikt om het incident te rapporteren.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert hoe het incident is ingediend, bijvoorbeeld via een telefoongesprek, e-mail, selfserviceportal, of directe melding. Het geeft het ingangspunt van het incident in het supportproces aan.

Het analyseren van incidents per kanaal kan laten zien welke kanalen het meest effectief zijn of welke incidents genereren die gemakkelijker of moeilijker op te lossen zijn. Het kan ook beslissingen onderbouwen over waar te investeren in automatisering of gebruikerstraining, bijvoorbeeld door het gebruik van een selfserviceportal te promoten dat betere initiële data vastlegt.

Het belang

Inzicht in het indieningskanaal helpt bij het analyseren van de efficiëntie van verschillende invoermethoden en kan investeringen in self-service of automatisering sturen.

Vindplaats

Dit is het 'Reported Source' veld (Field ID: 1000000215) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
E-mailTelefoonSelf ServiceDirecte invoer
Oplossingsbeschrijving
Resolution
Een vrije-tekstbeschrijving van de genomen stappen om het incident op te lossen.
Omschrijving

Dit veld bevat de gedetailleerde, door mensen geschreven samenvatting van de uiteindelijke oplossing. Het verklaart wat er is gedaan om het probleem op te lossen en de service voor de gebruiker te herstellen.

Hoewel ongestructureerd, kan deze tekstdata worden geanalyseerd met behulp van text mining technieken om veelvoorkomende resolutiepatronen te vinden, keywords te extraheren die verband houden met specifieke problemen, of oorzaakanalyse aan te vullen. Het biedt kwalitatieve context die gestructureerde datavelden vaak missen.

Het belang

Biedt kwalitatieve details over de oplossing, die kunnen worden gebruikt in text mining om patronen te vinden die niet zichtbaar zijn in gestructureerde data.

Vindplaats

Dit is het 'Resolution' veld (Field ID: 1000000156) in het 'HPD:Help Desk' formulier.

Voorbeelden
Het wachtwoord van de gebruiker is opnieuw ingesteld via Active Directory.Cache en cookies gewist in de browser, wat het loginprobleem heeft opgelost.Netwerkswitch opnieuw opgestart in IDF-kast 3B.
Root Cause
RootCause
De onderliggende reden of uiteindelijke oorzaak van het incident.
Omschrijving

De Root Cause (grondoorzaak) is het fundamentele probleem dat, indien aangepakt, het incident zou voorkomen. Dit wordt vaak geïdentificeerd als onderdeel van een gerelateerd probleemoplossingsproces.

Hoewel niet alle incidenten een gedocumenteerde root cause zullen hebben, is het analyseren van dit attribuut belangrijk voor proactief problem management. Het ondersteunt de KPI 'Root Cause Identification Rate' en helpt bij het creëren van dashboards die trends in terugkerende problemen volgen, ter ondersteuning van inspanningen om permanente oplossingen te implementeren.

Het belang

Het vinden van de hoofdoorzaak is belangrijk voor probleemmanagement en voor analyses die gericht zijn op het verminderen van het volume aan terugkerende incidenten.

Vindplaats

Deze Informatie kan zich bevinden in een specifiek 'Root Cause' veld op het incident of, vaker, op een gekoppeld 'PBI:Problem Investigation' formulier.

Voorbeelden
Onvoldoende schijfruimte op serverNetwerkconfiguratiefoutSoftwarebug in versie 2.1Overleden beveiligingscertificaat
SLA-streefdatum
SlaTargetDate
De datum en tijd waarop het incident naar verwachting moet zijn opgelost volgens de SLA.
Omschrijving

Dit attribuut slaat de deadline op voor de resolutie van een incident, zoals gedefinieerd door de van toepassing zijnde Service Level Agreement (SLA). Deze wordt berekend op basis van de prioriteit van het incident en de gedefinieerde service-uren.

Deze timestamp is de benchmark waartegen de werkelijke resolutietijd wordt gemeten. Het is belangrijk voor het berekenen van de 'Incident SLA Compliance Rate' KPI en voor het bouwen van dashboards die de SLA-prestaties visualiseren. Het maakt proactieve monitoring mogelijk van incidents die hun deadline naderen.

Het belang

Dit is de benchmark voor het meten van SLA-compliance. Het maakt het mogelijk om te berekenen of een incident op tijd is opgelost of de overeenkomst heeft geschonden.

Vindplaats

Deze data wordt doorgaans opgeslagen in het 'SLM:Measurement' formulier en gekoppeld aan het incident. Het is geen direct veld op 'HPD:Help Desk'.

Voorbeelden
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit gebeurtenis voor het voor het laatst is bijgewerkt vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie. Het biedt context over de relevantie van de geanalyseerde data, wat belangrijk is voor het begrijpen hoe actueel de procesinzichten zijn.

Het kennen van het tijdsTip van de laatste update is belangrijk voor rapportages en dashboards, omdat het gebruikers Informapakketmeert door de tijd heenigheid van de data en helpt bij het beheren van verwachtingen over de opname van de meest recente incidentactiviteiten.

Het belang

Geeft de relevantie van de data aan, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse en eventuele daaruit voortvloeiende inzichten zijn.

Vindplaats

Deze waarde wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data-extractieproces (ETL).

Voorbeelden
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Incidentbeheer Activities

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in je event log voor accurate process discovery en stroomvisualisatie.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Omschrijving
`Incident` gemeld
Deze activiteit markeert de initiële aanmaak van de incidentrecord in het systeem. Het wordt expliciet vastgelegd vanuit de aanmaak-timestamp van het incident in het centrale incident management formulier.
Het belang

Dit is het primaire start-gebeurtenis voor de incident levenscyclus. Het is belangrijk voor het berekenen van algemene resolutietijden en het begrijpen van de aantallen binnenkomende incidents.

Vindplaats

Dit gebeurtenis komt overeen met de aanmaak van het record in het 'HPD:Help Desk' formulier. De timestamp wordt doorgaans overgenomen uit het 'Submit Date' of 'Reported Date' veld.

Vastleggen

Van de 'Submit Date' timestamp op het HPD:Help Desk formulier.

Gebeurtenistype explicit
Groep Toegewezen
Deze activiteit markeert de initiële toewijzing van het incident aan een specifieke supportgroep voor onderzoek. Dit wordt afgeleid van de eerste keer dat het veld 'Assigned Group' wordt gevuld na de aanmaak van het incident.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het begin van actieve werkzaamheden markeert. Het volgen van de tijd tot de eerste toewijzing is belangrijk voor het ewaarderen van responstijden en de initiële routing efficiëntie.

Vindplaats

Afgeleid van het auditlog ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') voor het formulier 'HPD:Help Desk', waarbij de eerste invulling van het veld 'Assigned Group' wordt vastgelegd.

Vastleggen

Vanaf de timestamp wanneer het veld 'Assigned Group' voor het eerst wordt gevuld.

Gebeurtenistype inferred
Incident Gesloten
Dit is de laatste activiteit, die de formele afsluiting van het incident record markeert nadat de oplossing is bevestigd of een bevestigingsperiode is verstreken. Het wordt vastgelegd wanneer de status op 'Closed' wordt gezet.
Het belang

Dit is het definitieve eind-gebeurtenis voor de incident levenscyclus. De tijd tussen 'Opgelost' en 'Closed' vertegenwoordigt de gebruikersbevestiging en administratieve afhandelingsperiode.

Vindplaats

Dit gebeurtenis komt overeen met het 'Status' veld op het 'HPD:Help Desk' formulier dat op 'Closed' wordt gezet. De timestamp wordt geregistreerd in het 'Closed Date' veld en de auditlog.

Vastleggen

Van de 'Closed Date' timestamp of de statusverandering naar 'Closed'.

Gebeurtenistype inferred
Incident opgelost
Deze activiteit markeert de officiële resolutie van het incident vanuit het perspectief van de service desk, vóór de uiteindelijke afsluiting. Het wordt vastgelegd wanneer de status van het incident wordt ingesteld op 'Opgelost'.
Het belang

Dit is de belangrijkste mijlpaal voor het meten van SLA-compliance en resolutietijd. Het betekent dat de service voor de gebruiker is hersteld.

Vindplaats

Dit gebeurtenis komt overeen met het 'Status' veld op het 'HPD:Help Desk' formulier dat op 'Opgelost' wordt gezet. De timestamp wordt vastgelegd in het 'Last Opgelost Date' veld en de auditlog.

Vastleggen

Van de timestamp van de statusverandering naar 'Opgelost' in de auditlog.

Gebeurtenistype inferred
Onderzoek geïnitieerd
Geeft aan dat een supportmedewerker actief aan het incident is begonnen te werken. Dit wordt doorgaans afgeleid van een statuswijziging van 'Assigned' naar 'In Progress'.
Het belang

Deze mijlpaal markeert de overgang van wachten in een wachtrij naar actieve diagnose. Het analyseren van de wachttijd voordat een onderzoek start, helpt bij het vinden van bronknelpunten en ondersteunt het 'Diagnosis & Investigation Bottlenecks' dashboard.

Vindplaats

Afgeleid van een statuswijziging op het formulier 'HPD:Help Desk'. De gebeurtenis wordt geactiveerd wanneer het veld 'Status' verandert naar 'In Progress', waarbij de timestamp wordt vastgelegd vanuit het auditlog.

Vastleggen

Afgeleid van een statuswijziging naar 'In Progress' in het HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.

Gebeurtenistype inferred
`SLA Breach`
Dit is een berekend gebeurtenis dat optreedt wanneer de tijd om een incident op te lossen de gedefinieerde Service Level Agreement-doel overschrijdt. Het wordt afgeleid door de resolutie timestamp te vergelijken met de SLA vervaldatum.
Het belang

Deze activiteit is onmisbaar voor het dashboard 'Incident SLA Performance Overzicht' en de KPI 'Incident SLA Compliance Rate'. Het signaleert direct incidenten die niet aan de serviceverplichtingen voldeden.

Vindplaats

Berekend door de 'Laatste Oplosdatum' te vergelijken met de 'Doeldatum' (SLA Vervaldatum) op het 'HPD:Help Desk' formulier. Als het incident nog niet is opgelost, kan het worden berekend met de huidige tijd.

Vastleggen

Berekende gebeurtenis: treedt op als 'Laatste Oplosdatum' > 'Doeldatum'.

Gebeurtenistype calculated
Gebruikersbevestiging ontvangen
Vertegenwoordigt de actieve bevestiging door de gebruiker dat de geboden oplossing hun probleem heeft opgelost. Dit kan een expliciet gebeurtenis zijn of worden afgeleid uit notities of een gerelateerde systeemactie vóór afsluiting.
Het belang

Het bijhouden hiervan geeft een accurater beeld van het gebruikersvalidatieproces dan alleen wachten op automatische afsluiting. Het helpt bij het meten van de 'Average Gebruiker Confirmation Time' KPI en het vinden van communicatiekloven.

Vindplaats

Dit kan moeilijk zijn om betrouwbaar vast te leggen. Het kan worden afgeleid uit een work log entry of een specifieke statusreden-update vlak voordat het incident naar 'Closed' wordt verplaatst. Het kan een analyse van het 'HPD:WorkLog' formulier vereisen.

Vastleggen

Afgeleid van specifieke werklogboekvermeldingen of statusreden-updates voorafgaand aan de afsluiting.

Gebeurtenistype inferred
Incident geannuleerd
Deze activiteit vertegenwoordigt de beëindiging van een incident dat per vergissing is aangemaakt of niet langer relevant is. Het wordt vastgelegd wanneer de status van het incident wordt ingesteld op 'Annulerenled'.
Het belang

Dit is een terminale eindstatus voor een incident, onderscheiden van een succesvolle oplossing. Het analyseren van geannuleerde incidents kan problemen met incidentcreatiekanalen of dubbele rapportage inzichtelijk maken.

Vindplaats

Afgeleid van het formulier 'HPD:Help Desk' wanneer het veld 'Status' wordt bijgewerkt naar 'Annulerenled'. De timestamp wordt vastgelegd in het auditlog.

Vastleggen

Afgeleid van een statuswijziging naar 'Annulerenled' in het auditlog.

Gebeurtenistype inferred
Incident Gecategoriseerd
Vertegenwoordigt het punt waarop het incident is geclassificeerd met operationele en productcategorisaties en een prioriteit is ingesteld. Dit wordt doorgaans afgeleid uit het vullen of de laatste wijziging van categorisatievelden.
Het belang

Nauwkeurige en tijdige categorisatie is belangrijk voor efficiënte routering en rapportage. Het analyseren van deze activiteit helpt vertragingen of onnauwkeurigheden in het initiële triage-proces te vinden, ter ondersteuning van het dashboard 'Nauwkeurigheid Incidentcategorisatie'.

Vindplaats

Afgeleid van het auditlog ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') dat wijzigingen bijhoudt in velden zoals 'Operational Categorization Tier 1-3', 'Product Categorization Tier 1-3' en 'Priority' op het formulier 'HPD:Help Desk'.

Vastleggen

Van de timestamp van de laatste update naar categorisatie- of prioriteitsvelden na aanmaak.

Gebeurtenistype inferred
Incident heropend
Vertegenwoordigt een incident dat eerder als opgelost was gemarkeerd, maar opnieuw is geactiveerd omdat het probleem aanhoudt. Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging van 'Opgelost' terug naar een actieve status, zoals 'In behandeling' of 'Toegewezen'.
Het belang

Deze activiteit meet direct herstelwerk en de effectiviteit van initiële oplossingen. Een hoog volume aan heropende incidenten is een belangrijke indicator van slechte oplossingskwaliteit en ondersteunt de KPI 'Incident Rework Rate'.

Vindplaats

Afgeleid van het auditlog ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') door een 'Status'-wijziging te detecteren van 'Opgelost' naar 'In Progress' of 'Assigned' voor een gegeven Incident-ID.

Vastleggen

Afgeleid van een statusovergang van 'Opgelost' naar een actieve status.

Gebeurtenistype inferred
Oplossing Geïmplementeerd
Deze activiteit duidt aan dat een oplossing of workaround is toegepast door het supportteam. Dit wordt vaak afgeleid wanneer de incidentstatus verandert naar 'Opgelost'.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die aangeeft dat een oplossing is geleverd. Het is een belangrijk datapunt voor het meten van de tijd om een fix toe te passen nadat het onderzoek is afgerond.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans afgeleid wanneer de 'Status' op het 'HPD:Help Desk' formulier wordt gewijzigd naar 'Opgelost'. De timestamp wordt vastgelegd in het 'Last Opgelost Date' veld en de auditlog.

Vastleggen

Van de 'Last Opgelost Date' timestamp of de statusverandering naar 'Opgelost'.

Gebeurtenistype inferred
Overgedragen aan een andere groep
Deze activiteit vindt plaats wanneer een incident wordt toegewezen van de ene supportgroep naar de andere. Dit wordt afgeleid door een wijziging te detecteren in het veld 'Assigned Group' na de initiële toewijzing.
Het belang

Frequente overdrachten duiden op een onjuiste initiële routering of kennisleemtes. Het bijhouden van deze activiteit is belangrijk voor het 'Incident Reassignment Cycle Analysis' dashboard en de 'Incident Reassignment Rate' KPI.

Vindplaats

Afgeleid van het auditlog ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') door het vinden van daaropvolgende wijzigingen in het veld 'Assigned Group' op het formulier 'HPD:Help Desk' nadat het voor het eerst was ingevuld.

Vastleggen

Identificeer wijzigingen in het veld 'Toegewezen Groep' na de initiële toewijzing.

Gebeurtenistype inferred
Wacht op Gebruikersbevestiging
Treedt op nadat een oplossing is geïmplementeerd en het supportteam wacht op bevestiging van de gebruiker dat de oplossing succesvol is. Dit wordt vaak vertegenwoordigd door de 'Opgelost' status zelf, waar de klok voor automatische afsluiting begint.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard 'Gebruiker Confirmation & Verification Delays'. Het helpt vertragingen te kwantificeren tussen het leveren van een oplossing en het verkrijgen van gebruikersvalidatie, wat de incident levenscyclus kunstmatig kan verlengen.

Vindplaats

Deze status begint wanneer de 'Status' op het 'HPD:Help Desk'-formulier verandert naar 'Opgelost'. De duur wordt gemeten vanaf de 'Last Opgelost Date' totdat het incident óf 'Closed' óf 'Reopened' is.

Vastleggen

Begint bij statuswijziging naar 'Opgelost', eindigt bij statuswijziging naar 'Gesloten' of 'In Behandeling'.

Gebeurtenistype inferred
Wachtend op input van de klant
Vertegenwoordigt een punt waarop de incidentvoortgang is gepauzeerd in afwachting van Informatie of actie van de gebruiker. Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging naar de status 'In afwachting'.
Het belang

Deze activiteit helpt de werktijd van de agent te scheiden van de wachttijd van de klant. Het analyseren van de tijd die in deze status wordt doorgebracht, is belangrijk voor het begrijpen hoe vertragingen in gebruikersrespons de algehele resolutietijden beïnvloeden.

Vindplaats

Afgeleid van het formulier 'HPD:Help Desk' wanneer het veld 'Status' wordt bijgewerkt naar 'Pending'. De specifieke reden is vaak te vinden in het veld 'Status_Reason'.

Vastleggen

Afgeleid van een statuswijziging naar 'Pending' in het HPD:HelpDesk_AuditLogSystem.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Hoe u je data uit BMC Helix ITSM haalt