Datatemplate voor klantenservice
Datatemplate voor klantenservice
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijke activiteiten om bij te houden
- Handleidingen voor data-extractie
Attributen voor klantenservice
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Serviceaanvraag
ServiceRequest
|
De unieke identificatiecode van een klantenservicecase of ticket, waaraan alle bijbehorende activiteiten zijn gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
De serviceaanvraag, ook wel ticket of case genoemd, is de belangrijkste identificatiecode die alle activiteiten rond één klantvraag of probleem met elkaar verbindt. In Salesforce Service Cloud komt dit overeen met het Case Number. Dit attribuut is nodig om het volledige verloop van elk klantcontact te reconstrueren. De process mining-tool groepeert hiermee alle bijbehorende events, zoals ‘Case aangemaakt’, ‘Medewerker onderzoekt probleem’ en ‘Case opgelost’, in één procesinstantie. Zo kun je het proces van begin tot eind analyseren.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de basis van process mining: het verbindt alle events over hetzelfde klantprobleem tot één samenhangende procesinstantie.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: CaseNumber
Voorbeelden
000010240000105800001193
|
|||
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in het klantenserviceproces. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap of mijlpaal in de levenscyclus van een serviceaanvraag. Activiteiten zijn de knooppunten op de proceskaart en staan voor acties van medewerkers, geautomatiseerde systemen of klanten. De volgorde en frequentie van activiteiten zoals ‘Case aangemaakt’, ‘Interne escalatie gestart’ en ‘Case gesloten’ analyseren is een belangrijk onderdeel van process mining. Zo ontdek je hoe het proces werkelijk verloopt, vind je bottlenecks en zie je waar het proces afwijkt van de standaardwerkwijze.
Waarom dit belangrijk is
Activiteiten beschrijven de processtappen. De volgorde ervan vormt de basis voor de proceskaart en alle verdere analyses.
Waar vind je dit?
Meestal afgeleid uit een combinatie van velden, zoals statuswijzigingen in het Case-object (veld Status) of records in de objecten CaseHistory of EmailMessage.
Voorbeelden
Case aangemaaktCase toegewezen aan medewerkerOplossing voorgesteld aan klantCase gesloten
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystemName
|
Het systeem waaruit de procesdata afkomstig is. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de data is aangemaakt, in dit geval Salesforce Service Cloud. Het is vooral handig wanneer je data uit meerdere systemen combineert om een volledig beeld van het proces te krijgen. Ook bij analyses van één systeem geeft dit attribuut belangrijke informatie over de herkomst van de data. Het helpt bij datagovernance en het oplossen van problemen, en zorgt ervoor dat analyses op de juiste dataset zijn gebaseerd.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut geeft belangrijke informatie over de herkomst van de data. Dat is nodig voor datagovernance en voor analyses waarin je data uit meerdere systemen combineert.
Waar vind je dit?
Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.
Voorbeelden
Salesforce Service CloudSFSC
|
|||
|
Eventtijd
EventTime
|
De exacte timestamp waarop een activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Eventtijd legt de datum en tijd vast waarop een specifieke activiteit in het systeem is geregistreerd. Zo krijgt het hele proces een tijdsverloop en kun je duur, wachttijden en doorlooptijden berekenen. Bij analyses gebruik je deze timestamp om events per serviceaanvraag chronologisch te ordenen. Dat vormt de basis voor procesontdekking. De timestamp is ook belangrijk voor KPI’s rond prestaties, zoals de tijd tussen ‘Case aangemaakt’ en ‘Eerste ontvangstbevestiging verzonden’ of de totale oplostijd.
Waarom dit belangrijk is
Deze timestamp is nodig om het tijdsverloop van het proces te begrijpen, prestatiemaatstaven te berekenen en vertragingen tussen activiteiten te vinden.
Waar vind je dit?
Afgeleid uit verschillende datumvelden voor specifieke events, zoals CreatedDate in het Case-object of CreatedDate in CaseHistory-records.
Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-15T11:23:14Z2023-04-16T09:05:30Z
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdateTime
|
Timestamp van de laatste verversing van de data voor dit proces. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert de timestamp van de laatste data-extractie of update vanuit het bronsysteem. Het is een metadataveld voor de hele dataset, niet voor afzonderlijke events. Het laat gebruikers zien hoe actueel de data is die ze analyseren. Zo kun je controleren of inzichten en beslissingen op recente, relevante informatie zijn gebaseerd. Ook maakt het duidelijk hoe actueel de data naar verwachting is.
Waarom dit belangrijk is
Zo is duidelijk hoe actueel de data is en hoe recent de analyse is.
Waar vind je dit?
Deze waarde wordt meestal gegenereerd en opgeslagen tijdens het ETL-proces voor data-extractie, -transformatie en -laden.
Voorbeelden
2023-10-27T04:00:00Z
|
|||
|
Caseprioriteit
CasePriority
|
De prioriteit van de serviceaanvraag, bijvoorbeeld hoog, gemiddeld of laag. | ||
|
Beschrijving
Caseprioriteit is een standaardclassificatie die aangeeft hoe dringend een serviceaanvraag is. Deze prioriteit bepaalt vaak de streeftijden voor de eerste reactie en de oplossing volgens de Service Level Agreements (SLA’s). Door procesprestaties per prioriteit te analyseren, zie je hoe goed de prioriteringsstrategie werkt. Je kunt nagaan of cases met hoge prioriteit sneller worden opgelost en hun strenge SLA-doelen halen. Dit ondersteunt het dashboard voor caseprioritering en impact.
Waarom dit belangrijk is
Zo kun je nagaan of het proces urgente cases voorrang geeft en verschillende serviceniveaus haalt op basis van het belang van de case.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: Priority
Voorbeelden
HoogGemiddeldLaag
|
|||
|
Casestatus
CaseStatus
|
De huidige status van de serviceaanvraag in de levenscyclus, zoals nieuw, in behandeling of gesloten. | ||
|
Beschrijving
De casestatus geeft de huidige status van een serviceaanvraag aan. Statuswijzigingen zijn vaak de belangrijkste bron voor het herkennen van activiteiten in het proces. Zo kan een wijziging van ‘New’ naar ‘Working’ worden gekoppeld aan de activiteit ‘Medewerker onderzoekt probleem’. De eindstatus van cases laat zien wat het resultaat van de afhandeling is. Je kunt de status ook gebruiken om open of gesloten cases te filteren en cases te vinden die te lang in dezelfde status blijven hangen.
Waarom dit belangrijk is
Dit geeft inzicht in de huidige status en uitkomst van de case. Statuswijzigingen worden vaak gebruikt om de volgorde van activiteiten af te leiden.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: Status
Voorbeelden
NieuwIn behandelingWacht op klantGesloten
|
|||
|
Casetype
CaseType
|
De classificatie van het serviceverzoek, zoals vraag, probleem of functieverzoek. | ||
|
Beschrijving
Casetype is een categorisch attribuut waarmee je de aard van de vraag of het probleem van de klant kunt classificeren. Zo kun je serviceverzoeken segmenteren en zien hoe verschillende soorten problemen worden afgehandeld. Een analyse op basis van casetype kan laten zien dat bepaalde verzoeken een andere route volgen, langer duren om op te lossen of vaker worden overgedragen. Met die informatie kun je het proces voor specifieke soorten werk aanpassen en verbeteren.
Waarom dit belangrijk is
Zo kun je het proces segmenteren om te zien of verschillende soorten verzoeken anders worden afgehandeld en waar gerichte verbeteringen mogelijk zijn.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: Type
Voorbeelden
ProbleemFunctieverzoekVraag
|
|||
|
Communicatiekanaal
CommunicationChannel
|
Het kanaal waarmee de serviceaanvraag is ingediend, zoals e-mail, telefoon of web. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan via welk kanaal de klant de serviceaanvraag heeft ingediend. In Salesforce wordt dit vaak vastgelegd in het veld Case Origin. Inzicht in het communicatiekanaal helpt je bronnen goed te verdelen en de service efficiënter te maken. Door oplostijden en procesverloop per kanaal te analyseren, zie je welke kanalen het beste werken voor verschillende soorten problemen. Dit ondersteunt het dashboard voor efficiëntie per communicatiekanaal.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je prestaties van verschillende klantcontactkanalen vergelijken en de kanaalstrategie en verdeling van bronnen verbeteren.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: Origin
Voorbeelden
E-mailTelefoonWebChat
|
|||
|
Eindtijd
EndTime
|
De timestamp waarop een activiteit is afgerond. | ||
|
Beschrijving
De eindtijd is het moment waarop een activiteit wordt afgerond. In combinatie met de starttijd kun je de verwerkingstijd van een activiteit nauwkeurig berekenen. Bij veel events in Salesforce gebeurt alles op hetzelfde moment, waardoor de starttijd en eindtijd gelijk zijn. Bij activiteiten die langer duren, is een aparte eindtijd nodig om de bestede tijd nauwkeurig te meten. Zo kun je actieve verwerkingstijd onderscheiden van wachttijd tussen stappen en de prestaties analyseren.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee bereken je de werkelijke duur van een activiteit. Dat is nodig om de prestaties van medewerkers te analyseren en tijdrovende stappen te vinden.
Waar vind je dit?
Bij events die op één moment plaatsvinden, is dit vaak hetzelfde als StartTime. Voor activiteiten met een duur moet de eindtijd afkomstig zijn uit een specifiek veld dat de afronding aangeeft. Daarvoor kan een aangepaste configuratie nodig zijn.
Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-04-15T11:55:00Z2023-04-16T14:20:00Z
|
|||
|
Opgelost bij eerste contact
IsFirstContactResolution
|
Een aanduiding die aangeeft of de case tijdens het eerste contact met de klant is opgelost. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut geeft aan welke serviceverzoeken zijn opgelost zonder vervolgcontact na het eerste contact met de klant. Om dit te bepalen, analyseer je vaak de volgorde en timing van activiteiten. Een hoog percentage oplossingen bij het eerste contact (FCR) wijst op een efficiënt en effectief klantenserviceproces. Dit berekende attribuut vormt de basis voor de KPI voor het percentage oplossingen bij het eerste contact. Door cases te analyseren die niet bij het eerste contact zijn opgelost, kun je verbeterkansen vinden voor de training van medewerkers, de kennisbank en het procesontwerp.
Waarom dit belangrijk is
Dit meet rechtstreeks een belangrijk aspect van de efficiëntie van de dienstverlening en klanttevredenheid. Zo kun je achterhalen wat effectieve probleemoplossing bevordert.
Waar vind je dit?
Berekend tijdens de datatransformatie door het event log van een case te analyseren. Een gebruikelijke regel is controleren of ‘Case opgelost’ plaatsvindt voordat ‘Informatie opgevraagd bij klant’ of een volgende klantcontactactiviteit voorkomt.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
SLA-doeltijd voor oplossing
SlaTargetResolutionTime
|
De datum en tijd waarop het serviceverzoek volgens de SLA opgelost moet zijn. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de deadline voor het oplossen van een case volgens de service level agreement (SLA). De deadline wordt meestal bepaald op basis van factoren zoals de prioriteit en het type case en het klantniveau. Salesforce kan deze automatisch berekenen met functies voor entitlementbeheer en mijlpalen. Deze timestamp is essentieel om te meten of de SLA wordt nageleefd. Door de werkelijke oplostijd met de deadline te vergelijken, kan de organisatie de KPI voor het SLA-nalevingspercentage berekenen en cases opsporen waarbij de SLA mogelijk wordt overschreden. Dit ondersteunt het dashboard voor SLA-naleving van cases.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de norm waarmee je de werkelijke prestaties vergelijkt. Zo kun je de SLA-naleving berekenen en cases opsporen waarbij de deadline mogelijk niet wordt gehaald.
Waar vind je dit?
Deze waarde staat vaak in het veld SlaExitDate van het Case Milestone-object, dat deel uitmaakt van de functie Entitlement Management van Salesforce.
Voorbeelden
2023-04-16T17:00:00Z2023-04-18T09:00:00Z2023-05-01T12:00:00Z
|
|||
|
SLA-status
SlaStatus
|
Geeft aan of de case binnen de SLA-doeltijd is opgelost. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut deelt elke opgeloste case in op basis van de naleving van de afgesproken service level agreement. Je berekent het door de werkelijke oplostijd te vergelijken met de ‘SLA-doeltijd voor oplossing’. Dit attribuut is een directe invoer voor de KPI voor het SLA-nalevingspercentage en maakt prestatiemonitoring eenvoudiger. Je kunt alle cases die niet aan de SLA voldoen snel filteren en analyseren om veelvoorkomende oorzaken van overschrijdingen te vinden, zoals bepaalde casetypen, producten of bottlenecks in het proces.
Waarom dit belangrijk is
Dit geeft per case een duidelijke uitkomst voor de SLA-naleving. Dat is essentieel om prestaties te volgen en vertragingen op hun oorzaak te onderzoeken.
Waar vind je dit?
Berekend in de datatransformatielaag door de timestamp van ‘Case opgelost’ te vergelijken met het attribuut ‘SlaTargetResolutionTime’.
Voorbeelden
GehaaldOverschreden
|
|||
|
Toegewezen medewerker
AssignedAgent
|
De gebruiker of wachtrij waaraan de serviceaanvraag momenteel is toegewezen. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan welke medewerker of welk team op een bepaald moment verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag. In Salesforce is dit meestal de Case Owner. Door wijzigingen in dit attribuut bij te houden, kun je de prestaties van medewerkers, de werkverdeling en overdrachten analyseren. Je ziet bijvoorbeeld hoe vaak een case opnieuw wordt toegewezen, welke medewerkers de meest complexe cases behandelen en of het werk goed over het team is verdeeld. Dit attribuut is belangrijk voor de dashboards over overdrachten tussen medewerkers en werkverdeling.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut is nodig om de werkbelasting en prestaties van medewerkers en het aantal overdrachten te analyseren. Die factoren hebben direct invloed op de efficiëntie en oplostijd.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: OwnerId. Dit veld bevat de ID van een gebruiker of wachtrij.
Voorbeelden
Sarah JonesDavid ChenOndersteuningswachtrij niveau 2
|
|||
|
Aantal overdrachten tussen medewerkers
AgentHandoffCount
|
Het aantal keer dat een case van de ene medewerker of wachtrij naar een andere is overgedragen. | ||
|
Beschrijving
Deze metriek telt hoe vaak een serviceverzoek opnieuw wordt toegewezen voordat het is opgelost. Je berekent dit door het aantal verschillende wijzigingen in het attribuut ‘AssignedAgent’ tijdens de levenscyclus van één case te tellen. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI voor het gemiddelde aantal overdrachten per case en wordt weergegeven in het dashboard voor overdrachten tussen medewerkers en herstelwerkpatronen. Veel overdrachten wijzen vaak op inefficiënte processen, onduidelijk eigenaarschap of kennishiaten. Dat kan leiden tot langere oplostijden en ontevreden klanten.
Waarom dit belangrijk is
Dit maakt wrijving binnen het proces meetbaar. Veel overdrachten veroorzaken vaak vertragingen en ontevreden klanten.
Waar vind je dit?
Berekend per case tijdens de datatransformatie door voor elke ‘ServiceRequest’ het aantal unieke waarden in het veld ‘AssignedAgent’ te tellen en daar één van af te trekken.
Voorbeelden
0135
|
|||
|
Betrokken product
ProductInvolved
|
Het specifieke product of de dienst waar het verzoek van de klant over gaat. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut koppelt een serviceverzoek aan een specifiek product of een specifieke dienst. In Salesforce gebeurt dit vaak via een verwijzing naar het Product-object. Door procesdata per product te segmenteren, kun je de productkwaliteit analyseren. Zo zie je welke producten de meeste supportverzoeken opleveren, om welke problemen het gaat en of het oplossingsproces per productlijn verschilt. Deze informatie is waardevolle feedback voor productontwikkelingsteams.
Waarom dit belangrijk is
Zo kun je het proces per product analyseren en problemen met de productkwaliteit of tekortkomingen in de ondersteuning voor specifieke producten opsporen.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: ProductId. Dit is een standaard, maar optioneel verwijzingsveld.
Voorbeelden
Alpha CRM SuiteBeta Analytics ToolGamma Data Connector
|
|||
|
Herstelwerk
IsRework
|
Een aanduiding die aangeeft of een case herstelwerk bevatte of terugging naar een eerdere fase. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut markeert cases met herstelwerkpatronen, zoals heropenen na sluiting of herhaaldelijk wisselen tussen ‘Medewerker onderzoekt’ en ‘Oplossing voorgesteld’. Om herstelwerk op te sporen, analyseer je de volgorde van activiteiten en zoek je naar ongewenste lussen. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI voor het herstelwerkpercentage en het dashboard voor overdrachten tussen medewerkers en herstelwerkpatronen. Als je cases met herstelwerk opspoort, kunnen analisten de oorzaken onderzoeken. Die kunnen variëren van ontoereikende oplossingen tot onvolledige informatieverzameling. Vervolgens kunnen ze maatregelen nemen.
Waarom dit belangrijk is
Dit laat zien waar het proces inefficiënt is en waar werk verloren gaat. Zo kun je gericht onderzoeken welke activiteiten vaak worden herhaald.
Waar vind je dit?
Berekend tijdens de datatransformatie door activiteitreeksen te analyseren. Een reeks als ‘Case gesloten’ -> ‘Case heropend’ of ‘Oplossing voorgesteld’ -> ‘Medewerker onderzoekt probleem’ binnen dezelfde case wordt bijvoorbeeld als herstelwerk gemarkeerd.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Is geëscaleerd
IsEscalated
|
Een aanduiding die aangeeft of de case is geëscaleerd. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut geeft aan of een serviceverzoek is geëscaleerd. In Salesforce wordt dit bijgehouden met het standaardveld IsEscalated, dat automatisch wordt ingesteld op basis van Escalation Rules. Deze aanduiding is een directe invoer voor het dashboard voor interne escalatieanalyse en de KPI voor het interne escalatiepercentage. Je kunt er eenvoudig alle geëscaleerde cases mee filteren en optellen. Zo zie je hoe vaak escalaties voorkomen en wat hun effect is op de totale oplostijd en de complexiteit van het proces.
Waarom dit belangrijk is
Dit meet rechtstreeks hoeveel cases worden geëscaleerd, een belangrijke aanwijzing voor wrijving in het proces, complexiteit of kennishiaten bij medewerkers.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: IsEscalated
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Klantnaam
CustomerName
|
De naam van de klant of account die bij het serviceverzoek hoort. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan welke klant het serviceverzoek heeft ingediend. In Salesforce kan dit een Contact (een persoon) of een Account (een bedrijf) zijn. Een analyse vanuit het perspectief van de klant kan waardevolle inzichten opleveren. Zo kun je nagaan of bepaalde klanten vaker problemen hebben of langer op een oplossing moeten wachten. Die informatie kan helpen bij het beheer van klantrelaties en laat zien waar proactieve ondersteuning mogelijk is.
Waarom dit belangrijk is
Zo kun je het proces vanuit de klant bekijken en patronen en prestatieverschillen bij specifieke klanten of klantsegmenten opsporen.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, velden: ContactId of AccountId. Deze verwijzen respectievelijk naar de Contact- en Account-objecten.
Voorbeelden
Global Tech Inc.Emily WhiteInnovate Solutions
|
|||
|
Onderwerp van de case
CaseSubject
|
Een korte samenvatting of titel van het probleem of verzoek van de klant. | ||
|
Beschrijving
Het onderwerp van de case is een beknopte samenvatting in vrije tekst van het serviceverzoek. Vaak is dit de onderwerpregel van een e-mail of een titel die de medewerker of klant heeft ingevoerd. Het onderwerp is geen gestructureerd veld voor directe procesanalyse, maar bevat wel veel context. Met text mining kun je cases ermee categoriseren, nieuwe problemen opsporen of kwalitatieve context toevoegen aan kwantitatieve procesanalyses.
Waarom dit belangrijk is
Het onderwerp geeft snel een globaal beeld van de case. Dat is handig als je de details wilt bekijken of text mining wilt toepassen.
Waar vind je dit?
Salesforce Case-object, veld: Subject
Voorbeelden
Kan niet inloggen op het portaalVraag over de factuurFunctieverzoek voor het rapportagedashboard
|
|||
Activiteiten in de klantenservice
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Case aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het officiële begin van het klantenserviceproces: een nieuwe serviceaanvraag, of case, wordt vastgelegd in Salesforce. Dit event wordt geregistreerd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in het Case-object, met een nauwkeurige timestamp. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Als primair startevent is deze activiteit nodig om de totale levenscyclus en oplostijd van een case te berekenen. Ook vormt ze de basis om prestaties ten opzichte van SLA’s en het aantal cases te meten.
Waar vind je dit?
Dit event komt overeen met het aanmaken van een record voor het Case-object. De timestamp wordt vastgelegd in het standaardveld CreatedDate.
Vastleggen
Rechtstreeks afgeleid van de timestamp waarop het Case-record is aangemaakt.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Case gesloten
|
Deze activiteit markeert het definitieve einde van de levenscyclus van de serviceaanvraag. Na het sluiten van een case wordt er geen verder werk verwacht, tenzij de case opnieuw wordt geopend. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Als laatste event vormt deze activiteit het eindpunt voor het berekenen van de totale duur van een case. De tijd tussen ‘Resolved’ en ‘Closed’ kan ook laten zien waar het afsluitproces vertraging oploopt.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit de timestamp waarop het veld IsClosed van het Case-object op true wordt gezet. Op dat moment wordt ook het veld ClosedDate ingevuld.
Vastleggen
Timestamp waarop het veld IsClosed op true wordt gezet, vastgelegd in CaseHistory.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Case opgelost
|
Deze belangrijke mijlpaal geeft aan dat de medewerker het werk heeft afgerond dat nodig was om het probleem van de klant op te lossen. De case wacht nu op definitieve afsluiting. Dat kan na een bepaalde periode automatisch gebeuren. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk eindpunt voor het meten van de oplostijd en het berekenen van SLA-naleving. Het markeert het einde van het actieve werk aan de case.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit het CaseHistory-object wanneer het veld Status wordt gewijzigd naar ‘Resolved’. Het veld IsClosed kan op dat moment nog false zijn.
Vastleggen
Timestamp van de wijziging van de casestatus naar ‘Resolved’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Case toegewezen aan medewerker
|
Dit markeert het moment waarop een serviceaanvraag wordt toegewezen aan een specifieke medewerker of wachtrij. Deze belangrijke processtap is vastgelegd als een wijziging in het eigenaarsveld van de case. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit is nodig om de werkbelasting van medewerkers, vertragingen bij toewijzingen en het aantal overdrachten bij te houden. Ze vormt de basis voor het analyseren van prestaties en het vinden van bottlenecks in het toewijzingsproces.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een wijziging in het veld OwnerId van het Case-object. De timestamp van deze wijziging wordt vastgelegd in het CaseHistory-object.
Vastleggen
Zoek de timestamp van de eerste wijziging in het veld OwnerId.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Interne escalatie gestart
|
Deze activiteit vindt plaats wanneer een case meer ondersteuning of expertise vereist en formeel wordt geëscaleerd. Salesforce kan dit expliciet vastleggen met escalatieregels, of je kunt het afleiden uit een veldwijziging. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door escalaties te analyseren, ontdek je welke soorten cases complex zijn, waar eerstelijnsmedewerkers training nodig hebben en welke structurele problemen spelen. Escalaties wijzen op problemen in het proces en laten zien wat die betekenen voor de oplostijd.
Waar vind je dit?
Dit kan een expliciet event zijn uit CaseEscalation-records. Vaker wordt het afgeleid uit CaseHistory wanneer een selectievakje, zoals ‘IsEscalated’, op true wordt gezet.
Vastleggen
Timestamp waarop het veld ‘IsEscalated’ verandert naar true.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
SLA-mijlpaal overschreden
|
Dit event wordt geactiveerd wanneer een serviceafspraak, zoals de eerste reactietijd of oplostijd, niet wordt gehaald. Salesforce houdt dit bij met entitlementprocessen en mijlpaalrecords. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit is belangrijk om SLA-naleving en compliance te analyseren. Ze laat meteen zien welke cases niet aan de verwachtingen van klanten voldoen, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren.
Waar vind je dit?
Vastgelegd in het CaseMilestone-object. Er wordt een event aangemaakt wanneer het veld IsViolated van een mijlpaalrecord op true wordt gezet.
Vastleggen
Het event is de timestamp waarop de vlag IsViolated in een CaseMilestone-record op true wordt gezet.
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Case gecategoriseerd en geprioriteerd
|
Deze activiteit vindt plaats wanneer een case een type, categorie en prioriteit krijgt. Dit doet vaak een triageteam of een automatiseringsregel. Je kunt de activiteit afleiden uit wijzigingen in relevante casevelden. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Categorisering is belangrijk om de verdeling van cases en de effectiviteit van de routering te begrijpen. Door deze stap te analyseren, kun je de werkverdeling verbeteren en zorgen dat cases met hoge prioriteit snel worden afgehandeld.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit het CaseHistory-object door te kijken wanneer de velden Priority, Type of andere classificatievelden voor het eerst worden ingevuld of afwijken van hun standaardwaarde.
Vastleggen
Houd wijzigingen bij in velden zoals Priority of Type in CaseHistory.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Case heropend
|
Dit gebeurt wanneer een eerder opgeloste of gesloten case opnieuw wordt geactiveerd omdat het probleem terugkomt of de oplossing niet werkt. Dit is een belangrijke aanwijzing voor herstelwerk. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Heropende cases wijzen vaak op oplossingen van lage kwaliteit of op problemen met First Contact Resolution. Door de frequentie en oorzaken te analyseren, kun je de servicekwaliteit verbeteren.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit het CaseHistory-object wanneer het veld IsClosed verandert van true naar false, of wanneer Status verandert van gesloten of opgelost naar open.
Vastleggen
Timestamp waarop Status of IsClosed verandert van een eindstatus naar een actieve status.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Case opnieuw toegewezen
|
Dit is een overdracht waarbij een case na de eerste toewijzing van de ene medewerker of wachtrij naar een andere wordt verplaatst. Je kunt dit afleiden uit latere wijzigingen in het eigenaarsveld van de case. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Veel nieuwe toewijzingen kunnen wijzen op een verkeerde eerste routering, inefficiënte processen of kennishiaten. Dat leidt tot vertragingen en een slechtere klantervaring. Met deze activiteit kun je het aantal overdrachten tussen medewerkers meten.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit elke wijziging in het veld OwnerId in het CaseHistory-object na de eerste toewijzing.
Vastleggen
Zoek alle wijzigingen in het veld OwnerId na de eerste wijziging.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Eerste ontvangstbevestiging verzonden
|
Dit is het eerste bericht aan de klant waarin de ontvangst van de serviceaanvraag wordt bevestigd. Meestal gaat het om een automatische e-mail die wordt verstuurd op basis van regels voor het aanmaken van cases. Je kunt dit afleiden uit het eerste uitgaande bericht. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door deze activiteit bij te houden, meet je de eerste reactietijd en controleer je of klanten snel bericht krijgen. Zo kun je de KPI ‘Vertraging tot eerste ontvangstbevestiging’ analyseren en de communicatie met klanten verbeteren.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit de timestamp van het eerste uitgaande EmailMessage-record dat aan de Case is gekoppeld. Je kunt dit ook afleiden uit een wijziging in een aangepast veld die door een automatiseringsregel wordt geactiveerd.
Vastleggen
Zoek de timestamp van het eerste uitgaande EmailMessage-record dat aan de Case is gekoppeld.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Informatie ontvangen van klant
|
Deze activiteit markeert het einde van de wachttijd, wanneer de klant de gevraagde informatie aanlevert. Je kunt dit vaak afleiden wanneer de casestatus na een inkomend bericht weer verandert naar een actieve status. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door dit event bij te houden, zie je hoe snel klanten reageren en wat dat betekent voor de totale levenscyclus van een case. Het geeft aan dat de medewerker het werk hervat.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit de timestamp van een inkomend EmailMessage-record dat aan de case is gekoppeld, of uit een statuswijziging van ‘Waiting on Customer’ naar ‘In Progress’ in het CaseHistory-object.
Vastleggen
Timestamp van de inkomende e-mail of van de statuswijziging vanuit ‘waiting’.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Informatie opgevraagd bij klant
|
Deze activiteit vindt plaats wanneer een medewerker aanvullende informatie van de klant nodig heeft om verder te gaan met de case. Je kunt dit meestal afleiden uit een wijziging van de casestatus naar ‘wacht op klant’. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit markeert het begin van een wachttijd waar de medewerker geen invloed op heeft. Door die tijd apart te meten, krijg je een nauwkeuriger beeld van de efficiëntie van het interne proces en de prestaties van medewerkers.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit het CaseHistory-object wanneer het veld Status wordt gewijzigd in bijvoorbeeld ‘Waiting on Customer Response’ of ‘Pending’.
Vastleggen
Timestamp van de wijziging van de casestatus naar een wachtstatus.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Klanttevredenheidsonderzoek verzonden
|
Dit is het verzenden van een klanttevredenheidsonderzoek (CSAT) of Net Promoter Score-onderzoek (NPS). Meestal gebeurt dit automatisch nadat een case is opgelost of gesloten. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit hoort niet bij de kern van de afhandeling, maar is wel belangrijk om de feedbackcyclus te begrijpen. Door het tijdstip en de frequentie te analyseren, controleer je of feedback van klanten consequent wordt verzameld.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een uitgaand EmailMessage-record dat aan de case is gekoppeld en overeenkomt met een enquêtesjabloon. Je kunt dit ook vastleggen wanneer een SurveyInvitation-record wordt aangemaakt.
Vastleggen
Zoek de uitgaande enquête-e-mail of het aanmaken van een SurveyInvitation-record.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Medewerker onderzoekt probleem
|
Dit is de fase waarin een medewerker actief onderzoekt wat het probleem van de klant is. Er is geen expliciet event voor deze stap. Je kunt de activiteit afleiden wanneer de casestatus verandert van nieuw of open naar in behandeling. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De duur van het onderzoek laat zien welke serviceaanvragen complex zijn en waar medewerkers mogelijk extra training of bronnen nodig hebben. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit het CaseHistory-object wanneer het veld Status wordt gewijzigd in een waarde die actief werk aangeeft, zoals ‘In Progress’ of ‘Working’.
Vastleggen
Timestamp van de wijziging van de casestatus naar een waarde die aangeeft dat de case in behandeling is.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Oplossing voorgesteld aan klant
|
Dit markeert het moment waarop een medewerker de klant een mogelijke oplossing voorstelt. Het is een conceptuele stap die je meestal kunt afleiden uit een uitgaand bericht of een specifieke statuswijziging. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door deze mijlpaal bij te houden, meet je de tijd tussen het onderzoek en het voorstel van een oplossing. Als de klant de oplossing niet accepteert, kan hier ook een bevestigingsronde beginnen.
Waar vind je dit?
Af te leiden uit een uitgaand EmailMessage met specifieke trefwoorden of uit een statuswijziging naar ‘Solution Provided’ in het CaseHistory-object.
Vastleggen
Timestamp van de statuswijziging of het uitgaande bericht.
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om te beginnen?
Gebruik deze datatemplate om aan de slag te gaan met process mining en verborgen verbeterkansen in je klantenserviceprocessen op te sporen. Begin vandaag nog met het verbeteren van je dienstverlening.
Verbeter nu de efficiëntie van je klantenservice
Los 80% van de vragen bij het eerste contact op en verhoog de CSAT-scores.
Geen creditcard nodig