Datatemplate voor Revenue Cycle Management

De Activiteit beschrijft een stap in de omzetcyclus, zoals ‘Claim ingediend bij betaler’ of ‘Betaling ontvangen’. Dit attribuut vormt de basis van process mining, omdat het de knooppunten in de proceskaart bepaalt.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen organisaties de werkelijke processtroom visualiseren, afwijkingen van de standaardprocedure opsporen en veelvoorkomende herstelprocessen herkennen. Zo wordt duidelijk waar processen inefficiënt zijn en waar complianceproblemen ontstaan.

Dit attribuut beschrijft de afzonderlijke processtappen. Het vormt de basis van de proceskaart en van alle analyses van processtromen.

Meestal haal je deze gegevens uit event logs, statuswijzigingen of specifieke transactiecodes in de operationele tabellen van Optum360.

De factureringsactiviteit is de primaire identificatie van een case. Ze koppelt alle activiteiten aan één geleverde dienst of één geleverd product waarvoor kosten in rekening worden gebracht. Zo kun je de volledige omzet- en inningscyclus volgen voor elk afzonderlijk factureerbaar product of elke afzonderlijke dienst.

Met process mining op basis van factureringsactiviteiten kunnen organisaties het hele proces bekijken, van de zorgverlening tot de uiteindelijke betaling of het sluiten van de rekening. Zo kun je bottlenecks opsporen, doorlooptijden meten en zien hoe de afhandeling van claims en facturen verschilt.

Dit is het belangrijkste Case-ID. Het koppelt alle activiteiten in de omzetcyclus en geeft je een volledig beeld van het proces, van begin tot eind.

Dit is de primaire sleutel die records in de belangrijkste facturerings- en claimtabellen van Optum360 aan elkaar koppelt. Raadpleeg de documentatie van Optum360 voor de exacte tabel- en veldnamen.

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp van elke activiteit. Deze geeft de exacte datum en tijd aan waarop de activiteit plaatsvond. Met deze tijdgegevens kun je de gebeurtenissen per case in chronologische volgorde zetten.

Bij analyses gebruik je het tijdstip van de gebeurtenis om doorlooptijden tussen activiteiten en de totale duur van cases te berekenen. Ook kun je bottlenecks opsporen waar veel tijd verloren gaat met wachten. Deze gegevens vormen de basis voor tijdsgebonden procesanalyses en prestatiemetingen.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

Deze informatie staat meestal bij elk transactie- of statuswijzigingsrecord in de databasetabellen van Optum360.

De betaler-ID geeft aan welke verzekeraar, overheidsregeling zoals Medicare of Medicaid, of andere partij verantwoordelijk is voor de betaling van de claim. Elke betaler hanteert vaak eigen regels, indieningsvereisten en betaalgedrag.

Analyse op basis van betaler-ID is essentieel voor RCM. Zo zie je welke betalers de langste betaalcycli en de meeste afwijzingen hebben, of de ingewikkeldste bezwaarprocedures hanteren. Met die informatie kunnen facturatieafdelingen hun aanpak per betaler aanpassen, zodat betalingen sneller binnenkomen en de administratieve last afneemt.

Door het proces per betaler op te splitsen, zie je welke betalers vertragingen of afwijzingen veroorzaken. Zo kun je het beheer van die betalers gericht verbeteren.

Deze informatie staat bij elke claim in Optum360. Raadpleeg de documentatie van Optum360 voor de namen van tabellen en velden over betalers.

Het attribuut Facturatieafdeling geeft aan welk team of werkgebied binnen de bedrijfsvoering van de inkomstencyclus verantwoordelijk is voor een activiteit. Verschillende teams kunnen bijvoorbeeld de codering, het indienen van claims of het beheer van afwijzingen verzorgen.

Dit attribuut is nodig om prestaties te vergelijken, zoals gevraagd in het dashboard ‘Prestatiebenchmarks van facturatieafdelingen’. Het management kan hiermee de efficiëntie, snelheid en nauwkeurigheid van teams vergelijken, goede werkwijzen herkennen en middelen gericht inzetten om achterstanden aan te pakken.

Maakt het mogelijk de prestaties van facturatieteams te vergelijken, zodat je goed presterende groepen en verbeterpunten kunt herkennen.

Dit kan worden afgeleid van de gebruiker die de taak uitvoert, of van een veld op de rekening waarin de verantwoordelijke staat. Raadpleeg de documentatie van Optum360.

Het gecorrigeerde bedrag is het deel van het gefactureerde bedrag dat naar verwachting niet wordt geïnd vanwege contractuele afspraken met betalers, facturatiecorrecties of andere afboekingen. Dit verlaagt de omzet rechtstreeks.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Impact van omzetcorrecties’ en de KPI ‘Percentage omzetcorrecties’. Met een analyse van correcties zie je wat contracten met betalers financieel betekenen en waar je omzetverlies kunt beperken, bijvoorbeeld door nauwkeuriger te factureren of contracten opnieuw te onderhandelen.

Meet rechtstreeks het omzetverlies en is belangrijk voor financiële KPI’s en inzicht in de winstgevendheid.

Deze informatie staat in de registraties van correctietransacties in het financiële systeem van Optum360.

Het gefactureerde bedrag is het brutobedrag voor de geleverde diensten, vóór betalingen, correcties of afboekingen. Dit is de beginwaarde van de openstaande vordering voor de facturatiegebeurtenis.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses met process mining. Je gebruikt het bijvoorbeeld om KPI’s zoals het percentage omzetcorrecties te berekenen. Ook kun je cases op bedrag indelen en nagaan of claims met een hoge waarde anders worden verwerkt of meer vertraging oplopen dan claims met een lage waarde.

Geeft per case de financiële context. Zo kun je analyses op basis van bedragen uitvoeren en belangrijke financiële KPI’s berekenen.

Dit is een standaardveld bij elke claim of patiëntenrekening in de financiële tabellen van Optum360.

Het patiënt-ID is een unieke identificatie die binnen het zorgsysteem aan elke patiënt wordt toegewezen. Hiermee kun je meerdere factureringsactiviteiten aan één patiënt koppelen en analyses vanuit het perspectief van de patiënt uitvoeren.

Met het patiënt-ID kunnen analisten patronen bij specifieke patiënten onderzoeken, zoals herhaalde ziekenhuisopnames of een geschiedenis van afgewezen claims. Je kunt het proces ook indelen op basis van patiëntgegevens of voorgeschiedenis. Dat kan waardevolle inzichten opleveren om de financiële ervaring van patiënten te verbeteren.

Maakt analyses vanuit het perspectief van de patiënt mogelijk. Zo kun je het volledige financiële traject bekijken en patronen bij specifieke patiëntgroepen herkennen.

Dit is een kernveld in de patiëntstamgegevens en transactietabellen van Optum360. Raadpleeg de documentatie van Optum360 voor meer informatie.

Wanneer een betaler een claim afwijst, geeft die een redencode op, bijvoorbeeld ‘Dienst niet gedekt’ of ‘Dubbele claim’. Deze codes helpen de oorzaken van omzetvertragingen en herstelwerk te begrijpen.

Met een analyse van de codes kan het team dat afwijzingen beheert prioriteiten stellen, trends herkennen en corrigerende maatregelen nemen. Veel afwijzingen wegens ‘Ontbrekende informatie’ kunnen bijvoorbeeld wijzen op een probleem bij het opstellen van claims. Deze analyse helpt het afwijzingspercentage te verlagen en de kasstroom te versnellen.

Geeft de oorzaak van afgewezen claims aan, zodat je gericht kunt ingrijpen om nieuwe afwijzingen en kostbaar herstelwerk te voorkomen.

Deze code staat in de Electronic Remittance Advice (ERA)-bestanden van betalers en wordt opgeslagen in de claimbeheermodule van Optum360.

Het betaalde bedrag is de som van alle betalingen die voor een specifieke facturatiegebeurtenis op de rekening zijn geboekt. Dit is het daadwerkelijk ontvangen geld en een belangrijke maatstaf voor het resultaat van de inkomstencyclus.

In procesanalyses is het betaalde bedrag nodig om de kasstroom en de financiële prestaties te begrijpen. Je kunt de snelheid van betalingen analyseren en gefactureerde bedragen vergelijken met ontvangen bedragen. Zo komen onderbetalingen en oninbare vorderingen aan het licht.

Geeft het daadwerkelijk ontvangen geld weer. Dit is een belangrijke resultaatmaatstaf voor het RCM-proces en helpt bij de analyse van de kasstroom.

Deze waarde staat meestal in tabellen met betalingstransacties of is samengevat op rekeningniveau in Optum360.

Dit attribuut geeft aan uit welk bronsysteem de gegevens van een gebeurtenis komen. In een complexe IT-omgeving kan RCM-data afkomstig zijn van het Optum360-platform, een gekoppeld elektronisch patiëntendossier (EHR), een clearinghouse of een patiëntenportaal.

Als je het bronsysteem kent, kun je data controleren, problemen met koppelingen oplossen en procesverschillen analyseren die ontstaan door verschillen tussen systemen of manieren van gegevensinvoer.

Geeft aan waar de data vandaan komen. Dit is belangrijk voor datagovernance, kwaliteitscontroles en het begrijpen van procesverschillen tussen systemen.

Dit kan een vaste waarde zijn die tijdens het ophalen van de data wordt ingesteld, of een veld in de brontabellen dat de herkomst van de data aangeeft.

De caseduur meet de totale tijd tussen de eerste en de laatste gebeurtenis van één facturatiegebeurtenis. Dit is een belangrijke KPI op hoofdlijnen voor de efficiëntie van het hele proces.

Deze metriek ondersteunt rechtstreeks het dashboard ‘Overzicht van de end-to-enddoorlooptijd van RCM’ en de KPI ‘Gemiddelde RCM-doorlooptijd’. Door de caseduur in de tijd te volgen, ziet het management wat verbeterinitiatieven opleveren voor de hele inkomstencyclus.

Geeft de end-to-enddoorlooptijd van het proces weer. Dit is een belangrijke KPI om de snelheid en efficiëntie van het hele proces te meten.

Dit wordt berekend door de timestamp van de eerste gebeurtenis af te trekken van de timestamp van de laatste gebeurtenis voor elke unieke case-ID van ‘BillingEvent’.

De eindtijd geeft aan wanneer een activiteit is afgerond. De starttijd geeft aan wanneer een gebeurtenis plaatsvond. De eindtijd is nodig om de duur te berekenen van activiteiten met een afzonderlijke verwerkingstijd, zoals ‘Herstelwerk na afwijzing gestart’ en de afronding daarvan.

Door de start- en eindtijd van activiteiten te vergelijken, kun je de verwerkingstijd berekenen. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd tussen activiteiten. Dat geeft een nauwkeuriger beeld van de procesefficiëntie.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd.

Voor sommige activiteiten is dit een apart timestampveld in het bronsysteem. Voor andere kun je de eindtijd afleiden uit de starttijd van de volgende activiteit.

Het attribuut Gebruiker geeft aan welke persoon, welk team of welke geautomatiseerde bot verantwoordelijk was voor een activiteit. Zo kun je prestaties op individueel of groepsniveau analyseren.

Het is nuttig om te weten welke gebruiker of welk team een actie heeft uitgevoerd. Je kunt hiermee productiviteit, kwaliteit en naleving van standaardprocedures beoordelen. Ook zie je waar training nodig is en welke personen of teams goed presteren. Daarnaast kun je onderscheid maken tussen handmatig uitgevoerde taken en taken die door automatisering zijn afgehandeld.

Maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor processtappen en ondersteunt prestatieanalyses per persoon of team. Dat helpt bij het beheer van middelen en bij het bepalen van trainingsbehoeften.

Gebruikers-ID’s staan meestal in de auditlogs of transactiegeschiedenis van registraties in Optum360.

Is herstelwerk is een booleaanse aanduiding voor activiteiten die gelden als herstelwerk zonder toegevoegde waarde, zoals ‘Herstelwerk na afwijzing gestart’ of ‘Bezwaar ingediend’. Deze activiteiten vinden meestal plaats wanneer het proces afwijkt van de ideale route.

Met dit attribuut kun je de hoeveelheid herstelwerk in het proces meten. Dat is een directe aanwijzing voor inefficiëntie en kosten. Je gebruikt het om de KPI ‘Percentage herstelwerk door facturatiefouten’ te berekenen. Ook ondersteunt het dashboard ‘Bottlenecks en herstelcycli herkennen’, omdat je deze inefficiënte cycli eenvoudig kunt filteren en weergeven.

Helpt inefficiëntie in het proces te meten door activiteiten met herstelwerk aan te duiden. Zo kun je verspilling makkelijker in kaart brengen en aanpakken.

Dit wordt meestal afgeleid met bedrijfslogica in de process mining-tool. Zo kan elke activiteit na een gebeurtenis ‘Afwijzing ontvangen’ als herstelwerk worden aangemerkt.

Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem zijn opgehaald en in de process mining-tool zijn geladen. Zo weet je hoe actueel de geanalyseerde data zijn.

Analisten en zakelijke gebruikers kunnen hiermee controleren of ze de meest recente informatie bekijken. Het geeft ook inzicht in vertragingen bij het aanleveren van data en is belangrijke metadata voor elk analyseproject.

Geeft aan hoe actueel de data zijn, zodat gebruikers weten hoe recent de analyse is.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en opgeslagen door het ETL-proces (extractie, transformatie en laden van data).

De rekeningstatus geeft aan waar een facturatiegebeurtenis zich in het proces bevindt, bijvoorbeeld ‘In afwachting van betaler’, ‘Volledig betaald’ of ‘In incasso’. Dit attribuut geeft context aan de uitgevoerde activiteiten.

Je kunt cases hiermee filteren en indelen om specifieke delen van het proces te onderzoeken. Zo helpt een analyse van alle rekeningen die momenteel ‘In incasso’ zijn om de oorzaken en omvang van dit kostbare procesdeel te begrijpen. Dit ondersteunt het dashboard ‘Omvang en oorzaken van incassoactiviteiten’.

Geeft op hoofdlijnen de huidige status van een case weer. Zo kun je cases filteren en analyseren, bijvoorbeeld rekeningen die in incasso zijn.

Dit is meestal een samenvattend veld in de hoofdregistratie van de patiëntenrekening of claim in Optum360.

De zorgcode is een gestandaardiseerde medische code die precies aangeeft welke procedure of dienst aan de patiënt is geleverd. Deze codes zijn nodig voor de facturatie en bepalen voor een groot deel de vergoeding.

Met een analyse per zorgcode zie je of bepaalde procedures vaker worden afgewezen, meer documentatie vereisen of langere betaalcycli hebben. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van procesproblemen en kun je het coderings- en facturatiebeleid voor specifieke diensten aanpassen.

Maakt analyse per type medische dienst mogelijk. Zo zie je of bepaalde procedures vaker worden afgewezen of vertraging oplopen bij de betaling.

Deze code is een vast onderdeel van de kostenregistratie en claimdetails in Optum360.

Dit attribuut geeft aan welke zorgverlener, zoals een arts, therapeut of ziekenhuisafdeling, de dienst heeft geleverd. Verschillende zorgverleners kunnen andere facturatiepatronen of documentatiegewoonten hebben die van invloed zijn op de inkomstencyclus.

Analyse per zorgverlener kan problemen met het registreren van kosten, de nauwkeurigheid van codering of de documentatiekwaliteit aan het licht brengen. Zo zie je waar bijscholing of procesverbetering nodig is, zodat claims vanaf het begin correct worden opgesteld.

Helpt facturatieproblemen terug te voeren op de bron. Zo kun je zorgmedewerkers gericht feedback en training geven om kostenregistratie en documentatie te verbeteren.

Deze informatie is een belangrijk onderdeel van de kosten- of claimregistratie in Optum360 en is vaak gekoppeld aan de stamgegevens van zorgverleners.