Jouw datatemplate voor het crediteurenproces voor facturen

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke actie, statuswijziging of mijlpaal in de levenscyclus van de factuur. Elk geregistreerd event voor een factuur, zoals 'Invoice Validated', 'Submitted For Approval' of 'Payment Executed', krijgt een eigen activiteitsnaam.

Dit attribuut vormt de basis van de procesmap. Elke unieke waarde wordt een knooppunt in het gevisualiseerde procesverloop. Door de volgorde, frequentie en tijd tussen deze activiteiten te analyseren, krijg je zicht op veelvoorkomende routes, afwijkingen en herstelrondes. Zo zie je wat er werkelijk in het proces gebeurt.

Bepaalt de stappen in de procesmap en maakt visualisatie en analyse van het procesverloop, knelpunten en variaties mogelijk.

Wordt meestal afgeleid uit transactiec codes, event logs, velden voor statuswijzigingen of specifieke gebruikersacties in het bronsysteem.

Eventtijd legt het exacte moment vast waarop een specifieke activiteit in de levenscyclus van de factuur plaatsvond. Elke activiteit, van 'Invoice Received' tot 'Invoice Cleared', heeft een bijbehorende timestamp.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatieanalyses. Je kunt er de doorlooptijden tussen activiteiten mee berekenen, zoals de goedkeurings- en betalingstijd, en de totale end-to-end-verwerkingstijd per factuur. Door deze doorlooptijden te analyseren, zie je knelpunten, meet je prestaties ten opzichte van service level agreements (SLA's) en vind je mogelijkheden om het proces te versnellen. Ook kun je events chronologisch ordenen en het procesverloop nauwkeurig reconstrueren.

Dit is essentieel voor het berekenen van doorlooptijden, het vinden van knelpunten en het analyseren van de chronologische volgorde van procesevents.

Staat in systeemlogs, velden met aanmaak- of wijzigingsdatums van transacties of timestamprecords van events die aan factuurdocumenten zijn gekoppeld.

Het factuur-ID is een unieke alfanumerieke code die aan elke ontvangen leveranciersfactuur wordt toegekend. Het vormt het centrale referentiepunt voor alle activiteiten en data rond die factuur, van ontvangst tot de uiteindelijke betaling en aflettering.

In process mining is het factuur-ID essentieel. Het fungeert als Case ID en koppelt de reeks events, zoals 'Invoice Received', 'Approved' en 'Paid', aan elkaar tot één samenhangend procesverloop voor een factuur. Zo kun je procesvarianten, doorlooptijden en knelpunten per factuur analyseren en zie je duidelijk hoe elke factuur wordt verwerkt.

Dit is het belangrijkste attribuut, omdat het alle gerelateerde processtappen aan één case koppelt. Zo kun je het proces end-to-end analyseren en visualiseren.

Staat meestal in de kopgegevens van de factuur of in transactietabellen voor crediteuren in het bronsysteem.

Dit attribuut identificeert het oorspronkelijke IT-systeem waarin de eventdata is gegenereerd of vastgelegd, zoals een ERP-systeem, documentbeheersysteem of workflowtool. In omgevingen met meerdere systemen in het crediteurenproces laat dit veld zien waar verschillende activiteiten vandaan komen.

Door de data per bronsysteem te analyseren, krijg je zicht op procesfragmentatie en problemen met datakoppelingen. Je ziet bijvoorbeeld of vertragingen of problemen ontstaan bij overdrachten tussen systemen. Het attribuut is ook belangrijk voor datagovernance en validatie, zodat het procesoverzicht de bijdrage van elk systeem correct weergeeft.

Geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie, probleemoplossing en het analyseren van procesvariaties tussen systemen.

Is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd of beschikbaar is in de kopgegevens van systeemlogs.

De timestamp van de laatste data-update geeft aan wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd en in de process mining-omgeving is geladen. De timestamp zegt niet wanneer het bedrijfsproces plaatsvond, maar hoe actueel de geanalyseerde data is.

Dit attribuut is belangrijk voor datagovernance en helpt je de actualiteit van de inzichten te beoordelen. Je kunt ermee controleren of de analyse op actuele informatie is gebaseerd en de werking en frequentie van de datapijplijn volgen. Zo weten belanghebbenden hoe recent de data is wanneer ze beslissingen nemen op basis van procesdashboards en analyses.

Belangrijk voor datagovernance en om duidelijk te maken hoe actueel de data is die gebruikers analyseren. Dat vergroot het vertrouwen in de inzichten.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en toegevoegd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

De bedrijfscode is een unieke sleutel voor een afzonderlijke juridische entiteit of onderneming binnen een organisatie. Facturen worden namens een specifieke bedrijfscode verwerkt en geboekt.

Dit attribuut is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses in organisaties met meerdere entiteiten. Je kunt de prestaties van het crediteurenproces vergelijken tussen bedrijven, dochterondernemingen of bedrijfsonderdelen. Zo zie je welke entiteiten efficiënter werken, een hogere automatiseringsgraad hebben of vaker met betalingsblokkades te maken krijgen. Dit helpt bij het standaardiseren van best practices en het vinden van regionale of entiteitsspecifieke problemen.

Maakt benchmarking tussen juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen mogelijk. Zo kun je werkwijzen standaardiseren en lokale problemen vinden.

Staat in de kop van financiële of factuurtransactiedocumenten en geeft de entiteit aan die de boeking uitvoert.

Het factuurbedrag is de totale brutowaarde van de factuur zoals de leverancier die heeft ingediend. Dit is een belangrijke financiële maatstaf voor elke case.

Je gebruikt dit attribuut veel in financiële en prestatieanalyses. Je kunt processen filteren op materialiteit, bijvoorbeeld door facturen met een hoge waarde apart te analyseren. Ook kun je goedkeuringsknelpunten voor facturen boven een bepaalde drempel vinden en de financiële impact van procesinefficiëntie berekenen. Zo kun je de waarde van geblokkeerde facturen bepalen of automatisering prioriteren voor grote aantallen facturen met een lage waarde. Het is een belangrijke dimensie voor vrijwel elk crediteurendashboard.

Maakt analyse van de financiële impact mogelijk, bijvoorbeeld door de waarde van geblokkeerde betalingen te berekenen. Ook helpt het om facturen op basis van materialiteit te prioriteren.

Staat meestal in de kop- of regelgegevenstabellen van de factuurtransactiedata.

De gebruikersnaam identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een processtap, zoals het invoeren, goedkeuren of boeken van een factuur. Bij geautomatiseerde stappen kan dit een systeem- of batchgebruikers-ID zijn.

Met dit attribuut bekijk je het proces vanuit de mensen die het uitvoeren. Je kunt de verdeling van werk, individuele of teamprestaties en trainingsbehoeften analyseren. Door activiteiten per gebruiker te volgen, zie je herstelrondes die door specifieke personen ontstaan, ontdek je waar goedkeuringen blijven hangen en controleer je de functiescheiding. Het is een belangrijk attribuut om de menselijke kant van het crediteurenproces te begrijpen.

Maakt analyse van team- en individuele prestaties en werkverdeling mogelijk. Ook helpt het om trainingsmogelijkheden of complianceproblemen te vinden.

Staat meestal in event logs of in de velden 'Changed By' en 'Created By' van transactietabellen.

Het inkoopordernummer is de referentie-ID van het document waarmee de aankoop van goederen of diensten bij de leverancier oorspronkelijk is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO zijn gekoppeld of zonder PO worden verwerkt.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van het factuurmatchingproces. Je kunt onderscheid maken tussen facturen met en zonder PO, die vaak een heel ander procesverloop hebben. Je kunt de efficiëntie van de Three-Way Match analyseren, de oorzaken van mislukte matches vinden en de KPI First-Pass Match Rate meten. Een ontbrekend PO-nummer bij een factuur waarvoor dat wel nodig is, wijst vaak op een complianceprobleem.

Belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van factuurmatching, het onderscheiden van factuurprocessen met en zonder PO en het vinden van complianceproblemen.

Staat in de factuurtransactiedata, vaak in een referentieveld dat de factuur aan de inkoopmodule koppelt.

De leveranciersnaam identificeert de juridische of handelsnaam van de leverancier die de goederen of diensten levert. Dit attribuut geeft elke factuur belangrijke bedrijfscontext.

Door het proces op leveranciersnaam te segmenteren, kun je prestaties en relaties met specifieke leveranciers beoordelen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan welke leveranciers de langste goedkeuringsdoorlooptijden hebben, bij welke leveranciers vaak factuurafwijkingen voorkomen en of je vroegbetaalkortingen bij belangrijke leveranciers goed benut. Dit overzicht is belangrijk voor inkoop en leveranciersbeheer.

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk. Zo zie je problematische leveranciersrelaties, naleving van betalingsvoorwaarden en procesvariaties per leverancier.

Staat in de stamgegevens van leveranciers en is via een leveranciers-ID gekoppeld aan de factuurtransactiedata.

De vervaldatum van de factuur is de berekende datum waarop de leverancier moet zijn betaald om op tijd te betalen en mogelijke rente of boetes te voorkomen. De datum wordt meestal afgeleid van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld Net 30.

Dit attribuut is nodig om betaalprestaties te meten. Het vormt de basis voor de KPI On-Time Payment Rate en voor het vinden van te late betalingen. Door de vervaldatum met de werkelijke betaaldatum te vergelijken, kun je de tijdigheid van betalingen analyseren, leveranciersrelaties verbeteren, boetes voorkomen en cashflow gericht beheren.

Dit is belangrijk voor het meten van tijdige betalingen, het beheren van cashflow en het voorkomen van boetes voor te late betaling.

Deze datum wordt vaak door het bronsysteem berekend op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden en in de factuurkop opgeslagen.

De betaaldatum is de timestamp waarop het geld voor een specifieke factuur aan de leverancier is overgemaakt. Dit is een belangrijke mijlpaal en vaak het einde van de belangrijkste processtroom.

In process mining vergelijk je deze datum met de vervaldatum van de factuur om te bepalen of de betaling op tijd, te vroeg of te laat was. De datum is een belangrijk onderdeel van KPI's zoals de On-Time Payment Rate en van analyses naar kansen voor vroegbetaalkorting. Het verschil tussen factuurgoedkeuring en betaaldatum kan ook inefficiëntie in de betalingsuitvoering of treasury laten zien.

Nodig voor het berekenen van tijdige betalingen, het analyseren van betaalgedrag en het vinden van mogelijkheden om vroegbetaalkortingen te benutten.

Staat in de data van het betalings- of afletterdocument dat aan de oorspronkelijke factuurtransactie is gekoppeld.

Betalingsvoorwaarden bepalen onder welke voorwaarden een factuur moet worden betaald. Dit omvat vaak het aantal dagen tot de vervaldatum, bijvoorbeeld 30 dagen, en eventuele kortingen voor vroeg betalen, bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen.

Dit attribuut geeft belangrijke context voor de analyse van financiële prestaties. Je gebruikt het om de vervaldatum van de factuur te berekenen en mogelijkheden voor vroegbetalingskortingen te identificeren. Door procesprestaties per betalingsvoorwaarde te analyseren, zie je of je organisatie structureel kortingsmogelijkheden misloopt door lange interne doorlooptijden. Zo verbind je procesefficiëntie rechtstreeks aan financiële besparingen.

Bepaalt de berekening van de vervaldatum van de factuur en is belangrijk voor het analyseren van het percentage geïnde vroegbetalingskortingen. Zo wordt procesefficiëntie gekoppeld aan kostenbesparingen.

Komt meestal uit de stamgegevens van de leverancier en wordt bij het aanmaken naar de transactiekop van de factuur gekopieerd.

Een blokkeerreden is een code of tekst die uitlegt waarom een factuur bewust is tegengehouden voordat deze de betaalfase bereikt. Veelvoorkomende redenen zijn verschillen in hoeveelheid of prijs, een ontbrekende goederenontvangst of een verplichte kwaliteitscontrole.

Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van grondoorzaken van uitzonderingen en herstelwerk. Door de frequentie en impact van verschillende blokkeerredenen te analyseren, zie je welke oorzaken de meeste inefficiëntie in je crediteurenproces veroorzaken. Daarmee kun je gerichte verbeteracties opzetten, zoals het verbeteren van de nauwkeurigheid van inkooporders met leveranciers of het efficiënter maken van het proces voor goederenontvangst. Minder betalingsblokkades dragen sterk bij aan een hoger Straight-Through Processing-percentage (STP-percentage).

Essentieel voor de analyse van grondoorzaken van betalingsblokkades. Hiermee zie je welke oorzaken de meeste inefficiëntie en herstelwerk in het proces veroorzaken.

Te vinden op het factuurdocument of in een gerelateerde statustabel. De waarde wordt vaak ingevuld wanneer de activiteit 'Geblokkeerd' plaatsvindt.

De factuurvaluta geeft aan in welke munteenheid het factuurbedrag is uitgedrukt. Dit is vooral belangrijk voor multinationale organisaties die met leveranciers uit verschillende landen werken.

In analyses is dit attribuut nodig om het factuurbedrag correct te interpreteren en financiële berekeningen goed uit te voeren. Je kunt het proces per valuta filteren om regionale verschillen of valutaspecifieke problemen te zien. In combinatie met wisselkoersdata kun je financiële waarden omrekenen naar één rapportagevaluta voor een consistente wereldwijde analyse.

Geeft de nodige context bij het factuurbedrag en maakt nauwkeurige financiële analyse en processegmentatie voor internationale organisaties mogelijk.

Staat meestal in de kop van de factuurtransactietabel, naast het factuurbedrag.

Dit booleaanse attribuut geeft aan of een specifieke processtap is uitgevoerd door een systeemgebruiker, zoals automatisering, een workflow of een batchtaak, of door een menselijke gebruiker. Zo kun je handmatige en geautomatiseerde activiteiten van elkaar onderscheiden.

Met dit attribuut krijg je inzicht in de automatiseringsgraad van het crediteurenproces en meet je het resultaat van initiatieven voor digitale transformatie. Je kunt er het Straight-Through Processing-percentage (STP-percentage) mee berekenen door facturen te identificeren die zonder handmatige tussenkomst zijn verwerkt. Door geautomatiseerde en handmatige routes te vergelijken, onderbouw je investeringen in verdere automatisering met concrete tijd- en kostenbesparingen.

Maakt het mogelijk om de automatiseringsgraad te meten, bijvoorbeeld het Straight-Through Processing-percentage, en helpt de impact van automatisering op de procesefficiëntie te kwantificeren.

Wordt vaak afgeleid door te controleren of de 'UserName' van een activiteit overeenkomt met een bekende systeem- of batchgebruikers-ID.