Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke actie, statuswijziging of mijlpaal in de levenscyclus van de factuur. Elke vastgelegde gebeurtenis voor een factuur, zoals 'Factuur gevalideerd', 'Ter goedkeuring ingediend' of 'Betaling uitgevoerd', krijgt een eigen activiteitsnaam.

Dit attribuut vormt de basis van de proceskaart. Elke unieke waarde wordt een knooppunt in de visuele weergave van het procesverloop. De volgorde, frequentie en duur van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je veelvoorkomende routes, afwijkingen en herstelcycli opsporen en begrijpen wat er in het proces werkelijk gebeurt.

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart en maakt het mogelijk het procesverloop, knelpunten en variaties te visualiseren en analyseren.

Meestal afgeleid uit transactiecodes, event logs, velden met statuswijzigingen of specifieke registraties van gebruikersacties in het bronsysteem.

De factuur-ID is een unieke alfanumerieke code die wordt toegekend aan elke factuur van een leverancier. Deze code is de centrale verwijzing naar alle activiteiten en gegevens van die factuur, vanaf de ontvangst tot en met de betaling en afboeking.

In process mining is de factuur-ID onmisbaar. De code fungeert als Case-ID en laat de software gebeurtenissen zoals 'Factuur ontvangen', 'Goedgekeurd' en 'Betaald' samenvoegen tot één samenhangend procesverloop voor een factuur. Zo kun je procesvarianten, doorlooptijden en knelpunten per factuur analyseren en zie je duidelijk hoe elke factuur wordt afgehandeld.

Dit is het belangrijkste attribuut: het verbindt alle bijbehorende processtappen in één case, zodat je het volledige proces kunt analyseren en visualiseren.

Meestal te vinden in de kopgegevens van de factuur of in de transactietabellen voor crediteuren in het bronsysteem.

Het tijdstip van de gebeurtenis legt het exacte moment vast waarop een specifieke activiteit in de levenscyclus van de factuur plaatsvond. Bij elke activiteit, van 'Factuur ontvangen' tot 'Factuur afgeboekt', hoort een timestamp.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatieanalyses. Je kunt er de doorlooptijd tussen activiteiten mee berekenen, zoals de goedkeuringstijd en betalingstijd, en de totale verwerkingstijd per factuur. Door deze tijden te analyseren, kunnen organisaties knelpunten opsporen, prestaties toetsen aan service level agreements (SLA's) en mogelijkheden voor versnelling vinden. De timestamps maken het ook mogelijk gebeurtenissen chronologisch te ordenen en het procesverloop nauwkeurig te reconstrueren.

Dit is nodig om doorlooptijden te berekenen, knelpunten op te sporen en de chronologische volgorde van procesgebeurtenissen te analyseren.

Te vinden in systeemlogs, velden met aanmaak- of wijzigingsdatums van transacties of records met event-timestamps die bij facturen horen.

Dit attribuut geeft aan in welk oorspronkelijk IT-systeem de eventdata is aangemaakt of vastgelegd, bijvoorbeeld een ERP-systeem, documentbeheersysteem of workflowtool. Als meerdere systemen bij het crediteurenproces betrokken zijn, helpt dit veld de herkomst van verschillende activiteiten te onderscheiden.

Analyse per bronsysteem geeft inzicht in versnippering van het proces en problemen met gegevensintegratie. Zo zie je of vertragingen of problemen samenhangen met overdrachten tussen systemen. Het attribuut is ook belangrijk voor gegevensbeheer en validatie, zodat de procesweergave de bijdrage van elk systeem goed weergeeft.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie, probleemoplossing en analyse van procesvariaties tussen systemen.

Meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd of beschikbaar is in de kop van systeemlogs.

De timestamp van de laatste data-update geeft aan wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald en in de process mining-omgeving is geladen. Deze timestamp geeft niet aan wanneer de bedrijfsgebeurtenis plaatsvond, maar hoe actueel de geanalyseerde data is.

Dit attribuut is belangrijk voor gegevensbeheer en helpt gebruikers te beoordelen hoe actueel de inzichten zijn. Het bevestigt dat de analyse op recente informatie is gebaseerd en kan worden gebruikt om de werking en frequentie van de datapijplijn te volgen. Zo weten betrokkenen hoe recent de data is wanneer ze beslissingen nemen op basis van procesdashboards en analyses.

Dit is belangrijk voor gegevensbeheer en laat gebruikers zien hoe actueel de data is die ze analyseren. Zo weten ze hoe recent de inzichten zijn.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en toegevoegd tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL).

De bedrijfscode is een unieke sleutel voor een afzonderlijke juridische entiteit of een bedrijf binnen een organisatie. Facturen worden namens een specifieke bedrijfscode verwerkt en geboekt.

Dit attribuut is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses binnen organisaties met meerdere entiteiten. Je kunt er de prestaties van het crediteurenproces bij verschillende bedrijven, dochterondernemingen of bedrijfseenheden mee vergelijken. Zo zie je of bepaalde entiteiten efficiënter werken, meer automatiseren of vaker te maken hebben met betalingsblokkades. Dat helpt om goede werkwijzen op elkaar af te stemmen en problemen per regio of entiteit op te sporen.

Hiermee kun je processen bij verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden vergelijken, werkwijzen op elkaar afstemmen en lokale problemen opsporen.

Staat in de kop van financiële documenten of factuurtransacties en geeft aan namens welke entiteit de boeking plaatsvindt.

Het factuurbedrag is de totale brutowaarde van de factuur zoals de leverancier die heeft ingediend. Dit is een belangrijke financiële metriek per case.

Dit attribuut wordt veel gebruikt in financiële en prestatieanalyses. Je kunt processen filteren op basis van de financiële omvang, bijvoorbeeld door facturen met hoge bedragen apart te analyseren. Ook kun je goedkeuringsknelpunten opsporen bij facturen boven een bepaalde drempel en de financiële impact van procesinefficiënties berekenen. Zo kun je de waarde van geblokkeerde facturen bepalen of automatisering prioriteit geven bij grote aantallen facturen met een laag bedrag. Het is een belangrijke dimensie voor vrijwel alle dashboards voor crediteuren.

Hiermee kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld de waarde van geblokkeerde betalingen berekenen, en facturen prioriteren op basis van hun financiële omvang.

Meestal te vinden in de kop- of regelgegevenstabellen van de factuurtransactiegegevens.

De gebruikersnaam geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een processtap, zoals het invoeren, goedkeuren of boeken van een factuur. Bij geautomatiseerde stappen kan dit een systeem- of batchgebruikers-ID zijn.

Met dit attribuut kun je het proces vanuit menselijk perspectief bekijken. Je kunt de verdeling van het werk en de prestaties van individuele medewerkers of teams analyseren en opleidingsbehoeften opsporen. Door activiteiten per gebruiker te volgen, kunnen organisaties herstelcycli door specifieke medewerkers ontdekken, zien waar goedkeuringen vastlopen en controleren of taken goed gescheiden zijn. Zo krijg je zicht op de menselijke kant van het crediteurenproces.

Hiermee kun je de prestaties van teams en individuele medewerkers en de werkverdeling analyseren. Ook helpt het opleidingsbehoeften en complianceproblemen op te sporen.

Meestal te vinden in event logs of in de velden 'Gewijzigd door' en 'Gemaakt door' in transactietabellen.

Het inkoopordernummer is de referentiecode van het document waarmee de aankoop van goederen of diensten bij de leverancier oorspronkelijk is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO zijn gekoppeld of zonder PO worden ingediend.

Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van het factuurmatchingsproces. Je kunt ermee onderscheid maken tussen facturen met en zonder PO, die vaak heel verschillende procesroutes volgen. Analyse kan zich richten op de efficiëntie van de driematch (PO, goederenontvangst en factuur), de oorzaken van mislukte matches en het percentage matches in één keer. Een ontbrekend PO-nummer op een factuur waarvoor dat wel nodig is, wijst vaak op een complianceprobleem in het proces.

Dit is belangrijk om de efficiëntie van factuurmatching te analyseren, processen voor facturen met en zonder PO te onderscheiden en complianceproblemen op te sporen.

Te vinden in de factuurtransactiegegevens, vaak in een referentieveld dat naar de inkoopmodule verwijst.

De leveranciersnaam is de officiële of handelsnaam van de leverancier die de goederen of diensten levert. Dit attribuut geeft elke factuur belangrijke zakelijke context.

Door het proces op leveranciersnaam te analyseren, kun je de prestaties en relaties met specifieke leveranciers beoordelen. Zo kun je vragen beantwoorden als: 'Bij welke leveranciers duurt de goedkeuring het langst?', 'Zijn er vaak afwijkingen op facturen van bepaalde leveranciers?' en 'Benutten we vroegbetalingskortingen bij onze belangrijkste leveranciers goed?'. Deze analyse is nuttig voor inkoop en het beheer van leveranciersrelaties.

Hiermee kun je prestaties per leverancier analyseren en problemen met leveranciersrelaties, naleving van betalingsvoorwaarden en procesvariaties per leverancier opsporen.

Te vinden in de stamgegevenstabellen van leveranciers. Via een leveranciers-ID is de naam gekoppeld aan de factuurtransactiegegevens.

De vervaldatum van de factuur is de berekende datum waarop de leverancier betaald moet zijn om op tijd te betalen en mogelijke boetes of extra kosten te voorkomen. De datum wordt meestal bepaald op basis van de factuurdatum en de afgesproken betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld 30 dagen netto.

Dit attribuut is essentieel om de betaalprestaties te meten. Het vormt de basis voor de KPI voor het percentage tijdige betalingen en helpt achterstallige betalingen op te sporen. Door de vervaldatum te vergelijken met de werkelijke betaaldatum zie je hoe tijdig betalingen worden uitgevoerd. Zo kunnen organisaties de relatie met leveranciers verbeteren, boetes voorkomen en hun kasstroom beter beheren.

Dit is belangrijk om tijdige betalingen te meten, de kasstroom te beheren en boetes voor te late betaling te voorkomen.

Het bronsysteem berekent deze datum vaak op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden. De datum wordt opgeslagen in de factuurkop.

De betaaldatum is de timestamp waarop het geld voor een specifieke factuur aan de leverancier is overgemaakt. Dit is een belangrijke mijlpaal en vaak het einde van de belangrijkste processtappen.

Bij process mining wordt deze datum vergeleken met de vervaldatum van de factuur om vast te stellen of de betaling op tijd, te vroeg of te laat was. De datum is een belangrijk onderdeel van KPI’s zoals het percentage tijdige betalingen en helpt kansen voor kortingen bij vroege betaling te vinden. Ook kan de tijd tussen factuurgoedkeuring en betaling inefficiënties in de betalingsverwerking of treasury aan het licht brengen.

Essentieel voor het berekenen van tijdige betalingen, het analyseren van betaalgedrag en het vinden van kansen voor kortingen bij vroege betaling.

Te vinden in de betalings- of vereffeningsgegevens, die gekoppeld zijn aan de oorspronkelijke factuurtransactie.

De betalingsvoorwaarden bepalen onder welke voorwaarden een factuur betaald moet worden. Ze bevatten vaak het aantal dagen tot de uiterste betaaldatum, bijvoorbeeld 30 dagen, en eventuele kortingen bij vroege betaling, bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen.

Dit attribuut geeft belangrijke context voor analyses van financiële prestaties. Het wordt gebruikt om de vervaldatum van de factuur te berekenen en kansen voor kortingen bij vroege betaling op te sporen. Door procesprestaties per betalingsvoorwaarde te analyseren, zie je of lange interne doorlooptijden ervoor zorgen dat kortingskansen structureel worden gemist. Zo wordt duidelijk hoe procesefficiëntie bijdraagt aan lagere kosten.

Bepaalt mede de vervaldatum van de factuur en is belangrijk om te analyseren hoe vaak kortingen bij vroege betaling worden benut. Zo wordt het verband tussen procesefficiëntie en kostenbesparing zichtbaar.

Meestal afkomstig uit de stamgegevens van de leverancier en bij het aanmaken gekopieerd naar de factuurkop.

De factuurvaluta geeft aan in welke munteenheid het factuurbedrag is uitgedrukt. Dit is vooral belangrijk voor internationale organisaties die met leveranciers in verschillende landen werken.

Bij analyses is dit attribuut nodig om het factuurbedrag goed te interpreteren en financiële berekeningen correct uit te voeren. Je kunt het proces op valuta filteren om regionale verschillen of valutaspecifieke problemen te onderzoeken. In combinatie met wisselkoersdata kun je financiële waarden omrekenen naar één rapportagevaluta voor een consistente wereldwijde analyse.

Dit geeft de nodige context bij het factuurbedrag en maakt nauwkeurige financiële analyses en processegmentatie voor internationale organisaties mogelijk.

Meestal te vinden in de kop van de factuurtransactietabel, naast het factuurbedrag.

Dit booleaanse attribuut geeft aan of een specifieke processtap is uitgevoerd door een systeemgebruiker, bijvoorbeeld via automatisering, een workflow of een batchtaak, of door een menselijke gebruiker. Zo kun je handmatige en geautomatiseerde activiteiten van elkaar onderscheiden.

Analyse van dit attribuut is essentieel om het automatiseringsniveau van het crediteurenproces te begrijpen en het resultaat van digitale verandertrajecten te meten. Je kunt hiermee het percentage Straight-Through Processing (STP) berekenen door facturen te herkennen die zonder handmatige tussenkomst worden verwerkt. Door de prestaties van geautomatiseerde en handmatige procesroutes te vergelijken, kun je de tijd- en kostenbesparing kwantificeren en onderbouwen waar verdere automatisering zinvol is.

Hiermee kun je het automatiseringsniveau meten, bijvoorbeeld met het percentage Straight-Through Processing, en de invloed van automatisering op de procesefficiëntie bepalen.

Vaak afgeleid door te controleren of de ‘UserName’ bij een activiteit overeenkomt met een bekende systeem- of batchgebruikers-ID.

Een reden voor blokkering is een code of tekst die uitlegt waarom een factuur bewust niet verdergaat naar de betalingsfase. Veelvoorkomende redenen zijn verschillen in hoeveelheid of prijs, een ontbrekende goederenontvangst of een verplichte kwaliteitscontrole.

Dit attribuut is belangrijk voor oorzaakanalyse van uitzonderingen en herstelwerk. Door de frequentie en impact van verschillende blokkeringsredenen te analyseren, kunnen organisaties de belangrijkste bronnen van inefficiëntie in het crediteurenproces vinden. Dat maakt gerichte verbeteringen mogelijk, zoals nauwkeurigere inkooporders met leveranciers of een betere verwerking van goederenontvangsten. Minder betalingsblokkades dragen bij aan een hoger percentage Straight-Through Processing (STP).

Essentieel voor oorzaakanalyse van betalingsblokkades en helpt de belangrijkste oorzaken van inefficiëntie en herstelwerk in het proces te vinden.

Te vinden op het factuurdocument of in een gekoppelde statustabel. Vaak wordt de reden ingevuld wanneer de activiteit ‘Geblokkeerd’ plaatsvindt.