Uw Data Template voor Contractbeheer

De Activity Name beschrijft een stap in het contractbeheerproces. Deze activiteiten vertegenwoordigen de discrete taken die worden uitgevoerd, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling voltooid' of 'Contract uitgevoerd'. Een chronologische reeks van deze activiteiten voor een gegeven Contract ID vormt de processtroom.

Deze attribute is cruciaal voor het opbouwen van de proceskaart, wat de kernvisualisatie is in process mining. Door de sequentie en frequentie van verschillende activiteiten te analyseren, kunnen analisten de werkelijke processtroom begrijpen, afwijkingen van de standaardprocedure identificeren en gebieden van rework of inefficiëntie aanwijzen, zoals herhaalde revisiecycli.

Het definieert de processtappen, waardoor de visualisatie van de contractlevenscyclus en de identificatie van procesafwijkingen en knelpunten mogelijk wordt.

Meestal te vinden in event logs, audit trails of statusgeschiedenis tabellen geassocieerd met het hoofdcontractrecord.

De Contract ID is een unieke sleutel die is toegewezen aan één contractlevenscyclus. Het fungeert als de centrale draad die elke event verbindt, van initiële aanvraag tot definitieve expiratie of beëindiging. Alle activiteiten, zoals opstellen, beoordelingen, goedkeuringen en uitvoering, zijn gekoppeld aan deze specifieke ID.

In process mining analyse is de Contract ID fundamenteel voor het reconstrueren van het volledige end-to-end traject van elk contract. Het stelt de tool in staat gerelateerde events te groeperen in één case, waardoor de visualisatie en analyse van de gehele processtroom mogelijk wordt. Zonder een consistente Contract ID zou het onmogelijk zijn om doorlooptijden nauwkeurig te meten, knelpunten te identificeren of procesvarianten te analyseren.

Deze identificatiecode is essentieel voor het volgen van een contract gedurende de gehele levenscyclus, wat nauwkeurige process discovery en prestatiemeting mogelijk maakt.

Doorgaans te vinden in de header of het primaire record van een contractobject in een Contract Lifecycle Management (CLM) systeem.

De starttijd van het event markeert het begin van een activiteit in de contractlevenscyclus. Deze timestamp is essentieel voor het chronologisch ordenen van events en voor het berekenen van de duur van activiteiten en de totale procescyclustijd. Het biedt de temporele context die nodig is om de processtroom over tijd te begrijpen.

In analyse wordt deze timestamp gebruikt om de proceskaart te construeren en key performance indicators (KPI's) te berekenen zoals 'Gemiddelde contractcyclustijd' en 'Gemiddelde goedkeuringsduur'. Het maakt knelpuntanalyse mogelijk door te onthullen welke stappen de meeste tijd in beslag nemen. Het vergelijken van starttijden tussen activiteiten maakt een gedetailleerd onderzoek van overgangstijden mogelijk, waarbij vertragingen tussen processtappen worden benadrukt.

Deze timestamp is fundamenteel voor het ordenen van events, het berekenen van procescyclustijden en het identificeren van tijdsgebonden knelpunten.

Beschikbaar in systeem audit logs, transactierecords of event history tabellen die timestamps vastleggen voor processtappen.

Het Source System-attribuut identificeert de herkomst van de eventdata. In veel organisaties kan de contractlevenscyclus meerdere systemen omvatten, zoals een CLM-platform, een CRM voor initiatie, en een ERP-systeem voor financiële data. Het specificeren van het bronsysteem voor elke event is cruciaal voor datavalidatie en voor het begrijpen van het technologische landschap van het proces.

Bij een process mining-analyse helpt dit attribuut bij het identificeren van procesfragmentatie over verschillende systemen. Het kan onthullen of vertragingen of problemen verband houden met data-overdrachten tussen specifieke applicaties. Het is ook belangrijk voor data governance en voor het traceren van datakwaliteitsproblemen naar de oorsprong.

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor datavalidatie, het begrijpen van procesfragmentatie en het oplossen van datakwaliteitsproblemen.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens het data-extractieproces of kan beschikbaar zijn als een standaardveld in systeemlogs.

De timestamp van de laatste data-update geeft de actualiteit aan van de geanalyseerde data. Het toont wanneer het extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) voor het laatst is uitgevoerd, wat context geeft over hoe up-to-date de analyse is. Dit verschilt van de event timestamp, die vastlegt wanneer de zakelijke activiteit plaatsvond.

Voor analysedoeleinden is dit attribuut cruciaal voor datagovernance en voor het communiceren van de actualiteit van de inzichten aan stakeholders. Het helpt gebruikers te begrijpen of zij kijken naar realtime informatie of een snapshot van een voorgaande dag of week. Deze context is essentieel voor het nemen van tijdige en weloverwogen beslissingen op basis van de process mining dashboards.

Biedt cruciale context over de actualiteit van de data, zodat stakeholders begrijpen hoe actueel de procesinzichten zijn.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en opgeslagen door de data-integratie of ETL tool tijdens het datalaadproces.

Het attribuut 'Afdeling' identificeert het interne team of de bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor of geassocieerd is met het contract. Dit is vaak de afdeling van de contracteigenaar of het team dat de contractaanvraag heeft geïnitieerd.

Dit is een belangrijke dimensie voor interne benchmarking en workload analyse. Het helpt te begrijpen hoe het contractmanagementproces verschilt binnen diverse onderdelen van de organisatie. Het 'Team Workload en Productiviteit' dashboard kan per afdeling worden gefilterd om prestaties te vergelijken, resourcebehoeften te identificeren en afdelingen te markeren die mogelijk aanvullende training of procesondersteuning nodig hebben. Het helpt bij het beantwoorden van vragen zoals: 'Welke afdeling heeft de langste goedkeuringscycli?' of 'Hoe verhoudt het proces in Sales zich tot dat in Inkoop?'.

Maakt vergelijking van procesprestaties tussen verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van interne knelpunten en het delen van best practices.

Meestal geassocieerd met het gebruikersprofiel van de contracteigenaar of gespecificeerd als een veld op het contractrecord zelf.

De Contract Status biedt een momentopname van waar een contract zich op een bepaald moment in zijn levenscyclus bevindt. Deze attribute wordt vaak bijgewerkt naarmate het contract belangrijke mijlpalen doorloopt. Het biedt een overzicht op hoog niveau van de voortgang van het contract.

Deze attribute is uiterst nuttig voor het filteren van cases om specifieke delen van het contractportfolio te analyseren. Analisten kunnen zich bijvoorbeeld richten op 'Actieve' contracten voor verplichtingenbeheer of 'Vastgelopen' contracten om de oorzaken van vertraging te begrijpen. Het is een belangrijk onderdeel van het dashboard 'Contractlevenscyclusprestaties', dat helpt bij het visualiseren van het volume aan contracten in elke fase en het meten van de KPI 'Vastgelopen Contractpercentage'.

Biedt een overzicht op hoog niveau van de huidige fase van een contract, waardoor filtering en analyse van het contractportfolio per levenscyclusfase mogelijk is.

Dit is een primair statusveld op de hoofdcontractrecord in een CLM-systeem.

Contracttype is een categorisch attribute dat contracten classificeert op basis van hun juridische aard en doel. Veelvoorkomende typen zijn NDA's, MSA's, SOW's en verkoop- of inkoopovereenkomsten. Deze classificatie biedt essentiële zakelijke context voor de contractlevenscyclus.

Dit attribute is een krachtige dimensie voor vergelijkende analyse. Het stelt analisten in staat om de proceskaart en KPI's te filteren om te zien of bepaalde contracttypen verschillende processtromen, langere doorlooptijden of hogere herwerkingspercentages hebben. Een analyse zou bijvoorbeeld kunnen aantonen dat MSA's aanzienlijk langer duren in juridische beoordeling dan NDA's, wat aanleiding geeft tot een procesherontwerp voor complexere overeenkomsttypen.

Maakt segmentatie en vergelijking van processen mogelijk, wat onthult hoe verschillende contracttypen de doorlooptijd, complexiteit en het risico beïnvloeden.

Dit is een standaardveld op de hoofdcontractrecord in elk CLM-systeem.

De Contractwaarde kwantificeert de financiële betekenis van een contract. Dit bedrag is een cruciaal stuk zakelijke context dat helpt bij het prioriteren van contracten en het begrijpen van hun impact op de organisatie. Het wordt doorgaans uitgedrukt in een specifieke valuta.

In process mining wordt dit attribuut gebruikt om de zakelijke impact van procesprestaties te analyseren. Het 'Business Impact en Doorvoer' dashboard gebruikt deze data om de waarde te tonen van contracten die worden verwerkt, vastlopen of zijn uitgevoerd. Het maakt prioritering van waardevolle contracten mogelijk en helpt bij het beantwoorden van vragen zoals: 'Lopen onze meest waardevolle contracten vast in goedkeuringsprocessen?' of 'Wat is de waarde van contracten die hun verlengingsdata missen?'.

Kwantificeert de financiële impact van contracten, waardoor prioritering en analyse mogelijk is van hoe procesinefficiënties van invloed zijn op waardevolle overeenkomsten.

Gevestigd in de financiële detailssectie van de hoofdcontractregistratie in een CLM- of ERP-systeem.

De eindtijd van het event markeert de voltooiing van een activiteit. In combinatie met de starttijd van het event maakt dit de precieze berekening mogelijk van de verwerkingstijd voor elke individuele stap in de contractlevenscyclus. Deze granulariteit is essentieel voor een gedetailleerde prestatieanalyse.

Dit attribuut wordt gebruikt om activiteitsduren te berekenen, die fundamenteel zijn voor knelpuntanalyse. Dashboards zoals 'Goedkeuring- en Review Knelpuntanalyse' vertrouwen op deze data om stappen te markeren waar contracten vertraging oplopen. Door de duur van elke activiteit te begrijpen, kunnen organisaties hun verbeteringsinspanningen richten op de meest tijdrovende delen van het proces, zoals juridische reviews of onderhandelingen.

Maakt de berekening van doorlooptijden op activiteitsniveau mogelijk, wat cruciaal is voor het exact lokaliseren van procesknelpunten.

Te vinden in systeem audit logs of historische gebeurtenistabellen. Het kan nodig zijn om deze af te leiden van de starttijd van de daaropvolgende gebeurtenis als deze niet expliciet is vastgelegd.

Het User Name-attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van een specifieke taak in de contractlevenscyclus. Dit kan de contracteigenaar, een juridisch beoordelaar, een goedkeurder of een ondertekenaar zijn. Dit attribuut koppelt procesactiviteiten aan de mensen die ze uitvoeren.

Bij process mining geeft dit attribuut inzicht in team- en individuele prestaties. Het wordt gebruikt in dashboards zoals 'Team Workload and Productivity' om te analyseren hoe werk wordt verdeeld, overbelaste medewerkers of teams te identificeren en prestaties te beoordelen. Het helpt ook bij het begrijpen hoe verschillende gebruikersgedragingen kunnen leiden tot procesvariaties of vertragingen, waardoor gerichte training of toewijzing van middelen mogelijk wordt.

Verbindt procesactiviteiten met individuen, wat analyse van werkdrukverdeling, teamprestaties en resource-allocatie mogelijk maakt.

Doorgaans beschikbaar in transactierecords, audit logs of taaktoewijzingsvelden binnen het bronsysteem.

De Naam tegenpartij identificeert de externe entiteit waarmee de organisatie een overeenkomst aangaat. Dit kan een klant, een leverancier of een partner zijn. Het biedt cruciale context over de zakelijke relatie die door het contract wordt beheerst.

Als dimensie voor analyse is de tegenpartij van onschatbare waarde. Het stelt de organisatie in staat om procesprestaties per leverancier of klant te analyseren. Een analyse kan bijvoorbeeld aantonen dat onderhandelingen met bepaalde tegenpartijen consequent langer duren dan gemiddeld. Dit inzicht kan toekomstige onderhandelingsstrategieën informeren, helpen bij het beheren van relaties en worden gebruikt om op maat gemaakte contract templates voor strategische partners te creëren om het proces te versnellen.

Identificeert de externe partij, waardoor analyse van cyclustijden en onderhandelingspatronen per klant of leverancier mogelijk is.

Een standaardveld in het contractdossier, vaak gekoppeld aan een master data record voor klanten of leveranciers.

De Revisietelling houdt de hoeveelheid herwerk bij die een contract ondergaat vóór uitvoering. Elke keer dat het document wordt bewerkt en een nieuwe versie wordt gemaakt, moet deze telling oplopen. Het dient als een indicator voor de complexiteit en omstredenheid van het onderhandelingsproces.

Dit attribuut is een directe maatstaf voor efficiëntie en wordt gebruikt om de KPI 'Contract Herwerkpercentage' te berekenen. Het 'Onderhandeling- en Herwerk Efficiëntie' dashboard gebruikt deze data om contracten, tegenpartijen of contracttypes te identificeren die een buitensporig aantal revisies vereisen. Hoge revisietellingen correleren vaak met langere doorlooptijden en kunnen duiden op onduidelijke vereisten, agressieve onderhandelingstactieken of de behoefte aan betere standaard templates.

Meet de mate van herwerk en onderhandelingscomplexiteit, wat helpt bij het identificeren van oorzaken van inefficiëntie en lange doorlooptijden.

Kan worden verkregen uit een versienummerveld op het contractdocument of afgeleid door het tellen van het aantal 'Contract herzien' activiteiten voor elke case.

De Vervaldatum is een cruciaal datumveld dat het einde van de looptijd van een contract markeert. Het bepaalt de levenscyclus van actieve contracten en is de primaire trigger voor verlengings- of beëindigingsactiviteiten. Correct beheer van vervaldata is essentieel om onbedoelde onderbrekingen in service of inkomsten te voorkomen.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het 'Verplichtingen- en Verlengingsbeheer' dashboard. Het wordt gebruikt om de KPI 'Tijdige Verlengingsgraad' te berekenen door de datum van verlengingsactiviteiten te vergelijken met de vervaldatum. Het analyseren van contracten die hun vervaldatum naderen, stelt organisaties in staat hun verlengingspijplijn proactief te beheren en omzetverlies of operationele verstoringen te voorkomen.

Cruciaal voor het beheer van contractverlengingen en risicobeperking, deze datum helpt bij het volgen van contractmijlpalen en het waarborgen van tijdige actie.

Dit is een belangrijk datumveld op de hoofdcontractrecord in een CLM-systeem.