Datatemplate voor contractbeheer

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het contractbeheerproces. Het gaat om afzonderlijke taken, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling afgerond' of 'Contract uitgevoerd'. De activiteiten in chronologische volgorde vormen samen de processtroom voor een bepaalde Contract-ID.

Dit attribuut is belangrijk voor het opstellen van de proceskaart, de belangrijkste visualisatie bij process mining. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen analisten zien hoe het proces in de praktijk verloopt, afwijkingen van de standaardprocedure vaststellen en plekken vinden waar herstelwerk of inefficiëntie optreedt, bijvoorbeeld door herhaalde revisierondes.

Dit attribuut bepaalt de processtappen. Zo kun je de levenscyclus van het contract visualiseren en procesafwijkingen en bottlenecks vaststellen.

Meestal te vinden in event logs, auditsporen of statushistorietabellen die bij het hoofdrecord van het contract horen.

De Contract-ID is een unieke sleutel voor één contractlevenscyclus. Deze vormt de rode draad die alle gebeurtenissen met elkaar verbindt, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke afloop of beëindiging. Alle activiteiten, zoals het opstellen, beoordelen, goedkeuren en uitvoeren van het contract, zijn aan deze specifieke ID gekoppeld.

Bij process mining is de Contract-ID essentieel om het volledige verloop van elk contract te reconstrueren. De tool kan hiermee gerelateerde gebeurtenissen groeperen in één case, zodat je de hele processtroom kunt visualiseren en analyseren. Zonder een consistente Contract-ID kun je doorlooptijden niet nauwkeurig meten, bottlenecks niet vaststellen en procesvarianten niet analyseren.

Deze identificatiecode is belangrijk om een contract gedurende de hele levenscyclus te volgen. Zo kun je het proces nauwkeurig ontdekken en de prestaties meten.

Meestal staat deze code in de koptekst of het hoofdrecord van een contractobject in een Contract Lifecycle Management-systeem (CLM).

De starttijd van de gebeurtenis markeert het begin van een activiteit in de levenscyclus van het contract. Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de duur van activiteiten en de totale doorlooptijd van het proces te berekenen. Zo krijg je de tijdscontext die nodig is om het verloop van het proces te begrijpen.

Bij analyses gebruik je deze timestamp om de proceskaart op te stellen en KPI’s te berekenen, zoals 'Gemiddelde contractdoorlooptijd' en 'Gemiddelde goedkeuringsduur'. De timestamp helpt bij bottleneckanalyse, omdat je ziet welke stappen de meeste tijd kosten. Door starttijden van activiteiten te vergelijken, kun je overgangstijden nauwkeurig onderzoeken en vertragingen tussen processtappen opsporen.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en bottlenecks op basis van tijd vast te stellen.

Beschikbaar in auditlogs, transactierecords of gebeurtenishistorietabellen van het systeem, waarin timestamps van processtappen worden vastgelegd.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de gebeurtenisdata vandaan komen. In veel organisaties loopt de levenscyclus van een contract door meerdere systemen, zoals een CLM-platform, een CRM voor de start van het proces en een ERP-systeem voor financiële data. Het bronsysteem per gebeurtenis vastleggen is belangrijk om de data te controleren en te begrijpen hoe de processtappen over verschillende systemen zijn verdeeld.

Bij process mining helpt dit attribuut om versnippering van het proces over verschillende systemen vast te stellen. Het kan laten zien of vertragingen of problemen ontstaan bij de overdracht van data tussen bepaalde applicaties. Ook is het belangrijk voor datagovernance en om problemen met datakwaliteit naar de bron te herleiden.

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komen. Zo kun je de data controleren, versnippering van het proces begrijpen en problemen met datakwaliteit opsporen.

Deze informatie wordt vaak toegevoegd tijdens de data-extractie of is als standaardveld beschikbaar in systeemlogs.

De timestamp van de laatste data-update geeft aan hoe recent de geanalyseerde data zijn. Je ziet wanneer het proces voor extractie, transformatie en laden (ETL) voor het laatst is uitgevoerd. Zo weet je hoe actueel de analyse is. Dit is iets anders dan de timestamp van de gebeurtenis, die aangeeft wanneer de bedrijfsactiviteit plaatsvond.

Dit attribuut is belangrijk voor datagovernance en om belanghebbenden te laten weten hoe actueel de inzichten zijn. Gebruikers kunnen hiermee zien of ze realtime-informatie bekijken of een momentopname van een eerdere dag of week. Die context helpt om op tijd en goed geïnformeerd beslissingen te nemen op basis van de process mining-dashboards.

Geeft belangrijke context over hoe actueel de data zijn, zodat belanghebbenden weten hoe recent de procesinzichten zijn.

Deze timestamp wordt meestal tijdens het laden van de data aangemaakt en opgeslagen door de datakoppeling of ETL-tool.

Het attribuut Afdeling geeft aan welk intern team of welke bedrijfseenheid verantwoordelijk is voor het contract of erbij betrokken is. Dit is vaak de afdeling van de contracteigenaar of het team dat de contractaanvraag heeft gestart.

Dit is een belangrijke dimensie voor interne vergelijkingen en analyses van de werkdruk. Je ziet hiermee hoe het contractbeheerproces verschilt tussen onderdelen van de organisatie. In het dashboard 'Werkdruk en productiviteit van teams' kun je op afdeling filteren om prestaties te vergelijken, benodigde middelen vast te stellen en afdelingen te vinden die extra training of procesondersteuning nodig hebben. Zo kun je vragen beantwoorden als: 'Welke afdeling heeft de langste goedkeuringsrondes?' of 'Hoe verhoudt het proces bij Verkoop zich tot dat bij Inkoop?'.

Hiermee kun je procesprestaties tussen bedrijfseenheden vergelijken, interne bottlenecks vinden en goede werkwijzen delen.

Meestal gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de contracteigenaar of als veld opgenomen in het contractrecord zelf.

De contractstatus geeft op een bepaald moment weer in welke fase het contract zit. Dit attribuut wordt vaak bijgewerkt wanneer het contract belangrijke mijlpalen bereikt. Het geeft een beknopt overzicht van de voortgang.

Je kunt dit attribuut gebruiken om cases te filteren en specifieke delen van de contractportefeuille te analyseren. Analisten kunnen zich bijvoorbeeld richten op 'Actieve' contracten voor het beheer van verplichtingen of op 'Vastgelopen' contracten om de oorzaken van vertraging te onderzoeken. Het is een belangrijk onderdeel van het dashboard 'Prestaties van de contractlevenscyclus'. Daarmee kun je het aantal contracten in elke fase visualiseren en de KPI 'Percentage vastgelopen contracten' meten.

Geeft op hoofdlijnen de huidige fase van een contract weer. Zo kun je de contractportefeuille per fase filteren en analyseren.

Dit is een primair statusveld in het hoofdrecord van een contract in een CLM-systeem.

Contracttype is een categorisch attribuut waarmee contracten worden ingedeeld op basis van hun juridische aard en doel. Veelvoorkomende typen zijn NDA’s, MSA’s, SOW’s en verkoop- of inkoopovereenkomsten. Deze indeling geeft belangrijke zakelijke context aan de levenscyclus van het contract.

Dit attribuut is een nuttige dimensie voor vergelijkende analyses. Analisten kunnen de proceskaart en KPI’s filteren om te zien of bepaalde contracttypen een ander procesverloop, langere doorlooptijden of meer herstelwerk hebben. Zo kan een analyse bijvoorbeeld laten zien dat MSA’s veel langer op juridische beoordeling wachten dan NDA’s. Dat kan aanleiding zijn om het proces voor complexere overeenkomsten opnieuw in te richten.

Hiermee kun je processen indelen en vergelijken, en zien hoe verschillende contracttypen de doorlooptijd, complexiteit en risico’s beïnvloeden.

Dit is een standaardveld in het hoofdrecord van elk contract in een CLM-systeem.

De contractwaarde geeft aan wat het contract financieel betekent. Dit bedrag biedt belangrijke zakelijke context om contracten te prioriteren en hun impact op de organisatie te begrijpen. De waarde wordt meestal uitgedrukt in een bepaalde valuta.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om de zakelijke impact van de procesprestaties te analyseren. Het dashboard 'Zakelijke impact en doorvoer' toont de waarde van contracten die worden verwerkt, vastlopen of uitgevoerd. Zo kun je contracten met een hoge waarde prioriteren en vragen beantwoorden als: 'Lopen onze waardevolste contracten vast bij de goedkeuring?' of 'Wat is de waarde van contracten waarvan de verlengingsdatum is verstreken?'.

Geeft de financiële impact van contracten weer, zodat je prioriteiten kunt stellen en kunt analyseren hoe inefficiënte processen overeenkomsten met een hoge waarde beïnvloeden.

Te vinden in het gedeelte met financiële gegevens van het hoofdrecord van een contract in een CLM- of ERP-systeem.

De eindtijd van de gebeurtenis markeert het einde van een activiteit. In combinatie met de starttijd van de gebeurtenis kun je de verwerkingstijd van elke afzonderlijke stap in de levenscyclus van het contract nauwkeurig berekenen. Dat detail is nodig voor een grondige prestatieanalyse.

Met dit attribuut bereken je de duur van activiteiten, wat nodig is voor bottleneckanalyse. Dashboards zoals 'Bottleneckanalyse van goedkeuringen en beoordelingen' gebruiken deze data om te laten zien waar contracten vertraging oplopen. Als je weet hoe lang elke activiteit duurt, kun je verbeteringen richten op de tijdrovendste onderdelen van het proces, zoals juridische beoordelingen of onderhandelingen.

Hiermee bereken je de duur van afzonderlijke activiteiten en stel je precies vast waar bottlenecks in het proces zitten.

Te vinden in auditlogs of gebeurtenishistorietabellen van het systeem. Als de eindtijd niet expliciet is vastgelegd, moet je deze mogelijk afleiden uit de starttijd van de volgende gebeurtenis.

De gebruikersnaam geeft aan wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak in de levenscyclus van het contract. Dit kan de contracteigenaar, een juridisch beoordelaar, een goedkeurder of een ondertekenaar zijn. Met dit attribuut koppel je procesactiviteiten aan de mensen die ze uitvoeren.

Bij process mining geeft dit attribuut inzicht in de prestaties van teams en individuele medewerkers. Dashboards zoals 'Werkdruk en productiviteit van teams' gebruiken het om te analyseren hoe het werk is verdeeld, medewerkers of teams met een te hoge werkdruk te vinden en prestaties te beoordelen. Het helpt ook te begrijpen hoe verschillen in werkwijze tot procesvarianten of vertragingen leiden. Zo kun je gerichte training aanbieden of middelen toewijzen.

Koppelt procesactiviteiten aan medewerkers, zodat je de verdeling van de werkdruk, teamprestaties en de inzet van middelen kunt analyseren.

Meestal beschikbaar in transactierecords, auditlogs of velden voor taaktoewijzing in het bronsysteem.

De naam van de wederpartij geeft aan met welke externe partij de organisatie een overeenkomst sluit. Dit kan een klant, leverancier of partner zijn. Zo krijg je belangrijke context over de zakelijke relatie die in het contract is vastgelegd.

De wederpartij is een waardevolle dimensie voor analyses. Je kunt de procesprestaties per leverancier of klant analyseren. Een analyse kan bijvoorbeeld laten zien dat onderhandelingen met bepaalde wederpartijen steeds langer duren dan gemiddeld. Die informatie kan helpen bij toekomstige onderhandelingsstrategieën en relatiebeheer. Ook kun je voor strategische partners passende contracttemplates maken om het proces te versnellen.

Geeft aan om welke externe partij het gaat, zodat je doorlooptijden en onderhandelingspatronen per klant of leverancier kunt analyseren.

Een standaardveld in het contractrecord, vaak gekoppeld aan een stamgegevensrecord voor klanten of leveranciers.

Het aantal revisies geeft aan hoeveel herstelwerk een contract ondergaat voordat het wordt uitgevoerd. Elke keer dat het document wordt bewerkt en er een nieuwe versie wordt aangemaakt, loopt de teller op. Dit aantal geeft een indruk van de complexiteit en de mate van onenigheid tijdens de onderhandelingen.

Dit attribuut meet de efficiëntie rechtstreeks en wordt gebruikt om de KPI 'Percentage contracten met herstelwerk' te berekenen. Het dashboard 'Efficiëntie van onderhandelingen en herstelwerk' gebruikt deze data om contracten, wederpartijen of contracttypen te vinden waarvoor uitzonderlijk veel revisies nodig zijn. Veel revisies hangen vaak samen met langere doorlooptijden en kunnen wijzen op onduidelijke eisen, stevige onderhandelingstactieken of de behoefte aan betere standaardtemplates.

Meet de hoeveelheid herstelwerk en de complexiteit van onderhandelingen. Zo kun je oorzaken van inefficiëntie en lange doorlooptijden vinden.

Je kunt dit attribuut overnemen uit een versienummerveld van het contractdocument of afleiden door per case het aantal activiteiten 'Contract herzien' te tellen.

De vervaldatum is een belangrijke datum die het einde van de contracttermijn aangeeft. Deze datum bepaalt de levenscyclus van actieve contracten en is de belangrijkste aanleiding voor verlenging of beëindiging. Goed beheer van vervaldata helpt om onbedoelde onderbrekingen van diensten of omzet te voorkomen.

Bij process mining is dit attribuut nodig voor het dashboard 'Beheer van verplichtingen en verlengingen'. Je gebruikt het om de KPI 'Percentage tijdig verlengde contracten' te berekenen door de datum van verlengingsactiviteiten te vergelijken met de vervaldatum. Door contracten te analyseren die bijna verlopen, kan de organisatie verlengingen proactief beheren en omzetverlies of verstoringen in de bedrijfsvoering voorkomen.

Deze datum is belangrijk voor het beheer van verlengingen en het beperken van risico’s. Je kunt er contractmijlpalen mee volgen en op tijd actie ondernemen.

Dit is een belangrijk datumveld in het hoofdrecord van een contract in een CLM-systeem.