> Continu verbeteren van processen > Van werving tot uitdiensttreding: levenscyclus van medewerkers > SAP SuccessFactors Onboarding

Verbeter Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

Optimaliseer Hire to Retire in SAP SuccessFactors met onze gids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Verbeter Hire to Retire, de levenscyclus van medewerkers

Van werving tot uitdiensttreding: levenscyclus van medewerkers

SAP SuccessFactors Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter het proces van werving tot uitdiensttreding in SAP SuccessFactors Onboarding

In het traject van indiensttreding tot uitdiensttreding gaan inefficiënties vaak schuil. Ons platform helpt je bottlenecks op te sporen, vertragingen te vinden en compliancerisico’s in de hele levenscyclus van medewerkers te beperken. Krijg helder zicht op de bedrijfsvoering, van begin tot eind.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het proces van werving tot uitdiensttreding verbeteren?

De levenscyclus van medewerkers omvat alles wat iemand binnen de organisatie meemaakt, van de eerste werving en onboarding tot het uiteindelijke vertrek. Dit proces heeft invloed op de productiviteit, het behoud van talent en de bedrijfskosten. Er zijn vaak veel betrokkenen, verschillende systemen en opeenvolgende activiteiten. Daardoor blijven inefficiënties en bottlenecks makkelijk onopgemerkt. Vertraging bij de werving kost productiviteit, een lang onboardingproces kan nieuwe medewerkers minder betrokken maken en een rommelige uitdiensttreding brengt compliancerisico's met zich mee en kan het werkgeversimago schaden.

Het verbeteren van de levenscyclus van medewerkers is niet alleen een taak voor HR. Het is belangrijk voor de hele organisatie. Inefficiënties leiden bijvoorbeeld tot langere doorlooptijden voor HR-taken, meer administratief werk en een slechtere ervaring voor medewerkers. Zonder een helder beeld van het werkelijke procesverloop is het lastig de oorzaken te vinden en het proces gericht te verbeteren. Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe je de levenscyclus van medewerkers kunt verbeteren.

Hoe process mining de loopbaan van medewerkers zichtbaar maakt

Met process mining analyseer je de levenscyclus van medewerkers op basis van gebeurtenisdata uit systemen zoals SAP SuccessFactors Onboarding. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, brengt process mining de werkelijke routes door de organisatie in kaart. Je ziet elke stap, beslissing en vertraging. Zo wordt duidelijk hoe HR-processen in de praktijk verlopen, inclusief afwijkingen van de gewenste route.

Met data uit SAP SuccessFactors Onboarding breng je de hele loopbaan van medewerkers visueel in kaart, van ‘Vacatureaanvraag aangemaakt’ tot ‘Taken voor uitdiensttreding afgerond’. Zo zie je snel waar bottlenecks ontstaan, bijvoorbeeld bij onverwachte vertragingen in antecedentenonderzoeken of langdurige goedkeuringen van promoties. Ook meet je KPI's, zoals de gemiddelde doorlooptijd van onboarding of de duur van beoordelingscycli. Die cijfers helpen je de doorlooptijd van het proces van werving tot uitdiensttreding te verkorten. Zo pak je niet alleen de zichtbare symptomen aan, maar ook de oorzaken van inefficiënties.

Waar je processen kunt verbeteren

Process mining brengt bij de levenscyclus van medewerkers vaak verbeterpunten aan het licht op de volgende gebieden:

Efficiëntie van werving en onboarding: Spoor vertragingen op bij het vinden van kandidaten, het doen van aanbiedingen, antecedentenonderzoeken en het instellen van de salarisadministratie. Verbeter de ervaring van nieuwe medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding door taken eenvoudiger te maken en minder handmatige overdrachten te gebruiken. Zo kunnen nieuwe medewerkers sneller aan de slag.
Loopbaanontwikkeling: Analyseer hoe trainingen worden toegewezen, hoe regelmatig beoordelingscycli plaatsvinden en hoe efficiënt promoties en functiewijzigingen worden goedgekeurd. Breng structurele problemen aan het licht die de groei en tevredenheid van medewerkers kunnen belemmeren.
Compliance bij prestatiebeheer: Controleer of beoordelingsgesprekken regelmatig plaatsvinden en feedback op tijd wordt gegeven, volgens intern beleid en externe regelgeving.
Uitdiensttreding en compliance: Bekijk het hele proces rond uitdiensttreding en spoor stappen op die tot non-compliance kunnen leiden, zoals een overgeslagen exitgesprek of het niet volledig innemen van bedrijfsmiddelen. Maak taken eenvoudiger, zodat medewerkers soepel, volgens de regels en met respect uit dienst gaan.

Door deze gebieden gericht aan te pakken, kunnen organisaties de hele levenscyclus van medewerkers verbeteren.

Wat procesverbetering oplevert

Process mining voor de levenscyclus van medewerkers in SAP SuccessFactors Onboarding levert meetbare resultaten op:

Kortere doorlooptijden: Verkort HR-processen, van werving tot onboarding en uitdiensttreding. Nieuwe medewerkers worden sneller productief en overgangen verlopen efficiënter.
Lagere kosten: Verminder administratief werk door overbodige stappen te schrappen en minder handmatig werk te doen. Als medewerkers langer blijven dankzij een betere ervaring, dalen ook de wervingskosten door personeelsverloop.
Betere ervaring voor medewerkers: Een helder proces van begin tot eind verhoogt de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers en draagt bij aan een positief werkgeversimago.
Betere compliance en minder risico: Zorg dat HR-processen, vooral rond onboarding, prestaties en uitdiensttreding, voldoen aan regelgeving en intern beleid. Zo beperk je juridische en financiële risico's.
Beslissingen op basis van data: Geef HR-leiders objectieve data om keuzes te maken over procesherontwerp, investeringen in technologie en de inzet van middelen. Zo kun je processen blijven verbeteren.

Aan de slag met verbeteringen

Een gedetailleerd beeld van de levenscyclus van medewerkers is de eerste stap naar een efficiëntere organisatie die compliance en medewerkers centraal stelt. Met process mining op basis van data uit SAP SuccessFactors Onboarding zie je duidelijker hoe HR-processen verlopen. Bekijk hoe je vandaag kunt beginnen met het verbeteren van HR-efficiëntie en de ervaring van medewerkers.

Van werving tot uitdiensttreding: levenscyclus van medewerkers Verbetering van HR-processen Werving van talent Effectiviteit van onboarding Compliance bij uitdiensttreding Ervaring van medewerkers HR-processen Talentmanagement HR-analytics H2R Human Capital Management HCM Loopbaan van medewerkers

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Als nieuwe medewerkers niet snel hun weg vinden, bijvoorbeeld doordat taken verspreid zijn over systemen en afdelingen, daalt de productiviteit en begint hun dienstverband met een slechte ervaring. Dat verlengt de tijd voordat onboarding waarde oplevert. ProcessMind analyseert data uit SAP SuccessFactors Onboarding en laat precies zien waar bottlenecks in de onboardingworkflow zitten en welke activiteiten of afdelingen vertraging veroorzaken. Zo kun je het proces verbeteren en medewerkers sneller productief maken.

Als verplichte controles niet worden afgerond of benodigde documentatie ontbreekt, van antecedentenonderzoek tot taken bij uitdiensttreding, loopt de organisatie juridische en regelgevingsrisico's. Dit speelt in de hele levenscyclus van medewerkers. ProcessMind gebruikt data uit SAP SuccessFactors Onboarding om afwijkingen van de standaardroutes voor compliance zichtbaar te maken. Je ziet welke verplichte stappen zijn overgeslagen of vertraagd en kunt risico's proactief beperken.

Een lang wervingsproces, van het aanmaken van een vacatureaanvraag tot het accepteren van een aanbod, kan ertoe leiden dat goede kandidaten ergens anders aan de slag gaan. Dat verhoogt de wervingskosten en laat belangrijke functies onvervuld. Dit raakt de wervingsfase van de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind brengt het volledige wervingsproces in data uit SAP SuccessFactors Onboarding in kaart en laat zien welke stappen, zoals het inplannen van interviews of antecedentenonderzoek, de werving vertragen. Zo kun je gericht ingrijpen en talent sneller aantrekken.

Nieuwe medewerkers krijgen soms laat essentiële training of volgen trainingen die niet nodig zijn. Daardoor kunnen ze hun functie minder goed uitvoeren en leveren ze later hun volledige bijdrage. Dit komt vaak voor na onboarding. ProcessMind brengt de toewijzing en afronding van trainingen op basis van data uit SAP SuccessFactors Onboarding in kaart. Je ziet waar trainingen vertraging oplopen, verkeerd worden toegewezen of niet volgens het beleid worden afgerond. Zo krijgen medewerkers op tijd de juiste training.

Belangrijke HR-acties, zoals functiewijzigingen, promoties en het goedkeuren van beoordelingsgesprekken, lopen vaak vast doordat managers laat goedkeuring geven. Dat frustreert medewerkers en heeft gevolgen voor hun betrokkenheid en loopbaan. Deze bottlenecks vertragen de hele levenscyclus van medewerkers. ProcessMind gebruikt data uit SAP SuccessFactors Onboarding om managers of afdelingen op te sporen die goedkeuringen steeds vertragen. Gerichte training of een aangepast proces kan helpen om belangrijke stappen weer op gang te brengen.

Als beoordelingsgesprekken niet regelmatig of volgens planning plaatsvinden, missen medewerkers kansen om zich te ontwikkelen en krijgen ze niet altijd duidelijke feedback. Ook kan dit leiden tot ongelijke kansen op loopbaanontwikkeling. Dit is een belangrijk probleem in de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind analyseert beoordelingsactiviteiten in data uit SAP SuccessFactors Onboarding en laat zien bij welke afdelingen of functies gesprekken vaak te laat plaatsvinden, worden overgeslagen of niet volgens de afgesproken frequentie worden gevoerd. Zo krijgen alle medewerkers op tijd eerlijke feedback.

Voor het behoud van medewerkers is het belangrijk te weten waarom en op welk moment in hun loopbaan mensen vertrekken. Veel verloop, vooral in bepaalde afdelingen of functies, kost geld en kennis. ProcessMind brengt veelvoorkomende routes vóór vertrek aan het licht en koppelt die aan activiteiten of gebeurtenissen in data uit SAP SuccessFactors Onboarding. Zo kun je procesoorzaken van personeelsverloop opsporen en gericht ingrijpen om medewerkers langer te behouden.

Een onjuiste of vertraagde inrichting van de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers leidt tot ontevredenheid, extra administratief werk en mogelijke complianceproblemen. Ook verslechtert hierdoor de eerste ervaring van medewerkers. Vaak ontstaan deze fouten door hiaten vroeg in de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind brengt de inrichting van de salarisadministratie op basis van data uit SAP SuccessFactors Onboarding in kaart. Zo zie je waar overdrachten misgaan of gegevens niet overeenkomen en kun je zorgen voor een tijdige, juiste uitbetaling.

Een rommelig of onvolledig proces voor uitdiensttreding kan leiden tot beveiligingsproblemen, overtreding van regelgeving en een slechte laatste indruk bij vertrekkende medewerkers. Dat kan het werkgeversimago schaden. Dit is de laatste fase van de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind brengt de hele uitdiensttreding op basis van data uit SAP SuccessFactors Onboarding in kaart. Je ziet welke stappen vaak worden overgeslagen of vertraagd, zoals het innemen van bedrijfsmiddelen of het intrekken van systeemtoegang. Zo verloopt het vertrek soepel en volgens de regels.

Vertraging bij interne overplaatsingen, promoties of functiewijzigingen kan medewerkers minder betrokken maken, kansen voor talentontwikkeling kosten en de kosten voor externe werving verhogen. Dit belemmert de loopbaanontwikkeling binnen de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind analyseert workflows voor functiewijzigingen en promoties op basis van data uit SAP SuccessFactors Onboarding. Je ziet waar goedkeuringen, herplaatsingen of bijbehorende trainingen vertraging oplopen. Zo kunnen medewerkers sneller intern doorgroeien en blijven ze langer.

In processen zitten vaak onnodige stappen of dubbel werk, zoals gegevens herhaald invoeren of meerdere goedkeuringen voor dezelfde actie. Dat kost tijd en verhoogt de bedrijfskosten van de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind analyseert event logs uit SAP SuccessFactors Onboarding en brengt verborgen herstelwerk en dubbel werk aan het licht. Zo zie je waar vereenvoudiging de efficiëntie kan verhogen en HR meer tijd krijgt voor strategisch werk.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Nieuwe medewerkers moeten snel volledig productief worden. Dat verhoogt hun waarde voor de organisatie en verbetert hun eerste ervaring. Een lang onboardingproces kan frustratie en minder betrokkenheid veroorzaken en hun bijdrage vertragen. Dit doel richt zich op de eerste stappen in de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind analyseert event logs uit SAP SuccessFactors Onboarding en brengt precies in kaart waar vertragingen ontstaan, bijvoorbeeld bij activiteiten en goedkeuringen. Door verschillen tussen procesroutes zichtbaar te maken, helpt ProcessMind organisaties de beste routes te standaardiseren. Zo kan de gemiddelde onboarding-doorlooptijd met maximaal 25% dalen en voelen nieuwe medewerkers zich sneller gewaardeerd en thuis.

Strikte HR-compliance gedurende de hele loopbaan van medewerkers, van indiensttreding tot pensioen, is nodig om juridische en reputatierisico's te beperken. Hiaten rond antecedentenonderzoek, verplichte training of uitdiensttreding kunnen leiden tot hoge boetes en verstoringen in de bedrijfsvoering. ProcessMind brengt het werkelijke procesverloop in SAP SuccessFactors Onboarding in kaart en laat afwijkingen van verplichte complianceroutes zien. Je ziet realtime of processen aan de regels voldoen en kunt meteen corrigerende maatregelen nemen. Zo voldoen alle gebeurtenissen in de levenscyclus van medewerkers, van het accepteren van een aanbod tot de laatste taken bij uitdiensttreding, aan wettelijke eisen en intern beleid.

Een lange wervingstijd maakt het moeilijker om goede kandidaten aan te trekken. Kandidaten kunnen afhaken en openstaande functies verhogen de bedrijfskosten. Een efficiënte start van de levenscyclus van medewerkers helpt de organisatie concurrerend te blijven en belangrijke functies snel met de juiste mensen te vullen. ProcessMind analyseert het hele wervingsproces in SAP SuccessFactors Onboarding, van het aanmaken van een vacatureaanvraag tot het accepteren van een aanbod. Je ziet welke bottlenecks en overdrachten de werving vertragen. Met data over waar vertragingen ontstaan, kunnen organisaties workflows aanpassen en de wervingstijd met maximaal 30% verkorten. Dat verbetert de ervaring van kandidaten en verlaagt de wervingskosten.

Tijdige, relevante trainingen zijn belangrijk voor de inzetbaarheid, prestaties en compliance van medewerkers, vooral bij nieuwe medewerkers en functiewijzigingen. Hiaten of vertragingen bij het toewijzen van trainingen kunnen de productiviteit verlagen, vaardigheidstekorten veroorzaken en de organisatie minder effectief maken. ProcessMind brengt het werkelijke proces voor het toewijzen van trainingen in SAP SuccessFactors Onboarding in kaart. Je ziet waar het afwijkt van de gewenste route en waar vertraging ontstaat tussen indiensttreding en de start van een training. Ook worden overeenkomsten zichtbaar tussen medewerkers die met hiaten te maken krijgen. Zo kan HR het proces gericht verbeteren en krijgen medewerkers de benodigde vaardigheden zonder onnodige vertraging.

Inefficiënte goedkeuringsprocessen door managers kunnen in allerlei HR-processen bottlenecks veroorzaken, van verlofaanvragen en onkostendeclaraties tot promoties en functiewijzigingen. Vertraging frustreert medewerkers, vertraagt belangrijk werk en zorgt voor achterstanden bij HR-teams. ProcessMind brengt de verschillende goedkeuringsstappen in SAP SuccessFactors Onboarding en andere gekoppelde systemen in kaart. Je ziet welke managers of afdelingen steeds voor vertraging zorgen. Met dit inzicht kunnen organisaties goedkeuringsroutes aanpassen, automatisering invoeren en de totale doorlooptijd van goedkeuringen verkorten. Dat verhoogt de efficiëntie en tevredenheid van medewerkers.

Regelmatige beoordelingsgesprekken op het juiste moment zijn belangrijk voor de ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers en voor opvolgingsplanning. Onregelmatige of overgeslagen gesprekken leiden tot onduidelijke feedback, gemiste ontwikkelkansen en een onvolledig beeld van de bijdrage van medewerkers. Dat bemoeilijkt talentmanagement. ProcessMind analyseert historische data over beoordelingsactiviteiten in SAP SuccessFactors Onboarding en brengt patronen van onregelmatigheid of afwijkingen van de afgesproken planning aan het licht. Met inzicht in de frequentie en naleving van de planning kan HR zorgen voor een vaste beoordelingscyclus, zodat alle medewerkers volgens plan feedback en ontwikkelkansen krijgen.

Veel personeelsverloop kost geld en heeft gevolgen voor productiviteit, motivatie en wervingskosten. Om medewerkers te behouden en een prettige werkomgeving te creëren, is het belangrijk te begrijpen waarom mensen op verschillende momenten in hun loopbaan vertrekken. ProcessMind helpt organisaties procesvarianten en activiteiten vóór vertrek te analyseren in SAP SuccessFactors Onboarding en gekoppelde HR-systemen. Door procespatronen, zoals vertraagde promoties of onregelmatige beoordelingsgesprekken, te vergelijken met vertrekgegevens, kun je belangrijke procesoorzaken van personeelsverloop opsporen en gericht ingrijpen.

Fouten bij het instellen van de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers zorgen voor frustratie en handmatige correcties door HR en de salarisadministratie. Als deze verschillen niet snel worden opgelost, kunnen ze het vertrouwen schaden en de eerste ervaring van medewerkers negatief beïnvloeden. ProcessMind brengt het hele proces in kaart, van het afronden van onboarding tot de eerste salarisbetaling. Je ziet waar invoerfouten, ontbrekende gegevens of problemen met systeemkoppelingen ontstaan. Door deze foutgevoelige stappen in SAP SuccessFactors Onboarding zichtbaar te maken, kunnen teams maatregelen nemen om fouten te voorkomen en het aantal fouten in de salarisadministratie tot bijna nul terug te brengen.

Een inefficiënt proces voor uitdiensttreding dat niet aan de regels voldoet, kan beveiligingsrisico's en juridische problemen opleveren en de reputatie van de organisatie schaden. Een soepel vertrek volgens de regels, inclusief het innemen van bedrijfsmiddelen en de laatste salarisverwerking, is een belangrijk onderdeel van de levenscyclus van medewerkers. ProcessMind geeft een gedetailleerd beeld van workflows voor uitdiensttreding in SAP SuccessFactors Onboarding. Je ziet vertragingen bij belangrijke taken, zoals het terugbrengen van bedrijfsmiddelen, het intrekken van systeemtoegang en exitgesprekken. Ook worden routes zichtbaar die niet aan de regels voldoen. Zo kun je zorgen dat alle stappen op tijd worden afgerond, risico's beperken en vertrekkende medewerkers een goede laatste indruk geven.

Trage en omslachtige interne functiewijzigingen kunnen de loopbaanontwikkeling belemmeren, de betrokkenheid van medewerkers verminderen en de inzet van talent binnen de organisatie vertragen. Door deze overgangen te verbeteren, bevorder je interne mobiliteit en behoud je waardevolle medewerkers gedurende hun levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding. ProcessMind analyseert het volledige proces van interne overplaatsingen en promoties in SAP SuccessFactors Onboarding, van sollicitatie tot ingangsdatum. Het brengt bottlenecks aan het licht, zoals langdurige goedkeuringsstappen, vertragingen bij systeemupdates en workflows die niet zijn gestandaardiseerd. Zo kunnen organisaties deze processen optimaliseren en interne loopbaanstappen sneller en soepeler laten verlopen.

Overbodige of onnodige activiteiten binnen HR-processen, vooral tijdens de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding, kosten tijd en bronnen. Dat leidt tot inefficiëntie en hogere bedrijfskosten. Door deze stappen zonder toegevoegde waarde op te sporen en te schrappen, kan het HR-team productiever werken en wordt de organisatie wendbaarder. ProcessMind geeft een visueel overzicht van alle uitgevoerde activiteiten. Zo kan HR in SAP SuccessFactors Onboarding dubbele gegevensinvoer, onnodige goedkeuringsstappen en activiteiten die niet bijdragen aan het procesresultaat herkennen. Door deze inefficiënties zichtbaar te maken, helpt ProcessMind workflows te vereenvoudigen, handmatig werk te verminderen en bronnen vrij te maken voor strategischer HR-werk.

Verbetertraject in 6 stappen voor indiensttreding tot uitdiensttreding

De template downloaden

Je data exporteren

Je dataset uploaden

Je proces analyseren

Verbeteringen doorvoeren

Je proces monitoren

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de kant-en-klare Excel-template voor processen van indiensttreding tot uitdiensttreding. De template sluit aan op de data die beschikbaar is in SAP SuccessFactors Onboarding.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een gestandaardiseerde template krijgt je data de juiste structuur voor analyse. Dat scheelt voorbereidingstijd en maakt de uitkomsten nauwkeuriger.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaar is voor de procesdata van indiensttreding tot uitdiensttreding uit SAP SuccessFactors Onboarding.

DIT LEVERT HET OP

Realtime inzicht in het traject van medewerkers

ProcessMind brengt het volledige Hire to Retire-proces in beeld, met elke stap, vertraging en afwijking. Krijg helder zicht op de efficiëntie van het medewerkerstraject en de compliancerisico’s.

Breng de werkelijke processtromen van Hire to Retire in beeld
Spoor vertragingen in onboardingstappen precies op
Breng compliancerisico’s bij offboarding in kaart
Verbeter de efficiëntie in de hele levenscyclus van medewerkers

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

De levenscyclus van medewerkers verbeteren

Onze process mining-trajecten voor de levenscyclus van indiensttreding tot uitdiensttreding, met name in SAP SuccessFactors Onboarding, brengen belangrijke verbeterkansen aan het licht. De resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties kunnen realiseren met een helder beeld van de loopbaan van hun medewerkers.

0 %

Snellere onboarding

Gemiddelde verkorting van de onboardingduur van nieuwe medewerkers

Verkort de tijd tussen het accepteren van een aanbod en het volledig instellen van de salarisadministratie. Zo kunnen nieuwe medewerkers sneller aan de slag en begint hun werkervaring beter.

0 %

Betere compliance

Toename in naleving van HR-regels

Zorg dat tijdens de hele levenscyclus van medewerkers aan alle verplichte stappen en data-eisen wordt voldaan. Zo beperk je juridische risico’s en ben je klaar voor audits.

0 %

Sneller talent werven

Kortere tijd tussen het aanvragen van een functie en het accepteren van een aanbod

Versnel het wervingsproces, zodat de organisatie sneller geschikt talent kan aannemen en minder kandidaten aan concurrenten verliest.

0 %

Meer vertrouwen van medewerkers

Minder fouten bij het instellen van de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers

Verminder fouten bij het instellen van de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers en overgeplaatste medewerkers. Dat leidt tot minder vragen aan HR, meer tevredenheid en vertrouwen vanaf de eerste dag.

0 %

Efficiëntere goedkeuringen door managers

Kortere doorlooptijd van belangrijke goedkeuringen

Spoor bottlenecks in goedkeuringsworkflows van managers op en haal ze weg. Zo verlopen belangrijke gebeurtenissen in de levenscyclus van medewerkers sneller en neemt de administratieve last af.

Deze cijfers geven veelvoorkomende verbeteringen weer die bij verschillende implementaties zijn waargenomen. De werkelijke resultaten hangen af van de complexiteit van het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding, de datakwaliteit en de situatie binnen de organisatie.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode voor de volledige levenscyclus van een medewerker binnen de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste attribuut om alle bijbehorende events aan één procesinstantie te koppelen. Zo wordt analyse van de volledige levenscyclus mogelijk.

De naam van de specifieke gebeurtenis of taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de medewerker plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen. Het vormt de basis van de proceskaart en maakt alle analyses van processtromen mogelijk.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of event begon.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van events en is nodig voor alle tijdsanalyses, waaronder het berekenen van doorlooptijden en het opsporen van bottlenecks.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis met een bepaalde duur is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de duur van afzonderlijke activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om specifieke inefficiënties en bottlenecks in het proces te vinden.

De unieke identificatiecode van de vacatureaanvraag waarmee het wervingsproces is gestart.

Waarom dit belangrijk is

De ID koppelt het traject van de medewerker aan de oorspronkelijke bedrijfsbehoefte. Zo kun je de wervingsfase gericht uitsplitsen en analyseren.

De naam van de manager die verantwoordelijk is voor de nieuwe medewerker of voor de medewerker bij wie een gebeurtenis in de levenscyclus plaatsvindt.

Waarom dit belangrijk is

Het attribuut identificeert een belangrijke betrokkene in het proces. Zo kun je prestaties per manager, vertragingen bij goedkeuringen en patronen op teamniveau analyseren.

De organisatorische afdeling waaraan de medewerker is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke dimensie om data uit te splitsen en procesprestaties en resultaten tussen verschillende bedrijfsonderdelen te vergelijken.

De specifieke functietitel of rol van de medewerker.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je processen per functie gedetailleerd analyseren en verbeteringen afstemmen op specifieke rollen.

De berekende tijd vanaf het moment dat een kandidaat een aanbod accepteert tot de onboarding is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke KPI om de efficiëntie van het onboardingproces te meten. De uitkomst heeft direct invloed op de ervaring van nieuwe medewerkers en de tijd die ze nodig hebben om productief te worden.

De berekende tijd vanaf het aanmaken van een vacatureaanvraag tot het moment waarop een aanbod wordt geaccepteerd.

Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke KPI voor werving meet hoe snel de organisatie talent kan aannemen. Dat heeft direct invloed op het vermogen om te concurreren en de bedrijfsstrategie uit te voeren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het officiële begin van het wervingsproces: een nieuwe functie is goedgekeurd en opengesteld voor sollicitaties. Dit event wordt meestal vastgelegd in de SAP SuccessFactors Recruiting-module wanneer een nieuwe functieaanvraag wordt opgeslagen en gepubliceerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de KPI ‘Tijd tot aanname’. Door de tijd vanaf dit event te analyseren, kun je vertragingen in de eerste fasen van de werving opsporen.

Dit is het moment waarop een kandidaat het aanbod officieel accepteert en de overgang van werving naar onboarding begint. Dit wordt meestal afgeleid uit een statuswijziging van de sollicitatie in de Recruiting-module.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: de periode ‘Tijd tot aanname’ eindigt en de ‘Onboarding-doorlooptijd’ begint. Vertragingen vóór dit moment raken de werving; vertragingen erna beïnvloeden de ervaring van de nieuwe medewerker.

Het dossier van de nieuwe medewerker wordt aangemaakt in de Onboarding-module en de onboardingtaken worden gestart. Dit expliciete event wordt vastgelegd wanneer het onboardingproces voor de nieuwe medewerker wordt gestart.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het officiële begin van de onboarding. Het vormt een duidelijk uitgangspunt om de efficiëntie van onboarding en de betrokkenheid van nieuwe medewerkers te meten.

Alle onboardingactiviteiten vóór de eerste werkdag zijn afgerond en het systeem markeert de kandidaat als klaar voor indiensttreding in het centrale HR-systeem. Dit wordt meestal afgeleid uit de algemene status van het onboardingproces.

Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal bevestigt dat aan alle voorwaarden is voldaan om de medewerker officieel te laten beginnen. Dit is een belangrijk controlepunt voordat het medewerkersprofiel en de salarisadministratie worden geactiveerd.

De gegevens van de nieuwe medewerker worden officieel overgezet van Onboarding naar Employee Central. Het medewerkersprofiel wordt actief op de startdatum. Dit event wordt vastgelegd wanneer het medewerkersdossier in het centrale HR-systeem wordt aangemaakt en geactiveerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de officiële registratie van de medewerker bij het bedrijf. Het is de laatste stap van het wervingsproces en het begin van de actieve loopbaan bij de organisatie.

Het vertrek van een medewerker begint op initiatief van een manager of HR. Dit wordt vastgelegd in Employee Central wanneer een beëindiging van het dienstverband in het systeem wordt ingevoerd, vaak met een toekomstige ingangsdatum.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de uitdiensttreding. Door de activiteiten na dit event te analyseren, krijg je zicht op de efficiëntie en compliance van het proces.

Op de laatste werkdag wordt het dossier van de medewerker officieel inactief in het systeem. Dit is het einde van de levenscyclus van de medewerker bij de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het definitieve eindevent van de procesinstantie voor indiensttreding tot uitdiensttreding. De tijd tussen ‘Uitdiensttreding gestart’ en dit event bepaalt de totale duur van het uitdiensttredingsproces.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding in SAP SuccessFactors verbeteren?

Process mining brengt de werkelijke procesgang van indiensttreding tot uitdiensttreding in beeld. Zo worden verborgen vertragingen, compliance-hiaten en inefficiënte stappen zichtbaar. Je krijgt inzichten op basis van data om onboarding te verbeteren, de tijd tot aanname te verkorten en andere belangrijke fasen in de loopbaan van medewerkers te verbeteren. Daarmee kun je overbodige activiteiten schrappen en de efficiëntie van HR en de ervaring van medewerkers verbeteren.

Welke data hebben we voor deze analyse nodig uit SAP SuccessFactors Onboarding?

Om het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding goed in kaart te brengen, hebben we vooral event logs uit SAP SuccessFactors Onboarding nodig. Daarin staan timestamps van belangrijke activiteiten, zoals het indienen van een sollicitatie, het accepteren van een aanbod, achtergrondcontroles, het toewijzen van trainingen en het instellen van de salarisadministratie. De medewerker-ID dient als case-ID en koppelt alle events aan de loopbaan van een specifieke medewerker.

Hoe halen we de data op en bereiden we die voor op process mining?

Data-extractie houdt meestal in dat je event logs uit SAP SuccessFactors exporteert, bijvoorbeeld via standaardrapportages of API-koppelingen. Vervolgens zet je de ruwe data om naar een gestructureerd formaat voor process mining. Elk event moet een case-ID, activiteitsnaam en timestamp bevatten. We begeleiden je bij deze voorbereiding, zodat de data volledig en van goede kwaliteit is.

Welke resultaten en verbeteringen kunnen we verwachten?

Je kunt precies zien waar vertragingen, compliance-afwijkingen en verspilling van bronnen optreden in de levenscyclus van medewerkers. Dat kan leiden tot meetbare verbeteringen, zoals 25% kortere onboarding-doorlooptijden, een kortere tijd tot aanname en efficiëntere goedkeuringsworkflows voor managers. Met deze inzichten kun je gericht ingrijpen om je verbeterdoelen te halen.

Is process mining lastig te implementeren en is daarvoor specialistische IT-kennis nodig?

Voor de eerste inrichting van datakoppelingen en de configuratie van het model is enige technische kennis nodig. Het dagelijkse gebruik van process mining-tools is ontworpen voor businessanalisten. Ons team helpt je met de technische onderdelen, zodat je voor het dagelijkse gebruik geen uitgebreide IT-specialisatie in huis nodig hebt. Dat maakt de overstap eenvoudiger en helpt teams sneller met de tools aan de slag.

Hoe lang duurt een process mining-project voor indiensttreding tot uitdiensttreding doorgaans?

De doorlooptijd hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Een eerste analyse duurt meestal 4 tot 8 weken. In die periode worden data geëxtraheerd en omgezet, het model gemaakt en de eerste inzichten verzameld. Optimalisatie en monitoring lopen door terwijl verbeteringen worden ingevoerd en gevolgd.

Kan process mining helpen bij compliancerisico’s en patronen in personeelsverloop?

Ja. Process mining kan compliancerisico’s zichtbaar maken door afwijkingen van standaardprocedures te signaleren en zo helpen om aan alle HR-compliance-eisen te voldoen. Ook kan het oorzaken van hoog personeelsverloop aan het licht brengen door de procesgangen van vertrokken medewerkers te vergelijken met die van medewerkers die blijven. Zo kun je maatregelen nemen om verloop te beperken.

Wat zijn de belangrijkste technische vereisten voor process mining met SAP SuccessFactors?

Je hebt vooral toegang nodig tot SAP SuccessFactors Onboarding om data te exporteren. API-mogelijkheden zijn handig voor automatische datafeeds. Daarnaast heb je process mining-software nodig, in de cloud of op locatie, om de geëxtraheerde event logs te laden en analyseren. Meestal zijn er geen rechtstreekse wijzigingen in SuccessFactors nodig.

Verbeter de efficiëntie van Hire to Retire, begin vandaag

Neem HR-bottlenecks weg, verkort de doorlooptijd met 30% en verhoog de efficiëntie.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Activeer vandaag je proefperiode.