> Continu verbeteren van processen > Kredietbeheer en incasso > NetSuite > Datatemplate

Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

NetSuite

Attributen voor kredietbeheer en incasso(21) Activiteiten voor kredietbeheer en incasso(13) Extractiegidsen(2)

Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Deze template helpt je de juiste data te verzamelen voor de analyse van je proces voor kredietbeheer en incasso. Je vindt er de belangrijkste attributen en activiteiten, plus praktische aanwijzingen voor data-extractie. Zo kun je snel aan de slag. Met deze aanbevelingen bereid je de data voor op een goede procesanalyse en verbetering.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Aanwijzingen voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het proces voor kredietbeheer en incasso grondig kunt analyseren.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit die op een bepaald moment heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of gebeurtenis in het proces voor creditmanagement en incasso, zoals 'Factuur aangemaakt', 'Betaling ontvangen' of 'Geschil geregistreerd'. De volgorde en frequentie van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo worden de werkelijke processtroom, afwijkingen en bottlenecks zichtbaar. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut vormt de basis van de proceskaart en maakt het mogelijk de processtroom te visualiseren en analyseren. Waar vind je dit? Dit veld wordt meestal afgeleid van statuswijzigingen in transactierecords (zoals Invoice of Customer Payment) of van gerelateerde records, zoals systeemnotities, aangepaste records voor incassoactiviteiten of CRM-taken. Voorbeelden Factuur aangemaaktHerinnering voor achterstallige betaling verzondenBetaling ontvangenFactuur afgeboekt
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatiecode van elke klantfactuur.
Beschrijving Het factuurnummer is de belangrijkste identificatiecode van de case en koppelt alle activiteiten aan een specifieke vordering. Zo kun je de volledige levenscyclus analyseren: van het aanmaken van de factuur en de daaropvolgende acties voor creditmanagement tot de uiteindelijke betaling of afhandeling via incasso. In NetSuite komt dit meestal overeen met de Transaction ID wanneer het transactietype 'Invoice' is. Waarom dit belangrijk is Dit is de sleutel om de route van een factuur, van aanmaak tot betaling, te volgen en het hele proces te analyseren. Waar vind je dit? Dit is meestal het veld 'Transaction ID' (interne ID: tranid) op het factuurrecord in NetSuite. Voorbeelden INV0012345INV0054321INV0098765
	Tijdstip van activiteit EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut legt de exacte datum en tijd van elke procesactiviteit vast. Het is de basis voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden en wachttijden tussen stappen. In NetSuite is deze timestamp meestal de aanmaakdatum of datum van de laatste wijziging van het relevante record of de systeemnotitie. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je alle tijdgerelateerde prestatiemetrieken berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks. Die zijn belangrijk voor de efficiëntieanalyse. Waar vind je dit? De gegevens komen uit datumvelden op verschillende records. Voor 'Factuur aangemaakt' wordt bijvoorbeeld de 'Date Created' van een factuurrecord gebruikt. Voor statuswijzigingen kan de timestamp uit een System Note komen. Voorbeelden 2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	Het totale bedrag van de factuur.
Beschrijving Dit is het totale bedrag dat op de factuur moet worden betaald. Dit belangrijke financiële attribuut wordt in vrijwel alle analyses gebruikt, bijvoorbeeld om de financiële gevolgen van late betalingen te bepalen of afboekingen van facturen met een hoog bedrag te analyseren. Het helpt om incassoactiviteiten te prioriteren. Waarom dit belangrijk is Dit geeft financiële context aan het proces. Je kunt bijvoorbeeld incasso voor achterstallige facturen met een hoog bedrag prioriteren. Waar vind je dit? Dit is het veld 'Amount (Total)' (interne ID: total) op het factuurtransactierecord. Voorbeelden 1500.00250.5012500.75
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Dit geeft de huidige status van de factuur aan, zoals 'Open', 'Volledig betaald' of 'Achterstallig'. Je kunt dit attribuut gebruiken om alleen facturen te filteren en analyseren die nog openstaan of problemen opleveren. Het dashboard 'Achterstallige facturen: ouderdom en status' gebruikt dit attribuut voor een overzicht van openstaande vorderingen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de analyse filteren op specifieke fasen van de levenscyclus van een factuur, zoals openstaande, achterstallige of betwiste facturen. Waar vind je dit? Dit komt overeen met het veld 'Status' (interne ID: status) op het factuurtransactierecord. Voorbeelden OpenVolledig betaaldAchterstallig
	Klant-ID CustomerId	De unieke identificatiecode van de klant bij de factuur.
Beschrijving Dit attribuut koppelt een factuur aan een specifieke klant in NetSuite. Je kunt de data ermee indelen en de procesprestaties voor verschillende klanten of klantgroepen analyseren. Zo kun je bijvoorbeeld het betaalgedrag of het aantal geschillen vergelijken tussen strategische accounts en kleine bedrijven. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je analyses vanuit het perspectief van de klant uitvoeren en zien welke klanten vaak te laat betalen, bezwaar maken of een afwijkend proces volgen. Waar vind je dit? Dit is het veld 'Customer' (interne ID: entity) op het factuurtransactierecord. Voorbeelden CUST001CUST002CUST003
	Klantsegment CustomerSegment	De indeling van de klant, bijvoorbeeld naar omvang, sector of regio.
Beschrijving Met Klantsegment deel je klanten in betekenisvolle groepen in, zoals 'Enterprise', 'Middelgrote bedrijven' en 'Overheid'. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Prestaties van incassostrategieën per segment'. Je kunt er de effectiviteit van verschillende incassoaanpakken per segment mee vergelijken en de aanpak afstemmen op het gedrag van elke groep. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je gericht analyseren of bepaalde procesproblemen of betaalpatronen vooral voorkomen bij specifieke klantgroepen. Waar vind je dit? Dit is vaak een aangepast veld op het klantrecord in NetSuite. De data moet vanuit het klantrecord worden gekoppeld aan de factuurtransactie. Voorbeelden EnterpriseMiddelgrote bedrijvenSMB
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de factuur betaald moet zijn.
Beschrijving De vervaldatum is de contractueel afgesproken betaaldatum. Hiermee bepaal je of een betaling op tijd of te laat is. Dit attribuut is nodig om KPI’s zoals 'Percentage betalingen op tijd' te berekenen en aanmaningen te starten zodra de datum is verstreken. Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste maatstaf voor tijdige betalingen. Je gebruikt de vervaldatum om het aantal dagen achterstand te berekenen en te controleren of klanten de betalingstermijn naleven. Waar vind je dit? Dit is het veld 'Due Date' (interne ID: duedate) op het factuurtransactierecord. Voorbeelden 2023-02-142023-03-312023-04-15
	Bedrijfseenheid BusinessUnit	De bedrijfseenheid of dochteronderneming die bij de transactie hoort.
Beschrijving Dit staat voor de specifieke bedrijfseenheid, afdeling of dochteronderneming die de factuur heeft uitgegeven. In NetSuite OneWorld-accounts komt dit meestal overeen met het veld 'Subsidiary'. Zo kun je processen per onderdeel van de organisatie analyseren, prestaties vergelijken en problemen binnen specifieke divisies opsporen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende organisatieonderdelen vergelijken. Zo worden verschillen zichtbaar die om een andere aanpak kunnen vragen. Waar vind je dit? In NetSuite OneWorld is dit het veld 'Subsidiary'. In andere accounts kan dit, afhankelijk van de configuratie, 'Department' of 'Class' zijn. Voorbeelden Westen van de VSDiensten EMEAProducten APAC
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De betalingsvoorwaarden die met de klant voor de factuur zijn afgesproken.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan onder welke voorwaarden een klant de factuur moet betalen, zoals 'Netto 30 dagen' of 'Netto 60 dagen'. De voorwaarden vormen de basis voor de vervaldatum van de factuur. Ze zijn ook nodig voor het dashboard 'Naleving en afwijkingen van betalingsvoorwaarden', waarmee je analyseert of klanten zich aan de afgesproken voorwaarden houden. Waarom dit belangrijk is Dit geeft de contractuele basis voor het betalingsschema en is nodig om naleving te analyseren en afwijkingen op te sporen die de cashflow beïnvloeden. Waar vind je dit? Dit is het veld 'Terms' (interne ID: terms) op het factuurtransactierecord. Voorbeelden Netto 30 dagenNetto 60 dagenTe betalen bij ontvangst
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving Dit geeft aan uit welk systeem de eventdata afkomstig is. In deze procesweergave is de waarde altijd 'NetSuite'. Dit verplichte attribuut is nodig voor datagovernance en om databronnen te onderscheiden in een omgeving met meerdere systemen. Waarom dit belangrijk is Dit zorgt voor herkomstinformatie en traceerbaarheid van data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en governance, vooral in omgevingen met meerdere gekoppelde systemen. Waar vind je dit? Dit is een vaste waarde ('NetSuite') die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden NetSuite
	Dagen te laat DaysOverdue	Het aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum nog openstaat.
Beschrijving Deze berekende metriek meet het aantal dagen tussen de vervaldatum van de factuur en de huidige datum (voor openstaande facturen) of de betaaldatum. Dit is een belangrijke KPI voor incasso. Het dashboard 'Ouderdom en status van achterstallige facturen' gebruikt deze metriek om incassoacties in te delen en te prioriteren. Een waarde van nul of lager betekent dat de factuur niet achterstallig is. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks hoe lang betalingen achterlopen. Deze metriek is belangrijk voor ouderdomsrapportages en het prioriteren van incassoactiviteiten. Waar vind je dit? Dit wordt berekend tijdens de datatransformatie: (huidige datum of betaaldatum) - vervaldatum. Voorbeelden 1532090
	Doorlooptijd van factuur tot betaling InvoiceToCashCycleTime	De totale tijd vanaf het aanmaken van de factuur tot de volledige betaling.
Beschrijving Deze berekende metriek meet de totale tijd tussen de activiteit 'Invoice Generated' en 'Invoice Settled'. De metriek geeft de prestaties weer van het volledige proces voor kredietbeheer en incasso. Met deze KPI kun je structurele vertragingen opsporen en op hoofdlijnen zien hoe snel geld binnenkomt. Waarom dit belangrijk is Deze KPI op hoofdlijnen meet de efficiëntie van het volledige factuur-tot-betalingsproces. Waar vind je dit? Dit wordt per case berekend in de process mining-tool: Timestamp('Invoice Settled') - Timestamp('Invoice Generated'). Voorbeelden 32 dagen45 dagen91 dagen
	Gebruikers-ID UserId	De identificatiecode van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals een betaling boeken of een klant bellen voor incasso. Je kunt hiermee de werkverdeling en teamprestaties analyseren en bepalen waar training nodig is. Bij geautomatiseerde activiteiten kan dit de ID van een systeemgebruiker zijn. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties per gebruiker of team analyseren, de werkverdeling begrijpen en zien waar handmatige tussenkomst plaatsvindt. Waar vind je dit? Afkomstig uit velden zoals 'Created By', 'Modified By' of een specifiek veld 'Owner' op transacties of gerelateerde records, zoals het record Phone Call voor incassogesprekken. Voorbeelden j.doea.smithSYSTEM
	Is geautomatiseerd IsAutomated	Een aanduiding die aangeeft of een activiteit automatisch door een systeem is uitgevoerd.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut geeft aan of een activiteit is uitgevoerd door een geautomatiseerde workflow of door een gebruiker. Zo kan de activiteit 'Overdue Reminder Sent' automatisch verlopen, terwijl 'Collection Call Made' handmatig wordt uitgevoerd. Dit attribuut is nodig voor het dashboard 'Frequentie en impact van handmatige activiteiten'. Daarmee kun je de mate van automatisering meten en mogelijkheden voor verdere automatisering vinden. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de mate van automatisering in het proces meten. Dat helpt om handmatig werk te verminderen en efficiënter te werken. Waar vind je dit? Dit is een afgeleid attribuut op basis van het activiteitstype of de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. Als de gebruiker bijvoorbeeld een aangewezen 'SYSTEM'-gebruiker is, wordt de activiteit als geautomatiseerd gemarkeerd. Voorbeelden truefalse
	Is op tijd betaald IsOnTimePayment	Een aanduiding die aangeeft of de betaling op of vóór de vervaldatum is ontvangen.
Beschrijving Dit berekende booleaanse attribuut controleert of de activiteit 'Payment Received' op of vóór de 'Due Date' van de factuur heeft plaatsgevonden. Zo kun je de KPI 'Percentage op tijd betaalde facturen' eenvoudig berekenen en betalingen op tijd en te laat makkelijk filteren en analyseren. De uitkomst laat duidelijk zien of de betaling op tijd was. Waarom dit belangrijk is Deze eenvoudige metriek met twee mogelijke uitkomsten laat zien of aan de betalingstermijn is voldaan. Zo kun je het percentage op tijd betaalde facturen eenvoudig berekenen en vergelijken. Waar vind je dit? Dit wordt berekend tijdens de datatransformatie: TRUE als (betaaldatum <= vervaldatum), anders FALSE. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp van de laatste data-update vanuit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces voor het laatst is geëxtraheerd en bijgewerkt in de process mining-tool. Zo zie je hoe actueel de data is waarop je de analyse uitvoert en kun je beslissingen nemen op basis van recente informatie. Waarom dit belangrijk is Dit maakt duidelijk hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten hoe recent de procesanalyse is. Waar vind je dit? Deze waarde wordt gegenereerd en aan de dataset toegevoegd wanneer de data wordt geëxtraheerd. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z
	Land Country	Het land van het factuuradres van de klant.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welk land het factuuradres van de klant staat. Je kunt het gebruiken om verschillen per regio te analyseren in betaalgedrag, de effectiviteit van incasso en het aantal geschillen. Zo kun je incassostrategieën afstemmen op specifieke regio's en zien welke invloed lokale economische omstandigheden hebben. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces per regio uitsplitsen. Zo worden regionale verschillen in betaalgedrag of procesefficiëntie zichtbaar. Waar vind je dit? Dit komt uit de gegevens bij 'Billing Address' van de factuurtransactie. Deze gegevens zijn meestal overgenomen uit de klantrecord. Voorbeelden USADuitslandJapan
	Naam incassomedewerker CollectorName	De naam van de incassomedewerker die aan de factuur is toegewezen.
Beschrijving Dit geeft aan welke incassomedewerker verantwoordelijk is voor een achterstallige factuur. Je kunt de prestaties van het incassoteam analyseren en de werkverdeling en effectiviteit per medewerker beoordelen. Dit attribuut ondersteunt KPI’s zoals 'Succespercentage van incassocontacten'. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de prestaties meten en de werkdruk binnen het incassoteam verdelen. Ook koppel je incassoactiviteiten aan specifieke medewerkers. Waar vind je dit? Dit is vaak een aangepast veld op het klant- of factuurrecord. Sommige NetSuite-bundels voor incasso voegen deze functie toe. Voorbeelden Alice JohnsonRobert WilliamsNiet toegewezen
	Reden van geschil DisputeReason	De reden die de klant opgeeft voor een geschil over een factuur.
Beschrijving Wanneer een klant een factuur betwist, legt dit attribuut de reden vast, zoals 'Onjuiste prijs', 'Beschadigde goederen' of 'Dubbele facturering'. Dit attribuut is belangrijk voor de dashboards 'Doorlooptijd van geschiloplossing' en 'Oorzaakanalyse van afgeboekte facturen'. Je ziet ermee waarom geschillen ontstaan en welke patronen je kunt aanpakken om nieuwe problemen te voorkomen. Waarom dit belangrijk is Dit helpt de oorzaken van geschillen met klanten op te sporen. De uitkomsten kunnen helpen om eerdere processtappen te verbeteren, zoals orderafhandeling of de juistheid van facturen. Waar vind je dit? Dit is waarschijnlijk een aangepast veld op het factuurrecord of een gerelateerd aangepast record voor het bijhouden van geschillen. Het is geen standaardveld in NetSuite. Voorbeelden Onjuist aantalPrijsverschilBeschadigde goederen
	Vertraging bij betalingsverwerking PaymentPostingLag	De tijd tussen het ontvangen van een betaling en het verwerken ervan in het systeem.
Beschrijving Deze berekende doorlooptijd meet de vertraging tussen de activiteit 'Payment Received' (wanneer het geld binnenkomt) en 'Payment Posted' (wanneer de betaling in NetSuite aan de factuur wordt toegewezen). Deze metriek is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van vertraging bij betalingsverwerking'. De vertraging maakt interne inefficiënties bij het verwerken van betalingen zichtbaar, die het inzicht in de kaspositie kunnen vertekenen. Waarom dit belangrijk is Maakt interne vertragingen bij het verwerken van betalingen zichtbaar. Die kunnen de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de status van klantrekeningen beïnvloeden. Waar vind je dit? Dit wordt berekend in de process mining-tool: Timestamp('Payment Posted') - Timestamp('Payment Received'). Voorbeelden 1 dag4 uur3 dagen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log. Zo kun je het incassoproces goed in kaart brengen en verbeteren.

5 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling ontvangen	Deze gebeurtenis markeert het moment waarop een klantbetaling wordt aangemaakt en aan een factuur wordt toegewezen. Dit is een belangrijk moment, rechtstreeks vastgelegd in het transactierecord Customer Payment in NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is nodig om DSO en het percentage betalingen op tijd te berekenen. De activiteit markeert de ontvangst van geld en is een belangrijke maatstaf voor het succes van incasso. Waar vind je dit? Vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het transactierecord 'Customer Payment'. De sublijst 'Apply' in dit record koppelt de betaling aan een of meer facturen. Vastleggen Gebruik de transactiedatum van het record Customer Payment. Gebeurtenistype explicit
	Factuur aangemaakt	Dit markeert het moment waarop de factuur als record in het systeem wordt aangemaakt. De gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van de factuurtransactie in NetSuite. Dit is het begin van de levenscyclus van de factuur.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het proces van factuur tot betaling. Deze gebeurtenis is nodig om belangrijke metrieken te berekenen, zoals Days Sales Outstanding (DSO) en de totale doorlooptijd van factuur tot betaling. Waar vind je dit? Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het factuurtransactierecord in NetSuite (de tabel Transaction, waar Type de waarde 'Invoice' heeft). Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het factuurtransactierecord. Gebeurtenistype explicit
	Factuur afgeboekt	Dit is een ongunstig einde van de levenscyclus van de factuur. De vordering wordt als oninbaar beschouwd en uit de debiteurenadministratie verwijderd. Dit wordt vastgelegd wanneer een journaalpost voor dubieuze debiteuren aan de factuur wordt toegewezen.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk eindpunt voor mislukte incasso. Door de routes naar afboekingen te analyseren, kun je zwakke punten in het kredietbeleid en de incassoaanpak opsporen en uiteindelijk oninbare vorderingen beperken. Waar vind je dit? Afgeleid van de toewijzing van een 'Journal Entry' aan de factuur, waarbij de journaalpost specifiek bedoeld is voor de afboeking van een oninbare vordering. Je kunt hiervoor ook een aangepaste status gebruiken. Vastleggen Gebruik de datum van de journaalpost voor afboeking die aan de factuur is toegewezen. Gebeurtenistype inferred
	Factuur betaald	De levenscyclus van de factuur is succesvol afgerond wanneer het openstaande bedrag door betalingen en eventuele toegepaste tegoeden tot nul is teruggebracht. Dit wordt afgeleid wanneer de factuurstatus verandert in 'Paid In Full'.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste succesvolle eindgebeurtenis van het proces. Dit is het laatste datapunt voor het berekenen van de totale doorlooptijd van factuur tot betaling. Waar vind je dit? Afgeleid van een wijziging van het veld 'Status' op de factuurtransactie naar 'Paid In Full'. De timestamp kan worden bepaald aan de hand van de datum van de laatste betaling of creditnota waarmee de factuur is afgesloten. Vastleggen Timestamp van de laatste betalingstoewijzing waardoor de status verandert in 'Paid In Full'. Gebeurtenistype inferred
	Vervaldatum van betaling verstreken	Deze berekende gebeurtenis vindt plaats wanneer de huidige datum na de vervaldatum van de factuur valt en de factuur nog niet volledig is betaald. De factuur gaat dan van de status 'actueel' naar 'achterstallig'.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis is een belangrijke aanleiding voor alle incassoactiviteiten. De tijd vanaf dit moment analyseren is belangrijk om de efficiëntie van incasso en aanmaningen te beoordelen. Waar vind je dit? Dit is een berekende gebeurtenis. De gebeurtenis wordt bepaald door de huidige datum te vergelijken met het veld 'Due Date' op het factuurtransactierecord. De timestamp van de gebeurtenis is de vervaldatum zelf. Vastleggen De timestamp is de waarde van het veld 'Due Date' op de factuur. Gebeurtenistype calculated
	Aanmaningsprocedure gestart	Dit markeert het begin van een formeel aanmanings- of incassoproces voor een achterstallige factuur. Dat proces kan uit meerdere stappen bestaan. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een specifiek aanmaningsniveau aan de factuur wordt toegewezen.
Waarom dit belangrijk is Door de start van formele aanmaningen bij te houden, kun je meten of het proces wordt gevolgd en hoe effectief het is. Dit is een belangrijk moment om te analyseren hoe verschillende aanmaningsstrategieën het betaalgedrag beïnvloeden. Waar vind je dit? Afgeleid van de datum waarop het veld 'Dunning Level' op de factuur of het klantrecord voor het eerst wordt ingesteld op een waarde hoger dan nul of op een eerste aanmaningsstatus. Vastleggen Bepaal de timestamp waarop de waarde van het veld Dunning Level verandert. Gebeurtenistype inferred
	Betaling geboekt	Dit is de datum waarop de financiële gevolgen van de betaling officieel in het grootboek worden vastgelegd. De gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de boekingsdatum van de Customer Payment-transactie.
Waarom dit belangrijk is De tijd tussen 'Betaling ontvangen' en 'Betaling geboekt' laat administratieve vertragingen zien. Deze vertraging analyseren is belangrijk voor een juiste en tijdige financiële rapportage. Waar vind je dit? Vastgelegd op basis van de 'Posting Period' of transactiedatum van de grootboekboeking van de transactie 'Customer Payment'. Vastleggen Gebruik de grootboekboekingsdatum van de Customer Payment-transactie. Gebeurtenistype explicit
	Creditnota aangemaakt	Dit is het moment waarop een creditnota wordt aangemaakt en verrekend met de factuur, bijvoorbeeld om een fout te corrigeren of een geschil op te lossen. In NetSuite is dit een expliciete transactie.
Waarom dit belangrijk is Veel creditnota’s kunnen wijzen op structurele problemen, zoals prijsfouten of problemen met verzending. Door deze gebeurtenissen te analyseren, kun je de oorzaken van omzetverlies opsporen. Waar vind je dit? Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het transactierecord Credit Memo dat aan de oorspronkelijke factuur is gekoppeld. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van de Credit Memo-transactie. Gebeurtenistype explicit
	Factuur naar klant verzonden	Dit is het moment waarop de factuur met de klant is gedeeld, meestal per e-mail. Vaak wordt dit afgeleid uit systeemlogboeken met uitgaande communicatie over de factuurtransactie.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit bij te houden, zie je hoeveel tijd er zit tussen het aanmaken van de factuur en het informeren van de klant. Die vertraging kan invloed hebben op de betalingstermijn. De activiteit geeft ook inzicht in hoe efficiënt de communicatie over facturen verloopt. Waar vind je dit? Afgeleid van de datum van een e-mail die vanuit het factuurrecord is verzonden. Je vindt deze op het subtabblad Communication > Messages van de factuurtransactie. Vastleggen Gebruik de timestamp van het record 'Message' dat aan de factuur is gekoppeld. Gebeurtenistype inferred
	Geschil geregistreerd	Dit geeft aan dat een klant formeel bezwaar heeft gemaakt tegen de factuur. Het reguliere incassoproces wordt dan onderbroken. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Disputed'.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis is het startpunt voor het meten van de tijd die nodig is om een geschil op te lossen. Veel geschillen kunnen wijzen op onderliggende problemen in het facturatie- of verkoopproces. Waar vind je dit? Afgeleid van een systeemlogboek of een wijziging met timestamp van een aangepast veld 'Invoice Status' naar bijvoorbeeld 'Disputed' of 'In Dispute'. Vastleggen Timestamp waarop een statusveld wordt bijgewerkt om een geschil aan te geven. Gebeurtenistype inferred
	Geschil opgelost	Dit markeert de oplossing van een geschil met een klant. Het incassoproces kan dan worden hervat of de factuur kan worden betaald. Dit wordt afgeleid wanneer de factuurstatus verandert van 'Disputed' naar een actieve status.
Waarom dit belangrijk is Dit is het eindpunt voor het meten van de doorlooptijd van geschiloplossing. Een geschil snel oplossen is belangrijk voor de klanttevredenheid en een vlotte cashflow. Waar vind je dit? Afgeleid van een systeemlogboek of een wijziging met timestamp van een aangepast veld 'Invoice Status' van 'Disputed' naar bijvoorbeeld 'Open' of 'Resolved'. Vastleggen Timestamp waarop een statusveld wordt bijgewerkt om aan te geven dat het geschil is opgelost. Gebeurtenistype inferred
	Herinnering voor achterstallige betaling verzonden	De klant ontvangt een eerste, vaak automatische herinnering over een achterstallige factuur. Deze activiteit wordt meestal vastgelegd wanneer een aanmaningsbrief wordt aangemaakt of wanneer een communicatiegebeurtenis wordt geregistreerd in de aanmaningsmodule van NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is de eerste stap in het aanmaningsproces. Door de frequentie en invloed op betalingen te analyseren, kun je beoordelen hoe effectief de eerste incassopogingen zijn. Waar vind je dit? Vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van een record 'Dunning Letter' dat aan de factuur is gekoppeld en is aangemaakt door de NetSuite Dunning SuiteApp. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het record Dunning Letter. Gebeurtenistype explicit
	Incassogesprek gevoerd	Een handmatige incassoactiviteit waarbij een incassomedewerker de klant belt. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van door gebruikers aangemaakte activiteiten van het type Phone Call in de CRM-module van NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Met deze activiteit kun je de handmatige inzet in het incassoproces meten. De frequentie en het succespercentage analyseren is belangrijk om de inzet van middelen en automatisering te verbeteren. Waar vind je dit? Vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van een activiteitrecord 'Phone Call' waarbij de klant het gekoppelde record is en het factuurnummer in het bericht staat. Vastleggen Gebruik de timestamp van de CRM-activiteit Phone Call. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit NetSuite

Stappen

Log in bij NetSuite: Meld je aan bij je NetSuite-account met een rol die rechten heeft om opgeslagen zoekopdrachten te maken en uit te voeren en de benodigde transactie- en activiteitsrecords te bekijken, zoals Factuur, klantbetaling en telefoongesprek.
Ga naar opgeslagen zoekopdrachten: Ga naar Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Herhaal dit proces om meerdere afzonderlijke zoekopdrachten te maken, één voor elk type gebeurtenis.
Maak de basiszoekopdracht voor facturen: Maak eerst een zoekopdracht voor de gebeurtenis ‘Factuur aangemaakt’. Selecteer ‘Transactie’ als zoektype. Met deze zoekopdracht leg je het aanmaken van facturen vast.
Stel de zoekcriteria in: Stel op het tabblad ‘Criteria’ de volgende filters in:
- Type is Factuur.
- Main Line is true. Zo krijg je één record per factuur, niet één per factuurregel.
- Date Created valt binnen de gewenste analyseperiode, bijvoorbeeld de afgelopen 6 maanden.
Stel de zoekresultaten in: Voeg op het tabblad ‘Results’ de kolommen toe die nodig zijn voor het event log. Gebruik aangepaste labels die overeenkomen met de vereiste attribuutnamen, zoals InvoiceNumber. Gebruik formules om het veld ActivityName in te vullen. De gedetailleerde veldtoewijzingen staan in het querygedeelte.
Maak zoekopdrachten voor andere gebeurtenissen: Maak volgens de instellingen in het querygedeelte aparte opgeslagen zoekopdrachten voor andere activiteiten, zoals betalingen, creditnota’s, incassogesprekken en statuswijzigingen. Hiervoor kunnen andere recordtypen nodig zijn, zoals ‘Phone Call’, of moet je zoeken in ‘System Notes’.
Voer zoekopdrachten uit en exporteer de resultaten: Voer elke opgeslagen zoekopdracht afzonderlijk uit. Klik op de resultatenpagina op het pictogram ‘Export - CSV’ om de data te downloaden. Geef elk bestand een duidelijke naam, zoals invoice_generated.csv of payment_received.csv.
Genereer gebeurtenissen voor ‘Vervaldatum betaling verstreken’: Deze gebeurtenis kun je niet rechtstreeks exporteren. Je moet haar na de data-export berekenen. Maak in een dataverwerkingstool naar keuze, zoals Python, Power Query of een ETL-tool, voor elke factuur die nog niet volledig is betaald een rij aan met ActivityName als ‘Vervaldatum betaling verstreken’ en EventTime als de DueDate plus één dag.
Voeg de geëxporteerde bestanden samen: Gebruik een externe tool om alle geëxporteerde CSV-bestanden onder elkaar in één hoofdbestand te zetten. Controleer vóór het samenvoegen of de kolomkoppen in alle bestanden hetzelfde zijn.
Maak de data klaar voor gebruik: Controleer het samengevoegde CSV-bestand. Zorg dat EventTime overal hetzelfde timestamp-formaat heeft, bijvoorbeeld YYYY-MM-DD HH:MI:SS, en dat elke rij de vereiste kolommen bevat: InvoiceNumber, ActivityName en EventTime.
Upload naar ProcessMind: Het samengevoegde CSV-bestand is klaar om als event log naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Vereisten: Je hebt een gebruikersrol nodig met rechten om Saved Searches te maken, te bewerken en te exporteren. Ook heb je toegang nodig tot de volgende recordtypen: Transactie (voor facturen, betalingen en creditnota’s), Phone Call (of andere CRM-activiteitsrecords) en System Notes.
Recordtypen: De belangrijkste recordtypen voor deze zoekopdrachten zijn Transactie en Phone Call. Ook het record System Note wordt gebruikt om statuswijzigingen en communicatiegebeurtenissen vast te leggen wanneer er geen directe transactierecords beschikbaar zijn.
Filteren op datumbereik: Pas in alle opgeslagen zoekopdrachten consequent een datumfilter toe, bijvoorbeeld Date Created of Last Modified Date. Zo houd je de prestaties op peil en beperk je de hoeveelheid data. Voor een eerste analyse is een periode van 3 tot 6 maanden aan data aan te raden.
Filter voor hoofdregel: Gebruik bij het zoeken in transactierecords het criterium Main Line is true om alleen informatie op kopniveau op te halen. Zo voorkom je dat gebeurtenissen voor elke regel op een factuur of betaling dubbel worden geteld.
Formules gebruiken: NetSuite-formules zijn nodig om de gestandaardiseerde kolom ActivityName te maken. Met velden van het type Formula (Text) kun je de activiteitsnaam voor elke zoekopdracht vast instellen. Gebruik indien nodig Formula (Date/Time) om timestampvelden te standaardiseren.
Exportlimieten: De CSV-export via de NetSuite-interface is doorgaans beperkt tot 100.000 rijen per zoekopdracht. Voor grotere datasets kun je zoekopdrachten uitvoeren voor kleinere datumbereiken of geplande zoekopdrachten gebruiken die de resultaten opslaan in de File Cabinet.

Voorbeeldquery sql

/*
This configuration outlines the setup for multiple NetSuite Saved Searches. 
Each search is designed to extract a specific activity for the event log.
Create one Saved Search in the NetSuite UI for each block defined below.
*/

// Saved Search 1: Invoice Generated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Generated",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Generated'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 2: Invoice Sent to Customer
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Sent",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "E-mailed"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Sent to Customer'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Note: 'Payment Due Date Passed' is a calculated event, generated post-export.

// Saved Search 3: Overdue Reminder Sent & Dunning Procedure Initiated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dunning Events",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "[Your Dunning Status Field]"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} = '[Your First Dunning Level]' THEN 'Dunning Procedure Initiated' ELSE 'Overdue Reminder Sent' END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 4: Collection Call Made
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Collection Calls",
  "RecordType": "Phone Call",
  "Criteria": [
    {"Field": "Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Collection Call Made'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Completed Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Company : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Company : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 5: Dispute Registered & Resolved
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dispute Status",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "Status"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Registered' WHEN {systemnotes.oldvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Resolved' ELSE NULL END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 6: Credit Memo Issued
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Credit Memos",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Credit Memo"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Applied To Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Credit Memo Issued'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 7: Payment Received & Posted
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Payments",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Customer Payment"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    // For 'Payment Received'
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Received'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    // For 'Payment Posted'
    // {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Posted'"},
    // {"Column": "EventTime", "Field": "[Your GL Posting Date Field]"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 8: Invoice Settled
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Settled",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Status", "Operator": "anyof", "Value": "Paid In Full"},
    {"Field": "Date Closed", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Settled'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Closed"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 9: Invoice Written Off
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Written Off",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Journal Entry"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "false"},
    {"Field": "Account", "Operator": "is", "Value": "[Your Bad Debt Expense Account]"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Written Off'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Created From : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Created From : Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Created From : Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Created From : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Created From : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Created From : Status"}
  ]
}

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger op je systeem is geïnstalleerd. Je hebt ook inloggegevens voor NetSuite SuiteTalk nodig, met name voor Token Based Authentication (TBA): Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret. De bijbehorende NetSuite-rol moet toegang hebben tot alle benodigde records, waaronder Transactions (Invoices, Payments en Credit Memos), CRM Activities (Phone Calls) en klantrecords.
Installeer Python-bibliotheken: Open de opdrachtregel of terminal en installeer de benodigde Python-bibliotheken. De belangrijkste zijn pandas voor dataverwerking en requests en requests_oauthlib voor API-aanroepen. Je kunt ook een speciale NetSuite-bibliotheek gebruiken. pip install pandas requests requests_oauthlib
Stel de authenticatie in: Zoek in het meegeleverde Python-script het gedeelte voor de inloggegevens. Vul je NetSuite Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret veilig in bij de daarvoor bestemde tijdelijke variabelen. We raden sterk aan om omgevingsvariabelen of een beveiligde kluis te gebruiken in plaats van de gegevens rechtstreeks in het script op te nemen.
Stel de extractieparameters in: Geef in het script met de variabelen start_date en end_date de periode voor de data-extractie op. Pas ook het filter subsidiary_id aan als je de extractie wilt beperken tot een specifieke NetSuite-dochteronderneming.
Bekijk hoe het script werkt: Het script voert voor elk van de 13 vereiste activiteiten een aparte query uit. Elke query is een afzonderlijke SuiteQL-instructie die naar het NetSuite REST API-eindpunt wordt gestuurd. Het script verwerkt de paginering automatisch en haalt zo alle records voor elke query op.
Voer het Python-script uit: Voer in de terminal de opdracht python your_netsuite_extraction_script.py uit. Het script maakt verbinding met NetSuite en voert de reeks query's uit. Tijdens het ophalen van data voor elke activiteit verschijnen statusupdates in de console.
Voeg de data samen en transformeer deze: Nadat de ruwe data voor elke activiteit is opgehaald, voegt het script met de pandas-bibliotheek alle afzonderlijke resultaten samen in één DataFrame. Dit DataFrame vormt het event log.
Controleer en sla het event log op: Het script slaat het uiteindelijke DataFrame op in een CSV-bestand met de naam netsuite_collections_event_log.csv. Open het bestand en controleer of de data volledig en correct is.
Maak het bestand klaar om te uploaden: Controleer of het uiteindelijke CSV-bestand de vereiste kolomkoppen bevat: InvoiceNumber, ActivityName en EventTime, plus eventuele aanbevolen attributen. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te uploaden.

Configuratie

Authenticatie: Het script gebruikt Token Based Authentication (TBA) van NetSuite. Je moet de Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret opgeven. De rol die aan het token is gekoppeld, moet leesrechten hebben voor Transactie-, Customer-, Phone Call- en Message-records.
Periode: De variabelen start_date en end_date in het script bepalen de extractieperiode. Voor een eerste analyse raden we 3 tot 6 maanden aan. Zo houd je de hoeveelheid data beheersbaar en blijven de prestaties goed.
Filter voor dochteronderneming: Met de variabele subsidiary_id kun je filteren op een specifieke bedrijfseenheid. Als je organisatie maar één dochteronderneming heeft, kun je dit filter weglaten.
API-eindpunt: Het script gebruikt het NetSuite SuiteQL REST API-eindpunt. Controleer of dit voor je account is ingeschakeld (/services/rest/query/v1/suiteql).
Paginering: Het script bevat een functie die gepagineerde API-antwoorden automatisch verwerkt. De page_size is ingesteld op 1000, het maximum dat de API toestaat. Zo zijn minder API-aanroepen nodig.
Aangepaste velden: De extractie van 'Dispute Registered' en 'Dispute Resolved' gaat ervan uit dat je aangepaste velden gebruikt (custbody_dispute_date, custbody_dispute_resolved_date). Pas het script aan met de daadwerkelijke veld-ID's in je NetSuite-omgeving.

Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Best practice: Use environment variables instead of hardcoding credentials.
NS_ACCOUNT = os.getenv(class="hl-string">'NS_ACCOUNT', class="hl-string">'[Your NetSuite Account ID]')
NS_CONSUMER_KEY = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'[Your Consumer Key]')
NS_CONSUMER_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'[Your Consumer Secret]')
NS_TOKEN_ID = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'[Your Token ID]')
NS_TOKEN_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'[Your Token Secret]')

class=class="hl-string">"hl-comment"># The base URL for the SuiteQL API endpoint
BASE_URL = fclass="hl-string">"https://{NS_ACCOUNT.replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'
SUBSIDIARY_ID = class="hl-string">'[Your Subsidiary ID]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Optional: filter by subsidiary

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and handles pagination."""
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000

    oauth = OAuth1(
        client_key=NS_CONSUMER_KEY,
        client_secret=NS_CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=NS_TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=NS_TOKEN_SECRET,
        realm=NS_ACCOUNT,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(BASE_URL, headers=headers, data=payload, auth=oauth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            
            if not data.get(class="hl-string">'items'):
                break

            all_results.extend(data[class="hl-string">'items'])
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response body: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
            return None

    return all_results

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the data extraction."""
    all_events = []
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Common WHERE clause for filtering by date and subsidiary
    common_filter = fclass="hl-string">"WHERE T.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}"

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Define SuiteQL Queries for Each Activity ---
    queries = {
        class="hl-string">'Invoice Generated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Generated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.createdDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.createdDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Sent to Customer': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND M.emailed = 'T' AND M.messageDate IS NOT NULL
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Payment Due Date Passed': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Due Date Passed' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD"T"23:59:59"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status NOT IN ('CustInvc:B', 'CustInvc:A') -- Not Paid In Full or Pending Approval
                AND T.dueDate < CURRENT_DATE
                AND T.dueDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Overdue Reminder Sent': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Overdue Reminder Sent' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND (M.subject LIKE '%Overdue%' OR M.subject LIKE '%Reminder%')
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dunning Procedure Initiated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dunning Procedure Initiated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(SL.systemNoteDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
                INNER JOIN SystemNote AS SL ON T.id = SL.recordId
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND SL.field = 'custbody_dunning_level' AND SL.oldValue IS NULL -- Assumes a custom dunning level field
                AND SL.systemNoteDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Collection Call Made': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Collection Call Made' AS ActivityName,
                TO_CHAR(PC.completedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                PhoneCall AS PC
                INNER JOIN Transaction AS T ON PC.transaction = T.id
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND PC.title LIKE '%Collection%'
                AND PC.completedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Registered': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Registered' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute date field
                AND T.custbody_dispute_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Resolved': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Resolved' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_resolved_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_resolved_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute resolved date field
                AND T.custbody_dispute_resolved_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Credit Memo Issued': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Credit Memo Issued' AS ActivityName,
                TO_CHAR(CM.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                CM.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS CM
                INNER JOIN TransactionLine AS CML ON CM.id = CML.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON CML.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON CM.entity = C.id
            WHERE
                CM.type = 'CustCred' AND CM.voided = 'F' AND CM.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND CM.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Received': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Received' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND P.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Posted': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Posted' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.postingdate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc' AND P.posting = 'T'
                AND P.postingdate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Settled': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Settled' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.lastModifiedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status = 'CustInvc:B' -- Paid In Full
                AND T.lastModifiedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Written Off': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Written Off' AS ActivityName,
                TO_CHAR(JE.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                JE.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS JE
                INNER JOIN TransactionLine AS JEL ON JE.id = JEL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON JEL.entity = AppliedTo.entity -- A best-effort link via customer
                INNER JOIN Customer AS C ON JE.entity = C.id
            WHERE
                JE.type = 'Journal' AND JE.voided = 'F' AND JE.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND JEL.account = [Your Bad Debt Expense Account ID] -- Must configure your specific bad debt account
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND JE.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
                AND (JEL.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%' OR JE.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%') -- Best-effort link by checking memo field for invoice number
        """
    }

    for activity, query in queries.items():
        print(fclass="hl-string">"Fetching data for: {activity}...")
        results = execute_suiteql(query)
        if results:
            all_events.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"  ...found {len(results)} events.")
        else:
            print(fclass="hl-string">"  ...no events found or an error occurred.")

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    df.rename(columns=lambda c: class="hl-string">''.join(c.split()).capitalize(), inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_file = class="hl-string">'netsuite_collections_event_log.csv'
    df.to_csv(output_file, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nEvent log successfully saved to {output_file}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en te zien hoe je proces voor kredietbeheer en incasso verloopt. Begin vandaag met het verbeteren van je kasstroom.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter vandaag nog kredietbeheer en incasso!

Spoor inefficiënties op, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter je kasstroom.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten aan de slag.

Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Extractiegidsen

Data exporteren uit NetSuite Saved Searches en rapporten

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Data extraheren met Python via NetSuite SuiteTalk Web Services

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter vandaag nog kredietbeheer en incasso!