> Continue procesverbetering > Kredietbeheer en incasso > NetSuite > Datatemplate

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

NetSuite

Attributen voor kredietbeheer en incasso (21) Activiteiten voor kredietbeheer en incasso (13) Extractiegidsen (2)

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Deze template helpt je om de juiste data te verzamelen voor de analyse van je proces voor kredietbeheer en incasso. Je ziet welke attributen en activiteiten nodig zijn en krijgt praktische aanwijzingen voor data-extractie. Zo kun je snel aan de slag. Met deze aanbevelingen zorg je dat je data geschikt is voor een goede procesanalyse en gerichte verbeteringen.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Aanwijzingen voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een grondige analyse van je proces voor kredietbeheer en incasso.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 13 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek moment heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of gebeurtenis in het krediet- en incassoproces, zoals 'Invoice Generated', 'Payment Received' of 'Dispute Registered'. Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Zo zie je de werkelijke procesflow, afwijkingen en bottlenecks. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut vormt de basis van de procesmap en maakt visualisatie en analyse van de procesflow mogelijk. Waar je het vindt Dit veld wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen van transactierecords, zoals Invoice en Customer Payment, of uit gerelateerde records zoals systeemnotities, aangepaste records voor incassoactiviteiten of CRM-taken. Voorbeelden Factuur aangemaaktHerinnering voor achterstallige betaling verzondenBetaling ontvangenFactuur afgeboekt
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van elke klantfactuur.
Beschrijving Het factuurnummer is de primaire case-identificatie en koppelt alle activiteiten rond een specifieke vordering op unieke wijze. Zo kun je de volledige levenscyclus analyseren, van het aanmaken van de factuur en de daaropvolgende kredietbeheeracties tot de uiteindelijke betaling of oplossing via incasso. In NetSuite komt dit meestal overeen met de Transaction ID wanneer het transactietype 'Invoice' is. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële sleutel om de route van een factuur van aanmaak tot vereffening te volgen en het proces end-to-end te analyseren. Waar je het vindt Dit is meestal het veld 'Transaction ID' (interne ID: tranid) op het Invoice-record in NetSuite. Voorbeelden INV0012345INV0054321INV0098765
	Tijdstip van gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond.
Beschrijving Dit attribuut legt de exacte datum en tijd van elke procesactiviteit vast. Het is de basis voor alle tijdsanalyses, waaronder het berekenen van doorlooptijden, duur en wachttijden tussen stappen. In NetSuite is deze timestamp meestal de aanmaakdatum of datum van laatste wijziging van het relevante record of de systeemnotitie. Waarom dit belangrijk is Hiermee bereken je alle tijdgerelateerde prestatiekengetallen, zoals doorlooptijden en bottlenecks. Die zijn belangrijk voor efficiëntieanalyses. Waar je het vindt De bron bestaat uit datumvelden op verschillende records. Voor 'Invoice Generated' is dat bijvoorbeeld 'Date Created' van een Invoice-record. Voor statuswijzigingen kan het de timestamp uit een System Note zijn. Voorbeelden 2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Dit is het totale bedrag dat op de factuur moet worden betaald. Het is een belangrijk financieel attribuut voor vrijwel alle analyses, zoals het bepalen van de financiële impact van late betalingen of het analyseren van afboekingen op facturen met een hoge waarde. Het helpt om incasso-inspanningen te prioriteren. Waarom dit belangrijk is Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je analyses uitvoeren op basis van geldwaarde, bijvoorbeeld door incasso voor waardevolle achterstallige facturen voorrang te geven. Waar je het vindt Dit is het veld 'Amount (Total)' (interne ID: total) op het Invoice-transactierecord. Voorbeelden 1500.00250.5012500.75
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Geeft de huidige status van de factuur aan, zoals 'Open', 'Paid In Full' of 'Overdue'. Je kunt hiermee facturen filteren en alleen actieve of problematische facturen analyseren. Het dashboard 'Overdue Invoices Aging and Status' gebruikt dit attribuut voor een momentopname van openstaande vorderingen. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om analyses te filteren op specifieke fasen van de factuurlevenscyclus, zoals openstaande, achterstallige of betwiste facturen. Waar je het vindt Dit komt overeen met het veld 'Status' (interne ID: status) op het Invoice-transactierecord. Voorbeelden OpenVolledig betaaldAchterstallig
	Klant-ID CustomerId	De unieke identificatie van de klant die bij de factuur hoort.
Beschrijving Dit attribuut koppelt een factuur aan een specifieke klantentiteit in NetSuite. Het is nodig om de data te segmenteren en procesprestaties voor verschillende klanten of klantgroepen te analyseren. Zo kun je bijvoorbeeld betaalgedrag of geschilpercentages van strategische accounts vergelijken met die van kleine bedrijven. Waarom dit belangrijk is Maakt klantgerichte analyses mogelijk. Zo ontdek je welke klanten vaak te laat betalen, geschillen starten of afwijkende processen volgen. Waar je het vindt Dit is het veld 'Customer' (interne ID: entity) op het Invoice-transactierecord. Voorbeelden CUST001CUST002CUST003
	Klantsegment CustomerSegment	De classificatie van de klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, sector of regio.
Beschrijving Met Customer Segment deel je klanten in betekenisvolle groepen in, zoals 'Enterprise', 'SMB' en 'Public Sector'. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Collection Strategy Performance by Segment', omdat je hiermee de effectiviteit van verschillende incassoaanpakken per segment kunt vergelijken. Zo pas je strategieën aan op het gedrag van elke groep. Waarom dit belangrijk is Maakt gerichte analyses mogelijk om te bepalen of bepaalde procesproblemen of betaalpatronen vooral in specifieke klantgroepen voorkomen. Waar je het vindt Dit is vaak een aangepast veld op het Customer-record in NetSuite. De data moet van het Customer-record aan de Invoice-transactie worden gekoppeld. Voorbeelden EnterpriseMiddelgrote marktSMB
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald.
Beschrijving De Due Date is de contractueel afgesproken betaaldatum. Deze datum bepaalt of een betaling op tijd of te laat is. Het attribuut is nodig voor KPI's zoals 'On-Time Payment Rate' en voor het starten van dunningactiviteiten nadat de datum is verstreken. Waarom dit belangrijk is Dient als belangrijkste referentie voor het meten van tijdige betalingen. Ook is de datum nodig om het aantal dagen achterstand te berekenen en naleving van betalingstermijnen te bewaken. Waar je het vindt Dit is het veld 'Due Date' (interne ID: duedate) op het Invoice-transactierecord. Voorbeelden 2023-02-142023-03-312023-04-15
	Bedrijfsonderdeel BusinessUnit	De bedrijfseenheid of dochteronderneming die aan de transactie is gekoppeld.
Beschrijving Geeft de specifieke bedrijfseenheid, afdeling of dochteronderneming aan die de factuur heeft uitgegeven. In NetSuite OneWorld-accounts komt dit meestal overeen met het veld 'Subsidiary'. Zo kun je processen per onderdeel van de organisatie analyseren, prestaties vergelijken en problemen per divisie identificeren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende organisatieonderdelen te vergelijken. Zo zie je verschillen die om een andere aanpak kunnen vragen. Waar je het vindt In NetSuite OneWorld is dit het veld 'Subsidiary'. In andere accounts kan dit, afhankelijk van de configuratie, 'Department' of 'Class' zijn. Voorbeelden Westen van de VSEMEA-dienstenAPAC-producten
	Betaling op tijd IsOnTimePayment	Een vlag die aangeeft of de betaling op of vóór de vervaldatum is ontvangen.
Beschrijving Dit berekende booleaanse attribuut controleert of de activiteit 'Betaling ontvangen' op of vóór de 'Vervaldatum' van de factuur plaatsvond. Hiermee bereken je de KPI 'Percentage betalingen op tijd' eenvoudiger en kun je betalingen op tijd en te late betalingen makkelijk filteren en analyseren. Het resultaat is een duidelijke binaire uitkomst voor de betalingsprestaties. Waarom dit belangrijk is Een eenvoudige binaire maatstaf om te beoordelen of aan de betalingstermijn is voldaan. Zo kun je het percentage betalingen op tijd eenvoudig berekenen en vergelijken. Waar je het vindt Dit wordt berekend tijdens de data-transformatie: TRUE als (betalingsdatum <= vervaldatum), anders FALSE. Voorbeelden truefalse
	Betalingstermijnen PaymentTerms	De met de klant afgesproken betalingstermijnen voor de factuur.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft onder welke voorwaarden de klant de factuur moet betalen, zoals 'Net 30' of 'Net 60'. Het vormt de basis voor het berekenen van de Due Date en is belangrijk voor het dashboard 'Payment Terms Compliance and Deviations', dat analyseert of klanten zich aan de afgesproken termijnen houden. Waarom dit belangrijk is Vormt de contractuele basis voor betalingsschema's en is nodig om naleving te analyseren en afwijkingen te identificeren die de cashflow beïnvloeden. Waar je het vindt Dit is het veld 'Terms' (interne ID: terms) op het Invoice-transactierecord. Voorbeelden 30 dagen netto60 dagen nettoDirect betalen
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving Identificeert het oorspronkelijke systeem van de eventdata. Voor deze procesweergave is de waarde steeds 'NetSuite'. Het attribuut is wel verplicht voor datagovernance en om databronnen in een omgeving met meerdere systemen van elkaar te onderscheiden. Waarom dit belangrijk is Zorgt voor datalinie en traceerbaarheid. Dat is belangrijk voor datavalidatie en governance, vooral in omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen. Waar je het vindt Dit is een statische waarde ('NetSuite') die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden NetSuite
	Dagen achterstallig DaysOverdue	Het aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum nog niet is betaald.
Beschrijving Deze berekende maatstaf meet het aantal dagen tussen de vervaldatum van de factuur en de huidige datum, voor openstaande facturen, of de betaaldatum. Het is een belangrijke KPI voor incasso. In het dashboard 'Overdue Invoices Aging and Status' gebruik je deze waarde om incasso-inspanningen te categoriseren en prioriteren. Een waarde van nul of lager betekent dat de factuur niet achterstallig is. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks de ernst van betalingsvertragingen. Het is een belangrijke maatstaf voor ouderdomsrapportages en het prioriteren van incassoactiviteiten. Waar je het vindt Dit wordt berekend tijdens de data-transformatie: (huidige datum of betalingsdatum) - vervaldatum. Voorbeelden 1532090
	Doorlooptijd van factuur tot betaling InvoiceToCashCycleTime	De totale tijd vanaf het aanmaken van de factuur tot de definitieve betaling.
Beschrijving Deze berekende maatstaf meet de totale duur vanaf de activiteit 'Factuur aangemaakt' tot de activiteit 'Factuur betaald'. De maatstaf laat zien hoe het volledige proces voor kredietbeheer en incasso presteert. Met deze KPI ontdek je structurele vertragingen en krijg je op hoofdlijnen zicht op de snelheid van de kasstroom. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke KPI op hoofdlijnen die de efficiëntie van het volledige factuur-tot-betalingproces meet. Waar je het vindt Dit is een berekening op case-niveau in de process mining-tool: Timestamp('Factuur betaald') - Timestamp('Factuur aangemaakt'). Voorbeelden 32 dagen45 dagen91 dagen
	Gebruikers-ID UserId	De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een activiteit, zoals het boeken van een betaling of voeren van een incassogesprek. Zo kun je werkverdeling en teamprestaties analyseren en trainingsbehoeften vaststellen. Bij geautomatiseerde activiteiten kan dit een systeemgebruikers-ID zijn. Waarom dit belangrijk is Maakt prestatieanalyses per gebruiker of team mogelijk. Ook zie je hiermee hoe het werk is verdeeld en waar handmatige interventies plaatsvinden. Waar je het vindt Afkomstig uit velden zoals 'Created By', 'Modified By' of een specifiek veld 'Owner' op transacties of gerelateerde records, zoals het Phone Call-record voor incassogesprekken. Voorbeelden j.doea.smithSYSTEEM
	Is geautomatiseerd IsAutomated	Een indicator die aangeeft of een activiteit automatisch door een systeem is uitgevoerd.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut geeft aan of een activiteit door een geautomatiseerde workflow of door een menselijke gebruiker is uitgevoerd. Zo kan 'Overdue Reminder Sent' automatisch zijn, terwijl 'Collection Call Made' handmatig gebeurt. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Manual Activity Frequency and Impact', waarmee je het automatiseringsniveau meet en mogelijkheden voor verdere automatisering vindt. Waarom dit belangrijk is Helpt het automatiseringsniveau in het proces te kwantificeren. Zo ondersteun je initiatieven om handmatig werk te verminderen en efficiënter te werken. Waar je het vindt Dit is een afgeleid attribuut op basis van het activiteitstype of de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. Als de gebruiker bijvoorbeeld een aangewezen 'SYSTEM'-gebruiker is, wordt de activiteit als geautomatiseerd gemarkeerd. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp van de laatste datarefresh vanuit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor dit proces voor het laatst is geëxtraheerd en bijgewerkt in de process mining-tool. Zo weet je hoe actueel de data is die je analyseert en baseer je beslissingen op actuele informatie. Waarom dit belangrijk is Geeft transparantie over de actualiteit van de data, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is. Waar je het vindt Deze waarde wordt tijdens de data-extractie gegenereerd en aan de dataset toegevoegd. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z
	Land Country	Het land van het factuuradres van de klant.
Beschrijving Dit attribuut geeft het land aan dat bij het factuuradres van de klant op de factuur hoort. Je gebruikt het om geografische verschillen in betaalgedrag, incasso-effectiviteit en geschilpercentages te analyseren. Zo kun je incassostrategieën aanpassen aan specifieke regio's en de invloed van lokale economische omstandigheden begrijpen. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische segmentatie van het proces mogelijk. Zo komen regionale verschillen in betaalgedrag of procesefficiëntie aan het licht. Waar je het vindt Afkomstig uit de gegevens van het 'Billing Address' op de Invoice-transactie. Dit adres wordt meestal overgenomen van het Customer-record. Voorbeelden USADuitslandJapan
	Naam incassomedewerker CollectorName	De naam van de incassomedewerker die aan de factuur is toegewezen.
Beschrijving Identificeert de specifieke incassomedewerker of verantwoordelijke die een achterstallige factuur beheert. Zo kun je prestaties binnen het incassoteam analyseren, de werkverdeling begrijpen en de effectiviteit van individuele medewerkers beoordelen. Het ondersteunt KPI's zoals 'Collections Contact Success Rate'. Waarom dit belangrijk is Maakt prestatiemeting en een evenwichtige werkverdeling binnen het incassoteam mogelijk. Ook koppel je incassoactiviteiten aan specifieke medewerkers. Waar je het vindt Dit is vaak een aangepast veld op het Customer- of Invoice-record. Sommige NetSuite-bundels voor incasso voegen deze functie toe. Voorbeelden Alice JohnsonRobert WilliamsNiet toegewezen
	Reden van geschil DisputeReason	De reden die de klant voor een geschil over een factuur heeft opgegeven.
Beschrijving Wanneer een klant een factuur betwist, legt dit attribuut de reden vast, zoals 'Incorrect Pricing', 'Damaged Goods' of 'Duplicate Billing'. Het is belangrijk voor de dashboards 'Invoice Dispute Resolution Time' en 'Invoice Write-Off Root Cause Analysis'. Zo begrijp je waarom geschillen ontstaan en ontdek je patronen die je kunt aanpakken om toekomstige problemen te voorkomen. Waarom dit belangrijk is Helpt de grondoorzaken van klantgeschillen te identificeren. Zo krijg je inzichten om processen eerder in de keten te verbeteren, zoals orderafhandeling of de nauwkeurigheid van facturatie. Waar je het vindt Dit is waarschijnlijk een aangepast veld op het Invoice-record of een gerelateerd aangepast record voor het volgen van geschilcases. Het is geen standaardveld in NetSuite. Voorbeelden Onjuist aantalPrijsverschilBeschadigde goederen
	Vertraging bij betalingsverwerking PaymentPostingLag	De tijd tussen het ontvangen van een betaling en het verwerken ervan in het systeem.
Beschrijving Deze berekende doorlooptijd meet de vertraging tussen de activiteit 'Betaling ontvangen' en de activiteit 'Betaling verwerkt', waarbij de betaling in NetSuite aan de factuur wordt toegewezen. Dit is een belangrijke maatstaf voor het dashboard 'Analyse van vertraging bij betalingsverwerking'. Je ziet hiermee interne inefficiënties bij het verwerken van ontvangen betalingen, die het zicht op de kaspositie kunnen vertekenen. Waarom dit belangrijk is Maakt interne vertragingen bij het verwerken van ontvangen betalingen zichtbaar. Die kunnen de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de status van klantrekeningen beïnvloeden. Waar je het vindt Dit wordt berekend in de process mining-tool: Timestamp('Betaling verwerkt') - Timestamp('Betaling ontvangen'). Voorbeelden 1 dag4 uur3 dagen

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige ontdekking en optimalisatie van je incassoworkflow.

5 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling ontvangen	Deze gebeurtenis markeert het moment waarop een klantbetaling wordt aangemaakt en op een factuur wordt toegepast. Het is een belangrijk ijkpunt dat rechtstreeks uit het Customer Payment-transactierecord in NetSuite komt.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van DSO en On-Time Payment Rate. Ze geeft aan dat het geld is ontvangen en is een belangrijke maatstaf voor succesvol incasseren. Waar je het vindt Afkomstig van de aanmaakdatum van het 'Customer Payment'-transactierecord. De 'Apply'-sublist op dit record koppelt de betaling aan een of meer facturen. Vastleggen Gebruik de transactiedatum van het Customer Payment-record. Eventtype explicit
	Factuur aangemaakt	Geeft aan dat het factuurrecord officieel in het systeem is aangemaakt. Deze gebeurtenis komt uit de aanmaakdatum van de factuurtransactie in NetSuite en vormt het startpunt van de levenscyclus van de factuur.
Waarom dit belangrijk is Dit is de primaire startgebeurtenis voor het Invoice-to-Cash-proces. De gebeurtenis is nodig om belangrijke kengetallen zoals Days Sales Outstanding (DSO) en de totale Invoice-to-Cash-doorlooptijd te berekenen. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis uit de aanmaakdatum van het factuurtransactierecord in NetSuite, in de Transaction-tabel waar Type 'Invoice' is. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het factuurtransactierecord. Eventtype explicit
	Factuur afgeboekt	Een onsuccesvol einde van de factuurlevenscyclus. De vordering wordt als oninbaar beschouwd en uit de debiteurenadministratie verwijderd. Dit wordt vastgelegd wanneer een journaalpost voor oninbare vorderingen op de factuur wordt toegepast.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk faaleindpunt. Door de routes naar afboekingen te analyseren, ontdek je zwakke plekken in het kredietbeleid en de incassostrategie. Zo beperk je uiteindelijk oninbare vorderingen. Waar je het vindt Afgeleid uit het toepassen van een 'Journal Entry' op de factuur, waarbij de journaalpost specifiek bedoeld is voor een afboeking van een oninbare vordering. Je kunt hiervoor ook een aangepaste status gebruiken. Vastleggen Gebruik de datum van de afboekingsjournaalpost die op de factuur is toegepast. Eventtype inferred
	Factuur vereffend	De factuurlevenscyclus is succesvol afgerond. Het openstaande saldo is door betalingen en toegepaste credits teruggebracht naar nul. Dit wordt afgeleid wanneer de factuurstatus verandert naar 'Paid In Full'.
Waarom dit belangrijk is Dit is de primaire succesvolle eindgebeurtenis van het proces. Het is het laatste datapunt voor het berekenen van de end-to-end Invoice-to-Cash-doorlooptijd. Waar je het vindt Afgeleid uit de wijziging van het veld 'Status' op de Invoice-transactie naar 'Paid In Full'. De timestamp kan worden overgenomen van de datum van de laatste betaling of credit memo waarmee de factuur is gesloten. Vastleggen Timestamp van de laatste betalingstoepassing waarmee de status 'Paid In Full' wordt ingesteld. Eventtype inferred
	Vervaldatum van betaling verstreken	Een berekende gebeurtenis die optreedt wanneer de huidige datum de vervaldatum van de factuur overschrijdt en de factuur nog niet volledig is betaald. De factuur gaat dan van 'current' naar 'overdue'.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis is een belangrijke trigger voor alle incassoactiviteiten. Door de tijd na deze gebeurtenis te analyseren, krijg je zicht op de efficiëntie van incasso en dunning. Waar je het vindt Dit is een berekende gebeurtenis. De gebeurtenis wordt bepaald door de huidige datum te vergelijken met het veld 'Due Date' op het Invoice-transactierecord. De timestamp van de gebeurtenis is de Due Date zelf. Vastleggen De timestamp is de waarde van het veld 'Due Date' op de factuur. Eventtype calculated
	Betaling geboekt	Geeft de datum aan waarop de financiële impact van de betaling officieel in het General Ledger is vastgelegd. Dit komt uit de boekingsdatum van de Customer Payment-transactie.
Waarom dit belangrijk is De tijd tussen 'Payment Received' en 'Payment Posted' laat administratieve vertragingen zien. Door deze vertraging te analyseren, zorg je voor een correcte en tijdige financiële rapportage. Waar je het vindt Afkomstig uit de 'Posting Period' of transactiedatum van de impact van de 'Customer Payment'-transactie op het General Ledger. Vastleggen Gebruik de GL-boekingsdatum van de Customer Payment-transactie. Eventtype explicit
	Credit Memo uitgegeven	Geeft aan dat een credit memo is aangemaakt en op de factuur is toegepast, vaak om een fout te corrigeren of als onderdeel van de oplossing van een geschil. Dit is een expliciete transactie in NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Veel credit memo's kunnen wijzen op structurele problemen, zoals prijsfouten of problemen met verzending. Door het voorkomen ervan te analyseren, ontdek je de grondoorzaken van omzetverlies. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis uit de aanmaakdatum van het Credit Memo-transactierecord dat aan de oorspronkelijke factuur is gekoppeld. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van de Credit Memo-transactie. Eventtype explicit
	Dunningprocedure gestart	Geeft het begin aan van een formeel dunning- of incassoproces voor een achterstallige factuur, dat uit meerdere stappen kan bestaan. Dit wordt vastgelegd wanneer een specifiek dunningniveau aan de factuur wordt toegewezen.
Waarom dit belangrijk is Door de start van formele dunning te volgen, kun je naleving en effectiviteit van dunning meten. Dit is een belangrijk ijkpunt om te analyseren hoe verschillende dunningstrategieën het betaalgedrag beïnvloeden. Waar je het vindt Afgeleid van de datum waarop het veld 'Dunning Level' op de factuur of klant voor het eerst wordt ingesteld op een niet-nulwaarde of een eerste dunningstatus. Vastleggen Identificeer de timestamp waarop het veld Dunning Level verandert. Eventtype inferred
	Factuur naar klant verzonden	Geeft aan dat de factuur met de klant is gedeeld, meestal per e-mail. Dit wordt vaak afgeleid uit systeemlogs waarin uitgaande communicatie over de factuurtransactie wordt bijgehouden.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit te volgen, zie je vertragingen tussen het aanmaken van de factuur en de melding aan de klant. Die vertragingen kunnen de betalingstijd beïnvloeden. Zo krijg je zicht op de efficiëntie van het communicatieproces rond facturatie. Waar je het vindt Afgeleid van de datum waarop een e-mail vanuit het factuurrecord is verzonden. Deze datum staat op het tabblad Communication > Messages van de Invoice-transactie. Vastleggen Gebruik de timestamp van het aan de factuur gekoppelde 'Message'-record. Eventtype inferred
	Geschil geregistreerd	Geeft aan dat een klant formeel bezwaar heeft gemaakt tegen de factuur, waardoor het standaardincassoproces wordt gepauzeerd. Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de factuur naar 'Disputed'.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis is het startpunt voor het meten van de tijd om een geschil op te lossen. Veelvoorkomende geschillen kunnen onderliggende problemen in het facturatie- of salesproces blootleggen. Waar je het vindt Afgeleid uit een systeemlog of een wijziging met timestamp van een aangepast veld 'Invoice Status' naar bijvoorbeeld 'Disputed' of 'In Dispute'. Vastleggen Timestamp waarop een statusveld wordt bijgewerkt om een geschil vast te leggen. Eventtype inferred
	Geschil opgelost	Markeert de oplossing van een klantgeschil, waarna het incassoproces kan worden hervat of de factuur kan worden betaald. Dit wordt afgeleid wanneer de factuurstatus van 'Disputed' teruggaat naar een actieve status.
Waarom dit belangrijk is Dit is het eindpunt voor het meten van de doorlooptijd van geschiloplossing. Een efficiënte oplossing van geschillen is belangrijk voor klanttevredenheid en een snellere cashflow. Waar je het vindt Afgeleid uit een systeemlog of een wijziging met timestamp van een aangepast veld 'Invoice Status' van 'Disputed' naar bijvoorbeeld 'Open' of 'Resolved'. Vastleggen Timestamp waarop een statusveld wordt bijgewerkt om aan te geven dat het geschil is opgelost. Eventtype inferred
	Herinnering voor achterstallige betaling verzonden	Er wordt een eerste, vaak automatische herinnering naar de klant gestuurd over een achterstallige factuur. Deze activiteit komt meestal uit de aanmaak van een dunningbrief of een geregistreerde communicatiegebeurtenis in de dunningmodule van NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is de eerste stap in het dunningproces. Door de frequentie en invloed op betalingen te analyseren, kun je de effectiviteit van de eerste incassopogingen beoordelen. Waar je het vindt Afkomstig van de aanmaakdatum van een aan de factuur gekoppeld 'Dunning Letter'-record, gegenereerd door de NetSuite Dunning SuiteApp. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het Dunning Letter-record. Eventtype explicit
	Incassogesprek gevoerd	Een handmatige incassoactiviteit waarbij een incassomedewerker telefonisch contact opneemt met de klant. Deze gebeurtenis komt uit door gebruikers aangemaakte Phone Call-activiteitsrecords in de CRM-module van NetSuite.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit helpt de handmatige inspanning in het incassoproces te kwantificeren. Door de frequentie en het succespercentage te analyseren, kun je de inzet van capaciteit en automatisering verbeteren. Waar je het vindt Afkomstig van de aanmaakdatum van een 'Phone Call'-activiteitsrecord waarbij de klant het gerelateerde record is en het factuurnummer in het bericht staat. Vastleggen Gebruik de timestamp uit het Phone Call CRM-activiteitsrecord. Eventtype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit NetSuite

Stappen

Aanmelden bij NetSuite: Open je NetSuite-account met een rol die rechten heeft om Saved Searches te maken en uit te voeren en de vereiste transactie- en activiteitsrecords te bekijken, zoals Factuur, Customer Payment en Phone Call.
Naar Saved Searches gaan: Ga naar Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Herhaal dit proces om meerdere afzonderlijke zoekopdrachten te maken, één voor elk type gebeurtenis.
Bas zoekopdracht voor facturen maken: Maak eerst een zoekopdracht voor de gebeurtenis ‘Factuur gegenereerd’. Selecteer ‘Transaction’ als zoektype. Met deze zoekopdracht leg je het maken van de factuur vast.
Zoekcriteria definiëren: Stel op het subtabblad ‘Criteria’ de volgende filters in:
- Type is Factuur.
- Main Line is true. Zo krijg je één record per factuur in plaats van één record per factuurregel.
- Date Created valt binnen de gewenste analyseperiode, bijvoorbeeld de afgelopen 6 maanden.
Zoekresultaten definiëren: Voeg op het subtabblad ‘Results’ de kolommen toe die nodig zijn voor het event log. Gebruik aangepaste labels die overeenkomen met de vereiste attribuutnamen, zoals InvoiceNumber. Gebruik formules om het veld ActivityName in te vullen. De gedetailleerde veldmapping staat in het querygedeelte.
Zoekopdrachten voor andere gebeurtenissen maken: Maak op basis van de configuratie in het querygedeelte afzonderlijke saved searches voor andere activiteiten, zoals betalingen, creditnota’s, incassogesprekken en statuswijzigingen. Hiervoor kunnen andere recordtypen nodig zijn, zoals ‘Phone Call’, of moet je ‘System Notes’ doorzoeken.
Zoekopdrachten uitvoeren en exporteren: Voer elke saved search afzonderlijk uit. Klik op de resultatenpagina op het pictogram ‘Export - CSV’ om de data te downloaden. Geef elk bestand een duidelijke naam, bijvoorbeeld invoice_generated.csv en payment_received.csv.
Gebeurtenissen voor ‘Betalingstermijn verstreken’ genereren: Deze specifieke gebeurtenis wordt niet rechtstreeks geëxporteerd. Je moet deze na het exporteren van de data berekenen. Maak in de datatool van je keuze, zoals Python, Power Query of een ETL-tool, voor elke nog niet volledig betaalde factuur een rij met ActivityName als ‘Betalingstermijn verstreken’ en EventTime als DueDate plus één dag.
Geëxporteerde bestanden combineren: Gebruik een externe tool om alle geëxporteerde CSV-bestanden onder elkaar te zetten in één hoofdbestand. Controleer vóór het combineren of de kolomkoppen in alle bestanden identiek zijn.
Definitieve dataopmaak: Controleer het gecombineerde CSV-bestand. Controleer of EventTime overal dezelfde timestampnotatie heeft, bijvoorbeeld YYYY-MM-DD HH:MI:SS, en of alle vereiste kolommen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) voor elke rij aanwezig zijn.
Uploaden naar ProcessMind: Het definitieve gecombineerde CSV-bestand kan nu als event log worden geüpload.

Configuratie

Vereisten: Je hebt een gebruikersrol nodig met rechten om Saved Searches te maken, te bewerken en te exporteren. Je hebt toegang nodig tot de volgende recordtypen: Transactie (voor Facturen, betalingen en creditnota's), Phone Call (of andere CRM-activiteitenrecords) en System Notes.
Recordtypen: De belangrijkste recordtypen voor deze zoekopdrachten zijn Transactie en Phone Call. Het record System Note wordt ook gebruikt om statuswijzigingen en communicatiegebeurtenissen vast te leggen wanneer er geen directe transactierecords beschikbaar zijn.
Filteren op datumbereik: Pas in alle Saved Searches consequent een datumfilter toe, bijvoorbeeld Date Created of Last Modified Date, om de prestaties op peil te houden en de hoeveelheid data te beheren. Voor een eerste analyse wordt een periode van 3 tot 6 maanden aanbevolen.
Filter Main Line: Gebruik bij het zoeken in transactierecords het criterium Main Line is true om informatie op kopniveau te isoleren. Zo voorkom je dubbele gebeurtenissen voor elk regelitem op een factuur of betaling.
Formules gebruiken: NetSuite-formules zijn essentieel om de gestandaardiseerde kolom ActivityName te maken. Met velden van het type Formula (Text) kun je de activiteitsnaam voor elke zoekopdracht vast instellen. Met Formula (Date/Time) kun je timestampvelden standaardiseren als dat nodig is.
Exportlimieten: Houd er rekening mee dat de CSV-export via de NetSuite-interface meestal beperkt is tot 100.000 rijen per zoekopdracht. Voor grotere datasets moet je zoekopdrachten mogelijk opdelen in kleinere datumblokken of geplande zoekopdrachten gebruiken die de resultaten naar de File Cabinet sturen.

a Voorbeeldquery sql

/*
This configuration outlines the setup for multiple NetSuite Saved Searches. 
Each search is designed to extract a specific activity for the event log.
Create one Saved Search in the NetSuite UI for each block defined below.
*/

// Saved Search 1: Invoice Generated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Generated",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Generated'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 2: Invoice Sent to Customer
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Sent",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "E-mailed"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Sent to Customer'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Note: 'Payment Due Date Passed' is a calculated event, generated post-export.

// Saved Search 3: Overdue Reminder Sent & Dunning Procedure Initiated
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dunning Events",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "[Your Dunning Status Field]"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} = '[Your First Dunning Level]' THEN 'Dunning Procedure Initiated' ELSE 'Overdue Reminder Sent' END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 4: Collection Call Made
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Collection Calls",
  "RecordType": "Phone Call",
  "Criteria": [
    {"Field": "Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Collection Call Made'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Completed Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Company : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Company : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 5: Dispute Registered & Resolved
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Dispute Status",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "System Notes : Field", "Operator": "is", "Value": "Status"},
    {"Field": "System Notes : Date", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "CASE WHEN {systemnotes.newvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Registered' WHEN {systemnotes.oldvalue} LIKE '%Disputed%' THEN 'Dispute Resolved' ELSE NULL END"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "System Notes : Date"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 6: Credit Memo Issued
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Credit Memos",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Credit Memo"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Applied To Transaction : Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Credit Memo Issued'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 7: Payment Received & Posted
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Payments",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Customer Payment"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    // For 'Payment Received'
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Received'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    // For 'Payment Posted'
    // {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Payment Posted'"},
    // {"Column": "EventTime", "Field": "[Your GL Posting Date Field]"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Applied To Transaction : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Applied To Transaction : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Applied To Transaction : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Applied To Transaction : Status"}
  ]
}

// Saved Search 8: Invoice Settled
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Settled",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Invoice"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "true"},
    {"Field": "Status", "Operator": "anyof", "Value": "Paid In Full"},
    {"Field": "Date Closed", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Settled'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Closed"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Status"}
  ]
}

// Saved Search 9: Invoice Written Off
{
  "SavedSearchName": "ProcessMind - Invoice Written Off",
  "RecordType": "Transaction",
  "Criteria": [
    {"Field": "Type", "Operator": "is", "Value": "Journal Entry"},
    {"Field": "Main Line", "Operator": "is", "Value": "false"},
    {"Field": "Account", "Operator": "is", "Value": "[Your Bad Debt Expense Account]"},
    {"Field": "Date Created", "Operator": "within", "Value": "[Your Date Range]"}
  ],
  "Results": [
    {"Column": "ActivityName", "Field": "Formula (Text)", "Formula": "'Invoice Written Off'"},
    {"Column": "EventTime", "Field": "Date Created"},
    {"Column": "InvoiceNumber", "Field": "Created From : Document Number"},
    {"Column": "CustomerId", "Field": "Created From : Customer : Internal ID"},
    {"Column": "CustomerSegment", "Field": "Created From : Customer : Category"},
    {"Column": "InvoiceAmount", "Field": "Created From : Amount (Gross)"},
    {"Column": "DueDate", "Field": "Created From : Due Date"},
    {"Column": "InvoiceStatus", "Field": "Created From : Status"}
  ]
}

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger op je systeem is geïnstalleerd. Je hebt ook inloggegevens voor NetSuite SuiteTalk nodig, specifiek voor Token Based Authentication (TBA). Deze bestaan uit een Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret. De bijbehorende NetSuite-rol moet toegang hebben tot alle benodigde records, waaronder Transactions, zoals Invoices, Payments en Credit Memos, CRM Activities, zoals Phone Calls, en Customer-records.
Installeer Python-bibliotheken: Open de opdrachtregel of terminal en installeer de benodigde Python-bibliotheken. De belangrijkste bibliotheken zijn pandas voor dataverwerking en requests en requests_oauthlib voor API-aanroepen, of een speciale NetSuite-bibliotheek. pip install pandas requests requests_oauthlib
Stel de authenticatie in: Zoek in het meegeleverde Python-script het gedeelte voor de inloggegevens. Vul je NetSuite Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret veilig in op de daarvoor bestemde plekken. Gebruik bij voorkeur omgevingsvariabelen of een beveiligde kluis voor deze inloggegevens in plaats van ze rechtstreeks in de code op te nemen.
Configureer de extractieparameters: Stel in het script de variabelen start_date en end_date in om het datumbereik voor de data-extractie te bepalen. Je kunt ook het filter subsidiary_id aanpassen als je de extractie tot één NetSuite-dochteronderneming wilt beperken.
Begrijp de werking van het script: Het script bevraagt elk van de 13 vereiste activiteiten afzonderlijk. Elke query is een aparte SuiteQL-instructie die naar het NetSuite REST API-endpoint wordt gestuurd. Het script verwerkt de paginering automatisch en haalt alle records voor elke query op.
Voer het Python-script uit: Voer het script vanuit je terminal uit met de opdracht python your_netsuite_extraction_script.py. Het script maakt verbinding met NetSuite, voert de reeks query's uit en toont statusupdates in de console terwijl de data voor elke activiteit wordt opgehaald.
Combineer en transformeer de data: Nadat de onbewerkte data voor elke activiteit is opgehaald, gebruikt het script de pandas-bibliotheek om alle afzonderlijke resultaten samen te voegen tot één DataFrame. Deze DataFrame vormt het event log.
Controleer en sla het event log op: Het script slaat de uiteindelijke DataFrame op in een CSV-bestand met de naam netsuite_collections_event_log.csv. Open dit bestand om de volledigheid en juistheid van de data te controleren.
Bereid de upload voor: Controleer of het uiteindelijke CSV-bestand de vereiste kolomkoppen bevat: InvoiceNumber, ActivityName en EventTime, aangevuld met de aanbevolen attributen. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te worden geüpload.

Configuratie

Authenticatie: Het script gebruikt NetSuite's Token Based Authentication (TBA). Je moet de Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret invullen. De rol die aan het token is gekoppeld, moet leestoegang hebben tot Transaction-, Customer-, Phone Call- en Message-records.
Datumbereik: De variabelen start_date en end_date in het script bepalen het extractievenster. Voor een eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan, zodat de hoeveelheid data en de prestaties in balans blijven.
Filter op dochteronderneming: Met de variabele subsidiary_id kun je data voor één bedrijfsonderdeel selecteren. Werk je met één dochteronderneming, dan kun je deze variabele weglaten.
API-endpoint: Het script gebruikt het NetSuite SuiteQL REST API-endpoint. Controleer of dit voor je account is ingeschakeld (/services/rest/query/v1/suiteql).
Paginering: Het script bevat een functie die gepagineerde API-antwoorden automatisch verwerkt. page_size staat op 1000, het maximum dat de API toestaat, zodat zo min mogelijk API-aanroepen nodig zijn.
Aangepaste velden: De extractie van 'Dispute Registered' en 'Dispute Resolved' gaat uit van aangepaste velden (custbody_dispute_date, custbody_dispute_resolved_date). Pas het script aan met de werkelijke veld-ID's uit jouw NetSuite-omgeving.

a Voorbeeldquery python

import pandas as pd
import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Best practice: Use environment variables instead of hardcoding credentials.
NS_ACCOUNT = os.getenv(class="hl-string">'NS_ACCOUNT', class="hl-string">'[Your NetSuite Account ID]')
NS_CONSUMER_KEY = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'[Your Consumer Key]')
NS_CONSUMER_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'[Your Consumer Secret]')
NS_TOKEN_ID = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'[Your Token ID]')
NS_TOKEN_SECRET = os.getenv(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'[Your Token Secret]')

class=class="hl-string">"hl-comment"># The base URL for the SuiteQL API endpoint
BASE_URL = fclass="hl-string">"https://{NS_ACCOUNT.replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'
SUBSIDIARY_ID = class="hl-string">'[Your Subsidiary ID]' class=class="hl-string">"hl-comment"># Optional: filter by subsidiary

def execute_suiteql(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and handles pagination."""
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000

    oauth = OAuth1(
        client_key=NS_CONSUMER_KEY,
        client_secret=NS_CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=NS_TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=NS_TOKEN_SECRET,
        realm=NS_ACCOUNT,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    headers = {
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json',
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient'
    }

    while True:
        paginated_query = fclass="hl-string">"{query} LIMIT {limit} OFFSET {offset}"
        payload = json.dumps({class="hl-string">'q': paginated_query})
        
        try:
            response = requests.post(BASE_URL, headers=headers, data=payload, auth=oauth)
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            
            if not data.get(class="hl-string">'items'):
                break

            all_results.extend(data[class="hl-string">'items'])
            
            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                break
            
            offset += limit

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"API Request Error: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response body: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
            return None

    return all_results

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the data extraction."""
    all_events = []
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Common WHERE clause for filtering by date and subsidiary
    common_filter = fclass="hl-string">"WHERE T.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}"

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Define SuiteQL Queries for Each Activity ---
    queries = {
        class="hl-string">'Invoice Generated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Generated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.createdDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.createdDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Sent to Customer': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Sent to Customer' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND M.emailed = 'T' AND M.messageDate IS NOT NULL
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Payment Due Date Passed': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Due Date Passed' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD"T"23:59:59"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status NOT IN ('CustInvc:B', 'CustInvc:A') -- Not Paid In Full or Pending Approval
                AND T.dueDate < CURRENT_DATE
                AND T.dueDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Overdue Reminder Sent': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Overdue Reminder Sent' AS ActivityName,
                TO_CHAR(M.messageDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Message AS M ON T.id = M.transaction
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND (M.subject LIKE '%Overdue%' OR M.subject LIKE '%Reminder%')
                AND M.messageDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dunning Procedure Initiated': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dunning Procedure Initiated' AS ActivityName,
                TO_CHAR(SL.systemNoteDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
                INNER JOIN SystemNote AS SL ON T.id = SL.recordId
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND SL.field = 'custbody_dunning_level' AND SL.oldValue IS NULL -- Assumes a custom dunning level field
                AND SL.systemNoteDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Collection Call Made': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Collection Call Made' AS ActivityName,
                TO_CHAR(PC.completedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                PhoneCall AS PC
                INNER JOIN Transaction AS T ON PC.transaction = T.id
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND PC.title LIKE '%Collection%'
                AND PC.completedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Registered': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Registered' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute date field
                AND T.custbody_dispute_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Dispute Resolved': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Dispute Resolved' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.custbody_dispute_resolved_date, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.custbody_dispute_resolved_date IS NOT NULL -- Assumes a custom dispute resolved date field
                AND T.custbody_dispute_resolved_date BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Credit Memo Issued': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Credit Memo Issued' AS ActivityName,
                TO_CHAR(CM.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                CM.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS CM
                INNER JOIN TransactionLine AS CML ON CM.id = CML.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON CML.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON CM.entity = C.id
            WHERE
                CM.type = 'CustCred' AND CM.voided = 'F' AND CM.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND CM.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Received': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Received' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND P.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Payment Posted': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Payment Posted' AS ActivityName,
                TO_CHAR(P.postingdate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                P.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS P
                INNER JOIN TransactionLine AS PL ON P.id = PL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON PL.appliedToTransaction = AppliedTo.id
                INNER JOIN Customer AS C ON P.entity = C.id
            WHERE
                P.type = 'CustPymt' AND P.voided = 'F' AND P.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc' AND P.posting = 'T'
                AND P.postingdate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Settled': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                T.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Settled' AS ActivityName,
                TO_CHAR(T.lastModifiedDate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                T.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(T.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(T.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS T
                INNER JOIN Customer AS C ON T.entity = C.id
            WHERE
                T.type = 'CustInvc' AND T.voided = 'F' AND T.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND T.status = 'CustInvc:B' -- Paid In Full
                AND T.lastModifiedDate BETWEEN TO_TIMESTAMP('{START_DATE} 00:00:00', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AND TO_TIMESTAMP('{END_DATE} 23:59:59', 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')
        """,
        class="hl-string">'Invoice Written Off': fclass="hl-string">"""
            SELECT
                AppliedTo.tranid AS InvoiceNumber,
                'Invoice Written Off' AS ActivityName,
                TO_CHAR(JE.trandate, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS"Z"') AS EventTime,
                JE.entity AS CustomerId,
                BUILTIN.DF(C.category) AS CustomerSegment,
                AppliedTo.foreignTotal AS InvoiceAmount,
                TO_CHAR(AppliedTo.dueDate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
                BUILTIN.DF(AppliedTo.status) AS InvoiceStatus
            FROM
                Transaction AS JE
                INNER JOIN TransactionLine AS JEL ON JE.id = JEL.transaction
                INNER JOIN Transaction AS AppliedTo ON JEL.entity = AppliedTo.entity -- A best-effort link via customer
                INNER JOIN Customer AS C ON JE.entity = C.id
            WHERE
                JE.type = 'Journal' AND JE.voided = 'F' AND JE.subsidiary = {SUBSIDIARY_ID}
                AND JEL.account = [Your Bad Debt Expense Account ID] -- Must configure your specific bad debt account
                AND AppliedTo.type = 'CustInvc'
                AND JE.trandate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
                AND (JEL.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%' OR JE.memo LIKE '%' || AppliedTo.tranid || '%') -- Best-effort link by checking memo field for invoice number
        """
    }

    for activity, query in queries.items():
        print(fclass="hl-string">"Fetching data for: {activity}...")
        results = execute_suiteql(query)
        if results:
            all_events.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"  ...found {len(results)} events.")
        else:
            print(fclass="hl-string">"  ...no events found or an error occurred.")

    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    df.rename(columns=lambda c: class="hl-string">''.join(c.split()).capitalize(), inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_file = class="hl-string">'netsuite_collections_event_log.csv'
    df.to_csv(output_file, index=False)
    print(fclass="hl-string">"\nEvent log successfully saved to {output_file}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je datavoorbereiding eenvoudiger te maken en waardevolle inzichten in je proces voor kredietbeheer en incasso te krijgen. Zet vandaag de stap naar een betere kasstroom.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Start vandaag met het optimaliseren van kredietbeheer en incasso!

Maak inefficiënties zichtbaar, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter je kasstroom snel.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten klaar.

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Extractiegidsen

Data-export van opgeslagen zoekopdrachten en rapporten in NetSuite

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-extractie via NetSuite SuiteTalk-webservices

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Start vandaag met het optimaliseren van kredietbeheer en incasso!

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Extractiegidsen

Data-export van opgeslagen zoekopdrachten en rapporten in NetSuite

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-extractie via NetSuite SuiteTalk-webservices

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Start vandaag met het optimaliseren van kredietbeheer en incasso!

We respecteren je privacy