Jouw datatemplate voor Record to Report, period close en reconciliatie

De activiteitsnaam beschrijft een afzonderlijke stap in het periodeafsluitings- en reconciliatieproces, zoals 'Journaalpost geboekt', 'Reconciliatie goedgekeurd' of 'Periode gesloten'. Deze activiteiten vormen de reeks gebeurtenissen die het end-to-end-proces voor een bepaalde financiële periode samenstelt.

Het analyseren van de volgorde en duur van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Zo zie je de werkelijke procesflow, vind je bottlenecks waar activiteiten te lang duren en ontdek je afwijkingen van de standaardprocedure. Met verschillende activiteitsnamen kun je het proces opdelen en specifieke subprocessen bekijken, zoals reconciliatie of consolidatie.

Dit attribuut is essentieel voor het visualiseren van de procesmap, het vinden van bottlenecks en het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen in de afsluitcyclus.

Afgeleid uit transactiec codes, event logs, taakomschrijvingen in een workflowtool of statuswijzigingen van documenten in het financiële systeem.

De financiële periode staat voor de specifieke boekhoudperiode, zoals '2023-12' of 'Q4-2023', waarin alle afsluitactiviteiten worden uitgevoerd. Deze fungeert als de centrale case die uiteenlopende gebeurtenissen, van het sluiten van subgrootboeken tot het genereren van de definitieve overzichten, samenbrengt in één end-to-end-procesinstantie.

In process mining kun je door activiteiten per financiële periode te groeperen de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting meten. Je kunt verschillende perioden vergelijken om trends, verbeteringen of verslechteringen in de prestaties te vinden. Als je dit als case-ID gebruikt, worden alle gerelateerde journaalposten, reconciliaties en goedkeuringen in de context van dezelfde afsluiting geplaatst.

Dit is de essentiële case-ID die alle gerelateerde activiteiten groepeert. Zo kun je de doorlooptijd en efficiëntie van het volledige periodeafsluitingsproces analyseren.

Je vindt dit meestal in de kopgegevens of algemene gegevens van financiële documenten en taakbeheersystemen die bij de periodeafsluiting horen.

Gebeurtenistijd legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit begon. Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de procesflow voor elke financiële periode te reconstrueren. Dit is het startpunt voor alle tijdgebaseerde process mining-analyses.

De nauwkeurigheid van de gebeurtenstijd is belangrijk voor het berekenen van KPI's zoals doorlooptijden en wachttijden tussen activiteiten. Door de tijdsverschillen tussen opeenvolgende gebeurtenissen te analyseren, kun je vertragingen vinden en de tijdsdynamiek van het afsluitproces begrijpen. Deze informatie helpt om mogelijkheden te vinden om de afsluiting te versnellen en efficiënter te maken.

Deze verplichte timestamp is nodig om gebeurtenissen correct te ordenen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen en de totale duur van het afsluitproces te meten.

Je vindt dit meestal als 'Aanmaakdatum', 'Boekingsdatum' of 'Startdatum' in transactielogs, documentkoppen of gebeurtenistabellen van workflowsystemen.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan in welke oorspronkelijke applicatie of module een activiteit is vastgelegd. In een complexe IT-omgeving omvat het periodeafsluitingsproces vaak meerdere systemen, zoals een ERP voor journaalposten, een reconciliatietool voor rekeningvalidatie en een consolidatiesysteem voor rapportage.

Door het bronsysteem van elke gebeurtenis te volgen, krijg je zicht op de technologische voetafdruk van het proces. Je kunt afhankelijkheden tussen systemen en problemen met data-integratie of systeemprestaties vinden. Dit overzicht is waardevol voor IT- en financiële managers die hun applicatielandschap willen vereenvoudigen of procesvertragingen door een specifiek systeem willen onderzoeken.

Geeft aan waar elke processtap plaatsvindt. Zo kun je systeemoverdrachten begrijpen en technologiegerelateerde bottlenecks vinden.

Deze informatie maakt vaak deel uit van het data-extractieframework of staat in technische metadatavelden in de brontabellen.

Dit attribuut legt de datum en tijd vast waarop de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het geeft belangrijke context voor elke analyse, zoals de actualiteit van de data en het afkappunt voor de opgenomen gebeurtenissen. Voor een dynamisch proces zoals de periodeafsluiting is dit belangrijk voor realtime-monitoringdashboards.

Inzicht in de actualiteit van de data is belangrijk voor stakeholders die process mining-analyses gebruiken voor besluitvorming. Zo weten ze of ze naar een volledige historische weergave kijken of naar een bijna realtime momentopname van een lopende afsluiting. Deze timestamp is belangrijke metadata voor het bewaken van de dataintegriteit en het vertrouwen van gebruikers.

Geeft context over de actualiteit van de data, zodat gebruikers weten hoe actueel de procesanalyse is.

Dit is meestal metadata die tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) wordt gegenereerd.

De bedrijfscode staat voor de specifieke juridische entiteit of dochteronderneming binnen een concern waarvoor de periodeafsluiting wordt uitgevoerd. Voor financiële consolidatie moeten de boeken van meerdere entiteiten vaak worden gesloten voordat rapporten op groepsniveau worden opgesteld.

Dit attribuut is belangrijk voor organisatorische filters en benchmarks. Je kunt de efficiëntie en tijdigheid van de afsluiting bij verschillende bedrijven binnen de organisatie vergelijken. Zo vind je best practices bij goed presterende entiteiten die je elders kunt toepassen, en entiteiten die extra ondersteuning of procesverbeteringen nodig hebben.

Maakt vergelijking en benchmarking van het afsluitproces tussen verschillende juridische entiteiten mogelijk. Zo kun je best practices en verbeterpunten vinden.

Een standaard organisatorisch veld dat in de kop van bijna alle financiële transactietabellen in een ERP-systeem staat.

De eindtijd markeert de exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit is afgerond. De starttijd laat zien wanneer een activiteit begon, maar de eindtijd is nodig om te bepalen hoe lang de uitvoering duurde. Dit is vooral relevant voor taken met een meetbare duur, zoals het genereren van een complex rapport of het uitvoeren van een handmatige reconciliatie.

In process mining kun je met de combinatie van starttijd en eindtijd de verwerkingstijd van activiteiten berekenen. Dit is een belangrijke maatstaf om inefficiënte en arbeidsintensieve stappen te vinden. Door verwerkingstijden te analyseren, kun je onderscheid maken tussen actief werken aan een taak en wachten tot de volgende stap begint. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van de procesprestaties.

Maakt het mogelijk om de verwerkingstijd van activiteiten te berekenen. Zo kun je inefficiënte taken en bottlenecks in de inzet van middelen vinden.

Je vindt dit als 'Voltooiingsdatum', 'Datum laatste wijziging' of een timestamp van een statuswijziging in de transactietabellen of logtabellen van het bronsysteem.

De ID van de journaalpost is een uniek nummer of unieke code voor één boekingsdocument. Deze documenten zijn het belangrijkste middel om financiële transacties vast te leggen, waaronder standaardposten, overlopende posten en correcties tijdens de periodeafsluiting.

Met dit attribuut kun je de verwerking van journaalposten gedetailleerd analyseren. Door activiteiten aan een specifieke ID van een journaalpost te koppelen, kun je de levenscyclus van een journaal volgen, van aanmaak tot boeking, inclusief beoordelings- en goedkeuringsstappen. Dit is belangrijk voor dashboards over handmatige correcties, omdat je hiermee het volume, de waarde en de impact ervan op de afsluiting kunt meten.

Identificeert boekingsdocumenten uniek en maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van het volume, herstelwerk en de goedkeuringsdoorlooptijden van journaalposten.

Een primaire-sleutelveld in kopgegevenstabellen van boekingsdocumenten, vaak aangeduid als 'Documentnummer' of 'Journaal-ID'.

De reconciliatiestatus geeft op een bepaald moment aan wat de stand van een rekeningreconciliatie is. Veelvoorkomende statussen zijn 'Niet gestart', 'In behandeling', 'Ingediend voor beoordeling', 'Afgewezen' en 'Goedgekeurd'. Deze statussen komen vaak overeen met de activiteiten in het proces.

Het analyseren van statuswijzigingen is een belangrijke manier om de procesflow van reconciliaties te reconstrueren. De status is nodig om prestatie-indicatoren te meten, zoals het percentage reconciliaties dat in één keer wordt goedgekeurd zonder afwijzing. Ook zie je hiermee welke rekeningen of afdelingen vaak worden afgewezen, wat kan wijzen op problemen met kwaliteit of opleiding.

Volgt de voortgang van reconciliaties en maakt het mogelijk om herstelpercentages, goedkeuringstijden en de efficiëntie van het volledige reconciliatiesubproces te meten.

Een statusveld op de reconciliatietaak of het reconciliatieobject binnen een systeem voor reconciliatiebeheer.

Transaction Amount staat voor de financiële waarde van een gebeurtenis, meestal gekoppeld aan journaalposten of correcties. Dit kan de totale documentwaarde zijn, de waarde van een regelitem of het bedrag van een correctie in een reconciliatie.

Dit attribuut voegt belangrijke bedrijfscontext toe aan de procesanalyse. Je kunt problemen prioriteren op basis van hun financiële impact. Door bijvoorbeeld de waarde van handmatige journaalposten te analyseren, kun je automatisering richten op de belangrijkste correcties. Ook helpt het bij de risicoanalyse, doordat je transacties met een hoge waarde herkent die mogelijk strengere controles of goedkeuringen vereisen.

Geeft financiële context aan procesgebeurtenissen. Zo kun je de financiële impact van correcties analyseren en verbeteringen op basis van waarde prioriteren.

Te vinden in regelitem- of kopteksttabellen van financiële documenten, vaak in velden voor lokale valuta en groepsvaluta.

Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke taak in het periodeafsluitingsproces. Dit kan de accountant zijn die een journaalpost boekt, de manager die een reconciliatie goedkeurt of de analist die de financiële overzichten genereert.

Het proces analyseren per verantwoordelijke gebruiker is belangrijk om de verdeling van de werkdruk en de teamprestaties te begrijpen en opleidingsbehoeften te vinden. Je ziet bijvoorbeeld of bepaalde personen bottlenecks vormen of dat het werk ongelijk over het team is verdeeld. Deze analyse vanuit het perspectief van de medewerkers helpt bij het beheer van capaciteit en het verbeteren van de productiviteit tijdens de drukke afsluitperiode.

Maakt analyse mogelijk van de verdeling van de werkdruk, teamproductiviteit en individuele opleidingsmogelijkheden of capaciteitsbeperkingen.

Je vindt dit in velden zoals 'Gebruikersnaam', 'Aangemaakt door', 'Medewerker-ID' of 'Eigenaar' in kopgegevens van financiële documenten en logs van workflowtaken.

Het attribuut Afdeling geeft aan welke bedrijfseenheid, zoals Finance, Controlling of Crediteurenadministratie, verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit. Het biedt een functioneel perspectief op het proces en vormt een aanvulling op het perspectief van de juridische entiteit via de bedrijfscode.

Door het proces per afdeling te analyseren, krijg je zicht op overdrachten en samenwerking tussen teams. Je kunt vertragingen vinden die ontstaan doordat een andere afdeling eerst een vereiste taak moet afronden. Deze informatie helpt om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren en workflows over meerdere teams heen efficiënter te maken.

Helpt bij het analyseren van procesoverdrachten en prestaties tussen verschillende functionele teams. Zo zie je waar samenwerking tussen afdelingen beter kan.

Kan worden afgeleid uit gebruikersstamgegevens, kostenplaatsinformatie die aan transacties is gekoppeld, of rechtstreeks worden vastgelegd in workflowbeheersystemen.

De Planned Completion Date, oftewel de streefdatum, is de deadline voor het afronden van de volledige period close of specifieke belangrijke mijlpalen daarin. Dit is een vast onderdeel van de closekalender waarmee financiële teams hun werkzaamheden plannen.

Door de werkelijke voltooiingsdatum van het proces te vergelijken met deze geplande datum, kunnen organisaties hun On-Time Close Rate meten. Dit is een belangrijke KPI voor de financiële functie. Door afwijkingen van de planning te analyseren, begrijpen teams beter waardoor vertragingen ontstaan en hoe ze hun planning en uitvoering in volgende perioden kunnen verbeteren. Zo wordt de procesanalyse niet alleen beschrijvend, maar helpt die ook om deadlines te halen.

Maakt het mogelijk om prestaties op tijd te meten aan de hand van de closekalender. Zo herken je terugkerende vertragingen en verbeter je de planning voor volgende perioden.

Beheerd in applicaties voor closemanagement of taakbeheer, of mogelijk opgeslagen in een centrale kalender of spreadsheet.

De grootboekrekening is een basiselement van de financiële administratie en staat voor een specifiek type actief, verplichting, eigen vermogen, opbrengst of kosten. Tijdens de periodeafsluiting zijn activiteiten zoals journaalposten en reconciliaties altijd aan een of meer grootboekrekeningen gekoppeld.

Door het proces per grootboekrekening te analyseren, krijg je een gedetailleerder beeld van de afsluiting. Je kunt zien welke rekeningen het lastigst of tijdrovendst zijn om te reconciliëren en welke de meeste correctieposten nodig hebben. Dit helpt bij het vereenvoudigen van het rekeningschema of het verbeteren van de boekhoudkundige werkwijze voor rekeningen met een hoog risico of volume.

Maakt een gedetailleerde analyse mogelijk om te bepalen welke rekeningen het complexst of tijdrovendst zijn om te reconciliëren. Zo kun je gerichte procesverbeteringen uitvoeren.

Je vindt dit in de regelgegevens van journaalposttabellen en als belangrijk attribuut in systemen voor rekeningreconciliatie.

De ID van de reconciliatie identificeert één reconciliatie-inspanning uniek, bijvoorbeeld de reconciliatie van een specifieke bankrekening voor een bepaalde periode. Dit is een subcase binnen het volledige periodeafsluitingsproces en groepeert activiteiten zoals voorbereiding, beoordeling en goedkeuring voor die ene reconciliatie.

Het volgen van deze ID is belangrijk voor een gedetailleerde analyse van het reconciliatiesubproces. Je kunt de end-to-end-doorlooptijd van de reconciliatie meten, van de start tot de definitieve goedkeuring. Ook kun je het herstelpercentage berekenen door reconciliaties te vinden die zijn afgewezen en teruggestuurd voor correctie.

Maakt een gedetailleerde analyse van het reconciliatiesubproces mogelijk, inclusief doorlooptijden, herstelpercentages en bottlenecks op het niveau van afzonderlijke reconciliaties.

Een primaire identificatie in gespecialiseerde systemen of modules voor rekeningreconciliatie.

Het attribuut Is Automated is een booleaanse vlag (true/false) die onderscheid maakt tussen taken die door een persoon zijn uitgevoerd en taken die door een systeemproces zijn uitgevoerd, zoals een geplande batchjob of een robotic process automation (RPA)-bot. Dit helpt om het automatiseringsniveau van het closeproces te begrijpen.

Met deze dimensie in je analyse kun je de impact van automatiseringsinitiatieven kwantificeren. Je kunt het percentage geautomatiseerde en handmatige activiteiten volgen, de beste kandidaten voor verdere automatisering herkennen en controleren of bestaande automatiseringen werken zoals verwacht. Dit overzicht is belangrijk voor organisaties die hun financiële functie digitaal willen vernieuwen en efficiënter willen maken.

Maakt onderscheid tussen menselijke en systeemtaken. Zo kun je het automatiseringsniveau meten en nieuwe mogelijkheden voor automatisering herkennen.

Kan worden afgeleid uit de gebruikers-ID (bijvoorbeeld systeem- of botgebruikers), transact codes die bij batchjobs horen of specifieke vlaggen uit workflowtools.

Met het type journaalpost worden boekingsdocumenten ingedeeld op basis van hun doel of aard. Veelvoorkomende typen zijn standaardposten uit subgrootboeken, handmatige correcties, overlopende posten, herclassificaties en tegenboekingen. Deze classificatie geeft belangrijke context over de reden waarom een journaal is aangemaakt.

Door het proces per type journaalpost te analyseren, kun je routinematige, geautomatiseerde boekingen onderscheiden van niet-standaard handmatige ingrepen. Een groot aantal 'Correctie'- of 'Handmatige' posten kan wijzen op problemen in eerdere processen of op een gebrek aan automatisering. Deze analyse helpt bij het standaardiseren van processen en het verminderen van handmatig werk tijdens de afsluiting.

Deelt journaalposten in om routinematige en uitzonderlijke posten van elkaar te onderscheiden. Zo kun je de impact van handmatige correcties meten en analyseren.

Dit staat meestal als 'Documentsoort' of een vergelijkbaar classificatieveld in de kopgegevens van het boekingsdocument.

Dit attribuut deelt reconciliaties op in logische groepen op basis van hun aard. Veelvoorkomende typen zijn balans-, bank-, intercompany-, vasteactiva- en winst-en-verliesreconciliaties. Elk type kan een andere mate van complexiteit en risico hebben en een eigen standaardprocedure volgen.

Door de analyse op te splitsen naar Reconciliation Type kun je prestaties beter vergelijken. Zo zijn intercompanyreconciliaties vaak complexer en tijdrovender dan eenvoudige bankreconciliaties. Met dit attribuut stel je realistische prestatiedoelen vast en herken je specifieke uitdagingen binnen elke categorie reconciliatiewerk.

Maakt het mogelijk om prestaties te vergelijken tussen verschillende categorieën reconciliaties. Zo krijg je een genuanceerder beeld van procesproblemen en efficiëntie.

Afgeleid van de eigenschappen van de GL Account of opgeslagen als een specifiek categoriedatavel in een reconciliation management-tool.