Jouw datatemplate voor crediteurenfactuurverwerking

SAP ECC
Jouw datatemplate voor crediteurenfactuurverwerking

Jouw datatemplate voor crediteurenfactuurverwerking

Deze volledige datatemplate bevat de informatie die je nodig hebt om je crediteurenfactuurverwerking goed te analyseren. Je ziet welke datavelden je moet verzamelen, welke procesactiviteiten je moet volgen en hoe je deze data rechtstreeks uit je SAP ECC-systeem haalt. Gebruik deze template om alle benodigde details vast te leggen voor een volledige en bruikbare procesanalyse.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van de factuurverwerking bij crediteuren.
3 Verplicht 9 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De naam van een specifieke processtap of gebeurtenis die tijdens de levenscyclus van de factuur plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één taak of statuswijziging in het Accounts Payable-proces, zoals 'Invoice Parked', 'Invoice Routed For Approval' of 'Invoice Cleared By Payment'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en worden meestal gehaald uit wijzigingslogs, statusvelden of workflowlogs in SAP.

Het analyseren van de volgorde en duur van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Je maakt de procesflow zichtbaar, vindt knelpunten tussen stappen, meet hoe vaak herstelrondes voorkomen en vergelijkt de werkelijke uitvoering met standaardwerkinstructies. De gekozen granulariteit van activiteiten bepaalt rechtstreeks hoe diepgaand je kunt analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten vormen de ruggengraat van de proceskaart. Ze maken de procesflow zichtbaar en helpen bij het vinden van knelpunten en analyseren van afwijkingen.

Waar je het vindt

Afgeleid van transactiec codes (BKPF-TCODE), workflowlogs (SWW_WI2OBJ) of wijzigingslogs (tabellen CDHDR/CDPOS), op basis van wijzigingen in factuurdocumenten.

Voorbeelden
Factuurdocument aangemaaktFactuur goedgekeurdFactuur vereffend door betalingBetalingsblokkade ingesteld
Eventtijd
EventTime
De precieze datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

Event Time is de timestamp die bij elke activiteit in het proces hoort. Deze data is essentieel om events chronologisch te ordenen en voor alle tijdsanalyses. In SAP staat deze informatie vaak in aanmaakvelden, zoals BKPF-CPUDT, of in wijzigingslogtabellen, zoals CDHDR-UDATE en CDHDR-UTIME.

Dit attribuut is nodig om KPI's zoals doorlooptijden, verwerkingstijden en wachttijden tussen activiteiten te berekenen. Je kunt er procesprestaties over tijd mee analyseren, zien wanneer knelpunten ontstaan en controleren of service level agreements (SLA's) of betalingstermijnen worden nageleefd.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle metriek op basis van doorlooptijd te berekenen, waaronder doorlooptijden en knelpunten. Daarmee vormt hij de basis voor prestatieanalyse.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabellen zoals BKPF (CPUDT/CPUTM voor aanmaak) of CDHDR (UDATE/UTIME voor wijzigingen).

Voorbeelden
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Factuur
InvoiceNumber
De unieke identificatie van elk factuurdocument. Dit is de primaire case-ID om de route van ontvangst tot betaling te volgen.
Beschrijving

Het factuurnummer is een samengestelde sleutel die in SAP meestal bestaat uit de combinatie van Company Code (BUKRS), Document Number (BELNR) en Fiscal Year (GJAHR). Door deze unieke combinatie is elke factuur in het hele systeem afzonderlijk herkenbaar.

In process mining is dit attribuut essentieel. Het koppelt alle bijbehorende events en activiteiten, zoals aanmaken, boeken, goedkeuren en betalen, aan één procesinstantie. Door het proces per factuur te analyseren, krijg je een volledig end-to-endbeeld van de levenscyclus van de factuur. Dat is nodig om doorlooptijden te berekenen, varianten te vinden en herstelrondes te begrijpen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case ID die alle factuuractiviteiten met elkaar verbindt. Zo kun je het Accounts Payable-proces per factuur volledig end-to-end analyseren.

Waar je het vindt

Samengesteld uit de velden BUKRS, BELNR en GJAHR in SAP-tabel BKPF (Accounting Document Header).

Voorbeelden
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Bedrijfsnummer
CompanyCode
Een unieke sleutel die een juridische entiteit of onderneming binnen de SAP-organisatie vertegenwoordigt.
Beschrijving

Company Code is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials en vertegenwoordigt een zelfstandige boekhoudkundige eenheid. Alle financiële transacties, waaronder facturen, worden op een specifieke company code geboekt.

Dit attribuut is nodig om de procesanalyse per juridische entiteit te segmenteren. Je kunt procesprestaties, compliancepercentages en efficiëntie tussen bedrijfsonderdelen vergelijken. Dat is vooral belangrijk voor grote multinationals met meerdere dochterondernemingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de procesanalyse per juridische entiteit te segmenteren en prestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen te vergelijken.

Waar je het vindt

Uit veld BUKRS in SAP-tabel BKPF (Accounting Document Header).

Voorbeelden
10002100US01
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De code die de betalingsvoorwaarden vastlegt, zoals vervaldatums en mogelijke kortingen.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden zijn vooraf gedefinieerde regels in SAP die bepalen hoe vervaldatums van facturen en betalingskortingen worden berekend. Ze worden aan leveranciersstamgegevens toegewezen en kunnen op afzonderlijke facturen worden vastgelegd.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Betalingscompliance en kortingen' en de KPI 'Percentage benutting korting bij vroegtijdige betaling'. Door de betalingsvoorwaarden te analyseren, kun je kansen voor kortingen identificeren, de financiële gevolgen van betalingsschema's begrijpen en compliance bewaken.

Waarom dit belangrijk is

Legt de regels voor vervaldatums en kortingen vast. Dat is belangrijk voor financiële optimalisatie en compliancebewaking.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel BSEG (segment van boekhoudkundig document), veld ZTERM.

Voorbeelden
Z0010001NT30
Brutobedrag van de factuur
InvoiceGrossAmount
De totale brutowaarde van de factuur, inclusief belastingen en andere kosten, in de oorspronkelijke documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale financiële waarde van een factuur. Het is belangrijke data om de financiële impact en kenmerken van de verwerkte facturen te begrijpen. In SAP is dit bedrag afhankelijk van het documenttype in verschillende tabellen te vinden, zoals BSEG voor financiële documenten.

In analyses wordt het factuurbedrag gebruikt om facturen met een hoge waarde te prioriteren, de financiële doorvoer van het AP-proces te begrijpen en analyses te segmenteren. Je kunt bijvoorbeeld analyseren of facturen met een hoge waarde langere doorlooptijden hebben of een ander goedkeuringspad volgen. Het bedrag is ook essentieel voor financiële KPI's.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces, zodat je analyses op basis van waarde kunt uitvoeren, facturen met een hoge waarde kunt prioriteren en financiële KPI's kunt berekenen.

Waar je het vindt

Uit SAP-regelitemtabellen, zoals veld WRBTR in BSEG (bedrag in documentvaluta). Mogelijk moet je de regelitems samenvoegen tot het niveau van de documentkop.

Voorbeelden
1500.0012550.75980.50
Gebruiker die de verwerking uitvoert
ProcessorUser
De SAP-gebruikersnaam van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd, zoals het boeken of wijzigen van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. In SAP kan dat de gebruiker zijn die het document heeft aangemaakt, bijvoorbeeld BKPF-USNAM, of de gebruiker die een specifieke wijziging heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld CDHDR-USERNAME.

Analyseren per gebruiker die de verwerking uitvoert is belangrijk om te begrijpen hoe teams presteren en hoe het werk wordt verdeeld. Je kunt hiermee het dashboard 'AP Processor Workload Distribution' opbouwen door het aantal facturen en de gemiddelde activiteitstijd per gebruiker te volgen. Zo zie je waar training nodig is, wie goed presteert en hoe je taken eerlijker kunt verdelen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt werklastanalyse en prestatievergelijking tussen gebruikers mogelijk en helpt bij het vinden van trainingsmogelijkheden of onevenwichtige inzet van medewerkers.

Waar je het vindt

Uit veld USERNAME in SAP-tabel CDHDR voor wijzigingen of veld USNAM in BKPF voor documentinvoer.

Voorbeelden
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Goedkeurder
Approver
De gebruiker of rol die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de factuur voor betaling.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de persoon die de activiteit 'Factuur goedgekeurd' heeft uitgevoerd. In SAP wordt dit vaak beheerd via het workflowsysteem. De ID van de goedkeurder wordt vastgelegd in de workflowgeschiedenis.

Een analyse per goedkeurder staat centraal in het dashboard 'Analyse van knelpunten in factuurgoedkeuring'. Je kunt hiermee goedkeuringstijden per persoon of groep meten, goedkeurders identificeren die structureel langzaam zijn en de verdeling van het werk binnen de goedkeuringshiërarchie begrijpen. Deze data is belangrijk voor het optimaliseren van de goedkeuringsworkflow, die vaak een groot knelpunt vormt.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor goedkeuringen. Hiermee kun je doorlooptijden en knelpunten van goedkeuringen per persoon of team analyseren.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in SAP Business Workflow-tabellen, zoals SWW_WI2OBJ en SWWLOG, door het workflowitem aan het factuurobject te koppelen en de gebruiker van de goedkeuringsstap te identificeren.

Voorbeelden
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De identificatie van de inkooporder waarop de factuur betrekking heeft.
Beschrijving

Het inkoopordernummer (PO-nummer) koppelt de factuur aan het inkoopproces. Bij facturen met een inkooporder is deze koppeling essentieel voor de three-way match tussen de inkooporder, goederenontvangst en factuur.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Prestaties van PO/GR-matching'. Door de aanwezigheid en matching van een PO te analyseren, kun je verschillende factuurtypen onderscheiden, zoals PO- en non-PO-facturen, en de efficiëntie van het matchingproces meten. Vertragingen op dit punt zijn een veelvoorkomende bron van knelpunten.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Hiermee kun je PO- en non-PO-facturen en de efficiëntie van het three-way-matchingproces analyseren.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel BSEG voor FI-facturen of RSEG voor MM-facturen, veld EBELN.

Voorbeelden
450001712345000175894500018330
Leveranciersnaam
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de officiële naam van de leverancier. In SAP zijn de stamgegevens van de leverancier, tabel LFA1, via het leveranciersnummer (LIFNR) gekoppeld aan het factuurdocument in de kopregel of factuurregels.

Analyseren per leverancier is belangrijk voor het dashboard 'Vendor Payment Performance'. Je kunt er verwerkingstijden, tijdigheid van betalingen en uitzonderingspercentages per leverancier mee volgen. Deze inzichten helpen bij het beheren van leveranciersrelaties, het vinden van leveranciers met structureel slechte factuurkwaliteit en het onderhandelen over betere voorwaarden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk en helpt bij het beheren van leveranciersrelaties en het vinden van problemen die aan specifieke leveranciers zijn gekoppeld.

Waar je het vindt

Uit veld NAME1 in SAP-tabel LFA1, gekoppeld via het leveranciersnummer (LIFNR) uit BKPF of BSEG.

Voorbeelden
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
Een code die aangeeft waarom een factuur niet kan worden betaald.
Beschrijving

Bij een afwijking in een factuur of tijdens een controle kun je een betalingsblokkade instellen. Zo wordt de factuur niet meegenomen in een betalingsrun. Dit attribuut geeft de reden voor de blokkade aan, zoals een verschil in hoeveelheid of prijs.

Deze informatie is belangrijk voor uitzonderingsanalyses. Je kunt er de oorzaken van betalingsvertragingen en herstelwerk mee categoriseren. Dat ondersteunt het dashboard 'Analyse van uitzonderingen en afwijkingen'. Als je de meest voorkomende blokkeringsredenen kent, kun je gerichte procesverbeteringen doorvoeren en het aantal uitzonderingen verlagen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de oorzaak van betalingsvertragingen aan. Hiermee kun je gericht analyseren hoe je uitzonderingen, herstelwerk en de verwerkingstijd van facturen vermindert.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel BSEG (segment van boekhoudkundig document), veld ZLSPR.

Voorbeelden
RIA
Vervaldatum factuur
InvoiceDueDate
De berekende datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.
Beschrijving

De vervaldatum van de factuur geeft de uiterste datum aan waarop je de leverancier moet betalen om aan de afgesproken voorwaarden te voldoen. In SAP is dit vaak geen afzonderlijk opgeslagen veld. De datum wordt berekend op basis van de basisdatum voor de vervaldatum (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM) die aan de factuur zijn gekoppeld.

Deze datum is belangrijk voor het dashboard 'Betalingscompliance en kortingen'. Je gebruikt de datum om KPI's zoals het percentage te late betalingen te berekenen en facturen met risico op te late betaling te identificeren. Door de facturen tegen deze datum af te zetten, kun je het werk beter prioriteren en leveranciersrelaties verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk voor het bewaken van betalingscompliance, het berekenen van KPI's voor te late betalingen en het benutten van kortingen bij vroegtijdige betaling.

Waar je het vindt

Afgeleid op basis van de basisdatum voor de berekening van de vervaldatum (BSEG-ZFBDT) en de sleutel voor betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Voorbeelden
2023-10-312023-11-152024-01-10
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het SAP ECC-systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het systeem van registratie aan, zoals de SAP System ID (SID), waaruit de factuurverwerkingsdata afkomstig is. Het is vooral belangrijk in organisaties met meerdere ERP-instanties of een combinatie van systemen.

In een process mining-analyse helpt het om data uit verschillende systemen van elkaar te onderscheiden, omdat die systemen hun eigen configuraties of procesvariaties kunnen hebben. Zo kun je systemen met elkaar vergelijken en blijft de herkomst van de data duidelijk. Dat is belangrijk voor datagovernance en validatie.

Waarom dit belangrijk is

Zorgt voor traceerbaarheid van de data en maakt procesanalyse mogelijk in omgevingen met meerdere SAP-instanties of andere bronsystemen.

Waar je het vindt

Meestal een statische waarde die de SAP System ID (SID) van de bron-ECC-instantie weergeeft en tijdens de data-extractie wordt toegevoegd.

Voorbeelden
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Documenttype
DocumentType
Een code in SAP die boekhoudkundige documenten classificeert en bepaalt hoe ze worden verwerkt.
Beschrijving

Het documenttype onderscheidt verschillende zakelijke transacties, zoals leveranciersfacturen (KR), creditnota's (KG) of MM-facturen (RE). Deze classificatie bepaalt onder meer het nummerbereik en de typen rekeningen waarop je kunt boeken.

In process mining kun je met een filter op documenttype een homogener analyse uitvoeren. Het proces voor een standaardleveranciersfactuur (KR) kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een creditnota (KG). Door deze afzonderlijk te analyseren, voorkom je misleidende aggregaties en krijg je nauwkeurigere inzichten in specifieke subprocessen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt segmentatie van de analyse op transactietype mogelijk, bijvoorbeeld factuur versus creditnota. Zo krijg je nauwkeurigere en relevantere procesinzichten.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel BKPF (kop van boekhoudkundig document), veld BLART.

Voorbeelden
KRREKG
Documentvaluta
DocumentCurrency
De valutacode, bijvoorbeeld USD of EUR, waarin de factuur is opgesteld.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de valuta van het factuurbedrag aan. In SAP wordt deze op documentkopniveau opgeslagen.

Documentvaluta is essentieel voor financiële analyses, zodat bedragen correct worden geïnterpreteerd. Je kunt hiermee de procesanalyse op valuta filteren en bedragen omrekenen naar één lokale valuta voor gestandaardiseerde rapportage en aggregatie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de nodige context om financiële bedragen te interpreteren en maakt valuta-specifieke analyses of omrekening naar een standaardvaluta mogelijk.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel BKPF (kop van boekhoudkundig document), veld WAERS.

Voorbeelden
USDEURGBP
Is geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of een activiteit door een systeem of batchgebruiker is uitgevoerd in plaats van door een menselijke gebruiker.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut onderscheidt activiteiten die automatisch zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld door een batchjob, EDI- of OCR-systeem, van activiteiten die handmatig door een gebruiker zijn uitgevoerd. Meestal bepaal je dit door de gebruikersnaam bij een activiteit te analyseren.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Handmatige versus geautomatiseerde verwerking'. Je kunt er het succes van automatiseringsinitiatieven mee meten, de KPI voor het percentage handmatige interventies berekenen en resterende mogelijkheden om handmatig werk te verminderen identificeren. Inzicht in de contactmomenten met mensen en systemen helpt om efficiënter te werken.

Waarom dit belangrijk is

Helpt het automatiseringsniveau van het proces te meten, handmatige knelpunten te identificeren en de impact van automatiseringsinitiatieven te volgen.

Waar je het vindt

Afgeleid door te controleren of de gebruikers-ID, bijvoorbeeld CDHDR-USERNAME, voorkomt in een vooraf gedefinieerde lijst met systeem-, batch- of serviceaccounts.

Voorbeelden
truefalse
Is te laat
IsOverdue
Een berekende vlag die waar is als de factuur na de geplande vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de datum van de activiteit 'Factuur betaald' te vergelijken met de 'Vervaldatum factuur'. Als de betaaldatum na de vervaldatum ligt, wordt de vlag op waar gezet.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage te late betalingen' en het dashboard 'Betalingscompliance en kortingen'. Je kunt er te late betalingen eenvoudig mee filteren en tellen, zodat je de omvang van het probleem kunt bepalen. Door kenmerken van te late facturen te analyseren, bijvoorbeeld per leverancier of bedrijfscode, kun je de oorzaken achterhalen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks of aan de betalingsvoorwaarden wordt voldaan en vormt de basis voor de KPI 'Percentage te late betalingen'. Zo kun je leveranciersrelaties verbeteren en boetes voorkomen.

Waar je het vindt

Berekend veld: TRUE als (Betaaldatum > Vervaldatum factuur), anders FALSE.

Voorbeelden
truefalse
Is teruggedraaid
IsReversed
Een booleaanse vlag die aangeeft of het factuurdocument is teruggedraaid.
Beschrijving

Dit attribuut markeert facturen die zijn geannuleerd of teruggedraaid. Dat is een belangrijke gebeurtenis die wijst op een ernstige fout of een procesfout. In SAP is een teruggedraaid document gekoppeld aan een terugboekingsdocument.

Het identificeren van teruggedraaide facturen helpt je de proceskwaliteit en het aantal fouten te begrijpen. Je kunt deze terminale uitzonderingen los van de hoofdprocesstroom analyseren en de oorzaken onderzoeken. Zo zie je waarom terugboekingen plaatsvinden en hoe je ze kunt voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Markeert geannuleerde facturen. Dit is een belangrijke indicator voor procesfouten en helpt bij het analyseren van de oorzaken van ernstige fouten.

Waar je het vindt

Controleer of het documentnummer (BKPF-BELNR) voor een ander document voorkomt in het veld BKPF-STBLG (terugboekingsdocument).

Voorbeelden
truefalse
Korting gemist
DiscountLost
Een berekende vlag die waar is als een beschikbare korting bij vroegtijdige betaling niet is benut.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert facturen waarbij de betalingsvoorwaarden korting boden voor vroeg betalen, maar de betaling pas is uitgevoerd nadat de kortingsperiode was verstreken. Dit wordt berekend door de betaaldatum te vergelijken met de uiterste kortingsdatum die is afgeleid van de 'Betalingsvoorwaarden'.

Dit is een belangrijke financiële KPI voor de 'Early Payment Discount Capture Rate'. De KPI maakt gemiste kansen om kosten te verlagen zichtbaar. Door te analyseren waarom kortingen verloren gaan, bijvoorbeeld door lange goedkeuringscycli of betalingsblokkades, kun je procesverbeteringsprojecten onderbouwen met een duidelijk rendement op investering.

Waarom dit belangrijk is

Maakt gemiste financiële kansen zichtbaar. Daarmee ondersteunt dit attribuut direct de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate' en biedt het een duidelijke financiële prikkel voor procesverbetering.

Waar je het vindt

Berekend veld: TRUE als (Betalingsvoorwaarden korting boden) AND (Betaaldatum > Uiterste kortingsdatum), anders FALSE.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst vanuit het bronsysteem is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut markeert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vanuit SAP ECC. Het maakt geen deel uit van de transactiedata zelf, maar is metadata die tijdens het proces van data-inname wordt toegevoegd.

Het wordt vooral gebruikt om context te geven bij de actualiteit van de data die je bekijkt. Dat is belangrijk voor dashboards en rapporten, omdat je ziet hoe actueel je analyse is en rekening kunt houden met zeer recente transacties die mogelijk nog niet zijn opgenomen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de dataset is. Dat is belangrijk om de actualiteit van procesinzichten en dashboards goed te kunnen beoordelen.

Waar je het vindt

Dit is metadata die tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL) wordt gegenereerd en toegevoegd.

Voorbeelden
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Nummer goederenontvangst
GoodsReceiptNumber
De identificatie van het goederenontvangstdocument dat bij een factuur met inkooporder hoort.
Beschrijving

Bij facturen voor fysieke goederen bevestigt het goederenontvangstdocument (GR) dat de leverancier de artikelen heeft geleverd. Dit nummer koppelt de factuur aan de specifieke leveringsgebeurtenis.

Je gebruikt dit attribuut in het dashboard 'Prestaties van PO/GR-matching'. De tijd tussen het boeken van de goederenontvangst en het boeken van de factuur is een belangrijke KPI. Door deze koppeling te analyseren, krijg je zicht op het volledige three-way-matchingproces en zie je waar vertragingen ontstaan tussen fysieke levering en financiële afhandeling.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het beeld van de three-way match compleet (PO-GR-factuur). Zo kun je vertragingen tussen goederenlevering en factuurverwerking analyseren.

Waar je het vindt

Uit SAP-tabel RSEG (documentitem, inkomende factuur), veld LFBNR (documentnummer van een referentiedocument).

Voorbeelden
500000123450000015675000002100
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige analyse van je factuurverwerkingsworkflow.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur is opgenomen in een lijst met betalingsvoorstellen als onderdeel van een betalingsrun (T-Code F110). Hoewel dit nog geen definitieve betaling is, geeft het aan dat betaling gepland is. De factuur wordt geselecteerd op basis van de vervaldatum en betalingsvoorwaarden.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces. Vertraging tussen het voorstel en de definitieve uitvoering kan wijzen op problemen met de goedkeuring of planning van de betalingsrun.

Waar je het vindt

Dit event herken je door het factuurdocument te zoeken in de tabellen met betalingsvoorstellen, zoals REGUP (Processed Items from Payment Program). De run-datum (REGUP-LAUFD) kan als eventtijd worden gebruikt.

Vastleggen

Zoek de factuur in tabel REGUP en gebruik de datum van de betalingsrun (LAUFD).

Eventtype explicit
Factuur geboekt
De factuur is formeel vastgelegd in het grootboek en creëert daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt omgezet in een geboekt document, of wordt vanaf het begin als geboekt aangemaakt. Dit is een belangrijke stap in de financiële administratie.
Waarom dit belangrijk is

Boeken is een belangrijke mijlpaal die van de factuur een officiële verplichting maakt. Het scheidt de fase van gegevensinvoer van de actieve fase van betalingsbeheer.

Waar je het vindt

Herkenbaar in documentkopregel-tabel BKPF. Een geboekt document heeft een lege Document Status (BKPF-BSTAT) en een geldige Posting Date (BKPF-BUDAT). De eventtimestamp is de boekingsdatum.

Vastleggen

Gebruik BKPF.BUDAT voor documenten waarvoor BKPF.BSTAT niet 'V' (Parked) is of waarvoor 'V' is gewijzigd.

Eventtype explicit
Factuur goedgekeurd
Een aangewezen goedkeurder heeft bevestigd dat de factuur klopt en klaar is voor betaling. Dit kan een expliciet event uit een workflowsysteem zijn of worden afgeleid uit het verwijderen van een betalingsblokkade. Het is een belangrijke mijlpaal vóór betaling.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal waarmee de factuur wordt vrijgegeven voor betaling. Vertraging vóór of na deze stap wijst op verschillende problemen, zoals beperkte beschikbaarheid van goedkeurders of problemen met de planning van de betalingsrun.

Waar je het vindt

In een workflowsysteem is dit een expliciet event. Anders wordt het meestal afgeleid uit het verwijderen van een betalingsblokkade, vastgelegd via wijzigingslogs (CDHDR/CDPOS) voor veld BSEG-ZLSPR.

Vastleggen

Event uit workflowsysteem of wijzigingslog voor het verwijderen van de betalingsblokkade.

Eventtype explicit
Factuur teruggedraaid
Het geboekte factuurdocument is geannuleerd door een terugboekingsdocument aan te maken. Daarmee wordt het financiële effect van de oorspronkelijke factuur tenietgedaan. Dit is een alternatief, vaak ongewenst, einde van het proces.
Waarom dit belangrijk is

Terugboeking wijst op fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of dubbele facturen. Door de frequentie en redenen van terugboekingen te volgen, vind je mogelijkheden om de datakwaliteit en first-time-right-verwerking te verbeteren.

Waar je het vindt

Dit event wordt herkend in de documentkopregel-tabel (BKPF). Bij het oorspronkelijke document is het nummer van het terugboekingsdocument (BKPF-STBLG) ingevuld. De eventtijd is de boekingsdatum van het terugboekingsdocument.

Vastleggen

Zoek het terugboekingsdocument in BKPF.STBLG en haal de timestamp uit de boekingsdatum van het terugboekingsdocument.

Eventtype explicit
Factuur vereffend door betaling
De factuur is volledig betaald en de openstaande post is vereffend tegen een betalingsdocument. Dit markeert de succesvolle afronding van het Accounts Payable-proces voor de factuur. Je legt dit vast via de gegevens van het vereffeningsdocument.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindevent van het succesvolle procespad. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke maatstaf voor de totale procesefficiëntie. Deze tijd is ook nodig om tijdigheid van betaling en het benutten van kortingen te berekenen.

Waar je het vindt

Dit event herken je wanneer Clearing Document Number (BSEG-AUGBL) en Clearing Date (BSEG-AUGDT) zijn ingevuld voor de leveranciersregel. De vereffeningsdatum is de timestamp van het event.

Vastleggen

Gebruik Clearing Date (BSEG.AUGDT) wanneer Clearing Document (BSEG.AUGBL) is ingevuld.

Eventtype explicit
Factuurdocument aangemaakt
Geeft aan dat een factuurdocument in SAP is aangemaakt, als geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is meestal het eerste event met timestamp voor een factuur en vormt het startpunt van de procesanalyse. Het wordt vastgelegd op basis van de datum en tijd waarop het document in tabel BKPF is ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het belangrijkste startevent voor de factuurverwerking. Door de tijd vanaf dit punt te analyseren, meet je de totale end-to-enddoorlooptijd en vind je vertragingen bij de eerste gegevensinvoer.

Waar je het vindt

Dit event wordt afgeleid van de aanmaaktimestamp van de kopregel van het boekhoudkundige document. De combinatie van Entry Date (BKPF-CPUDT) en Entry Time (BKPF-CPUTM) levert de timestamp.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit documentkopregel-tabel BKPF (CPUDT, CPUTM).

Eventtype inferred
Betalingsblokkade ingesteld
Een factuur is actief geblokkeerd voor betaling, meestal door een verschil, een openstaande goedkeuring of een ander probleem. Dit is een expliciete status op de factuurregel. Je kunt het event vastleggen via wijzigingsdocumenttabellen.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van een uitzonderings- of goedkeuringsperiode. Door de frequentie en duur van betalingsblokkades te analyseren, vind en los je knelpunten en geschillen op.

Waar je het vindt

Het event wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) te volgen. Wijzigingslogs in tabellen CDHDR en CDPOS registreren wanneer dit veld wordt ingevuld.

Vastleggen

Volg het aanmaken van vermeldingen in CDHDR/CDPOS voor veld BSEG-ZLSPR.

Eventtype explicit
Betalingsblokkade verwijderd
Een eerder ingestelde betalingsblokkade is van de factuur verwijderd, waardoor deze in aanmerking komt voor betaling. Dit betekent vaak dat een verschil is opgelost of goedkeuring is verleend. Het event wordt vastgelegd via wijzigingsdocumenttabellen.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit geeft aan dat een uitzondering is opgelost of een goedkeuring is afgerond. De tijd dat de blokkade actief was, staat voor herstel- of wachttijd en is een belangrijk verbeterpunt.

Waar je het vindt

Dit event wordt vastgelegd door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) te volgen. Wijzigingslogs in tabellen CDHDR en CDPOS registreren wanneer dit veld wordt leeggemaakt.

Vastleggen

Volg updatevermeldingen in CDHDR/CDPOS waarbij veld BSEG-ZLSPR leeg wordt gemaakt.

Eventtype explicit
Factuur geparkeerd
Geeft aan dat een factuur in SAP is ingevoerd, maar nog niet in het grootboek is geboekt. Het is een bewuste actie waarmee latere aanvulling of goedkeuring mogelijk blijft. Het statusveld in de kopregel geeft aan of een factuur is geparkeerd.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren betekent dat het proces bewust wordt onderbroken, vaak voor controle of omdat informatie ontbreekt. Door dit te volgen, zie je waarom vertraging ontstaat voordat een factuur officieel wordt geboekt.

Waar je het vindt

Herkenbaar in documentkopregel-tabel BKPF wanneer Document Status (BKPF-BSTAT) 'V' (Parked) is. De eventtijd is de aanmaaktijd van het document (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Vastleggen

Filter documenten waarvoor BKPF.BSTAT = 'V'.

Eventtype explicit
Factuur ter goedkeuring doorgestuurd
De factuur is formeel ingediend in een goedkeuringsworkflow. Deze activiteit maakt vaak gebruik van een extern workflowsysteem of een specifieke statuswijziging in SAP. Meestal is dit het begin van het goedkeuringssubproces.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Door de tijd vanaf dit event tot 'Invoice Approved' te meten, bereken je de KPI voor de doorlooptijd van factuurgoedkeuringen en vind je knelpunten bij goedkeurders.

Waar je het vindt

Als SAP Business Workflow wordt gebruikt, kun je dit event uit workflowlogs halen, bijvoorbeeld SWWLOG. Anders is dit een conceptuele stap die vaak wordt afgeleid uit het instellen van een betalingsblokkade vanwege een goedkeuring.

Vastleggen

Haal het event uit workflowlogs of leid het af uit het instellen van een specifieke betalingsblokkade.

Eventtype explicit
Goederenontvangst gematcht
Geeft aan dat is gecontroleerd of de goederen of diensten op de factuur zijn ontvangen, door de factuur aan een Goods Receipt-document te koppelen. Dit is het derde onderdeel van een three-way match. Je leidt dit af uit verwijzingen op de factuurregel.
Waarom dit belangrijk is

Een match met een Goods Receipt bevestigt dat het bedrijf heeft ontvangen waarvoor het betaalt. Door dit te volgen, analyseer je de KPI voor de matchingtijd van PO, goederenontvangst en factuur en verbeter je de validatie.

Waar je het vindt

Afgeleid van de leveranciersregel in tabel BSEG door te controleren of een Goods Receipt-documentnummer (BSEG-LFBNR) is ingevuld, of door de historie van de gekoppelde inkooporder te volgen in tabel EKBE.

Vastleggen

Controleer op een GR-verwijzing in BSEG.LFBNR of via de PO-historie in EKBE.

Eventtype inferred
Inkooporder gematcht
Deze activiteit geeft aan dat de factuurregel succesvol aan een inkooporder is gekoppeld. Dit is een belangrijke validatiestap in een three-way match. Je leidt dit af uit de aanwezigheid van een PO-nummer in de details van de factuurregel.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging bij PO-matching kan een groot knelpunt zijn. Door deze activiteit te analyseren, meet je de efficiëntie van het matchingproces en vind je facturen die afwijken van de standaardworkflow op basis van een PO.

Waar je het vindt

Afgeleid van de leveranciersregel in tabel BSEG. Als het veld Purchase Order Number (BSEG-EBELN) is ingevuld, wordt aangenomen dat de match plaatsvond bij het aanmaken van het document.

Vastleggen

Controleer of BSEG.EBELN voor de factuur een waarde bevat die niet null is.

Eventtype inferred
Vervaldatum verstreken zonder betaling
Dit berekende event treedt op wanneer de huidige datum de nettovervaldatum van de factuur overschrijdt, terwijl de factuur nog niet is vereffend. Het markeert facturen die mogelijk achterstallig worden of dat al zijn. Dit is geen rechtstreeks systeemevent.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het monitoren van de KPI voor het percentage achterstallige betalingen. Je ziet proactief welke facturen meteen aandacht nodig hebben om boetes en een verslechterde relatie met leveranciers te voorkomen.

Waar je het vindt

Dit is een berekend event. Het wordt afgeleid door de huidige datum te vergelijken met de Net Due Date (BSEG-ZFBDT) voor alle open, niet-vereffende factuurregels. De eventtimestamp is de vervaldatum zelf.

Vastleggen

Leid dit af door de huidige datum te vergelijken met BSEG.ZFBDT voor open regels.

Eventtype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je process mining-traject te starten. Begin vandaag nog met het verbeteren van je crediteurenfactuurverwerking op basis van data.

Voorkom boetes voor te late betaling: optimaliseer je crediteurenproces en bespaar nu 60%

Elimineer dubbele betalingen, automatiseer de verwerking en verlaag je kosten met 60% met ons platform.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, in enkele minuten ingesteld