Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

SAP ECC
Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Deze datatemplate bevat de informatie die je nodig hebt om de verwerking van crediteurenfacturen goed te analyseren. Je vindt erin welke datavelden je verzamelt, welke procesactiviteiten je volgt en hoe je de data rechtstreeks uit SAP ECC haalt. Gebruik de template om alle benodigde gegevens vast te leggen voor een volledige procesanalyse.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie

Attributen voor de verwerking van crediteurenfacturen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je de verwerking van crediteurenfacturen volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 9 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
Activity
De naam van een specifieke bedrijfsstap of gebeurtenis tijdens de verwerking van een factuur.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één taak of statuswijziging in het crediteurenproces, zoals ‘Factuur geparkeerd’, ‘Factuur ter goedkeuring doorgestuurd’ of ‘Factuur afgeletterd door betaling’. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart. Je haalt ze meestal op uit wijzigingslogboeken, statusvelden of workflowlogboeken in SAP.

De volgorde en duur van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je de processtroom visualiseren, bottlenecks tussen stappen opsporen, de frequentie van herstelwerk meten en de werkelijke uitvoering vergelijken met standaardprocedures. Hoe gedetailleerd je de activiteiten definieert, bepaalt hoe ver je de analyse kunt uitdiepen.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten vormen de basis van de proceskaart. Hiermee kun je de processtroom visualiseren, bottlenecks opsporen en afwijkingen analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit transactiecodes (BKPF-TCODE), workflowlogboeken (SWW_WI2OBJ) of wijzigingslogboeken (tabellen CDHDR/CDPOS) op basis van wijzigingen in factuurdocumenten.

Voorbeelden
Factuurdocument aangemaaktFactuur goedgekeurdFactuur afgeletterd door betalingBetalingsblokkade ingesteld
Factuur
InvoiceNumber
De unieke identificatie van elk factuurdocument. Deze dient als primaire Case-ID om de factuur van ontvangst tot betaling te volgen.
Beschrijving

Het factuurnummer is een samengestelde sleutel. In SAP bestaat deze meestal uit de combinatie van de bedrijfscode (BUKRS), het documentnummer (BELNR) en het boekjaar (GJAHR). Dankzij deze unieke combinatie is elke factuur in het hele systeem afzonderlijk herkenbaar.

In process mining is dit attribuut essentieel. Het verbindt alle bijbehorende gebeurtenissen en activiteiten, zoals aanmaak, boeking, goedkeuring en betaling, tot één samenhangende procesinstantie. Door het proces per factuur te analyseren, krijg je een volledig beeld van de levenscyclus van begin tot eind. Dat is nodig om doorlooptijden te berekenen, varianten op te sporen en herstelwerk in kaart te brengen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case-ID die alle factuuractiviteiten met elkaar verbindt. Zo kun je het crediteurenproces voor elke factuur van begin tot eind analyseren.

Waar vind je dit?

Samengesteld uit de velden BUKRS, BELNR en GJAHR in SAP-tabel BKPF (koptekst van boekhoudkundig document).

Voorbeelden
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Gebeurtenistijd
EventTime
De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

De gebeurtenistijd is de timestamp die bij elke activiteit in het proces hoort. Deze data is essentieel om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en voor alle tijdsanalyses. In SAP staat deze informatie vaak in aanmaakvelden, zoals BKPF-CPUDT, of in wijzigingslogboeken, zoals CDHDR-UDATE en CDHDR-UTIME.

Dit attribuut is nodig om belangrijke prestatie-indicatoren te berekenen, zoals doorlooptijden, verwerkingstijden en wachttijden tussen activiteiten. Je kunt er procesprestaties over tijd mee analyseren, zien wanneer bottlenecks ontstaan en controleren of service level agreements (SLA’s) en betalingsvoorwaarden worden nageleefd.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden en bottlenecks. Daarmee vormt deze de basis voor prestatieanalyses.

Waar vind je dit?

Uit SAP-tabellen zoals BKPF (CPUDT/CPUTM voor aanmaak) of CDHDR (UDATE/UTIME voor wijzigingen).

Voorbeelden
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Bedrijfscode
CompanyCode
Een unieke sleutel voor een juridische entiteit of bedrijf binnen de SAP-organisatie.
Beschrijving

De bedrijfscode is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials en vertegenwoordigt een zelfstandige boekhoudkundige eenheid. Alle financiële transacties, waaronder facturen, worden aan een specifieke bedrijfscode toegewezen.

Met dit attribuut kun je de procesanalyse per juridische entiteit uitsplitsen. Zo vergelijk je proc prestaties, compliance en efficiëntie tussen verschillende bedrijfsonderdelen. Dit is vooral belangrijk voor grote multinationals met meerdere dochterondernemingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om processen per juridische entiteit te analyseren en prestaties tussen bedrijfseenheden te vergelijken.

Waar vind je dit?

Uit veld BUKRS in SAP-tabel BKPF (koptekst van boekhoudkundig document).

Voorbeelden
10002100US01
Betalingsvoorwaarden
PaymentTerms
De code met de betalingsvoorwaarden, zoals vervaldatums en mogelijke kortingen.
Beschrijving

Betalingsvoorwaarden zijn vooraf gedefinieerde regels in SAP die bepalen hoe vervaldatums en betalingskortingen worden berekend. Ze worden toegewezen aan leveranciersstamgegevens en kunnen ook op afzonderlijke facturen worden vermeld.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Betalingsnaleving en kortingen’ en de KPI ‘Percentage benutting korting voor vroeg betalen’. Door betalingsvoorwaarden te analyseren, kun je mogelijkheden voor kortingen opsporen, de financiële gevolgen van betalingsschema’s begrijpen en controleren of de voorwaarden worden nageleefd.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de regels voor vervaldatums en kortingen. Dit is belangrijk voor financiële optimalisatie en het bewaken van compliance.

Waar vind je dit?

Uit veld ZTERM in SAP-tabel BSEG (boekhoudkundige documentregel).

Voorbeelden
Z0010001NT30
Brutobedrag factuur
InvoiceGrossAmount
Het totale brutobedrag van de factuur, inclusief belastingen en andere kosten, in de oorspronkelijke documentvaluta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale financiële waarde van een factuur weer. Het is belangrijke data om de financiële impact en kenmerken van verwerkte facturen te begrijpen. In SAP vind je dit bedrag in verschillende tabellen, afhankelijk van het documenttype, bijvoorbeeld in BSEG voor financiële documenten.

Bij analyses gebruik je het factuurbedrag om facturen met een hoge waarde voorrang te geven, de financiële doorvoer van het crediteurenproces te begrijpen en analyses uit te splitsen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of facturen met een hoge waarde langere doorlooptijden hebben of een andere goedkeuringsroute volgen. Het bedrag is ook nodig voor financiële KPI’s.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op waarde analyseren, facturen met een hoge waarde prioriteit geven en financiële KPI’s berekenen.

Waar vind je dit?

Uit SAP-regeltabellen, zoals veld WRBTR in BSEG (bedrag in documentvaluta). Mogelijk moet je de factuurregels samenvoegen tot het niveau van de documentkoptekst.

Voorbeelden
1500.0012550.75980.50
Goedkeurder
Approver
De gebruiker of rol die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van de factuur voor betaling.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de persoon die de activiteit ‘Factuur goedgekeurd’ heeft uitgevoerd. In SAP wordt dit vaak beheerd via het workflowsysteem. De ID van de goedkeurder staat dan in de workflowgeschiedenis.

Analyse per goedkeurder is de basis voor het dashboard ‘Bottleneckanalyse factuurgoedkeuring’. Je kunt hiermee de goedkeuringstijd per persoon of groep meten, goedkeurders opsporen die structureel traag zijn en de werklast binnen de goedkeuringshiërarchie begrijpen. Deze data is belangrijk om de goedkeuringsworkflow te verbeteren, die vaak een grote bottleneck vormt.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen. Zo kun je doorlooptijden en bottlenecks per persoon of team analyseren.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in SAP Business Workflow-tabellen, zoals SWW_WI2OBJ en SWWLOG. Koppel het workflowitem aan het factuurobject en identificeer de gebruiker van de goedkeuringsstap.

Voorbeelden
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Inkoopordernummer
PurchaseOrderNumber
De identificatie van de inkooporder waarvoor de factuur is opgesteld.
Beschrijving

Het inkoopordernummer koppelt de factuur aan het inkoopproces. Bij facturen met een inkooporder is deze koppeling nodig voor de driewegmatch tussen de inkooporder, goederenontvangst en factuur.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Prestaties van inkooporder- en goederenontvangstmatching’. Je kunt met de aanwezigheid en matching van een inkooporder onderscheid maken tussen facturen met en zonder inkooporder en de efficiëntie van het matchingproces meten. Vertragingen hierbij zijn een veelvoorkomende oorzaak van bottlenecks.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je facturen met en zonder inkooporder vergelijken en de efficiëntie van de driewegmatch analyseren.

Waar vind je dit?

Uit veld EBELN in SAP-tabel BSEG (voor FI-facturen) of RSEG (voor MM-facturen).

Voorbeelden
450001712345000175894500018330
Leveranciersnaam
VendorName
De naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de officiële naam van de leverancier. In SAP zijn de stamgegevens van de leverancier (tabel LFA1) via het leveranciersnummer (LIFNR) gekoppeld aan het factuurdocument. Dit nummer staat in de documentkoptekst of op de factuurregels.

Analyse per leverancier is belangrijk voor het dashboard ‘Betaalprestaties leveranciers’. Je kunt verwerkingstijden, tijdige betalingen en uitzonderingen per leverancier volgen. Zo krijg je inzicht in leveranciersrelaties, leveranciers die herhaaldelijk facturen van slechte kwaliteit aanleveren en mogelijkheden om betere voorwaarden af te spreken.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt prestatieanalyses per leverancier, zodat je leveranciersrelaties kunt beheren en problemen bij specifieke leveranciers kunt opsporen.

Waar vind je dit?

Uit veld NAME1 in SAP-tabel LFA1, gekoppeld via het leveranciersnummer (LIFNR) in BKPF of BSEG.

Voorbeelden
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Reden betalingsblokkade
PaymentBlockReason
Een code die aangeeft waarom een factuur niet betaald kan worden.
Beschrijving

Bij een afwijking of controle kan een betalingsblokkade worden ingesteld om te voorkomen dat een factuur in een betalingsrun wordt opgenomen. Dit attribuut vermeldt de reden voor de blokkade, zoals een verschil in hoeveelheid of prijs.

Deze informatie is belangrijk voor de analyse van uitzonderingen. Je kunt er de oorzaken van betalingsvertragingen en herstelwerk mee indelen. Dat ondersteunt het dashboard ‘Analyse van uitzonderingen en afwijkingen’. Als je weet welke blokkaderedenen het vaakst voorkomen, kun je gerichte procesverbeteringen doorvoeren en uitzonderingen verminderen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de oorzaak van betalingsvertragingen aan. Zo kun je gericht analyseren en uitzonderingen, herstelwerk en factuurverwerkingstijd verminderen.

Waar vind je dit?

Uit veld ZLSPR in SAP-tabel BSEG (boekhoudkundige documentregel).

Voorbeelden
RIA
Vervaldatum factuur
InvoiceDueDate
De berekende datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden betaald moet zijn.
Beschrijving

De vervaldatum van de factuur is de uiterste datum waarop je de leverancier moet betalen om aan de afgesproken voorwaarden te voldoen. In SAP staat deze datum vaak niet in één veld, maar wordt deze berekend op basis van de basisdatum van het document (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM) van de factuur.

Deze datum is belangrijk voor het dashboard ‘Betalingsnaleving en kortingen’. Je gebruikt deze om KPI’s zoals het percentage achterstallige betalingen te berekenen en facturen op te sporen die risico lopen op te late betaling. Met deze datum kun je de werklast prioriteren en leveranciersrelaties verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk om betalingsnaleving te volgen, KPI’s voor achterstallige betalingen te berekenen en kortingen voor vroeg betalen te benutten.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de basisdatum voor de berekening van de vervaldatum (BSEG-ZFBDT) en de betalingsvoorwaardencode (BSEG-ZTERM).

Voorbeelden
2023-10-312023-11-152024-01-10
Verwerker
ProcessorUser
De SAP-gebruikersnaam van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld het boeken of wijzigen van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap. In SAP kan dit de gebruiker zijn die het document heeft aangemaakt (bijvoorbeeld BKPF-USNAM) of een specifieke wijziging heeft aangebracht (bijvoorbeeld CDHDR-USERNAME).

Door te analyseren op verwerker krijg je inzicht in teamprestaties en de verdeling van de werklast. Je kunt hiermee het dashboard ‘Verdeling werklast crediteurenverwerkers’ opbouwen en per gebruiker het aantal facturen en de gemiddelde activiteitstijd volgen. Zo zie je waar training nodig is, wie goed presteert en hoe je taken eerlijker kunt verdelen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt werklastanalyses en prestatievergelijkingen tussen gebruikers. Je kunt er ook trainingsbehoeften en een ongelijke verdeling van middelen mee opsporen.

Waar vind je dit?

Uit veld USERNAME in SAP-tabel CDHDR (voor wijzigingen) of veld USNAM in BKPF (voor documentinvoer).

Voorbeelden
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Achterstallig
IsOverdue
Een berekende vlag die waar is als de factuur na de geplande vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut wordt afgeleid door de datum van de activiteit ‘Factuur afgeletterd door betaling’ te vergelijken met de vervaldatum van de factuur. Als de betaaldatum na de vervaldatum valt, wordt de vlag op waar gezet.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI voor achterstallige betalingen en het dashboard ‘Betalingsnaleving en kortingen’. Je kunt eenvoudig te late betalingen filteren en tellen en zo de omvang van het probleem bepalen. Door kenmerken van achterstallige facturen te analyseren, bijvoorbeeld per leverancier of bedrijfscode, kun je de oorzaken achterhalen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks of betalingstermijnen worden nageleefd. Deze maatstaf vormt de basis voor de KPI ‘Percentage te late betalingen’ en helpt leveranciersrelaties te verbeteren en boetes te voorkomen.

Waar vind je dit?

Berekend veld: TRUE als (Payment Date > Invoice Due Date), anders FALSE.

Voorbeelden
truefalse
Bronsysteem
SourceSystem
Identificeert het SAP ECC-systeem waaruit de data is opgehaald.
Beschrijving

Dit attribuut vermeldt het bronsysteem, bijvoorbeeld de SAP System ID (SID), waar de factuurverwerkingsdata vandaan komt. Dit is vooral belangrijk voor organisaties met meerdere ERP-instanties of verschillende systemen.

Bij process mining kun je hiermee data uit verschillende systemen van elkaar onderscheiden. Die systemen kunnen eigen configuraties of procesvarianten hebben. Zo kun je systemen met elkaar vergelijken en de herkomst van data volgen, wat belangrijk is voor gegevensbeheer en validatie.

Waarom dit belangrijk is

Maakt data traceerbaar en ondersteunt procesanalyse in omgevingen met meerdere SAP-instanties of andere bronsystemen.

Waar vind je dit?

Meestal een vaste waarde die de SAP System ID (SID) van de broninstantie van ECC weergeeft. Deze wordt toegevoegd tijdens het ophalen van de data.

Voorbeelden
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Documenttype
DocumentType
Een code in SAP die boekhoudkundige documenten indeelt en bepaalt hoe ze worden verwerkt.
Beschrijving

Het documenttype maakt onderscheid tussen verschillende zakelijke transacties, zoals leveranciersfacturen (KR), creditnota’s (KG) en MM-facturen (RE). Deze indeling bepaalt onder meer het nummerbereik en de soorten rekeningen waarop geboekt kan worden.

In process mining kun je de analyse filteren op documenttype voor een beter vergelijkbare groep documenten. Het proces voor een standaardleveranciersfactuur (KR) kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een creditnota (KG). Door deze afzonderlijk te analyseren, voorkom je misleidende totalen en krijg je nauwkeuriger inzicht in specifieke subprocessen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om analyses uit te splitsen naar transactietype, zoals facturen en creditnota’s. Zo krijg je nauwkeurigere en relevantere procesinzichten.

Waar vind je dit?

Uit veld BLART in SAP-tabel BKPF (koptekst van boekhoudkundig document).

Voorbeelden
KRREKG
Documentvaluta
DocumentCurrency
De valutacode, zoals USD of EUR, waarin de factuur is opgesteld.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de valuta van het factuurbedrag aan. In SAP staat deze op het niveau van de documentkoptekst.

De documentvaluta is nodig om financiële bedragen correct te interpreteren. Je kunt de procesanalyse ermee filteren op valuta. Ook is deze nodig om bedragen om te rekenen naar één lokale valuta voor gestandaardiseerde rapportages en totalen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de context die nodig is om financiële bedragen te interpreteren. Je kunt ook per valuta analyseren of bedragen omrekenen naar een standaardvaluta.

Waar vind je dit?

Uit veld WAERS in SAP-tabel BKPF (koptekst van boekhoudkundig document).

Voorbeelden
USDEURGBP
Geautomatiseerd
IsAutomated
Een vlag die aangeeft of een activiteit is uitgevoerd door een systeem- of batchgebruiker, of door een menselijke gebruiker.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld door een batchtaak, EDI- of OCR-systeem, en activiteiten die een gebruiker handmatig heeft uitgevoerd. Meestal bepaal je dit aan de hand van de gebruikersnaam bij een activiteit.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard ‘Handmatige versus geautomatiseerde verwerking’. Je kunt hiermee het resultaat van automatiseringsinitiatieven meten, de KPI voor handmatige interventies berekenen en mogelijkheden opsporen om handmatig werk verder te verminderen. Inzicht in de momenten waarop mensen of systemen het proces uitvoeren, helpt de efficiëntie te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Helpt het automatiseringsniveau van het proces te meten, handmatige bottlenecks op te sporen en het effect van automatiseringsinitiatieven te volgen.

Waar vind je dit?

Afgeleid door te controleren of de gebruikers-ID, bijvoorbeeld CDHDR-USERNAME, voorkomt in een vooraf gedefinieerde lijst met systeem-, batch- of serviceaccounts.

Voorbeelden
truefalse
Gemiste korting
DiscountLost
Een berekende indicator die TRUE is als een beschikbare korting voor vroege betaling niet is benut.
Beschrijving

Dit attribuut markeert facturen waarvoor een korting gold bij vroege betaling, maar die pas zijn betaald nadat de kortingsperiode was verstreken. De waarde wordt berekend door de betaaldatum te vergelijken met de uiterste kortingsdatum die is afgeleid van ‘Payment Terms’.

Dit is een belangrijke financiële KPI voor het ‘Percentage geïnde kortingen bij vroege betaling’. De KPI laat zien waar kansen om kosten te besparen zijn gemist. Door te onderzoeken waarom kortingen niet zijn geïnd, bijvoorbeeld door lange goedkeuringsrondes of betalingsblokkades, kun je procesverbeteringen onderbouwen met een duidelijk rendement.

Waarom dit belangrijk is

Laat gemiste financiële kansen zien. Dit ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Percentage geïnde kortingen bij vroege betaling’ en maakt de financiële reden voor procesverbetering duidelijk.

Waar vind je dit?

Berekend veld: TRUE als (Payment Terms een korting bood) AND (Payment Date > Discount Due Date), anders FALSE.

Voorbeelden
truefalse
Goederenontvangstnummer
GoodsReceiptNumber
De identificatie van het goederenontvangstdocument dat hoort bij een factuur met inkooporder.
Beschrijving

Bij facturen voor fysieke goederen bevestigt het document van de goederenontvangst (GR) dat de leverancier de goederen heeft geleverd. Dit nummer koppelt de factuur aan de specifieke levering.

Je gebruikt dit attribuut in het dashboard ‘Prestaties van inkooporder- en goederenontvangstmatching’. De tijd tussen de boeking van de goederenontvangst en de factuur is een belangrijke metriek. Met deze koppeling kun je het volledige driewegmatchproces begrijpen en vertragingen tussen de fysieke levering en de financiële afhandeling opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het beeld van de driewegmatch (inkooporder-goederenontvangst-factuur) compleet. Zo kun je vertragingen tussen de levering en de factuurverwerking analyseren.

Waar vind je dit?

Uit veld LFBNR (documentnummer van een referentiedocument) in SAP-tabel RSEG (documentregel, inkomende factuur).

Voorbeelden
500000123450000015675000002100
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze registratie voor het laatst is vernieuwd vanuit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de datum en tijd aan van de meest recente data-extractie of update vanuit SAP ECC. Het maakt geen deel uit van de transactiedata zelf, maar is metadata die tijdens het inladen van de data wordt toegevoegd.

Bij analyses geeft dit attribuut aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor dashboards en rapporten: gebruikers zien zo hoe recent de analyse is en weten of zeer recente transacties al zijn meegenomen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de dataset is. Zo kun je beoordelen hoe recent de procesinzichten en dashboards zijn.

Waar vind je dit?

Dit is metadata die tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) wordt gegenereerd en toegevoegd.

Voorbeelden
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Teruggeboekt
IsReversed
Een booleaanse vlag die aangeeft of het factuurdocument is teruggeboekt.
Beschrijving

Dit attribuut markeert facturen die zijn geannuleerd of teruggeboekt. Dat is een belangrijke gebeurtenis die op een ernstige fout of procesprobleem kan wijzen. In SAP is een teruggeboekt document gekoppeld aan een terugboekingsdocument.

Teruggeboekte facturen herkennen is belangrijk om de proceskwaliteit en het aantal fouten te begrijpen. Je kunt deze uitzonderingen aan het einde van het proces apart houden van de normale processtroom en de oorzaken analyseren. Zo wordt duidelijk waarom terugboekingen plaatsvinden en hoe je ze kunt voorkomen.

Waarom dit belangrijk is

Markeert geannuleerde facturen. Dit is een belangrijke aanwijzing voor procesproblemen en helpt de oorzaken van ernstige fouten te analyseren.

Waar vind je dit?

Controleer of het documentnummer (BKPF-BELNR) voorkomt in het veld BKPF-STBLG (terugboekingsdocument) van een ander document.

Voorbeelden
truefalse
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenfacturen

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in het event log om de workflow voor factuurverwerking nauwkeurig in kaart te brengen en te analyseren.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betalingsvoorstel aangemaakt
De factuur is opgenomen in een betalingsvoorstel als onderdeel van een betalingsrun (transactiecode F110). Dit is nog geen definitieve betaling, maar geeft wel aan dat de factuur betaald zal worden. De selectie is gebaseerd op de vervaldatum en betalingsvoorwaarden.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste stap in het geautomatiseerde betalingsproces. Vertraging tussen het voorstel en de uiteindelijke betaling kan wijzen op problemen met de goedkeuring of planning van de betalingsrun.

Waar vind je dit?

Je herkent deze gebeurtenis aan de factuurvermelding in de tabellen met betalingsvoorstellen, zoals REGUP (verwerkte posten van het betalingsprogramma). De uitvoerdatum (REGUP-LAUFD) kan als tijdstip van de gebeurtenis dienen.

Vastleggen

Zoek de factuur op in tabel REGUP en gebruik de datum van de betalingsrun (LAUFD).

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgeletterd door betaling
De factuur is volledig betaald en de openstaande post is afgeletterd tegen een betalingsdocument. Hiermee is het crediteurenproces voor deze factuur succesvol afgerond. Je kunt dit vastleggen aan de hand van de gegevens van het afletteringsdocument.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de eindgebeurtenis van het gebruikelijke succesvolle proces. De tijd tot deze activiteit is een belangrijke maatstaf voor de algehele procesefficiëntie. Deze tijd is ook nodig om tijdige betalingen en het benutten van kortingen te berekenen.

Waar vind je dit?

Je herkent deze gebeurtenis wanneer het nummer van het afletteringsdocument (BSEG-AUGBL) en de afletteringsdatum (BSEG-AUGDT) zijn ingevuld voor de leveranciersregel. De afletteringsdatum is de timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Gebruik de afletteringsdatum (BSEG.AUGDT) wanneer het afletteringsdocument (BSEG.AUGBL) is ingevuld.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geboekt
De factuur is formeel vastgelegd in het grootboek en vormt daarmee een financiële verplichting. Een geparkeerd document wordt omgezet in een geboekt document, of wordt meteen als geboekt aangemaakt. Dit is een essentiële stap in de financiële administratie.
Waarom dit belangrijk is

Boeking is een belangrijke mijlpaal: de factuur wordt hiermee een officiële verplichting. Zo wordt de gegevensinvoer gescheiden van het actieve betalingsbeheer.

Waar vind je dit?

Je herkent deze gebeurtenis aan de documentkopteksttabel BKPF. Een geboekt document heeft een leeg documentstatusveld (BKPF-BSTAT) en een geldige boekingsdatum (BKPF-BUDAT). De boekingsdatum is de timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Gebruik BKPF.BUDAT voor documenten waarbij BKPF.BSTAT niet ‘V’ (Geparkeerd) is, of waarbij ‘V’ is gewijzigd.

Gebeurtenistype explicit
Factuur goedgekeurd
Een aangewezen goedkeurder heeft bevestigd dat de factuur klopt en klaar is voor betaling. Dit kan een expliciete gebeurtenis uit een workflowsysteem zijn of worden afgeleid uit het opheffen van een betalingsblokkade. Het is een belangrijke mijlpaal vóór de betaling.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: de factuur kan nu worden betaald. Vertragingen vóór of na deze stap wijzen op verschillende problemen, zoals de beschikbaarheid van goedkeurders of de planning van de betalingsrun.

Waar vind je dit?

In een workflowsysteem is dit een expliciete gebeurtenis. Anders wordt deze meestal afgeleid uit het opheffen van een betalingsblokkade. Wijzigingslogboeken (CDHDR/CDPOS) voor veld BSEG-ZLSPR leggen dit vast.

Vastleggen

Gebeurtenis uit het workflowsysteem of wijzigingslogboek voor het opheffen van de betalingsblokkade.

Gebeurtenistype explicit
Factuur teruggeboekt
Het geboekte factuurdocument is geannuleerd door een terugboekingsdocument aan te maken. Hiermee wordt het financiële effect van de oorspronkelijke factuur ongedaan gemaakt. Dit is een alternatieve, vaak ongewenste, uitkomst van het proces.
Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen wijzen op fouten, zoals onjuiste gegevensinvoer of dubbele facturen. Door het aantal en de redenen voor terugboekingen te volgen, kun je mogelijkheden vinden om de datakwaliteit en verwerking in één keer goed te verbeteren.

Waar vind je dit?

Je herkent deze gebeurtenis aan de documentkopteksttabel (BKPF). Het veld voor het terugboekingsdocumentnummer (BKPF-STBLG) is ingevuld bij het oorspronkelijke document. Het tijdstip van de gebeurtenis is de boekingsdatum van het terugboekingsdocument.

Vastleggen

Zoek het terugboekingsdocument op in BKPF.STBLG en haal de timestamp op uit de boekingsdatum van dat document.

Gebeurtenistype explicit
Factuurdocument aangemaakt
Dit is het moment waarop een factuurdocument in SAP wordt aangemaakt, als geparkeerd of volledig geboekt document. Dit is doorgaans de eerste gebeurtenis met een timestamp voor een factuur en vormt het startpunt van de procesanalyse. De gebeurtenis wordt afgeleid van de datum en tijd waarop het document in tabel BKPF is ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het factuurverwerkingsproces. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, kun je de totale doorlooptijd meten en vertragingen bij de eerste gegevensinvoer vinden.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt afgeleid van de timestamp waarop de kopregel van het boekingsdocument is aangemaakt. De combinatie van de invoerdatum (BKPF-CPUDT) en invoertijd (BKPF-CPUTM) vormt de timestamp.

Vastleggen

Gebruik de timestamp voor het aanmaken uit de documentkopregel in tabel BKPF (CPUDT, CPUTM).

Gebeurtenistype inferred
Betalingsblokkade ingesteld
Een factuur is geblokkeerd voor betaling, meestal vanwege een afwijking, een openstaande goedkeuring of een ander probleem. Dit is een expliciete status op de factuurregel. Je kunt deze gebeurtenis vastleggen aan de hand van wijzigingsdocumenttabellen.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van een uitzonderings- of goedkeuringsperiode. Door de frequentie en duur van betalingsblokkades te analyseren, kun je bottlenecks en geschillen in het proces opsporen en oplossen.

Waar vind je dit?

Je legt deze gebeurtenis vast door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) te volgen. Wijzigingslogboeken in de tabellen CDHDR en CDPOS registreren wanneer dit veld wordt ingevuld.

Vastleggen

Volg het aanmaken van vermeldingen in CDHDR/CDPOS voor veld BSEG-ZLSPR.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsblokkade opgeheven
Een eerder ingestelde betalingsblokkade is van de factuur verwijderd, waardoor deze in aanmerking komt voor betaling. Dit betekent vaak dat een afwijking is opgelost of dat de factuur is goedgekeurd. Je kunt deze gebeurtenis vastleggen aan de hand van wijzigingsdocumenttabellen.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit geeft aan dat een uitzondering is opgelost of dat de goedkeuring is afgerond. De tijd dat de blokkade actief was, is herstelwerk of wachttijd. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor procesverbetering.

Waar vind je dit?

Je legt deze gebeurtenis vast door wijzigingen in het veld Payment Block Key (BSEG-ZLSPR) te volgen. Wijzigingslogboeken in de tabellen CDHDR en CDPOS registreren wanneer dit veld wordt leeggemaakt.

Vastleggen

Volg updatevermeldingen in CDHDR/CDPOS waarbij veld BSEG-ZLSPR leeg wordt gemaakt.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geparkeerd
De factuur is ingevoerd in SAP, maar nog niet in het grootboek geboekt. Dit is een bewuste handeling waarmee de factuur later kan worden aangevuld of goedgekeurd. Het statusveld in de documentkopregel geeft aan of een factuur is geparkeerd.
Waarom dit belangrijk is

Parkeren betekent dat het proces bewust wordt onderbroken, vaak voor controle of omdat informatie ontbreekt. Door dit te volgen, kun je achterhalen waarom er vertraging ontstaat voordat een factuur officieel wordt geboekt.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit documentkopregel BKPF wanneer de documentstatus (BKPF-BSTAT) ‘V’ (geparkeerd) is. De gebeurtenistijd is de aanmaaktijd van het document (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Vastleggen

Filter op documenten waarvoor BKPF.BSTAT = 'V'.

Gebeurtenistype explicit
Factuur ter goedkeuring doorgestuurd
De factuur is formeel ingediend bij een goedkeuringsworkflow. Hiervoor is vaak een extern workflowsysteem of een specifieke statuswijziging in SAP nodig. Dit is doorgaans het begin van het goedkeuringssubproces.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. De tijd tussen deze gebeurtenis en ‘Factuur goedgekeurd’ is belangrijk voor de KPI Doorlooptijd factuurgoedkeuring en om bottlenecks bij goedkeurders op te sporen.

Waar vind je dit?

Als SAP Business Workflow wordt gebruikt, kun je deze gebeurtenis ophalen uit workflowlogboeken, zoals SWWLOG. Zo niet, dan is dit een conceptuele stap die vaak wordt afgeleid uit een betalingsblokkade die om goedkeuringsredenen is ingesteld.

Vastleggen

Haal de gebeurtenis op uit workflowlogboeken of leid deze af uit het instellen van een specifieke betalingsblokkade.

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst gematcht
Dit geeft aan dat is gecontroleerd of de goederen of diensten op de factuur zijn ontvangen, door de factuur aan een goederenontvangstdocument te koppelen. Dit is het derde onderdeel van een match van drie gegevens. De gebeurtenis wordt afgeleid uit verwijzingen op de factuurregel.
Waarom dit belangrijk is

Een match met een goederenontvangst bevestigt dat het bedrijf heeft ontvangen waarvoor het betaalt. Door dit te volgen, kun je de KPI voor de doorlooptijd van het matchen van inkooporders, goederenontvangsten en facturen analyseren en de controle verbeteren.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de leveranciersregel in tabel BSEG door te controleren of het nummer van het goederenontvangstdocument (BSEG-LFBNR) is ingevuld, of door de geschiedenis van de gekoppelde inkooporder te volgen (tabel EKBE).

Vastleggen

Controleer op een verwijzing naar de goederenontvangst in BSEG.LFBNR of via de geschiedenis van de inkooporder in EKBE.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder gematcht
Deze activiteit geeft aan dat de factuurregel met succes aan een inkooporder is gekoppeld. Dit is een belangrijke controle in het matchen van drie gegevens. De activiteit wordt afgeleid uit de aanwezigheid van een inkoopordernummer bij de factuurregel.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging bij het matchen van inkooporders kan een aanzienlijke bottleneck vormen. Door deze activiteit te analyseren, kun je de efficiëntie van het matchproces meten en facturen vinden die afwijken van de standaardroute met inkooporder.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de leveranciersregel in tabel BSEG. Als het veld voor het inkoopordernummer (BSEG-EBELN) is ingevuld, wordt ervan uitgegaan dat de match plaatsvond toen het document werd aangemaakt.

Vastleggen

Controleer of BSEG.EBELN voor de factuur een waarde bevat.

Gebeurtenistype inferred
Vervaldatum verstreken, niet betaald
Deze berekende gebeurtenis vindt plaats wanneer de huidige datum na de nettovervaldatum van de factuur valt, maar de factuur nog niet is afgeletterd. Zo zie je welke facturen risico lopen op achterstand of al achterstallig zijn. Dit is geen rechtstreekse systeemgebeurtenis.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om de KPI Achterstallige betalingen te volgen. Je ziet er tijdig mee welke facturen aandacht nodig hebben, zodat je boetes voor te late betaling en problemen met leveranciersrelaties voorkomt.

Waar vind je dit?

Dit is een berekende gebeurtenis. Je leidt deze af door de huidige datum te vergelijken met de nettovervaldatum (BSEG-ZFBDT) van alle openstaande, niet-afgeletterde factuurregels. De vervaldatum zelf is de timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Leid de gebeurtenis af door de huidige datum te vergelijken met BSEG.ZFBDT voor openstaande posten.

Gebeurtenistype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template als startpunt voor process mining. Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenfacturen met inzichten op basis van data.

Voorkom boetes voor te late betaling: verbeter nu de crediteurenverwerking en bespaar 60%

Voorkom dubbele betalingen, automatiseer de verwerking en verlaag de kosten met 60% met ons platform.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.