> Continu verbeteren van processen > Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Verbeter je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en afstemming

Je 6-stappengids voor procesoptimalisatie van Record to Report.

Datatemplate downloaden

Verbeter je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en afstemming

Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Elk systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Maak de periodeafsluiting en reconciliatie binnen Record to Report efficiënter

ProcessMind laat zien waar in het Record to Report-proces inefficiënties en bottlenecks zitten. Spoor vertragingen bij afstemmingen op, ontdek fouten in handmatige journaalposten en beperk compliancerisico’s tijdens de financiële periodeafsluiting. Met data uit je systemen breng je procesvarianten en kansen voor automatisering snel in beeld.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Het proces voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie vormt de basis voor betrouwbare financiële cijfers. Het zorgt ervoor dat de financiële overzichten van je organisatie kloppen, aan de regels voldoen en op tijd klaar zijn. Toch is het vaak lastig om data samen te voegen, journaalposten te verwerken, intercompanyreconciliaties uit te voeren en de rapportage af te ronden. Met process mining in ProcessMind zie je op basis van data hoe de periodeafsluiting binnen R2R in de praktijk verloopt. Je ziet de processtappen in alle betrokken afdelingen en systemen, waar vertraging ontstaat, wat herstelwerk veroorzaakt en waar het proces afwijkt van de gewenste werkwijze. Door events te analyseren vanaf de eerste transactie tot en met de afsluiting van het grootboek, zie je precies waar het proces afwijkt van de efficiëntste route, ongeacht welk ERP- of bronsysteem je gebruikt.

Organisaties lopen vaak tegen problemen aan zoals fouten door handmatige handelingen, lange doorlooptijden door bottlenecks in goedkeuringsworkflows, verschillen in de manier waarop reconciliaties worden uitgevoerd en weinig zicht op het proces van begin tot eind. Dat vertraagt niet alleen de financiële afsluiting, maar vergroot ook de compliancerisico’s en kost waardevolle middelen. ProcessMind laat elke stap en variant van het Record to Report-proces zien. Je ontdekt welke activiteiten de meeste tijd kosten, waarom bepaalde reconciliaties vertraging oplopen en welk effect verschillende databronnen hebben op de efficiëntie. Zo kun je beslissingen nemen op basis van data in plaats van aannames, processen efficiënter maken, menselijke fouten beperken en de periode sneller afsluiten zonder in te leveren op nauwkeurigheid of controle. ProcessMind werkt met al je systemen en geeft je één overzicht van de financiële bedrijfsvoering.

Analyseer je het proces voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie met ProcessMind, dan kun je de afsluiting aanzienlijk versnellen, de datakwaliteit verbeteren en beter voorbereid zijn op compliancecontroles. Je ziet waar repetitieve taken geautomatiseerd kunnen worden, hoe je de volgorde van activiteiten kunt verbeteren en of alle stappen voldoen aan interne richtlijnen en wettelijke eisen. Ons platform brengt verborgen afhankelijkheden en herstelwerk aan het licht die middelen kosten en risico’s opleveren. Zo wordt het afsluitproces efficiënter en betrouwbaarder. Wil je de financiële afsluiting verbeteren en beter zien wat er gebeurt? ProcessMind koppelt met bestaande ERP- en bronsystemen. Om aan de slag te gaan met een beter Record to Report-proces, gebruik je onze datatemplate. Die laat zien hoe je de benodigde informatie uit je systemen haalt en naar ProcessMind uploadt, zodat je meteen de resultaten kunt bekijken.

Record to Report Periodeafsluiting Reconciliatie Financieel proces Process mining Compliance Efficiëntie ERP-integratie Financiële bedrijfsvoering R2R Maandafsluiting Financiële reconciliatie Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

De financiële afsluiting van begin tot eind duurt te lang. Daardoor lopen belangrijke rapportages vertraging op en kunnen beslissingen niet op tijd worden genomen. Lange afsluitcycli zetten financiële teams onder grote druk, verhogen de bedrijfskosten en kunnen het vertrouwen van belanghebbenden schaden of ervoor zorgen dat rapportagedeadlines niet worden gehaald.

ProcessMind geeft op basis van data uit je bestaande ERP een volledig beeld van het Record to Report-proces. Je ziet welke activiteiten, overdrachten en bronnen voor vertraging zorgen. Zo kun je het kritieke pad in kaart brengen en gericht verbeteringen doorvoeren om de afsluiting te versnellen.

Handmatige reconciliatiestappen en langdurige goedkeuringsworkflows zorgen tijdens de afsluiting vaak voor bottlenecks. Vertragingen kunnen leiden tot gehaaste controles, meer kans op fouten en gemiste deadlines voor financiële rapportages. Dat leidt tot frustratie en compliancerisico’s.

ProcessMind laat precies zien waar reconciliaties en goedkeuringen vastlopen. Je ziet welke rekeningen, afdelingen of gebruikers voor vertraging zorgen. Zo kun je gericht ingrijpen, workflows verbeteren, de werkdruk beter verdelen en de doorlooptijd verkorten.

Veel handmatige journaalposten en correcties tijdens de afsluiting wijzen vaak op problemen met de datakwaliteit of de uitvoering van eerdere processtappen. Dit vergroot de kans op fouten, vraagt veel handmatig werk en vertraagt de volledige Record to Report-cyclus.

ProcessMind brengt de route van alle correcties in kaart en laat patronen zien, zoals rekeningen of gebruikers die vaak journaalposten aanmaken. Door de activiteiten vóór deze correcties te analyseren, kun je de oorzaken opsporen en aanpakken. Zo wordt automatisering mogelijk en zijn minder handmatige handelingen nodig.

Als teams of entiteiten afsluitactiviteiten op verschillende manieren uitvoeren, leidt dat tot inefficiëntie, fouten en onvoorspelbare afsluitduur. Zonder vaste werkwijzen is het lastig om een consistente kwaliteit te bereiken, resultaten goed te vergelijken en bij elke financiële rapportagecyclus aan de regels te voldoen.

ProcessMind brengt alle procesvarianten in kaart en laat zien waar ze afwijken van de gewenste werkwijze. Zo komen afwijkende activiteiten en workarounds aan het licht. Financiële managers kunnen best practices herkennen, vaste workflows invoeren en de complexiteit van de bedrijfsvoering verminderen.

Zonder duidelijk realtime inzicht in de voortgang van activiteiten tijdens de periodeafsluiting kunnen financiële teams taken moeilijk proactief beheren en mogelijke vertragingen op tijd herkennen. Daardoor lossen teams problemen vaak pas op als ze zich voordoen, ontstaat er op het laatste moment extra druk en is het lastig om de einddatum goed in te schatten.

ProcessMind geeft tijdens het proces een objectief beeld op basis van data van het volledige Record to Report-proces. Het dashboard toont de actuele status van alle activiteiten, brengt onderdelen van het kritieke pad onder de aandacht en helpt mogelijke vertragingen te voorspellen. Zo kan het management gericht actie ondernemen.

Fouten die pas laat in de cyclus aan het licht komen, bijvoorbeeld tijdens een controle of het opstellen van de proefbalans, leiden tot kostbaar herstelwerk en correcties. Dat kost tijd en brengt de nauwkeurigheid van financiële data en de betrouwbaarheid van de eindrapportages in gevaar.

ProcessMind brengt alle herstelrondes en herhaalde stappen in het afsluitproces in kaart. Door activiteitenreeksen en de frequentie van correcties te analyseren, ontdek je de oorzaken van veelvoorkomende fouten. Zo kun je vooraf controles en procesverbeteringen invoeren en fouten meteen voorkomen.

Belangrijke medewerkers van de financiële afdeling kunnen overbelast raken met bepaalde afsluitingstaken, terwijl anderen te weinig werk hebben. Dat leidt tot bottlenecks, overbelasting en een inefficiënte inzet van middelen. Deze onbalans kan de snelheid en nauwkeurigheid van de periodeafsluiting flink beïnvloeden.

ProcessMind analyseert de inzet van medewerkers en de werkverdeling in het hele proces. Je ziet waar bepaalde gebruikers of afdelingen steeds voor bottlenecks zorgen. Met die informatie kun je de personeelsplanning en capaciteit verbeteren en de werkdruk bij volgende afsluitingen beter verdelen.

Afwijkingen van vaste procedures, zoals overgeslagen controles of niet-goedgekeurde correcties, brengen compliance- en auditrisico’s met zich mee. Het is belangrijk om interne controles en wettelijke eisen goed na te leven, maar handmatige controle maakt dat lastig.

ProcessMind controleert elke financiële periodeafsluiting automatisch aan de hand van vooraf ingestelde complianceregels en procesmodellen. Het signaleert afwijkingen, ontbrekende stappen en ongeoorloofde handelingen. Zo ontstaat een volledig auditspoor van alle activiteiten en kun je aantonen dat je aan de regels voldoet.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een aanzienlijke verkorting van de tijd die nodig is voor het Record to Report-proces. Een kortere afsluitcyclus betekent tijdigere financiële rapportages, betere besluitvorming en een sterkere concurrentiepositie. Ook neemt de druk op financiële teams af, zodat zij meer tijd hebben voor werk dat waarde toevoegt.

ProcessMind brengt alle activiteiten en afhankelijkheden in het financiële afsluitproces in kaart. Je ziet welke bottlenecks en onderdelen van het kritieke pad de cyclus verlengen. Door de werkelijke duur van activiteiten en wachttijden in je bronsystemen te analyseren, ontdek je waar je de cyclus kunt verkorten en onnodige vertraging kunt voorkomen.

Dit doel richt zich op het terugdringen van het aantal en de frequentie van handmatig geboekte journaalpostcorrecties tijdens de periodeafsluiting. Veel handmatige correcties wijzen vaak op problemen met de datakwaliteit of procesuitvoering. Dat vergroot de kans op fouten en complianceproblemen en verhoogt de bedrijfskosten.

ProcessMind laat precies zien waar handmatige correcties het vaakst voorkomen en wat de oorzaken zijn, zoals laat aangeleverde data of onjuiste eerste boekingen. Door deze patronen in ERP-data zichtbaar te maken, kan je organisatie maatregelen nemen om problemen te voorkomen en de datakwaliteit te verbeteren.

Het doel is vertragingen in de verschillende reconciliatie- en goedkeuringsstappen op te sporen en weg te nemen. Vertragingen bij reconciliaties hebben direct invloed op de totale afsluitduur en kunnen de nauwkeurigheid van financiële overzichten in gevaar brengen. Ook lopen vervolgactiviteiten hierdoor vertraging op.

ProcessMind geeft een gedetailleerd beeld van alle reconciliatie- en goedkeuringsactiviteiten. Je ziet waar bottlenecks ontstaan, wie erbij betrokken is en welke soorten reconciliaties steeds vertraging opleveren. Door doorlooptijden per categorie en herstelrondes te analyseren, kun je workflows verbeteren en vertragingen verminderen.

Het doel is om alle stappen van de periodeafsluiting in elke periode, bedrijfseenheid en elk team op dezelfde manier uit te voeren. Een inconsistente uitvoering leidt tot onvoorspelbare resultaten, meer fouten en problemen bij audits. Dat ondermijnt de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging.

ProcessMind brengt op basis van systeemdata het werkelijke procesmodel in kaart en vergelijkt dit met het gewenste standaardproces. Zo worden afwijkingen en varianten zichtbaar. Je ziet waar de uitvoering afwijkt, zodat de organisatie best practices kan toepassen en de procesconformiteit kan verbeteren.

Dit doel is gericht op helder realtime inzicht in de voortgang en status van alle activiteiten tijdens de periodeafsluiting. Bij beperkt inzicht is er vaak onzekerheid, worden deadlines gemist en wordt de afsluiting reactief aangestuurd. Daardoor is het lastig om problemen op tijd te voorzien.

ProcessMind maakt een actueel digitaal model van het afsluitproces. In een dashboard zie je de status van lopende activiteiten, resterende taken en mogelijke vertragingen. Dankzij dit overzicht kunnen financiële teams uitzonderingen proactief aanpakken en blijven betrokkenen op de hoogte.

Het doel is de werklast evenwichtig te verdelen over de teams en medewerkers die betrokken zijn bij de periodeafsluiting. Zo voorkom je overbelasting en verbeter je de efficiëntie. Een ongelijke verdeling leidt tot bottlenecks, vertragingen op specifieke onderdelen en een minder doelmatige inzet van middelen. Dat gaat ten koste van het werkplezier en de productiviteit.

ProcessMind brengt per activiteit in kaart hoe het werk daadwerkelijk is verdeeld. Je ziet waar medewerkers of teams overbelast zijn of juist te weinig werk hebben. Ook worden overdrachten en verantwoordelijkheden zichtbaar. Zo kunnen financiële managers de werklast beter verdelen en het proces efficiënter maken.

Het doel is dat alle activiteiten tijdens de periodeafsluiting voldoen aan wettelijke vereisten en interne controles. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, bevindingen bij audits en reputatieschade. Daarom is goed toezicht belangrijk.

ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke uitvoering automatisch met vooraf vastgestelde complianceregels en interne controlekaders. Afwijkingen, schendingen van functiescheiding en ontbrekende stappen worden zichtbaar. Dit levert een objectief auditspoor op en helpt om compliancerisico’s proactief aan te pakken.

Dit doel is gericht op een sterke afname van fouten die tijdens de controle van reconciliaties aan het licht komen. Daardoor zijn minder herhaalde correcties nodig. Minder herstelwerk bespaart tijd en moeite, verlaagt de bedrijfskosten en verbetert de betrouwbaarheid van de financiële overzichten.

ProcessMind brengt patronen in fouten in kaart en laat zien welke activiteiten of databronnen vaak tot herstelwerk bij reconciliaties leiden. Door activiteitvolgordes en attributen te analyseren, worden de oorzaken van fouten zichtbaar. Zo kun je gerichte trainingen of procesaanpassingen inzetten om herhaling te voorkomen.

Verbetertraject in 6 stappen voor de periodeafsluiting van Record to Report

Data koppelen en ontdekken

Breng het huidige proces in kaart

Bottlenecks identificeren

Oorzaken analyseren

Procesverbeteringen ontwerpen

Monitoren en bijsturen

Data koppelen en ontdekken

Wat je moet doen

Haal gedetailleerde event logs op uit je ERP- en andere financiële systemen. Zorg dat elk event een case-ID, activiteit en timestamp bevat. Maak de data klaar voor analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een nauwkeurige en volledige data-extractie is de basis voor een zinvolle procesanalyse. De data laat zien hoe het proces werkelijk verloopt.

Verwacht resultaat

Eén gedetailleerde dataset, klaar voor process mining-analyse en met alle activiteiten van de periodeafsluiting.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek wat er speelt in je Record to Report-proces

ProcessMind laat zien hoe de periodeafsluiting in je R2R-proces echt verloopt. Je ziet elke stap, afhankelijkheid en afwijking. Complexe data wordt zo een helder overzicht waar je mee aan de slag kunt.

Breng de werkelijke processtroom in beeld
Spoor bottlenecks en vertragingen op
Verdeel middelen efficiënter
Borg compliance en nauwkeurigheid

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

De financiële afsluiting verbeteren

Deze resultaten laten zien hoe organisaties process intelligence gebruiken om inefficiëntie op te sporen, workflows voor reconciliaties te verbeteren en Record to Report te versnellen. Dat draagt bij aan een snellere en nauwkeurigere financiële afsluiting.

0 %

Kortere periodeafsluiting

Gemiddelde verkorting van de afsluitduur

Identificeer en verwijder bottlenecks in het Record to Report-proces. Zo verkort je de totale tijd die nodig is voor de financiële periodeafsluiting en kun je sneller rapporteren en analyseren.

0 %

Minder handmatige correcties

Afname van correctieboekingen

Breng de oorzaken van fouten in kaart die leiden tot handmatige journaalcorrecties. Zo zijn na de afsluiting minder ingrepen nodig en verbeteren de datakwaliteit en controleerbaarheid van financiële gegevens.

0 %

Betere procesconformiteit

Betere naleving van standaardprocedures

Krijg inzicht in afwijkingen van het gewenste proces voor de periodeafsluiting. Zo kun je processen standaardiseren, resultaten voorspelbaarder maken, fouten verminderen en zorgen voor een consistente uitvoering in alle financiële perioden.

0 %

Snellere goedkeuringscyclus

Snellere goedkeuring van reconciliaties

Process mining brengt bottlenecks in reconciliaties en andere goedkeuringsworkflows rond de afsluiting aan het licht. Zo kun je gericht verbeteren en controles en goedkeuringen versnellen.

0 %

Minder herstelwerk bij reconciliaties

Afname van opnieuw uitgevoerde reconciliaties

Beperk het opnieuw uitvoeren van reconciliaties door hiaten in het proces op te sporen en de datakwaliteit in eerdere processtappen en overdrachten voor goedkeuring te verbeteren. Zo worden reconciliaties vaker in één keer goed afgerond.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de bestaande systemen. Deze cijfers geven veelvoorkomende verbeteringen weer bij succesvolle implementaties van process mining voor de periodeafsluiting en reconciliatie.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een financiële rapportagecyclus, zoals een maand of kwartaal. Deze code is de primaire case-ID en groepeert alle bijbehorende activiteiten aan het einde van de periode.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke case-ID die alle bijbehorende activiteiten groepeert. Zo kun je de doorlooptijd en efficiëntie van het volledige afsluitproces analyseren.

De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens het afsluitproces heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om de proceskaart weer te geven, bottlenecks op te sporen en de volgorde van gebeurtenissen in de afsluitcyclus te begrijpen.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is gestart.

Waarom dit belangrijk is

Deze verplichte timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen en de totale duur van het afsluitproces te meten.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de verwerkingstijd van activiteiten te berekenen, zodat je inefficiënte taken en bottlenecks in de inzet van middelen kunt opsporen.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of eraan is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de werkverdeling en teamproductiviteit te analyseren en individuele opleidingskansen of beperkingen in de beschikbare middelen op te sporen.

De unieke identificatiecode van de juridische entiteit waarvoor de financiële activiteit wordt uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk het afsluitproces bij verschillende juridische entiteiten te vergelijken en goede werkwijzen en verbeterpunten op te sporen.

Een unieke identificatiecode voor een specifieke journaalpost of boekhoudkundig document.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert boekhoudkundige documenten uniek en maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van het aantal journaalposten, herstelwerk en goedkeuringsdoorlooptijden.

De huidige of definitieve status van een aansluitingstaak.

Waarom dit belangrijk is

Volgt de voortgang van aansluitingen en maakt het mogelijk herstelwerkpercentages, goedkeuringstijden en de efficiëntie van het deelproces voor aansluitingen te meten.

De geldwaarde van een financiële transactie, zoals het bedrag van een journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan procesgebeurtenissen, zodat je de geldelijke impact van correcties kunt analyseren en verbeteringen op basis van hun waarde kunt prioriteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de officiële start van de financiële afsluiting voor een specifieke periode. Meestal gaat het om een expliciete actie op systeemniveau waarmee nieuwe transacties en journaalposten voor die boekhoudperiode kunnen worden verwerkt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het afsluitproces. De tijd tussen deze activiteit en ‘Periode gesloten’ geeft de totale doorlooptijd van het proces weer.

Dit is het moment waarop transactiegerichte subadministraties, zoals crediteuren en debiteuren, voor de periode worden gesloten. Daarna kunnen er geen nieuwe operationele transacties meer worden geboekt. Zo blijft de data consistent voordat het werk aan het grootboek begint.

Waarom dit belangrijk is

Het sluiten van subadministraties is een belangrijke voorwaarde voor de afsluiting van het grootboek. Vertraging bij deze activiteit kan gevolgen hebben voor de hele afsluitplanning.

Dit is de definitieve goedkeuring van een rekeningreconciliatie. Alle controlerondes zijn afgerond en het rekeningsaldo is bevestigd. Dit belangrijke moment markeert de afronding van de reconciliatieworkflow voor een rekening.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk mijlpaal. Door bij te houden of alle vereiste reconciliaties zijn afgerond, krijg je inzicht in de voortgang van de periodeafsluiting.

Dit is een handmatige journaalpost om saldi te corrigeren, herclassificaties te boeken of andere correcties te verwerken die tijdens de reconciliatie zijn gevonden. Het gaat meestal om incidentele boekingen om de financiële gegevens nauwkeurig te houden.

Waarom dit belangrijk is

Veel correctieboekingen kunnen wijzen op problemen in eerdere processtappen of controles. Door deze boekingen te analyseren, kun je de oorzaken van fouten vinden.

Dit event markeert het opstellen van de belangrijkste financiële overzichten, zoals de winst-en-verliesrekening en de balans. Het is een belangrijke mijlpaal: het rapportagepakket is nu samengesteld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke uitkomst van het volledige Record to Report-proces. De tijd tot dit moment is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van het financiële team.

Dit is de laatste activiteit in het standaardproces. Alle taken voor de afsluiting zijn afgerond en de financiële periode is officieel gesloten. Daarna kunnen er geen transacties meer voor deze periode worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de definitieve eindgebeurtenis van het proces. De totale doorlooptijd wordt gemeten vanaf ‘Periode geopend’ tot dit moment en is een belangrijke KPI.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Wat is process mining voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie?

Process mining gebruikt event log-data uit je financiële systeem om het werkelijke end-to-endproces van Record to Report, de periodeafsluiting en reconciliatie zichtbaar te maken. Het brengt afwijkingen, bottlenecks en herstelwerk in kaart en laat precies zien waar inefficiëntie ontstaat. Zo zie je op basis van data hoe het proces echt verloopt en hoe het volgens het ontwerp zou moeten verlopen.

Hoe helpt process mining om de doorlooptijd en bottlenecks bij de periodeafsluiting te verminderen?

Process mining analyseert event logs en wijst precies aan welke activiteiten vertraging en bottlenecks veroorzaken bij de periodeafsluiting. Je ziet lussen met herstelwerk en afwijkende stappen die de doorlooptijd verlengen. Met die informatie kun je verbeteringen prioriteren, zoals het optimaliseren van rekeningreconciliaties of het verminderen van correctieboekingen.

Welke data uit ons financiële systeem is nodig voor een process mining-traject voor Record to Report?

Je hebt vooral event log-data nodig over financiële boekingen, rekeningreconciliaties, journaalposten en afgeronde taken uit het financiële systeem. Denk aan activiteitsnamen, gebruikers-ID’s, timestamps en relevante document- of case-ID’s. Het belangrijkste is dat de activiteitenlogs gedetailleerd genoeg zijn om de volgorde en timing van events tijdens de periodeafsluiting vast te leggen.

Hoe lang duurt het doorgaans om te beginnen en de eerste resultaten van process mining te zien?

De eerste data-extractie en inrichting zijn meestal binnen enkele weken klaar. De doorlooptijd hangt af van de beschikbaarheid van data en toegang tot systemen. Zodra de data is geladen en de modellen zijn gemaakt, kun je vaak binnen 4 tot 6 weken de eerste procesinzichten zien en belangrijke bottlenecks identificeren. Daarna volgen een grondige analyse en verbetertrajecten.

Welke concrete verbeteringen kunnen we verwachten bij de periodeafsluiting?

Je kunt kortere doorlooptijden voor de periodeafsluiting verwachten, minder achterstanden bij reconciliaties en minder herstelwerk door fouten. Process mining geeft ook realtime inzicht in de voortgang van de afsluiting en helpt om procedures wereldwijd te standaardiseren. Dat kan leiden tot snellere goedkeuring van financiële overzichten en betere compliance.

Kan process mining helpen om compliancerisico’s in ons afsluitproces te vinden en te beperken?

Ja. Process mining maakt afwijkingen van standaardprocedures en functiescheiding zichtbaar. Je ziet alle procesvarianten en kunt daardoor stappen die niet aan de regels voldoen of onbevoegde handelingen opsporen. Zo versterk je de interne controles en beperk je compliancerisico’s.

Verstoort de invoering van process mining onze huidige bedrijfsvoering rond de periodeafsluiting?

Nee. Process mining is een niet-invasieve analysetechniek. De analyse gebruikt historische data uit je financiële systeem en grijpt niet in op lopende processen. De invoering draait om data-analyse en het opleveren van inzichten, niet om wijzigingen in het systeem. De bedrijfsvoering kan dus gewoon doorgaan.

Kan process mining helpen om afsluitprocedures te standaardiseren en de werklast evenwichtiger te verdelen?

Ja. Door te laten zien hoe afsluitactiviteiten bij verschillende entiteiten daadwerkelijk worden uitgevoerd, maakt process mining inconsistenties en afwijkingen zichtbaar. Dat helpt bij standaardisatie. Ook brengt het een ongelijke verdeling van de werklast in kaart, zodat je middelen evenwichtiger kunt inzetten en de efficiëntie tijdens piekperioden kunt verbeteren.

Hoe helpt process mining om correcties na reconciliatie te verminderen en achterstanden bij reconciliaties weg te werken?

Process mining analyseert het proces dat aan correcties voorafgaat en brengt zo de oorzaken ervan in kaart. Je ziet waar inconsistenties in de data ontstaan of waar reconciliaties verkeerd worden uitgevoerd. Bij achterstanden wijst het de precieze processtappen en oorzaken van vertraging aan. Ook worden inconsistente werkwijzen en probleemrekeningen of -teams zichtbaar. Zo kun je gericht ingrijpen en het reconciliatieproces verbeteren.

Verbeter vandaag nog je Record to Report-proces

Automatiseer de periodeafsluiting en afstemming, beperk fouten en krijg sneller inzicht.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Zie binnen enkele dagen resultaat.