Jouw datatemplate voor Hire to Retire - functiebeheer
Jouw datatemplate voor Hire to Retire - functiebeheer
- Aanbevolen attributen om te verzamelen
- Belangrijkste activiteiten om te volgen
- Extractie-instructies voor SAP SuccessFactors Employee Central
Hire to Retire - attributen voor functiebeheer
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van het bedrijfsevent dat op een specifiek moment voor een functie plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de levenscyclus van functiebeheer, zoals 'Position Request Initiated', 'Position Created in HR System' of 'Position Deactivated'. Elke activiteit staat voor een afzonderlijk event in het proces. Het analyseren van de volgorde en frequentie van activiteiten vormt de kern van process mining. Hiermee kun je de process map visualiseren, veelvoorkomende en alternatieve procesflows (varianten) herkennen en vaststellen waar tussen stappen vertraging of herstelwerk ontstaat. Dit is belangrijk om te begrijpen hoe het proces in de praktijk verloopt.
Waarom dit belangrijk is
Het definieert de processtappen, zodat je de process map kunt visualiseren en de workflow, bottlenecks en afwijkingen kunt analyseren.
Waar je het vindt
Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, records van statuswijzigingen of auditsporen in SAP SuccessFactors Employee Central. Mogelijk moet je technische eventcodes of statusovergangen koppelen aan begrijpelijke namen.
Voorbeelden
Positieaanvraag gestartPositie aangemaakt in HR-systeemFunctieattributen gewijzigdFunctie gedeactiveerd
|
|||
|
Eventtijd
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Event Time legt de exacte datum en tijd vast waarop een activiteit in het systeem is uitgevoerd of geregistreerd. Hiermee bepaal je de chronologische volgorde van events in de levenscyclus van elke functie. Deze timestamp is belangrijk voor alle tijdanalyses in process mining. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van het volledige proces te meten, bottlenecks te vinden door de tijd tussen stappen te analyseren en prestaties door de tijd heen te volgen. Zonder nauwkeurige timestamps is procesanalyse niet mogelijk.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van events weer. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks te vinden en de procesprestaties te begrijpen.
Waar je het vindt
Dit komt overeen met het veld voor de aanmaakdatum of laatste wijzigingsdatum van events of statuswijzigingen in de auditlogs of transactierecords voor functiebeheer in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:30:15Z2023-05-01T11:20:00Z
|
|||
|
Functie-ID
PositionId
|
De unieke identificatie van een organisatorische functie. Dit is de primaire case-identificatie voor het functiebeheerproces. | ||
|
Beschrijving
Het Position ID koppelt alle activiteiten en datapunten aan één organisatorische functie. Hiermee kun je de volledige levenscyclus van een functie volgen, vanaf het eerste verzoek en de aanmaak tot wijzigingen, herindelingen en de uiteindelijke deactivering of sluiting. In process mining staat elk uniek Position ID voor één case. Door processen met deze identificatie te analyseren, krijg je inzicht in het volledige verloop van een functie, meet je de totale levenscyclustijd en herken je patronen of bottlenecks die functies van begin tot eind beïnvloeden. Het is het belangrijkste attribuut voor het opbouwen van de process map en het berekenen van KPI's op caseniveau.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste case-identificatie die alle gerelateerde events koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van een functie volgen en de procesflow analyseren.
Waar je het vindt
Deze identificatie is een kernelement van de Position Management-module in SAP SuccessFactors Employee Central en staat meestal in het Position-object.
Voorbeelden
POS-1002345POS-1002346POS-2039871
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystemId
|
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert het bronsysteem waar de eventdata vandaan komt. Voor dit proces is dat altijd SAP SuccessFactors Employee Central. In een model met één bron lijkt dit misschien overbodig, maar het veld is belangrijk voor datagovernance en context, vooral wanneer data uit meerdere systemen wordt samengevoegd. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft een duidelijk beeld van de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en situaties met meerdere databronnen.
Waar je het vindt
Dit is meestal een statische waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te markeren.
Voorbeelden
SAP SuccessFactors Employee Central
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdateTime
|
De timestamp waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is vernieuwd of geëxtraheerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor het proces voor het laatst is bijgewerkt in de process-miningtool. Het laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is. Dit helpt je te begrijpen hoe recent de analyse is en wat je van de actualiteit van de data kunt verwachten. Het is belangrijke metadata voor elk dashboard of rapport.
Waarom dit belangrijk is
Het laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om ervoor te zorgen dat analyses en beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd.
Waar je het vindt
Deze timestamp wordt tijdens de uitvoering gegenereerd door de data-extractie- en transformatiepipeline.
Voorbeelden
2023-10-27T08:00:00Z
|
|||
|
Afdeling
DepartmentName
|
De naam van de afdeling waartoe de functie behoort. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut specificeert de organisatorische afdeling die aan de functie is gekoppeld, zoals 'Finance', 'Sales' of 'Information Technology'. Afdeling is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses. Je kunt er procesprestaties in verschillende delen van de organisatie mee vergelijken, bijvoorbeeld de goedkeuringstijd van functies per afdeling. Dit is nodig voor het dashboard 'Bottleneck goedkeuring per afdeling' en helpt lokale inefficiënties of goede werkwijzen te vinden.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je prestaties en bottlenecks in verschillende bedrijfsafdelingen vergelijken en problemen per gebied vinden.
Waar je het vindt
Dit is een standaardattribuut van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central.
Voorbeelden
FinanciënSales - Noord-AmerikaOnderzoek en ontwikkeling
|
|||
|
Eindtijd event
EventEndTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit is afgerond. | ||
|
Beschrijving
Event End Time markeert het einde van een activiteit. In veel systemen wordt een activiteit als één moment vastgelegd. In dat geval is de End Time gelijk aan de Start Time. Bij activiteiten met een meetbare duur, zoals een goedkeuringsstap waaraan actief wordt gewerkt, legt dit veld het moment van afronding vast. Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen. Het helpt wachttijd, de tijd tussen activiteiten, te onderscheiden van verwerkingstijd, de duur van de activiteit zelf. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van de procesefficiëntie.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen en onderscheid maken tussen tijd die aan een taak wordt besteed en tijd die wordt gewacht op de volgende stap.
Waar je het vindt
Deze informatie kan beschikbaar zijn in auditlogs of moet worden afgeleid. Bij atomische events is deze vaak gelijk aan de StartTime.
Voorbeelden
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T14:45:00Z2023-05-01T11:20:00Z
|
|||
|
Functiestatus
PositionStatus
|
De status van de functie op het moment van het event. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de toestand van de functie aan, zoals 'To Be Hired', 'Filled', 'Frozen' of 'Eliminated'. De status verandert vaak als gevolg van specifieke activiteiten in het proces. Door statusovergangen van functies in de tijd te analyseren, krijg je inzicht in de levenscyclus en controleer je of statussen consistent worden gebruikt. Het dashboard 'Analyse van functiestatusovergangen' gebruikt dit attribuut om niet-standaard procesflows te vinden en te controleren of het proces voldoet aan de vastgelegde statusmodellen. Zo zie je ook hoelang functies in een bepaalde toestand blijven.
Waarom dit belangrijk is
Het volgen van statuswijzigingen is belangrijk om de levenscyclus van functies te analyseren, te controleren of het proces wordt gevolgd en te begrijpen hoelang functies in elke toestand blijven.
Waar je het vindt
Dit komt overeen met het statusveld van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central.
Voorbeelden
Nog te wervenBezetBevrorenGeschrapt
|
|||
|
Gebruikers-ID
UserId
|
De identificatie van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut legt de unieke ID vast van de medewerker of systeemgebruiker die een specifiek event heeft uitgevoerd, zoals de manager die een functieverzoek goedkeurde of de HR-beheerder die de functie in het systeem aanmaakte. Door op User ID te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van werk, herken je goed presterende gebruikers en zie je waar extra training nodig kan zijn. Het helpt ook bij resourceanalyse, compliancecontroles en het herkennen van activiteiten die door systeem- of serviceaccounts worden uitgevoerd, wat op automatisering kan wijzen.
Waarom dit belangrijk is
Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers, zodat je werkbelasting en prestaties kunt analyseren en automatisering kunt herkennen.
Waar je het vindt
Deze informatie staat meestal in de velden 'Changed By' of 'User' in de auditlogs of transactiedata voor het Position-object in SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
c.bakerj.smithSYSTEM_USER
|
|||
|
ID van goedkeurder
ApproverId
|
De identificatie van de manager of goedkeurder die bij een goedkeuringsactiviteit betrokken is. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker die een goedkeuringsstap heeft uitgevoerd, zoals 'Position Request Approved by Manager' of 'Position Request Approved by HR'. Het verschilt van de algemene User ID, omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringstaken. Door goedkeuringstijden per goedkeurder te analyseren, kun je zien wie een bottleneck in het proces vormt of juist uitzonderlijk snel goedkeurt, wat op een goede werkwijze kan wijzen. Het geeft meer detail voor de analyse van het dashboard 'Bottleneck goedkeuring per afdeling'.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je goedkeuringsstappen op detailniveau analyseren en bottlenecks of goed presterende goedkeurders herkennen.
Waar je het vindt
Dit wordt opgeslagen in de workflow- of goedkeuringslogdata in SAP SuccessFactors en is gekoppeld aan de transactie van het functieverzoek.
Voorbeelden
m.joness.patele.williams
|
|||
|
Bedrijfsonderdeel
BusinessUnitName
|
Het bedrijfsonderdeel dat aan de functie is gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de grotere bedrijfsdivisie of het bedrijfsonderdeel waartoe de functie behoort. Dit kan een niveau boven de afdeling zijn. Net als Afdeling biedt Bedrijfsonderdeel een dimensie voor vergelijkende analyses op hoog niveau. Zo kunnen leidinggevenden de efficiëntie van functiebeheer in grote delen van de organisatie vergelijken, zoals 'Consumer Products' en 'Enterprise Software'.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je procesprestaties tussen divisies op hoog niveau vergelijken en procesmetingen koppelen aan strategische bedrijfsonderdelen.
Waar je het vindt
Dit is een standaardattribuut van de organisatiestructuur in het Position-object van SAP SuccessFactors.
Voorbeelden
ConsumentenproductenEnterprise-softwareWereldwijde dienstverlening
|
|||
|
Functietitel
PositionTitle
|
De officiële functietitel die aan de functie is gekoppeld. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de beschrijvende functietitel, bijvoorbeeld 'Senior Financial Analyst' of 'Software Engineer II'. De functietitel bepaalt de procesflow niet rechtstreeks, maar geeft wel belangrijke bedrijfscontext. Je kunt analyses filteren op specifieke rollen of nagaan of bepaalde functietitels samenhangen met langere doorlooptijden voor functiecreatie of vaker voorkomende wijzigingen. Zo voeg je begrijpelijke context toe aan de analyse.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft belangrijke bedrijfscontext en maakt het mogelijk om analyses op specifieke functies of niveaus te filteren of te segmenteren.
Waar je het vindt
Dit is een standaardattribuut van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central en is vaak gekoppeld aan de Job Classification.
Voorbeelden
Senior financieel analistSoftware-engineer IIMarketingcoördinator
|
|||
|
Gewijzigd attribuut
ModifiedAttribute
|
Het specifieke attribuut of veld van de functie dat is gewijzigd. | ||
|
Beschrijving
Wanneer de activiteit 'Position Attributes Modified' plaatsvindt, geeft dit veld aan welk attribuut is gewijzigd, zoals 'Department', 'Job Title' of 'Reports To'. Dit geeft belangrijke details voor het dashboard 'Frequentie functiewijzigingen'. Je ziet niet alleen dát er een wijziging was, maar ook wát het vaakst verandert. Veel wijzigingen in één attribuut kunnen erop wijzen dat de definitie ervan onduidelijk is of dat de oorspronkelijke data voor dat veld vaak niet klopt.
Waarom dit belangrijk is
Het voegt detail toe aan wijzigingsevents, zodat je kunt analyseren welke specifieke datapunten het vaakst veranderen of foutgevoelig zijn.
Waar je het vindt
Deze informatie komt uit gedetailleerde auditlogs in SAP SuccessFactors waarin wijzigingen op veldniveau worden vastgelegd, inclusief de oude en nieuwe waarden.
Voorbeelden
AfdelingLeidinggevendeKostenplaatsFunctietitel
|
|||
|
Goedkeuringstijd functie
PositionApprovalCycleTime
|
De totale tijd vanaf het starten van een functieverzoek tot de goedkeuring door HR. | ||
|
Beschrijving
Dit is een berekende KPI die de duur van de volledige goedkeuringsfase voor een nieuwe functie meet. De KPI wordt op caseniveau berekend door het tijdsverschil te bepalen tussen het event 'Position Request Initiated' en het event 'Position Request Approved by HR'. Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI 'Gemiddelde goedkeuringstijd functie' en is de belangrijkste metriek voor het dashboard 'Doorlooptijd goedkeuring functie'. Het geeft een belangrijke indicatie van de wendbaarheid van de organisatie en de efficiëntie van de voorkant van het wervingsproces.
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke prestatie-indicator voor de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow van functies. Hiermee kun je vertragingen volgen en verminderen.
Waar je het vindt
Deze metriek wordt op caseniveau berekend in het process-miningplatform of de datatransformatielaag, met behulp van de timestamps van de relevante activiteiten.
Voorbeelden
P3D4H30MP10DP1DT12H
|
|||
|
In één keer goed
IsFirstTimeRight
|
Een vlag die aangeeft of een functie de eerste keer correct is aangemaakt zonder directe wijzigingen. | ||
|
Beschrijving
Dit berekende attribuut is een boolean-vlag (true/false) die controleert of op de activiteit 'Position Created in HR System' binnen een korte, vooraf bepaalde periode, bijvoorbeeld 24 uur, de activiteit 'Position Attributes Modified' volgt. Als er geen wijzigingen plaatsvinden, krijgt de vlag de waarde 'true'. Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage functies in één keer goed aangemaakt'. Het is een sterke maatstaf voor datakwaliteit en proceseffectiviteit. Je ziet ermee welke cases direct herstelwerk vereisen omdat de oorspronkelijke invoer onjuist of onvolledig was. Een laag percentage 'In één keer goed' kan wijzen op problemen met training, gebruiksvriendelijkheid van het systeem of validatieregels voor data.
Waarom dit belangrijk is
Deze metriek meet de kwaliteit van het proces voor functiecreatie en maakt herstelwerk en datakwaliteitsproblemen bij de invoer zichtbaar.
Waar je het vindt
Dit is een boolean-vlag die tijdens de datatransformatie wordt berekend door de volgorde van events voor elk Position ID te analyseren.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Jobfamilie
PositionJobFamily
|
De jobfamilie of het functionele gebied waartoe de functie behoort. | ||
|
Beschrijving
De Job Family is een classificatie waarin verwante functies worden gegroepeerd, zoals 'Engineering', 'Finance' of 'Human Resources'. Dit is een hoger niveau dan de specifieke functietitel. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van herindeling van functies'. Analisten kunnen ermee volgen hoe vaak functies tussen jobfamilies worden heringedeeld en welke trends zichtbaar zijn. Een hoog aantal herindelingen van 'IT Support' naar 'Cybersecurity' kan bijvoorbeeld wijzen op een strategische verschuiving binnen de organisatie.
Waarom dit belangrijk is
Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van trends in herindelingen en veranderingen in de organisatiestructuur op functioneel niveau.
Waar je het vindt
Dit maakt deel uit van de jobclassificatiestructuur die aan het Position-object in SAP SuccessFactors is gekoppeld.
Voorbeelden
EngineeringFinanciënHuman resources
|
|||
|
Land
CountryCode
|
Het land waar de functie zich bevindt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut specificeert het land dat aan de locatie van de functie is gekoppeld. Het is een belangrijke geografische dimensie voor analyses. Door het proces per land te analyseren, zie je regionale verschillen in efficiëntie, compliancevereisten of procesuitvoering. De goedkeuringstijd van functies kan bijvoorbeeld in één land veel langer zijn door lokale arbeidswetgeving of de betrokkenheid van een ondernemingsraad. Zo krijg je inzicht in procesvariaties die specifiek zijn voor een locatie en kun je deze aanpakken.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren om regionale verschillen in procesprestaties te vinden, bijvoorbeeld door lokale regelgeving of werkwijzen.
Waar je het vindt
Dit maakt deel uit van de locatiegegevens die aan het Position-object in SAP SuccessFactors zijn gekoppeld.
Voorbeelden
USADEUINDGBR
|
|||
|
Reden van wijziging
ChangeReason
|
De reden die is opgegeven voor een wijziging of herindeling van een functie. | ||
|
Beschrijving
Wanneer een functie wordt gewijzigd of opnieuw ingedeeld, geven gebruikers vaak een reden op. Dit attribuut legt die reden vast, zoals 'Reorganization', 'Scope Change' of 'Annual Review'. Dit attribuut is belangrijk voor oorzaakanalyse. Het verklaart waarom procesevents zoals herindelingen of attribuutwijzigingen plaatsvinden. Door de meest voorkomende wijzigingsredenen te analyseren, kun je onderliggende problemen vinden, zoals onduidelijke oorspronkelijke functiebeschrijvingen of veelvuldige organisatorische veranderingen. Dat is een belangrijk doel van het dashboard 'Analyse van herindeling van functies'.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft de bedrijfscontext voor oorzaakanalyse en verklaart waarom wijzigingen zoals herindelingen of aanpassingen plaatsvinden.
Waar je het vindt
Deze data wordt meestal vastgelegd in een veld voor 'reason' of 'comment' tijdens transacties die het Position-object in SAP SuccessFactors wijzigen.
Voorbeelden
ReorganisatieWijziging van scopeJaarlijkse beoordeling
|
|||
|
Status budgetgoedkeuring
BudgetApprovalStatus
|
De status van de budgetgoedkeuring voor het functieverzoek. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut volgt de status van de financiële goedkeuring voor een nieuwe functie, met waarden zoals 'Pending', 'Approved' of 'Rejected'. Het wordt specifiek gebruikt om de financiële goedkeuringsstap te bewaken. Deze status is nodig voor het berekenen van de KPI 'Doorlooptijd budgetgoedkeuring' en voor het dashboard 'Duur budgetgoedkeuring functie'. Hiermee kun je het financiële deel van het proces apart analyseren en vertragingen door budgetproblemen vinden. Dat kan een belangrijke bottleneck zijn bij het aanmaken van functies.
Waarom dit belangrijk is
Dit ondersteunt rechtstreeks de analyse van de budgetgoedkeuringsfase en helpt vertragingen bij de financiële goedkeuring van nieuwe functies te vinden en te verminderen.
Waar je het vindt
Deze informatie maakt deel uit van de workflowdata van het functieverzoek in SAP SuccessFactors, waarschijnlijk als status van een specifieke goedkeuringsstap.
Voorbeelden
In afwachting van financiënGoedgekeurdAfgewezen
|
|||
Hire to Retire - activiteiten voor functiebeheer
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Functie geactiveerd
|
Dit event geeft aan dat de nieuw aangemaakte functie actief en beschikbaar is voor personeelsbezetting of werving. Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Activering is de laatste stap voordat de werving kan beginnen. Door de tijd tussen aanmaak en activering te volgen, zie je waar vertraging ontstaat voordat functies kunnen worden ingevuld.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' of 'Effective Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object te volgen. De timestamp van de wijziging naar 'Active' markeert het event.
Vastleggen
Afgeleid van een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Functie gesloten
|
Dit is het laatste event in de levenscyclus van een functie. Het geeft aan dat de functie definitief is gesloten of opgeheven. Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging van de status van de functie naar een eindstatus zoals 'Closed' of 'Eliminated'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit vormt het definitieve eindpunt van het proces, zodat de end-to-end-doorlooptijd nauwkeurig kan worden geanalyseerd. Ze bevestigt dat de functie definitief is beëindigd.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object te volgen. De timestamp van de wijziging naar 'Closed' of 'Eliminated' markeert het event.
Vastleggen
Afgeleid van een wijziging van de functiestatus naar een eindstatus.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Functieverzoek afgewezen
|
Dit event markeert de afwijzing van een functieverzoek in elke fase van de goedkeuringsworkflow. Het is een expliciet event dat de workflow-engine vastlegt wanneer een goedkeurder de optie 'reject' of 'send back' kiest. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Afwijzingen zijn belangrijke procesafwijkingen. Ze kunnen wijzen op problemen met de gegevens, het budget of de onderbouwing van het verzoek. Door afwijsredenen te analyseren, kun je de kwaliteit van toekomstige verzoeken verbeteren.
Waar je het vindt
Dit komt uit de workflowlogdata die aan het functieverzoek is gekoppeld. Het correspondeert met een voltooide workflowstap met de status 'rejected'.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer een goedkeurder een stap in de workflow afwijst.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Positie aangemaakt in HR-systeem
|
Deze activiteit markeert de officiële aanmaak van het positierecord in SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de audit trail of historie van het Position MDF-object, met gebruik van de aanmaaktimestamp. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke mijlpaal die bevestigt dat de functie officieel bestaat. De KPI 'Doorlooptijd functiecreatie' meet de tijd vanaf het indienen van het verzoek tot dit moment en geeft daarmee de algehele efficiëntie weer.
Waar je het vindt
Dit event is afgeleid van het systeemveld 'Created On' of 'Created Date' in de auditgeschiedenis van het Position Metadata Framework (MDF)-object voor het specifieke Position ID.
Vastleggen
Afgeleid van de aanmaaktimestamp van de record van het Position-object.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Positieaanvraag gestart
|
Deze gebeurtenis markeert het begin van het positiebeheerproces, wanneer een gebruiker formeel een verzoek indient om een nieuwe positie aan te maken. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer in SAP SuccessFactors een workflow voor het aanmaken van een positie wordt gestart. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is de primaire startgebeurtenis van het proces. Door de tijd vanaf deze activiteit tot andere activiteiten, zoals goedkeuring of aanmaak van de positie, te analyseren, meet je de efficiëntie van het volledige proces.
Waar je het vindt
Deze gebeurtenis wordt vastgelegd bij de start van een workflow-instantie voor een positieverzoek. De data staat in workflowverzoektabellen, zoals WfRequest, die aan het Position-object zijn gekoppeld.
Vastleggen
Vastgelegd bij de start van een nieuwe positieworkflow.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Positieaanvraag goedgekeurd door HR
|
Deze activiteit betekent dat de afdeling Human Resources het positieverzoek heeft goedgekeurd. Het is een belangrijke mijlpaal die als expliciete voltooide stap in de goedkeuringsworkflow wordt vastgelegd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De definitieve goedkeuring door HR sluit meestal de belangrijkste goedkeuringsfase af, voordat het budget wordt toegewezen of de positie in het systeem wordt aangemaakt. De tijd tot deze stap is belangrijk voor de KPI 'Avg Position Approval Time'.
Waar je het vindt
Dit wordt vastgelegd in de workflowlogs die aan het positieverzoek zijn gekoppeld. De gebeurtenis correspondeert met de timestamp waarop de HR-medewerker de toegewezen goedkeuringsstap voltooit.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer de HR-goedkeurder de stap in de workflow voltooit.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Budget voor positie goedgekeurd
|
Dit betekent dat de financiële aspecten van de nieuwe positie zijn goedgekeurd door de financiële afdeling of een budgethouder. Meestal is dit een expliciete stap in de workflow, na goedkeuring door de manager en HR. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Vertraging bij budgetgoedkeuring kan het wervingsproces aanzienlijk ophouden. Door deze activiteit apart te analyseren, kun je de financiële goedkeuringsfase van positiebeheer verbeteren.
Waar je het vindt
Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de workflowlogs voor het positieverzoek en correspondeert met de afronding van de financiële goedkeuringsstap. De goedkeurder wordt meestal geïdentificeerd met de rol 'Finance' of 'Budget Holder'.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer de financiële goedkeurder de stap in de workflow voltooit.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Functie bevroren/geschorst
|
Dit event geeft aan dat een functie tijdelijk is stilgezet en niet beschikbaar is voor personeelsbezetting. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar een waarde zoals 'Frozen' of 'Suspended'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit gaat vaak vooraf aan deactivering of sluiting. Door te analyseren hoelang een functie bevroren blijft, kun je personeelsplanning en formatiebeheer verbeteren.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object te volgen. De timestamp van de wijziging naar 'Frozen' of een vergelijkbare waarde markeert het event.
Vastleggen
Afgeleid van een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Frozen'.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Functie gecontroleerd op compliance
|
Dit staat voor een periodieke of gebeurtenisgestuurde controle van een functie om te bepalen of deze voldoet aan interne beleidsregels of externe regelgeving. Hoe dit event wordt vastgelegd, hangt sterk af van de configuratie per klant, bijvoorbeeld een custom workflow of MDF-object. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit is belangrijk voor het bewaken en waarborgen van compliance binnen de organisatie. Ze ondersteunt KPI's zoals 'Position Review Compliance %' en helpt risico's te beperken.
Waar je het vindt
Hiervoor is systeemanalyse nodig. Dit kan worden vastgelegd in een custom MDF-object dat aan de functie is gekoppeld, via een statusupdate in een custom workflow of in een bijlagenlog.
Vastleggen
Afhankelijk van de custom implementatie, waarschijnlijk een record in een custom MDF-object.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Functie gedeactiveerd
|
Dit staat voor de formele deactivering van een functie, waardoor deze inactief en niet meer beschikbaar is. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van de status van de functie naar 'Inactive' of 'Deactivated'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijke stap in het beëindigen van een functie. Door de tijd tussen schorsing en deactivering te volgen, kun je de KPI 'Doorlooptijd functiedeactivering' meten.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid uit de auditgeschiedenis van het Position MDF-object door vast te stellen wanneer het veld 'Status' of 'Effective Status' wordt gewijzigd naar 'Inactive'.
Vastleggen
Afgeleid van een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Inactive'.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Functie opnieuw ingedeeld
|
Deze activiteit staat voor een belangrijke wijziging in de basisdefinitie van een functie, zoals een wijziging van de jobcode of jobfamilie. Dit wordt afgeleid uit een wijziging in het veld 'Job Code' of 'Job Classification' van het Position MDF-object. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een hoog aantal herindelingen kan wijzen op problemen met het oorspronkelijke functieontwerp of veranderende bedrijfsbehoeften. Door dit te volgen, krijg je inzicht in de stabiliteit van de organisatiestructuur.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid door de auditgeschiedenis van het Position MDF-object te controleren op wijzigingen in belangrijke classificatievelden, zoals 'jobCode'. De timestamp van zo'n wijziging markeert het event.
Vastleggen
Afgeleid van een wijziging in het veld 'jobCode' van het Position-object.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Functieattributen gewijzigd
|
Dit staat voor elke wijziging aan de attributen van een bestaande functie, zoals de functietitel, afdeling of kostenplaats. Dit event wordt expliciet vastgelegd in de auditlogs van het Position MDF-object. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op problemen met de datakwaliteit of instabiliteit in de organisatiestructuur. Door deze events te analyseren, kun je de 'Position Mod Rate' en herstelwerk meten.
Waar je het vindt
Deze events komen uit de auditgeschiedenis van het Position MDF-object. Elke vastgelegde wijziging met een timestamp voor 'last modified date' en een gebruiker staat voor een wijzigingsactiviteit.
Vastleggen
Vastgelegd in het auditspoor van het Position-object bij elke veldwijziging.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Positieaanvraag goedgekeurd door manager
|
Dit staat voor de afronding van het eerste goedkeuringsniveau, meestal door de hiring manager of lijnmanager. Het is een expliciete gebeurtenis die als voltooide stap in de workflow voor positiebeheer wordt vastgelegd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Door de goedkeuringstijden van managers te volgen, zie je bottlenecks binnen specifieke afdelingen of managementlagen. Dit is een belangrijke mijlpaal om de eerste fase van de goedkeuringscyclus te begrijpen.
Waar je het vindt
Dit wordt vastgelegd als een stapvoltooiingsgebeurtenis in de workflowlog voor het specifieke positieverzoek. Je herkent de gebeurtenis aan de rol van de goedkeurder en de status 'approved' van de workflowstap.
Vastleggen
Vastgelegd wanneer een gebruiker een goedkeuringsstap in de workflow voltooit.
Eventtype
explicit
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Begin vandaag nog met het verbeteren van je Hire to Retire-proces voor functiebeheer met deze praktische datatemplate. Krijg zicht op je processen en werk efficiënter in je organisatie.
Verbeter vandaag de efficiëntie van positiemanagement van aannemen tot uitdiensttreding!
Vind knelpunten en verkort de doorlooptijd van Hire to Retire snel met 30%.
Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in een paar minuten klaar met de installatie.