Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

SAP SuccessFactors Employee Central
Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het proces Hire to Retire - Positiebeheer te analyseren. Je vindt erin welke attributen je verzamelt, welke activiteiten je volgt en hoe je de data kunt extraheren. Gebruik deze bron om alle relevante informatie bijeen te brengen voor een process mining-project.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Instructies voor data-extractie uit SAP SuccessFactors Employee Central

Attributen voor Hire to Retire - Positiebeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je Hire to Retire - Positiebeheer volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 5 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment voor een functie plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of mijlpaal in de levenscyclus van functiebeheer, zoals 'Functieaanvraag ingediend', 'Functie aangemaakt in HR-systeem' of 'Functie gedeactiveerd'. Elke activiteit staat voor een afzonderlijke gebeurtenis in het proces.

De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je de proceskaart visualiseren, veelvoorkomende en alternatieve procesverlopen (varianten) herkennen en zien waar vertragingen of herstelwerk tussen stappen ontstaan. Dit helpt je te begrijpen hoe het proces in de praktijk verloopt.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in het proces. Daarmee kun je de proceskaart visualiseren en workflows, bottlenecks en afwijkingen analyseren.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal afgeleid uit event logs, statuswijzigingen of auditsporen in SAP SuccessFactors Employee Central. Mogelijk moet je technische gebeurteniscodes of statusovergangen omzetten naar begrijpelijke namen.

Voorbeelden
Functieaanvraag ingediendFunctie aangemaakt in HR-systeemFunctieattributen gewijzigdFunctie gedeactiveerd
Case-ID
PositionId
De unieke identificatiecode van een functie in de organisatie. Deze code is de belangrijkste case-identificatie voor het functiebeheerproces.
Beschrijving

De Position ID koppelt alle activiteiten en datapunten aan één functie in de organisatie. Hiermee kun je de volledige levenscyclus van een functie volgen, vanaf de eerste aanvraag en het aanmaken tot wijzigingen, herindelingen en de uiteindelijke deactivering of sluiting.

Bij process mining staat elke unieke Position ID voor één case. Door processen met deze identificatiecode te analyseren, krijg je inzicht in het volledige verloop van een functie, meet je de totale doorlooptijd en spoor je patronen of bottlenecks op die functies van begin tot eind beïnvloeden. Dit attribuut vormt de basis voor de proceskaart en de berekening van KPI’s per case.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste identificatiecode van de case. De code koppelt alle bijbehorende gebeurtenissen, zodat je de volledige levenscyclus van een functie kunt volgen en het procesverloop kunt analyseren.

Waar vind je dit?

Deze identificatiecode is een vast onderdeel van de module Position Management in SAP SuccessFactors Employee Central en staat meestal in het Position-object.

Voorbeelden
POS-1002345POS-1002346POS-2039871
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Tijdstip van gebeurtenis registreert de exacte datum en tijd waarop een activiteit is uitgevoerd of in het systeem is vastgelegd. Zo wordt de volgorde van gebeurtenissen in de levenscyclus van elke functie duidelijk.

Deze timestamp is nodig voor alle tijdsanalyses in process mining. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de totale procesduur te meten, bottlenecks op te sporen aan de hand van de tijd tussen stappen en prestaties over tijd te volgen. Zonder nauwkeurige timestamps is procesanalyse niet mogelijk.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen weer. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks op te sporen en de procesprestaties te begrijpen.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld voor de aanmaakdatum of de datum van de laatste wijziging van gebeurtenissen of statuswijzigingen in de auditlogs of transactierecords voor functiebeheer in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:30:15Z2023-05-01T11:20:00Z
Bronsysteem
SourceSystemId
Het systeem waaruit de data zijn geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk bronsysteem de gebeurtenisdata komen. Voor dit proces is dat altijd SAP SuccessFactors Employee Central.

In een model met één bron lijkt dit misschien overbodig, maar het is een belangrijk veld voor datagovernance en om de herkomst van de data vast te leggen. Dat is vooral nuttig wanneer data uit meerdere systemen worden samengevoegd.

Waarom dit belangrijk is

Dit maakt de herkomst van data duidelijk. Dat is belangrijk voor datagovernance, het oplossen van problemen en situaties waarin meerdere databronnen worden gebruikt.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
SAP SuccessFactors Employee Central
Laatste data-update
LastDataUpdateTime
De timestamp waarop de data voor het laatst zijn vernieuwd of uit het bronsysteem zijn geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wanneer de data voor het proces voor het laatst zijn bijgewerkt in de process mining-tool. Zo zie je hoe actueel de data zijn.

Gebruikers kunnen hiermee beoordelen hoe actueel de analyse is en wat ze van de actualiteit van de data mogen verwachten. Dit is belangrijke metadata voor elk dashboard of rapport.

Waarom dit belangrijk is

Dit laat gebruikers zien hoe actueel de data zijn. Zo kunnen ze controleren of analyses en beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt aangemaakt wanneer de data-extractie- en transformatiepijplijn wordt uitgevoerd.

Voorbeelden
2023-10-27T08:00:00Z
Afdeling
DepartmentName
De naam van de afdeling waartoe de functie behoort.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan bij welke afdeling de functie hoort, zoals 'Financiën', 'Verkoop' of 'Informatietechnologie'.

Afdeling is een belangrijke dimensie voor vergelijkende analyses. Je kunt er procesprestaties tussen verschillende delen van de organisatie mee vergelijken, bijvoorbeeld de goedkeuringstijden van functies per afdeling. Dit is nodig voor het dashboard 'Bottlenecks bij goedkeuring per afdeling' en helpt lokale inefficiënties of goede werkwijzen op te sporen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties tussen afdelingen vergelijken en bottlenecks analyseren, zodat je problemen per afdeling kunt opsporen.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardattribuut van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central.

Voorbeelden
FinanciënVerkoop - Noord-AmerikaOnderzoek en ontwikkeling
Eindtijd van gebeurtenis
EventEndTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit is afgerond.
Beschrijving

De eindtijd van een gebeurtenis markeert het moment waarop een activiteit is afgerond. In veel systemen wordt een activiteit als één tijdstip geregistreerd. De eindtijd is dan gelijk aan de starttijd. Bij activiteiten met een meetbare duur, zoals een goedkeuringsstap waaraan actief wordt gewerkt, legt dit veld het moment van afronding vast.

Dit attribuut is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen. Je kunt hiermee wachttijd, de tijd tussen activiteiten, onderscheiden van verwerkingstijd, de duur van de activiteit zelf. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van de procesefficiëntie.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van een activiteit berekenen en onderscheid maken tussen de tijd die aan een taak wordt besteed en de wachttijd tot de volgende stap.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat mogelijk in auditlogs of moet worden afgeleid. Bij afzonderlijke gebeurtenissen is de eindtijd vaak gelijk aan de StartTime.

Voorbeelden
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T14:45:00Z2023-05-01T11:20:00Z
Functiestatus
PositionStatus
De status van de functie op het moment van de gebeurtenis.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de status van de functie aan, zoals 'Nog in te vullen', 'Ingevuld', 'Bevroren' of 'Opgeheven'. De status verandert vaak door een specifieke activiteit in het proces.

Door statusovergangen van functies in de tijd te analyseren, krijg je inzicht in de levenscyclus van functies en kun je controleren of statussen consequent worden gebruikt. Het dashboard 'Analyse van statusovergangen van functies' gebruikt dit attribuut om afwijkende procesverlopen op te sporen en te controleren of het proces overeenkomt met de vastgestelde statusmodellen. Je ziet er ook mee hoelang functies in een bepaalde status blijven.

Waarom dit belangrijk is

Statuswijzigingen bijhouden is belangrijk om de levenscyclus van functies te analyseren, te controleren of het proces wordt gevolgd en te zien hoelang functies in elke status blijven.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het statusveld van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central.

Voorbeelden
Nog in te vullenIngevuldBevrorenOpgeheven
Gebruikers-ID
UserId
De identificatiecode van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de unieke ID van de medewerker of systeemgebruiker die een gebeurtenis heeft uitgevoerd, zoals de manager die een functieaanvraag goedkeurde of de HR-beheerder die de functie in het systeem aanmaakte.

Door op gebruikers-ID te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, herken je goed presterende medewerkers en spoor je mogelijke opleidingsbehoeften op. Dit helpt ook bij bronanalyse en compliancecontroles. Daarnaast kun je activiteiten herkennen die door systeem- of serviceaccounts worden uitgevoerd, wat op automatisering kan wijzen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee koppel je procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je de werkverdeling en prestaties analyseren en automatisering herkennen.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat meestal in de velden 'Changed By' of 'User' in de auditlogs of transactiedata van het Position-object in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
c.bakerj.smithSYSTEM_USER
Goedkeurder-ID
ApproverId
De identificatie van de manager of goedkeurder die bij een goedkeuringsactiviteit betrokken is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker een goedkeuringsstap heeft uitgevoerd, zoals 'Positieaanvraag goedgekeurd door manager' of 'Positieaanvraag goedgekeurd door HR'. Het verschilt van de algemene gebruikers-ID, omdat het specifiek betrekking heeft op goedkeuringstaken.

Door goedkeuringstijden per goedkeurder te analyseren, kun je zien wie een bottleneck vormt of juist uitzonderlijk snel goedkeurt. Dat laatste kan wijzen op een goede werkwijze. Zo kun je het dashboard 'Bottleneck bij goedkeuring door afdeling' gedetailleerder analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je goedkeuringsstappen op detailniveau analyseren en bottlenecks of goed presterende individuele goedkeurders herkennen.

Waar vind je dit?

Deze informatie staat in de workflow- of goedkeuringsloggegevens van SAP SuccessFactors en is gekoppeld aan de transactie voor de positieaanvraag.

Voorbeelden
m.joness.patele.williams
Bedrijfseenheid
BusinessUnitName
De bedrijfseenheid waartoe de positie behoort.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan bij welke grotere bedrijfsonderdeel of eenheid de positie hoort. Die kan een niveau boven de afdeling liggen.

Net als Afdeling biedt Bedrijfseenheid een dimensie voor vergelijkingen op hoofdlijnen. Leidinggevenden kunnen hiermee de efficiëntie van het positiebeheer vergelijken tussen grote bedrijfsonderdelen, zoals 'Consumentenproducten' en 'Enterprise-software'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijkingen mogelijk van procesprestaties tussen bedrijfsonderdelen en helpt procesmaatstaven af te stemmen op strategische bedrijfseenheden.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardattribuut voor de organisatiestructuur van het Position-object in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
ConsumentenproductenEnterprise-softwareWereldwijde dienstverlening
Functiefamilie
PositionJobFamily
De functiefamilie of het vakgebied waartoe de functie behoort.
Beschrijving

Een functiefamilie groepeert verwante functies, zoals 'Techniek', 'Financiën' of 'Human Resources'. Dit is een bredere indeling dan de specifieke functietitel.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van herindelingen van functies'. Analisten kunnen ermee bijhouden hoe vaak functies naar een andere functiefamilie worden ingedeeld en welke trends daarin zichtbaar zijn. Een groot aantal herindelingen van 'IT-ondersteuning' naar 'Cyberbeveiliging' kan bijvoorbeeld wijzen op een strategische koerswijziging binnen de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk om trends in herindelingen te analyseren en veranderingen in de organisatiestructuur op vakgebied te begrijpen.

Waar vind je dit?

Dit maakt deel uit van de functieclassificatiestructuur van het Position-object in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
TechniekFinanciënHuman Resources
Functietitel
PositionTitle
De officiële functietitel die bij de functie hoort.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de functietitel, bijvoorbeeld 'Senior financieel analist' of 'Software-engineer II'.

De functietitel bepaalt het procesverloop niet rechtstreeks, maar geeft wel belangrijke bedrijfscontext. Je kunt analyses filteren op specifieke functies of nagaan of bepaalde functietitels samenhangen met langere aanmaaktijden of vaker worden gewijzigd. Zo krijgt de analyse meer betekenis voor de organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft belangrijke bedrijfscontext. Je kunt analyses filteren of uitsplitsen op specifieke functies of functieniveaus.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardattribuut van het Position-object in SAP SuccessFactors Employee Central en is vaak gekoppeld aan de Job Classification.

Voorbeelden
Senior financieel analistSoftware-engineer IIMarketingcoördinator
Gewijzigd attribuut
ModifiedAttribute
Het specifieke attribuut of veld van de positie dat is gewijzigd.
Beschrijving

Wanneer de activiteit 'Positieattributen gewijzigd' plaatsvindt, geeft dit veld aan welk attribuut is aangepast, zoals 'Afdeling', 'Functietitel' of 'Rapporteert aan'.

Dit geeft het dashboard 'Frequentie van positiewijzigingen' de benodigde details. Je ziet niet alleen dát er iets is gewijzigd, maar ook wát het vaakst verandert. Veel wijzigingen aan een bepaald attribuut kunnen erop wijzen dat de definitie ervan onduidelijk is of dat de eerste invoer voor dat veld vaak onjuist is.

Waarom dit belangrijk is

Dit voegt details toe aan wijzigingsgebeurtenissen, zodat je kunt analyseren welke specifieke datapunten het vaakst veranderen of foutgevoelig zijn.

Waar vind je dit?

Deze informatie komt uit gedetailleerde auditlogs in SAP SuccessFactors. Die leggen wijzigingen op veldniveau vast, inclusief de oude en nieuwe waarden.

Voorbeelden
AfdelingLeidinggevendeKostenplaatsFunctietitel
Goedkeuringstijd positie
PositionApprovalCycleTime
De totale tijd vanaf het indienen van een positieaanvraag tot de goedkeuring door HR.
Beschrijving

Dit is een berekende KPI die de duur van de volledige goedkeuringsfase voor een nieuwe positie meet. De KPI wordt per case berekend door het tijdsverschil te bepalen tussen de gebeurtenis 'Positieaanvraag ingediend' en 'Positieaanvraag goedgekeurd door HR'.

Dit attribuut meet rechtstreeks de KPI 'Gemiddelde goedkeuringstijd positie' en is de belangrijkste maatstaf voor het dashboard 'Doorlooptijd goedkeuring positie'. Het geeft een belangrijke indicatie van de wendbaarheid van de organisatie en de efficiëntie van de eerste fase van het wervingsproces.

Waarom dit belangrijk is

Deze prestatie-indicator meet rechtstreeks hoe efficiënt de workflow voor positiegoedkeuring verloopt en helpt vertragingen te volgen en terug te dringen.

Waar vind je dit?

Deze maatstaf wordt per case berekend in het process mining-platform of de datatransformatielaag, op basis van de timestamps van de relevante activiteiten.

Voorbeelden
P3D4H30MP10DP1DT12H
In één keer goed
IsFirstTimeRight
Een indicator die aangeeft of een positie meteen goed is aangemaakt, zonder dat er direct wijzigingen nodig waren.
Beschrijving

Dit berekende attribuut is een booleaanse indicator (true/false). De indicator controleert of op de activiteit 'Positie aangemaakt in HR-systeem' binnen een korte, vooraf bepaalde periode (bijvoorbeeld 24 uur) de activiteit 'Positieattributen gewijzigd' volgt. Als er geen wijzigingen plaatsvinden, krijgt de indicator de waarde 'true'.

Dit attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage posities in één keer goed aangemaakt'. Het meet de datakwaliteit en de effectiviteit van het proces. Je ziet ermee welke cases meteen herstelwerk vereisten doordat de eerste invoer onjuist of onvolledig was. Een laag percentage posities dat in één keer goed is, kan wijzen op problemen met training, gebruiksgemak van het systeem of validatieregels voor data.

Waarom dit belangrijk is

Deze maatstaf meet de kwaliteit van het proces voor het aanmaken van posities en brengt herstelwerk en problemen met de datakwaliteit bij de invoer aan het licht.

Waar vind je dit?

Deze booleaanse indicator wordt tijdens de datatransformatie berekend door de gebeurtenissenreeks voor elke Position-ID te analyseren.

Voorbeelden
truefalse
Land
CountryCode
Het land waar de positie zich bevindt.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welk land de positie zich bevindt. Het is een belangrijke geografische dimensie voor analyses.

Een analyse per land kan regionale verschillen in efficiëntie, compliance-eisen of procesuitvoering aan het licht brengen. Zo kan de goedkeuring van posities in een bepaald land aanzienlijk langer duren door lokale arbeidswetgeving of de betrokkenheid van een ondernemingsraad. Dit helpt je verschillen tussen locaties te begrijpen en aan te pakken.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren om regionale verschillen in procesprestaties te herkennen, bijvoorbeeld door lokale regelgeving of werkwijzen.

Waar vind je dit?

Deze informatie maakt deel uit van de locatiegegevens van het Position-object in SAP SuccessFactors.

Voorbeelden
USADEUINDGBR
Reden van wijziging
ChangeReason
De opgegeven reden voor een wijziging of herindeling van een functie.
Beschrijving

Wanneer een functie wordt gewijzigd of opnieuw ingedeeld, geven gebruikers vaak een reden op. Dit attribuut bevat die reden, zoals 'Reorganisatie', 'Wijziging van takenpakket' of 'Jaarlijkse beoordeling'.

Dit attribuut is belangrijk voor oorzaakanalyse. Het verklaart waarom procesgebeurtenissen zoals herindelingen of wijzigingen van attributen plaatsvinden. Door de meest voorkomende redenen te analyseren, kun je onderliggende problemen opsporen, zoals onduidelijke functieomschrijvingen of veelvuldige veranderingen in de organisatie. Dat is een belangrijk doel van het dashboard 'Analyse van herindelingen van functies'.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft de bedrijfscontext voor oorzaakanalyse en verklaart waarom wijzigingen, zoals herindelingen, plaatsvinden.

Waar vind je dit?

Deze data worden meestal vastgelegd in een veld 'reason' of 'comment' tijdens transacties die het Position-object in SAP SuccessFactors wijzigen.

Voorbeelden
ReorganisatieScopewijzigingJaarlijkse beoordeling
Status budgetgoedkeuring
BudgetApprovalStatus
De status van de budgetgoedkeuring voor de positieaanvraag.
Beschrijving

Dit attribuut houdt de financiële goedkeuring van een nieuwe positie bij, met waarden zoals 'In afwachting', 'Goedgekeurd' of 'Afgewezen'. Het wordt specifiek gebruikt om de financiële goedkeuringsstap te volgen.

Deze status is nodig om de KPI 'Doorlooptijd budgetgoedkeuring' te berekenen en het dashboard 'Duur budgetgoedkeuring positie' te vullen. Zo kun je het financiële deel van het proces apart analyseren en vertragingen door budgetproblemen onderzoeken. Die kunnen een belangrijke bottleneck vormen bij het aanmaken van posities.

Waarom dit belangrijk is

Dit ondersteunt de analyse van de budgetgoedkeuringsfase en helpt vertragingen bij de financiële goedkeuring van nieuwe posities te herkennen en terug te dringen.

Waar vind je dit?

Deze informatie maakt waarschijnlijk deel uit van de workflowgegevens van de positieaanvraag in SAP SuccessFactors, als status van een specifieke goedkeuringsstap.

Voorbeelden
In afwachting van FinanceGoedgekeurdAfgewezen
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Hire to Retire - Positiebeheer

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen voor je event log, zodat je het proces nauwkeurig kunt ontdekken.
6 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Functie aangemaakt in HR-systeem
Deze activiteit markeert het officiële moment waarop de functie wordt aangemaakt in SAP SuccessFactors Employee Central. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in het auditspoor of de geschiedenis van het Position MDF-object, met de aanmaaktimestamp.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die bevestigt dat de functie officieel bestaat. De KPI 'Doorlooptijd voor het aanmaken van een functie' meet de tijd vanaf het indienen van de aanvraag tot deze gebeurtenis en geeft zo de efficiëntie van het hele proces weer.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit het systeemveld 'Created On' of 'Created Date' in de auditgeschiedenis van het Position Metadata Framework (MDF)-object voor de betreffende Position ID.

Vastleggen

Afgeleid van de aanmaaktimestamp van de Position-objectrecord.

Gebeurtenistype explicit
Functie geactiveerd
Deze gebeurtenis geeft aan dat de nieuwe functie actief is en beschikbaar is voor personeelsbezetting of werving. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'.
Waarom dit belangrijk is

Activering is de laatste stap voordat de werving kan beginnen. Door de tijd tussen het aanmaken en activeren bij te houden, kun je vertragingen opsporen bij het gereedmaken van functies.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' of 'Effective Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object bij te houden. Het tijdstip waarop de status verandert in 'Active' markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Active'.

Gebeurtenistype inferred
Functie gesloten
Dit is de laatste gebeurtenis in de levenscyclus van een functie. De functie is dan definitief gesloten of opgeheven. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van de status naar een eindstatus, zoals 'Closed' of 'Eliminated'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve eindpunt van het proces en maakt een nauwkeurige analyse van de totale doorlooptijd mogelijk. De gebeurtenis bevestigt dat de functie definitief is beëindigd.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object bij te houden. Het tijdstip waarop de status verandert in 'Closed' of 'Eliminated' markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van de functiestatus naar een eindstatus.

Gebeurtenistype inferred
Functieaanvraag afgewezen
Deze gebeurtenis markeert de afwijzing van een functieaanvraag tijdens een willekeurige stap van de goedkeuringsworkflow. De workflowengine legt dit expliciet vast wanneer een goedkeurder de optie 'reject' of 'send back' kiest.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen zijn belangrijke procesafwijkingen en kunnen wijzen op problemen met de aanvraaggegevens, het budget of de onderbouwing. Door de redenen voor afwijzing te analyseren, kun je toekomstige aanvragen verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in de workflowlogs van de functieaanvraag. De gebeurtenis komt overeen met een workflowstap die is afgerond met de status 'rejected'.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een goedkeurder een stap in de workflow afwijst.

Gebeurtenistype explicit
Functieaanvraag goedgekeurd door HR
Deze activiteit geeft aan dat de afdeling Human Resources de functieaanvraag heeft goedgekeurd. Dit is een belangrijke mijlpaal die expliciet wordt vastgelegd als voltooide stap in de goedkeuringsworkflow.
Waarom dit belangrijk is

De definitieve goedkeuring door HR rondt vaak de belangrijkste goedkeuringsfase af, voordat het budget wordt toegewezen of de functie in het systeem wordt aangemaakt. De tijd tot deze stap is belangrijk voor de KPI 'Gemiddelde goedkeuringstijd functie'.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in de workflowlogs van de functieaanvraag. De gebeurtenis komt overeen met het tijdstip waarop de HR-medewerker de toegewezen goedkeuringsstap afrondt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de HR-goedkeurder de stap in de workflow afrondt.

Gebeurtenistype explicit
Functieaanvraag ingediend
Deze gebeurtenis markeert het begin van het functiebeheerproces: een gebruiker dient formeel een aanvraag in om een nieuwe functie aan te maken. Dit wordt expliciet vastgelegd wanneer in SAP SuccessFactors een workflow voor het aanmaken van een functie wordt gestart.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd tussen deze activiteit en bijvoorbeeld de goedkeuring of het aanmaken van de functie te analyseren, kun je de efficiëntie van het hele proces meten.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd zodra een workflowinstantie voor een functieaanvraag wordt gestart. De data staan in de tabellen met workflowaanvragen, zoals WfRequest, gekoppeld aan het Position-object.

Vastleggen

Vastgelegd bij de start van een nieuwe workflow voor een functie.

Gebeurtenistype explicit
Functie beoordeeld op compliance
Dit staat voor een periodieke of gebeurtenisgestuurde beoordeling van een functie om te controleren of deze voldoet aan intern beleid of externe regelgeving. Hoe deze gebeurtenis wordt vastgelegd, hangt sterk af van de configuratie bij de klant, bijvoorbeeld een aangepaste workflow of een MDF-object.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om de compliance binnen de organisatie te volgen en te waarborgen. De activiteit ondersteunt rechtstreeks KPI’s zoals 'Percentage functies dat voldoet aan de beoordelingsvereisten' en helpt risico’s te beperken.

Waar vind je dit?

Hiervoor is systeemanalyse nodig. De gebeurtenis kan worden vastgelegd in een aangepast MDF-object dat aan de functie is gekoppeld, via een statuswijziging in een aangepaste workflow of in een bijlagenlog.

Vastleggen

Afhankelijk van de aangepaste implementatie; waarschijnlijk een vermelding in een aangepast MDF-object.

Gebeurtenistype explicit
Functie bevroren/opgeschort
Deze gebeurtenis geeft aan dat een functie tijdelijk is stilgezet en niet beschikbaar is voor personeelsbezetting. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar bijvoorbeeld 'Frozen' of 'Suspended'.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit gaat vaak vooraf aan deactivering of sluiting. Door bij te houden hoelang een functie bevroren blijft, kun je de personeelsplanning en het beheer van het personeelsbestand verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid door wijzigingen in het veld 'Status' in de geschiedenis van het Position MDF-object bij te houden. Het tijdstip waarop de status verandert in 'Frozen' of een vergelijkbare waarde markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Frozen'.

Gebeurtenistype inferred
Functie gedeactiveerd
Dit staat voor de formele deactivering van een functie, waardoor deze inactief en niet meer beschikbaar is. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van de status van de functie naar 'Inactive' of 'Deactivated'.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke stap bij het beëindigen van een functie. De tijd tussen opschorting en deactivering is belangrijk voor de KPI 'Doorlooptijd tot deactivering van een functie'.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid uit de auditgeschiedenis van het Position MDF-object door vast te stellen wanneer het veld 'Status' of 'Effective Status' verandert in 'Inactive'.

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van het statusveld van de functie naar 'Inactive'.

Gebeurtenistype inferred
Functie opnieuw ingedeeld
Deze activiteit staat voor een belangrijke wijziging in de definitie van een functie, zoals een wijziging van de functiecode of functiefamilie. Dit wordt afgeleid uit een wijziging van het veld 'Job Code' of 'Job Classification' in het Position MDF-object.
Waarom dit belangrijk is

Veel herindelingen kunnen wijzen op problemen met het oorspronkelijke functieontwerp of veranderende bedrijfsbehoeften. Door dit bij te houden, kun je de stabiliteit van de organisatiestructuur analyseren.

Waar vind je dit?

Dit wordt afgeleid door de auditgeschiedenis van het Position MDF-object te controleren op wijzigingen in belangrijke classificatievelden, zoals 'jobCode'. Het tijdstip van zo’n wijziging markeert de gebeurtenis.

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van het veld 'jobCode' in het Position-object.

Gebeurtenistype inferred
Functieaanvraag goedgekeurd door manager
Dit markeert de afronding van de eerste goedkeuringsronde, meestal door de wervende manager of lijnmanager. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd als een voltooide stap in de workflow voor functiebeheer.
Waarom dit belangrijk is

Door de goedkeuringstijd van managers bij te houden, kun je bottlenecks binnen specifieke afdelingen of managementlagen opsporen. Dit is een belangrijke mijlpaal om de eerste stappen van de goedkeuringscyclus te begrijpen.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd als een voltooide stap in de workflowlog voor de betreffende functieaanvraag. Je herkent de stap aan de rol van de goedkeurder en de status 'approved'.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een gebruiker een goedkeuringsstap in de workflow afrondt.

Gebeurtenistype explicit
Functieattributen gewijzigd
Dit staat voor elke wijziging aan de attributen van een bestaande functie, zoals de functietitel, afdeling of kostenplaats. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de auditlogs van het Position MDF-object.
Waarom dit belangrijk is

Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op problemen met de datakwaliteit of instabiliteit in de organisatiestructuur. Door deze gebeurtenissen te analyseren, kun je het 'Wijzigingspercentage functieattributen' en het herstelwerk meten.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenissen worden vastgelegd in de auditgeschiedenis van het Position MDF-object. Elke geregistreerde wijziging met een timestamp voor 'last modified date' en een gebruiker geldt als een wijzigingsactiviteit.

Vastleggen

Vastgelegd in het auditspoor van het Position-object bij elke veldwijziging.

Gebeurtenistype explicit
Functiebudget goedgekeurd
Dit geeft aan dat de financiële afdeling of een budgethouder de financiële aspecten van de nieuwe functie heeft goedgekeurd. Meestal is dit een expliciete stap in de workflow, na de goedkeuring door de manager en HR.
Waarom dit belangrijk is

Vertraging bij de budgetgoedkeuring kan het wervingsproces flink ophouden. Door deze activiteit apart te analyseren, kun je de financiële goedkeuringsfase van het functiebeheer verbeteren.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de workflowlogs van de functieaanvraag wanneer de financiële goedkeuringsstap is afgerond. De goedkeurder heeft meestal de rol 'Finance' of 'Budget Holder'.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de financiële goedkeurder de stap in de workflow afrondt.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit SAP SuccessFactors Employee Central

Klaar om te beginnen?

Ga vandaag nog aan de slag met het verbeteren van Hire to Retire - Positiebeheer met deze handige datatemplate. Krijg inzicht in het proces en verhoog de efficiëntie in de hele organisatie.

Verbeter vandaag nog de efficiëntie van positiebeheer binnen Hire to Retire!

Herken bottlenecks en verkort de doorlooptijd van Hire to Retire snel met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.