> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer > Coupa Expenses

Verbeter het onkostenbeheer

Gids in 6 stappen voor beter onkostenbeheer in Coupa Expenses
Verbeter het onkostenbeheer
Onkostenbeheer
Coupa Expenses

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter het onkostenbeheer in Coupa Expenses

Onkostenbeheer is vaak complex. Dat kan leiden tot vertragingen bij goedkeuringen en problemen met compliance. Ons platform laat zien hoe de bedrijfsvoering verloopt, zodat je inefficiënties kunt opsporen en elke stap kunt verbeteren. Ontdek hoe je workflows vereenvoudigt, kosten verlaagt en beleid consequent naleeft.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom onkostenbeheer in Coupa Expenses verbeteren?

Ook met een platform als Coupa Expenses blijven inefficiënties in het onkostenbeheer vaak onopgemerkt. Ze kunnen wel gevolgen hebben voor de kosten, medewerkerstevredenheid en compliance. Late vergoedingen leiden tot frustratie en kunnen de productiviteit en motivatie verlagen. Onduidelijk of wisselend toegepast beleid veroorzaakt financiële verschillen, auditrisico’s en extra werk voor financiële teams, die goedkeuringen moeten najagen of fouten herstellen. Een inefficiënt proces brengt ook hogere bedrijfskosten met zich mee, door extra handmatige controles, herstelwerk en lange goedkeuringsrondes. Door deze problemen aan te pakken, houd je de financiën gezond en zorg je voor een prettige werkomgeving. Zo haal je meer uit Coupa Expenses.

Hoe process mining de efficiëntie in Coupa Expenses verbetert

Met process mining analyseer je het onkostenbeheerproces en zie je hoe het werk in Coupa Expenses echt verloopt, in plaats van uit te gaan van aannames. Op basis van data uit het event log brengt process mining elke declaratie objectief in kaart, van aanmaak tot vergoeding. Je ziet de verschillende procesroutes, afwijkingen van de standaardprocedure en lussen waarin werk opnieuw wordt gedaan. Misschien blijkt dat veel declaraties herhaaldelijk worden teruggestuurd vanwege ontbrekende informatie, of dat bepaalde goedkeurders steeds voor bottlenecks zorgen en de doorlooptijd van vergoedingen verlengen. Zo zie je precies welke activiteiten of overdrachten het proces vertragen, de kosten verhogen of tot complianceproblemen leiden. Je ziet hoe het proces daadwerkelijk verloopt, niet alleen hoe het is vastgelegd.

Waar je het proces kunt verbeteren

Process mining laat precies zien waar het onkostenbeheer in Coupa Expenses beter kan. Vaak komen een paar duidelijke verbeterpunten naar voren. Je kunt het aantal stappen voor een declaratie verminderen, vooral bij kleine bedragen, door goedkeuringsworkflows te vereenvoudigen. Als je weet waarom declaraties worden afgewezen of opnieuw ingediend, kun je medewerkers beter uitleg geven of beleidscontroles aanpassen om herhaling te voorkomen. Misschien kun je routinematige controles automatiseren die nu handmatig worden uitgevoerd, zodat financiële teams meer tijd hebben voor ander werk. Door de doorlooptijd per activiteit te analyseren, zie je ook welke managers of afdelingen steeds voor bottlenecks zorgen. Zo kun je hun beoordelingsproces verbeteren. Met deze gerichte aanpak pak je inefficiënties aan voordat ze problemen veroorzaken.

Wat je kunt verwachten van een verbeterd onkostenbeheerproces

Met process mining voor onkostenbeheer in Coupa Expenses kun je de resultaten binnen de organisatie meten. De gemiddelde doorlooptijd van vergoedingen kan korter worden, wat de medewerkerstevredenheid verhoogt en vragen aan de administratie vermindert. Door beleidsovertredingen vroeg op te sporen, verbeter je de compliance en beperk je auditrisico’s. Ook dalen de verwerkingskosten als je herstelwerk voorkomt, taken automatiseert en goedkeuringen vereenvoudigt. Financiële teams kunnen hun tijd daardoor beter verdelen en zich meer richten op financieel beheer in plaats van problemen achteraf op te lossen. Zo wordt de financiële bedrijfsvoering wendbaarder, voldoet die beter aan de regels en kost die minder.

Aan de slag met het verbeteren van je Coupa Expenses-proces

Je hoeft geen ingewikkeld traject te starten om onkostenbeheer met process mining in Coupa Expenses te verbeteren. Deze gids laat zien hoe je bestaande Coupa-data gebruikt om snel zicht te krijgen op het proces. Breng de huidige situatie in kaart, spoor bottlenecks op en bepaal op basis van data hoe je het proces kunt verbeteren en de doorlooptijd van onkostenbeheer kunt verkorten. Begin vandaag en werk toe naar een efficiënter proces dat voldoet aan de regels en prettig is voor medewerkers.

Onkostenbeheer Onkostendeclaraties Vergoedingsproces Goedkeuringsworkflow Naleving van beleid Financiële bedrijfsvoering Kostenbeheersing Kortere doorlooptijden Financiële nauwkeurigheid Reiskosten Onkosten van medewerkers T&E

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Als goedkeuring door managers of de financiële afdeling op zich laat wachten, moeten medewerkers langer wachten op hun vergoeding. Dat raakt de tevredenheid en de cashflow. Lange goedkeuringsrondes komen vaak door bottlenecks, onduidelijke verantwoordelijkheden of trage reacties in Coupa Expenses. Dat heeft gevolgen voor de motivatie van medewerkers en kan werkkapitaal vastzetten.
ProcessMind laat zien waar de goedkeuringsworkflow vertraging oploopt en welke goedkeurders of stappen het proces steeds vertragen. Door de daadwerkelijke routes en bottlenecks in de Coupa Expenses-data zichtbaar te maken, helpt ProcessMind de oorzaken te vinden en verbeteringen voor te stellen waarmee goedkeuringen sneller verlopen.

Veel afgewezen onkostendeclaraties leiden tot herstelwerk, frustratie bij medewerkers en extra administratieve lasten. Afwijzingen wijzen vaak op problemen met het volgen van beleid, ontbrekende documenten of onduidelijke indieningsvereisten in Coupa Expenses. Dit kost medewerkers en financiële teams onnodig veel tijd.
ProcessMind analyseert de routes van afgewezen declaraties. Zo zie je waarom ze worden afgewezen en waar dat gebeurt in de Coupa Expenses-workflow. Ook worden patronen zichtbaar, zoals hogere afwijzingspercentages bij bepaalde onkostencategorieën of afdelingen. Daarmee kun je gerichte training geven of het beleid verduidelijken.

Als medewerkers het onkostenbeleid niet naleven, kan dat leiden tot financiële verliezen, auditrisico’s en wisselende uitgaven. Zonder goed zicht op het proces kunnen onkosten die buiten het beleid vallen ongemerkt door Coupa Expenses gaan. Zo ontstaan gaten in de compliance en kan de reputatie van de organisatie schade oplopen. Ook neemt het risico op boetes en tekortkomingen in interne controles toe.
ProcessMind signaleert daadwerkelijke afwijkingen van het vastgestelde onkostenbeleid met behulp van het attribuut Policy Violation Flag in de Coupa Expenses-data. Het laat zien welke declaraties standaardcontroles overslaan of uitgaven bevatten die niet zijn toegestaan. Zo kun je het beleid beter handhaven en audits verbeteren.

Als vergoedingen traag of niet consequent worden verwerkt, daalt de medewerkerstevredenheid en kunnen relaties onder druk komen te staan. Vertraging tussen de laatste goedkeuring en de betaling in Coupa Expenses wijst vaak op problemen met de planning, uitvoering of koppeling met boekhoudsystemen. Dat raakt de ervaring van medewerkers en hun vertrouwen in het financiële proces.
ProcessMind laat per declaratie zien hoeveel tijd er zit tussen Finance Approved en Reimbursement Executed. Zo vind je bottlenecks in het uitbetalingsproces. Daarmee kun je het proces na goedkeuring in Coupa Expenses verbeteren, betalingen op tijd uitvoeren en de efficiëntie van de financiële bedrijfsvoering verhogen.

Declaraties die vanwege fouten of ontbrekende informatie worden teruggestuurd, vragen onnodig veel handmatig werk en verlengen de verwerkingstijd. Dit heen-en-weer in Coupa Expenses houdt zowel de indienende als de beoordelende afdelingen bezig. Dat kost tijd en verhoogt de bedrijfskosten.
Met de activiteit Expense Report Sent Back for Revision laat ProcessMind zien hoe vaak declaraties worden teruggestuurd en in welke stappen dat meestal gebeurt. Als je deze herstelrondes in de Coupa Expenses-data begrijpt, kun je maatregelen nemen om fouten vooraf te voorkomen en het percentage declaraties dat in één keer goed gaat te verhogen.

Zonder een helder, realtime beeld van het volledige onkostenbeheerproces in Coupa Expenses is het lastig om de oorzaken van inefficiënties te vinden. Door dit gebrek aan inzicht kun je beslissingen niet goed op data baseren en blijft onduidelijk waar vertragingen of complianceproblemen ontstaan.
ProcessMind geeft met de eventdata uit Coupa Expenses een röntgenbeeld van het volledige onkostenbeheerproces, van aanmaak tot boekhouding. Je ziet alle routes die declaraties daadwerkelijk volgen. Zo komen verborgen bottlenecks, afwijkingen en verbeterkansen aan het licht.

Onbedoelde verschillen in de manier waarop declaraties ter goedkeuring worden doorgestuurd, leiden tot wisselende verwerking, mogelijke gaten in de compliance en onvoorspelbare doorlooptijden. Als declaraties standaardstappen overslaan of in Coupa Expenses een afwijkende route volgen, wordt het moeilijker om de controle te houden en iedereen gelijk te behandelen.
ProcessMind brengt alle procesvarianten van declaraties in kaart en laat zien welke routes het vaakst voorkomen en welke het meest afwijken in de Coupa Expenses-data. Zo kun je workflows standaardiseren, ongeoorloofde omwegen voorkomen en zorgen voor een consequent goedkeuringsproces dat aan de regels voldoet.

Vertragingen zijn niet overal hetzelfde. Sommige afdelingen of onkostencategorieën hebben bijvoorbeeld steeds langere goedkeuringsrondes of hogere afwijzingspercentages. Als je niet weet waar dat in Coupa Expenses gebeurt, lossen algemene verbeteringen de plaatselijke problemen niet op.
ProcessMind splitst de procesdata uit op attributen zoals Employee Department en Expense Category. Zo zie je welke onderdelen achterblijven. Je kunt dan bepalen waar gerichte training, aanpassingen van het beleid of een andere verdeling van middelen het meeste effect hebben op de efficiëntie van Coupa Expenses.

Handmatige, tijdrovende audits van onkostendeclaraties kosten veel tijd en vertragen het afronden van financiële administratie. In Coupa Expenses is het lastig te bepalen welke declaraties extra controle nodig hebben en welke sneller kunnen worden afgehandeld. Daardoor worden sommige declaraties te uitgebreid gecontroleerd en blijven andere risico’s mogelijk onopgemerkt.
ProcessMind signaleert declaraties met mogelijke beleidsovertredingen, ongebruikelijke activiteitenvolgordes of risicovolle attributen, zodat je audits gerichter kunt uitvoeren. Door de aandacht te richten op declaraties met een hogere waarde voor Policy Violation Flag of ingewikkelde goedkeuringsroutes in Coupa Expenses, beperk je handmatig werk en vergroot je de effectiviteit van audits.

De totale tijd die wordt besteed aan goedkeuringen, afwijzingen, correcties en terugbetalingen leidt tot hoge operationele kosten per onkostendeclaratie. Zonder inzicht in welke activiteiten binnen Coupa Expenses het meest aan die kosten bijdragen, is het lastig om mogelijkheden voor kostenbesparing te vinden.
ProcessMind berekent hoeveel tijd en middelen elke activiteit en elk pad in het onkostenproces kost. Door inefficiënte stappen en herstelwerkloops in de data van Coupa Expenses zichtbaar te maken, helpt ProcessMind workflows te verbeteren en de verwerkingskosten per declaratie te verlagen.

De tijd tussen de terugbetaling van onkosten en de uiteindelijke boeking in de financiële administratie kan leiden tot verschillen in financiële rapportages en een correcte financiële afsluiting bemoeilijken. Ook na Reimbursement Executed in Coupa Expenses kunnen vertragingen problemen bij de afstemming veroorzaken en de nauwkeurigheid van de financiële administratie aantasten.
ProcessMind volgt het volledige proces tot en met Accounting Posted en brengt hiaten en vertragingen in de laatste stappen aan het licht. Zo zie je waar de overdracht naar de financiële administratie in Coupa Expenses beter kan, zodat financiële rapportages tijdig en correct worden opgesteld.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd tussen het indienen van een onkostendeclaratie en de definitieve goedkeuring door manager en finance. Kortere goedkeuringsrondes in Coupa Expenses zorgen ervoor dat medewerkers sneller hun geld terugkrijgen. Dat verhoogt de tevredenheid en vermindert vragen aan het finance-team. Ook helpt het de organisatie de cashflow beter te beheren.
ProcessMind analyseert het werkelijke procesverloop van elke onkostendeclaratie en laat zien welke activiteiten of rollen voor bottlenecks zorgen. Je ziet alle goedkeuringsroutes, waar vertraging ontstaat en wat de gevolgen daarvan zijn. Zo vind je managers die lang over goedkeuring doen, onnodige goedkeuringsstappen en mogelijkheden om de workflow te verbeteren met scenariovergelijkingen. Een verkorting van de gemiddelde goedkeuringstijd met 30 tot 50% komt vaak voor.

Dit doel is gericht op minder onkostendeclaraties die in Coupa Expenses worden teruggestuurd voor correcties of uiteindelijk worden afgewezen. Een lager afwijzingspercentage wijst op betere declaraties, minder herstelwerk voor medewerkers en goedkeurders en een soepeler proces. Dat verhoogt de operationele efficiëntie en verlaagt de verwerkingskosten per declaratie.
ProcessMind analyseert historische data om veelvoorkomende redenen voor afwijzingen te vinden, zoals ontbrekende bonnetjes, overtredingen van het beleid of onjuiste coderingen. Het brengt patronen aan het licht en laat zien bij welke medewerkers of afdelingen het afwijzingspercentage hoog is. Ook helpt het passende maatregelen te vinden, zoals betere controles vóór indiening of duidelijkere uitleg van het beleid, zodat meer declaraties meteen worden goedgekeurd.

Dit doel betekent dat alle onkostendeclaraties voldoen aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten. Onopgemerkte overtredingen kunnen financiële risico’s en problemen bij audits veroorzaken en leiden tot verschillen in uitgaven. Betere naleving in Coupa Expenses helpt de kosten te beheersen en de financiële integriteit te bewaken.
ProcessMind vergelijkt het werkelijke proces met de gewenste, conforme routes en signaleert afwijkingen van de vastgestelde beleidsregels. Het laat specifieke overtredingen zien, berekent de gevolgen en brengt structurele oorzaken van niet-conform gedrag aan het licht. Zo kunnen organisaties gerichte trainingen geven, beleid aanpassen en controles vóór goedkeuring verbeteren om nieuwe overtredingen te voorkomen.

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de tijd tussen de goedkeuring van een onkostendeclaratie en de terugbetaling aan de medewerker. Trage en wisselende terugbetalingstermijnen leiden tot ontevreden medewerkers en meer vragen aan de administratie. Een beter proces in Coupa Expenses verbetert de ervaring van medewerkers en vermindert hun financiële druk.
ProcessMind brengt het volledige deelproces voor terugbetalingen in kaart, van de laatste goedkeuring tot de betaling. Het laat zien waar na goedkeuring vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door handmatige verwerking, vaste betaalmomenten of problemen met koppelingen naar betaalsystemen. Met dit inzicht kunnen organisaties de betaalplanning verbeteren, overdrachten automatiseren en zorgen voor een snellere, voorspelbare terugbetaling.

Dit doel is gericht op minder handmatige herverwerking, correcties en aanpassingen van onkostendeclaraties door medewerkers en goedkeurders. Veel handmatig herstelwerk in Coupa Expenses kost tijd, verhoogt de operationele kosten en vertraagt het onkostenproces.
ProcessMind berekent hoeveel herstelwerk in elke fase van het declaratieproces plaatsvindt. Het brengt de oorzaken aan het licht, zoals ontbrekende informatie of onjuiste coderingen, en laat zien welke activiteiten en rollen het meeste herstelwerk veroorzaken. Met dat inzicht kunnen organisaties het proces verbeteren, bijvoorbeeld met duidelijkere indieningsrichtlijnen of automatische controles, en zo het handmatige werk flink verminderen.

Dit doel betekent dat je realtime inzicht krijgt in elke stap van een onkostendeclaratie, van aanmaak tot de uiteindelijke boeking in de financiële administratie. Door het beperkte zicht op Coupa Expenses blijven bottlenecks verborgen, duurt het langer om problemen op te lossen en is het lastig om procesverbeteringen op data te baseren.
ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch het volledige procesverloop van alle onkostendeclaraties. Je ziet alle werkelijke varianten en afwijkingen van de beoogde route. Het geeft een helder overzicht van activiteiten, overdrachten en doorlooptijden, zodat betrokkenen inefficiënties kunnen vinden, zien hoe het proces echt verloopt en de prestaties continu kunnen volgen. Met dit volledige beeld kun je problemen eerder aanpakken.

Dit doel is gericht op minder variatie in de manier waarop onkostendeclaraties worden doorgestuurd en goedgekeurd, zodat het proces voorspelbaar en consistent verloopt. Ongecontroleerde verschillen in goedkeuringsroutes in Coupa Expenses kunnen leiden tot verwarring, vertragingen, wisselende toepassing van beleid en problemen bij audits.
ProcessMind ontdekt alle bestaande procesvarianten en vergelijkt die met vooraf vastgestelde, gewenste goedkeuringsroutes. Het laat afwijkingen zien, brengt de redenen voor verschillende routes aan het licht en wijst op rollen of voorwaarden die het proces ingewikkeld maken. Met dit inzicht kunnen organisaties workflows standaardiseren, goedkeuringsmatrices vereenvoudigen en het proces voorspelbaarder en efficiënter maken.

Dit doel is gericht op verschillen in de verwerking van onkostendeclaraties tussen afdelingen en kostenplaatsen. Als bepaalde organisatieonderdelen in Coupa Expenses steeds vertragingen of meer afwijzingen hebben, gaat dat ten koste van de totale efficiëntie en krijgen medewerkers niet dezelfde ervaring.
ProcessMind splitst de procesprestaties uit naar afdeling, kostenplaats of onkostencategorie. Het laat zien waar de prestaties achterblijven, berekent de gevolgen voor doorlooptijden en kosten en helpt lokale bottlenecks of trainingsbehoeften te vinden. Zo kunnen organisaties gericht ingrijpen en het proces aanpassen om overal vergelijkbare, betere prestaties te bereiken.

Dit doel is gericht op een sneller en effectiever auditproces dat minder middelen vraagt. Inefficiënte audits in Coupa Expenses kosten veel tijd en moeite, vertragen de financiële afsluiting en kunnen belangrijke complianceproblemen over het hoofd zien.
ProcessMind maakt automatisch auditsporen aan en kan risicovolle transacties of verdachte patronen signaleren op basis van vastgestelde regels of gevonden afwijkingen. Auditteams kunnen zich daardoor richten op uitzonderingen en niet-conforme cases, in plaats van elke declaratie afzonderlijk te doorzoeken. Doordat minder handmatige dataverzameling en analyse nodig is, kost een audit minder tijd en worden problemen sneller opgelost.

Dit doel is gericht op lagere totale operationele kosten voor de verwerking van elke onkostendeclaratie, van indiening tot terugbetaling en boeking. Hoge verwerkingskosten in Coupa Expenses drukken de winstgevendheid en wijzen op inefficiënties die je kunt aanpakken. Het behalen van dit doel heeft direct effect op het bedrijfsresultaat.
ProcessMind berekent de kosten van elke activiteit, herstelwerkloop en goedkeuringsstap in het onkostenproces. Het brengt belangrijke kostenfactoren aan het licht, zoals veel handmatige handelingen, meerdere goedkeuringslagen of frequente afwijzingen. Door workflows te verbeteren, overbodige stappen te schrappen en routinetaken te automatiseren, helpt ProcessMind organisaties de gemiddelde verwerkingskosten per declaratie flink te verlagen.

Dit doel is gericht op een kortere tijd tussen de terugbetaling van een onkostendeclaratie en de uiteindelijke boeking in het grootboek. Vertragingen bij boekingen in Coupa Expenses kunnen leiden tot onjuiste financiële overzichten, een tragere maandafsluiting en problemen met realtime cashflowbeheer.
ProcessMind analyseert de stappen en overdrachten na de terugbetaling. Het brengt bottlenecks aan het licht, zoals handmatige gegevensinvoer, problemen bij de afstemming of vertragingen in koppelingen tussen Coupa Expenses en het grootboek. Door deze overdrachten te verbeteren en mogelijkheden voor automatisering zichtbaar te maken, helpt ProcessMind financiële rapportages tijdig en correct op te stellen.

Het verbetertraject voor onkostenbeheer in 6 stappen

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de vooraf ingevulde Excel-template, die alle relevante datapunten bevat voor een grondige analyse van het onkostenbeheer.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Zorg vanaf het begin voor een goede indeling van de data. Zo leg je een stevige basis voor een correcte analyse en bruikbare inzichten.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare template voor het efficiënt verzamelen van data uit Coupa Expenses.

DIT KRIJG JE

Verbeter de efficiëntie van onkostenprocessen in Coupa

ProcessMind geeft een helder beeld van het onkostenproces in Coupa en laat zien waar inefficiënties en complianceproblemen ontstaan. Krijg concrete inzichten om elke stap te verbeteren, van indienen tot goedkeuren.
  • Breng de werkelijke onkostenworkflow in Coupa in beeld
  • Spoor vertragingen bij goedkeuringen meteen op
  • Zorg dat beleid consequent wordt nageleefd
  • Verlaag verwerkingskosten en doorlooptijden
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Het onkostenbeheer verbeteren

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans bereiken met process mining voor onkostenbeheer. Data uit Coupa Expenses helpt bottlenecks te vinden en aan te pakken.

0 %
Snellere goedkeuringen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Verbeter het volledige goedkeuringsproces voor onkosten, zodat medewerkers sneller hun geld terugkrijgen en finance efficiënter werkt. Vind bottlenecks en haal ze weg om de verwerking te versnellen.
0 %
Minder herstelwerk en afwijzingen

Minder declaraties die moeten worden aangepast

Achterhaal de oorzaken van afwijzingen en herstelwerk, zoals onduidelijkheid over het beleid of veelvoorkomende fouten. Verhoog het percentage declaraties dat meteen wordt goedgekeurd en bespaar medewerkers en goedkeurders veel tijd en middelen.
0 %
Betere naleving van het beleid

Minder vastgestelde beleidsovertredingen

Krijg helder zicht op patronen en oorzaken van niet-naleving. Zorg dat het onkostenbeleid beter wordt gevolgd, beperk financiële risico’s en pas de regels overal eerlijk en consistent toe.
0 days
Snellere terugbetalingen

Gemiddelde verkorting van de betalingstermijn

Vind vertragingen in het terugbetalingsproces, zodat medewerkers sneller hun geld ontvangen. Dat verhoogt de tevredenheid en vermindert vragen aan het finance-team.
0 %
Eenvoudigere goedkeuringsroutes

Minder procesvarianten

Breng onnodige verschillen in goedkeuringsprocessen voor onkosten aan het licht en beperk ze. Door workflows te standaardiseren, verloopt het proces in de hele organisatie consistenter, voorspelbaarder en efficiënter.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit en de datakwaliteit. Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de selectie daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een declaratie. Deze groepeert alle bijbehorende activiteiten en onkosten van één indiening.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je alle gebeurtenissen van één declaratie aan elkaar koppelt. Zo kun je het hele proces van begin tot eind analyseren.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment bij een declaratie plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen en maakt het mogelijk de processtroom te visualiseren en analyseren, de kern van process mining.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen en vormt de basis voor analyses van duur en prestaties, waaronder doorlooptijden en het opsporen van bottlenecks.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de duur van activiteiten nauwkeurig te berekenen. Zo kun je analyseren hoeveel tijd specifieke taken kosten en hoeveel tijd er wordt gewacht.

De naam van de medewerker of gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt activiteiten aan specifieke personen, zodat je de werklast, prestaties en het gedrag van medewerkers in het proces kunt analyseren.

De afdeling van de medewerker die de declaratie heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties tussen afdelingen te vergelijken en te zien welke onderdelen van de organisatie efficiënt werken en waar ondersteuning nodig is.

De totale geldwaarde van de declaratie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je declaraties analyseren op basis van hun geldwaarde, die vaak invloed heeft op de goedkeuringsroute en prioriteit bij de verwerking.

De huidige of uiteindelijke status van de declaratie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de uitkomst van elke case aan. Zo kun je bijvoorbeeld de procespaden van goedgekeurde en afgewezen declaraties vergelijken.

De reden die een goedkeurder opgeeft bij het afwijzen van een declaratie.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien waarom herstelwerk nodig is. Met gerichte training, duidelijker beleid of procesverbeteringen kun je afwijzingen verminderen.

Een booleaanse indicator die aangeeft of de declaratie is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk naleving van het beleid rechtstreeks te meten en analyseren, zodat je risico’s en terugkerende overtredingen kunt opsporen en aanpakken.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het begin van de levenscyclus van een onkostendeclaratie. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker voor het eerst een nieuwe declaratie aanmaakt en opslaat. De declaratie krijgt dan de status Concept.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor alle procesanalyses en belangrijk voor het meten van de totale doorlooptijd van begin tot eind.

De medewerker dient de ingevulde onkostendeclaratie formeel in ter goedkeuring. De declaratie verandert daarmee van de status Concept naar een status waarin goedkeuring wordt afgewacht. Het systeem registreert deze actie expliciet.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringstijd begint. De tijd tussen aanmaak en indiening laat zien hoelang medewerkers nodig hebben om declaraties voor te bereiden.

De direct leidinggevende of eerste goedkeurder keurt de onkostendeclaratie goed. Dit wordt als expliciete gebeurtenis met timestamp vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis van de declaratie.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van de eerste goedkeuringsronde. De tijd tot deze gebeurtenis is belangrijk voor de KPI Doorlooptijd goedkeuring en voor het opsporen van bottlenecks bij managers.

Het finance- of auditteam geeft de definitieve goedkeuring voor de onkostendeclaratie. Dit betekent dat de declaratie is gecontroleerd en klaar is voor betaling. De gebeurtenis wordt vastgelegd in de goedkeuringsgeschiedenis.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste goedkeuringsstap. De tijd tussen goedkeuring door de manager en goedkeuring door finance is een belangrijk deel van de totale goedkeuringsdoorlooptijd.

De betaling is verwerkt en het geld is overgemaakt aan de medewerker. Deze gebeurtenis bevestigt dat de medewerker is betaald en dat het terugbetalingsdeel van het proces is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment voor de tevredenheid van medewerkers en het eindpunt voor de KPI Gemiddelde doorlooptijd terugbetaling.

De financiële transacties voor de declaratie worden geboekt in het grootboek. Vanuit financieel oogpunt is dit de laatste stap in het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste activiteit en markeert het daadwerkelijke einde van het proces. De tijd tussen de terugbetaling en de boeking is belangrijk voor een snelle en correcte financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining richt zich op problemen zoals lange goedkeuringsrondes, frequente afwijzingen en onopgemerkte overtredingen van het beleid in Coupa Expenses. Het brengt het onkostenproces visueel en op basis van data in kaart, zodat bottlenecks en inefficiënties zichtbaar worden. Zo zie je waardoor vertragingen ontstaan en waar de naleving tekortschiet.

Voor process mining heb je vooral event logs uit Coupa Expenses nodig. Daarin staan de case-ID, oftewel het ID van de onkostendeclaratie, de uitgevoerde activiteit, zoals "Onkostendeclaratie ingediend" of "Goedgekeurd door manager", en een nauwkeurige timestamp van elke activiteit. Je kunt de analyse aanvullen met gegevens zoals de uitvoerder, onkostencategorie of het bedrag.

Process mining voor onkostenbeheer kan de doorlooptijd van goedkeuringen meetbaar verkorten en het aantal afwijzingen verminderen. Ook verbetert het de naleving van het onkostenbeleid en helpt het goedkeuringsroutes te standaardiseren. Zo dalen de verwerkingskosten per declaratie en krijgen medewerkers sneller hun geld terug.

Ja, process mining kan overtredingen van het onkostenbeleid goed opsporen. De software vergelijkt het waargenomen procesverloop met vastgestelde regels en compliancevereisten en signaleert afwijkingen. Zo kunnen organisaties ongeoorloofde stappen, ongebruikelijke goedkeuringspatronen en gemiste compliancecontroles eerder ontdekken.

Privacy en beveiliging zijn belangrijk bij het verwerken van financiële gegevens. Je kunt process mining-platforms zo instellen dat gevoelige datavelden worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. De analyse richt zich dan op processtappen en tijdstippen, niet op persoonlijke financiële gegevens. Met toegangsbeheer en beleid voor gegevensbeheer zorg je ervoor dat alleen bevoegde medewerkers relevante informatie kunnen bekijken.

Je kunt data uit Coupa Expenses halen via verschillende methoden, zoals een rechtstreekse API-koppeling, toegang tot de database als dat is toegestaan, of export naar gestructureerde CSV-bestanden. De juiste methode hangt af van de systeemconfiguratie en het databeleid. Veilige en efficiënte gegevensoverdracht is daarbij belangrijk.

De eerste inzichten en de belangrijkste bottlenecks komen vaak binnen enkele weken aan het licht, zodra de data is geëxtraheerd en gemodelleerd. Grotere procesverbeteringen en de bijbehorende resultaten worden meestal binnen drie tot zes maanden zichtbaar. Hoe snel dat gaat, hangt af van de complexiteit van het proces en de uitvoering van de aanbevolen wijzigingen.

Nee, process mining vervangt bestaande rapportagetools niet, maar vult ze aan met inzichten die helpen oorzaken te achterhalen. Standaardrapporten laten zien wat er is gebeurd. Process mining maakt duidelijk waarom, door het werkelijke procesverloop en de varianten te visualiseren. Zo krijg je een basis om meer uit de bestaande cijfers te halen.

Voor process mining is meestal een team met verschillende specialismen nodig. Data-engineers halen data op, zetten die om en laden die in. Businessanalisten kennen het onkostenproces. Daarnaast kan IT-ondersteuning nodig zijn voor de inrichting en het onderhoud van de infrastructuur.

Verbeter onkostenbeheer: pak vertragingen vandaag aan

Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van onkosten met 30% dankzij een helder overzicht.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.