> Continu verbeteren van processen > Salarisverwerking > Salarisverwerking in Workday

Verbeter de salarisverwerking

Een 6-stappengids voor het optimaliseren van Workday Payroll
Verbeter de salarisverwerking
Salarisverwerking
Workday Onboarding

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (10) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Verbeter de nauwkeurigheid van salarisverwerking in Workday

Ons platform brengt verborgen bottlenecks aan het licht die leiden tot herstelwerk en vertragingen bij betalingen. Door workflows te analyseren, zie je waar processen vastlopen of afwijken van de standaardprocedures. Zo kan je team fouten aanpakken en de efficiëntie verbeteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom salarisverwerking optimaliseren?

Salarisverwerking is het kloppend hart van elke organisatie, maar blijft een van de meest arbeidsintensieve en risicovolle bedrijfsprocessen. In Workday Payroll neemt de complexiteit toe naarmate je meer salarisgroepen, belastinggebieden en soorten dienstverbanden toevoegt. Inefficiënte salarisverwerking leidt niet alleen tot extra administratief werk, maar tast ook het vertrouwen van medewerkers aan en brengt de compliance van de organisatie in gevaar. Fouten herstellen kost vaak veel meer dan de oorspronkelijke transactie, omdat betalingen handmatig moeten worden teruggedraaid en opnieuw uitgevoerd. Procesoptimalisatie betekent dat je de omslag maakt van fouten achteraf herstellen naar een proces dat vanaf het begin is ingericht op nauwkeurigheid en efficiëntie.

Hoe process mining inzicht geeft in salarisverwerking

Process mining werkt als een doorlopende controlelaag over je Workday-omgeving. Workday biedt goede rapportages over de huidige status van salarisverwerking. Met process mining zie je ook hoe records van de ene status naar de andere gaan. Je brengt het werkelijke pad van een salarisrecord in kaart, vanaf het indienen van een urenstaat tot en met de definitieve belastingaangifte. Zo worden processtappen zichtbaar die standaardrapportages vaak missen, zoals het heen en weer tussen managers en medewerkers bij het goedkeuren van uren of handmatige correcties vlak voor de definitieve berekening. Door deze digitale sporen in kaart te brengen, zie je objectief waar het proces afwijkt van de standaardprocedure en waar bottlenecks de doorlooptijd verlengen. Dat overzicht helpt je de werkelijke kosten van elke salarisronde te begrijpen en structurele zwakke plekken op te sporen.

Belangrijke verbeterpunten in de salariscyclus

Een belangrijk verbeterpunt is het verkorten van de doorlooptijd vóór de berekening. Veel organisaties hebben te maken met te laat ingediende uren en trage goedkeuringsrondes. Daardoor blijft er soms maar een paar dagen over voor de salarisverwerking. Process mining laat zien welke afdelingen of managers deze bottlenecks steeds veroorzaken. Zo kun je gericht trainen of het proces aanpassen. Ook het beheer van audituitzonderingen verdient aandacht. Markeert Workday vaak records voor handmatige controle? Dan helpt process mining je vaststellen of dat komt door structurele dataproblemen of door uitzonderlijke gevallen. Minder momenten waarop iemand moet ingrijpen, maakt het mogelijk om meer salarisverwerking aan te kunnen zonder extra medewerkers. Ook kun je de oorzaak achterhalen van terugkerende imports of aanpassingen van bonusgegevens. Zo voorkom je rekenfouten en klopt de berekening van bruto naar netto meteen.

Meetbare resultaten en efficiënter werken

Process mining op Workday Payroll-data levert vooral winst op in snelheid, nauwkeurigheid en compliance. Door het pad van gegevensverzameling tot betaling te vereenvoudigen, verkort je de totale doorlooptijd. Je team krijgt zo meer ruimte voor complexe compliancecontroles en hoeft minder onder hoge tijdsdruk te werken. De nauwkeurigheid neemt toe als je de oorzaken van handmatige aanpassingen wegneemt. Dat leidt tot minder extra betalingen buiten de reguliere cyclus en lagere bankkosten. Voor compliance biedt een duidelijk overzicht van alle acties op een salarisrecord een betrouwbaar auditspoor. Zo kun je controleren of elke inhouding, belastingberekening en betaling voldoet aan de wettelijke eisen van de gebieden waarin je actief bent. Consistente en betrouwbare betalingen dragen uiteindelijk bij aan tevreden medewerkers.

Aan de slag met salarisoptimalisatie

Je salarisproces verbeteren is geen eenmalig project, maar vraagt om voortdurende bijsturing. Gebruik Workday-data om de huidige salariscycli in verschillende landen en salarisgroepen in kaart te brengen. Vergelijk groepen die goed presteren met groepen waar vaak vertragingen of fouten optreden. Pak eerst de grootste bottlenecks aan. Zo boek je snel zichtbare verbeteringen en creëer je draagvlak voor verdere procesverbetering. Of je nu minder handmatig werk wilt of ervoor wilt zorgen dat iedereen op tijd en correct wordt betaald, process mining geeft je een routekaart om salarisverwerking strategischer in te richten. Volg de gids hieronder en gebruik de templates om vandaag nog verbeterkansen in je salarisworkflow op te sporen.

Salarisverwerking salarisbeheer naleving van belastingregels salariscontrole betalingen aan medewerkers HR-bedrijfsvoering financiële rapportage Salarisverwerking Loonbeheer Medewerkersbeloning HR en financiën

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Als managers urenstaten niet op tijd goedkeuren, loopt de hele salariscyclus vertraging op. Daardoor ontstaat er tijdsdruk tijdens de berekening, neemt de kans op fouten toe en moeten salarisspecialisten overwerken om strakke bankdeadlines te halen. Dat gaat ten koste van de datakwaliteit.

ProcessMind brengt de stroom van elk salarisrecord in kaart en laat zien welke afdelingen of managers het proces steeds ophouden. Als je deze bottlenecks in Workday Payroll kent, kun je gerichte herinneringen instellen en de goedkeuringsronde vereenvoudigen. Zo worden betalingen binnen de hele organisatie op tijd uitgevoerd.

Tijdens de salarispreview fouten ontdekken betekent dat je meteen handmatig moet ingrijpen en opnieuw moet rekenen. Deze terugkerende correcties kosten waardevolle administratieve tijd en wijzen mogelijk op problemen met de gegevenskwaliteit of de nauwkeurigheid van de invoer. Die problemen kun je vaak automatiseren of met vaste afspraken voorkomen.

Met process mining volgen we elke activiteit Gegevenscorrectie uitgevoerd na de eerste berekeningen. Zo zie je welke salarisgroepen in Workday Payroll het meeste handmatige werk vragen. Je kunt de oorzaak van onjuiste gegevens dan bij de bron aanpakken, in plaats van tijdens de laatste drukke fase.

Meerdere keren een preview van het salarisresultaat uitvoeren voor één cyclus wijst op een inefficiënt proces. Elke ronde kost veel verwerkingstijd en vertraagt de afronding van de salarisperiode. Vaak komt dat doordat de eerste gegevens niet betrouwbaar genoeg zijn of omdat er steeds kleine aanpassingen nodig zijn.

ProcessMind laat zien hoe vaak salarisgroepen een preview doorlopen. Ontdek waarom bepaalde records in Workday Payroll drie of vier previews nodig hebben. Vervolgens kun je de gegevenscontroles standaardiseren en de tijd voor de berekening flink verkorten.

Als een groot deel van de records audituitzonderingen krijgt, raakt het salarisadministratieteam overbelast door handmatige controles. Er ontstaat een achterstand die de deadline voor de laatste bankoverschrijving in gevaar brengt. Ook stijgen de kosten per salarisrun doordat medewerkers veel tijd besteden aan controles van gevallen met een laag risico.

Onze analyse brengt het pad in kaart van elke activiteit Audituitzondering gemarkeerd in Workday Payroll. Je ziet welke salarisregels de meeste meldingen veroorzaken. Zo kun je de configuratie aanpassen en controles richten op risicovolle cases, in plaats van op routinetaken die de uiteindelijke nauwkeurigheid niet beïnvloeden.

De doorlooptijd van salarisverwerking verschilt vaak sterk tussen belastinggebieden en landen. Dat maakt het lastig om de internationale bedrijfsvoering te beheren en zorgt voor ongelijke ervaringen voor medewerkers. Sommige teams zijn dagen eerder klaar dan andere.

ProcessMind vergelijkt de procesprestaties tussen verschillende belastinggebieden en soorten medewerkers. Je ziet waarom bepaalde regio’s in Workday Payroll steeds meer tijd nodig hebben. Vervolgens kun je workflows op elkaar afstemmen en werkwijzen van de efficiëntste locaties toepassen om de prestaties wereldwijd te verbeteren.

Fouten of vertragingen bij het toepassen van inhoudingen op secundaire arbeidsvoorwaarden leiden vaak tot een onjuist nettosalaris en ontevreden medewerkers. De oorzaak is vaak een gebrekkige synchronisatie tussen HCM-gegevens en de salarisadministratie. Daardoor zijn er op het laatste moment aanpassingen nodig die het werk van de hele salarisafdeling verstoren.

We volgen salarisrecords vanaf de toepassing van arbeidsvoorwaarden tot en met de definitieve berekening. ProcessMind laat zien waar deze stappen in Workday Payroll misgaan. Zo kun je ervoor zorgen dat inhoudingen elke keer correct en automatisch worden toegepast, zonder handmatige overschrijvingen.

Bij het importeren van bonusgegevens uit externe systemen ontstaan vaak opmaakfouten die de salarisrun blokkeren. Salarisspecialisten moeten de gegevens dan handmatig opschonen. Dat zorgt voor veel extra werk en vergroot de kans op fouten, zoals te hoge of te lage betalingen.

ProcessMind registreert elke import van bonusgegevens en de correcties die daarop volgen. Door deze patronen in Workday Payroll te analyseren, zie je welke systemen of gegevensindelingen de meeste problemen veroorzaken. Je kunt de controles automatiseren en zorgen dat de gegevens beter worden aangeleverd.

Als de SLA-deadline voor het aanmaken van het bankoverschrijvingsbestand niet wordt gehaald, kunnen medewerkers te laat worden betaald en kunnen er juridische sancties volgen. Dit gebeurt meestal doordat vertragingen eerder in het proces zich opstapelen en er geen tijd meer overblijft voor de laatste stappen om het geld over te maken.

ProcessMind volgt het hele proces en laat precies zien wanneer de planning begint uit te lopen. Met dit inzicht in Workday Payroll kun je eerder in de cyclus ingrijpen. Zo wordt het definitieve betalingsbestand op tijd aangemaakt en verzonden en kom je je financiële verplichtingen na.

Onverwachte verschillen tijdens de berekening van bruto naar netto leiden vaak tot uitgebreid onderzoek, waardoor het hele proces stilvalt. Die onzekerheid vergroot de administratieve last en vertraagt het publiceren van loonstroken. Dat zorgt voor onrust bij zowel het salarisadministratieteam als de medewerkers.

Ons platform analyseert de tijd tussen de berekening van het brutoloon en de toepassing van belastingen. Je ziet precies welke belastinggebieden of salarisgroepen in Workday Payroll de meeste vertraging veroorzaken. Zo kun je de berekeningsinstellingen optimaliseren en de verwerking van salarisruns versnellen.

De salarisverwerking stopt niet na de betaling. Taken achteraf, zoals belastingaangifte, kunnen nog dagen duren. Door deze late afronding is er geen goed zicht op de totale loonkosten en wordt de financiële rapportage over de periode lastiger. Dat kan ook voor wrijving met de financiële administratie zorgen.

ProcessMind volgt de stappen na de betaling van een salarisrecord, waaronder belastingaangifte en afstemming. Je ziet waar de bottlenecks in deze laatste fasen van Workday Payroll zitten. Zo rond je de cyclus beter af en begin je sneller aan de volgende, met behoud van volledige compliance.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Uren snel goedkeuren is belangrijk om de salarisplanning te halen. Als managers de goedkeuring uitstellen, moet het salarisadministratieteam onder hoge tijdsdruk werken. Dat vergroot de kans op fouten en te late betalingen. Snellere goedkeuring zorgt voor een soepelere overgang van urenregistratie naar berekening.

ProcessMind brengt het exacte pad van elke urenstaat in Workday Payroll in kaart en wijst afdelingen of managers aan die vertraging veroorzaken. Met dit inzicht kun je automatische herinneringen of escalaties instellen en de wachttijd op goedkeuring met 30% of meer verkorten.

Handmatige aanpassingen nadat de salariscyclus is gestart, kosten veel tijd en vergroten de kans op fouten. Vaak komen ze voort uit gebrekkige datakwaliteit bij de bron of onduidelijkheid over lokaal beleid. Minder handmatige correcties maken het betalingsproces betrouwbaarder en helpen overbelasting van medewerkers voorkomen.

Met process mining op Workday Payroll-data spoor je de oorzaken van herstelwerk op. Je ziet waar en waarom gegevens worden gecorrigeerd. Zo kun je de onderliggende dataproblemen oplossen en handmatig ingrijpen met maximaal 40% verminderen.

Herhaaldelijk salarispreviews uitvoeren om fouten op te sporen kost veel tijd en systeembronnen. Veel herhalingen wijzen erop dat de eerste gegevens vaak niet kloppen. Door het aantal rondes te verminderen, kan het salarisadministratieteam zich richten op belangrijker werk in plaats van steeds opnieuw te rekenen.

ProcessMind houdt het aantal previewrondes per salarisgroep bij. Door de verschillen tussen de runs te analyseren, kun je vaststellen welke gegevenscategorieën tot herberekeningen leiden. Zo kun je bij minstens 95% van de berekeningen meteen tot het juiste resultaat komen.

Auditmeldingen aan het einde van de salariscyclus zorgen voor stress, veroorzaken bottlenecks en vertragen de definitieve goedkeuring. Om deze uitzonderingen te beperken, moet je de gegevens gedurende de hele cyclus controleren. Dat verbetert de compliance en versnelt de goedkeuring.

Ons analyseplatform herkent patronen in auditmeldingen binnen Workday Payroll. Je ziet welke soorten medewerkers of belastinggebieden de meeste uitzonderingen veroorzaken. Zo kun je eerder in het proces controles invoeren en meldingen voorkomen voordat de laatste auditfase begint. Dat verkort de afrondingstijd aanzienlijk.

Verschillen in de snelheid van salarisverwerking tussen landen leiden vaak tot inconsistente rapportages en gemiste internationale deadlines. Door de doorlooptijden op elkaar af te stemmen, kunnen alle regio’s volgens dezelfde efficiënte werkwijze werken, ook als de lokale regels verschillen.

ProcessMind vergelijkt salariscycli in verschillende geografische gebieden binnen Workday Payroll. Je ziet welke regio’s het best presteren en kunt hun efficiënte workflows toepassen in regio’s die achterlopen. Zo stem je de internationale bedrijfsvoering beter op elkaar af en verklein je de verschillen in doorlooptijd.

Vertraging bij het toepassen van inhoudingen op arbeidsvoorwaarden kan leiden tot een onjuist nettosalaris en problemen bij de latere afstemming. Het is belangrijk dat deze inhoudingen synchroon lopen met de berekening van het brutoloon. Dat draagt bij aan het vertrouwen van medewerkers en de financiële nauwkeurigheid in de hele organisatie.

Door het verband tussen HCM-updates en salarisruns in kaart te brengen, laat ProcessMind zien waar gegevens over arbeidsvoorwaarden achterlopen. Zo kun je de planning van gegevensoverdracht afstemmen en ervoor zorgen dat alle aanpassingen aan arbeidsvoorwaarden in de juiste salarisperiode worden verwerkt.

Imports van commissie- en bonusgegevens leiden vaak tot fouten en moeten handmatig worden gecontroleerd. Door deze gegevens te controleren voordat ze in de salariscyclus terechtkomen, voorkom je latere correcties en versnel je het proces voor salarisgroepen met complexe regelingen.

Process mining laat zien hoe vaak imports van bonusgegevens in Workday Payroll mislukken en wat de gevolgen zijn. Met deze data kun je betere validatieregels opstellen en het opschonen automatiseren. Zo bespaar je mogelijk tientallen uren handmatige controle per maand.

Bankoverschrijvingen op tijd uitvoeren is de ultieme maatstaf voor een geslaagde salarisverwerking. Gemiste deadlines leiden tot ontevreden medewerkers en kunnen juridische sancties tot gevolg hebben. Met een betrouwbaar proces wordt het betalingsbestand elke cyclus op tijd aangemaakt en verzonden.

Ons platform meet de tijd tussen de goedkeuring van de salarisrun en het aanmaken van het bestand. Als deze periode te kort is, zie je dat op tijd en kun je interne deadlines aanpassen. Zo vergroot je de kans dat bankbestanden altijd op tijd worden verzonden.

Belastingberekeningen zijn vaak het ingewikkeldste onderdeel van de salariscyclus, vooral als er meerdere belastinggebieden zijn. Door deze stappen te vereenvoudigen, verklein je het risico op non-compliance en verloopt de betaling aan medewerkers sneller.

ProcessMind laat zien welke stappen in de belastingberekening het langst duren of het vaakst misgaan. Als je deze bottlenecks in Workday Payroll opspoort, kun je de configuratie optimaliseren en de verwerkingstijd voor belastingberekeningen met 20% verkorten.

De salarisverwerking stopt niet na de betaling. Belastingaangiften en rapportages moeten ook correct en snel worden afgerond. Door deze taken na de salariscyclus sneller uit te voeren, blijft de organisatie voldoen aan overheidsregels en voorkom je boetes voor te late aangiften.

ProcessMind analyseert de tijd tussen de betaling en de afronding van de aangifte. Zo spoor je onnodige vertragingen in de rapportage op en kun je sneller verder met de taken na de salarisverwerking. Daarmee haal je alle wettelijke deadlines.

De administratieve kosten per salarisrecord kunnen hoog oplopen als er handmatige taken en herstelwerk nodig zijn. Door deze kosten te verlagen, verbeter je het bedrijfsresultaat en kan de HR-afdeling efficiënter werken met de huidige middelen.

ProcessMind berekent hoeveel tijd en inspanning elk salarisrecord vraagt door handmatige activiteiten bij te houden. Richt je op records die veel handmatig werk vragen en pak ze aan met automatisering of procesaanpassingen. Zo verlaag je de bedrijfskosten van Workday Payroll aanzienlijk.

Een productief salarisadministratieteam kan meer gegevens verwerken zonder extra medewerkers. Dat vraagt om minder repetitief handwerk en beter zicht op de status van de salariscyclus.

Onze analysetools laten zien waar specialisten de meeste tijd besteden aan werk dat weinig waarde toevoegt. Door middelen anders in te zetten en de Workday Payroll-workflow te vereenvoudigen, kan elke specialist meer records verwerken zonder dat de nauwkeurigheid afneemt.

In 6 stappen naar betere salarisverwerking in Workday

1

Download de template
2

Exporteer de salarisgegevens
3

Upload naar ProcessMind
4

Analyseer de procesinzichten
5

Voer gerichte aanpassingen door
6

Volg de voortgang
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de Excel-template voor Workday Payroll. Zo sluit de datamapping aan op de standaardvereisten voor process mining.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een vaste indeling voorkom je problemen met de datakwaliteit en zorg je dat alle belangrijke momenten in de salarisverwerking worden vastgelegd voor analyse.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken datatemplate voor attributen in Workday Payroll.

INZICHT IN DE SALARISVERWERKING

Krijg volledig zicht op salariscycli in Workday Payroll

ProcessMind laat zien hoe de salarisverwerking daadwerkelijk verloopt en waar handmatig werk en vertragingen de planning verstoren. Je ziet alle variaties in de uitbetalingscyclus en kunt de nauwkeurigheid controleren.
  • Breng de volledige salarisworkflow in kaart
  • Spoor handmatige correcties in Workday Payroll op
  • Vind bottlenecks die betalingen vertragen
  • Vergelijk doorlooptijden tussen regio’s
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Efficiëntere salarisverwerking met Process Intelligence

Door elk salarisrecord in Workday Payroll te analyseren, sporen organisaties verborgen bottlenecks op en automatiseren ze handmatige afstemmingstaken. Zo verloopt de salariscyclus efficiënter. Deze resultaten laten zien wat optimalisatie op basis van data en doorlopende procesbewaking kan opleveren.

0 %
Snellere goedkeuringsworkflows

Kortere doorlooptijd voor goedkeuring

Door de routering van urenstaten te automatiseren en bottlenecks bij goedkeuring op te sporen, kan de berekening van de salariscyclus eerder beginnen.
0 %
Minder handmatig herstelwerk

Minder gegevenscorrecties

Door handmatige correcties na de eerste berekeningen te voorkomen, dalen de arbeidskosten en kost elke salarisrun minder inspanning.
0 %
Minder audituitzonderingen

Minder compliancewaarschuwingen

Door internationale processen te standaardiseren en de controle van bonusgegevens te automatiseren, beperk je auditmeldingen en compliancerisico’s.
+ 0 %
Meteen goed

Percentage foutloze afrondingen

Als meer records zonder gegevenscorrecties of nieuwe berekeningen worden afgerond, stijgt de productiviteit van de salarisafdeling.
0 %
Voldoen aan de betalingstermijn

Bankoverschrijvingen op tijd

Een korter pad naar de afronding zorgt dat bankbestanden volgens planning worden verzonden en medewerkers tevreden blijven.

Resultaten verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de kwaliteit en volwassenheid van de data, de omvang van de organisatie en de complexiteit van het proces. De cijfers geven een indicatie van verbeteringen die vaak worden gezien bij salarisverwerking.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste activiteiten en attributen. Voeg later meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van het payrollrecord, samengesteld uit de medewerker en de loonperiode.

Waarom dit belangrijk is

De verplichte Case-ID koppelt alle losse gebeurtenissen tot één samenhangend procesverloop.

De naam van de processtap of uitgevoerde gebeurtenis.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de volgorde van gebeurtenissen en is verplicht om de proceskaart te reconstrueren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdgebonden KPI’s te berekenen.

De gebruiker of medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses mogelijk van de productiviteit van specialisten en bottlenecks in de beschikbare capaciteit.

De afdeling of kostenplaats die bij het payrollrecord hoort.

Waarom dit belangrijk is

Nodig voor de dashboards 'Prestaties goedkeuring urenstaat' en 'Audituitzonderingen'.

Het land of de belastingjurisdictie van het payrollrecord.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt analyses van regionale verschillen in doorlooptijd en wereldwijde standaardisatie.

De specifieke periode waarop het payrollrecord betrekking heeft.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om cases te groeperen en tijdsanalyses uit te voeren.

De categorie van de payrollrun, bijvoorbeeld regulier, buiten de cyclus of bonus.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk standaardprocessen en uitzonderingsprocessen apart te analyseren.

Geeft aan of de activiteit door het systeem is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor automatiseringsanalyse en kostenramingen.

De redencode die wordt geselecteerd bij een gegevenscorrectie.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor oorzaakanalyse van herstelwerk.

De indeling van medewerkers voor de salarisverwerking.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijkste dimensie voor operationele segmentatie in Workday.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Een medewerker of tijdschrijver dient uren in via de module voor urenregistratie. Dit moment markeert de invoer van de ruwe uren in het systeem, voordat een manager ze controleert.

Waarom dit belangrijk is

Te late indiening veroorzaakt later in het proces bottlenecks tijdens de berekening van de salariscyclus. Door dit moment te volgen, krijg je een uitgangspunt voor de totale duur van de cyclus.

De formele goedkeuring van urenregistraties door een manager of HR-partner. Door deze statuswijziging kunnen de uren worden verwerkt door de payrollinterface of de berekeningsengine.

Waarom dit belangrijk is

Berekent de vertraging tot de goedkeuring. Niet-goedgekeurde uren zijn een belangrijke oorzaak van correcties achteraf en herstelwerk in volgende loonperioden.

De initialisatie van het payrollresultaat voor een medewerker binnen een bepaalde periode. Dit gebeurt vaak wanneer het proces Pay Calculation vaststelt dat de medewerker in aanmerking komt voor de berekening.

Waarom dit belangrijk is

Markeert de officiële start van de payrollverwerking in de payrollengine. Zo kun je de voorbereiding van HR-gegevens onderscheiden van de daadwerkelijke payrollverwerking.

De berekeningsengine berekent het brutoloon op basis van uren, tarieven en beloningsregelingen. Deze activiteit kan meerdere keren worden uitgevoerd als gegevens worden gecorrigeerd.

Waarom dit belangrijk is

Veel herhalingen wijzen op problemen met de datakwaliteit. Dit is de belangrijkste verwerkingsstap en kost de meeste systeembronnen en tijd.

Het systeem detecteert een validatiefout of een waarschuwing van Smart Audit in het payrollresultaat. De status van het resultaat wordt dan 'Error' of 'Requires Action'.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het meten van compliance en datakwaliteit. Veel uitzonderingen verhogen de kosten per loonstrook en vertragen de afronding.

Een payrollspecialist grijpt handmatig in door invoergegevens aan te passen of berekende waarden in een payrollresultaat te overschrijven. Dit wijst erop dat de eerste berekening niet klopte.

Waarom dit belangrijk is

Meet herstelwerk rechtstreeks. Een belangrijk doel van automatiserings- en datakwaliteitsinitiatieven is om deze activiteit terug te dringen.

De afronding van de payrollberekening voor een medewerker. Dit gebeurt tijdens het proces 'Run Pay Completion', dat verdere wijzigingen aan de berekening blokkeert.

Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke mijlpaal markeert het einde van de berekeningsfase en het begin van de afwikkeling. Essentieel voor het meten van de doorlooptijd.

Het aanmaken van het bestand voor bankoverschrijvingen, bijvoorbeeld NACHA of SEPA, met daarin de opdrachten voor nettoloonbetalingen. Dit gebeurt tijdens de 'Settlement Run'.

Waarom dit belangrijk is

Meet of de betaling volgens de SLA wordt aangeleverd. Vertragingen kunnen ervoor zorgen dat het loon niet op de geplande betaaldatum wordt overgemaakt.

De bevestiging dat het geld is overgemaakt of dat de cheque is afgedrukt. Dit is de uiteindelijke financiële afwikkeling van het payrollrecord.

Waarom dit belangrijk is

Het laatste moment in het proces voor de medewerker. Vergelijk dit met het tijdstip waarop het bankoverschrijvingsbestand is aangemaakt om vertragingen bij de bank vast te stellen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event logs in Workday Payroll en brengt de werkelijke stroom van elk salarisrecord in kaart. Het spoort verborgen bottlenecks in goedkeuringsrondes op en laat precies zien waar handmatige correcties het vaakst voorkomen. Zo kunnen teams gerichte verbeteringen doorvoeren.

Exporteer transactielogs met het ID van het salarisrecord, timestamps van activiteiten en de uitgevoerde acties. Meestal maak je hiervoor verbinding met Workday RaaS, wat staat voor Report as a Service, of gebruik je een API om levenscyclusgegevens van elke salariscyclus op te halen.

Je beschermt de privacy door gevoelige velden, zoals namen en identificatienummers, te anonimiseren of pseudonimiseren voordat de data wordt verwerkt. De analyse richt zich op timestamps en statuswijzigingen van salarisrecords, niet op individuele salarisgegevens. Zo voldoe je aan de privacyregels, waaronder de AVG.

De meeste organisaties zien minder salarispreviews en snellere goedkeuringsworkflows voor urenstaten. Door de controle van imports van bonusgegevens te automatiseren, kunnen teams bankoverschrijvingen op tijd uitvoeren en de administratieve kosten per salarisrecord verlagen.

Zodra de eerste dataverbinding met Workday is ingesteld, zijn de eerste proceskaarten meestal binnen twee tot drie weken beschikbaar. In deze eerste fase kun je de grootste inefficiënties in de belastingberekening en aangifte meteen opsporen. Je hoeft dus niet maanden te wachten op een volledige implementatie.

Nee. Process mining werkt met je bestaande Workday-configuratie en leest de historische logs die het systeem al heeft aangemaakt. Je hoeft workflows niet aan te passen en geen nieuwe velden voor registratie toe te voegen om een duidelijk en nauwkeurig beeld te krijgen van de prestaties van je huidige salarisproces.

Ja. De tool laat precies zien waar auditmeldingen ontstaan tijdens de afronding van de salariscyclus. Door deze patronen te analyseren, kun je vooraf controles invoeren die complianceproblemen oplossen voordat de cyclus de laatste auditfase bereikt. Zo neemt de druk op het salarisadministratieteam af.

Met process mining kun je doorlooptijden in verschillende regio’s filteren en vergelijken. Zo zie je waarom sommige regio’s vertraging oplopen. Dit inzicht helpt je verwerkingsstappen te standaardiseren en tegelijk rekening te houden met lokale belastingregels en eisen voor inhoudingen op arbeidsvoorwaarden.

Verbeter vandaag nog de salarisverwerking

Verkort de doorlooptijd met 30% en voorkom handmatige correcties in Workday

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig... In 5 minuten ingesteld