> Continu verbeteren van processen > Debiteurenbeheer > SAP S/4HANA

Verbeter je debiteurenbeheer

Een 6-stappengids voor optimalisatie van SAP S/4HANA
Verbeter je debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer
SAP S/4HANA

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Verbeter de cashflow door debiteurenbeheer in SAP S/4HANA te optimaliseren

Met onze process mining-tool ontdek je verborgen bottlenecks die de incassocyclus vertragen. Door elke stap van de workflow in beeld te brengen, zie je waar handmatig herstelwerk en betalingsvertragingen je werkkapitaal raken. Zo kan je team gerichte maatregelen nemen om inefficiënties aan te pakken en betalingen op tijd binnen te krijgen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

De strategische waarde van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is veel meer dan een eenvoudige boekhoudkundige taak. Voor de meeste organisaties is het de belangrijkste bron van cashflow. In een moderne SAP S/4HANA-omgeving kan het beheer van duizenden klantfacturen het zicht op de efficiëntie van financiële processen vertroebelen. Als kapitaal vastzit in onbetaalde facturen, wordt het lastiger om opnieuw te investeren in groei, leveranciers te betalen of onderzoek en ontwikkeling te financieren. Dit proces verbeteren gaat niet alleen om sneller betaald krijgen. Het helpt ook om een voorspelbare en betrouwbare cashcyclus op te bouwen die de financiële gezondheid van de organisatie ondersteunt.

Bij veel organisaties is het debiteurenproces versnipperd over afdelingen en regio’s. Daardoor ontbreekt standaardisatie. De ene bedrijfseenheid handelt geschillen efficiënt af, terwijl ze bij een andere weken blijven liggen. Door processen in SAP S/4HANA te analyseren, met name in tabellen zoals ACDOCA en BKPF, kun je deze verschillen opsporen. Het doel is om verder te kijken dan standaardrapportages en te begrijpen hoe waarde door de organisatie stroomt.

Hoe process mining financiële processen inzichtelijk maakt

Met process mining bekijk je financiële data vanuit het verloop van elke afzonderlijke factuur. Standaardrapportages in SAP S/4HANA geven vaak alleen een momentopname, zoals het totale saldo van open posten of een statisch ouderdomsoverzicht. Zulke rapporten zijn nuttig, maar laten niet zien waarom een factuur te laat is of waar die de meeste tijd heeft doorgebracht. Process mining brengt afzonderlijke gebeurtenissen met elkaar in verband, vanaf het aanmaken van de factuur tot de uiteindelijke vereffening in het grootboek.

Gebruik het factuurnummer als case-ID om elke stap in het proces zichtbaar te maken. Misschien duurt het langer dan verwacht tussen ‘Factuur aangemaakt’ en ‘Factuur verzonden’. Of bepaalde klantsegmenten leiden vaak tot de activiteit ‘Geschil geopend’, waardoor het betalingsproces stilvalt. Dankzij dit overzicht zien financiële managers hoe een factuur daadwerkelijk door het proces loopt, inclusief omwegen, bottlenecks en handmatige tussenkomsten die anders verborgen blijven. Zo wordt statische data een levend beeld van de financiële processen.

Verbeterpunten met veel impact aanpakken

Als je het debiteurenproces met data analyseert, komen vaak een aantal belangrijke verbeterpunten naar voren. Een daarvan is het beheer van geschillen en inhoudingen. Een factuur blijft vaak niet onbetaald omdat de klant niet kan betalen, maar door een verschil in prijs of hoeveelheid. Door deze patronen vroeg op te sporen, kun je het proces ‘Geschil in behandeling’ verbeteren en zorgen dat geschillen worden opgelost voordat ze je liquiditeit raken.

Ook de efficiëntie van incassoactiviteiten verdient aandacht. Veel organisaties wachten met actie tot een factuur al achterstallig is. Met process mining zie je hoe effectief activiteiten als ‘Betalingsherinnering verzonden’ en ‘Betalingsbelofte ontvangen’ zijn. Je kunt nagaan op welke herinneringen klanten het best reageren en je incassostrategie daarop aanpassen. Ook kan een analyse van hoe vaak deelbetalingen worden geboekt, klanten aan het licht brengen die mogelijk financiële problemen hebben. Zo kan de kredietafdeling op tijd maatregelen nemen om risico’s te beperken.

Resultaten meten en voordelen behalen

De belangrijkste maatstaf voor debiteurenbeheer is het verlagen van Days Sales Outstanding, meestal afgekort tot DSO. Door het traject van facturatie tot afstemming met het bankafschrift te verbeteren, verkort je de tijd die nodig is om omzet in geld om te zetten. Een betere liquiditeit heeft effect op de hele organisatie: je hebt minder externe financiering nodig en de balans verbetert.

Procesoptimalisatie verlaagt ook de bedrijfskosten. Handmatige correcties, zoals fouten herstellen tijdens de fase ‘Bankafschrift afgestemd’ of creditnota’s handmatig uitgeven, kosten tijd en leiden vaak tot nieuwe fouten. Door de oorzaken van deze handmatige stappen in SAP S/4HANA op te sporen, kun je automatisering of proceswijzigingen doorvoeren om ze overbodig te maken. Dat bespaart tijd en verhoogt de tevredenheid van medewerkers. Het financiële team kan zich dan richten op analyses met meer waarde in plaats van steeds dezelfde gegevens in te voeren. Een soepeler debiteurenproces verbetert bovendien de klantervaring. Klopt de factuur en worden geschillen snel afgehandeld, dan groeit het vertrouwen en worden zakelijke relaties sterker.

Op weg naar proactief financieel beheer

Begin met het verbeteren van het debiteurenproces door de data in je SAP S/4HANA-omgeving te bekijken. De informatie in het Universal Journal en de bijbehorende tabellen bevat alles wat je nodig hebt om aan de slag te gaan. Met process mining zie je facturen niet langer als losse posten, maar als onderdeel van een doorlopend proces. Die andere kijk is de eerste stap naar een wendbaardere financiële afdeling. Door bottlenecks weg te nemen en workflows te standaardiseren, wordt de afdeling meer dan een ondersteunende functie. Zo kan het financiële team actief bijdragen aan het succes van de organisatie.

Debiteurenbeheer order-to-cash kredietbeheer factuurafwikkeling werkkapitaal Days Sales Outstanding debiteurenincasso geschillenafhandeling Debiteurenbeheer Inning van vorderingen

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Lange incassocycli houden geld vast en vergroten het risico op oninbare vorderingen. Als facturen lang onbetaald blijven, is er minder liquiditeit beschikbaar voor groei en dagelijkse bedrijfsvoering in SAP S/4HANA. Vaak komt dit door verborgen bottlenecks in het opvolgproces of doordat klanten te laat betalen.

ProcessMind analyseert de tijd tussen het aanmaken en de uiteindelijke afwikkeling van facturen. Zo zie je precies waar vertragingen ontstaan. Door het verband tussen klantsegmenten en betaalgedrag in kaart te brengen, kun je prioriteiten stellen bij de incasso en gerichte maatregelen nemen om de DSO te verlagen.

Onvolledige of inconsistente betalingsinformatie leidt vaak tot niet-toegewezen betalingen. Die moeten tijdens de afstemming met bankafschriften handmatig worden verwerkt. Hierdoor ontstaan achterstanden in SAP S/4HANA en ontbreekt een actueel beeld van klantensaldi. Het handmatig uitzoeken van betalingen verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt de vereffening van open posten.

Onze analyse volgt het traject van ontvangst van het bankafschrift tot de uiteindelijke vereffening in de tabel ACDOCA. Zo zie je precies waar automatische afstemming niet werkt. ProcessMind laat patronen achter handmatige correcties zien. Daarmee kun je de vereffeningsregels verbeteren en de administratieve lasten verlagen door meer te automatiseren.

Openstaande geschillen kunnen het hele betalingsproces stilleggen en voor wrijving tussen verkoop en financiën zorgen. Als geschillen wekenlang in behandeling blijven zonder duidelijk pad naar een oplossing, lopen openstaande facturen verder op en daalt de klanttevredenheid. Zonder goed zicht op het proces zijn geschillen een belangrijke oorzaak van betalingsachterstanden.

Door de levenscyclus van geschillen naast de factuuractiviteiten in kaart te brengen, spoort ProcessMind bottlenecks in de goedkeuringsketen op. Je ziet welke afdelingen of rollen voor de langste vertragingen zorgen. Vervolgens kun je workflows aanpassen om klantproblemen sneller op te lossen, zodat facturen zonder verdere vertraging worden betaald.

Als betalingsherinneringen niet op tijd worden verstuurd, betalen klanten mogelijk eerst andere leveranciers. In SAP S/4HANA kunnen ontbrekende aanmaningsruns of wisselende intervallen leiden tot steeds hogere achterstallige bedragen, die na verloop van tijd moeilijker te innen zijn. Klanten kunnen hierdoor denken dat betalingstermijnen niet strikt zijn.

ProcessMind geeft inzicht in het tijdstip en de frequentie van alle incassoactiviteiten. Je ziet precies hoeveel tijd er verstrijkt tussen de vervaldatum en de eerste herinnering. Ook kun je de effectiviteit van verschillende aanmaningsniveaus meten en zo zorgen voor een consequenter en succesvoller incassoproces.

Verschillen tussen stamgegevens en de betalingstermijnen op facturen kunnen leiden tot ongeoorloofde inhoudingen of te late betalingen. Vaak ontstaan deze verschillen doordat betalingstermijnen bij het aanmaken van een factuur in SAP S/4HANA handmatig worden aangepast. Dat zorgt voor verwarring bij klanten en maakt financiële prognoses lastiger. Zonder elke boeking te controleren, zijn zulke afwijkingen moeilijk op te sporen.

We vergelijken de betalingstermijnen op factuurniveau met de standaardgegevens in de klantstamgegevens. ProcessMind signaleert afwijkingen automatisch. Zo kun je controleren of het beleid wordt nageleefd en blijven cashflowprognoses nauwkeurig. De werkelijke betalingen sluiten dan beter aan op de verwachte contractvoorwaarden.

Als er vaak creditnota’s worden uitgegeven om factuurfouten te herstellen, wijst dat mogelijk op problemen in het verkoop- of prijsproces. Dit herstelwerk verhoogt de kosten per factuur en maakt het afstemmen van financiële gegevens in de tabel BSEG ingewikkelder. Elke creditnota wijst op een fout in het oorspronkelijke facturatieproces en vertraagt de inning.

ProcessMind koppelt creditnota’s aan de activiteiten van de oorspronkelijke factuur en brengt zo de oorzaken in beeld. Als je weet waarom correcties nodig zijn, kun je de bron van factuurfouten aanpakken en het aantal handmatige aanpassingen verlagen. Dat levert een overzichtelijker grootboek en efficiënter debiteurenbeheer op.

Klanten die steeds deelbetalingen doen, zorgen voor veel extra administratief werk. Financiële teams moeten kleine bedragen telkens opnieuw afstemmen met grote facturen. Daardoor is het lastig om de werkelijke status van openstaande vorderingen in SAP S/4HANA te volgen en neemt de kans op fouten bij de vereffening toe. Ook wordt het ouderdomsoverzicht minder nauwkeurig.

Onze analyse legt elke deelbetaling vast en laat zien hoeveel werk nodig is om één factuur volledig af te wikkelen. ProcessMind helpt klanten op te sporen die vaak in delen betalen. Je team kan dan betalingstermijnen opnieuw bespreken of de incasso aanpassen, zodat facturen vaker volledig worden betaald.

Als je klanten niet stimuleert met betalingskortingen of betalingen niet binnen de kortingsperiode verwerkt, kan dat de instroom van geld vertragen. Wanneer klanten geen gebruikmaken van kortingen, loopt de organisatie de voordelen van snellere betalingen mis. Standaardrapportages laten vaak niet zien waarom deze kortingen onbenut blijven.

ProcessMind volgt wanneer betalingen plaatsvinden ten opzichte van de kortingsdeadlines. Door te analyseren waarom klanten deze termijnen missen, kun je je kortingsbeleid aanpassen en de voordelen duidelijker communiceren. Zo worden facturen eerder betaald en verbetert je cashpositie.

Als bankafschriften niet snel worden afgestemd en afgeletterd, blijft de debiteurenadministratie achter. Daardoor kunnen kredietlimietcontroles onjuiste uitkomsten geven. Dit leidt vaak tot onnodige kredietblokkades voor nieuwe orders van klanten die hun openstaande saldo al hebben betaald. Dat schaadt de klantrelatie en remt de omzetgroei.

We brengen in kaart hoeveel tijd er zit tussen de ontvangst van geld op de bankrekening en de definitieve aflettering van de factuur in SAP S/4HANA. ProcessMind laat zien bij welke bankrekeningen of in welke regio’s de afstemming achterloopt. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en zorgen dat de kredietlimieten van klanten aansluiten op hun actuele betaalstatus.

Klanten houden soms zonder formeel geschilbeding bedragen in vanwege problemen met verzending, kwaliteit of prijzen. Door deze deelbetalingen blijven kleine open posten in de administratie staan. Het kost tijd om die af te letteren en ze vertekenen de financiële rapportage. Na verloop van tijd lopen de bedragen op tot aanzienlijke verschillen die lastig te verklaren zijn.

ProcessMind houdt het verschil bij tussen het gefactureerde bedrag en de ontvangen betaling en signaleert deelbetalingen zodra ze plaatsvinden. Je kunt zien hoe vaak klanten in verschillende segmenten bedragen inhouden. Zo kun je een vaste aanpak voor de afhandeling bepalen en voorkomen dat omzet weglekt.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een gezonde cashflow hangt af van hoe snel facturen worden betaald. Een lagere Days Sales Outstanding verlaagt de kapitaalkosten en vergroot de liquiditeit voor strategische investeringen. Dat geeft de hele organisatie meer financiële ruimte. Als openstaande facturen sneller worden omgezet in geld, verbetert ook de balans aanzienlijk.

ProcessMind volgt de ouderdom van facturen in SAP S/4HANA-tabellen en laat zien waar vertraging ontstaat. Door het traject van facturering tot aflettering zichtbaar te maken, kun je klantsegmenten vinden die laat betalen en incasso-inspanningen richten op de plekken waar ze het meeste effect hebben op je cashpositie.

Bankafschriften handmatig afstemmen met open posten kost veel tijd en is foutgevoelig. Met een hoge automatiseringsgraad kan het financiële team zich richten op complexe uitzonderingen in plaats van routinematige gegevensinvoer. Zo dalen de totale verwerkingskosten per factuur.

Ons platform analyseert de matchpatronen in de ACDOCA-tabel en laat zien waarom bepaalde betalingen niet automatisch worden afgeletterd. Met die informatie kun je de afletteringsregels in SAP S/4HANA aanscherpen en het percentage automatische verwerking verhogen door de oorzaken van handmatige tussenkomst aan te pakken.

Langlopende geschillen houden kapitaal vast en kunnen de klantrelatie schaden. Een snelle afhandeling zorgt dat terechte betalingen eerder binnenkomen en interne fouten worden hersteld voordat ze gevolgen hebben voor nieuwe orders. Dat verhoogt de klanttevredenheid en maakt de omzet voorspelbaarder.

ProcessMind brengt alle contactmomenten in een geschil-case in kaart, van de melding tot de definitieve afhandeling. Je ziet waar vertraging ontstaat, bijvoorbeeld door ontbrekende documentatie of overdrachtsproblemen tussen teams. Zo kun je de onderzoeksworkflow verbeteren en duidelijke doelen stellen voor de afhandelingssnelheid.

Als achterstallige facturen niet consequent worden opgevolgd, wordt de cashflow onvoorspelbaar en krijgen klanten een verkeerd signaal. Een gestandaardiseerde aanmaningscyclus zorgt ervoor dat alle klanten op tijd en professioneel worden herinnerd. Dat bevordert tijdige betaling en verkleint de kans op oninbare vorderingen.

We volgen de uitvoering van aanmaningsruns in SAP S/4HANA en signaleren overgeslagen stappen of vertraagde berichten. Zo kan het management toezien op naleving van het beleid en voorkomen dat achterstallige facturen over het hoofd worden gezien. Dat maakt de incassoaanpak consequenter en betrouwbaarder.

Creditnota’s uitgeven om factuurfouten te herstellen kost veel administratieve tijd, brengt klanten in verwarring en vertraagt betalingen. Minder correcties verbeteren de factuurkwaliteit en voorkomen dat handmatige aanpassingen en het opnieuw verwerken van facturen de winstmarge aantasten.

ProcessMind analyseert welke gebeurtenissen voorafgaan aan het aanmaken van een creditnota en brengt structurele factuurfouten aan het licht. Je kunt de oorzaken terugleiden naar problemen met stamgegevens of prijsfouten in het verkoopproces. Zo pak je het probleem bij de bron aan in plaats van alleen de gevolgen.

Als kortingen voor vroege betaling niet worden benut, loopt de organisatie inkomsten mis en wordt kapitaal minder efficiënt beheerd. Door kortingen consequent aan te bieden en te innen, verbetert de financiële positie en dalen de nettokosten meetbaar.

Onze analyse laat zien wanneer een korting niet meer beschikbaar was doordat de interne verwerking te lang duurde. ProcessMind helpt bottlenecks in de goedkeuringsketen van debiteurenbeheer te vinden. Zo kun je betalingen binnen de kortingsperiode afletteren en de nettokosten verlagen.

Verschillen tussen afgesproken betalingsvoorwaarden en de instellingen in het systeem zorgen voor verwarring en financiële verliezen. Met uniforme betalingsvoorwaarden behandel je klanten in verschillende bedrijfseenheden gelijk en kan de treasuryafdeling de cashflow nauwkeuriger voorspellen.

ProcessMind vergelijkt de betalingsvoorwaarden in de stamgegevens met de werkelijke afletteringsdatums in BSEG. Zo komen ongeoorloofde afwijkingen en handmatige overschrijvingen aan het licht. Je kunt de voorwaarden vervolgens harmoniseren in je wereldwijde SAP S/4HANA-omgeving en de financiële controles aanscherpen.

Regelmatige deelbetalingen maken het afstemmingsproces ingewikkelder en verhogen de werkdruk voor medewerkers. Minder handmatige tussenkomst zorgt dat open posten sneller worden afgeletterd en verlaagt de administratieve last van gesplitste betalingen.

We analyseren het verloop van facturen die deels zijn betaald en zoeken naar terugkerende patronen en specifiek klantgedrag. ProcessMind laat zien waar automatische regels veelvoorkomende situaties met deelbetalingen kunnen afhandelen. Zo zijn minder handmatige correcties nodig en kunnen medewerkers zich richten op werk dat meer oplevert.

Een trage maandafsluiting vertraagt de financiële rapportage en belemmert het management om op tijd strategische beslissingen te nemen. Als de verwerking van bankafschriften tot de definitieve afstemming sneller verloopt, kunnen de boeken eerder worden gesloten en blijft de data betrouwbaarder.

ProcessMind laat zien welke activiteiten de afsluiting in SAP S/4HANA vertragen. Door bottlenecks in de afstemming en laat binnenkomende data in de ACDOCA-tabel te vinden, kun je workflows verbeteren, strakke rapportagedeadlines halen en de werkdruk voor het financiële team verlagen.

Onopgeloste inhoudingen en deelbetalingen maken de balans onoverzichtelijk en kunnen onderliggende problemen met prijzen of leveringen verhullen. Door ze snel af te handelen, pak je de oorzaken meteen aan en incasseer je terug te vorderen bedragen voordat de vordering oud en lastig te traceren wordt.

Ons platform volgt de tijd tussen de melding van een deelbetaling en de definitieve afhandeling in het systeem. ProcessMind maakt het onderzoeksproces zichtbaar, zodat je frictie tussen afdelingen kunt wegnemen en ervoor kunt zorgen dat ingehouden bedragen worden geïnd of volgens het bedrijfsbeleid terecht worden afgeboekt.

Debiteurenbeheer in SAP S/4HANA verbeteren

1

Template downloaden
2

Data exporteren
3

Dataset uploaden
4

Proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Proces monitoren
1

Template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de gestandaardiseerde Excel-template, vooraf ingericht voor SAP S/4HANA-tabellen zoals ACDOCA en BSEG, zodat de data compatibel is.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met een gestructureerd formaat leg je alle benodigde financiële datavelden vast en verklein je de kans op fouten tijdens het koppelen.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken datatemplate voor analyses van debiteurenbeheer.

JOUW PROCESINZICHTEN

Ontdek elk knelpunt in de levenscyclus van debiteurenbeheer

Krijg volledig inzicht in de factuurcycli van SAP S/4HANA en zie precies waar betalingen blijven hangen. Zo ontdek je verborgen vertragingen in ACDOCA-gegevens die je liquiditeit en DSO beïnvloeden.
  • Breng incassocycli van begin tot eind automatisch in kaart
  • Spoor handmatige tussenkomsten op die vertraging veroorzaken
  • Vergelijk de prestaties van facturen per regio
  • Volg realtime de invloed op Days Sales Outstanding
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Betere prestaties van debiteurenbeheer

Organisaties die process mining toepassen op SAP S/4HANA zien doorgaans een betere cashflow en efficiëntere processen. Ze kunnen bottlenecks op factuurniveau vinden en aanpakken.

0 %
Days Sales Outstanding verlagen

Verbetering van het werkkapitaal

Verkort de tijd tussen het aanmaken en definitief afletteren van facturen, zodat er geld vrijkomt voor nieuwe strategische investeringen.
0 %
Automatische verwerking van klantbetalingen

Hoger percentage gematchte betalingen

Verhoog de efficiëntie door de afstemming van bankafschriften en openstaande facturen in SAP te automatiseren.
0 %
Geschillen sneller afhandelen

Kortere afhandelingscycli

Verkort de tijd tussen het openen en afhandelen van een geschil-case door interne goedkeuringsworkflows te verbeteren.
0 %
Volledige naleving van het aanmaningsbeleid

Naleving van het incassobeleid

Standaardiseer het herinneringsproces, zodat voor elke achterstallige factuur precies op tijd een aanmaningsactiviteit wordt gestart.
0 %
Minder factuurfouten

Minder correctieve creditnota’s

Verminder handmatige correcties door de oorzaken in het oorspronkelijke facturatieproces te vinden en aan te pakken.
0 days
Snellere financiële afsluiting

Minder tijd nodig voor afstemming

Verkort de doorlooptijd van de afstemming van bankafschriften, zodat de maandelijkse financiële rapportage sneller klaar is.

Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen bij implementaties weer. De werkelijke resultaten hangen af van de complexiteit van het proces en de datakwaliteit.

Aanbevolen data

Kies eerst de belangrijkste activiteiten en attributen die de prestaties van je proces bepalen.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van de factuur of het boekingsdocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de centrale sleutel om voor elke transactie de volledige processtroom te reconstrueren.

De specifieke gebeurtenis of handeling in het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om de processtroom in kaart te brengen en de volgorde van gebeurtenissen vast te stellen.

De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Nauwkeurige timestamps zijn essentieel om DSO te berekenen en bottlenecks op te sporen.

De financiële entiteit of bedrijfseenheid waartoe de factuur behoort.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om prestaties van verschillende juridische entiteiten te filteren en te vergelijken.

De unieke identificatiecode van de klantrekening.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je inzoomen op de prestaties van een specifieke klantrekening.

De waarde van de factuur of betaling in de valuta van de bedrijfscode.

Waarom dit belangrijk is

Nodig om de financiële impact te analyseren en incasso’s met een hoge waarde voorrang te geven.

De ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om de automatiseringsgraad en productiviteit van gebruikers te bepalen.

Classificeert het boekingsdocument, bijvoorbeeld als factuur, betaling of creditnota.

Waarom dit belangrijk is

Deelt de data op in facturen, betalingen en correcties.

Code voor de afgesproken betalingsvoorwaarden.

Waarom dit belangrijk is

Basis voor het berekenen van vervaldatums en het bepalen of een korting van toepassing is.

De berekende datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.

Waarom dit belangrijk is

De referentiedatum om te bepalen of een betaling te laat is.

De datum waarop de factuur is afgeletterd of voldaan.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wanneer de incassocyclus is afgerond.

Geeft aan of een systeemgebruiker de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke maatstaf voor het meten van digitale transformatie en automatisering.

De tijd tussen het boeken en afletteren van een factuur.

Waarom dit belangrijk is

De belangrijkste KPI voor het management van het debiteurenproces.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Het aanmaken van het klantfactuurdocument in het financiële systeem. Dit wordt vastgelegd met de timestamp waarop de documentkop wordt aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van het debiteurenproces en start de ouderdomsberekening. Essentieel voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

Het genereren van het uitvoerbericht (e-mail, afdruk of EDI) om de factuur naar de klant te sturen. Hiermee wordt bevestigd dat de klant het betalingsverzoek officieel heeft ontvangen.

Waarom dit belangrijk is

Vertraging tussen het aanmaken en versturen verkort de effectieve betalingstermijn van de klant. Door dit te monitoren, voorkom je dat facturen in de interne verwerking blijven hangen.

Voor een achterstallige factuur wordt een aanmaning of herinneringsbrief aangemaakt. Hiermee worden de incassoactiviteiten van de organisatie bijgehouden.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de KPI voor naleving van het aanmaningsbeleid. Hiermee controleer je of de incassostrategie volgens het beleid wordt uitgevoerd.

Er wordt een betaling ontvangen die niet het volledige factuurbedrag dekt. Er blijft een restpost op de rekening staan.

Waarom dit belangrijk is

Heeft invloed op de doorlooptijd van de afhandeling van deelbetalingen. Regelmatige deelbetalingen maken het proces ingewikkelder en vragen meer handmatige afstemming.

De ontvangst van een bedrag dat het volledige openstaande factuurbedrag dekt. Dit is meestal het moment waarop de betalingsverplichting van de klant eindigt.

Waarom dit belangrijk is

Bepaalt de werkelijke betaaldatum ten opzichte van de vervaldatum. Belangrijk voor analyses van afwijkingen in betalingsvoorwaarden en klantgedrag.

De technische boekhoudstap waarin de open post wordt gematcht met een betaling of credit en de status verandert in Afgeletterd.

Waarom dit belangrijk is

Het definitieve einde van de procesinstantie in het systeem. Nodig om de uiteindelijke DSO-metriek te berekenen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Het geeft volledig inzicht in het verloop van een factuur door datapunten uit de facturatie- en boekhoudmodules met elkaar te verbinden. Teams kunnen het werkelijke traject van elke transactie bekijken en zien waar bottlenecks ontstaan en waarom betalingen vertraging oplopen.

Meestal haal je de data op uit standaard financiële tabellen zoals BKPF en BSEG met behulp van voorgebouwde connectors. Het factuurnummer dient als case-ID om alle bijbehorende activiteiten, zoals kredietcontroles, aanmaningsruns en definitieve aflettering, in één processtroom te verbinden.

Ja. Process mining brengt de oorzaken van betalingsvertragingen aan het licht, zoals langlopende geschillen of betalingsvoorwaarden die niet consequent worden toegepast. Organisaties kunnen deze inzichten gebruiken om de incasso te verbeteren en de DSO mogelijk met 15 procent of meer te verlagen door gerichte procesverbeteringen.

De meeste organisaties kunnen binnen vier tot zes weken na het opzetten van de dataverbinding hun eerste proceskaarten bekijken. Zo kunnen financiële managers snel verbeterpunten vinden, zoals ongebruikte kortingen voor vroege betaling of veel handmatige handelingen bij het matchen van betalingen.

Process mining is een analytische laag die bestaande data uitleest zonder de onderliggende SAP S/4HANA-configuratie te wijzigen. De analyse kan verbeteringen aan workflows of stamgegevens voorstellen, maar de tool zelf staat los van de verwerking van transacties.

De software volgt elk financieel document dat aan de oorspronkelijke factuur is gekoppeld. Deelbetalingen en inhoudingen zijn daardoor zichtbaar als afzonderlijke stappen in het proces. Teams zien hoeveel handmatig werk nodig is om deze uitzonderingen af te handelen en waar de afstemming kan worden geautomatiseerd.

De analyse gebruikt verschillende belangrijke tabellen, waaronder VBRK voor factuurgegevens en BSAD of BSID voor open en afgeletterde boekingsposten. Voor een volledig beeld halen we ook klantgegevens op uit KNA1 en gebruiken we CDHDR om wijzigingen in documenten tijdens hun levenscyclus te volgen.

Process mining vergelijkt de werkelijke bedrijfsactiviteiten automatisch met het vastgestelde bedrijfsbeleid. Het signaleert elke overgeslagen aanmaningsfase en elke overschrijding van een kredietlimiet. Zo kun je naleving bewaken en de cashflow voorspelbaarder maken.

Verbeter debiteurenbeheer in SAP S/4HANA en verhoog je cashflow

Sluit je aan bij bedrijven die hun DSO met 15 tot 20 dagen verlagen met onze tool

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen 5 minuten ingesteld.