Uw Contractbeheer-datatemplate

Conga CLM
Uw Contractbeheer-datatemplate

Uw Contractbeheer-datatemplate

Deze template biedt een duidelijke routekaart voor het verzamelen van de essentiële data die nodig is om uw contractbeheerproces te optimaliseren. Het schetst de kern `attributes`, kritieke activiteiten om te volgen en bevat nuttige richtlijnen voor data-extractie. Door deze aanbevelingen te volgen, kunt u uw data efficiënt voorbereiden voor een uitgebreide procesanalyse en waardevolle inzichten ontdekken.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Contract Management Attributes

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor uw event log, cruciaal voor uitgebreide analyse van contractbeheer en het identificeren van cruciale prestatie-indicatoren.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke zakelijke gebeurtenis of taak die plaatsvond tijdens de contractlevenscyclus.
Omschrijving

De Activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal binnen het contractmanagementproces, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling uitgevoerd' of 'Contract uitgevoerd/ondertekend'. Dit attribuut wordt gebruikt voor het creëren van de proceskaart, waarin de opeenvolging van genomen acties wordt weergegeven.

Analyse van dit attribuut brengt de processtroom in kaart, identificeert gangbare en alternatieve paden en helpt bij het meten van de frequentie van elke activiteit. Het is essentieel voor het berekenen van KPI's gerelateerd aan procesconformiteit, herwerk en doorlooptijden tussen verschillende fasen.

Het belang

Het definieert de stappen van het proces en vormt zo de ruggengraat van de process map, wat de analyse van workflow, afwijkingen en activity-frequentie mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit wordt vaak afgeleid door statuswijzigingen, voltooide taken of specifieke events die zijn vastgelegd voor het Contract object in Conga CLM, te koppelen.

Voorbeelden
Contract OntworpenJuridische Beoordeling UitgevoerdContract Uitgevoerd/OndertekendContract Verlengd
Contract-ID
ContractId
De unieke identificatiecode voor elke contractovereenkomst, die dient als de primaire case-identificatie.
Omschrijving

Het Contract ID is de definitieve case identifier die alle gebeurtenissen en activiteiten gerelateerd aan de levenscyclus van één contract koppelt. Het maakt end-to-end tracking van een contract mogelijk, van de initiële aanvraag via opstelling, onderhandeling, uitvoering tot eventuele beëindiging of verlenging.

In process mining analyse moet elke gebeurtenis gekoppeld zijn aan een Contract ID om de reis van elk contract te reconstrueren. Dit maakt een uitgebreid beeld van het hele proces mogelijk, waardoor het analyseren van doorlooptijden, identificeren van knelpunten en monitoren van conformiteit voor individuele contracten of contractsegmenten haalbaar wordt.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel voor het traceren van de volledige levenscyclus van een contract, waardoor alle process mining-analyses mogelijk worden door gerelateerde activiteiten te verbinden tot één case.

Vindplaats

Dit is doorgaans de primaire sleutel van het Agreement- of Contract object in Conga CLM, vaak genaamd 'Apttus_Config2__AgreementId__c' of iets dergelijks.

Voorbeelden
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Gebeurtenistijdstempel
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit startte of plaatsvond.
Omschrijving

De Event Timestamp registreert het moment waarop een specifieke activiteit plaatsvond. Het biedt de chronologische volgorde die nodig is om de processtroom voor elk contract te reconstrueren. Timestamps zijn essentieel voor alle tijdsgebonden process mining-analyses.

Dit attribuut wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten, totale doorlooptijden van cases en wachttijden te berekenen. Het is cruciaal voor het identificeren van knelpunten, het monitoren van SLA-compliance en het begrijpen van de temporele dynamiek van het contractbeheerproces. Het dient als de primaire sorteersleutel voor gebeurtenissen binnen een case.

Het belang

Dit geeft de chronologische volgorde van events, essentieel voor het berekenen van alle duurgebonden metrics, het opsporen van knelpunten en het begrijpen van de procesprestaties.

Vindplaats

Deze data is doorgaans te vinden in geschiedenis-trackingvelden zoals 'CreatedDate' op gerelateerde taak- of event-objecten, of specifieke datumvelden op het hoofd Contract-object.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Bronsysteem
SourceSystemName
Identificeert het bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert het bronsysteem voor de event data, in dit geval Conga CLM. Het is belangrijk voor databeheer en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen kan worden samengevoegd.

Hoewel het statisch kan lijken in een analyse van één systeem, biedt het cruciale context over de herkomst van de data, wat helpt bij het waarborgen van data-integriteit en het oplossen van problemen met data-extractie. Het wordt van vitaal belang bij het combineren van contractdata met informatie uit andere systemen zoals een CRM of ERP.

Het belang

Het biedt essentiële context voor data lineage en governance, wat duidelijkheid schept over de herkomst van de procesdata, cruciaal voor validatie en vertrouwen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een statische waarde die is toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL) proces om de herkomst van de dataset aan te duiden.

Voorbeelden
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Laatste data-update
LastDataUpdateTimestamp
De tijdstempel die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Conga CLM. Het is een cruciaal stuk metadata voor het begrijpen van de actualiteit van de analyse en om ervoor te zorgen dat beslissingen gebaseerd zijn op actuele informatie.

In dashboards en rapporten informeert deze timestamp gebruikers over de actualiteit van de data. Het is essentieel voor datagovernance en voor het beheren van gebruikersverwachtingen over de tijdigheid van de inzichten die worden geleverd door de process mining-tool.

Het belang

Deze timestamp geeft de actualiteit van de data aan en zorgt ervoor dat analyses of beslissingen gebaseerd zijn op een begrepen en acceptabel tijdsbestek.

Vindplaats

Dit is een metadata-veld dat doorgaans wordt gegenereerd en gevuld door de ETL (Extract, Transform, Load) tool of script tijdens het data-innameproces.

Voorbeelden
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Contracteigenaar
ContractOwner
De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheren van het contract gedurende de levenscyclus ervan.
Omschrijving

De Contract Eigenaar is de persoon die primair verantwoordelijk is voor een contract. Deze persoon is doorgaans verantwoordelijk voor het opstellen, onderhandelen en zorgen dat het contract door het goedkeuringsproces voortschrijdt.

Analyse van procesprestaties per Contract Eigenaar kan variaties in efficiëntie, naleving van het standaardproces en werkdrukverdeling onthullen. Dit helpt bij het identificeren van best practices, trainingsbehoeften en mogelijke onevenwichtigheden in de toewijzing van middelen. Het is een belangrijke dimensie voor prestatie- en productiviteitsanalyse.

Het belang

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van toppresteerders, trainingsmogelijkheden en problemen met de werkverdeling.

Vindplaats

Dit is waarschijnlijk een user lookup field op het primaire Agreement object in Conga CLM, vaak genaamd 'OwnerId' of een aangepast veld 'Contract_Owner__c'.

Voorbeelden
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Contractstatus
ContractStatus
De huidige lifecycle stage van het contract, zoals 'Concept', 'Ter goedkeuring' of 'Uitgevoerd'.
Omschrijving

De Contract Status geeft de huidige status van een contract binnen zijn levenscyclus aan. Het biedt een momentopname van waar het contract zich op een bepaald moment bevindt, wat verschilt van de event-gebaseerde activiteitnaam.

Terwijl het event log de opeenvolging van eerdere activiteiten toont, biedt de status context over de huidige staat van het contract. Het is nuttig voor het filteren van cases, bijvoorbeeld om alleen momenteel actieve contracten te analyseren of te onderzoeken waarom veel contracten vastzitten in de 'Ter goedkeuring' status. Het vult de activiteitsdata aan door statusinformatie te bieden.

Het belang

Het biedt een snapshot van de huidige fase van het contract, wat nuttig is voor het filteren en analyseren van actieve cases en het begrijpen van de process state-distributies.

Vindplaats

Dit is een standaard picklist-veld op het Agreement object, vaak 'Apttus_Config2__Status__c' of 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Voorbeelden
ConceptIn Interne BeoordelingUitgevoerdVervallen
Contracttype
ContractType
De classificatie van het contract, zoals NDA, MSA of SOW.
Omschrijving

Het Contract Type is een categorisch attribute dat contracten groepeert op basis van hun juridische doel of aard. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een Non-Disclosure Agreement (NDA), een Master Services Agreement (MSA) en een Statement of Work (SOW).

Deze dimensie is fundamenteel voor vergelijkende analyse. Het stelt u in staat de proceskaart te filteren om te zien of verschillende soorten contracten verschillende paden volgen of verschillende doorlooptijden hebben. Dit is essentieel voor het identificeren van procesvariaties die geschikt zijn voor bepaalde contracttypes, in tegenstelling tot die welke echte afwijkingen zijn.

Het belang

Het maakt segmentatie van het proces mogelijk om workflows, cycle times en bottlenecks te vergelijken voor verschillende contractcategorieën, zoals NDA's versus MSA's.

Vindplaats

Dit is doorgaans een picklist- of lookupveld op het Agreement object, vaak genaamd 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' of vergelijkbaar.

Voorbeelden
Geheimhoudingsverklaring (NDA)Raamovereenkomst Dienstverlening (MSA)Werkomschrijving (SOW)
Contractwaarde
ContractValue
De totale monetaire waarde die aan het contract is gekoppeld.
Omschrijving

De Contract Value vertegenwoordigt de financiële waarde van een overeenkomst. Dit kan het totale contractbedrag, de jaarlijkse terugkerende omzet of een andere belangrijke financiële metric zijn, afhankelijk van de zakelijke context.

Het analyseren van dit attribute is cruciaal voor waardegedreven procesoptimalisatie. Het maakt de prioritering van waardevolle contracten mogelijk en helpt vragen te beantwoorden, zoals of waardevolle contracten sneller worden verwerkt, of dat ze vaker vastlopen in bepaalde fasen. Het is essentieel voor het 'Contract Value Throughput Analysis' dashboard.

Het belang

Dit maakt waardegedreven analyse mogelijk en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringen voor contracten met een hoge waarde en het begrijpen van hun impact op de bedrijfsvoering.

Vindplaats

Dit is doorgaans een valutaveld op het Agreement object in Conga CLM, zoals 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Voorbeelden
500002500001200000
Eindtijd van het event
EventEndTime
De precieze `datum` en `tijd` waarop een `activiteit` werd voltooid.
Omschrijving

De Eindtijd Gebeurtenis markeert de voltooiing van een specifieke taak of processtap. In combinatie met de Event Timestamp (starttijd) maakt dit een nauwkeurige berekening van de doorlooptijd voor elke activiteit mogelijk.

Dit attribuut is cruciaal voor prestatieanalyse, omdat het de duur van elke stap meetbaar maakt. Dit helpt bij het identificeren van de meest tijdrovende activiteiten en biedt een nauwkeuriger beeld van resourcegebruik en efficiëntie dan alleen de starttijd van de volgende gebeurtenis.

Het belang

Het maakt de precieze berekening van de verwerkingstijden van activities mogelijk, wat cruciaal is voor het identificeren van duurgebaseerde bottlenecks en het analyseren van resource-efficiëntie.

Vindplaats

Deze timestamp is te vinden op velden zoals 'CompletedDate' of 'ActualEndDate' op taak- of activiteitsobjecten die gerelateerd zijn aan het hoofdcontract.

Voorbeelden
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Vervaldatum
ExpirationDate
De datum waarop het contract afloopt.
Omschrijving

De Vervaldatum is een cruciaal datumveld dat het einde van de looptijd van een contract markeert. Het is essentieel voor het beheren van de contractlevenscyclus na de uitvoering.

Dit attribuut is cruciaal voor het dashboard 'Aanstaande Verlengingen en Vervaldatums' en de KPI 'Tijdige Verlengingsgraad'. Door deze datum te analyseren, kunnen organisaties proactief omgaan met het aflopen van contracten, verlengingsprocessen tijdig initiëren en onbedoelde onderbrekingen van diensten of inkomsten voorkomen.

Het belang

Deze datum is cruciaal voor proactief contractbeheer, waardoor dashboards aankomende verlopen kunnen volgen om gemiste verlengingen en omzetverlies te voorkomen.

Vindplaats

Dit is een standaard datumveld op het Agreement object, vaak 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Voorbeelden
2025-12-312026-06-302024-08-15
Afdeling eigenaar
OwnerDepartment
De afdeling van de contracteigenaar, zoals 'Sales', 'Juridisch' of 'Inkoop'.
Omschrijving

Het attribuut 'Afdeling Eigenaar' specificeert de bedrijfsfunctie waartoe de contracteigenaar behoort. Deze informatie wordt doorgaans afgeleid van het gebruikersprofiel in het systeem.

Dit is een krachtige dimensie voor analyse, die vergelijkingen van procesprestaties tussen verschillende afdelingen mogelijk maakt. Het kan helpen identificeren of de juridische afdeling een knelpunt is, of het verkoopteam een ander proces volgt, of dat bepaalde afdelingen aanzienlijk langere doorlooptijden kennen. Dit inzicht is waardevol voor cross-functionele initiatieven voor procesverbetering.

Het belang

Het maakt procesanalyse per bedrijfsfunctie mogelijk, waardoor prestatieverschillen en bottlenecks tussen afdelingen zoals Sales en Legal zichtbaar worden.

Vindplaats

Deze data wordt meestal opgehaald uit het User-object in Salesforce, gekoppeld via het veld Contracteigenaar op het Agreement-object.

Voorbeelden
VerkoopJuridischProcurementFinanciën
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie waartoe het contract behoort.
Omschrijving

Het Business Unit attribuut kent een contract toe aan een specifieke divisie of segment van het bedrijf, zoals 'Enterprise Software' of 'Consumer Hardware'. Dit maakt een gedetailleerdere analyse van het contractbeheerproces binnen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk.

Analyseren per Business Unit kan aantonen of verschillende divisies unieke procesvarianten, prestatieniveaus of contracttypen hebben. Dit is waardevol voor grote organisaties die processen willen standaardiseren en tegelijkertijd geldige business unit-specifieke behoeften willen accommoderen.

Het belang

Het maakt het mogelijk om procesprestaties te segmenteren per organisatorische afdeling, waardoor variaties in efficiëntie of procedures binnen het bedrijf worden benadrukt.

Vindplaats

Dit kan een aangepast veld zijn op het Agreement-object of afgeleid zijn van het gebruikersprofiel van de contracteigenaar.

Voorbeelden
North America SalesEMEA ServicesAPAC Product Division
Bewerkingstijd
ProcessingTime
De berekende duur van de tijd die actief aan een activiteit is besteed.
Omschrijving

Doorlooptijd meet de verstreken tijd tussen het begin en einde van een activiteit. Het vertegenwoordigt de daadwerkelijke werkduur, in tegenstelling tot wachttijd tussen activiteiten. Deze metric wordt berekend met behulp van de Event Timestamp en Event End Time.

Dit attribuut is essentieel voor het identificeren welke specifieke stappen in het proces het meest tijdrovend zijn. Het ondersteunt het 'Review Phase Bottlenecks' dashboard door een gedetailleerde analyse van de activiteitsduren mogelijk te maken. Het onderscheiden tussen doorlooptijd en wachttijd is cruciaal om de grondoorzaken van vertragingen te begrijpen.

Het belang

Het meet de actieve werktijd voor elke activity, wat helpt om onderscheid te maken tussen inefficiënte stappen (lange verwerkingstijd) en procesvertragingen (lange wachttijd).

Vindplaats

Dit is een berekende attribute, berekend door EventTimestamp van EventEndTime af te trekken. Het wordt niet opgeslagen in Conga CLM.

Voorbeelden
864001728003600
Compliance-status
ComplianceStatus
Geeft aan of het contract de noodzakelijke compliance beoordelingen heeft doorlopen.
Omschrijving

De Compliance Status volgt de status van een contract met betrekking tot interne beleidsregels of externe regelgeving. Het kan waarden hebben zoals 'Niet gestart', 'In beoordeling', 'Geslaagd' of 'Mislukt'.

Dit attribute is essentieel voor het 'Compliance and Obligation Monitoring' dashboard en de bijbehorende KPI. Het biedt direct inzicht in de compliance-naleving, wat helpt bij het beperken van juridische en financiële risico's door ervoor te zorgen dat alle contracten de vereiste controles ondergaan en doorstaan vóór uitvoering of activering.

Het belang

Het meet direct de naleving van compliance-protocollen, wat helpt bij het identificeren en beperken van juridische en financiële risico's binnen de contractportefeuille.

Vindplaats

Dit is waarschijnlijk een aangepast picklist-veld op het Agreement object, dat wordt bijgewerkt door specifieke compliance-gerelateerde activiteiten of goedkeuringen.

Voorbeelden
GeslaagdHeeft Beoordeling NodigNiet van ToepassingMislukt
Doorlooptijd goedkeuringscyclus
ApprovalCycleTime
De totale tijd die een contract doorbrengt in de goedkeuringsfase.
Omschrijving

De Approval Cycle Time is een berekende metric die de duur meet vanaf het moment dat een contract het goedkeuringsproces ingaat (bijvoorbeeld 'Interne beoordeling gestart') tot het de definitieve interne goedkeuring ontvangt. De totale tijd over alle relevante goedkeuringsstappen wordt hierbij samengevoegd.

Dit attribute is de belangrijkste maatstaf voor het 'Contract Approval Cycle Time' dashboard en de 'Average Contract Approval Time' KPI. Het biedt een overzicht op hoofdlijnen van de efficiëntie van de volledige goedkeuringsworkflow, waardoor het gemakkelijk wordt om de prestaties ten opzichte van gestelde doelen te volgen en systemische vertragingen te identificeren.

Het belang

Deze KPI meet direct de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow en helpt bij het identificeren en aanpakken van vertragingen in een kritieke fase van de contractlevenscyclus.

Vindplaats

Dit is een berekende meting, afgeleid door het tijdsverschil te bepalen tussen de eerste en laatste goedkeuringsactiviteit voor elk contract.

Voorbeelden
259200604800432000
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende indicator die aangeeft of een activity deel uitmaakt van een rework loop.
Omschrijving

Rework is een booleaanse flag die op 'true' wordt ingesteld als een activity een stap terug in het proces vertegenwoordigt, zoals het terugkeren naar de 'Contract Drafted'-fase na een juridische beoordeling. Het is geen veld in het bronsysteem, maar wordt berekend tijdens data-transformatie voor process mining.

Deze flag is van onschatbare waarde voor het kwantificeren van procesinefficiëntie. Het ondersteunt direct de KPI 'Contract Rework Rate' en helpt process loops te visualiseren in de process map. Het identificeren van de frequentie en oorzaken van rework is een primair doel van veel procesverbeteringsinitiatieven.

Het belang

Deze berekende indicator maakt het eenvoudig om procesinefficiënties te kwantificeren en analyseren door activiteiten te markeren die deel uitmaken van verspillende herstelcycli.

Vindplaats

Dit attribuut bevindt zich niet in het bronsysteem. Het wordt berekend in de process mining-tool of ETL-laag op basis van de volgorde van activiteiten.

Voorbeelden
truefalse
Naam Tegenpartij
CounterpartyName
De naam van de externe partij, het bedrijf of de persoon die betrokken is bij het contract.
Omschrijving

De naam van de tegenpartij identificeert de andere ondertekenaar van de overeenkomst. Dit is doorgaans een klant, leverancier of partnerorganisatie.

Het analyseren van procesmetrics per tegenpartij kan belangrijke patronen blootleggen. Het kan bijvoorbeeld aantonen dat onderhandelingen met bepaalde tegenpartijen consequent langer duren of meer herzieningen vereisen. Dit inzicht kan onderhandelingsstrategieën informeren en helpen bij het beheren van relaties met belangrijke zakenpartners.

Het belang

Het maakt analyse van procesvariaties op basis van de externe partij mogelijk, wat helpt bij het identificeren welke klanten of leveranciers langere onderhandelingscycli of hogere revisiepercentages hebben.

Vindplaats

Dit is vaak een lookup naar het Account object in Salesforce, dat is gekoppeld aan het Agreement object in Conga CLM.

Voorbeelden
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Regio
Region
De geografische regio die aan het contract is gekoppeld, zoals 'Noord-Amerika' of 'EMEA'.
Omschrijving

Het attribuut 'Regio' geeft het geografische gebied aan dat relevant is voor het contract, wat gebaseerd kan zijn op de locatie van de tegenpartij, de verkoopregio of het toepasselijke recht.

Dit attribuut maakt geopolitieke analyse van het contractproces mogelijk. Het kan helpen vragen te beantwoorden zoals: 'Duren contracten in EMEA langer om goed te keuren vanwege verschillende regelgeving?' of 'Is er een hogere mate van redlining voor contracten in de APAC-regio?' Dit biedt waardevolle context voor wereldwijde operaties.

Het belang

Segmentatie per regio helpt bij het identificeren van geografische verschillen in doorlooptijden, compliance-vereisten of procespaden, wat essentieel is voor wereldwijde bedrijven.

Vindplaats

Dit is vaak een aangepast veld op het Agreement object of afgeleid van de gekoppelde Account- of User-objecten.

Voorbeelden
Noord-AmerikaEMEAAPACLATAM
Verlengingsdatum
RenewalDate
De streefdatum voor het initiëren van het verlengingsproces voor het contract.
Omschrijving

De Verlengingsdatum is een berekende of handmatig ingestelde datum die aangeeft wanneer het verlengingsproces voor een contract moet beginnen. Deze wordt doorgaans een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 90 dagen, vóór de Vervaldatum ingesteld.

Dit attribuut helpt teams hun verlengingspipeline effectief te beheren. Het kan worden gebruikt om waarschuwingen te activeren en taken met betrekking tot contractverlengingen te automatiseren, zodat het proces met voldoende doorlooptijd begint. Het is een sleutelelement voor de KPI 'Tijdige Verlengingsgraad'.

Het belang

Het biedt een triggerpunt voor verlengingsactiviteiten, wat helpt om ervoor te zorgen dat contracten tijdig worden verlengd en ondersteunt proactief lifecycle management.

Vindplaats

Dit kan een aangepast formuleveld zijn gebaseerd op de vervaldatum of een apart datumveld op het Agreement object in Conga CLM.

Voorbeelden
2025-10-022026-04-012024-05-17
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Contract Management Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste stappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een goede process discovery en het opsporen van knelpunten.
7 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Contract Beëindigd
Deze activiteit markeert het voortijdige einde van een contract vóór de vervaldatum, gebaseerd op een specifieke actie. Dit wordt vastgelegd door een wijziging in de status van het contract naar 'Beëindigd'.
Het belang

Als belangrijke eindstatus zijn beëindigingsevenementen essentieel voor het begrijpen van de mislukkingspercentages van contracten en de redenen voor annulering. Dit biedt een definitieve, zij het vaak negatieve, afsluiting van het proces.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De event timestamp is het moment waarop de status wordt bijgewerkt naar 'Terminated' of 'Cancelled'.

Vastleggen

Leg timestamp vast van statuswijziging naar 'Beëindigd'.

Gebeurtenistype inferred
Contract Geactiveerd
Vertegenwoordigt het moment waarop het contract effectief en operationeel wordt binnen de organisatie, waardoor verplichtingen en rechten ontstaan. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging van 'Uitgevoerd' naar 'Actief'.
Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus na de ondertekening. Het is de trigger voor verplichtingsbeheer en prestatiemonitoring.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De event timestamp is het moment waarop de status verandert naar 'Active' of een gelijkwaardige term.

Vastleggen

Identificeer timestamp van statuswijziging van 'Uitgevoerd' naar 'Actief'.

Gebeurtenistype inferred
Contract Uitgevoerd/Ondertekend
Dit is de cruciale activiteit waarbij alle partijen het contract juridisch hebben ondertekend, waardoor het een bindende overeenkomst wordt. E-handtekeningoplossingen geïntegreerd met Conga CLM, zoals Conga Sign, creëren een expliciete event, voorzien van een timestamp.
Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van het proces voorafgaand aan de ondertekening en is een belangrijke mijlpaal voor prestatiestatistieken zoals de 'Contractuitvoeringsgraad'. Het wordt vaak beschouwd als de primaire 'happy path'-eindgebeurtenis.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit het audit trail of de status van de geïntegreerde e-handtekeningtool. Een definitieve 'Voltooid' of 'Ondertekend' status wordt geregistreerd met een nauwkeurige timestamp.

Vastleggen

Registreer het voltooiings-event van de geïntegreerde e-handtekening service API of het statusobject.

Gebeurtenistype explicit
Contract Verlopen
Vertegenwoordigt het natuurlijke einde van de levenscyclus van een contract wanneer het de vervaldatum bereikt zonder verlenging of beëindiging. Deze gebeurtenis wordt niet expliciet gelogd, maar is afgeleid van de data van het contract.
Het belang

Deze activiteit definieert het geplande einde van de contractlevenscyclus. Het analyseren van verlopen contracten helpt bij het verkrijgen van inzicht in verlengingskansen en algemeen contractportfoliobeheer.

Vindplaats

Dit is een berekende event. De activiteit vindt plaats wanneer de systeemdatum de 'Contract End Date' of 'Expiration Date' in het Contract object overschrijdt, en de status nog 'Active' is.

Vastleggen

Afleiden door het veld 'Contract End Date' te vergelijken met de huidige datum.

Gebeurtenistype calculated
Contractaanvraag Gestart
Deze activiteit markeert het formele begin van de contractlevenscyclus en vertegenwoordigt de creatie van een nieuw contractrecord in het systeem. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker een nieuw Contract-object aanmaakt in Conga CLM.
Het belang

Als startpunt voor elk contract is deze activiteit essentieel voor het meten van de end-to-end doorlooptijd. Het maakt de analyse mogelijk van zowel het volume als de soorten geïnitieerde contracten.

Vindplaats

Dit event wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum en timestamp van het Contract-record in het Salesforce-platform, waarop Conga CLM is gebouwd. De gebruiker die het record heeft aangemaakt, wordt meestal ook geregistreerd.

Vastleggen

Volg de creatie-event van het primaire Contract object.

Gebeurtenistype explicit
Interne Goedkeuringen Verkregen
Deze mijlpaal geeft aan dat het contract alle benodigde interne goedkeuringen heeft ontvangen en klaar is voor uitvoering. Dit is doorgaans de laatste stap in een meerstaps Salesforce Goedkeuringsproces.
Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal die de interne beoordelings- en goedkeuringscyclus afsluit. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI 'Gemiddelde Contract Goedkeuringstijd'.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de Salesforce Approval History related list op het Contract object. De event is de timestamp van de definitieve status 'Goedgekeurd' in het proces.

Vastleggen

Leg timestamp vast van de definitieve goedkeuringsstap in het gekoppelde goedkeuringsproces.

Gebeurtenistype explicit
Juridische Beoordeling Uitgevoerd
Deze activiteit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft voltooid. Het kan worden vastgelegd als een expliciete goedkeuringsstap in een workflow of worden afgeleid uit een statuswijziging zoals 'Legal Review Complete'.
Het belang

Het isoleren van de juridische beoordelingsfase is cruciaal voor het analyseren van een veelvoorkomend knelpunt. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde Juridische Beoordelingstijd' en helpt bij het optimaliseren van de middelen van de juridische afdeling.

Vindplaats

Dit kan worden vastgelegd in de gerelateerde lijst van de goedkeuringshistorie indien Salesforce Approvals worden gebruikt. Als alternatief kan het worden afgeleid uit een statuswijziging op het Contract-object.

Vastleggen

Leg timestamp vast van statuswijziging naar 'Juridische beoordeling voltooid' of de definitieve goedkeuringsstap uit de juridische wachtrij.

Gebeurtenistype inferred
Compliance Review Uitgevoerd
Een post-activatie activity waarbij het contract wordt beoordeeld aan de hand van compliance-vereisten of -regelgeving. Dit kan worden vastgelegd wanneer een gerelateerde taak of checklist-item als voltooid wordt gemarkeerd.
Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor het monitoren van governance en risicobeheer. Het ondersteunt de 'Compliance Review Nalevingsgraad' KPI door te traceren of en wanneer deze controles plaatsvinden.

Vindplaats

Waarschijnlijk afgeleid van de voltooiing van een gerelateerde Task of een aangepast 'Compliance Review'-object gekoppeld aan het Contract. De voltooiingsdatum van deze record dient als de event timestamp.

Vastleggen

Leg de voltooiingsdatum vast van een terugkerende taak of gerelateerd compliance record.

Gebeurtenistype inferred
Contract Gereviseerd/Aangepast
Deze activiteit vindt elke keer plaats dat een nieuwe versie van het contractdocument wordt ingecheckt of geüpload tijdens onderhandelingen. De versiebeheermogelijkheden van Conga CLM leggen een record vast voor elke documentversie.
Het belang

Het bijhouden van de frequentie van redlines helpt de onderhandelingsintensiteit te kwantificeren en ondersteunt de KPI 'Aantal Redline Iteraties'. Het kan te complexe contracten of moeilijke onderhandelingen aan het licht brengen.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de versiegeschiedenis van het contractdocument opgeslagen in Conga CLM. Elke nieuwe versie die is aangemaakt na verzending naar de tegenpartij is een afzonderlijke event.

Vastleggen

Registreer een event voor elke nieuwe documentversie die is gemaakt met een wijziging in het hoofdversienummer.

Gebeurtenistype explicit
Contract Ontworpen
Vertegenwoordigt de voltooiing van het initiële opstellen van contractdocumenten. Dit wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging van het contractrecord, bijvoorbeeld van 'Aangevraagd' naar 'In Opmaak' of 'Ter Beoordeling'.
Het belang

Het volgen van deze activiteit helpt de tijd te meten die wordt besteed aan het initiële opstellen. Vertragingen hier kunnen duiden op problemen met templates, gegevensverzameling of resourceallocatie.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusveldhistorie van het Contract object. Zoek naar een timestamp wanneer de status verandert naar een waarde na het opstellen, zoals 'Interne Beoordeling'.

Vastleggen

Identificeer statuswijziging van 'Concept' naar de volgende logische staat in de workflow.

Gebeurtenistype inferred
Contract Verlengd
Vertegenwoordigt de succesvolle verlenging van een contract, waardoor de levenscyclus wordt uitgebreid. Dit kan worden vastgelegd door een statuswijziging van het originele contract of de aanmaak van een nieuw contractrecord dat als verlenging is aangemerkt.
Het belang

Het volgen van verlengingen is essentieel voor omzetbehoud en bedrijfscontinuïteit, ter ondersteuning van de KPI 'Tijdige Verlengingspercentage'. Het duidt op een positief resultaat voor de contractlevenscyclus.

Vindplaats

Kan worden afgeleid uit een statuswijziging naar 'Verlengd'. Een alternatief is de aanmaak van een nieuw contractrecord, waarbij het veld 'Verlenging Voor' verwijst naar het oude contract.

Vastleggen

Identificeer statuswijziging naar 'Vernieuwd' of creatie van een nieuw, gekoppeld contractrecord.

Gebeurtenistype inferred
Contract Verzonden Naar Tegenpartij
Vertegenwoordigt de expliciete actie van het versturen van het contractdocument naar de externe partij voor hun beoordeling en onderhandeling. Conga CLM biedt vaak een specifieke 'Verzenden voor onderhandeling' actie die wordt gelogd.
Het belang

Deze activiteit markeert de overgang van interne processen naar externe onderhandelingen. Het is het startpunt voor het meten van de onderhandelingsdoorlooptijd.

Vindplaats

Doorgaans vastgelegd als een gelogd Activity- of Task-record geassocieerd met het Contract, vaak automatisch gecreëerd door een systeemactie.

Vastleggen

Identificeer de 'Verzenden voor Onderhandeling' of 'Verzenden naar Tegenpartij' event log.

Gebeurtenistype explicit
Goedkeuring Tegenpartij Ontvangen
Geeft aan dat de externe partij akkoord is gegaan met de voorwaarden en klaar is om te ondertekenen. Dit is vaak een handmatig bijgewerkte status of kan worden vastgelegd vanuit een portal, indien gebruikt.
Het belang

Dit markeert het einde van de actieve onderhandelingsfase. Het is een belangrijke event voor het meten van de 'Gemiddelde Onderhandelingscyclus Tijd' en het voorspellen wanneer een contract zal worden uitgevoerd.

Vindplaats

Meest waarschijnlijk afgeleid van een statuswijziging op het Contract-object, zoals het overgaan naar 'Awaiting Signature'. Dit wordt handmatig bijgewerkt door de contracteigenaar.

Vastleggen

Leg timestamp vast wanneer de status wordt gewijzigd naar 'Goedgekeurd door tegenpartij' of 'Wacht op handtekening'.

Gebeurtenistype inferred
Interne Beoordeling Gestart
Markeert het punt waarop het opgestelde contract wordt ingediend ter beoordeling door interne `stakeholders`, zoals finance- of business unit managers. Dit wordt doorgaans afgeleid van een statuswijziging naar 'In Internal Review' of vergelijkbaar.
Het belang

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de interne beoordeling. Het helpt te identificeren hoe lang contracten wachten op een beoordeling en hoeveel tijd het beoordelingsproces zelf in beslag neemt.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De event timestamp is het moment waarop de status verandert en de start van de interne beoordelingsfase aangeeft.

Vastleggen

Leg timestamp vast wanneer de contractstatus verandert naar 'Interne beoordeling' of equivalent.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging aangevraagd
Geeft het begin aan van een proces om een bestaand, actief contract formeel te wijzigen. Dit wordt doorgaans vastgelegd door de aanmaak van een nieuw 'Amendement' record dat gerelateerd is aan het originele contract.
Het belang

Amendementen vertegenwoordigen significante procesvariaties. Het analyseren van hun frequentie en doorlooptijd kan problemen met de oorspronkelijke contractomvang of veranderende zakelijke behoeften aan het licht brengen.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van een nieuw record op een 'Wijziging' of vergelijkbaar benoemd object dat een lookup relationship heeft met het primaire Contract object.

Vastleggen

Volg de creatie-event van een 'Amendement'-record dat is gekoppeld aan het contract.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw data uit Conga CLM haalt