Uw Contractbeheer datatemplate

Conga CLM
Uw Contractbeheer datatemplate

Uw Contractbeheer datatemplate

Dit template biedt een helder overzicht voor het verzamelen van de belangrijke data die nodig is om je contractbeheerproces te optimaliseren. Het schetst de kern `attributen`, belangrijke activiteiten om te volgen en bevat nuttige richtlijnen voor data-extractie. Door deze aanbevelingen te volgen, kunt u je data efficiënt voorbereiden voor een grondige procesanalyse en nuttige inzichten bekijken.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Contractbeheer Attributen

Dit zijn de aanbevolen velden voor uw event log, belangrijk voor grondige analyse van contractbeheer en het vinden van belangrijke prestatie-indicatoren.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 8 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de specifieke zakelijke gebeurtenis of taak die plaatsvond tijdens de contractlevenscyclus.
Omschrijving

De Activiteitsnaam beschrijft een stap of mijlpaal binnen het contractmanagementproces, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling uitgevoerd' of 'Contract uitgevoerd/ondertekend'. Dit attribuut wordt gebruikt voor het creëren van de proceskaart, waarin de opeenvolging van genomen acties wordt weergegeven.

Analyse van dit attribuut brengt de processtroom in kaart, identificeert gangbare en alternatieve paden en helpt bij het meten van de frequentie van elke activiteit. Het is belangrijk voor het berekenen van KPI's gerelateerd aan procesconformiteit, rework en doorlooptijden tussen verschillende fasen.

Het belang

Het definieert de stappen van het proces en vormt zo de basis van de procesmap, wat de analyse van workflow, afwijkingen en activity-frequentie mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit wordt vaak afgeleid door statuswijzigingen, voltooide taken of specifieke gebeurtenissen die zijn vastgelegd voor het Contract object in Conga CLM, te koppelen.

Voorbeelden
Contract OntworpenJuridische review uitgevoerdContract Uitgevoerd/GetekendContract Verlengd
contract-ID
ContractId
De unieke ID voor elke contractovereenkomst, die dient als de primaire case-identificatie.
Omschrijving

Het Contract ID is de definitieve case kenmerk die alle gebeurtenissen en activiteiten gerelateerd aan de levenscyclus van één contract koppelt. Het maakt end-to-end tracking van een contract mogelijk, van de initiële aanvraag via opstelling, onderhandeling, uitvoering tot eventuele beëindiging of verlenging.

In process mining-analyse moet elke gebeurtenis gekoppeld zijn aan een Contract ID om de reis van elk contract te reconstrueren. Dit maakt een uitgebreid beeld van het hele proces mogelijk, waardoor het analyseren van doorlooptijden, vinden van knelpunten en monitoren van conformiteit voor individuele contracten of contractsegmenten haalbaar wordt.

Het belang

Dit is de onmisbaar voor het traceren van de volledige levenscyclus van een contract, waardoor alle process mining-analyses mogelijk worden door gerelateerde activiteiten te verbinden tot één case.

Vindplaats

Dit is doorgaans de primary key van het Agreement- of Contract object in Conga CLM, vaak genaamd 'Apttus_Config2__AgreementId__c' of iets dergelijks.

Voorbeelden
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Tijdstempel
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit startte of plaatsvond.
Omschrijving

De Event Timestamp registreert het moment waarop een specifieke activiteit plaatsvond. Het biedt de chronologische volgorde die nodig is om de processtroom voor elk contract te reconstrueren. Timestamps zijn belangrijk voor alle tijdsgebonden process mining-analyses.

Dit attribuut wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten, totale doorlooptijden van cases en wachttijden te berekenen. Het is belangrijk voor het vinden van knelpunten, het monitoren van SLA-compliance en het begrijpen van de het verloop in de tijd van het contractbeheerproces. Het dient als de primaire sorteersleutel voor gebeurtenissen binnen een case.

Het belang

Dit geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen, belangrijk voor het berekenen van alle duurgebonden meetwaarden, het opsporen van knelpunten en het begrijpen van de procesprestaties.

Vindplaats

Deze gegevens zijn doorgaans te vinden in geschiedenis-trackingvelden zoals 'CreatedDate' op gerelateerde taak- of gebeurtenis-objecten, of specifieke datumvelden op het hoofd Contract-object.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Bronsysteem
SourceSystemName
Identificeert het bronsysteem waaruit de data is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert het bronsysteem voor de gebeurtenis data, in dit geval Conga CLM. Het is belangrijk voor databeheer en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data uit meerdere systemen kan worden samengevoegd.

Hoewel het statisch kan lijken in een analyse van één systeem, biedt het belangrijke context over de herkomst van de data, wat helpt bij het waarborgen van data-integriteit en het oplossen van problemen met data-extractie. Het wordt van belangrijk belang bij het combineren van contractdata met Informatie uit andere systemen zoals een CRM of ERP.

Het belang

Het biedt essentiële context voor data lineage en governance, wat duidelijkheid schept over de herkomst van de procesdata, belangrijk voor validatie en vertrouwen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een statische waarde die is toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL) proces om de herkomst van de dataset aan te duiden.

Voorbeelden
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Tijdstip van extractie
LastDataUpdateTimestamp
De timestamp die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Conga CLM. Het is een belangrijk stuk metadata voor het begrijpen van de relevantie van de analyse en om ervoor te zorgen dat beslissingen gebaseerd zijn op actuele Informatie.

In dashboards en rapporten Informapakketmeert deze timestamp gebruikers over de relevantie van de data. Het is belangrijk voor data-governance en voor het beheren van gebruikersverwachtingen door de tijd heenigheid van de inzichten die worden geleverd door de process mining-tool.

Het belang

Deze timestamp geeft de relevantie van de data aan en zorgt ervoor dat analyses of beslissingen gebaseerd zijn op een begrepen en acceptabel tijdsbestek.

Vindplaats

Dit is een metadata-veld dat doorgaans wordt gegenereerd en gevuld door de ETL (Extract, Transform, Load) tool of script tijdens het data-innameproces.

Voorbeelden
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Contract Status
ContractStatus
De huidige levenscyclus stage van het contract, zoals 'Concept', 'Ter goedkeuring' of 'Uitgevoerd'.
Omschrijving

De Contract Status geeft de huidige status van een contract binnen zijn levenscyclus aan. Het biedt een momentopname van waar het contract zich op een bepaald moment bevindt, wat verschilt van de gebeurtenis-gebaseerde activiteitnaam.

Terwijl het event log de opeenvolging van eerdere activiteiten toont, biedt de status context over de huidige staat van het contract. Het is nuttig voor het filteren van cases, bijvoorbeeld om alleen momenteel actieve contracten te analyseren of te onderzoeken waarom veel contracten vastzitten in de 'Ter goedkeuring' status. Het vult de activiteitsdata aan door statusInformatie te bieden.

Het belang

Het biedt een snapshot van de huidige fase van het contract, wat nuttig is voor het filteren en analyseren van actieve cases en het begrijpen van de process state-distributies.

Vindplaats

Dit is een standaard picklist-veld op het Agreement object, vaak 'Apttus_Config2__Status__c' of 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Voorbeelden
ConceptIn Interne BeoordelingUitgevoerdOverleden
Contract Waarde
ContractValue
De totale financiële waarde die aan het contract is gekoppeld.
Omschrijving

De Contract Value vertegenwoordigt de financiële waarde van een overeenkomst. Dit kan het totale contractbedrag, de jaarlijkse terugkerende omzet of een andere belangrijke financiële metriek zijn, afhankelijk van de zakelijke context.

Het analyseren van dit attribuut is belangrijk voor procesoptimalisatie op basis van waarde. Het maakt de prioritering van waardevolle contracten mogelijk en helpt vragen te beantwoorden, zoals of waardevolle contracten sneller worden verwerkt, of dat ze vaker vastlopen in bepaalde fasen. Het is belangrijk voor het 'Contract Value doorstroomanalyse' dashboard.

Het belang

Dit maakt analyses op basis van waarde mogelijk en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringen voor contracten met een hoogwaardige en het begrijpen van hun impact op de bedrijfsvoering.

Vindplaats

Dit is doorgaans een valutaveld op het Agreement object in Conga CLM, zoals 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Voorbeelden
500002500001200000
Contracteigenaar
ContractOwner
De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheren van het contract gedurende de levenscyclus ervan.
Omschrijving

De Contract Eigenaar is de persoon die primair verantwoordelijk is voor een contract. Deze persoon is doorgaans verantwoordelijk voor het opstellen, onderhandelen en zorgen dat het contract door het goedkeuringsproces voortschrijdt.

Analyse van procesprestaties per Contract Eigenaar kan variaties in efficiëntie, naleving van het standaardproces en werkdrukverdeling zichtbaar maken. Dit helpt bij het vinden van best practices, trainingsbehoeften en mogelijke onevenwichtigheden in de toewijzing van middelen. Het is een belangrijke dimensie voor prestatie- en productiviteitsanalyse.

Het belang

Het maakt prestatieanalyse per gebruiker mogelijk, wat helpt bij het vinden van best presterende medewerkers, trainingsmogelijkheden en problemen met de werkverdeling.

Vindplaats

Dit is waarschijnlijk een user lookup veld op het primaire Agreement object in Conga CLM, vaak genaamd 'OwnerId' of een aangepast veld 'Contract_Owner__c'.

Voorbeelden
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Contracttype
ContractType
De classificatie van het contract, zoals NDA, MSA of SOW.
Omschrijving

Het Contract Type is een categorisch attribuut dat contracten groepeert op basis van hun juridische doel of aard. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een Non-Disclosure Agreement (NDA), een Master Services Agreement (MSA) en een Statement of Work (SOW).

Deze dimensie is onmisbaar voor vergelijkende analyse. Het stelt je in staat de proceskaart te filteren om te zien of verschillende soorten contracten verschillende paden volgen of verschillende doorlooptijden hebben. Dit is belangrijk voor het vinden van procesvariaties die geschikt zijn voor bepaalde contracttypes, in tegenstelling tot die welke echte afwijkingen zijn.

Het belang

Het maakt segmentatie van het proces mogelijk om workflows, doorlooptijden en knelpunten te vergelijken voor verschillende contractcategorieën, zoals NDA's versus MSA's.

Vindplaats

Dit is doorgaans een picklist- of lookupveld op het Agreement object, vaak genaamd 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' of vergelijkbaar.

Voorbeelden
Geheimhoudingsverklaring (NDA)Raamovereenkomst Dienstverlening (MSA)Werkomschrijving (SOW)
Eindtijd van het gebeurtenis
EventEndTime
De precieze `datum` en `tijd` waarop een `activiteit` werd voltooid.
Omschrijving

De Eindtijd Gebeurtenis markeert de voltooiing van een specifieke taak of processtap. In combinatie met de Event Timestamp (starttijd) maakt dit een precieze berekening van de doorlooptijd voor elke activiteit mogelijk.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatieanalyse, omdat het de duur van elke stap meetbaar maakt. Dit helpt bij het vinden van de meest tijdrovende activiteiten en biedt een nauwkeuriger beeld van brongebruik en efficiëntie dan alleen de starttijd van de volgende gebeurtenis.

Het belang

Het maakt de precieze berekening van de verwerkingstijden van activiteiten mogelijk, wat belangrijk is voor het vinden van duurgebaseerde knelpunten en het analyseren van efficiënte inzet van middelen.

Vindplaats

Deze timestamp is te vinden op velden zoals 'CompletedDate' of 'ActualEndDate' op taak- of activiteitsobjecten die gerelateerd zijn aan het hoofdcontract.

Voorbeelden
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Vervaldatum
ExpirationDate
De datum waarop het contract afloopt.
Omschrijving

De Vervaldatum is een belangrijk datumveld dat het einde van de looptijd van een contract markeert. Het is belangrijk voor het beheren van de contractlevenscyclus na de uitvoering.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Aanstaande Verlengingen en Vervaldatums' en de KPI 'Tijdige Verlengingsgraad'. Door deze datum te analyseren, kunnen organisaties proactief omgaan met het aflopen van contracten, verlengingsprocessen tijdig initiëren en onbedoelde onderbrekingen van diensten of inkomsten voorkomen.

Het belang

Deze datum is belangrijk voor proactief contractbeheer, waardoor dashboards aankomende verlopen kunnen volgen om gemiste verlengingen en omzetverlies te voorkomen.

Vindplaats

Dit is een standaard datumveld op het Agreement object, vaak 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Voorbeelden
2025-12-312026-06-302024-08-15
Afdeling eigenaar
OwnerDepartment
De afdeling van de contracteigenaar, zoals 'Sales', 'Juridisch' of 'Inkoop'.
Omschrijving

Het attribuut 'Afdeling Eigenaar' specificeert de bedrijfsfunctie waartoe de contracteigenaar behoort. Deze Informatie wordt doorgaans afgeleid van het gebruikersprofiel in het systeem.

Dit is een waardevolle factor voor analyse, die vergelijkingen van procesprestaties tussen verschillende afdelingen mogelijk maakt. Het kan helpen vinden of de juridische afdeling een knelpunt is, of het verkoopteam een ander proces volgt, of dat bepaalde afdelingen aanzienlijk langere doorlooptijden kennen. Dit inzicht is waardevol voor cross-functionele initiatieven voor procesverbetering.

Het belang

Het maakt procesanalyse per bedrijfsfunctie mogelijk, waardoor prestatieverschillen en knelpunten tussen afdelingen zoals Sales en Legal zichtbaar worden.

Vindplaats

Deze data wordt meestal opgehaald uit het Gebruiker-object in Salesforce, gekoppeld via het veld Contracteigenaar op het Agreement-object.

Voorbeelden
VerkoopJuridischInkoopFinanciën
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie waartoe het contract behoort.
Omschrijving

Het Business Unit attribuut kent een contract toe aan een specifieke divisie of segment van het bedrijf, zoals 'Enterprise Software' of 'Consumer Hardware'. Dit maakt een gedetailleerdere analyse van het contractbeheerproces binnen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk.

Analyseren per Business Unit kan aantonen of verschillende divisies unieke procesvarianten, prestatieniveaus of contracttypen hebben. Dit is waardevol voor grote organisaties die processen willen standaardiseren en tegelijkertijd geldige businessunit-specifieke behoeften willen accommoderen.

Het belang

Het maakt het mogelijk om procesprestaties te segmenteren per organisatorische afdeling, waardoor variaties in efficiëntie of procedures binnen het bedrijf worden benadrukt.

Vindplaats

Dit kan een aangepast veld zijn op het Agreement-object of afgeleid zijn van het gebruikersprofiel van de contracteigenaar.

Voorbeelden
North America SalesEMEA ServicesAPAC Product Division
Compliance-status
ComplianceStatus
Geeft aan of het contract de noodzakelijke compliance beoordelingen heeft doorlopen.
Omschrijving

De Compliance Status volgt de status van een contract voor interne beleidsregels of externe regelgeving. Het kan waarden hebben zoals 'Niet gestart', 'In beoordeling', 'Geslaagd' of 'Mislukt'.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'Compliance and Obligation Monitoring' dashboard en de bijbehorende KPI. Het biedt direct inzicht in de compliance-naleving, wat helpt bij het beperken van juridische en financiële risico's door ervoor te zorgen dat alle contracten de vereiste controles ondergaan en doorstaan vóór uitvoering of activering.

Het belang

Het meet direct de naleving van compliance-protocollen, wat helpt bij het vinden en beperken van juridische en financiële risico's binnen de contractportefeuille.

Vindplaats

Dit is waarschijnlijk een aangepast picklist-veld op het Agreement object, dat wordt bijgewerkt door specifieke compliance-gerelateerde activiteiten of goedkeuringen.

Voorbeelden
GeslaagdHeeft Beoordeling NodigNiet van ToepassingMislukt
Doorlooptijd goedkeuringscyclus
ApprovalCycleTime
De totale tijd die een contract doorbrengt in de goedkeuringsfase.
Omschrijving

De Approval Cycle Time is een berekende metriek die de duur meet vanaf het moment dat een contract het goedkeuringsproces ingaat (bijvoorbeeld 'Interne beoordeling gestart') tot het de definitieve interne goedkeuring ontvangt. De totale tijd over alle relevante goedkeuringsstappen wordt hierbij samengevoegd.

Dit attribuut is de belangrijkste maatstaf voor het 'Contract Approval Cycle Time' dashboard en de 'Average Contract Approval Time' KPI. Het biedt een algemeen overzicht van de efficiëntie van de volledige goedkeuringsworkflow, waardoor het gemakkelijk wordt om de prestaties ten opzichte van gestelde doelen te volgen en systemische vertragingen te vinden.

Het belang

Deze KPI meet direct de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow en helpt bij het vinden en aanpakken van vertragingen in een kritieke fase van de contractlevenscyclus.

Vindplaats

Dit is een berekende meting, afgeleid door het tijdsverschil te bepalen tussen de eerste en laatste goedkeuringsactiviteit voor elk contract.

Voorbeelden
259200604800432000
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende indicator die aangeeft of een activity deel uitmaakt van een herstelwerk loop.
Omschrijving

Rework is een booleaanse flag die op 'true' wordt ingesteld als een activity een stap terug in het proces vertegenwoordigt, zoals het terugkeren naar de 'Contract Drafted'-fase na een juridische beoordeling. Het is geen veld in het bronsysteem, maar wordt berekend tijdens data-transformatie voor process mining.

Deze flag is zeer waardevol voor het kwantificeren van procesinefficiëntie. Het ondersteunt direct de KPI 'Contract Rework Rate' en helpt process loops te visualiseren in de procesmap. Het vinden van de frequentie en oorzaken van herstelwerk is een primair doel van veel procesverbeteringsinitiatieven.

Het belang

Deze berekende indicator maakt het eenvoudig om procesinefficiënties te kwantificeren en analyseren door activiteiten te markeren die deel uitmaken van verspillende herstelcycli.

Vindplaats

Dit attribuut bevindt zich niet in het bronsysteem. Het wordt berekend in de process mining-tool of ETL-laag op basis van de volgorde van activiteiten.

Voorbeelden
truefalse
Naam Tegenpartij
CounterpartyName
De naam van de externe partij, het bedrijf of de persoon die betrokken is bij het contract.
Omschrijving

De naam van de tegenpartij identificeert de andere ondertekenaar van de overeenkomst. Dit is doorgaans een klant, leverancier of partnerorganisatie.

Het analyseren van procesmeetwaarden per tegenpartij kan belangrijke patronen blootleggen. Het kan bijvoorbeeld aantonen dat onderhandelingen met bepaalde tegenpartijen consequent langer duren of meer herzieningen vereisen. Dit inzicht kan onderhandelingsstrategieën Informapakketmeren en helpen bij het beheren van relaties met belangrijke zakenpartners.

Het belang

Het maakt analyse van procesvariaties op basis van de externe partij mogelijk, wat helpt bij het vinden welke klanten of leveranciers langere onderhandelingscycli of hogere revisiepercentages hebben.

Vindplaats

Dit is vaak een lookup naar het Account object in Salesforce, dat is gekoppeld aan het Agreement object in Conga CLM.

Voorbeelden
Wereldwijd Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Regio
Region
De geografische regio die aan het contract is gekoppeld, zoals 'Noord-Amerika' of 'EMEA'.
Omschrijving

Het attribuut 'Regio' geeft het geografische gebied aan dat relevant is voor het contract, wat gebaseerd kan zijn op de locatie van de tegenpartij, de verkoopregio of het toepasselijke recht.

Dit attribuut maakt geopolitieke analyse van het contractproces mogelijk. Het kan helpen vragen te beantwoorden zoals: 'Duren contracten in EMEA langer om goed te keuren vanwege verschillende regelgeving?' of 'Is er een hogere mate van redlining voor contracten in de APAC-regio?' Dit biedt waardevolle context voor wereldwijde operaties.

Het belang

Segmentatie per regio helpt bij het vinden van geografische verschillen in doorlooptijden, compliance-vereisten of procespaden, wat belangrijk is voor wereldwijde bedrijven.

Vindplaats

Dit is vaak een aangepast veld op het Agreement object of afgeleid van de gekoppelde Account- of Gebruiker-objecten.

Voorbeelden
Noord-AmerikaEMEAAPACLATAM
Verlengingsdatum
RenewalDate
De streefdatum voor het initiëren van het verlengingsproces voor het contract.
Omschrijving

De Verlengingsdatum is een berekende of handmatig ingestelde datum die aangeeft wanneer het verlengingsproces voor een contract moet beginnen. Deze wordt doorgaans een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 90 dagen, vóór de Vervaldatum ingesteld.

Dit attribuut helpt teams hun verlengingspijplijn effectief te beheren. Het kan worden gebruikt om waarschuwingen te activeren en taken voor contractverlengingen te automatiseren, zodat het proces met voldoende doorlooptijd begint. Het is een sleutelelement voor de KPI 'Tijdige Verlengingsgraad'.

Het belang

Het biedt een triggerpunt voor verlengingsactiviteiten, wat helpt om ervoor te zorgen dat contracten tijdig worden verlengd en ondersteunt proactief levenscyclus management.

Vindplaats

Dit kan een aangepast formuleveld zijn gebaseerd op de vervaldatum of een apart datumveld op het Agreement object in Conga CLM.

Voorbeelden
2025-10-022026-04-012024-05-17
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Contractbeheer Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste stappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een goede process discovery en het opsporen van knelpunten.
7 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Contract Beëindigd
Deze activiteit markeert het voortijdige einde van een contract vóór de vervaldatum, gebaseerd op een specifieke actie. Dit wordt vastgelegd door een wijziging in de status van het contract naar 'Beëindigd'.
Het belang

Als belangrijke eindstatus zijn beëindigingsevenementen belangrijk voor het begrijpen van de mislukkingspercentages van contracten en de redenen voor annulering. Dit biedt een definitieve, zij het vaak negatieve, afsluiting van het proces.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis timestamp is het moment waarop de status wordt bijgewerkt naar 'Terminated' of 'Annulerenled'.

Vastleggen

Leg timestamp vast van statuswijziging naar 'Beëindigd'.

Gebeurtenistype inferred
Contract Geactiveerd
Vertegenwoordigt het moment waarop het contract effectief en operationeel wordt binnen de organisatie, waardoor verplichtingen en rechten ontstaan. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging van 'Uitgevoerd' naar 'Actief'.
Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de levenscyclus na de ondertekening. Het is de trigger voor verplichtingsbeheer en prestatiemonitoring.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis timestamp is het moment waarop de status verandert naar 'Active' of een gelijkwaardige term.

Vastleggen

Identificeer timestamp van statuswijziging van 'Uitgevoerd' naar 'Actief'.

Gebeurtenistype inferred
Contract Overleden
Vertegenwoordigt het natuurlijke einde van de levenscyclus van een contract wanneer het de vervaldatum bereikt zonder verlenging of beëindiging. Deze gebeurtenis wordt niet expliciet gelogd, maar is afgeleid van de data van het contract.
Het belang

Deze activiteit definieert het geplande einde van de contractlevenscyclus. Het analyseren van verlopen contracten helpt bij het verkrijgen van inzicht in verlengingskansen en algemeen contractportfoliobeheer.

Vindplaats

Dit is een berekende gebeurtenis. De activiteit vindt plaats wanneer de systeemdatum de 'Contract End Date' of 'Expiration Date' in het Contract object overschrijdt, en de status nog 'Active' is.

Vastleggen

Afleiden door het veld 'Contract End Date' te vergelijken met de huidige datum.

Gebeurtenistype calculated
Contract Uitgevoerd/Getekend
Dit is de belangrijke activiteit waarbij alle partijen het contract juridisch hebben ondertekend, waardoor het een bindende overeenkomst wordt. E-handtekeningoplossingen geïntegreerd met Conga CLM, zoals Conga Sign, creëren een expliciete gebeurtenis, voorzien van een timestamp.
Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van het proces voorafgaand aan de ondertekening en is een belangrijke mijlpaal voor prestatiestatistieken zoals de 'Contractuitvoeringsgraad'. Het wordt vaak beschouwd als de primaire 'happy path'-eindgebeurtenis.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit het audit trail of de status van de geïntegreerde e-handtekeningtool. Een definitieve 'Voltooid' of 'Ondertekend' status wordt geregistreerd met een nauwkeurige timestamp.

Vastleggen

Registreer het voltooiings-gebeurtenis van de geïntegreerde e-handtekening service API of het statusobject.

Gebeurtenistype explicit
Contractaanvraag Geïnitieerd
Deze activiteit markeert het formele begin van de contractlevenscyclus en vertegenwoordigt de creatie van een nieuw contractrecord in het systeem. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker een nieuw Contract-object aanmaakt in Conga CLM.
Het belang

Als startpunt voor elk contract is deze activiteit belangrijk voor het meten van de end-to-end doorlooptijd. Het maakt de analyse mogelijk van zowel het volume als de soorten geïnitieerde contracten.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum en timestamp van het Contract-record in het Salesforce-platform, waarop Conga CLM is gebouwd. De gebruiker die het record heeft aangemaakt, wordt meestal ook geregistreerd.

Vastleggen

Volg de creatie-gebeurtenis van het primaire Contract object.

Gebeurtenistype explicit
Interne goedkeuringen verkregen
Deze mijlpaal geeft aan dat het contract alle benodigde interne goedkeuringen heeft ontvangen en klaar is voor uitvoering. Dit is doorgaans de laatste stap in een meerstaps Salesforce Goedkeuringsproces.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die de interne beoordelings- en goedkeuringscyclus afsluit. Het is het eindpunt voor het meten van de KPI 'Gemiddelde Contract Goedkeuringstijd'.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de Salesforce Approval History related list op het Contract object. De gebeurtenis is de timestamp van de definitieve status 'Goedgekeurd' in het proces.

Vastleggen

Leg timestamp vast van de definitieve goedkeuringsstap in het gekoppelde goedkeuringsproces.

Gebeurtenistype explicit
Juridische review uitgevoerd
Deze activiteit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft voltooid. Het kan worden vastgelegd als een expliciete goedkeuringsstap in een workflow of worden afgeleid uit een statuswijziging zoals 'Legal Review Complete'.
Het belang

Het isoleren van de juridische beoordelingsfase is belangrijk voor het analyseren van een veelvoorkomend knelpunt. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde Juridische Beoordelingstijd' en helpt bij het optimaliseren van de middelen van de juridische afdeling.

Vindplaats

Dit kan worden vastgelegd in de gerelateerde lijst van de goedkeuringshistorie indien Salesforce Approvals worden gebruikt. Als alternatief kan het worden afgeleid uit een statuswijziging op het Contract-object.

Vastleggen

Leg timestamp vast van statuswijziging naar 'Juridische beoordeling voltooid' of de definitieve goedkeuringsstap uit de juridische wachtrij.

Gebeurtenistype inferred
Compliance Review Uitgevoerd
Een post-activatie activity waarbij het contract wordt beoordeeld aan de hand van compliance-vereisten of -regelgeving. Dit kan worden vastgelegd wanneer een gerelateerde taak of checklist-item als voltooid wordt gemarkeerd.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor het monitoren van governance en risicobeheer. Het ondersteunt de 'Compliance Review Nalevingsgraad' KPI door te traceren of en wanneer deze controles plaatsvinden.

Vindplaats

Waarschijnlijk afgeleid van de voltooiing van een gerelateerde Task of een aangepast 'Compliance Review'-object gekoppeld aan het Contract. De voltooiingsdatum van deze record dient als de gebeurtenis timestamp.

Vastleggen

Leg de voltooiingsdatum vast van een terugkerende taak of gerelateerd compliance record.

Gebeurtenistype inferred
Contract Ontworpen
Vertegenwoordigt de voltooiing van het initiële opstellen van contractdocumenten. Dit wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging van het contractrecord, bijvoorbeeld van 'Aangevraagd' naar 'In Opmaak' of 'Ter Beoordeling'.
Het belang

Het volgen van deze activiteit helpt de tijd te meten die wordt besteed aan het initiële opstellen. Vertragingen hier kunnen duiden op problemen met templates, gegevensverzameling of bron-allocatie.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusveldhistorie van het Contract object. Zoek naar een timestamp wanneer de status verandert naar een waarde na het opstellen, zoals 'Interne Beoordeling'.

Vastleggen

Identificeer statuswijziging van 'Concept' naar de volgende logische staat in de workflow.

Gebeurtenistype inferred
Contract van Commentaar Voorzien/Herzien
Deze activiteit vindt elke keer plaats dat een nieuwe versie van het contractdocument wordt ingecheckt of geüpload tijdens onderhandelingen. De versiebeheermogelijkheden van Conga CLM leggen een record vast voor elke documentversie.
Het belang

Het bijhouden van de frequentie van redlines helpt de onderhandelingsintensiteit te kwantificeren en ondersteunt de KPI 'Aantal Redline Iteraties'. Het kan te complexe contracten of moeilijke onderhandelingen inzichtelijk maken.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de versiegeschiedenis van het contractdocument opgeslagen in Conga CLM. Elke nieuwe versie die is aangemaakt na verzending naar de tegenpartij is een afzonderlijke gebeurtenis.

Vastleggen

Registreer een gebeurtenis voor elke nieuwe documentversie die is gemaakt met een wijziging in het hoofdversienummer.

Gebeurtenistype explicit
Contract Verlengd
Vertegenwoordigt de succesvolle verlenging van een contract, waardoor de levenscyclus wordt uitgebreid. Dit kan worden vastgelegd door een statuswijziging van het herkomstele contract of de aanmaak van een nieuw contractrecord dat als verlenging is aangemerkt.
Het belang

Het volgen van verlengingen is belangrijk voor omzetbehoud en bedrijfscontinuïteit, ter ondersteuning van de KPI 'Tijdige Verlengingspercentage'. Het duidt op een positief resultaat voor de contractlevenscyclus.

Vindplaats

Kan worden afgeleid uit een statuswijziging naar 'Verlengd'. Een alternatief is de aanmaak van een nieuw contractrecord, waarbij het veld 'Verlenging Voor' verwijst naar het oude contract.

Vastleggen

Identificeer statuswijziging naar 'Vernieuwd' of creatie van een nieuw, gekoppeld contractrecord.

Gebeurtenistype inferred
Contract Verzonden Naar Tegenpartij
Vertegenwoordigt de expliciete actie van het versturen van het contractdocument naar de externe partij voor hun beoordeling en onderhandeling. Conga CLM biedt vaak een specifieke 'Verzenden voor onderhandeling' actie die wordt gelogd.
Het belang

Deze activiteit markeert de overgang van interne processen naar externe onderhandelingen. Het is het startpunt voor het meten van de onderhandelingsdoorlooptijd.

Vindplaats

Doorgaans vastgelegd als een gelogd Activiteit- of Task-record geassocieerd met het Contract, vaak automatisch gecreëerd door een systeemactie.

Vastleggen

Identificeer de 'Verzenden voor Onderhandeling' of 'Verzenden naar Tegenpartij' event log.

Gebeurtenistype explicit
Goedkeuring Tegenpartij Ontvangen
Geeft aan dat de externe partij akkoord is gegaan met de voorwaarden en klaar is om te ondertekenen. Dit is vaak een handmatig bijgewerkte status of kan worden vastgelegd vanuit een portal, indien gebruikt.
Het belang

Dit markeert het einde van de actieve onderhandelingsfase. Het is een belangrijke gebeurtenis voor het meten van de 'Gemiddelde Onderhandelingscyclus Tijd' en het voorspellen wanneer een contract zal worden uitgevoerd.

Vindplaats

Meest waarschijnlijk afgeleid van een statuswijziging op het Contract-object, zoals het overgaan naar 'Awaiting Signature'. Dit wordt handmatig bijgewerkt door de contracteigenaar.

Vastleggen

Leg timestamp vast wanneer de status wordt gewijzigd naar 'Goedgekeurd door tegenpartij' of 'Wacht op handtekening'.

Gebeurtenistype inferred
Interne Beoordeling Gestart
Markeert het punt waarop het opgestelde contract wordt ingediend ter beoordeling door interne `stakeholders`, zoals finance- of businessunit managers. Dit wordt doorgaans afgeleid van een statuswijziging naar 'In Internal Review' of vergelijkbaar.
Het belang

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de interne beoordeling. Het helpt te vinden hoe lang contracten wachten op een beoordeling en hoeveel tijd het beoordelingsproces zelf in beslag neemt.

Vindplaats

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis timestamp is het moment waarop de status verandert en de start van de interne beoordelingsfase aangeeft.

Vastleggen

Leg timestamp vast wanneer de contractstatus verandert naar 'Interne beoordeling' of equivalent.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging Aangevraagd
Geeft het begin aan van een proces om een bestaand, actief contract formeel te wijzigen. Dit wordt doorgaans vastgelegd door de aanmaak van een nieuw 'Amendement' record dat gerelateerd is aan het herkomstele contract.
Het belang

Amendementen vertegenwoordigen significante procesvariaties. Het analyseren van hun frequentie en doorlooptijd kan problemen met de oorspronkelijke contractomvang of veranderende zakelijke behoeften inzichtelijk maken.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum van een nieuw record op een 'Wijziging' of vergelijkbaar benoemd object dat een lookup relationship heeft met het primaire Contract object.

Vastleggen

Volg de creatie-gebeurtenis van een 'Amendement'-record dat is gekoppeld aan het contract.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Hoe u je data uit Conga CLM haalt