Datatemplate voor contractbeheer

Conga CLM
Datatemplate voor contractbeheer

Datatemplate voor contractbeheer

Deze template laat zien welke essentiële data je nodig hebt om het contractbeheerproces te optimaliseren. Je vindt er de belangrijkste attributen, de activiteiten om bij te houden en praktische aanwijzingen voor data-extractie. Met deze aanbevelingen bereid je de data efficiënt voor op een volledige procesanalyse en ontdek je waar verbetering mogelijk is.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om bij te houden
  • Aanwijzingen voor data-extractie

Attributen voor contractbeheer

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log. Ze zijn belangrijk voor een volledige analyse van contractbeheer en het bepalen van KPI’s.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 8 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitnaam
ActivityName
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of taak die tijdens de levenscyclus van het contract heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

De activiteitnaam beschrijft een stap of mijlpaal in het contractbeheerproces, zoals ‘Contract opgesteld’, ‘Juridische beoordeling afgerond’ of ‘Contract ondertekend’. Dit attribuut wordt gebruikt om de proceskaart op te bouwen en de volgorde van acties weer te geven.

Met een analyse van dit attribuut breng je de processtroom in beeld, ontdek je veelvoorkomende en alternatieve routes en meet je hoe vaak elke activiteit voorkomt. Het is nodig om KPI’s te berekenen voor procesnaleving, herstelwerk en doorlooptijden tussen verschillende fasen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de processtappen en vormt de basis van de proceskaart. Zo kun je de workflow, afwijkingen en frequentie van activiteiten analyseren.

Waar vind je dit?

Dit wordt vaak afgeleid door statuswijzigingen, afgeronde taken of specifieke gebeurtenissen op het Contract-object in Conga CLM in kaart te brengen.

Voorbeelden
Contract opgesteldJuridische beoordeling afgerondContract ondertekendContract verlengd
Contract-ID
ContractId
De unieke identificatiecode van elk contract, die dient als primaire case-identificatie.
Beschrijving

De Contract-ID is de vaste case-identificatie die alle gebeurtenissen en activiteiten uit de levenscyclus van één contract met elkaar verbindt. Hiermee kun je een contract van begin tot eind volgen, van de eerste aanvraag tot het opstellen, de onderhandelingen en de ondertekening, en uiteindelijk de beëindiging of verlenging.

Voor process mining moet elke gebeurtenis aan een Contract-ID zijn gekoppeld, zodat je het verloop van elk contract kunt reconstrueren. Zo krijg je een volledig beeld van het proces en kun je doorlooptijden analyseren, bottlenecks opsporen en controleren of afzonderlijke contracten of groepen contracten het proces volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel om de volledige levenscyclus van een contract te volgen. Door gerelateerde activiteiten aan één case te koppelen, vormt deze de basis voor alle process mining-analyses.

Waar vind je dit?

Dit is meestal de primaire sleutel van het hoofdobject Agreement of Contract in Conga CLM, vaak met een naam als ‘Apttus_Config2__AgreementId__c’.

Voorbeelden
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Timestamp van gebeurtenis
EventTimestamp
De exacte datum en tijd waarop de activiteit begon of plaatsvond.
Beschrijving

De timestamp van de gebeurtenis registreert het moment waarop een specifieke activiteit plaatsvond. Hiermee bepaal je de chronologische volgorde die nodig is om de processtroom van elk contract te reconstrueren. Timestamps zijn onmisbaar voor alle tijdsanalyses met process mining.

Met dit attribuut bereken je de tijd tussen activiteiten, de totale doorlooptijd per case en wachttijden. Het is belangrijk om bottlenecks op te sporen, SLA-compliance te volgen en de timing van het contractbeheerproces te begrijpen. Binnen een case is dit de belangrijkste sorteersleutel voor gebeurtenissen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen weer. Die volgorde is nodig om tijdsgebonden metrieken te berekenen, bottlenecks op te sporen en de procesprestaties te begrijpen.

Waar vind je dit?

Deze data staat meestal in velden met wijzigingsgeschiedenis, zoals ‘CreatedDate’ op gekoppelde taak- of gebeurtenisobjecten, of in specifieke datumvelden op het hoofdobject Contract.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Bronsysteem
SourceSystemName
Geeft aan uit welk systeem de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welk systeem de bron is van de gebeurtenisdata, in dit geval Conga CLM. Het is belangrijk voor datagovernance en traceerbaarheid, vooral wanneer data uit meerdere systemen wordt samengevoegd.

Bij een analyse van één systeem lijkt deze waarde misschien altijd hetzelfde, maar ze geeft belangrijke informatie over de herkomst van de data. Zo kun je de data-integriteit controleren en problemen met data-extractie opsporen. Dit wordt extra belangrijk wanneer je contractdata combineert met informatie uit andere systemen, zoals een CRM- of ERP-systeem.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft context over de herkomst van de data en ondersteunt datagovernance. Zo is duidelijk waar de procesdata vandaan komt, wat belangrijk is voor validatie en betrouwbaarheid.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie (ETL) wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Laatste data-update
LastDataUpdateTimestamp
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Conga CLM. Deze metadata laat zien hoe actueel de analyse is en helpt ervoor te zorgen dat beslissingen op recente informatie zijn gebaseerd.

In dashboards en rapporten laat deze timestamp zien hoe actueel de data is. Dit is belangrijk voor datagovernance en om duidelijk te maken hoe recent de inzichten uit de process mining-tool zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp geeft aan hoe actueel de data is. Zo weet je binnen welke periode de analyse en beslissingen zijn gebaseerd.

Waar vind je dit?

Dit is een metadataveld dat meestal tijdens het inlezen van data wordt aangemaakt en gevuld door de ETL-tool (Extract, Transform, Load) of een script.

Voorbeelden
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Contracteigenaar
ContractOwner
De gebruiker of medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer van het contract gedurende de levenscyclus.
Beschrijving

De contracteigenaar is de persoon die de hoofdverantwoordelijkheid voor een contract heeft. Deze persoon stelt het contract meestal op, voert de onderhandelingen en zorgt ervoor dat het contract het goedkeuringsproces doorloopt.

Door de procesprestaties per contracteigenaar te analyseren, zie je verschillen in efficiëntie, naleving van het standaardproces en werkverdeling. Zo kun je goede werkwijzen herkennen, opleidingsbehoeften vaststellen en mogelijke scheefgroei in de inzet van bronnen opsporen. Dit is een belangrijke dimensie voor analyses van prestaties en productiviteit.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties per gebruiker analyseren en zien wie goed presteert, waar opleiding nodig is en hoe het werk is verdeeld.

Waar vind je dit?

Dit is waarschijnlijk een gebruikersopzoekveld op het hoofdobject Agreement in Conga CLM, vaak met de naam 'OwnerId' of een aangepast veld zoals 'Contract_Owner__c'.

Voorbeelden
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Contractstatus
ContractStatus
De huidige fase in de levenscyclus van het contract, bijvoorbeeld 'Concept', 'In afwachting van goedkeuring' of 'Ondertekend'.
Beschrijving

De contractstatus geeft de huidige toestand van een contract in de levenscyclus aan. Het is een momentopname van de fase waarin het contract zich bevindt, los van de naam van een gebeurtenis in het proces.

Het event log toont de reeks activiteiten uit het verleden; de status geeft context over de huidige stand van zaken. Je kunt ermee cases filteren, bijvoorbeeld om alleen actieve contracten te analyseren of te onderzoeken waarom veel contracten de status 'In afwachting van goedkeuring' hebben. De status vult de activiteitsdata aan met informatie over de huidige toestand.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft een momentopname van de huidige fase van het contract. Je kunt er actieve cases mee filteren en analyseren en zien hoe de processtatussen zijn verdeeld.

Waar vind je dit?

Dit is een standaardkeuzelijstveld op het object Agreement, vaak 'Apttus_Config2__Status__c' of 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Voorbeelden
ConceptInterne beoordelingOndertekendVerlopen
Contracttype
ContractType
De indeling van het contract, bijvoorbeeld NDA, MSA of SOW.
Beschrijving

Contracttype is een categorisch attribuut waarmee contracten worden ingedeeld op basis van hun juridische doel of aard. Veelvoorkomende voorbeelden zijn een geheimhoudingsovereenkomst (NDA), een raamovereenkomst voor diensten (MSA) en een opdrachtomschrijving (SOW).

Deze dimensie is belangrijk voor vergelijkende analyses. Je kunt de proceskaart filteren om te zien of verschillende contracttypen andere routes volgen of andere doorlooptijden hebben. Zo kun je vaststellen welke procesvarianten passen bij bepaalde contracttypen en welke echte afwijkingen zijn.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces opdelen en workflows, doorlooptijden en bottlenecks vergelijken voor verschillende contractcategorieën, zoals NDA’s en MSA’s.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een keuzelijst- of opzoekveld op het object Agreement, vaak met de naam 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' of iets vergelijkbaars.

Voorbeelden
Geheimhoudingsovereenkomst (NDA)Raamovereenkomst voor diensten (MSA)Opdrachtomschrijving (SOW)
Contractwaarde
ContractValue
De totale geldwaarde van het contract.
Beschrijving

De contractwaarde geeft de financiële waarde van een overeenkomst weer. Afhankelijk van de bedrijfscontext kan dit het totale contractbedrag, de jaarlijks terugkerende omzet of een andere belangrijke financiële metriek zijn.

Analyse van dit attribuut helpt bij procesoptimalisatie op basis van waarde. Je kunt contracten met een hoge waarde voorrang geven en nagaan of deze sneller worden verwerkt of juist vaker in bepaalde fasen blijven hangen. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Doorvoeranalyse op contractwaarde'.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, procesverbeteringen voor contracten met een hoge waarde prioriteren en hun impact op de bedrijfsvoering begrijpen.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een valutaveld op het object Agreement in Conga CLM, bijvoorbeeld 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Voorbeelden
500002500001200000
Eindtijd van de gebeurtenis
EventEndTime
De exacte datum en tijd waarop een activiteit is afgerond.
Beschrijving

De eindtijd van de gebeurtenis geeft aan wanneer een specifieke taak of processtap is afgerond. In combinatie met de timestamp van de gebeurtenis (de starttijd) kun je de verwerkingstijd van elke activiteit nauwkeurig berekenen.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatieanalyses, omdat je ermee kunt meten hoelang elke stap duurt. Zo zie je welke activiteiten de meeste tijd kosten en krijg je een nauwkeuriger beeld van het gebruik van bronnen en de efficiëntie dan wanneer je alleen de starttijd van de volgende gebeurtenis gebruikt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks op basis van doorlooptijd te vinden en de efficiëntie van het gebruik van bronnen te analyseren.

Waar vind je dit?

Deze timestamp staat mogelijk in velden zoals 'CompletedDate' of 'ActualEndDate' op taak- of activiteitsobjecten die aan het hoofdcontract zijn gekoppeld.

Voorbeelden
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Vervaldatum
ExpirationDate
De datum waarop het contract verloopt.
Beschrijving

De vervaldatum is een belangrijke datum die het einde van de contracttermijn aangeeft. Deze datum is nodig om het contract na ondertekening te beheren.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Aankomende verlengingen en vervaldatums' en de KPI 'Tijdige verlengingen'. Door deze datum te analyseren, kunnen organisaties contracten tijdig verlengen en voorkomen dat diensten of inkomsten onbedoeld wegvallen.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum is belangrijk voor proactief contractbeheer. Dashboards met aankomende vervaldatums helpen gemiste verlengingen en omzetverlies te voorkomen.

Waar vind je dit?

Dit is een standaarddatumveld op het object Agreement, vaak 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Voorbeelden
2025-12-312026-06-302024-08-15
Afdeling contracteigenaar
OwnerDepartment
De afdeling van de contracteigenaar, bijvoorbeeld 'Verkoop', 'Juridische zaken' of 'Inkoop'.
Beschrijving

Het attribuut Afdeling contracteigenaar geeft aan bij welke bedrijfsfunctie de contracteigenaar hoort. Deze informatie komt meestal uit het gebruikersprofiel in het systeem.

Dit is een nuttige dimensie voor analyses, omdat je de procesprestaties van verschillende afdelingen kunt vergelijken. Zo zie je bijvoorbeeld of Juridische zaken een bottleneck vormt, of het verkoopteam een ander proces volgt en of bepaalde afdelingen aanzienlijk langere doorlooptijden hebben. Deze informatie helpt bij procesverbeteringen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je processen per bedrijfsfunctie analyseren en prestatieverschillen en bottlenecks tussen afdelingen zoals Verkoop en Juridische zaken vinden.

Waar vind je dit?

Deze data komt meestal uit het object User in Salesforce, via het veld Contract Owner op het object Agreement.

Voorbeelden
VerkoopJuridische zakenInkoopFinanciën
Bedrijfseenheid
BusinessUnit
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie waartoe het contract behoort.
Beschrijving

Het attribuut Bedrijfseenheid koppelt een contract aan een specifieke divisie of bedrijfsonderdeel, zoals 'Enterprise Software' of 'Consumentenelektronica'. Zo kun je het contractbeheer binnen verschillende delen van de organisatie gedetailleerder analyseren.

Een analyse per bedrijfseenheid laat zien of divisies eigen procesvarianten, prestatieniveaus of contracttypen hebben. Dit is nuttig voor grote organisaties die processen willen standaardiseren en tegelijk rekening willen houden met geldige verschillen tussen bedrijfseenheden.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties per divisie bekijken en verschillen in efficiëntie of werkwijze binnen het bedrijf zichtbaar maken.

Waar vind je dit?

Dit kan een aangepast veld op het object Agreement zijn of worden afgeleid van het gebruikersprofiel van de contracteigenaar.

Voorbeelden
Verkoop Noord-AmerikaDiensten EMEAProductdivisie APAC
Compliancestatus
ComplianceStatus
Geeft aan of het contract de vereiste compliancecontroles heeft doorstaan.
Beschrijving

De compliancestatus houdt bij of een contract voldoet aan intern beleid of externe regelgeving. Mogelijke waarden zijn bijvoorbeeld 'Niet gestart', 'In beoordeling', 'Geslaagd' of 'Mislukt'.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Compliance en verplichtingen bewaken' en de bijbehorende KPI. Het maakt naleving zichtbaar en helpt juridische en financiële risico’s te beperken door ervoor te zorgen dat alle contracten vóór ondertekening of activering de vereiste controles doorlopen en doorstaan.

Waarom dit belangrijk is

Dit meet rechtstreeks of complianceprocedures worden gevolgd en helpt juridische en financiële risico’s binnen de contractportefeuille te vinden en te beperken.

Waar vind je dit?

Dit is waarschijnlijk een aangepaste keuzelijst op het object Agreement, die wordt bijgewerkt na specifieke complianceactiviteiten of goedkeuringen.

Voorbeelden
GeslaagdBeoordeling nodigNiet van toepassingMislukt
Doorlooptijd goedkeuring
ApprovalCycleTime
De totale tijd die een contract in de goedkeuringsfase doorbrengt.
Beschrijving

Doorlooptijd goedkeuring is een berekende metriek die de tijd meet vanaf het moment dat een contract het goedkeuringsproces ingaat, bijvoorbeeld bij 'Interne beoordeling gestart', tot de definitieve interne goedkeuring. De metriek telt de tijd van alle relevante goedkeuringsstappen bij elkaar op.

Dit attribuut is de belangrijkste maatstaf voor het dashboard 'Doorlooptijd contractgoedkeuring' en de KPI 'Gemiddelde goedkeuringstijd contract'. Het geeft een totaalbeeld van de efficiëntie van de volledige goedkeuringsworkflow. Zo kun je prestaties eenvoudig met doelen vergelijken en structurele vertragingen opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Deze KPI meet rechtstreeks hoe efficiënt de goedkeuringsworkflow verloopt. Zo kun je vertragingen in een belangrijke fase van de levenscyclus van een contract opsporen en aanpakken.

Waar vind je dit?

Dit is een berekende metriek: per contract wordt het tijdsverschil tussen de eerste en de laatste goedkeuringsactiviteit bepaald.

Voorbeelden
259200604800432000
Is herstelwerk
IsRework
Een berekende indicator die aangeeft of een activiteit deel uitmaakt van een herstelcyclus.
Beschrijving

Is herstelwerk is een booleaanse indicator die op 'true' staat als een activiteit een stap terug in het proces aangeeft, bijvoorbeeld wanneer een contract na een juridische beoordeling teruggaat naar de fase 'Contract opgesteld'. Dit veld staat niet in het bronsysteem, maar wordt tijdens de datatransformatie berekend voor process mining.

Deze indicator helpt om procesinefficiëntie te meten. Hij ondersteunt rechtstreeks de KPI 'Percentage contracten met herstelwerk' en maakt proceslussen zichtbaar op de proceskaart. Veel procesverbeteringsinitiatieven richten zich op het vaststellen hoe vaak herstelwerk voorkomt en wat de oorzaken zijn.

Waarom dit belangrijk is

Met deze berekende indicator kun je procesinefficiëntie eenvoudig meten en analyseren. Hij markeert activiteiten die deel uitmaken van onnodige herstelcycli.

Waar vind je dit?

Dit attribuut staat niet in het bronsysteem. Het wordt berekend in de process mining-tool of ETL-laag op basis van de volgorde van activiteiten.

Voorbeelden
truefalse
Naam wederpartij
CounterpartyName
De naam van de externe partij, het bedrijf of de persoon die bij het contract betrokken is.
Beschrijving

De naam van de wederpartij geeft aan wie de andere ondertekenaar van de overeenkomst is. Dit is meestal een klant, leverancier of partnerorganisatie.

Analyse van procesmetingen per wederpartij kan belangrijke patronen aan het licht brengen. Zo kan blijken dat onderhandelingen met bepaalde wederpartijen steeds langer duren of meer aanpassingen vereisen. Die informatie helpt bij het bepalen van onderhandelingsstrategieën en het beheer van relaties met belangrijke zakenpartners.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesvarianten per externe partij analyseren en zien welke klanten of leveranciers langere onderhandelingscycli hebben of vaker om aanpassingen vragen.

Waar vind je dit?

Dit is vaak een verwijzing naar het object Account in Salesforce, dat is gekoppeld aan het object Agreement in Conga CLM.

Voorbeelden
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Regio
Region
De geografische regio die bij het contract hoort, bijvoorbeeld 'Noord-Amerika' of 'EMEA'.
Beschrijving

Het attribuut Regio geeft het geografische gebied aan dat relevant is voor het contract. Dit kan zijn gebaseerd op de locatie van de wederpartij, de verkoopregio of het toepasselijke recht.

Met dit attribuut kun je het contractproces per regio analyseren. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of contracten in EMEA langer op goedkeuring wachten door andere regelgeving, of contracten in APAC vaker wijzigingen bevatten. Zo krijg je nuttige context voor de bedrijfsvoering in verschillende regio’s.

Waarom dit belangrijk is

Door per regio te segmenteren, zie je geografische verschillen in doorlooptijden, compliance-eisen en procesroutes. Dat is belangrijk voor internationaal opererende bedrijven.

Waar vind je dit?

Dit is vaak een aangepast veld op het object Agreement of wordt afgeleid van de gekoppelde objecten Account of User.

Voorbeelden
Noord-AmerikaEMEAAPACLATAM
Verlengingsdatum
RenewalDate
De datum waarop het verlengingsproces voor het contract moet beginnen.
Beschrijving

De verlengingsdatum is een berekende of handmatig ingestelde datum die aangeeft wanneer het verlengingsproces voor een contract moet beginnen. Deze datum ligt meestal een bepaalde periode, bijvoorbeeld 90 dagen, vóór de vervaldatum.

Met dit attribuut kunnen teams de planning van verlengingen goed beheren. Je kunt het gebruiken om meldingen te activeren en taken voor contractverlengingen te automatiseren, zodat het proces op tijd begint. Het is een belangrijk onderdeel van de KPI 'Tijdige verlengingen'.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft aan wanneer activiteiten voor de verlenging moeten beginnen. Zo kunnen contracten op tijd worden verlengd en blijft het beheer van de levenscyclus proactief.

Waar vind je dit?

Dit kan een aangepast formuleveld zijn op basis van de vervaldatum, of een apart datumveld op het object Agreement in Conga CLM.

Voorbeelden
2025-10-022026-04-012024-05-17
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor contractbeheer

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log. Zo kun je het proces nauwkeurig ontdekken en bottlenecks opsporen.
7 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Contract beëindigd
Deze activiteit markeert de voortijdige beëindiging van een contract, vóór de einddatum en op basis van een specifieke actie. Dit wordt vastgelegd wanneer de contractstatus verandert in ‘Beëindigd’.
Waarom dit belangrijk is

Beëindiging is een belangrijke eindstatus. Deze gebeurtenissen helpen inzicht te krijgen in het aantal mislukte contracten en de redenen voor annulering. Ze vormen een definitief, vaak ongunstig, einde van het proces.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis is de timestamp waarop de status wordt bijgewerkt naar ‘Beëindigd’ of ‘Geannuleerd’.

Vastleggen

Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar ‘Beëindigd’.

Gebeurtenistype inferred
Contract geactiveerd
Dit geeft aan dat het contract van kracht wordt binnen de organisatie en verplichtingen en rechten activeert. Meestal wordt dit afgeleid uit een statuswijziging van ‘Uitgevoerd’ naar ‘Actief’.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de fase na ondertekening. Dit is het startpunt voor het beheer van verplichtingen en het volgen van prestaties.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis is de timestamp waarop de status verandert in ‘Actief’ of een vergelijkbare waarde.

Vastleggen

Zoek de timestamp van de statuswijziging van ‘Uitgevoerd’ naar ‘Actief’.

Gebeurtenistype inferred
Contract ondertekend
Dit is het moment waarop alle partijen het contract rechtsgeldig hebben ondertekend en het daarmee bindend wordt. E-handtekeningoplossingen die met Conga CLM zijn geïntegreerd, zoals Conga Sign, leggen hiervoor een expliciete gebeurtenis met timestamp vast.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van het proces tot aan de ondertekening. Het is een belangrijke mijlpaal voor prestatiemetrieken zoals ‘Percentage ondertekende contracten’ en vaak de gewenste eindgebeurtenis.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in het auditspoor of de status van de geïntegreerde e-handtekeningstool. De laatste status, ‘Voltooid’ of ‘Ondertekend’, wordt met een nauwkeurige timestamp geregistreerd.

Vastleggen

Leg de voltooiingsgebeurtenis vast via de API van de geïntegreerde e-handtekeningdienst of het bijbehorende statusobject.

Gebeurtenistype explicit
Contract verlopen
Dit is het natuurlijke einde van de levenscyclus van een contract: de einddatum is bereikt en het contract is niet verlengd of beëindigd. Deze gebeurtenis wordt niet expliciet vastgelegd, maar afgeleid uit de contractgegevens.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het geplande einde van de levenscyclus van een contract. Door verlopen contracten te analyseren, krijg je inzicht in verlengingskansen en het beheer van de contractportefeuille.

Waar vind je dit?

Dit is een berekende gebeurtenis. De activiteit vindt plaats wanneer de systeemdatum na de waarde in het veld ‘Einddatum contract’ of ‘Vervaldatum’ van het Contract-object valt en de status nog steeds ‘Actief’ is.

Vastleggen

Leid dit af door het veld ‘Einddatum contract’ te vergelijken met de huidige datum.

Gebeurtenistype calculated
Contractaanvraag gestart
Deze activiteit markeert het formele begin van de levenscyclus van een contract: er wordt een nieuw contractrecord in het systeem aangemaakt. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete gebeurtenis wanneer een gebruiker in Conga CLM een nieuw Contract-object aanmaakt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt van elk contract en is belangrijk om de totale doorlooptijd te meten. Je kunt er ook het aantal en de soorten gestarte contracten mee analyseren.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaakdatum en -timestamp van het Contract-record in Salesforce, het platform waarop Conga CLM is gebouwd. Meestal wordt ook geregistreerd wie het record heeft aangemaakt.

Vastleggen

Leg de aanmaakgebeurtenis van het primaire Contract-object vast.

Gebeurtenistype explicit
Interne goedkeuringen verkregen
Deze mijlpaal geeft aan dat het contract alle benodigde interne goedkeuringen heeft gekregen en klaar is voor ondertekening. Dit is doorgaans de laatste stap in een goedkeuringsproces met meerdere fasen in Salesforce.
Waarom dit belangrijk is

Deze belangrijke mijlpaal sluit de interne beoordelings- en goedkeuringsronde af. Dit is het eindpunt voor de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd contractgoedkeuring’.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in de gerelateerde Salesforce Approval History op het Contract-object. De gebeurtenis is de timestamp van de laatste status ‘Goedgekeurd’ in het proces.

Vastleggen

Leg de timestamp vast van de laatste goedkeuringsstap in het bijbehorende goedkeuringsproces.

Gebeurtenistype explicit
Juridische beoordeling afgerond
Deze activiteit geeft aan dat de juridische afdeling de beoordeling van het contract heeft afgerond. Je kunt dit vastleggen als expliciete goedkeuringsstap in een workflow of afleiden uit een statuswijziging, zoals ‘Juridische beoordeling afgerond’.
Waarom dit belangrijk is

Door de juridische beoordeling apart te volgen, kun je een veelvoorkomende bottleneck analyseren. Dit ondersteunt de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd juridische beoordeling’ en helpt de inzet van de juridische afdeling te verbeteren.

Waar vind je dit?

Als je Salesforce Approvals gebruikt, kan dit worden vastgelegd in de gerelateerde goedkeuringsgeschiedenis. Je kunt het ook afleiden uit een statuswijziging van het Contract-object.

Vastleggen

Leg de timestamp vast van de statuswijziging naar ‘Juridische beoordeling afgerond’ of van de laatste goedkeuringsstap in de juridische wachtrij.

Gebeurtenistype inferred
Compliancebeoordeling uitgevoerd
Na activering wordt het contract getoetst aan compliance-eisen of regelgeving. Dit kan worden vastgelegd wanneer een gekoppelde taak of checklist is afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om governance en risicobeheer te volgen. De KPI ‘Naleving van compliancebeoordelingen’ laat zien of en wanneer deze controles plaatsvinden.

Waar vind je dit?

Dit wordt waarschijnlijk afgeleid uit de afronding van een gekoppelde Task of een aangepast object ‘Compliancebeoordeling’ dat aan het Contract is gekoppeld. De afrondingsdatum van dit record geldt als timestamp van de gebeurtenis.

Vastleggen

Leg de afrondingsdatum vast van een terugkerende taak of een gekoppeld compliancerecord.

Gebeurtenistype inferred
Contract aangepast
Deze activiteit vindt plaats telkens wanneer tijdens onderhandelingen een nieuwe versie van het contractdocument wordt ingecheckt of geüpload. De versiebeheerfuncties van Conga CLM maken voor elke documentversie een record aan.
Waarom dit belangrijk is

Door het aantal tekstwijzigingen te volgen, meet je de intensiteit van de onderhandelingen en ondersteun je de KPI ‘Aantal tekstwijzigingsrondes’. Zo kun je ook contracten opsporen die onnodig complex zijn of waarover moeilijk wordt onderhandeld.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in de versiegeschiedenis van het contractdocument in Conga CLM. Elke nieuwe versie die na verzending naar de wederpartij wordt aangemaakt, geldt als een aparte gebeurtenis.

Vastleggen

Leg een gebeurtenis vast voor elke nieuwe documentversie met een hoger hoofdversienummer.

Gebeurtenistype explicit
Contract naar wederpartij verzonden
Dit is het moment waarop het contractdocument naar de externe partij wordt gestuurd voor beoordeling en onderhandeling. Conga CLM heeft vaak een specifieke actie ‘Verzenden voor onderhandeling’ die wordt vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de overgang van interne processen naar externe onderhandelingen. Dit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de onderhandelingen.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal vastgelegd als een Activiteit- of Task-record dat aan het Contract is gekoppeld. Vaak maakt een systeemactie dit record automatisch aan.

Vastleggen

Zoek in de event log naar de gebeurtenis ‘Verzenden voor onderhandeling’ of ‘Naar wederpartij verzonden’.

Gebeurtenistype explicit
Contract opgesteld
Dit is het moment waarop het eerste concept van het contractdocument klaar is. Dit wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging van het contractrecord, bijvoorbeeld van ‘Aangevraagd’ naar ‘Opstellen’ of ‘In beoordeling’.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te volgen, meet je hoeveel tijd het opstellen van het eerste concept kost. Vertraging kan wijzen op problemen met templates, het verzamelen van data of de inzet van mensen.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. Zoek naar de timestamp waarop de status verandert in een waarde na het opstellen, zoals ‘Interne beoordeling’.

Vastleggen

Zoek de statuswijziging van ‘Concept’ naar de volgende logische stap in de workflow.

Gebeurtenistype inferred
Contract verlengd
Dit geeft aan dat een contract succesvol is verlengd. Je kunt dit vastleggen met een statuswijziging van het oorspronkelijke contract of door een nieuw contractrecord aan te maken dat als verlenging is aangemerkt.
Waarom dit belangrijk is

Het volgen van verlengingen is belangrijk voor omzetbehoud en continuïteit. De KPI ‘Percentage tijdige verlengingen’ geeft aan hoe vaak dit goed gaat. Een verlenging is een positief resultaat in de levenscyclus van een contract.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid uit een statuswijziging naar ‘Verlengd’. Als er een nieuw contractrecord wordt aangemaakt, kun je dit afleiden uit het veld ‘Verlenging van’ dat naar het oude contract verwijst.

Vastleggen

Zoek naar een statuswijziging naar ‘Verlengd’ of naar de aanmaak van een nieuw, gekoppeld contractrecord.

Gebeurtenistype inferred
Goedkeuring van wederpartij ontvangen
Dit geeft aan dat de externe partij akkoord is met de voorwaarden en klaar is om te ondertekenen. Meestal wordt de status handmatig bijgewerkt. Als er een portaal wordt gebruikt, kan de goedkeuring daar worden vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het einde van de actieve onderhandelingsfase. Het is een belangrijke gebeurtenis voor het meten van de ‘Gemiddelde doorlooptijd onderhandelingen’ en het voorspellen van het moment waarop een contract wordt ondertekend.

Waar vind je dit?

Dit wordt waarschijnlijk afgeleid uit een statuswijziging van het Contract-object, bijvoorbeeld naar ‘Wacht op ondertekening’. De contracteigenaar werkt deze status handmatig bij.

Vastleggen

Leg de timestamp vast waarop de status verandert in ‘Goedgekeurd door wederpartij’ of ‘Wacht op ondertekening’.

Gebeurtenistype inferred
Interne beoordeling gestart
Dit markeert het moment waarop het opgestelde contract ter beoordeling wordt voorgelegd aan interne betrokkenen, zoals medewerkers van finance of managers van een bedrijfseenheid. Dit wordt meestal afgeleid uit een statuswijziging naar ‘Interne beoordeling’ of een vergelijkbare status.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt voor het meten van de doorlooptijd van de interne beoordeling. Je ziet hoelang contracten op beoordeling wachten en hoeveel tijd de beoordeling zelf kost.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de statusgeschiedenis van het Contract-object. De gebeurtenis krijgt een timestamp wanneer de status verandert om het begin van de interne beoordelingsfase aan te geven.

Vastleggen

Leg de timestamp vast waarop de contractstatus verandert in ‘Interne beoordeling’ of een vergelijkbare status.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging aangevraagd
Dit geeft het begin aan van een proces om een bestaand, actief contract formeel te wijzigen. Meestal wordt dit vastgelegd wanneer een nieuw record ‘Wijziging’ wordt aangemaakt en aan het oorspronkelijke contract wordt gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Wijzigingen vormen belangrijke variaties in het proces. Door het aantal en de doorlooptijd ervan te analyseren, kun je problemen met de oorspronkelijke contractafspraken of veranderende bedrijfsbehoeften opsporen.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaakdatum van een nieuw record op een object ‘Wijziging’ of een vergelijkbaar object dat via een opzoekrelatie aan het primaire Contract-object is gekoppeld.

Vastleggen

Leg de aanmaakgebeurtenis vast van een record ‘Wijziging’ dat aan het contract is gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Conga CLM

Klaar om te beginnen?

Begin vandaag met het voorbereiden van je data en haal meer uit het contractbeheerproces. Ons platform helpt je nieuwe mogelijkheden voor efficiëntie te vinden.

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer

Begin workflows te optimaliseren en verkort de contractdoorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.