> Continu verbeteren van processen > Purchase to Pay aanvraag

Verbeter je inkoopaanvraagproces

Je 6-stappengids voor efficiëntere inkoopaanvraagprocessen.

Datatemplate downloaden

Purchase to Pay-aanvraag

Generiek systeem

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(8)Doelen(8)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Maak het Purchase to Pay-aanvraagproces efficiënter

Met ProcessMind ontdek je verborgen inefficiënties en bottlenecks in het inkoopaanvraagproces. Analyseer bestaande systeemdata om vertragingen, afwijkingen en complianceproblemen te vinden. Krijg concrete inzichten om workflows te verbeteren en bedrijfskosten te verlagen. Het platform laat zien hoe het proces in de praktijk verloopt, zodat je verbeteringen kunt baseren op data.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Een goed ingericht aanvraagproces voor inkoop tot betaling (P2P) is belangrijk voor efficiënte inkoop en een gezonde financiële bedrijfsvoering. Met de speciale analysemodule voor aanvragen binnen het inkoop-tot-betalingsproces van ProcessMind breng je alle activiteiten in beeld, van het aanmaken van de aanvraag tot het genereren van de inkooporder. Welk ERP- of bronsysteem je ook gebruikt, je ziet hoe aanvragen daadwerkelijk door het proces lopen en waar stappen, afwijkingen en vertragingen optreden. Zo wordt duidelijk waar het proces afwijkt van de gewenste route, waar verborgen inefficiënties zitten, welke goedkeuringsrondes lang duren en waar de regels niet worden nageleefd. De analyse laat zien waar je de inkoop efficiënter kunt maken.

Veel organisaties lopen tegen dezelfde problemen aan bij het verwerken van aanvragen. Denk aan veel handmatig werk en fouten, vertraging bij goedkeuringen, weinig zicht op de status van aanvragen, budgetoverschrijdingen door ondoelmatige uitgaven en moeite om het inkoopbeleid in alle afdelingen te handhaven. Dit zijn problemen in het proces zelf, niet in een specifiek softwarepakket. ProcessMind maakt zichtbaar waar bottlenecks ontstaan, waarom aanvragen worden afgewezen of omgeleid en hoelang elke stap werkelijk duurt. Door de uitvoeringsdata uit je systeem te analyseren, ontdek je waardoor doorlooptijden oplopen en waar je kosten kunt besparen en de bedrijfsvoering flexibeler kunt maken.

Met ProcessMind kun je het aanvraagproces voor inkoop tot betaling op verschillende punten verbeteren. Maak goedkeuringsworkflows efficiënter, beperk handmatige tussenkomst en schrap overbodige stappen. Zo verwerk je aanvragen sneller. Betere compliance zorgt ervoor dat inkopen voldoen aan intern beleid en externe regels, waardoor risico’s afnemen en duidelijker is wie waarvoor verantwoordelijk is. Kortere doorlooptijden betekenen dat goederen en diensten sneller beschikbaar zijn, wat de continuïteit en productiviteit ondersteunt. Met inzicht op basis van data kun je bovendien betere beslissingen nemen, middelen gerichter inzetten en leveranciersrelaties verbeteren. ProcessMind werkt met verschillende systemen en analyseert je procesdata om meetbare resultaten zichtbaar te maken.

Aan de slag met ProcessMind is eenvoudig. Voor deze analyse heb je historische transactiedata uit je ERP- of bronsysteem nodig. Die data bevat meestal event logs met de stappen van elke aanvraag, bijbehorende timestamps en gebruikersinformatie. We bieden richtlijnen voor het aanleveren van data en een speciaal datatemplate om je op weg te helpen. Daarmee kun je de benodigde informatie verzamelen en voorbereiden, zodat ProcessMind het aanvraagproces voor inkoop tot betaling kan reconstrueren en analyseren. Zo werk je toe naar een efficiënt inkoopproces dat aan de regels voldoet.

Inkoop tot betaling Aanvraag Process Mining P2P Inkoop Efficiëntie Compliance Bottleneckanalyse Inkoop tot betaling Uitgavenbeheer Budgetcontrole

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Aanvragen blijven vaak hangen in wachtrijen voor goedkeuring. Daardoor duurt het langer voordat belangrijke aankopen worden gedaan. Dit kan projecten vertragen, de toeleveringsketen verstoren en extra kosten veroorzaken, bijvoorbeeld door spoedleveringen of gemiste besparingen.

ProcessMind analyseert de volledige route van elke inkoopaanvraag en laat zien welke goedkeuringsstappen en personen bottlenecks veroorzaken. Door de tijd per stap in beeld te brengen, ontdek je patronen en zie je hoe je de workflow kunt verbeteren en de totale doorlooptijd kunt verkorten.

Na indiening worden aanvragen vaak meerdere keren gewijzigd. Dat leidt tot herstelwerk en verlengt de tijd tot de inkooporder kan worden aangemaakt. Mogelijk zijn de eerste aanvragen onvolledig of zijn de specificaties onduidelijk. Dat zorgt voor inefficiëntie en meer handmatig werk.

ProcessMind volgt elke wijziging in een aanvraag en laat zien wanneer, waar en waarom die plaatsvindt. Je ziet in welke processtappen aanvragen het vaakst worden aangepast. Zo ontdek je bijvoorbeeld of er informatie ontbreekt en kun je de kwaliteit van aanvragen in één keer verbeteren en herstelwerk beperken.

Aanvragen volgen soms niet de afgesproken goedkeuringsworkflow. Dat kan leiden tot overtredingen van het beleid, ongeoorloofde uitgaven en problemen bij audits. Zonder zicht op deze afwijkingen is het lastig om regels te handhaven en ervoor te zorgen dat alle aankopen aan het interne beleid voldoen.

ProcessMind brengt de goedkeuringsroutes van aanvragen in kaart en vergelijkt die met de afgesproken workflow. De analyse markeert afwijkingen, zoals overgeslagen goedkeuringen of niet-toegestane stappen. Zo kun je compliance handhaven, interne controles versterken en ongeautoriseerde uitgaven beperken.

Een flink aantal inkoopaanvragen wordt tijdens de goedkeuring afgewezen. Aanvragers moeten hun aanvraag dan opnieuw indienen of vanaf het begin opstellen. Dat frustreert alle betrokkenen, vertraagt de inkoop van benodigde goederen en diensten en kost zowel aanvragers als goedkeurders extra tijd.

ProcessMind analyseert afgewezen aanvragen en brengt terugkerende patronen, redenen en processtappen in beeld. Door afwijzingen te koppelen aan kenmerken zoals afdeling of artikelsoort, ontdek je structurele problemen en kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Aanvragers en afdelingsmanagers weten vaak niet wat de actuele status van hun inkoopaanvragen is. Daardoor moeten ze regelmatig navraag doen en handmatig opvolgen. Dat zorgt voor extra administratie, verlaagt de productiviteit en maakt het lastiger om projecten en bedrijfsactiviteiten goed te plannen.

ProcessMind brengt de volledige route van elke aanvraag in kaart en geeft zo inzicht van begin tot eind. Alle betrokkenen zien meteen wat de status is, welke stappen zijn afgerond en waar vertraging dreigt. Dat voorkomt giswerk en vermindert handmatige statuscontroles.

Ook nadat een aanvraag volledig is goedgekeurd, kan het lang duren voordat de bijbehorende inkooporder wordt aangemaakt. Die vertraging houdt het inkoopproces op en doet het voordeel van een snelle goedkeuringsronde teniet. Ook leveringen en afspraken met leveranciers kunnen hierdoor in gevaar komen.

ProcessMind meet precies hoeveel tijd er zit tussen de laatste goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van de inkooporder. Zo worden verborgen vertragingen bij de overdracht zichtbaar en ontdek je welke inefficiënties of beperkte capaciteit je kunt aanpakken om de inkoop te versnellen.

Bij veel aanvraagprocessen is nog steeds veel handmatig werk nodig, zoals gegevens invoeren, goedkeuringen opvolgen en fouten herstellen. Dat verhoogt de bedrijfskosten, vergroot de kans op menselijke fouten en leidt waardevolle capaciteit af van belangrijker werk.

ProcessMind brengt alle activiteiten in de aanvraagroute in kaart en laat zien waar stappen overbodig zijn of veel handmatige handelingen vragen. Je ziet hoeveel tijd herstelwerk kost en waar automatisering of een eenvoudiger proces handmatige tussenkomst kan beperken.

Aanvragen voor vergelijkbare artikelen of uit verschillende afdelingen volgen vaak uiteenlopende, niet-gestandaardiseerde routes. Daardoor zijn de verwerkingstijden onvoorspelbaar. Dit maakt plannen lastig, zorgt voor verwarring en kan bepaalde bedrijfseenheden of belangrijke projecten extra raken.

ProcessMind ontdekt en visualiseert alle procesvarianten en vergelijkt de prestaties op basis van kenmerken zoals aanvraagtype of afdeling. Je ziet welke groepen de langste of meest wisselende doorlooptijden hebben en waardoor dat komt. Zo kun je gericht optimaliseren en processen standaardiseren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Als een aanvraag sneller wordt goedgekeurd, kan de inkoop eerder beginnen. Zo worden bedrijfsbehoeften op tijd ingevuld en voorkom je projectvertragingen en stilstand doordat goederen of diensten op zich laten wachten.

ProcessMind laat zien welke stappen, goedkeurders of afdelingen vertraging veroorzaken in de goedkeuringsworkflow. Door het hele proces in beeld te brengen en wachttijden te meten, vind je bottlenecks en kun je de workflow aanpassen om aanvragen sneller goed te keuren.

Veel wijzigingen na indiening wijzen op problemen met de kwaliteit van de eerste gegevens of onduidelijke eisen. Dat leidt tot herstelwerk en langere doorlooptijden. Als aanvragen meteen goed zijn, bespaar je administratief werk en verloopt de inkoop sneller.

ProcessMind brengt alle herstelrondes in beeld en zoekt naar de oorzaken door de volledige procesgeschiedenis uit je bronsysteem te analyseren. Door wijzigingen te koppelen aan specifieke aanvragers of artikelsoorten, zie je waar gerichte training of betere formulieren toekomstige aanpassingen kunnen voorkomen.

Het inkoopbeleid naleven is belangrijk voor financiële controle, risicobeheer en een goede voorbereiding op audits. Aanvragen die niet aan de regels voldoen, kunnen leiden tot ongeautoriseerde uitgaven, budgetoverschrijdingen en tekortkomingen in de governance. Dat brengt aanzienlijke risico’s met zich mee.

ProcessMind detecteert automatisch wanneer een aanvraag afwijkt van de vastgestelde bedrijfsregels, bijvoorbeeld door een overgeslagen goedkeuring of een overschrijding van de bestedingslimiet. Je krijgt een helder overzicht van routes die niet aan de regels voldoen. Zo kun je het beleid handhaven en interne controles versterken.

Veel afgewezen aanvragen leiden tot verspilde inspanning, frustratie bij aanvragers en flinke vertraging bij het verkrijgen van benodigde goederen en diensten. Minder afwijzingen wijzen op duidelijkere eisen en betere controles vooraf. Dat maakt de inkoopworkflow soepeler en efficiënter.

ProcessMind laat zien waarom en in welke stappen aanvragen worden afgewezen. Door afwijzingen per afdeling, artikelcategorie of goedkeurder te analyseren, ontdek je de oorzaken en kun je maatregelen nemen. Zo stijgt het percentage aanvragen dat in één keer wordt goedgekeurd.

Tussen de laatste goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van de inkooporder kan tijd verloren gaan bij de overdracht. Door deze periode te verkorten, worden goedgekeurde aanvragen sneller opgepakt en blijft het inkoopproces op gang.

ProcessMind meet precies hoelang deze overgang duurt en brengt wachtrijen, handmatige overdrachten en systeemvertragingen in beeld die bottlenecks veroorzaken. Zo zie je waar de overdracht beter kan en hoe inkooporders sneller worden aangemaakt.

Wisselende procesroutes en onvoorspelbare goedkeuringen leiden tot uiteenlopende doorlooptijden, verwarring en problemen bij het handhaven van beleid. Een vaste werkwijze voor aanvragen maakt het proces efficiënter en voorspelbaarder en vereenvoudigt audits.

ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle procesvarianten en vergelijkt die met de gewenste route. Door de frequentie en impact van afwijkingen te meten, ontdek je de oorzaken van afwijkende werkwijzen en kun je zorgen voor een consistentere workflow.

Veel handmatige handelingen bij aanvragen, van gegevensinvoer tot goedkeuringen, verhogen de kosten en vertragen de verwerking. Door terugkerende taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op werk dat meer waarde toevoegt en neemt de kans op menselijke fouten af.

ProcessMind vindt terugkerende handmatige stappen met weinig toegevoegde waarde die geschikt zijn voor automatisering. Je ziet hoeveel tijd en capaciteit deze taken kosten. Dat geeft je een onderbouwde basis om robotic process automation of verbeteringen aan workflows in te voeren.

Als de actuele status van aanvragen niet duidelijk is, ontstaat onzekerheid. Aanvragers doen vaker navraag en plannen wordt lastiger. Met beter zicht op de voortgang kunnen aanvragers en andere betrokkenen de status volgen en de inkoopplanning nauwkeuriger inschatten.

ProcessMind maakt op basis van systeemdata een digital twin van het volledige aanvraagproces. Dashboards en analyses tonen de actuele status van elke aanvraag. Zo zijn er minder statusvragen en verloopt de communicatie met betrokkenen beter.

Het verbetertraject in 6 stappen voor P2P-aanvragen

Koppel de data van je aanvragen

Breng de huidige aanvraagroute in beeld

Vind vertragingen en herstelwerk

Ontdek waardoor problemen ontstaan

Plan verbeteringen voor het proces

Volg de voortgang en stuur bij

Koppel de data van je aanvragen

Wat je moet doen

Haal data op uit je ERP-, CRM- of andere systemen waarin activiteiten rond aanvragen worden vastgelegd. Zorg dat je voor elke gebeurtenis de case-ID, activiteit en timestamp verzamelt.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Een goede integratie van data is belangrijk om het proces nauwkeurig in beeld te brengen. Door data te koppelen, zie je hoe het proces werkelijk verloopt in plaats van uit te gaan van aannames.

Verwacht resultaat

Een volledige en nauwkeurige dataset, geïmporteerd in je process mining-tool en klaar voor analyse.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek hoe het inkoopaanvraagproces echt verloopt

ProcessMind brengt het volledige traject van inkoopaanvragen in beeld. Je ziet de werkelijke processtromen en verborgen inefficiënties, en krijgt zicht op afwijkingen en mogelijkheden om het proces te verbeteren.

Breng de werkelijke processtroom in beeld
Vind bottlenecks en vertragingen
Spoor procesafwijkingen op
Verbeter efficiëntie en compliance

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Meetbare resultaten bij inkoopaanvragen

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans bereiken door hun aanvraagprocessen voor inkoop tot betaling te verbeteren. Met inzichten op basis van data vinden organisaties bottlenecks en maken ze workflows efficiënter. Dat levert duidelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering op.

0 %

Snellere goedkeuring van aanvragen

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringsduur

Door bottlenecks in het proces op te sporen en weg te nemen, kunnen organisaties de tijd tot de definitieve goedkeuring van een aanvraag flink verkorten. Zo verloopt het hele inkoopproces sneller.

0 %

Minder herstelwerk en afwijzingen

Daling van het aantal gewijzigde of afgewezen aanvragen

Betere aanvragen vanaf het begin en duidelijkere eisen leiden tot minder afwijzingen en wijzigingen. Dat bespaart veel tijd en werk in het inkoop-tot-betalingsproces.

0 %

Betere naleving van beleid

Verbetering in de naleving van het inkoopbeleid

Process mining brengt verborgen afwijkingen van vastgestelde goedkeuringsworkflows aan het licht. Zo kunnen organisaties het beleid beter handhaven en de compliancerisico’s bij de verwerking van aanvragen flink beperken.

0 days

Snellere omzetting naar een inkooporder

Snellere overgang van aanvraag naar inkooporder

Door de route van goedgekeurde aanvraag naar aangemaakte inkooporder te verbeteren, verloopt de inkoop sneller en worden goederen en diensten op tijd geleverd.

0 %

Meer automatisering

Toename van geautomatiseerde stappen in de aanvraagverwerking

Door terugkerende goedkeuringsstappen en handmatige controles te automatiseren, kunnen medewerkers minder tijd kwijt zijn aan routinetaken en neemt de administratieve last bij de verwerking van aanvragen af.

De resultaten verschillen per proces en datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van de verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien en van de mogelijke waarde van het optimaliseren van inkoopaanvragen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna uit als dat nodig is.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke inkoopaanvraag. Deze code is de primaire case-ID van het proces.

Waarom dit belangrijk is

Deze sleutel is essentieel om de volledige levenscyclus van een aanvraag te volgen en alle bijbehorende gebeurtenissen aan één procesinstantie te koppelen.

De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een bepaald moment voor de aanvraag plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

De activiteitsnaam beschrijft de afzonderlijke processtappen. Die heb je nodig om de proceskaart weer te geven en het procesverloop te analyseren.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. Dit is de belangrijkste timestamp voor het ordenen van gebeurtenissen.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en procesprestaties en bottlenecks te analyseren.

De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je op basis van waarde analyseren, prioriteit geven aan aanvragen met hoge bedragen en nagaan hoe de financiële waarde het proces beïnvloedt.

De valutacode, zoals USD of EUR, voor het totale aanvraagbedrag.

Waarom dit belangrijk is

De valuta geeft financiële data de nodige context, zodat aanvraagbedragen in verschillende regio’s correct worden geïnterpreteerd en samengevoegd.

De naam van de medewerker of gebruiker die de inkoopaanvraag heeft aangemaakt en ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Zo kun je gedrag van gebruikers herkennen en gerichte training en procesverbeteringen voor personen of teams inzetten.

De afdeling, kostenplaats of organisatie-eenheid waaraan de aanvraag wordt toegerekend.

Waarom dit belangrijk is

Zo kun je prestaties en kosten tussen bedrijfseenheden vergelijken en procesgedrag per afdeling herkennen.

De huidige of definitieve status van de inkoopaanvraag in de levenscyclus.

Waarom dit belangrijk is

De aanvraagstatus geeft een helder beeld van de uitkomsten. Je kunt er metrieken zoals afwijzingspercentages mee berekenen en de werkvoorraad mee beheren.

De categorie of het type aanvraag, bijvoorbeeld voor goederen, diensten of kapitaaluitgaven.

Waarom dit belangrijk is

Zo kun je verschillende procesroutes analyseren, omdat het aanvraagtype vaak bepaalt welke goedkeuringsworkflow nodig is en hoe complex die is.

De identificatiecode van de inkooporder die is aangemaakt op basis van de goedgekeurde aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

De inkooporder-ID koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopproces. Zo kun je het percentage en de doorlooptijd van omzettingen van aanvraag naar inkooporder analyseren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Een gebruiker start een aanvraag voor goederen of diensten door een nieuw inkoopaanvraagdocument aan te maken. Dit is het begin van de levenscyclus van de aanvraag. Die staat meestal eerst op Concept of is nog onvolledig, voordat deze officieel wordt ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd tussen aanmaak en indiening te analyseren, ontdek je vertragingen bij het opstellen van aanvragen of onzekerheid bij gebruikers.

De aanvrager dient de ingevulde aanvraag officieel in voor goedkeuring. De aanvraag verandert daarmee van Concept in Actief en wacht vervolgens op beoordeling en goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis start het officiële goedkeuringsproces. De tijd tussen indiening en de laatste goedkeuring is een belangrijk deel van de totale doorlooptijd.

Een gebruiker wijzigt de aanvraag nadat deze is ingediend, bijvoorbeeld om informatie te corrigeren of op een afwijzing te reageren. Vaak gaat het om gegevens zoals aantallen, prijzen of regels. Soms moet het goedkeuringsproces daarna opnieuw beginnen.

Waarom dit belangrijk is

Het volgen van wijzigingen is belangrijk om herstelrondes, inefficiënties in het proces en onduidelijke eisen bij de eerste aanvraag op te sporen. Veel wijzigingen kunnen de doorlooptijd flink verlengen.

De aanvraag heeft alle vereiste stappen van de goedkeuringsworkflow doorlopen. Vanaf dit moment kan de aanvraag worden toegewezen aan een leverancier of worden omgezet in een inkooporder.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het succes van het proces. De tijd tot deze status is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van het aanvraagproces.

De aanvraag wordt tijdens het goedkeuringsproces definitief afgewezen en wordt niet omgezet in een inkooporder. Dit is een definitieve, negatieve uitkomst voor de aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die op falen wijst. Door de redenen voor definitieve afwijzing te analyseren, kun je het voortraject en de training van aanvragers verbeteren.

Op basis van een of meer goedgekeurde aanvraagregels wordt een formeel inkooporderdocument aangemaakt. Deze gebeurtenis markeert de overgang van het interne aanvraagproces naar het externe inkoopproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste positieve uitkomst van het aanvraagproces. De tijd tussen de definitieve goedkeuring en het aanmaken van de inkooporder laat zien hoe efficiënt de inkoopafdeling werkt.

De aanvraag wordt administratief gesloten. Er worden dan geen verdere acties meer uitgevoerd. Dit gebeurt meestal nadat alle regels volledig zijn omgezet in inkooporders of zijn geannuleerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste eindgebeurtenis van het proces en bevestigt dat de levenscyclus van de aanvraag is afgerond. Zo blijven oude aanvragen niet eindeloos openstaan.

Voor aangepaste data-aanbevelingen, kies je specifieke proces.

Veelgestelde vragen

Wat laat process mining zien over mijn aanvraagproces?

Process mining brengt de werkelijke route van aanvragen in kaart en laat alle varianten, afwijkingen en bottlenecks zien. Het maakt problemen met compliance en veel handmatig werk zichtbaar, zodat je objectief ziet hoe aanvragen in je systeem worden verwerkt. Met die informatie kun je beslissingen nemen op basis van data, processen efficiënter maken en verspilling beperken.

Hoe helpt process mining om de goedkeuringsduur van aanvragen te verkorten?

Door elke stap en de duur ervan in beeld te brengen, laat process mining precies zien waar vertragingen in de goedkeuringsronde ontstaan. Je ontdekt welke goedkeurders, afdelingen of ingewikkelde routeringen de goedkeuring vertragen. Met die informatie kun je gericht ingrijpen, workflows verbeteren en aanvragen sneller verwerken.

Welke data heb ik uit mijn systeem nodig om process mining op onze aanvragen toe te passen?

Meestal heb je event logs uit je bronsysteem nodig met een unieke case-ID, zoals de ID van de inkoopaanvraag, de namen of statussen van activiteiten en bijbehorende timestamps. Extra kenmerken, zoals goedkeurder, aanvraagbedrag of afdeling, kunnen de analyse aanvullen. Met deze basisdata kunnen we het volledige proces reconstrueren.

Welke verbeteringen kunnen we realistisch verwachten in ons aanvraagproces?

Process mining kan onder meer leiden tot kortere goedkeuringsrondes, minder wijzigingen en afwijzingen en betere naleving van het inkoopbeleid. Ook kun je goedkeuringsroutes efficiënter maken en de actuele status van aanvragen beter volgen. Dat levert kostenbesparingen en een efficiëntere bedrijfsvoering op.

Hoe snel zien we resultaat als we process mining op ons aanvraagproces toepassen?

Vaak zijn de eerste inzichten binnen enkele weken beschikbaar nadat de data succesvol is opgehaald en ingeladen. Een volledige analyse en concrete aanbevelingen volgen meestal binnen 4 tot 8 weken. Hoe snel dit gaat, hangt af van de datakwaliteit, de inrichting van je systeem en de doelen van de analyse.

Kan process mining aanvragen opsporen die niet aan de regels voldoen?

Ja. Je kunt gewenste procesmodellen of complianceregels vastleggen en elke werkelijke route van een aanvraag daarmee vergelijken. Afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, bijvoorbeeld wanneer een aanvraag verplichte goedkeuringen omzeilt of zonder toestemming wordt aangemaakt. Zo kun je het beleid beter handhaven en ervoor zorgen dat aanvragen aan de regels voldoen.

Moeten we speciale software installeren in ons systeem om process mining te gebruiken?

Nee. Voor process mining hoef je meestal geen extra software in je bronsysteem te installeren. De analyse gebruikt historische event log-data die uit je systeem is opgehaald en wordt uitgevoerd op een apart process mining-platform. Je bestaande bedrijfsvoering wordt daardoor niet verstoord.

Is process mining alleen geschikt voor grote bedrijven, of hebben kleinere organisaties er ook iets aan?

Process mining is geschikt voor organisaties van elke omvang. Grote bedrijven hebben soms ingewikkeldere processen, maar ook kleinere organisaties kunnen veel voordeel halen uit het opsporen van inefficiënties en het verbeteren van hun kernprocessen. Het belangrijkste is dat er voldoende event data beschikbaar is, ongeacht de bedrijfsgrootte.

Hoe moeilijk is het om de benodigde data uit ons systeem te halen?

Afhankelijk van je systeem en toegangsrechten kun je data meestal op verschillende manieren ophalen, bijvoorbeeld via standaardrapporten, API’s of rechtstreekse toegang tot de database. Hoe ingewikkeld dat is, verschilt per situatie, maar voor IT-teams is het doorgaans goed te doen, eventueel met hulp van de leverancier. We kunnen aangeven welke datapunten je nodig hebt voor een goede analyse.

Wat is het verschil tussen process mining en standaardrapportages uit een systeem?

Standaardrapportages tonen meestal vooraf bepaalde metrieken en totalen op basis van verwachte datastructuren. Process mining ontdekt juist de werkelijke procesroutes op basis van event data, inclusief alle varianten en afwijkingen, niet alleen de verwachte routes. Zo worden verborgen inefficiënties en problemen met compliance zichtbaar die traditionele rapportages mogelijk missen.

Verbeter inkoopaanvragen en verhoog de efficiëntie

Vind bottlenecks, verbeter compliance en bespaar kosten in het inkoopproces.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.