Datatemplate voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

SAP ECC
Datatemplate voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

Datatemplate voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

Deze template helpt je stap voor stap de data te verzamelen die nodig is om de verwerking van retouren en terugbetalingen te analyseren. Je ziet welke attributen en activiteiten je moet volgen om alle relevante gebeurtenissen vast te leggen en het proces volledig in beeld te brengen. Ook lees je hoe je de data uit het bronsysteem haalt. Zo bereid je de data voor op process mining en krijg je waardevolle inzichten.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Instructies voor data-extractie

Attributen voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je de verwerking van retouren en terugbetalingen volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in het retourproces.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één afzonderlijke actie of statuswijziging in het retourproces, zoals 'Retourorder aangemaakt', 'Goederenontvangst geboekt' of 'Creditnota aangemaakt'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kun je de meest voorkomende procesroutes, afwijkingen en herstelwerk herkennen. Dit is belangrijk om te begrijpen wat er binnen een case gebeurt en in welke volgorde. Die informatie vormt de basis voor alle process mining-analyses.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten beschrijven de stappen in het proces. Door de volgorde, duur en frequentie ervan te analyseren, zie je hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Dat is de kern van process mining.

Waar vind je dit?

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals VBUK/VBUP, aanmaak-events van documenten (bijvoorbeeld in VBAK, LIKP en VBRK) of wijzigingslogboeken in de tabellen CDHDR/CDPOS.

Voorbeelden
Retourorder aangemaaktGoederenontvangst geboektCreditnota aangemaaktRetourorderregel verwerkt
Eventtijd
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Deze timestamp geeft precies aan wanneer een bedrijfsgebeurtenis plaatsvond. Voor elke activiteit in het proces wordt een timestamp vastgelegd, zodat je de volgorde van events binnen een case kunt bepalen.

Eventtijd is nodig voor alle tijdsanalyses. Je berekent er doorlooptijden tussen activiteiten mee, ziet waar wachttijd bottlenecks veroorzaakt en meet de totale duur van een case. Ook kun je prestaties analyseren en controleren of service level agreements (SLA’s) worden nageleefd.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om doorlooptijden te berekenen, procesprestaties te analyseren, bottlenecks op te sporen en het verloop van elke retourcase te begrijpen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen. Voor aanmaak-events zijn dat vaak de velden ERDAT en ERZET (bijvoorbeeld in VBAK). Voor wijzigings-events zijn dat UDATE en UTIME in de tabel CDHDR.

Voorbeelden
2023-04-15T10:22:05Z2023-04-16T14:01:30Z2023-04-18T09:15:00Z
Retourcase-ID
ReturnCaseId
De unieke identificatiecode van het retourverzoek van een klant. Deze koppelt alle bijbehorende activiteiten en documenten aan elkaar.
Beschrijving

De retourcase-ID is de primaire sleutel waarmee je het hele retourproces volgt, van de start tot de afsluiting. Elke ID hoort bij één specifieke retourzending van een klant en omvat alle bijbehorende events, zoals het aanmaken van de order, de levering, de inspectie en de verwerking van de creditnota.

Bij procesanalyse gebruik je dit attribuut om de proceskaart op te bouwen. Het systeem groepeert er afzonderlijke events mee tot volledige caseverlopen. Zo kun je procesvarianten, doorlooptijden en bottlenecks per retourcase analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke case-ID die alle stappen van een retour met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige procesverloop en de prestaties analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is meestal het nummer van de retourorder uit de module Verkoop en distributie (SD). Je vindt het in tabel VBAK (kopgegevens verkoopdocument), veld VBELN. De documentcategorie (VBAK-VBTYP) is 'H' voor retouren.

Voorbeelden
600001236000045660000789
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk in omgevingen met meerdere systemen. Het biedt context en helpt de herkomst en integriteit van de data te bewaken.

Bij analyses kun je dit attribuut gebruiken om data te segmenteren of te filteren wanneer je processen uit verschillende bronsystemen combineert. Zo controleer je of de events uit de verwachte applicatie komen, in dit geval SAP ECC.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de herkomst van de data aan. Dat is belangrijk voor datagovernance en analyses die meerdere bedrijfssystemen omvatten.

Waar vind je dit?

Dit is een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt ingesteld om de specifieke SAP ECC-instantie aan te geven (bijvoorbeeld 'ECC_PROD_100').

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODSAPECC_FINANCE_200
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit proces voor het laatst is bijgewerkt.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update. Zo zie je hoe actueel de data is die je analyseert.

Dit is belangrijk om te bepalen hoe actueel de inzichten zijn. Je kunt zien hoe recent de data is, wat invloed heeft op de bruikbaarheid van de bevindingen, vooral bij het monitoren van de lopende bedrijfsvoering.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is en wanneer de volgende update wordt verwacht.

Waar vind je dit?

Dit is een metadataveld dat wordt gevuld met de uitvoeringstimestamp van de data-extractietaak.

Voorbeelden
2023-05-20T02:00:00Z2023-05-21T02:00:00Z
Aangevraagd terugbetalingsbedrag
RequestedRefundAmount
Het verwachte bedrag van de terugbetaling, meestal gebaseerd op de nettowaarde van de geretourneerde artikelen.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het oorspronkelijke geldbedrag van de retour weer, zoals vastgelegd in de retourorder. Het vormt de basis voor financiële analyses en aansluitingen.

Je vergelijkt dit bedrag met het 'Werkelijke terugbetalingsbedrag' om verschillen bij te houden. Dit is een belangrijke metriek voor het dashboard 'Verschillen in terugbetalingsbedragen bijhouden'. Met analyses van dit bedrag kun je de financiële impact van retouren volgen en mogelijke problemen met prijzen of creditberekeningen opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Legt de oorspronkelijke financiële waarde van de retour vast. Zo kun je financiële verschillen volgen en de totale waarde van geretourneerde goederen bepalen.

Waar vind je dit?

Dit is meestal de nettowaarde op regelniveau van de retourorder. Te vinden in tabel VBAP, veld NETWR.

Voorbeelden
150.0049.991250.75
Artikelnummer
MaterialNumber
De unieke identificatiecode van het product dat wordt geretourneerd.
Beschrijving

Het artikelnummer, of SKU, geeft precies aan om welk artikel het gaat. Zo kun je retouren op productniveau analyseren.

Door retouren per artikelnummer te analyseren, kunnen bedrijven producten met veel retouren opsporen. Dat kan wijzen op kwaliteitsproblemen, onjuiste beschrijvingen of productiefouten. Dit attribuut is belangrijk voor dashboards zoals 'Impact van retouren op de voorraad' en laat zien hoe verschillende producten het retourproces doorlopen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan welke producten worden geretourneerd en kan wijzen op problemen met kwaliteitscontrole of onjuiste productbeschrijvingen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel VBAP met verkoopdocumentregels, in veld MATNR.

Voorbeelden
RM-1025FG-2050-BACC-5591
Retourkanaal
ReturnChannel
Het kanaal waarlangs de retour is gestart, bijvoorbeeld online, in de winkel of via het callcenter.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar het retourverzoek vandaan komt of hoe het is ingediend. Je kunt er retouren mee onderscheiden die via een webportaal, een fysieke winkel of een medewerker van de klantenservice zijn gestart.

Door het proces op retourkanaal te segmenteren, zie je verschillen in de bedrijfsvoering en de inzet van medewerkers. Winkelretouren kunnen bijvoorbeeld sneller worden geïnspecteerd, maar andere documentatiestappen hebben dan online retouren. Dit is een belangrijke dimensie voor het dashboard 'Trends in de doorvoer van het retourproces'.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien hoe retouren worden gestart. Dat heeft vaak invloed op het procesverloop, de benodigde middelen en de doorlooptijden per kanaal.

Waar vind je dit?

Dit is vaak geen standaardveld in SAP ECC. Mogelijk moet je de waarde ophalen uit een aangepast veld (bijvoorbeeld in VBAK) of afleiden uit andere data, zoals de verkooporganisatie (VKORG) of het distributiekanaal (VTWEG). Raadpleeg de SAP ECC-documentatie voor de specifieke implementatie.

Voorbeelden
OnlineportaalIn de winkelCallcenter
Retourreden
ReturnReason
De reden die de klant opgeeft voor het retourneren van het artikel.
Beschrijving

Dit attribuut geeft met vooraf ingestelde redenencodes in SAP aan waarom een product is geretourneerd. Voorbeelden zijn 'Beschadigd tijdens transport', 'Verkeerd artikel geleverd' en 'Past niet'.

Dit is een belangrijke dimensie voor oorzaakanalyse. Door de proceskaart of KPI’s op retourreden te filteren, kunnen analisten zien of bepaalde redenen samenhangen met langere verwerkingstijden, meer afgekeurde inspecties of specifieke procesafwijkingen. Met die informatie kun je de productkwaliteit, logistiek of verkoopprocessen verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan waarom producten worden geretourneerd. Met oorzaakanalyse kun je het aantal retouren terugdringen door problemen met productkwaliteit, verzending of productbeschrijvingen aan te pakken.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel VBAP met verkoopdocumentregels, in veld ABGRU (afwijzingsreden voor verkoopdocumenten).

Voorbeelden
001 - Product beschadigd002 - Verkeerd product005 - Te laat aangekomen
Verwerkingsmedewerker
ProcessingAgent
De gebruikers-ID van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de gebruikersnaam van de persoon die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap, zoals het aanmaken van de retourorder of het boeken van de goederenontvangst. Deze gebruiker wordt vaak aangeduid als 'Gewijzigd door' of 'Gemaakt door'.

Analyse op basis van de verwerkingsmedewerker is belangrijk voor prestatiebeheer en bronanalyse. Je ziet wie goed presteert, wie mogelijk extra training nodig heeft en hoe het werk binnen een team is verdeeld. Het attribuut wordt gebruikt in dashboards zoals 'Prestaties van medewerkers bij retourverwerking', waarmee je doorlooptijden en doorvoer kunt vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Houdt bij wie bij het werk betrokken is. Zo kun je teamprestaties en de werkverdeling analyseren en zien waar training nodig is of welke werkwijzen goed werken.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in velden zoals ERNAM (aangemaakt door) of AENAM (gewijzigd door) in kopgegevenstabellen zoals VBAK, LIKP en VBRK. Voor wijzigings-events staat de gebruikersnaam in CDHDR.

Voorbeelden
CBURNSDSCRANTONJHALPERT
Werkelijk terugbetalingsbedrag
ActualRefundAmount
Het uiteindelijke bedrag dat aan de klant is gecrediteerd, zoals geboekt in de financiële documenten.
Beschrijving

Dit attribuut bevat het definitieve terugbetalingsbedrag dat is verwerkt en geboekt in het boekhoudsysteem. Het bedrag kan afwijken van het aangevraagde bedrag door herbevoorradingskosten, aanpassingen op basis van de staat van het artikel of andere beleidsregels.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Verschillen in terugbetalingsbedragen bijhouden'. Door het te vergelijken met het aangevraagde bedrag, kun je structurele problemen in de berekening en goedkeuring van terugbetalingen opsporen en de financiële juistheid bewaken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de uiteindelijke financiële uitkomst van de retour weer. Door dit bedrag te vergelijken met het aangevraagde bedrag, kun je de juistheid controleren en financiële verliezen opsporen.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit het financiële document dat bij de creditnota hoort. Meestal te vinden in de tabel BSEG (segment boekhoudkundig document), veld WRBTR (bedrag in documentvaluta), voor de betreffende boeking op de grootboekrekening.

Voorbeelden
150.0045.001200.75
Bedrijfscode
CompanyCode
De juridische entiteit of het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de transactie.
Beschrijving

De bedrijfscode is in SAP een zelfstandige boekhoudkundige eenheid. Alle financiële transacties, waaronder retouren en terugbetalingen, worden aan een specifieke bedrijfscode geboekt.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële rapportages en om processen te segmenteren binnen internationale organisaties of organisaties met meerdere entiteiten. Door op bedrijfscode te analyseren, kun je de prestaties van retourprocessen bij verschillende juridische entiteiten binnen het bedrijf vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je retourprocessen bij verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie filteren en vergelijken. Dat is belangrijk voor financiële analyses.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel VBAK met kopgegevens van verkoopdocumenten, in veld BUKRS_VF (bedrijfscode voor facturering).

Voorbeelden
10002000US01
Creditnotanummer
CreditMemoNumber
De unieke identificatiecode van het creditnotadocument dat voor de terugbetaling is uitgegeven.
Beschrijving

De creditnota is het officiële factuurdocument in SAP waarin de terugbetaling aan de klant wordt vastgelegd. Dit nummer identificeert het financiële document uniek.

Dit attribuut is belangrijk voor financiële aansluitingen en om het proces te volgen van de operationele retour tot de financiële afhandeling. Het is een belangrijke mijlpaal in het proces en helpt bij het vinden van bijbehorende boekhoudkundige documenten voor attributen zoals 'Werkelijk terugbetalingsbedrag'.

Waarom dit belangrijk is

Verwijst rechtstreeks naar het financiële document waarmee de terugbetaling aan de klant wordt goedgekeurd. Dit is belangrijk voor financiële controles en aansluitingen.

Waar vind je dit?

De creditnota is een factuurdocument. Het nummer staat in tabel VBRK (factuurdocument: kopgegevens), veld VBELN. De koppeling is te vinden via de documentstroom van de retourorder.

Voorbeelden
900011229000334490005566
Klant-ID
CustomerId
De unieke identificatiecode van de klant die de retour start.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke klant die het product retourneert, in SAP-termen de 'Sold-to Party'. Het koppelt de retourtransactie aan de stamgegevens van de klant.

Met analyses op klant-ID kun je klanten met veel retouren opsporen. Dat kan wijzen op ontevredenheid of mogelijk misbruik van het retourbeleid. In combinatie met klantsegmentatie kun je ook nagaan of bepaalde klantgroepen ander retourgedrag vertonen of het proces anders ervaren.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt retouren aan specifieke klanten. Zo kun je klantgedrag analyseren, klanten met herhaalde retouren opsporen en de gevolgen voor klantrelaties onderzoeken.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel VBAK met kopgegevens van verkoopdocumenten, in veld KUNNR (Sold-to Party).

Voorbeelden
CUST-100432CUST-203991CUST-831102
Naleving van het retourbeleid
ReturnPolicyAdherence
Een indicator die aangeeft of de retour voldoet aan alle vastgestelde bedrijfsregels en beleidsregels.
Beschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut geeft aan of een retourcase volgens het standaardbeleid van het bedrijf is afgehandeld. De logica kan meerdere voorwaarden controleren, bijvoorbeeld of de retour binnen de toegestane termijn is gestart, of de redenencode geldig is voor het product en of een manager een uitzondering heeft goedgekeurd.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Naleving van het goedkeuringsbeleid voor retouren'. Je kunt er het nalevingspercentage mee meten en zien welke beleidsregels het vaakst worden omzeild. Zo kun je procesverbeteringen of trainingen gericht inzetten.

Waarom dit belangrijk is

Meet of bedrijfsregels worden nageleefd. Zo kun je beleid consequent toepassen en cases opsporen die extra beoordeling of goedkeuring nodig hebben.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut op basis van een reeks bedrijfsregels. Bijvoorbeeld: (Return Initiation Date - Original Purchase Date) <= 30 days AND ReturnReason IS NOT NULL.

Voorbeelden
truefalse
Oorspronkelijk verkoopdocument
OriginalSalesDocument
Het nummer van de oorspronkelijke verkooporder waarop de retour betrekking heeft.
Beschrijving

Dit attribuut verwijst rechtstreeks naar de oorspronkelijke aankoop van de klant. Het is een referentiedocument dat de retour koppelt aan de gegevens van de oorspronkelijke transactie.

Deze koppeling is waardevol voor verdere analyses. Je kunt onderzoeken waarom aankopen uit bepaalde orders worden geretourneerd, de oorspronkelijke prijzen en voorwaarden controleren en het volledige traject van bestelling tot retour bekijken. Ook kun je nagaan of producten uit specifieke campagnes of kanalen vaker worden geretourneerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de retour aan de oorspronkelijke verkoop. Zo krijg je een volledig beeld van de klanttransactie en kun je de oorzaken verder onderzoeken.

Waar vind je dit?

Deze verwijzing staat op regelniveau van de retourorder. Je vindt deze in tabel VBAP, veld VGBEL (documentnummer van het referentiedocument).

Voorbeelden
100034561000987110012345
SLA nageleefd
IsSLACompliant
Een indicator die aangeeft of de terugbetaling binnen de afgesproken service level agreement (SLA) is verwerkt.
Beschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat de werkelijke datum van de activiteit 'Terugbetaling verwerkt' vergelijkt met de 'Uiterste datum voor terugbetaling volgens SLA'. De waarde is true als de terugbetaling op tijd is afgerond en false als dat niet zo is.

Dit attribuut maakt analyses en rapportages eenvoudiger doordat het per case een duidelijke uitkomst voor de SLA-prestaties geeft. Je gebruikt het om het totale nalevingspercentage voor het dashboard 'Naleving van de SLA voor terugbetalingen' te berekenen en om cases die niet aan de SLA voldoen eenvoudig te filteren en analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft per case een duidelijke ja-of-nee-indicatie van de SLA-prestaties. Zo wordt het eenvoudiger om de naleving te volgen en erover te rapporteren.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. De logica is: 'Terugbetaling verwerkt' EventTime <= RefundSLATargetDate.

Voorbeelden
truefalse
Status retourorder
ReturnOrderStatus
De algemene verwerkingsstatus van de retourcase.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de retourcase weer, bijvoorbeeld 'Open', 'In behandeling' of 'Afgerond'. De waarde wordt afgeleid uit de gecombineerde statussen op kop- of regelniveau van het verkoopdocument.

Bij analyses kun je dit attribuut gebruiken om cases te filteren en je te richten op lopende of afgeronde retouren. Het helpt de totale werkvoorraad en voortgang van open cases te volgen en geeft per retour een overzicht van de uitkomst.

Waarom dit belangrijk is

Geeft op hoofdlijnen aan waar een case zich in het proces bevindt. Zo kun je open, lopende of afgesloten retouren filteren en analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de statusvelden in de tabellen VBUK (kopstatus) en VBUP (regelstatus). VBUK-GBSTK geeft bijvoorbeeld de algemene verwerkingsstatus van het document aan.

Voorbeelden
OpenIn behandelingAfgerond
Uiterste datum voor terugbetaling volgens SLA
RefundSLATargetDate
De datum waarop de terugbetaling volgens de service level agreements moet zijn verwerkt.
Beschrijving

Dit attribuut bepaalt de uiterste datum waarop de terugbetaling voor een retourcase moet zijn afgerond. De datum wordt meestal berekend op basis van bedrijfsregels, zoals '5 werkdagen na ontvangst van de goederen'.

Deze datum is de norm waarmee je de werkelijke prestaties vergelijkt. Het is een belangrijk onderdeel van het dashboard 'Naleving van de SLA voor terugbetalingen'. Zo kan het bedrijf controleren of klantafspraken worden nagekomen en cases opsporen waarbij de SLA mogelijk niet wordt gehaald.

Waarom dit belangrijk is

Stelt het prestatiedoel voor de verwerking van terugbetalingen vast. Zo kan het bedrijf de SLA-naleving meten en rapporteren en achterstallige cases prioriteit geven.

Waar vind je dit?

Dit is meestal geen standaard SAP-veld en moet worden afgeleid op basis van bedrijfsregels. Je kunt de datum bijvoorbeeld berekenen door een belangrijke datum (zoals de goederenontvangstdatum uit MKPF) te combineren met een ingestelde termijn. Raadpleeg de SAP ECC-documentatie of de bedrijfsvereisten.

Voorbeelden
2023-04-25T23:59:59Z2023-04-28T23:59:59Z2023-05-02T23:59:59Z
Verschil in terugbetalingsbedrag
RefundAmountDiscrepancy
Het berekende verschil tussen het werkelijke en het aangevraagde terugbetalingsbedrag.
Beschrijving

Deze berekende metriek geeft het geldelijke verschil aan tussen het bedrag dat oorspronkelijk in de retourorder is aangevraagd en het bedrag dat uiteindelijk op de creditnota is uitgegeven. Een positieve waarde kan wijzen op een gedeeltelijke terugbetaling. Een negatieve waarde is ongebruikelijk, maar kan duiden op een te hoge betaling.

Dit attribuut is de belangrijkste maatstaf voor het dashboard 'Verschillen in terugbetalingsbedragen bijhouden'. Je kunt er snel cases met financiële afwijkingen mee opsporen en analyseren. Die afwijkingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan door de beoordeling van de staat van het artikel, herbevoorradingskosten of fouten. Door dit te volgen, houd je grip op de financiën en de naleving van het beleid.

Waarom dit belangrijk is

Meet financiële afwijkingen in het terugbetalingsproces. Zo kun je niet-naleving van beleid, verwerkingsfouten of financiële verliezen opsporen.

Waar vind je dit?

Berekend veld: ActualRefundAmount - RequestedRefundAmount.

Voorbeelden
0.00-4.99-50.00
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of faciliteit waar het geretourneerde artikel wordt ontvangen en verwerkt.
Beschrijving

De vestiging in SAP is een fysieke locatie, zoals een magazijn of distributiecentrum, waar goederen worden verwerkt. Bij retouren is dit meestal de locatie waar het artikel wordt ontvangen en geïnspecteerd.

Door het proces per vestiging te analyseren, kun je prestatieverschillen tussen locaties opsporen. Zo zie je welke magazijnen artikelen efficiënter inspecteren of een hogere doorvoer hebben. Dit ondersteunt het dashboard 'Doorvoer en efficiëntie van artikelinspecties'.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan op welke fysieke locatie de retour wordt verwerkt. Zo kun je de prestaties van verschillende magazijnen of distributiecentra vergelijken.

Waar vind je dit?

Te vinden op regelniveau van de retourorder, in tabel VBAP, veld WERKS.

Voorbeelden
PL01WH02DC05
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor de verwerking van retouren en terugbetalingen

Dit zijn de processtappen en mijlpalen die je in het event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Creditnota aangemaakt
Er wordt een factuurdocument (creditnota) aangemaakt om de financiële terugbetaling aan de klant goed te keuren. Dit is het officiële financiële document waarin het terug te betalen bedrag wordt vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal in het proces. Door te analyseren hoe lang het duurt om de creditnota aan te maken, kun je vertragingen opsporen bij de verwerking van financiële documenten na ontvangst en inspectie van de goederen.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciet event in de tabel VBRK (kopgegevens factuurdocument). De aanmaakdatum staat in VBRK-ERDAT. De creditnota is via de documentstroom gekoppeld aan de retourorder of het verzoek om een creditnota.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (ERDAT) uit de tabel VBRK voor het betreffende factuurdocument.

Gebeurtenistype explicit
Creditnota geboekt in FI
De creditnota wordt vrijgegeven voor de financiële administratie en wordt daarmee een officiële boeking op debiteuren. Deze stap start de daadwerkelijke terugbetaling aan de klant.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het moment waarop het bedrijf de terugbetaling financieel verwerkt. Vertraging tussen het aanmaken en boeken van de creditnota kan ervoor zorgen dat de klant langer op de terugbetaling moet wachten.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid event. Het wordt vastgesteld wanneer de boekingsstatus in de kop van het factuurdocument (VBRK-RFBSK) wordt bijgewerkt naar 'C' (boekingsdocument aangemaakt). De aanmaakdatum van het daadwerkelijke boekhoudkundige document staat in de tabel BKPF.

Vastleggen

Bepaal de timestamp waarop VBRK-RFBSK op 'C' wordt gezet, of gebruik de aanmaakdatum (CPUDT) van het gekoppelde boekhoudkundige document in BKPF.

Gebeurtenistype inferred
Gebruiksbeslissing genomen
Na de inspectie neemt een kwaliteitsmedewerker of inspecteur een formeel besluit over de staat van het retourartikel. Dit bepaalt de volgende stap, zoals terugplaatsing in de voorraad, afvoer of reparatie.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk om de efficiëntie en resultaten van inspecties te begrijpen. De beslissing heeft direct invloed op het terugbetalingsbedrag en het voorraadbeheer.

Waar vind je dit?

Als SAP QM wordt gebruikt, is dit een expliciete gebeurtenis in tabel QAVE (gebruiksbeslissing bij inspectieverwerking). Het tijdstip van de beslissing staat in QAVE-VDATUM. De koppeling met de levering staat in tabel QALS.

Vastleggen

Gebruik de datum van de gebruiksbeslissing (VDATUM) uit tabel QAVE, gekoppeld via de inspectiepartij (QALS-PRUEFLOS).

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit vindt plaats wanneer het fysieke retourartikel in het magazijn of verwerkingscentrum aankomt. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een goederenbewegingsdocument voor de retourlevering wordt geboekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: het bedrijf heeft het retourartikel nu in bezit. Vanaf dit moment kan de fysieke inspectie beginnen. De gebeurtenis beïnvloedt ook de voorraadnauwkeurigheid.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis kan worden afgeleid uit de status van de goederenbeweging voor de retourleveringsregel in tabel VBUP (bijvoorbeeld WBSTA = 'C'). De exacte timestamp staat in de kopgegevens van het materiaaldocument (MKPF-BUDAT) voor de bijbehorende goederenontvangst.

Vastleggen

Haal de boekingsdatum (BUDAT) uit tabel MKPF voor het materiaaldocument dat aan de retourlevering is gekoppeld.

Gebeurtenistype inferred
Retourorder aangemaakt
Deze activiteit markeert de start van het retourproces, wanneer een klant een product wil retourneren. De activiteit wordt vastgelegd zodra in SAP ECC een nieuw verkoopdocument van het type ‘Retour’ (bijvoorbeeld RE) wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het retourproces. Door de tijd vanaf deze activiteit tot andere activiteiten te analyseren, meet je de totale doorlooptijd en herken je vertragingen aan het begin van de verwerking.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis in tabel VBAK (kopgegevens verkoopdocument). De aanmaaktimestamp staat in VBAK-ERDAT en VBAK-ERZET voor het bijbehorende verkoopdocumentnummer (VBAK-VBELN) met ordertype VBAK-AUART = 'RE'.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (ERDAT, ERZET) uit tabel VBAK voor verkoopdocumenttype 'RE'.

Gebeurtenistype explicit
Retourorder verwerkt
Deze activiteit markeert het einde van het retourproces vanuit het perspectief van verkoop en distributie. Dit gebeurt wanneer alle regels van de retourorder volledig zijn verwerkt en afgesloten.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eind-event van het proces. De tijd tussen 'Retourorder aangemaakt' en deze activiteit is de totale doorlooptijd van de retourcase.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid event uit de statustabellen. Het wordt vastgelegd wanneer de algemene status van de verkoopdocumentkop (VBUK-GBSTK) wordt bijgewerkt naar 'C' (volledig verwerkt).

Vastleggen

Bepaal de timestamp in de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) waarop het statusveld VBUK-GBSTK verandert in 'C'.

Gebeurtenistype inferred
Blokkering retourorder opgeheven
Dit staat voor de goedkeuring van het retourverzoek, waarna het naar de volgende fase kan. Meestal wordt dit vastgelegd als een wijziging in de documentstatus of als het opheffen van een leverings- of factureringsblokkering.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal in de goedkeuring. Door te meten hoe lang het duurt om deze stap te bereiken, herken je bottlenecks in de autorisatie en goedkeuring van retouren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleide gebeurtenis op basis van wijzigingslogboeken voor het verkoopdocument. Controleer in tabellen CDHDR en CDPOS wijzigingen aan blokkeringsvelden in VBAK of VBAP, of aan statusvelden in VBUK/VBUP.

Vastleggen

Haal de timestamp waarop een relevante blokkeringsstatus is opgeheven uit de wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR/CDPOS).

Gebeurtenistype inferred
Creditnota vereffend
De openstaande creditpost op debiteuren wordt vereffend, meestal via een uitgaande betaling aan de klant. Dit event markeert de definitieve financiële afhandeling van de terugbetaling.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit bevestigt dat het bedrag is uitbetaald en rondt de financiële kant van het proces af. Vanuit het perspectief van de klant is dit het daadwerkelijke einde van de terugbetaling.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciet event uit de FI-module. De vereffeningsdatum van het boekhoudkundige document staat in de tabel BSEG (BSEG-AUGDT) bij de betreffende klantregel.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (AUGDT) uit de tabel BSEG of BSAD voor het boekhoudkundige document dat aan de creditnota is gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Creditnotaverzoek aangemaakt
Er wordt een creditnotaverzoek aangemaakt om de noodzaak van een terugbetaling formeel vast te leggen. In veel configuraties dient de retourorder zelf als creditnotaverzoek.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de formele start van de financiële afhandeling van het retourproces. De gebeurtenis vormt de aanleiding voor de daaropvolgende financiële goedkeuringen en documentaanmaak.

Waar vind je dit?

Dit kan een expliciete gebeurtenis in VBAK zijn voor een verkoopdocument van het type ‘Creditnotaverzoek’ (bijvoorbeeld CR). Het kan ook dezelfde gebeurtenis zijn als ‘Retourorder aangemaakt’ als het ordertype is ingesteld op facturering op basis van de order.

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (ERDAT) uit VBAK voor documenttype 'CR', of gebruik de gebeurtenis voor het aanmaken van de retourorder opnieuw.

Gebeurtenistype explicit
Retourlevering aangemaakt
Er wordt een leveringsdocument aangemaakt om de fysieke ontvangst van de retourgoederen te regelen. Deze gebeurtenis geeft aan dat de logistieke afhandeling van de retour is gestart.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de overgang van administratieve verwerking naar fysieke logistiek. Vertragingen kunnen de magazijnplanning en de totale doorlooptijd van de retour beïnvloeden.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis in tabel LIKP (kopgegevens levering). De aanmaaktimestamp staat in LIKP-ERDAT. De koppeling met de oorspronkelijke retourorder staat in tabel LIPS (LIPS-VGBEL).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp (ERDAT) uit tabel LIKP voor de levering die bij de retourorder hoort.

Gebeurtenistype explicit
Retourorderregel afgewezen
Een specifieke regel van de retourorder wordt afgewezen, tijdens de eerste beoordeling of na inspectie. Dit betekent dat de regel niet verder wordt verwerkt en er bijvoorbeeld geen terugbetaling volgt.
Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te analyseren, kun je ongeldige retourverzoeken opsporen en de communicatie over het retourbeleid verbeteren. Dit is een belangrijke procesroute die niet tot een terugbetaling leidt.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid event. Meestal wordt het vastgesteld wanneer voor de regel een unieke code voor de afwijzingsreden wordt ingevuld in de tabel VBAP (VBAP-ABGRU). De timestamp moet uit wijzigingslogboeken komen.

Vastleggen

Bepaal de timestamp in de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) waarop het veld VBAP-ABGRU wordt ingevuld voor een retourregel.

Gebeurtenistype inferred
Retourorderregel verwerkt
Een afzonderlijke regel in de retourorder wordt gemarkeerd als volledig verwerkt. Dit gebeurt meestal nadat alle logistieke en financiële vervolgdocumenten voor die regel zijn afgehandeld.
Waarom dit belangrijk is

Door op regelniveau te volgen, zie je welke producten of retourredenen de meeste vertraging veroorzaken. Zo krijg je een gedetailleerder beeld van de voortgang van het proces.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid event uit de statustabellen. Het wordt vastgelegd wanneer de algemene status van de verkoopdocumentregel (VBUP-GBSTK) wordt bijgewerkt naar 'C' (volledig verwerkt).

Vastleggen

Bepaal de timestamp in de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) waarop het statusveld VBUP-GBSTK verandert in 'C'.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template vandaag nog om data eenvoudiger te verzamelen en waardevolle inzichten in het retour- en terugbetalingsproces te krijgen.

Verbeter nu de verwerking van retouren en terugbetalingen

Maak de verwerking van retouren in SAP ECC efficiënter en verkort de doorlooptijd met 30%. Ga vandaag aan de slag.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.