Uw Data Template voor Retour- & Terugbetalingsverwerking

SAP ECC
Uw Data Template voor Retour- & Terugbetalingsverwerking

Uw Data Template voor Retour- & Terugbetalingsverwerking

Deze template biedt een gestructureerde gids voor het verzamelen van de benodigde data voor het analyseren van uw retouren- en terugbetalingsverwerking. Het schetst de essentiële attributes en activiteiten die u moet volgen, zodat u alle relevante events vastlegt voor een compleet procesbeeld. Daarnaast biedt het praktische begeleiding bij het extraheren van deze data uit uw bronsysteem. Hiermee kunt u uw data effectief voorbereiden op process mining en waardevolle inzichten verkrijgen.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Retouren- en Terugbetalingsproces Attributen

Dit zijn de aanbevolen data fields om op te nemen in uw event log voor een uitgebreide retouren- en terugbetalingsanalyse.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van een specifieke business event of stap die binnen het retourenproces heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

Deze attribute beschrijft een enkele, afzonderlijke actie of statuswijziging in de retourlevenscyclus, zoals 'Return Order Created', 'Goods Receipt Posted', of 'Credit Memo Created'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de sequentie en frequentie van deze activiteiten helpt bij het identificeren van de meest voorkomende procespaden, afwijkingen en rework loops. Het is cruciaal voor het begrijpen van wat er binnen een case gebeurt en in welke volgorde, en vormt de basis voor alle process mining analyse.

Het belang

Activiteiten definiëren de stappen in het proces. Het analyseren van hun volgorde, duur en frequentie vormt de kern van Process Mining en onthult hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Vindplaats

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals VBUK/VBUP, documentaanmaak-events (bijv. in VBAK, LIKP, VBRK), of wijzigingslogs in CDHDR/CDPOS-tabellen.

Voorbeelden
Retouropdracht aangemaaktGoederenontvangst geboektCreditnota aangemaaktItem van retouropdracht voltooid
Retourcase ID
ReturnCaseId
De unieke identificatie voor een retouraanvraag van een klant, die alle gerelateerde activiteiten en documenten koppelt.
Omschrijving

De Return Case ID dient als de primaire sleutel voor het volgen van de gehele levenscyclus van een retourproces, van initiatie tot afsluiting. Elke ID komt overeen met een specifieke klantretour, inclusief alle bijbehorende events zoals ordercreatie, levering, inspectie en creditnota-verwerking.

In procesanalyse is deze attribute fundamenteel voor het construeren van de proceskaart. Het stelt het systeem in staat om individuele events te groeperen in end-to-end case journeys, waardoor de analyse van procesvarianten, cyclustijden en knelpunten voor elke afzonderlijke retourcase mogelijk is.

Het belang

Dit is de essentiële case-identificatie die alle stappen van een retourreis met elkaar verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end procesflow en prestaties te analyseren.

Vindplaats

Dit is doorgaans het Return Order nummer uit de Sales and Distribution (SD) module. Te vinden in tabel VBAK (Sales Document Header Data), veld VBELN, waarbij de documentcategorie (VBAK-VBTYP) 'H' is voor retouren.

Voorbeelden
600001236000045660000789
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Deze timestamp markeert het precieze moment waarop een business event plaatsvond. Het wordt vastgelegd voor elke activiteit in het proces en biedt de chronologische sequentie van events binnen een case.

Event Time is kritiek voor alle tijdgebaseerde analyse, inclusief het berekenen van cyclustijden tussen activiteiten, het identificeren van knelpunten waar tijd wordt besteed aan wachten, en het meten van de totale case duur. Het maakt prestatieanalyse en compliance-checks tegen service level agreements (SLA's) mogelijk.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle duren, het analyseren van procesprestaties, het identificeren van knelpunten en het begrijpen van de tijdlijn van elke retourcase.

Vindplaats

Afkomstig van diverse datum- en tijdvelden in SAP-tabellen. Voor aanmaakevents zijn dit vaak de velden ERDAT en ERZET (bijv. in VBAK). Voor wijzigingsevents zijn dit UDATE en UTIME in de CDHDR-tabel.

Voorbeelden
2023-04-15T10:22:05Z2023-04-16T14:01:30Z2023-04-18T09:15:00Z
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Omschrijving

Deze attribute identificeert de herkomst van de data, wat essentieel is in omgevingen met meerdere systemen. Het biedt context en helpt data-lineage en -integriteit te waarborgen.

Voor analyse wordt het gebruikt om data te segmenteren of te filteren bij het combineren van processen uit verschillende bronsystemen. Het bevestigt dat de events afkomstig zijn van de verwachte applicatie, in dit geval SAP ECC.

Het belang

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor data governance en voor analyses die meerdere bedrijfssystemen omvatten.

Vindplaats

Dit is een statische waarde die is gedefinieerd tijdens data-extractie om de specifieke SAP ECC instance (bijv. 'ECC_PROD_100') te identificeren.

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODSAPECC_FINANCE_200
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit proces voor het laatst is ververst.
Omschrijving

Deze attribute legt de datum en tijd vast van de meest recente data-extractie of update. Het biedt transparantie over de actualiteit van de geanalyseerde data.

In analyse is dit belangrijk voor het begrijpen van de tijdigheid van de inzichten. Gebruikers kunnen zien hoe actueel de data is, wat de relevantie van eventuele bevindingen beïnvloedt, vooral voor het monitoren van lopende operaties.

Het belang

Geeft de actualiteit van de data aan, en waarborgt dat gebruikers begrijpen hoe actueel de procesanalyse is en wanneer de volgende update kan worden verwacht.

Vindplaats

Dit is een metadata attribute die wordt gevuld met de execution timestamp van de data-extractie job.

Voorbeelden
2023-05-20T02:00:00Z2023-05-21T02:00:00Z
Aangevraagd terugbetalingsbedrag
RequestedRefundAmount
De verwachte waarde van de terugbetaling, doorgaans gebaseerd op de nettowaarde van het(de) geretourneerde artikel(en).
Omschrijving

Deze attribute vertegenwoordigt de initiële monetaire waarde van de retour, zoals vastgelegd in de retouropdracht. Het dient als de basis voor financiële analyse en reconciliatie.

Dit bedrag wordt vergeleken met de 'Actual Refund Amount' om discrepanties bij te houden, een belangrijke metric voor het 'Refund Amount Discrepancy Tracking' dashboard. Het analyseren van deze waarde helpt bij het monitoren van de financiële impact van retouren en het identificeren van potentiële issues in de prijsbepaling of creditberekening.

Het belang

Stelt de initiële financiële waarde van de retour vast, wat cruciaal is voor het bijhouden van financiële discrepanties en het begrijpen van de totale waarde van geretourneerde goederen.

Vindplaats

Deze waarde is doorgaans de nettowaarde van het itemniveau van de retouropdracht. Te vinden in tabel VBAP, veld NETWR.

Voorbeelden
150.0049.991250.75
Materiaalnummer
MaterialNumber
De unieke identificatie voor het product dat wordt geretourneerd.
Omschrijving

Het Material Number, of SKU, specificeert het exacte artikel dat bij de retour is betrokken. Dit maakt gedetailleerde analyse op productniveau mogelijk.

Door retouren per Material Number te analyseren, kunnen bedrijven producten identificeren met hoge retourpercentages, wat kan duiden op kwaliteitsproblemen, onnauwkeurige beschrijvingen of fabricagefouten. Het is essentieel voor dashboards zoals 'Inventory Impact of Returns' en voor het begrijpen hoe verschillende producten door het retourenproces bewegen.

Het belang

Identificeert welke producten worden geretourneerd, en benadrukt potentiële problemen met kwaliteitscontrole of onnauwkeurige productbeschrijvingen.

Vindplaats

Gevonden in de Sales Document Item-tabel VBAP, veld MATNR.

Voorbeelden
RM-1025FG-2050-BACC-5591
Retourkanaal
ReturnChannel
Het kanaal waarlangs de retour is geïnitieerd, zoals online, in de winkel of via een callcenter.
Omschrijving

Deze attribute specificeert de oorsprong of innamemethode voor de retouraanvraag. Het helpt onderscheid te maken tussen retouren geïnitieerd via een webportal, een fysieke winkel of via een klantenservicemedewerker.

Het segmenteren van het proces per Retourkanaal is cruciaal voor het begrijpen van operationele verschillen en resource-allocatie. Zo kunnen retouren in de winkel snellere inspectietijden hebben, maar andere documentatiestappen vergeleken met online retouren. Dit is een belangrijke dimensie voor het 'Returns Process Throughput Trends' dashboard.

Het belang

Onderscheidt hoe retouren worden geïnitieerd, wat vaak de processtroom, resourcebehoeften en doorlooptijden voor verschillende kanalen beïnvloedt.

Vindplaats

Dit is vaak geen standaard SAP ECC-veld en moet mogelijk worden afgeleid uit een aangepast veld (bijv. in VBAK) of worden afgeleid uit andere data, zoals de Sales Organization (VKORG) of Distribution Channel (VTWEG). Raadpleeg de SAP ECC-documentatie voor specifieke implementatie.

Voorbeelden
Online portaalIn de winkelCallcenter
Retourreden
ReturnReason
De reden code die de klant heeft opgegeven voor het retourneren van het artikel.
Omschrijving

Deze attribute geeft aan waarom een product werd geretourneerd, met behulp van vooraf gedefinieerde reden codes in SAP. Voorbeelden zijn 'Beschadigd tijdens transport', 'Verkeerd artikel verzonden', of 'Past niet'.

Dit is een kritieke dimensie voor root cause analyse. Door de proceskaart of KPI's te filteren op Return Reason, kunnen analisten identificeren of bepaalde redenen geassocieerd zijn met langere verwerkingstijden, hogere inspectiefoutpercentages of specifieke procesafwijkingen. Dit inzicht kan verbeteringen stimuleren in productkwaliteit, logistiek of verkoopprocessen.

Het belang

Verklaart waarom retouren plaatsvinden, waardoor root cause-analyse mogelijk wordt om retourpercentages te verminderen door problemen met productkwaliteit, verzending of beschrijving aan te pakken.

Vindplaats

Gevonden in de Sales Document Item-tabel VBAP, veld ABGRU (Reden voor afwijzing van verkoopdocumenten).

Voorbeelden
001 - Beschadigd product002 - Verkeerd product005 - Te laat aangekomen
Verwerkingsagent
ProcessingAgent
De user ID van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Deze attribute legt de gebruikersnaam vast van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap, zoals het aanmaken van de retouropdracht of het boeken van de goederenontvangst. Het wordt vaak aangeduid als de 'Changed By' of 'Created By' gebruiker.

Analyse per Processing Agent is essentieel voor prestatiemanagement en resourceanalyse. Het helpt bij het identificeren van toppresteerders, agents die mogelijk aanvullende training nodig hebben, en de werkverdeling binnen een team. Het wordt gebruikt in dashboards zoals 'Agent Return Processing Performance' om cyclustijden en doorvoer te vergelijken.

Het belang

Volgt gebruikersbetrokkenheid, waardoor analyse van teamprestaties, werkverdeling en identificatie van trainingsbehoeften of best practices mogelijk is.

Vindplaats

Doorgaans te vinden in velden zoals ERNAM (Created by) of AENAM (Changed by) in headertabellen zoals VBAK, LIKP, VBRK. Voor change events is het USERNAME in CDHDR.

Voorbeelden
CBURNSDSCRANTONJHALPERT
Werkelijk terugbetalingsbedrag
ActualRefundAmount
Het uiteindelijke bedrag dat aan de klant is gecrediteerd, zoals geboekt in de financiële documenten.
Omschrijving

Deze attribute is de definitieve, bevestigde terugbetalingswaarde die werd verwerkt en geboekt in het boekhoudsysteem. Dit bedrag kan afwijken van het aangevraagde bedrag als gevolg van restocking fees, aanpassingen gebaseerd op de artikelconditie, of andere beleidstoepassingen.

Dit is een kritieke attribute voor het 'Refund Amount Discrepancy Tracking' dashboard. Het vergelijken hiervan met het aangevraagde bedrag helpt bij het identificeren van systemische problemen in het terugbetalingsberekenings- en goedkeuringsproces, wat de financiële nauwkeurigheid waarborgt.

Het belang

Vertegenwoordigt het uiteindelijke financiële resultaat van de retour. Het vergelijken hiervan met het aangevraagde bedrag helpt de nauwkeurigheid te waarborgen en financiële lekken te identificeren.

Vindplaats

Afkomstig van het financiële document dat is gekoppeld aan de creditnota. Doorgaans te vinden in de BSEG-tabel (Accounting Document Segment), veld WRBTR (Amount in document currency), voor de relevante G/L-boekhouding.

Voorbeelden
150.0045.001200.75
Bedrijfscode
CompanyCode
De juridische entiteit of het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de transactie.
Omschrijving

De Company Code vertegenwoordigt een op zichzelf staande boekhoudkundige eenheid binnen SAP. Alle financiële transacties, inclusief retouren en terugbetalingen, worden geboekt op een specifieke company code.

Deze attribute is essentieel voor financiële rapportage en voor het segmenteren van het proces in multinationale of multi-entiteitsorganisaties. Analyse per Company Code maakt vergelijking van de prestaties van het retourenproces tussen verschillende juridische entiteiten binnen de onderneming mogelijk.

Het belang

Maakt filtering en vergelijking van retourprocessen mogelijk over verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie heen, wat cruciaal is voor financiële analyse.

Vindplaats

Gevonden in de Sales Document Header-tabel VBAK, veld BUKRS_VF (Bedrijfscode voor facturering).

Voorbeelden
10002000US01
Creditnotanummer
CreditMemoNumber
De unieke identificatie voor het creditnota-document dat voor de terugbetaling is uitgegeven.
Omschrijving

De Credit Memo is het officiële factureringsdocument in SAP dat de aan de klant te betalen terugbetaling formaliseert. Dit nummer identificeert dat financiële document uniek.

Deze attribute is essentieel voor financiële reconciliatie en voor het volgen van het proces van de operationele retour tot de financiële afwikkeling. Het dient als een belangrijke mijlpaal in het proces en wordt gebruikt om gerelateerde boekhoudkundige documenten te vinden voor attributes zoals 'Actual Refund Amount'.

Het belang

Biedt een directe link naar het financiële document dat de terugbetaling aan de klant autoriseert, wat essentieel is voor financiële auditing en reconciliatie.

Vindplaats

De creditnota is een factureringsdocument. Het nummer ervan is te vinden in de VBRK-tabel (Billing Document: Header Data), veld VBELN. De link wordt gevonden via de documentflow van de retouropdracht.

Voorbeelden
900011229000334490005566
End-to-End Cyclustijd
EndToEndCycleTime
De totale verstreken tijd van de eerste tot de laatste activiteit voor een retourcase.
Omschrijving

Dit is een case-level metric berekend als de duur tussen de allereerste event (bijv. 'Return Order Created') en de uiteindelijke event (bijv. 'Return Order Completed' of 'Credit Memo Cleared'). Het vertegenwoordigt de totale tijd die een retour in het proces doorbrengt.

Dit is een primaire key performance indicator voor de algehele procesefficiëntie. Het wordt gebruikt in trendanalyse en benchmarking om verbeteringen over tijd te volgen. Het analyseren van de distributie van deze metric helpt bij het identificeren van de factoren, zoals producttype of retourreden, die correleren met langere of kortere afhandelingstijden.

Het belang

Meet de totale duur van het retourproces, en biedt een belangrijke indicator voor de algehele procesefficiëntie en klantervaring.

Vindplaats

Dit is een berekende metric. Het is de timestamp van de laatste activiteit in een case min de timestamp van de eerste activiteit.

Voorbeelden
5 dagen 4 uur12 dagen 8 uur3 dagen 2 uur
Klant-ID
CustomerId
De unieke identificatie voor de klant die de retour initieert.
Omschrijving

Deze attribute identificeert de specifieke klant (de 'Sold-to Party' in SAP-termen) die het product retourneert. Het koppelt de retourtransactie aan de klant stamdata.

Analyse per Customer ID helpt bij het identificeren van klanten met frequente retouren, wat kan duiden op ontevredenheid of mogelijk misbruik van het retourbeleid. Het kan ook worden gebruikt met klantsegmentatie data om te begrijpen of bepaalde klantgroepen verschillend retourgedrag of proceservaringen hebben.

Het belang

Koppelt retouren aan specifieke klanten, waardoor analyse van klantgedrag, identificatie van herhaalde retouren en impact op klantrelaties mogelijk wordt.

Vindplaats

Gevonden in de Sales Document Header-tabel VBAK, veld KUNNR (Verkoop aan partij).

Voorbeelden
CUST-100432CUST-203991CUST-831102
Naleving retourbeleid
ReturnPolicyAdherence
Een vlag die aangeeft of de retour voldoet aan alle gedefinieerde bedrijfsregels en -beleid.
Omschrijving

Deze berekende boolean attribute geeft aan of een retourcase het standaard, voorgeschreven bedrijfsbeleid heeft gevolgd. De logica kan het controleren van meerdere voorwaarden omvatten, zoals of de retour is geïnitieerd binnen de toegestane termijn, of de reden code geldig is voor het product, of dat managergoedkeuring is verkregen voor een uitzondering.

Deze attribute drijft het 'Return Approval Policy Compliance' dashboard aan. Het maakt directe meting van de compliance rate mogelijk en helpt bij het identificeren welke beleidsregels het meest frequent worden omzeild, wat gerichte procesverbetering of training mogelijk maakt.

Het belang

Meet compliance tegen bedrijfsregels, helpt om beleid consistent af te dwingen en gevallen te identificeren die speciale beoordeling of goedkeuring vereisen.

Vindplaats

Dit is een afgeleide attribute gebaseerd op een set bedrijfsregels. Bijvoorbeeld: (Return Initiation Date - Original Purchase Date) <= 30 dagen AND ReturnReason IS NOT NULL.

Voorbeelden
truefalse
Origineel verkoopdocument
OriginalSalesDocument
Het nummer van de oorspronkelijke verkooporder waartegen de retour wordt gedaan.
Omschrijving

Deze attribute biedt een directe link terug naar de initiële aankoop van de klant. Het is een referentiedocument dat de retour koppelt aan de oorspronkelijke transactiedetails.

Het hebben van deze link is uiterst waardevol voor diepgaandere analyse. Het stelt analisten in staat te onderzoeken waarom verkopen van bepaalde orders worden geretourneerd, om de oorspronkelijke prijzen en voorwaarden te controleren, en om de complete klant order-tot-retour levenscyclus te begrijpen. Het kan helpen vragen te beantwoorden over de vraag of producten die via specifieke campagnes of kanalen zijn verkocht hogere retourpercentages hebben.

Het belang

Koppelt de retour aan de oorspronkelijke verkoop, waardoor een compleet overzicht van de klanttransactie en een diepere root cause-analyse mogelijk wordt.

Vindplaats

Deze referentie is opgeslagen op itemniveau van de retouropdracht. Het is te vinden in tabel VBAP, veld VGBEL (Document number of the reference document).

Voorbeelden
100034561000987110012345
Status retouropdracht
ReturnOrderStatus
De algehele verwerkingsstatus van de retouropdrachtcase.
Omschrijving

Deze attribute geeft een momentopname van de huidige status van de retourcase, zoals 'Open', 'In Process' of 'Completed'. Het is afgeleid van de combinatie van statussen op header- of itemniveau van het verkoopdocument.

In analyse is deze attribute nuttig voor het filteren van cases om zich te concentreren op actieve of voltooide retouren. Het kan helpen bij het monitoren van de algehele werkbelasting en voortgang van open cases en biedt een high-level resultaat voor elke retourreis.

Het belang

Biedt een overzicht op hoog niveau van waar een case zich bevindt in zijn levenscyclus, waardoor filtering en analyse van open, lopende of gesloten retouren mogelijk is.

Vindplaats

Afgeleid van de statusvelden in tabellen VBUK (Header Status) en VBUP (Item Status). Bijvoorbeeld, VBUK-GBSTK is de algemene verwerkingsstatus van het document.

Voorbeelden
OpenIn VerwerkingVoltooid
Terugbetaling SLA Doeldatum
RefundSLATargetDate
De datum waarop de terugbetaling naar verwachting zal worden verwerkt volgens de service level agreements.
Omschrijving

Deze attribute definieert de deadline voor het voltooien van het terugbetalingsproces voor een gegeven retourcase. Het wordt doorgaans berekend op basis van bedrijfsregels, zoals '5 werkdagen na goederenontvangst'.

Deze doeldatum is de benchmark waartegen de feitelijke prestaties worden gemeten. Het is de kerncomponent voor het 'Refund Processing SLA Compliance' dashboard, waardoor het bedrijf de naleving van klantafspraken kan monitoren en cases kan identificeren die het risico lopen hun SLA te overschrijden.

Het belang

Stelt de prestatietarget voor het verwerken van terugbetalingen vast, waardoor het bedrijf de SLA-compliance kan meten en rapporteren en achterstallige cases kan prioriteren.

Vindplaats

Dit is doorgaans geen standaard SAP-veld en zou moeten worden afgeleid op basis van bedrijfsregels. Het kan worden berekend uit een sleuteldatumveld (bijv. goederenontvangstdatum uit MKPF) plus een geconfigureerde duur. Raadpleeg de SAP ECC-documentatie of bedrijfsvereisten.

Voorbeelden
2023-04-25T23:59:59Z2023-04-28T23:59:59Z2023-05-02T23:59:59Z
Verschil in terugbetalingsbedrag
RefundAmountDiscrepancy
Het berekende verschil tussen de daadwerkelijke en aangevraagde terugbetalingsbedragen.
Omschrijving

Deze berekende metric kwantificeert het monetaire verschil tussen wat initieel werd aangevraagd in de retouropdracht en wat uiteindelijk werd uitgegeven in de creditnota. Een positieve waarde kan duiden op een gedeeltelijke terugbetaling, terwijl een negatieve waarde ongebruikelijk is, maar een overbetaling zou kunnen aangeven.

Deze attribute is de belangrijkste maatstaf voor het 'Refund Amount Discrepancy Tracking' dashboard. Het helpt om snel cases met financiële afwijkingen te identificeren en te analyseren, die te wijten kunnen zijn aan beoordelingen van de artikelconditie, restocking fees of fouten. Het monitoren hiervan helpt financiële controle en naleving van het beleid te waarborgen.

Het belang

Meet direct financiële afwijkingen in het terugbetalingsproces, helpt bij het identificeren van beleidsnon-compliance, verwerkingsfouten of financieel lek.

Vindplaats

Berekend veld: ActualRefundAmount - RequestedRefundAmount.

Voorbeelden
0.00-4.99-50.00
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of faciliteit waar het geretourneerde artikel wordt ontvangen en verwerkt.
Omschrijving

De Plant in SAP vertegenwoordigt een fysieke locatie, zoals een magazijn of distributiecentrum, waar goederen worden verwerkt. Voor retouren is dit doorgaans de locatie waar het artikel wordt ontvangen en geïnspecteerd.

Analyse van het proces per Plant helpt bij het identificeren van prestatieverschillen tussen verschillende faciliteiten. Het kan benadrukken welke magazijnen efficiënter zijn in artikelinspectie of een hogere doorvoer hebben, ter ondersteuning van het 'Item Inspection Throughput & Efficiency' dashboard.

Het belang

Identificeert de fysieke locatie die de retour verwerkt, waardoor prestatievergelijking tussen verschillende magazijnen of distributiecentra mogelijk wordt.

Vindplaats

Gevonden op itemniveau in de retourorder, tabel VBAP, veld WERKS.

Voorbeelden
PL01WH02DC05
Voldoet aan SLA
IsSLACompliant
Een vlag die aangeeft of de terugbetaling binnen de afgesproken service level agreement (SLA) is verwerkt.
Omschrijving

Dit is een berekende boolean attribute die de werkelijke datum van de activiteit 'Refund Processed' vergelijkt met de 'Refund SLA Target Date'. Het resultaat is 'true' als de terugbetaling op tijd is voltooid en 'false' in andere gevallen.

Deze attribute vereenvoudigt analyse en rapportage door een duidelijke, binaire uitkomst te bieden voor de SLA-prestaties van elke case. Het wordt gebruikt om de algehele 'Refund Processing SLA Compliance' rate te berekenen en maakt eenvoudig filteren mogelijk om niet-compliant cases te isoleren en te analyseren.

Het belang

Biedt een duidelijke, binaire indicator van de SLA-prestaties voor elke case, waardoor compliance-monitoring en -rapportage worden vereenvoudigd.

Vindplaats

Dit is een berekende attribute. De logica is: 'Refund Processed' EventTime <= RefundSLATargetDate.

Voorbeelden
truefalse
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Retouren- en Terugbetalingsproces Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesdiscovery.
6 Aanbevolen 6 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Creditnota aangemaakt
Een factuurdocument (creditnota) wordt gegenereerd om de financiële creditering aan de klant te autoriseren. Dit is het officiële financiële document dat het terugbetalingsbedrag formaliseert.
Het belang

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal in het proces. Het analyseren van de tijd om de creditnota aan te maken helpt bij het identificeren van vertragingen in de financiële documentverwerking na goederenontvangst en inspectie.

Vindplaats

Dit is een expliciete event vastgelegd in de VBRK-tabel (Billing Document Header). De creation date is VBRK-ERDAT. De creditnota is gekoppeld aan de retouropdracht of creditnota-aanvraag in de documentflow.

Vastleggen

Gebruik creation timestamp (ERDAT) uit de VBRK-tabel voor het relevante factureringsdocument.

Gebeurtenistype explicit
Creditnota geboekt naar FI
De creditnota wordt vrijgegeven aan de financiële boekhouding, waardoor het een officiële debiteurenboeking wordt. Deze stap triggert het daadwerkelijke terugbetalingsproces aan de klant.
Het belang

Deze activiteit markeert het punt waarop de terugbetaling financieel wordt erkend door het bedrijf. Vertragingen tussen het aanmaken en boeken van de creditnota kunnen de daadwerkelijke terugbetaling aan de klant vertragen.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event, geïdentificeerd wanneer de posting status in de billing document header (VBRK-RFBSK) wordt bijgewerkt naar 'C' (Posting document has been created). De daadwerkelijke accounting document creation date bevindt zich in de BKPF-tabel.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer VBRK-RFBSK is ingesteld op 'C', of gebruik de aanmaakdatum (CPUDT) uit het gekoppelde BKPF boekhoudkundige document.

Gebeurtenistype inferred
Gebruiksbeslissing genomen
Na inspectie neemt een kwaliteitsingenieur of inspecteur een formele beslissing over de conditie van het geretourneerde item. Deze beslissing bepaalt het verdere proces, zoals terug naar voorraad, afschrijven of reparatie.
Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor het begrijpen van de inspectie-efficiëntie en de resultaten ervan. De beslissing heeft directe invloed op het terugbetalingsbedrag en het voorraadbeheer.

Vindplaats

Indien SAP QM wordt gebruikt, is dit een expliciet event vastgelegd in tabel QAVE (Gebruiksbeslissing inspectieverwerking). De beslissingstijd wordt opgeslagen in QAVE-VDATUM. De koppeling naar de levering bevindt zich in tabel QALS.

Vastleggen

Gebruik de usage decision date (VDATUM) uit de QAVE-tabel, gekoppeld via de inspectielot (QALS-PRUEFLOS).

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit vindt plaats wanneer het geretourneerde fysieke artikel wordt ontvangen in het magazijn of verwerkingscentrum. Het wordt vastgelegd door het boeken van een goederenbewegingsdocument tegen de retourlevering.
Het belang

Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat het bedrijf het geretourneerde item in bezit heeft genomen. Het is het startpunt voor fysieke inspectie en beïnvloedt de voorraadnauwkeurigheid.

Vindplaats

Deze event kan worden afgeleid uit de goederenbewegingsstatus van het retourleveringsitem in de VBUP-tabel (bijv. WBSTA = 'C'). De exacte timestamp bevindt zich in de materiaaldocumentheader (MKPF-BUDAT) voor de corresponderende goederenontvangst.

Vastleggen

Vind de boekingsdatum (BUDAT) uit tabel MKPF voor het materiaaldocument dat is gekoppeld aan de retourlevering.

Gebeurtenistype inferred
Retouropdracht aangemaakt
Deze activiteit markeert de initiatie van het retourenproces wanneer een klant een product wil retourneren. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuw verkoopdocument van het type 'Return' (bijv. RE) wordt aangemaakt in SAP ECC.
Het belang

Dit is de primaire start event voor het retourenproces. Het analyseren van de tijd van deze activiteit tot andere helpt bij het meten van de totale cyclustijd en het identificeren van initiële verwerkingsvertragingen.

Vindplaats

Dit is een expliciete event vastgelegd in de VBAK-tabel (Sales Document Header). De creation timestamp is opgeslagen in VBAK-ERDAT en VBAK-ERZET voor het corresponderende verkoopdocumentnummer (VBAK-VBELN) met ordertype VBAK-AUART = 'RE'.

Vastleggen

Gebruik creation timestamp (ERDAT, ERZET) uit de VBAK-tabel voor verkoopdocumenttype 'RE'.

Gebeurtenistype explicit
Retouropdracht voltooid
Deze activiteit markeert het einde van het retourenproces vanuit een verkoop- en distributieperspectief. Het vindt plaats wanneer alle regelitems op de retouropdracht volledig zijn verwerkt en afgesloten.
Het belang

Dit is de primaire eind event voor het proces. Het meten van de tijd van 'Return Order Created' tot deze activiteit geeft de end-to-end cyclustijd voor de retourcase.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event uit de statustabellen. Het wordt vastgelegd wanneer de algehele status van de verkoopdocumentheader (VBUK-GBSTK) wordt bijgewerkt naar 'C' (Completely processed).

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) wanneer het headerstatusveld VBUK-GBSTK verandert naar 'C'.

Gebeurtenistype inferred
Blok voor retouropdracht verwijderd
Vertegenwoordigt de goedkeuring van de retouraanvraag, waardoor deze naar de volgende fase kan gaan. Dit wordt doorgaans vastgelegd door een wijziging in de documentstatus of het verwijderen van een leverings- of factureringsblokkering.
Het belang

Deze activiteit is een kritieke goedkeuringsmijlpaal. Het meten van de tijd die nodig is om deze stap te bereiken, helpt bij het identificeren van knelpunten in het retourautorisatie- en goedkeuringsproces.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event, afgeleid van changelogs voor het verkoopdocument. Controleer de tabellen CDHDR en CDPOS op wijzigingen in blokvelden in VBAK of VBAP, of statusvelden in VBUK/VBUP.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR/CDPOS) wanneer een relevante blokkeringsstatus wordt verwijderd.

Gebeurtenistype inferred
Creditnota afgeboekt
De openstaande creditpost in de debiteuren wordt afgeboekt, doorgaans door een uitgaande betaling aan de klant. Deze event markeert de definitieve financiële afsluiting van de terugbetaling.
Het belang

Deze activiteit bevestigt de cash-out event en voltooit de financiële kant van het proces. Het is het ware einde van de terugbetalingsreis vanuit het perspectief van de klant.

Vindplaats

Dit is een expliciete event uit de FI module. De clearing date voor het boekhoudkundige document is opgeslagen in de BSEG-tabel (BSEG-AUGDT) voor het corresponderende klantregelitem.

Vastleggen

Gebruik de clearing date (AUGDT) uit de BSEG- of BSAD-tabel voor het boekhoudkundige document dat is gekoppeld aan de creditnota.

Gebeurtenistype explicit
Creditnota-aanvraag aangemaakt
Een creditnota-aanvraag wordt aangemaakt om de behoefte aan een terugbetaling formeel vast te leggen. In veel configuraties dient de retourorder zelf als creditnota-aanvraag.
Het belang

Dit is de formele start van het financiële afwikkelingsdeel van het retourenproces. Het vormt een trigger voor daaropvolgende financiële goedkeuringen en documentcreatie.

Vindplaats

Dit kan een expliciete event zijn in VBAK voor een verkoopdocument van het type 'Credit Memo Request' (bijv. CR), of het kan dezelfde event zijn als 'Return Order Created' als het ordertype is geconfigureerd voor ordergerelateerde facturering.

Vastleggen

Gebruik creation timestamp (ERDAT) uit VBAK voor documenttype 'CR', of hergebruik de retouropdracht creation event.

Gebeurtenistype explicit
Item van retouropdracht afgewezen
Een specifiek item op de retourorder wordt afgewezen, hetzij tijdens de initiële beoordeling, hetzij na inspectie. Dit betekent dat er voor dit item geen verdere verwerking, zoals een terugbetaling, zal plaatsvinden.
Het belang

Het analyseren van afwijzingen helpt bij het identificeren van ongeldige retouraanvragen en kan de communicatie over klantbeleid informeren. Het is een belangrijk pad in het proces dat niet leidt tot een terugbetaling.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event. Het wordt doorgaans vastgelegd door een unieke 'Reason for Rejection' code die is ingesteld voor het item in de VBAP-tabel (VBAP-ABGRU). De timestamp moet worden verkregen uit changelogs.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) wanneer het VBAP-ABGRU-veld wordt gevuld voor een retouritem.

Gebeurtenistype inferred
Item van retouropdracht voltooid
Een individueel regelitem binnen de retourorder wordt als volledig verwerkt gemarkeerd. Dit gebeurt doorgaans nadat alle logistieke en financiële vervolgdocumenten voor dat item zijn voltooid.
Het belang

Tracking op itemniveau helpt bij het identificeren welke producten of retourredenen de langste vertragingen veroorzaken. Het biedt een meer gedetailleerd beeld van de procesvoltooiing.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event uit de statustabellen. Het wordt vastgelegd wanneer de algehele status van het verkoopdocumentitem (VBUP-GBSTK) wordt bijgewerkt naar 'C' (Completely processed).

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) wanneer het itemstatusveld VBUP-GBSTK verandert naar 'C'.

Gebeurtenistype inferred
Retourlevering aangemaakt
Een leveringsdocument wordt gegenereerd om de fysieke ontvangst van de geretourneerde goederen te beheren. Dit event betekent dat het logistieke proces voor de retour is gestart.
Het belang

Volgt de overgang van administratieve verwerking naar fysieke logistiek. Vertragingen hier kunnen van invloed zijn op magazijnplanning en de totale retourcyclustijd.

Vindplaats

Dit is een expliciete event vastgelegd in de LIKP-tabel (Delivery Header). De creation timestamp bevindt zich in LIKP-ERDAT. De link naar de bron-retouropdracht is te vinden in de LIPS-tabel (LIPS-VGBEL).

Vastleggen

Gebruik creation timestamp (ERDAT) uit de LIKP-tabel voor de levering die is gekoppeld aan de retouropdracht.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP ECC