Uw Contractbeheer Data Template

De Contract ID dient als de definitieve case-identificatie, die alle events en activities met betrekking tot een specifiek contract uniek koppelt. Elke record in de event log komt overeen met een actie die op een contract is uitgevoerd, en deze ID groepeert die acties samen.

In process mining-analyse is dit attribute fundamenteel voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elk contract. Het maakt de visualisatie van processtromen, de berekening van doorlooptijden van aanvraag tot uitvoering, en segmentatie van de analyse mogelijk op basis van individuele contractkenmerken.

Dit is de essentiële sleutel voor het volgen van het volledige traject van een contract. Zonder deze kunt u de end-to-end processtroom niet analyseren of case-level KPI's berekenen.

Dit is doorgaans de primaire sleutel van de hoofdtabel 'Contracten' in Agiloft.

Dit attribuut beschrijft de stap die in het proces is uitgevoerd, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling uitgevoerd' of 'Contract uitgevoerd/ondertekend'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de volgorde en frequentie van activiteiten helpt bij het identificeren van de belangrijkste processtroom, het ontdekken van afwijkingen of herwerkingslussen, en het vaststellen welke stappen het meest voorkomen of tijdrovend zijn. Het is essentieel voor het bouwen van dashboards zoals het 'Algemeen overzicht Contractlevenscyclus' en 'Varianten in het contractopstelproces'.

Activiteiten definiëren de stappen in uw process map. Dit attribute is vereist om de processtroom te visualiseren en te begrijpen welk werk wordt uitgevoerd.

Afgeleid van de actie of statuswijziging die is vastgelegd in de historie- of audittrail-tabellen van het contract in Agiloft.

Dit attribuut identificeert de oorsprong van de contractbeheerdata. Voor dit proces zal de waarde consequent 'Agiloft' zijn.

In bredere bedrijfsbrede analyses die data uit meerdere systemen combineren, is dit veld cruciaal voor dataherkomst en om te garanderen dat analyses correct zijn afgebakend. Het biedt context en traceerbaarheid voor de data.

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor datagovernance, troubleshooting en het integreren van data uit meerdere bronnen.

Dit is een statische waarde die moet worden toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces.

Dit attribuut geeft de timestamp van de meest recente data-extractie. Het is cruciaal om de actualiteit van de geanalyseerde data te begrijpen en voor het beheer van dataverversingsschema's.

Gebruikers vertrouwen op deze timestamp om te bevestigen dat zij actuele informatie bekijken en om het tijdsvenster van de analyse te begrijpen. Het is een cruciaal onderdeel van de metadata voor elke betrouwbare, datagedreven analyse.

Zorgt ervoor dat gebruikers weten hoe actueel de data is, wat essentieel is voor het nemen van tijdige en accurate zakelijke beslissingen.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces (Extractie, Transformatie en Loading van data).

Dit attribuut geeft de datum en tijd van elke activiteit die is vastgelegd in de contractgeschiedenis. Het legt de chronologische volgorde van gebeurtenissen vast, wat cruciaal is voor procesontdekking en -analyse.

De Starttijd wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, knelpunten te identificeren en cyclustijden te meten. Het is de basis voor vrijwel alle tijdsgebaseerde KPI's, zoals 'Gemiddelde Contractdoorlooptijd' en 'Gemiddelde Duur Goedkeuringsfase'.

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van gebeurtenissen, het berekenen van doorlooptijden en het analyseren van procesprestaties over tijd. Process mining is onmogelijk zonder deze.

Dit komt overeen met de timestamp van een actie die is vastgelegd in de contractgeschiedenis of audit trail-tabellen in Agiloft.

Dit attribuut geeft de afdelingscontext voor het contract, zoals 'Verkoop', 'Juridisch', 'Inkoop' of 'Financiën'. Deze informatie kan gekoppeld worden aan de contracteigenaar of aan de gebruiker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Deze dimensie is cruciaal voor het 'Contract Cycle Time Variability Factors' dashboard. Het maakt het mogelijk om de procesprestaties van verschillende afdelingen te filteren en te vergelijken, en zo te achterhalen of bepaalde afdelingen langere doorlooptijden, meer herwerk of afwijkende procespaden hebben. Zo kunt u bijvoorbeeld analyseren of contracten afkomstig van Verkoop langer duren tijdens de juridische beoordeling dan die van Inkoop.

Maakt prestatievergelijking tussen business units mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke procesproblemen of best practices.

Deze informatie kan worden samengevoegd uit gebruikersprofieltabellen of kan direct worden opgeslagen in het contractrecord in Agiloft.

Dit attribuut geeft de huidige fase van het contract aan, zoals 'Opstellen', 'In beoordeling', 'Uitgevoerd', 'Verlopen' of 'Beëindigd'. Het biedt een momentopname van waar het contract zich op elk gegeven moment bevindt.

In process mining definieert de statuswijziging in de loop van de tijd vaak de activiteiten zelf. Als een attribuut op caseniveau is het nuttig voor het filteren van analyses om alleen te focussen op actieve, uitgevoerde of verlopen contracten. Het ondersteunt direct het 'Aankomende Contractdeadlines & Status' dashboard.

Biedt een snel overzicht van de huidige fase van een contract, waardoor filtering en segmentatie mogelijk zijn voor analyse van lopende versus voltooide cases.

Dit is een standaard veld in de hoofdtabel 'Contracten' in Agiloft.

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale financiële waarde van het contract, of het nu om omzet, kosten of een verbintenis gaat. Deze waarde is vaak een sleutelfactor die de mate van controle en de complexiteit van het goedkeuringsproces beïnvloedt.

Contractwaarde is cruciaal voor het 'Executed Contract Value & Volume Trends' dashboard en maakt een financiële impactanalyse van procesprestaties mogelijk. Het kan ook worden gebruikt om contractwaarde te correleren met cyclustijd, en zo te laten zien of contracten met een hoge waarde aanzienlijk langer duren om te verwerken. Dit helpt bij het prioriteren van contracten met een hoge waarde en het optimaliseren van de bijbehorende workflows.

Plaatst het proces in een financiële context, wat waardegerichte analyse, prioritering en inzicht in de bedrijfsimpact van vertragingen mogelijk maakt.

Dit is een standaard veld in de hoofdtabel 'Contracten' in Agiloft.

Het Contracttype is een belangrijk categorisatieveld dat de aard en template van de overeenkomst definieert. Verschillende contracttypen volgen vaak afzonderlijke procesvarianten, hebben verschillende complexiteitsniveaus en betrekken verschillende belanghebbenden.

Dit attribute is essentieel voor vergelijkende analyse en is een primaire drijfveer voor de dashboards 'Contract Cycle Time Variability Factors' en 'Negotiation Redline Frequency'. Door het proces te segmenteren op contracttype, kunnen analisten ontdekken waarom bepaalde typen langer duren, meer revisies vereisen of vaker afwijken van het standaardproces.

Verklaart aanzienlijke variaties in procescomplexiteit, duur en risico. Het is een fundamenteel attribute voor zinvolle processegmentatie.

Dit is een standaard veld in de hoofdtabel 'Contracten' binnen Agiloft.

Waar de Starttijd aangeeft wanneer een activiteit begon, markeert de Eindtijd de voltooiing ervan. Het verschil tussen beide is de verwerkingstijd van die specifieke activiteit.

In process mining maakt het hebben van zowel Start- als Eindtijden een meer gedetailleerde analyse van resourcegebruik en wachttijden versus actieve werktijden mogelijk. Het kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen de tijd dat een juridische beoordeling actief werd behandeld en de tijd dat deze in een wachtrij stond. Dit ondersteunt de KPI 'Verwerkingstijd Juridische Beoordeling'.

Maakt de berekening van de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit mogelijk, door actieve werktijd te scheiden van wachttijd voor een preciezere bottleneck analyse.

In sommige systemen is dit direct beschikbaar. Vaak wordt het afgeleid als de Starttijd van de volgende activiteit in de case. Voor Agiloft moet het mogelijk worden afgeleid uit het audit trail.

Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van een bepaalde processtap, zoals de persoon die het contract heeft opgesteld of de advocaat die de juridische beoordeling heeft uitgevoerd. Het wordt doorgaans verkregen uit de gebruikersinformatie die is gekoppeld aan een actie in het audittrail van het systeem.

Analyse per gebruiker is essentieel voor het 'Werkbelastinganalyse van contractresources' dashboard, omdat het helpt bij het identificeren van werkverdeling, prestatieverschillen tussen personen, en mogelijkheden voor training. Het helpt ook bij het traceren van verantwoordelijkheid voor specifieke acties.

Maakt workload-analyse, prestatievergelijking en identificatie van resource-specifieke knelpunten of best practices mogelijk.

Doorgaans te vinden in de contractgeschiedenis- of audit trail-tabellen, gekoppeld aan de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht.

Dit attribuut identificeert de andere organisatie of persoon die het contract ondertekent. De tegenpartij kan het onderhandelingsproces, de tijdlijn en de voorwaarden van de overeenkomst aanzienlijk beïnvloeden.

Het analyseren van procesprestaties per tegenpartij is een belangrijk doel van de dashboards 'Variabiliteitsfactoren Contractdoorlooptijd' en 'Frequentie van onderhandelingen en herzieningen'. Het helpt bij het identificeren welke partners leiden tot langere onderhandelingen of meer herzieningen, waardoor op maat gemaakte onderhandelingsstrategieën en beter relatiebeheer mogelijk zijn.

Helpt te identificeren hoe verschillende externe partners de contractonderhandelingstijden en -complexiteit beïnvloeden, wat een betere forecasting en strategie mogelijk maakt.

Dit is een standaard veld in de hoofdtabel 'Contracten' of gekoppeld vanuit een 'Bedrijven/Accounts'-tabel in Agiloft.

De Einddatum is een cruciaal datumveld dat het einde van de actieve looptijd van een contract bepaalt. Het is essentieel voor het beheren van verlengingen, beëindigingen en het voorkomen van onbedoelde onderbrekingen of automatische verlengingen.

Dit attribuut is de hoeksteen van het 'Aankomende Contractdeadlines & Status' dashboard en de 'KPI voor percentage tijdige contractacties'. Het stelt de organisatie in staat om proactief gebeurtenissen rond het einde van de contractlooptijd te beheren, om ervoor te zorgen dat verlengingen of beëindigingen tijdig worden afgehandeld en gemiste deadlines worden voorkomen.

Essentieel voor proactief contractbeheer, zodat de organisatie gemiste deadlines voor verlengingen of beëindigingen kan voorkomen.

Dit is een standaard datumveld in de hoofdtabel 'Contracten' in Agiloft.

Dit attribuut houdt het aantal iteraties bij dat een contract doorloopt, met name tijdens de opstel- en onderhandelingsfasen. Een hoog aantal revisies duidt vaak op problemen met templates, complexe onderhandelingen of onduidelijke initiële vereisten.

Deze metric ondersteunt direct het 'Negotiation Redline Frequency' dashboard en de 'Contract Redline Frequency' KPI. Het analyseren van het aantal revisies helpt te identificeren welke contracttypen of tegenpartijen leiden tot de meeste heen-en-weer communicatie, wat inzichten biedt om het opstellen en onderhandelen te stroomlijnen.

Kwantificeert herstelwerk en de complexiteit van onderhandelingen, en helpt daarmee mogelijkheden te identificeren om de template-kwaliteit en onderhandelingsstrategieën te verbeteren.

Dit wordt doorgaans afgeleid door het aantal 'Contract Herzien/Aangepast' activiteiten te tellen voor elke contract-ID in de event log.

Dit attribuut specificeert welk standaard template, indien van toepassing, is gebruikt als startpunt voor het contract. Consistentie in het gebruik van templates is essentieel voor een efficiënt opstelproces.

Het analyseren van dit attribuut ondersteunt de KPI's 'Contract Drafting Rework Rate' en 'First-Pass Internal Approval Rate'. Door de prestaties van contracten die zijn opgesteld met verschillende templates, of helemaal zonder template, te vergelijken, kunnen organisaties vaststellen welke templates het meest effectief zijn en waar standaardisatie-inspanningen het meest nodig zijn.

Helpt bij het beoordelen van de effectiviteit van standaard templates en bevordert standaardisatie, wat de opsteltijd en rework aanzienlijk kan verminderen.

Dit kan een veld op het contractrecord in Agiloft zijn dat wordt gevuld wanneer een contract wordt aangemaakt vanuit een template.

Dit attribuut is een berekende metric die de totale verstreken tijd vertegenwoordigt voor een contract om door zijn kernlevenscyclus te gaan, doorgaans van 'Contractaanvraag geïnitieerd' tot 'Contract uitgevoerd/ondertekend'.

Dit is een primaire KPI voor procesprestaties, die direct de algehele efficiëntie meet. Het is de belangrijkste metric voor het 'Algemeen overzicht Contractlevenscyclus' dashboard en de 'Gemiddelde Contract Cycle Time' KPI. Het analyseren van de cycle time helpt bij het identificeren van langlopende cases en het onderzoeken van de grondoorzaken van vertragingen.

Dit is een key performance indicator die de end-to-end efficiëntie van het contractmanagementproces meet.

Berekend door het verschil te nemen tussen de timestamp van de activiteit 'Contract Executed/Signed' en de activiteit 'Contract Request Initiated' voor elke Contract ID.

Deze metriek meet de tijd die nodig is voor een contract om alle noodzakelijke interne en juridische goedkeuringen te doorlopen. Het begint doorgaans wanneer de eerste beoordelingsactiviteit start (bijv. 'Interne beoordeling ingediend') en eindigt wanneer de laatste vereiste goedkeuring is ontvangen.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Gemiddelde Goedkeuringsfase Duur' en is een belangrijk onderdeel van het dashboard 'Review & Goedkeuring Knelpunt Analyse'. Het isoleert een kritieke fase van de contractlevenscyclus, waardoor een gerichte analyse mogelijk is van wat vertragingen veroorzaakt bij beoordelingen en goedkeuringen.

Isoleert en kwantificeert de tijd besteed in de goedkeuringsfase, en helpt zo knelpunten in deze kritieke fase te identificeren en aan te pakken.

Berekend vanuit de event log door het tijdsverschil te bepalen tussen het begin van de eerste goedkeuringsactiviteit en het einde van de laatste voor elk contract.

Deze metriek meet de tijd vanaf het moment dat onderhandelingen met de externe partij beginnen (bijv. 'Onderhandeling met tegenpartij gestart') totdat een definitieve overeenkomst is bereikt en goedgekeurd door de tegenpartij.

Dit is de kernmetriek voor het dashboard 'Cyclustijd Onderhandelingsfase' en de KPI 'Gemiddelde Onderhandelingsfase Tijd'. Het analyseren van deze duur helpt om de efficiëntie van het onderhandelingsproces te begrijpen, te identificeren welke contracttypen of tegenpartijen leiden tot langdurige onderhandelingen en kansen te vinden om interacties te stroomlijnen.

Meet de efficiëntie van de onderhandelingsfase, en biedt inzichten om de tijd die wordt besteed aan interactie met externe partijen te verkorten.

Berekend vanuit de event log door de tijd te meten tussen de activiteit 'Counterparty Negotiation Started' en een afsluitende activiteit zoals 'Counterparty Approval Received'.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen mensgedreven activiteiten en systeemgedreven activiteiten, zoals geautomatiseerde statusupdates, meldingen of door het systeem geactiveerde workflows.

In analyse helpt dit bij het begrijpen van de mate van automatisering binnen het contractbeheerproces. Het kan worden gebruikt om de impact van automatiseringsinitiatieven te meten, kansen voor verdere automatisering te identificeren, en ervoor te zorgen dat geautomatiseerde stappen naar verwachting functioneren zonder knelpunten te veroorzaken.

Helpt bij het meten van de mate van automatisering in het proces en het identificeren welke stappen worden uitgevoerd door systemen versus mensen.

Afgeleid door specifieke systeemgebruikersaccounts (bijv. 'System', 'Admin') in de activiteitengeschiedenis te identificeren of door specifieke geautomatiseerde activiteitstypes te markeren.

Dit attribuut wordt afgeleid door de werkelijke voltooiings timestamp van een reviewactiviteit (bijv. 'Interne beoordeling uitgevoerd') te vergelijken met de 'ReviewSlaDueDate'. Het zal 'true' zijn als de beoordeling op tijd was en 'false' als deze te laat was.

Deze vlag stuurt direct het 'SLA-compliance voor Contractbeoordelingen' dashboard aan, wat een eenvoudige visualisatie van compliancepercentages mogelijk maakt. Het vereenvoudigt de berekening van de 'SLA-compliance percentage voor beoordelingen' KPI door een eenvoudige telling van true versus false waarden toe te staan.

Biedt een duidelijke, binaire uitkomst voor SLA-naleving, waardoor het eenvoudig wordt om compliance met interne deadlines te meten, visualiseren en erover te rapporteren.

Berekend door de 'EventTime' van een voltooide beoordelingsactiviteit te vergelijken met de 'ReviewSlaDueDate' voor elk contract.

Dit attribuut identificeert de specifieke juridische specialist die verantwoordelijk is voor de activiteit 'Juridische Beoordeling Uitgevoerd'. Dit biedt een gedetailleerder inzicht in de werklast dan een algemeen 'Gebruiker' veld, dat verschillende rollen kan omvatten.

Dit is waardevol voor het dashboard 'Analyse Werklast Juridische Specialisten', omdat het een gerichte analyse mogelijk maakt van de capaciteit en prestaties van het juridische team. Het helpt bij het beantwoorden van vragen over de werklastverdeling binnen het juridische team en of specifieke beoordelaars gekoppeld zijn aan langere beoordelingstijden, ter ondersteuning van de KPI 'Gemiddelde Verwerkingstijd Juridische Beoordeling'.

Maakt gedetailleerde workload- en prestatieanalyse mogelijk, specifiek voor de juridische beoordelingsfunctie, wat helpt bij het effectief beheren van middelen van het juridische team.

Dit kan een specifiek veld op het contract zijn voor de toegewezen juridisch adviseur, of het kan worden afgeleid van de gebruikersnaam die gekoppeld is aan de juridische beoordelingsactiviteit.

Dit attribuut definieert de Service Level Agreement (SLA) deadline voor specifieke reviewactiviteiten. Het stelt een duidelijke verwachting voor doorlooptijden vast en wordt gebruikt om prestaties te meten tegen interne doelen.

Deze datum is essentieel voor het aansturen van het 'SLA-compliance voor Contractbeoordelingen' dashboard en de bijbehorende 'SLA-compliance percentage voor beoordelingen' KPI. Door de werkelijke voltooiingstijd van reviewactiviteiten te vergelijken met deze deadline, kan het systeem bepalen of het proces voldoet aan zijn serviceniveaudoelstellingen en gebieden markeren waar SLA's regelmatig worden geschonden.

Maakt het meten van prestaties ten opzichte van interne deadlines mogelijk, wat cruciaal is voor het handhaven van SLA's en het verbeteren van doorlooptijden voor beoordelingen.

Dit kan een berekend veld zijn in Agiloft, gebaseerd op de indieningsdatum van het contract en vooraf gedefinieerde SLA-regels, of een handmatig ingesteld datumveld.