Datatemplate voor contractbeheer

Het Contract-ID is de unieke identificatiecode van een case en koppelt alle gebeurtenissen en activiteiten aan een specifiek contract. Elke registratie in het event log hoort bij een actie voor een contract. Met deze ID worden die acties bij elkaar gegroepeerd.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om het volledige verloop van elk contract te reconstrueren. Je kunt er processtromen mee visualiseren, doorlooptijden van aanvraag tot uitvoering berekenen en analyses uitsplitsen op basis van kenmerken van afzonderlijke contracten.

Dit is de sleutel om het volledige verloop van een contract te volgen. Zonder deze sleutel kun je de end-to-end-processtroom niet analyseren en geen KPI’s op caseniveau berekenen.

Dit is meestal de primaire sleutel van de hoofdtabel Contracts in Agiloft.

Dit attribuut beschrijft de processtap die is uitgevoerd, zoals 'Contract opgesteld', 'Juridische beoordeling uitgevoerd' of 'Contract uitgevoerd/ondertekend'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart.

Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kun je de belangrijkste processtroom bepalen, afwijkingen of herstelwerk opsporen en zien welke stappen het vaakst voorkomen of de meeste tijd kosten. Dit is nodig voor dashboards zoals 'Overzicht van de volledige contractlevenscyclus' en 'Varianten van het contractopstelproces'.

Activiteiten bepalen de stappen op de proceskaart. Dit attribuut is nodig om de processtroom te visualiseren en te begrijpen welk werk wordt uitgevoerd.

Afgeleid van de actie of statuswijziging die is vastgelegd in de geschiedenis- of auditspoordtabellen van Agiloft.

Dit attribuut geeft aan waar de data voor contractbeheer vandaan komt. Voor dit proces is de waarde altijd 'Agiloft'.

Bij bredere bedrijfsanalyses waarin data uit meerdere systemen wordt gecombineerd, is dit veld belangrijk om de herkomst van data te volgen en de analyses goed af te bakenen. Het geeft context en maakt de data traceerbaar.

Geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en het combineren van data uit meerdere bronnen.

Dit is een vaste waarde die tijdens het extraheren en transformeren van de data moet worden toegevoegd.

Dit attribuut bevat de timestamp van de meest recente data-extractie. Zo kun je zien hoe actueel de geanalyseerde data is en de vernieuwingsschema’s beheren.

Gebruikers controleren met deze timestamp of ze actuele informatie bekijken en welke periode de analyse bestrijkt. Dit is belangrijke metadata voor betrouwbare data-analyse.

Hiermee kunnen gebruikers zien hoe actueel de data is, zodat ze tijdig en goed onderbouwd beslissingen kunnen nemen.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden van data).

Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit in de contractgeschiedenis. Zo worden gebeurtenissen chronologisch geordend, wat belangrijk is voor procesontdekking en -analyse.

De starttijd wordt gebruikt om de tijd tussen activiteiten te berekenen, bottlenecks op te sporen en doorlooptijden te meten. Vrijwel alle tijdgerelateerde KPI’s zijn hiervan afhankelijk, zoals 'Gemiddelde contractdoorlooptijd' en 'Gemiddelde duur van de goedkeuringsfase'.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, tijdsduren te berekenen en procesprestaties over tijd te analyseren. Zonder deze timestamp is process mining niet mogelijk.

Dit is de timestamp van een actie die is vastgelegd in de geschiedenis- of auditspoordtabellen van Agiloft.

Dit attribuut geeft de afdeling bij het contract aan, zoals 'Verkoop', 'Juridisch', 'Inkoop' of 'Financiën'. De informatie kan worden gekoppeld aan de contracteigenaar of aan de gebruiker die een activiteit heeft uitgevoerd.

Deze dimensie is belangrijk voor het dashboard 'Factoren die variatie in contractdoorlooptijd verklaren'. Je kunt procesprestaties per afdeling filteren en vergelijken. Zo zie je of bepaalde afdelingen langere doorlooptijden hebben, meer herstelwerk uitvoeren of andere procesroutes volgen. Je kunt bijvoorbeeld vergelijken of contracten van Verkoop langer op juridische beoordeling wachten dan contracten van Inkoop.

Hiermee kun je prestaties tussen bedrijfseenheden vergelijken en afdelingsspecifieke procesproblemen of goede werkwijzen opsporen.

Deze informatie kan worden gekoppeld vanuit gebruikerstabellen of rechtstreeks zijn opgeslagen in de contractregistratie in Agiloft.

Dit attribuut geeft de huidige fase van het contract aan, zoals 'Opstellen', 'In beoordeling', 'Uitgevoerd', 'Verlopen' of 'Beëindigd'. Zo zie je in welke fase het contract zich op een bepaald moment bevindt.

Bij process mining worden activiteiten vaak bepaald door statuswijzigingen in de loop van de tijd. Als attribuut op caseniveau is dit veld handig om analyses te filteren op alleen actieve, uitgevoerde of verlopen contracten. Het ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Aankomende contractdeadlines en status'.

Geeft snel inzicht in de huidige fase van een contract. Zo kun je analyses filteren en uitsplitsen naar lopende en afgeronde cases.

Dit is een standaardveld in de hoofdtabel Contracts in Agiloft.

Het contracttype is een belangrijke indeling die de aard en het template van de overeenkomst bepaalt. Verschillende contracttypen volgen vaak andere procesvarianten, hebben een andere complexiteit en betrekken andere belanghebbenden.

Dit attribuut is nodig voor vergelijkende analyses en is een belangrijke factor in de dashboards 'Factoren die variatie in contractdoorlooptijd verklaren' en 'Frequentie van onderhandelingswijzigingen'. Door het proces per contracttype uit te splitsen, kunnen analisten achterhalen waarom bepaalde typen langer duren, meer wijzigingen vragen of vaker afwijken van het standaardproces.

Verklaart grote verschillen in procescomplexiteit, doorlooptijd en risico. Dit attribuut is nodig om processen zinvol uit te splitsen.

Dit is een standaardveld in de hoofdtabel Contracts in Agiloft.

Dit attribuut geeft de totale financiële waarde van het contract weer, bijvoorbeeld omzet, kosten of een verplichting. Deze waarde bepaalt vaak hoe grondig het contract wordt beoordeeld en hoe complex het goedkeuringsproces is.

Contractwaarde is belangrijk voor het dashboard 'Trends in waarde en volume van uitgevoerde contracten'. Hiermee kun je de financiële impact van procesprestaties analyseren. Je kunt de contractwaarde ook vergelijken met de doorlooptijd en nagaan of contracten met een hoge waarde aanzienlijk langer duren. Zo kun je prioriteit geven aan contracten met een hoge waarde en de bijbehorende workflows verbeteren.

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteiten bepalen en de bedrijfsimpact van vertragingen begrijpen.

Dit is een standaardveld in de hoofdtabel Contracts in Agiloft.

De starttijd geeft aan wanneer een activiteit begon; de eindtijd markeert wanneer die is afgerond. Het verschil tussen beide is de verwerkingstijd van die activiteit.

Met zowel een start- als eindtijd kun je bij process mining het gebruik van bronnen en de wachttijd nauwkeuriger vergelijken met de tijd waarin daadwerkelijk wordt gewerkt. Zo kun je zien hoeveel tijd aan een juridische beoordeling is besteed en hoelang die in een wachtrij stond. Dit ondersteunt de KPI 'Verwerkingstijd juridische beoordeling'.

Hiermee bereken je de werkelijke verwerkingstijd van een activiteit en onderscheid je actieve werktijd van wachttijd. Zo wordt bottleneckanalyse nauwkeuriger.

In sommige systemen is deze waarde direct beschikbaar. Vaak wordt die afgeleid van de starttijd van de volgende activiteit in de case. Voor Agiloft moet de waarde mogelijk uit het auditspoor worden afgeleid.

Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor een processtap, bijvoorbeeld wie het contract opstelde of welke jurist de juridische beoordeling uitvoerde. Meestal komt deze informatie uit de gebruikersgegevens bij een actie in het auditspoor van het systeem.

Analyse per gebruiker is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van contractwerklast per medewerker'. Je ziet hiermee hoe het werk is verdeeld, waar prestaties tussen medewerkers verschillen en waar training kan helpen. Ook kun je nagaan wie verantwoordelijk was voor specifieke acties.

Hiermee kun je de werklast analyseren, prestaties vergelijken en bottlenecks of goede werkwijzen per medewerker opsporen.

Meestal te vinden in de contractgeschiedenis of auditspoordtabellen, gekoppeld aan de gebruiker die de wijziging heeft aangebracht.

Dit attribuut geeft aan welke andere organisatie of persoon het contract ondertekent. De contractpartij kan veel invloed hebben op het onderhandelingsproces, de doorlooptijd en de contractvoorwaarden.

De prestaties per contractpartij analyseren is een belangrijk doel van de dashboards 'Factoren die variatie in contractdoorlooptijd verklaren' en 'Frequentie van onderhandelingswijzigingen'. Je ziet hiermee welke partners tot langere onderhandelingen of meer wijzigingen leiden. Dat helpt bij het afstemmen van onderhandelingsstrategieën en het beheer van relaties.

Helpt bepalen hoe verschillende externe partners de onderhandelingsduur en complexiteit beïnvloeden. Zo kun je prognoses en strategieën verbeteren.

Dit is een standaardveld in de hoofdtabel Contracts of een veld dat in Agiloft is gekoppeld vanuit een tabel Companies/Accounts.

De vervaldatum bepaalt wanneer de actieve looptijd van een contract eindigt. Deze datum is nodig om verlengingen en beëindigingen te beheren en te voorkomen dat contracten onverwacht verlopen of automatisch worden verlengd.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Aankomende contractdeadlines en status' en de KPI 'Percentage contractacties op tijd'. Zo kan het bedrijf tijdig actie ondernemen wanneer een contract afloopt, verlengingen of beëindigingen op tijd afhandelen en deadlines niet missen.

Belangrijk voor proactief contractbeheer. Zo kan het bedrijf deadlines voor verlengingen of beëindigingen op tijd halen.

Dit is een standaarddatumveld in de hoofdtabel Contracts in Agiloft.

Dit attribuut houdt bij hoe vaak een contract is aangepast, vooral tijdens het opstellen en onderhandelen. Een hoog aantal wijzigingen kan wijzen op problemen met templates, complexe onderhandelingen of onduidelijke oorspronkelijke vereisten.

Deze metriek ondersteunt rechtstreeks het dashboard 'Frequentie van onderhandelingswijzigingen' en de KPI 'Frequentie van contractwijzigingen'. Door het aantal wijzigingen te analyseren, zie je welke contracttypen of contractpartijen tot de meeste heen-en-weercommunicatie leiden. Dat biedt aanknopingspunten om het opstellen en onderhandelen te verbeteren.

Maakt herstelwerk en onderhandelingscomplexiteit meetbaar. Zo kun je kansen vinden om de kwaliteit van templates en onderhandelingsstrategieën te verbeteren.

Meestal berekend door voor elk Contract-ID in het event log te tellen hoe vaak de activiteit 'Contract gewijzigd/herzien' voorkomt.

Deze metriek meet hoelang een contract nodig heeft om alle vereiste interne en juridische goedkeuringen te krijgen. De meting begint meestal bij de eerste reviewactiviteit (bijvoorbeeld 'Interne review ingediend') en eindigt zodra de laatste vereiste goedkeuring binnen is.

Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'Gemiddelde duur van de goedkeuringsfase' en is een belangrijk onderdeel van het dashboard 'Bottleneckanalyse van reviews en goedkeuringen'. Zo kun je deze fase van de contractlevenscyclus apart analyseren en nagaan waardoor reviews en goedkeuringen vertraging oplopen.

Brengt de tijd in de goedkeuringsfase afzonderlijk in kaart, zodat je bottlenecks in deze belangrijke fase kunt opsporen en aanpakken.

Berekend op basis van het event log door per contract het tijdsverschil te bepalen tussen de start van de eerste goedkeuringsactiviteit en het einde van de laatste.

Deze metriek meet de tijd vanaf het begin van de onderhandelingen met de externe partij (bijvoorbeeld 'Onderhandelingen met tegenpartij gestart') tot het moment waarop een definitieve overeenkomst is bereikt en door de tegenpartij is goedgekeurd.

Dit is de belangrijkste metriek voor het dashboard 'Doorlooptijd van de onderhandelingsfase' en de KPI 'Gemiddelde duur van de onderhandelingsfase'. Door deze duur te analyseren, zie je hoe efficiënt het onderhandelingsproces verloopt, welke contracttypen of tegenpartijen tot langdurige onderhandelingen leiden en waar je de samenwerking kunt verbeteren.

Meet hoe efficiënt de onderhandelingsfase verloopt en helpt je mogelijkheden te vinden om de tijd met externe partijen te verkorten.

Berekend op basis van het event log door de tijd te meten tussen de activiteit 'Onderhandelingen met tegenpartij gestart' en een afsluitende activiteit, zoals 'Goedkeuring tegenpartij ontvangen'.

Dit attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten van gebruikers en activiteiten van het systeem, zoals automatische statusupdates, meldingen of door het systeem gestarte workflows.

Met deze analyse krijg je inzicht in de mate van automatisering in het contractbeheerproces. Je kunt het effect van automatiseringsinitiatieven meten, mogelijkheden voor verdere automatisering opsporen en controleren of geautomatiseerde stappen naar verwachting werken zonder bottlenecks te veroorzaken.

Helpt de mate van automatisering in het proces te meten en laat zien welke stappen door systemen en welke door mensen worden uitgevoerd.

Afgeleid door specifieke systeemaccounts, zoals 'Systeem' of 'Beheerder', in de activiteitengeschiedenis te herkennen of bepaalde geautomatiseerde activiteitstypen te markeren.

Dit attribuut wordt afgeleid door de timestamp waarop een reviewactiviteit (bijvoorbeeld 'Interne review uitgevoerd') is afgerond te vergelijken met de 'ReviewSlaDueDate'. De waarde is 'true' als de review op tijd was en 'false' als deze te laat was.

Deze vlag vormt de basis voor het dashboard 'SLA-naleving bij contractreviews', waarop je compliancepercentages eenvoudig kunt bekijken. Ook bereken je hiermee de KPI 'SLA-nalevingspercentage voor reviews' eenvoudig door het aantal true- en false-waarden te tellen.

Geeft een duidelijke uitkomst voor SLA-naleving, zodat je eenvoudig kunt meten, visualiseren en rapporteren of interne deadlines worden gehaald.

Berekend door voor elk contract de 'EventTime' van een afgeronde reviewactiviteit te vergelijken met de 'ReviewSlaDueDate'.

Dit attribuut geeft aan welke juridische medewerker verantwoordelijk is voor de activiteit 'Juridische beoordeling uitgevoerd'. Het biedt een gedetailleerder beeld van de werklast dan een algemeen veld 'Gebruiker', waarin verschillende rollen kunnen voorkomen.

Dit is nuttig voor het dashboard 'Analyse van contractwerklast per medewerker'. Je kunt de capaciteit en prestaties van het juridische team gericht analyseren. Zo zie je hoe de werklast binnen het team is verdeeld en of bepaalde beoordelaars met langere beoordelingstijden samenhangen. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde verwerkingstijd juridische beoordeling'.

Maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van de werklast en prestaties bij juridische beoordelingen. Zo kun je de capaciteit van het juridische team goed beheren.

Dit kan een apart veld op het contract zijn voor de toegewezen juridisch adviseur, of worden afgeleid van de gebruikersnaam bij de activiteit voor de juridische beoordeling.

Dit attribuut geeft aan welk standaardtemplate eventueel als uitgangspunt voor het contract is gebruikt. Consistent gebruik van templates is belangrijk voor een efficiënt opstelproces.

Analyse van dit attribuut ondersteunt de KPI’s 'Percentage herstelwerk bij het opstellen van contracten' en 'Percentage interne goedkeuring in één keer'. Door de prestaties van contracten uit verschillende templates te vergelijken, of van contracten zonder template, kunnen organisaties bepalen welke templates het beste werken en waar standaardisatie nodig is.

Helpt de effectiviteit van standaardtemplates te beoordelen en bevordert standaardisatie. Dat kan de tijd voor het opstellen van contracten en het benodigde herstelwerk flink verminderen.

Dit kan een veld zijn op het contractrecord in Agiloft, dat wordt ingevuld wanneer een contract op basis van een template wordt aangemaakt.

Dit attribuut bepaalt de deadline volgens de Service Level Agreement (SLA) voor specifieke beoordelingsactiviteiten. Het geeft een duidelijke verwachting voor de doorlooptijd en wordt gebruikt om prestaties met interne doelen te vergelijken.

Deze datum is nodig voor het dashboard 'Naleving van SLA’s bij contractbeoordelingen' en de bijbehorende KPI 'Nalevingspercentage van SLA’s bij beoordelingen'. Door de werkelijke voltooiingstijd van beoordelingsactiviteiten met deze deadline te vergelijken, kan het systeem bepalen of het proces aan de servicenormen voldoet en laten zien waar SLA’s vaak worden overschreden.

Hiermee kun je prestaties ten opzichte van interne deadlines meten. Dat is belangrijk om SLA’s na te leven en de doorlooptijd van beoordelingen te verkorten.

Dit kan in Agiloft een berekend veld zijn op basis van de indieningsdatum van het contract en vooraf ingestelde SLA-regels. Het kan ook een handmatig ingevuld datumveld zijn.