> Continue procesverbetering > Factuurverwerking crediteuren > Sage Intacct > Datatemplate

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Sage Intacct

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren (24) Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren (14) Extractiegidsen (3)

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Deze template biedt een helder kader voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om de verwerking van crediteurenfacturen te analyseren. Je ziet welke essentiële attributen en activiteiten je uit je systemen moet halen. Gebruik deze gids om je datavoorbereiding eenvoudiger te maken en efficiënt met process mining aan de slag te gaan.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van de factuurverwerking bij crediteuren.

5 Verplicht 9 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Factuur InvoiceNumber	De unieke identificatie van elke leveranciersfactuur. Dit is de primaire case-ID om de route van ontvangst tot betaling te volgen.
Beschrijving Het factuurnummer vormt de basis van analyses van crediteurenprocessen en identificeert elke verwerkte factuur uniek. Het koppelt alle bijbehorende activiteiten, zoals validatie, goedkeuring en betaling, aan één samenhangende procesinstantie. In process mining maakt dit attribuut het mogelijk om de volledige levenscyclus van elke factuur te reconstrueren. Je gebruikt het om procesflows te analyseren, knelpunten bij specifieke facturen te vinden en metrics op caseniveau te berekenen, zoals de totale doorlooptijd. Alle andere attributen geven context bij de route van dit specifieke factuurnummer. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële Case ID die alle processtappen van één factuur met elkaar verbindt. Zo kun je de verwerkingstijd en route van begin tot eind analyseren. Waar je het vindt Dit is meestal het veld 'Bill No.' of 'Invoice #' in het object AP Bill of Vendor Invoice in Sage Intacct. Voorbeelden INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Activiteit ActivityName	De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden, zoals 'Invoice Approved' of 'Payment Executed'.
Beschrijving De naam van de activiteit beschrijft één stap binnen het crediteurenproces. Deze activiteiten vormen de reeks gebeurtenissen waaruit de procesflow van elke factuur bestaat. Het analyseren van de volgorde van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Zo ontdek je de werkelijke proceskaart, vind je afwijkingen van de standaardprocedure en analyseer je herstelrondes, bijvoorbeeld 'Discrepancy Found' gevolgd door 'Discrepancy Resolved'. De frequentie en volgorde van activiteiten zijn essentieel om de efficiëntie van het proces te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart. Dat is nodig om de procesflow te visualiseren, knelpunten te vinden en afwijkingen te analyseren. Waar je het vindt Dit attribuut is afgeleid van systeemgebeurtenissen, statuswijzigingen of audittrailregels in Sage Intacct die betrekking hebben op AP Bills en Payments. Voorbeelden Factuur ontvangenFactuur goedgekeurdBetaling geplandBetaling uitgevoerd
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd, meestal een vaste waarde die het ERP- of boekhoudsysteem identificeert.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de herkomst van de procesdata. In een omgeving met meerdere systemen helpt het om bronnen van elkaar te onderscheiden en de dataketen inzichtelijk te houden. In deze weergave is de waarde steeds 'Sage Intacct'. Bij een analyse met één systeem is dit vaak een vaste waarde. Toch is het belangrijk voor datagovernance en toekomstige projecten waarin data uit meerdere systemen wordt gecombineerd. Het bevestigt dat de analyse op data uit de bedoelde bron is gebaseerd. Waarom dit belangrijk is Zorgt voor een duidelijke herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance en omgevingen met meerdere systemen. Waar je het vindt Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Sage Intacct
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is geëxtraheerd.
Beschrijving Dit attribuut bevat een timestamp van de meest recente data-extractie. Het helpt je om te bepalen hoe actueel de data is en om planningen voor data-vernieuwing te beheren. In dashboards en rapporten laat deze informatie zien hoe actueel de inzichten zijn. Als de laatste update bijvoorbeeld een week geleden was, moet je er rekening mee houden dat recente procesactiviteiten nog niet zijn opgenomen. Dit is een belangrijk veld voor datagovernance en vertrouwen in de analyse. Waarom dit belangrijk is Geeft aan hoe actueel de data is. Zo zie je hoe recent de procesanalyse is en wanneer de volgende data-update nodig is. Waar je het vindt Deze timestamp wordt tijdens het ETL-proces voor data-extractie, -transformatie en -laden gegenereerd en aan elke rij toegevoegd. Voorbeelden 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Starttijd EventTime	De precieze datum en tijd waarop een specifieke activiteit of processtap plaatsvond.
Beschrijving Event Time, oftewel de timestamp, registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Deze chronologische data is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen. In process mining worden timestamps gebruikt om de proceskaart chronologisch op te bouwen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen en procesprestaties in de tijd te analyseren. Zo zie je wanneer vertraging ontstaat, bijvoorbeeld in het weekend of buiten werktijd. Timestamps vormen de basis voor alle tijdgebonden KPI's. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is belangrijk om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle metrics op basis van duur te berekenen, zoals doorlooptijd en wachttijd. Waar je het vindt Afgeleid van verschillende datumvelden op Sage Intacct-objecten, zoals 'Creation Date' op AP Bills, 'Approval Date' of 'Payment Date' op AP Payments. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Betalingsstatus PaymentStatus	De huidige status van de betalingstransactie die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving De Payment Status beschrijft de status van de betaling zelf en staat los van de factuurstatus. Mogelijke waarden zijn 'Scheduled', 'In Progress', 'Paid', 'Cleared' en 'Failed'. Dit attribuut staat centraal in het dashboard 'Payment Status & Error Monitoring'. Hiermee kan het financiële team het succes van betaalruns volgen, mislukte betalingen snel identificeren en oplossen en controleren op mogelijke dubbele betalingen. Inzicht in de tijd die elke Payment Status in beslag neemt, helpt het betalingsproces verder te verbeteren en de voorspelbaarheid van de cashflow te vergroten. Waarom dit belangrijk is Volgt het succes en de status van de laatste betalingsstap, zodat je betalingsfouten of vertragingen snel kunt identificeren en oplossen. Waar je het vindt Deze informatie staat op het AP Payment- of Bill Payment-object in Sage Intacct. Voorbeelden IngeplandNaar de bank verzondenVerwerktOngeldig gemaakt
	Boekingsdatum PostingDate	De datum waarop de factuurtransactie in het grootboek (GL) wordt geboekt.
Beschrijving De boekingsdatum is de datum waarop de financiële transactie bij de factuur officieel in de administratie van het bedrijf, het grootboek, wordt vastgelegd. Deze datum is belangrijk voor de boekhouding en financiële rapportage, omdat hij bepaalt in welke verslagperiode de kosten worden opgenomen. In procesanalyse kan het tijdsverschil tussen ontvangst van een factuur en de boekingsdatum inefficiënties in de validatie- en goedkeuringsstappen zichtbaar maken. Het is een belangrijke mijlpaal voor de activiteit 'Invoice Posted To GL' en wordt vaak gebruikt om het deel van de doorlooptijd van boeking tot betaling te meten. Analyse van boekingsdatums helpt bij een tijdige financiële afsluiting en correcte rapportage. Waarom dit belangrijk is Geeft aan wanneer een factuur officieel in het financiële systeem is vastgelegd. Dat is belangrijk voor het meten van boekhoudkundige doorlooptijden en tijdige financiële rapportage. Waar je het vindt Dit is het veld 'Posting Date' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Het factuurbedrag staat voor de totale financiële waarde van de factuur die de leverancier heeft ingediend. Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en om te begrijpen hoe de waarde van een factuur de verwerkingsroute beïnvloedt. In analyses gebruik je het om facturen in waardeklassen te verdelen, bijvoorbeeld laag, gemiddeld en hoog. Zo zie je of facturen met een hogere waarde een andere goedkeuringsroute volgen of langer duren. Het is ook een belangrijk onderdeel van de KPI 'Payment Policy Conformance Rate', omdat goedkeuringslimieten vaak van dit bedrag afhangen. Zo kun je verbeteringen eerst richten op transacties met een hoge waarde. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse op basis van waarde mogelijk. Zo zie je bijvoorbeeld of facturen met een hoge waarde een andere route volgen of langer duren. Ook helpt het bij het controleren van naleving van goedkeuringslimieten. Waar je het vindt Dit is het veld 'Amount' of 'Transaction Amount' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 150.755000.0025000.50
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige verwerkingsstatus van de factuur binnen de AP-workflow.
Beschrijving De factuurstatus geeft aan waar een factuur zich in de levenscyclus bevindt, bijvoorbeeld 'Draft', 'Submitted for Approval', 'Approved' of 'Paid'. Zo krijg je een momentopname van de voortgang van de factuur. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Invoice Throughput & Volume Trends'. Dat laat zien hoe facturen op een bepaald moment over de verschillende statussen zijn verdeeld. Het helpt managers van de bedrijfsvoering om werkvoorraden te volgen, knelpunten te vinden waar facturen zich ophopen en doorlooptijden te voorspellen. Door statuswijzigingen in de tijd te volgen, kun je het activiteitenlog voor process mining opbouwen. Waarom dit belangrijk is Geeft een momentopname van de huidige status van een factuur. Dat helpt bij het volgen van werkvoorraden en het vinden van processtappen waar facturen blijven hangen. Waar je het vindt Dit is meestal het veld 'State' of 'Status' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden ConceptIngediendGoedgekeurdBetaald
	Gebruikersnaam UserName	De naam van de medewerker of gebruiker die een specifieke activiteit op de factuur heeft uitgevoerd.
Beschrijving De gebruikersnaam identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een gebeurtenis in het proces, zoals data-invoer, validatie of goedkeuring. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en helpt bij het analyseren van de prestaties van individuele medewerkers of teams. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Invoice Approval Cycle Time Analysis'. Je kunt ermee zien of bepaalde goedkeurders structureel langzaam zijn. Ook zie je wie goed presteert en welke gebruikers mogelijk extra training nodig hebben. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je zicht op gebruikersbeheer en de verdeling van werk. Waarom dit belangrijk is Houdt bij welke gebruiker een actie heeft uitgevoerd. Dat is belangrijk voor het analyseren van prestaties van goedkeurders, de verdeling van werk en trainingsbehoeften. Waar je het vindt Deze informatie staat in de audittrail of historie van AP Bill- en AP Payment-objecten in Sage Intacct en is gekoppeld aan statuswijzigingen of aanpassingen. Voorbeelden Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatie van de Purchase Order (PO) die bij de factuur hoort, indien van toepassing.
Beschrijving Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurd inkoopverzoek. Facturen kunnen door een PO worden ondersteund of zonder PO zijn ingediend. Een PO-nummer maakt matching meestal verder geautomatiseerd, bijvoorbeeld met two-way of three-way matching. Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de activiteit 'Purchase Order Matched' en bijbehorende afwijkingen. Je kunt het proces opsplitsen in facturen met en zonder PO om doorlooptijden en automatiseringspercentages te vergelijken. Veel afwijkingen bij facturen met een PO kunnen wijzen op problemen bij het aanmaken van PO's of bij het registreren van ontvangst. Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen facturen met en zonder PO. Deze volgen vaak verschillende verwerkingsroutes en bieden verschillende mogelijkheden voor automatisering. Waar je het vindt Dit veld staat op het AP Bill-object in Sage Intacct en wordt gebruikt om de Bill aan een bestaande Purchase Order te koppelen. Voorbeelden PO-004581PO-005123N.v.t.
	Kostenplaats CostCenter	De specifieke afdeling of bedrijfseenheid waaraan de kosten van de factuur worden toegewezen.
Beschrijving De kostenplaats is een organisatiedimensie die aangeeft welk deel van het bedrijf verantwoordelijk is voor de kosten op de factuur. Je gebruikt deze voor budgettering, kostentoewijzing en financiële rapportage. In process mining is dit attribuut belangrijk voor het dashboard 'Cost Center Processing Inconsistencies'. Je kunt er KPI's zoals doorlooptijd en herstelpercentages tussen kostenplaatsen mee vergelijken. Kostenplaatsen die goed presteren kunnen best practices opleveren. Kostenplaatsen die achterblijven hebben mogelijk gerichte procesverbetering of training nodig. Dit is het belangrijkste attribuut voor de KPI 'Cost Center Cycle Time Variance'. Waarom dit belangrijk is Maakt prestatievergelijking tussen bedrijfseenheden mogelijk en laat verschillen en kansen voor standaardisatie van het proces zien. Waar je het vindt Dit is een standaarddimensie op AP Bill-regels in Sage Intacct, vaak aangeduid als 'Department' of als een aangepaste dimensie voor kostenplaats. Voorbeelden Verkoop - VSMarketingIT-infrastructuurOnderzoek en ontwikkeling
	Naam leverancier VendorName	De wettelijke naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving De leveranciersnaam identificeert de leverancier die bij een factuur hoort. Dit attribuut is belangrijk om gedrag en prestaties per leverancier binnen het crediteurenproces te analyseren. Je gebruikt deze dimensie om de proceskaart te filteren en te zien hoe facturen van specifieke leveranciers worden verwerkt. Het attribuut is essentieel voor het dashboard 'Vendor Performance & Processing Time' en de KPI 'Vendor Cycle Time Variance'. Zo zie je welke leveranciersfacturen snel worden verwerkt en welke structureel vertraging of afwijkingen hebben. Dat biedt aanknopingspunten voor samenwerking met leveranciers en standaardisatie van het proces. Waarom dit belangrijk is Maakt analyse van procesvariaties en prestaties per leverancier mogelijk. Zo vind je knelpunten of problemen met de factuurkwaliteit die specifiek bij een leverancier voorkomen. Waar je het vindt Deze informatie staat in het object 'Vendor' in Sage Intacct, dat aan de AP Bill is gekoppeld. Voorbeelden Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.
Beschrijving De vervaldatum is de contractueel afgesproken datum waarop een factuur moet zijn betaald. Deze datum wordt bepaald door de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken, bijvoorbeeld Net 30. Dit attribuut is belangrijk om tijdige betalingen te volgen en de financiële planning te ondersteunen. In het dashboard 'Payment Compliance & Policy Adherence' wordt het gebruikt om te late betalingen te markeren. Ook is het nodig voor de KPI 'Early Payment Discount Capture Rate', omdat het de basis vormt voor het meten van vroegtijdige betalingen. Waarom dit belangrijk is Deze datum is belangrijk voor het analyseren van tijdige betalingen, het beheren van de cashflow en het vinden van mogelijkheden om kortingen bij vroeg betalen te benutten. Waar je het vindt Dit is het veld 'Due Date' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Je kunt het handmatig invoeren of automatisch laten berekenen op basis van de betalingsvoorwaarden. Voorbeelden 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Afdeling Department	De naam van de interne afdeling die bij de factuur hoort, vaak gebruikt voor goedkeuringen en kostentoewijzing.
Beschrijving Department is een organisatorisch attribuut waarmee een factuur aan een specifiek functioneel onderdeel van het bedrijf wordt toegewezen, zoals 'Marketing' of 'Information Technology'. Dit wordt vaak gebruikt om goedkeuringen naar de juiste afdelingsmanager te sturen. Net als Cost Center maakt deze dimensie prestatieanalyses voor verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld goedkeuringstijden of percentages herstelwerk per afdeling vergelijken. Zo zie je waar processen goed lopen en waar niet. Deze analyse ondersteunt de standaardisatie van het AP-proces binnen de hele organisatie. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om de procesprestaties van verschillende functionele bedrijfsonderdelen te vergelijken en ondersteunt standaardisatie. Waar je het vindt Dit is een standaarddimensie in Sage Intacct die aan transacties zoals AP Bills kan worden toegewezen. Voorbeelden MarketingVerkoopITFinanciën
	Doorlooptijd goedkeuring ApprovalCycleTime	De verstreken tijd vanaf het moment waarop een factuur ter goedkeuring wordt doorgestuurd tot het moment waarop de factuur definitief is goedgekeurd.
Beschrijving Approval Cycle Time meet specifiek de duur van de goedkeuringsfase. De waarde wordt berekend als het verschil tussen de timestamp van 'Invoice Approved' en die van 'Routed For Approval'. Deze maatstaf staat centraal in het dashboard 'Invoice Approval Cycle Time Analysis'. Je ziet hiermee waar knelpunten in de goedkeuringsworkflow zitten, bijvoorbeeld bij specifieke goedkeurders, afdelingen of factuurtypen. Het verkorten van deze doorlooptijd is vaak een belangrijk doel, omdat dit rechtstreeks invloed heeft op het ontvangen van betalingskortingen en het op tijd betalen van facturen. Waarom dit belangrijk is Meet de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow. Zo kun je trage goedkeurders en knelpunten vinden die betalingen vertragen en het mislopen van kortingen veroorzaken. Waar je het vindt Deze maatstaf wordt in de process mining-tool berekend door de timestamp van de activiteit 'Routed For Approval' af te trekken van die van 'Invoice Approved'. Voorbeelden 2 dagen 3 uur7 dagen 1 uur10 uur 30 minuten
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving De Invoice Date, ook wel Bill Date genoemd, is de datum die de leverancier op de factuur heeft afgedrukt. Deze datum markeert het officiële begin van de betalingstermijn, bijvoorbeeld het begin van een 'Net 30'-termijn. Dit attribuut dient als uitgangspunt voor het meten van de tijd tussen de factuurdatum en het invoeren van de factuur in het systeem, de activiteit 'Invoice Received'. Deze maatstaf staat bekend als 'invoice lag'. Het verkorten van deze vertraging is vaak een belangrijk doel voor AP-teams die meer zicht op hun proces en een betere cashflowprognose willen. Het is een belangrijke datum voor veel financiële berekeningen. Waarom dit belangrijk is Geeft het startpunt vanuit het perspectief van de leverancier aan. De datum wordt gebruikt om de vertraging tot factuurontvangst te berekenen en de vervaldatum van de betaling te bepalen. Waar je het vindt Dit is het veld 'Bill Date' of 'Date' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Is herstelwerk IsRework	Een boolean-vlag die true is als de factuur een herstelwerk-lus heeft doorlopen, zoals het oplossen van een afwijking.
Beschrijving Dit berekende attribuut markeert facturen die een of meer herstelwerkcycli hebben doorlopen. Van herstelwerk is sprake wanneer een processtap door een fout of uitzondering opnieuw moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld na een event 'Discrepancy Found' gevolgd door 'Discrepancy Resolved'. Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Invoice Rework Rate' te berekenen en de proceskaart te filteren op herstelwerkpaden. Door te begrijpen welke facturen herstelwerk nodig hebben en waarom, vind je de onderliggende oorzaken van procesinefficiëntie, zoals slechte datakwaliteit bij leveranciers of onjuiste stamdata. Waarom dit belangrijk is Markeert facturen waarvoor extra, niet-geplande werkzaamheden nodig waren. Zo kun je procesinefficiëntie meten en de oorzaken van uitzonderingen vinden. Waar je het vindt Deze boolean-vlag wordt in de process mining-tool berekend door te controleren of specifieke herstelwerkactiviteiten, zoals 'Discrepancy Resolved', in de eventvolgorde van de case voorkomen. Voorbeelden truefalse
	Is straight-through IsStraightThrough	Een boolean-vlag die true is als de factuur zonder handmatige tussenkomst of herstelwerk is verwerkt.
Beschrijving Dit attribuut identificeert facturen die volledig automatisch zijn verwerkt, van ontvangst tot het plannen van de betaling, zonder handmatige handelingen of uitzonderingsafhandeling. Het is meestal het tegenovergestelde van de vlag 'Is Rework'. Deze vlag wordt gebruikt om de KPI 'Invoice Straight-Through Process Rate' te berekenen, een belangrijke maatstaf voor automatisering en procesefficiëntie. Een hoog straight-through-percentage wijst op een volwassen en goed beheerst AP-proces. Door de kenmerken van facturen te analyseren die niet straight-through worden verwerkt, zie je welke obstakels voor volledige automatisering nog overblijven. Waarom dit belangrijk is Identificeert volledig geautomatiseerde facturen. Zo kun je het succes van automatiseringsinitiatieven meten en kansen voor verdere verbetering vinden. Waar je het vindt Deze vlag wordt in de process mining-tool berekend, meestal als het tegenovergestelde van de vlag 'IsRework' of door een 'happy path' van activiteiten te definiëren. Voorbeelden truefalse
	Kortingsbedrag EarlyPaymentDiscountAmount	De mogelijke geldelijke korting die beschikbaar is als de factuur vóór de standaardvervaldatum wordt betaald.
Beschrijving Dit attribuut vertegenwoordigt de waarde van de betalingskorting die de leverancier aanbiedt, zoals vastgelegd in de betalingstermijnen. '2/10, Net 30' betekent bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen. Dit bedrag is belangrijk voor de KPI en het dashboard 'Early Payment Discount Capture Rate'. Het maakt de besparingskans per factuur zichtbaar, zodat het financiële team betalingen met de grootste korting voorrang kan geven. Door het totale mogelijke kortingsbedrag te vergelijken met het werkelijk ontvangen bedrag, zie je wat procesinefficiëntie financieel kost. Waarom dit belangrijk is Maakt de mogelijke besparing door vroeg te betalen meetbaar. Zo kun je facturen prioriteren en de financiële impact van de efficiëntie van het AP-proces bepalen. Waar je het vindt Deze waarde wordt meestal berekend op basis van de velden 'Payment Terms' en 'Invoice Amount' op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 10.0050.25250.00
	Kortingsdatum EarlyPaymentDiscountDate	De uiterste datum waarop een factuur moet zijn betaald om in aanmerking te komen voor een betalingskorting.
Beschrijving Dit attribuut is de uiterste datum waarop een factuur moet zijn betaald om de door de leverancier aangeboden korting te krijgen. De datum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de kortingsvoorwaarden, bijvoorbeeld 10 dagen na de factuurdatum bij '2/10, Net 30'. Deze datum fungeert als een interne SLA voor het AP-proces. Het dashboard 'Early Payment Discount Capture Rate' gebruikt de datum om te bepalen of een betaling op tijd is uitgevoerd voor de korting. Door te volgen hoe dicht betalingen bij deze deadline worden uitgevoerd, kun je knelpunten in de goedkeurings- en planningsstappen vinden. Waarom dit belangrijk is Fungeert als een belangrijke deadline voor het AP-team. Als je die haalt, levert dat het bedrijf rechtstreeks een kostenbesparing op. Waar je het vindt Deze datum wordt berekend op basis van 'Bill Date' en 'Payment Terms' in het AP Bill-record in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Leveranciers-ID VendorId	De unieke systeemidentifier van de leverancier.
Beschrijving De Vendor ID is een unieke, door het systeem gegenereerde identifier voor elk leveranciersrecord. In tegenstelling tot de Vendor Name, die soms niet consistent is, biedt de Vendor ID een stabiele sleutel om data te koppelen en analyses uit te voeren. De Vendor Name is gebruiksvriendelijker voor dashboards, maar de Vendor ID is technisch betrouwbaarder voor aggregaties en filters. Dat is vooral belangrijk wanneer leveranciersnamen kleine verschillen bevatten, zoals 'Staples Inc.' en 'Staples'. Zo worden alle transacties van een specifieke leverancier correct gegroepeerd voor een betrouwbare prestatieanalyse. Waarom dit belangrijk is Biedt een stabiele en unieke sleutel voor een leverancier, zodat data voor leveranciersanalyses correct wordt geaggregeerd, ook als leveranciersnamen verschillen. Waar je het vindt Dit is het veld 'Vendor ID' op het Vendor-object in Sage Intacct. Voorbeelden V1001V1002V2304
	Reden van afwijking DiscrepancyReason	Een code of tekst die de reden voor een factuurafwijking beschrijft, zoals een verschil in prijs of hoeveelheid.
Beschrijving De Discrepancy Reason geeft context wanneer een factuur niet door de validatie of PO-matching komt. De reden verklaart waarom de factuur voor handmatige controle is gemarkeerd. Veelvoorkomende redenen zijn prijsverschillen, afwijkingen in hoeveelheden en ontbrekende informatie. Dit attribuut staat centraal in het dashboard 'Discrepancy Resolution Time & Rework'. Door de meest voorkomende redenen van afwijkingen te analyseren, kan een bedrijf de onderliggende oorzaken vinden. Die kunnen te maken hebben met specifieke leveranciers, artikelen of fouten bij het invoeren van data. Deze informatie helpt bij gerichte procesverbeteringen, zoals het bijwerken van stamdata of betere communicatie met leveranciers. Waarom dit belangrijk is Verklaart de onderliggende oorzaak van herstelwerk en vertragingen. Zo kun je gericht verbeteren, het aantal uitzonderingen verlagen en het percentage straight-through processing verhogen. Waar je het vindt Deze informatie kan zijn opgeslagen in een aangepast veld of notitieveld, of worden afgeleid uit specifieke uitzonderingsstatussen in Sage Intacct of een geïntegreerde OCR- of capture-oplossing. Voorbeelden Prijs komt niet overeenAantal komt niet overeenOngeldig PO-nummerDubbele factuur
	Valuta Currency	De valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt.
Beschrijving Het attribuut Currency geeft de munteenheid van het factuurbedrag aan, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is vooral belangrijk voor multinationale organisaties die facturen in meerdere valuta verwerken. Voor analyses is dit nodig voor een correcte financiële rapportage en om bedragen naar één valuta om te rekenen voor vergelijking. Door op valuta te filteren, zie je ook of facturen in bepaalde valuta langer worden verwerkt, bijvoorbeeld door andere bankregels of goedkeuringsprocessen. Het geeft context aan alle geldbedragen. Waarom dit belangrijk is Geeft de nodige context bij alle geldbedragen en ondersteunt een correcte financiële analyse, vooral binnen multinationale organisaties. Waar je het vindt Dit is het veld 'Currency' op het AP Bill-object. Als meerdere valuta zijn ingeschakeld, wordt de waarde in Sage Intacct vaak overgenomen uit het Vendor-record. Voorbeelden USDEURGBP

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige analyse van je factuurworkflow.

7 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling uitgevoerd	Markeert de uitvoering van de betaling, waarbij geld aan de leverancier wordt overgemaakt. Dit is een expliciete gebeurtenis met een specifieke transactiedatum.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van compliance bij betalingen en de KPI Early Payment Discount Capture Rate. De tijd van goedkeuring tot deze gebeurtenis laat zien hoe efficiënt betalingen worden verwerkt. Waar je het vindt Vastgelegd in het object 'AP Payment' dat aan de 'AP Bill' is gekoppeld. Dit object bevat een 'Payment Date' of timestamp van de uitvoering van de transactie. Vastleggen Gebruik het veld 'Payment Date' uit het bijbehorende AP Payment-record. Eventtype explicit
	Betaling verwerkt door de bank	De laatste stap. Hiermee bevestig je dat de betaling door de bank is verwerkt en de transactie is afgestemd. Dit wordt meestal vastgelegd tijdens de bankafstemming in de module Cash Management van Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis markeert het echte einde van de levenscyclus van de factuur. De volledige end-to-end-doorlooptijd wordt tot dit punt gemeten, zodat je een compleet beeld krijgt van de uitgaande cashflow. Waar je het vindt Afgeleid van de 'Clearing Date' of 'Reconciliation Date' die in de module Cash Management aan de 'AP Payment'-transactie is gekoppeld. Vastleggen Gebruik de clearingdatum uit het bankafstemmingsrecord dat aan de betalingstransactie is gekoppeld. Eventtype inferred
	Factuur geboekt in grootboek	Markeert de transactie waarbij de goedgekeurde factuur officieel in het grootboek wordt geboekt en een financiële verplichting ontstaat. Dit is een expliciete, centrale boekhoudkundige gebeurtenis in Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke financiële mijlpaal. De factuur wordt hiermee een officiële verplichting van het bedrijf, is klaar voor betaling en heeft invloed op de financiële overzichten. Waar je het vindt Dit is een expliciete transactie. De boekingsdatum staat rechtstreeks op het object 'AP Bill' of in de bijbehorende 'GL Entry'-records. Vastleggen Gebruik de 'Posting Date' van de AP Bill of de aanmaakdatum van de bijbehorende GL-transactie. Eventtype explicit
	Factuur goedgekeurd	Geeft aan dat de factuur door de bevoegde persoon is goedgekeurd en klaar is om als betaling te worden geboekt. Dit is een expliciete gebeurtenis in de goedkeuringshistorie of audittrail van Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. Vertraging vóór deze stap wijst op knelpunten in de goedkeuring. Een snelle goedkeuring helpt om kortingen bij vroeg betalen te benutten. Waar je het vindt Expliciet vastgelegd in de goedkeuringslogs van het object 'AP Bill'. Meestal worden de timestamp en de gebruiker die goedkeurde geregistreerd. Vastleggen Gebruik de timestamp van de laatste goedkeuringsregel in de goedkeuringshistorie van de factuur. Eventtype explicit
	Factuur ontvangen	Dit markeert het begin van het proces, zodra een factuur handmatig of via een automatische capture-oplossing in Sage Intacct wordt ingevoerd. Meestal wordt deze gebeurtenis afgeleid van de aanmaaktimestamp van het AP Bill-record.
Waarom dit belangrijk is Dit vormt het startpunt voor alle berekeningen van doorlooptijden. Dat is nodig om de efficiëntie van het totale proces en de factuurverwerking te meten. Waar je het vindt Afgeleid van de timestamp in het veld 'Created Date' van het object 'AP Bill' (APBILL). Dit is de meest betrouwbare startevent voor het proces. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het AP Bill-record. Eventtype inferred
	Inkooporder gematcht	Bevestigt dat factuurgegevens, zoals aantallen en prijzen, succesvol zijn gematcht met de bijbehorende inkooporder. Dit wordt vaak expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een PO aan een AP Bill koppelt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke stap voor facturen met een PO. Mislukte matches of een lange doorlooptijd wijzen op mogelijke afwijkingen en zijn een veelvoorkomende bron van knelpunten. Waar je het vindt Vastgelegd in het transactielog of audittrail wanneer een gebruiker de actie 'Match' uitvoert of een 'Purchase Order' koppelt aan het object 'AP Bill'. Vastleggen Zoek in het event log naar de regel waarin een Purchase Order aan een AP Bill wordt gekoppeld. Eventtype explicit
	Naar goedkeuring gestuurd	Dit staat voor het indienen van een gevalideerde en gematchte factuur in de goedkeuringsworkflow. Sage Intacct registreert deze actie wanneer een factuur ter goedkeuring wordt ingediend en meldingen worden verstuurd.
Waarom dit belangrijk is Hier begint de goedkeuringscyclus. Door deze gebeurtenis te volgen, kun je de KPI Average Invoice Approval Time analyseren en vertragingen vinden. Waar je het vindt Vastgelegd in de audittrail of transactielogs wanneer de status van 'AP Bill' verandert in 'Submitted for Approval'. Deze actie is vaak een expliciete gebeurtenis. Vastleggen Gebruik de timestamp uit het auditlog waarop de factuur naar de goedkeuringsengine wordt gestuurd. Eventtype explicit
	Afwijking gevonden	Geeft aan dat tijdens de validatie of matching een verschil is gevonden, bijvoorbeeld in prijs of aantal. Deze gebeurtenis wordt meestal afgeleid wanneer een factuur de status 'Hold' of 'Exception' krijgt.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van herstelrondes. Door de frequentie en het type afwijkingen te analyseren, kun je de KPI Invoice Rework Rate verbeteren. Waar je het vindt Afgeleid van een statuswijziging op het object 'AP Bill' naar een status zoals 'On Hold', 'Exception' of 'Discrepancy'. De audittrail kan ook mislukte matchpogingen tonen. Vastleggen Volg de timestamp van de statuswijziging naar een status die met een uitzondering te maken heeft op het AP Bill-object. Eventtype inferred
	Afwijking opgelost	Markeert het oplossen van een eerder gevonden afwijking, zodat de factuur verder kan worden verwerkt. Dit wordt afgeleid wanneer de status van een factuur van 'On Hold' teruggaat naar een normale verwerkingsstatus.
Waarom dit belangrijk is De tijd tussen 'Discrepancy Found' en 'Discrepancy Resolved' meet je voor de KPI Discrepancy Resolution Cycle Time. Waar je het vindt Afgeleid van een statuswijziging op het object 'AP Bill' van een uitzonderingsstatus, bijvoorbeeld 'On Hold', naar een actieve status, zoals 'Submitted' of 'Pending Approval'. Vastleggen Volg de timestamp van de statuswijziging van een uitzonderingsstatus terug naar een verwerkingsstatus. Eventtype inferred
	Betaling gepland	Dit is de stap waarin een goedgekeurde en geboekte factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsbatch of betaalrun. Je kunt dit afleiden wanneer de factuur wordt toegevoegd aan een object als 'AP Payment Request'.
Waarom dit belangrijk is Deze stap overbrugt de periode tussen goedkeuring en de daadwerkelijke betaling. Door de tijd hier te analyseren, krijg je zicht op cashflowbeheer en de efficiëntie van de betalingsplanning. Waar je het vindt Afgeleid van de aanmaakdatum van het object 'AP Payment' waarin de 'AP Bill' is opgenomen. De status van de factuur kan ook veranderen in 'Scheduled for Payment'. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop de AP Bill aan een geplande, maar nog niet uitgevoerde betalingsbatch wordt gekoppeld. Eventtype inferred
	Factuur afgewezen	Geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen. Meestal moet de factuur dan worden gecorrigeerd en opnieuw ingediend. Dit is een expliciete gebeurtenis in de goedkeuringshistorie.
Waarom dit belangrijk is Maakt herstelrondes in het goedkeuringsproces zichtbaar. Een hoog afwijzingspercentage kan wijzen op problemen met de datakwaliteit eerder in het proces of op afwijkingen van het beleid. Waar je het vindt Expliciet vastgelegd in de goedkeuringshistorie van het object 'AP Bill', waarin acties als 'Decline' of 'Reject' worden geregistreerd. Vastleggen Gebruik de timestamp van de regel 'Reject' of 'Decline' in de goedkeuringshistorie van de factuur. Eventtype explicit
	Factuur geannuleerd	Dit staat voor het annuleren of ongeldig maken van een AP Bill, waardoor het proces voortijdig stopt. Dit is een expliciete actie in de audittrail van het systeem en verwijdert de verplichting.
Waarom dit belangrijk is Maakt uitzonderingen zichtbaar die het proces beëindigen. Een hoog annuleringspercentage kan wijzen op dubbele facturen of onjuiste invoer aan het begin van het proces. Waar je het vindt Expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een 'AP Bill' ongeldig maakt of annuleert. Deze actie en timestamp staan in de audittrail of worden weergegeven door de status 'Void' of 'Cancelled'. Vastleggen Gebruik de timestamp van de transactie 'Void' of van de statuswijziging naar 'Cancelled' op het AP Bill-object. Eventtype explicit
	Factuurdata gevalideerd	Dit staat voor een geslaagde validatie van factuurdata aan de hand van bedrijfsregels, zoals een juiste leverancier en verplichte velden. Vaak wordt dit afgeleid wanneer een AP Bill-record wordt opgeslagen of ingediend zonder validatiefouten.
Waarom dit belangrijk is Hiermee volg je de eerste controle van de datakwaliteit. Vertraging kan wijzen op problemen met de nauwkeurigheid van data-extractie of met compliance bij leveranciers. Dat heeft invloed op de STP-rate. Waar je het vindt Afgeleid van de timestamp waarop het AP Bill-record van de status 'Draft' naar 'Submitted' gaat. Controleer het veld 'State' of 'Status' op het object 'AP Bill'. Vastleggen Volg de timestamp van de statuswijziging van 'Draft' naar 'Submitted' op het AP Bill-object. Eventtype inferred
	Korting bij vroeg betalen benut	Dit is een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer een betaling binnen de kortingsperiode van de leverancier wordt uitgevoerd. Je leidt dit af door de uitvoeringsdatum van de betaling te vergelijken met de factuurdatum en de datums in de betalingsvoorwaarden.
Waarom dit belangrijk is Ondersteunt rechtstreeks de KPI Early Payment Discount Capture Rate door geslaagde kortingsmomenten expliciet te markeren. Zo kun je kostenbesparingen analyseren en vergroten. Waar je het vindt Berekend door de 'Payment Date' uit het object 'AP Payment' te vergelijken met de velden 'Invoice Date' en 'Payment Terms' op het object 'AP Bill'. Vastleggen ALS 'Payment Date' <= ('Invoice Date' + Discount Period uit 'Payment Terms'), DAN vindt de gebeurtenis plaats. Eventtype calculated

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Sage Intacct

Stappen

Vereisten: Zorg dat je een gebruikersrol in Sage Intacct hebt met toegang tot de Custom Report Writer en leesrechten voor de modules Accounts Payable, Purchasing en Cash Management.
Ga naar het Report Center: Log in bij Sage Intacct en ga naar Reports > Custom reports.
Maak rapport 1: Core Invoice Events: Maak een nieuw aangepast rapport. Selecteer AP Bill als primair object. Dit rapport legt gebeurtenissen vast die rechtstreeks beschikbaar zijn op het AP Bill-record.
Voeg joins toe voor rapport 1: Koppel in het tabblad 'Data' van de report writer het AP Bill-object aan het Vendor-object om de naam van de leverancier op te halen.
Bepaal de kolommen voor rapport 1: Voeg in het tabblad 'Columns' velden toe zoals Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State en belangrijke datumvelden: When Created (voor 'Invoice Received'), When Posted (voor 'Invoice Posted to GL') en When Modified. Gebruik formules om voor deze gebeurtenissen de kolommen ActivityName en EventTime te maken.
Maak rapport 2: Approval Events: Maak een tweede aangepast rapport. Selecteer AP Bill Approval, of een vergelijkbaar audit- of history-object, als primair object. Koppel dit aan AP Bill en Vendor met de AP Bill Key.
Bepaal de kolommen voor rapport 2: Dit rapport legt workflowgebeurtenissen vast. Voeg kolommen toe voor AP Bill No, Approver en de datum van de goedkeuringsactie. Gebruik formules om ActivityName in te stellen op 'Routed For Approval', 'Invoice Approved' of 'Invoice Rejected', afhankelijk van het veld voor de goedkeuringsstatus of -actie. EventTime is de timestamp van de goedkeuringsactie.
Maak rapport 3: Payment Events: Maak een derde aangepast rapport. Selecteer AP Payment als primair object. Koppel dit eerst aan AP Payment Detail, daarna aan AP Bill en ten slotte aan Vendor.
Bepaal de kolommen voor rapport 3: Dit rapport legt betalingsactiviteiten vast. Voeg kolommen toe voor AP Bill No, Payment Date (voor 'Payment Executed') en State. Gebruik de timestamp When Created van het AP Payment-record om 'Payment Scheduled' vast te leggen. Koppel het rapport aan Bank Transaction uit Cash Management en gebruik Reconciliation Date voor de activiteit 'Payment Cleared'.
Voer rapporten uit en exporteer ze: Stel voor elk van de drie rapporten hetzelfde datumfilter in, bijvoorbeeld op de aanmaakdatum van AP Bill, voor de afgelopen 3 tot 6 maanden. Voer elk rapport uit en exporteer de resultaten als CSV-bestand.
Combineer en transformeer de data: Gebruik een externe tool zoals Microsoft Excel (Power Query), een Python-script of een datavoorbereidingstool. Laad de drie CSV-bestanden. Controleer per bestand of de kolommen dezelfde namen hebben, zoals InvoiceNumber, ActivityName en EventTime. Voeg de data uit alle drie bestanden samen in één tabel.
Maak het event log af: Voeg in je transformatietool de vaste kolommen SourceSystem, bijvoorbeeld 'Sage Intacct', en LastDataUpdate, met de huidige timestamp, toe. Bereken de afgeleide gebeurtenis 'Early Payment Taken' door de datum van 'Payment Executed' te vergelijken met de vervaldatum of kortingsdatum van de factuur. Sla de uiteindelijke gecombineerde tabel op als één CSV-bestand. Dit is het event log dat klaar is om te uploaden.

Configuratie

Gebruikersrechten: Je hebt een rol nodig met toegang tot de Custom Report Writer en leesrechten voor de volgende Sage Intacct-objecten: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History en Bank Transaction.
Datumbereik: Gebruik in alle rapporten hetzelfde datumfilter om de integriteit van de data te bewaken. Een gebruikelijke aanpak is filteren op AP Bill > When Created voor een periode van 3 tot 6 maanden. Als de dataset groot is, kun je kortere intervallen gebruiken, bijvoorbeeld één maand per keer, om time-outs in de browser te voorkomen.
Objectjoins: De nauwkeurigheid van de extractie hangt af van correcte koppelingen tussen de verschillende dataobjecten. AP Payment Detail koppelt bijvoorbeeld AP Payment aan AP Bill. Onjuiste joins leiden tot ontbrekende of dubbele data.
Rapportfilters: Naast het datumbereik kun je filters instellen voor specifieke entiteiten of bedrijven als je met meerdere entiteiten werkt. Je kunt ook filteren op Vendor Type of Bill State om de scope te beperken.
Berekende velden en formules: Met de formules van de report writer maak je voor elke gebeurtenis in een rapport de vaste kolom ActivityName. Deze stap is belangrijk om de uiteindelijke output goed te structureren voor process mining.

a Voorbeeldquery sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger is geïnstalleerd, samen met de bibliotheken requests, pandas en lxml. Vraag Sage Intacct Web Services-inloggegevens aan, zoals Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID en User Password, voor een gebruiker met leesrechten op de objecten APBILL, APPYMT en VENDOR.
Omgeving instellen: Maak een nieuwe projectmap. Installeer de vereiste Python-bibliotheken met pip: pip install requests pandas lxml.
Configureer het script: Sla het aangeleverde Python-script op in een bestand, bijvoorbeeld extract_intacct_ap.py. Open het bestand en vervang de tijdelijke waarden in het woordenboek SAGE_INTACCT_CREDS door je eigen inloggegevens en endpoint-URL.
Stel extractieparameters in: Pas in het hoofdgedeelte van het script de variabelen start_date en end_date aan om de gewenste extractieperiode vast te leggen. Voor de eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan.
Voer het script uit: Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar je projectmap en voer het script uit met de opdracht: python extract_intacct_ap.py. Het script begint vervolgens verzoeken naar de Sage Intacct API te sturen.
Houd de uitvoering in de gaten: Het script toont voortgangsberichten in de console. Je ziet welk object wordt opgehaald en hoeveel records zijn gevonden. Afhankelijk van het datumbereik en de hoeveelheid data kan dit enkele minuten duren.
Verwerk paginering van de API: Het script verwerkt paginering automatisch. Het haalt data in batches, of pagina's, op totdat alle records binnen het opgegeven datumbereik zijn opgehaald.
Transformeer de data: Nadat de onbewerkte data is opgehaald, verwerkt het script elk APBILL- en APPYMT-record. Het maakt automatisch afzonderlijke rijen voor elk van de 14 gedefinieerde bedrijfsactiviteiten en berekent voor elke stap de juiste ActivityName en EventTime.
Verrijk de data: Het script haalt leveranciersdata op basis van VENDORID uit de facturen op en voegt VendorName toe aan het event log.
Genereer de output: Na een succesvolle uitvoering maakt het script in dezelfde map een bestand met de naam sage_intacct_ap_event_log.csv. Dit bestand bevat het gestructureerde event log.
Controleer de output: Open het gegenereerde CSV-bestand in een spreadsheetprogramma om de inhoud te controleren. Controleer of alle 14 activiteiten aanwezig zijn en of de kolommen correct zijn ingevuld.
Upload naar ProcessMind: Het gegenereerde CSV-bestand kan nu rechtstreeks naar het ProcessMind-platform worden geüpload voor analyse.

Configuratie

API-inloggegevens: Het script heeft een woordenboek met de volgende inloggegevens nodig: sender_id, sender_password, company_id, user_id en user_password. Voor de veiligheid raden we sterk aan een aparte Web Services-gebruiker met alleen-lezenrechten te gebruiken.
API-endpoint: endpoint_url moet zijn ingesteld op de juiste URL voor je Sage Intacct-instantie, meestal https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Datumbereik: De variabelen start_date en end_date bepalen de extractieperiode. Het script filtert records op basis van het veld WHENCREATED. Voor een eerste analyse is een periode van 3 tot 6 maanden geschikt, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft en je toch voldoende inzichten krijgt.
Queryfilters: De XML-query's in het script filteren APBILL-records op aanmaakdatum. Als dat nodig is, kun je extra filters toevoegen, bijvoorbeeld voor een specifieke STATE of DEPARTMENTID, aan het blok in de XML-payload.
Paginagrootte: De parameter pagesize in de functie readByQuery staat op 1000, de maximaal toegestane waarde, voor een efficiënte data-ophaling. De logica van het script verwerkt automatisch alle volgende pagina's.
Objectvelden: Het script specificeert precies welke velden uit elk object worden opgehaald, zoals APBILL, APPYMT en VENDOR. Als je aangepaste velden gebruikt, moeten de API-namen daarvan worden toegevoegd aan de lijst voor het betreffende object in het script.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Stappen

Abonneer je op Data Delivery Service (DDS) en configureer de service: Log in op je Sage Intacct-omgeving met beheerdersrechten. Ga naar Company > Admin > Subscriptions en controleer of Data Delivery Service voor je account is ingeschakeld. Neem anders contact op met je Sage Intacct-vertegenwoordiger.
Definieer de replicatietaak: Ga in Sage Intacct naar het configuratiegedeelte van Data Delivery Service. Maak een nieuwe taak om data te repliceren. Selecteer de specifieke dataobjecten, of tabellen, die je wilt repliceren. Neem alle objecten op die relevant zijn voor Accounts Payable, zoals APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL en BANKTXNS.
Configureer de bestemming voor cloudopslag: Stel de DDS-taak zo in dat de gerepliceerde data naar je clouddatawarehouse gaat, bijvoorbeeld Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake of Google BigQuery. Voeg de benodigde verbindingsreeksen, inloggegevens en bestemmingsgegevens toe. Sage Intacct gebruikt deze gegevens om de databestanden te versturen.
Stel het replicatieschema in: Bepaal hoe vaak de data wordt gerepliceerd. Dagelijks is gebruikelijk, vaak 's nachts om de impact op productiesystemen te beperken. Zo wordt de data in je warehouse regelmatig bijgewerkt.
Laad de data in het datawarehouse: Zodra de databestanden in je cloudopslag staan, richt je een ingestieproces in om de bestanden, vaak in CSV- of Parquet-formaat, in gestructureerde tabellen in je datawarehouse te laden. De meeste clouddatawarehouses hebben hiervoor tools, zoals Snowpipe van Snowflake of Load Jobs van BigQuery.
Maak verbinding met het datawarehouse: Gebruik een SQL-client of business-intelligence-tool die verbinding kan maken met je clouddatawarehouse. Configureer de verbinding met de juiste inloggegevens en verbindingsgegevens.
Voer de event-logquery uit: Open een nieuwe query-editor en plak het aangeleverde SQL-script. Pas tijdelijke waarden aan, zoals het datumbereik ('YYYY-MM-DD') in de WHERE-clausule, zodat dit overeenkomt met je analyseperiode.
Voer de query uit en controleer de resultaten: Voer de volledige SQL-query uit. De output is één event-logtabel met alle opgegeven activiteiten en attributen voor het AP Invoice-proces.
Exporteer naar ProcessMind: Exporteer de uiteindelijke resultatenset vanuit je SQL-client naar een CSV-bestand. Controleer of het bestand UTF-8-gecodeerd is en of de datum- en tijdnotatie overal hetzelfde is. Daarna kun je het bestand naar ProcessMind uploaden voor analyse.

Configuratie

Vereisten: Je hebt een abonnement op de Sage Intacct Data Delivery Service (DDS) nodig. Daarnaast heb je een actief account en geconfigureerde opslag in een ondersteund clouddatawarehouse nodig, bijvoorbeeld Snowflake, Google BigQuery of Amazon Redshift. Voor de installatie heb je beheerdersrechten nodig voor zowel Sage Intacct als het datawarehouse.
Belangrijke tabellen voor replicatie: Neem de volgende Sage Intacct-objecten op in je DDS-taak om een volledig AP-event log te maken: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS en BANKTXNS.
Filteren op datumbereik: We raden sterk aan om de data in de SQL-query op een specifiek datumbereik te filteren om de prestaties te bewaken. Begin met een recente periode, bijvoorbeeld de afgelopen 3 tot 6 maanden. De aangeleverde query gebruikt ab.WHENCREATED als primaire filterdatum.
Datagranulariteit: DDS repliceert volledige tabellen. De aangeleverde SQL-query is nodig om deze onbewerkte relationele data om te zetten naar het specifieke event-logformaat dat ProcessMind nodig heeft. Elke rij staat daarbij voor één bedrijfsactiviteit.
Replicatiefrequentie: Stel de DDS-taak zo in dat de actualiteit van de data en de systeemprestaties in balans blijven. Dagelijkse replicatie is gebruikelijk voor process-miningtoepassingen. Houd er rekening mee dat er tijd zit tussen het moment waarop een gebeurtenis in Sage Intacct plaatsvindt en het moment waarop deze in het datawarehouse verschijnt.

a Voorbeeldquery sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze template heb je alles in handen om de verwerking van crediteurenfacturen te optimaliseren. Ontdek vandaag nog waar verbeteringen mogelijk zijn en maak je proces efficiënter.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Optimaliseer de verwerking van crediteurenfacturen vandaag nog

Verlaag verwerkingskosten met 60% en voorkom vertragingen en dubbele betalingen.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten klaar.

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Extractiegidsen

Export van aangepaste rapporten en lijstweergaven in Sage Intacct

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Sage Intacct Web Services API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Replicatie met de Sage Intacct Data Delivery Service (DDS)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer de verwerking van crediteurenfacturen vandaag nog

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Jouw datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Attributen voor factuurverwerking bij crediteuren

Activiteiten in de factuurverwerking bij crediteuren

Extractiegidsen

Export van aangepaste rapporten en lijstweergaven in Sage Intacct

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Sage Intacct Web Services API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Replicatie met de Sage Intacct Data Delivery Service (DDS)

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer de verwerking van crediteurenfacturen vandaag nog

We respecteren je privacy