> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenfacturen > Sage Intacct > Datatemplate

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Sage Intacct

Attributen voor de verwerking van crediteurenfacturen(24) Activiteiten bij de verwerking van crediteurenfacturen(14) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Deze template geeft je een duidelijk kader voor het verzamelen van de data die nodig is om de verwerking van crediteurenfacturen te analyseren. Je ziet welke attributen en activiteiten je uit je systemen moet halen. Gebruik deze gids om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en snel met process mining aan de slag te gaan.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om bij te houden
Richtlijnen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor de verwerking van crediteurenfacturen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je de verwerking van crediteurenfacturen volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 9 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Factuur InvoiceNumber	De unieke identificatiecode van elke leveranciersfactuur. Deze dient als primaire Case-ID om de factuur van ontvangst tot betaling te volgen.
Beschrijving Het factuurnummer is de basis voor analyses van de crediteurenverwerking: het identificeert elke verwerkte factuur uniek. Het verbindt alle bijbehorende activiteiten, zoals validatie, goedkeuring en betaling, tot één procesinstantie. Met process mining kun je dit attribuut gebruiken om de levenscyclus van elke factuur van begin tot eind te reconstrueren. Je analyseert processtromen, spoort bottlenecks bij specifieke facturen op en berekent statistieken per case, zoals de totale doorlooptijd. De overige attributen geven context bij het verloop van de factuur met dit specifieke nummer. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële Case-ID die alle processtappen van één factuur met elkaar verbindt. Zo kun je de verwerkingstijd en het procesverloop van begin tot eind analyseren. Waar vind je dit? Dit is meestal het veld ‘Bill No.’ of ‘Invoice #’ in het object AP Bill of Vendor Invoice van Sage Intacct. Voorbeelden INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Activiteit ActivityName	De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis, zoals ‘Factuur goedgekeurd’ of ‘Betaling uitgevoerd’.
Beschrijving De activiteitsnaam beschrijft één stap in het crediteurenproces. Samen vormen deze activiteiten de reeks gebeurtenissen in het procesverloop van elke factuur. De analyse van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Hiermee ontdek je hoe het proces werkelijk verloopt, zie je waar het afwijkt van de standaardprocedure en analyseer je herstelrondes, bijvoorbeeld ‘Afwijking gevonden’ gevolgd door ‘Afwijking opgelost’. De frequentie en volgorde van activiteiten zijn essentieel om de procesefficiëntie te begrijpen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Het is essentieel om het procesverloop te visualiseren, bottlenecks op te sporen en afwijkingen te analyseren. Waar vind je dit? Dit attribuut is afgeleid van systeemgebeurtenissen, statuswijzigingen of vermeldingen in het auditspoor van Sage Intacct voor AP Bills en betalingen. Voorbeelden Factuur ontvangenFactuur goedgekeurdBetaling ingeplandBetaling uitgevoerd
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waaruit de data is gehaald, meestal een vaste waarde die het ERP- of boekhoudsysteem aanduidt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In een omgeving met meerdere systemen helpt het om bronnen van elkaar te onderscheiden en de herkomst van de data vast te leggen. In deze weergave is de waarde altijd ‘Sage Intacct’. Bij een analyse van één systeem is dit vaak een vaste waarde. Toch is het attribuut belangrijk voor datagovernance en voor eventuele toekomstige projecten waarin data uit meerdere systemen wordt gecombineerd. Het bevestigt dat de analyse is gebaseerd op data uit de bedoelde bron. Waarom dit belangrijk is Legt de herkomst van de data vast. Zo is duidelijk waar de data vandaan komt, wat belangrijk is voor datagovernance en omgevingen met meerdere systemen. Waar vind je dit? Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd. Voorbeelden Sage Intacct
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze record voor het laatst is vernieuwd of uit het bronsysteem is gehaald.
Beschrijving Dit attribuut bevat de timestamp van de meest recente data-extractie. Zo zie je hoe actueel de data is en kun je bepalen wanneer de data opnieuw moet worden vernieuwd. In dashboards en rapporten laat deze informatie zien hoe recent de inzichten zijn. Als de data bijvoorbeeld een week geleden voor het laatst is bijgewerkt, zijn recente procesactiviteiten nog niet meegenomen in de conclusies. Dit veld is belangrijk voor datagovernance en voor het vertrouwen in de analyse. Waarom dit belangrijk is Geeft aan hoe actueel de data is. Zo kunnen gebruikers zien hoe recent de procesanalyse is en wanneer de data opnieuw moet worden vernieuwd. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt tijdens het ETL-proces (extractie, transformatie en laden) gegenereerd en aan elke rij toegevoegd. Voorbeelden 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Starttijd EventTime	De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of processtap plaatsvond.
Beschrijving De gebeurtenistijd, oftewel de timestamp, legt het exacte moment van een activiteit vast. Deze chronologische data is essentieel om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen. Bij process mining gebruik je timestamps om de proceskaart chronologisch op te bouwen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen en procesprestaties over tijd te analyseren. Zo zie je wanneer vertragingen optreden, bijvoorbeeld in het weekend of buiten kantooruren. Timestamps vormen de basis voor alle tijdgerelateerde KPI’s. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijd en wachttijd. Waar vind je dit? Afgeleid van verschillende datumvelden in Sage Intacct-objecten, zoals ‘Creation Date’ op AP Bills, ‘Approval Date’ of ‘Payment Date’ op AP Payments. Voorbeelden 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Betalingsstatus PaymentStatus	De huidige status van de betaling die bij de factuur hoort.
Beschrijving De betalingsstatus beschrijft de status van de betaling zelf, los van de factuurstatus. Mogelijke waarden zijn ‘Gepland’, ‘In behandeling’, ‘Betaald’, ‘Verwerkt’ of ‘Mislukt’. Dit attribuut staat centraal in het dashboard ‘Betalingsstatus en foutbewaking’. Het financiële team kan hiermee het succes van betaalruns volgen, mislukte betalingen snel vinden en oplossen en mogelijke dubbele betalingen opsporen. Als je weet hoelang een betaling in elke status blijft, kun je het betalingsproces verbeteren en de voorspelbaarheid van de cashflow vergroten. Waarom dit belangrijk is Houdt het succes en de status van de laatste betalingsstap bij, zodat je betalingsfouten of vertragingen snel kunt vinden en oplossen. Waar vind je dit? Deze informatie staat op het AP Payment- of Bill Payment-object in Sage Intacct. Voorbeelden GeplandVerzonden naar de bankVerwerktOngeldig gemaakt
	Boekingsdatum PostingDate	De datum waarop de factuurtransactie in het grootboek (GL) wordt geboekt.
Beschrijving De boekingsdatum is de datum waarop de financiële transactie van de factuur officieel in de administratie van het bedrijf wordt vastgelegd, in het grootboek (General Ledger). Deze datum is belangrijk voor de boekhouding en financiële rapportage, omdat hij bepaalt in welke verslagperiode de kosten worden opgenomen. Bij procesanalyse kunnen vertragingen tussen de ontvangst van een factuur en de boekingsdatum wijzen op inefficiënties bij de validatie of goedkeuring. De datum is een belangrijk moment voor de activiteit ‘Factuur geboekt in grootboek’ en wordt vaak gebruikt om het deel van de doorlooptijd tussen boeking en betaling te meten. Analyse van boekingsdatums helpt om de financiële afsluiting op tijd uit te voeren en nauwkeurig te rapporteren. Waarom dit belangrijk is Geeft aan wanneer een factuur officieel in het financiële systeem is vastgelegd. Dit is belangrijk om boekhoudkundige doorlooptijden te meten en tijdige financiële rapportage te waarborgen. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Posting Date’ op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Factuurbedrag InvoiceAmount	Het totale bedrag van de factuur.
Beschrijving Het factuurbedrag is de totale financiële waarde van de factuur die de leverancier heeft ingediend. Dit attribuut is belangrijk voor financiële analyses en om te begrijpen hoe het bedrag het verwerkingspad beïnvloedt. Je kunt facturen op basis van hun bedrag indelen in categorieën, zoals laag, gemiddeld en hoog. Zo zie je of facturen met een hoger bedrag een andere goedkeuringsroute volgen of langer worden verwerkt. Het bedrag is ook een belangrijk onderdeel van de KPI ‘Naleving van het betalingsbeleid’, omdat goedkeuringslimieten vaak van het bedrag afhangen. Zo kun je verbeteringen voorrang geven bij transacties met een hoog bedrag. Waarom dit belangrijk is Maakt analyses op basis van bedragen mogelijk. Zo zie je bijvoorbeeld of facturen met een hoog bedrag een andere route volgen of langer worden verwerkt. Ook is dit attribuut belangrijk om te controleren of goedkeuringslimieten worden nageleefd. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Amount’ of ‘Transaction Amount’ op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 150.755000.0025000.50
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige verwerkingsstatus van de factuur in de AP-workflow.
Beschrijving De factuurstatus geeft aan waar een factuur zich in de levenscyclus bevindt, bijvoorbeeld ‘Concept’, ‘Ingediend ter goedkeuring’, ‘Goedgekeurd’ of ‘Betaald’. Zo zie je in één oogopslag hoe ver de factuur is. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Trends in factuurdoorvoer en -volume’. Dat laat zien hoe facturen op een bepaald moment over de verschillende statussen zijn verdeeld. Managers in de bedrijfsvoering kunnen hiermee de werklast volgen, bottlenecks vinden waar facturen zich ophopen en de verwachte afrondingstijd inschatten. Statuswijzigingen bijhouden is een gangbare manier om het activiteitenlogboek voor process mining samen te stellen. Waarom dit belangrijk is Geeft de huidige status van een factuur weer. Zo kun je de werklast volgen en zien in welke fase facturen vastlopen. Waar vind je dit? Dit is meestal een veld met de naam ‘Status’ of ‘State’ op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden ConceptIngediendGoedgekeurdBetaald
	Gebruikersnaam UserName	De naam van de medewerker of gebruiker die een bepaalde activiteit op de factuur heeft uitgevoerd.
Beschrijving De gebruikersnaam geeft aan wie verantwoordelijk is voor een gebeurtenis in het proces, zoals gegevens invoeren, controleren of goedkeuren. Zo is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en kun je de prestaties van individuele bronnen of teams analyseren. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Analyse van de goedkeuringsdoorlooptijd van facturen’. Je kunt ermee nagaan of bepaalde goedkeurders structureel traag zijn. Ook kun je goed presterende medewerkers vinden en zien wie extra training nodig heeft. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in het beheer van bronnen en de verdeling van de werklast. Waarom dit belangrijk is Houdt bij welke gebruiker een actie heeft uitgevoerd. Dit is belangrijk om de prestaties van goedkeurders en de verdeling van de werklast te analyseren en te bepalen waar training nodig is. Waar vind je dit? Deze informatie staat in het auditspoor of de geschiedenislogboeken van de AP Bill- en AP Payment-objecten in Sage Intacct. De gegevens zijn gekoppeld aan statuswijzigingen of aanpassingen. Voorbeelden Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatiecode van de inkooporder (PO) die bij de factuur hoort, indien van toepassing.
Beschrijving Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan een vooraf goedgekeurde inkoopaanvraag. Facturen kunnen wel of niet aan een PO zijn gekoppeld. Met een PO-nummer kan de factuur meestal automatisch worden gecontroleerd en gekoppeld, op basis van twee of drie gegevensbronnen. Dit attribuut is essentieel voor de analyse van de activiteit ‘Inkooporder gekoppeld’ en bijbehorende afwijkingen. Je kunt het proces opsplitsen in facturen met en zonder PO en hun doorlooptijden en automatiseringspercentages vergelijken. Veel afwijkingen bij facturen met een PO kunnen wijzen op problemen bij het aanmaken van inkooporders of het registreren van ontvangsten. Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen facturen met en zonder PO. Die volgen vaak verschillende verwerkingsroutes en bieden verschillende mogelijkheden voor automatisering. Waar vind je dit? Dit veld staat op het AP Bill-object in Sage Intacct en wordt gebruikt om de factuur aan een bestaande Purchase Order te koppelen. Voorbeelden PO-004581PO-005123N.v.t.
	Kostenplaats CostCenter	De specifieke afdeling of bedrijfseenheid waaraan de factuurkosten worden toegewezen.
Beschrijving Het kostenplaatsnummer is een organisatorische dimensie die aangeeft welk deel van het bedrijf verantwoordelijk is voor de kosten op de factuur. Het wordt gebruikt voor budgettering, kostentoewijzing en financiële rapportage. Bij process mining is dit attribuut belangrijk voor het dashboard ‘Inconsistenties in de verwerking per kostenplaats’. Hiermee kun je belangrijke metrieken, zoals doorlooptijd en herstelwerk, vergelijken tussen kostenplaatsen. Door goed presterende kostenplaatsen te vinden, kun je best practices delen. Kostenplaatsen die achterblijven, hebben mogelijk gerichte procesverbeteringen of training nodig. Dit is het belangrijkste attribuut voor de KPI ‘Verschillen in doorlooptijd per kostenplaats’. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om prestaties tussen verschillende bedrijfseenheden te vergelijken en laat inconsistenties en kansen voor processtandaardisatie zien. Waar vind je dit? Dit is een standaarddimensie voor AP Bill-regelitems in Sage Intacct. De dimensie heet vaak ‘Afdeling’ of is een aangepaste dimensie voor de kostenplaats. Voorbeelden Verkoop - VSMarketingIT-infrastructuurOnderzoek en ontwikkeling
	Naam leverancier VendorName	De officiële naam van de leverancier die de factuur heeft ingediend.
Beschrijving De leveranciersnaam geeft aan welke leverancier bij een factuur hoort. Met dit attribuut analyseer je het gedrag en de prestaties van leveranciers binnen het crediteurenproces. Je kunt de proceskaart filteren om te zien hoe facturen van specifieke leveranciers worden verwerkt. Dit attribuut is nodig voor het dashboard ‘Leveranciersprestaties en verwerkingstijd’ en de KPI ‘Verschillen in doorlooptijd per leverancier’. Zo zie je welke facturen snel worden verwerkt en welke vaak vertraging of afwijkingen opleveren. Dat kan kansen bieden om met leveranciers samen te werken en het proces te standaardiseren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om procesvariaties en prestaties per leverancier te analyseren. Zo spoor je leveranciersspecifieke bottlenecks of problemen met de factuurkwaliteit op. Waar vind je dit? Deze informatie staat in het object ‘Vendor’ van Sage Intacct, dat aan de AP Bill is gekoppeld. Voorbeelden Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de factuur volgens de betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.
Beschrijving De vervaldatum is de contractueel afgesproken datum waarop een factuur moet zijn betaald. Deze datum wordt bepaald door de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken, bijvoorbeeld betaling binnen 30 dagen. Dit attribuut is belangrijk om tijdige betalingen te volgen en de financiën te plannen. In het dashboard ‘Naleving van betalingsafspraken en beleid’ wordt het gebruikt om te late betalingen te markeren. Ook is het nodig om de KPI voor het percentage geïncasseerde kortingen bij vroege betaling te berekenen. De vervaldatum is daarbij het uitgangspunt voor de meting. Waarom dit belangrijk is Deze datum is belangrijk om tijdige betalingen te analyseren, de cashflow te beheren en kansen te vinden om kortingen bij vroege betaling te incasseren. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Due Date’ op het AP Bill-object in Sage Intacct. Je kunt de datum handmatig invoeren of automatisch laten berekenen op basis van de betalingsvoorwaarden. Voorbeelden 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Afdeling Department	De naam van de interne afdeling die bij de factuur hoort. Deze wordt vaak gebruikt voor goedkeuringen en kostentoewijzing.
Beschrijving De afdeling is een organisatorisch attribuut waarmee een factuur wordt toegewezen aan een bepaald onderdeel van het bedrijf, zoals ‘Marketing’ of ‘IT’. Vaak wordt dit gebruikt om goedkeuringen naar het juiste afdelingshoofd of de juiste manager te sturen. Net als de kostenplaats maakt deze dimensie het mogelijk om prestaties tussen bedrijfsonderdelen te vergelijken. Je kunt bijvoorbeeld de goedkeuringsdoorlooptijd of het herstelwerk per afdeling vergelijken. Zo zie je waar processen goed lopen en waar niet. Deze analyse helpt om het AP-proces in de hele organisatie te standaardiseren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen te vergelijken en ondersteunt standaardisatie. Waar vind je dit? Dit is een standaarddimensie in Sage Intacct die je aan transacties zoals AP Bills kunt toewijzen. Voorbeelden MarketingVerkoopITFinanciën
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgeschreven.
Beschrijving De factuurdatum, ook wel de factuurboekingsdatum genoemd, is de datum die de leverancier op de factuur heeft vermeld. Deze datum markeert het begin van de betalingstermijn, bijvoorbeeld de start van een termijn van 30 dagen. Je kunt deze datum gebruiken als uitgangspunt om te meten hoelang het duurt voordat een factuur in het systeem wordt ingevoerd, bij de activiteit ‘Factuur ontvangen’. Deze meting heet de factuurverwerkingsvertraging. Die verkorten is vaak een belangrijk doel voor crediteurenafdelingen die beter zicht willen op hun processen en hun cashflowprognoses willen verbeteren. Deze datum vormt de basis voor veel financiële berekeningen. Waarom dit belangrijk is Geeft het startpunt vanuit het perspectief van de leverancier aan. Je gebruikt de datum om de vertraging tussen factuurdatum en ontvangst te berekenen en de uiterste betaaldatum vast te stellen. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Bill Date’ of ‘Date’ op het AP Bill-object in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Goedkeuringsdoorlooptijd ApprovalCycleTime	De tijd vanaf het moment dat een factuur ter goedkeuring wordt ingediend tot het moment waarop deze definitief is goedgekeurd.
Beschrijving De goedkeuringsdoorlooptijd meet specifiek hoelang de goedkeuringsfase van het proces duurt. Je berekent deze door de timestamp van ‘Ter goedkeuring doorgestuurd’ af te trekken van de timestamp van ‘Factuur goedgekeurd’. Deze metriek staat centraal in het dashboard ‘Analyse van de goedkeuringsdoorlooptijd van facturen’. Je kunt hiermee bottlenecks in de goedkeuringsworkflow vinden, bijvoorbeeld bij bepaalde goedkeurders, afdelingen of factuurtypen. De doorlooptijd verkorten is vaak een belangrijk doel. Het heeft namelijk direct invloed op de mogelijkheid om korting bij vroegtijdige betaling te krijgen en op tijd te betalen. Waarom dit belangrijk is Meet hoe efficiënt de goedkeuringsworkflow verloopt. Zo kun je trage goedkeurders en bottlenecks vinden die betalingen vertragen en het risico vergroten dat je korting misloopt. Waar vind je dit? Deze metriek wordt berekend in de process mining-tool door de timestamp van de activiteit ‘Ter goedkeuring doorgestuurd’ af te trekken van die van ‘Factuur goedgekeurd’. Voorbeelden 2 dagen en 3 uur7 dagen en 1 uur10 uur en 30 minuten
	Herstelwerk IsRework	Een booleaanse vlag die waar is als de factuur een herstelronde heeft doorlopen, bijvoorbeeld om een afwijking op te lossen.
Beschrijving Dit berekende attribuut markeert facturen die een of meer herstelrondes hebben doorlopen. Van herstelwerk is sprake wanneer een processtap door een fout of uitzondering moet worden herhaald, bijvoorbeeld na de gebeurtenis ‘Afwijking gevonden’, gevolgd door ‘Afwijking opgelost’. Deze vlag wordt gebruikt om de KPI ‘Percentage facturen met herstelwerk’ te berekenen en om de proceskaart te filteren op herstelroutes. Als je weet welke facturen herstelwerk vereisen en waarom, kun je de oorzaken van inefficiënte processen achterhalen. Denk aan slechte datakwaliteit bij leveranciers of onjuiste stamgegevens. Waarom dit belangrijk is Markeert facturen waarvoor extra, ongepland werk nodig was. Zo kun je inefficiëntie in het proces meten en de oorzaken van uitzonderingen vinden. Waar vind je dit? Deze booleaanse vlag wordt berekend in de process mining-tool door te controleren of specifieke herstelactiviteiten, zoals ‘Afwijking opgelost’, voorkomen in de gebeurtenisreeks van de case. Voorbeelden truefalse
	Kortingsbedrag EarlyPaymentDiscountAmount	Het mogelijke kortingsbedrag als de factuur vóór de normale uiterste betaaldatum wordt betaald.
Beschrijving Dit attribuut geeft de waarde aan van de korting die de leverancier biedt bij vroegtijdige betaling, zoals vastgelegd in de betalingsvoorwaarden. ‘2/10, Net 30’ betekent bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen. Dit bedrag is belangrijk voor de KPI en het dashboard ‘Percentage geïnde kortingen bij vroegtijdige betaling’. Het maakt de besparingskans per factuur zichtbaar, zodat het financiële team betalingen met de hoogste korting voorrang kan geven. Door de totale mogelijke korting te vergelijken met het bedrag dat daadwerkelijk is geïnd, zie je wat inefficiënte processen financieel kosten. Waarom dit belangrijk is Maakt de mogelijke besparing door vroegtijdige betaling zichtbaar. Zo kun je facturen prioriteren en de financiële gevolgen van de efficiëntie van het AP-proces meten. Waar vind je dit? Deze waarde wordt meestal berekend op basis van de velden ‘Payment Terms’ en ‘Invoice Amount’ op de AP Bill in Sage Intacct. Voorbeelden 10.0050.25250.00
	Kortingsdatum EarlyPaymentDiscountDate	De uiterste datum waarop een factuur moet zijn betaald om in aanmerking te komen voor korting bij vroegtijdige betaling.
Beschrijving Dit attribuut geeft de uiterste datum aan waarop een factuur moet zijn betaald om de korting van de leverancier te krijgen. De datum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de kortingsvoorwaarden. Bij ‘2/10, Net 30’ is dat bijvoorbeeld 10 dagen na de factuurdatum. Deze datum is een belangrijke interne SLA voor het AP-proces. Het dashboard ‘Percentage geïnde kortingen bij vroegtijdige betaling’ gebruikt de datum om te bepalen of een betaling op tijd is gedaan voor de korting. Als je bijhoudt hoe dicht betalingen bij deze deadline worden uitgevoerd, kun je bottlenecks in de goedkeuring en betalingsplanning vinden. Waarom dit belangrijk is Is een belangrijke deadline voor het AP-team. Als je die haalt, bespaart het bedrijf direct kosten. Waar vind je dit? Deze datum wordt berekend op basis van ‘Bill Date’ en ‘Payment Terms’ in de AP Bill-registratie in Sage Intacct. Voorbeelden 2023-10-252023-11-102023-11-30
	Leveranciers-ID VendorId	De unieke systeem-ID van de leverancier.
Beschrijving De leveranciers-ID is een unieke, door het systeem gegenereerde identificatiecode voor elke leveranciersregistratie. De leveranciersnaam kan soms inconsistent zijn, maar de leveranciers-ID is een vaste sleutel om gegevens te koppelen en te analyseren. De leveranciersnaam is gebruiksvriendelijker in dashboards. Voor aggregaties en filters is de leveranciers-ID technisch betrouwbaarder, vooral als leveranciersnamen iets van elkaar verschillen, zoals ‘Staples Inc.’ en ‘Staples’. Zo worden alle transacties van dezelfde leverancier correct gegroepeerd voor een betrouwbare prestatieanalyse. Waarom dit belangrijk is Biedt een vaste, unieke sleutel voor een leverancier. Zo kun je gegevens voor analyses over leveranciers correct samenvoegen, ook als leveranciersnamen verschillen. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Vendor ID’ op het Vendor-object in Sage Intacct. Voorbeelden V1001V1002V2304
	Reden van afwijking DiscrepancyReason	Een code of tekst die de reden voor een afwijking op de factuur beschrijft, zoals een verschil in prijs of aantal.
Beschrijving De reden van afwijking geeft context wanneer een factuur niet door de validatie of de vergelijking met de inkooporder komt. De reden verklaart waarom de factuur handmatig moet worden gecontroleerd. Veelvoorkomende oorzaken zijn prijsverschillen, afwijkende aantallen of ontbrekende informatie. Dit attribuut staat centraal in het dashboard ‘Oplostijd van afwijkingen en herstelwerk’. Door de meest voorkomende redenen te analyseren, kan een bedrijf de oorzaken achterhalen. Die kunnen te maken hebben met bepaalde leveranciers of artikelen, maar ook met fouten bij het invoeren van gegevens. Met deze informatie kun je gerichte procesverbeteringen doorvoeren, zoals stamgegevens bijwerken of de communicatie met leveranciers verbeteren. Waarom dit belangrijk is Verklaart de oorzaak van herstelwerk en vertragingen. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, uitzonderingen verminderen en het percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt verhogen. Waar vind je dit? Deze informatie kan zijn opgeslagen in een aangepast veld of notitieveld, of worden afgeleid uit specifieke uitzonderingsstatussen in Sage Intacct of een geïntegreerde OCR- of vastleggingsoplossing. Voorbeelden PrijsverschilVerschil in aantalOngeldig inkoopordernummerDubbele factuur
	Valuta Currency	De valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt.
Beschrijving Het valuta-attribuut geeft aan in welke munteenheid het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Dit is vooral belangrijk voor internationale organisaties die facturen in meerdere valuta verwerken. Voor analyses is dit nodig voor correcte financiële rapportages en om bedragen naar één valuta om te rekenen en te vergelijken. Als je op valuta filtert, kun je ook zien of facturen in bepaalde valuta langer worden verwerkt, bijvoorbeeld door andere bankregels of goedkeuringsprocessen. De valuta geeft context aan alle geldbedragen. Waarom dit belangrijk is Geeft context aan alle geldbedragen en helpt financiële analyses correct uit te voeren, vooral bij internationale organisaties. Waar vind je dit? Dit is het veld ‘Currency’ op het AP Bill-object. Als meerdere valuta zijn ingeschakeld, wordt de waarde in Sage Intacct vaak overgenomen uit de leveranciersregistratie. Voorbeelden USDEURGBP
	Zonder handmatige tussenkomst verwerkt IsStraightThrough	Een booleaanse vlag die waar is als de factuur zonder handmatige tussenkomst of herstelwerk is verwerkt.
Beschrijving Dit attribuut markeert facturen die volledig automatisch zijn verwerkt, van ontvangst tot het inplannen van de betaling, zonder handmatige handelingen of uitzonderingsafhandeling. Het is meestal het tegenovergestelde van de vlag ‘Herstelwerk’. Deze vlag wordt gebruikt om de KPI ‘Percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt’ te berekenen. Dit is een belangrijke maatstaf voor automatisering en procesefficiëntie. Een hoog percentage wijst op een volwassen AP-proces dat goed wordt beheerd. Door te analyseren welke kenmerken facturen hebben die niet zonder handmatige tussenkomst worden verwerkt, kun je resterende obstakels voor volledige automatisering vinden. Waarom dit belangrijk is Markeert volledig automatisch verwerkte facturen. Zo kun je het succes van automatiseringsinitiatieven meten en kansen voor verdere verbetering vinden. Waar vind je dit? Deze vlag wordt berekend in de process mining-tool, meestal als het tegenovergestelde van de vlag ‘IsRework’ of door een ideale route van activiteiten vast te leggen. Voorbeelden truefalse

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten bij de verwerking van crediteurenfacturen

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log. Zo kun je de factuurworkflow goed in kaart brengen en analyseren.

7 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling uitgevoerd	Markeert de uitvoering van de betalingstransactie, waarbij het geld naar de leverancier wordt overgemaakt. Dit is een expliciete gebeurtenis met een specifieke transactiedatum.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk moment om de naleving van betalingsafspraken en het percentage geïncasseerde kortingen bij vroege betaling te meten. De tijd tussen goedkeuring en deze gebeurtenis laat zien hoe efficiënt de betaling wordt verwerkt. Waar vind je dit? Vastgelegd in het object ‘AP Payment’ dat bij de ‘AP Bill’ hoort. Dit object bevat een ‘Payment Date’ of een timestamp van de uitvoering van de transactie. Vastleggen Gebruik het veld ‘Payment Date’ van de bijbehorende AP Payment-record. Gebeurtenistype explicit
	Betaling verwerkt door bank	De laatste stap bevestigt dat de betaling door de bank is verwerkt en de transactie is afgestemd. Dit wordt meestal vastgelegd tijdens de bankafstemming in de module Cash Management van Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis markeert het daadwerkelijke einde van de levenscyclus van de factuur. De volledige doorlooptijd van begin tot eind wordt tot dit moment gemeten en geeft een compleet beeld van de uitgaande geldstroom. Waar vind je dit? Afgeleid van de ‘Clearing Date’ of ‘Reconciliation Date’ van de ‘AP Payment’-transactie in de module Cash Management. Vastleggen Gebruik de verwerkingsdatum uit de bankafstemming die aan de betalingstransactie is gekoppeld. Gebeurtenistype inferred
	Factuur geboekt in grootboek	Markeert de transactie waarbij de goedgekeurde factuur officieel in het grootboek (General Ledger) wordt geboekt en een financiële verplichting ontstaat. Dit is een expliciete, essentiële boekhoudkundige gebeurtenis in Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Dit belangrijke financiële moment maakt de factuur tot een officiële verplichting van het bedrijf. De factuur is dan klaar voor betaling en wordt meegenomen in de financiële overzichten. Waar vind je dit? Dit is een expliciete transactie. De boekingsdatum staat rechtstreeks op het object ‘AP Bill’ of in de bijbehorende ‘GL Entry’-records. Vastleggen Gebruik de ‘Posting Date’ van de AP Bill of de aanmaakdatum van de bijbehorende GL-transactie. Gebeurtenistype explicit
	Factuur goedgekeurd	Geeft aan dat de bevoegde persoon de factuur heeft goedgekeurd en dat deze klaar is om voor betaling te worden geboekt. Dit is een expliciete gebeurtenis in de goedkeuringsgeschiedenis of het auditspoor van Sage Intacct.
Waarom dit belangrijk is Dit belangrijke moment sluit de goedkeuringscyclus af. Vertragingen vóór deze stap wijzen op bottlenecks in de goedkeuring. Snelle goedkeuring is belangrijk om kortingen bij vroege betaling te kunnen incasseren. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in de logboeken met de goedkeuringsgeschiedenis van het object ‘AP Bill’. Meestal worden de timestamp en de gebruiker die goedkeurde geregistreerd. Vastleggen Gebruik de timestamp van de laatste goedkeuringsvermelding in de goedkeuringsgeschiedenis van de factuur. Gebeurtenistype explicit
	Factuur ontvangen	Dit markeert het begin van het proces: een factuur wordt handmatig of via een automatische oplossing voor factuurverwerking ingevoerd in Sage Intacct. Meestal wordt dit moment afgeleid van de aanmaaktimestamp van de AP Bill-record.
Waarom dit belangrijk is Dit is het startpunt voor alle berekeningen van doorlooptijden. Die zijn essentieel om de algehele procesefficiëntie en de doorvoer van facturen te meten. Waar vind je dit? Afgeleid van de timestamp in het veld ‘Created Date’ van het object ‘AP Bill’ (APBILL). Dit is de betrouwbaarste startgebeurtenis voor het proces. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van de AP Bill-record. Gebeurtenistype inferred
	Inkooporder gekoppeld	Bevestigt dat factuurgegevens, zoals aantallen en prijzen, succesvol zijn vergeleken met de bijbehorende inkooporder. Dit wordt vaak expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een PO aan een AP Bill koppelt.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijke stap voor facturen met een PO. Mislukte koppelingen of lange verwerkingstijden kunnen wijzen op afwijkingen en zijn een veelvoorkomende oorzaak van bottlenecks. Waar vind je dit? Vastgelegd in het transactielogboek of auditspoor wanneer een gebruiker de actie ‘Match’ uitvoert of een ‘Purchase Order’ koppelt aan het object ‘AP Bill’. Vastleggen Zoek de event log-vermelding waarin een Purchase Order aan een AP Bill wordt gekoppeld. Gebeurtenistype explicit
	Ter goedkeuring doorgestuurd	Geeft aan dat een gevalideerde en gekoppelde factuur is ingediend bij de goedkeuringsworkflow. Sage Intacct registreert deze actie wanneer een factuur ter goedkeuring wordt ingediend en meldingen worden verstuurd.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Door deze gebeurtenis bij te houden, kun je de KPI Gemiddelde goedkeuringstijd van facturen analyseren en vertragingen opsporen. Waar vind je dit? Vastgelegd in het auditspoor of de transactielogboeken wanneer de status van de ‘AP Bill’ verandert in ‘Submitted for Approval’. Deze actie wordt vaak als expliciete gebeurtenis geregistreerd. Vastleggen Gebruik de timestamp uit het auditlogboek waarop de factuur bij de goedkeuringsmodule wordt ingediend. Gebeurtenistype explicit
	Afwijking gevonden	Geeft aan dat bij de validatie of koppeling een verschil is gevonden, bijvoorbeeld in prijs of aantal. Dit moment wordt meestal afgeleid wanneer een factuur de status ‘Hold’ of ‘Exception’ krijgt.
Waarom dit belangrijk is Markeert het begin van herstelrondes. Analyse van het aantal en type afwijkingen is belangrijk om de KPI voor het percentage facturen dat herstelwerk vereist te verbeteren. Waar vind je dit? Afgeleid van een statuswijziging van het object ‘AP Bill’ naar bijvoorbeeld ‘On Hold’, ‘Exception’ of ‘Discrepancy’. Het auditspoor kan ook mislukte koppelingspogingen tonen. Vastleggen Houd de timestamp bij van de statuswijziging naar een uitzonderingsstatus op het AP Bill-object. Gebeurtenistype inferred
	Afwijking opgelost	Markeert dat een eerder gevonden afwijking is opgelost, zodat de factuur verder kan worden verwerkt. Dit moment wordt afgeleid wanneer de status van een factuur verandert van ‘On Hold’ naar een normale verwerkingsstatus.
Waarom dit belangrijk is De tijd meten tussen ‘Afwijking gevonden’ en ‘Afwijking opgelost’ is belangrijk voor de KPI Doorlooptijd voor het oplossen van afwijkingen. Waar vind je dit? Afgeleid van een statuswijziging van het object ‘AP Bill’ van een uitzonderingsstatus, zoals ‘On Hold’, naar een actieve status, zoals ‘Submitted’ of ‘Pending Approval’. Vastleggen Houd de timestamp bij van de statuswijziging van een uitzonderingsstatus terug naar een verwerkingsstatus. Gebeurtenistype inferred
	Betaling ingepland	Geeft aan dat een goedgekeurde en geboekte factuur is geselecteerd en opgenomen in een betalingsbatch of betalingsrun. Dit moment kan worden afgeleid wanneer de factuur wordt toegevoegd aan een object als ‘AP Payment Request’.
Waarom dit belangrijk is Deze stap overbrugt de periode tussen goedkeuring en de daadwerkelijke betaling. Door de tijd in deze stap te analyseren, krijg je inzicht in het cashflowbeheer en de efficiëntie van de betalingsplanning. Waar vind je dit? Afgeleid van de aanmaakdatum van het object ‘AP Payment’ waarin de ‘AP Bill’ is opgenomen. De status van de factuur kan ook veranderen in ‘Scheduled for Payment’. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop de AP Bill wordt gekoppeld aan een ingeplande betalingsbatch die nog niet is uitgevoerd. Gebeurtenistype inferred
	Factuur afgewezen	Geeft aan dat een goedkeurder de factuur heeft afgewezen. Meestal moet de factuur dan worden aangepast en opnieuw ingediend. Dit is een expliciete gebeurtenis in de logboeken met de goedkeuringsgeschiedenis.
Waarom dit belangrijk is Maakt herstelrondes in het goedkeuringsproces zichtbaar. Een hoog afwijzingspercentage kan wijzen op onnauwkeurige data in eerdere processtappen of op afwijkingen van het beleid. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in de logboeken met de goedkeuringsgeschiedenis van het object ‘AP Bill’. Daarin worden acties als ‘Decline’ of ‘Reject’ geregistreerd. Vastleggen Gebruik de timestamp van de vermelding ‘Reject’ of ‘Decline’ in de goedkeuringsgeschiedenis van de factuur. Gebeurtenistype explicit
	Factuur geannuleerd	Geeft aan dat een AP Bill is geannuleerd of ongeldig gemaakt, waardoor het proces voortijdig eindigt. Deze expliciete actie wordt vastgelegd in het auditspoor van het systeem en maakt de financiële verplichting ongedaan.
Waarom dit belangrijk is Maakt uitzonderingen zichtbaar die het proces beëindigen. Een hoog annuleringspercentage kan wijzen op dubbele facturen of onjuiste gegevens bij de invoer. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een ‘AP Bill’ ongeldig maakt of annuleert. De actie en timestamp staan in het auditspoor of zijn terug te zien aan de status ‘Void’ of ‘Cancelled’. Vastleggen Gebruik de timestamp van de ‘Void’-transactie of van de statuswijziging naar ‘Cancelled’ op het AP Bill-object. Gebeurtenistype explicit
	Factuurdata gevalideerd	Geeft aan dat de factuurdata succesvol is gecontroleerd aan de hand van bedrijfsregels, zoals de juiste leverancier en verplichte velden. Dit moment wordt vaak afgeleid wanneer een AP Bill-record wordt opgeslagen of ingediend zonder validatiefouten.
Waarom dit belangrijk is Houdt de eerste controle van de datakwaliteit bij. Vertragingen in deze stap kunnen wijzen op problemen met de nauwkeurigheid van de data-invoer of de naleving door leveranciers. Dat kan het percentage rechtstreekse verwerking verlagen. Waar vind je dit? Afgeleid van de timestamp waarop de AP Bill-record van ‘Concept’ naar ‘Submitted’ gaat. Controleer het veld ‘State’ of ‘Status’ van het object ‘AP Bill’. Vastleggen Houd de timestamp bij van de statuswijziging van ‘Concept’ naar ‘Submitted’ op het AP Bill-object. Gebeurtenistype inferred
	Vroege betaling gedaan	Een berekende gebeurtenis die plaatsvindt wanneer een betaling wordt uitgevoerd binnen de periode waarin de leverancier korting geeft voor vroege betaling. Dit wordt bepaald door de uitvoeringsdatum van de betaling te vergelijken met de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden.
Waarom dit belangrijk is Ondersteunt rechtstreeks de KPI voor het percentage geïncasseerde kortingen bij vroege betaling door succesvolle kortingen expliciet te markeren. Zo kun je de besparingen analyseren en vergroten. Waar vind je dit? Berekend door de ‘Payment Date’ van het object ‘AP Payment’ te vergelijken met de velden ‘Invoice Date’ en ‘Payment Terms’ van het object ‘AP Bill’. Vastleggen ALS ‘Payment Date’ <= (‘Invoice Date’ + kortingsperiode uit ‘Payment Terms’), DAN vindt de gebeurtenis plaats. Gebeurtenistype calculated

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit Sage Intacct

Stappen

Vereisten: Zorg dat je een gebruikersrol in Sage Intacct hebt met toegang tot Custom Report Writer en leesrechten voor de modules Accounts Payable, Purchasing en Cash Management.
Ga naar Report Center: Meld je aan bij Sage Intacct en ga naar Reports > Custom reports.
Maak rapport 1: kerngebeurtenissen van facturen: Maak een nieuw aangepast rapport. Selecteer AP Bill als primair object. Dit rapport legt gebeurtenissen vast die rechtstreeks beschikbaar zijn op de AP Bill-record.
Voeg koppelingen toe voor rapport 1: Koppel in het tabblad 'Data' van Report Writer het object AP Bill aan het object Vendor om de leveranciersnaam op te halen.
Bepaal de kolommen voor rapport 1: Voeg in het tabblad 'Columns' velden toe zoals Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State en belangrijke datumvelden: When Created (voor 'Factuur ontvangen'), When Posted (voor 'Factuur geboekt in het grootboek') en When Modified. Gebruik formules om voor deze gebeurtenissen de kolommen ActivityName en EventTime te maken.
Maak rapport 2: goedkeuringsgebeurtenissen: Maak een tweede aangepast rapport. Selecteer AP Bill Approval (of een vergelijkbaar audit-/historieobject) als primair object. Koppel dit aan AP Bill en Vendor met AP Bill Key.
Bepaal de kolommen voor rapport 2: Dit rapport legt workflowgebeurtenissen vast. Voeg kolommen toe voor AP Bill No, Approver en de datum van de goedkeuringsactie. Gebruik formules om ActivityName in te stellen op 'Ter goedkeuring doorgestuurd', 'Factuur goedgekeurd' of 'Factuur afgewezen', afhankelijk van de goedkeuringsstatus of actie. EventTime is de timestamp van de goedkeuringsactie.
Maak rapport 3: betalingsgebeurtenissen: Maak een derde aangepast rapport. Selecteer AP Payment als primair object. Koppel dit aan AP Payment Detail, vervolgens aan AP Bill en tot slot aan Vendor.
Bepaal de kolommen voor rapport 3: Dit rapport legt betalingsactiviteiten vast. Voeg kolommen toe voor AP Bill No, Payment Date (voor 'Betaling uitgevoerd') en State. Gebruik voor 'Betaling ingepland' de timestamp When Created van de AP Payment-record. Koppel Bank Transaction (uit Cash Management) en gebruik Reconciliation Date voor de activiteit 'Betaling verwerkt'.
Voer de rapporten uit en exporteer ze: Stel voor elk van de drie rapporten hetzelfde datumbereikfilter in, bijvoorbeeld op de aanmaakdatum van AP Bill, voor de afgelopen 3 tot 6 maanden. Voer elk rapport uit en exporteer de resultaten als CSV-bestand.
Voeg de data samen en transformeer deze: Gebruik een externe tool, zoals Microsoft Excel (Power Query), een Python-script of een datavoorbereidingstool. Laad de drie CSV-bestanden. Zorg dat de kolommen in elk bestand dezelfde namen hebben, zoals InvoiceNumber, ActivityName en EventTime. Voeg de data uit de drie bestanden samen in één tabel.
Maak het event log af: Voeg in je transformatietool de statische kolommen SourceSystem (bijvoorbeeld 'Sage Intacct') en LastDataUpdate (de huidige timestamp) toe. Bereken de afgeleide gebeurtenis 'Korting voor vroege betaling benut' door de datum van 'Betaling uitgevoerd' te vergelijken met de vervaldatum of kortingsdatum van de factuur. Sla de samengevoegde tabel op als één CSV-bestand. Dit is het event log dat je kunt uploaden.

Configuratie

Gebruikersrechten: Je hebt een rol nodig met toegang tot Custom Report Writer en leesrechten voor de volgende Sage Intacct-objecten: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History en Bank Transaction.
Datumbereik: Gebruik in alle rapporten hetzelfde datumbereikfilter om de data consistent te houden. Een gebruikelijke aanpak is om AP Bill > When Created te filteren op een periode van 3 tot 6 maanden. Draai bij grote datasets de rapporten eventueel over kortere perioden, bijvoorbeeld één maand per keer, om time-outs in de browser te voorkomen.
Objectkoppelingen: De nauwkeurigheid van de extractie hangt af van de juiste koppeling tussen de verschillende dataobjecten. AP Payment Detail koppelt bijvoorbeeld AP Payment aan AP Bill. Onjuiste koppelingen leiden tot ontbrekende of dubbele data.
Rapportfilters: Je kunt naast het datumbereik ook filteren op specifieke entiteiten of bedrijven als je met meerdere entiteiten werkt. Je kunt de selectie ook beperken op Vendor Type of Bill State.
Berekende velden en formules: Met de formulemogelijkheden van Report Writer maak je voor elke gebeurtenis in een rapport een vaste kolom ActivityName. Deze stap is belangrijk om de uiteindelijke uitvoer geschikt te maken voor process mining.

Voorbeeldquery sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Stappen

Vereisten: Installeer Python 3.6 of hoger en de bibliotheken requests, pandas en lxml. Vraag Sage Intacct Web Services-inloggegevens aan (Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID en User Password) voor een gebruiker met leesrechten op de objecten APBILL, APPYMT en VENDOR.
Omgeving instellen: Maak een nieuwe projectmap. Installeer de benodigde Python-bibliotheken met pip: pip install requests pandas lxml.
Script instellen: Sla het aangeleverde Python-script op in een bestand, bijvoorbeeld extract_intacct_ap.py. Open het bestand en vervang de tijdelijke waarden in de dictionary SAGE_INTACCT_CREDS door je eigen inloggegevens en endpoint-URL.
Extractieparameters instellen: Pas in het hoofdgedeelte van het script de variabelen start_date en end_date aan voor de gewenste periode. Voor de eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan.
Script uitvoeren: Open een terminal of opdrachtprompt, ga naar je projectmap en voer het script uit met de opdracht: python extract_intacct_ap.py. Het script verstuurt vervolgens verzoeken naar de Sage Intacct API.
Uitvoering volgen: Het script toont voortgangsberichten in de console. Daarin staat welk object wordt opgehaald en hoeveel records zijn opgehaald. Afhankelijk van de periode en hoeveelheid data kan dit enkele minuten duren.
Paginering van de API verwerken: Het script verwerkt de paginering van de API automatisch. Het haalt de data in batches (pagina's) op totdat alle records binnen het opgegeven datumbereik zijn opgehaald.
Data transformeren: Nadat de ruwe data is opgehaald, verwerkt het script elke APBILL- en APPYMT-record. Het maakt automatisch aparte rijen voor elk van de 14 vastgelegde bedrijfsactiviteiten en bepaalt voor elke stap de juiste ActivityName en EventTime.
Data verrijken: Het script haalt leveranciersdata op aan de hand van VENDORID op de facturen en voegt VendorName toe aan het event log. Zo wordt de dataset verrijkt.
Uitvoer maken: Na een succesvolle uitvoering maakt het script in dezelfde map het bestand sage_intacct_ap_event_log.csv aan. Dit bestand bevat het gestructureerde event log.
Uitvoer controleren: Open het gemaakte CSV-bestand in een spreadsheetprogramma en controleer de inhoud. Kijk of alle 14 activiteiten erin staan en of de kolommen naar verwachting zijn gevuld.
Uploaden naar ProcessMind: Het CSV-bestand is nu klaar om rechtstreeks naar het ProcessMind-platform te uploaden voor analyse.

Configuratie

API-inloggegevens: Het script heeft een dictionary met de volgende inloggegevens nodig: sender_id, sender_password, company_id, user_id en user_password. Gebruik voor de beveiliging bij voorkeur een aparte Web Services-gebruiker met alleen-lezenrechten.
API-endpoint: Stel endpoint_url in op de juiste URL voor je Sage Intacct-omgeving, meestal https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Datumbereik: Met de variabelen start_date en end_date bepaal je de extractieperiode. Het script filtert records op basis van het veld WHENCREATED. Voor de eerste analyse is een periode van 3 tot 6 maanden geschikt, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft en je toch inzicht krijgt.
Queryfilters: De XML-query's in het script filteren APBILL-records op aanmaakdatum. Zo nodig kun je extra filters, bijvoorbeeld voor een specifieke STATE of DEPARTMENTID, toevoegen aan het -blok in de XML-payload.
Paginagrootte: De parameter pagesize in de functie readByQuery staat op 1000, de maximaal toegestane waarde. Zo wordt data efficiënt opgehaald. Het script haalt automatisch ook de volgende pagina's op.
Objectvelden: Het script haalt specifieke velden op uit elk object (APBILL, APPYMT, VENDOR). Gebruik je aangepaste velden in je proces, voeg dan de API-namen ervan toe aan de lijst voor het betreffende object in het script.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Stappen

Abonneren op en instellen van Data Delivery Service (DDS): Meld je met beheerdersrechten aan bij Sage Intacct. Ga naar Company > Admin > Subscriptions en controleer of Data Delivery Service voor je account is ingeschakeld. Neem anders contact op met je Sage Intacct-vertegenwoordiger.
Replicatietaak instellen: Ga in Sage Intacct naar de instellingen voor Data Delivery Service. Maak een taak aan om data te repliceren. Selecteer de dataobjecten (tabellen) die je wilt opnemen. Kies alle objecten die relevant zijn voor Accounts Payable, zoals APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL en BANKTXNS.
Cloudopslag instellen als bestemming: Stel de DDS-taak zo in dat de gerepliceerde data naar je clouddatawarehouse gaat, bijvoorbeeld Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake of Google BigQuery. Vul de benodigde verbindingsreeksen, inloggegevens en bestemmingsgegevens in. Sage Intacct gebruikt deze gegevens om de databestanden te versturen.
Replicatieschema instellen: Bepaal hoe vaak de data wordt gerepliceerd. Dagelijkse replicatie is gebruikelijk en vindt vaak 's nachts plaats om de productieomgeving zo min mogelijk te belasten. Zo wordt de data in je warehouse regelmatig bijgewerkt.
Data laden in het datawarehouse: Stel een laadproces in zodra de databestanden in je cloudopslag staan. Daarmee laad je de bestanden, vaak in CSV- of Parquet-formaat, in gestructureerde tabellen in je datawarehouse. De meeste clouddatawarehouses hebben tools om dit te automatiseren, zoals Snowpipe van Snowflake en Load Jobs van BigQuery.
Verbinding maken met het datawarehouse: Gebruik een SQL-client of business-intelligence-tool die verbinding kan maken met je clouddatawarehouse. Stel de verbinding in met de juiste inloggegevens en verbindingsgegevens.
Query voor het event log uitvoeren: Open een nieuwe query-editor en plak het aangeleverde SQL-script. Pas tijdelijke waarden, zoals het datumbereik ('YYYY-MM-DD') in de WHERE-clausule, aan de gewenste analyseperiode aan.
Query uitvoeren en resultaten controleren: Voer de volledige SQL-query uit. De uitvoer is één event-logtabel met alle opgegeven activiteiten en attributen voor het AP-factuurproces.
Exporteren voor ProcessMind: Exporteer het eindresultaat vanuit je SQL-client naar een CSV-bestand. Gebruik UTF-8-codering en zorg dat de datum- en tijdnotatie consistent is. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te uploaden voor analyse.

Configuratie

Vereisten: Je hebt een abonnement op Sage Intacct Data Delivery Service (DDS) nodig. Ook heb je een actief account en opslag nodig in een ondersteund clouddatawarehouse, zoals Snowflake, Google BigQuery of Amazon Redshift. Voor de installatie is beheerders toegang nodig tot zowel Sage Intacct als het datawarehouse.
Belangrijke tabellen voor replicatie: Neem de volgende Sage Intacct-objecten op in je DDS-taak om een volledig AP-event log samen te stellen: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS en BANKTXNS.
Filteren op datumbereik: Filter de data in de SQL-query op een specifiek datumbereik om de prestaties te bewaken. Begin met een recente periode, bijvoorbeeld de afgelopen 3 tot 6 maanden. De aangeleverde query gebruikt ab.WHENCREATED als primair datumfilter.
Detailniveau van de data: DDS repliceert volledige tabellen. De aangeleverde SQL-query zet deze ruwe relationele data om naar het event-logformaat dat ProcessMind nodig heeft. Elke rij staat voor één bedrijfsactiviteit.
Replicatiefrequentie: Stel de DDS-taak zo in dat de data actueel blijft zonder de systeemprestaties onnodig te belasten. Dagelijkse replicatie is gebruikelijk voor process mining. Houd er rekening mee dat er enige vertraging zit tussen een gebeurtenis in Sage Intacct en het moment waarop deze in het datawarehouse verschijnt.

Voorbeeldquery sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

Klaar om aan de slag te gaan?

Met deze template heb je alles wat je nodig hebt om de verwerking van crediteurenfacturen te verbeteren. Breng knelpunten aan het licht en werk vanaf vandaag efficiënter.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenfacturen

Verlaag de verwerkingskosten met 60%, voorkom vertragingen en dubbele betalingen.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenfacturen

Attributen voor de verwerking van crediteurenfacturen

Activiteiten bij de verwerking van crediteurenfacturen

Extractiegidsen

Aangepast rapport en export van lijstweergave in Sage Intacct

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Python-script met de Sage Intacct Web Services API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Replicatie met Sage Intacct Data Delivery Service (DDS)

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenfacturen