Uw Data Template voor Retour- & Terugbetalingsverwerking

De Activity Name beschrijft een afzonderlijke stap of mijlpaal in de retourenlifecycle. Het vertegenwoordigt een enkele actie of statuswijziging, zoals 'Retouraanvraag aangemaakt', 'Artikel ontvangen', of 'Terugbetaling verwerkt'. Deze activities vormen de bouwstenen van de process map.

In analyse wordt dit attribute gebruikt om de processtroom te visualiseren, waarbij de volgorde en frequentie van verschillende stappen worden weergegeven. Het analyseren van activities helpt bij het identificeren van veelvoorkomende paden, afwijkingen van het standaardproces, en gebieden waar rework plaatsvindt. Het is fundamenteel om te begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt tijdens een retour en wordt gebruikt in bijna alle process mining dashboards en KPI's.

Het definieert de stappen van het proces, wat de visualisatie van de process map mogelijk maakt, analyse van procesvarianten, en de identificatie van knelpunten of rework loops.

Deze informatie is vaak afgeleid van status change logs, event tables of transactiecodes binnen het bronsysteem.

De Return Case ID is de primaire sleutel die een enkele retourprocesinstantie uniek identificeert. Aan elke door een klant geïnitieerde retour wordt een unieke ID toegewezen, die wordt gebruikt om alle daaropvolgende events, documenten en communicatie gerelateerd aan die specifieke retour te volgen.

In process mining analyse is deze ID essentieel voor het correleren van alle gerelateerde events tot een coherente processtroom. Het stelt de tool in staat om de end-to-end reis van elke retour te reconstrueren, van de initiële aanvraag tot de definitieve oplossing, zoals een terugbetaling of ruil. Zonder een consistente Case ID zou het onmogelijk zijn om procesvarianten te analyseren, doorlooptijden te meten, of knelpunten nauwkeurig te identificeren.

Dit is het fundamental attribute voor process mining, as it groups all related events into a single case, enabling the reconstruction and analysis of the end-to-end return process.

Typically found in the header van return order documents, return merchandise authorization (RMA) records, or case management systems.

De Event Time, of timestamp, registreert de exacte datum en tijd waarop een activity plaatsvond. Deze chronologische data is essentieel voor het correct ordenen van events binnen elke case en vormt de tijdlijn van het retourproces.

Dit attribute is cruciaal voor elke tijdgebaseerde analyse. Het wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activities te berekenen, de totale duur van een retourcase te meten, en compliance met service level agreements (SLA's) te monitoren, zoals de tijd om een terugbetaling te verwerken. Door timestamps te analyseren, kunnen organisaties vertragingen aanwijzen, procesprestaties over tijd begrijpen, en mogelijkheden identificeren om de retourcyclus te versnellen.

Dit attribuut biedt de chronologische reeks van events, wat essentieel is voor het berekenen van cyclustijden, het identificeren van bottlenecks en het meten van SLA compliance.

Typically found in system logs, transaction records, or document creation timestamps associated met each activity.

Het Source System attribute identificeert de oorspronkelijke applicatie of het platform waar de activity werd vastgelegd. In veel organisaties omvat het retourproces meerdere systemen, bijvoorbeeld een CRM voor de initiële aanvraag, een WMS voor het ontvangen van het artikel, en een ERP voor het verwerken van de terugbetaling.

Het identificeren van het bronsysteem is belangrijk voor data governance en voor het begrijpen van het technologische landschap van het proces. In analyse kan het helpen om datakwaliteitsproblemen terug te traceren naar hun oorsprong of procesfragmentatie aan het licht brengen waar taken frequent worden overgedragen tussen verschillende systemen, wat een bron kan zijn van vertragingen en inefficiënties.

Het helpt bij het begrijpen van data-provenance en het analyseren van procesoverdrachten of vertragingen veroorzaakt door interacties tussen verschillende IT-systemen.

Dit is often a metadata field added during data extraction or available in system log headers.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset die voor de process mining analyse is gebruikt, voor het laatst is geëxtraheerd of bijgewerkt uit de source systems. Het biedt context voor de freshness en currency van de gegenereerde inzichten.

Hoewel niet direct gebruikt bij het berekenen van procesmetrics zoals cycle time, is deze informatie cruciaal voor rapportgebruikers om de timeliness van de data te begrijpen. Het zorgt ervoor dat stakeholders op de hoogte zijn van de recency van de data en de analyse correct kunnen interpreteren, bijvoorbeeld door te weten of de dashboards de performance tot gisteren of vorige week weerspiegelen.

Het biedt cruciale context over data-versheid, waarbij wordt gewaarborgd dat stakeholders begrijpen hoe actueel de procesanalyse is.

Dit is doorgaans metadata die wordt gegenereerd tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).

Dit attribuut vertegenwoordigt het initiële refund amount dat de klant verwacht, doorgaans gebaseerd op de prijs van het (de) geretourneerde item(s). Het dient als de baseline value aan het begin van het retour- en refund proces.

In analyse is het vergelijken van dit bedrag met het Actual Refund Amount cruciaal voor de 'Refund Amount Accuracy' KPI. Discrepanties kunnen issues aan het licht brengen zoals restocking fees, partial refunds voor damaged goods, of incorrect initial calculations. Analyseren van deze value helpt ook in categorizing returns by their financial impact.

Het dient als basislijn voor het meten van de nauwkeurigheid van terugbetalingen en helpt retouren te categoriseren op financiële waarde, waardoor de focus op high-value cases mogelijk wordt.

Typically found in the return request or initial return order document, linked to de net value van de items.

Terwijl Event Time marks the start of an activity, the Event End Time records its completion. This is particularly useful for activities that have a measurable duration, such as 'Item Inspection' or 'Quality Check'.

The primary use of this attribute in analysis is to calculate the processing time or duration of individual activities. By subtracting the Event Time from the Event End Time, analysts can measure how long each step takes. This is vital for bottleneck analysis, resource capacity planning, and identifying activities that consume the most time within the overall process.

Het maakt de berekening van activity-duur mogelijk, wat cruciaal is voor het uitvoeren van gedetailleerde knelpuntanalyse en het begrijpen van resource-benutting.

Te vinden in systeemlogs of transactiedata waar zowel de start- als eind timestamps voor een operatie zijn vastgelegd.

De Customer ID identificeert uniek de persoon of het bedrijf dat het product retourneert. Dit attribute koppelt de retourtransactie aan de algehele historie van de klant bij het bedrijf.

Dit attribute maakt een klantgerichte weergave van het retourproces mogelijk. Analyse kan onthullen of bepaalde klanten een hoge retourfrequentie hebben, wat kan duiden op frauduleus gedrag of chronische ontevredenheid. Het kan ook worden gebruikt om het retourproces te segmenteren, bijvoorbeeld om te zien of VIP-klanten een sneller of ander retourproces ervaren dan standaardklanten.

Maakt klantgerichte analyse mogelijk en helpt om frequente retourneerders te identificeren, klanten te segmenteren en de retourervaring voor verschillende klantgroepen te evalueren.

Te vinden in de header van de retourorder of gekoppelde klantaccountinformatie in CRM- of ERP-systemen.

De Product ID is een unieke code, zoals een SKU of materiaalnummer, die het specifieke geretourneerde artikel identificeert. Het koppelt de retourcase aan de productcatalogus van het bedrijf.

Het analyseren van retouren per Product ID helpt artikelen met hoge retourpercentages aan te wijzen. Deze analyse kan problemen aan het licht brengen met betrekking tot productkwaliteit, ontwerpfouten of onnauwkeurige online beschrijvingen. Bedrijven kunnen deze informatie gebruiken om beslissingen te nemen over het uitfaseren van een product, het verbeteren van het ontwerp, of het updaten van de marketingmaterialen. Het is een cruciale dimensie voor het begrijpen van de financiële en operationele impact van retouren op productbasis.

Het maakt analyse op productniveau mogelijk om artikelen met hoge retourpercentages te identificeren, wat kan duiden op kwaliteitsproblemen of onnauwkeurige productbeschrijvingen.

Beschikbaar in de regelitemdetails van de retourorder, verkooporder, of het retourmachtiging (RMA) record.

Het Retourkanaal specificeert hoe de retour is gestart, bijvoorbeeld 'Online Portal', 'In-Store', 'Klantenservice telefoongesprek', of 'Post'. Verschillende kanalen kunnen distincte processen, kosten en klanttevredenheidsniveaus met zich meebrengen.

Door het retourproces door de lens van verschillende kanalen te analyseren, kan een bedrijf hun efficiëntie en kosteneffectiviteit vergelijken. Deze analyse kan onthullen dat één kanaal een significant langere doorlooptijd heeft of een hogere mate van handmatige interventie dan een ander. Deze inzichten kunnen beslissingen informeren over waar te investeren in procesverbeteringen of automatisering om een consistentere en efficiëntere klantervaring over alle kanalen heen te creëren.

Analyseren per kanaal helpt de efficiëntie, kosten en klantbeleving van verschillende retourmethoden te vergelijken, en stuurt strategische investeringen.

Deze informatie is typically captured at the time of the return initiation and stored in the return request or case management record.

De Retourreden legt vast waarom een artikel werd teruggestuurd. Redenen kunnen sterk variëren, van 'Verkeerd artikel verzonden' en 'Product defect' tot 'Van gedachten veranderd' of 'Paste niet'. Deze informatie wordt meestal verzameld van de klant tijdens het retourinitiatieproces.

Dit attribute is van onschatbare waarde voor root cause analyse. Door de meest voorkomende retourredenen te analyseren, kan een business onderliggende problemen met producten, verzendnauwkeurigheid, of productbeschrijvingen identificeren. Dit inzicht kan strategische verbeteringen stimuleren in productkwaliteit, logistiek, of marketing, wat uiteindelijk het totale retourpercentage verlaagt en de klanttevredenheid verbetert.

Het maakt krachtige root cause analyse mogelijk om patronen te identificeren in productdefecten, verzendfouten, of klantvoorkeuren, wat helpt om toekomstige retouren te verminderen.

Usually captured in the return request form or order document, often as een standardized reason code or free-text field.

Dit attribuut identificeert de persoon of het team dat een specifieke taak in het retourproces heeft uitgevoerd. Dit kan een klantenserviceagent zijn die de retourzending heeft goedgekeurd, een magazijnmedewerker die het artikel heeft geïnspecteerd, of een geautomatiseerd systeem dat de refund heeft verwerkt.

Het analyseren van de Responsible User helpt bij het begrijpen van de werkdrukverdeling, teamprestaties en trainingsbehoeften. Het kan onthullen of bepaalde users of teams knelpunten zijn of dat ze verschillende procesvarianten volgen. Deze data is ook cruciaal voor het analyseren van rework, aangezien het kan laten zien wie de oorspronkelijke taak heeft uitgevoerd en wie deze moest corrigeren.

Dit attribuut is essentieel voor resource performance analyse, waardoor u de team-efficiëntie kunt vergelijken, de workload distribution kunt analyseren en trainingsmogelijkheden kunt identificeren.

Vaak te vinden in transactiedetails, documentwijzigingslogs, of gebruikersactiviteitenlogs onder velden zoals 'Gebruikers-ID' of 'Verwerkt door'.

Het Werkelijk terugbetalingsbedrag is het definitieve bedrag dat aan de klant wordt gecrediteerd. Deze waarde kan afwijken van het aangevraagde bedrag door factoren zoals herbevoorradingskosten, promoties, verzendkostenafhoudingen, of aanpassingen op basis van de conditie van het geretourneerde artikel.

Dit attribute is essentieel voor financiële afstemming en voor het meten van procesuitkomsten. Het is de primaire component van de 'Nauwkeurigheid terugbetalingsbedrag' KPI wanneer vergeleken met het aangevraagde bedrag. Het analyseren van deze data helpt de financiële impact van retourbeleid en de redenen voor terugbetalingsaanpassingen te begrijpen, en biedt inzicht in waardelekkage of herstel.

Het is cruciaal voor financiële analyse, het meten van de nauwkeurigheid van terugbetalingen en het begrijpen van de werkelijke financiële impact van het retourproces op de business.

Te vinden in de creditnota, financiële boekingsdocumenten, of definitieve case-afsluitingsrecords in het ERP- of boekhoudsysteem.

In grote, multinationale organisaties wordt een Company Code gebruikt om te differentiëren tussen verschillende juridische entiteiten of dochterondernemingen. Deze identificator zorgt ervoor dat financiële transacties en voorraadbewegingen correct worden toegeschreven aan het juiste deel van de business.

Voor bedrijven die opereren met meerdere juridische entiteiten is dit attribute cruciaal voor het segmenteren van de procesanalyse. Het maakt vergelijking mogelijk van de prestaties van het retourproces over verschillende landen, business units, of merken heen. Dit kan regionale verschillen in efficiëntie, beleidsnaleving, of veelvoorkomende retourredenen onthullen.

Voor organisaties met meerdere entiteiten maakt het vergelijking mogelijk van procesprestaties en compliance over verschillende business units, regio's of bedrijven heen.

Dit is een fundamental organizational data field found in the header of financial and logistics documents within an ERP system.

De Disposition Code wordt toegewezen nadat het geretourneerde artikel fysiek is geïnspecteerd. Het dicteert de volgende stap in het proces, zoals 'Terug naar voorraad', 'Reparatie', 'Afschrijven', of 'Retour naar leverancier'.

Het analyseren van disposition codes biedt inzicht in de uitkomsten van retouren. Het kan de financiële impact van geretourneerde goederen kwantificeren, bijvoorbeeld door het percentage afgeschreven artikelen te tonen ten opzichte van artikelen die opnieuw kunnen worden verkocht. Deze data is cruciaal voor voorraadbeheer en voor het begrijpen van de werkelijke kosten van retouren, verder dan alleen het terugbetalingsbedrag.

Het onthult de uitkomst van het inspectieproces, wat cruciaal is voor voorraadbeheer en het berekenen van het financiële verlies of herstel van geretourneerde goederen.

Typically recorded in warehouse management or inventory systems after de physical inspection of the returned item is complete.

Wanneer een retourzending niet wordt geaccepteerd, de Rejection Reason explains why. Common reasons include 'Outside of Policy Window', 'Item Damaged by Customer', of 'Non-returnable Item'.

Dit attribuut is key to understanding process compliance and policy enforcement. Analyzing rejection reasons helps identify common points of customer misunderstanding regarding the return policy. It can also highlight inconsistencies in how policies are applied by different agents or teams. This insight can be used to clarify return policies for customers or to provide better training for staff.

Het verklaart waarom retouren worden geweigerd, en biedt inzicht in klantgedrag, duidelijkheid van beleid en de consistentie van de beleidshandhaving.

Te vinden in de casenotities of een specifiek statusveld binnen het retourmachtiging- of case management systeem.

De Retourstatus geeft een momentopname van waar de retour zich bevindt in zijn lifecycle, zoals 'In afwachting van goedkeuring', 'Wachtend op ontvangst', 'Inspectie voltooid', of 'Afgesloten'. Het vertegenwoordigt de staat van de case als geheel.

Terwijl de Activity Name discrete events vastlegt, is de Retourstatus nuttig voor het filteren en analyseren van cases op basis van hun huidige staat. Het helpt bij het beheren van de operationele doorvoer door te tonen hoeveel cases zich op een bepaald moment in elke fase van het proces bevinden. Dit kan worden gebruikt om dashboards te bouwen die work-in-progress monitoren en oplopende achterstanden in specifieke procesfasen identificeren.

Het maakt het volgen van de voortgang van retouren mogelijk en het analyseren van werk-in-uitvoering, wat essentieel is voor het beheren van doorvoer en het identificeren van achterstanden.

Dit is een status field on the header level van de return order, RMA, or case record.