Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

SAP ECC
Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Deze template geeft je een helder overzicht van de essentiële datattributen en activiteiten die je nodig hebt om je proces voor kredietbeheer en incasso goed te analyseren. Je vindt er ook praktische aanwijzingen om deze informatie uit je SAP ECC-systeem te halen. Gebruik deze bron voor een zorgvuldige en betrouwbare dataverzameling.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Extractiehandleiding voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van kredietbeheer en incasso in SAP ECC.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of het event dat op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of event binnen het kredietbeheer- en incassoproces, zoals 'Invoice Posted', 'Dunning Run Executed' of 'Incoming Payment Document Posted'. Deze activiteiten vormen de knooppunten van de procesmap.

Door de volgorde, frequentie en duur tussen deze activiteiten te analyseren, kunnen bedrijven hun werkelijke procesflow visualiseren, afwijkingen van standaardprocedures vinden en knelpunten aanwijzen. Zo kan het analyseren van het pad na 'Dunning Run Executed' laten zien hoe effectief de incassostrategie is.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten zijn de bouwstenen van de procesmap. Ze maken het mogelijk om de procesflow, varianten en uitzonderingen te visualiseren en analyseren.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut. Het wordt meestal samengesteld door transactiecodes (TCODE), documenttypen (BLART) of specifieke veldwijzigingen uit verschillende SAP-tabellen, bijvoorbeeld BKPF, BSID, MHNK en UDM_CASE, te koppelen aan begrijpelijke activiteitsnamen.

Voorbeelden
Factuur geboektAanmaningsrun uitgevoerdBetalingsbelofte aangemaaktInkomend betalingsdocument geboektFactuur vereffend
Eventtijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of een specifiek event plaatsvond.
Beschrijving

De Event Time legt de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces vast. Dit is de chronologische basis van het event log, waarmee je activiteiten kunt ordenen en de duur ertussen kunt berekenen.

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdgerelateerde KPI's, zoals de doorlooptijd van geschiloplossing, de vertraging bij het boeken van betalingen en het gemiddelde aantal dagen tussen de vervaldatum en betaling. Ook helpt de timestamp bij het vinden van knelpunten door lange wachttijden tussen opeenvolgende stappen zichtbaar te maken.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is essentieel om events in de juiste volgorde te zetten en alle tijdgerelateerde prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur.

Waar je het vindt

Afkomstig uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals BUDAT (Posting Date) of CPUDT/CPUTM (Document Entry Date/Time) in BKPF, of uit event-specifieke tabellen.

Voorbeelden
2023-01-15T09:30:00Z2023-02-10T14:00:00Z2023-02-28T11:25:10Z
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van de klantfactuur. Dit is de primaire case-identificatie voor het kredietbeheerproces.
Beschrijving

Het factuurnummer, in SAP bekend als Belegnummer (BELNR), identificeert elk debiteurendocument uniek. In process mining koppelt dit nummer alle gerelateerde activiteiten, van boeken en aanmanen tot de uiteindelijke betaling of afboeking, aan één samenhangende case.

Door het factuurnummer als case-identificatie te gebruiken, krijg je een volledig beeld van de levenscyclus van de factuur. Zo kun je belangrijke meetwaarden zoals Days Sales Outstanding (DSO) volgen, knelpunten in het incassoproces vinden en zien hoe effectief verschillende incassostrategieën zijn voor specifieke facturen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel die elk event in de levenscyclus van een factuur met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige credit-to-cashproces volgen en analyseren.

Waar je het vindt

Te vinden in verschillende tabellen voor financiële administratie in SAP ECC, vooral in BKPF (Accounting Document Header) en BSEG (Accounting Document Segment), als veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000102
Aanmaningsniveau
Mahns
Het hoogste aanmaningsniveau dat voor de factuur is bereikt.
Beschrijving

Het aanmaningsniveau, MAHNS in SAP, geeft aan hoeveel aanmaningen voor een achterstallige factuur zijn verstuurd. Het staat voor de intensiteit van de aanmaningsprocedure.

Dit attribuut is belangrijk om het aanmaningsproces te beoordelen. Het wordt rechtstreeks gebruikt in het dashboard 'Dunning Effectiveness by Level' om te meten welk percentage van de facturen na elke aanmaning wordt betaald. Met deze analyse kun je de aanmaningsstrategie verbeteren, bijvoorbeeld door de timing of inhoud van aanmaningen op ineffectieve niveaus aan te passen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks de intensiteit van incassoactiviteiten en is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te analyseren.

Waar je het vindt

Te vinden op het klantregelitem in tabel BSID als veld MAHNS. De historie van aanmaningsruns staat in tabellen MHNK (kop) en MHND (data).

Voorbeelden
1234
Dagen te laat
DaysOverdue
Het berekende aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum is betaald.
Beschrijving

Deze maatstaf berekent het aantal dagen tussen de vervaldatum van een factuur en de datum waarop deze is vereffend. Voor openstaande facturen wordt de huidige datum gebruikt.

Dagen te laat is een belangrijke maatstaf voor analyses van openstaande vorderingen. Het is de belangrijkste maatstaf in het dashboard 'Invoice Aging Overview' en wordt gebruikt om incassoactiviteiten te prioriteren. Een trendanalyse op geaggregeerd niveau kan iets zeggen over de algemene gezondheid van de openstaande vorderingen van een organisatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke prestatiemaatstaf die betalingsvertragingen rechtstreeks meet. Je gebruikt deze om incassoactiviteiten te prioriteren en de gezondheid van het proces te beoordelen.

Waar je het vindt

Berekend attribuut. De logica is: (Clearing Date of huidige datum) - Net Due Date.

Voorbeelden
0153295
Factuurbedrag
Dmbtr
De totale waarde van de factuur in de lokale valuta.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de totale geldwaarde van de factuur. In SAP wordt dit vaak opgeslagen in veld DMBTR voor het bedrag in lokale valuta.

Het factuurbedrag is een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt incasso-inspanningen prioriteren voor facturen met een hoge waarde en onderzoeken of er een verband is tussen factuurwaarde en betalingsvertragingen of geschillen. Je kunt de procesmap filteren op facturen boven een bepaalde drempel.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op waarde analyseren en incasso-inspanningen voor posten met een hoge waarde prioriteren.

Waar je het vindt

Standaardveld DMBTR (Amount in Local Currency) in tabellen zoals BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
1500.0012500.50750.25
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker die verantwoordelijk is voor een event, zoals het boeken van een factuur of het aanmaken van een geschilcase. In SAP wordt dit vaak opgeslagen in velden zoals ERNAM (Created by) of USNAM.

Door per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van werk, opleidingsbehoeften en mogelijke complianceproblemen. Zo zie je bijvoorbeeld of bepaalde gebruikers steeds betrokken zijn bij procesafwijkingen of vertragingen, of dat best presterende medewerkers een efficiëntere procesvariant volgen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je menselijk gedrag en prestaties binnen het proces analyseren. Zo vind je best presterende medewerkers, opleidingsmogelijkheden en onevenwichtige werkverdelingen.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in koptekstabellen zoals BKPF, als USNAM (User name) of ERNAM (Name of Person who Created the Object).

Voorbeelden
SMITHJRDOECFO-ADMIN
Incassomedewerker
Sachp
De boekhoudmedewerker of incassomedewerker die aan de klantrekening is toegewezen.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de persoon of groep die verantwoordelijk is voor het incassobeheer van een specifieke klantrekening. In SAP is dit vaak de Accounting Clerk (SACHP) die in het klantstamrecord staat.

Deze dimensie is belangrijk voor prestatiebeheer binnen het incassoteam. Je kunt er dashboards zoals 'Invoice Aging Overview' mee maken en filteren op incassomedewerker. Zo kun je werk verdelen en de effectiviteit van verschillende medewerkers of teams vergelijken. Je ziet bijvoorbeeld welke incassomedewerkers het meest succesvol zijn bij het oplossen van achterstallige facturen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse en werkverdeling binnen het incassoteam mogelijk door cases en resultaten aan specifieke personen of groepen toe te wijzen.

Waar je het vindt

Meestal te vinden in de bedrijfscodegegevens van de klantstamgegevens, in tabel KNB1, veld SACHP.

Voorbeelden
J. SmithTeam AINTL-COLL
Klantnummer
Kunnr
De unieke identificatie van de klant.
Beschrijving

Het klantnummer, KUNNR in SAP, is de unieke sleutel van een klantrekening. Het koppelt een transactie aan de stamdata van een specifieke klant, waaronder de betalingsgeschiedenis, kredietinformatie en contactgegevens.

In process mining is dit attribuut essentieel om analyses te segmenteren. Je kunt de procesprestaties van verschillende klanten vergelijken, structureel laat betalende klanten vinden en analyseren hoe incassostrategieën verschillen tussen strategische en niet-strategische rekeningen. Het vormt de basis voor dashboards zoals Invoice Aging en Payment Terms Compliance.

Waarom dit belangrijk is

Maakt klantgerichte analyses mogelijk. Zo vind je gedragspatronen van specifieke klanten of klantgroepen en kun je incassostrategieën daarop aanpassen.

Waar je het vindt

Standaardveld KUNNR in tabellen met klantregelitems, zoals BSID en BSAD, en in documentkoptekstabellen, zoals BKPF als het veld is gevuld.

Voorbeelden
10002050CUST-7890
Klantsegment
CustomerSegment
De classificatie van de klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, sector of strategisch belang.
Beschrijving

Klantsegment is een classificatie waarmee je klanten met vergelijkbare kenmerken groepeert. Dit wordt vaak afgeleid van de klantrekeninggroep (KTOKD) in SAP of van andere aangepaste velden in de klantstamdata.

Door de procesanalyse op basis van dit attribuut te segmenteren, krijg je waardevolle inzichten. Zo zie je of bepaalde segmenten langere betalingscycli of meer geschillen hebben, of beter reageren op specifieke incassoactiviteiten. Deze informatie helpt om incassostrategieën te verbeteren en klantcontact aan te passen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt gerichte analyses mogelijk van de prestaties van het proces voor verschillende klanttypen. Zo kun je strategieën en de inzet van bronnen daarop afstemmen.

Waar je het vindt

Wordt vaak afgeleid van het veld Customer Account Group (KTOKD) in klantstamtabel KNA1 of van andere aangepaste velden.

Voorbeelden
Belangrijke accountsKlein en middelgroot bedrijfOverheidIntern
Vervaldatum
NetDueDate
De datum waarop de betaling van de factuur contractueel verschuldigd is.
Beschrijving

De vervaldatum is de uiterste datum waarop een klant een factuur hoort te betalen. Deze wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de betalingsvoorwaarden. In SAP is de netto vervaldatum vaak beschikbaar in veld FAEDT.

Deze datum vormt de basis voor kredietbeheer en is het uitgangspunt om tijdigheid te meten. Je gebruikt de datum om KPI's zoals 'Average Days from Due Date to Payment' te berekenen en incassoactiviteiten te starten zodra de datum is verstreken. Het analyseren van vertragingen ten opzichte van deze datum is een belangrijk onderdeel van incassoanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor het meten van tijdige betalingen en is essentieel voor het berekenen van het aantal dagen achterstand en bijbehorende KPI's.

Waar je het vindt

Deze datum is vaak rechtstreeks beschikbaar in tabellen met klantregelitems, zoals BSID, als FAEDT (Net Due Date). Je kunt de datum ook berekenen op basis van de basisdatum (ZFBDT) en betalingsvoorwaarden (ZTERM).

Voorbeelden
2023-02-142023-03-312023-04-15
Afgeboekt wegens oninbaarheid
IsWrittenOff
Een booleaanse vlag die aangeeft of de factuur uiteindelijk als oninbare vordering is afgeboekt.
Beschrijving

Dit is een afgeleide vlag die meestal op true wordt gezet als een factuur is vereffend met een specifieke redencode of een documenttype dat op een afboeking wijst. Zo worden cases geïdentificeerd die financieel verlies vertegenwoordigen.

Dit attribuut is nodig om de KPI 'Bad Debt Write-Off Rate' en bijbehorende dashboards te berekenen. Je kunt er de oorzaken mee analyseren en begrijpen welke kenmerken facturen en klanten hebben die vaak worden afgeboekt. Dat helpt om kredietbeleid en de effectiviteit van incasso te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert procesuitkomsten die tot financieel verlies leiden. Zo kun je de oorzaken van oninbare vorderingen analyseren en het kredietbeleid verbeteren.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid attribuut. De logica is meestal gebaseerd op specifieke clearing-redencodes (BSEG-RSTGR) of documenttypen (BKPF-BLART) die voor afboekingen worden gebruikt.

Voorbeelden
truefalse
Bedrijfsnummer
Bukrs
De identificatie van de juridische entiteit, het bedrijfsnummer, waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

Het bedrijfsnummer, BUKRS in SAP, vertegenwoordigt een zelfstandige juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Het is een belangrijke organisatorische eenheid binnen SAP Financials.

Dit attribuut is belangrijk om procesprestaties binnen een concern per juridische entiteit te filteren en te vergelijken. Je kunt ermee analyseren of incassoprocessen gestandaardiseerd zijn of dat prestaties sterk verschillen, bijvoorbeeld in DSO of het aantal geschillen, tussen bedrijfsnummers.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesanalyse per juridische entiteit mogelijk. Dat is belangrijk voor grote, internationale organisaties die prestaties willen vergelijken.

Waar je het vindt

Standaardveld BUKRS in vrijwel alle financiële tabellen, waaronder BKPF, BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
10002000US01
Betalingsvoorwaarden
Zterm
De code voor de betalingsvoorwaarden die met de klant zijn afgesproken.
Beschrijving

De code voor betalingstermijnen, ZTERM in SAP, bepaalt de betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldatum en eventuele korting bij vroeg betalen. Deze code staat meestal in de stamgegevens van de klant en wordt overgenomen op facturen.

Door te analyseren op betalingstermijn zie je hoe verschillende termijnen het betalingsgedrag beïnvloeden. Het dashboard 'Payment Terms Compliance & Impact' laat bijvoorbeeld zien in hoeverre termijnen worden nageleefd en wat het effect daarvan is op het aantal dagen dat een betaling te laat is. Deze informatie helpt bij beslissingen over welke betalingstermijnen je aan verschillende klantsegmenten aanbiedt.

Waarom dit belangrijk is

Legt de contractuele betalingsafspraak vast en helpt analyseren of bepaalde termijnen leiden tot betere betalingsprestaties of meer geschillen.

Waar je het vindt

Standaardveld ZTERM, te vinden in de stamgegevens van de klant (KNB1) en in tabellen met financiële documenten (BSEG).

Voorbeelden
0001NT30ZD60
Clearingdocument
Augbl
Het documentnummer waarmee de factuur is vereffend, meestal een betaling of creditnota.
Beschrijving

Het nummer van het clearingdocument, AUGBL in SAP, koppelt een open post, zoals een factuur, aan het document waarmee deze is vereffend. Wanneer een factuur wordt betaald, wordt het nummer van het betalingsdocument als clearingdocument bij die factuur opgeslagen.

Dit veld is belangrijk om technisch te bevestigen dat een factuur is vereffend en om deze te koppelen aan de specifieke betaling of creditnota. Het vormt de basis voor het identificeren van de activiteit 'Invoice Cleared' en zorgt ervoor dat het volledige proces correct wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Legt de expliciete koppeling tussen een factuur en het vereffeningsdocument vast. Dat is belangrijk om clearingactiviteiten correct te modelleren.

Waar je het vindt

Standaardveld AUGBL in klantregelitemtabellen BSID (leeg zolang de post openstaat) en BSAD (ingevuld na vereffening).

Voorbeelden
140000000114000000551400000120
Documenttype
Blart
Het type financieel document, zoals een factuur, creditnota of betaling.
Beschrijving

Het documenttype, BLART in SAP, classificeert boekhoudkundige documenten. Zo kan 'RV' een klantfactuur zijn, 'DZ' een klantbetaling en 'DG' een creditnota.

Hoewel activiteiten voor process mining worden afgeleid, geeft het oorspronkelijke documenttype belangrijke context. Je kunt het gebruiken voor controle of een gedetailleerdere financiële analyse. Het helpt om de aard van de verwerkte transacties te begrijpen en de analyse te filteren op specifieke documenttypen, zoals klantfacturen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context door transacties te classificeren. Je kunt het gebruiken om de analyse te filteren of afgeleide activiteitnamen te controleren.

Waar je het vindt

Standaardveld BLART in de documentkop­tabel BKPF.

Voorbeelden
RVDZDGAB
ID van bronsysteem
SourceSystemId
De identificatie van het bronsysteem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het systeem van herkomst aan, bijvoorbeeld de specifieke SAP ECC-instantie 'ECCPRD100'. Dit is belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-systemen of wanneer data uit verschillende bronnen wordt gecombineerd.

Je kunt processen in verschillende systemen of regio's filteren en vergelijken. Zo blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je problemen met data-extractie beter oplossen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft belangrijke context over de herkomst van de data, vooral in complexe IT-omgevingen. Zo blijft de data traceerbaar en kun je analyses per systeem uitvoeren.

Waar je het vindt

Wordt meestal toegevoegd tijdens de data-extractie. In SAP kun je de naam van het logische systeem (LOGSYS) gebruiken.

Voorbeelden
SAPECC_PROD_100ECC_EU_200US_FIN_ERP
ID van geschilcase
DisputeCaseId
De unieke identificatie van een geschilcase die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Wanneer een klant een factuur betwist, kan in SAP's Dispute Management-module een formele geschilcase worden aangemaakt. Met deze ID wordt die case uniek geïdentificeerd.

Met deze identificatie kun je het proces voor het oplossen van geschillen gedetailleerd analyseren. De ID is nodig om de KPI 'Dispute Resolution Cycle Time' te berekenen en te begrijpen waarom geschillen ontstaan, hoe ze worden behandeld en wat de gebruikelijke uitkomsten zijn. Zo kun je het deelproces voor geschillen onderscheiden van de standaardincassoflow.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt incassoactiviteiten aan formele geschilcases. Zo kun je de efficiëntie en oorzaken van het geschillenproces gericht analyseren.

Waar je het vindt

Te vinden in SAP Dispute Management-tabellen, zoals UDM_CASE_ATTR00. Hiervoor is de SAP Dispute Management-module nodig.

Voorbeelden
400000000021400000000157400000000305
Kredietlimiet
Klimk
Het totale kredietbedrag dat aan de klant is toegewezen.
Beschrijving

De kredietlimiet, KLIMK in SAP, is het maximale kredietbedrag dat aan een klantrekening wordt verstrekt. Het is een belangrijk onderdeel van kredietrisicobeheer.

Dit attribuut is nodig voor het dashboard 'Credit Limit Accuracy vs. Bad Debt'. Door de relatie tussen de toegewezen kredietlimiet en afboekingen te analyseren, kan een organisatie de effectiviteit van haar kredietbeleid beoordelen. Het ondersteunt ook KPI's zoals 'Credit Limit Revision Rate', waarmee je kunt zien of eerste beoordelingen nauwkeurig zijn.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context over kredietrisico en maakt het mogelijk te analyseren of kredietbeleid oninbare vorderingen voorkomt zonder de verkoop te beperken.

Waar je het vindt

Te vinden in de centrale kredietmanagementgegevens van een klant, in tabel KNKK, veld KLIMK.

Voorbeelden
10000.0050000.00250000.00
Laatste data-update
LastDataRefreshTimestamp
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is geëxtraheerd of bijgewerkt in de process-miningtool.
Beschrijving

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente datalading vast. Zo weten zakelijke gebruikers hoe actueel de data is die ze analyseren.

Bij het bekijken van dashboards en analyses helpt deze timestamp om te bepalen of de nieuwste transacties zijn opgenomen of dat er een bekende vertraging is. Dit is belangrijke metadata om vertrouwen in de analyseresultaten op te bouwen.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor beslissingen op basis van de meest recente procesinformatie.

Waar je het vindt

Deze waarde wordt door de data-extractie- en laadpijplijn gegenereerd en opgeslagen wanneer de data wordt vernieuwd.

Voorbeelden
2023-03-01T02:00:00Z2023-03-02T02:00:00Z2023-03-03T02:00:00Z
Risicocategorie
Ctlpc
Een classificatie van het kredietrisico van de klant.
Beschrijving

De risicocategorie, CTLPC in SAP, groepeert klanten op basis van kredietwaardigheid en betalingsgeschiedenis. Deze classificatie wordt gebruikt voor geautomatiseerde kredietcontroles en als leidraad voor incassostrategieën.

Door het proces per risicocategorie te analyseren, krijg je waardevolle inzichten. Je ziet bijvoorbeeld of klanten met een hoog risico andere procespaden volgen of veel langere betalingscycli hebben. Deze informatie helpt om de nauwkeurigheid van de risicoclassificatie te controleren en de intensiteit van incasso af te stemmen op het risico.

Waarom dit belangrijk is

Maakt risicoanalyse van het incassoproces mogelijk en helpt om risicomodellen te controleren en incassostrategieën passend af te stemmen.

Waar je het vindt

Te vinden in de centrale kredietmanagementgegevens van een klant, in tabel KNKK, veld CTLPC.

Voorbeelden
001002HIGH-RISK
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking en identificatie van bottlenecks.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Aanmaningsrun uitgevoerd
Deze activiteit staat voor het uitvoeren van het automatische aanmaningsprogramma voor een achterstallige factuur. Het systeem registreert voor elke factuur in een aanmaningsrun het aanmaningsniveau, de datum en andere details.
Waarom dit belangrijk is

Het volgen van aanmaningsactiviteiten is belangrijk om de effectiviteit van je incassostrategie te beoordelen. Je ziet welke aanmaningsniveaus het vaakst tot betaling leiden en welke klanten niet reageren.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis. Details van aanmaningsruns worden opgeslagen in de aanmaningsdatatabellen, voornamelijk MHNK (aanmaningsdata). Deze tabel bevat voor elke aangemaande factuur de rundatum (LAUFD) en het aanmaningsniveau (MAHNS).

Vastleggen

Haal records op uit tabel MHNK en koppel de bedrijfscode, rekening en aanmaningsdatum.

Eventtype explicit
Factuur afgeboekt
Dit staat voor de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te nemen en als oninbare vordering te classificeren. Dit wordt vastgelegd via een specifieke financiële boeking die de oorspronkelijke factuur vereffent en het bedrag naar een rekening voor oninbare vorderingen boekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste negatieve eindevent. Het wijst op een mislukking in het krediet- of incassoproces en op een direct financieel verlies. Door deze cases te analyseren, kun je kredietbeleid en incassostrategieën verbeteren.

Waar je het vindt

Dit is meestal een expliciete boeking of een afgeleid event op basis van de clearingtransactie. De vereffening gebeurt met een specifieke transactiecode en redencode die op een afboeking wijzen. Je kunt het clearingdocument analyseren om de afboeking te bevestigen.

Vastleggen

Identificeer clearingdocumenten waarin een specifieke redencode voor afboekingen, BSEG-RSTGR, wordt gebruikt, of waarin de tegenboeking naar een kostenrekening voor oninbare vorderingen gaat.

Eventtype inferred
Factuur geboekt
Dit staat voor het aanmaken van een debiteurenfactuur in de module voor financiële administratie. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een factuurdocument uit Sales and Distribution (SD) wordt vrijgegeven voor de financiële administratie, of wanneer rechtstreeks een FI-factuur wordt ingevoerd. Daarbij ontstaan boekingen in de tabellen BKPF en BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire star gebeurtenis van de factuurlevenscyclus. De tijd vanaf dit moment tot aan de betaling analyseren is belangrijk om Days Sales Outstanding (DSO) en de algehele procesefficiëntie te meten.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een financieel document wordt aangemaakt. De timestamp van de gebeurtenis kun je ophalen uit de documentkoptekstabel BKPF, uit veld CPUDT of BKTXT, voor het bijbehorende factuurdocumentnummer (BELNR).

Vastleggen

Identificeer aanmaakgebeurtenissen voor FI-documenten met relevante documenttypen, bijvoorbeeld 'RV' en 'DR', in tabel BKPF.

Eventtype explicit
Factuur vereffend
Dit event markeert de succesvolle afsluiting van een factuur, meestal nadat de volledige betaling is ontvangen en verwerkt. Je leidt dit af wanneer het regelitem van de factuur van de tabel met open posten, BSID, naar de tabel met vereffende posten, BSAD, gaat.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste positieve eindevent van het proces. De tijd tot deze activiteit is een belangrijk onderdeel van DSO. Door de paden ernaartoe te analyseren, vind je best practices.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid event. De vereffening herken je aan de aanwezigheid van een Clearing Document, AUGBL, en Clearing Date, AUGDT, voor het regelitem van de factuur in de tabel met vereffende posten, BSAD.

Vastleggen

Gebruik de clearingdatum, BSAD-AUGDT, van het specifieke regelitem van de factuur als timestamp van het event.

Eventtype inferred
Vervaldatum van betaling verstreken
Dit is een berekende gebeurtenis die aangeeft dat de factuur officieel achterstallig is geworden. Het is geen expliciete systeemgebeurtenis, maar wordt afgeleid door de nettovervaldatum van de factuur te vergelijken met de huidige datum of de timestamp van een volgende activiteit.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert de overgang van reguliere facturatie naar het incassoproces. Dit is het startpunt voor het berekenen van het aantal dagen achterstand en het starten van aanmaningsprocedures, en vormt de basis voor ouderdomsrapportages.

Waar je het vindt

Dit is een berekende gebeurtenis. Je leidt deze af door de Net Due Date (BSID-NETDT) van de openstaande factuurregel te vergelijken met de systeemdatum of de timestamp van een andere gebeurtenis.

Vastleggen

Berekend door de nettovervaldatum van de factuur (BSID-NETDT) met een tijdlijn te vergelijken.

Eventtype calculated
Betalingsbelofte aangemaakt
Een klant heeft contact opgenomen met de incassoafdeling en beloofd om vóór een bepaalde datum te betalen. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd als SAP FSCM Collections Management wordt gebruikt.
Waarom dit belangrijk is

Betalingsbeloftes zijn een belangrijk resultaat van incassoactiviteiten. Door te analyseren hoe ze worden aangemaakt, nagekomen en verbroken, meet je de effectiviteit van acties van incassomedewerkers en voorspel je toekomstige kasstromen.

Waar je het vindt

Bij gebruik van SAP FSCM Collections Management is dit een expliciete gebeurtenis. Details van betalingsbeloftes worden opgeslagen in tabellen zoals UDM_P2P_ATTR, gekoppeld aan de businesspartner en factuur.

Vastleggen

Haal de aanmaaktimestamp op uit tabellen voor betalingsbeloftes, zoals UDM_P2P_ATTR in SAP FSCM.

Eventtype explicit
Betalingsbelofte verbroken
Dit is een berekende gebeurtenis die aangeeft dat een klant niet vóór de afgesproken datum uit een 'Promise to Pay' heeft betaald. Je leidt dit af uit het ontbreken van een bijbehorende betaling op de beloofde datum.
Waarom dit belangrijk is

Het herkennen van verbroken betalingsbeloftes is belangrijk om incassoacties op te schalen. Een hoog percentage verbroken beloftes kan wijzen op problemen met de incassostrategie of de financiële gezondheid van klanten.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleide of berekende gebeurtenis. Je bepaalt deze door de beloofde datum uit UDM_P2P_ATTR te vergelijken met de werkelijke vereffeningsdatum van de factuur. Als er op de beloofde datum geen betaling is ontvangen, geldt de belofte als verbroken.

Vastleggen

Vergelijk de beloofde datum in UDM_P2P_ATTR met de vereffeningsdatum van de factuur. Als de vereffeningsdatum na de beloofde datum ligt, is de betalingsbelofte verbroken.

Eventtype calculated
Contact met klant vastgelegd
Een medewerker van het incassoteam heeft contact opgenomen met de klant over een achterstallige factuur, bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail. Deze activiteit wordt meestal handmatig door de medewerker in het systeem vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit meet de handmatige inspanning van het incassoteam. Door de frequentie en timing van contactmomenten te vergelijken met latere betalingen, kun je bepalen hoe effectief de acties van medewerkers zijn.

Waar je het vindt

Als je SAP FSCM Collections Management gebruikt, wordt dit vastgelegd als een 'Customer Contact'. De details worden opgeslagen in tabellen die verband houden met de incassowerklijst en contactgeschiedenis, vaak gekoppeld aan UDM_CASE.

Vastleggen

Haal contactlogs van klanten uit de relevante tabellen van FSCM Collections Management.

Eventtype explicit
Creditnota geboekt
Dit staat voor het aanmaken van een creditnotadocument op een klantrekening, vaak om een facturatiefout te corrigeren of een geschil op te lossen. Dit document wordt expliciet aangemaakt in de FI-module.
Waarom dit belangrijk is

Creditnota's zijn vaak een direct gevolg van fouten eerder in het proces, zoals een onjuiste prijs of verzending. Door de frequentie en grondoorzaken te analyseren, kun je het proces verbeteren en omzetverlies beperken.

Waar je het vindt

Dit is een expliciet event dat wordt vastgelegd bij het aanmaken van een financieel document met een creditnotadocumenttype, bijvoorbeeld 'DG'. De timestamp van het event kun je ophalen uit de documentkoptekstabel BKPF.

Vastleggen

Identificeer in tabel BKPF aanmaakevents voor FI-documenten met creditnotadocumenttypen, bijvoorbeeld 'DG' en 'G2'.

Eventtype explicit
Factuur geblokkeerd voor betaling
Dit betekent dat er handmatig of automatisch een blokkade op de factuur is geplaatst, waardoor betaling niet mogelijk is. Dit wordt vastgelegd met een specifieke betalingsblokkeringsindicator op de factuurregel in tabel BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van vertragingen en uitzonderingen in het proces. Als je vaststelt wanneer en waarom facturen worden geblokkeerd, kun je de onderliggende oorzaken van late betalingen vinden en de cashflow verbeteren.

Waar je het vindt

Deze status wordt meestal afgeleid uit een wijziging in het veld Payment Block (BSEG-ZLSPR) op de factuurregel. Wijzigingslogs voor dit veld, in de tabellen CDHDR en CDPOS, kunnen expliciete timestamps bevatten.

Vastleggen

Detecteer wijzigingen in het veld BSEG-ZLSPR voor de factuurregel en gebruik tabel CDHDR voor de timestamps.

Eventtype inferred
Geschilcase aangemaakt
Dit staat voor de formele registratie van een klantgeschil over een factuur, bijvoorbeeld een verschil in prijs of hoeveelheid. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd in de SAP FSCM-module Dispute Management.
Waarom dit belangrijk is

Geschillen leggen het betalingsproces stil en vragen interne bronnen om ze op te lossen. Het volgen van het ontstaan van geschillen is de eerste stap bij het analyseren van de oplostijd, grondoorzaken en impact op DSO.

Waar je het vindt

Als je SAP FSCM Dispute Management gebruikt, is dit een expliciet event. Het aanmaken van een geschilcase wordt vastgelegd in tabellen zoals UDM_CASE of SCMG_T_CASE_ATTR, met een aanmaaktimestamp.

Vastleggen

Haal de aanmaakdatum en -tijd uit de casemanagementtabellen, bijvoorbeeld UDM_CASE, voor cases die aan de factuur zijn gekoppeld.

Eventtype explicit
Geschilcase opgelost
Het geschil over de factuur is onderzocht en er is een oplossing gevonden. Dit wordt meestal vastgelegd als een statuswijziging van de geschilcase in SAP FSCM Dispute Management.
Waarom dit belangrijk is

Het oplossen van een geschil maakt het betalingsproces weer vrij. De tijd tussen het ontstaan en oplossen van een geschil is een belangrijke KPI om inefficiënties in het geschillenproces te vinden.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid event op basis van een statuswijziging in de geschilcase. De wijzigingslogs, CDHDR/CDPOS, voor het statusveld van de geschilcase in tabellen zoals UDM_CASE bevatten de timestamp.

Vastleggen

Bepaal met behulp van de wijzigingslogs wanneer de status van de geschilcase is gewijzigd naar 'Closed' of 'Resolved'.

Eventtype inferred
Inkomend betalingsdocument geboekt
Dit staat voor de eerste registratie van een betaling van een klant in het systeem, vaak voordat de betaling aan specifieke facturen is toegewezen. Het is een expliciet event waarbij een betalingsdocument wordt aangemaakt, bijvoorbeeld met documenttype DZ.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de ontvangst van geld. De tijd tussen dit event en het uiteindelijke event 'Invoice Cleared' staat voor het proces van betalingsverwerking. Dat kan een aanzienlijk knelpunt zijn.

Waar je het vindt

Dit is een expliciet event. Het wordt vastgelegd bij het aanmaken van een betalingsdocument in tabel BKPF, herkenbaar aan specifieke documenttypen, bijvoorbeeld 'DZ'. De boekingsdatum, BKPF-BUDAT, dient als timestamp.

Vastleggen

Identificeer in tabel BKPF documenten met betalingsgerelateerde documenttypen, bijvoorbeeld 'DZ'.

Eventtype explicit
Restpost aangemaakt
Dit gebeurt tijdens de verwerking van een betaling wanneer een klant een factuur gedeeltelijk betaalt en het resterende kleine bedrag als nieuwe open post wordt geboekt. Dit wordt afgeleid uit de details van de clearingtransactie.
Waarom dit belangrijk is

Restposten wijzen op betalingsverschillen en zorgen voor extra werk. Door ze te volgen, zie je welke klanten regelmatig te weinig betalen. Ook komen problemen in prijsstelling of facturatie aan het licht die tot geschillen leiden.

Waar je het vindt

Dit is een afgeleid event. Wanneer een clearingtransactie, bijvoorbeeld via F-28, een oorspronkelijke factuur vereffent en ook een nieuw document met een open post voor het resterende bedrag boekt, ontstaat een restpost. Je kunt dit vaststellen door de regelitems van het clearingdocument te controleren.

Vastleggen

Analyseer clearingdocumenten, BKPF-AUGBL, om gevallen te vinden waarin een nieuwe open post wordt aangemaakt met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Eventtype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je datavoorbereiding eenvoudiger te maken en waardevolle inzichten in je proces voor kredietbeheer en incasso te vinden. Werk vandaag nog aan een snellere cashflow en minder risico.

Snellere cashflow: optimaliseer kredietbeheer en incasso nu

Verkort de doorlooptijd van je credit-to-cash-cyclus met 30% en verhoog je winstgevendheid.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent binnen enkele minuten klaar.