Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

SAP ECC
Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Datatemplate voor kredietbeheer en incasso

Deze template geeft een helder overzicht van de essentiële datavelden en activiteiten voor een goede analyse van het proces voor kredietbeheer en incasso. Je vindt er ook praktische aanwijzingen om deze gegevens uit SAP ECC te halen. Zo kun je de gegevensverzameling zorgvuldig en nauwkeurig uitvoeren.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om vast te leggen
  • Instructies voor data-extractie uit SAP ECC

Attributen voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, voor een volledige analyse van kredietbeheer en incasso in SAP ECC.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die op een bepaald moment in de levenscyclus van een factuur plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of gebeurtenis in het kredietbeheer- en incassoproces, zoals 'Factuur geboekt', 'Aanmaningsrun uitgevoerd' of 'Inkomende betaling geboekt'. Deze activiteiten vormen de knooppunten van de proceskaart.

Door de volgorde, frequentie en tijd tussen activiteiten te analyseren, kunnen bedrijven de werkelijke procesgang in beeld brengen, afwijkingen van standaardprocedures vinden en bottlenecks opsporen. Zo kan een analyse van de route na 'Aanmaningsrun uitgevoerd' laten zien hoe effectief de aanmaningsstrategie is.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart. Ze maken het mogelijk om de procesgang, varianten en uitzonderingen in beeld te brengen en te analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut. Het wordt meestal samengesteld door transactiecodes (TCODE), documentsoorten (BLART) of specifieke veldwijzigingen uit verschillende SAP-tabellen, zoals BKPF, BSID, MHNK en UDM_CASE, te koppelen aan begrijpelijke activiteitsnamen.

Voorbeelden
Factuur geboektAanmaningsrun uitgevoerdBetalingstoezegging aangemaaktInkomende betaling geboektFactuur vereffend
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van de klantfactuur. Dit is de belangrijkste case-ID voor het kredietbeheerproces.
Beschrijving

Het factuurnummer, in SAP bekend als Belegnummer (BELNR), identificeert elk debiteurendocument uniek. Bij process mining is dit nummer essentieel: het koppelt alle bijbehorende activiteiten, van boeken en aanmanen tot uiteindelijke betaling of afboeking, aan één case.

Als je het factuurnummer als case-ID gebruikt, krijg je een volledig beeld van de levenscyclus van de factuur. Zo kun je belangrijke metrieken zoals Days Sales Outstanding (DSO) volgen, bottlenecks in het incassoproces opsporen en zien hoe effectief verschillende incassostrategieën zijn voor specifieke facturen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel die alle gebeurtenissen in het verloop van een factuur met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige proces van kredietverlening tot betaling volgen en analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in verschillende tabellen voor financiële administratie in SAP ECC, vooral in BKPF (Accounting Document Header) en BSEG (Accounting Document Segment), in veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000102
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

Het tijdstip van de gebeurtenis registreert de exacte datum en tijd van elke procesactiviteit. Het vormt de chronologische basis van het event log, zodat je activiteiten kunt ordenen en de tijd ertussen kunt berekenen.

Bij analyses is deze timestamp nodig om alle tijdgebonden KPI’s te berekenen, zoals de doorlooptijd van geschilafhandeling, de vertraging bij het boeken van betalingen en het gemiddelde aantal dagen tussen de vervaldatum en betaling. Lange wachttijden tussen opeenvolgende stappen maken bottlenecks zichtbaar.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en tijdgebonden prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en tijdsduur.

Waar vind je dit?

Afkomstig uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals BUDAT (Posting Date) of CPUDT/CPUTM (Document Entry Date/Time) in BKPF, of uit tabellen met gegevens over specifieke gebeurtenissen.

Voorbeelden
2023-01-15T09:30:00Z2023-02-10T14:00:00Z2023-02-28T11:25:10Z
Aanmaningsniveau
Mahns
Het hoogste aanmaningsniveau dat voor de factuur is bereikt.
Beschrijving

Het aanmaningsniveau (MAHNS in SAP) geeft aan hoeveel aanmaningen voor een achterstallige factuur zijn verstuurd. Het laat zien hoe intensief de aanmaningsprocedure is.

Dit attribuut is belangrijk om het aanmaningsproces te beoordelen. In het dashboard ‘Effectiviteit van aanmaningen per niveau’ zie je welk percentage facturen wordt betaald na elke aanmaning. Met deze analyse kun je de aanmaningsstrategie bijstellen, bijvoorbeeld door de timing of inhoud van aanmaningen op minder effectieve niveaus aan te passen.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks hoe intensief de incasso-inspanningen zijn. Dat is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden als veld MAHNS op de klantregel in tabel BSID. De historie van aanmaningsruns staat in de tabellen MHNK (kop) en MHND (gegevens).

Voorbeelden
1234
Dagen achterstallig
DaysOverdue
Het berekende aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum nog openstaat.
Beschrijving

Deze metriek berekent het aantal dagen tussen de vervaldatum van een factuur en de datum waarop deze is vereffend. Voor openstaande facturen wordt de huidige datum gebruikt.

Het aantal dagen achterstallig is een basismaatstaf voor analyses van debiteuren. Het is de belangrijkste metriek in het dashboard ‘Overzicht ouderdom facturen’ en helpt bij het prioriteren van incassoactiviteiten. De trend van deze metriek op totaalniveau geeft een beeld van de algehele gezondheid van de debiteurenportefeuille.

Waarom dit belangrijk is

Deze kernmetriek meet betalingsachterstanden en helpt incassoactiviteiten te prioriteren en de gezondheid van het proces te volgen.

Waar vind je dit?

Berekend attribuut. De berekening is: (vereffeningsdatum of huidige datum) - netto vervaldatum.

Voorbeelden
0153295
Factuurbedrag
Dmbtr
De totale waarde van de factuur in de lokale valuta.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale geldwaarde van de factuur weer. In SAP staat het bedrag in lokale valuta vaak in veld DMBTR.

Het factuurbedrag is een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt incassoactiviteiten voor facturen met een hoge waarde prioriteren en nagaan of het factuurbedrag samenhangt met betalingsvertragingen of geschillen. Je kunt de proceskaart filteren op facturen boven een bepaalde drempel.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je op basis van waarde analyseren en incassoactiviteiten voor posten met een hoge waarde prioriteren.

Waar vind je dit?

Standaardveld DMBTR (Amount in Local Currency) in tabellen zoals BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
1500.0012500.50750.25
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker verantwoordelijk was voor een gebeurtenis, zoals het boeken van een factuur of het aanmaken van een geschilcase. In SAP staat dit vaak in velden zoals ERNAM (Created by) of USNAM.

Door op gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, opleidingsbehoeften en mogelijke complianceproblemen. Zo zie je bijvoorbeeld of bepaalde gebruikers vaak betrokken zijn bij procesafwijkingen of vertragingen, of dat medewerkers met goede resultaten een efficiëntere procesvariant volgen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je menselijk handelen en gedrag in het proces analyseren en medewerkers met goede resultaten, opleidingskansen en een ongelijke werkverdeling opsporen.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in koptabellen zoals BKPF, in USNAM (User name) of ERNAM (Name of Person who Created the Object).

Voorbeelden
SMITHJRDOECFO-ADMIN
Klantnummer
Kunnr
De unieke identificatie van de klant.
Beschrijving

Het klantnummer (KUNNR in SAP) is de unieke sleutel voor een klantrekening. Het koppelt een transactie aan de stamgegevens van een specifieke klant, zoals de betalingsgeschiedenis, kredietinformatie en contactgegevens.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om analyses op te splitsen. Je kunt de procesprestaties van verschillende klanten vergelijken, klanten opsporen die structureel te laat betalen en zien hoe incassostrategieën verschillen voor belangrijke en overige klanten. Het is een belangrijke basis voor dashboards zoals Factuurouderdom en Naleving van betalingsvoorwaarden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyses vanuit het perspectief van de klant mogelijk. Zo kun je gedragspatronen van specifieke klanten of klantgroepen vinden en incassostrategieën daarop afstemmen.

Waar vind je dit?

Standaardveld KUNNR in tabellen met klantregels (BSID, BSAD) en documentkoppen (BKPF, indien ingevuld).

Voorbeelden
10002050CUST-7890
Klantsegment
CustomerSegment
De indeling van een klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, sector of strategisch belang.
Beschrijving

Een klantsegment is een indeling waarmee je klanten met vergelijkbare kenmerken groepeert. Vaak is dit afgeleid van de klantrekeninggroep (KTOKD) in SAP of van andere aangepaste velden in de klantstamgegevens.

Door de procesanalyse op dit attribuut uit te splitsen, zie je hoe verschillende klantsegmenten presteren. Zo kan blijken dat bepaalde segmenten langere betalingstermijnen of meer geschillen hebben, of beter reageren op specifieke incassoactiviteiten. Deze informatie helpt om incassostrategieën te verbeteren en klantcontact af te stemmen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt gerichte analyses mogelijk van de procesprestaties voor verschillende klanttypen, zodat je strategieën en de inzet van middelen daarop kunt afstemmen.

Waar vind je dit?

Vaak afgeleid van het veld Customer Account Group (KTOKD) in klantstamtabel KNA1 of van andere aangepaste velden.

Voorbeelden
Belangrijke klantenKleine en middelgrote bedrijvenOverheidIntern
Medewerker debiteurenbeheer
Sachp
De administratief medewerker of incassomedewerker die aan de klantrekening is toegewezen.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke persoon of groep verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer van een specifieke klantrekening. In SAP is dit vaak de administratief medewerker (SACHP) die in de stamgegevens van de klant is vastgelegd.

Deze dimensie is belangrijk om de prestaties van het debiteurenteam te volgen. Je kunt er bijvoorbeeld het dashboard ‘Overzicht ouderdom facturen’ mee filteren op medewerker. Zo kun je de werkdruk verdelen en de resultaten van medewerkers of teams vergelijken. Ook zie je welke medewerkers openstaande facturen het vaakst oplossen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de prestaties en werkdruk van het debiteurenteam te analyseren door cases en resultaten aan specifieke personen of groepen toe te wijzen.

Waar vind je dit?

Meestal te vinden in de bedrijfsgegevens van de klant, in tabel KNB1, veld SACHP.

Voorbeelden
J. SmithTeam AINTL-COLL
Vervaldatum
NetDueDate
De datum waarop de factuur volgens de afspraken betaald moet zijn.
Beschrijving

De vervaldatum is de uiterste datum waarop een klant een factuur moet betalen. Deze wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de betalingsvoorwaarden. In SAP is de nettovervaldatum vaak beschikbaar in veld FAEDT.

Deze datum is een belangrijk uitgangspunt voor kredietbeheer en vormt de basis voor het meten van tijdige betaling. Je gebruikt de datum om KPI’s zoals 'Gemiddeld aantal dagen tussen vervaldatum en betaling' te berekenen en incassoactiviteiten te starten zodra de datum is verstreken. Vertragingen ten opzichte van deze datum analyseren is een belangrijk onderdeel van incassoanalyses.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor tijdige betaling en nodig om het aantal dagen achterstand en bijbehorende KPI’s te berekenen.

Waar vind je dit?

Deze datum is vaak rechtstreeks beschikbaar in klantregelentabellen zoals BSID, in veld FAEDT (Net Due Date). Je kunt de datum ook berekenen op basis van de basisdatum (ZFBDT) en betalingsvoorwaarden (ZTERM).

Voorbeelden
2023-02-142023-03-312023-04-15
Afgeboekt
IsWrittenOff
Een booleaanse aanduiding die aangeeft of de factuur uiteindelijk als oninbare vordering is afgeboekt.
Beschrijving

Dit is een afgeleid kenmerk. Het wordt meestal op waar gezet als een factuur is vereffend met een specifieke redenencode of documentsoort die op een afboeking duidt. Zo herken je cases die tot financieel verlies hebben geleid.

Dit attribuut is nodig om de KPI ‘Percentage afboekingen oninbare vorderingen’ en bijbehorende dashboards te berekenen. Met oorzaakanalyse kun je nagaan welke kenmerken facturen en klanten hebben die vaak worden afgeboekt. Dat kan helpen om het kredietbeleid en de incassoresultaten te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert procesuitkomsten die tot financieel verlies leiden. Zo kun je de oorzaken van oninbare vorderingen achterhalen en het kredietbeleid verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut. De berekening is meestal gebaseerd op specifieke vereffeningsredenencodes (BSEG-RSTGR) of documentsoorten (BKPF-BLART) die voor afboekingen worden gebruikt.

Voorbeelden
truefalse
Bedrijfscode
Bukrs
De identificatiecode van de juridische entiteit (bedrijfscode) waartoe de factuur behoort.
Beschrijving

De bedrijfscode (BUKRS in SAP) staat voor een zelfstandige juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Dit is een belangrijke organisatorische eenheid in SAP Financials.

Met dit attribuut kun je procesprestaties per juridische entiteit filteren en vergelijken. Zo zie je of incassoprocessen overal hetzelfde verlopen of dat de prestaties sterk verschillen tussen bedrijfscodes, bijvoorbeeld wat betreft DSO of het aantal geschillen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk processen per juridische entiteit te analyseren. Zo kunnen grote multinationals de prestaties van verschillende entiteiten vergelijken.

Waar vind je dit?

Standaardveld BUKRS in vrijwel alle financiële tabellen, waaronder BKPF, BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
10002000US01
Betalingsvoorwaarden
Zterm
De code voor de betalingsvoorwaarden die met de klant zijn afgesproken.
Beschrijving

De betalingsvoorwaardencode (ZTERM in SAP) bepaalt de betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldatum en eventuele kortingen bij vroegtijdige betaling. Deze wordt meestal vastgelegd in de stamgegevens van de klant en overgenomen op facturen.

Door te analyseren op betalingsvoorwaarden zie je hoe verschillende voorwaarden het betaalgedrag beïnvloeden. Het dashboard ‘Naleving en effect van betalingsvoorwaarden’ laat bijvoorbeeld zien in hoeverre klanten zich aan de voorwaarden houden en wat het effect daarvan is op het aantal dagen dat facturen openstaan. Zo kun je bepalen welke betalingsvoorwaarden je aan verschillende klantsegmenten aanbiedt.

Waarom dit belangrijk is

Beschrijft de contractuele betalingsafspraken en helpt analyseren of bepaalde voorwaarden leiden tot betere betaalprestaties of meer geschillen.

Waar vind je dit?

Standaardveld ZTERM, te vinden in de stamgegevens van klanten (KNB1) en in tabellen met financiële documenten (BSEG).

Voorbeelden
0001NT30ZD60
Documentsoort
Blart
Het soort financieel document, zoals een factuur, creditnota of betaling.
Beschrijving

De documentsoort (BLART in SAP) classificeert boekhoudkundige documenten. ‘RV’ kan bijvoorbeeld een klantfactuur zijn, ‘DZ’ een klantbetaling en ‘DG’ een creditnota.

Bij process mining worden activiteiten afgeleid, maar de oorspronkelijke documentsoort geeft belangrijke context. Je kunt deze gebruiken om gegevens te controleren of voor een gedetailleerdere financiële analyse. Zo begrijp je beter wat voor transacties worden verwerkt en kun je de analyse beperken tot specifieke documentsoorten, zoals klantfacturen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context door transacties te classificeren. Je kunt de documentsoort gebruiken om de analyse te filteren of de afgeleide activiteitsnamen te controleren.

Waar vind je dit?

Standaardveld BLART in de documentkop van tabel BKPF.

Voorbeelden
RVDZDGAB
Geschilcase-ID
DisputeCaseId
De unieke identificatiecode van een geschilcase die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Wanneer een klant een factuur betwist, kan in de SAP-module Dispute Management een formele geschilcase worden aangemaakt. Deze ID identificeert die case op unieke wijze.

Met deze identificatiecode kun je het proces voor geschilafhandeling gedetailleerd analyseren. De code is nodig om de KPI ‘Doorlooptijd geschilafhandeling’ te berekenen en inzicht te krijgen in de redenen voor geschillen, de afhandeling en de meest voorkomende uitkomsten. Zo kun je het deelproces voor geschillen onderscheiden van de reguliere incassostroom.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt incassoactiviteiten aan formele geschilcases, zodat je de efficiëntie en oorzaken van het proces voor geschilafhandeling gericht kunt analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in tabellen van SAP Dispute Management, zoals UDM_CASE_ATTR00. Hiervoor is de SAP-module Dispute Management nodig.

Voorbeelden
400000000021400000000157400000000305
ID van bronsysteem
SourceSystemId
De identificatie van het bronsysteem waaruit de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan uit welk systeem de data komt, bijvoorbeeld uit een specifieke SAP ECC-instantie zoals 'ECCPRD100'. Dit is belangrijk als je meerdere ERP-systemen gebruikt of data uit verschillende bronnen combineert.

Je kunt processen uit verschillende systemen of regio’s filteren en vergelijken. Zo blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je problemen met data-extractie opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft belangrijke informatie over de herkomst van data, vooral in complexe IT-omgevingen. Zo blijft de data traceerbaar en kun je analyses per systeem uitvoeren.

Waar vind je dit?

Meestal toegevoegd tijdens de data-extractie. In SAP kun je hiervoor de naam van het logische systeem (LOGSYS) gebruiken.

Voorbeelden
SAPECC_PROD_100ECC_EU_200US_FIN_ERP
Kredietlimiet
Klimk
De totale kredietlimiet die aan de klant is toegekend.
Beschrijving

De kredietlimiet (KLIMK in SAP) is het maximale kredietbedrag dat aan een klantrekening wordt toegekend. Dit is een belangrijk onderdeel van kredietrisicobeheer.

Met dit attribuut kun je het dashboard ‘Nauwkeurigheid kredietlimiet versus oninbare vorderingen’ gebruiken. Door de toegekende kredietlimiet te vergelijken met het aantal afboekingen, beoordeel je hoe goed het kredietbeleid werkt. Ook ondersteunt het KPI’s zoals ‘Herzieningspercentage kredietlimiet’, waarmee je nagaat of de eerste kredietbeoordelingen kloppen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft context over kredietrisico. Zo kun je nagaan of het kredietbeleid oninbare vorderingen voorkomt zonder de verkoop te belemmeren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de centrale kredietbeheergegevens van een klant, in tabel KNKK, veld KLIMK.

Voorbeelden
10000.0050000.00250000.00
Laatste data-update
LastDataRefreshTimestamp
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of bijgewerkt in de process mining-tool.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-import. Zo weten zakelijke gebruikers hoe actueel de data is die ze analyseren.

Bij het bekijken van dashboards en analyses helpt deze timestamp om te zien of de meest recente transacties zijn opgenomen of dat er vertraging is. Deze metadata is belangrijk om vertrouwen in de analyseresultaten op te bouwen.

Waarom dit belangrijk is

Laat gebruikers zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om beslissingen te nemen op basis van de meest recente procesinformatie.

Waar vind je dit?

Deze waarde wordt door de ETL-pijplijn voor data-extractie en -laden aangemaakt en opgeslagen wanneer de data wordt vernieuwd.

Voorbeelden
2023-03-01T02:00:00Z2023-03-02T02:00:00Z2023-03-03T02:00:00Z
Risicocategorie
Ctlpc
Een classificatie van het kredietrisico van de klant.
Beschrijving

De risicocategorie (CTLPC in SAP) groepeert klanten op basis van hun kredietwaardigheid en betaalgeschiedenis. Deze classificatie wordt gebruikt voor automatische kredietcontroles en als leidraad voor incassostrategieën.

Door het proces per risicocategorie te analyseren, zie je of klanten met een hoog risico andere procesroutes volgen of veel langere betaalcycli hebben. Deze informatie helpt om de risicoclassificatie te controleren en de intensiteit van incasso af te stemmen op het risico.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een risicoanalyse van het incassoproces mogelijk. Zo kun je risicomodellen controleren en incassostrategieën op het risico afstemmen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de centrale kredietbeheergegevens van een klant, in tabel KNKK, veld CTLPC.

Voorbeelden
001002HOOG RISICO
Vereffeningsdocument
Augbl
Het documentnummer waarmee de factuur is vereffend, meestal een betaling of creditnota.
Beschrijving

Het nummer van het vereffeningsdocument (AUGBL in SAP) koppelt een openstaande post, zoals een factuur, aan het document waarmee deze is voldaan. Wanneer een factuur wordt betaald, wordt het nummer van het betalingsdocument als vereffeningsdocument bij die factuur opgeslagen.

Dit veld is nodig om te bevestigen dat een factuur is vereffend en om deze te koppelen aan de specifieke betaling of creditnota. Het vormt de basis voor de activiteit ‘Factuur vereffend’ en zorgt ervoor dat het volledige proces goed in beeld komt.

Waarom dit belangrijk is

Legt de koppeling tussen een factuur en het document waarmee deze is voldaan. Zo kun je vereffeningsactiviteiten nauwkeurig modelleren.

Waar vind je dit?

Standaardveld AUGBL in de klantregelposttabellen BSID (leeg zolang de post openstaat) en BSAD (ingevuld na vereffening).

Voorbeelden
140000000114000000551400000120
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor kredietbeheer en incasso

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen. Zo kun je het proces nauwkeurig ontdekken en bottlenecks opsporen.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Aanmaningsrun uitgevoerd
Deze activiteit staat voor het uitvoeren van het automatische aanmaningsprogramma voor een achterstallige factuur. Het systeem registreert voor elke factuur in een aanmaningsrun het aanmaningsniveau, de datum en andere gegevens.
Waarom dit belangrijk is

Het bijhouden van aanmaningsactiviteiten is belangrijk om de effectiviteit van de incassostrategie te beoordelen. Zo zie je welke aanmaningsniveaus het vaakst tot betaling leiden en welke klanten niet reageren.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis. Gegevens over aanmaningsruns staan in de aanmaningsdatatabellen, vooral in MHNK (aanmaningsdata). Deze tabel bevat voor elke aangemaande factuur de uitvoerdatum (LAUFD) en het aanmaningsniveau (MAHNS).

Vastleggen

Haal gegevens op uit tabel MHNK en koppel de bedrijfs code, rekening en aanmaningsdatum.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgeboekt
Dit is de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te nemen en als oninbare vordering te classificeren. Dit wordt vastgelegd met een specifieke financiële boeking die de oorspronkelijke factuur vereffent en het bedrag naar een rekening voor oninbare vorderingen overboekt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste negatieve End Event. De gebeurtenis wijst op een mislukking in het krediet- of incassoproces en op een direct financieel verlies. Door deze cases te analyseren, kun je het kredietbeleid en de incassostrategie verbeteren.

Waar vind je dit?

Dit is meestal een expliciete boeking of een afgeleide gebeurtenis op basis van de vereffeningstransactie. De vereffening gebeurt met een specifieke transactiecode en reden die op een afboeking wijzen. Je kunt het vereffeningsdocument analyseren om de afboeking te bevestigen.

Vastleggen

Zoek vereffeningsdocumenten waarin een specifieke reden voor afboekingen (BSEG-RSTGR) is gebruikt, of waarin de tegenboeking op een kostenrekening voor oninbare vorderingen is geboekt.

Gebeurtenistype inferred
Factuur geboekt
Dit is het aanmaken van een debiteurenfactuur in de module voor financiële administratie. De gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een factuurdocument uit Sales and Distribution (SD) wordt vrijgegeven voor de boekhouding, of wanneer een FI-factuur rechtstreeks wordt ingevoerd. Daarbij worden gegevens aangemaakt in de tabellen BKPF en BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste Start Event voor de levenscyclus van een factuur. De tijd vanaf dit moment tot de betaling is essentieel voor het meten van Days Sales Outstanding (DSO) en de algehele procesefficiëntie.

Waar vind je dit?

Deze expliciete gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een financieel document wordt aangemaakt. De timestamp is voor het bijbehorende factuurnummer (BELNR) op te halen uit de documentkop in tabel BKPF, uit veld CPUDT of BKTXT.

Vastleggen

Zoek in tabel BKPF naar aanmaakgebeurtenissen van FI-documenten met relevante documentsoorten, zoals 'RV' en 'DR'.

Gebeurtenistype explicit
Factuur vereffend
Deze gebeurtenis markeert de succesvolle afsluiting van een factuur, meestal nadat de volledige betaling is ontvangen en verwerkt. Je leidt dit af wanneer de factuurregel van de tabel met openstaande posten (BSID) naar de tabel met vereffende posten (BSAD) wordt verplaatst.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste positieve End Event van het proces. De tijd tot deze activiteit is een belangrijk onderdeel van DSO. Door de routes ernaartoe te analyseren, kun je goede werkwijzen vinden.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleide gebeurtenis. Je herkent de vereffening aan de aanwezigheid van een vereffeningsdocument (AUGBL) en vereffeningsdatum (AUGDT) voor de factuurregel in tabel BSAD met vereffende posten.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSAD-AUGDT) van de betreffende factuurregel als timestamp van de gebeurtenis.

Gebeurtenistype inferred
Vervaldatum van betaling verstreken
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat de factuur officieel achterstallig is. Dit is geen expliciete systeemgebeurtenis. Je leidt deze af door de nettovervaldatum van de factuur te vergelijken met de huidige datum of met de timestamp van een latere activiteit.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis markeert de overgang van de reguliere facturatie naar het incassoproces. Ze vormt het startpunt voor het berekenen van het aantal dagen achterstand en het starten van aanmaningsprocedures, en is daarmee de basis voor ouderdomsrapportages.

Waar vind je dit?

Dit is een berekende gebeurtenis. Je leidt deze af door de nettovervaldatum (BSID-NETDT) van de openstaande factuurregel te vergelijken met de systeemdatum of de timestamp van een andere gebeurtenis.

Vastleggen

Berekend door de nettovervaldatum van de factuur (BSID-NETDT) met een tijdlijn te vergelijken.

Gebeurtenistype calculated
Betalingstoezegging aangemaakt
Een klant heeft contact opgenomen met de incassoafdeling en beloofd vóór een bepaalde datum te betalen. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd als SAP FSCM Collections Management wordt gebruikt.
Waarom dit belangrijk is

Betalingstoezeggingen zijn een belangrijke uitkomst van incassoactiviteiten. Door te analyseren wanneer ze worden gedaan, nagekomen of gebroken, kun je de effectiviteit van incassomedewerkers meten en inkomende betalingen voorspellen.

Waar vind je dit?

Bij gebruik van SAP FSCM Collections Management is dit een expliciete gebeurtenis. Gegevens over betalingstoezeggingen staan in tabellen zoals UDM_P2P_ATTR, gekoppeld aan de zakenpartner en factuur.

Vastleggen

Haal de aanmaaktimestamp op uit tabellen voor betalingstoezeggingen, zoals UDM_P2P_ATTR in SAP FSCM.

Gebeurtenistype explicit
Betalingstoezegging niet nagekomen
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat een klant niet vóór de afgesproken datum heeft betaald, ondanks een betalingstoezegging. Je leidt dit af uit het ontbreken van een bijbehorende betaling op de toegezegde datum.
Waarom dit belangrijk is

Het opsporen van niet nagekomen toezeggingen is belangrijk om de incasso-inspanningen op te voeren. Een hoog percentage kan wijzen op problemen met de incassostrategie of de financiële situatie van klanten.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleide of berekende gebeurtenis. Je bepaalt dit door de toegezegde datum uit UDM_P2P_ATTR te vergelijken met de daadwerkelijke vereffeningsdatum van de factuur. Is er op de toegezegde datum nog niet betaald, dan geldt de toezegging als niet nagekomen.

Vastleggen

Vergelijk de toegezegde datum in UDM_P2P_ATTR met de vereffeningsdatum van de factuur. Valt de vereffeningsdatum na de toegezegde datum, dan is de toezegging niet nagekomen.

Gebeurtenistype calculated
Creditnota geboekt
Dit is het aanmaken van een creditnotadocument op de rekening van een klant, vaak om een facturatiefout te corrigeren of een geschil op te lossen. Dit document wordt expliciet aangemaakt in de FI-module.
Waarom dit belangrijk is

Creditnota’s zijn vaak het gevolg van problemen eerder in het proces, zoals een onjuiste prijs of verzending. Door de frequentie en oorzaken te analyseren, kun je processen verbeteren en omzetverlies beperken.

Waar vind je dit?

Deze expliciete gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een financieel document met een creditnotadocumentsoort, zoals 'DG', wordt aangemaakt. De timestamp is op te halen uit de documentkop in tabel BKPF.

Vastleggen

Zoek in tabel BKPF naar aanmaakgebeurtenissen van FI-documenten met creditnotadocumentsoorten, zoals 'DG' en 'G2'.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geblokkeerd voor betaling
Dit betekent dat er handmatig of automatisch een blokkade op de factuur is gezet, waardoor betaling niet mogelijk is. Dit wordt vastgelegd met een specifieke betalingsblokkade-indicator op de factuurregel in tabel BSEG.
Waarom dit belangrijk is

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van vertragingen en uitzonderingen in het proces. Door te achterhalen wanneer en waarom facturen worden geblokkeerd, kun je de oorzaken van late betalingen opsporen en de cashflow verbeteren.

Waar vind je dit?

Deze status wordt meestal afgeleid uit een wijziging van het veld Payment Block (BSEG-ZLSPR) op de factuurregel. Wijzigingslogboeken voor dit veld in tabellen CDHDR en CDPOS kunnen expliciete timestamps bevatten.

Vastleggen

Zoek in tabel CDHDR naar wijzigingen in veld BSEG-ZLSPR voor de factuurregel en haal daar de timestamps uit.

Gebeurtenistype inferred
Geschil geregistreerd
Dit is de formele registratie van een klantgeschil over een factuur, bijvoorbeeld over een prijs- of hoeveelheidsverschil. Deze expliciete gebeurtenis wordt vastgelegd in de SAP FSCM-module Dispute Management.
Waarom dit belangrijk is

Een geschil zet het betalingsproces stil en vraagt tijd van medewerkers om het op te lossen. Door de registratie van geschillen te volgen, kun je als eerste stap de afhandeltijd, oorzaken en invloed op DSO analyseren.

Waar vind je dit?

Bij gebruik van SAP FSCM Dispute Management is dit een expliciete gebeurtenis. De aanmaak van een geschilcase wordt met een timestamp vastgelegd in tabellen zoals UDM_CASE of SCMG_T_CASE_ATTR.

Vastleggen

Haal de aanmaakdatum en -tijd op uit de casemanagementtabellen, zoals UDM_CASE, voor cases die aan de factuur zijn gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Geschil opgelost
Het geschil over de factuur is onderzocht en er is een oplossing gevonden. Dit wordt meestal vastgelegd als een statuswijziging van de geschilcase in SAP FSCM Dispute Management.
Waarom dit belangrijk is

Als een geschil is opgelost, kan het betalingsproces verdergaan. De tijd tussen het aanmaken en oplossen van een geschil is een belangrijke KPI om inefficiënties in de afhandeling op te sporen.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleide gebeurtenis op basis van een statuswijziging van de geschilcase. De wijzigingslogboeken (CDHDR/CDPOS) voor het statusveld in tabellen zoals UDM_CASE bevatten de timestamp.

Vastleggen

Zoek in de wijzigingslogboeken naar de timestamp waarop de status van de geschilcase verandert in 'Closed' of 'Resolved'.

Gebeurtenistype inferred
Incassocontact vastgelegd
Een incassomedewerker heeft contact opgenomen met de klant over een achterstallige factuur, bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail. De medewerker registreert deze activiteit meestal handmatig in het systeem.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit meet het handmatige werk van het incassoteam. Door de frequentie en timing van contactmomenten te vergelijken met latere betalingen, kun je zien hoe effectief de acties van medewerkers zijn.

Waar vind je dit?

Bij gebruik van SAP FSCM Collections Management wordt dit vastgelegd als 'Customer Contact'. De gegevens staan in tabellen voor de incassowerklijst en contactgeschiedenis, vaak gekoppeld aan UDM_CASE.

Vastleggen

Haal klantcontactlogboeken op uit de relevante tabellen van FSCM Collections Management.

Gebeurtenistype explicit
Inkomende betaling geboekt
Dit is de eerste registratie van een klantbetaling in het systeem, vaak voordat de betaling aan specifieke facturen is toegewezen. Deze expliciete gebeurtenis maakt een betalingsdocument aan, bijvoorbeeld met documentsoort DZ.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de ontvangst van geld. De tijd tussen deze gebeurtenis en de uiteindelijke gebeurtenis 'Factuur vereffend' is de tijd die nodig is om de betaling te verwerken. Dat kan een belangrijke bottleneck zijn.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis. Je haalt deze op uit de aanmaak van een betalingsdocument in tabel BKPF, herkenbaar aan specifieke documentsoorten, zoals 'DZ'. De boekingsdatum (BKPF-BUDAT) dient als timestamp.

Vastleggen

Zoek in tabel BKPF naar aangemaakte documenten met betalingsgerelateerde documentsoorten, zoals 'DZ'.

Gebeurtenistype explicit
Restpost aangemaakt
Dit gebeurt bij het verwerken van een betaling wanneer een klant een factuur niet volledig betaalt en het resterende kleine bedrag als nieuwe openstaande post wordt geboekt. Je leidt dit af uit de gegevens van de vereffeningstransactie.
Waarom dit belangrijk is

Restposten wijzen op verschillen in betalingen en zorgen voor extra werk. Door ze te volgen, kun je klanten opsporen die vaak te weinig betalen en problemen met prijzen of facturatie vinden die tot geschillen leiden.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleide gebeurtenis. Wanneer een vereffeningstransactie, bijvoorbeeld via F-28, een oorspronkelijke factuur vereffent en tegelijk een nieuw document voor het resterende bedrag boekt, ontstaat een restpost. Je kunt dit vaststellen aan de hand van de factuurregels van het vereffeningsdocument.

Vastleggen

Analyseer vereffeningsdocumenten (BKPF-AUGBL) om gevallen te vinden waarin een nieuwe openstaande post wordt aangemaakt met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data voor te bereiden en waardevolle inzichten te krijgen in het proces voor kredietbeheer en incasso. Verbeter de cashflow en beperk risico’s.

Verbeter kredietbeheer en incasso voor een snellere cashflow

Verkort de doorlooptijd van credit-to-cash met 30% en verhoog de winstgevendheid.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.