Datatemplate voor omzetcyclusbeheer

De activiteitsnaam beschrijft een afzonderlijke handeling of mijlpaal in de levenscyclus van de omzetcyclus. Voorbeelden zijn 'Dienst verleend', 'Declaratie ingediend', 'Betalingsbericht ontvangen', 'Betaling verwerkt' en 'Rekening afgeboekt'. Elke activiteit is een processtap die tijd en middelen kost.

Dit attribuut vormt de basis voor process mining, omdat het de knooppunten in de proceskaart bepaalt. Door de volgorde, frequentie en duur van deze activiteiten te analyseren, kun je de werkelijke processtroom visualiseren, vergelijken met een ontworpen model en afwijkingen opsporen. Denk aan herstelwerk, zoals afgewezen declaraties, en inefficiënties.

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Dat is essentieel om de proceskaart te ontdekken en te visualiseren, herstelwerk op te sporen en de naleving van het proces te analyseren.

Vaak te vinden in event logs en transactietabellen, of af te leiden uit statuswijzigingen in de facturatie- of declaratiemodule.

De Billing Event ID is een unieke sleutel voor elke factureerbare dienst, vanaf de eerste kostenregistratie tot de uiteindelijke betaling of afboeking. Deze ID verbindt alle bijbehorende activiteiten, zoals het aanmaken en indienen van claims, afwijzingen en het boeken van betalingen, voor een specifiek zorgcontact.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om het volledige traject van elk billing event te reconstrueren. Door alle bijbehorende activiteiten onder één Billing Event ID te groeperen, kunnen analisten processtromen visualiseren, bottlenecks opsporen, doorlooptijden meten en verschillen in de afhandeling van cases begrijpen. Dit vormt de basis voor alle casegerichte analyses binnen de omzetcyclus.

Dit is de essentiële case-ID die alle bijbehorende activiteiten met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige omzetcyclus voor elke factureerbare dienst reconstrueren en analyseren.

Dit is meestal een primaire sleutel in tabellen met factuurtransacties of financiële events.

De eventtimestamp geeft aan wanneer een activiteit plaatsvond of werd geregistreerd. Zo ontstaat de chronologische context van alle events binnen een case, van het begin tot het einde van de omzetcyclus.

Timestamps vormen de basis voor prestatieanalyses met process mining. Je gebruikt ze om belangrijke KPI’s te berekenen, zoals de totale doorlooptijd, de tijd tussen specifieke activiteiten en wachttijden. Door timestamps te analyseren, kun je zien waar cases de meeste tijd kosten, controleren of service level agreements worden nageleefd en begrijpen hoe het proces zich in de tijd ontwikkelt.

Deze data geeft de chronologische informatie die nodig is om doorlooptijden te berekenen, bottlenecks op te sporen en de prestaties en efficiëntie van het proces te analyseren.

Deze informatie staat meestal in transactielogs of auditsporen, of in eventtabellen in een veld als 'aanmaakdatum' of 'datum statuswijziging'.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de data voor een specifiek event vandaan komt. In een complexe IT-omgeving loopt het omzetcyclusproces vaak door meerdere systemen. Denk aan een elektronisch patiëntendossier (EHR) voor het verlenen van zorg, een apart facturatiesysteem voor het indienen van declaraties en een afzonderlijk platform voor debiteurenbeheer.

Weten uit welk systeem de data komt, helpt bij datavalidatie, probleemoplossing en het begrijpen van versnipperde processen. Zo kun je inconsistenties tussen systemen opsporen en zien welke processtappen in verschillende applicaties worden beheerd. Dat kan vertragingen of fouten bij de gegevensoverdracht veroorzaken. Deze analyse helpt om de integratie en efficiëntie van de IT-architectuur achter het proces te beoordelen.

Dit helpt je te begrijpen hoe het proces over verschillende IT-systemen is verdeeld. Het is ook belangrijk voor datavalidatie en het opsporen van bottlenecks die specifiek zijn voor een systeem.

Deze informatie staat vaak als standaardveld in data-extracten. Je kunt de bron ook afleiden uit de brontabel of het bronbestand.

Dit attribuut registreert wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Het is een metadataveld dat laat zien hoe actueel de geanalyseerde data is. Ook geeft het inzicht in de vertraging in de datapijplijn en hoe recent de process mining-analyse is.

In process mining-dashboards en analyses geeft de timestamp Laatste data-update context over de actualiteit van de data. Voor operationele monitoring is het belangrijk om te weten of het overzicht de processtatus van vijf minuten geleden of van gisteravond weergeeft. Zo weet iedereen hoe actueel de informatie is en kunnen beslissingen worden genomen met kennis van de ouderdom van de data.

Dit geeft belangrijke context over hoe actueel de data is, zodat analyses en beslissingen gebaseerd zijn op een bekende periode.

Dit wordt meestal toegevoegd tijdens het proces voor data-extractie, transformatie en laden (ETL) en opgeslagen als metadatakolom in het event log.

De dienstcategorie geeft aan welk type zorg of dienst aan de patiënt is verleend. Dit kan een brede indeling zijn, zoals 'Klinische opname' of 'Poliklinische zorg', of een specifiekere categorie per afdeling, zoals 'Chirurgie', 'Spoedeisende hulp' of 'Laboratorium'. Voor verschillende dienstcategorieën gelden vaak andere facturatieregels, vereisten van betalers en processtromen.

Voor een zinvolle analyse is het belangrijk om het omzetcyclusproces per dienstcategorie uit te splitsen. Zo kunnen organisaties de prestaties van verschillende zorglijnen vergelijken, bijvoorbeeld om te zien of het afwijzingspercentage voor chirurgische ingrepen hoger is dan voor consulten. Dit detail helpt problemen af te bakenen en verbeteringen af te stemmen op de werksituatie van elke zorgafdeling.

Hiermee kun je de prestaties van verschillende zorglijnen vergelijken. Zo zie je verschillen in efficiëntie, afwijzingspercentages en betalingstermijnen voor specifieke soorten zorg.

Deze informatie staat meestal in de detailgegevens van de kosten of is af te leiden uit de patiëntklasse, afdeling of verrichtingscodes.

Het gefactureerde bedrag is het totale bedrag voor verleende diensten, zoals vermeld op een declaratie of factuur. Dit is de beginwaarde van de factuurgebeurtenis. Alle latere financiële transacties, zoals betalingen en verrekeningen, worden hiermee vergeleken.

Met process mining helpt analyse van het gefactureerde bedrag om de financiële gevolgen van procesinefficiënties te begrijpen. Je kunt cases indelen in hoge en lage bedragen en zien of bepaalde procesproblemen vooral declaraties met hoge opbrengsten raken. Door dit bedrag te vergelijken met maatstaven als doorlooptijd of afwijzingspercentage, kun je verbeteringen richten op problemen met de grootste financiële gevolgen.

Dit geeft de beginwaarde van een case aan, zodat je de financiële gevolgen van procesinefficiënties zoals vertragingen en afwijzingen kunt analyseren.

Dit financiële basisattribuut staat in tabellen voor kostenregistratie, facturatie of declaratietransacties.

De naam van de betaler geeft aan bij welke partij een declaratie wordt ingediend voor vergoeding. Dit kan een commerciële verzekeraar zijn, zoals Aetna of UnitedHealthcare, een overheidsprogramma zoals Medicare of Medicaid, of een andere partij. Elke betaler hanteert eigen regels, indieningsvereisten en betalingspatronen.

Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van de prestaties van de omzetcyclus. Door het proces per betaler uit te splitsen, zie je welke betalers de meeste declaraties afwijzen, de langste betalingstermijnen hebben of het vaakst om aanvullende informatie vragen. Op basis daarvan kun je gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door contracten opnieuw te onderhandelen, het indieningsproces aan te passen aan specifieke betalers of extra aandacht te besteden aan het beheer van afwijzingen waar dat het hardst nodig is.

Hiermee kun je prestatiemaatstaven, zoals afwijzingspercentages en betalingstermijnen, per betaler uitsplitsen. Dat helpt bij gerichte verbeteringen en contractonderhandelingen.

Deze informatie staat meestal in de patiëntregistratie-, verzekerings- of declaratiegegevens van de factuurgebeurtenis.

Wanneer een betaler een ingediende declaratie afwijst, geeft die een redencode op om uit te leggen waarom er niet is betaald. Deze codes volgen vaak branchenormen, zoals Claim Adjustment Reason Codes (CARCs), en verwijzen naar specifieke problemen, bijvoorbeeld 'Dienst niet gedekt', 'Dubbele declaratie' of 'Aanvullende informatie vereist'.

Dit attribuut is bijzonder geschikt voor oorzaakanalyse in de omzetcyclus. Door de frequentie en financiële gevolgen van verschillende afwijzingsredenen te analyseren, kun je achterliggende procesproblemen opsporen die tot afwijzingen leiden. Veel afwijzingen wegens 'Onjuiste patiëntgegevens' wijzen bijvoorbeeld op problemen bij de patiëntregistratie. Zo kun je verbeteringen op basis van data doorvoeren, toekomstige afwijzingen voorkomen en het percentage declaraties dat in één keer wordt betaald verhogen.

Dit is belangrijk voor oorzaakanalyse van afgewezen declaraties. Zo kun je processen aan het begin en midden van de cyclus gericht verbeteren en toekomstig omzetverlies voorkomen.

Deze informatie komt uit elektronische betalingsberichten (ERA) of uitleg van vergoedingen (EOB) die betalers aanleveren.

Dit attribuut geeft aan welke organisatie-eenheid bij een processtap hoort, zoals 'Patiënttoegang', 'Codering', 'Facturatie' of 'Debiteurenbeheer'. Zo zie je hoe het werk is verdeeld en tussen teams wordt overgedragen.

Een analyse per afdeling is belangrijk om de samenwerking tussen functies te begrijpen en bottlenecks op overdrachtsmomenten tussen teams op te sporen. Managers zien welke afdelingen betrokken zijn bij bepaalde procesvarianten, kunnen de efficiëntie per afdeling meten en middelen beter verdelen. De analyse kan ook structurele problemen binnen een afdeling aan het licht brengen die de hele omzetcyclus beïnvloeden.

Dit helpt bottlenecks tussen afdelingen op te sporen en prestaties per functiegebied te analyseren. Zo zie je waar teams beter kunnen samenwerken.

Deze informatie kan in de transactiegegevens staan of worden afgeleid uit de stamgegevens van de verantwoordelijke gebruiker.

Het attribuut Verantwoordelijke gebruiker koppelt een processtap aan de persoon of het systeem dat deze heeft uitgevoerd. Dat kan een medewerker zijn die medische codes invoert, een facturatiespecialist die een declaratie indient of een geautomatiseerde bot die een betaling verwerkt. Door de gebruiker te volgen, voeg je een menselijk of systeemgericht perspectief toe aan de procesanalyse.

Door procesprestaties per gebruiker of team te analyseren, kun je opleidingsbehoeften en goed presterende medewerkers herkennen en de werkdruk beter verdelen. Dit is ook belangrijk voor compliance en audits, omdat je zo duidelijk kunt vastleggen wie welke handeling heeft uitgevoerd. Met dit attribuut kun je de prestaties en inzet van bronnen in detail analyseren.

Hiermee kun je de prestaties van teams en individuele medewerkers, de werkverdeling en de automatiseringsgraad analyseren. Zo zie je hoe efficiënt bronnen worden ingezet en waar opleiding nodig is.

Meestal te vinden in transactielogs of auditsporen, in velden als 'User ID', 'Employee ID' of 'Processor'.

Het verrekeningsbedrag is het deel van het gefactureerde bedrag dat naar verwachting niet wordt betaald door de betaler of patiënt, bijvoorbeeld door contractuele afspraken, kortingen of afboekingen. Deze verrekeningen verlagen het totale debiteurensaldo en zijn een normaal onderdeel van de omzetcyclus.

Analyse van verrekeningsbedragen en de bijbehorende redenen is belangrijk om de integriteit van de omzet te begrijpen. Hoge of onverwachte verrekeningen kunnen wijzen op problemen met kostenregistratie, codering of contractbeheer. Met process mining kun je zien welke procesvarianten of activiteiten tot hogere verrekeningspercentages leiden. Zo kun je gericht de oorzaken onderzoeken en de gerealiseerde omzet verhogen.

Dit helpt omzetverlies te analyseren door afboekingen en contractuele kortingen te volgen. Zo komen mogelijke problemen in contract- of facturatieprocessen aan het licht.

Deze waarde staat meestal in financiële verrekeningstabellen of modules voor betalingsverwerking.

Het betaalde bedrag is de som van alle betalingen die voor een specifieke factuurgebeurtenis zijn verwerkt. Het omvat betalingen van primaire en secundaire verzekeraars en betalingen van de patiënt. Dit is het bedrag dat daadwerkelijk is ontvangen voor de verleende diensten.

Analyse van het betaalde bedrag is belangrijk om het financiële resultaat en de efficiëntie van de omzetcyclus te meten. Door het betaalde bedrag te vergelijken met het gefactureerde bedrag, krijg je inzicht in de netto-opbrengst en het incassopercentage. Met process mining laat dit attribuut zien wat de financiële uitkomst is van verschillende procesroutes. Je kunt ook kenmerken herkennen van declaraties die volledig en op tijd worden betaald, en van declaraties waarbij dat niet gebeurt.

Dit meet hoeveel geld daadwerkelijk voor een case is ontvangen. Dat is belangrijk om de effectiviteit van het incassoproces en de financiële prestaties van het proces als geheel te beoordelen.

Deze informatie staat in transactietabellen voor betalingsverwerking of kasboekingen.

Het declaratie-ID is een unieke identificatie voor de rekening die naar een verzekeraar is gestuurd. Eén factuurgebeurtenis kan meerdere declaraties opleveren, bijvoorbeeld wanneer de rekening bij primaire, secundaire en tertiaire betalers moet worden ingediend, of wanneer een declaratie wordt gecorrigeerd en opnieuw ingediend.

Het declaratie-ID volgen is belangrijk om de interactie met de betaler te begrijpen. Je kunt herstelwerk door opnieuw ingediende declaraties analyseren en de status van een specifieke rekening volgen. Analyse per declaratie-ID geeft meer detail over het indienen en afhandelen van declaraties dan analyse van alleen de factuurgebeurtenis.

Hiermee kun je ingediende en opnieuw ingediende declaraties in detail volgen en interacties met betalers en herstelwerk analyseren.

Dit ID wordt door het facturatiesysteem aangemaakt wanneer een declaratie wordt opgesteld en opgeslagen in tabellen voor declaratiebeheer.

Het openstaande saldo is het bedrag dat voor een factuurgebeurtenis nog moet worden geïnd. Meestal bereken je dit door de betaalde bedragen en verrekeningsbedragen van het gefactureerde bedrag af te trekken. De waarde verandert gedurende de levenscyclus van de case wanneer betalingen en verrekeningen worden verwerkt.

Dit attribuut is een belangrijke indicator voor de gezondheid van de debiteurenadministratie. Met process mining helpt analyse van het openstaande saldo in verschillende procesfasen bij het beheren van de ouderdom van openstaande vorderingen en het prioriteren van incassoactiviteiten. Je kunt zien welke soorten cases of procesroutes vaak een hoog restsaldo hebben. Dat kan wijzen op problemen met betalingen of het oplossen van afwijzingen.

Dit is een belangrijke maatstaf voor debiteuren en de effectiviteit van het incassoproces. Je kunt er opvolgacties mee prioriteren en de ouderdom van openstaande vorderingen analyseren.

Vaak berekend op basis van gefactureerde, betaalde en verrekende bedragen. Het kan ook als veld zijn opgeslagen in een debiteuren- of patiëntadministratiesysteem.

Het patiënt-ID is een unieke sleutel voor een patiënt in het centrale patiëntenregister van het zorgsysteem. Hiermee worden alle klinische en financiële contacten van een patiënt in de loop van de tijd aan elkaar gekoppeld.

Het factuurgebeurtenis-ID is de case voor één dienst. Met het patiënt-ID kun je meerdere contacten van dezelfde patiënt analyseren. Zo ontdek je terugkerende problemen, zoals herhaalde registratiefouten of patronen in het gebruik van diensten. Je kunt ook de volledige financiële reis van een patiënt analyseren. Dat helpt om de eigen bijdrage en loyaliteit van patiënten te begrijpen.

Hiermee kun je meerdere factuurgebeurtenissen voor dezelfde patiënt analyseren, terugkerende problemen opsporen en de volledige financiële reis van de patiënt begrijpen.

Dit is een primaire identificatie die in vrijwel alle klinische en financiële systemen voorkomt en afkomstig is uit het patiëntregistratie- of EHR-systeem.

Net als een afwijzingsreden legt de reden voor verrekening uit waarom een deel van het gefactureerde bedrag is afgeboekt of verrekend. Zo wordt duidelijk of de verrekening voortkomt uit een contractuele verplichting aan een betaler, een regeling voor liefdadigheidszorg, een afboeking van een klein saldo of een correctie van een facturatiefout.

Analyse van verrekeningsredenen geeft inzicht in de integriteit van de omzet en de financiële prestaties. Je kunt verwachte contractuele verrekeningen onderscheiden van vermijdbare afboekingen door interne fouten. Door de proceskaart te filteren op specifieke verrekeningsredenen, kunnen analisten zwakke plekken opsporen die tot vermijdbaar omzetverlies leiden en verbeteringen daarop richten.

Dit geeft context bij financiële verrekeningen en helpt contractuele verplichtingen te onderscheiden van vermijdbaar omzetverlies door procesfouten.

Te vinden in financiële transactietabellen van het facturatie- of patiëntadministratiesysteem, vaak gekoppeld aan verrekenings- of afboekingstransacties.

De rekeningstatus geeft op elk moment aan waar een factuurgebeurtenis zich in de levenscyclus bevindt. De status weerspiegelt het resultaat van de meest recente activiteit en laat zien of de rekening openstaat en op betaling wacht, is afgesloten, naar een incassobureau is gestuurd of een andere status heeft.

Process mining brengt de activiteitenstroom in kaart. Het attribuut Rekeningstatus is daarnaast handig om cases te filteren en in te delen op basis van hun huidige status. Dit is vooral nuttig voor dashboards voor operationele monitoring. Daarop kun je het aantal en de waarde van rekeningen in verschillende fasen zien, zoals het totale bedrag aan openstaande vorderingen waarvoor nog een reactie van de betaler wordt verwacht, of het aantal rekeningen dat onlangs naar een incassobureau is gestuurd.

Dit geeft een momentopname van de huidige status van cases. Dat is handig voor operationele dashboards en om analyses uit te splitsen naar de fase waarin rekeningen zich bevinden.

Dit is meestal een statusveld op de hoofdrekening van de patiënt of de factuurgebeurtenis in het patiëntadministratiesysteem.