> Continue verbetering > Retouren en Terugbetalingsproces > SAP ECC

Optimaliseer uw retourafhandeling

Uw 6-stappenplan om retouren & terugbetalingen in SAP ECC te optimaliseren.
Download datatemplate
Optimaliseer uw retourafhandeling
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer retouren en terugbetalingen in SAP ECC voor efficiëntie

Trage of niet-compliant retouren en terugbetalingen kunnen klanten frustreren en aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Onze oplossing helpt u inefficiënties op te sporen, elke stap van aanvraag tot oplossing te volgen en naleving van het beleid te waarborgen. Ontdek hoe u uw retourenproces kunt transformeren en de klantloyaliteit kunt vergroten.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het belang van het optimaliseren van retouren en terugbetalingen

Het verwerken van retouren en terugbetalingen is een cruciaal, maar vaak over het hoofd gezien, onderdeel van de klantervaring en operationele efficiëntie voor elk bedrijf, vooral wanneer dit wordt beheerd binnen een complex systeem zoals SAP ECC. Een efficiënt retourproces minimaliseert niet alleen financiële verliezen, maar heeft ook een aanzienlijke impact op klanttevredenheid en loyaliteit. Wanneer retouraanvragen traag of onjuist worden afgehandeld, kan dit leiden tot gefrustreerde klanten, meer vragen bij de klantenservice en uiteindelijk een beschadigde merkreputatie. Vanuit financieel oogpunt bindt inefficiënte retourafhandeling kapitaal in voorraad, brengt het hogere arbeidskosten met zich mee voor handmatige interventie en kan het leiden tot kostbare complianceboetes als service level agreements (SLA's) consequent niet worden nagekomen. Het begrijpen en verbeteren van uw retourafhandeling gaat daarom niet alleen over kostenbesparing, maar over het verbeteren van uw gehele klantrelatie en operationele integriteit.

Efficiëntie ontsluiten met Process Mining in SAP ECC

Process Mining biedt een krachtig perspectief om uw daadwerkelijke retourafhandeling binnen SAP ECC te bekijken en te analyseren. In tegenstelling tot traditionele rapportages of handmatige audits, gebruikt Process Mining event data – doorgaans geëxtraheerd uit SAP ECC-tabellen zoals VBAK, VBAP, VBRK, VBRP, LIKP en LIPS – om het complete, end-to-end traject van elke retourcase te reconstrueren. Dit biedt een objectieve, datagestuurde visualisatie van hoe uw proces werkelijk verloopt, vanaf het moment dat een retouraanvraag wordt gestart totdat de retourcase is afgesloten, of dit nu resulteert in een terugbetaling of een omruiling. U kunt alle activiteiten visualiseren, inclusief 'Retouraanvraag ingediend', 'Item ontvangen in magazijn', 'Item geïnspecteerd', 'Terugbetaling goedgekeurd' en 'Terugbetaling verwerkt', waarbij u alle varianten en afwijkingen van uw beoogde proces identificeert. Dit uitgebreide overzicht helpt u verder te kijken dan aannames en precies aan te wijzen waar knelpunten, rework loops en compliancekwesties optreden binnen uw SAP ECC-retourafhandeling.

Sleutelgebieden voor procesverbetering bij retouren aanwijzen

Met Process Mining kunt u specifiek talloze mogelijkheden voor procesoptimalisatie identificeren. U kunt de doorlooptijd voor verschillende fases analyseren, bijvoorbeeld de duur van 'Item ontvangen in magazijn' tot 'Terugbetaling goedgekeurd', wat specifieke vertragingen aan het licht brengt. Het helpt u te ontdekken waar de beoordeling van de retourconditie vaak leidt tot herinspecties of onnodige escalaties, waardoor de doorlooptijd van uw retourafhandeling toeneemt. U kunt veelvoorkomende procesafwijkingen opsporen, zoals gevallen waarin een terugbetaling wordt geïnitieerd voordat het item is geïnspecteerd, wat kan duiden op zwakke controles. Bovendien stelt Process Mining u in staat uw analyse te segmenteren op basis van attributes zoals product-SKU, reden voor retour of verwerkingsagent, waardoor root cause-analyse mogelijk wordt om te begrijpen waarom bepaalde retouren langer duren of vaker afwijken. Door deze inefficiënties te visualiseren, krijgt u bruikbare inzichten om specifieke gebieden aan te pakken, zoals het optimaliseren van magazijnontvangstprocedures of het stroomlijnen van terugbetalingsgoedkeuringsworkflows, wat leidt tot aanzienlijke procesoptimalisatie.

Meetbare resultaten behalen: Voordelen van verbeterde retourafhandeling

Het optimaliseren van uw retourafhandeling via Process Mining levert een reeks meetbare voordelen op. Een primair resultaat is een aanzienlijke reductie van de totale doorlooptijd van de retourafhandeling. Snellere verwerking vertaalt zich direct in snellere terugbetalingen of omruilingen voor klanten, wat de klanttevredenheid en loyaliteit aanzienlijk verhoogt. Operationeel zult u lagere verwerkingskosten zien door minder handmatige interventies, minder rework en efficiëntere toewijzing van resources. Verbeterde compliance met interne beleidsregels en externe voorschriften, zoals het behalen van 'Refund SLA Target Dates', wordt haalbaar naarmate afwijkingen worden geïdentificeerd en gecorrigeerd. Naast de onmiddellijke financiële en operationele voordelen, biedt een transparant en geoptimaliseerd retourproces waardevolle data voor voorraadbeheer, wat zorgt voor betere forecasting en afvoer van geretourneerde goederen. Uiteindelijk stelt u uw organisatie in staat om datagestuurde beslissingen te nemen die continue verbetering stimuleren in dit kritieke bedrijfsonderdeel.

De eerste stap zetten naar retouroptimalisatie

Het starten van de reis om uw retourafhandeling in SAP ECC te verbeteren, vereist geen complete revisie van uw bestaande systemen. Door gebruik te maken van uw huidige SAP ECC-data, biedt Process Mining een toegankelijke en impactvolle manier om te beginnen. Deze aanpak biedt een praktische weg om ongekende zichtbaarheid in uw operaties te krijgen, specifieke verbeterkansen te identificeren en gerichte wijzigingen te implementeren die daadwerkelijk resultaat opleveren. Het begrijpen van de werkelijke stroom van uw retourproces is de basis voor effectieve procesoptimalisatie. Begin met het verkennen hoe u uw retourafhandeling kunt transformeren van een potentieel pijnpunt naar een concurrentievoordeel, door efficiënte operaties en tevreden klanten te waarborgen.

Retouren- en Terugbetalingsproces Klantretouren Terugbetalingsbeheer Compliance retourbeleid Logistieke Optimalisatie Klantenservice uitmuntendheid Magazijnoperaties Voorraadbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Klanten verwachten snelle terugbetalingen, maar lange verwerkingstijden leiden tot ontevredenheid en hogere supportkosten. Verborgen knelpunten in de retourafhandeling binnen SAP ECC veroorzaken vaak deze vertragingen, waardoor het moeilijk wordt om aan service level agreements (SLA's) te voldoen. ProcessMind onthult exact waar en waarom vertragingen optreden in uw SAP ECC retourproces. Door de werkelijke processtroom te visualiseren, wijst het knelpunten aan, identificeert het langlopende activiteiten en belicht het stappen die de totale duur van de terugbetaling verlengen, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk worden.

Inconsistente toepassing van retourbeleid kan leiden tot financiële verliezen, auditrisico's en oneerlijke klantbehandeling. Zonder duidelijk inzicht in elke stap van de retourafhandeling, is het een uitdaging om te garanderen dat agents in SAP ECC consequent de vastgestelde richtlijnen naleven. ProcessMind identificeert automatisch elke afwijking van uw gedefinieerde retourbeleid. Het belicht gevallen waarin uitzonderingen optreden, zoals terugbetalingen die buiten de voorwaarden zijn goedgekeurd of voor niet-geschikte items, waardoor u compliance kunt afdwingen en uitzonderingen in SAP ECC kunt verminderen.

Herhalende handmatige taken en herstelwerk (rework) in het Retouren- en Terugbetalingsproces verhogen de operationele kosten en vertragen de afhandelingstijden. Deze inefficiënties, vaak verborgen binnen het standaard SAP ECC-proces, kunnen aanzienlijke agenttijd kosten en tot fouten leiden.
ProcessMind brengt alle rework loops in kaart en identificeert activiteiten die handmatige interventie of herhaalde stappen vereisen. Het kwantificeert de kosten- en tijdsimpact van deze inefficiënties in uw SAP ECC retourenproces, en onthult zo kansen voor automatisering en gestroomlijnde workflows.

De artikelinspectiefase is cruciaal voor een nauwkeurige retourbeoordeling, maar kan een groot knelpunt zijn als deze inefficiënt is. Variaties in inspectieprocedures of vertragingen bij het vastleggen van condities binnen SAP ECC beïnvloeden de nauwkeurigheid van terugbetalingen en de aanvulling van de voorraad.
ProcessMind analyseert het gehele artikelinspectieproces binnen het Retouren- en Terugbetalingsproces. Het identificeert variaties in inspectieduur, belicht stappen die leiden tot herinspecties of discrepanties, en toont hoe inspectieresultaten de volgende stappen in SAP ECC beïnvloeden.

Wanneer het daadwerkelijke terugbetalingsbedrag afwijkt van het aanvankelijk aangevraagde bedrag, veroorzaakt dit klantfrustratie en vereist het extra reconciliatie-inspanningen. Deze discrepanties, vaak voortkomend uit complexe berekeningen of handmatige fouten in SAP ECC, ondermijnen het vertrouwen en verhogen de administratieve last.ProcessMind visualiseert de flow van terugbetalingsbedrag data, en vergelijkt aangevraagde bedragen met daadwerkelijk verwerkte terugbetalingen. Het belicht waar en waarom discrepanties optreden in uw Retouren- en Terugbetalingsproces in SAP ECC, en helpt bij het identificeren van hoofdoorzaken zoals rekenfouten of ongeautoriseerde aanpassingen.

Vertragingen bij het verwerken van geretourneerde items via SAP ECC betekenen dat ze langer stilstaan, wat de voorraadnauwkeurigheid beïnvloedt en hun terugkeer naar verkoopbare voorraad vertraagt. Dit kan leiden tot gemiste verkoopkansen en inefficiënt magazijnruimtegebruik. ProcessMind volgt de complete levenscyclus van geretourneerde items, van ontvangst tot herbevoorrading of afvoer. Het identificeert specifieke activiteiten en overdrachten in de retourafhandeling die voorraadupdates in SAP ECC vertragen, en onthult zo mogelijkheden om het herbevoorradingsproces te versnellen.

Kritische goedkeuringen, zoals die voor terugbetalingen met hoge waarde of beleidsuitzonderingen, worden vaak knelpunten in de retourafhandeling. Deze vertragingen in SAP ECC verlengen de gehele cyclus, wat de klanttevredenheid beïnvloedt en werkkapitaal vastzet. ProcessMind brengt alle goedkeuringsstappen in kaart en identificeert welke specifieke agents of afdelingen knelpunten veroorzaken. Het belicht waar goedkeuringstaken zich opstapelen en vertragingen veroorzaken in uw SAP ECC retourproces, en biedt datagestuurde inzichten om routing en delegatie te optimaliseren.

Slechte of inconsistente communicatie gedurende het gehele Retouren- en Terugbetalingsproces laat klanten in het ongewisse over de status van hun retour. Dit gebrek aan transparantie, vooral bij handmatige updates in SAP ECC, leidt tot meer inkomende vragen en negatieve feedback.
ProcessMind correleert communicatie-events met processtappen om hiaten of vertragingen in klantmeldingen bloot te leggen. Het helpt u te begrijpen waar en wanneer klanten onvoldoende worden geïnformeerd in uw SAP ECC retourenproces, wat de algehele klantervaring verbetert.

De werkelijke kosten van het verwerken van elke retour kunnen verborgen zijn door verborgen inefficiënties, herstelwerk (rework) en buitensporige handmatige stappen. Het begrijpen en verminderen van deze kosten is cruciaal voor de winstgevendheid, vooral bij complexe Retouren- en Terugbetalingsprocessen in SAP ECC.
ProcessMind kwantificeert het tijd- en resourceverbruik voor elke stap in het retourenproces. Door kostbare variaties en niet-waardetoevoegende activiteiten in uw SAP ECC-omgeving te identificeren, stelt het u in staat de totale kosten van het verwerken van retouren te verlagen.

Zonder een end-to-end beeld van het Retouren- en Terugbetalingsproces, hebben managers moeite om opkomende problemen te identificeren of prestaties te monitoren tegen KPI's. Dit gebrek aan real-time inzicht in SAP ECC belemmert proactieve probleemoplossing en strategische besluitvorming.
ProcessMind biedt een dynamische, real-time visualisatie van uw gehele SAP ECC retourenproces. Het biedt uitgebreide dashboards en drill-down mogelijkheden, waardoor stakeholders direct procesafwijkingen, knelpunten en compliance-issues kunnen identificeren zodra ze zich voordoen.

Aanzienlijke verschillen in de manier waarop verschillende agents het Retouren- en Terugbetalingsproces afhandelen, kunnen leiden tot inconsistente klantervaringen en variërende efficiëntieniveaus. Het identificeren van deze verschillen is uitdagend in complexe SAP ECC-omgevingen zonder gedetailleerde activity tracking.
ProcessMind analyseert de prestaties van individuele agents binnen het retourenproces, door hun gemiddelde verwerkingstijden, naleving van standaardpaden en foutpercentages te vergelijken. Dit inzicht helpt bij het identificeren van trainingsbehoeften en best practices voor meer consistentie in SAP ECC.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de duur van de initiatie van een retouraanvraag tot de uiteindelijke terugbetalingsverwerking. Het bereiken hiervan vermindert klantfrustratie, verbetert liquiditeitsbeheer en verhoogt de algehele klanttevredenheid met uw Retouren- en Terugbetalingsproces. Dit heeft directe invloed op de klantloyaliteit en vermindert het potentieel voor escalaties.ProcessMind helpt bij het identificeren van knelpunten en niet-waardetoevoegende stappen in uw SAP ECC Retouren- en Terugbetalingsproces door de daadwerkelijke procesflow te visualiseren. Het analyseert de cyclustijden voor elke activiteit, waardoor u vertragingen kunt opsporen en de impact van veranderingen kunt meten, zodat u de reductie van 30% effectief kunt volgen.

Het waarborgen dat 95% van alle retouraanvragen en -processen strikt voldoen aan bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten is cruciaal. Dit voorkomt financiële verliezen door onterechte terugbetalingen, vermindert compliancerisico's en handhaaft eerlijkheid in klantinteracties binnen uw retourafhandeling. Consequente beleidstoepassing bouwt vertrouwen op en beschermt uw bedrijfsresultaten. ProcessMind biedt krachtige conformance checking mogelijkheden, waarbij uw daadwerkelijke SAP ECC procesuitvoeringen worden vergeleken met vooraf gedefinieerde bedrijfsregels en -beleid. Het belicht afwijkingen en niet-compliant cases, waardoor root cause-analyse en gerichte training of systeem aanpassingen mogelijk worden om 95% naleving te bereiken en te handhaven.

Dit doel richt zich op het drastisch verminderen van gevallen waarin retourcases handmatige interventie, correcties of herverwerking vereisen als gevolg van fouten of uitzonderingen. Het elimineren van rework verlaagt direct de operationele kosten, maakt waardevolle personeelstijd vrij en versnelt het gehele Retouren- en Terugbetalingsproces, wat leidt tot een hogere efficiëntie en nauwkeurigheid in SAP ECC.ProcessMind detecteert automatisch rework loops en repetitieve activiteiten binnen uw Retouren- en Terugbetalingsproces, en onthult waar en waarom handmatige aanpassingen plaatsvinden. Door deze patronen te analyseren, identificeert het de onderliggende oorzaken, zoals data-invoerfouten of systeemconfiguratieproblemen, waardoor gerichte procesverbeteringen mogelijk zijn om 80% van dergelijke inefficiënties te elimineren.

Het verbeteren van de snelheid en grondigheid van iteminspecties bij ontvangst van geretourneerde goederen met 25% is essentieel voor een snelle afhandeling. Dit doel waarborgt dat producten snel op conditie worden beoordeeld, waardoor vertragingen in verdere terugbetalings- of omruilstappen worden geminimaliseerd en het gebruik van magazijnresources binnen uw retourafhandeling wordt geoptimaliseerd. Tijdige inspecties ondersteunen nauwkeurige voorraadupdates. ProcessMind analyseert de duur en variaties van de activiteit 'Item geïnspecteerd' in uw SAP ECC retourafhandeling. Het identificeert factoren die bijdragen aan trage inspecties, zoals agent workload of specifieke producttypen, waardoor u workflows kunt optimaliseren en een meetbare efficiëntietoename kunt realiseren.

Het doel hier is om het verschil tussen het aangevraagde terugbetalingsbedrag en het daadwerkelijk verwerkte terugbetalingsbedrag met 90% te verminderen. Dit waarborgt financiële nauwkeurigheid, voorkomt over- of onderbetalingen en bouwt klantvertrouwen op door verwachtingen af te stemmen op de resultaten in uw Retouren- en Terugbetalingsproces. Het vermindert ook geschillen en gerelateerde klantenservice-inspanningen.ProcessMind volgt en vergelijkt de 'Requested Refund Amount' en 'Actual Refund Amount' attributes gedurende het gehele SAP ECC Retouren- en Terugbetalingsproces. Het kan snel cases markeren waar discrepanties optreden, zodat u de hoofdoorzaken kunt onderzoeken, of dit nu systeemfouten, handmatige misrekeningen of verkeerde beleidsinterpretaties zijn, om toekomstige voorvallen te minimaliseren.

Het optimaliseren van de stroom van geretourneerde items door het magazijn en het waarborgen van een snelle verwerking ervan – of het nu gaat om herbevoorrading, reparatie of afvoer – heeft een directe impact op de voorraadomloopsnelheid. Dit doel vermindert het kapitaal dat vastzit in geretourneerde goederen, maakt magazijnruimte vrij en minimaliseert verouderingsrisico's in uw retourafhandeling, wat de algehele supply chain efficiëntie verbetert. ProcessMind biedt inzicht in de gehele levenscyclus van een geretourneerd item, van 'Item ontvangen in magazijn' tot 'Retourcase afgesloten'. Door de verblijfstijden en daaropvolgende activiteiten te analyseren, onthult het knelpunten en mogelijkheden om de afvoer van geretourneerde voorraad te versnellen, waardoor de omloopsnelheid binnen SAP ECC wordt geoptimaliseerd.

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd die nodig is voordat een retouraanvraag definitieve goedkeuring krijgt, met als doel een reductie van 40%. Snellere goedkeuringen verbeteren de klanttevredenheid, verminderen verwerkingsachterstanden en dragen bij aan de algehele efficiëntie van uw Retouren- en Terugbetalingsproces, vooral voor complexe of waardevolle retouren.ProcessMind visualiseert de activiteit 'Return Request Approved' en de daaraan voorafgaande stappen in uw SAP ECC-proces. Het identificeert goedkeuringsknelpunten, zoals specifieke agents, afdelingen of omstandigheden die vertragingen veroorzaken, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om de goedkeuringsworkflow te stroomlijnen en snellere oplossingen te bereiken.

Het behalen van 90% tijdigheid in klantcommunicatie, zoals statusupdates of meldingen van oplossingen, is cruciaal voor het beheren van klantverwachtingen en -tevredenheid. Proactieve en tijdige communicatie gedurende de retourafhandeling vermindert inkomende vragen, verbetert de transparantie en verhoogt de algehele klantervaring. ProcessMind volgt de activiteit 'Klant op de hoogte gebracht van oplossing' en andere communicatiepunten binnen uw SAP ECC-proces. Het onthult vertragingen in meldingen en identificeert de triggers of het ontbreken daarvan, waardoor u geautomatiseerde waarschuwingen kunt implementeren of agent workflows kunt verbeteren om tijdige en consistente klantupdates te garanderen.

Dit doel is gericht op het verlagen van de gemiddelde kosten die gepaard gaan met het verwerken van één retourcase met 15%. Dit omvat arbeid, systeemgebruik en potentiële herverzendingskosten. Het verlagen van deze kosten heeft directe invloed op de winstgevendheid en maakt een efficiëntere resource-allocatie mogelijk binnen uw Retouren- en Terugbetalingsproces.ProcessMind identificeert kostbare procesafwijkingen, rework loops en inefficiënte paden binnen uw SAP ECC Retouren- en Terugbetalingsproces die de kosten opdrijven. Door de financiële impact van deze inefficiënties te kwantificeren, helpt het bij het prioriteren van verbeteringen die leiden tot een meetbare reductie van de operationele kosten per case.

Het realiseren van verbeterde real-time transparantie betekent een onmiddellijk en duidelijk inzicht hebben in de status en voortgang van elke retourcase in het systeem. Dit stelt managers in staat om proactief vastgelopen cases te identificeren, potentiële vertragingen te voorspellen en weloverwogen beslissingen te nemen om de retourafhandeling te optimaliseren, weg van reactieve probleemoplossing. ProcessMind biedt dynamische dashboards en procesvisualisatie die een live overzicht bieden van alle actieve retourcases in uw SAP ECC-systeem. Het markeert knelpunten zodra ze ontstaan en identificeert cases die risico lopen SLA's te overschrijden, waardoor u de real-time inzichten krijgt die nodig zijn voor proactief management en interventie.

Dit doel richt zich op het vaststellen van duidelijke, consistente en meetbare prestatiestandaarden voor agents die betrokken zijn bij het Retouren- en Terugbetalingsproces. Gestandaardiseerde metrics zorgen voor een eerlijke evaluatie, identificeren trainingsbehoeften en bevorderen een high-performance cultuur door bruikbare inzichten te bieden in individuele en teamefficiëntie en naleving van best practices.ProcessMind verzamelt en analyseert activity data, zoals 'Processing Agent', 'Return Case Closed' en 'Return Policy Adherence', direct vanuit uw SAP ECC-systeem. Het levert objectieve data over individuele agentdoorvoer, cyclustijden en compliance rates, wat de creatie van gestandaardiseerde, data-gedreven performance metrics voor al het personeel mogelijk maakt.

Het 6-stappen Verbeterpad voor Retouren- en Terugbetalingsproces

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Verkrijg de gespecialiseerde Excel template, ontworpen voor data van retouren en terugbetalingen uit SAP ECC. Deze template waarborgt dat uw data correct gestructureerd is voor analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Beginnen met de juiste structuur voorkomt later data-issues, wat zorgt voor een nauwkeurige en efficiënte analyse van uw retourenproces.

Verwacht resultaat

Een voorgeformatteerde Excel template, klaar om uw SAP ECC retour- en terugbetalingsdata te ontvangen.

DIT LEVERT HET OP

Sporen inefficiënties in retouren en terugbetalingen in SAP ECC op

Krijg een helder visueel overzicht van uw gehele retouren- en terugbetalingsprocesstroom, met aandacht voor afwijkingen en prestatieknelpunten. ProcessMind verduidelijkt exact waar uw SAP ECC-proces geoptimaliseerd kan worden voor snelheid en compliance.
  • Visualiseer de end-to-end retouren- en terugbetalingsreis.
  • Identificeer procesknelpunten en rework loops.
  • Zorg voor compliance met het terugbetalingsbeleid.
  • Optimaliseer SAP ECC voor snellere afhandeling.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in de retourafhandeling

Deze resultaten tonen aan hoe process mining, toegepast op uw Retouren- en Terugbetalingsproces binnen SAP ECC, inefficiënties en knelpunten blootlegt, wat leidt tot aanzienlijke operationele verbeteringen. Door daadwerkelijke uitvoeringsdata te analyseren, kunnen organisaties gebieden voor optimalisatie identificeren en handmatige stappen automatiseren.

0 %
Snellere terugbetalingsverwerking

Gemiddelde reductie in verwerkingstijd

Door knelpunten in de financiële verwerking te identificeren en te elimineren, kunnen organisaties de tijd die nodig is om terugbetalingen uit te voeren aanzienlijk versnellen, waardoor de klanttevredenheid verbetert.
0 %
Hogere beleidsnaleving

Retourcases die voldoen aan het beleid

Process mining identificeert afwijkingen van het retourbeleid, waardoor bedrijven consistente regels kunnen afdwingen en de algehele nalevingsgraad voor alle retourcases kunnen verbeteren.
0 %
Minder handmatig herwerk

Vermindering van herstelwerk en aanpassingen

Door de hoofdoorzaken van herverwerking en handmatige correcties bloot te leggen, kunnen organisaties de noodzaak voor rework drastisch verminderen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie.
0 %
Tevredener klanten

Verhoogde tijdige communicatie

Ervoor zorgen dat klanten tijdig updates ontvangen over hun retourstatus via geïdentificeerde communicatiehiaten verbetert hun ervaring aanzienlijk en bouwt vertrouwen op in het merk.
0 %
Nauwkeurige terugbetalingsbedragen

Vermindering van financiële verschillen

Process mining helpt de oorzaken van verschillen tussen aangevraagde en verwerkte terugbetalingsbedragen op te sporen, waardoor financiële fouten aanzienlijk worden verminderd en het vertrouwen wordt vergroot.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een retouraanvraag van een klant, die alle gerelateerde activiteiten en documenten koppelt.

Het belang

Dit is de essentiële case-identificatie die alle stappen van een retourreis met elkaar verbindt, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end procesflow en prestaties te analyseren.

De naam van een specifieke business event of stap die binnen het retourenproces heeft plaatsgevonden.

Het belang

Activiteiten definiëren de stappen in het proces. Het analyseren van hun volgorde, duur en frequentie vormt de kern van Process Mining en onthult hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle duren, het analyseren van procesprestaties, het identificeren van knelpunten en het begrijpen van de tijdlijn van elke retourcase.

De user ID van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Volgt gebruikersbetrokkenheid, waardoor analyse van teamprestaties, werkverdeling en identificatie van trainingsbehoeften of best practices mogelijk is.

De reden code die de klant heeft opgegeven voor het retourneren van het artikel.

Het belang

Verklaart waarom retouren plaatsvinden, waardoor root cause-analyse mogelijk wordt om retourpercentages te verminderen door problemen met productkwaliteit, verzending of beschrijving aan te pakken.

De unieke identificatie voor het product dat wordt geretourneerd.

Het belang

Identificeert welke producten worden geretourneerd, en benadrukt potentiële problemen met kwaliteitscontrole of onnauwkeurige productbeschrijvingen.

Het kanaal waarlangs de retour is geïnitieerd, zoals online, in de winkel of via een callcenter.

Het belang

Onderscheidt hoe retouren worden geïnitieerd, wat vaak de processtroom, resourcebehoeften en doorlooptijden voor verschillende kanalen beïnvloedt.

De verwachte waarde van de terugbetaling, doorgaans gebaseerd op de nettowaarde van het(de) geretourneerde artikel(en).

Het belang

Stelt de initiële financiële waarde van de retour vast, wat cruciaal is voor het bijhouden van financiële discrepanties en het begrijpen van de totale waarde van geretourneerde goederen.

Het uiteindelijke bedrag dat aan de klant is gecrediteerd, zoals geboekt in de financiële documenten.

Het belang

Vertegenwoordigt het uiteindelijke financiële resultaat van de retour. Het vergelijken hiervan met het aangevraagde bedrag helpt de nauwkeurigheid te waarborgen en financiële lekken te identificeren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de initiatie van het retourenproces wanneer een klant een product wil retourneren. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuw verkoopdocument van het type 'Return' (bijv. RE) wordt aangemaakt in SAP ECC.

Het belang

Dit is de primaire start event voor het retourenproces. Het analyseren van de tijd van deze activiteit tot andere helpt bij het meten van de totale cyclustijd en het identificeren van initiële verwerkingsvertragingen.

Deze activiteit vindt plaats wanneer het geretourneerde fysieke artikel wordt ontvangen in het magazijn of verwerkingscentrum. Het wordt vastgelegd door het boeken van een goederenbewegingsdocument tegen de retourlevering.

Het belang

Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat het bedrijf het geretourneerde item in bezit heeft genomen. Het is het startpunt voor fysieke inspectie en beïnvloedt de voorraadnauwkeurigheid.

Na inspectie neemt een kwaliteitsingenieur of inspecteur een formele beslissing over de conditie van het geretourneerde item. Deze beslissing bepaalt het verdere proces, zoals terug naar voorraad, afschrijven of reparatie.

Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor het begrijpen van de inspectie-efficiëntie en de resultaten ervan. De beslissing heeft directe invloed op het terugbetalingsbedrag en het voorraadbeheer.

Een factuurdocument (creditnota) wordt gegenereerd om de financiële creditering aan de klant te autoriseren. Dit is het officiële financiële document dat het terugbetalingsbedrag formaliseert.

Het belang

Dit is een belangrijke financiële mijlpaal in het proces. Het analyseren van de tijd om de creditnota aan te maken helpt bij het identificeren van vertragingen in de financiële documentverwerking na goederenontvangst en inspectie.

De creditnota wordt vrijgegeven aan de financiële boekhouding, waardoor het een officiële debiteurenboeking wordt. Deze stap triggert het daadwerkelijke terugbetalingsproces aan de klant.

Het belang

Deze activiteit markeert het punt waarop de terugbetaling financieel wordt erkend door het bedrijf. Vertragingen tussen het aanmaken en boeken van de creditnota kunnen de daadwerkelijke terugbetaling aan de klant vertragen.

Deze activiteit markeert het einde van het retourenproces vanuit een verkoop- en distributieperspectief. Het vindt plaats wanneer alle regelitems op de retouropdracht volledig zijn verwerkt en afgesloten.

Het belang

Dit is de primaire eind event voor het proces. Het meten van de tijd van 'Return Order Created' tot deze activiteit geeft de end-to-end cyclustijd voor de retourcase.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert event log data uit uw SAP ECC-systeem om de daadwerkelijke flow van uw retouren en terugbetalingen te visualiseren. Het identificeert knelpunten, beleidsafwijkingen en herstelwerkzaamheden (rework loops), waardoor u precies kunt bepalen waar efficiëntieverbeteringen en compliance-verbeteringen mogelijk zijn, zoals het verkorten van terugbetalingsvertragingen of het verbeteren van de naleving van het beleid.

U heeft voornamelijk event log data nodig die gerelateerd is aan retourcases, inclusief case ID's, activiteitsnamen, timestamps en gebruikers-ID's. Relevante tabellen omvatten vaak die geassocieerd met verkooporders, retouren, materiaalbewegingen en financiële documenten. Een specialist in data-extractie kan u begeleiden bij het identificeren van de exacte tabellen en velden.

De initiële setup, inclusief data-extractie en modelconfiguratie, duurt doorgaans enkele weken, afhankelijk van de databeschikbaarheid en complexiteit. U kunt binnen 4-6 weken na de start van het project voorlopige inzichten verwachten en de belangrijkste knelpunten identificeren. Continue monitoring biedt vervolgens doorlopende optimalisatiemogelijkheden.

Jazeker. Process mining visualiseert het exacte pad dat elk terugbetalingsverzoek aflegt, en toont waar en waarom vertragingen ontstaan. Denk hierbij aan lange goedkeuringswachtrijen of specifieke medewerkers die knelpunten veroorzaken. Door deze dieperliggende oorzaken te identificeren, kunt u gerichte verbeteringen doorvoeren om uw terugbetalingscyclus te versnellen.

Nee, Process Mining is doorgaans niet-invasief en vereist geen wijzigingen in uw live SAP ECC-systeem. Data wordt geëxtraheerd voor analyse, meestal via standaard rapportagetools of databaseconnectoren, zonder de operationele prestaties te beïnvloeden. Het fungeert als een analytische laag bovenop uw bestaande systemen.

De meeste moderne Process Mining platforms zijn cloud-gebaseerd en vereisen alleen een webbrowser voor toegang en een internetverbinding. Voor on-premise oplossingen heeft u een dedicated serverinfrastructuur nodig die voldoet aan specifieke CPU-, RAM- en opslagvereisten. Data-integratie omvat vaak standaard ETL-tools of directe databaseverbindingen.

Process mining kan automatisch afwijkingen van uw gedefinieerde retourbeleid detecteren door de feitelijke procespaden te vergelijken met ideale of conforme modellen. Het belicht gevallen waarin goedkeuringen werden overgeslagen, ongeautoriseerde stappen werden ondernomen of deadlines werden overschreden, waardoor proactieve correctie en verbeterde naleving mogelijk zijn.

U kunt kwantificeerbare verbeteringen verwachten, zoals een 30% reductie in verwerkingstijd van terugbetalingen en een 95% verbetering in de naleving van het retourbeleid, zoals vastgesteld in uw doelen. Andere voordelen omvatten lagere operationele kosten, minder handmatige aanpassingen en nauwkeuriger voorraadbeheer gerelateerd aan retouren.

Optimaliseer nu uw retourafhandeling

Stroomlijn uw SAP ECC-retouren en verkort de doorlooptijd met 30%, start vandaag nog.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen enkele minuten klaar