> Continue procesverbetering > Order to Cash verwerking van verkooporders > NetSuite > Datatemplate

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

NetSuite

Order to Cash - kenmerken van verkooporderverwerking (21) Order to Cash - activiteiten voor verkooporderverwerking (14) Extractiegidsen (3)

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

Deze template helpt je bij het verzamelen van de data die je nodig hebt voor de analyse van Order-to-Cash, sales order processing in NetSuite. Je ziet welke attributen en activiteiten je uit je systeem moet halen. Daarnaast krijg je praktische aanwijzingen om deze data efficiënt te extraheren, zodat je goed voorbereid aan je procesanalyse begint.

Aanbevolen attributen voor een gedetailleerde analyse
Essentiële activiteiten om in je proces bij te houden
Praktische aanwijzingen voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Order to Cash - kenmerken van verkooporderverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je de verkooporderverwerking binnen Order to Cash volledig kunt analyseren.

3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteitsnaam ActivityName	De naam van de bedrijfsgebeurtenis of activiteit die op een specifiek moment heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of statuswijziging binnen de levenscyclus van een verkooporder, zoals 'Sales Order Created', 'Goods Shipped' of 'Payment Received'. De volgorde van deze activiteiten vormt de basis van de procesmap. Door de activiteitenstroom te analyseren, zie je veelvoorkomende procespaden, afwijkingen en knelpunten. Inzicht in de frequentie en volgorde van activiteiten is belangrijk om mogelijkheden voor efficiëntere bedrijfsvoering en minder handmatig werk te vinden. Waarom dit belangrijk is Het definieert de processtappen en maakt visualisatie en analyse van de processtroom mogelijk. Waar je het vindt Dit wordt meestal afgeleid uit statuswijzigingen in het systeem, transactietypen of specifieke event logs in NetSuite. Vaak moeten statusvelden of gebeurtenissen bij het aanmaken van transacties worden gekoppeld aan een gestandaardiseerde activiteitsnaam. Voorbeelden Verkooporder aangemaaktVerkooporder goedgekeurdGoederen verzondenFactuur aangemaaktBetaling ontvangen
	Tijdstip van gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Het vormt de chronologische basis van het event log en maakt het mogelijk om doorlooptijden, duur en wachttijden tussen verschillende stappen te berekenen. Nauwkeurige timestamps zijn essentieel voor prestatieanalyses, zoals het meten van de tijd van orderaanmaak tot verzending of het opsporen van vertragingen in het kredietgoedkeuringsproces. Hiermee kun je de procesefficiëntie en naleving van service level agreements gedetailleerd analyseren. Waarom dit belangrijk is Timestamps zijn essentieel voor het berekenen van alle tijdgerelateerde meetwaarden, waaronder doorlooptijden en duur. Die heb je nodig om procesknelpunten op te sporen. Waar je het vindt Dit komt overeen met datumvelden op NetSuite-transactierecords, zoals 'Date Created' voor de verkooporder, 'Actual Ship Date' voor Item Fulfillments of 'Date' voor facturen en betalingen. Voorbeelden 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-15T14:30:00Z2023-04-16T09:00:00Z
	Verkooporder SalesOrder	De unieke identificatie van elk verkooporderdocument.
Beschrijving De verkooporder is de primaire case-identificatie. Hiermee koppel je alle volgende activiteiten, van het plaatsen van de klantorder tot de levering en de uiteindelijke betaling. Elke verkooporder staat voor één exemplaar van het end-to-end-proces. In process mining is dit attribuut essentieel om het verloop van elke order te reconstrueren. Je kunt procesvarianten, doorlooptijden en knelpunten per order analyseren en krijgt zo een volledig beeld van de levenscyclus van elke afzonderlijke klantvraag. Waarom dit belangrijk is Dit is de kernidentificatie die alle gerelateerde gebeurtenissen aan één procesexemplaar koppelt. Daardoor wordt end-to-end-analyse mogelijk. Waar je het vindt Dit is de interne ID van het transactierecord van de verkooporder in NetSuite. Je vindt deze meestal als 'Internal ID' op het verkooporderformulier of in zoekresultaten. Voorbeelden SO-100521SO-100522SO-100523
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor het betalen van de factuur.
Beschrijving Dit attribuut bepaalt onder welke voorwaarden een klant voor de goederen of diensten moet betalen, bijvoorbeeld 'Net 30' of 'Due on Receipt'. Deze voorwaarden worden gebruikt om de vervaldatum van de factuur te berekenen. Door op betalingsvoorwaarden te analyseren, zie je welke voorwaarden samenhangen met late betalingen. Ook kun je de financiële impact van je kredietbeleid beoordelen. Dit is de basis voor het analyseren van het dashboard 'Payment Terms Adherence Rate' en het begrijpen van cashflowpatronen. Waarom dit belangrijk is Het vormt de basis voor het berekenen van vervaldata en het analyseren van betaalgedrag en nalevingspercentages van klanten. Waar je het vindt Dit is het veld 'Terms' op het transactierecord van de verkooporder of factuur in NetSuite. Voorbeelden Netto 30Netto 60Direct bij ontvangst
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van de klantfactuur.
Beschrijving Dit attribuut is het referentienummer van het factuurdocument dat vanuit de sales order is aangemaakt. Het verbindt het proces voor sales fulfillment met het proces voor openstaande vorderingen. Het bijhouden van het factuurnummer is belangrijk voor financiële reconciliatie en analyses die lopen van order tot uiteindelijke betaling. Het legt een concrete verbinding tussen de operationele activiteiten rond het verzenden van goederen en de financiële activiteit van het innen van geld. Waarom dit belangrijk is Het verbindt de sales order met de specifieke financiële transactie voor facturatie. Zo kun je een echte end-to-end Order-to-Cash-analyse uitvoeren. Waar je het vindt Dit is het 'Invoice #' of 'Transaction ID' van het Invoice-record dat vanuit de Sales Order is aangemaakt. Voorbeelden INV-2001INV-2002INV-2003
	Gebruiker User	De gebruiker of medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een specifieke processtap, zoals de salesmedewerker die de order heeft aangemaakt of de magazijnmedewerker die de goederen heeft verpakt. Het kan gaan om een gebruikersnaam of unieke ID. Door op gebruiker te analyseren, zie je hoe het werk is verdeeld, waar training nodig is en hoe medewerkers of teams presteren. Dit is belangrijk voor oorzaakanalyses van afwijkingen of vertragingen die samenhangen met acties van specifieke gebruikers. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je prestaties per medewerker of rol analyseren en toppresteerders, kandidaten voor automatisering en trainingsmogelijkheden identificeren. Waar je het vindt Deze informatie staat in velden zoals 'Created By', 'Modified By' of 'Owner' op verschillende NetSuite-transactierecords. Voorbeelden John SmithJane DoeMagazijngebruiker 1
	Gewenste leverdatum RequestedDeliveryDate	De leverdatum die de klant heeft gevraagd.
Beschrijving Dit attribuut legt de datum vast waarop de klant de goederen wil ontvangen. Het vormt de basis voor het meten van leveringen op tijd. Je vergelijkt deze datum met de werkelijke leverdatum, de timestamp van 'Goods Shipped', om de KPI 'On-Time Delivery Rate' te berekenen. Door het verschil tussen de gewenste en werkelijke leverdatum te analyseren, spoor je structurele problemen op in forecasting, voorraadbeheer of logistiek die het nakomen van klantverwachtingen in de weg staan. Waarom dit belangrijk is Dit is de basis voor het meten van leverprestaties op tijd en klanttevredenheid. Waar je het vindt Dit kan overeenkomen met een standaard- of aangepast veld op het verkooporderrecord, vaak met de naam 'Requested Delivery Date' of iets vergelijkbaars. Voorbeelden 2023-05-202023-06-012023-06-15
	Klantnaam CustomerName	De naam van de klant die de verkooporder heeft geplaatst.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de rechtspersoon of persoon die de goederen of diensten heeft gekocht. Het koppelt het verkooporderproces aan een specifieke klantaccount. Door de analyse op klant te filteren of te segmenteren, krijg je inzicht in klantgedrag, problemen bij belangrijke accounts en serviceniveaus. Zo bekijk je het proces vanuit klantperspectief en zie je welke klanten de meeste vertraging of herstelwerk ervaren. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces per klant segmenteren. Dat is belangrijk voor het analyseren van klanttevredenheid, het opsporen van problemen bij belangrijke accounts en het afstemmen van je dienstverlening. Waar je het vindt Dit is het veld 'Customer' of 'Entity' op het transactierecord van de verkooporder in NetSuite. Voorbeelden Global Corp Inc.Innovate Solutions Ltd.Dynamic Tech
	Productcategorie ProductCategory	De categorie van het belangrijkste product of de belangrijkste dienst op de verkooporder.
Beschrijving Dit attribuut deelt de artikelen op de verkooporder in bredere categorieën in, zoals 'Hardware', 'Software' of 'Services'. Als een order meerdere categorieën bevat, kan op basis van waarde of aantal artikelen een primaire categorie worden toegewezen. Door het proces per productcategorie te analyseren, ontdek je verschillen in de orderverwerking. Diensten kunnen bijvoorbeeld een veel eenvoudiger verwerkingsproces hebben dan fysieke hardware, waarvoor verzamelen, verpakken en verzenden nodig is. Deze segmentatie is belangrijk voor verbeteringen per categorie. Waarom dit belangrijk is Door het proces per productcategorie te segmenteren, zie je verschillende verwerkingspaden en vind je knelpunten die specifiek bij een categorie horen. Waar je het vindt Deze informatie is afkomstig uit de 'Item'-records die aan de orderregels van de verkooporder zijn gekoppeld. Mogelijk moet je de Item-masterdata koppelen om de categorie op te halen. Voorbeelden ElektronicaSoftwarelicentieConsultancydiensten
	Status van verkooporder SalesOrderStatus	De huidige status van de verkooporder binnen de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige status van de verkooporder aan, zoals 'Pending Approval', 'Pending Fulfillment' of 'Billed'. Het laat zien waar de order zich in het totale proces bevindt. Het activiteitenlogboek toont de historische processtroom. De huidige status is handig om te filteren op orders die momenteel vastlopen of actief zijn. Door cases op hun eindstatus te analyseren, begrijp je de procesuitkomsten beter, bijvoorbeeld of een order succesvol is gesloten, geannuleerd of nog in behandeling is. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je cases filteren op hun huidige status. Dat is belangrijk voor het analyseren van open orders en het opsporen van orders die geblokkeerd zijn of vertraging oplopen. Waar je het vindt Dit is het veld 'Status' op het transactierecord van de verkooporder in NetSuite. Voorbeelden Wacht op uitvoeringWacht op facturatieGefactureerdGesloten
	Totale orderwaarde TotalOrderAmount	De totale geldwaarde van de verkooporder.
Beschrijving Dit attribuut vertegenwoordigt de totale financiële waarde van de verkooporder, inclusief alle artikelen, belastingen en verzendkosten. Het is een belangrijke maatstaf voor de economische betekenis van elk procesexemplaar. Door het proces op orderwaarde te analyseren, zie je belangrijke patronen. Orders met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een ander, handmatiger goedkeuringsproces volgen, terwijl orders met een lage waarde grotendeels geautomatiseerd kunnen zijn. Zo kun je verbeteracties richten op de orders met de grootste impact. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je op waarde analyseren, prioriteit geven aan orders met een hoge waarde en begrijpen hoe procesefficiëntie de omzet beïnvloedt. Waar je het vindt Dit is het veld 'Total' op het transactierecord van de verkooporder in NetSuite. Voorbeelden 1500.00250.5012500.75
	Aantal wijzigingen sales order SalesOrderChangeCount	Het aantal keer dat een sales order na de eerste aanmaak is gewijzigd.
Beschrijving Deze berekende metriek telt per case hoe vaak de activiteit 'Sales Order Changed' voorkomt. Een hoog aantal wijzigingen wijst op herstelwerk. Dat kan komen door klantverzoeken, fouten bij het invoeren van gegevens of prijsaanpassingen. Dit attribuut is een directe invoer voor de KPI 'Sales Order Rework Rate' en het dashboard 'Sales Order Rework Variants'. Door orders met veel wijzigingen te analyseren, kun je de oorzaken van herstelwerk vinden, bijvoorbeeld problemen met specifieke producten, klanten of salesmedewerkers. Waarom dit belangrijk is Maakt herstelwerk meetbaar en helpt bronnen van inefficiëntie, problemen met datakwaliteit en instabiliteit in het proces te vinden. Waar je het vindt Dit wordt tijdens de data-transformatie berekend door de events 'Sales Order Changed' te tellen voor elke 'SalesOrder'-case-ID. Voorbeelden 013
	Betaling op tijd IsOnTimePayment	Een vlag die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving Dit berekende booleaanse attribuut vergelijkt de timestamp van 'Payment Received' met 'PaymentDueDate'. De waarde is true als de betaling op of vóór de vervaldatum is gedaan, en false in alle andere gevallen. Dit attribuut vormt de basis voor de KPI 'On-Time Payment Rate' en het dashboard 'Payment Terms Adherence Rate'. Het geeft een duidelijke maatstaf voor het betaalgedrag van klanten. Zo kun je analyseren welke klanten, regio's of betalingsvoorwaarden het vaakst samenhangen met late betalingen. Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks hoe consequent klanten op tijd betalen. Dat is belangrijk voor cashflowbeheer en de beoordeling van kredietrisico. Waar je het vindt Dit wordt tijdens de data-transformatie berekend door de timestamp van de activiteit 'Payment Received' te vergelijken met het attribuut 'PaymentDueDate'. Voorbeelden truefalse
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke brontoepassing de eventdata is gegenereerd. Voor dit proces is dat meestal 'NetSuite'. In complexere omgevingen helpt het om data uit verschillende geïntegreerde systemen van elkaar te onderscheiden, zoals een afzonderlijk CRM- of WMS-systeem. Bij analyses helpt dit de dataherkomst te bevestigen. Het is ook belangrijk wanneer je data uit meerdere bronnen combineert tot één procesoverzicht. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt, wat helpt bij datagovernance en het oplossen van problemen. Waarom dit belangrijk is Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data, vooral in omgevingen waarin meerdere systemen zijn geïntegreerd. Waar je het vindt Dit is een statische waarde ('NetSuite') die tijdens de data-extractie en -transformatie aan de dataset wordt toegevoegd. Voorbeelden NetSuite
	Kredietstatus CreditStatus	Geeft aan of de sales order door een kredietblokkade wordt tegengehouden.
Beschrijving Dit attribuut geeft de kredietstatus van de klant weer op het moment dat de order wordt verwerkt, bijvoorbeeld 'On Hold' of 'Released'. Het speelt een belangrijke rol in de eerste stappen van de orderlevenscyclus. Met dit attribuut kun je zien welke invloed kredietcontroles hebben op de totale doorlooptijd van orders. Het dashboard 'Credit Check Cycle Time Analysis' gebruikt deze data om te bepalen hoeveel orders worden geblokkeerd en hoe lang het duurt om ze vrij te geven. Zo worden bottlenecks in het kredietbeheer zichtbaar. Waarom dit belangrijk is Heeft rechtstreeks invloed op de KPI 'Credit Check Cycle Time' en helpt vertragingen aan het begin van het orderproces te verklaren. Waar je het vindt Dit kan een standaardstatusveld of een aangepast selectievakje zijn, bijvoorbeeld 'Credit Hold', op het Sales Order-record. Je kunt de status ook afleiden uit de activiteiten 'Credit Hold Applied' en 'Credit Hold Released'. Voorbeelden GoedIn de wachtVrijgegeven
	Laatste data-update LastDataUpdate	Timestamp van de laatste data-update of extractie uit het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Het maakt voor zakelijke gebruikers duidelijk hoe actueel de data is die ze analyseren. Zo weten ze welke periode de process mining-dashboards en analyses bestrijken. Dit attribuut wordt niet gebruikt voor processtroomanalyse, maar is belangrijke metadata voor datagovernance en het vertrouwen van gebruikers. Het helpt gebruikers de actualiteit van de inzichten te beoordelen en te weten wanneer nieuwe data zichtbaar wordt. Waarom dit belangrijk is Het informeert gebruikers over de actualiteit van de data. Dat is belangrijk om beslissingen op basis van de analyse te nemen. Waar je het vindt Deze timestamp wordt gegenereerd en aan de dataset toegevoegd tijdens de data-extractie uit NetSuite. Voorbeelden 2023-10-27T02:00:00Z
	Levering op tijd IsOnTimeDelivery	Een vlag die aangeeft of de order op of vóór de gevraagde datum is geleverd.
Beschrijving Dit berekende booleaanse attribuut vergelijkt de timestamp van 'Goods Shipped' of de werkelijke levering met 'RequestedDeliveryDate'. De waarde is true als de levering op tijd of eerder plaatsvond, en false als de levering te laat was. Deze vlag is belangrijk voor de berekening van de KPI 'On-Time Delivery Rate' en voor het dashboard 'Delivery Promise vs. Reality Gap'. Je kunt de leveringsprestaties hiermee eenvoudig filteren en aggregeren om oorzaken van late zendingen te vinden, zoals specifieke producten, regio's of bottlenecks in het proces. Waarom dit belangrijk is Geeft een duidelijke binaire uitkomst voor leveringsprestaties. Dat vereenvoudigt de berekening van KPI's en de analyse van grondoorzaken van late orders. Waar je het vindt Dit wordt tijdens de data-transformatie berekend door de timestamp van de activiteit 'Goods Shipped' te vergelijken met het attribuut 'RequestedDeliveryDate'. Voorbeelden truefalse
	Salesteam SalesTeam	Het salesteam of de groep die aan de sales order wordt toegeschreven.
Beschrijving Dit attribuut identificeert het team of de afdeling die verantwoordelijk is voor de verkoop. Je gebruikt het om salesmedewerkers te organiseren en verkoopgebieden of productlijnen te beheren. Met process mining kun je prestaties per salesteam analyseren. Zo ontdek je werkwijzen van goed presterende teams of structurele problemen binnen een bepaald team. Ook worden verschillen zichtbaar in de kwaliteit van gegevensinvoer, goedkeuringen van kortingen en andere factoren eerder in het proces die invloed hebben op de fulfillment verderop in het proces. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om prestaties van verschillende salesteams te vergelijken en zo goede werkwijzen of gebieden waar ondersteuning nodig is te vinden. Waar je het vindt Dit kan een standaard- of aangepast veld op het Sales Order-record zijn, vaak gekoppeld aan het personeelsrecord van de Sales Rep. Voorbeelden Verkoop Noord-AmerikaEnterprise EMEAKanaal APAC
	Type sales order SalesOrderType	De classificatie van de sales order, zoals standaard, spoed of speciaal.
Beschrijving Dit attribuut deelt sales orders in op type. Dat type bepaalt vaak de procesroute en prioriteit. Een 'Rush Order' kan bijvoorbeeld bepaalde stappen overslaan of strengere SLA's hebben dan een 'Standard Order'. Door het proces per ordertype te analyseren, zie je of verschillende procesvarianten bewust zijn gekozen en goed werken. Je kunt beoordelen of speciale procedures voor bepaalde ordertypen echt tot snellere of betere resultaten leiden, en tegen welke kosten. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk om verschillende beoogde procesroutes, zoals standaard- en spoedorders, met elkaar te vergelijken en te controleren of ze presteren zoals verwacht. Waar je het vindt Dit is meestal een aangepast veld 'Order Type' op het Sales Order-formulier. NetSuite gebruikt standaard verschillende transactievormen, zoals Standard Sales Order en Standard Sales Order - Cash Sale, in plaats van één typeveld. Voorbeelden StandaardorderSpoedorderProjectorder
	Vervaldatum betaling PaymentDueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald.
Beschrijving Dit attribuut is de berekende datum waarop de klant moet betalen, op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarden. Bij een factuur van 1 april met betalingsvoorwaarden 'Net 30' is de vervaldatum bijvoorbeeld 1 mei. Deze datum is belangrijk voor financiële analyses en wordt rechtstreeks vergeleken met de datum 'Payment Received' om te bepalen of een betaling op tijd was. De datum vormt een belangrijk onderdeel van de berekening van de KPI 'On-Time Payment Rate' en het beheer van openstaande vorderingen. Waarom dit belangrijk is Dit is de benchmark voor het meten van tijdige betalingen. De benchmark is belangrijk voor het beheer van cashflow en openstaande vorderingen. Waar je het vindt Dit is het veld 'Due Date' op het transactierecord Invoice. NetSuite berekent dit veld automatisch op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden. Voorbeelden 2023-05-302023-06-152023-07-01
	Verzendland ShippingCountry	Het land van bestemming van de zending.
Beschrijving Dit attribuut bevat het land waarnaar de goederen van de order worden verzonden. De waarde is afkomstig van het verzendadres dat aan de sales order is gekoppeld. Een geografische analyse op basis van het verzendland kan verschillen in procesprestaties zichtbaar maken die worden veroorzaakt door logistiek, douane of de efficiëntie van regionale kantoren. Je kunt verzendtijden, leveringsnauwkeurigheid en proceskosten tussen landen of regio's vergelijken. Waarom dit belangrijk is Maakt geografische analyses mogelijk om regionale bottlenecks te vinden, logistieke prestaties te vergelijken en internationale complexiteit beter te begrijpen. Waar je het vindt Dit is onderdeel van het 'Shipping Address' op het transactierecord Sales Order. Voorbeelden USADuitslandJapan

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Order to Cash - activiteiten voor verkooporderverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log moet vastleggen voor een nauwkeurige procesontdekking en analyse.

7 Aanbevolen 7 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling ontvangen	Deze activiteit markeert de ontvangst van een betaling van de klant voor een factuur. Je legt dit vast wanneer een 'Customer Payment'-transactie wordt aangemaakt en wordt toegewezen aan de factuur die bij de verkooporder hoort.
Waarom dit belangrijk is Als belangrijke eindgebeurtenis is deze activiteit van groot belang voor het analyseren van de cash conversion cycle en betalingen op tijd. Ze markeert de succesvolle financiële afronding van een verkooptransactie. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis. De timestamp is de aanmaakdatum van de 'Customer Payment'-transactie (tabel Transaction, Type='CustPymt') die aan de relevante factuur is toegewezen. Vastleggen Gebruik de transactiedatum uit het Customer Payment-record dat aan de factuur is toegewezen. Eventtype explicit
	Factuur aangemaakt	Dit is het aanmaken van de financiële factuur voor de verzonden goederen of diensten. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt geactiveerd door het aanmaken van een aan de verkooporder gekoppelde 'Invoice'-transactie.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is een belangrijke mijlpaal voor omzetverantwoording en markeert de start van de betalingscyclus. De tijd tussen verzending en facturatie heeft rechtstreeks invloed op de cashflow. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis uit het veld 'Date Created' van het transactierecord van de factuur (tabel Transaction, Type='CustInvc'), gekoppeld aan de verkooporder. Vastleggen Gebruik de aanmaakdatum van de transactie voor de gekoppelde Invoice. Eventtype explicit
	Goederen verzonden	Deze mijlpaal markeert het moment waarop de artikelen het magazijn hebben verlaten en onderweg zijn naar de klant. Je leidt dit af wanneer de status van het record 'Item Fulfillment' wordt bijgewerkt naar 'Shipped'.
Waarom dit belangrijk is Verzending is een belangrijk overdrachtsmoment naar de vervoerder en de klant. Deze gebeurtenis is belangrijk voor het volgen van leveringen op tijd en het meten van de totale doorlooptijd van de orderverwerking. Waar je het vindt Afgeleid uit het veld 'Status' van de gekoppelde 'Item Fulfillment'-transactie, dat verandert naar 'Shipped'. De timestamp van deze gebeurtenis is de datum van deze statuswijziging. Vastleggen Timestamp van de statuswijziging naar 'Shipped' op het Item Fulfillment-record. Eventtype inferred
	Orderverwerking aangemaakt	Deze activiteit markeert de start van de fysieke orderverwerking in het magazijn. Dit gebeurt wanneer vanuit de verkooporder een 'Item Fulfillment'-transactie wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal die het verkoopproces koppelt aan de magazijnprocessen. De tijd tussen ordergoedkeuring en het aanmaken van de orderverwerking is een belangrijke indicator voor operationele gereedheid. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis. De timestamp is de aanmaakdatum van het record 'Item Fulfillment', dat aan de oorspronkelijke verkooporder is gekoppeld. Vastleggen Gebruik de aanmaakdatum van de transactie voor het gekoppelde Item Fulfillment-record. Eventtype explicit
	Verkooporder aangemaakt	Deze activiteit markeert de officiële start van het verkooporderproces. Dit gebeurt wanneer een nieuwe verkoopordertransactie voor het eerst in NetSuite wordt opgeslagen. Daarmee wordt de eerste klantvraag vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Dit is de primaire startgebeurtenis van het Order to Cash-proces. Door de tijd vanaf deze gebeurtenis tot volgende activiteiten te analyseren, meet je de totale efficiëntie en doorlooptijden van de orderverwerking. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis uit het veld 'Date Created' van het transactierecord van de verkooporder (tabel Transaction, Type='SalesOrd'). Vastleggen Gebruik de aanmaakdatum van de transactie voor verkooporders. Eventtype explicit
	Verkooporder gesloten	Dit is de laatste activiteit. De verkooporder is volledig verwerkt, gefactureerd en afgerond. Je leidt dit af uit een statuswijziging van de verkooporder naar 'Closed'.
Waarom dit belangrijk is Deze gebeurtenis markeert het operationele einde van de orderlevenscyclus. De tijd van aanmaak tot sluiting geeft een volledig beeld van de end-to-end-doorlooptijd van het proces. Waar je het vindt Afgeleid uit het veld 'Status' van de verkoopordertransactie, dat verandert naar 'Closed'. De timestamp wordt uit de systeemnotities van deze laatste statuswijziging gehaald. Vastleggen Timestamp van de statuswijziging naar 'Closed' in de systeemnotities van de verkooporder. Eventtype inferred
	Verkooporder goedgekeurd	Deze mijlpaal betekent dat de verkooporder alle interne controles, zoals krediet- en voorraadcontroles, heeft doorlopen en klaar is voor orderverwerking. Meestal leid je dit af uit een statuswijziging naar 'Pending Fulfillment'.
Waarom dit belangrijk is Goedkeuring is een belangrijk beslismoment in het proces. Door de tijd tot goedkeuring te meten, zie je waar vertraging ontstaat in interne controles en besluitvorming. Waar je het vindt Afgeleid uit een statuswijziging op het verkooporderrecord. De timestamp wordt vastgelegd wanneer het veld 'Order Status' wordt bijgewerkt naar 'Pending Fulfillment' of een vergelijkbare aangepaste goedkeuringsstatus. Vastleggen Timestamp van de statuswijziging naar 'Pending Fulfillment' in de systeemnotities van de verkooporder. Eventtype inferred
	Creditnota aangemaakt	Deze gebeurtenis vindt plaats wanneer een creditnota wordt uitgegeven voor een verkooporder of factuur, meestal vanwege retouren, prijsaanpassingen of andere tegemoetkomingen. Je legt dit vast wanneer een 'Credit Memo'-transactie wordt aangemaakt.
Waarom dit belangrijk is Creditnota's wijzen vaak op procesfouten, zoals verzendfouten of productdefecten. Door de frequentie en timing ervan te analyseren, vind je de oorzaken en verbeter je de algehele kwaliteit. Waar je het vindt Dit is een expliciete gebeurtenis op basis van het aanmaken van een 'Credit Memo'-transactie (tabel Transaction, Type='CredMemo'), die kan worden gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur of verkooporder. Vastleggen Gebruik de aanmaakdatum van de transactie voor de gekoppelde Credit Memo. Eventtype explicit
	Goederen verpakt	Dit betekent dat de verzamelde artikelen zijn verpakt en klaar zijn voor verzending. Je legt dit vast door de statuswijziging van het record 'Item Fulfillment' naar 'Packed' te volgen.
Waarom dit belangrijk is Met deze activiteit meet je de efficiëntie van de verpakkingslocatie. De tijd tussen verzamelen en verpakken kan capaciteitsproblemen of inefficiënte werkwijzen zichtbaar maken. Waar je het vindt Afgeleid uit het veld 'Status' van de gekoppelde 'Item Fulfillment'-transactie, dat verandert naar 'Packed'. De timestamp wordt uit de systeemnotities van deze wijziging gehaald. Vastleggen Timestamp van de statuswijziging naar 'Packed' op het Item Fulfillment-record. Eventtype inferred
	Goederen verzameld	Geeft aan dat de artikelen voor de order uit hun magazijnlocaties zijn verzameld. Dit is een afgeleide gebeurtenis op basis van de statuswijziging van het gekoppelde record 'Item Fulfillment'.
Waarom dit belangrijk is Door de tijd voor het verzamelen van goederen te analyseren, kun je de efficiëntie van het magazijn verbeteren. Deze activiteit helpt knelpunten in het verzamelproces te meten en op te sporen. Waar je het vindt Afgeleid uit het veld 'Status' van de gekoppelde 'Item Fulfillment'-transactie, dat verandert naar 'Picked'. De timestamp komt uit de systeemnotities van deze statuswijziging. Vastleggen Timestamp van de statuswijziging naar 'Picked' op het Item Fulfillment-record. Eventtype inferred
	Kredietblokkade opgeheven	Dit is het moment waarop een verkooporder van een kredietblokkade wordt vrijgegeven en verder kan naar de orderverwerking. Je legt dit vast door een statuswijziging van een blokkeringsstatus naar een open of goedgekeurde status te registreren.
Waarom dit belangrijk is De duur van kredietblokkades is een belangrijke KPI. Met deze gebeurtenis meet je hoe lang het duurt om kredietproblemen op te lossen en wat het effect daarvan is op de totale Order to Cash-doorlooptijd. Waar je het vindt Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van de verkooporder. Hierbij leg je de timestamp vast waarop 'Order Status' verandert vanuit een blokkeringsstatus. Vastleggen Leg de timestamp vast waarop de orderstatus verandert van een kredietblokkade naar een actieve status. Eventtype inferred
	Kredietblokkade toegepast	Deze gebeurtenis vindt plaats wanneer een verkooporder automatisch of handmatig wordt geblokkeerd vanwege krediet. De orderverwerking wordt dan gepauzeerd. Meestal leid je dit af uit een statuswijziging naar 'Pending Approval' of een specifieke status 'Credit Hold'.
Waarom dit belangrijk is Weten wanneer en waarom orders worden geblokkeerd, is belangrijk om vertragingen in de orderverwerking te begrijpen. Deze activiteit maakt knelpunten door kredietproblemen bij klanten zichtbaar. Waar je het vindt Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van de verkooporder, waarbij specifiek wordt gekeken naar wijzigingen van het veld 'Order Status' naar een blokkeringsstatus. Vastleggen Leg de timestamp vast waarop de orderstatus verandert naar een kredietblokkade. Eventtype inferred
	Verkooporder gewijzigd	Deze activiteit legt elke belangrijke wijziging aan een verkooporder vast nadat die is aangemaakt, zoals wijzigingen in aantallen, artikelen of prijzen. Je registreert dit door updates in de systeemnotities of audittrail te volgen.
Waarom dit belangrijk is Veel wijzigingen kunnen wijzen op invoerfouten of een onvoorspelbare klantvraag. Dat leidt tot herstelwerk en inefficiënte processen. Door deze wijzigingen te volgen, vind je de oorzaken van aanpassingen aan orders. Waar je het vindt Afgeleid uit de systeemnotities of audittrail van de verkoopordertransactie. Elke geregistreerde wijziging in een relevant veld kan als een exemplaar van deze activiteit worden beschouwd. Vastleggen Identificeer wijzigingen in velden in de systeemnotities van de verkooporder na de eerste aanmaak. Eventtype inferred
	Voorraad gereserveerd	Deze gebeurtenis markeert het moment waarop voorraad officieel voor een verkooporder wordt gereserveerd, zodat die beschikbaar is voor orderverwerking. Je leidt dit af uit wijzigingen in de 'Committed Quantity' op de orderregels.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van voorraadtoewijzing. Vertraging tussen ordergoedkeuring en voorraadreservering kan leiden tot voorraadtekorten en gevolgen hebben voor leverbeloftes. Waar je het vindt Afgeleid uit de systeemnotities van de orderregels van de verkooporder. De timestamp komt overeen met het moment waarop het veld 'Quantity Committed' wordt bijgewerkt van nul naar een positieve waarde. Vastleggen Timestamp van de wijziging in het veld 'Quantity Committed' op de orderregels. Eventtype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit NetSuite

Stappen

Inloggen en navigeren: Log in op je NetSuite-account met rechten om transactierecords te openen en opgeslagen zoekopdrachten te maken.
Opgeslagen zoekopdrachten openen: Ga via Reports > New Search naar de pagina voor het maken van een opgeslagen zoekopdracht. Selecteer Transactie als zoektype.
Zoekopdracht voor Sales Order-events maken: Maak de eerste zoekopdracht om events op het Sales Order-record zelf vast te leggen. Stel op het tabblad Criteria Type in op Sales Order en Main Line op True. Voeg een filter Date Created toe voor de gewenste periode. Voeg op het tabblad Results de kolommen en formules uit het querygedeelte hieronder toe voor 'Saved Search 1'. Sla deze zoekopdracht op als ProcessMind_SalesOrder_Events.
Zoekopdracht voor fulfillment-events maken: Maak een nieuwe zoekopdracht van het type Transactie. Stel onder Criteria Type in op Item Fulfillment en Main Line op True. Gebruik Created From : Date Created om dezelfde periode te filteren als bij de eerste zoekopdracht. Voeg onder Results de vereiste kolommen toe en haal de SalesOrder-ID op uit de velden Created From.... Gebruik de formules uit 'Saved Search 2' hieronder. Sla deze zoekopdracht op als ProcessMind_Fulfillment_Events.
Zoekopdracht voor factureringsevents maken: Maak een derde zoekopdracht van het type Transactie. Stel Type in op Factuur en Credit Memo. Stel Main Line in op True. Filter op Date Created. Voeg onder Results de vereiste kolommen uit 'Saved Search 3' hieronder toe en haal de SalesOrder-ID op uit de velden Created From.... Sla deze zoekopdracht op als ProcessMind_Billing_Events.
Zoekopdracht voor betalingsevents maken: Maak de laatste zoekopdracht van het type Transactie. Stel Type in op Customer Payment en Main Line op True. Filter op Date Created. Voeg de kolommen uit 'Saved Search 4' toe. Om terug te koppelen naar de Sales Order moet je via de factuur koppelen. Sla deze zoekopdracht op als ProcessMind_Payment_Events.
Zoekopdrachten uitvoeren en exporteren: Voer elk van de vier opgeslagen zoekopdrachten afzonderlijk uit. Klik op de resultatenpagina op het pictogram Export - CSV om de data te downloaden.
CSV-bestanden combineren: Gebruik een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of een scripttaal zoals Python om de vier CSV-bestanden te openen. Voeg de rijen uit de bestanden voor fulfillment, facturering en betalingen toe aan het bestand met Sales Order-events. Controleer vóór het combineren of de kolomkoppen in alle bestanden identiek zijn.
Het event log afronden: Controleer het gecombineerde bestand. Sla de uiteindelijke, geconsolideerde data op als één CSV-bestand. Dit bestand is het event log dat klaar is om te worden geüpload.

Configuratie

Rechten: Je hebt een gebruikersrol nodig met leesrechten voor Sales Orders, Item Fulfillments, Invoices, Customer Payments en System Notes. Je hebt ook rechten nodig om saved searches van het type 'Transaction' aan te maken en uit te voeren.
Definities van saved searches: Voor deze methode maak je vier afzonderlijke saved searches voor sales order-, fulfillment-, billing- en payment-events. Daarna combineer je de resultaten buiten NetSuite. Alle searches zijn van het type Transaction.
Datumfiltering: Gebruik in alle searches dezelfde datumperiode om een volledige dataset te krijgen. Filter op het veld Date Created van de primaire transactie, bijvoorbeeld Sales Order Date Created voor de eerste search en Created From : Date Created voor de fulfillment-search.
Criteria voor Main Line: Gebruik in de zoekcriteria het filter Main Line met de waarde True. Zo krijg je één event per transactierecord in plaats van één event per regelitem. Dat maakt het event log overzichtelijker.
Formules voor activiteiten: De kolommen ActivityName en EventTime worden gegenereerd met de velden Formula (Text) en Formula (DateTime), met CASE-statements. Pas deze formules aan op de specifieke aangepaste velden of statuswaarden van je organisatie, bijvoorbeeld voor kredietblokkades.
Geplande exports: Je kunt het proces automatiseren door elke saved search zo in te stellen dat de resultaten volgens een schema per e-mail worden verzonden. Ga naar het subtabblad Email in de definitie van de saved search, vink Send Email Alerts When Records are Created/Updated aan en stel het schema en de ontvangers in.

a Voorbeeldquery sql

-- This configuration describes the settings for four separate NetSuite Saved Searches.
-- The CSV results must be combined externally into a single file.

-- =========================================================================
-- Saved Search 1: ProcessMind_SalesOrder_Events
-- =========================================================================

-- Type: Transaction

-- Criteria:
--   Type = is "Sales Order"
--   Main Line = is true
--   System Notes : Field = is any of "Status", "[Your Custom Field for Credit Hold]"
--   Date Created = is within [Specify Date Range]

-- Results (Columns):
--   1. Formula (Text): {tranid} -> Header: SalesOrder
--   2. Formula (Text): CASE WHEN {systemnotes.type} = 'Create' THEN 'Sales Order Created' WHEN {systemnotes.field} = 'Status' AND {systemnotes.newvalue} like 'Pending Fulfillment%' THEN 'Sales Order Approved' WHEN {systemnotes.field} = 'Status' AND {systemnotes.newvalue} like '%Credit Hold%' THEN 'Credit Hold Applied' WHEN {systemnotes.field} = 'Status' AND {systemnotes.oldvalue} like '%Credit Hold%' THEN 'Credit Hold Released' WHEN {systemnotes.field} = 'Status' AND {systemnotes.newvalue} like 'Closed' THEN 'Sales Order Closed' WHEN {systemnotes.type} = 'Change' THEN 'Sales Order Changed' ELSE NULL END -> Header: ActivityName
--   3. Formula (DateTime): {systemnotes.date} -> Header: EventTime
--   4. System Notes : Set By -> Header: User
--   5. Name -> Header: CustomerName
--   6. Amount -> Header: TotalOrderAmount
--   7. Status -> Header: SalesOrderStatus
--   8. [Your Formula for Product Category] -> Header: ProductCategory
--   9. Ship Date -> Header: RequestedDeliveryDate
--   10. Terms -> Header: PaymentTerms
--   11. Created From : Document Number -> Header: InvoiceNumber

-- =========================================================================
-- Saved Search 2: ProcessMind_Fulfillment_Events
-- =========================================================================

-- Type: Transaction

-- Criteria:
--   Type = is "Item Fulfillment"
--   Main Line = is true
--   Created From : Date Created = is within [Specify Date Range]
--   System Notes : Field = is "Status"

-- Results (Columns):
--   1. Formula (Text): {createdfrom.tranid} -> Header: SalesOrder
--   2. Formula (Text): CASE WHEN {systemnotes.type} = 'Create' THEN 'Order Fulfillment Created' WHEN {systemnotes.newvalue} like 'Picked' THEN 'Goods Picked' WHEN {systemnotes.newvalue} like 'Packed' THEN 'Goods Packed' WHEN {systemnotes.newvalue} like 'Shipped' THEN 'Goods Shipped' ELSE NULL END -> Header: ActivityName
--   3. Formula (DateTime): {systemnotes.date} -> Header: EventTime
--   4. System Notes : Set By -> Header: User
--   5. Created From : Name -> Header: CustomerName
--   6. Created From : Amount -> Header: TotalOrderAmount
--   7. Created From : Status -> Header: SalesOrderStatus
--   8. [Your Formula for Product Category] -> Header: ProductCategory
--   9. Created From : Ship Date -> Header: RequestedDeliveryDate
--   10. Created From : Terms -> Header: PaymentTerms
--   11. NULL -> Header: InvoiceNumber

-- =========================================================================
-- Saved Search 3: ProcessMind_Billing_Events
-- =========================================================================

-- Type: Transaction

-- Criteria:
--   Type = is any of "Invoice", "Credit Memo"
--   Main Line = is true
--   Date Created = is within [Specify Date Range]

-- Results (Columns):
--   1. Formula (Text): {createdfrom.tranid} -> Header: SalesOrder
--   2. Formula (Text): CASE WHEN {type} = 'Invoice' THEN 'Invoice Created' WHEN {type} = 'Credit Memo' THEN 'Credit Memo Created' ELSE NULL END -> Header: ActivityName
--   3. Formula (DateTime): {datecreated} -> Header: EventTime
--   4. Created By -> Header: User
--   5. Name -> Header: CustomerName
--   6. Created From : Amount -> Header: TotalOrderAmount
--   7. Created From : Status -> Header: SalesOrderStatus
--   8. [Your Formula for Product Category] -> Header: ProductCategory
--   9. Created From : Ship Date -> Header: RequestedDeliveryDate
--   10. Terms -> Header: PaymentTerms
--   11. Document Number -> Header: InvoiceNumber

-- =========================================================================
-- Saved Search 4: ProcessMind_Payment_Events
-- =========================================================================

-- Type: Transaction

-- Criteria:
--   Type = is "Customer Payment"
--   Main Line = is true
--   Date Created = is within [Specify Date Range]

-- Results (Columns):
--   1. Formula (Text): {appliedtotransaction.createdfrom} -> Header: SalesOrder
--   2. Formula (Text): 'Payment Received' -> Header: ActivityName
--   3. Formula (DateTime): {datecreated} -> Header: EventTime
--   4. Created By -> Header: User
--   5. Customer : Company Name -> Header: CustomerName
--   6. Applied To Transaction : Created From : Amount -> Header: TotalOrderAmount
--   7. Applied To Transaction : Created From : Status -> Header: SalesOrderStatus
--   8. [Your Formula for Product Category] -> Header: ProductCategory
--   9. Applied To Transaction : Created From : Ship Date -> Header: RequestedDeliveryDate
--   10. Applied To Transaction : Terms -> Header: PaymentTerms
--   11. Applied To Transaction : Document Number -> Header: InvoiceNumber

Stappen

SuiteAnalytics Connect inschakelen: Log in op NetSuite als beheerder. Ga naar Setup > Company > Enable Functions. Controleer op het tabblad Analytics of het selectievakje SuiteAnalytics Connect is aangevinkt. Sla je wijzigingen op.
Het ODBC-stuurprogramma downloaden en installeren: Zoek in NetSuite de link "Set Up SuiteAnalytics Connect" op het hoofddashboard in de instellingenportlet. Download het juiste ODBC-stuurprogramma voor je besturingssysteem (Windows, macOS of Linux) en installeer het op de machine waarop je de SQL-query uitvoert.
De ODBC-databron (DSN) configureren: Open ODBC Data Source Administrator op je machine. Voeg met het geïnstalleerde NetSuite-stuurprogramma een nieuwe User DSN of System DSN toe. Je moet je Service Host, Port, Data Source, Account ID en Role ID invoeren. Deze gegevens staan op de pagina "Set Up SuiteAnalytics Connect" in NetSuite.
Authenticeren en verbinden: Gebruik een SQL-client, zoals DBeaver, Microsoft Power BI of een Python-script met de bibliotheek pyodbc, om verbinding te maken met de geconfigureerde DSN. Je wordt gevraagd je NetSuite-gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.
De SQL-query voorbereiden: Kopieer de volledige SQL-query uit het querygedeelte van dit document naar de editor van je SQL-client.
Queryparameters aanpassen: Zoek aan het begin van de query de clausule WHERE T.Date_Created >= '[START_DATE_YYYY-MM-DD]'. Vervang de placeholder [START_DATE_YYYY-MM-DD] door de werkelijke startdatum van de extractieperiode.
De query uitvoeren: Voer de aangepaste SQL-query uit op de NetSuite-database. Afhankelijk van het datumbereik en de hoeveelheid data kan dit enkele minuten duren.
De resultaten controleren: De query geeft één uniforme tabel terug die het event log bevat. Elke rij staat voor een specifieke activiteit in de levenscyclus van de sales order. Controleer op fouten en kijk of de kolommen (SalesOrder, ActivityName, EventTime enzovoort) correct zijn gevuld.
Het event log exporteren: Exporteer de queryresultaten vanuit je SQL-client naar een CSV-bestand. Gebruik UTF-8 als bestandscodering en controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de attribuutnamen die ProcessMind nodig heeft.
Uploaden naar ProcessMind: Het CSV-bestand is nu klaar om rechtstreeks naar ProcessMind te worden geüpload voor procesanalyse.

Configuratie

Vereisten vooraf: Je hebt toegang nodig tot een NetSuite-account waarin de functie SuiteAnalytics Connect is ingeschakeld. De gebruiker die via ODBC verbinding maakt, heeft een rol nodig met voldoende rechten om transactierecords, systeemnotities, entiteitsdata en medewerkersgegevens te bekijken.
ODBC-driver: De juiste NetSuite-ODBC-driver moet op de clientmachine zijn geïnstalleerd en geconfigureerd. De verbindingsgegevens, Account ID, Role ID en Server, vind je op de configuratiepagina van SuiteAnalytics Connect in NetSuite.
Filter op datumperiode: De belangrijkste instelling voor prestaties en dataselectie is de clausule WHERE T.Date_Created >= '[START_DATE_YYYY-MM-DD]' in de eerste Common Table Expression (CTE). Stel een specifieke startdatum in om te voorkomen dat je de volledige historie opvraagt. Dat kan erg traag zijn. We raden aan om te beginnen met een periode van 3 tot 6 maanden.
Transactietypen: De query filtert expliciet op standaardtransactietypen van NetSuite, zoals 'SalesOrd', 'ItemShip', 'CustInvc', 'CustCred' en 'CustPymt'. Als je organisatie aangepaste transactietypen gebruikt voor het Order-to-Cash-proces, moet je deze toevoegen aan de relevante WHERE-clausules.
Systeemnotities: Veel belangrijke activiteiten, zoals statuswijzigingen en blokkades, zijn afkomstig uit de tabel System_Notes. Voor een betrouwbare registratie van deze events moet auditing voor het veld 'Status' op transactierecords zijn ingeschakeld.
Aandacht voor prestaties: De query koppelt meerdere grote tabellen, waaronder Transaction en System_Notes. Bij NetSuite-accounts met veel transacties kan deze query veel systeembronnen gebruiken. Voer de query bij voorkeur buiten piekuren uit.

a Voorbeeldquery sql

WITH SalesOrders AS (
    SELECT
        T.Transaction_ID,
        T.TranID AS SalesOrder_Number,
        T.Foreign_Total AS Total_Amount,
        T.Status AS Current_Status,
        T.Ship_Date AS Requested_Delivery_Date,
        CUST.Company_Name AS Customer_Name,
        TERMS.Term_Name AS Payment_Terms,
        (SELECT LIST_AGG(IT.Display_Name, ', ') FROM Transaction_Lines TL JOIN Item IT ON TL.Item_ID = IT.Item_ID WHERE TL.Transaction_ID = T.Transaction_ID) AS Product_Category_List -- Simplified product category
    FROM
        "Transaction" T
    JOIN
        Entity CUST ON T.Entity_ID = CUST.Entity_ID
    LEFT JOIN
        Terms ON T.Terms_ID = TERMS.Terms_ID
    WHERE
        T.Type = 'SalesOrd'
        AND T.Date_Created >= TO_TIMESTAMP_NTZ('[START_DATE_YYYY-MM-DD]', 'YYYY-MM-DD')
)
-- 1. Sales Order Created
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Sales Order Created' AS "ActivityName",
    T.Date_Created AS "EventTime",
    E.First_Name || ' ' || E.Last_Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    T.Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    "Transaction" T
JOIN
    SalesOrders SO ON T.Transaction_ID = SO.Transaction_ID
LEFT JOIN
    Employee E ON T.Created_By_ID = E.Employee_ID

UNION ALL

-- 2, 3, 4, 14. Status Changes (Credit Hold, Released, Approved, Closed)
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    CASE
        WHEN SN.New_Value LIKE '%Pending Approv%' OR SN.New_Value LIKE '%Credit Hold%' THEN 'Credit Hold Applied'
        WHEN SN.Old_Value LIKE '%Pending Approv%' AND SN.New_Value LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 'Credit Hold Released'
        WHEN SN.New_Value LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 'Sales Order Approved'
        WHEN SN.New_Value LIKE '%Closed%' OR SN.New_Value LIKE '%Billed%' THEN 'Sales Order Closed'
    END AS "ActivityName",
    SN.Date AS "EventTime",
    SN.Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SN.New_Value AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    System_Notes SN
JOIN
    SalesOrders SO ON SN.Transaction_ID = SO.Transaction_ID
WHERE
    SN.Field = 'TRANSACTION.STATUS' AND "ActivityName" IS NOT NULL

UNION ALL

-- 5. Sales Order Changed
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Sales Order Changed' AS "ActivityName",
    SN.Date AS "EventTime",
    SN.Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    System_Notes SN
JOIN
    SalesOrders SO ON SN.Transaction_ID = SO.Transaction_ID
WHERE 
    SN.Record_Type_ID = -30 -- Sales Order Transaction Type ID
    AND SN.Field NOT IN ('TRANSACTION.STATUS', 'TRANSACTION.MEMO') -- Exclude simple status or memo changes
    AND SN.Date > (SELECT T.Date_Created FROM "Transaction" T WHERE T.Transaction_ID = SO.Transaction_ID)

UNION ALL

-- 6. Inventory Committed
SELECT DISTINCT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Inventory Committed' AS "ActivityName",
    SN.Date AS "EventTime",
    SN.Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    System_Notes SN
JOIN
    Transaction_Lines TL ON SN.Transaction_Line_ID = TL.Transaction_Line_ID AND SN.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
JOIN
    SalesOrders SO ON TL.Transaction_ID = SO.Transaction_ID
WHERE
    SN.Field = 'TRANSACTION_LINES.QUANTITY_COMMITTED'
    AND SN.New_Value > 0 AND (SN.Old_Value = 0 OR SN.Old_Value IS NULL)

UNION ALL

-- 7. Order Fulfillment Created
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Order Fulfillment Created' AS "ActivityName",
    IFF.Date_Created AS "EventTime",
    E.First_Name || ' ' || E.Last_Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    "Transaction" IFF
JOIN
    Transaction_Links TL ON IFF.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
JOIN
    SalesOrders SO ON TL.Previous_Transaction_ID = SO.Transaction_ID
LEFT JOIN
    Employee E ON IFF.Created_By_ID = E.Employee_ID
WHERE
    IFF.Type = 'ItemShip'

UNION ALL

-- 8, 9, 10. Goods Picked, Packed, Shipped
SELECT 
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    CASE 
        WHEN SN.New_Value = 'Picked' THEN 'Goods Picked'
        WHEN SN.New_Value = 'Packed' THEN 'Goods Packed'
        WHEN SN.New_Value = 'Shipped' THEN 'Goods Shipped'
    END AS "ActivityName",
    SN.Date AS "EventTime",
    SN.Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM 
    System_Notes SN
JOIN 
    "Transaction" IFF ON SN.Transaction_ID = IFF.Transaction_ID
JOIN 
    Transaction_Links TL ON IFF.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
JOIN 
    SalesOrders SO ON TL.Previous_Transaction_ID = SO.Transaction_ID
WHERE 
    IFF.Type = 'ItemShip'
    AND SN.Field = 'TRANSACTION.STATUS'
    AND "ActivityName" IS NOT NULL

UNION ALL

-- 11. Invoice Created
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    INV.Date_Created AS "EventTime",
    E.First_Name || ' ' || E.Last_Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    INV.TranID AS "InvoiceNumber"
FROM
    "Transaction" INV
JOIN
    Transaction_Links TL ON INV.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
JOIN
    SalesOrders SO ON TL.Previous_Transaction_ID = SO.Transaction_ID
LEFT JOIN
    Employee E ON INV.Created_By_ID = E.Employee_ID
WHERE
    INV.Type = 'CustInvc'

UNION ALL

-- 12. Credit Memo Created
SELECT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Credit Memo Created' AS "ActivityName",
    CM.Date_Created AS "EventTime",
    E.First_Name || ' ' || E.Last_Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    NULL AS "InvoiceNumber"
FROM
    "Transaction" CM
JOIN
    Transaction_Links TL ON CM.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
JOIN
    SalesOrders SO ON TL.Previous_Transaction_ID = SO.Transaction_ID
LEFT JOIN
    Employee E ON CM.Created_By_ID = E.Employee_ID
WHERE
    CM.Type = 'CustCred'

UNION ALL

-- 13. Payment Received
SELECT DISTINCT
    SO.SalesOrder_Number AS "SalesOrder",
    'Payment Received' AS "ActivityName",
    PAY.Date_Created AS "EventTime",
    E.First_Name || ' ' || E.Last_Name AS "User",
    SO.Customer_Name AS "CustomerName",
    SO.Total_Amount AS "TotalOrderAmount",
    SO.Current_Status AS "SalesOrderStatus",
    SO.Product_Category_List AS "ProductCategory",
    SO.Requested_Delivery_Date AS "RequestedDeliveryDate",
    SO.Payment_Terms AS "PaymentTerms",
    INV.TranID AS "InvoiceNumber"
FROM 
    "Transaction" PAY
JOIN 
    Transaction_Links PAY_LINK ON PAY.Transaction_ID = PAY_LINK.Transaction_ID -- Payment to Invoice link
JOIN 
    "Transaction" INV ON PAY_LINK.Previous_Transaction_ID = INV.Transaction_ID AND INV.Type = 'CustInvc'
JOIN 
    Transaction_Links INV_LINK ON INV.Transaction_ID = INV_LINK.Transaction_ID -- Invoice to SO link
JOIN 
    SalesOrders SO ON INV_LINK.Previous_Transaction_ID = SO.Transaction_ID
LEFT JOIN
    Employee E ON PAY.Created_By_ID = E.Employee_ID
WHERE 
    PAY.Type = 'CustPymt'
ORDER BY "SalesOrder", "EventTime";

Stappen

Vereiste vooraf: NetSuite configureren voor API-toegang a. Ga naar Setup > Integration > Manage Integrations > New. b. Maak een nieuw Integration-record aan. Schakel Token-Based Authentication in. Noteer de gegenereerde Consumer Key en Consumer Secret. c. Ga naar Setup > Users/Roles > Manage Roles > New. d. Maak een nieuwe Role aan met rechten voor Transactions (Sales Order, Item Fulfillment, Invoice enzovoort), Lists (Customers, Employees), Setup (Log in using Access Tokens) en SuiteAnalytics Connect. Wijs deze rol toe aan een specifieke gebruiker. e. Ga naar Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. f. Maak een nieuwe Access Token aan en selecteer het Integration-record, de User en de Role die je hierboven hebt aangemaakt. Noteer de gegenereerde Token ID en Token Secret. g. Zoek je Account ID op via Setup > Integration > SOAP Web Services Preferences. De Account ID staat daar vermeld.
Lokale Python-omgeving instellen a. Controleer of Python 3.6 of hoger is geïnstalleerd. b. Open je terminal of opdrachtprompt en installeer de vereiste bibliotheken: pip install requests requests_oauthlib pandas.
Het Python-extractiescript maken a. Maak een nieuw Python-bestand, bijvoorbeeld extract_netsuite_otc.py. b. Kopieer het volledige Python-script uit het querygedeelte hieronder naar dit bestand.
Scriptparameters instellen a. Open het script en zoek bovenaan het gedeelte met placeholders. b. Vul je NetSuite ACCOUNT_ID, CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID en TOKEN_SECRET in. Je hebt deze waarden in stap 1 verkregen. c. Stel START_DATE en END_DATE in voor de extractieperiode. Gebruik de indeling 'YYYY-MM-DD'.
Het extractiescript uitvoeren a. Voer het script uit vanuit je terminal: python extract_netsuite_otc.py. b. Het script maakt verbinding met de NetSuite REST API, voert de SuiteQL-query uit en verwerkt paginering om alle data op te halen. c. In de console verschijnen voortgangsberichten die aangeven welke datapagina wordt opgehaald.
De onbewerkte data controleren a. Na afloop maakt het script in dezelfde map een bestand aan met de naam netsuite_otc_event_log.csv.
Data transformeren en voorbereiden a. Het script voert de benodigde datatransformaties automatisch uit en koppelt de queryresultaten aan de opgegeven kolomnamen: SalesOrder, ActivityName, EventTime, User, CustomerName enzovoort. b. Het script zorgt ervoor dat de kolom EventTime de standaardindeling voor timestamps gebruikt.
Afronden voor upload naar ProcessMind a. Het uitvoerbestand netsuite_otc_event_log.csv heeft de juiste indeling. b. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste en aanbevolen attributen. c. Het bestand is nu klaar om naar ProcessMind te worden geüpload voor analyse.

Configuratie

Authenticatiegegevens: Je moet de NetSuite Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID en Token Secret opnemen in het Python-script. Deze gegevens worden aangemaakt vanuit de Integration- en Access Token-records in NetSuite.
API-endpoint: Het script gebruikt het SuiteQL-query-endpoint van NetSuite: [your_account_specific_domain]/services/rest/query/v1/suiteql.
Datumperiode: Je moet START_DATE en END_DATE instellen. Voor een eerste analyse raden we een periode van 3 tot 6 maanden aan, zodat de hoeveelheid data in verhouding blijft tot de inzichten in het proces. Begin bij grote omgevingen met een kortere periode, bijvoorbeeld 1 maand, om de prestaties te testen.
Filter op subsidiary: De meegeleverde SuiteQL-query bevat de placeholder /* AND t.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */. Werk je met meerdere subsidiaries, haal deze regel dan uit commentaar en pas hem aan in elke SELECT-statement om op een specifieke subsidiary te filteren.
Prestaties: De extractie haalt de data op in pagina's, standaard 1.000 records per pagina, om het geheugengebruik te beperken en binnen de API-limieten te blijven. Bij zeer grote datasets over meerdere jaren kan de extractie lang duren door de API-rate limiting van NetSuite.
Vereisten vooraf: De NetSuite-rol die aan het access token is gekoppeld, moet voldoende rechten hebben om Sales Orders, Item Fulfillments, Invoices, Credit Memos, Customer Payments, Customers, Employees en System Notes te bekijken. Ook toegang tot SuiteAnalytics Connect is vereist.

a Voorbeeldquery python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import pandas as pd
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Section --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your NetSuite account-specific details
ACCOUNT_ID = class="hl-string">'[Your NetSuite Account ID]'
CONSUMER_KEY = class="hl-string">'[Your Consumer Key]'
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">'[Your Consumer Secret]'
TOKEN_ID = class="hl-string">'[Your Token ID]'
TOKEN_SECRET = class="hl-string">'[Your Token Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># The base URL for the REST API, typically requires replacing hyphens with underscores in the account ID for the domain
class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., if your account ID is 1234567-sb1, the domain part would be 1234567_sb1.suitetalk.api.netsuite.com
class=class="hl-string">"hl-comment"># For production accounts, it's just the account ID, e.g., 1234567.suitetalk.api.netsuite.com
BASE_URL = fclass="hl-string">'https://{ACCOUNT_ID.replace("-", "_")}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters --- #
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inclusive
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'   class=class="hl-string">"hl-comment"># Inclusive
OUTPUT_FILE = class="hl-string">'netsuite_otc_event_log.csv'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query unions data from multiple sources to create a comprehensive event log.
SUITEQL_QUERY = fclass="hl-string">"""
-- 1. Sales Order Created
SELECT
    t.tranId AS SalesOrder,
    'Sales Order Created' AS ActivityName,
    t.createdDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(t.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(t.salesRep) AS User,
    t.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(t.status) AS SalesOrderStatus,
    BUILTIN.DF(tl.item) AS ProductCategory, -- Simplified, assumes first line item category is representative
    t.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(t.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS t
    JOIN TransactionLine AS tl ON t.id = tl.transaction
WHERE
    t.type = 'SalesOrd'
    AND tl.mainLine = 'F'
    AND tl.item IS NOT NULL
    AND t.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND t.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 2. Credit Hold Applied / 3. Credit Hold Released / 4. Sales Order Approved / 14. Sales Order Closed
SELECT
    t.tranId AS SalesOrder,
    CASE 
        WHEN sn.newValue LIKE '%Pending Approv%' THEN 'Credit Hold Applied'
        WHEN sn.oldValue LIKE '%Pending Approv%' AND sn.newValue LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 'Credit Hold Released'
        WHEN sn.newValue LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 'Sales Order Approved'
        WHEN sn.newValue LIKE '%Closed%' THEN 'Sales Order Closed'
    END AS ActivityName,
    sn.date AS EventTime,
    BUILTIN.DF(t.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(sn.author) AS User,
    t.total AS TotalOrderAmount,
    sn.newValue AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    t.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(t.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS t
    JOIN SystemNote AS sn ON sn.recordId = t.id
WHERE
    t.type = 'SalesOrd'
    AND sn.field = 'TRANSACTION.STATUS'
    AND t.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    AND CASE 
        WHEN sn.newValue LIKE '%Pending Approv%' THEN 1
        WHEN sn.oldValue LIKE '%Pending Approv%' AND sn.newValue LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 1
        WHEN sn.newValue LIKE '%Pending Fulfill%' THEN 1
        WHEN sn.newValue LIKE '%Closed%' THEN 1
        ELSE 0
    END = 1
    /* AND t.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 5. Sales Order Changed
SELECT
    t.tranId AS SalesOrder,
    'Sales Order Changed' AS ActivityName,
    sn.date AS EventTime,
    BUILTIN.DF(t.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(sn.author) AS User,
    t.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(t.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    t.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(t.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS t
    JOIN SystemNote AS sn ON sn.recordId = t.id
WHERE
    t.type = 'SalesOrd'
    AND sn.field IN ('TRANSACTION.TRANDATE', 'TRANSACTION.SHIPDATE', 'TRANSACTIONLINE.QUANTITY', 'TRANSACTIONLINE.RATE')
    AND t.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND t.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 6. Inventory Committed (approximated by 'Sales Order Approved' event)
SELECT
    t.tranId AS SalesOrder,
    'Inventory Committed' AS ActivityName,
    sn.date AS EventTime,
    BUILTIN.DF(t.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(sn.author) AS User,
    t.total AS TotalOrderAmount,
    sn.newValue AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    t.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(t.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS t
    JOIN SystemNote AS sn ON sn.recordId = t.id
WHERE
    t.type = 'SalesOrd'
    AND sn.field = 'TRANSACTION.STATUS'
    AND sn.newValue LIKE '%Pending Fulfill%'
    AND t.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND t.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 7. Order Fulfillment Created
SELECT
    so.tranId AS SalesOrder,
    'Order Fulfillment Created' AS ActivityName,
    ful.createdDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(so.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(ful.createdby) AS User,
    so.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(so.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    so.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(so.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS ful
    JOIN TransactionLink AS tl ON ful.id = tl.id
    JOIN Transaction AS so ON so.id = tl.previousdoc
WHERE
    ful.type = 'ItemShip'
    AND so.type = 'SalesOrd'
    AND so.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND so.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 8. Goods Picked / 9. Goods Packed / 10. Goods Shipped
SELECT
    so.tranId AS SalesOrder,
    CASE 
        WHEN sn.newValue LIKE '%Picked%' THEN 'Goods Picked'
        WHEN sn.newValue LIKE '%Packed%' THEN 'Goods Packed'
        WHEN sn.newValue LIKE '%Shipped%' THEN 'Goods Shipped'
    END AS ActivityName,
    sn.date AS EventTime,
    BUILTIN.DF(so.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(sn.author) AS User,
    so.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(so.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    so.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(so.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS ful
    JOIN SystemNote AS sn ON sn.recordId = ful.id
    JOIN TransactionLink AS tl ON ful.id = tl.id
    JOIN Transaction AS so ON so.id = tl.previousdoc
WHERE
    ful.type = 'ItemShip'
    AND so.type = 'SalesOrd'
    AND sn.field = 'TRANSACTION.STATUS'
    AND so.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND so.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 11. Invoice Created
SELECT
    so.tranId AS SalesOrder,
    'Invoice Created' AS ActivityName,
    inv.createdDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(so.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(inv.createdby) AS User,
    so.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(so.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    so.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(so.terms) AS PaymentTerms,
    inv.tranId AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS inv
    JOIN TransactionLink AS tl ON inv.id = tl.id
    JOIN Transaction AS so ON so.id = tl.previousdoc
WHERE
    inv.type = 'CustInvc'
    AND so.type = 'SalesOrd'
    AND so.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND so.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 12. Credit Memo Created
SELECT 
    so.tranId AS SalesOrder,
    'Credit Memo Created' AS ActivityName,
    cm.createdDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(so.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(cm.createdby) AS User,
    so.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(so.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    so.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(so.terms) AS PaymentTerms,
    NULL AS InvoiceNumber
FROM 
    Transaction cm
    JOIN TransactionLink tl ON cm.id = tl.id
    JOIN Transaction so ON tl.previousdoc = so.id
WHERE 
    cm.type = 'CustCred'
    AND so.type = 'SalesOrd'
    AND so.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND so.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */

UNION ALL

-- 13. Payment Received
SELECT
    so.tranId AS SalesOrder,
    'Payment Received' AS ActivityName,
    payment.createdDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(so.entity) AS CustomerName,
    BUILTIN.DF(payment.createdby) AS User,
    so.total AS TotalOrderAmount,
    BUILTIN.DF(so.status) AS SalesOrderStatus,
    NULL AS ProductCategory,
    so.shipDate AS RequestedDeliveryDate,
    BUILTIN.DF(so.terms) AS PaymentTerms,
    inv.tranId AS InvoiceNumber
FROM
    Transaction AS payment
    JOIN TransactionLink AS paymentLink ON payment.id = paymentLink.id
    JOIN Transaction AS inv ON paymentLink.previousdoc = inv.id
    JOIN TransactionLink AS invLink ON inv.id = invLink.id
    JOIN Transaction AS so ON invLink.previousdoc = so.id
WHERE
    payment.type = 'CustPymt'
    AND inv.type = 'CustInvc'
    AND so.type = 'SalesOrd'
    AND so.createdDate BETWEEN TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('{END_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
    /* AND so.subsidiary = '[Your Subsidiary ID]' */
"""

def execute_suiteql_query(query):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and handles pagination."""
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000

    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    while True:
        paginated_query = {
            class="hl-string">'q': query
        }

        headers = {
            class="hl-string">'Prefer': fclass="hl-string">'transient, odata.maxpagesize={limit}',
            class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
        }

        rest_url = fclass="hl-string">"{BASE_URL}?limit={limit}&offset={offset}"

        try:
            print(fclass="hl-string">"Fetching data... Page offset: {offset}")
            response = requests.post(rest_url, headers=headers, json=paginated_query, auth=oauth)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)

            data = response.json()
            results = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(results)

            if not data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                print(class="hl-string">"No more pages to fetch.")
                break

            offset += limit
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect API concurrency limits
            time.sleep(1)

        except requests.exceptions.HTTPError as e:
            print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response Body: {e.response.text}")
            break
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Request Error: {e}")
            break
        except json.JSONDecodeError:
            print(fclass="hl-string">"JSON Decode Error. Response was: {response.text}")
            break

    return all_results

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite Order-to-Cash extraction...")
    
    results = execute_suiteql_query(SUITEQL_QUERY)

    if results:
        df = pd.json_normalize(results)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns to match ProcessMind requirements
        df.columns = [c.replace(class="hl-string">'.', class="hl-string">'_') for c in df.columns] class=class="hl-string">"hl-comment"># Flatten nested names
        df.rename(columns={
            class="hl-string">'salesorder': class="hl-string">'SalesOrder',
            class="hl-string">'activityname': class="hl-string">'ActivityName',
            class="hl-string">'eventtime': class="hl-string">'EventTime',
            class="hl-string">'customername': class="hl-string">'CustomerName',
            class="hl-string">'user': class="hl-string">'User',
            class="hl-string">'totalorderamount': class="hl-string">'TotalOrderAmount',
            class="hl-string">'salesorderstatus': class="hl-string">'SalesOrderStatus',
            class="hl-string">'productcategory': class="hl-string">'ProductCategory',
            class="hl-string">'requesteddeliverydate': class="hl-string">'RequestedDeliveryDate',
            class="hl-string">'paymentterms': class="hl-string">'PaymentTerms',
            class="hl-string">'invoicenumber': class="hl-string">'InvoiceNumber'
        }, inplace=True)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure all required columns exist
        required_cols = [class="hl-string">'SalesOrder', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'CustomerName', class="hl-string">'User', class="hl-string">'TotalOrderAmount', class="hl-string">'SalesOrderStatus', class="hl-string">'ProductCategory', class="hl-string">'RequestedDeliveryDate', class="hl-string">'PaymentTerms', class="hl-string">'InvoiceNumber']
        for col in required_cols:
            if col not in df.columns:
                df[col] = None

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert EventTime to datetime and format it
        df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'SalesOrder', class="hl-string">'EventTime'])

        df.to_csv(OUTPUT_FILE, index=False)
        print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILE}")
    else:
        print(class="hl-string">"No data returned from the query.")

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je dataverzameling te vereenvoudigen en waardevolle inzichten te krijgen in je Order-to-Cash, sales order processing in NetSuite. Begin vandaag met het optimaliseren van je processen.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Sneller cash ontvangen: optimaliseer vandaag je sales order processing

Sluit je aan bij bedrijven die hun Order-to-Cash-doorlooptijd met 30% verkorten.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar met de installatie.

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

Order to Cash - kenmerken van verkooporderverwerking

Order to Cash - activiteiten voor verkooporderverwerking

Extractiegidsen

NetSuite Saved Search en automatische CSV-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

NetSuite SuiteAnalytics Connect (ODBC)-SQL-query

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-extractie met SuiteTalk REST Web Services

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Sneller cash ontvangen: optimaliseer vandaag je sales order processing

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

Jouw datatemplate voor Order-to-Cash, sales order processing

Order to Cash - kenmerken van verkooporderverwerking

Order to Cash - activiteiten voor verkooporderverwerking

Extractiegidsen

NetSuite Saved Search en automatische CSV-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

NetSuite SuiteAnalytics Connect (ODBC)-SQL-query

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-extractie met SuiteTalk REST Web Services

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Sneller cash ontvangen: optimaliseer vandaag je sales order processing

We respecteren je privacy