> Continu verbeteren van processen > Order to Cash facturatie en factuurverwerking > SAP S/4HANA

Verbeter Order-to-Cash: facturering en factuurverwerking

6-stappengids voor het optimaliseren van facturering en factuurverwerking in SAP S/4HANA
Verbeter Order-to-Cash: facturering en factuurverwerking
Order to Cash-facturatie en factuurverwerking
SAP S/4HANA

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter de facturatie en factuurverwerking in SAP S/4HANA voor een snellere cashflow

Bij facturering en factuurverwerking blijven vertragingen en problemen met aansluitingen vaak onopgemerkt. Dat heeft direct invloed op de cash conversion cycle. Ons platform laat precies zien waar het proces vertraagt. Je krijgt praktische aanknopingspunten om de bedrijfsvoering efficiënter te maken en de financiële nauwkeurigheid te verbeteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Order to Cash - Billing & Invoicing in SAP S/4HANA optimaliseren?Het Order to Cash-proces, oftewel OTC, voor facturatie en het versturen van facturen is van groot belang voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Het heeft direct invloed op de cashflow, omzetverantwoording en klanttevredenheid. In de complexe SAP S/4HANA-omgeving kunnen inefficiënties in dit belangrijke proces leiden tot flinke bottlenecks, langere betalingstermijnen en uiteindelijk een hogere Days Sales Outstanding (DSO). Zonder helder, datagedreven inzicht in hoe facturen worden aangemaakt, goedgekeurd, verstuurd en afgeletterd, hebben organisaties vaak te maken met verborgen vertragingen, handmatig herstelwerk en werkwijzen die niet aan de regels voldoen. Dat houdt niet alleen werkkapitaal vast, maar kan ook de klantrelatie onder druk zetten door factuurfouten of vertraagde betalingen. Dit proces optimaliseren draait niet alleen om snelheid. Het gaat ook om nauwkeurigheid, compliance en een gezonde financiële basis. Daarvoor moet elke transactie, van het uitvoeren van een verkooporder tot het verwerken van de betaling, transparant en efficiënt verlopen.### Hoe process mining de analyse van facturatie verandertProcess mining biedt een nieuwe manier om het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA uiteen te rafelen en te analyseren. Traditionele rapportages laten zien wat er zou moeten gebeuren. Process mining laat zien wat er werkelijk gebeurt, op basis van eventdata die rechtstreeks uit je SAP S/4HANA-systeem komen. Door 'Invoice Number' als case-ID te gebruiken, krijg je van elke factuur het hele traject in beeld, van "Invoice Generated" tot "Invoice Closed". Zo kun je de werkelijke processtroom visueel in kaart brengen en alle varianten, afwijkingen en herstelrondes ontdekken. Je meet precies hoeveel tijd er tussen belangrijke activiteiten zit, ziet waar facturen blijven hangen en ontdekt hoe attributen als 'Customer Name', 'Payment Terms' en 'Billing Department' de procesefficiëntie beïnvloeden. Zo worden de exacte bottlenecks zichtbaar en kun je beslissingen nemen op basis van data in plaats van aannames.### Belangrijke verbeterpunten voor facturatie in SAP S/4HANAProcess mining op je facturatiegegevens uit SAP S/4HANA brengt vaak verschillende verbeterpunten aan het licht. Misschien ontdek je flinke vertragingen bij de stap "Invoice Approved". Dat kan erop wijzen dat goedkeuringsworkflows efficiënter moeten of dat de datakwaliteit bij het aanmaken van facturen beter kan. Er kunnen ook bottlenecks ontstaan tussen "Invoice Sent to Customer" en "Customer Payment Received". Dat wijst mogelijk op problemen met de bezorging van facturen of de manier waarop betalingen worden geïnd. Daarnaast kan process mining inefficiënties zichtbaar maken bij stappen als "Payment Posted to Ledger" of "Cash Applied/Reconciled". Handmatige handelingen of gebrekkige systeemintegraties kunnen daar de cash conversion cycle vertragen. Door de duur en frequentie van activiteiten per 'User Responsible' of 'Region' te analyseren, ontdek je welke afdelingen of regio's goed presteren. Die werkwijzen kun je vervolgens breder toepassen. Zo kun je gericht ingrijpen om doorlooptijden te verkorten en de bedrijfsvoering te verbeteren.### Concrete resultaten met procesoptimalisatieProcesoptimalisatie met process mining levert meetbare voordelen op voor het Order to Cash-proces voor facturatie. Een belangrijk resultaat is een aanzienlijke daling van de Days Sales Outstanding (DSO), waardoor de cashflow sneller op gang komt en het werkkapitaal verbetert. Ook de cash conversion cycle kan korter worden, zodat er kapitaal vrijkomt voor herinvestering. Daarnaast wordt de bedrijfsvoering efficiënter, met minder handmatig herstelwerk en lagere bijbehorende kosten. Door procesafwijkingen op te sporen en te verhelpen, verbeter je de naleving van intern beleid en externe regelgeving. Een soepeler en transparanter facturatieproces draagt bovendien bij aan een hogere klanttevredenheid, sterkere klantrelaties en meer herhaalaankopen. Zo wordt je organisatie wendbaarder en financieel gezonder.### Aan de slag met het optimaliseren van Order to CashJe hebt geen uitgebreide technische kennis nodig om het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA te optimaliseren. Met process mining kun je de prestaties van het werkelijke proces eenvoudig analyseren. Gebruik de inzichten om inefficiënties gericht aan te pakken, bottlenecks te verminderen en continu te verbeteren. Zo kun je de facturatiestrategie aanscherpen, betalingen sneller innen en de financiële prestaties verbeteren. Uitdagingen worden zo kansen voor groei.

Order to Cash-facturatie en factuurverwerking factuurverwerking cashflow verbeteren DSO verlagen betalingen afletteren financiële afdeling nauwkeurige facturatie beheer van de omzetcyclus O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij het aanmaken van facturen na het uitvoeren van een verkooporder heeft direct invloed op de cash conversion cycle en verhoogt de Days Sales Outstanding (DSO). Daardoor wordt omzet later verantwoord en kan de liquiditeit van het bedrijf onder druk komen te staan.
ProcessMind analyseert hoeveel tijd er verstrijkt tussen het uitvoeren van een verkooporder en het aanmaken van de factuur in SAP S/4HANA. Zo worden de exacte stappen of gebruikersgroepen zichtbaar die deze vertragingen veroorzaken in het Order to Cash-proces voor facturatie.

Langdurige goedkeuringsrondes voor facturen veroorzaken vaak bottlenecks. Daardoor worden facturen later naar klanten verstuurd en komen betalingen later binnen. Dit verlengt de cashcyclus en houdt werkkapitaal vast.
ProcessMind brengt de volledige goedkeuringsworkflow voor facturen in SAP S/4HANA in kaart. Zo zie je welke goedkeuringsstappen, afdelingen of personen voor grote vertragingen zorgen in het Order to Cash-proces voor facturatie en kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat klanten langer over hun factuurbetalingen doen. Dat heeft direct invloed op de liquiditeit en het werkkapitaal van het bedrijf en kan de financiële gezondheid en groeimogelijkheden onder druk zetten.
ProcessMind visualiseert het volledige Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA. Zo ontdek je de oorzaken van een hoge DSO, van vertraagde factuurbezorging tot een inefficiënte aanpak van betalingsinning.

Als klantbetalingen niet op tijd aan de juiste facturen worden gekoppeld, ontstaan er achterstanden bij de afstemming en kloppen openstaande saldi niet. Dat kan leiden tot onnodige betalingsherinneringen en ontevreden klanten.
ProcessMind meet hoeveel tijd er zit tussen de ontvangst van een klantbetaling en de verwerking en afstemming ervan in SAP S/4HANA. Zo worden inefficiënties zichtbaar in de backoffice van het Order to Cash-proces voor facturatie.

Regelmatige handmatige ingrepen, zoals herhaalde factuurcorrecties of problemen met betalingsherinneringen, wijzen op onderliggende procesproblemen. Dit verhoogt de bedrijfskosten en het aantal fouten, en verlaagt de efficiëntie van het facturatieteam.
ProcessMind brengt herstelwerk en handmatige uitzonderingen in het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA aan het licht. Je ziet hoe vaak ze voorkomen en waar ze ontstaan, zodat je de bedrijfsvoering kunt verbeteren.

Niet-goedgekeurde afwijkingen van het standaard Order to Cash-proces voor facturatie, zoals het overslaan van belangrijke goedkeuringsstappen of het te laat boeken van betalingen, brengen compliancerisico's en mogelijke financiële boetes met zich mee.
ProcessMind detecteert automatisch alle procesvarianten in SAP S/4HANA. Je ziet waar en hoe het werkelijke proces afwijkt van de gewenste of conforme werkwijze, zodat je risico's bij facturatie proactief kunt beperken.

De huidige betalingsvoorwaarden voor klanten zijn mogelijk niet optimaal. Daardoor kunnen betalingstermijnen langer worden en duurt het langer voordat betalingen binnenkomen. Inefficiënte betaalmethoden kunnen de vertraging verder vergroten.
ProcessMind analyseert het verband tussen 'Payment Terms', 'Payment Method' en de werkelijke betalingstermijn in het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA. Zo ontdek je welke voorwaarden samenhangen met tragere betalingen.

Terugkerende fouten in factuurgegevens, bedragen of prijzen leiden tot geschillen met klanten en vragen om correcties. Dat vertraagt niet alleen de betaling, maar schaadt ook klantrelaties en verhoogt de administratieve werklast.
ProcessMind laat precies zien waar in het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA vaak fouten ontstaan, bijvoorbeeld bij 'Invoice Generated' of 'Invoice Approved'. Ook wordt duidelijk wat de invloed ervan is op de doorlooptijden.

Grote verschillen in de verwerkingstijd van facturen en betalingen tussen regio's of facturatieafdelingen wijzen op een wisselende naleving van processen of een ongelijke verdeling van middelen. Dat leidt tot verschillen in serviceniveau en gemiste kansen om te verbeteren.
ProcessMind vergelijkt de prestaties van regio's en facturatieafdelingen binnen het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA. Zo ontdek je welke werkwijzen goed werken en waar verbetering nodig is.

Als betalingsherinneringen niet consequent leiden tot snelle betalingen, is de inningsstrategie mogelijk niet effectief. Daardoor kan de DSO oplopen en kunnen de inningskosten stijgen zonder het gewenste resultaat.
ProcessMind analyseert in SAP S/4HANA het verband tussen gebeurtenissen met 'Payment Reminder Issued' en daaropvolgende betalingsactiviteiten in het Order to Cash-proces voor facturatie. Zo zie je hoe betalingsherinneringen de snelheid van betalingen beïnvloeden.

Zonder helder inzicht in de actuele status van facturen, van aanmaak tot afstemming, is het lastig om de cashflow proactief te beheren, dreigende vertragingen te herkennen en klantvragen efficiënt te beantwoorden.
ProcessMind toont interactief en realtime het traject van elke factuur in het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA. Zo krijg je helder inzicht in de status en prestaties.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel draait om het verkorten van de tijd tussen "Sales Order Fulfilled" en "Invoice Generated" in SAP S/4HANA. Facturen sneller aanmaken verbetert de cashflow direct, verkort de cash conversion cycle en zorgt ervoor dat omzet eerder kan worden verantwoord. Dat is belangrijk voor de financiële gezondheid. Vertragingen in deze stap kunnen doorwerken in de hele Order to Cash-doorlooptijd. ProcessMind analyseert event logs om bottlenecks bij het aanmaken van facturen op te sporen en laat zien welke activiteiten of gebruikersgroepen vertraging veroorzaken. Ook worden herstelrondes en overbodige stappen zichtbaar. Zo kunnen organisaties de facturatieworkflow verbeteren en de gemiddelde tijd voor het aanmaken van facturen met maximaal 20% verkorten. Dat leidt tot snellere facturatie en een betere cashflow.

Dit doel is gericht op het flink verkorten van de tijd die facturen in de goedkeuringsfase doorbrengen in SAP S/4HANA. Vertraging bij de goedkeuring houdt het facturatieproces op, verlengt de periode tot betaling en kan klantrelaties onder druk zetten als herinneringen worden verstuurd voor facturen die nog niet zijn goedgekeurd. ProcessMind geeft inzicht in alle goedkeuringsroutes en de bijbehorende doorlooptijden, zodat je ziet waar goedkeuringen blijven hangen. Het brengt afwijkingen van het standaard goedkeuringsbeleid aan het licht en laat zien welke goedkeurders overbelast zijn of welke gegevens ontbreken. Zo kun je de goedkeuringsworkflow gericht aanpassen. De goedkeuringstijd kan met 30-50% worden verkort, zodat facturen sneller de status "Invoice Approved" krijgen en worden verstuurd.

Een lagere Days Sales Outstanding (DSO) is een belangrijk financieel doel voor het Order to Cash-proces voor facturatie. Bij een lagere DSO betalen klanten sneller. Dat verbetert het werkkapitaal en de liquiditeit en versterkt de financiële positie van organisaties die SAP S/4HANA gebruiken. ProcessMind geeft inzicht in de volledige betalingscyclus, van "Invoice Sent to Customer" tot "Customer Payment Received". Door betaalgedrag te analyseren, veelvoorkomende oorzaken van betalingsvertragingen op te sporen en de effectiviteit van betalingsherinneringen te beoordelen, helpt ProcessMind manieren te vinden om betalingen sneller te verwerken en af te stemmen. Zo kan de DSO met 15-25% dalen.

Dit doel draait om het sneller en nauwkeuriger koppelen van ontvangen klantbetalingen aan de bijbehorende facturen in SAP S/4HANA. Inefficiënte betalingsverwerking leidt tot achterstanden, onjuiste boekingen en langere afstemmingstijden. Ook kunnen klanten onterecht een betalingsherinnering krijgen, wat de klanttevredenheid en de nauwkeurigheid van de cashflow schaadt. ProcessMind brengt de route van "Customer Payment Received" naar "Cash Applied/Reconciled" in kaart. Zo worden handmatige ingrepen, uitzonderingen en vertragingen bij de verwerking en boeking van betalingen zichtbaar. Je ontdekt de oorzaken van verschillen en afwijkende betalingsverwerking. Daarmee kun je routinetaken automatiseren en handmatig werk met maximaal 40% verminderen, zodat betalingen op tijd en correct in het grootboek worden geboekt.

Dit doel is gericht op het verminderen van handmatige ingrepen en herstelrondes in het facturatieproces van SAP S/4HANA. Te veel handmatig herstelwerk kost tijd en middelen, leidt tot menselijke fouten, verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt het hele Order to Cash-proces. Daardoor blijft er minder tijd over voor werk dat meer waarde oplevert. ProcessMind visualiseert alle procesvarianten en laat zien waar handmatige aanpassingen, correcties of herinvoer vaak plaatsvinden vóór "Invoice Generated" of "Invoice Sent to Customer". Door de activiteiten en oorzaken, zoals problemen met datakwaliteit of systeembeperkingen, in kaart te brengen, kun je gericht automatiseren of het proces aanpassen. Zo kan handmatig herstelwerk met 25-35% afnemen en worden de nauwkeurigheid en efficiëntie van facturatie beter.

Het is belangrijk dat het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA voldoet aan het vastgestelde facturatiebeleid en de regelgeving. Afwijkingen kunnen leiden tot boetes, mislukte audits, omzetverlies en reputatieschade. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering automatisch met de gewenste procesmodellen en complianceregels. Je ziet bijvoorbeeld wanneer de stap "Invoice Approved" is overgeslagen of wanneer 'Payment Terms' verkeerd zijn toegepast. Zo kun je activiteiten of gebruikers die niet aan de regels voldoen proactief opsporen, compliancerisico's met 80% verminderen en met een duidelijk auditspoor aantonen dat je aan interne en externe regels voldoet.

Betalingsvoorwaarden optimaliseren betekent krediettermijnen en kortingen zo aanpassen dat klanten eerder betalen, zonder dat dit de verkoop schaadt. Zo komen betalingen sneller binnen. Ongunstige betalingsvoorwaarden verlengen de tijd die nodig is om openstaande vorderingen in het Order to Cash-proces om te zetten in geld. ProcessMind analyseert hoe verschillende 'Payment Terms' samenhangen met de werkelijke datums van 'Customer Payment Received' voor verschillende klantgroepen en regio's. Door betaalgedrag te vergelijken met de toegepaste voorwaarden en historische data, zie je welke voorwaarden de betalingstermijn verkorten en welke juist tot vertraging leiden. Die inzichten helpen je datagedreven aanpassingen te doen en de gemiddelde betalingstijd met 10-15% te verkorten.

Dit doel is gericht op het voorkomen van terugkerende fouten in factuurbedragen, klantgegevens of productkosten in het facturatieproces van SAP S/4HANA. Factuurfouten leiden tot geschillen met klanten, creditnota's, extra verwerking en flinke betalingsvertragingen. Dat heeft direct invloed op de omzetzekerheid en klanttevredenheid. ProcessMind brengt de oorzaken van onjuiste gegevens bij "Invoice Generated" aan het licht door fouten te koppelen aan activiteiten, gegevensinvoer of gebruikershandelingen vóór het aanmaken van de factuur. Je ziet patronen in fouten en procesafwijkingen die leiden tot een onjuist 'Invoice Amount' of 'Customer Name'. Zo kunnen organisaties gerichte training, systeemcontroles of automatisering inzetten en het aantal fouten met meer dan 50% verminderen.

Dit doel draait om het harmoniseren van het Order to Cash-proces voor facturatie tussen geografische regio's of bedrijfseenheden die SAP S/4HANA gebruiken. Verschillende werkwijzen leiden tot wisselende prestaties, hogere bedrijfskosten door niet-gestandaardiseerde training en problemen bij het opschalen van goede werkwijzen of het waarborgen van uniforme compliance. ProcessMind vergelijkt de uitvoering van het facturatieproces tussen verschillende 'Regions' of 'Billing Department'-eenheden. Je ziet welke werkwijzen goed presterende regio's gebruiken en waar minder goed presterende regio's afwijken, bijvoorbeeld bij de stappen voor "Invoice Approval" of de tijd tot "Payment Posting". Zo kan de organisatie succesvolle werkwijzen overnemen en workflows standaardiseren. Dat kan de efficiëntie wereldwijd met 15-20% verbeteren.

Dit doel is gericht op een betere aanpak en timing van betalingsherinneringen, zodat klanten op tijd betalen zonder dat de klantrelatie eronder lijdt. Een ineffectieve aanpak verhoogt de DSO en de inningskosten. Ook kan de klantrelatie onder druk komen te staan als herinneringen te vroeg of te laat worden verstuurd, of niet aansluiten op de actuele betaalstatus. ProcessMind analyseert de volgorde en timing van activiteiten met "Payment Reminder Issued" in relatie tot "Payment Due Date Reached" en gebeurtenissen met "Customer Payment Received". Zo ontdek je welke timing en communicatiekanalen het snelst tot betaling leiden. Met die inzichten kun je het herinneringsproces aanpassen en betalingen van achterstallige facturen mogelijk 10% sneller innen.

Realtime inzicht in het Order to Cash-proces voor facturatie in SAP S/4HANA betekent dat je op elk moment de status van facturen, openstaande goedkeuringen en betalingsvoortgang kunt zien. Zo voorkom je blinde vlekken, kun je proactief beslissingen nemen en direct ingrijpen bij belangrijke cases. Dat geeft meer grip op de bedrijfsvoering. De monitoringfuncties van ProcessMind bieden dashboards met belangrijke prestatie-indicatoren en de mate waarin het proces de afgesproken werkwijze volgt, vrijwel realtime bijgewerkt. Je volgt het traject van "Invoice Generated" tot "Invoice Closed". Betrokkenen krijgen een melding bij afwijkingen, dreigende bottlenecks of facturen die bijna hun "Payment Due Date" bereiken. Zo kunnen facturatieafdelingen snel reageren, problemen proactief aanpakken en de cashflow op peil houden, met voortdurend zicht op het hele facturatieproces.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Order to Cash-facturatie

1

De template downloaden
2

Je SAP-data exporteren
3

Je dataset uploaden
4

Je proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Je proces monitoren
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de kant-en-klare Excel-template voor gegevens uit het Order to Cash-proces voor facturatie. Zo hebben je gegevens de juiste structuur voor SAP S/4HANA.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template blijven gegevens consistent en compatibel. Dat vormt een goede basis voor een nauwkeurige analyse en voorkomt problemen bij het importeren.

Verwacht resultaat

Een Excel-template met de juiste structuur voor je facturatiegegevens uit SAP S/4HANA, klaar om in te vullen.

JOUW ONTDEKKINGEN

Verborgen vertragingen in facturatie opsporen

ProcessMind brengt bottlenecks en inefficiënties in het facturatieproces van SAP S/4HANA nauwkeurig in beeld. Zo zie je waar vertragingen en afstemmingsproblemen je cashflow raken.
  • Breng het werkelijke facturatieproces in beeld
  • Spoor specifieke bottlenecks en vertragingen in het proces op
  • Breng verborgen afstemmingsproblemen aan het licht
  • Verkort de cash conversion cycle
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Waarde realiseren in Order-to-Cash-facturatie

Deze resultaten zijn verbeteringen die organisaties doorgaans realiseren met process mining voor het Order-to-Cash-proces, inclusief facturatie, in SAP S/4HANA. Door transactiegegevens te analyseren en factuurnummers als case-ID te gebruiken, brengen we inefficiënties en verbetermogelijkheden in kaart.

0 % faster
Facturen sneller genereren

Sneller geld ontvangen

Spoor bottlenecks in het facturatieproces op en haal ze weg. Zo verkort je de tijd tussen het afhandelen van een verkooporder en het versturen van de factuur.
0 days
Kortere Days Sales Outstanding

De cashflow verbeteren

Verkort de gemiddelde tijd tussen facturatie en betaling. Zo verbeter je de beschikbare werkkapitaalpositie en de financiële gezondheid.
0 % reduction
Minder herstelwerk bij facturatie

De proceskwaliteit verbeteren

Achterhaal de oorzaken van fouten en handmatige correcties. Zo besteed je veel minder tijd aan het herstellen van facturen nadat ze zijn aangemaakt.
0 % increase
Hogere compliance

Processen standaardiseren

Zorg dat facturatieprocessen voldoen aan de afgesproken normen en wettelijke eisen. Zo beperk je auditrisico’s en uitzonderingen.
0 % faster
Betalingen sneller verwerken

Betalingen efficiënt afstemmen

Maak het afletteren van klantbetalingen op openstaande facturen efficiënter. Zo werk je achterstanden weg en beschik je realtime over nauwkeurige financiële rapportages.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven typische verbeteringen weer die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een facturatiedocument. Deze dient als de belangrijkste case-ID voor het facturatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de unieke identificatiecode die alle bijbehorende facturatieactiviteiten aan één case koppelt. Zo wordt analyse van het volledige proces mogelijk.

De gebruikers-ID van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je de werkverdeling, prestaties en compliance per persoon of team analyseren.

De officiële datum waarop de factuur aan de klant is verstrekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste datum voor financiële berekeningen en vormt het uitgangspunt voor DSO, vervaldata en de analyse van de ouderdom van facturen.

De datum waarop de klant de factuur naar verwachting moet betalen.

Waarom dit belangrijk is

Deze datum bepaalt wanneer de klant uiterlijk moet betalen. Je hebt hem nodig om het percentage tijdige betalingen te berekenen en openstaande vorderingen te beheren.

De totale nettowaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de financiële waarde van elke factuur weer. Zo kun je op waarde analyseren, bepalen welke betalingen prioriteit hebben en de financiële impact inschatten.

De naam van de klant aan wie de factuur is verstrekt.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt per klant betaalgedrag, het aantal geschillen en inefficiënties in het proces analyseren.

De geografische regio van de klant.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt de facturatieprestaties tussen regio’s vergelijken, regionale verschillen opsporen en processen standaardiseren.

De exacte timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee bereken je de exacte duur (verwerkingstijd) van elke activiteit, wat essentieel is voor bottleneckanalyse.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het moment waarop het facturatiedocument in het systeem wordt aangemaakt. Dit expliciete event wordt vastgelegd wanneer een gebruiker bijvoorbeeld transactie VF01 uitvoert of wanneer een achtergrondtaak de factuur aanmaakt. Daardoor ontstaat een nieuwe regel in de kopgegevenstabel van het facturatiedocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste startevent van het facturatieproces. Door de tijd tussen het afhandelen van de order en deze activiteit te analyseren, kun je de doorlooptijd voor het genereren van facturen meten en vertragingen aan het begin van het proces opsporen.

Dit staat voor de succesvolle boeking van het facturatiedocument in de financiële administratie. Het is een belangrijke mijlpaal: de factuur wordt een officiële post op de debiteurenrekening en er worden boekingen in het grootboek aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit bevestigt dat de factuur een officieel financieel document is. De tijd tussen het aanmaken en boeken is een belangrijke prestatiemaatstaf voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Deze activiteit markeert de boeking van een binnenkomende klantbetaling in het financiële systeem. De betaling is op dit moment mogelijk nog niet aan een specifieke factuur gekoppeld, maar het bedrag is wel geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijke mijlpaal voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO). Het geld is ontvangen, ook als de afstemming nog moet plaatsvinden.

Dit is het moment waarop de binnenkomende klantbetaling wordt gekoppeld aan de openstaande factuur en deze afboekt in de subadministratie debiteuren. Vanuit financieel oogpunt is de transactie hiermee afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Meet hoe efficiënt binnenkomende betalingen worden verwerkt. Vertragingen kunnen een onjuist beeld geven van de klantrekeningen en onnodig werk opleveren voor het incassoteam.

Deze activiteit geeft aan dat een factuur volledig is betaald. Functioneel is dit hetzelfde als 'Betaling afgeletterd' en betekent het dat het proces voor deze factuur is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste eindevent van de ideale route. Door de totale doorlooptijd tot dit punt te meten, krijg je een volledig beeld van het facturatieproces van begin tot eind.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining brengt bottlenecks, zoals trage factuuraanmaak of goedkeuring, en afwijkingen van het standaardproces aan het licht. Ook zie je waar handmatig herstelwerk plaatsvindt en waar het proces niet aan de regels voldoet. Zo ontdek je de werkelijke oorzaken van vertragingen en inefficiënties in de facturatiecyclus.

Je hebt vooral event logs uit je SAP S/4HANA-systeem nodig. Belangrijke gegevens zijn het factuurnummer als case-ID, de activiteitennamen en de timestamps van elke stap in het facturatieproces. Ook gebruikersgegevens en bijbehorende documentnummers, zoals verkooporders, zijn waardevol voor een volledige analyse.

De eerste data-extractie en het instellen van het model zijn meestal binnen enkele weken klaar. Hoe lang het duurt, hangt af van de beschikbaarheid van data en toegang tot het systeem. Kort nadat de data is geladen en verwerkt, komen vaak de eerste bruikbare inzichten naar voren. Doorlopend analyseren blijft waardevol terwijl het proces verandert.

Je kunt de Days Sales Outstanding (DSO) verlagen, facturen sneller aanmaken en handmatig herstelwerk verminderen. Ook een betere naleving van het proces en effectievere betalingsherinneringen zijn veelvoorkomende resultaten. Uiteindelijk worden betalingen sneller verwerkt en dalen de bedrijfskosten.

Process mining-tools zijn geschikt voor verschillende systeemconfiguraties, ook voor sterk aangepaste SAP S/4HANA-omgevingen. Het is vooral belangrijk om de juiste eventlogtabellen en datavelden te vinden, ongeacht eventuele aanpassingen. Voor aangepaste systemen kan een aanpak op maat nodig zijn voor de data-extractie.

Process mining brengt de werkelijke processtromen visueel in kaart. Zo zie je eenvoudig waar ze afwijken van de complianceregels en het interne beleid. Het laat zien wanneer onbevoegde stappen plaatsvinden of controles worden overgeslagen, zodat je gericht kunt ingrijpen. Zo verloopt de facturatie consistenter en volgens de regels.

Zeker. Process mining laat duidelijk zien waar vaak handmatige activiteiten plaatsvinden. Dat kan wijzen op kansen voor automatisering of problemen in het proces. Door de oorzaken van herstelwerk, zoals invoerfouten of ontbrekende gegevens, op te sporen, kun je verbeteringen doorvoeren. Zo wordt het facturatieproces efficiënter.

Basiskennis van data-extractie, bijvoorbeeld met SQL of SAP-specifieke tools, helpt bij het ophalen van de benodigde event logs. Voor de analyse is ervaring met process mining-software nuttig, al hebben veel tools een gebruiksvriendelijke interface. Ook basiskennis van het Order-to-Cash-proces is belangrijk om de resultaten goed te interpreteren.

Traditionele rapportages laten meestal in geaggregeerde overzichten zien wat er is gebeurd. Process mining reconstrueert hoe het proces daadwerkelijk is verlopen, van begin tot eind. Zo worden procesvarianten, verborgen bottlenecks en herstelwerk zichtbaar die in standaardrapportages vaak ontbreken. Dat geeft een beter beeld van de werkelijke procesprestaties en helpt oorzaken te achterhalen.

Verbeter de facturatie binnen Order to Cash en versnel de cashflow met 30%

Verhelp inefficiënties en verkort vanaf vandaag de facturatiecyclus met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.