> Continue procesverbetering > Order to Cash Facturatie en factuurverwerking > SAP S/4HANA

Verbeter je Order to Cash-facturatie en facturering

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van SAP S/4HANA-facturatie en facturering
Datatemplate downloaden
Verbeter je Order to Cash-facturatie en facturering
Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking
SAP S/4HANA
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer facturatie en factuurverwerking in SAP S/4HANA voor een snellere cashflow

Bij facturatie- en factureringsprocessen blijven vertragingen en problemen bij de afstemming vaak onzichtbaar. Dat heeft meteen gevolgen voor je cashconversioncyclus. Met ons platform zie je precies waar deze processen vertragen. Je krijgt praktische handvatten om de bedrijfsvoering efficiënter te maken en de financiële nauwkeurigheid te verbeteren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking in SAP S/4HANA optimaliseren?Je Order to Cash-, OTC-, facturatie- en factuurverwerkingsproces vormt de basis van de financiële gezondheid van je bedrijf. Het heeft direct invloed op je cashflow, omzetverantwoording en klanttevredenheid. In de complexe SAP S/4HANA-omgeving kunnen inefficiënties in dit belangrijke proces leiden tot grote knelpunten, langere betalingstermijnen en uiteindelijk een hogere Days Sales Outstanding, DSO. Zonder helder, datagedreven inzicht in de manier waarop facturen worden aangemaakt, goedgekeurd, verzonden en afgestemd, hebben organisaties vaak te maken met verborgen vertragingen, handmatig herstelwerk en werkwijzen die niet aan de compliance-eisen voldoen. Deze problemen houden niet alleen werkkapitaal vast, maar kunnen ook klantrelaties onder druk zetten door factuurfouten of vertraagde betalingsverwerking. Dit proces optimaliseren gaat dus niet alleen om snelheid. Het gaat ook om nauwkeurigheid, compliance en een gezonde financiële basis, waarbij elke transactie van het uitvoeren van de verkooporder tot het verwerken van de betaling transparant en efficiënt verloopt.### Hoe process mining de analyse van facturatie en factuurverwerking verandertProcess mining biedt een praktische manier om je Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces binnen SAP S/4HANA uiteen te zetten en te analyseren. Traditionele rapportages laten zien wat er zou moeten gebeuren. Process mining laat zien wat er daadwerkelijk gebeurt, op basis van eventdata die rechtstreeks uit je SAP S/4HANA-systeem komt. Door 'Invoice Number' als case-id te gebruiken, krijg je een end-to-endbeeld van de reis van elke factuur, van "Invoice Generated" tot "Invoice Closed". Met dit detailniveau kun je de werkelijke procesflow visueel in kaart brengen en alle varianten, afwijkingen en herstel-loops zien die in de praktijk voorkomen. Je meet precies hoeveel tijd er tussen belangrijke activiteiten zit, ziet waar facturen blijven hangen en begrijpt welke invloed attributen zoals 'Customer Name', 'Payment Terms' of 'Billing Department' hebben op de procesefficiëntie. Zo zie je exact waar de knelpunten zitten en kun je aannames vervangen door datagedreven beslissingen over procesoptimalisatie.### Belangrijke verbeterpunten in SAP S/4HANA-facturatieProcess mining op je SAP S/4HANA-facturatie- en factuurverwerkingsdata brengt vaak verschillende verbeterpunten aan het licht. Misschien ontdek je grote vertragingen bij de stap "Invoice Approved". Dat kan wijzen op een workflow voor goedkeuring die beter moet of op problemen met de datakwaliteit bij het aanmaken van de factuur. Er kunnen ook knelpunten ontstaan tussen "Invoice Sent to Customer" en "Customer Payment Received". Dat wijst mogelijk op problemen met de manier waarop facturen worden bezorgd of betalingen worden geïnd. Daarnaast kan process mining inefficiënties zichtbaar maken bij vervolgstappen zoals "Payment Posted to Ledger" of "Cash Applied/Reconciled". Handmatige acties of ontbrekende systeemkoppelingen kunnen daar de cashconversioncyclus vertragen. Door de duur en frequentie van activiteiten per 'User Responsible' of 'Region' te analyseren, ontdek je best practices in bepaalde afdelingen of regio's die je in de rest van de organisatie kunt toepassen. Met dit volledige overzicht kun je gericht ingrijpen, doorlooptijden verkorten en de prestaties van de bedrijfsvoering verbeteren.### Concrete resultaten met procesoptimalisatieProces mining gebruiken om je Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces te optimaliseren levert meetbare resultaten op. Een belangrijk resultaat is een duidelijke verlaging van je Days Sales Outstanding, DSO. Daardoor komt cash sneller beschikbaar en verbetert je werkkapitaalpositie. Ook de totale cashconversioncyclus kan korter worden, waardoor kapitaal vrijkomt voor nieuwe investeringen. Naast financiële voordelen zorgt procesoptimalisatie voor een efficiëntere bedrijfsvoering, minder handmatig herstelwerk en lagere kosten. Door procesafwijkingen op te sporen en te corrigeren, versterk je de naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving. Een soepeler en transparanter facturatieproces draagt bovendien bij aan een hogere klanttevredenheid, sterkere relaties en meer herhaalaankopen. Samen zorgen deze verbeteringen voor een wendbaardere en financieel gezondere organisatie.### Aan de slag met het optimaliseren van Order to CashJe hebt geen uitgebreide technische kennis nodig om je Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces in SAP S/4HANA te optimaliseren. Met process mining krijg je een toegankelijk platform om de werkelijke prestaties van je proces te analyseren. Op basis van die inzichten kun je inefficiënties systematisch aanpakken, knelpunten verminderen en continu verbeteren. Zo verfijn je je facturatiestrategie, versnel je het innen van betalingen en verbeter je uiteindelijk je financiële prestaties. Uitdagingen worden zo kansen voor groei.

Order to Cash - Facturatie en factuurverwerking Factuurverwerking Cashflowoptimalisatie DSO-verlaging Afstemming van betalingen Financiële afdeling Facturatiekwaliteit Beheer van de omzetcyclus O2C Omzetbeheer Facturatiecyclus

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertraging bij het aanmaken van facturen na het uitvoeren van een verkooporder heeft direct invloed op de cashconversioncyclus en verhoogt de Days Sales Outstanding (DSO). Hierdoor wordt omzet later verantwoord en ontstaan liquiditeitsproblemen voor het bedrijf.
ProcessMind analyseert de tijd tussen het uitvoeren van de verkooporder en het aanmaken van de factuur in SAP S/4HANA. Zo zie je precies welke processtappen of gebruikersgroepen deze vertragingen veroorzaken in het Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces.

Lange goedkeuringscycli voor facturen veroorzaken vaak knelpunten. Daardoor worden facturen later naar klanten verstuurd en komen betalingen later binnen. Dit verlengt de cashcyclus en houdt werkkapitaal vast.
ProcessMind brengt de volledige workflow voor factuurgoedkeuring in SAP S/4HANA in kaart. Je ziet welke goedkeuringsstappen, afdelingen of personen binnen het Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces voor de grootste vertraging zorgen. Zo kun je gericht verbeteren.

Een hoge Days Sales Outstanding (DSO) betekent dat klanten langer over hun factuurbetalingen doen. Dat heeft direct invloed op de liquiditeit en het werkkapitaal van je bedrijf. Het kan de financiële gezondheid en groeimogelijkheden onder druk zetten.
ProcessMind visualiseert het volledige Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces in SAP S/4HANA en identificeert de oorzaken van een hoge DSO, van vertraagde factuurbezorging tot inefficiënte strategieën voor het innen van betalingen.

Als klantbetalingen niet snel aan de juiste facturen worden gekoppeld, ontstaan achterstanden bij de betalingsafstemming en kloppen openstaande saldi niet. Dat kan leiden tot onnodige betalingsherinneringen en ontevreden klanten.
ProcessMind meet in SAP S/4HANA hoeveel tijd er zit tussen het ontvangen van een klantbetaling en het verwerken en afstemmen ervan. Zo worden inefficiënties in de backoffice van het Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces zichtbaar.

Veel handmatige acties, zoals herhaalde factuurcorrecties of problemen met betalingsherinneringen, wijzen op onderliggende procesproblemen. Dit leidt tot hogere bedrijfskosten, meer fouten en een lagere efficiëntie binnen het facturatieteam.
ProcessMind brengt herstelwerk en handmatige uitzonderingen in het Order to Cash - Facturatie- en factuurverwerkingsproces in SAP S/4HANA aan het licht. Je ziet hoe vaak ze voorkomen en waar ze ontstaan, zodat je de bedrijfsvoering efficiënter kunt maken.

Niet-goedgekeurde afwijkingen van het standaard Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing, zoals het overslaan van belangrijke goedkeuringsstappen of het te laat boeken van betalingen, brengen de organisatie bloot aan compliancerisico's en mogelijke financiële boetes.
ProcessMind detecteert automatisch alle procesvarianten in SAP S/4HANA en laat zien waar en hoe het werkelijke proces afwijkt van de ideale of conforme route. Zo kun je risico's in het facturatieproces proactief beperken.

De huidige betalingsvoorwaarden voor klanten zijn mogelijk niet optimaal. Daardoor duren betaalcycli langer en komt het innen van betalingen trager op gang. Inefficiënte betaalmethoden kunnen deze vertragingen verder vergroten.
ProcessMind analyseert de relatie tussen 'Payment Terms', 'Payment Method' en de werkelijke betalingsduur binnen het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA. Zo worden voorwaarden zichtbaar die samenhangen met tragere betalingen.

Terugkerende fouten in factuurgegevens, bedragen of prijzen leiden tot klantgeschillen en vragen om herstelacties. Dit vertraagt niet alleen de betaling, maar schaadt ook klantrelaties en verhoogt de administratieve werklast.
ProcessMind laat precies zien waar in het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA vaak facturatiefouten ontstaan, bijvoorbeeld bij 'Invoice Generated' of 'Invoice Approved'. Ook maakt het de impact op doorlooptijden inzichtelijk.

Grote verschillen in de verwerkingstijd van facturen en betalingen tussen regio's of facturatieafdelingen wijzen op een wisselende naleving van het proces of een ongelijke verdeling van capaciteit. Dit leidt tot verschillende serviceniveaus en gemiste kansen voor optimalisatie.
ProcessMind vergelijkt de prestaties van regio's en facturatieafdelingen binnen het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA. Zo worden best practices en verbeterpunten zichtbaar.

Als betalingsherinneringen niet consequent leiden tot snelle betalingen van klanten, wijst dat op een ineffectieve incassostrategie. Hierdoor kan de DSO oplopen en nemen de kosten van incasso-inspanningen toe zonder het gewenste resultaat.
ProcessMind analyseert de effectiviteit van betalingsherinneringen in SAP S/4HANA door gebeurtenissen rond 'Payment Reminder Issued' te koppelen aan daaropvolgende betaalactiviteiten binnen het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing. Zo wordt duidelijk wat het effect is op de snelheid van betalingen.

Zonder duidelijk inzicht in de actuele status van facturen, van aanmaak tot aflettering, is het lastig om de cashflow proactief te beheren, dreigende vertragingen te herkennen of vragen van klanten efficiënt te beantwoorden.
ProcessMind geeft een interactieve realtimeweergave van de route van elke factuur door het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA. Zo krijg je volledig inzicht in status en prestaties.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de tijd tussen "Sales Order Fulfilled" en "Invoice Generated" in SAP S/4HANA. Een snellere factuuraanmaak verbetert de cashflow, verkort de cashconversioncyclus en maakt eerdere omzetverantwoording mogelijk. Dat is belangrijk voor de financiële gezondheid. Vertragingen op dit punt kunnen doorwerken in de hele Order to Cash-tijdlijn. ProcessMind identificeert bottlenecks in het facturatieproces door event logs te analyseren en laat zien welke activiteiten of gebruikersgroepen vertraging veroorzaken. Het maakt ook herstelrondes en overbodige stappen zichtbaar die je kunt verwijderen. Zo kun je de facturatieworkflow optimaliseren en de gemiddelde tijd voor factuuraanmaak met maximaal 20% verkorten, voor snellere facturatie en een betere cashflow.

Dit doel richt zich op het aanzienlijk verkorten van de tijd die facturen in de goedkeuringsfase doorbrengen binnen SAP S/4HANA. Vertragingen bij goedkeuring houden het facturatieproces op en verlengen de periode tot betaling. Ook kunnen klantrelaties onder druk komen te staan door herinneringen voor nog niet goedgekeurde facturen. ProcessMind geeft een transparant overzicht van alle goedkeuringsroutes en doorlooptijden en laat zien waar goedkeuringen blijven hangen. Het maakt afwijkingen van standaard goedkeuringsbeleid zichtbaar, signaleert overbelaste goedkeurders en toont ontbrekende gegevens. Daarmee kun je goedkeuringsworkflows gericht herontwerpen. Dit kan de goedkeuringstijd met 30 tot 50% verkorten, waardoor de status "Invoice Approved" sneller wordt bereikt en de factuur eerder kan worden verzonden.

Het verlagen van Days Sales Outstanding, DSO, is een belangrijk financieel doel binnen het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing. Een lagere DSO betekent dat klanten sneller betalen. Dat verbetert het werkkapitaal en de liquiditeit en versterkt de financiële positie van de organisatie die met SAP S/4HANA werkt. ProcessMind geeft inzicht in de volledige betalingscyclus, van "Invoice Sent to Customer" tot "Customer Payment Received". Door betaalgedrag te analyseren, veelvoorkomende oorzaken van vertraging te herkennen en de effectiviteit van herinneringen te beoordelen, helpt ProcessMind je strategieën te vinden voor snellere cash application en aflettering. Zo kun je de DSO uiteindelijk met 15 tot 25% verlagen.

Dit doel richt zich op het sneller en nauwkeuriger koppelen van ontvangen klantbetalingen aan de bijbehorende facturen in SAP S/4HANA. Inefficiënte cash application leidt tot achterstanden, onjuiste grootboekboekingen en langere afstemmingstijden. Ook kunnen onterechte betalingsherinneringen ontstaan, met gevolgen voor klanttevredenheid en de nauwkeurigheid van de cashflow. ProcessMind brengt de route van "Customer Payment Received" naar "Cash Applied/Reconciled" in kaart. Zo worden handmatige interventies, uitzonderingen en vertragingen in het toepassen en boeken van betalingen zichtbaar. Je ziet de oorzaken van verschillen en afwijkende betalingsverwerking, zodat routinetaken kunnen worden geautomatiseerd en handmatig werk met maximaal 40% kan afnemen. Betalingen worden zo sneller en correcter in het grootboek verwerkt.

Dit doel richt zich op het verminderen van handmatige interventies en herstelrondes binnen het facturatieproces in SAP S/4HANA. Veel handmatig herstelwerk kost capaciteit, vergroot de kans op menselijke fouten, verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt de hele Order to Cash-cyclus. Daardoor blijft er minder tijd over voor werk met meer waarde. ProcessMind visualiseert alle procesvarianten en laat zien waar handmatige aanpassingen, correcties of nieuwe invoer vaak voorkomen vóór "Invoice Generated" of "Invoice Sent to Customer". Door de specifieke activiteiten en oorzaken te identificeren, zoals problemen met datakwaliteit of beperkingen van het systeem, kun je gericht automatiseren of het proces opnieuw ontwerpen. Zo kan handmatig herstelwerk met 25 tot 35% afnemen en verbeteren de nauwkeurigheid en efficiëntie van de facturatie.

Strikte naleving van vooraf vastgestelde facturatiebeleidsregels en wettelijke normen is belangrijk voor financiële integriteit en risicobeperking binnen het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA. Afwijkingen kunnen leiden tot financiële boetes, mislukte audits, omzetverlies en reputatieschade.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke procesuitvoering automatisch met ideale procesmodellen en complianceregels. Het identificeert elk geval waarin de stap "Invoice Approved" is overgeslagen of waarin "Payment Terms" verkeerd zijn toegepast. Zo kun je niet-conforme activiteiten of gebruikers proactief herkennen, compliancerisico's met 80% verlagen en duidelijke audit trails bieden voor naleving van interne en externe regels.

Het optimaliseren van betalingsvoorwaarden betekent dat je krediettermijnen en kortingen gericht aanpast om klanten tot eerdere betaling te bewegen, zonder de verkoop negatief te beïnvloeden. Zo versnel je het innen van betalingen. Ongunstige betalingsvoorwaarden verlengen rechtstreeks de tijd die nodig is om openstaande vorderingen in cash om te zetten binnen de Order to Cash-cyclus.
ProcessMind analyseert het effect van verschillende "Payment Terms" op de werkelijke datums van "Customer Payment Received" voor verschillende klantsegmenten en regio's. Door betaalgedrag te koppelen aan toegepaste voorwaarden en historische data wordt duidelijk welke voorwaarden de betaalcyclus verkorten en welke tot vertraging leiden. Daarmee kun je de voorwaarden onderbouwd aanpassen en de gemiddelde betalingstijd mogelijk met 10 tot 15% verlagen.

Dit doel richt zich op het voorkomen van terugkerende fouten in factuurbedragen, klantgegevens of productkosten binnen het facturatieproces in SAP S/4HANA. Facturatiefouten leiden tot klantgeschillen, creditnota's, herstelwerk en aanzienlijke betalingsvertragingen. Dat raakt zowel de omzetzekerheid als de klanttevredenheid.
ProcessMind achterhaalt de oorzaken van onjuiste "Invoice Generated"-gegevens door fouten te koppelen aan specifieke activiteiten, gegevensinvoer of gebruikersacties vóór het aanmaken van de factuur. Het herkent patronen van fouten en procesafwijkingen die leiden tot een onjuist "Invoice Amount" of een onjuiste "Customer Name". Zo kun je gerichte training, systeemcontroles of automatisering inzetten en het foutpercentage met meer dan 50% verlagen.

Dit doel richt zich op het harmoniseren van het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in verschillende geografische regio's of bedrijfsonderdelen die SAP S/4HANA gebruiken. Inconsistente processen leiden tot wisselende prestaties, hogere bedrijfskosten door niet-gestandaardiseerde training en problemen bij het opschalen van best practices of het waarborgen van uniforme compliance.
ProcessMind vergelijkt hoe het facturatieproces wordt uitgevoerd in verschillende "Regions" of "Billing Department"-eenheden. Het identificeert best practices in goed presterende regio's en laat afwijkingen in minder goed presterende regio's zien, zoals verschillen in "Invoice Approval"-stappen of de tijd tot "Payment Posting". Met dit inzicht kun je succesvolle modellen overnemen en workflows standaardiseren, waardoor de efficiëntie wereldwijd met 15 tot 20% kan verbeteren.

Dit doel richt zich op een betere strategie en timing voor betalingsherinneringen, zodat klanten sneller betalen zonder dat de klantrelatie onder druk komt te staan. Een ineffectieve herinneringsstrategie draagt bij aan een hoge DSO en hogere incassokosten. Ook kunnen klantrelaties verslechteren als herinneringen te laat, te vroeg of niet afgestemd op de werkelijke betaalstatus worden verstuurd.
ProcessMind analyseert de volgorde en timing van activiteiten rond "Payment Reminder Issued" in relatie tot "Payment Due Date Reached" en werkelijke gebeurtenissen rond "Customer Payment Received". Het identificeert optimale intervallen en communicatiekanalen voor herinneringen en laat zien welke strategieën de snelste betaalreacties opleveren. Zo kun je het herinneringsproces onderbouwd aanpassen en betalingen voor achterstallige facturen mogelijk 10% sneller innen.

Realtime inzicht in het Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA betekent dat je op elk moment de status van facturen, openstaande goedkeuringen en de voortgang van betalingen kunt zien. Zo verdwijnen blinde vlekken, kun je sneller beslissingen nemen en meteen ingrijpen bij belangrijke cases. Dat geeft meer grip op de bedrijfsvoering.
De monitoringfuncties van ProcessMind bieden dashboards die KPI's en procesconformiteit bijna realtime volgen, van "Invoice Generated" tot "Invoice Closed". Stakeholders krijgen meldingen over afwijkingen, dreigende bottlenecks of facturen die de "Payment Due Date" naderen. Facturatieafdelingen kunnen daardoor snel reageren, problemen proactief aanpakken en de cashflow op peil houden, met voortdurend overzicht over de volledige facturatiecyclus.

Het 6-stappenverbeterpad voor Order to Cash Billing & Invoicing

1

Download de template
2

Exporteer je SAP-data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Open de voorgebouwde Excel-template voor procesdata van Order to Cash - Billing & Invoicing. Deze heeft de juiste structuur voor je SAP S/4HANA-systeem.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template blijven data en structuur consistent en compatibel. Zo leg je een goede basis voor een nauwkeurige analyse en voorkom je problemen bij het importeren van data.

Verwacht resultaat

Een Excel-template met de juiste structuur voor je SAP S/4HANA Billing & Invoicing-data, klaar om in te vullen.

JOUW ONTDEKKINGEN

Verborgen vertragingen in je facturatie en facturering zichtbaar maken

ProcessMind laat precies zien waar knelpunten en inefficiënties zitten in je SAP S/4HANA-proces voor facturatie en facturering. Je krijgt een helder beeld van vertragingen en afstemmingsproblemen die je cashflow beïnvloeden.
  • Het werkelijke facturatie- en factureringsproces visualiseren
  • Specifieke knelpunten en vertragingen in het proces vinden
  • Verborgen afstemmingsproblemen opsporen
  • Optimaliseren voor een snellere cashconversioncyclus
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Waarde realiseren in Order to Cash Billing

Deze resultaten laten de verbeteringen zien die organisaties meestal bereiken door process mining toe te passen op hun Order to Cash-proces voor Billing & Invoicing in SAP S/4HANA. Door transactionele data te analyseren met factuurnummers als case-identificatie, brengen we inefficiënties en kansen voor optimalisatie in kaart.

0 % faster
Snellere factuuraanmaak

Cashconversie versnellen

Identificeer en verwijder bottlenecks in je proces voor factuuraanmaak. Zo verkort je de tijd tussen het uitvoeren van de verkooporder en het versturen van de factuur aanzienlijk.
0 days
Lagere Days Sales Outstanding

Cashflow verbeteren

Verlaag de gemiddelde tijd die nodig is om betalingen na facturatie te innen. Zo verbeter je rechtstreeks je werkkapitaal en financiële gezondheid.
0 % reduction
Minder herstelwerk in de facturatie

Proceskwaliteit verbeteren

Breng de oorzaken van fouten en handmatige aanpassingen precies in kaart. Zo beperk je de tijd en moeite die nodig zijn om facturen na het aanmaken te corrigeren.
0 % increase
Hogere compliancegraad

Bedrijfsvoering standaardiseren

Zorg dat je facturatieprocessen consequent voldoen aan vooraf vastgestelde normen en wettelijke eisen. Zo beperk je auditrisico's en uitzonderingen.
0 % faster
Snellere cash application

Betalingen efficiënter afstemmen

Maak het proces voor het koppelen van klantbetalingen aan openstaande facturen efficiënter. Zo verminder je achterstanden en blijft je financiële rapportage actueel en nauwkeurig.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een facturatiedocument, die als primaire case-identificatie voor het facturatieproces dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de basisidentificatie die alle gerelateerde facturatieactiviteiten aan één case koppelt en end-to-end procesanalyse mogelijk maakt.

De gebruikers-ID van de medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je werkbelasting, prestaties en compliance op individueel of teamniveau analyseren.

De officiële datum waarop de factuur aan de klant is uitgegeven.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste datum voor financiële berekeningen en vormt het startpunt voor DSO, vervaldatums en analyses van de ouderdom van facturen.

De datum waarop de klant de factuur uiterlijk moet betalen.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de uiterste betaaldatum van de klant en is daarmee belangrijk voor het berekenen van tijdige betalingen en het beheren van debiteuren.

De totale nettowaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Het kwantificeert de financiële waarde van elke factuur. Zo kun je op waarde analyseren, incasso prioriteren en de financiële impact beoordelen.

De naam van de klant aan wie de factuur is uitgegeven.

Waarom dit belangrijk is

Het maakt klantgerichte analyses mogelijk. Zo kun je betaalgedrag, de frequentie van geschillen en procesinefficiënties bij specifieke accounts vinden.

De geografische regio van de klant.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je facturatieprestaties tussen geografische gebieden vergelijken, regionale verschillen vinden en processen standaardiseren.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de exacte duur, oftewel de verwerkingstijd, van elke activiteit berekenen. Dat is de basis voor bottleneckanalyse.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het aanmaken van het facturatiedocument in het systeem. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een transactie zoals VF01 uitvoert of wanneer een achtergrondtaak de factuur aanmaakt. Daardoor ontstaat een nieuwe regel in de koptekstabel van het facturatiedocument.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire startgebeurtenis van het facturatieproces. Door de tijd tussen het uitvoeren van de order en deze activiteit te analyseren, kun je de doorlooptijd van de factuuraanmaak meten en de eerste procesvertragingen herkennen.

Dit staat voor het succesvol boeken van het facturatiedocument in de financiële administratie. Het is een belangrijk moment waarop de factuur een officiële post op debiteuren wordt en boekingen in het grootboek ontstaan.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit bevestigt dat de factuur een juridisch financieel document is. De tijd tussen aanmaak en boeking is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van de interne verwerking.

Deze activiteit markeert het boeken van een binnenkomende klantbetaling in het financiële systeem. De betaling is op dit moment mogelijk nog niet aan een specifieke factuur gekoppeld, maar het bedrag is wel geregistreerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment voor het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO). Het betekent dat de betaling is ontvangen, ook als de afstemming nog niet is afgerond.

Geeft het moment weer waarop de binnenkomende klantbetaling aan de openstaande factuurpost wordt gekoppeld en deze vereffent in het subgrootboek debiteuren. Met deze activiteit is de transactie financieel afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Meet de efficiëntie van het betalingsverwerkingsproces. Vertragingen op dit punt kunnen een verkeerd beeld geven van de werkelijke status van klantrekeningen en onnodig werk veroorzaken voor incassoteams.

Deze activiteit geeft de eindstatus van een volledig betaalde factuur aan. Functioneel is dit hetzelfde als 'Betaling verwerkt/verrekend' en geeft het aan dat het proces voor deze factuur is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis voor het normale procesverloop. Door de totale doorlooptijd tot dit punt te meten, krijg je een volledig beeld van de end-to-end levenscyclus van facturatie en factuurverwerking.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Het identificeert bottlenecks, zoals een trage factuurgeneratie of goedkeuring, en brengt afwijkingen van het standaardproces aan het licht. Ook worden handmatig herstelwerk en non-compliance zichtbaar. Deze analyse laat de werkelijke hoofdoorzaken van vertragingen en inefficiëntie in je facturatiecyclus zien.

Je hebt vooral event logs uit je SAP S/4HANA-systeem nodig. Belangrijke datapunten zijn het factuurnummer als case-identificatie, activiteitennamen en timestamps voor elke stap in het facturatie- en factureringsproces. Gebruikersinformatie en gerelateerde documentnummers, zoals verkooporders, zijn ook waardevol voor een volledige analyse.

De eerste data-extractie en het opzetten van het model kunnen meestal binnen enkele weken worden afgerond, afhankelijk van de beschikbaarheid van de data en systeemtoegang. De eerste bruikbare inzichten komen vaak kort nadat de data is geladen en verwerkt. Doorlopend analyseren blijft waarde opleveren terwijl het proces verandert.

Je kunt de Days Sales Outstanding (DSO) verlagen, facturen sneller genereren en handmatig herstelwerk beperken. Ook betere procescompliance en effectievere betalingsherinneringen zijn veelvoorkomende resultaten. Uiteindelijk leidt dit tot een snellere cashconversie en lagere bedrijfskosten.

Process mining-tools zijn ontworpen om goed te werken met verschillende systeemconfiguraties, ook met sterk aangepaste SAP S/4HANA-omgevingen. Het belangrijkste is dat je de juiste eventlogtabellen en datavelden nauwkeurig identificeert, ongeacht eventuele maatwerkaanpassingen. Voor maatwerk kan een iets specifiekere aanpak van de data-extractie nodig zijn.

Process mining reconstrueert de werkelijke processtromen visueel. Daardoor zie je snel waar het proces afwijkt van vastgelegde complianceregels en interne beleidsregels. Het maakt zichtbaar wanneer onbevoegde stappen worden uitgevoerd of controles worden overgeslagen, zodat je gericht kunt bijsturen. Zo wordt de facturatie consistenter en blijft deze beter compliant.

Zeker. Process mining laat duidelijk zien waar handmatige activiteiten vaak worden uitgevoerd. Dat kan wijzen op kansen voor automatisering of op fouten in het proces. Door de hoofdoorzaken van herstelwerk te vinden, zoals invoerfouten of ontbrekende informatie, kun je gerichte wijzigingen doorvoeren. Zo wordt het facturatieproces efficiënter en neemt de werklast aanzienlijk af.

Basiskennis van data-extractie, vaak met SQL of SAP-specifieke tools, helpt bij het ophalen van de benodigde event logs. Voor de analyse is ervaring met process mining-software handig, al hebben veel tools een gebruiksvriendelijke interface. Ook een basiskennis van het Order to Cash-proces is belangrijk om de resultaten goed te interpreteren.

Traditionele rapportages laten meestal in geaggregeerde overzichten zien wat er is gebeurd. Process mining laat zien hoe het is gebeurd door de werkelijke end-to-end-processtroom te reconstrueren. Het maakt procesvarianten, verborgen bottlenecks en herstelwerk zichtbaar die in standaardrapportages vaak niet naar voren komen. Zo krijg je een diagnostisch beeld van de werkelijke procesprestaties.

Optimaliseer Order to Cash-facturatie voor 30% snellere cashflow

Maak inefficiënties kleiner en verkort je facturatiecyclus vandaag nog met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.