Datatemplate voor Hire to Retire - Positiebeheer

De activiteitsnaam beschrijft één stap of actie in de levenscyclus van functiebeheer. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de proceskaart en staan voor belangrijke gebeurtenissen, zoals ‘Functieaanvraag gestart’, ‘Budgetgoedkeuring ontvangen’ of ‘Functie gesloten’.

Door deze activiteiten bij te houden, kun je de volledige processtroom visualiseren. Zo wordt duidelijk in welke volgorde gebeurtenissen plaatsvinden, welke procesvarianten er zijn en waar bottlenecks of herstelwerk ontstaan, bijvoorbeeld wanneer de activiteit ‘Functieaanvraag teruggestuurd voor herstelwerk’ meerdere keren voorkomt. Duidelijke en consistente activiteitsnamen zijn belangrijk voor een nauwkeurig en begrijpelijk procesmodel.

Dit attribuut is essentieel voor het opstellen van de proceskaart, het herkennen van bottlenecks en het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen in de levenscyclus van een functie.

Afgeleid uit event logs, tabellen met statuswijzigingen of transactiecodes in het HR-systeem of het systeem voor functiebeheer.

De functie-ID is een unieke sleutel die aan elke functie wordt toegekend, zodat deze van alle andere functies te onderscheiden is. De ID verbindt alle activiteiten en gebeurtenissen rond één functie, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke sluiting.

In process mining heeft elk event log een case-ID nodig om gerelateerde activiteiten te groeperen in één procesinstantie. Door de functie-ID als case-ID te gebruiken, kunnen analisten het volledige traject van elke functie volgen. Zo kunnen ze processtromen visualiseren, doorlooptijden per functie berekenen en veelvoorkomende routes of afwijkingen herkennen.

Deze ID is essentieel om alle gerelateerde activiteiten in één procesinstantie te groeperen en zo de volledige levenscyclus van elke functie te analyseren.

Meestal te vinden in de koptekst of het hoofdrecord van een module voor functiebeheer of een HR-informatiesysteem (HRIS).

Het tijdstip van de gebeurtenis is de timestamp waarop een activiteit precies plaatsvond. Het geeft het hele proces een chronologische context, zodat gebeurtenissen in de juiste volgorde kunnen worden gezet en de processtroom kan worden gereconstrueerd.

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van goedkeuringsstappen te bepalen en de totale doorlooptijd van het aanmaken tot het invullen van een functie te meten. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor dashboards zoals ‘Doorlooptijd functiebeheer’ en KPI’s zoals ‘Gemiddelde doorlooptijd functiegoedkeuring’.

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden.

Meestal te vinden in systeemlogboeken, transactierecords of velden voor de aanmaak- en wijzigingsdatum van documenten in het bronsysteem.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de procesdata vandaan komen. In veel organisaties loopt het proces van indiensttreding tot uitdiensttreding door meerdere applicaties, bijvoorbeeld een centraal HR-systeem voor functiebeheer en een apart sollicitantenvolgsysteem (ATS) voor werving.

Vermeld het bronsysteem wanneer je data uit verschillende bronnen combineert tot één procesoverzicht. Dit helpt bij datavalidatie, het oplossen van integratieproblemen en het begrijpen van de rol van verschillende systemen in het totale proces. Zo kunnen vertragingen of verschillen in data bij overdrachten tussen systemen aan het licht komen.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en voor de analyse van processen die meerdere gekoppelde systemen omvatten.

Deze informatie staat meestal in de metadata van de data-extractie. Je kunt de informatie ook als vaste waarde toevoegen tijdens de datatransformatie.

Dit attribuut registreert wanneer de dataset voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt. Het is een metadataveld dat belangrijke context geeft over hoe actueel de geanalyseerde data zijn.

Analisten gebruiken deze informatie om te zien welke periode de analyse beslaat en om te controleren of ze met de meest recente beschikbare data werken. Bij doorlopende procesmonitoring is het belangrijk te weten wanneer de data voor het laatst zijn bijgewerkt. Zo weet je zeker dat dashboards en KPI’s de huidige stand van zaken in de bedrijfsvoering weergeven en dat conclusies op actuele informatie zijn gebaseerd.

Dit laat analisten zien hoe actueel de data zijn, zodat de analyse relevant is en op de meest recente beschikbare informatie berust.

Deze timestamp wordt meestal aangemaakt en opgeslagen tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft organisatorische context door elke functie aan een specifiek onderdeel van het bedrijf toe te wijzen, zoals ‘Financiën’, ‘Techniek’ of ‘Verkoop’. Zo kun je het proces voor functiebeheer in verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken.

Filteren of groeperen op afdeling is een nuttige analysemethode. Je ziet bijvoorbeeld verschillen in procesprestaties, zoals langere goedkeuringstijden of meer herstelwerk in bepaalde afdelingen. Die informatie helpt om verbeteringen gericht aan te pakken en goede werkwijzen uit goed presterende afdelingen met de rest van de organisatie te delen.

Hiermee kun je processen tussen verschillende bedrijfseenheden vergelijken en verschillen in efficiëntie, compliance en kosten herkennen.

Te vinden in de stamgegevens van de functie of in de module voor organisatiebeheer van het HR-systeem.

Het tijdstip van de gebeurtenis geeft aan wanneer een activiteit begint; de eindtijd geeft aan wanneer deze is afgerond. Het verschil is de verwerkingstijd of duur van die specifieke taak. Bij gebeurtenissen die direct plaatsvinden, kan de eindtijd gelijk zijn aan de starttijd.

Met dit attribuut zie je welke activiteiten in het proces de meeste tijd kosten. Het helpt inefficiënte stappen te herkennen en ondersteunt een gedetailleerde bottleneckanalyse. Door bijvoorbeeld de eindtijd van goedkeuringsstappen te analyseren, kunnen organisaties bepalen welke goedkeuringen het langst duren en verbeteringen daarop richten.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten berekenen en zien welke taken de meeste tijd kosten.

Vaak te vinden naast de starttijd in systeemlogboeken of transactiegegevens. Je kunt de eindtijd ook afleiden uit de starttijd van de volgende gebeurtenis.

De functiestatus geeft aan wat de stand van zaken is in de levenscyclus van de functie. Dit attribuut verandert wanneer de functie het proces doorloopt. Een functie kan bijvoorbeeld beginnen als ‘Wacht op goedkeuring’, daarna ‘Vacant - werving’ worden, vervolgens ‘Bezet’ en uiteindelijk ‘Gesloten’.

Dit attribuut is essentieel voor statusanalyses en dashboards zoals ‘Analyse van langdurig openstaande en inactieve functies’. Door te analyseren hoelang functies in elke status blijven, kunnen organisaties bottlenecks herkennen, bijvoorbeeld functies die te lang ‘Vacant’ blijven. Dit helpt ook bij capaciteitsplanning en geeft inzicht in de algehele gezondheid van de personeelsinstroom.

Hiermee kun je analyseren hoelang functies in elke status blijven. Zo herken je functies die te lang openstaan en kun je de personeelsplanning beter beheren.

Meestal opgeslagen in het hoofdrecord van de functie en bijgewerkt wanneer activiteiten de status veranderen.

De functietitel beschrijft de rol of functie. Er kunnen meerdere functies met dezelfde titel zijn, maar dit attribuut geeft belangrijke context over de aard van de rol die wordt beheerd.

Analyse per functietitel of bredere functiefamilie kan patronen voor bepaalde rollen zichtbaar maken. Voor senior of zeer gespecialiseerde functies kunnen goedkeuringen bijvoorbeeld langer duren of wervingsprocessen complexer zijn dan voor startersfuncties. Deze informatie helpt bij het afstemmen van wervingsstrategieën en het bepalen van realistische termijnen.

Dit geeft context over de rol en maakt het mogelijk procesverschillen tussen functietypen, niveaus en vakgebieden te analyseren.

Opgeslagen in de stamgegevens van de functie, vaak gekoppeld aan een centrale functiecatalogus of een functieprofiel in het HR-systeem.

De gebruikersnaam geeft aan welke medewerker, bijvoorbeeld een manager, HR-businesspartner of budgethouder, een bepaalde taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de persoon zijn die een functie heeft aangevraagd, een stap heeft goedgekeurd of functiegegevens heeft gewijzigd.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van bronprestaties, werkverdeling en compliance. Het helpt vragen te beantwoorden als ‘Welke gebruikers behandelen de meeste aanvragen?’ en ‘Zijn er vertragingen bij bepaalde goedkeurders?’. Je gebruikt het ook bij functiescheiding om te controleren of kritieke taken niet door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

Hiermee kun je de werkverdeling, gebruikersprestaties en compliance analyseren en opleidingsbehoeften of beperkte capaciteit herkennen.

Meestal beschikbaar in transactiedetails, wijzigingslogboeken of auditsporen, vaak gekoppeld via een gebruikers-ID.

De kostenplaats is een financiële dimensie die een functie koppelt aan een specifieke budgeteenheid in het rekeningschema van de organisatie. De kostenplaats wordt gebruikt voor financiële planning, budgettering en rapportage over het personeelsbestand en de personeelskosten.

Met process mining kun je het proces voor functiebeheer vanuit financieel oogpunt analyseren aan de hand van de kostenplaats. Zo zie je of bepaalde kostenplaatsen vaker te maken hebben met functiewijzigingen, langere goedkeuringstijden of hogere wervingskosten. Dit is vooral nuttig om te controleren of budgetten worden nageleefd en om de financiële gevolgen van beslissingen over functies te begrijpen.

Dit koppelt de functie aan een financiële eenheid, zodat je procesprestaties en kosten per budgetgebied kunt analyseren.

Te vinden bij de financiële of organisatorische toewijzingsgegevens van het functierecord in het HR- of ERP-systeem.

De naam van de manager geeft aan wie toezicht houdt op de medewerker in de nieuwe functie. Dit is vaak de persoon die de aanvraag indient en een belangrijke rol speelt in de goedkeurings- en wervingsprocessen.

Dit attribuut staat centraal in het dashboard ‘Analyse van bottlenecks bij goedkeuring’. Door activiteiten per manager te groeperen, kun je zien wie mogelijk een bottleneck vormt door een hoge werkdruk of behoefte aan extra training. Ook krijg je inzicht in de betrokkenheid van managers en de besluitvorming binnen het proces.

Dit identificeert de belangrijkste betrokkene bij de functie en maakt analyse van vertragingen bij goedkeuring en procespatronen per manager mogelijk.

Te vinden in de functiegegevens, vaak als onderdeel van de rapportagestructuur of organisatorische toewijzing.

Een functiefamilie groepeert verwante functietitels. Zo kunnen ‘Software-engineer’, ‘QA-tester’ en ‘DevOps-engineer’ allemaal onder de functiefamilie ‘Techniek’ vallen. Hiermee kun je functies op een breder niveau indelen en analyseren dan met alleen de functietitel.

Met de functiefamilie kun je trends in het personeelsbestand en procesefficiëntie op strategisch niveau bekijken. Organisaties kunnen de levenscyclus van functiebeheer vergelijken tussen vakgebieden, zoals ‘Financiën’ en ‘IT’. Zo komen bottlenecks of goede werkwijzen per vakgebied aan het licht en krijgt de strategische personeelsplanning betere onderbouwing.

Hiermee kun je vergelijkbare functies groeperen voor analyses op hoofdlijnen en procestrends in verschillende bedrijfsonderdelen begrijpen.

Vastgelegd in de functiecatalogus of functiearchitectuur van de organisatie en opgeslagen als attribuut van het functieprofiel of functierecord.

Het attribuut Locatie geeft aan bij welk kantoor, welke stad, staat of welk land een functie hoort. Deze geografische informatie is belangrijk om regionale verschillen in wervingsprocessen en de verdeling van medewerkers te begrijpen.

Analyse per locatie kan belangrijke verschillen aan het licht brengen. Denk aan afwijkende doorlooptijden door lokale arbeidsmarktomstandigheden, andere goedkeuringsstructuren per land of compliance-eisen die in bepaalde regio’s extra processtappen vereisen. Deze analyse ondersteunt wereldwijde standaardisatie van processen, met ruimte voor noodzakelijke lokale verschillen.

Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren en regionale verschillen in procesefficiëntie, wervingsbehoefte en compliance-eisen herkennen.

Opgeslagen in de stamgegevens van de functie, als onderdeel van de organisatorische gegevens.

De reden van wijziging legt uit waarom bepaalde, vaak afwijkende, gebeurtenissen in het proces plaatsvonden. Dit omvat redenen voor het afwijzen van een aanvraag, de onderbouwing van een herindeling of opmerkingen bij een aanvraag die voor aanpassing naar de indiener is teruggestuurd.

Deze kwalitatieve data zijn erg waardevol voor oorzaakanalyse. Ze geven antwoord op de vraag waarom processen afwijken. Analyse van afwijzingsredenen kan bijvoorbeeld veelvoorkomende problemen met functieaanvragen aan het licht brengen, zoals ontbrekende budgetinformatie of onduidelijke functieomschrijvingen. Met deze informatie kun je het percentage aanvragen dat in één keer wordt goedgekeurd verhogen en het herstelwerk aan functieaanvragen verminderen.

Dit geeft belangrijke context om herstelwerk, afwijzingen en andere afwijkingen te begrijpen en gericht de oorzaken te analyseren en het proces te verbeteren.

Meestal te vinden in opmerkingen, notities of specifieke redenvelden bij transacties voor afwijzing, herstelwerk of wijziging.

De vacatureaanvraag-ID vormt de verbinding tussen functiebeheer en werving. Zodra een functie is goedgekeurd en kan worden ingevuld, wordt meestal een vacatureaanvraag aangemaakt om de werving officieel te starten.

Met deze identificatiecode krijg je een volledig beeld van het traject van indiensttreding tot uitdiensttreding. Je kunt gegevens over het aanmaken en goedkeuren van functies koppelen aan latere wervingsdata, zoals het vinden van kandidaten, sollicitatiegesprekken en aanbiedingen. Zo kun je de totale tijd tot invulling analyseren, vanaf de eerste aanvraag tot de startdatum van een kandidaat.

Dit koppelt de functie aan het wervingsproces en maakt een bredere analyse mogelijk van het volledige traject voor talentwerving.

Meestal aangemaakt door het sollicitantenvolgsysteem (ATS) of de wervingsmodule en gekoppeld aan het functierecord in het centrale HRIS.