Jouw datatemplate voor Hire to Retire - functiebeheer

De activiteitsnaam beschrijft één stap of actie binnen de levenscyclus van functiebeheer. Deze activiteiten vormen de bouwstenen van de procesmap en staan voor belangrijke gebeurtenissen, zoals 'Aanvraag voor functie gestart', 'Budgetgoedkeuring ontvangen' of 'Functie gesloten'.

Door deze activiteiten te volgen, kun je de volledige processtroom visualiseren. Je ziet de volgorde van gebeurtenissen, ontdekt procesvarianten en vindt bottlenecks of herstelrondes, zoals herhaalde activiteiten voor het terugsturen van een aanvraag voor herstel. Duidelijke en consistente activiteitsnamen zijn belangrijk voor een accuraat en begrijpelijk procesmodel.

Dit attribuut is belangrijk voor het opbouwen van de procesmap, het vinden van bottlenecks en het begrijpen van de volgorde van gebeurtenissen in de levenscyclus van een functie.

Gegenereerd uit event logs, tabellen met statuswijzigingen of transactiec codes in het HR- of functiebeheersysteem.

De functie-ID is een unieke sleutel die aan elke functie wordt toegewezen om deze van alle andere functies te onderscheiden. De ID vormt de centrale verbinding tussen alle activiteiten en gebeurtenissen in de levenscyclus van één functie, vanaf de eerste aanvraag tot en met de uiteindelijke sluiting.

In process mining moet elk event log een case-identificatie bevatten om gerelateerde activiteiten te groeperen tot één procesinstantie. Door de functie-ID als Case ID te gebruiken, kunnen analisten het volledige traject van elke functie volgen. Zo kun je processtromen visualiseren, doorlooptijden per functie berekenen en veelvoorkomende routes of afwijkingen herkennen.

Dit is nodig om alle gerelateerde activiteiten in één procesinstantie te groeperen en de levenscyclus van elke functie van begin tot eind te analyseren.

Je vindt dit meestal in de koptekst of het hoofdrecord van een module voor functiebeheer of een humanresourcesinformatiesysteem (HRIS).

Gebeurtenistijd is de timestamp die het exacte moment van een activiteit vastlegt. Deze geeft de volledige processtroom een chronologische context, zodat gebeurtenissen in de juiste volgorde kunnen worden gezet en het proces kan worden gereconstrueerd zoals het werkelijk verliep.

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van goedkeuringsstappen te bepalen en de totale doorlooptijd van het aanmaken tot het invullen van een functie te meten. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor dashboards zoals 'Doorlooptijd functiebeheer' en KPI's zoals 'Gemiddelde doorlooptijd van functiegoedkeuring'.

Dit is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en alle metriek op basis van tijd te berekenen, zoals doorlooptijden en totale doorlooptijden.

Meestal te vinden in systeemlogs, transactierecords of velden voor aanmaak- en wijzigingsdatum in het bronsysteem.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In veel organisaties loopt het hire-to-retire-proces over meerdere applicaties, bijvoorbeeld een centraal HR-systeem voor functiebeheer en een apart applicant tracking system (ATS) voor werving.

Het bronsysteem vermelden is belangrijk wanneer je data uit verschillende bronnen combineert tot één procesoverzicht. Dit helpt bij datavalidatie, het oplossen van integratieproblemen en het begrijpen van de bijdrage van verschillende systemen aan het totale proces. Zo kun je vertragingen of dataverschillen bij systeemoverdrachten herkennen.

Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en voor de analyse van processen die over meerdere gekoppelde systemen lopen.

Deze informatie staat meestal in de metadata van de data-extractie of wordt tijdens de datatransformatie als vaste waarde toegevoegd.

Dit attribuut legt vast wanneer de dataset voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt. Het is een metadataveld dat belangrijke context geeft over de actualiteit van de data die je analyseert.

Analisten gebruiken deze informatie om te bepalen welke periode de analyse bestrijkt en om te controleren of ze met de meest recente beschikbare data werken. Bij doorlopende procesmonitoring is het belangrijk om het tijdstip van de laatste update te kennen. Zo blijven dashboards en KPI's de actuele stand van de bedrijfsvoering weergeven en zijn conclusies gebaseerd op recente informatie.

Dit laat analisten zien hoe actueel de data is, zodat de analyse relevant blijft en op de meest recente beschikbare informatie is gebaseerd.

Deze timestamp wordt meestal gegenereerd en opgeslagen tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL).

Het attribuut Afdeling geeft organisatorische context door elke functie aan een specifiek onderdeel van de organisatie toe te wijzen, zoals 'Finance', 'Engineering' of 'Sales'. Zo kun je het functiebeheerproces in verschillende delen van het bedrijf segmenteren en vergelijken.

Filteren of groeperen op afdeling is een effectieve analysemethode. Je ziet bijvoorbeeld verschillen in procesprestaties, zoals langere goedkeuringstijden of meer herstelwerk in bepaalde afdelingen. Deze inzichten helpen bij gerichte procesverbetering en maken duidelijk welke werkwijzen in goed presterende afdelingen je elders kunt toepassen.

Hiermee kun je processen in verschillende bedrijfseenheden vergelijken en verschillen in efficiëntie, compliance en kosten herkennen.

Te vinden in de stamdata van functies of de module voor organisatiebeheer van het HR-systeem.

Gebeurtenistijd markeert het begin van een activiteit, terwijl de eindtijd het einde markeert. Het verschil tussen beide is de verwerkingstijd of duur van die specifieke taak. Bij gebeurtenissen die direct plaatsvinden, kan de eindtijd gelijk zijn aan de starttijd.

In de analyse helpt dit attribuut om vast te stellen welke activiteiten de meeste tijd kosten. Het ondersteunt het vinden van inefficiënte stappen en een gerichte bottleneckanalyse. Door bijvoorbeeld de eindtijd van goedkeuringsstappen te analyseren, kun je bepalen welke goedkeuringen het langst duren en waar verbeteringen nodig zijn.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten berekenen en vaststellen welke taken de meeste tijd kosten.

Vaak te vinden naast de starttijd in systeem-event logs of transactiegegevens. Je kunt deze ook afleiden als de starttijd van de volgende gebeurtenis.

Functiestatus geeft aan waar de functie zich in de levenscyclus bevindt. Dit attribuut verandert mee met het proces. Een functie kan bijvoorbeeld beginnen als 'In afwachting van goedkeuring', daarna 'Open voor werving' worden, vervolgens 'Bezet' en uiteindelijk 'Gesloten'.

Dit attribuut is belangrijk voor statusanalyses en dashboards zoals 'Analyse van verouderde en inactieve functies'. Door te analyseren hoe lang functies in elke status blijven, kun je bottlenecks vinden, zoals functies die te lang de status 'Open' houden. Het helpt ook bij capaciteitsplanning en bij het beoordelen van de totale gezondheid van de personeelsinstroom.

Hiermee kun je analyseren hoe lang functies in elke status blijven. Dat helpt bij het vinden van verouderde functies en bij personeelsplanning.

Meestal opgeslagen in het hoofdrecord van de functie en bijgewerkt wanneer activiteiten de status wijzigen.

De functietitel beschrijft de rol of functie. Er kunnen meerdere functies met dezelfde functietitel bestaan, maar dit attribuut geeft belangrijke context over het soort rol dat wordt beheerd.

Door het proces per functietitel of bredere functiefamilie te analyseren, kun je patronen voor bepaalde rollen herkennen. Seniorfuncties of zeer gespecialiseerde rollen hebben bijvoorbeeld vaak langere goedkeuringscycli of complexere wervingsprocessen dan functies op instapniveau. Deze informatie helpt bij het afstemmen van wervingsstrategieën en het bepalen van realistische doorlooptijden.

Dit geeft context over de rol en maakt het mogelijk om procesverschillen tussen soorten functies, niveaus en vakgebieden te analyseren.

Opgeslagen in de functiestamdata, vaak gekoppeld aan een centrale functiecatalogus of een functieprofiel in het HR-systeem.

De gebruikersnaam identificeert de medewerker, zoals een manager, HR Business Partner of budgethouder, die een bepaalde taak in het proces heeft uitgevoerd. Dit kan de persoon zijn die een functie heeft aangevraagd, een stap heeft goedgekeurd of functiedetails heeft gewijzigd.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van prestaties, werkverdeling en compliance. Je kunt er vragen mee beantwoorden als 'Welke gebruikers behandelen de meeste aanvragen?' en 'Zijn er vertragingen bij specifieke goedkeurders?'. Ook wordt het gebruikt voor functiescheidingsanalyses, om te controleren of kritieke taken niet door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

Hiermee kun je de werkverdeling, gebruikersprestaties en compliance analyseren en opleidingsbehoeften of capaciteitsproblemen herkennen.

Meestal beschikbaar in transactiedetails, wijzigingslogs of audittrails, vaak gekoppeld via een gebruikers-ID.

De kostenplaats is een financiële dimensie die een functie koppelt aan een specifieke budgeteenheid in het rekeningschema van de organisatie. Deze wordt gebruikt voor financiële planning, budgettering en rapportage over formatie en personeelskosten.

Vanuit process-miningperspectief kun je met de kostenplaats het functiebeheerproces vanuit financieel oogpunt analyseren. Je kunt bijvoorbeeld zien of bepaalde kostenplaatsen vaker functiewijzigingen hebben, langere goedkeuringstijden kennen of samenhangen met hogere wervingskosten. Dit is nuttig voor budgetbewaking en om de financiële gevolgen van beslissingen over functies te begrijpen.

Dit koppelt de functie aan een financiële eenheid, zodat je procesprestaties en kosten per budgetgebied kunt analyseren.

Te vinden in de financiële of organisatorische toewijzingsgegevens van het functierecord in het HR- of ERP-systeem.

Naam manager identificeert de persoon die toezicht houdt op de medewerker in de nieuwe functie. Dit is vaak degene die de aanvraag start en een belangrijke rol speelt in het goedkeurings- en wervingsproces.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Analyse van goedkeuringsbottlenecks'. Door activiteiten per manager te groeperen, kun je zien welke personen mogelijk een bottleneck vormen door hun werkdruk of behoefte aan extra training. Ook krijg je inzicht in de betrokkenheid van managers en besluitvormingspatronen binnen het proces.

Dit identificeert de belangrijkste belanghebbende voor de functie en maakt analyse van goedkeuringsvertragingen en managerspecifieke procespatronen mogelijk.

Te vinden in de functiedetails, vaak als onderdeel van de rapportagestructuur of organisatorische toewijzing.

Een functiefamilie groepeert verwante functietitels. 'Software Engineer', 'QA Tester' en 'DevOps Engineer' kunnen bijvoorbeeld allemaal tot de functiefamilie 'Engineering' behoren. Zo kun je functies op een breder niveau indelen en analyseren dan met alleen de specifieke functietitel.

Door Functiefamilie in een analyse te gebruiken, krijg je een strategisch beeld van ontwikkelingen in het personeelsbestand en procesefficiëntie. Je kunt de levenscyclus van functiebeheer in verschillende vakgebieden vergelijken, zoals 'Finance' en 'IT'. Dit kan vakspecifieke bottlenecks of goede werkwijzen aan het licht brengen en strategische personeelsplanning ondersteunen.

Hiermee kun je vergelijkbare functies op hoofdniveau groeperen en procesontwikkelingen in verschillende bedrijfsfuncties analyseren.

Gedefinieerd in de functiecatalogus of functiearchitectuur van de organisatie en opgeslagen als attribuut op het functieprofiel of functierecord.

Het attribuut Locatie geeft het kantoor, de stad, staat of het land aan dat bij een functie hoort. Deze geografische informatie is belangrijk om regionale verschillen in wervingsprocessen en personeelsverdeling te begrijpen.

Door het proces per locatie te analyseren, kun je relevante verschillen vinden. Zo kunnen lokale arbeidsmarktomstandigheden leiden tot andere doorlooptijden, kunnen goedkeuringsstructuren per land verschillen en kunnen compliance-eisen in bepaalde regio's extra processtappen veroorzaken. Deze analyse ondersteunt wereldwijde standaardisatie, met ruimte voor noodzakelijke lokale verschillen.

Hiermee kun je geografische analyses uitvoeren en regionale verschillen in procesefficiëntie, wervingsbehoefte en compliance-eisen vinden.

Opgeslagen in de functiestamdata als onderdeel van de organisatorische gegevens.

De reden van wijziging legt uit waarom specifieke, vaak niet-standaardgebeurtenissen in het proces plaatsvinden. Het gaat bijvoorbeeld om de reden voor het afwijzen van een aanvraag, de onderbouwing van een herclassificatie of opmerkingen wanneer een aanvraag voor wijzigingen naar de indiener wordt teruggestuurd.

Deze kwalitatieve data is erg waardevol voor oorzaakanalyses. Ze maakt duidelijk waarom processen afwijken. Door afwijsredenen te analyseren, kun je bijvoorbeeld veelvoorkomende problemen in functieaanvragen vinden, zoals ontbrekende budgetinformatie of onduidelijke functieomschrijvingen. Dit helpt om het First-Pass Yield Rate te verbeteren en het Position Rework Rate te verlagen.

Dit geeft belangrijke context voor herstelwerk, afwijzingen en andere afwijkingen, zodat je gericht oorzaken kunt analyseren en het proces kunt verbeteren.

Meestal te vinden in opmerkingenvelden, notities of specifieke redenvelden bij transacties voor afwijzing, herstelwerk of wijziging.

De wervingsaanvraag-ID vormt de verbinding tussen het functiebeheerproces en het wervingsproces. Zodra een functie is goedgekeurd en kan worden ingevuld, wordt meestal een wervingsaanvraag aangemaakt om de wervingsactiviteiten formeel te starten.

Deze identificatie is belangrijk voor een echt end-to-endoverzicht van de hire-to-retirecyclus. Je kunt er gegevens over het aanmaken en goedkeuren van de functie mee verbinden aan vervolgdata uit de werving, zoals het vinden van kandidaten, sollicitatiegesprekken en aanbiedingen. Zo kun je de totale time-to-fill analyseren, vanaf de eerste aanvraag tot de startdatum van een kandidaat.

Dit verbindt de functie met het wervingsproces en maakt een bredere end-to-endanalyse van de volledige talentacquisitiecyclus mogelijk.

Meestal gegenereerd door het Applicant Tracking System (ATS) of de wervingsmodule en gekoppeld aan het functierecord in het centrale HRIS.