BPMN 2.0: praktische gids voor de notatie

Praktische gids voor BPMN 2.0: de standaard, symbolen en het gebruik ervan

BPMN is een standaardmanier om bedrijfsprocessen te tekenen. Zo zie je wat er gebeurt, wie erbij betrokken is en hoe het werk van de ene stap naar de volgende gaat. BPMN 2.0 beschrijft de notatie en een gedeeld XML-formaat. Daardoor kun je procesmodellen makkelijker bespreken, vastleggen en uitwisselen.

Gebruik de navigatie hieronder om naar de groep symbolen te gaan die je nodig hebt. In onze gids over BPMN, UML en flowcharts kun je BPMN ook met andere notaties vergelijken.

Je hoeft deze pagina niet eerst te lezen. Open de BPMN 2.0-modeler, beschrijf een proces dat je al kent in één zin en laat de tool een eerste concept tekenen. Gebruik daarna het naslagwerk hieronder om de symbolen één voor één te corrigeren. Dat gaat sneller dan de notatie los leren. Je kunt meteen een model starten zonder iets te installeren.

Ga naar het BPMN-symbolenoverzicht

• Events
• Activiteiten
• Gateways
• Verbindende objecten
• Pools en swimlanes
• Artefacten

Wat is BPMN 2.0?

BPMN staat voor Business Process Model and Notation. De Object Management Group (OMG) publiceert en beheert de standaard. Modelleurs gebruiken zo één gedeelde visuele taal om een proces te beschrijven, van begin- en eindpunten tot de taken, beslissingen en overdrachten daartussen.

BPMN 2.0 werd gepubliceerd in 2011. Een belangrijke toevoeging was XML-serialisatie: een standaardmanier om een model op te slaan, zodat verschillende tools het kunnen lezen en uitwisselen. De notatie is onafhankelijk van leveranciers. De symbolen zijn dus niet gebonden aan één modelleertool. Daardoor kozen organisaties en leveranciers voor deze notatie voor bedrijfsprocesbeheer, in plaats van weer een eigen tekenstijl.

Een BPMN-diagram kan je helpen een proces aan collega’s uit te leggen, vast te leggen hoe het werk bedoeld is of een model te maken dat nauwkeurig genoeg is voor een workflow-engine. Hoeveel detail nodig is, hangt af van je doel. Een model om iets uit te leggen hoeft niet elk technisch uitvoeringsdetail te bevatten.

Waarom BPMN 2.0 gebruiken?

BPMN geeft bedrijfs- en technische teams een gezamenlijke manier om processtappen en verantwoordelijkheden te bespreken. De symbolen hebben een vaste betekenis. Daardoor hoeven lezers niet voor elk diagram een nieuwe legenda te leren en kun je een BPMN-proces ook in een andere tool gebruiken.

Een BPMN-model kan je helpen om:

• De processtroom uit te leggen. Laat in één diagram de volgorde van activiteiten, beslispunten en uitkomsten zien.
• Verantwoordelijkheden te verduidelijken. Gebruik pools en lanes om te laten zien welke deelnemers en rollen betrokken zijn.
• Uitzonderingen vast te leggen. Modelleer alternatieve routes, events en verschillende eindpunten naast de hoofdroute.
• Modellen uit te wisselen. Gebruik BPMN 2.0 XML om een model tussen tools over te zetten. Controleer wel of toolspecifieke details meegaan.
• Een proces te beoordelen en te verbeteren. Vergelijk het vastgelegde model met hoe het werk daadwerkelijk verloopt. Process mining kan bewijs uit eventdata toevoegen, maar verandert het proces niet zelf.

Kies je een tool? Bekijk dan ons overzicht van BPMN-tools. ProcessMind combineert ook procesmodellering en process mining, zodat je een vastgelegd proces kunt koppelen aan operationele data.

BPMN 2.0-elementen in het kort

BPMN verdeelt de elementen in vier groepen. De tabel is een handig overzicht. Ga naar een onderdeel voor meer uitleg.

Bekijk voor een complete lijst met elementen de BPMN-bouwstenenreferentie en de gids met BPMN-elementpictogrammen. Je kunt ook de BPMN 2.0-poster in je taal downloaden.

Events

Events geven aan wat er tijdens een proces gebeurt. Ze worden weergegeven als cirkels. De rand laat zien waar ze in het proces voorkomen:

• Een Start Event heeft een dunne rand.
• Een Intermediate Event heeft een dubbele rand.
• Een End Event heeft een dikke rand.

Start Event

Een Start Event geeft aan waar een proces of pad begint. Een proces kan meerdere Start Events hebben als verschillende triggers het proces kunnen starten. Een bestelproces kan bijvoorbeeld beginnen wanneer een klant online, telefonisch of persoonlijk een bestelling plaatst.

Intermediate Event

Een Intermediate Event vindt plaats tussen het begin en het einde van een proces. Afhankelijk van het type en de positie kan het een event opvangen of versturen, zoals een bericht of signaal. Andere eventtypen zijn Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple en Parallel Multiple.

Een bestelproces kan bijvoorbeeld wachten op een bevestigingsbericht van de klant voordat het verdergaat. Het eventsymbool laat zien waarop het proces wacht of wat het verstuurt.

End Event

Een End Event geeft het einde van een procespad aan. Een proces kan meerdere End Events hebben voor verschillende uitkomsten, zoals een afgeronde of afgewezen bestelling. Geef elke uitkomst een duidelijke naam, zodat lezers ze uit elkaar kunnen houden.

Activiteiten

Activiteiten geven het werk in een proces weer. De belangrijkste typen zijn Tasks en Subprocesses. Een Task is één afzonderlijke werkeenheid; een Subprocess bestaat uit een eigen reeks stappen.

Task-typen

BPMN gebruikt Task-typen om te laten zien hoe werk wordt uitgevoerd. Het type beschrijft de activiteit in het model. Het betekent niet dat ProcessMind het werk uitvoert.

Task

Een Task is een algemene activiteit. Begin met een generieke Task als je een stap wilt vastleggen voordat je bepaalt of een specifieker type van toepassing is.

Manual Task

Een persoon voert een Manual Task uit zonder dat een process engine de activiteit beheert. Voorbeelden zijn documenten ordenen of een factuurprobleem telefonisch oplossen.

User Task

Een process engine wijst een User Task toe aan een persoon. Die voert de taak uit en legt het resultaat vast. Voorbeelden zijn een factuur controleren, een vakantieaanvraag goedkeuren of een supportticket afhandelen.

Receive Task

Een Receive Task geeft het wachten op een bericht weer als afzonderlijke activiteit in het proces. Het symbool is een lege envelop.

Receive Task (instantiërend)

Een instantiërende Receive Task start een proces zodra er een bericht binnenkomt. Het symbool heeft linksboven een klein eventteken.

Send Task

Een Send Task geeft weer dat er als onderdeel van een proces een bericht wordt verstuurd.

Script Task

Een Script Task geeft een script weer dat een process engine kan uitvoeren, geschreven in een taal die de engine ondersteunt.

Service Task

Een Service Task geeft werk weer dat door een softwaredienst wordt uitgevoerd, zoals het aanroepen van een webservice. Het model toont het type activiteit; de implementatie hangt af van het systeem waarin het proces draait.

Business Rule Task

Een Business Rule Task geeft een activiteit weer die bedrijfsregels beoordeelt of toepast.

Subprocesses en activiteitsmarkeringen

Een Subprocess bevat een eigen flow. Je kunt deze uitklappen om de stappen te tonen of samenvouwen om het hoofddiagram overzichtelijk te houden. Markeringen kunnen ook aangeven dat een activiteit wordt herhaald, voor meerdere items wordt uitgevoerd of compensatie afhandelt.

Subprocess

Een samengevouwen Subprocess groepeert stappen onder één activiteit in het hoofddiagram. Klap deze uit als lezers de interne flow moeten zien.

Adhoc Subprocess

Een Adhoc Subprocess geeft activiteiten zonder vaste volgorde weer. Het model laat zien dat de activiteiten in een flexibele volgorde kunnen worden uitgevoerd.

Loopmarkering

Een loopmarkering geeft aan dat een activiteit wordt herhaald totdat aan de stopvoorwaarde is voldaan.

Markering voor meerdere instanties

Een activiteit met meerdere instanties wordt herhaald voor een vastgestelde groep items. Verticale lijnen geven parallelle instanties aan; horizontale lijnen staan voor opeenvolgende instanties.

Compensatiemarkering

Een Compensation-activiteit geeft werk weer dat de gevolgen van een eerdere activiteit ongedaan maakt of compenseert. Verbind deze met een Association aan het diagram, niet met een Sequence Flow.

Gecombineerde markeringen

Je kunt een Compensation-markering combineren met loopmarkeringen of markeringen voor meerdere instanties. Zo laat je zien hoe de activiteit wordt herhaald of op meerdere items van toepassing is.

Gateways

Gateways bepalen hoe een proces vertakt of samenkomt. Ze worden weergegeven als ruiten. De markering in de ruit geeft het Gateway-type aan en laat zien hoe de paden worden afgehandeld.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Een Exclusive Gateway kiest één uitgaand pad. In de ruit staat mogelijk een X, maar die kan ook ontbreken.

Inclusive Gateway

Een Inclusive Gateway kan, afhankelijk van de voorwaarden, één of meer uitgaande paden activeren. Een bijbehorende Gateway verderop in het proces kan de geactiveerde paden synchroniseren.

Parallel Gateway

Een Parallel Gateway activeert alle uitgaande paden wanneer de flow wordt opgesplitst. Wanneer paden samenkomen, wacht de Gateway tot alle inkomende takken zijn afgerond.

Event Gateway

Een Event Gateway leidt het proces verder op basis van het event dat als eerste plaatsvindt, zoals de ontvangst van een bericht.

Verbindende objecten

Verbindende objecten laten zien hoe BPMN-elementen met elkaar samenhangen. Kies de juiste verbinding voor de relatie die je wilt weergeven.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow geeft de volgorde van activiteiten en events binnen een proces weer. De verbinding is een ononderbroken lijn met een pijlpunt en kan een voorwaardelijk of standaardpad aangeven.

Message Flow

Message Flow geeft communicatie tussen afzonderlijke deelnemers weer, meestal in verschillende pools. De verbinding is een stippellijn met een cirkel aan het begin en een open pijlpunt aan het einde. Gebruik deze niet om activiteiten binnen dezelfde pool te verbinden.

Association

Een Association verbindt een activiteit of event met een artefact, zoals een Data Object of Text Annotation. Zo voeg je context toe zonder de procesflow te veranderen.

Pools en zwembanen

Pools geven deelnemers aan een proces weer, zoals organisaties, afdelingen of systemen. Lanes verdelen een pool en tonen de verantwoordelijkheden binnen die deelnemer.

Gebruik aparte pools om verschillende deelnemers en hun onderlinge communicatie te laten zien. Gebruik lanes om duidelijk te maken welke rol of welk systeem elke activiteit afhandelt. Lees voor meer informatie de documentatie over pools en zwembanen.

Samengevouwen Pool

Een samengevouwen Pool toont een deelnemer zonder de interne activiteiten weer te geven. Dat is handig als het diagram moet laten zien dat een externe organisatie of een extern systeem betrokken is, maar het interne proces buiten de scope van het model valt.

Artefacten

Artefacten voegen informatie en context toe aan een BPMN-diagram zonder de Sequence Flow te veranderen. De belangrijkste typen zijn Data Objects, Data Stores, Groups en Text Annotations.

Data Objects en Data Stores

Een Data Object geeft informatie weer die een activiteit gebruikt of oplevert. Data Input en Data Output tonen informatie die een proces binnenkomt of verlaat. Een Data Store geeft informatie weer die ook na afloop van de procesinstantie blijft bestaan.

Group

Een Group groepeert verwante elementen visueel. De procesflow verandert hierdoor niet.

Text Annotation

Een Text Annotation voegt een toelichting of notitie toe aan een diagram. Verbind deze met het relevante element via een Association.

Hoe maak je een BPMN-diagram?

Begin met de procesvraag waarop het diagram antwoord moet geven. Bouw het model daarna op vanuit de hoofdflow:

1. Bepaal de scope. Kies het proces, de begin- en eindpunten en het detailniveau dat lezers nodig hebben.
2. Breng de activiteiten in kaart. Beschrijf de belangrijkste stappen in gewone taal voordat je symbolen toevoegt.
3. Voeg events en uitkomsten toe. Laat zien wat het proces start, wat er onderweg kan gebeuren en hoe elk pad eindigt.
4. Modelleer beslissingen. Voeg Gateways toe waar de flow vertakt of samenkomt.
5. Toon deelnemers en verantwoordelijkheden. Maak met pools en lanes duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
6. Voeg berichten en context toe. Gebruik Message Flow tussen deelnemers en artefacten voor relevante data of notities.
7. Controleer het model. Loop elk pad door met mensen die het werk kennen. Controleer of het diagram goed leesbaar is en of de symbolen de bedoelde betekenis hebben.

Volg de documentatie over een BPMN-diagram opbouwen voor een stapsgewijze uitleg. In de documentatie vind je ook BPMN 2.0-voorbeelden met uitgewerkte modellen. Je kunt de aanpak overnemen die bij je proces past.

Je leert de notatie sneller door ermee te tekenen. Kies een proces dat je al kent, beschrijf het in één zin en verbeter het concept dat de modeler maakt. De automatische indeling rangschikt het diagram terwijl je de symbolen hierboven bekijkt.

Zo houd je BPMN-diagrammen bruikbaar

Een model is makkelijker te beoordelen en bij te houden als je:

• Eerst het doel afspreekt. Een model voor overleg hoeft misschien minder details te bevatten dan een model voor implementatie.
• Standaardsymbolen consequent gebruikt. Bedenk geen eigen vormen of betekenissen die andere lezers niet herkennen.
• Elementen duidelijke namen geeft. Gebruik termen die het procesteam begrijpt en zorg dat verschillende uitkomsten makkelijk te onderscheiden zijn.
• Het diagram gericht houdt. Gebruik Subprocesses om details los te houden van de hoofdflow.
• Verantwoordelijkheden toont waar ze veranderen. Pools en lanes moeten duidelijk maken wie betrokken is en wie waarvoor verantwoordelijk is, niet voor lege structuur zorgen.
• Het model toetst met deelnemers aan het proces. Loop de paden door met mensen die het werk uitvoeren of aansturen.
• Het model na wijzigingen opnieuw bekijkt. Een diagram beschrijft het proces op een bepaald moment. Werk het bij als het proces verandert.

De BPMN 2.0-modeler van ProcessMind werkt in je browser en biedt AI-generatie op basis van een beschrijving, automatische indelingen en controles op de modelkwaliteit. Met de juiste tool houd je deze werkwijze makkelijker vol: begin met het proces dat je het beste kent en werk op één plek aan de notatie, de beoordeling en het eerste gesprek over verbeteringen. Lees over de combinatie van procesmodellering en process mining voor meer informatie over hoe modellering en operationele data elkaar aanvullen.

Wat is er veranderd van BPMN 1.x naar BPMN 2.0?

Als je een ouder BPMN-model bekijkt, zullen de symbolen vertrouwd voorkomen. De belangrijkste verschillen zitten in de nauwkeurigheid en uitwisselbaarheid van de standaard.

• Een gedeeld XML-formaat. BPMN 2.0 definieert een formaat om modellen op te slaan en uit te wisselen. BPMN 1.x had geen gedeeld bestandsformaat, waardoor het lastiger was om een model tussen tools over te zetten.
• Nauwkeurigere definities. BPMN 2.0 beschrijft elementen en hun onderlinge relaties gedetailleerder.
• Ondersteuning voor uitvoerbare modellen. BPMN 2.0 is nauwkeurig genoeg om een workflow engine een model te laten uitvoeren. Niet elk procesmodel hoeft uitvoerbaar te zijn.

Voor de meeste nieuwe modellen is BPMN 2.0 een praktische keuze. Het is de huidige versie die moderne modelleertools ondersteunen.

Wat staat er in BPMN 2.0 XML?

Een BPMN 2.0 XML-bestand bevat de elementen, verbindingen, namen en diagramindeling van het model. Het kan de structuur van pools en lanes bevatten, evenals Sequence Flow, Message Flow, event- en Gateway-typen en de posities van elementen op het canvas.

Dankzij XML-ondersteuning kun je modellen uitwisselen, maar dat betekent niet dat elke functiespecifieke optie in een andere tool behouden blijft. Een andere tool kan de indeling anders weergeven. Ook aangepaste velden of de beoordelingsgeschiedenis maken mogelijk geen deel uit van het standaardbestand.

ProcessMind legt uit hoe je BPMN-bestanden importeert en exporteert. Wil je tools vergelijken? Bekijk dan onze gids met Visio-alternatieven voor BPMN.

BPMN 2.0-poster en symbolenoverzicht

Gebruik de poster als naslagwerk tijdens het modelleren. In de documentatie vind je de beschikbare posters om te downloaden, per taal.

Een poster komt van pas zodra je aan het tekenen bent. Leg er daarom een naast het model waaraan je werkt: open de modeler en gebruik de poster om een symbool te controleren terwijl je het diagram voor je hebt.

Download de BPMN 2.0-poster in je taal

Kies hieronder een poster om de PDF te openen. Op de documentatiepagina vind je de beschikbare versies en de actuele downloadlinks.

EngelsNederlandsDuitsFransSpaansRussischZweedsItaliaansPortugeesPoolsHebreeuwsOekraïensChineesHongaarsPerzischEngels

Dankbetuigingen

De poster is in 2010 gemaakt en vertaald door onderzoekers en professionals. We bedanken de mensen en instellingen die hebben geholpen om de poster beschikbaar te maken.

Oorspronkelijke auteurs: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

De vertalingen zijn verzorgd door: Trisotech (Frans); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos en Marlon Dumas (Spaans); de Business Process Technology Group van het Hasso-Plattner-Institute (Russisch); Birger Andersson en Petia Wohed (Zweeds); Thauris.nl (Nederlands); Lucinéia Heloisa Thom en Cirano Iochpe (Portugees); MGX Infoservice (Pools); Ofir Nimitz en Iftah Peretz (Hebreeuws); universitair hoofddocent Zhang en docent Bai van de School of Software Engineering aan de Beijing Jiaotong University (Chinees); Istvan Gerecs (Hongaars); en Hamidreza Sarabadani (Perzisch).

Bron: de BPMN 2.0-poster

Hoe nu verder?

Je hebt nu het symbolenoverzicht. Pas het toe door een model te maken en elk pad te controleren met de mensen die het proces kennen.