> Continu verbeteren van processen > Verwerking van crediteurenbetalingen > NetSuite > Datatemplate

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

NetSuite

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen(21) Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen(14) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Deze template biedt een compleet raamwerk om workflows voor crediteurenbetalingen in NetSuite in kaart te brengen. Je vindt er een overzicht van essentiële data-attributen, belangrijke procesactiviteiten en specifieke instructies voor data-extractie. Zo kun je een analyse uitvoeren die nauwkeurig is en concrete aanknopingspunten oplevert.

Aanbevolen attributen voor een grondige analyse
Belangrijke procesmomenten om vast te leggen
Specifieke instructies voor data-extractie uit NetSuite

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je de verwerking van crediteurenbetalingen in NetSuite volledig kunt analyseren.

5 Verplicht 10 Aanbevolen 6 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteit Activity	De naam van de processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut legt vast welke actie of statuswijziging op een bepaald moment heeft plaatsgevonden. Voorbeelden zijn 'Factuur aangemaakt', 'Goedkeuringsstatus gewijzigd' en 'Betaling verwerkt'. Deze data zijn nodig om de processtroom in kaart te brengen. De process mining-tool zet de activiteiten per factuurnummer op volgorde van tijd en visualiseert zo de werkelijke workflow. Daarmee worden lussen, herstelwerk en afwijkingen van de ideale route zichtbaar. Waarom dit belangrijk is Bepaalt de stappen in het procesmodel en is verplicht voor elke process mining-analyse. Waar vind je dit? System Notes- of Workflow History-logboeken Voorbeelden Factuur aangemaaktFactuur goedgekeurdBetaling ingeplandBetaling vereffend
	Bronsysteem SourceSystem	De naam van het systeem waaruit de data afkomstig zijn.
Beschrijving Geeft aan uit welke software de eventdata zijn gehaald. In deze context is de waarde meestal vast, bijvoorbeeld 'NetSuite'. Dit attribuut is handig in omgevingen met meerdere systemen, omdat je hiermee de herkomst van data kunt volgen. Deze weergave richt zich op NetSuite, maar met dit veld blijft de data compatibel met bedrijfsbrede datamodellen. Waarom dit belangrijk is Noodzakelijk voor dataherkomst en om data in omgevingen met meerdere systemen van elkaar te onderscheiden. Waar vind je dit? Vast ingesteld tijdens de extractie Voorbeelden NetSuiteNetSuite OneWorld
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van de leveranciersfactuur.
Beschrijving Dit attribuut bevat het unieke referentienummer dat in NetSuite aan een leveranciersfactuur is toegewezen. Het is de vaste Case-ID voor het crediteurenproces en groepeert alle activiteiten rond een specifieke betalingsverplichting. In analyses is dit veld de primaire sleutel voor procesinstanties. Analisten kunnen hiermee de volledige levenscyclus van een verplichting volgen, vanaf de ontvangst en registratie van de factuur tot de uiteindelijke vereffening van de betaling. Varianten worden op basis van deze identificatie gegroepeerd om veelvoorkomende procesroutes te bepalen. Waarom dit belangrijk is Dit is de verplichte Case-ID die alle events aan elkaar koppelt en samenbrengt in één procescase. Waar vind je dit? Transactietabel, veld 'tranid' waar het type 'Vendor Bill' is Voorbeelden INV-2023-001VB-99822ACME-10299982311
	Laatste data-update LastDataUpdate	Het tijdstip waarop de data is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving Geeft aan wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem naar het process mining-platform is opgehaald. Zo weet je hoe actueel de analyse is. Hiermee bepaal je of de data in dashboards de realtime status weergeeft of een momentopname uit een eerdere periode. Dit is belangrijk om de berekeningen voor ‘Days Overdue’ te kunnen vertrouwen. Waarom dit belangrijk is Noodzakelijk om te weten hoe actueel de data is en wat de synchronisatiestatus is. Waar vind je dit? ETL-timestamp Voorbeelden 2023-11-01T00:00:00Z
	Tijdstip van event EventTime	De timestamp waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving De exacte datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. Deze gegevens worden gebruikt om events op volgorde te zetten en de tijd tussen processtappen te berekenen. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk om bottlenecks te vinden. Ze maken het mogelijk doorlooptijden te berekenen, zoals de tijd die nodig is voor goedkeuring of hoelang een factuur geblokkeerd blijft. Waarom dit belangrijk is Verplicht om events op volgorde te zetten en alle tijdgebonden KPI’s te berekenen. Waar vind je dit? Het veld 'date' in System Notes Voorbeelden 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-02T09:15:00Z
	Afdeling Department	De interne afdeling die bij de factuur hoort.
Beschrijving Deelt de factuur in bij het kostenplaatsnummer of de interne afdeling (bijvoorbeeld IT of Marketing) waar de kosten zijn gemaakt. Met dit attribuut kun je doorlooptijden per afdeling uitsplitsen. Zo zie je of bepaalde afdelingen facturen trager coderen of goedkeuren en kun je gericht processen verbeteren. Waarom dit belangrijk is Maakt het mogelijk de procesefficiëntie per onderdeel van de organisatie te analyseren. Waar vind je dit? Het veld ‘department’ van de transactie Voorbeelden ITMarketingProductie
	Betalingsdatum PaymentDate	De datum waarop de betaling is uitgevoerd.
Beschrijving De datum die is vastgelegd bij de leveranciersbetaling die aan de factuur is gekoppeld. Hiermee is de crediteurenprocescyclus afgerond. Wordt gebruikt om ‘End to End Payment Cycle Times’ te berekenen. Door deze datum te vergelijken met ‘InvoiceDate’ krijg je de totale procesduur. Waarom dit belangrijk is Eindtimestamp van de primaire procescyclus. Waar vind je dit? Datum van de gekoppelde leveranciersbetalingstransactie Voorbeelden 2023-11-202023-12-05
	Dochteronderneming Subsidiary	De dochteronderneming of juridische entiteit van het bedrijf die de factuur ontvangt.
Beschrijving In NetSuite OneWorld-omgevingen geeft dit aan bij welke juridische entiteit (Subsidiary) de factuur hoort. Zo kun je organisaties met elkaar vergelijken. Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard ‘End to End Payment Cycle Times’, waarmee je de efficiëntie van verschillende bedrijfseenheden kunt vergelijken. Je ziet zo of bepaalde regio’s of entiteiten achterblijven. Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor organisaties met meerdere entiteiten die prestaties tussen bedrijfseenheden willen vergelijken. Waar vind je dit? Het veld ‘subsidiary’ van de transactie Voorbeelden US EastEMEA HeadquartersAPAC Sales
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Het totale bedrag van de leveranciersfactuur, meestal in de basisvaluta of de transactievaluta. Met deze metriek analyseer je de financiële impact. Het bedrag wordt gebruikt in het dashboard ‘Late Payment and Penalty Tracking’ om het kasstroomrisico van late betalingen te bepalen. Je kunt er ook facturen met een hoog bedrag mee prioriteren voor handmatige afhandeling. Waarom dit belangrijk is Nodig om de financiële impact van inefficiënte processen te bepalen. Waar vind je dit? Het veld ‘usertotal’ of ‘foreignamount’ van de transactie Voorbeelden 1500.00250.5010000.00
	Gebruiker User	De medewerker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Geeft aan wie verantwoordelijk was voor een gebeurtenis, zoals het goedkeuren van een factuur of het opheffen van een betalingsblokkade. Wordt gebruikt in ‘Approval Workflow Bottleneck Monitor’ om vertragingen per medewerker te vinden. Zo kan het management de werklast verdelen en bepalen welke teamleden training nodig hebben. Waarom dit belangrijk is Nodig voor bronanalyse en om bottlenecks op gebruikersniveau te vinden. Waar vind je dit? System Notes 'name' of Transactie 'employee' Voorbeelden John DoeFinancieel beheerderSysteem
	Goedkeuringsstatus ApprovalStatus	De huidige goedkeuringsstatus van de factuur in de workflow.
Beschrijving Geeft aan of de factuur wacht op goedkeuring, is goedgekeurd of is afgewezen. Deze status bepaalt hoe de workflow verdergaat. Dit veld staat centraal in de ‘Approval Workflow Compliance Audit’. Statuswijzigingen leveren activiteitsgebeurtenissen op. De eindstatus bepaalt of de factuur klaar is voor betaling. Waarom dit belangrijk is Houdt bij hoe de factuur het goedkeuringsproces doorloopt. Waar vind je dit? Het veld ‘approvalstatus’ van de transactie Voorbeelden Wacht op goedkeuringGoedgekeurdAfgewezen
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	Het referentienummer van de bijbehorende inkooporder.
Beschrijving Koppelt de leveranciersfactuur aan de oorspronkelijke inkooporder (PO). Is dit veld leeg, dan geldt de factuur als een factuur zonder inkooporder. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Non PO Invoice Processing Speed’. Hiermee kun je procesvarianten splitsen in facturen met een inkooporder en facturen zonder inkooporder (FI), en vervolgens de efficiëntie en compliance vergelijken. Waarom dit belangrijk is Nodig om factuurverwerking op basis van een inkooporder te onderscheiden van verwerking zonder inkooporder. Waar vind je dit? Het veld ‘createdfrom’ van de transactie Voorbeelden PO-8821PO-1002null
	Naam leverancier VendorName	De naam van de leverancier die de factuur heeft verstuurd.
Beschrijving Dit attribuut bevat de naam van de partij die bij de leveranciersfactuur hoort. Het is belangrijk om prestaties in de toeleveringsketen te analyseren. In analyses ondersteunt dit veld het dashboard ‘Vendor Payment Cycle Variance’. Analisten kunnen cases per leverancier groeperen en zo leveranciers opsporen die regelmatig afwijkingen bij het matchen veroorzaken of afwijkende betalingsvoorwaarden hanteren. Waarom dit belangrijk is Essentieel om analyses per leverancier te groeperen en leverancierspecifieke bottlenecks te vinden. Waar vind je dit? Het veld ‘entity’ van de transactie, gekoppeld aan de leveranciersrecord Voorbeelden Office DepotOracleFedEx
	Vervaldatum DueDate	De datum waarop de betaling uiterlijk aan de leverancier moet zijn gedaan.
Beschrijving Dit attribuut geeft de contractuele betalingstermijn op basis van de factuurvoorwaarden aan. Het vormt de basis voor berekeningen van tijdige betalingen. Dit veld is een belangrijk onderdeel van de KPI ‘On Time Payment Rate’. Door de datum ‘Payment Executed’ met dit veld te vergelijken, signaleert het systeem late betalingen en kun je mogelijke boetes inschatten. Waarom dit belangrijk is Essentieel om het percentage tijdige betalingen te berekenen en openstaande verplichtingen met een betalingsachterstand te vinden. Waar vind je dit? Het veld ‘duedate’ van de transactie Voorbeelden 2023-11-152023-12-01
	Zonder inkooporder IsNonPO	Markering die aangeeft of de factuur niet aan een inkooporder is gekoppeld.
Beschrijving Een booleaans attribuut dat wordt afgeleid van het ontbreken van een gekoppelde inkooporder. Hiermee wordt het proces opgesplitst in facturen met een inkooporder en directe FI-facturen. Wordt gebruikt in het dashboard ‘Non PO Invoice Processing Speed’ om de inefficiëntie van handmatige factuurverwerking te laten zien ten opzichte van het 3-way match-proces. Waarom dit belangrijk is Een segment op hoofdlijnen voor de analyse van procesvarianten. Waar vind je dit? Afgeleid van ‘PurchaseOrderNumber’ is null Voorbeelden truefalse
	Beschikbare korting DiscountAvailable	Het kortingsbedrag dat je mogelijk krijgt bij vroege betaling.
Beschrijving De geldwaarde van de korting voor vroege betaling, berekend op basis van het factuurbedrag en de betalingsvoorwaarden. Dit is de mogelijke besparing. Dit attribuut staat centraal in het dashboard ‘Early Payment Discount Capture Rate’. Door deze waarde op te tellen voor late betalingen, kunnen analisten de totale gemiste besparing berekenen. Waarom dit belangrijk is Maakt de financiële voordelen van een sneller proces inzichtelijk. Waar vind je dit? Berekend op basis van Terms en InvoiceAmount Voorbeelden 30.000.0015.50
	Betalingsblokkade PaymentHold	Geeft aan of de betaling van de factuur momenteel is geblokkeerd.
Beschrijving Een markering of status die aangeeft dat de betaling van de factuur is geblokkeerd. De factuur wordt daardoor niet meegenomen in betalingsruns. Dit attribuut ondersteunt het dashboard ‘Payment Block Impact Analysis’. Door te analyseren hoelang dit veld op ‘true’ staat, zie je welke vertragingen door geschillen of ontbrekende informatie ontstaan. Waarom dit belangrijk is Belangrijk om te analyseren waarom facturen vastlopen of vertraging oplopen. Waar vind je dit? Het veld ‘paymenthold’ van de transactie Voorbeelden truefalse
	Betalingsvoorwaarden PaymentTerms	De afgesproken voorwaarden voor de betalingstermijn en eventuele kortingen.
Beschrijving Geeft de betalingsvoorwaarden aan, zoals ‘Net 30’ of ‘2% 10 Net 30’. Deze informatie helpt de ‘Vervaldatum’ en mogelijke kortingen bij vroege betaling te verklaren. Dit attribuut wordt gebruikt in het dashboard ‘Early Payment Discount Capture Rate’. Het laat zien voor welke facturen korting mogelijk was en helpt gemiste kortingen in verband te brengen met beperkende voorwaarden. Waarom dit belangrijk is Geeft context bij de vervaldatum en maakt kortingsmogelijkheden zichtbaar. Waar vind je dit? Het veld ‘terms’ van de transactie Voorbeelden Net 302% 10 Net 30Te betalen bij ontvangst
	Dagen te laat DaysOverdue	Het aantal dagen dat de betaling na de vervaldatum is uitgevoerd.
Beschrijving Een berekende metriek die de betalingsvertraging ten opzichte van de vervaldatum meet. Negatieve waarden betekenen dat de betaling eerder is gedaan. Deze waarde wordt gebruikt in het dashboard ‘Late Payment and Penalty Tracking’. Zo kun je de ernst van betalingsachterstanden bepalen en terugkerende patronen van late betalingen vinden. Waarom dit belangrijk is Belangrijke metriek voor de analyse van compliance bij betalingen en het risico op boetes. Waar vind je dit? Berekend als: PaymentDate - DueDate Voorbeelden 50-2
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum die op de factuur van de leverancier staat.
Beschrijving De documentdatum zoals opgegeven door de leverancier. Deze datum is vaak het startpunt voor ouderdomsberekeningen. Wordt gebruikt om de ‘End to End Processing Cycle Time’ te berekenen. Het verschil tussen deze datum en de aanmaakdatum in NetSuite kan wijzen op vertraging bij het scannen of in de postkamer. Waarom dit belangrijk is Markeert het officiële begin van de tijdlijn van de leverancier. Waar vind je dit? Het veld ‘trandate’ van de transactie Voorbeelden 2023-10-012023-10-05
	Valuta Currency	De valuta waarin de factuur is opgesteld.
Beschrijving De ISO-code voor de valuta van de transactie. Dit is belangrijk voor internationale organisaties. Wordt gebruikt om financiële waarden in de analyse van ‘Factuurbedrag’ te normaliseren. Ook kun je ermee nagaan of valutawissels extra tijd kosten bij de activiteit ‘Payment Cleared’. Waarom dit belangrijk is Nodig voor correcte financiële totalen en analyse van valutawissels. Waar vind je dit? Het veld ‘currency’ van de transactie Voorbeelden USDEURGBP

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen voor je event log. Hiermee breng je de levenscyclus van betalingsverwerking nauwkeurig in kaart.

5 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling vereffend	De Bill Payment wordt tijdens de bankafstemming als vereffend gemarkeerd. Dit bevestigt dat het geld van de bankrekening is afgeschreven.
Waarom dit belangrijk is Geeft de werkelijke einddatum voor cashflowanalyses. Die kan afwijken van de boekhoudkundige betaaldatum. Waar vind je dit? Transaction Line. De vlag 'cleared' wordt op True gezet op de transactieregel van de Bill Payment. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Betaling verwerkt	Een Bill Payment-record wordt succesvol geboekt. De factuur krijgt de status Paid in Full of Partially Paid. De verplichting wordt afgeboekt in het grootboek.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste mijlpaal voor de afronding van het betaalproces. Wordt gebruikt om de ‘Totale verwerkingsdoorlooptijd’ te berekenen. Waar vind je dit? Transactietabel. Zoek naar de aanmaak van een 'Bill Payment'-record of een statuswijziging naar 'Deposited' (voor cheques) of 'Paid'. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie Bill Payment Gebeurtenistype explicit
	Factuur aangemaakt	De Vendor Bill-record wordt aangemaakt in NetSuite. Dit is het begin van het proces en geeft aan dat de factuur in het ERP-systeem is ingevoerd.
Waarom dit belangrijk is Dit is de begintimestamp voor de hele crediteurencyclus en de berekening van de ouderdom van facturen. Waar vind je dit? Transactietabel. Filter op recordtype Vendor Bill. Leg het veld datecreated of trandate vast. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie Vendor Bill Gebeurtenistype explicit
	Factuur gekoppeld aan inkooporder	Geeft aan dat de Vendor Bill is aangemaakt op basis van een bestaande inkooporder of daaraan is gekoppeld. Zo kun je facturen met en zonder inkooporder van elkaar onderscheiden.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk om naleving van inkoopregels te analyseren en de doorlooptijden van facturen met en zonder inkooporder te vergelijken. Waar vind je dit? Transactietabel. Controleer het veld 'createdfrom' in de Vendor Bill-record. Als dit veld een inkooporder-ID bevat, heeft deze activiteit plaatsgevonden. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Factuur goedgekeurd	De status van de Vendor Bill verandert in Open. Dit betekent dat de factuur is goedgekeurd voor betaling en in het grootboek is verwerkt. Dit is een belangrijke stap vóór de betaling.
Waarom dit belangrijk is Hiermee eindigt de goedkeuringscyclus en komt de factuur beschikbaar voor de betaalplanning. Deze stap is essentieel om de efficiëntie van goedkeuringen te meten. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar een wijziging van het veld 'approvalstatus' naar '2' (Approved) of een wijziging van de status naar 'Open'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Betaling ingepland	Er wordt een Bill Payment-record aangemaakt met de status 'Pending Approval'. Dit gebeurt vaak bij het aanmaken van een batch voor elektronische bankbetalingen (EFT).
Waarom dit belangrijk is Maakt onderscheid tussen het voornemen om te betalen en de daadwerkelijke overboeking. Zo worden vertragingen bij de goedkeuring van betalingen zichtbaar. Waar vind je dit? Transactietabel. Aanmaak van een 'Bill Payment'-record dat aan de Bill is gekoppeld, met de status 'Pending Approval'. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Betaling ongeldig gemaakt	Een eerder verwerkte Bill Payment wordt ongeldig gemaakt, waardoor de Vendor Bill opnieuw wordt geopend. Dit is een grote uitzondering en wijst op een procesfout.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor naleving van auditregels en om oorzaken van mislukte betalingen te vinden, zoals fouten bij het afdrukken van cheques of afwijzingen door de bank. Waar vind je dit? System Notes van Bill Payment. Statuswijziging naar 'Voided'. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Betalingsblokkade ingesteld	Het selectievakje Payment Hold van de Vendor Bill wordt op True gezet. Daardoor wordt de factuur niet meegenomen in betaalruns.
Waarom dit belangrijk is Laat bottlenecks zien waarbij facturen blijven liggen door geschillen of beslissingen over cashflowbeheer. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar een wijziging van het veld 'paymenthold' van 'F' naar 'T'. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Betalingsblokkade opgeheven	Het selectievakje Payment Hold wordt op False gezet, zodat de factuur weer kan worden verwerkt voor betaling. Hiermee eindigt de blokkadeperiode.
Waarom dit belangrijk is Wordt gebruikt om de KPI ‘Duur van betalingsblokkade’ te berekenen en de oplostijd van betwiste facturen te bepalen. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar een wijziging van het veld 'paymenthold' van 'T' naar 'F'. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Factuur afgewezen	De Vendor Bill wordt teruggestuurd naar de indiener voor correctie of afwijzing. Dit vormt een lus of beëindiging in de goedkeuringsworkflow.
Waarom dit belangrijk is Veel afwijzingen wijzen op problemen in het proces, onvoldoende training of problemen met de datakwaliteit eerder in het proces. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar een wijziging van het veld 'approvalstatus' naar '3' (Rejected). Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Factuurbedrag gewijzigd	Het totaalbedrag van de Vendor Bill wordt na de eerste aanmaak gewijzigd. Dit kan wijzen op herstelwerk, invoerfouten of het oplossen van verschillen.
Waarom dit belangrijk is Dit wijst op handmatige tussenkomst en herstelwerk, wat het percentage volledig automatische verwerking verlaagt. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar wijzigingen in het veld 'total' of 'usertotal' van de Vendor Bill-record. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuring van factuur aangevraagd	De status van de Vendor Bill verandert in Pending Approval. Dit betekent dat de factuur de goedkeuringsworkflow is ingegaan.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de goedkeuringsdoorlooptijd en helpt bottlenecks in de goedkeuringsketen te vinden. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar een wijziging van het veld 'approvalstatus' naar '1' (Pending Approval). Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred
	Grootboekrekening van factuur gewijzigd	De grootboekrekening voor uitgaven op de factuurregels wordt gewijzigd. Dit wijst op een correctie van een coderingsfout of een herclassificatie.
Waarom dit belangrijk is Meet rechtstreeks de KPI ‘Herstelwerk bij factuurcodering’ en laat efficiëntieverlies bij het coderen van boekingen zien. Waar vind je dit? System Notes. Zoek naar wijzigingen in het veld 'account' van de sublijst Transaction Line. Vastleggen Geregistreerd bij uitvoering van transactie X Gebeurtenistype explicit
	Leverancierscredit toegepast	Er wordt een Bill Credit (Vendor Credit) toegepast op de Vendor Bill, waardoor het verschuldigde bedrag daalt. Dit is een alternatief voor een betaling in geld.
Waarom dit belangrijk is Verklaart waarom het betaalde bedrag kan afwijken van het factuurbedrag en zorgt dat de verplichting correct wordt afgeboekt. Waar vind je dit? Transaction Links. Zoek naar een transactie van het type 'Vendor Credit' die aan de Vendor Bill is gekoppeld. Vastleggen Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit NetSuite

Stappen

Meld je aan bij NetSuite als beheerder of als gebruiker met toestemming om Saved Searches te maken en te exporteren.
Ga naar Lists > Search > Saved Searches > New.
Selecteer Transactie in de lijst met recordtypen om een nieuwe Transaction Saved Search te maken.
Controleer op het tabblad Criteria of het selectievakje Use Expressions aanvankelijk niet is aangevinkt. Voeg daarna het filter Type toe en selecteer Vendor Bill, Bill Payment of Bill Credit.
Voeg op het tabblad Criteria ook het filter Main Line toe en stel dit in op True. Zo richt je je op gebeurtenissen rond het aanmaken en de status op kopniveau.
Ga voor de geschiedenis naar System Notes in de filterlijst, onderaan de keuzelijst, en voeg System Notes : Date toe. Stel de gewenste periode in, bijvoorbeeld de afgelopen 90 dagen.
Ga naar het tabblad Results en verwijder alle standaardkolommen.
Voeg de kolom Case Identifier toe: selecteer Transaction Name of Document Number. Stel het aangepaste label in op InvoiceNumber.
Voeg de kolom Event Time toe: selecteer System Notes fields... > Date. Stel het aangepaste label in op EventTime.
Voeg de kolom Activity toe: selecteer Formula (Text). Plak in het formulevenster de CASE-instructie uit het gedeelte Query hieronder. Deze logica koppelt wijzigingen in NetSuite-velden aan standaardactiviteitsnamen. Stel het aangepaste label in op Activity.
Voeg andere vereiste attributen toe, zoals Source System en Last Data Update, met Formula (Text) en vaste waarden, bijvoorbeeld 'NetSuite', en de ingebouwde tag {today}.
Klik op Save & Run. Zodra de resultaten zijn geladen, klik je linksboven in de resultatenbalk op het pictogram Export - CSV om het event log voor ProcessMind te downloaden.

Configuratie

Transactietypen: filter uitsluitend op Vendor Bill, Bill Payment en Bill Credit om gegevens over Journal Entries of Purchase Orders buiten beschouwing te laten.
Koppeling met System Notes: deze configuratie gebruikt de koppeling met System Notes om een geschiedenislogboek te maken in plaats van een momentopname van de huidige status. Controleer of je gebruikersrol toegang heeft tot System Notes.
Datumbereik: pas het datumfilter toe op System Notes : Date, niet op het datumveld van de transactie. Zo neem je recente activiteiten mee voor oude facturen, zoals een betaling van vandaag voor een factuur die vorig jaar is aangemaakt.
Main Line: stel Main Line = True in om het aantal rijen te beperken. Wil je 'Invoice Account Modified' volgen, dan moet je Main Line mogelijk op False zetten of een aparte zoekopdracht maken voor wijzigingen op regelniveau.
Formulelimieten: NetSuite-formules mogen maximaal 4.000 tekens bevatten. Wordt de Activity-logica te ingewikkeld, splits deze dan over twee zoekopdrachten of verwerk de koppeling buiten NetSuite.

Voorbeeldquery config

Type: Transaction

CRITERIA TAB:
- Type: is any of Vendor Bill, Bill Payment, Bill Credit
- Main Line: is True
- System Notes : Date: is within [Your Date Range]

RESULTS TAB:

Column 1: Document Number
- Label: InvoiceNumber

Column 2: System Notes : Date
- Label: EventTime

Column 3: Formula (Text)
- Label: Activity
- Formula:
CASE 
   WHEN {systemnotes.type} = 'Create' AND {type} = 'Bill' THEN 'Invoice Created'
   WHEN {systemnotes.type} = 'Create' AND {type} = 'Bill' AND {createdfrom} IS NOT NULL THEN 'Invoice Matched to PO'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Approval Status' AND {systemnotes.newvalue} = 'Pending Approval' THEN 'Invoice Approval Requested'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Approval Status' AND {systemnotes.newvalue} = 'Open' THEN 'Invoice Approved'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Approval Status' AND {systemnotes.newvalue} = 'Rejected' THEN 'Invoice Rejected'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Amount' THEN 'Invoice Amount Modified'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Account' THEN 'Invoice Account Modified'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Payment Hold' AND {systemnotes.newvalue} = 'T' THEN 'Payment Hold Applied'
   WHEN {type} = 'Bill' AND {systemnotes.field} = 'Payment Hold' AND {systemnotes.newvalue} = 'F' THEN 'Payment Hold Released'
   WHEN {type} = 'Bill Credit' AND {systemnotes.type} = 'Create' THEN 'Vendor Credit Applied'
   WHEN {type} = 'Bill Payment' AND {systemnotes.type} = 'Create' AND {status} = 'Pending Approval' THEN 'Payment Scheduled'
   WHEN {type} = 'Bill Payment' AND {systemnotes.type} = 'Create' AND {status} = 'Paid In Full' THEN 'Payment Processed'
   WHEN {type} = 'Bill Payment' AND {systemnotes.field} = 'Void' THEN 'Payment Voided'
   WHEN {type} = 'Bill Payment' AND {systemnotes.field} = 'Cleared' AND {systemnotes.newvalue} = 'T' THEN 'Payment Cleared'
   ELSE 'General Update'
END

Column 4: Formula (Text)
- Label: SourceSystem
- Formula: 'NetSuite'

Column 5: Formula (Text)
- Label: LastDataUpdate
- Formula: TO_CHAR({today}, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS')

Column 6: Vendor : Name
- Label: VendorName

Column 7: Subsidiary
- Label: Subsidiary

Column 8: Amount
- Label: InvoiceAmount

Column 9: Due Date
- Label: DueDate

Column 10: Created From
- Label: PurchaseOrderNumber

Column 11: System Notes : Set by
- Label: User

Column 12: Department
- Label: Department

Column 13: Status
- Label: ApprovalStatus

Column 14: Formula (Text)
- Label: IsNonPO
- Formula: CASE WHEN {createdfrom} IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END

Stappen

ODBC-driver configureren: controleer of de SuiteAnalytics Connect ODBC-driver is geïnstalleerd en geconfigureerd op de machine waarmee je data extraheert. Je hebt je NetSuite Account ID, Role ID en geldige aanmeldgegevens nodig.
Machtigingen controleren: de gebruikersrol voor de ODBC-verbinding moet de machtiging 'SuiteAnalytics Connect' hebben en 'View'-toegang tot Transactions, System Notes en Entities.
Omgeving voorbereiden: open je SQL-client, bijvoorbeeld DBeaver, DataGrip of een eigen ETL-tool, en maak verbinding met de NetSuite-databron.
Bereik bepalen: bepaal welke Subsidiary ID’s en welk datumbereik je wilt gebruiken voor de extractie. Pas de WHERE-clausule aan in de Common Table Expression (CTE) met de naam 'VendorBills' in de meegeleverde query.
Query uitvoeren: voer het meegeleverde SQL-script uit. Het script combineert data uit de tabellen 'Transaction', 'TransactionLine', 'SystemNote' en 'TransactionLink' om de procesgeschiedenis samen te stellen.
Uitvoering controleren: ODBC-verbindingen met NetSuite kunnen een time-out geven bij grote datasets. Mislukt de query, splits de extractie dan per maand of kwartaal met het filter 'trandate'.
Data controleren: controleer of de verhouding tussen gebeurtenissen 'Invoice Created' en 'Payment Processed' aannemelijk is. Controleer ook of InvoiceNumber voor elke rij is ingevuld.
Data exporteren: sla de queryresultaten op als CSV-bestand of laad ze rechtstreeks in je dataframe. Stel de tekencodering in op UTF-8, zodat speciale tekens in leveranciersnamen goed worden verwerkt.
Datums opmaken: zorg er bij het importeren in ProcessMind voor dat de kolom 'EventTime' als datetime-object wordt ingelezen (YYYY-MM-DD HH:MM:SS).
Null-waarden verwerken: null-waarden in de kolom 'User' duiden vaak op systeemgebeurtenissen, zoals geplande scripts. Je kunt deze desgewenst na de extractie vervangen door 'System'.
Eindcontrole: controleer of de kolom 'Activity' de vereiste gebeurtenisnamen bevat, zoals 'Invoice Created' en 'Payment Processed', en of er geen fouten zijn opgetreden bij het koppelen.

Configuratie

Datumbereik: filter op 'Transaction.trandate'. Voor een eerste process mining-analyse wordt een periode van 3 tot 12 maanden aanbevolen.
Filteren op dochteronderneming: gebruik je NetSuite OneWorld, filter dan altijd op 'Transaction.subsidiary'. Zo weet je zeker dat je de juiste juridische entiteit analyseert.
System Notes: de extractie gebruikt de tabel 'SystemNote' voor goedkeurings- en wijzigingslogboeken. Controleer of 'Log System Notes on Update Only' ervoor zorgt dat belangrijke processtappen niet worden vastgelegd.
Transactiestatus: NetSuite-transactiestatussen zijn verschillend, bijvoorbeeld 'A' en 'B'. De query zet deze om naar leesbare waarden. Controleer of je omgeving de standaardstatuscodes gebruikt.
ODBC-driverversie: gebruik de nieuwste beschikbare SuiteAnalytics Connect-driver om compatibiliteitsproblemen na recente NetSuite-updates te voorkomen.

Voorbeeldquery sql

WITH VendorBills AS (
    SELECT
        t.ID AS TransactionID,
        t.tranid AS InvoiceNumber,
        t.trandate AS InvoiceDate,
        t.createDate AS CreatedDate,
        t.lastModifiedDate AS LastModified,
        e.altName AS VendorName,
        s.name AS Subsidiary,
        t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        t.dueDate AS DueDate,
        t.createdFrom AS CreatedFromID,
        CASE WHEN t.createdFrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
        dep.name AS Department,
        'NetSuite' AS SourceSystem
    FROM
        Transaction t
        LEFT JOIN Entity e ON t.entity = e.id
        LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
        LEFT JOIN Department dep ON t.department = dep.id
    WHERE
        t.type = 'VendBill'
        AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD') -- REPLACE WITH YOUR START DATE
        AND t.trandate <= TO_DATE('2023-12-31', 'YYYY-MM-DD') -- REPLACE WITH YOUR END DATE
),
PO_Data AS (
    SELECT
        t.ID AS PO_ID,
        t.tranid AS PONumber
    FROM
        Transaction t
    WHERE
        t.type = 'PurchOrd'
)

-- 1. Invoice Created
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Created' AS Activity,
    vb.CreatedDate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Created' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID

UNION ALL

-- 2. Invoice Matched to PO
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Matched to PO' AS Activity,
    vb.CreatedDate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Created' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID

UNION ALL

-- 3. Invoice Approval Requested (Derived from System Notes)
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Approval Requested' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Pending Approval' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'approvalstatus'
    AND sn.newValue = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 4. Invoice Approved
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Approved' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Open' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'approvalstatus'
    AND (sn.newValue = 'Approved' OR sn.newValue = 'Open')

UNION ALL

-- 5. Invoice Rejected
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Rejected' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Rejected' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'approvalstatus'
    AND sn.newValue = 'Rejected'

UNION ALL

-- 6. Invoice Amount Modified
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Amount Modified' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Modified' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    (sn.standardfield = 'foreigntotal' OR sn.standardfield = 'total')

UNION ALL

-- 7. Invoice Account Modified
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Invoice Account Modified' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Modified' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'account'

UNION ALL

-- 8. Payment Hold Applied
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Hold Applied' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Hold' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'paymenthold'
    AND sn.newValue = 'T'

UNION ALL

-- 9. Payment Hold Released
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Hold Released' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Released' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN SystemNote sn ON vb.TransactionID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    sn.standardfield = 'paymenthold'
    AND sn.newValue = 'F'

UNION ALL

-- 10. Vendor Credit Applied
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Vendor Credit Applied' AS Activity,
    vc.createDate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Credit Applied' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN TransactionLink tl ON vb.TransactionID = tl.previousDoc
    INNER JOIN Transaction vc ON tl.nextDoc = vc.ID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
WHERE
    vc.type = 'VendCred'

UNION ALL

-- 11. Payment Scheduled (Bill Payment created but pending)
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled' AS Activity,
    vp.createDate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Scheduled' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    vp.trandate AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN TransactionLink tl ON vb.TransactionID = tl.previousDoc
    INNER JOIN Transaction vp ON tl.nextDoc = vp.ID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
WHERE
    vp.type = 'VendPymt'
    AND vp.status = 'Pending Approval'

UNION ALL

-- 12. Payment Processed (Payment posted)
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Processed' AS Activity,
    vp.trandate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Paid' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    vp.trandate AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN TransactionLink tl ON vb.TransactionID = tl.previousDoc
    INNER JOIN Transaction vp ON tl.nextDoc = vp.ID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
WHERE
    vp.type = 'VendPymt'
    AND (vp.status = 'PaidInFull' OR vp.status = 'Deposited' OR vp.status = 'NotDeposited')

UNION ALL

-- 13. Payment Voided
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Voided' AS Activity,
    sn.date AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    emp.entityid AS User,
    vb.Department,
    'Voided' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN TransactionLink tl ON vb.TransactionID = tl.previousDoc
    INNER JOIN Transaction vp ON tl.nextDoc = vp.ID
    INNER JOIN SystemNote sn ON vp.ID = sn.recordID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
    LEFT JOIN Entity emp ON sn.name = emp.id
WHERE
    vp.type = 'VendPymt'
    AND sn.standardfield = 'status'
    AND sn.newValue LIKE '%Void%'

UNION ALL

-- 14. Payment Cleared
SELECT
    vb.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared' AS Activity,
    vp.clearedDate AS EventTime,
    vb.SourceSystem,
    vb.LastModified AS LastDataUpdate,
    vb.VendorName,
    vb.Subsidiary,
    vb.InvoiceAmount,
    vb.DueDate,
    po.PONumber AS PurchaseOrderNumber,
    NULL AS User,
    vb.Department,
    'Cleared' AS ApprovalStatus,
    vb.IsNonPO,
    vp.trandate AS PaymentDate
FROM
    VendorBills vb
    INNER JOIN TransactionLink tl ON vb.TransactionID = tl.previousDoc
    INNER JOIN Transaction vp ON tl.nextDoc = vp.ID
    LEFT JOIN PO_Data po ON vb.CreatedFromID = po.PO_ID
WHERE
    vp.type = 'VendPymt'
    AND vp.clearedDate IS NOT NULL

Stappen

Vereisten: zorg voor een NetSuite-account met beheerder- of ontwikkelaarstoegang. Schakel de functies 'SuiteTalk REST Web Services' en 'SuiteAnalytics Connect' in via Setup > Company > Enable Features.
Integratie instellen: ga naar Setup > Integration > Manage Integrations > New. Maak een integratie met de naam 'ProcessMining_ETL'. Vink 'Rest Web Services' en 'Token-Based Authentication' aan. Noteer de gegenereerde Consumer Key en Consumer Secret.
Token aanmaken: ga naar de pagina Manage Access Tokens. Maak een token aan voor de rol die toegang heeft tot Transactions, System Notes en Lists. Noteer de Token ID en Token Secret.
Python-omgeving: installeer Python 3.x. Installeer de benodigde bibliotheken met pip: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Script configureren: kopieer het Python-script uit het gedeelte Query hieronder. Vul de variabelen ACCOUNT_ID, CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID en TOKEN_SECRET in met je aanmeldgegevens. Stel de variabele START_DATE in op de gewenste startdatum voor de extractie, bijvoorbeeld '2023-01-01'.
SuiteQL-logica: het script gebruikt UNION ALL. Het haalt aanmaak- en betalingsgebeurtenissen op uit de tabel Transactie en gebeurtenissen voor het auditspoor, zoals goedkeuringen, wijzigingen en blokkeringen, uit de tabel SystemNote.
Script uitvoeren: voer het script uit via de opdrachtregel: python netsuite_extract.py. Het script verwerkt de paginering automatisch. SuiteQL maakt pagina’s van 1.000 records.
Data verwerken: het script zet het JSON-antwoord automatisch om naar een platte tabel die geschikt is voor process mining. Ook koppelt het kolommen en maakt het datums op.
Controleren: het script toont het totale aantal opgehaalde rijen. Vergelijk dit indien nodig met een NetSuite Saved Search.
Exporteren: het uiteindelijke dataframe wordt opgeslagen als netsuite_ap_event_log.csv. Dit bestand is klaar om te uploaden naar ProcessMind.
Uploaden: importeer de CSV in ProcessMind. Koppel InvoiceNumber aan Case ID, Activity aan Activiteit en EventTime aan Timestamp.

Configuratie

Authenticatie: gebruikt OAuth 1.0a (Token-Based Authentication), het standaardbeveiligingsmodel voor de NetSuite REST API.
Batchgrootte: het script vraagt 1.000 rijen per pagina op, het standaardmaximum voor SuiteQL in NetSuite.
Datums filteren: het script filtert op trandate voor transacties en op date voor systeemnotities, vanaf START_DATE. Zo verloopt de verwerking efficiënter.
Bereik: de tabel Transactie wordt gefilterd op de typen 'VendBill' (Vendor Bill), 'BillPymt' (Bill Payment) en 'VendCred' (Vendor Credit).
System Notes: deze tabel is essentieel om goedkeuringsrondes en wijzigingen vast te leggen. De tabel kan groot zijn. Controleer of de integratiegebruiker toestemming heeft om SystemNote op te vragen.
Tijdzone: de NetSuite API geeft datums terug in de tijdzone van het account. Het script gaat uit van standaard ISO-notaties.

Voorbeeldquery python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import pandas as pd
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># === CONFIGURATION ===
ACCOUNT_ID = class="hl-string">'1234567_SB1'  class=class="hl-string">"hl-comment"># Your NetSuite Account ID (Realm). Use hyphens for sandbox (e.g., 1234567-sb1)
CONSUMER_KEY = class="hl-string">'your_consumer_key'
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">'your_consumer_secret'
TOKEN_ID = class="hl-string">'your_token_id'
TOKEN_SECRET = class="hl-string">'your_token_secret'
START_DATE = class="hl-string">'2024-01-01'  class=class="hl-string">"hl-comment"># Filter for data extraction

class=class="hl-string">"hl-comment"># Normalize Account ID for URL (NetSuite requires lowercase and hyphens)
url_account_id = ACCOUNT_ID.lower().replace(class="hl-string">'_', class="hl-string">'-')
BASE_URL = fclass="hl-string">'https://{url_account_id}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql'

class=class="hl-string">"hl-comment"># === SUITEQL QUERY ===
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query extracts 14 activities using UNION ALL to combine Transaction data and System Notes.
suiteql_query = fclass="hl-string">"""
/* 1. Invoice Created */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Created' AS Activity,
    TO_CHAR(t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM Transaction t
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE t.type = 'VendBill'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Matched to PO' AS Activity,
    TO_CHAR(t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    'False' AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM Transaction t
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE t.type = 'VendBill'
AND t.createdfrom IS NOT NULL
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 3. Invoice Approval Requested (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Approval Requested' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30 /* Internal ID for Vendor Bill */
AND sn.field = 'status'
AND sn.value = 'Pending Approval'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 4. Invoice Approved (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Approved' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'status'
AND sn.value = 'Open'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 5. Invoice Rejected (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Rejected' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'status'
AND sn.value = 'Rejected'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 6. Invoice Amount Modified (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Amount Modified' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'total'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 7. Invoice Account Modified (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Invoice Account Modified' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'account'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 8. Payment Hold Applied (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Hold Applied' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'paymenthold'
AND sn.value = 'T'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 9. Payment Hold Released (System Note) */
SELECT
    t.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Hold Released' AS Activity,
    TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t.duedate AS DueDate,
    t.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    rau.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    NULL AS PaymentDate
FROM SystemNote sn
JOIN Transaction t ON sn.recordid = t.id
LEFT JOIN Entity bu ON t.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee rau ON sn.name = rau.id
LEFT JOIN Department d ON t.department = d.id
WHERE sn.recordtypeid = -30
AND sn.field = 'paymenthold'
AND sn.value = 'F'
AND t.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 10. Vendor Credit Applied */
SELECT
    t_bill.tranid AS InvoiceNumber,
    'Vendor Credit Applied' AS Activity,
    TO_CHAR(t_cred.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t_bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t_bill.duedate AS DueDate,
    t_bill.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t_bill.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t_bill.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    t_cred.trandate AS PaymentDate
FROM Transaction t_cred
JOIN TransactionLine tl ON t_cred.id = tl.transaction
JOIN Transaction t_bill ON tl.appliedtotransaction = t_bill.id
LEFT JOIN Entity bu ON t_bill.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t_bill.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t_cred.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t_bill.department = d.id
WHERE t_cred.type = 'VendCred'
AND t_bill.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 11. Payment Scheduled */
SELECT
    t_bill.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled' AS Activity,
    TO_CHAR(t_pay.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t_bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t_bill.duedate AS DueDate,
    t_bill.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t_bill.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t_bill.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    t_pay.trandate AS PaymentDate
FROM Transaction t_pay
JOIN TransactionLine tl ON t_pay.id = tl.transaction
JOIN Transaction t_bill ON tl.appliedtotransaction = t_bill.id
LEFT JOIN Entity bu ON t_bill.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t_bill.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t_pay.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t_bill.department = d.id
WHERE t_pay.type = 'BillPymt'
AND t_pay.status = 'Pending Approval'
AND t_bill.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 12. Payment Processed */
SELECT
    t_bill.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Processed' AS Activity,
    TO_CHAR(t_pay.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t_bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t_bill.duedate AS DueDate,
    t_bill.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t_bill.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t_bill.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    t_pay.trandate AS PaymentDate
FROM Transaction t_pay
JOIN TransactionLine tl ON t_pay.id = tl.transaction
JOIN Transaction t_bill ON tl.appliedtotransaction = t_bill.id
LEFT JOIN Entity bu ON t_bill.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t_bill.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t_pay.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t_bill.department = d.id
WHERE t_pay.type = 'BillPymt'
AND t_pay.status <> 'Voided'
AND t_bill.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 13. Payment Voided */
SELECT
    t_bill.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Voided' AS Activity,
    TO_CHAR(t_pay.lastmodifieddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t_bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t_bill.duedate AS DueDate,
    t_bill.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t_bill.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t_bill.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    t_pay.trandate AS PaymentDate
FROM Transaction t_pay
JOIN TransactionLine tl ON t_pay.id = tl.transaction
JOIN Transaction t_bill ON tl.appliedtotransaction = t_bill.id
LEFT JOIN Entity bu ON t_bill.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t_bill.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t_pay.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t_bill.department = d.id
WHERE t_pay.type = 'BillPymt'
AND t_pay.status = 'Voided'
AND t_bill.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 14. Payment Cleared (Logic depends on bank rec features, using Check Cleared date or modification) */
SELECT
    t_bill.tranid AS InvoiceNumber,
    'Payment Cleared' AS Activity,
    /* Fallback to trandate if clearedDate is unavailable in your config */
    TO_CHAR(COALESCE(t_pay.createddate, t_pay.trandate), 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    bu.name AS VendorName,
    s.name AS Subsidiary,
    t_bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
    t_bill.duedate AS DueDate,
    t_bill.otherrefnum AS PurchaseOrderNumber,
    e.entityid AS User,
    d.name AS Department,
    t_bill.status AS ApprovalStatus,
    CASE WHEN t_bill.createdfrom IS NULL THEN 'True' ELSE 'False' END AS IsNonPO,
    t_pay.trandate AS PaymentDate
FROM Transaction t_pay
JOIN TransactionLine tl ON t_pay.id = tl.transaction
JOIN Transaction t_bill ON tl.appliedtotransaction = t_bill.id
LEFT JOIN Entity bu ON t_bill.entity = bu.id
LEFT JOIN Subsidiary s ON t_bill.subsidiary = s.id
LEFT JOIN Employee e ON t_pay.createdBy = e.id
LEFT JOIN Department d ON t_bill.department = d.id
WHERE t_pay.type = 'BillPymt'
AND t_pay.status = 'Paid In Full' /* Indicates cleared/posted in some contexts */
AND t_bill.trandate >= TO_DATE('{START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""

class=class="hl-string">"hl-comment"># === AUTH AND EXECUTION ===

def get_suiteql_results(query):
    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )
    
    all_rows = []
    offset = 0
    has_more = True
    
    print(class="hl-string">"Starting extraction...")
    
    while has_more:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># SuiteQL REST API payload
        headers = {
            class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
            class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
        }
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add LIMIT/OFFSET to query if not using built-in cursors (SuiteQL doesn't support OFFSET well natively in string, 
        class=class="hl-string">"hl-comment"># but REST API handles pagination via links. However, for raw query, we usually rely on class="hl-string">'items' return)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Pure SuiteQL via REST returns a set number of records. We must iterate via the class="hl-string">'links' provided in response
        class=class="hl-string">"hl-comment"># or typically, SuiteQL REST creates a job for large queries. 
        class=class="hl-string">"hl-comment"># For simplicity in this script, we assume a direct synchronous call pattern.
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Actually, for large datasets, we must use the class="hl-string">'q' parameter. 
        class=class="hl-string">"hl-comment"># But SuiteQL POST body is standard. We will implement simple looping if class="hl-string">'hasMore' is present.
        
        payload = {
            class="hl-string">"q": query
        }
        
        response = requests.post(BASE_URL, headers=headers, auth=oauth, json=payload)
        
        if response.status_code != 200:
            print(fclass="hl-string">"Error: {response.text}")
            break
            
        data = response.json()
        items = data.get(class="hl-string">'items', [])
        all_rows.extend(items)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if there are more results (SuiteQL REST paging)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard REST response has class="hl-string">'hasMore' and class="hl-string">'links'. 
        class=class="hl-string">"hl-comment"># However, Query API V1 often requires traversing the class="hl-string">'next' link.
        has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
        
        if has_more:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># For subsequent pages, we follow the class="hl-string">'next' link logic or offset logic.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The Query API creates a paged result set. We strictly need to follow the class="hl-string">'links' > class="hl-string">'next'.
            links = data.get(class="hl-string">'links', [])
            next_link = next((l[class="hl-string">'href'] for l in links if l[class="hl-string">'rel'] == class="hl-string">'next'), None)
            if next_link:
                BASE_URL = next_link class=class="hl-string">"hl-comment"># Update URL for next loop
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Payload is not needed for next link GET usually, but Query API might differ.
                class=class="hl-string">"hl-comment"># If using links, we switch to GET for the next page.
                class=class="hl-string">"hl-comment"># (Simplified logic: In production, robustly handle the href)
            else:
                has_more = False
        
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(items)} rows. Total: {len(all_rows)}")
        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Rate limit protection

    return pd.DataFrame(all_rows)

class=class="hl-string">"hl-comment"># === RUN ===
if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    df = get_suiteql_results(suiteql_query)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Post-processing
    if not df.empty:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure numeric formats
        df[class="hl-string">'invoiceamount'] = pd.to_numeric(df[class="hl-string">'invoiceamount'], errors=class="hl-string">'coerce').fillna(0)
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Save
        filename = class="hl-string">'netsuite_ap_event_log.csv'
        df.to_csv(filename, index=False)
        print(fclass="hl-string">"Success! Saved {len(df)} rows to {filename}")
    else:
        print(class="hl-string">"No data found.")

Klaar om te beginnen?

Begin vandaag met process mining door deze template toe te passen op je NetSuite-omgeving. Ontdek waar je efficiënter kunt werken en optimaliseer je workflows voor betalingen.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenbetalingen

Spoor bottlenecks op en verkort de doorlooptijd met 30 procent.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Datatemplate voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Attributen voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Activiteiten voor de verwerking van crediteurenbetalingen

Extractiegidsen

NetSuite Saved Search-export voor crediteurentransacties

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery config

SuiteQL-extractie via SuiteAnalytics Connect ODBC

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Python-ETL met SuiteTalk REST API en SuiteQL

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om te beginnen?

Verbeter vandaag nog de verwerking van crediteurenbetalingen