Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-aanvragen

De activiteitsnaam beschrijft één stap of statuswijziging binnen de levenscyclus van de inkoopaanvraag. De naam geeft gebeurtenissen zoals 'Requisition Submitted', 'Approval Step Started' of 'Requisition Rejected' een begrijpelijk label. Zo vormen ze de bouwstenen van de procesmap.

Dit attribuut is essentieel voor procesontdekking en -analyse. Door deze activiteiten in de juiste volgorde te zetten, kunnen process mining-tools de werkelijke procesflow visualiseren, afwijkingen van de standaardprocedure opsporen en bottlenecks of herstelwerklussen vinden. Consistente en duidelijke activiteitsnamen zijn nodig voor een begrijpelijk en bruikbaar procesmodel.

Het definieert de afzonderlijke processtappen. Die zijn nodig om de procesmap te visualiseren en de procesflow te analyseren.

Vaak afgeleid uit event logs, tabellen met statuswijzigingen of transactiec codes die aan het aanvraagdocument zijn gekoppeld.

Gebeurtenistijd, vaak timestamp genoemd, legt het exacte moment vast waarop een activiteit plaatsvond. Deze data is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en voor alle tijdgebaseerde procesanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, het vinden van bottlenecks en het monitoren van prestaties.

In process mining worden timestamps gebruikt om activiteiten binnen elke case te ordenen en de tijd tussen verschillende stappen te meten. Door deze tijdsduur te analyseren, krijg je zicht op vertragingen, oorzaken van lange doorlooptijden en de vraag of service level agreements worden gehaald. Nauwkeurige en volledige timestampdata is een voorwaarde voor zinvolle prestatieanalyse.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en procesprestaties en bottlenecks te analyseren.

Meestal vastgelegd in systeemaudittrails, event logs of als aanmaak- of wijzigingsdatum op transactieregels.

De ID van de inkoopaanvraag is een unieke sleutel die aan elk aanvraagdocument wordt toegewezen wanneer het wordt aangemaakt. Deze ID is het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, wijzigingen en goedkeuringen die bij één aanvraag horen, van de start tot de afronding.

In process mining is deze ID essentieel om cases aan elkaar te koppelen. Hiermee kan het systeem het volledige traject van elke aanvraag reconstrueren. Losse gebeurtenissen zoals 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' en 'Purchase Order Created' worden zo verbonden tot één samenhangende procesflow. Zonder een consistente en unieke case-ID kun je procesvarianten, doorlooptijden en uitkomsten niet analyseren.

Dit is de belangrijkste sleutel om de volledige levenscyclus van een aanvraag te volgen. Hiermee kun je alle gerelateerde gebeurtenissen aan één procesinstantie koppelen.

Meestal te vinden in de headerdata van de transactie voor de inkoopaanvraag of in de documenttabel.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In organisaties met meerdere systemen, zoals een centraal ERP-systeem en een gespecialiseerde e-procurementtool, helpt dit veld om data uit verschillende bronnen van elkaar te onderscheiden.

Deze informatie is waardevol voor datavalidatie, probleemoplossing en het begrijpen van procesvarianten die afhankelijk kunnen zijn van het systeem. Aanvragen uit het ene systeem kunnen bijvoorbeeld een ander goedkeuringspad volgen of een kortere doorlooptijd hebben dan aanvragen uit een ander systeem. Door data per bronsysteem te analyseren, kun je integratieproblemen of mogelijkheden voor systeemconsolidatie vinden.

Het geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en voor het analyseren van procesverschillen tussen meerdere systemen.

Dit is vaak een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd, of het veld staat in technische metadatavelden.

De timestamp Laatste data-update geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. De timestamp laat zien wanneer het record voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald en in de process mining-omgeving is geladen.

Dit attribuut is belangrijk voor operationele monitoring en om te controleren of analyses op actuele informatie zijn gebaseerd. Het helpt je de mogelijke vertraging te begrijpen tussen gebeurtenissen in de praktijk en de weergave daarvan in het procesmodel. Dashboards en KPI's die lopende processen volgen, gebruiken deze informatie om tijdige en relevante inzichten te geven.

Het laat zien hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om te zorgen dat analyses relevant en bijgewerkt zijn.

Meestal toegevoegd door de data-integratie- of ETL-tool (Extract, Transform, Load) tijdens het laden van de data.

Het attribuut Afdeling staat voor de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de aankoop, zoals 'Marketing', 'IT' of 'Finance'. Het is belangrijke financiële en organisatorische data voor budgettering en kostentoewijzing.

In process mining is analyse per afdeling een veelgebruikte en krachtige methode. Je kunt de prestaties van verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken en zien welke afdelingen efficiënt werken en welke ondersteuning nodig hebben. Zo krijg je zicht op verschillen in doorlooptijd, goedkeuringspercentages of compliance die specifiek zijn voor de inkoopgewoonten of interne processen van een afdeling.

Hiermee kun je prestaties en kosten tussen verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken en afdelingsspecifiek procesgedrag herkennen.

Meestal beschikbaar in de header- of regeldata van de inkoopaanvraag, gekoppeld aan de organisatiestructuur van het bedrijf.

Bedrag van aanvraag staat voor de totale financiële waarde van alle artikelen en diensten in de inkoopaanvraag. Dit is een belangrijke financiële maatstaf binnen het inkoopproces.

In procesanalyse is dit attribuut belangrijk voor filtering en analyse op basis van waarde. Je kunt aanvragen indelen in categorieën zoals hoge en lage waarde. Die hebben vaak verschillende goedkeuringsworkflows en risicoprofielen. Door doorlooptijden of afwijzingspercentages per aanvraagbedrag te analyseren, kun je bijvoorbeeld zien dat aanvragen met een hoge waarde veel langer op goedkeuring wachten of vaker worden afgewezen. Dat biedt een goed startpunt voor procesverbetering.

Hiermee kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteit geven aan aanvragen met een hoge waarde en begrijpen hoe financiële waarde het procesgedrag beïnvloedt.

Meestal te vinden in de headerdata van de transactie voor de inkoopaanvraag of in de documenttabel.

De ID van de inkooporder is het unieke nummer van het inkooporderdocument dat uit een goedgekeurde inkoopaanvraag is gegenereerd. Dit veld koppelt het aanvraagproces aan de daaropvolgende inkoop- en betalingsprocessen.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van de conversie-efficiëntie van aanvraag naar inkooporder. Het bevestigt dat een aanvraag succesvol tot een inkooporder heeft geleid en maakt het mogelijk om de tijd voor deze conversie te meten. Door te analyseren welke aanvragen een bijbehorende inkooporder hebben, kun je beoordelen hoe effectief de voorbereidende inkoopfase is en aanvragen vinden die wel zijn goedgekeurd maar nooit zijn afgehandeld.

Het koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopproces, zodat je conversiepercentages en doorlooptijden van aanvraag naar inkooporder kunt analyseren.

Vaak te vinden in de documentdata van de aanvraag nadat een inkooporder is aangemaakt, soms in een tabel met gerelateerde documenten of documentflows.

Naam aanvrager identificeert de persoon die de inkoopaanvraag heeft gestart. Dit is meestal de bedrijfsgebruiker die de goederen of diensten nodig heeft.

Door het proces per aanvrager te analyseren, kun je patronen bij specifieke personen of groepen vinden. Zo zie je bijvoorbeeld of bepaalde aanvragers vaak onvolledige of niet-conforme aanvragen indienen die herstelwerk vereisen. Deze informatie kun je gebruiken voor gerichte training of om het aanvraagproces voor veelvoorkomende gebruikersgroepen eenvoudiger te maken. Dat verbetert uiteindelijk de efficiëntie en compliance.

Het helpt gedrag van specifieke gebruikers te herkennen, zodat je gerichte training en procesverbeteringen voor personen of teams kunt inzetten.

Te vinden in de headerdata van de inkoopaanvraag, vaak gekoppeld aan de stamdata van medewerkers.

Status van aanvraag geeft de toestand van de aanvraag op een bepaald moment of de definitieve uitkomst aan. Veelvoorkomende statussen zijn 'In Progress', 'Pending Approval', 'Approved', 'Rejected' en 'Closed'.

Dit attribuut is belangrijk voor uitkomstanalyse en operationele monitoring. Je kunt aanvragen filteren op hun eindstatus en zo maatstaven berekenen, zoals afwijzingspercentages of conversiepercentages naar inkooporders. In de dagelijkse bedrijfsvoering helpt het teams om de actuele werkvoorraad te begrijpen, bijvoorbeeld het aantal aanvragen dat op goedkeuring wacht. Zo kunnen ze werk prioriteren en hun capaciteit beter beheren.

Het geeft een duidelijk beeld van de uitkomsten van aanvragen, maakt de berekening van belangrijke maatstaven zoals afwijzingspercentages mogelijk en ondersteunt het beheer van de operationele werkvoorraad.

Meestal te vinden in het statusveld van de aanvraagheader van het inkoopdocument.

Type aanvraag deelt de inkoopaanvraag in op basis van de aard of het doel ervan. Voorbeelden zijn aanvragen voor standaardmaterialen, diensten, kapitaaluitgaven of artikelen uit een specifieke catalogus. Deze indeling bepaalt vaak de goedkeuringsworkflow en de boekhoudkundige verwerking.

Door het proces per aanvraagt type te analyseren, krijg je zicht op verschillende procespaden en efficiëntieniveaus. Aanvragen voor kapitaaluitgaven kunnen bijvoorbeeld langere doorlooptijden hebben door extra goedkeuringslagen, terwijl aanvragen voor standaardcatalogusartikelen grotendeels geautomatiseerd kunnen zijn. Deze analyse helpt bij het ontwerpen en optimaliseren van procesvarianten per type.

Hiermee kun je verschillende procespaden analyseren, omdat het type aanvraag vaak bepaalt welke goedkeuringsworkflow en complexiteit nodig zijn.

Deze informatie wordt meestal opgeslagen als documenttype of categoriecode in de headerdata van de aanvraag.

Het attribuut Valuta geeft de munteenheid van het bedrag van de aanvraag aan. In multinationale organisaties kunnen aanvragen in verschillende valuta worden aangemaakt, afhankelijk van de locatie van de aanvrager of leverancier.

Dit veld is nodig voor correcte financiële rapportages en analyses. Het zorgt ervoor dat geldbedragen juist worden geïnterpreteerd en maakt een correcte omrekening mogelijk wanneer je data uit verschillende regio's samenvoegt. Bij elke analyse van de aanvraagwaarde moet je rekening houden met de valuta. Anders vergelijk je verschillende munteenheden rechtstreeks met elkaar.

Het geeft de nodige context bij financiële data, zodat aanvraagbedragen uit verschillende regio's correct kunnen worden geïnterpreteerd en samengevoegd.

Meestal te vinden in de headerdata van de transactie voor de inkoopaanvraag, naast de bedragvelden.

Gebruikersnaam identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit in het proceslog. Dit is een algemeen attribuut dat de aanvrager, een bewerker, een goedkeurder of iemand anders die met de aanvraag werkt kan vastleggen.

Dit attribuut is belangrijk voor analyse van gebruikers en automatisering. Het helpt bij het begrijpen van het vierogenprincipe, waarbij verschillende gebruikers activiteiten aan elkaar overdragen. Ook kun je er automatiseringspercentages mee berekenen door activiteiten te herkennen die door systeem- of batchgebruikers worden uitgevoerd. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, krijg je zicht op de manier waarop verschillende rollen met het proces omgaan.

Dit attribuut is nodig om overdrachten tussen gebruikers te begrijpen, automatisering te analyseren en processtappen aan de juiste uitvoerder toe te wijzen.

Te vinden in de audittrail of event log-data voor elke transactie, vaak opgeslagen als gebruikers-ID.

De gewenste leverdatum wordt door de aanvrager opgegeven als deadline voor de afhandeling. Deze datum is een doel voor het volledige inkoopproces, van goedkeuring van de aanvraag tot de uiteindelijke levering.

Dit attribuut is belangrijk om de tijdigheid van het proces en de aansluiting op bedrijfsbehoeften te analyseren. Door de gewenste leverdatum te vergelijken met de werkelijke aanmaakdatum van de inkooporder of de leverdatum, kunnen organisaties meten in hoeverre ze interne service level agreements halen. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen of het inkoopproces snel genoeg is om deadlines van de bedrijfsvoering te halen.

Het biedt een referentiepunt om procesprestaties te meten ten opzichte van bedrijfsdeadlines en om te beoordelen of aanvragen op tijd kunnen worden afgehandeld.

Meestal ingevoerd door de gebruiker bij het aanmaken van de aanvraag en opgeslagen in de aanvraagheader of de details van de aanvraagregel.

Naam goedkeurder identificeert de persoon, rol of groep die een goedkeurings- of afwijzingsstap in de workflow heeft uitgevoerd. Dit is iets anders dan de aanvrager of de algemene gebruiker die andere activiteiten kan uitvoeren.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van het goedkeuringsproces zelf. Je kunt er de prestaties van goedkeurders mee meten, zoals de gemiddelde tijd die een goedkeurder nodig heeft om een beslissing te nemen. Ook kun je de verdeling van de werkvoorraad analyseren en zien of bepaalde goedkeurders bottlenecks veroorzaken. Deze analyse ondersteunt een betere capaciteitsverdeling en prestatiesturing binnen de goedkeuringsketen.

Hiermee kun je de goedkeuringsworkflow gedetailleerd analyseren, inclusief de werkvoorraad en prestaties van goedkeurders en het herkennen van bottlenecks.

Vastgelegd in het event log of de auditlog voor goedkeuringsactiviteiten. Mogelijk moet je hiervoor een koppeling maken met de stamdata van medewerkers.

Reden van afwijzing is een tekstveld of code die uitlegt waarom een aanvraag is afgewezen. Goedkeurders geven deze informatie om de aanvrager feedback te geven. Die kan de aanvraag vervolgens aanpassen en opnieuw indienen.

Dit attribuut is zeer waardevol voor een oorzaakanalyse van procesmislukkingen. Door afwijsredenen te categoriseren en analyseren, kunnen organisaties veelvoorkomende problemen vinden, zoals 'Incorrect GL Code', 'Budget Exceeded' of 'Non-compliant Supplier'. Deze inzichten kunnen leiden tot gerichte verbeteringen, zoals betere training voor aanvragers, duidelijkere communicatie over beleid of systeemaanpassingen die veelvoorkomende fouten voorkomen.

Het geeft rechtstreeks inzicht in waarom aanvragen mislukken, zodat je de oorzaken kunt analyseren, herstelwerk kunt verminderen en het percentage goedkeuringen in één keer kunt verhogen.

Meestal vastgelegd in een opmerkingen- of notitieveld dat is gekoppeld aan de activiteit 'Rejected' of de statuswijziging.

Urgentieniveau, ook wel Prioriteit genoemd, is een veld waarmee aanvragers aangeven hoe snel de gevraagde goederen of diensten nodig zijn. Deze indeling kan beïnvloeden hoe de inkoopafdeling en goedkeurders de aanvraag routeren en prioriteren.

Door procesprestaties per urgentieniveau te analyseren, kun je bepalen of het proces goed reageert op bedrijfsbehoeften. Je kunt bijvoorbeeld controleren of aanvragen met een hoge urgentie daadwerkelijk sneller worden verwerkt dan aanvragen met een lage urgentie. Als dat niet zo is, kan dit wijzen op een bottleneck of een probleem in het prioriteringsmechanisme.

Het helpt beoordelen of het proces urgente aanvragen goed prioriteert en of de aangegeven urgentie overeenkomt met de werkelijke verwerkingssnelheid.

Meestal een optioneel of verplicht veld op het formulier voor het aanmaken van een aanvraag, opgeslagen in de aanvraagheader.