Datatemplate voor inkoopaanvragen

De activiteitsnaam beschrijft één stap of statuswijziging in de levenscyclus van een inkoopaanvraag. De naam geeft gebeurtenissen als 'Aanvraag ingediend', 'Goedkeuringsstap gestart' of 'Aanvraag afgewezen' een begrijpelijk label. Samen vormen deze gebeurtenissen de bouwstenen van de proceskaart.

Dit attribuut is essentieel voor procesontdekking en -analyse. Door de activiteiten op volgorde te zetten, kunnen process mining-tools het werkelijke procesverloop visualiseren, afwijkingen van de standaardprocedure opsporen en bottlenecks of lussen met herstelwerk aanwijzen. Consistente, duidelijke activiteitsnamen zijn nodig voor een begrijpelijk en bruikbaar procesmodel.

De activiteitsnaam beschrijft de afzonderlijke processtappen. Die heb je nodig om de proceskaart weer te geven en het procesverloop te analyseren.

Vaak afgeleid uit event logs, tabellen met statuswijzigingen of transactiec codes die bij het aanvraagdocument horen.

De ID van de inkoopaanvraag is een unieke sleutel die bij het aanmaken aan elk aanvraagdocument wordt toegewezen. Deze ID is het centrale referentiepunt voor alle activiteiten, wijzigingen en goedkeuringen van één aanvraag, van de start tot de afronding.

Bij process mining is deze ID essentieel om gebeurtenissen aan de juiste case te koppelen. Het systeem kan hiermee het volledige verloop van elke aanvraag reconstrueren en losse gebeurtenissen, zoals 'Aanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' en 'Inkooporder aangemaakt', samenbrengen in één samenhangend procesverloop. Zonder een consistente, unieke case-ID kun je procesvarianten, doorlooptijden en uitkomsten niet analyseren.

Deze sleutel is essentieel om de volledige levenscyclus van een aanvraag te volgen en alle bijbehorende gebeurtenissen aan één procesinstantie te koppelen.

Meestal te vinden in de kopgegevens van de inkoopaanvraagtransactie of in de documenttabel.

Het tijdstip van een gebeurtenis, vaak timestamp genoemd, legt precies vast wanneer een activiteit plaatsvond. Deze data is essentieel om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en om tijdsgebonden procesanalyses uit te voeren, zoals het berekenen van doorlooptijden, het opsporen van bottlenecks en het volgen van prestaties.

Bij process mining worden timestamps gebruikt om activiteiten binnen elke case te ordenen en de tijd tussen stappen te meten. Door die tijdsduur te analyseren, kun je vertragingen opsporen, begrijpen waarom doorlooptijden oplopen en nagaan of service level agreements worden gehaald. Nauwkeurige en volledige timestampdata is nodig voor een zinvolle prestatieanalyse.

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen te ordenen, doorlooptijden te berekenen en procesprestaties en bottlenecks te analyseren.

Meestal vastgelegd in systeemauditlogs of event logs, of als aanmaak- of wijzigingsdatum op transactieregistraties.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de procesdata vandaan komt. In organisaties met meerdere systemen, zoals een centraal ERP-systeem en een gespecialiseerde e-inkooptool, helpt dit veld om data uit verschillende bronnen van elkaar te onderscheiden.

Deze informatie is nuttig voor datavalidatie, probleemoplossing en het begrijpen van procesverschillen die door systemen kunnen ontstaan. Aanvragen uit het ene systeem kunnen bijvoorbeeld een andere goedkeuringsroute volgen of een kortere doorlooptijd hebben dan aanvragen uit een ander systeem. Door data per bronsysteem te analyseren, kun je integratieproblemen of mogelijkheden om systemen samen te voegen opsporen.

Het bronsysteem geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datavalidatie en voor het analyseren van procesverschillen tussen systemen.

Dit is vaak een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd. Je vindt deze waarde soms ook in technische metadatavelden.

De timestamp van de laatste data-update geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Je ziet wanneer de registratie voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald en in de process mining-omgeving is geladen.

Dit attribuut is belangrijk voor operationele monitoring en om te controleren of analyses op actuele informatie zijn gebaseerd. Het laat zien hoeveel tijd er kan zitten tussen gebeurtenissen in de praktijk en de weergave ervan in het procesmodel. Dashboards en KPI’s voor lopende processen gebruiken deze informatie om tijdige en relevante inzichten te geven.

Zo zien gebruikers hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om te zorgen dat analyses relevant en bijgewerkt zijn.

Meestal toegevoegd door de dataintegratie- of ETL-tool (Extract, Transform, Load) tijdens het laden van de data.

Het aanvraagbedrag is de totale financiële waarde van alle artikelen en diensten in de inkoopaanvraag. Dit is een belangrijke financiële metriek in het inkoopproces.

Bij procesanalyse kun je dit attribuut gebruiken om op waarde te filteren en te analyseren. Zo kun je aanvragen indelen in bijvoorbeeld hoge en lage bedragen. Die aanvragen volgen vaak verschillende goedkeuringsworkflows en hebben een ander risicoprofiel. Doorlooptijden en afwijzingspercentages per aanvraagbedrag kunnen bijvoorbeeld laten zien dat aanvragen met een hoog bedrag veel langer op goedkeuring wachten of vaker worden afgewezen. Dat geeft een aanknopingspunt voor procesverbetering.

Hiermee kun je op basis van waarde analyseren, prioriteit geven aan aanvragen met hoge bedragen en nagaan hoe de financiële waarde het proces beïnvloedt.

Meestal te vinden in de kopgegevens van de inkoopaanvraagtransactie of in de documenttabel.

De aanvraagstatus geeft aan wat de status van de aanvraag op een bepaald moment is, of wat de uiteindelijke uitkomst is. Veelvoorkomende statussen zijn 'In behandeling', 'Wacht op goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' en 'Gesloten'.

Dit attribuut is belangrijk voor uitkomstanalyse en operationele monitoring. Analisten kunnen aanvragen op basis van hun eindstatus filteren en zo metrieken berekenen, zoals afwijzingspercentages of het percentage aanvragen dat in een inkooporder wordt omgezet. Voor de dagelijkse bedrijfsvoering laat de status zien hoeveel werk er openstaat, bijvoorbeeld hoeveel aanvragen op goedkeuring wachten. Teams kunnen zo prioriteiten stellen en bronnen goed verdelen.

De aanvraagstatus geeft een helder beeld van de uitkomsten. Je kunt er metrieken zoals afwijzingspercentages mee berekenen en de werkvoorraad mee beheren.

Meestal te vinden in het statusveld van de kop van het inkoopaanvraagdocument.

Het aanvraagtype deelt de inkoopaanvraag in op basis van de aard of het doel ervan. Voorbeelden zijn aanvragen voor standaardmaterialen, diensten, kapitaaluitgaven of artikelen uit een specifieke catalogus. Het type bepaalt vaak de goedkeuringsworkflow en de boekhoudkundige verwerking.

Door het proces per aanvraagtype te analyseren, zie je of verschillende aanvragen andere routes volgen of anders efficiënt worden afgehandeld. Aanvragen voor kapitaaluitgaven kunnen bijvoorbeeld een langere doorlooptijd hebben door extra goedkeuringsstappen, terwijl aanvragen voor standaardartikelen uit een catalogus grotendeels geautomatiseerd kunnen zijn. Met deze analyse kun je procesvarianten per type ontwerpen en verbeteren.

Zo kun je verschillende procesroutes analyseren, omdat het aanvraagtype vaak bepaalt welke goedkeuringsworkflow nodig is en hoe complex die is.

Deze informatie is meestal opgeslagen als documenttype of categoriecode in de kopgegevens van de aanvraag.

Het attribuut Afdeling geeft aan welke organisatie-eenheid verantwoordelijk is voor de aankoop, zoals 'Marketing', 'IT' of 'Financiën'. Dit is belangrijke financiële en organisatorische data voor budgettering en kostentoewijzing.

Bij process mining is het gebruikelijk om data per afdeling te analyseren. Zo kun je de prestaties van verschillende bedrijfseenheden vergelijken en zien welke afdelingen efficiënt werken en waar ondersteuning nodig is. De analyse kan verschillen in doorlooptijd, goedkeuringspercentages of compliance aan het licht brengen die samenhangen met de inkoopgewoonten of interne processen van een afdeling.

Zo kun je prestaties en kosten tussen bedrijfseenheden vergelijken en procesgedrag per afdeling herkennen.

Meestal beschikbaar in de kop- of regelgegevens van de inkoopaanvraag en gekoppeld aan de organisatiestructuur van het bedrijf.

De inkooporder-ID is het unieke nummer van het inkooporderdocument dat is aangemaakt op basis van een goedgekeurde inkoopaanvraag. Dit veld koppelt het aanvraagproces aan de daaropvolgende inkoop- en betalingsprocessen.

Dit attribuut is belangrijk om te analyseren hoe efficiënt aanvragen in inkooporders worden omgezet. Het bevestigt dat een aanvraag tot een inkooporder heeft geleid en maakt het mogelijk de tijd voor die omzetting te meten. Door te kijken welke aanvragen een bijbehorende inkooporder hebben, kunnen bedrijven beoordelen hoe effectief de fase vóór de inkoop is en aanvragen opsporen die wel zijn goedgekeurd maar nooit zijn afgehandeld.

De inkooporder-ID koppelt de aanvraag aan het daaropvolgende inkoopproces. Zo kun je het percentage en de doorlooptijd van omzettingen van aanvraag naar inkooporder analyseren.

Vaak te vinden in de gegevens van het aanvraagdocument nadat een inkooporder is aangemaakt, soms in een tabel met gerelateerde documenten of documentstromen.

De naam van de aanvrager geeft aan wie de inkoopaanvraag heeft gestart. Dit is meestal de medewerker die de goederen of diensten nodig heeft.

Door het proces per aanvrager te analyseren, kun je patronen bij specifieke personen of groepen opsporen. Zo zie je bijvoorbeeld of bepaalde aanvragers vaak onvolledige aanvragen indienen die moeten worden aangepast, of aanvragen indienen die niet aan de regels voldoen. Met deze informatie kun je gerichte training aanbieden of het aanvraagproces voor veelvoorkomende gebruikersgroepen eenvoudiger maken. Dat verbetert uiteindelijk de efficiëntie en compliance.

Zo kun je gedrag van gebruikers herkennen en gerichte training en procesverbeteringen voor personen of teams inzetten.

Te vinden in de kopgegevens van de inkoopaanvraag, vaak gekoppeld aan de stamgegevens van medewerkers.

Het attribuut Valuta geeft aan in welke munteenheid het aanvraagbedrag is uitgedrukt. Bij internationale organisaties kunnen aanvragen in verschillende valuta worden aangemaakt, afhankelijk van de locatie van de aanvrager of leverancier.

Dit veld is nodig voor correcte financiële rapportages en analyses. Het zorgt ervoor dat geldbedragen juist worden geïnterpreteerd en maakt een correcte omrekening mogelijk wanneer je data uit verschillende regio’s samenvoegt. Houd bij analyses van aanvraagbedragen rekening met de valuta, zodat je geen verschillende munteenheden rechtstreeks met elkaar vergelijkt.

De valuta geeft financiële data de nodige context, zodat aanvraagbedragen in verschillende regio’s correct worden geïnterpreteerd en samengevoegd.

Meestal te vinden in de kopgegevens van de inkoopaanvraagtransactie, naast de bedragvelden.

Gebruikersnaam geeft aan wie verantwoordelijk is voor een activiteit in het proceslog. Dit algemene attribuut kan de aanvrager, een bewerker, een goedkeurder of iemand anders vastleggen die met de aanvraag te maken heeft.

Dit attribuut is belangrijk voor analyses van gebruikers en automatisering. Je ziet ermee hoe het vierogenprincipe wordt toegepast, bijvoorbeeld bij overdrachten tussen verschillende gebruikers. Ook kun je automatiseringspercentages berekenen door activiteiten van systeem- of batchgebruikers te herkennen. Door activiteiten per gebruiker te analyseren, zie je hoe verschillende rollen met het proces omgaan.

Dit attribuut is belangrijk om overdrachten tussen gebruikers te begrijpen, automatisering te analyseren en processtappen aan de juiste persoon toe te wijzen.

Te vinden in het auditspoor of de event log-data van elke transactie, vaak opgeslagen als gebruikers-ID.

De naam van de goedkeurder geeft aan welke persoon, rol of groep een goedkeurings- of afwijzingsstap in de workflow heeft uitgevoerd. Dit is niet hetzelfde als de aanvrager of een andere gebruiker die andere activiteiten uitvoert.

Dit attribuut is belangrijk voor de analyse van het goedkeuringsproces. Je kunt er de prestaties van goedkeurders mee meten, bijvoorbeeld de gemiddelde tijd die een goedkeurder nodig heeft om een beslissing te nemen. Ook laat het zien hoe het werk is verdeeld en of bepaalde goedkeurders een bottleneck vormen. Deze analyse helpt bij het verdelen van bronnen en het beheren van prestaties binnen de goedkeuringsketen.

Zo kun je de goedkeuringsworkflow in detail analyseren, waaronder de werkdruk en prestaties van goedkeurders en mogelijke bottlenecks.

Vastgelegd in het event log of auditlog voor goedkeuringsactiviteiten. Mogelijk moet je de gegevens koppelen aan de stamgegevens van medewerkers.

De reden van afwijzing is een tekstveld of code die uitlegt waarom een aanvraag is afgewezen. Goedkeurders geven deze informatie aan de aanvrager, die de aanvraag mogelijk moet aanpassen en opnieuw indienen.

Dit attribuut is waardevol voor oorzaakanalyse van problemen in het proces. Door afwijzingsredenen in te delen en te analyseren, kunnen organisaties veelvoorkomende problemen opsporen, zoals 'Onjuiste grootboekcode', 'Budget overschreden' of 'Leverancier voldoet niet aan de eisen'. Op basis daarvan kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, zoals betere training voor aanvragers, duidelijker beleid of systeemaanpassingen die veelvoorkomende fouten voorkomen.

De reden van afwijzing laat zien waarom aanvragen mislukken. Met oorzaakanalyse kun je herstelwerk verminderen en het percentage aanvragen dat in één keer wordt goedgekeurd verhogen.

Meestal vastgelegd in een opmerkingen- of notitieveld bij de activiteit 'Afgewezen' of de statuswijziging.

De aanvrager geeft de uiterste leverdatum op als deadline voor de levering. Deze datum geldt als streefdatum voor het hele inkoopproces, van goedkeuring van de aanvraag tot de uiteindelijke levering.

Dit attribuut helpt om te beoordelen of het proces op tijd verloopt en aansluit op de behoeften van de organisatie. Vergelijk de uiterste leverdatum met de datum waarop de inkooporder is aangemaakt of de levering plaatsvond. Zo zie je of interne servicenormen worden gehaald en of het inkoopproces snel genoeg is om deadlines te halen.

Deze datum is een referentiepunt om de procesprestaties af te zetten tegen zakelijke deadlines en te beoordelen of aanvragen op tijd worden afgehandeld.

Meestal voert de gebruiker deze datum in bij het aanmaken van de aanvraag. De datum wordt opgeslagen in de aanvraagkop of bij de regelgegevens.

Het urgentieniveau, ook wel prioriteit genoemd, geeft aan hoe snel de aanvrager de gevraagde goederen of diensten nodig heeft. Deze indeling kan bepalen hoe het inkoopteam en de goedkeurders de aanvraag doorsturen en prioriteren.

Door procesprestaties per urgentieniveau te analyseren, kun je nagaan of het proces aansluit op de behoeften van het bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld controleren of aanvragen met de urgentie 'Hoog' inderdaad sneller worden verwerkt dan aanvragen met de urgentie 'Laag'. Is dat niet zo, dan kan er sprake zijn van een bottleneck of een probleem met de prioritering dat aandacht vraagt.

Zo kun je nagaan of het proces urgente aanvragen goed prioriteert en of de opgegeven urgentie overeenkomt met de werkelijke verwerkingssnelheid.

Meestal een optioneel of verplicht veld op het formulier voor het aanmaken van een aanvraag, opgeslagen in de aanvraagkop.