> Continu verbeteren van processen > Contractbeheer > SAP Ariba Contracts > Datatemplate

Datatemplate voor contractbeheer

SAP Ariba Contracts

Attributen voor contractbeheer (19) Activiteiten in contractbeheer (14) Extractiegidsen (2)

Datatemplate voor contractbeheer

Deze template helpt je de data te verzamelen die nodig is om het contractbeheerproces te analyseren. Je vindt er de belangrijkste attributen om vast te leggen, de activiteiten om te volgen en praktische aanwijzingen voor het ophalen van deze informatie uit bronsystemen. Gebruik deze bron om de datavoorbereiding eenvoudiger te maken en met process mining aan de slag te gaan.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten in contractbeheer om te volgen
Praktische aanwijzingen voor data-extractie

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor contractbeheer

Dit zijn de belangrijkste datavelden voor je event log. Ze vormen de basis voor een volledige analyse van het contractbeheerproces.

3 Verplicht 6 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Activiteit ActivityName	De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft de taak of mijlpaal die op een bepaald moment is afgerond, zoals ‘Contract opgesteld’ of ‘Juridische beoordeling gestart’. De volgorde van deze activiteiten vormt de basis van de proceskaart. Door activiteiten te analyseren, zie je welk werk wordt uitgevoerd, hoe vaak stappen voorkomen en in welke volgorde. Zo kun je veelvoorkomende procesroutes, afwijkingen en herstelwerk opsporen, bijvoorbeeld wanneer de activiteit ‘Contract aangepast’ meerdere keren voorkomt. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut beschrijft de processtappen. Zo kun je de processtroom visualiseren en bottlenecks en herstelwerk opsporen. Waar vind je dit? Meestal afgeleid uit statuswijzigingen van taken, auditlogboeken of gebeurtenistabellen in de SAP Ariba Contracts-module. Voorbeelden Interne beoordeling gestartContract ondertekendWijziging gestartContract gesloten
	Contract-ID ContractId	De unieke identificatiecode van elke contractworkspace. Deze dient als primaire case-ID.
Beschrijving Dit attribuut is de primaire case-ID en koppelt alle activiteiten en gebeurtenissen gedurende de levenscyclus van het contract. Zo kun je het volledige verloop van elk contract reconstrueren, van aanmaak tot sluiting. Bij process mining horen alle gebeurtenissen met dezelfde Contract-ID bij dezelfde procesinstantie. Dit is essentieel voor het analyseren van procesvarianten, het berekenen van doorlooptijden en het opsporen van bottlenecks bij specifieke contracten of contracttypen. Waarom dit belangrijk is Dit is de sleutel om het volledige verloop van een contract te volgen. Hiermee kun je analyses per case uitvoeren en de processtroom visualiseren. Waar vind je dit? Dit is een belangrijke identificatiecode in SAP Ariba Contracts. Je vindt deze doorgaans in alle contractgerelateerde tabellen en weergaven als Contract Workspace ID. Voorbeelden CW2023-00123CW-MSA-45892CW2024-FIN-001CW19876
	Timestamp van gebeurtenis EventTime	De exacte datum en tijd waarop een activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Deze timestamp geeft aan wanneer elke activiteit in het contractbeheerproces begint. De timestamp is nodig voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, activiteitenduren en wachttijden tussen stappen. Door gebeurtenissen op basis van deze timestamp te ordenen, kunnen process mining-tools de volgorde van activiteiten voor elk contract nauwkeurig reconstrueren. Zo kun je de procesprestaties door de tijd heen analyseren en tijdsgebonden bottlenecks opsporen, zoals vertragingen bij de juridische beoordeling. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is nodig om tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden en wachttijden, te berekenen en procesgebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten. Waar vind je dit? Te vinden in event logs, auditsporen of tabellen met de statusgeschiedenis, naast de activiteitsgegevens in SAP Ariba Contracts. Voorbeelden 2023-04-15T10:22:05Z2023-05-01T14:00:12Z2023-05-20T09:30:00Z
	Afdeling Department	De bedrijfsafdeling die het contract heeft aangevraagd of beheert.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke afdeling, zoals Sales, IT of Inkoop, verantwoordelijk is voor het contract. Het biedt belangrijke bedrijfscontext voor de analyse van het proces. Door het proces per afdeling te analyseren, kun je afdelingsspecifieke werkwijzen, bottlenecks of complianceproblemen opsporen. Zo kan blijken dat het goedkeuringsproces voor contracten bij Sales veel langer duurt dan bij andere afdelingen. Dat is aanleiding om de werkwijze van die afdeling nader te onderzoeken. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces per bedrijfsgebied uitsplitsen en bottlenecks en prestatieverschillen per afdeling opsporen. Waar vind je dit? Meestal te vinden in de contractkop of de workspacedetails in SAP Ariba Contracts. Mogelijk is het attribuut gekoppeld aan het gebruikersprofiel van de contracteigenaar. Voorbeelden SalesInformatietechnologieInkoopJuridische afdeling
	Contracttype ContractType	De indeling van het contract, bijvoorbeeld MSA, NDA of SOW.
Beschrijving Dit attribuut deelt contracten in op basis van hun juridische of zakelijke doel. Veelvoorkomende typen zijn Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) en Statement of Work (SOW). Door het proces per contracttype te analyseren, zie je hoe de procesroutes verschillen. Verschillende contracttypen hebben vaak andere goedkeuringsroutes, SLA’s en niveaus van complexiteit. Een NDA kan bijvoorbeeld een eenvoudige, snelle route volgen, terwijl een MSA meerdere juridische en financiële beoordelingen kan vereisen. Met dit attribuut kun je dashboards filteren en doorlooptijden en compliancescores voor verschillende contracttypen vergelijken. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de analyse uitsplitsen en zien hoe verschillende contracttypen de processtroom, complexiteit en doorlooptijd beïnvloeden. Waar vind je dit? Dit is een standaardindelingsveld in de workspacedetails van SAP Ariba Contracts. Voorbeelden Raamovereenkomst voor dienstverleningGeheimhoudingsovereenkomstStatement of WorkVerkoopovereenkomst
	Contractwaarde ContractAmount	De totale geldwaarde van het contract.
Beschrijving Dit attribuut geeft de financiële waarde van de contractuele overeenkomst weer. Het is een belangrijke metriek om de bedrijfsimpact en risico’s van elk contract te begrijpen. Je kunt de contractwaarde gebruiken om contracten met een hoge waarde extra te bewaken of trends in het bedrijfsvolume te herkennen. Het dashboard ‘Executed Contract Value Trend’ gebruikt dit attribuut om de waarde van ondertekende contracten door de tijd heen op te tellen. Zo krijg je inzicht in de bedrijfsprestaties. Ook kun je met oorzaakanalyse nagaan of contracten met een hoge waarde een ander, mogelijk trager proces volgen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut maakt de financiële impact van contracten meetbaar. Zo kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteiten bepalen en bedrijfsprestaties volgen. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van SAP Ariba Contracts. Dit is een standaardveld in de contractworkspace, vaak aangeduid als ‘Amount’ of ‘Contract Value’. Voorbeelden 150000.0025000.501200000.00
	Eindtijd gebeurtenis EventEndTime	De timestamp waarop een activiteit is afgerond.
Beschrijving Dit attribuut registreert wanneer een activiteit is afgerond. StartTime geeft het begin aan en EndTime het einde. Zo kun je de duur meten van activiteiten die niet direct zijn afgerond. Het verschil tussen EndTime en StartTime is de verwerkingstijd van een activiteit. Dit is nodig voor een gedetailleerde bottleneckanalyse. Je kunt hiermee onderscheid maken tussen de tijd waarin iemand actief aan een taak werkt en de wachttijd tussen taken. Zo meet je bijvoorbeeld precies hoelang de activiteit ‘Juridische beoordeling’ duurt. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen. Dat is belangrijk om bottlenecks op te sporen en de efficiëntie van de inzet van mensen en middelen te meten. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van SAP Ariba Contracts. Deze informatie staat mogelijk in auditlogboeken of registraties van afgeronde taken. Voorbeelden 2023-04-16T11:45:10Z2023-05-03T17:21:09Z2023-05-20T10:05:00Z
	Gebruiker UserName	De naam of ID van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor het afronden van een specifieke taak of activiteit in de levenscyclus van het contract. Dit kan de contracteigenaar, een juridisch beoordelaar of een goedkeurder zijn. Door op gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, individuele prestaties en mogelijkheden voor gerichte training. In een dashboard voor de werkdruk bij juridische beoordelingen zie je bijvoorbeeld hoeveel contracten elke jurist behandelt en wat de gemiddelde beoordelingstijd is. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft inzicht in de verdeling van het werk en de prestaties van gebruikers. Zo kun je de inzet van mensen en middelen beheren en de efficiëntie analyseren. Waar vind je dit? Te vinden in auditspoor- of eventlogtabellen in SAP Ariba Contracts, vaak bij een veld als ‘Changed By’ of ‘User ID’. Voorbeelden john.doejane.smithlegal_team_member_1
	Jurist LegalCounsel	Het toegewezen lid van het juridische team dat verantwoordelijk is voor de beoordeling van het contract.
Beschrijving Dit attribuut geeft specifiek aan welke jurist of juridische medewerker is toegewezen aan de juridische beoordeling van het contract. Dit is vaak een specifiekere rol dan die van de algemene gebruiker die andere activiteiten uitvoert. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Legal Review Workload & Efficiency’. Je kunt het aantal contracten per jurist volgen, net als de gemiddelde beoordelingstijd en de totale doorvoer van de juridische afdeling. Zo kun je de werkdruk verdelen, goed presterende medewerkers of werkwijzen herkennen en juridische bronnen doelmatiger inzetten. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de fase van de juridische beoordeling gedetailleerd analyseren, de werkdruk van het juridische team beheren, bottlenecks opsporen en de efficiëntie verbeteren. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van SAP Ariba Contracts. Deze informatie staat mogelijk bij de taaktoewijzing of als specifieke rol in de goedkeuringsworkflow. Voorbeelden s.jonesm.riverad.chen
	Bronsysteem SourceSystem	Het systeem waarin de oorspronkelijke data is vastgelegd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan uit welk bronsysteem de gebeurtenisdata afkomstig is. Voor dit proces is dat altijd ‘SAP Ariba Contracts’. Dit attribuut opnemen is een goede gewoonte voor datagovernance en traceerbaarheid. Het is vooral belangrijk wanneer je data uit meerdere systemen samenvoegt. Zo blijft duidelijk waar de data vandaan komt en kun je problemen met de datakwaliteit makkelijker onderzoeken. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft belangrijke informatie over de herkomst van data. Zo blijft de data traceerbaar en kun je meerdere systemen analyseren. Waar vind je dit? Dit is meestal een vaste waarde die tijdens de data-extractie en -transformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven. Voorbeelden SAP Ariba Contracts
	Contractstatus ContractStatus	De huidige algemene status van het contract in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de huidige algemene status van het contract aan, zoals ‘Draft’, ‘In Review’, ‘Executed’, ‘Expired’ of ‘Terminated’. Een activiteit is één gebeurtenis; de status geeft aan in welke toestand het contract zich gedurende een bepaalde periode bevindt. Dit attribuut is belangrijk voor dashboards zoals ‘Contract Obligation and Renewal Status’, dat een momentopname van de huidige contractportefeuille geeft. Je kunt hiermee vastgelopen contracten opsporen en gebeurtenissen zoals verlengingen en afloop beheren. Door statuswijzigingen te analyseren, kun je ook bottlenecks en inefficiënties in het proces vinden. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut geeft een algemeen beeld van de huidige status van een contract. Dat is belangrijk voor het beheer van de contractportefeuille, het volgen van statussen en de analyse van de levenscyclus. Waar vind je dit? Dit is een primair statusveld in de kop van de contractworkspace in SAP Ariba Contracts. Voorbeelden ConceptIn afwachting van goedkeuringOndertekendVerlopen
	Herstelwerk IsRework	Een aanduiding die aangeeft of een activiteit herstelwerk is of een eerdere stap herhaalt.
Beschrijving Dit booleaanse attribuut krijgt de waarde true als een activiteit, zoals ‘Contract aangepast’, meer dan één keer voorkomt binnen dezelfde contractcase. Zo kun je herstelwerk in het proces expliciet herkennen en meten. Deze aanduiding is nodig om de KPI ‘Contract Rework Rate’ te berekenen en herstelwerk op de proceskaart weer te geven. Door op dit attribuut te filteren, kun je snel contracten vinden waarvoor veel aanpassingen nodig waren, de oorzaken onderzoeken en het effect van herstelwerk op de totale doorlooptijd meten. Zo worden inefficiënties bij het opstellen en onderhandelen zichtbaar. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut maakt herstelwerk meetbaar. Zo kun je inefficiënties meten, de oorzaken onderzoeken en verbeteringen door de tijd heen volgen. Waar vind je dit? Dit is een afgeleid attribuut dat tijdens de datatransformatie wordt berekend door herhaalde activiteiten binnen dezelfde case te herkennen. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	De timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze gebeurtenis voor het laatst is vernieuwd of opgehaald.
Beschrijving Dit attribuut registreert de datum en tijd waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is opgehaald. Het gaat niet om het moment waarop de gebeurtenis plaatsvond, maar om het moment waarop de registratie in het process mining-platform is geladen. Deze informatie is belangrijk voor datagovernance en om te weten hoe actueel de analyse is. Zo weet je of je naar de meest recente data kijkt. Ook is dit attribuut nodig om incrementele data-invoer te beheren. Waarom dit belangrijk is Zo zie je hoe actueel de data is. Dat is belangrijk voor een nauwkeurige en tijdige analyse en bewaking van processen. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt aangemaakt en toegevoegd wanneer de data in de process mining-tool wordt geladen. Voorbeelden 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Naam wederpartij CounterpartyName	De naam van de externe partij bij het contract, zoals een leverancier of klant.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke andere partij bij het contract betrokken is. Dat kan een leverancier, klant of partner zijn. Deze informatie biedt belangrijke bedrijfscontext voor het contractbeheerproces. Door per wederpartij te analyseren, kun je patronen bij specifieke partners herkennen. Onderhandelingen met bepaalde wederpartijen kunnen bijvoorbeeld steeds langer duren. Dat kan aanleiding zijn om standaardtemplates of vooraf onderhandelde voorwaarden te gebruiken. Je kunt het attribuut ook gebruiken om de kwaliteit van relaties en de prestaties van leveranciers in de contractportefeuille te beoordelen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je procesprestaties analyseren op basis van de externe partij. Zo spoor je problemen bij onderhandelingen op en beheer je leveranciersrelaties. Waar vind je dit? Deze informatie staat meestal in het gedeelte met leveranciers- of klantgegevens van de contractworkspace in SAP Ariba Contracts. Voorbeelden Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Regio Region	De geografische regio die bij het contract of de wederpartij hoort.
Beschrijving Dit attribuut geeft het geografische gebied aan waarop het contract van toepassing is, zoals Noord-Amerika, EMEA of APAC. De regio wordt vaak bepaald door de locatie van de wederpartij of de bedrijfseenheid die het contract beheert. Door het proces per regio uit te splitsen, kun je regionale verschillen in prestaties, compliance en werkwijzen opsporen. Zo kan uit de analyse blijken dat contractdoorlooptijden in APAC langer zijn door specifieke controles op regelgeving. Met dit inzicht kun je procesverbeteringen en de inzet van mensen en middelen afstemmen op regionale behoeften. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je processen geografisch analyseren en regionale verschillen in prestaties, doorlooptijden en compliance opsporen. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van SAP Ariba Contracts. Dit kan een veld in de contractworkspace zijn of worden afgeleid uit het adres van de wederpartij. Voorbeelden Noord-AmerikaEMEAAPACLATAM
	SLA voor beoordeling SlaForReview	De beoogde duur of deadline voor het afronden van een beoordelingsactiviteit.
Beschrijving Dit attribuut bepaalt de afgesproken service level agreement (SLA) voor specifieke beoordelingstaken, zoals ‘Internal Review’ of ‘Legal Review’. Het geeft aan binnen welke tijd de beoordeling moet zijn afgerond. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard en de KPI ‘Internal and Legal Review SLA Adherence’. Door de werkelijke beoordelingstijd met de streeftijd te vergelijken, kan de organisatie meten of interne serviceniveaus worden gehaald. Zo kun je terugkerende vertragingen opsporen, teams aanspreken op hun resultaten en voorkomen dat de beoordeling een grote bottleneck wordt. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de prestatiedoelstelling voor beoordelingsactiviteiten. Zo kun je naleving van de SLA meten en vertragingen opsporen. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van SAP Ariba Contracts. Dit kan zijn ingesteld in de regels of templates voor de goedkeuringsworkflow. Voorbeelden P3DP5DP10D
	SLA-nalevingsstatus SlaAdherenceStatus	Geeft aan of een beoordelingsactiviteit binnen de vastgestelde SLA is afgerond.
Beschrijving Dit attribuut deelt beoordelingsactiviteiten in als ‘Met’, ‘Breached’ of ‘N/A’, op basis van de afrondingstijd ten opzichte van de ‘SLA for Review’. De waarde wordt berekend door ‘ActivityProcessingTime’ te vergelijken met de beoogde SLA-duur. Zo zie je meteen hoe de prestaties zich verhouden tot de service level agreements. Dit is de belangrijkste metriek voor de KPI en het dashboard ‘Internal and Legal Review SLA Adherence’. Door deze status te visualiseren, kunnen managers snel zien welk percentage van de beoordelingen aan de SLA voldoet. Ze kunnen ook inzoomen op overschrijdingen om de oorzaken te achterhalen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut meet de prestaties ten opzichte van de servicenormen. Zo kun je de naleving van de SLA volgen en overschrijdingen snel opsporen. Waar vind je dit? Dit is een afgeleid attribuut dat tijdens de datatransformatie wordt berekend door ActivityProcessingTime te vergelijken met SlaForReview. Voorbeelden GehaaldOverschredenN.v.t.
	Totale contractdoorlooptijd TotalContractCycleTime	De totale tijd vanaf het aanmaken van de contractworkspace tot de definitieve ondertekening.
Beschrijving Dit berekende attribuut meet de volledige doorlooptijd van één contract. Meestal wordt de tijd tussen de eerste en laatste activiteit berekend, vaak tussen 'Contractworkspace aangemaakt' en 'Contract ondertekend'. Dit is een belangrijke prestatie-indicator: de totale contractdoorlooptijd. De metriek geeft op hoofdlijnen aan hoe efficiënt het contractbeheerproces verloopt. In dashboards kun je de prestaties in de tijd volgen en doorlooptijden vergelijken tussen contracttypen, afdelingen en regio’s. Zo zie je waar verbetering mogelijk is. Waarom dit belangrijk is Deze metriek vat de snelheid en efficiëntie van het volledige contractproces samen in één getal. Waar vind je dit? Dit is een berekende metriek die op caseniveau wordt bepaald in de process mining-tool of tijdens de datatransformatie. Voorbeelden P35DP12DT5HP90D
	Vervaldatum contract ContractExpirationDate	De datum waarop het contract volgens de planning verloopt.
Beschrijving Dit attribuut bevat de officiële vervaldatum van het ondertekende contract. Het is belangrijke data voor het beheer van de levenscyclus na ondertekening. Deze datum vormt de basis voor het dashboard ‘Contract Obligation and Renewal Status’. Je kunt de datum gebruiken om meldingen voor naderende verlengingen of het verlopen van contracten te activeren, zodat contracten niet ongemerkt aflopen. Door deze data te analyseren, kan de organisatie de contractportefeuille proactief beheren, risico’s van verlopen overeenkomsten beperken en kansen voor verlenging benutten. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut is belangrijk voor proactief beheer van de levenscyclus. Je kunt er tijdig mee verlengen, onbedoeld aflopen voorkomen en verplichtingen beheren. Waar vind je dit? Dit is een standaardveld in de contractworkspace, meestal te vinden in de kop of bij de contractvoorwaarden in SAP Ariba Contracts. Voorbeelden 2025-12-31T23:59:59Z2024-08-15T23:59:59Z2026-06-30T23:59:59Z

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten in contractbeheer

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen. Zo kun je het contractbeheerproces nauwkeurig in kaart brengen.

6 Aanbevolen 8 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Contract geactiveerd	Dit is het moment waarop een ondertekend contract actief wordt en de verplichtingen van kracht worden. Dit gebeurt vaak na een statuswijziging na de ondertekening, soms op een vastgestelde ingangsdatum.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de beheerfase na ondertekening. Het is het startpunt voor het bewaken van verplichtingen en belangrijk voor de KPI ‘Obligation Adherence Rate’. Waar vind je dit? Dit wordt meestal afgeleid uit de wijziging van het veld ‘Status’ in de Contract Workspace naar ‘Active’. Dit kan automatisch gebeuren na de ondertekening of als handmatige stap. Vastleggen Registreer de timestamp waarop het veld ‘Status’ van het contract verandert in ‘Active’. Gebeurtenistype inferred
	Contract gesloten	Dit is de laatste activiteit, waarbij het contract formeel in het systeem wordt gesloten. Dit kan gebeuren na afloop, beëindiging of nadat alle verplichtingen zijn nagekomen.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het definitieve einde van de levenscyclus van het contract. Het is een belangrijk eindpunt voor het meten van de volledige looptijd en om te controleren of het contract correct wordt afgesloten. Waar vind je dit? Dit wordt afgeleid uit een wijziging van het veld ‘Status’ in de Contract Workspace naar ‘Closed’, ‘Terminated’ of ‘Expired’. De statuswijziging kan automatisch of handmatig plaatsvinden. Vastleggen Registreer de timestamp waarop het veld ‘Status’ van het contract verandert in een eindstatus. Gebeurtenistype inferred
	Contract ondertekend	De formele ondertekening van het contract, nadat alle vereiste handtekeningen zijn gezet. Het contract verandert hiermee van een document dat nog in behandeling is in een juridisch bindende overeenkomst.
Waarom dit belangrijk is Dit is het belangrijkste eindpunt voor succes in het proces tot aan de ondertekening. Het is essentieel voor de berekening van de ‘End-to-End Contract Cycle Time’ en de ‘Average Contract Approval Cycle Time’. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de definitieve status van de ondertekeningstaak in de Ariba-workflow, vooral wanneer die is gekoppeld aan een tool voor elektronische ondertekening. Ook de status van de Contract Workspace verandert in ‘Executed’. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop de laatste ondertekeningstaak is afgerond, of de statuswijziging naar ‘Executed’. Gebeurtenistype explicit
	Contractworkspace aangemaakt	Deze activiteit markeert het begin van het contractbeheerproces. In SAP Ariba wordt een contractworkspace aangemaakt als centrale plek voor alle documenten, taken en communicatie rond een specifiek contract.
Waarom dit belangrijk is Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het end-to-endproces. De tijd tussen deze activiteit en de uitvoering is belangrijk om de totale duur van de contractlevenscyclus te meten. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt vastgelegd op basis van de aanmaakdatum van het projectobject Contract Workspace. Dit is een standaardtimestamp in de contractkop of projectdata. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamp van het Contract Workspace-object. Gebeurtenistype explicit
	Interne goedkeuring afgerond	Dit markeert dat alle vereiste interne goedkeuringstaken voor het contract zijn afgerond. Het contract is dan klaar voor de definitieve ondertekening, zodra de contractpartij akkoord is.
Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijke mijlpaal vóór de uitvoering. De tijd tussen deze gebeurtenis en de definitieve uitvoering laat zien of er vertraging ontstaat bij het verkrijgen van externe handtekeningen of het afronden van het document. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd op basis van de voltooiingstimestamp van de laatste goedkeuringstaak in de Ariba-workflow. Het systeem registreert wanneer de volledige goedkeuringsstroom is afgerond. Vastleggen Gebruik de voltooiingstimestamp van de volledige groep goedkeuringstaken. Gebeurtenistype explicit
	Juridische beoordeling gestart	Dit geeft aan dat het contract formeel ter beoordeling is voorgelegd aan de juridische afdeling. Vaak is dit een aparte, verplichte taak in de totale goedkeuringsworkflow.
Waarom dit belangrijk is De juridische beoordeling is vaak een belangrijke bottleneck. De duur ervan meten is belangrijk voor de KPI ‘Gemiddelde doorlooptijd van juridische beoordelingen’ en voor een betere verdeling van de juridische capaciteit. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd bij de start van een specifieke taak voor juridische beoordeling in de Ariba-workflow. Het systeem registreert de timestamp waarop de taak wordt toegewezen of gestart. Vastleggen Bepaal de starttimestamp van taken die specifiek aan het juridische team of de juridische rol zijn toegewezen. Gebeurtenistype explicit
	Compliance-taak afgerond	Dit geeft aan dat een geplande taak na ondertekening is afgerond, zoals een compliancecontrole of een controle van verplichtingen. Deze taken zijn bedoeld om het doorlopende toezicht te waarborgen.
Waarom dit belangrijk is Door deze taken bij te houden, kun je de ‘Obligation Adherence Rate’ meten en controleren of de organisatie haar contractuele verplichtingen nakomt. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd op basis van de timestamp waarop specifieke opvolgtaken of taken rond verplichtingen in de Contract Workspace zijn afgerond. Vastleggen Gebruik de timestamp waarop taken na ondertekening, zoals ingesteld in de workspace, zijn afgerond. Gebeurtenistype explicit
	Contract herzien	Deze activiteit vindt plaats wanneer een nieuwe versie van het hoofddocument van het contract wordt aangemaakt of geüpload. Dit gebeurt meestal na feedback uit een interne of juridische beoordeling, of na onderhandelingen met de contractpartij.
Waarom dit belangrijk is Het aantal herzieningen geeft rechtstreeks aan hoeveel herstelwerk nodig is. Door deze activiteit bij te houden, kun je het ‘Percentage contracten met herstelwerk’ berekenen en kansen vinden om formuleringen of processen te standaardiseren. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit het documentbeheersysteem in de Contract Workspace. Telkens wanneer een nieuwe versie van de hoofdovereenkomst wordt opgeslagen, wordt een timestamp aangemaakt. Vastleggen Gebruik de aanmaaktimestamps van documentversies hoger dan één. Gebeurtenistype inferred
	Contract opgesteld	Dit is het eerste document met de contracttekst dat in de workspace wordt aangemaakt of geüpload. Vaak is dit de eerste belangrijke inhoudelijke activiteit nadat de workspace is ingericht.
Waarom dit belangrijk is Door deze activiteit bij te houden, zie je hoelang het duurt om het eerste concept op te stellen. Vertraging in deze fase kan de totale doorlooptijd aanzienlijk verlengen. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid uit de aanmaaktimestamp van de eerste versie van de hoofdovereenkomst in de documentenmap van de Contract Workspace. Vastleggen Bepaal de timestamp van de eerste documentversie die naar de workspace is geüpload. Gebeurtenistype inferred
	Contract verlengd	Dit geeft aan dat een actief contract met succes is verlengd. Vaak wordt daarbij een nieuwe contractworkspace aangemaakt die de oorspronkelijke opvolgt.
Waarom dit belangrijk is Dit helpt bij het analyseren van contractbehoud en de efficiëntie van verlengingen. Het is een belangrijke uitkomst in de levenscyclus van een contract en wijst op een voortzetting van de zakelijke relatie. Waar vind je dit? Dit kan worden vastgelegd wanneer een nieuw contract een relatie heeft met het aflopende contract, bijvoorbeeld ‘renewal of’. Vaak start een gebruiker deze actie zelf. Vastleggen Stel vast wanneer een nieuw contract wordt aangemaakt en als verlenging aan een bestaand contract wordt gekoppeld. Gebeurtenistype explicit
	Goedkeuring van contractpartij ontvangen	Dit geeft aan dat de externe partij formeel akkoord is gegaan met de contractvoorwaarden. Dit wordt meestal vastgelegd via een geïntegreerde oplossing voor elektronische handtekeningen of door de status handmatig bij te werken zodra het ondertekende document is ontvangen.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit bevestigt dat beide partijen akkoord zijn en is de laatste stap voordat het contract juridisch als ondertekend geldt. Dit is een belangrijke mijlpaal bij het afronden van de overeenkomst. Waar vind je dit? Dit kan een expliciete gebeurtenis zijn uit een tool voor elektronische ondertekening, zoals DocuSign, die de status ‘Completed’ registreert. De gebeurtenis kan ook worden afgeleid uit een handmatige statuswijziging naar ‘Signed by Counterparty’. Vastleggen Leg de gebeurtenis vast waarmee de ondertekening is afgerond, op basis van de logboeken van de geïntegreerde aanbieder van elektronische handtekeningen. Gebeurtenistype explicit
	Interne beoordeling gestart	Deze activiteit markeert het begin van de interne beoordelings- en goedkeuringsworkflow voor het contractconcept. Het document wordt voor feedback doorgestuurd naar betrokkenen, bijvoorbeeld van financiën of de bedrijfsvoering.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van een mogelijke bottleneck. Door de duur van deze fase te analyseren, kun je vertragingen in het interne beoordelingsproces opsporen en de KPI ‘Naleving van de interne beoordelings-SLA’ volgen. Waar vind je dit? Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer in de SAP Ariba-workflow een beoordelingstaak wordt aangemaakt en toegewezen. De taakstatus verandert in ‘In uitvoering’ of een vergelijkbare status. Vastleggen Leg de timestamp vast waarop een beoordelingstaak in de goedkeuringsworkflow van het contract wordt gestart. Gebeurtenistype explicit
	Onderhandeling met contractpartij	Dit is de fase waarin het contract met de externe partij wordt gedeeld voor onderhandelingen en tekstwijzigingen. Deze activiteit kan worden vastgelegd door de status in de workspace handmatig te wijzigen.
Waarom dit belangrijk is Zo krijg je zicht op externe onderhandelingsrondes, die lastig te voorspellen kunnen zijn. Door deze fase te meten, kun je het ‘Gemiddeld aantal onderhandelingsrondes’ berekenen en complexe onderhandelingen opsporen. Waar vind je dit? Dit kan worden afgeleid wanneer de status van de workspace handmatig wordt gewijzigd in bijvoorbeeld ‘Onderhandeling’ of ‘Bij leverancier’. Je kunt ook kijken wanneer een document naar een externe contactpersoon wordt verstuurd. Vastleggen Houd wijzigingen bij in het statusveld van de Contract Workspace die wijzen op een externe beoordeling. Gebeurtenistype inferred
	Wijziging gestart	Deze activiteit markeert het begin van een formele wijziging van een actief contract. Meestal wordt hiervoor een nieuwe versie of een deelproject aangemaakt dat aan de oorspronkelijke contractworkspace is gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is Hoe vaak en wanneer contractwijzigingen plaatsvinden, geeft inzicht in de stabiliteit van contracten en veranderende bedrijfsbehoeften. Dit is belangrijk voor het dashboard ‘Amendment and Termination Trends’. Waar vind je dit? Dit is een expliciete actie waarbij een gebruiker een proces voor een ‘Amendment’ start voor een bestaand contract. Het systeem registreert deze actie. Vastleggen Leg vast wanneer een workspace of taak voor een contractwijziging wordt aangemaakt. Gebeurtenistype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit SAP Ariba Contracts

Stappen

Analytical Reporting openen: Meld je aan bij SAP Ariba. Open het hoofdmenu, ga naar het rapportagegedeelte en kies Analytical Reports of een vergelijkbare route, zoals Manage > Analytical Reports.
Een nieuw rapport maken: Klik op Maken en kies New Report. Maak een rapport met meerdere facts.
De primaire fact selecteren: Kies in de rapportbouwer Contract Workspace (Projects) als primaire datafact. Deze fact bevat de belangrijkste gegevens over elke contractcase.
Aanvullende facts koppelen: Koppel de volgende facts aan Contract Workspace (Projects) om alle benodigde activiteiten en attributen vast te leggen. Gebruik het gemeenschappelijke veld Project Id of Contract Id als koppelvoorwaarde:
- Approval History: voor gegevens over goedkeuringstaken, zoals indieningen, goedkeuringen en afwijzingen.
- Task: voor informatie over alle workflowtaken, de begin- en einddatums en de toegewezen personen.
- Documenteren: om documentversies te volgen. Dit is belangrijk om de activiteiten Contract Drafted en Contract Revised te herkennen.
Rapportvelden bepalen (pivotlogica): Het doel is om voor elke bedrijfsactiviteit een aparte rij te maken. De Ariba-interface maakt doorgaans één rij per contract. Daarom moet je zelf berekende velden definiëren of een brede tabel exporteren en die later omzetten. Voeg bij voorkeur voor elke mogelijke eventtimestamp een kolom toe, bijvoorbeeld:
- Workspace Creation Date uit de fact Contract Workspace (Projects).
- Main Document Create Date uit de fact Document (gefilterd op de hoofdovereenkomst en de eerste versie).
- Legal Review Start Date uit de fact Task (gefilterd op de specifieke juridische beoordelingstaak).
- Execution Date uit de fact Contract Workspace (Projects).
- Voeg voor elk van de 14 vereiste activiteiten een aparte kolom met de timestamp toe.
Attributen selecteren: Voeg alle vereiste en aanbevolen attributen toe aan het rapport, zoals Contract Id, Project Owner (voor UserName), Department, Amount (voor ContractAmount) en Contract Type.
Filters toepassen: Ga naar het tabblad Filters. Stel voor de fact Contract Workspace (Projects) een filter in op Time Created, zodat de data-extractie een beheersbare periode beslaat, bijvoorbeeld de afgelopen 6 tot 12 maanden. Voeg eventueel andere relevante filters toe, zoals Project Type, om alleen contractworkspaces op te nemen.
Rapport uitvoeren en data exporteren: Voer het rapport uit. De uitvoer is een brede tabel met één rij per contract en meerdere kolommen voor verschillende datums. Exporteer het rapport naar een CSV- of Microsoft Excel-bestand.
Data omzetten: Het geëxporteerde bestand is geen event log en moet worden omgezet. Gebruik bijvoorbeeld Microsoft Excel Power Query, Python of een aparte ETL-tool om de data te unpivoten. Maak voor elke rij in het geëxporteerde bestand meerdere rijen in het nieuwe bestand, één voor elke datumkolom die je in stap 5 hebt aangemaakt. Zo zet je de brede tabel om naar het lange event log-formaat dat ProcessMind nodig heeft.
Het event log opmaken: Geef de kolommen in het omgezette bestand precies de vereiste namen: ContractId, ActivityName, EventTime, EventEndTime, UserName enzovoort. Gebruik voor de timestampkolommen een consistent formaat, zoals YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Sla het eindbestand op als CSV.
Uploaden naar ProcessMind: Het CSV-bestand is nu klaar om naar je process mining-tool te uploaden.

Configuratie

Op te nemen feiten: Het rapport moet meerdere datafeiten combineren. Begin met Contract Workspace (Projects) en koppel de feiten Approval History, Task en Documenteren om de volledige geschiedenis op te halen.
Datumbereik: Stel voor de eerste analyse een filter in op het veld Time Created van het feit Contract Workspace (Projects), voor de afgelopen 6 tot 12 maanden. Exporteer grote hoeveelheden data eventueel in kleinere batches per kwartaal of maand.
Belangrijke filters: Filter op Project Type om alleen contractworkspaces op te halen en geen andere projecttypen, zoals sourcingprojecten. Je kunt ook filteren op Afdeling of Commodity om de analyse te beperken.
Detailniveau van de data: Selecteer velden met tijdstempels van specifieke gebeurtenissen, zoals activeringsdatums van taken, goedkeuringsdatums en aanmaakdatums van documenten. Gebruik niet alleen de datum waarop iets voor het laatst is gewijzigd, want die geeft geen context over de specifieke gebeurtenis.
Vereisten: Je SAP Ariba-gebruikersaccount moet rechten hebben om analytische rapporten te maken en uit te voeren. Deze rechten zijn vaak gekoppeld aan rollen zoals Analysis User of Reporting Administrator.
Prestaties: Door meerdere feiten te combineren en veel velden over een lange periode te exporteren, kan het rapport erg traag worden of vastlopen. Houd daar rekening mee en voer het rapport zo nodig buiten piekuren of in kleinere batches uit.

a Voorbeeldquery sql

-- This is a logical representation of the report configuration in the SAP Ariba Analytical Reporting UI.
-- The tool does not use a direct query language; you build this logic by selecting facts, fields, and filters.
-- The final step requires transforming the wide export file into this long format.

-- FACT: Contract Workspace (Projects) as c
-- JOIN: Approval History as a ON c."Project Id" = a."Project Id"
-- JOIN: Task as t ON c."Project Id" = t."Project Id"
-- JOIN: Document as d ON c."Project Id" = d."Project Id"

-- Each of the following SELECT blocks represents a set of rows for a specific activity.

SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Workspace Created' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Drafted' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version = 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Internal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Legal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Legal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Revised' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version > 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Negotiation With Counterparty' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Negotiation%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Approval Completed' AS ActivityName, a."Time Completed" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, a."Approver" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Approval History" AS a ON c."Project Id" = a."Project Id" WHERE a."Approval Task Name" LIKE '%Internal Approval Flow%' AND a.Status = 'Approved' AND a."Is Last Approver" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Counterparty Approval Received' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Counterparty Signature%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Executed' AS ActivityName, c."Executed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Executed Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Activated' AS ActivityName, c."Activated Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Activated Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Compliance Task Completed' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Compliance%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Amendment Initiated' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Amendment" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Renewed' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Renewal" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Closed' AS ActivityName, c."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c.Status = 'Completed'

Stappen

Vereiste: registreer een applicatie in SAP Ariba Developer Portal. Voordat je data kunt ophalen, moet je een nieuwe applicatie registreren in SAP Ariba Developer Portal. Je ontvangt dan een Application Key, een OAuth Client ID en een OAuth Client Secret. Geef de applicatie de benodigde rechten voor toegang tot de Contract Workspaces API.
De Python-omgeving instellen. Installeer Python 3 op je computer. Installeer daarna de benodigde bibliotheken voor API-aanvragen en dataverwerking. Open een terminal of opdrachtprompt en voer uit: pip install requests pandas.
Het Python-script instellen. Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld ariba_extraction.py. Open het bestand en vervang de tijdelijke waarden in het configuratiegedeelte bovenaan. Je hebt je Ariba Realm, API Key, OAuth Client ID en Client Secret nodig. Stel ook het gewenste datumbereik voor de extractie in.
De authenticatie begrijpen. Het script roept eerst met je inloggegevens het authenticatie-eindpunt van de SAP Ariba API aan om een tijdelijk toegangstoken op te halen. Dit token is nodig voor alle volgende data-aanvragen. Het script voegt het automatisch toe aan de headers van de API-aanroepen.
Het script uitvoeren om contractworkspaces op te halen. Voer het script uit in je terminal: python ariba_extraction.py. Het script haalt eerst een lijst op van alle contractworkspaces die binnen het opgegeven datumbereik zijn bijgewerkt. Het verwerkt de paginering automatisch en haalt zo alle relevante records op.
Gedetailleerde workspacedata ophalen. Voor elke contractworkspace uit de vorige stap doet het script een aanvullende API-aanroep. Die haalt bijbehorende objecten op, zoals taken, documenten, teamleden en eerdere statuswijzigingen van de workspace. Deze gegevens zijn nodig om het event log samen te stellen.
API-antwoorden omzetten naar events. De kern van het script doorloopt het gedetailleerde JSON-antwoord voor elk contract. Het koppelt verschillende gegevens, zoals de aanmaakdatum van de workspace, statuswijzigingen van taken, uploads van documentversies en contractstatusvelden (contractStatus), aan de juiste activiteitnamen voor het event log.
Het event log opbouwen en aanvullen. Het script voegt de gevonden events toe aan een pandas DataFrame. Het vult de vereiste kolommen (ContractId, ActivityName, EventTime) en aanbevolen kolommen (UserName, ContractAmount, ContractType enzovoort) met de bijbehorende waarden uit de API-data.
Het definitieve event log exporteren. Zodra alle contractworkspaces zijn verwerkt, slaat het script het volledige event log op als CSV-bestand met de naam ariba_contract_management_event_log.csv in dezelfde map. Het bestand heeft het juiste formaat en kan naar ProcessMind worden geüpload.

Configuratie

API-inloggegevens: Haal de volgende gegevens op via SAP Ariba Developer Portal:
- API_KEY: de applicatiesleutel voor je geregistreerde applicatie.
- CLIENT_ID: de OAuth-client-ID, gecodeerd als base64-tekenreeks.
- CLIENT_SECRET: het OAuth-clientgeheim.
Realm: de specifieke SAP Ariba-realmnaam van je bedrijf, bijvoorbeeld 'mycompany-T'. Hiermee worden API-aanroepen naar het juiste datacenter gestuurd.
Filters voor datumbereik: Stel de parameters UPDATED_DATE_FROM en UPDATED_DATE_TO in om de data-extractie af te bakenen. Begin bij voorkeur met de afgelopen 3 tot 6 maanden. Zo blijven het datavolume en de uitvoeringstijd beheersbaar.
Workspacefilters: Je kunt het script aanpassen en extra filters toevoegen aan de API-aanroep in de functie fetch_workspaces. Filter bijvoorbeeld op contractStatus (zoals 'Active' of 'Executed') of projectType om specifieke contracttypen op te halen.
Vereisten: Je hebt een actief SAP Ariba Contracts-abonnement nodig met de API-functie ingeschakeld. Ook moet je gebruikersaccount voldoende rechten hebben om applicaties te registreren in het ontwikkelaarsportaal en contractworkspacedata te bekijken.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import base64
from datetime import datetime, timedelta

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Ariba realm and API credentials
REALM = class="hl-string">'[Your Ariba Realm]'
API_KEY = class="hl-string">'[Your Application Key]'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The OAUTH_CLIENT_ID is your Application Key and a hyphen, base64 encoded.
class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: class="hl-string">'yourappkey:' -> class="hl-string">'eW91cmFwcGtleTo='
OAUTH_CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Base64 Encoded OAuth Client ID]'
OAUTH_CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your OAuth Client Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- FILTERS --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for contracts to extract (based on last modified date)
UPDATED_DATE_TO = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')
UPDATED_DATE_FROM = (datetime.now() - timedelta(days=180)).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Endpoints
AUTH_URL = fclass="hl-string">'https://api.ariba.com/v2/oauth/token'
BASE_API_URL = fclass="hl-string">'https://{REALM}.api.ariba.com/api/contracts/v1/workspaces'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- AUTHENTICATION --- #
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Ariba API to get an access token."""
    auth_header = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Basic {OAUTH_CLIENT_ID}'}
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_secret': OAUTH_CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(AUTH_URL, headers=auth_header, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- DATA FETCHING --- #
def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated Ariba API endpoint."""
    all_records = []
    page = 0
    while True:
        params[class="hl-string">'page'] = page
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data)
        if len(data) == 0: class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming empty list means last page
            break
        page += 1
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- EVENT DERIVATION LOGIC --- #
def derive_events_from_workspace(workspace_details):
    class="hl-string">"""Derives multiple event log rows from a single workspace's detailed data."""
    events = []
    case_id = workspace_details.get(class="hl-string">'contractId')
    if not case_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper function to create a standard event dictionary
    def create_event(activity, timestamp, user=class="hl-string">'System'):
        return {
            class="hl-string">'ContractId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': timestamp,
            class="hl-string">'EventEndTime': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
            class="hl-string">'UserName': user,
            class="hl-string">'Department': workspace_details.get(class="hl-string">'custom', {}).get(class="hl-string">'Department', None),
            class="hl-string">'ContractAmount': workspace_details.get(class="hl-string">'amount', {}).get(class="hl-string">'amount', None),
            class="hl-string">'ContractType': workspace_details.get(class="hl-string">'contractType', {}).get(class="hl-string">'name', None),
            class="hl-string">'LegalCounsel': next((member.get(class="hl-string">'name') for member in workspace_details.get(class="hl-string">'team', []) if member.get(class="hl-string">'role') == class="hl-string">'Legal Counsel'), None)
        }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Contract Workspace Created
    if workspace_details.get(class="hl-string">'createDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Workspace Created', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Contract Drafted & 5. Contract Revised
    if workspace_details.get(class="hl-string">'documents'):
        main_doc_versions = sorted([v for doc in workspace_details[class="hl-string">'documents'] if doc.get(class="hl-string">'isMainAgreement') for v in doc.get(class="hl-string">'versions', [])], key=lambda x: x[class="hl-string">'createDate'])
        if main_doc_versions:
            events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Drafted', main_doc_versions[0][class="hl-string">'createDate'], main_doc_versions[0].get(class="hl-string">'createdBy')))
            for version in main_doc_versions[1:]:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Revised', version[class="hl-string">'createDate'], version.get(class="hl-string">'createdBy')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3, 4, 7, 11. Task-based activities
    if workspace_details.get(class="hl-string">'tasks'):
        for task in workspace_details[class="hl-string">'tasks']:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'internal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'legal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Legal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'internal approval' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Approval Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'compliance' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Compliance Task Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 6, 8. Status-based manual activities
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires interpreting status history, which can be complex. Simplified here.
    if workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
        for status_change in workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
            status = status_change.get(class="hl-string">'status', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'negotiation' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Negotiation With Counterparty', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))
            if class="hl-string">'counterparty approval' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Counterparty Approval Received', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 9. Contract Executed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'executionDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Executed', workspace_details[class="hl-string">'executionDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 10. Contract Activated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'effectiveDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Activated', workspace_details[class="hl-string">'effectiveDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 12. Amendment Initiated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'isAmendment'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Amendment Initiated', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 13. Contract Renewed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'renewalOfWorkspaceId'):
         events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Renewed', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 14. Contract Closed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'closeDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Closed', workspace_details[class="hl-string">'closeDate']))

    return events

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- MAIN EXECUTION --- #
def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Attempting to get access token...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get access token. Exiting.")
        return

    print(class="hl-string">"Successfully obtained access token.")
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'apiKey': API_KEY
    }

    print(fclass="hl-string">"Fetching contract workspaces updated from {UPDATED_DATE_FROM} to {UPDATED_DATE_TO}...")
    workspace_params = {
        class="hl-string">'filters': fclass="hl-string">'updatedDateFrom={UPDATED_DATE_FROM}&updatedDateTo={UPDATED_DATE_TO}'
    }
    try:
        workspaces = fetch_paginated_data(BASE_API_URL, headers, workspace_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(workspaces)} workspaces.")

        all_events = []
        for i, ws_summary in enumerate(workspaces):
            ws_id = ws_summary.get(class="hl-string">'contractId')
            print(fclass="hl-string">"Processing workspace {i+1}/{len(workspaces)}: {ws_id}")
            detail_url = fclass="hl-string">"{BASE_API_URL}/{ws_id}"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Add parameters to get full details
            detail_params = {class="hl-string">'include': class="hl-string">'tasks,documents,team,statusHistory'}
            try:
                ws_details_response = requests.get(detail_url, headers=headers, params=detail_params)
                ws_details_response.raise_for_status()
                ws_details = ws_details_response.json()
                
                events = derive_events_from_workspace(ws_details)
                all_events.extend(events)
            except requests.exceptions.RequestException as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch details for workspace {ws_id}: {e}")

        if not all_events:
            print(class="hl-string">"No events were generated. Check API responses and derivation logic.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to DataFrame and save to CSV
        event_log_df = pd.DataFrame(all_events)
        event_log_df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(event_log_df[class="hl-string">'EventTime'])
        event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'ariba_contract_management_event_log.csv'
        event_log_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
        print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An error occurred during API request: {e}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je data met zekerheid voor te bereiden en waardevolle inzichten in het contractbeheerproces te vinden. Verzamel je data efficiënter en zet sneller stappen naar procesoptimalisatie.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer. Start je proefperiode

Verkort de contractdoorlooptijd met 30% en maak SAP Ariba-processen efficiënter.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Snel ingesteld.

Datatemplate voor contractbeheer

Datatemplate voor contractbeheer

Attributen voor contractbeheer

Activiteiten in contractbeheer

Extractiegidsen

Data-export via SAP Ariba Analytical Reporting

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Ariba Contract Management API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer. Start je proefperiode

Datatemplate voor contractbeheer

Datatemplate voor contractbeheer

Attributen voor contractbeheer

Activiteiten in contractbeheer

Extractiegidsen

Data-export via SAP Ariba Analytical Reporting

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script met de Ariba Contract Management API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Verbeter de efficiëntie van contractbeheer. Start je proefperiode

We gaan zorgvuldig om met je privacy