Datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Het attribuut Activiteit staat voor een afzonderlijke fase of handeling in de workflow voor factuurverwerking. De activiteiten zijn afgeleid van verschillende systeemgebeurtenissen, zoals het aanmaken van documenten, statuswijzigingen, goedkeuringen of gebruikersacties die zijn vastgelegd in SAP-wijzigingslogs.

Activiteiten analyseren is de kern van process mining. Je kunt proceskaarten maken en bottlenecks vinden, bijvoorbeeld lange wachttijden na 'Factuur ter goedkeuring verzonden'. Ook worden herstelwerk zichtbaar, zoals herhaalde cycli van 'Betalingsblokkade ingesteld' en 'Betalingsblokkade opgeheven', en afwijkingen van compliance-eisen. De volgorde en frequentie van activiteiten laten zien hoe het proces werkelijk verloopt.

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je processtromen visualiseren, bottlenecks vinden en herstelwerk opsporen.

Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid uit meerdere bronnen, waaronder transactiecodes (SY-TCODE), statusvelden in tabellen zoals RBKP (bijvoorbeeld RBSTAT) en wijzigingsgebeurtenissen uit tabellen CDHDR en CDPOS.

Het factuurnummer is de unieke case-identificatie voor het verloop van de factuurverwerking. Elk nummer hoort bij één factuur van een leverancier. Zo kun je alle bijbehorende activiteiten, van het vastleggen van de data tot de uiteindelijke betaling, volgen als één procesinstantie.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om de volledige levenscyclus van elke factuur te reconstrueren. Het verbindt afzonderlijke gebeurtenissen in SAP, zoals parkeren, boeken, blokkeren en afletteren, tot een chronologische reeks. Zo zie je duidelijk hoe elke factuur wordt verwerkt, hoe lang dat duurt en waar het proces afwijkt van de standaard.

Dit is de primaire sleutel die alle gebeurtenissen van één factuur met elkaar verbindt. Daarmee vormt het de basis voor procesanalyse en het onderzoeken van varianten.

Dit is doorgaans het documentnummer uit SAP-tabel RBKP, veld BELNR, vaak gecombineerd met de bedrijfscode (BUKRS) en het boekjaar (GJAHR) om het nummer uniek te maken.

Tijdstip gebeurtenis legt het exacte moment vast waarop een bedrijfsactiviteit is uitgevoerd en in het bronsysteem is geregistreerd. Deze timestamp vormt de chronologische basis van het proces en zet alle activiteiten per factuur in de juiste volgorde.

Bij analyses is Tijdstip gebeurtenis nodig om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden tussen activiteiten. Dashboards zoals 'Doorlooptijd factuur van begin tot eind' en 'Duur van betalingsblokkade' gebruiken deze data om de verstreken tijd tussen twee processtappen te meten. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk om vertragingen en bottlenecks in de prestaties te vinden.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemetrieken zoals doorlooptijden en de duur van bottlenecks te berekenen.

Dit wordt doorgaans bepaald door de wijzigingsdatum (UDATE) en wijzigingstijd (UTIME) uit de kop van de wijzigingsdocumenttabel CDHDR te combineren. Voor specifieke aanmaakgebeurtenissen kan de aanmaakdatum en -tijd uit tabellen zoals RBKP worden gebruikt (ERNAM, ERZET).

De boekingsdatum is een belangrijke datum in het boekhoudproces. Deze bepaalt in welke boekingsperiode de factuurkosten in het grootboek worden opgenomen. Meestal stelt de medewerker crediteurenadministratie deze datum in tijdens de factuurverwerking.

Bij procesanalyse is de activiteit 'Factuur geboekt', die door deze datum wordt gemarkeerd, een belangrijke mijlpaal. De tijd tussen ontvangst van de factuur en de boekingsdatum is een belangrijk onderdeel van de totale doorlooptijd. Deze datum is ook van belang voor financiële rapportages en analyses van de doorvoer, bijvoorbeeld om bij te houden hoeveel facturen er per week of maand zijn geboekt.

Deze datum markeert een belangrijke mijlpaal in het proces, bepaalt de financiële periode van de transactie en speelt een belangrijke rol bij het berekenen van de doorlooptijd.

Dit is het veld 'Posting Date' (BUDAT) in de kopgegevenstabel voor factuurdocumenten, RBKP.

De clearingdatum markeert de laatste stap in de levenscyclus van de factuur: de betaling. Op deze datum wordt de openstaande factuurregel in het systeem afgeboekt met een betalingsdocument. De datum geeft aan wanneer de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd.

Dit attribuut is het eindpunt voor belangrijke KPI's, waaronder de gemiddelde doorlooptijd van facturen en het percentage op tijd betaalde facturen. Door de clearingdatum te vergelijken met de vervaldatum kun je de betaalprestaties meten. Voor de analyse van betalingskortingen vergelijk je de datum met de kortingstermijn om te zien of de betaling op tijd was om de korting te krijgen.

Deze datum markeert het einde van het proces en vormt de basis voor het berekenen van de totale doorlooptijd, het percentage op tijd betaalde facturen en de gerealiseerde betalingskorting.

Voor afgeboekte posten is dit het veld 'Clearing Date' (AUGDT) in de tabel met afgeboekte leveranciersposten, BSAK.

Factuurbedrag is de totale waarde van de factuur die de leverancier heeft ingediend. Dit is een belangrijke financiële metriek per factuurcase.

Bij process mining is dit attribuut nodig voor analyses op basis van waarde. Je kunt het proces filteren en opdelen naar factuurbedrag, dat vaak samenhangt met de procescomplexiteit en de vereiste goedkeuringen. Facturen met een hoog bedrag kunnen bijvoorbeeld een andere, strengere goedkeuringsroute volgen. Je kunt het attribuut ook gebruiken voor complianceanalyses, bijvoorbeeld om te controleren of facturen met een hoog bedrag verplichte goedkeuringsstappen overslaan.

Hiermee kun je analyses op basis van waarde uitvoeren, prioriteit geven aan facturen met een hoog bedrag en zien hoe het factuurbedrag de processtroom en compliance beïnvloedt.

Dit is het veld 'Brutofactuurbedrag' (RMWWR) uit de kop van de factuurdocumenttabel RBKP.

Het attribuut Gebruikersnaam geeft aan wie verantwoordelijk was voor een activiteit in het proces. Meestal is dit de SAP-gebruikersnaam die bij de transactie of wijzigingsgebeurtenis is vastgelegd.

Met dit attribuut kun je prestaties per gebruiker of team analyseren. Je kunt bijvoorbeeld zien wie het snelst goedkeurt of welke gebruikers het meeste herstelwerk veroorzaken. Dashboards gebruiken deze data om de werkverdeling te analyseren, opleidingsbehoeften te vinden en prestatieverschillen tussen medewerkers te begrijpen.

Hiermee kun je prestaties en werkdruk per persoon of team analyseren en toppresteerders, opleidingskansen en een ongelijke verdeling van middelen vinden.

Dit is het veld 'Gewijzigd door' (USERNAME) uit de kop van de wijzigingsdocumenttabel CDHDR. Voor aanmaakgebeurtenissen kan dit het veld 'Ingevoerd door' (ERNAM) in tabellen zoals RBKP zijn.

Het inkoopordernummer koppelt een factuur aan het oorspronkelijke inkoopdocument. Dit is nodig voor een driewegmatch (inkooporder, goederenontvangst en factuur) en om de efficiëntie van de verwerking van facturen met een inkooporder te analyseren.

Dit attribuut is belangrijk voor dashboards zoals 'Percentage verschillen bij factuur-inkoopordermatches'. Je kunt het proces opdelen in facturen met en zonder inkooporder. Die volgen vaak heel verschillende verwerkingsroutes en hebben een andere complexiteit. Door problemen bij specifieke inkooporders te analyseren, kun je ook problemen eerder in het inkoopproces opsporen.

Dit koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je facturen met en zonder inkooporder vergelijken en verschillen bij het matchen vinden.

Dit staat doorgaans op regelniveau. Het veld 'Inkoopordernummer' (EBELN) staat in de factuurregeltabel RSEG. Mogelijk moet de waarde worden samengevoegd op kopniveau.

Het leveranciersnummer is de sleutel in de stamgegevens waarmee de leverancier wordt geïdentificeerd. Het koppelt de factuurtransactie aan een specifieke zakenpartner, zodat je het proces kunt analyseren op basis van kenmerken van de leverancier.

Een analyse op leveranciersnummer kan belangrijke informatie opleveren over leveranciersrelaties en prestaties. Je kunt bijvoorbeeld zien welke leveranciers vaak facturen indienen die leiden tot betalingsblokkades of verschillen, en welke leveranciersfacturen het efficiëntst worden verwerkt. Deze informatie is nuttig voor leveranciersbeheer en strategische inkoop.

Hiermee kun je per leverancier analyseren en patronen, problemen of efficiëntieverschillen bij specifieke leveranciers vinden.

Dit is het veld 'Facturerende partij' (LIFNR) uit de kop van de factuurdocumenttabel RBKP.

Als er een verschil is in een factuur of als er nader onderzoek nodig is, wordt de betaling geblokkeerd. De code voor de reden van de betalingsblokkade geeft aan waarom de blokkade is ingesteld, bijvoorbeeld vanwege een verschil in hoeveelheid of prijs, of omdat de blokkade handmatig is ingesteld.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard Doorlooptijd betalingsblokkades oplossen. Door per reden te analyseren hoe vaak en hoe lang betalingen worden geblokkeerd, kun je de oorzaken van betalingsvertragingen achterhalen. Als 'Prijsverschil' bijvoorbeeld vaak leidt tot langdurige blokkades, kan dat wijzen op een probleem met stamgegevens of het inkooporderproces dat aandacht nodig heeft.

Dit verklaart waarom facturen vertraging oplopen. Zo kun je de oorzaken van betalingsblokkades analyseren en verbeteringen prioriteren.

De reden voor de betalingsblokkade staat op regelniveau in tabel RSEG (veld SPGRS) of in de tabel met boekhoudkundige documenten BSEG (veld ZLSPR).

De vervaldatum wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Dit is de uiterste betaaldatum. Als je daarna betaalt, kan dat leiden tot boetes of een slechtere relatie met de leverancier.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatie- en compliance-KPI's zoals 'Percentage op tijd betaalde facturen' en 'Gemiste betalingskorting'. Door de werkelijke betaaldatum (clearingdatum) te vergelijken met de vervaldatum, kan de analyse bepalen of een betaling op tijd, eerder of te laat is gedaan. Dit attribuut vormt ook de basis voor het dashboard Betalingsvoorwaarden naleven.

Dit is de basis om te meten of facturen op tijd worden betaald en om kansen op betalingskorting te vinden.

Deze datum wordt vaak berekend. De basisdatum voor betaling (ZFBDT) staat in tabel BSEG. De berekening van de vervaldatum hangt ook af van de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

Het bedrijfsnummer is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials en staat voor een zelfstandige juridische entiteit. Alle financiële transacties, waaronder facturen, worden op een specifiek bedrijfsnummer geboekt.

Met dit attribuut kun je processen per juridische entiteit analyseren. Het is belangrijk om prestaties, compliance en efficiëntie van verschillende bedrijven binnen een concern te vergelijken. Je kunt dashboards filteren op bedrijfsnummer om de KPI's voor factuurverwerking van een specifiek bedrijf te bekijken.

Hiermee kun je processen vergelijken en prestaties benchmarken tussen verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie.

Dit is het veld 'Company Code' (BUKRS) in de kopgegevenstabel voor factuurdocumenten, RBKP.

Dit is een booleaans attribuut dat wordt berekend op basis van de betalingsvoorwaarden en de werkelijke betaaldatum. De waarde is waar als de 'Payment Terms' korting bieden bij eerdere betaling en de 'Clearing Date' na afloop van de kortingstermijn valt. Zo meet je rechtstreeks het financiële verlies door inefficiënte processen.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard Gemiste betalingskorting. Je kunt er eenvoudig mee berekenen wat de financiële gevolgen van vertragingen in de verwerking zijn. Filter op cases waarvoor deze indicator waar is om te onderzoeken welke procesvarianten en bottlenecks het vaakst tot gemiste kortingen leiden. Dat geeft een goede onderbouwing voor procesverbeteringen.

Dit maakt het financiële verlies door procesvertragingen concreet en onderbouwt waarom het factuurverwerkingsproces verbeterd moet worden.

Dit attribuut staat niet in SAP. Het wordt tijdens de datatransformatie berekend door 'PaymentTerms' te interpreteren en 'ClearingDate' te vergelijken met de uiterste datum voor betalingskorting.

De betalingsvoorwaarden bepalen wanneer een factuur betaald moet zijn en of er korting geldt bij eerdere betaling. Voorbeelden zijn 'Netto 30 dagen' en '2% 10, netto 30'. In het tweede geval krijg je 2% korting als je binnen 10 dagen betaalt; anders moet het volledige bedrag binnen 30 dagen worden betaald.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard Gemiste betalingskorting en de KPI Percentage geïnde betalingskorting. De analyse gebruikt de betalingsvoorwaarden samen met de boekings- en betaaldatums om te bepalen of er korting mogelijk was en of die is toegepast. Ook voor het dashboard Betalingsvoorwaarden naleven is dit attribuut belangrijk.

Dit is essentieel om te analyseren hoe vaak betalingskortingen worden geïnd en wat de financiële gevolgen zijn van vertragingen in het proces.

Dit is het veld 'Terms of Payment Key' (ZTERM) in de kopgegevenstabel voor factuurdocumenten, RBKP.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de eventdata vandaan komt, bijvoorbeeld uit een specifieke SAP ECC-instantie. Dit is vooral belangrijk als je meerdere ERP-systemen gebruikt of data uit verschillende bronnen combineert.

Bij analyses helpt dit attribuut om processen en prestaties in verschillende systemen, regio’s of bedrijfseenheden van elkaar te onderscheiden. Zo blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je filteren en analyseren per systeem.

Dit geeft belangrijke context wanneer je meerdere systemen gebruikt. Zo kun je data goed scheiden en de prestaties per systeem analyseren.

Dit is doorgaans een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd. De waarde staat voor de SAP System ID (TADIR-SRCSYSTEM) of een handmatig toegewezen identificatie van de specifieke SAP-instantie.

Het documenttype wordt in SAP gebruikt om verschillende soorten zakelijke transacties in te delen. Veelvoorkomende typen voor factuurverwerking zijn 'RE' voor standaardfacturen en 'KG' voor creditnota's van leveranciers. Het documenttype bepaalt onder meer welk nummerbereik voor de boeking wordt gebruikt.

Met dit attribuut kun je de analyse filteren op specifieke transactietypen. Het proces voor een creditnota kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een standaardfactuur. Door deze processtromen op basis van het documenttype te scheiden, krijg je een nauwkeuriger en bruikbaarder beeld van het proces.

Hiermee kun je verschillende zakelijke transacties, zoals facturen en creditnota's, apart analyseren omdat ze verschillende processen volgen.

Dit is het veld 'Document Type' (BLART) in de kopgegevenstabel voor factuurdocumenten, RBKP.

Het attribuut Eindtijd markeert het moment waarop een specifieke activiteit is afgerond. Veel gebeurtenissen in SAP worden als één tijdstip vastgelegd. In dat geval is de Eindtijd gelijk aan de Starttijd. Bij activiteiten met een meetbare duur, zoals een goedkeuringsstap waaraan actief wordt gewerkt, kan de Eindtijd het einde van die activiteit aangeven.

Met een afzonderlijke Eindtijd kun je bij procesanalyses de verwerkingstijd van een activiteit meten, los van de wachttijd ervoor. Zo zie je hoe lang een activiteit duurt en hoe lang een case wacht voordat de activiteit begint. Dat geeft meer inzicht in de efficiëntie van de inzet van medewerkers.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen en onderscheiden van de wachttijd tussen activiteiten. Dat maakt bottleneckanalyses nauwkeuriger.

Dit is vaak gelijk aan de Starttijd en wordt afgeleid van CDHDR-UDATE en CDHDR-UTIME. Soms kan de eindtijd worden afgeleid uit workflowlogs waarin het begin en einde van een taak expliciet zijn vastgelegd.

De grootboekrekening is de rekening in het rekeningschema waarop de financiële gevolgen van de factuur worden vastgelegd. Deze data is belangrijk voor financiële rapportages en kostenbeheer.

Bij process mining geeft analyse van de grootboekrekening een financiële dimensie aan de processtroom. Het dashboard Analyse gebruik grootboekrekeningen kan uitgavenpatronen zichtbaar maken, mogelijke onjuiste coderingen van facturen opsporen en laten zien of kosten aan de juiste afdelingen of projecten worden toegewezen. Zo wordt duidelijker hoe de uitvoering van het proces samenhangt met de financiële gevolgen.

Dit voegt een financiële dimensie toe aan het proces. Zo kun je kostenverdeling en uitgavenpatronen analyseren en mogelijke onjuiste coderingen van facturen opsporen.

Dit staat op regelniveau. Het 'G/L Account Number' (HKONT) staat in de factuurregeltabel RSEG voor inkooporderfacturen of in BSEG voor directe FI-facturen.

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vast. Het geldt voor de volledige dataset, niet voor afzonderlijke gebeurtenissen, en geeft aan hoe actueel de data is.

Dit metadata-attribuut is belangrijk voor dashboardgebruikers en analisten. Het laat zien op welke periode de analyse betrekking heeft en helpt ervoor te zorgen dat beslissingen op actuele informatie zijn gebaseerd. Meestal staat het duidelijk op dashboards, zodat gebruikers zien wanneer de data voor het laatst is bijgewerkt.

Gebruikers zien hiermee hoe actueel de data is en kunnen hun analyses en beslissingen baseren op recente informatie.

De data-extractie- of ETL-tool genereert deze waarde en voegt die toe aan de dataset wanneer de data wordt bijgewerkt.

Als een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die bij voorkeur een reden op. Dat kan een standaardcode zijn of een vrije tekst, bijvoorbeeld 'Onjuist inkoopordernummer', 'Dubbele factuur' of 'Onjuist bedrag'.

Deze data is belangrijk voor het dashboard Redenen en trends van factuurafwijzingen. Door te analyseren hoe vaak verschillende redenen voorkomen, kan het bedrijf veelvoorkomende problemen opsporen en maatregelen nemen. Als 'Onjuist inkoopordernummer' bijvoorbeeld vaak voorkomt, is er mogelijk betere communicatie met leveranciers nodig of moeten medewerkers die data invoeren extra training krijgen. Deze analyse helpt herstelwerk in het proces te verminderen.

Dit geeft de oorzaak van afwijzingen aan. Zo kun je gerichte procesverbeteringen doorvoeren, herstelwerk verminderen en het percentage facturen dat in één keer goed gaat verhogen.

Deze informatie staat vaak niet in één standaardveld. Je vindt die mogelijk in logboeken van de workflowcontainer, in lange tekstvelden bij het document of in specifieke velden van een aangepaste workflowoplossing.

Dit is een booleaans attribuut dat wordt berekend door de 'Clearing Date' (werkelijke betaaldatum) te vergelijken met de 'Payment Due Date'. Als de clearingdatum na de vervaldatum valt, is de waarde waar; anders is die onwaar. Zo meet je eenvoudig of elke factuur op tijd is betaald.

Dit attribuut maakt analyse en visualisatie in dashboards eenvoudiger. Je kunt er makkelijk mee filteren en het percentage op tijd betaalde facturen berekenen. Ook kun je processtromen van te laat betaalde facturen vergelijken met die van facturen die op tijd zijn betaald. Zo worden mogelijk patronen zichtbaar die tot betalingsachterstanden leiden.

Dit maakt het eenvoudiger om te meten of facturen op tijd worden betaald en om processen voor tijdig en te laat betaalde facturen te vergelijken.

Dit attribuut staat niet in SAP. Het wordt berekend tijdens de datatransformatie met de formule: ClearingDate > PaymentDueDate.

Het attribuut Valuta geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY.

Dit attribuut geeft essentiële context bij het factuurbedrag. Zo kun je financiële data correct interpreteren en optellen, vooral in internationale organisaties die met meerdere valuta werken. Je kunt de analyse filteren op valuta om de verwerkingsefficiëntie of problemen in verschillende valutazones te vergelijken. Om bedragen zinvol bij elkaar op te tellen, moet je ze mogelijk omrekenen naar één rapportagevaluta.

Dit geeft de nodige context bij financiële bedragen, zodat je ze correct kunt interpreteren en kunt filteren en analyseren op valuta.

Dit is het veld 'Currency Key' (WAERS) in de kopgegevenstabel voor factuurdocumenten, RBKP.