Jouw datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Het attribuut Activiteit staat voor een afzonderlijke fase of handeling binnen de factuurverwerkingsworkflow. Deze activiteiten zijn afgeleid van verschillende systeemgebeurtenissen, zoals het aanmaken van documenten, statuswijzigingen, goedkeuringen of gebruikersacties die in SAP-wijzigingslogs zijn vastgelegd.

Activiteiten analyseren is de kern van process mining. Je kunt er proceskaarten mee visualiseren, knelpunten identificeren, zoals lange wachttijden na 'Factuur ter goedkeuring verzonden', herstelwerkloops vinden, zoals herhaalde cycli van 'Betalingsblokkade ingesteld' en 'Betalingsblokkade opgeheven', en complianceafwijkingen opsporen. De volgorde en frequentie van activiteiten laten de werkelijke procesflow zien.

Dit attribuut bepaalt de stappen in de proceskaart. Zo kun je procesflows visualiseren, knelpunten ontdekken en herstelwerk identificeren.

Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit meerdere bronnen, waaronder transactiec codes (SY-TCODE), statusvelden in tabellen zoals RBKP (bijvoorbeeld RBSTAT) en wijzigingsgebeurtenissen uit tabellen CDHDR en CDPOS.

Het factuurnummer is de unieke case-identificatie voor de factuurverwerkingsreis. Elk nummer hoort bij één factuur die je van een leverancier hebt ontvangen. Daardoor kun je alle bijbehorende activiteiten, van het vastleggen van data tot de uiteindelijke betaling, volgen als één samenhangende procesinstantie.

In process mining is dit attribuut essentieel voor het reconstrueren van de end-to-end-levenscyclus van elke factuur. Het verbindt afzonderlijke gebeurtenissen die in SAP zijn vastgelegd, zoals parkeren, boeken, blokkeren en vereffenen, tot een chronologische reeks. Zo zie je duidelijk hoe elke factuur wordt verwerkt, hoe lang dat duurt en waar het proces afwijkt van de standaard.

Dit is de primaire sleutel die alle gebeurtenissen van één factuur met elkaar verbindt. Daarmee vormt het de basis voor procesanalyse en het onderzoeken van varianten.

Dit is meestal het documentnummer uit SAP-tabel RBKP, veld BELNR, vaak gecombineerd met de bedrijfscode (BUKRS) en het boekjaar (GJAHR) voor absolute uniciteit.

Event Time legt het exacte moment vast waarop een bedrijfsactiviteit in het bronsysteem is uitgevoerd en geregistreerd. Deze timestamp vormt de chronologische basis van het proces en zet alle activiteiten per factuur in een samenhangende volgorde.

Event Time is nodig voor het berekenen van alle tijdsgebonden maatstaven, zoals doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden tussen activiteiten. Het vormt de basis voor dashboards zoals 'Invoice End-to-End Cycle Time' en 'Payment Block Resolution Duration', omdat je hiermee de verstreken tijd tussen twee punten in het proces kunt meten. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk om vertragingen en prestatieknelpunten te identificeren.

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle prestatiemaatstaven te berekenen, zoals doorlooptijden en de duur van knelpunten.

Dit wordt meestal bepaald door de wijzigingsdatum (UDATE) en wijzigingstijd (UTIME) uit de tabel met kopteksten van wijzigingsdocumenten, CDHDR, te combineren. Voor specifieke aanmaakgebeurtenissen kunnen dit de aanmaakdatum en -tijd uit tabellen zoals RBKP (ERNAM, ERZET) zijn.

De Boekingsdatum is een belangrijke datum in het boekhoudproces. Deze bepaalt in welke fiscale periode de factuurkosten in het grootboek worden opgenomen. De medewerker crediteurenadministratie stelt de datum meestal vast tijdens de verwerking van de factuur.

In procesanalyses is de activiteit 'Invoice Posted', gemarkeerd met deze datum, een belangrijk ijkpunt. De tijd tussen ontvangst van de factuur en de Boekingsdatum is een belangrijk onderdeel van de totale doorlooptijd. De datum is ook nodig voor financiële rapportages en throughputanalyses, zoals het volgen van het aantal geboekte facturen per week of maand.

Het markeert een belangrijk ijkpunt in het proces, bepaalt de financiële periode van de transactie en vormt een belangrijk onderdeel van de berekening van de doorlooptijd.

Dit is het veld 'Posting Date' (BUDAT) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

De Clearingdatum markeert de laatste stap in de levenscyclus van een factuur: de betaling. Het is de datum waarop de openstaande factuurpost in het systeem wordt afgeletterd met een betalingsdocument. Deze datum staat voor het moment waarop de betaling daadwerkelijk is uitgevoerd.

Dit attribuut is het eindpunt voor belangrijke KPI's, waaronder 'Average Invoice Cycle Time' en 'On-Time Payment Rate'. Je vergelijkt het met de Uiterste betaaldatum om de betaalprestaties te meten. Voor analyses van betalingskortingen vergelijk je het met de kortingsperiode om te bepalen of de betaling op tijd was om de korting te ontvangen.

Het markeert de afronding van het proces en vormt de basis voor de berekening van de totale doorlooptijd, het percentage tijdige betalingen en gerealiseerde betalingskortingen.

Voor afgeletterde posten is dit het veld 'Clearing Date' (AUGDT) uit de tabel met afgeletterde leveranciersposten, BSAK.

Factuurbedrag staat voor de totale waarde van de door de leverancier ingediende factuur. Dit is een belangrijke financiële maatstaf voor elke factuurcase.

In process mining is dit attribuut belangrijk voor analyses op basis van waarde. Je kunt het proces filteren en segmenteren op factuurwaarde. Die hangt vaak samen met de complexiteit van het proces en de benodigde goedkeuringen. Facturen met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een ander en strenger goedkeuringspad volgen. Je gebruikt het ook voor compliance-analyses, bijvoorbeeld om te controleren of facturen met een hoge waarde verplichte goedkeuringsstappen overslaan.

Je kunt analyses op basis van waarde uitvoeren, facturen met een hoge waarde prioriteren en zien hoe het factuurbedrag de procesflow en compliance beïnvloedt.

Dit is het veld 'Gross invoice amount' (RMWWR) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

Het attribuut Gebruikersnaam identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde activiteit in het proces. Dit is meestal de SAP-gebruikersnaam die bij de transactie of wijzigingsgebeurtenis is vastgelegd.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatieanalyses op gebruikers- of teamniveau. Je kunt er vragen mee beantwoorden als: 'Wie keurt het snelst goed?' en 'Welke gebruikers veroorzaken de meeste herstelwerkzaamheden?'. In dashboards gebruik je het om de werkverdeling te analyseren, opleidingsbehoeften te signaleren en prestatieverschillen tussen medewerkers te begrijpen.

Je kunt prestaties en werkbelasting per persoon of team analyseren. Zo vind je best presterende medewerkers, opleidingsmogelijkheden en onevenwichtige resourceverdeling.

Dit is het veld 'Changed By' (USERNAME) uit de tabel met kopteksten van wijzigingsdocumenten, CDHDR. Voor aanmaakgebeurtenissen kan dit het veld 'Entered by' (ERNAM) uit tabellen zoals RBKP zijn.

Het Inkoopordernummer koppelt een factuur aan het oorspronkelijke inkoopdocument. Dit is de basis voor three-way matching (PO, goederenontvangst, factuur) en voor analyses van de efficiëntie van het factuurproces met een PO.

Dit attribuut is belangrijk voor dashboards zoals 'Invoice-PO Matching Discrepancy Rate'. Je kunt het proces opdelen in facturen met en zonder PO. Die volgen vaak verschillende procespaden en hebben een andere complexiteit. Door problemen rond specifieke PO's te analyseren, kun je oorzaken hoger in het inkoopproces opsporen.

Het koppelt de factuur aan het inkoopproces. Zo kun je facturen met en zonder PO vergelijken en afwijkingen bij de matching opsporen.

Dit staat meestal op regelniveau. Het 'Purchase Order Number' (EBELN) staat in de factuurpostentabel RSEG. Mogelijk moet je de waarde samenvoegen naar koptekstniveau.

Het Leveranciersnummer is de sleutel uit de stamdata waarmee de leverancier wordt geïdentificeerd. Hiermee koppel je de factuurtransactie aan een specifieke zakenpartner en kun je analyseren op basis van kenmerken van de leverancier.

Een analyse van het proces per Leveranciersnummer kan belangrijke inzichten geven in leveranciersrelaties en prestaties. Je ziet bijvoorbeeld welke leveranciers regelmatig problematische facturen indienen die leiden tot betalingsblokkades of afwijkingen. Ook zie je welke leveranciersfacturen het efficiëntst worden verwerkt. Deze informatie is nuttig voor leveranciersbeheer en strategische inkoop.

Je kunt analyses per leverancier uitvoeren en patronen, problemen of efficiëntieverschillen bij specifieke leveranciers herkennen.

Dit is het veld 'Invoicing Party' (LIFNR) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

Bij een afwijking in een factuur of wanneer verder onderzoek nodig is, wordt een betalingsblokkade ingesteld. De code Reden betalingsblokkade geeft aan waarom de blokkade is ingesteld, bijvoorbeeld vanwege een afwijking in hoeveelheid of prijs, of door een handmatige blokkade.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Payment Block Resolution Duration'. Door de frequentie en duur van blokkades per reden te analyseren, vind je de oorzaken van betalingsvertragingen. Als 'Price Discrepancy' bijvoorbeeld vaak leidt tot langdurige blokkades, kan dat wijzen op een probleem in de stamdata of het inkooporderproces dat moet worden aangepakt.

Het verklaart waarom facturen vertraging oplopen. Zo kun je de oorzaken van betalingsblokkades analyseren en verbeteracties prioriteren.

De reden voor de betalingsblokkade staat op regelniveau in tabel RSEG (veld SPGRS) of in de tabel met boekhoudkundige documenten BSEG (veld ZLSPR).

De Uiterste betaaldatum wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de afgesproken betalingsvoorwaarden. Het is de deadline voor de betaling. Na deze datum kan de betaling te laat zijn, met mogelijke boetes of schade aan de leveranciersrelatie als gevolg.

Dit attribuut is belangrijk voor prestatie- en compliance-KPI's zoals 'On-Time Payment Rate' en 'Cash Discount Opportunity Loss'. Door de werkelijke betaaldatum (Clearing Date) te vergelijken met de Uiterste betaaldatum, kun je automatisch bepalen of een betaling op tijd, vroeg of te laat was. Het vormt een basis voor het dashboard Payment Terms Adherence.

Het is de basis voor het meten van tijdige betalingen en het vinden van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten.

Deze datum wordt vaak berekend. De basisdatum voor betaling (ZFBDT) staat in tabel BSEG. De logica voor de vervaldatum hangt ook af van de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

De Bedrijfscode is een organisatorische basiseenheid in SAP Financials en staat voor een zelfstandige juridische entiteit. Alle financiële transacties, waaronder facturen, worden aan een specifieke bedrijfscode geboekt.

Met dit attribuut kun je processen per juridische entiteit analyseren. Het is belangrijk om procesprestaties, compliance en efficiëntie tussen bedrijven binnen een groep te vergelijken. Je kunt dashboards filteren op Bedrijfscode voor een bedrijfsspecifiek beeld van KPI's voor factuurverwerking.

Je kunt processen vergelijken en prestaties benchmarken tussen verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie.

Dit is het veld 'Company Code' (BUKRS) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

Betalingsvoorwaarden bepalen wanneer een factuur moet worden betaald en welke betalingskortingen gelden bij vroeg betalen. Voorbeelden zijn 'Net 30 days' of '2% 10, Net 30'. Dat betekent 2% korting bij betaling binnen 10 dagen. Daarna is het volledige bedrag na 30 dagen verschuldigd.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss' en de KPI 'Cash Discount Capture Rate'. De analyse gebruikt de betalingsvoorwaarden samen met de boekings- en betaaldatums om te bepalen of korting beschikbaar was en of die is benut. Het is ook belangrijk voor het dashboard Payment Terms Adherence.

Het is belangrijk voor het analyseren van het percentage geïnde betalingskortingen en de financiële impact van procesvertragingen.

Dit is het veld 'Terms of Payment Key' (ZTERM) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

Het attribuut Bronsysteem geeft aan waar de eventdata vandaan komt, bijvoorbeeld de naam van een specifieke SAP ECC-instantie. Dit is vooral belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-systemen of wanneer data uit verschillende bronnen wordt gecombineerd.

In analyses helpt dit attribuut om processen en prestaties tussen verschillende systemen, regio's of bedrijfsonderdelen te onderscheiden die op afzonderlijke instanties draaien. Zo blijft de herkomst van de data duidelijk en kun je filteren en analyseren per systeem.

Het biedt belangrijke context in omgevingen met meerdere systemen. Zo kun je data goed scheiden en prestaties per systeem analyseren.

Dit is meestal een statische waarde die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd. De waarde staat voor de SAP System ID (TADIR-SRCSYSTEM) of een handmatig toegewezen identificatie voor de specifieke SAP-instantie.

Het Documenttype wordt gebruikt om verschillende soorten zakelijke transacties in SAP te categoriseren. Bij factuurverwerking zijn 'RE' voor standaardfacturen en 'KG' voor creditnota's van leveranciers veelvoorkomende typen. Het documenttype bepaalt onderdelen van de boeking, zoals het gebruikte nummerbereik.

In analyses kun je met dit attribuut het proces filteren op specifieke transactietypen. Het proces voor een creditnota kan bijvoorbeeld sterk verschillen van dat voor een standaardfactuur. Door deze flows met het Documenttype te scheiden, krijg je een nauwkeuriger en bruikbaarder beeld van het proces.

Je kunt verschillende zakelijke transacties, zoals facturen en creditnota's, afzonderlijk analyseren. Deze volgen vaak verschillende processen.

Dit is het veld 'Document Type' (BLART) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.

Het attribuut End Time markeert het einde van een specifieke activiteit. Veel gebeurtenissen in SAP worden als één tijdstip geregistreerd. In die gevallen is End Time gelijk aan Start Time. Bij activiteiten met een meetbare duur, zoals een goedkeuringsstap waaraan actief wordt gewerkt, kan End Time het moment markeren waarop die activiteit is afgerond.

In procesanalyse maakt een afzonderlijke End Time het mogelijk om de verwerkingstijd van een activiteit te meten, los van de wachttijd ervoor. Zo zie je het verschil tussen de tijd die nodig is om een activiteit uit te voeren en de tijd die een case wacht voordat de activiteit begint. Dat geeft een beter beeld van de efficiëntie van bronnen.

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten berekenen en onderscheiden van de wachttijd tussen activiteiten. Dat verbetert de bottleneckanalyse.

Dit is vaak hetzelfde als de Starttijd en wordt bepaald op basis van CDHDR-UDATE en CDHDR-UTIME. Soms kan de waarde worden afgeleid uit workflowlogs waarin het begin en einde van een Task expliciet zijn vastgelegd.

De grootboekrekening is de rekening in het rekeningschema waarop de financiële impact van de factuur wordt vastgelegd. Dit is belangrijke data voor financiële rapportages en kostenbeheer.

In process mining voegt analyse van de grootboekrekening een financiële dimensie toe aan de procesflow. Het dashboard 'General Ledger Account Usage Analysis' kan patronen in uitgaven laten zien, mogelijke verkeerd gecodeerde facturen opsporen en controleren of kosten aan de juiste afdelingen of projecten worden toegewezen. Zo verbind je de uitvoering van het proces met de financiële impact.

Het voegt een financiële dimensie toe aan het proces. Zo kun je kostenverdeling, uitgavenpatronen en mogelijk verkeerd gecodeerde facturen analyseren.

Dit staat op regelniveau. Het 'G/L Account Number' (HKONT) staat voor PO-facturen in de factuurpostentabel RSEG en voor directe FI-facturen in BSEG.

Dit is een booleanattribuut dat wordt berekend op basis van de betalingsvoorwaarden en de werkelijke betaaldatum. De waarde is waar als de 'Payment Terms' een korting voor vroeg betalen boden en de 'Clearing Date' na afloop van de kortingsperiode viel. Zo meet je rechtstreeks het financiële verlies door inefficiënte processen.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Cash Discount Opportunity Loss'. Je kunt de financiële impact van verwerkingsvertragingen eenvoudig kwantificeren. Door te filteren op cases waarvoor deze vlag waar is, kunnen analisten de procesvarianten en bottlenecks onderzoeken die het vaakst tot gemiste kortingen leiden. Dat geeft een duidelijke onderbouwing voor procesverbetering.

Het maakt het financiële verlies door procesvertragingen direct meetbaar en onderbouwt de optimalisatie van de workflow voor factuurverwerking.

Dit attribuut staat niet in SAP. Het wordt tijdens de datatransformatie berekend door 'PaymentTerms' te interpreteren en 'ClearingDate' te vergelijken met de uiterste datum voor de korting.

Dit is een booleanattribuut dat wordt berekend door de 'Clearing Date' (werkelijke betaaldatum) te vergelijken met de 'Payment Due Date'. Als de Clearing Date na de uiterste betaaldatum valt, is de vlag waar. Anders is de vlag onwaar. Zo krijg je per factuur een eenvoudige, directe maatstaf voor tijdige betaling.

Dit attribuut maakt analyses en visualisaties in dashboards eenvoudiger. Je kunt makkelijk filteren en optellen om de KPI 'On-Time Payment Rate' te berekenen. Ook kun je de procesflows van te laat betaalde facturen vergelijken met die van facturen die op tijd zijn betaald. Zo ontdek je mogelijk welke procespatronen tot late betalingen leiden.

Het vereenvoudigt de analyse van tijdige betalingen en maakt het makkelijk om processen voor tijdig en te laat betaalde facturen te vergelijken.

Dit attribuut staat niet in SAP. Het wordt tijdens de datatransformatie berekend met de formule: ClearingDate > PaymentDueDate.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update. Het geldt voor de volledige dataset en niet voor afzonderlijke gebeurtenissen. Zo zie je duidelijk hoe actueel de data is.

Dit metadata-attribuut is belangrijk voor dashboardgebruikers en analisten. Het laat zien op welke periode de analyse betrekking heeft en helpt je om beslissingen te nemen op basis van actuele informatie. Op dashboards staat het meestal duidelijk in beeld, zodat gebruikers kunnen zien hoe recent de data is.

Het laat gebruikers zien hoe actueel de data is. Zo zijn analyses en beslissingen gebaseerd op recente informatie.

Deze waarde wordt tijdens het vernieuwen van de data door de data-extractie- of ETL-tool gegenereerd en aan de dataset toegevoegd.

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft die idealiter een reden op. Dat kan een gestandaardiseerde code zijn of een vrije tekst met een probleem zoals 'Incorrect PO number', 'Duplicate Invoice' of 'Amount incorrect'.

Deze data is belangrijk voor het dashboard 'Invoice Rejection Reasons & Trends'. Door de frequentie van verschillende afwijsredenen te analyseren, kan de organisatie veelvoorkomende problemen herkennen en corrigerende acties nemen. Als 'Incorrect PO number' bijvoorbeeld vaak voorkomt, kan dat wijzen op betere communicatie met leveranciers of extra training voor medewerkers die data invoeren. Deze analyse helpt om herstelwerk te verminderen.

Het geeft de oorzaak van afwijzingen. Zo kun je gericht verbeteren, herstelwerk verminderen en het percentage first-time-right verhogen.

Deze informatie staat vaak niet in één standaardveld. Je vindt de reden mogelijk in workflowcontainerlogs, lange tekstvelden bij het document of specifieke velden in een maatwerkoplossing voor workflows.

Het attribuut Valuta geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY.

Dit attribuut geeft de nodige context bij het Factuurbedrag. Je kunt financiële data correct interpreteren en optellen, vooral in internationale organisaties met meerdere valuta. Je kunt analyses per valuta filteren om verwerkingsefficiëntie of problemen tussen verschillende valutagebieden te vergelijken. Voor een zinvolle financiële optelling moeten bedragen mogelijk worden omgerekend naar één rapportagevaluta.

Het geeft de nodige context bij financiële bedragen. Zo kun je ze correct interpreteren en filteren en analyseren per valuta.

Dit is het veld 'Currency Key' (WAERS) uit de tabel met kopteksten van factuurdocumenten, RBKP.