Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

HighRadius
Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

Jouw datatemplate voor debiteurenbeheer

Deze template beschrijft de essentiële onderdelen voor het analyseren van je facturatieworkflows binnen HighRadius. Je krijgt een gestructureerd overzicht van de benodigde datapunten, procesmijlpalen en technische stappen om een volledig event log op te bouwen. Met deze gids kun je je incassocyclus in kaart brengen en mogelijkheden vinden om je cashflow te verbeteren.
  • Specifieke datavelden voor je proces
  • Gestandaardiseerde activiteitenmijlpalen
  • Extractie-instructies voor HighRadius
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen voor debiteurenbeheer

Deze tabel bevat de aanbevolen datavelden die nodig zijn om een gedetailleerd event log op te bouwen voor de analyse van je factuurbeheer en incassoprestaties.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van de gebeurtenis of actie die op de factuur is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de specifieke stap of actie vast die plaatsvond binnen de credit-to-cash-levenscyclus. Het registreert gebeurtenissen zoals het aanmaken van een factuur, automatische correspondentie, incassogesprekken, het vastleggen van geschillen en het verwerken van betalingen.

Analisten gebruiken dit veld om de procesflow te reconstrueren en de volgorde van stappen zichtbaar te maken. Variaties in de volgorde van deze activiteiten helpen bij het identificeren van procesafwijkingen, herstelwerk en gedrag dat niet aan de compliance-eisen voldoet.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen en is essentieel voor process discovery en variantanalyse.

Waar je het vindt

HighRadius Activity Log, Notes History of Transaction History-tabellen

Voorbeelden
Factuur aangemaaktBetalingsherinnering verzondenGeschil geopendVolledige betaling ontvangen
Eventtimestamp
EventDateTime
De specifieke datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut markeert het exacte moment waarop een gebeurtenis in het HighRadius-systeem plaatsvond. Het levert de tijdsdimensie die nodig is om activiteiten in de juiste volgorde te zetten en de duur tussen processtappen te berekenen.

In de analyse wordt de timestamp gebruikt om doorlooptijden te berekenen, zoals Days Sales Outstanding (DSO) of de doorlooptijd van geschillenafhandeling. Ook maakt de timestamp analyse van throughput en het gebruik van bronnen over specifieke perioden mogelijk.

Waarom dit belangrijk is

Een nauwkeurige timing is nodig om alle KPI's op basis van doorlooptijden te berekenen en gebeurtenissen correct te ordenen.

Waar je het vindt

De timestampkolom van HighRadius Transaction Logs

Voorbeelden
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-05T09:15:00Z
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie van het factuurdocument, die als case-ID dient.
Beschrijving

Het factuurnummer is de centrale identificatie voor het volgen van de financiële verplichting, van aanmaak tot definitieve afwikkeling. Het koppelt alle gerelateerde activiteiten, waaronder geschillen, betalingsbeloftes en betalingen, aan één casegeschiedenis.

In de analyse wordt dit attribuut gebruikt om event logs in afzonderlijke procesinstanties te groeperen. Hiermee kun je doorlooptijden per factuur berekenen. Het is ook de primaire sleutel om procesdata te koppelen aan andere masterdatatabellen in de HighRadius-omgeving of het bronsysteem.

Waarom dit belangrijk is

Het identificeert de unieke case en zorgt ervoor dat alle gebeurtenissen correct aan de specifieke financiële transactie worden gekoppeld.

Waar je het vindt

HighRadius Invoice Data / Header Table of bronsysteem, bijvoorbeeld SAP VBAK of Oracle Headers

Voorbeelden
INV-2023-001900123456US-102938550002931
Afwijking van betalingstermijn
PaymentTermVariance
Het aantal dagen tussen de vervaldatum en de betaaldatum.
Beschrijving

Dit berekende attribuut meet de afwijking van de afgesproken betalingstermijn. Een positief getal wijst op een late betaling, een negatief getal op een vroege betaling.

Dit is de directe maatstaf voor de Payment Term Compliance Audit. Door deze afwijking te aggregeren, kunnen bedrijven structurele laatbetalers herkennen en kredietvoorwaarden of incassostrategieën aanpassen.

Waarom dit belangrijk is

Directe maatstaf voor de naleving van contractvoorwaarden door de klant.

Waar je het vindt

Berekend op basis van Due Date en Payment Date

Voorbeelden
5 dagen-2 dagen0 dagen
Factuurbedrag
InvoiceAmount
De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt het oorspronkelijke totale bedrag dat aan de klant in rekening is gebracht. Het vormt de basis voor het berekenen van openstaande saldi en het beoordelen van de financiële impact van geschillen of vertragingen.

Process mining gebruikt dit veld om cases op waarde te wegen. Zo kun je onderscheid maken tussen incasso van facturen met een hoge prioriteit en administratieve ruis met een lage waarde in de KPI Low Value Dispute Volume.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de analyse wegen op financiële impact in plaats van alleen op het aantal cases.

Waar je het vindt

Invoice Header Table, veld Amount

Voorbeelden
1500.00250.5010000.00
Is automatisch
IsAutomated
Vlag die aangeeft of de activiteit door het systeem is uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst.
Beschrijving

Dit boolean-attribuut maakt onderscheid tussen stappen die door de automatiseringsengine van HighRadius worden uitgevoerd, zoals automatische correspondentie of cashmatching, en handmatige stappen van gebruikers.

Het is belangrijk voor de Cash Application Automation Tracker en de KPI Touchless Invoice Rate. Analisten kunnen hiermee de ROI van automatisering meten en processtappen identificeren waarvoor nog veel handmatig werk nodig is.

Waarom dit belangrijk is

Meet de efficiëntie van de HighRadius-implementatie.

Waar je het vindt

Activity Log, controle op systeemgebruiker versus menselijke gebruiker

Voorbeelden
truefalse
Klantnaam
CustomerName
De naam van de klantrekening die aan de factuur is gekoppeld.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de partij die verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur. In HighRadius is dit gekoppeld aan het masterdatarecord van de debiteur.

Door procesprestaties per klantnaam te analyseren, zie je welke rekeningen een aangepaste incassostrategie nodig hebben of structureel te laat betalen. Dit ondersteunt het dashboard Customer Risk and Aging Matrix.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel om de analyse per rekening te segmenteren en probleemklanten te vinden.

Waar je het vindt

Klantmasterdata of Invoice Header

Voorbeelden
Acme CorpGlobal IndustriesTechStart IncRetail Giant Ltd
Naam incassomedewerker
CollectorName
De naam van de medewerker of gebruiker die verantwoordelijk is voor de incassoactiviteit.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de specifieke HighRadius-gebruiker of medewerker die handmatige activiteiten heeft uitgevoerd, zoals een gesprek vastleggen, een gerichte e-mail versturen of een geschil beoordelen.

Het wordt gebruikt in het dashboard Collector Productivity Benchmarks om individuele prestaties en de verdeling van de werkdruk te beoordelen. Zo kunnen managers opleidingsbehoeften vaststellen of portefeuilles binnen het incassoteam opnieuw verdelen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse op bronniveau mogelijk.

Waar je het vindt

Activity Log / User Table

Voorbeelden
John DoeJane SmithSysteembeheerderCollectionAgent_01
Vervaldatum
DueDate
De datum waarop de klant volgens de overeenkomst uiterlijk moet betalen.
Beschrijving

De vervaldatum wordt bepaald door de betalingsvoorwaarden die op de aanmaakdatum van de factuur zijn toegepast. Het is de beoogde deadline voor het incassoproces.

Door de datum van Full Payment Received met dit attribuut te vergelijken, kun je de Payment Term Compliance Rate berekenen. Dit is belangrijk om vast te stellen of een betaling op tijd, te laat of te vroeg is gedaan.

Waarom dit belangrijk is

Het referentiepunt voor het bepalen van betalingsachterstand en het berekenen van Days Sales Outstanding (DSO).

Waar je het vindt

Invoice Header Table, veld Due Date

Voorbeelden
2023-11-302023-12-15
Bedrijfsonderdeel
BusinessUnit
De interne divisie of dochteronderneming die de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving

Dit attribuut segmenteert data op basis van de organisatiestructuur, zoals 'North America Sales', 'EMEA Services' of specifieke productdivisies.

Hiermee kan de Payment Term Compliance Audit prestaties in verschillende delen van de organisatie vergelijken. Zo zie je of incassoproblemen structureel zijn of alleen voorkomen bij specifieke bedrijfsprocessen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijkende analyse tussen verschillende organisatieonderdelen mogelijk.

Waar je het vindt

Invoice Header / ERP Mapping

Voorbeelden
ConsumentenelektronicaIndustriële onderdelenSoftwaredienstenNA-West
Bronsysteem
SourceSystem
De naam van het systeem waaruit de data afkomstig is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan of het datapunt rechtstreeks afkomstig is uit modules van het HighRadius-platform, zoals Collections Cloud of Cash Application Cloud, of is ingelezen vanuit een extern ERP-systeem, zoals SAP of Oracle.

Het is nuttig voor data lineage en validatie. Bij het analyseren van procesknelpunten helpt de bron van de data om vast te stellen of vertragingen worden veroorzaakt door integratievertragingen of door de verwerkingstijd van het systeem zelf.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft context over de herkomst van de data, vooral in omgevingen waarin meerdere ERP-systemen data aan HighRadius leveren.

Waar je het vindt

Systeemconfiguratie of hardcoded op basis van de extractielogica

Voorbeelden
HighRadiusSAP ECCOracle NetSuiteMicrosoft Dynamics
Datum betalingsbelofte
PromiseToPayDate
De datum waarop de klant heeft beloofd te betalen.
Beschrijving

Dit attribuut legt de datum van de toezegging van de klant vast tijdens een incassogesprek. Het is een belangrijke functie in HighRadius Collections Cloud.

In de Promise to Pay Reliability Index wordt deze datum vergeleken met de werkelijke betalingsdatum om vast te stellen of de klant zijn belofte is nagekomen. Zo kun je de kwaliteit van de toezegging en de onderhandelingsvaardigheid van de incassomedewerker beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor het voorspellen van cashflow en het meten van klantbetrouwbaarheid.

Waar je het vindt

Collections-module / P2P Transaction Table

Voorbeelden
2023-12-102023-12-20
Klantsegment
CustomerSegment
Indeling van de klant op basis van omvang, sector of strategische waarde.
Beschrijving

Dit attribuut deelt klanten in categorieën in, zoals 'Strategic', 'Mid-Market', 'SMB' of 'High Risk'.

Het wordt gebruikt in het dashboard Dispute Resolution Performance om te zien of verschillende segmenten een verschillend serviceniveau ervaren. Zo krijgen klanten met een hoge waarde de juiste aandacht tijdens het incassoproces.

Waarom dit belangrijk is

Segmenteert de analyse zodat deze aansluit op de bedrijfsstrategie en service level agreements.

Waar je het vindt

Klantmasterdata

Voorbeelden
Strategische keyaccountGroothandelDetailhandelOverheid
Kredietbeoordeling
CreditRating
De kredietwaardigheidsscore of beoordeling die aan de klant is toegekend.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het risiconiveau van de klant weer. De waarde komt vaak van kredietbureaus of uit interne scoring binnen HighRadius Credit Cloud.

Het is een dimensie in de Customer Risk and Aging Matrix. Door ouderdom te analyseren in combinatie met de kredietbeoordeling, zie je risico's met een hoge blootstelling, bijvoorbeeld wanneer klanten met een lage beoordeling grote openstaande saldi hebben.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor risicobeheer en het prioriteren van incassoactiviteiten.

Waar je het vindt

Module Credit Management / Customer Master

Voorbeelden
AAAB+Hoog risicoLaag risico
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data in het miningmodel voor het laatst is vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut legt vast wanneer het record is geëxtraheerd of voor het laatst is bijgewerkt in de process mining-dataset. Zo weten analisten hoe actueel de data is en welke vertraging mogelijk in de rapportage zit.

Dit is vooral belangrijk voor dashboards voor continue monitoring, waarop gebruikers moeten kunnen zien of ze naar realtime data kijken of naar een momentopname van de vorige dag.

Waarom dit belangrijk is

Het zorgt voor transparantie over de actualiteit van de data die voor KPI's wordt gebruikt.

Waar je het vindt

ETL-timestamp

Voorbeelden
2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T06:00:00Z
Openstaand bedrag
OpenAmount
Het resterende onbetaalde saldo van de factuur.
Beschrijving

Dit attribuut houdt bij welk bedrag de klant nog moet betalen. Het wordt bijgewerkt zodra deelbetalingen zijn verwerkt.

Het is essentieel voor de analyse van de complexiteit van deelbetalingen. Analisten kunnen hiermee volledig openstaande en gedeeltelijk betaalde facturen filteren en incassoactiviteiten voor openstaande posten met een hoge waarde prioriteren.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk om de huidige blootstelling en het succes van gedeeltelijke incasso's te bepalen.

Waar je het vindt

Factuurkop / tabel met openstaande posten

Voorbeelden
0.00500.0012000.00
Redencode van geschil
DisputeReasonCode
De categor code die aan een geschilcase is toegewezen.
Beschrijving

Dit attribuut classificeert de reden waarom een klant weigert te betalen, zoals 'Pricing Error', 'Damaged Goods' of 'Missing Documentation'. In HighRadius Deductions Cloud zijn dit standaardcodes.

Door deze codes te analyseren, krijg je zicht op de grondoorzaken van niet-betaling. Door deze data te bundelen, kan de organisatie problemen eerder in de keten, bijvoorbeeld in sales of logistiek, oplossen die later tot vertragingen bij de incasso leiden.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor Root Cause Analysis van vertraagde betalingen.

Waar je het vindt

Module voor geschillen- en aftrekbeheer

Voorbeelden
P01 (Prijs)Q02 (Kwaliteit)S03 (Tekort)Administratieve fout
Regio
Region
Geografische regio die bij de factuur of klant hoort.
Beschrijving

Dit attribuut definieert het geografische gebied, zoals 'North America', 'EMEA' of 'APAC', dat relevant is voor de transactie.

Het helpt bij regionale benchmarking en bij het begrijpen van de invloed van culturele of wettelijke verschillen op betaalgedrag en incassosnelheid. Het is geschikt voor rapportages op directieniveau.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt geografische prestatieanalyse.

Waar je het vindt

Klantmasterdata of Invoice Header

Voorbeelden
NAEMEALATAMAPAC
Valutacode
CurrencyCode
De ISO-valutacode voor het factuurbedrag.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan in welke valuta de factuur is uitgegeven, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP.

Bij de analyse van een wereldwijd proces is dit nodig om de velden Invoice Amount en Open Amount correct te interpreteren. Zo worden totalen correct verwerkt, meestal door bedragen om te rekenen naar een rapportagevaluta.

Waarom dit belangrijk is

Nodig voor een nauwkeurige financiële aggregatie in omgevingen met meerdere valuta.

Waar je het vindt

Factuurkop

Voorbeelden
USDEURGBPJPY
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor debiteurenbeheer

Deze gegevens vertegenwoordigen de belangrijkste processtappen en transactiemijlpalen die je moet vastleggen om je volledige factuurroute te visualiseren.
8 Aanbevolen 5 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Bankafschrift gematcht
De Cash Application-engine, of een gebruiker, koppelt met succes een regel op het bankafschrift aan deze specifieke factuur.
Waarom dit belangrijk is

Kernmetriek voor 'Automated Cash Application Rate'. Maakt onderscheid tussen het ontvangen van geld en het verwerken ervan.

Waar je het vindt

De Cash Application-module, bij het aanmaken van een matchrecord.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een matchingregel wordt uitgevoerd

Eventtype explicit
Betalingsbelofte aangemaakt
Een formele toezegging die in het systeem wordt vastgelegd, waarbij een klant belooft een specifiek bedrag op een specifieke datum te betalen.
Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor de 'Promise to Pay Reliability Index', waarmee je cashflow voorspelt en de betrouwbaarheid van klanten meet.

Waar je het vindt

De P2P-module of het P2P-tabblad dat aan de factuur is gekoppeld.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een P2P-record wordt aangemaakt

Eventtype explicit
Betalingsherinnering verzonden
Een automatische correspondentie, zoals een e-mail of brief, die via de Collections-module naar de klant wordt verzonden. Hiermee wordt de uitvoering van de aanmaningsstrategie gevolgd.
Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor het dashboard 'Collection Reminder Effectiveness', waarmee je meet of correspondentie daadwerkelijk tot betaling leidt.

Waar je het vindt

Het tabblad Correspondence History of Communication-logs die aan het factuur-ID zijn gekoppeld.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer de aanmaningsstrategie een actie uitvoert

Eventtype explicit
Factuur aangemaakt
De factuur wordt voor het eerst aangemaakt of vanuit het ERP-systeem in het HighRadius-platform ingelezen. Hiermee begint de incassolevenscyclus.
Waarom dit belangrijk is

Legt de eerste timestamp vast voor ouderdomsberekeningen en Days Sales Outstanding (DSO)-metingen.

Waar je het vindt

De tabel Open Invoices of Data Integration-logs waarin het factuurnummer voor het eerst verschijnt.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een record in de factuurkop wordt ingevoegd

Eventtype explicit
Factuur vereffend
De laatste statuswijziging waarbij het factuursaldo nul wordt en de factuur in het systeem wordt gesloten.
Waarom dit belangrijk is

De eindtimestamp voor 'Average Days Sales Outstanding'. Vertegenwoordigt de afronding van het proces.

Waar je het vindt

De tabel Invoice Header, met Status = 'Closed' of 'Cleared'.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging

Eventtype inferred
Geschil geopend
Het aanmaken van een aftrek- of geschilcase die aan de factuur is gekoppeld. Dit betekent dat een klant weigert een deel van of het volledige openstaande bedrag te betalen.
Waarom dit belangrijk is

Start de analyse 'Dispute Resolution Performance' en pauzeert de standaardaanmaningen voor het betwiste bedrag.

Waar je het vindt

De module Deductions/Disputes, met de aanmaaktimestamp van de case-ID die aan de factuur is gekoppeld.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een geschilcase wordt gegenereerd

Eventtype explicit
Geschil opgelost
De afronding van het geschilonderzoek, met als resultaat een beslissing, bijvoorbeeld een geldige aftrek of een ongeldige claim.
Waarom dit belangrijk is

Stop-clock-event voor 'Dispute Resolution Cycle Time'. Vertragingen op dit punt hebben direct invloed op de ouderdom van openstaande posten.

Waar je het vindt

De Deductions-module, met een statuswijziging naar 'Closed', 'Resolved' of 'Approved'.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging

Eventtype inferred
Volledige betaling ontvangen
De ontvangst van geld waarmee de schuld volledig wordt afgelost. Dit is voor ouderdomsdoeleinden de effectieve betalingsdatum.
Waarom dit belangrijk is

Wordt gebruikt om het 'Promise to Pay Fulfillment Rate' en de werkelijke versus verwachte cashflow te berekenen.

Waar je het vindt

De transactiedatum van de betaling die aan het definitieve vereffeningsdocument is gekoppeld.

Vastleggen

Vastgelegde transactiedatum van de vereffeningsbetaling

Eventtype explicit
Creditnota uitgegeven
Er wordt een creditnota aangemaakt om het factuursaldo te compenseren, vaak na een geldig opgelost geschil of een retour.
Waarom dit belangrijk is

Volgt 'Credit Memo Processing Efficiency' en de vertraging tussen het oplossen van het geschil en de financiële boeking.

Waar je het vindt

ERP-synchronisatielogs of de Credit Memo-tabel die aan het oorspronkelijke factuur-ID is gekoppeld.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer het CM-document aan de factuur wordt gekoppeld

Eventtype explicit
Deelbetaling geboekt
Er wordt een betaling verwerkt die slechts een deel van het totale factuurbedrag dekt, waardoor een restsaldo overblijft.
Waarom dit belangrijk is

Voedt 'Partial Payment Complexity Analysis' en wijst op mogelijke knelpunten in cash application.

Waar je het vindt

De Cash Application-module, met een betalingstransactie die aan de factuur is gekoppeld en waarbij Payment Amount < Open Amount.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een betaling wordt verwerkt, maar de status open blijft

Eventtype explicit
Geschil in behandeling
De geschilcase gaat van 'New' naar een actieve onderzoeksstatus. Dit markeert de start van het daadwerkelijke werk door de analist.
Waarom dit belangrijk is

Wordt gebruikt in 'Dispute Workflow Bottleneck Finder' om de vertraging tussen het aanmaken van de case en de start van het actieve werk te meten.

Waar je het vindt

Auditlog van de Deductions-module, met een statuswijziging naar 'In Progress' of 'Researching'.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld voor en na de wijziging

Eventtype inferred
Incassogesprek vastgelegd
Een handmatige notitie of interactie van een incassomedewerker over deze factuur. Dit wijst op menselijke tussenkomst in het proces.
Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt 'Collector Productivity Benchmarks' en maakt onderscheid tussen automatische en handmatige incassoactiviteiten.

Waar je het vindt

Het tabblad Notes/History binnen de Collections-module.

Vastleggen

Vastgelegd wanneer een gebruiker een gespreksnotitie opslaat

Eventtype explicit
Vervaldatum verstreken
Een berekende gebeurtenis die aangeeft dat de factuur na de afgesproken vervaldatum nog openstaat.
Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor de 'Payment Term Compliance Audit'. Markeert de overgang van actueel naar vervallen.

Waar je het vindt

Berekend door de vervaldatum van de factuur te vergelijken met de huidige datum, als de factuur openstaat, of met de betalingsdatum, als de factuur gesloten is.

Vastleggen

Afleiden door het veld Due Date te vergelijken met Activity Date

Eventtype calculated
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit HighRadius

Klaar om aan de slag te gaan?

Breng je factuurlevenscycli vandaag nog in kaart om je liquiditeit te verbeteren en je DSO te verlagen. Ons team ondersteunt je tijdens de technische implementatie.

Optimaliseer je debiteurenbeheer en verbeter vandaag nog je cashflow

Verlaag je DSO met 15 tot 20 dagen dankzij geautomatiseerde procesinzichten

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig... In enkele minuten ingesteld