Uw Change Management Data Template

BMC Helix ITSM
Uw Change Management Data Template

Uw Change Management Data Template

Deze template biedt een gestructureerde handleiding voor het verzamelen van de essentiële data voor het analyseren van uw Wijzigingsbeheerproces. U vindt hierin aanbevolen attributen, belangrijke activiteiten om te volgen en praktische richtlijnen voor het direct extraheren van deze informatie uit uw systemen. Gebruik deze bron om een uitgebreid en effectief process mining initiatief te waarborgen.
  • Aanbevolen attributes om te verzamelen voor een grondige analyse
  • Belangrijkste activiteiten en `milestones` om te volgen binnen uw proces.
  • Specifieke extractiehandleiding voor relevante bronsystemen
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Change Management-attributes

Dit zijn de aanbevolen data fields om op te nemen in uw event log voor een uitgebreide change management analyse, die diepgaande inzichten in uw proces mogelijk maken.
5 Verplicht 6 Aanbevolen 12 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van de specifieke event of task die binnen het Change Management-proces wordt uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribuut staat voor een enkele stap of statuswijziging in de levenscyclus van een wijzigingsverzoek, zoals 'Wijzigingsverzoek ingediend' of 'Wijzigingsverzoek goedgekeurd'. Deze activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart.

Het analyseren van de volgorde en duur van deze activiteiten helpt bij het identificeren van de processtroom, het opsporen van afwijkingen van de standaardprocedure en het vaststellen van knelpunten. De activiteitsnamen zijn doorgaans afgeleid van statusovergangen die zijn vastgelegd in de audit logs van het systeem.

Het belang

Het definieert de stappen van het proces, waardoor de visualisatie en analyse van de processtroom mogelijk wordt, wat de kern is van process mining.

Vindplaats

Afgeleid van statusovergangen in het 'CHG:ChangeRequest_AuditLog' formulier of door het volgen van wijzigingen in het 'Status' veld op het 'CHG:Infrastructure Change' formulier.

Voorbeelden
Wijzigingsaanvraag ingediendRisicobeoordeling UitgevoerdWijzigingsaanvraag goedgekeurdWijziging geïmplementeerd
Starttijd
EventStartTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event is begonnen.
Omschrijving

Dit attribute registreert de precieze datum en tijd waarop een activiteit plaatsvond. Het legt bijvoorbeeld vast wanneer een wijziging werd ingediend, goedgekeurd of afgesloten.

Deze timestamp is cruciaal voor het analyseren van de proces timeline. Het wordt gebruikt om cyclustijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te meten, prestatietrends over tijd te identificeren en de sequentie van events te bepalen. Accurate timestamps vormen de basis voor elke tijdgebaseerde procesanalyse.

Het belang

Het biedt de tijdelijke dimensie die nodig is voor het berekenen van duren, het analyseren van prestaties en het begrijpen van de opeenvolging van events in het proces.

Vindplaats

Afkomstig van het veld 'Auditdatum' in het 'CHG:ChangeRequest_AuditLog'-formulier of de 'Datum van laatste wijziging' die gekoppeld is aan specifieke statuswijzigingen.

Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z
Wijzigingsaanvraag ID
ChangeRequestID
De unieke, door het systeem gegenereerde identifier voor een wijzigingsverzoek, die dient als de primaire case-identifier.
Omschrijving

De Change Request ID is de unieke sleutel die elk wijzigingsinitiatief identificeert gedurende de gehele levenscyclus. Het groepeert alle gerelateerde activiteiten, goedkeuringen en taken, en vormt de basis van één enkele case in process mining.

Het analyseren van processen aan de hand van deze ID maakt een end-to-end beeld mogelijk van hoe wijzigingen worden beheerd, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke afsluiting. Dit is essentieel voor het bijhouden van cyclustijden, het identificeren van knelpunten en het begrijpen van procesvariaties voor individuele wijzigingen.

Het belang

Dit is het fundamentele attribuut dat alle gerelateerde gebeurtenissen verbindt tot één enkele procesinstantie, waardoor een end-to-end analyse van het wijzigingsbeheerproces mogelijk wordt.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Infrastructure Change ID' (Veld ID 1000000182) op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
CRQ0000001234567CRQ0000001234568CRQ0000001234569
Bronsysteem
SourceSystem
De naam van het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de herkomst van de procesdata, wat in deze context 'BMC Helix ITSM' is. Het helpt bij data governance en traceerbaarheid, vooral in omgevingen waar data van meerdere systemen gecombineerd kunnen worden voor een bredere analyse.

Als change data bijvoorbeeld later wordt samengevoegd met data uit een financieel of projectmanagementsysteem, zorgt dit field voor een duidelijke differentiatie van databronnen.

Het belang

Het biedt cruciale context voor de data-oorsprong, wat traceability en correcte interpretatie van de data waarborgt, vooral in multi-system analyse scenario's.

Vindplaats

Dit is doorgaans een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het extractie-, transformatie- en laadproces (ETL) om de herkomst van de dataset te labelen.

Voorbeelden
`BMC Helix ITSM`Helix ITSM ProdBMC Remedy AR System
Laatste data-update
LastDataUpdate
De tijdstempel die aangeeft wanneer de gegevens voor dit record het laatst zijn ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut toont de datum en tijd waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd uit BMC Helix ITSM. Het is niet de tijd van de gebeurtenis zelf, maar de tijd van de data-extractie. Deze informatie is essentieel voor het begrijpen van de actualiteit van de geanalyseerde data en voor het beheren van dataverversingscycli.

In dashboards en rapporten geeft deze timestamp gebruikers inzicht in de actualiteit van de analyse, wat bijzonder belangrijk is voor het monitoren van lopende processen.

Het belang

Het geeft de actualiteit van de data aan, wat cruciaal is om ervoor te zorgen dat analyses en dashboards de meest actuele staat van het proces weerspiegelen.

Vindplaats

Dit is een metadata-veld dat doorgaans wordt gegenereerd en gevuld door de ETL-tool of data pipeline op het moment van data-extractie.

Voorbeelden
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Goedkeurdersgroep
ApproverGroup
Het team of de groep die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van een wijzigingsverzoek in een specifieke fase.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de groep die is toegewezen om een wijziging te beoordelen en goed te keuren. Aangezien een wijziging meerdere goedkeuringsfasen kan hebben, kan dit verschillende groepen gedurende de lifecycle vertegenwoordigen, zoals een technisch goedkeuringsteam en een business goedkeuringsraad.

Dit is een vitaal attribute voor het 'Change Approval Bottlenecks' dashboard, omdat het de segmentatie van goedkeuringstijden per verantwoordelijke groep mogelijk maakt. Dit helpt bij het identificeren van specifieke teams die overbelast of inefficiënt kunnen zijn, wat vertragingen in het proces veroorzaakt.

Het belang

Het maakt de identificatie van knelpunten in het goedkeuringsproces mogelijk door de goedkeuringsduren per verantwoordelijk team te analyseren.

Vindplaats

Afkomstig van het 'AP:Signature'-formulier, dat goedkeuringen beheert en gekoppeld is aan de wijzigingsaanvraag. De groep van de goedkeurder maakt deel uit van dit record.

Voorbeelden
Change Advisory BoardIT BeveiligingNetwerkengineeringApplicatieontwikkeling
Implementatieteam
ImplementationTeam
Het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de wijziging.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de technische of operationele groep die is toegewezen om het werk uit te voeren dat door het wijzigingsverzoek wordt vereist. Dit is vaak de 'Assigned Group' tijdens de implementatiefasen van de wijzigingslifecycle.

Deze informatie is cruciaal voor het 'Resource Bottlenecks in Change Process' dashboard. Door de duur en het volume van activiteiten per implementatieteam te analyseren, kunnen managers load imbalances, skill gaps of andere resource-gerelateerde beperkingen identificeren die de implementatie van wijzigingen vertragen.

Het belang

Het helpt resource-gerelateerde knelpunten in de implementatiefase te identificeren door prestatieanalyse per verantwoordelijk team mogelijk te maken.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'ASGRP' (Assigned Group) op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
Server OperationsDatabasebeheerdersSAP Basis TeamCloudinfrastructuur
Prioriteit
Priority
Het prioriteitsniveau dat aan de wijzigingsaanvraag is toegekend, wat het zakelijke belang aangeeft.
Omschrijving

Prioriteit wordt doorgaans bepaald door de combinatie van Impact en Urgentie, en dicteert de volgorde en snelheid van afhandeling voor een wijzigingsverzoek. Een wijziging met hogere prioriteit vereist doorgaans een snellere verwerking en kan strengere service level agreements (SLA's) hebben.\n\nDit attribute wordt gebruikt in het 'Change SLA Performance' dashboard om prestaties te segmenteren en te analyseren voor verschillende prioriteitsniveaus. Het helpt vragen te beantwoorden als 'Voldoen we aan onze SLA's voor wijzigingen met hoge prioriteit?' en stuurt beslissingen over resourceallocatie.

Het belang

Het maakt prestatieanalyse mogelijk, gesegmenteerd op bedrijfskritische aard, wat ervoor zorgt dat de meest cruciale wijzigingen efficiënt worden verwerkt en hun doelen behalen.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Priority' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
KritiekHoogGemiddeldLaag
Risiconiveau
RiskLevel
Een beoordeling van het potentiële risico dat gepaard gaat met het implementeren van de wijziging.
Omschrijving

Het Risiconiveau (Risk Level) is een kwalitatieve of kwantitatieve beoordeling van de potentiële negatieve gevolgen als de wijziging wordt geïmplementeerd. Het is een belangrijke input voor het goedkeuringsproces, waarbij wijzigingen met een hoger risico grondiger worden beoordeeld.

Dit attribuut staat centraal in het dashboard 'Change Risk Profile Analysis', dat belanghebbenden helpt inzicht te krijgen in de totale risicoblootstelling vanuit het wijzigingenportfolio. Het wordt ook gebruikt om rework loops te identificeren waar initiële risicobeoordelingen ontoereikend zijn, wat leidt tot latere herbeoordeling.

Het belang

Het biedt een kritieke dimensie voor het analyseren van proces compliance en efficiëntie, en helpt ervoor te zorgen dat wijzigingen met een hoger risico de juiste controle krijgen.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Risk Level' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
1 - Kritiek2 - Hoog3 - Gemiddeld4 - Laag5 - Planning
Status
Status
De huidige staat of fase van de wijzigingsaanvraag in de levenscyclus.
Omschrijving

Het Statusveld geeft het exacte stadium van een wijzigingsaanvraag aan op een bepaald moment, zoals 'Concept' (Draft), 'Ter autorisatie aangevraagd' (Request For Authorization) of 'Voltooid' (Completed). Hoewel activiteiten zijn afgeleid van transities tussen deze statussen, is de status zelf nuttig voor het analyseren van de huidige werklast.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Change Throughput & Current Status', dat een momentopname geeft van hoeveel wijzigingen zich in elke fase van de pijplijn bevinden. Het helpt managers bij het begrijpen van de voortgang van het werk en de toewijzing van middelen.

Het belang

Het biedt een real-time overzicht van de change pipeline, waardoor analyse van work-in-progress en de huidige status van alle wijzigingsverzoeken mogelijk is.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Status' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
ConceptVerzoek Om AutorisatieIngeplandImplementatie in uitvoeringVoltooid
Wijzigingstype
ChangeType
De classificatie van de wijziging, zoals Standaard, Normaal of Urgent.
Omschrijving

Dit attribute categoriseert het wijzigingsverzoek op basis van de aard en het proces dat het moet volgen. Gangbare types zijn Standard (vooraf goedgekeurd, laag risico), Normal (vereist volledige beoordeling en goedkeuring), en Emergency (vereist versnelde afhandeling vanwege een urgent probleem).

Analyseren op Change Type is cruciaal voor het begrijpen van procesvariaties. Zo vertrouwt het 'Emergency Change Volume & Impact' dashboard op dit field om urgente wijzigingen en hun effect op de servicestabiliteit te volgen. Het helpt ook bij het evalueren of verschillende change types hun voorgeschreven paden volgen.

Het belang

Het maakt segmentatie van het proces mogelijk om verschillende change workflows te analyseren en vergelijken, wat cruciaal is voor compliance en prestatieanalyse.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Change Type' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
StandaardNormaalNoodgevalGeen Impact
Affected Service
AffectedService
De zakelijke of technische service die door de wijziging wordt beïnvloed.
Omschrijving

Dit attribute koppelt het wijzigingsverzoek aan een specifieke service gedefinieerd in de Configuration Management Database (CMDB). Dit kan een user-facing business service zijn zoals 'Email Services' of een back-end technische service zoals 'Authentication Service'.

Het wordt gebruikt in het 'Emergency Change Volume & Impact' dashboard om wijzigingen te correleren met de services die ze beïnvloeden. Dit helpt bij het begrijpen van de stabiliteit van verschillende services en het identificeren van de services die frequente emergency interventies vereisen.

Het belang

Het biedt cruciale bedrijfscontext, door technische wijzigingen te koppelen aan hun impact op bedrijfsservices en servicegerichte procesanalyse mogelijk te maken.

Vindplaats

Afkomstig van het veld 'ServiceCI' of gerelateerde Configuration Item (CI)-relaties op het 'CHG:Infrastructure Change'-formulier.

Voorbeelden
Zakelijk e-mailadres`SAP ERP`KlantrelatiebeheerOnline Bankierportaal
Afsluitcode
CloseCode
Een code die het uiteindelijke resultaat van de wijziging aangeeft toen deze werd afgesloten.
Omschrijving

De Afsluitcode (Close Code) biedt een gestandaardiseerde reden voor de afsluiting van een wijzigingsaanvraag, zoals 'Succesvol', 'Succesvol met problemen', 'Teruggedraaid' of 'Geannuleerd'. Dit attribuut biedt een gedetailleerder beeld van het wijzigingsresultaat dan alleen de uiteindelijke status.

Het analyseren van afsluitcodes kan helpen bij het beoordelen van de kwaliteit en het succespercentage van geïmplementeerde wijzigingen. Een groot aantal 'Teruggedraaide' wijzigingen kan bijvoorbeeld duiden op problemen in de planning of het testen, wat een waardevolle graadmeter is voor procesverbetering.

Het belang

Het biedt een helder, gestructureerd resultaat voor elke wijziging, waardoor analyse van succespercentages en redenen voor mislukking of annulering mogelijk is.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Status Reason' of een vergelijkbaar afsluitcodeveld op het formulier 'CHG:Infrastructure Change', dat actief wordt in de laatste fasen.

Voorbeelden
SuccesvolSuccesvol met problemenTeruggedraaidGeannuleerd
Bewerkingstijd
ProcessingTime
De duur van de activiteit, berekend op basis van de begin- en eindtijden.
Omschrijving

Processing Time, ook bekend als doorlooptijd, meet de verstreken tijd van het begin tot het einde van een activiteit. Het wordt berekend als het verschil tussen de 'EventEndTime' en 'EventStartTime' voor elke stap in het proces.\n\nDit is een fundamentele metric in process mining, gebruikt om knelpunten te identificeren, efficiëntie te meten en prestatie-baselines vast te stellen. Dashboards zoals 'Change Approval Bottlenecks' en KPI's zoals 'Average Change Approval Time' zijn direct gebaseerd op het aggregeren van deze berekende waarde.

Het belang

Het is een kernprestatie metric die wordt gebruikt om de duur van processtappen te kwantificeren, wat essentieel is voor knelpuntanalyse en efficiëntieverbeteringen.

Vindplaats

Dit is een berekende metriek, afgeleid tijdens datatransformatie door de 'EventStartTime' van de 'EventEndTime' af te trekken.

Voorbeelden
864000001728000003600000
Eindtijd
EventEndTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis is voltooid.
Omschrijving

De Eindtijd (End Time) markeert de voltooiing van een activiteit. In process mining wordt dit vaak berekend als de starttijd van de volgende activiteit in de case, wat een duidelijke duur biedt voor de voorafgaande stap. Voor de allerlaatste activiteit in een case kan dit hetzelfde zijn als de starttijd of een specifieke afsluiting timestamp.

Dit attribuut is essentieel voor het berekenen van de ProcessingTime van elke activiteit, wat een kernindicator is voor prestatieanalyse en knelpuntidentificatie. Het maakt een gedetailleerde analyse mogelijk van hoe lang elke stap duurt.

Het belang

Het maakt de precieze berekening van activiteitsduren mogelijk, wat fundamenteel is voor het identificeren van knelpunten en het meten van procesprestaties.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut, doorgaans afgeleid tijdens datatransformatie door de starttijd van de volgende gebeurtenis in de reeks voor een bepaalde case te nemen.

Voorbeelden
2023-10-26T14:35:10Z2023-10-27T09:00:00Z2023-10-27T11:20:00Z
Gerelateerd Incident ID
RelatedIncidentID
De identifier van elk incident dat door deze wijziging is veroorzaakt.
Omschrijving

Dit attribute koppelt een wijzigingsverzoek aan eventuele latere incidents die het heeft veroorzaakt. Deze relatie is cruciaal voor het begrijpen van de downstream impact van wijzigingen op de servicestabiliteit.

Dit is het primaire attribute dat nodig is om de 'Change-Induced Incident Rate' KPI te berekenen. Door deze links te volgen, kan een organisatie de kwaliteit van haar wijzigingsproces meten en types wijzigingen, teams of services identificeren die geassocieerd zijn met een hogere frequentie van post-implementatieproblemen.

Het belang

Het meet direct de negatieve impact van wijzigingen, wat een kritieke KPI is voor het beoordelen van wijzigingskwaliteit en de effectiviteit van risk management.

Vindplaats

Deze relatie wordt doorgaans vastgelegd op het Incidentformulier ('HPD:Help Desk'), waar een incident kan worden teruggekoppeld aan een wijzigingsverzoek als de oorzaak ervan.

Voorbeelden
INC000000987654INC000000987655INC000000987656
Impact
Impact
De beoordeelde impact van de wijziging op bedrijfsservices en IT-infrastructuur.
Omschrijving

Impact meet het potentiële effect van een wijziging op bedrijfsactiviteiten, services en gebruikers. Het is een kritische factor, samen met Urgency, bij het bepalen van de Priority van de wijzigingsaanvraag.

In de analyse wordt Impact gebruikt in het 'Change Risk Profile Analysis' dashboard om een uitgebreid overzicht te bieden van de potentiële zakelijke gevolgen van het wijzigingsportfolio. Inzicht in de spreiding van high-impact wijzigingen kan belangrijke input leveren voor strategieën voor risicobeheer en resourceplanning.

Het belang

Het helpt de potentiële zakelijke gevolgen van wijzigingen te kwantificeren, waardoor risicoanalyse en prioritering mogelijk zijn op basis van hoe ernstig diensten kunnen worden beïnvloed.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Impact' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
1-Uitgebreid/Wijdverspreid2-Significant/Large3-Moderate/Limited4-Minor/Localized
Indiener wijziging
ChangeSubmitter
De persoon die de wijzigingsaanvraag heeft aangemaakt en ingediend.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de persoon die het wijzigingsverzoek heeft geïnitieerd. Dit wordt doorgaans vastgelegd als de 'Submitter' of 'Reported By' user in het systeem.

Hoewel niet altijd een primaire analysedimensie, kan het nuttig zijn voor het begrijpen van de bronnen van wijzigingsverzoeken. Het analyseren of de meeste wijzigingen bijvoorbeeld afkomstig zijn van specifieke afdelingen of rollen, kan inzichten bieden in bedrijfsbehoeften en planningsprocessen.

Het belang

Het helpt de initiators van wijzigingsverzoeken te identificeren, wat kan worden gebruikt om vraagpatronen en gebruikersgedrag binnen het proces te analyseren.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Submitter' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
Allen AllbrookMary MannBob Baxter
Is herstelwerk
IsRework
Een vlag die aangeeft of een activiteit een herstelcyclus of een stap terug in het proces vertegenwoordigt.
Omschrijving

Dit boolean attribuut wordt ingesteld op 'true' wanneer een wijzigingsverzoek terugkeert naar een eerdere fase in zijn levenscyclus, bijvoorbeeld van 'Scheduled' terug naar 'Risk Assessment'. Dergelijke terugkerende bewegingen duiden op herstelwerk, wat vaak leidt tot inefficiëntie.

Deze vlag wordt gebruikt om de 'Change Rework Rate' KPI te berekenen en ondersteunt het 'Change Rework & Assessment Efficiency' dashboard. Het helpt de frequentie van herstelwerk te kwantificeren en de specifieke processtappen te identificeren waar dit het vaakst voorkomt, wat wijst op verbeterpunten in de initiële planning en beoordeling.

Het belang

Het identificeert direct procesinefficiënties door activiteiten te markeren die deel uitmaken van een rework loop, waardoor gerichte verbeteringsinspanningen mogelijk worden.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut, afgeleid door de reeks van activiteiten voor een case te analyseren. Er wordt logica toegepast tijdens datatransformatie om terugkerende bewegingen in de processtroom te detecteren.

Voorbeelden
truefalse
Is Spoedwijziging
IsEmergencyChange
Een Booleaanse vlag die `true` is als de wijziging van het type 'Emergency' is.
Omschrijving

Deze afgeleide vlag vereenvoudigt de analyse door een duidelijke binaire indicator te bieden voor spoedwijzigingen. Het is gebaseerd op de waarde van het 'ChangeType' attribuut.

Dit attribuut wordt voornamelijk gebruikt ter ondersteuning van het 'Emergency Change Volume & Impact' dashboard en de 'Emergency Change Percentage' KPI. Het maakt eenvoudig filteren en aggregeren van data met betrekking tot spoedwijzigingen mogelijk, waardoor de frequentie en trends ervan over tijd gemakkelijk te volgen zijn zonder complexe filterlogica in de analysetool.

Het belang

Het vereenvoudigt de analyse van spoedwijzigingen, waardoor het gemakkelijker wordt om te filteren, te dashboarden en KPI's te berekenen die gerelateerd zijn aan dit kritieke wijzigingstype.

Vindplaats

Dit is een afgeleid attribuut dat is gecreëerd tijdens datatransformatie. De logica is: INDIEN 'ChangeType' = 'Emergency' DAN true ANDERS false.

Voorbeelden
truefalse
SLA-status
SLAState
De berekende status van de wijzigingsaanvraag ten opzichte van de SLA-doelstelling.
Omschrijving

Dit attribute geeft aan of een voltooid wijzigingsverzoek voldeed aan, het risico liep op schending van, of de Service Level Agreement (SLA) heeft geschonden. Het wordt berekend door de daadwerkelijke voltooiingstimestamp te vergelijken met de 'SLATargetDate'.

Dit is de primaire metric voor het 'Change SLA Performance' dashboard. Het biedt een duidelijke, beknopte maatstaf voor prestaties ten opzichte van service commitments en maakt het mogelijk om de data te segmenteren op priority, change type of team om gebieden met een slechte SLA-naleving te identificeren.

Het belang

Het biedt een directe maatstaf voor prestaties ten opzichte van gemaakte afspraken, waardoor het een belangrijke indicator is voor procesefficiëntie en servicekwaliteit.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut dat tijdens datatransformatie wordt afgeleid door de timestamp van de laatste activiteit te vergelijken met de 'SLATargetDate'.

Voorbeelden
Op tijdIn gevaarOverschreden
SLA-streefdatum
SLATargetDate
De streefdatum en -tijd waarop de wijzigingsaanvraag voltooid moet zijn.
Omschrijving

De Service Level Agreement (SLA) Target Date is de deadline voor het voltooien van de wijzigingsaanvraag, bepaald door de prioriteit en het type. Dit is de benchmark waartegen de feitelijke voltooiingstijd wordt gemeten.

Dit attribuut is fundamenteel voor het dashboard 'Change SLA Performance'. Door de feitelijke afsluitingstijd te vergelijken met dit doel, kunnen we bepalen of de wijziging aan de SLA heeft voldaan. Het analyseren van SLA-prestaties helpt bij het evalueren van de algehele procesefficiëntie en de naleving van servicelevelafspraken.

Het belang

Het biedt de benchmark voor het meten van prestaties, waardoor de berekening van SLA compliance rates en de identificatie van risicovolle wijzigingen mogelijk is.

Vindplaats

Deze informatie wordt doorgaans opgeslagen in gerelateerde SLA-beheerformulieren en gekoppeld aan het wijzigingsverzoek, vaak zichtbaar op het wijzigingsformulier zelf.

Voorbeelden
2023-11-10T17:00:00Z2023-11-15T09:00:00Z2023-12-01T17:00:00Z
Urgentie
Urgency
De urgentie van de wijziging, die de tijdsgevoeligheid van de implementatie ervan weerspiegelt.
Omschrijving

Urgentie geeft aan hoe snel de wijziging moet worden geïmplementeerd. Het is een belangrijke component, samen met Impact, die wordt gebruikt om de algehele Prioriteit van het wijzigingsverzoek te berekenen.

Urgentie is een belangrijk attribuut voor het 'Change Risk Profile Analysis' dashboard, en biedt inzicht in de tijdsdruk op het wijzigingsbeheerproces. Het analyseren van trends in urgentie kan helpen bij het identificeren van onderliggende problemen die een groot aantal tijdsgevoelige verzoeken veroorzaken.

Het belang

Het weerspiegelt de tijdskritieke aard van wijzigingen, en helpt te analyseren of het proces verzoeken met verschillende niveaus van tijdgevoeligheid effectief afhandelt.

Vindplaats

Te vinden in het veld 'Urgency' op het formulier 'CHG:Infrastructure Change'.

Voorbeelden
1-Kritiek2-High3-Medium4-Low
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Change Management-activiteiten

Dit zijn de cruciale processtappen en mijlpalen die u in uw event log moet vastleggen voor accurate process discovery en de effectieve identificatie van knelpunten.
7 Aanbevolen 7 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Risicobeoordeling Uitgevoerd
Deze activiteit betekent de voltooiing van de risicobeoordeling voor de voorgestelde wijziging. Het wordt vaak vastgelegd wanneer de status van het wijzigingsverzoek wordt bijgewerkt of een specifieke risicobeoordelingstaak wordt gesloten.
Het belang

Het volgen van deze activiteit is van vitaal belang voor het waarborgen van compliance met het wijzigingsbeheerbeleid. Het helpt vertragingen in de beoordelingsfase te identificeren en de 'Change Rework Rate' te analyseren als het proces terugkeert naar deze stap.

Vindplaats

Afgeleid van een statuswijziging in het CHG:Change-formulier (bijv. overgang naar 'Request For Change') of door de voltooiing van een gerelateerde taak in het CHG:Task-formulier.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer een gekoppelde 'Risk Assessment' taak in CHG:Task is gemarkeerd als 'Closed' of 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Testen uitgevoerd
Geeft aan dat post-implementatietesten of validatie is voltooid. Dit wordt vaak vastgelegd bij de afronding van een specifieke testtaak die aan de wijzigingsaanvraag is gekoppeld.
Het belang

Het volgen van deze activiteit is cruciaal voor het meten van de 'Average Testing Cycle Time' en het waarborgen van kwaliteit. Het helpt knelpunten te identificeren in het validatieproces vóór de uiteindelijke verificatie.

Vindplaats

Afgeleid van de voltooiing van een testtaakrecord in het CHG:Task-formulier, gekoppeld aan het bovenliggende wijzigingsverzoek.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer een gekoppelde 'Testing' of 'Validation' taak in CHG:Task is gemarkeerd als 'Closed' of 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging afgesloten
Dit is de laatste activiteit, wat de formele afsluiting van het wijzigingsverzoek in het systeem markeert. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van het wijzigingsverzoek op 'Closed' wordt ingesteld.
Het belang

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van de wijzigingslifecycle. Het is essentieel voor het meten van de end-to-end procesduur en de algehele doorvoer.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie in het CHG:Change-formulier wanneer de status overgaat naar 'Closed'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change wordt bijgewerkt naar 'Closed'.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging geïmplementeerd
Deze activiteit vertegenwoordigt de succesvolle voltooiing van de wijzigingsimplementatie. Het wordt doorgaans vastgelegd wanneer de status wordt bijgewerkt naar 'Completed' met een reden die succes aangeeft.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het einde van de implementatiefase markeert. Het is essentieel voor het berekenen van de 'Change Implementation Cycle Time' en het analyseren van incidenten die door wijzigingen zijn veroorzaakt.

Vindplaats

Afgeleid van het CHG:Change-formulier wanneer de 'Status' is ingesteld op 'Completed' en de 'Status Reason' op 'Successful'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change wordt bijgewerkt naar 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging gepland
Deze activiteit markeert het punt waarop de goedgekeurde wijziging officieel wordt ingepland voor implementatie. Dit event wordt vastgelegd via de statuswijziging naar 'Scheduled' in het systeem.
Het belang

Dit is een cruciale mijlpaal die de gereedheid voor implementatie aangeeft. Het is het startpunt voor het meten van de 'Change Implementation Cycle Time' en 'Average Implementation Wait Time' KPI's.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie in het CHG:Change-formulier wanneer de status overgaat naar 'Scheduled'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change wordt bijgewerkt naar 'Scheduled'.

Gebeurtenistype inferred
Wijzigingsaanvraag aangemaakt
Deze activiteit markeert de initiële creatie van een wijzigingsverzoekrecord in het systeem. De event wordt vastgelegd via de creation timestamp van de wijzigingsverzoekentry in het CHG:Change form.
Het belang

Dit is het startpunt voor elk wijzigingsverzoek, essentieel voor het meten van de totale doorlooptijd en het analyseren van het volume van binnenkomende wijzigingen.

Vindplaats

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd vanuit de 'Submit Date' of de aanmaaktijdstempel van het record in de audit log van het CHG:Change formulier (bijv. HPD:Help Desk Audit Log).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktijdstempel van het record uit het CHG:Change formulier.

Gebeurtenistype explicit
Wijzigingsaanvraag goedgekeurd
Dit is een belangrijke mijlpaal waar het wijzigingsverzoek formele goedkeuring krijgt om verder te gaan. De gebeurtenis wordt afgeleid uit een statuswijziging, doorgaans naar 'Scheduled' of 'Planning In Progress' na de definitieve autorisatie.
Het belang

Dit markeert het einde van de goedkeuringsfase en is cruciaal voor het meten van goedkeuringsknelpunten en de 'Average Change Approval Time' KPI. Het is een belangrijk beslissingsmoment in het proces.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie in het CHG:Change-formulier, specifiek wanneer het verzoek overgaat van een goedkeuringsstatus zoals 'Request For Authorization'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change de fase van definitieve goedkeuring passeert, bijv. naar 'Scheduled'.

Gebeurtenistype inferred
Impactanalyse uitgevoerd
Vertegenwoordigt de voltooiing van de impactanalyse om de potentiële gevolgen van een wijziging te bepalen. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statusupdate of de afsluiting van een bijbehorende taak.
Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor het begrijpen van de planningsefficiëntie en het effect ervan op herstelwerkzaamheden. Het analyseren van de duur en frequentie helpt de initiële beoordelingsfase te verbeteren.

Vindplaats

Afgeleid van de voltooiing timestamp van een 'Impact Analysis'-taak in het CHG:Task-formulier of een specifieke statusovergang in het CHG:Change-formulier.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer een gekoppelde 'Impact Analysis' taak in CHG:Task is gemarkeerd als 'Closed' of 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Implementatieplan ontwikkeld
Geeft aan dat het gedetailleerde plan voor het implementeren van de wijziging is opgesteld en gedocumenteerd. Dit wordt doorgaans vastgelegd wanneer een planningstaak die aan de wijziging is gekoppeld, is voltooid.
Het belang

De voltooiing van deze activiteit is een voorwaarde voor planning en implementatie. Het analyseren van de duur ervan helpt bij het identificeren van vertragingen in de planningsfase voordat de wijziging wordt uitgevoerd.

Vindplaats

Afgeleid van de voltooiing van een specifieke planningstaakrecord in het CHG:Task-formulier, gekoppeld aan het bovenliggende wijzigingsverzoek.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer een gekoppelde 'Implementation Planning' taak in CHG:Task is gemarkeerd als 'Closed' of 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Post-implementatie Beoordeling
Vertegenwoordigt de voltooiing van een formele review nadat de wijziging is geïmplementeerd. Deze activiteit wordt doorgaans vastgelegd vanuit de afsluiting van een post-implementatie review (PIR) taak.
Het belang

Deze activiteit is cruciaal voor organisatiebreed leren en procesverbetering. Het meten van de Post-Implementation Review Rate KPI helpt ervoor te zorgen dat lessen worden getrokken uit wijzigingen.

Vindplaats

Afgeleid van de voltooiing van een 'Post-Implementation Review'-taak in het CHG:Task-formulier, gekoppeld aan het bovenliggende wijzigingsverzoek.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer een gekoppelde 'PIR' taak in CHG:Task is gemarkeerd als 'Closed' of 'Completed'.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging geannuleerd
Vertegenwoordigt de annulering van een wijzigingsverzoek vóór de implementatie of voltooiing ervan. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van het wijzigingsverzoek wordt bijgewerkt naar 'Cancelled'.
Het belang

Het volgen van annuleringen biedt inzicht in de redenen waarom wijzigingen worden ingetrokken. Dit kan problemen aan het licht brengen zoals een slechte initiële planning, veranderende prioriteiten of resourcebeperkingen.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie in het CHG:Change-formulier wanneer de status overgaat naar 'Cancelled'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change wordt bijgewerkt naar 'Cancelled'.

Gebeurtenistype inferred
Wijziging geverifieerd
Deze activiteit geeft aan dat de wijziging formeel als succesvol is geverifieerd door stakeholders na implementatie en testen. Het wordt vaak weergegeven door een statuswijziging vóór de uiteindelijke afsluiting.
Het belang

Verificatie is de laatste kwaliteitscontrole voordat een wijziging wordt afgesloten. Het bevestigt dat de wijziging de gestelde doelen heeft behaald en geen onbedoelde negatieve gevolgen heeft veroorzaakt.

Vindplaats

Afgeleid van een statuswijziging in het CHG:Change-formulier, zoals de overgang van 'Completed' naar een 'Verification' of 'Closed' status.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change overgaat naar 'Closed' na implementatieactiviteiten.

Gebeurtenistype inferred
Wijzigingsaanvraag afgewezen
Deze activiteit duidt aan dat het wijzigingsverzoek formeel is afgewezen door een goedkeurder. Het wordt vastgelegd door een statuswijziging naar 'Rejected' en vertegenwoordigt een eindstatus.
Het belang

Het volgen van afwijzingen helpt bij het identificeren van redenen voor weigering, zoals onvolledige informatie of een hoog risico. Deze analyse kan de kwaliteit van toekomstige wijzigingsverzoeken verbeteren.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie in het CHG:Change-formulier, specifiek de overgang naar een 'Rejected' status.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change wordt bijgewerkt naar 'Rejected'.

Gebeurtenistype inferred
Wijzigingsaanvraag ingediend
Vertegenwoordigt de formele indiening van een wijzigingsverzoek voor review en autorisatie. Dit wordt doorgaans afgeleid wanneer de status van het wijzigingsverzoek overgaat van 'Draft' naar 'Request For Authorization'.
Het belang

Deze activiteit initieert het goedkeuringsproces. Het volgen ervan is cruciaal voor het meten van de tijd die verzoeken wachten op de initiële beoordeling en voor het analyseren van de Change Approval Time KPI.

Vindplaats

Afgeleid van de statuswijzigingshistorie van het wijzigingsverzoek in het CHG:Change-formulier, specifiek de overgang naar 'Request For Authorization'.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer het veld 'Status' op CHG:Change verandert van 'Draft' naar 'Request For Authorization'.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Hoe u uw data uit BMC Helix ITSM haalt