Datatemplate voor salarisverwerking

UKG Pro
Datatemplate voor salarisverwerking

Datatemplate voor salarisverwerking

Deze template biedt de structuur om salariscycli in UKG Pro in kaart te brengen en bruikbare inzichten te krijgen. Je vindt er de attributen die nodig zijn voor een grondige analyse, de processtappen die je moet volgen en uitleg over hoe je deze informatie uit je systeem haalt. Door je data volgens deze template in te richten, kun je inefficiënties opsporen en zorgen dat de salarisverwerking aan de compliance-eisen voldoet.
  • Gestandaardiseerde data-attributen voor salarisanalyse
  • Belangrijke procesmomenten om in UKG Pro te volgen
  • Technische instructies voor data-extractie en systeemintegratie

Attributen voor salarisverwerking

Deze tabel bevat de aanbevolen datavelden en contextgegevens voor het opbouwen van een volledig event log voor de analyse van je salarisverwerking.
5 Verplicht 11 Aanbevolen 3 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De gebeurtenis of stap die in het salarisproces wordt uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bevat de naam van de stap in de salarisworkflow, zoals Urenstaat ingediend, Brutosalaris berekend of Betaling uitgevoerd. Het bepaalt de processtroom in de procesgrafiek.

Deze waarden komen meestal uit auditlogs, tabellen met statuswijzigingen of transactiewijzigingen met een timestamp in UKG Pro. Tijdens de datatransformatie worden consistente naamgevingsregels toegepast, zodat de procesgrafiek goed leesbaar is.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het verplichte attribuut Activiteit dat de knooppunten in de procesgrafiek bepaalt.

Waar vind je dit?

Systeemauditlogs, workflowgeschiedenis of transactiekolommen met timestamps

Voorbeelden
Urenstaat ingediendBrutosalaris berekendBetaling uitgevoerd
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waarin de data wordt geregistreerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de datarecord vandaan komt. In deze situatie is de waarde standaard ingesteld op UKG Pro (of op de naam van de specifieke instantie als er meerdere zijn). Dit is belangrijk voor process mining met meerdere systemen, waarbij salarisdata bijvoorbeeld wordt gecombineerd met grootboekdata uit een ERP-systeem.

Analisten kunnen hiermee filteren op stappen die uitsluitend uit het salarisplatform komen, en deze onderscheiden van stappen die mogelijk zijn geïntegreerd vanuit externe tijdregistratiesystemen.

Waarom dit belangrijk is

Verplicht attribuut voor dataherkomst en analyse van meerdere systemen.

Waar vind je dit?

Statische waarde of tabel met systeemconfiguratie

Voorbeelden
UKG ProUltiPro LegacyTijdregistratiesysteem
Datum laatste wijziging
LastUpdateDate
De timestamp van de meest recente wijziging aan de dataregel.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wanneer de record voor het laatst in de database is gewijzigd. Het lijkt op de timestamp van de gebeurtenis, maar wordt specifiek gebruikt voor incrementeel laden van data en controles op de data-integriteit.

Zo bevat het process mining-model de meest actuele status van de salarisrecord, inclusief late aanpassingen en correcties met terugwerkende kracht door salarisspecialisten.

Waarom dit belangrijk is

Verplicht attribuut om data incrementeel te verversen.

Waar vind je dit?

Systeemmetadatakolommen, zoals LastModifiedDate

Voorbeelden
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
Salarisrecord
PayrollRecordId
Unieke identificatie van een specifieke medewerker binnen een bepaalde salarisperiode.
Beschrijving

De salarisrecord is de centrale case-ID voor de process mining-analyse. Deze wordt samengesteld uit het medewerkers-ID en de einddatum van de salarisperiode (of de instantie van de salarisgroep). Zo geldt elke salariscyclus van een medewerker als een afzonderlijke case. Daardoor kun je terugkerende processen over een langere periode analyseren.

In UKG Pro is dit meestal een samengestelde sleutel uit de tabel Payroll Header of vergelijkbare transactierecords. Door op basis van deze ID te groeperen, kunnen analisten het volledige traject reconstrueren, van het indienen van de urenstaat tot de uiteindelijke betaling en belastingaangifte.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de verplichte Case-ID waarmee alle salarisactiviteiten worden gegroepeerd tot één procesinstantie.

Waar vind je dit?

Afgeleid van UKG Pro Payroll Header of de tabellen Employee Pay History

Voorbeelden
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
Timestamp
EventTimestamp
De datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Het is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen stappen te berekenen. Gebruik bij voorkeur timestamps met een hoge precisie, zodat je geautomatiseerde stappen die kort na elkaar plaatsvinden van elkaar kunt onderscheiden.

Bij salarisverwerking vormt dit de basis voor de dashboardanalyse van de verdeling van doorlooptijden en SLA-compliance. Zonder nauwkeurige timestamps kun je niet meten hoe snel de brutonettoberekeningen verlopen of hoeveel vertraging er zit in de goedkeuring van urenstaten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het verplichte attribuut StartTime om gebeurtenissen op volgorde te zetten.

Waar vind je dit?

Datum-/tijdkolommen bij wijzigingen in de transactiestatus

Voorbeelden
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
Afdeling
DepartmentCode
De afdelingscode van de medewerker.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de salarisrecord aan een specifieke organisatie-eenheid. Het is belangrijk voor het dashboard over audituitzonderingen en correctietrends. Zo zie je welke afdelingen herhaaldelijk fouten veroorzaken of handmatig ingrijpen nodig hebben.

Door de data per afdeling te bekijken, kunnen analisten nagaan of bepaalde managers training nodig hebben voor het goedkeuren van urenstaten, of dat complexe salarisregels bij bepaalde bedrijfseenheden de berekening vertragen.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor segmentatie per organisatie-eenheid en oorzaakanalyse.

Waar vind je dit?

Tabellen Employee Master of Job History

Voorbeelden
AFD-100FINANCE-01OPS-WEST
Audituitzondering aanwezig
HasAuditException
Geeft aan of er een audituitzondering is geactiveerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut geeft aan of de activiteit Audituitzondering gemarkeerd ooit voor deze case heeft plaatsgevonden. Het ondersteunt de KPI voor de nauwkeurigheid van salarisverwerking in één keer.

Analisten kunnen cases die geen problemen opleverden snel onderscheiden van cases waarvoor ingrijpen nodig was. Dat maakt het eenvoudiger om de oorzaken van herstelwerk te analyseren in het dashboard over audituitzonderingen en correctietrends.

Waarom dit belangrijk is

Brengt cases aan het licht waarvoor ingrijpen nodig is.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de aanwezigheid van de activiteit 'Audituitzondering gemarkeerd'

Voorbeelden
truefalse
Belastingjurisdictie
TaxJurisdiction
De belangrijkste staat of gemeente voor de belastingaangifte.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de belangrijkste belastingjurisdictie van de salarisrecord aan. Het is nodig voor het dashboard met aangiftetermijnen voor meerdere staten.

Door processtromen per belastingjurisdictie te analyseren, kunnen complianceteams zien of aangiften in bepaalde staten steeds langer duren. Ook wordt duidelijk of medewerkers die in meerdere staten werken vaker tot audituitzonderingen leiden dan medewerkers die in één staat werken.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor compliancemonitoring en geografische analyse.

Waar vind je dit?

Tabellen Tax Location of Employee Tax

Voorbeelden
CANYTX
Brutosalarisbedrag
GrossPayAmount
Het totale salaris vóór inhoudingen en belastingen.
Beschrijving

Dit attribuut bevat het berekende brutobedrag van de record. Het wordt gekoppeld aan ActivityAmount voor kostenanalyses van het proces.

De analyse van het brutosalarisbedrag ondersteunt het dashboard over de snelheid van brutonettoberekeningen. Het dashboard meet vooral de tijd. Door die te vergelijken met de complexiteit en waarde van de betaling, zie je of berekeningen van hoge bedragen of complexe commissies de prestaties beïnvloeden.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van waardestromen en opsporing van uitschieters mogelijk.

Waar vind je dit?

Tabellen Payroll Result of Pay Register

Voorbeelden
2500.0010500.50480.00
Buiten de reguliere cyclus
IsOffCycle
Geeft aan of de salarisrun buiten het standaardschema valt.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut geeft aan of de salarisrecord bij een run buiten de reguliere cyclus hoort. Het wordt gebruikt om de KPI voor het aantal salarisruns buiten de reguliere cyclus te berekenen.

Runs buiten de reguliere cyclus zijn meestal duurder en vragen vaker om handmatig werk. Filter het dashboard voor analyse van procesvarianten op dit attribuut om de afwijkende routes te zien die worden gevolgd om fouten te herstellen of ad-hocbetalingen uit te voeren.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk filter voor analyse van procesafwijkingen en herstelwerk.

Waar vind je dit?

Logica van Payroll Header 'Check Date' tegenover 'Period End Date'

Voorbeelden
truefalse
Einddatum salarisperiode
PayPeriodEndDate
De laatste dag van de salarisperiode die wordt verwerkt.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de einddatum van de salariscyclus aan. Het is een belangrijk referentiepunt om te bepalen of inzendingen te laat zijn.

In combinatie met StartTime van de activiteit 'Urenstaat ingediend' wordt het gebruikt om vertragingen te bepalen. Het is ook een belangrijke groeperingsdimensie voor het dashboard met de verdeling van salarisdoorlooptijden.

Waarom dit belangrijk is

Tijdreferentiepunt voor de salariscyclus.

Waar vind je dit?

Payroll Header of Time Period Configuration

Voorbeelden
2023-09-302023-10-15
Kostenplaats
CostCenter
De kostenplaatscode voor financiële toewijzing.
Beschrijving

Het attribuut Kostenplaats geeft aan waar de salariskosten in het grootboek worden geboekt. Het lijkt op Afdeling, maar biedt vaak een gedetailleerder financieel beeld.

Dit attribuut wordt gebruikt in het dashboard over de prestaties van goedkeuringen voor tijdregistratie. Je ziet hiermee of de goedkeuringshiërarchie bij bepaalde kostenplaatsen trager is. Het helpt ook controleren of de salariskosten tijdens de brutonettoberekening op de juiste financiële posten terechtkomen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt financiële analyses en brengt bottlenecks per budgeteenheid aan het licht.

Waar vind je dit?

Tabellen Employee Job of Allocation

Voorbeelden
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
Salarisgroep
PayGroup
De logische indeling van medewerkers voor de salarisverwerking.
Beschrijving

Pay Group is een basisinstelling in UKG Pro die de frequentie (wekelijks, tweewekelijks) en verwerkingsregels voor een groep medewerkers bepaalt. De groep fungeert als de belangrijkste batch-ID.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard met de verdeling van salarisdoorlooptijden. Je kunt de verwerkingsprestaties van verschillende groepen vergelijken, zoals het salaris van directieleden en dat van medewerkers die per uur worden betaald. Zo wordt duidelijk of bepaalde instellingen structurele vertraging veroorzaken.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijkste dimensie om salarisprestaties te groeperen en te vergelijken.

Waar vind je dit?

Tabel Payroll Header of Pay Group Configuration

Voorbeelden
VS-tweewekelijksCA-wekelijksDirectie-maandelijks
Salarisspecialist
PayrollSpecialist
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de record verwerkt.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke salarisadministrateur of specialist verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de record, het corrigeren van data of het uitvoeren van de betalingsrun. Het wordt gekoppeld aan het generieke gebruikersattribuut.

Deze data is belangrijk voor het dashboard over de werkbelasting en doorvoer van specialisten. Het management ziet hiermee hoe het werk over het team is verdeeld en kan nagaan of bepaalde medewerkers overbelast zijn of tijdens de goedkeuringsfase een bottleneck vormen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt bronanalyse en inzicht in de verdeling van de werkbelasting mogelijk.

Waar vind je dit?

Auditlogs of kolommen met de naam 'ModifiedBy' in transactietabellen

Voorbeelden
jsmithmdoesystem_admin
SLA overschreden
IsSlaBreached
Geeft aan of de betaling na de deadline is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is een berekende metriek die de timestamp van Betaling uitgevoerd vergelijkt met de SLA-deadline. Het bepaalt rechtstreeks de KPI voor het percentage salarisbetalingen dat aan de SLA voldoet.

Omdat deze waarde vooraf is berekend, kun je het dashboard meteen filteren op probleemgevallen. Zo kun je oorzaken onderzoeken van gemiste deadlines.

Waarom dit belangrijk is

KPI voor compliancemonitoring.

Waar vind je dit?

Berekend: PaymentTime > SlaDeadline

Voorbeelden
truefalse
SLA-deadline
SlaProcessingDeadline
De streefdatum en -tijd waarop de betaling uiterlijk moet zijn uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut bepaalt de interne of externe deadline waarop het salarisproces afgerond moet zijn, zodat bankoverschrijvingen op tijd plaatsvinden. Het vormt de basis voor het dashboard voor SLA-compliance en deadlinebewaking.

Door de timestamp van Betaling uitgevoerd te vergelijken met deze deadline, kun je berekenen welk percentage op tijd is afgehandeld en records met risico voorrang geven.

Waarom dit belangrijk is

Referentiepunt om naleving van de SLA te berekenen.

Waar vind je dit?

Salariskalender of afgeleid van de betaaldatum minus het aantal bankverwerkingsdagen

Voorbeelden
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
Bron van incentives
IncentiveSource
Herkomst van incentivegegevens, bijvoorbeeld Salesforce of een Excel-import.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar incentive- of commissiegegevens vandaan komen die in de salarisrecord zijn geïmporteerd. Het ondersteunt het dashboard voor de nauwkeurigheid van de import van incentivegegevens.

Door dit attribuut te vergelijken met de KPI voor de frequentie van herstelwerk aan incentivegegevens, kan het team nagaan of bepaalde bronbestanden, zoals het verkooprapport voor de noordoostelijke regio, herhaaldelijk opmaakfouten of problemen met de datakwaliteit bevatten.

Waarom dit belangrijk is

Helpt kwaliteitsproblemen terug te leiden naar externe dataleveranciers.

Waar vind je dit?

Bestandsnaam in het importlog of beschrijving van de batch-ID

Voorbeelden
VerkoopcommissiebestandHandmatige bonusuploadSysteem voor beloning van directieleden
Correctiecategorie
CorrectionCategory
Het type datacorrectie, bijvoorbeeld tijd, tarief of inhouding.
Beschrijving

Wanneer de activiteit Datacorrectie uitgevoerd plaatsvindt, geeft dit attribuut aan wat er is gecorrigeerd. Het is belangrijk voor de KPI voor het percentage handmatige datacorrecties.

Als je weet of correcties vooral betrekking hebben op tijdregistratie of inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, kan de organisatie gerichte verbeteringen doorvoeren in de betrokken bronsystemen of teams.

Waarom dit belangrijk is

Geeft meer detail over de oorzaken van herstelwerk.

Waar vind je dit?

Kolom 'Field Changed' in het auditlog

Voorbeelden
Aanpassing tijdregistratieSalaris met terugwerkende krachtBelastingcode bijgewerkt
Type medewerker
EmployeeType
Indeling van de medewerker, bijvoorbeeld fulltime, parttime of ingehuurd.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de medewerker bij de salarisrecord in een categorie in. Het wordt gebruikt in het dashboard over de prestaties van goedkeuringen voor tijdregistratie.

Verschillende typen medewerkers dienen hun urenstaten vaak op een andere manier in en volgen andere goedkeuringsworkflows. Door op dit attribuut te segmenteren, kun je onderscheid maken tussen structurele procesproblemen en gedragspatronen van specifieke groepen medewerkers.

Waarom dit belangrijk is

Segmenteert de analyse per categorie medewerkers.

Waar vind je dit?

Tabel Employee Master

Voorbeelden
FulltimeParttimeIngehuurd
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor salarisverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen. Zo kun je het proces goed in kaart brengen en bottlenecks opsporen.
4 Aanbevolen 11 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Belastingaangifte ingediend
De belastinggegevens zijn succesvol ingediend bij de relevante federale, staats- en lokale instanties. Dit gebeurt vaak na de betaling.
Waarom dit belangrijk is

Deze gegevens zijn nodig voor het dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines'. Zo kun je aan wettelijke verplichtingen voldoen en boetes voorkomen.

Waar vind je dit?

Haal de statusupdate op uit de Tax Filing Interface of het log van Payment Services, wanneer daarin 'Filed' of 'Accepted' staat.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie tax_file_transmit is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Betaling uitgevoerd
De effectieve datum of daadwerkelijke overboeking van het geld naar de medewerker. Hiermee is de betalingsverplichting nagekomen.
Waarom dit belangrijk is

Gebruik dit om de 'SLA Compliance' te controleren en na te gaan of medewerkers op de afgesproken datum worden betaald.

Waar vind je dit?

Gebruik het veld 'Check Date' of 'Advice Date' in de definitieve Pay Header-registratie.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie payment_post is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Salarisregistratie aangemaakt
De aanmaak van een salarisregel voor een medewerker in een nieuwe salarisgroep. Dit geeft aan dat de medewerker actief is en deelneemt aan de huidige salariscyclus.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de officiële start van de salarisverwerking in het kernsysteem. Zo kun je de tijd voor urenregistratie onderscheiden van de daadwerkelijke verwerkingstijd van de salarisgegevens.

Waar vind je dit?

Bepaal de timestamp waarop de registratie voor de betreffende betaaldatum wordt toegevoegd aan de tabel Employee Pay of Check Header.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie pay_period_create is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Salarisregistratie goedgekeurd
De definitieve goedkeuring van een afzonderlijke registratie of een hele salarisgroep. Daarna kan de registratie niet meer worden gewijzigd en wordt deze klaargezet voor betaling.
Waarom dit belangrijk is

Een belangrijk moment dat de werkfase scheidt van de afgeronde fase. Deze timestamp wordt gebruikt om de 'Bank Transfer File Lead Time' te berekenen.

Waar vind je dit?

Haal de statuswijziging van de salarisgroep of afzonderlijke Check-registratie naar 'Approved' of 'Locked' op uit de tabel Pay Period Control.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie approve_pay_group is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Bankbestand aangemaakt
Het systeem maakt het NACHA- of direct-depositbestand aan om naar de bank te sturen. Hiermee worden de betalingen klaargezet.
Waarom dit belangrijk is

Vertragingen in deze stap kunnen ertoe leiden dat de uiterste verwerkingstijd van de bank wordt gemist. Deze gegevens worden gebruikt in het dashboard 'Bank Transfer Generation Speed'.

Waar vind je dit?

Haal de timestamp op waarop de job voor het aanmaken van het ACH- of direct-depositbestand is afgerond in het System Job Log.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie create_ach_file is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Belastingen berekend
De laatste stap van de berekeningsengine. Hier worden belastingregels voor meerdere staten toegepast om het nettoloon te bepalen. Hiermee is de automatische berekening afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Hiermee is de reeks 'Gross to Net' afgerond. Een lange doorlooptijd wijst mogelijk op prestatieproblemen met de belastingengine of op complexe configuraties voor meerdere rechtsgebieden.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de 'End Time' van het berekeningsproces in het System Job Log of van de timestamp in de tabel Employee Tax.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld vóór en na het einde van de berekeningsjob

Gebeurtenistype inferred
Brutosalaris berekend
De eerste berekening waarbij het systeem het totale loon bepaalt op basis van uren, tarieven en gegevens over bonussen en provisies. Dit gebeurt voordat inhoudingen en belastingen worden toegepast.
Waarom dit belangrijk is

De tijd tussen deze stap en 'Taxes Calculated' vormt de metriek 'Gross to Net Calculation Velocity', die nodig is om de systeemprestaties te analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de 'Start Time' van het berekeningsproces in het System Job Log.

Vastleggen

Vergelijk het statusveld vóór en na de start van de berekeningsjob

Gebeurtenistype inferred
Gegevens gecorrigeerd
Een handmatige wijziging in de salarisregistratie, bijvoorbeeld een aanpassing van uren of een overschrijving van belastinggegevens, na de eerste berekening maar vóór de definitieve goedkeuring.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste maatstaf voor herstelwerk. Door deze stap te volgen, kun je de KPI 'Manual Data Correction Rate' berekenen.

Waar vind je dit?

Haal wijzigingen in de tabellen Employee Pay Detail of Deduction op uit het auditlog, wanneer de User ID niet 'System' is.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie update_pay_detail is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Gegevens over bonussen en provisies geïmporteerd
De import van externe gegevens over beloningen, zoals provisies, bonussen of eenmalige betalingen. Deze gegevens staan los van reguliere uren en worden vaak via batchbestanden geüpload.
Waarom dit belangrijk is

Veel mislukte imports of herstelwerk na deze activiteit wijzen op problemen met datamapping of de kwaliteit van externe bestanden. Dat is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging in de salarisverwerking.

Waar vind je dit?

Haal dit op uit het systeemlog of de historie van batchimports, wanneer het bestandstype betrekking heeft op 'Incentives' of 'Additional Pay'.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie import_batch_data is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden toegepast
Het systeem houdt bedragen voor secundaire arbeidsvoorwaarden vóór en na belasting in op het brutosalaris, bijvoorbeeld voor zorgverzekering en 401k. Dit gebeurt meestal direct na de berekening van het brutosalaris.
Waarom dit belangrijk is

Fouten in deze stap vragen vaak om handmatige correcties. Door deze stap apart te bekijken, zie je of vertragingen worden veroorzaakt door de engine voor secundaire arbeidsvoorwaarden of door problemen met de configuratie.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de timestamp van de berekeningsbatch of van de aanmaaktimestamps in de tabel Employee Deduction History.

Vastleggen

Leid dit af door het veld calculation_stage te vergelijken

Gebeurtenistype inferred
Loonstrook gepubliceerd
De medewerker kan de loonstrook bekijken in het self-serviceportaal. Hiermee is de communicatie afgerond.
Waarom dit belangrijk is

Dit is geen technische stap die de rest van het proces blokkeert, maar een late publicatie leidt wel tot telefoontjes naar de helpdesk en minder tevreden medewerkers.

Waar vind je dit?

Afgeleid van de 'Check Date' of een specifieke instelling voor 'Self Service Release Date' in de configuratie van de salarisgroep.

Vastleggen

Leid dit af door het veld check_date te vergelijken met release_policy

Gebeurtenistype inferred
Salarisresultaat bekeken
Een gebruiker opent het salarisregister of een previewrapport om de berekende resultaten te controleren. Hiermee gaat het proces over van automatische verwerking naar menselijke controle.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de controlefase. Een lange wachttijd tussen de berekening en de preview kan wijzen op een tekort aan beschikbare medewerkers.

Waar vind je dit?

Haal dit op uit het auditlog wanneer een gebruiker het rapport 'Payroll Register' of 'Pre-Check' opent.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie report_view_preview is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Uitzondering bij controle gemeld
Het systeem of een gebruiker signaleert een afwijking, zoals een negatief salaris, ontbrekende belastingcodes of een SLA-waarschuwing. De registratie moet daardoor worden gecontroleerd.
Waarom dit belangrijk is

Deze gegevens worden gebruikt in het dashboard 'Audit Exception and Correction Trends'. Veel meldingen wijzen op problemen met de kwaliteit van gegevens eerder in het proces.

Waar vind je dit?

Zoek naar registraties in het System Warning Log of de tabel met berichten over de salarisperiode die aan specifieke medewerker-ID’s zijn gekoppeld.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie validation_warning is aangemaakt

Gebeurtenistype explicit
Urenstaat goedgekeurd
De manager keurt de ingediende uren goed en bevestigt dat ze kunnen worden verwerkt voor de betaling. Na deze stap kunnen de gegevens naar de berekeningsengine voor de salarisverwerking.
Waarom dit belangrijk is

Een bottleneckanalyse van deze stap laat zien of vertragingen ontstaan doordat managers de gegevens controleren. Dat verkort de tijd die salarisspecialisten hebben om de gegevens te verwerken.

Waar vind je dit?

Haal dit op uit de historie van Time Management, wanneer Status verandert in 'Approved' of 'Signed Off'.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie time_card_approve is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Urenstaat ingediend
De gebeurtenis waarbij een medewerker of manager de urenstaat voor de salarisperiode indient. Hiermee worden de ruwe uren toegevoegd aan de salarisworkflow. De uren kunnen eerst in de module Time Management zijn geregistreerd voordat ze naar de salarisadministratie gaan.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de vroegste starttijd van de volledige salariscyclus. De timestamp is nodig om de tijd te meten tussen het verrichte werk en de verwerking van de salarisgegevens.

Waar vind je dit?

Haal dit op uit het auditlog van Time Management of de tabel met urenstathistorie, wanneer het veld Status verandert in 'Submitted'.

Vastleggen

Geregistreerd wanneer transactie time_card_submit is uitgevoerd

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit UKG Pro

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om ruwe data uit UKG Pro om te zetten in een visuele proceskaart. Ons supportteam helpt je graag bij het instellen van de extractie voor complexe salarisomgevingen.

Optimaliseer nu de salarisverwerking in UKG Pro

Verkort de doorlooptijd van je salarisverwerking met 30% en voorkom bottlenecks.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je bent binnen 5 minuten aan de slag.