Datatemplate voor salarisverwerking
Datatemplate voor salarisverwerking
- Gestandaardiseerde data-attributen voor salarisanalyse
- Belangrijke procesmomenten om in UKG Pro te volgen
- Technische instructies voor data-extractie en systeemintegratie
Attributen voor salarisverwerking
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteit
ActivityName
|
De gebeurtenis of stap die in het salarisproces wordt uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de naam van de stap in de salarisworkflow, zoals Urenstaat ingediend, Brutosalaris berekend of Betaling uitgevoerd. Het bepaalt de processtroom in de procesgrafiek. Deze waarden komen meestal uit auditlogs, tabellen met statuswijzigingen of transactiewijzigingen met een timestamp in UKG Pro. Tijdens de datatransformatie worden consistente naamgevingsregels toegepast, zodat de procesgrafiek goed leesbaar is.
Waarom dit belangrijk is
Dit is het verplichte attribuut Activiteit dat de knooppunten in de procesgrafiek bepaalt.
Waar vind je dit?
Systeemauditlogs, workflowgeschiedenis of transactiekolommen met timestamps
Voorbeelden
Urenstaat ingediendBrutosalaris berekendBetaling uitgevoerd
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Het systeem waarin de data wordt geregistreerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan waar de datarecord vandaan komt. In deze situatie is de waarde standaard ingesteld op UKG Pro (of op de naam van de specifieke instantie als er meerdere zijn). Dit is belangrijk voor process mining met meerdere systemen, waarbij salarisdata bijvoorbeeld wordt gecombineerd met grootboekdata uit een ERP-systeem. Analisten kunnen hiermee filteren op stappen die uitsluitend uit het salarisplatform komen, en deze onderscheiden van stappen die mogelijk zijn geïntegreerd vanuit externe tijdregistratiesystemen.
Waarom dit belangrijk is
Verplicht attribuut voor dataherkomst en analyse van meerdere systemen.
Waar vind je dit?
Statische waarde of tabel met systeemconfiguratie
Voorbeelden
UKG ProUltiPro LegacyTijdregistratiesysteem
|
|||
|
Datum laatste wijziging
LastUpdateDate
|
De timestamp van de meest recente wijziging aan de dataregel. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de record voor het laatst in de database is gewijzigd. Het lijkt op de timestamp van de gebeurtenis, maar wordt specifiek gebruikt voor incrementeel laden van data en controles op de data-integriteit. Zo bevat het process mining-model de meest actuele status van de salarisrecord, inclusief late aanpassingen en correcties met terugwerkende kracht door salarisspecialisten.
Waarom dit belangrijk is
Verplicht attribuut om data incrementeel te verversen.
Waar vind je dit?
Systeemmetadatakolommen, zoals LastModifiedDate
Voorbeelden
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
|
|||
|
Salarisrecord
PayrollRecordId
|
Unieke identificatie van een specifieke medewerker binnen een bepaalde salarisperiode. | ||
|
Beschrijving
De salarisrecord is de centrale case-ID voor de process mining-analyse. Deze wordt samengesteld uit het medewerkers-ID en de einddatum van de salarisperiode (of de instantie van de salarisgroep). Zo geldt elke salariscyclus van een medewerker als een afzonderlijke case. Daardoor kun je terugkerende processen over een langere periode analyseren. In UKG Pro is dit meestal een samengestelde sleutel uit de tabel Payroll Header of vergelijkbare transactierecords. Door op basis van deze ID te groeperen, kunnen analisten het volledige traject reconstrueren, van het indienen van de urenstaat tot de uiteindelijke betaling en belastingaangifte.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de verplichte Case-ID waarmee alle salarisactiviteiten worden gegroepeerd tot één procesinstantie.
Waar vind je dit?
Afgeleid van UKG Pro Payroll Header of de tabellen Employee Pay History
Voorbeelden
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
|
|||
|
Timestamp
EventTimestamp
|
De datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut registreert het exacte moment waarop een activiteit plaatsvond. Het is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en de tijd tussen stappen te berekenen. Gebruik bij voorkeur timestamps met een hoge precisie, zodat je geautomatiseerde stappen die kort na elkaar plaatsvinden van elkaar kunt onderscheiden. Bij salarisverwerking vormt dit de basis voor de dashboardanalyse van de verdeling van doorlooptijden en SLA-compliance. Zonder nauwkeurige timestamps kun je niet meten hoe snel de brutonettoberekeningen verlopen of hoeveel vertraging er zit in de goedkeuring van urenstaten.
Waarom dit belangrijk is
Dit is het verplichte attribuut StartTime om gebeurtenissen op volgorde te zetten.
Waar vind je dit?
Datum-/tijdkolommen bij wijzigingen in de transactiestatus
Voorbeelden
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
|
|||
|
Afdeling
DepartmentCode
|
De afdelingscode van de medewerker. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut koppelt de salarisrecord aan een specifieke organisatie-eenheid. Het is belangrijk voor het dashboard over audituitzonderingen en correctietrends. Zo zie je welke afdelingen herhaaldelijk fouten veroorzaken of handmatig ingrijpen nodig hebben. Door de data per afdeling te bekijken, kunnen analisten nagaan of bepaalde managers training nodig hebben voor het goedkeuren van urenstaten, of dat complexe salarisregels bij bepaalde bedrijfseenheden de berekening vertragen.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor segmentatie per organisatie-eenheid en oorzaakanalyse.
Waar vind je dit?
Tabellen Employee Master of Job History
Voorbeelden
AFD-100FINANCE-01OPS-WEST
|
|||
|
Audituitzondering aanwezig
HasAuditException
|
Geeft aan of er een audituitzondering is geactiveerd. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut geeft aan of de activiteit Audituitzondering gemarkeerd ooit voor deze case heeft plaatsgevonden. Het ondersteunt de KPI voor de nauwkeurigheid van salarisverwerking in één keer. Analisten kunnen cases die geen problemen opleverden snel onderscheiden van cases waarvoor ingrijpen nodig was. Dat maakt het eenvoudiger om de oorzaken van herstelwerk te analyseren in het dashboard over audituitzonderingen en correctietrends.
Waarom dit belangrijk is
Brengt cases aan het licht waarvoor ingrijpen nodig is.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de aanwezigheid van de activiteit 'Audituitzondering gemarkeerd'
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Belastingjurisdictie
TaxJurisdiction
|
De belangrijkste staat of gemeente voor de belastingaangifte. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de belangrijkste belastingjurisdictie van de salarisrecord aan. Het is nodig voor het dashboard met aangiftetermijnen voor meerdere staten. Door processtromen per belastingjurisdictie te analyseren, kunnen complianceteams zien of aangiften in bepaalde staten steeds langer duren. Ook wordt duidelijk of medewerkers die in meerdere staten werken vaker tot audituitzonderingen leiden dan medewerkers die in één staat werken.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk voor compliancemonitoring en geografische analyse.
Waar vind je dit?
Tabellen Tax Location of Employee Tax
Voorbeelden
CANYTX
|
|||
|
Brutosalarisbedrag
GrossPayAmount
|
Het totale salaris vóór inhoudingen en belastingen. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat het berekende brutobedrag van de record. Het wordt gekoppeld aan ActivityAmount voor kostenanalyses van het proces. De analyse van het brutosalarisbedrag ondersteunt het dashboard over de snelheid van brutonettoberekeningen. Het dashboard meet vooral de tijd. Door die te vergelijken met de complexiteit en waarde van de betaling, zie je of berekeningen van hoge bedragen of complexe commissies de prestaties beïnvloeden.
Waarom dit belangrijk is
Maakt analyse van waardestromen en opsporing van uitschieters mogelijk.
Waar vind je dit?
Tabellen Payroll Result of Pay Register
Voorbeelden
2500.0010500.50480.00
|
|||
|
Buiten de reguliere cyclus
IsOffCycle
|
Geeft aan of de salarisrun buiten het standaardschema valt. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut geeft aan of de salarisrecord bij een run buiten de reguliere cyclus hoort. Het wordt gebruikt om de KPI voor het aantal salarisruns buiten de reguliere cyclus te berekenen. Runs buiten de reguliere cyclus zijn meestal duurder en vragen vaker om handmatig werk. Filter het dashboard voor analyse van procesvarianten op dit attribuut om de afwijkende routes te zien die worden gevolgd om fouten te herstellen of ad-hocbetalingen uit te voeren.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijk filter voor analyse van procesafwijkingen en herstelwerk.
Waar vind je dit?
Logica van Payroll Header 'Check Date' tegenover 'Period End Date'
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Einddatum salarisperiode
PayPeriodEndDate
|
De laatste dag van de salarisperiode die wordt verwerkt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft de einddatum van de salariscyclus aan. Het is een belangrijk referentiepunt om te bepalen of inzendingen te laat zijn. In combinatie met StartTime van de activiteit 'Urenstaat ingediend' wordt het gebruikt om vertragingen te bepalen. Het is ook een belangrijke groeperingsdimensie voor het dashboard met de verdeling van salarisdoorlooptijden.
Waarom dit belangrijk is
Tijdreferentiepunt voor de salariscyclus.
Waar vind je dit?
Payroll Header of Time Period Configuration
Voorbeelden
2023-09-302023-10-15
|
|||
|
Kostenplaats
CostCenter
|
De kostenplaatscode voor financiële toewijzing. | ||
|
Beschrijving
Het attribuut Kostenplaats geeft aan waar de salariskosten in het grootboek worden geboekt. Het lijkt op Afdeling, maar biedt vaak een gedetailleerder financieel beeld. Dit attribuut wordt gebruikt in het dashboard over de prestaties van goedkeuringen voor tijdregistratie. Je ziet hiermee of de goedkeuringshiërarchie bij bepaalde kostenplaatsen trager is. Het helpt ook controleren of de salariskosten tijdens de brutonettoberekening op de juiste financiële posten terechtkomen.
Waarom dit belangrijk is
Ondersteunt financiële analyses en brengt bottlenecks per budgeteenheid aan het licht.
Waar vind je dit?
Tabellen Employee Job of Allocation
Voorbeelden
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
|
|||
|
Salarisgroep
PayGroup
|
De logische indeling van medewerkers voor de salarisverwerking. | ||
|
Beschrijving
Pay Group is een basisinstelling in UKG Pro die de frequentie (wekelijks, tweewekelijks) en verwerkingsregels voor een groep medewerkers bepaalt. De groep fungeert als de belangrijkste batch-ID. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard met de verdeling van salarisdoorlooptijden. Je kunt de verwerkingsprestaties van verschillende groepen vergelijken, zoals het salaris van directieleden en dat van medewerkers die per uur worden betaald. Zo wordt duidelijk of bepaalde instellingen structurele vertraging veroorzaken.
Waarom dit belangrijk is
Belangrijkste dimensie om salarisprestaties te groeperen en te vergelijken.
Waar vind je dit?
Tabel Payroll Header of Pay Group Configuration
Voorbeelden
VS-tweewekelijksCA-wekelijksDirectie-maandelijks
|
|||
|
Salarisspecialist
PayrollSpecialist
|
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de record verwerkt. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan welke salarisadministrateur of specialist verantwoordelijk is voor het goedkeuren van de record, het corrigeren van data of het uitvoeren van de betalingsrun. Het wordt gekoppeld aan het generieke gebruikersattribuut. Deze data is belangrijk voor het dashboard over de werkbelasting en doorvoer van specialisten. Het management ziet hiermee hoe het werk over het team is verdeeld en kan nagaan of bepaalde medewerkers overbelast zijn of tijdens de goedkeuringsfase een bottleneck vormen.
Waarom dit belangrijk is
Maakt bronanalyse en inzicht in de verdeling van de werkbelasting mogelijk.
Waar vind je dit?
Auditlogs of kolommen met de naam 'ModifiedBy' in transactietabellen
Voorbeelden
jsmithmdoesystem_admin
|
|||
|
SLA overschreden
IsSlaBreached
|
Geeft aan of de betaling na de deadline is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut is een berekende metriek die de timestamp van Betaling uitgevoerd vergelijkt met de SLA-deadline. Het bepaalt rechtstreeks de KPI voor het percentage salarisbetalingen dat aan de SLA voldoet. Omdat deze waarde vooraf is berekend, kun je het dashboard meteen filteren op probleemgevallen. Zo kun je oorzaken onderzoeken van gemiste deadlines.
Waarom dit belangrijk is
KPI voor compliancemonitoring.
Waar vind je dit?
Berekend: PaymentTime > SlaDeadline
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
SLA-deadline
SlaProcessingDeadline
|
De streefdatum en -tijd waarop de betaling uiterlijk moet zijn uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bepaalt de interne of externe deadline waarop het salarisproces afgerond moet zijn, zodat bankoverschrijvingen op tijd plaatsvinden. Het vormt de basis voor het dashboard voor SLA-compliance en deadlinebewaking. Door de timestamp van Betaling uitgevoerd te vergelijken met deze deadline, kun je berekenen welk percentage op tijd is afgehandeld en records met risico voorrang geven.
Waarom dit belangrijk is
Referentiepunt om naleving van de SLA te berekenen.
Waar vind je dit?
Salariskalender of afgeleid van de betaaldatum minus het aantal bankverwerkingsdagen
Voorbeelden
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
|
|||
|
Bron van incentives
IncentiveSource
|
Herkomst van incentivegegevens, bijvoorbeeld Salesforce of een Excel-import. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan waar incentive- of commissiegegevens vandaan komen die in de salarisrecord zijn geïmporteerd. Het ondersteunt het dashboard voor de nauwkeurigheid van de import van incentivegegevens. Door dit attribuut te vergelijken met de KPI voor de frequentie van herstelwerk aan incentivegegevens, kan het team nagaan of bepaalde bronbestanden, zoals het verkooprapport voor de noordoostelijke regio, herhaaldelijk opmaakfouten of problemen met de datakwaliteit bevatten.
Waarom dit belangrijk is
Helpt kwaliteitsproblemen terug te leiden naar externe dataleveranciers.
Waar vind je dit?
Bestandsnaam in het importlog of beschrijving van de batch-ID
Voorbeelden
VerkoopcommissiebestandHandmatige bonusuploadSysteem voor beloning van directieleden
|
|||
|
Correctiecategorie
CorrectionCategory
|
Het type datacorrectie, bijvoorbeeld tijd, tarief of inhouding. | ||
|
Beschrijving
Wanneer de activiteit Datacorrectie uitgevoerd plaatsvindt, geeft dit attribuut aan wat er is gecorrigeerd. Het is belangrijk voor de KPI voor het percentage handmatige datacorrecties. Als je weet of correcties vooral betrekking hebben op tijdregistratie of inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, kan de organisatie gerichte verbeteringen doorvoeren in de betrokken bronsystemen of teams.
Waarom dit belangrijk is
Geeft meer detail over de oorzaken van herstelwerk.
Waar vind je dit?
Kolom 'Field Changed' in het auditlog
Voorbeelden
Aanpassing tijdregistratieSalaris met terugwerkende krachtBelastingcode bijgewerkt
|
|||
|
Type medewerker
EmployeeType
|
Indeling van de medewerker, bijvoorbeeld fulltime, parttime of ingehuurd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut deelt de medewerker bij de salarisrecord in een categorie in. Het wordt gebruikt in het dashboard over de prestaties van goedkeuringen voor tijdregistratie. Verschillende typen medewerkers dienen hun urenstaten vaak op een andere manier in en volgen andere goedkeuringsworkflows. Door op dit attribuut te segmenteren, kun je onderscheid maken tussen structurele procesproblemen en gedragspatronen van specifieke groepen medewerkers.
Waarom dit belangrijk is
Segmenteert de analyse per categorie medewerkers.
Waar vind je dit?
Tabel Employee Master
Voorbeelden
FulltimeParttimeIngehuurd
|
|||
Activiteiten voor salarisverwerking
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Belastingaangifte ingediend
|
De belastinggegevens zijn succesvol ingediend bij de relevante federale, staats- en lokale instanties. Dit gebeurt vaak na de betaling. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze gegevens zijn nodig voor het dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines'. Zo kun je aan wettelijke verplichtingen voldoen en boetes voorkomen.
Waar vind je dit?
Haal de statusupdate op uit de Tax Filing Interface of het log van Payment Services, wanneer daarin 'Filed' of 'Accepted' staat.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie tax_file_transmit is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Betaling uitgevoerd
|
De effectieve datum of daadwerkelijke overboeking van het geld naar de medewerker. Hiermee is de betalingsverplichting nagekomen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Gebruik dit om de 'SLA Compliance' te controleren en na te gaan of medewerkers op de afgesproken datum worden betaald.
Waar vind je dit?
Gebruik het veld 'Check Date' of 'Advice Date' in de definitieve Pay Header-registratie.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie payment_post is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Salarisregistratie aangemaakt
|
De aanmaak van een salarisregel voor een medewerker in een nieuwe salarisgroep. Dit geeft aan dat de medewerker actief is en deelneemt aan de huidige salariscyclus. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit markeert de officiële start van de salarisverwerking in het kernsysteem. Zo kun je de tijd voor urenregistratie onderscheiden van de daadwerkelijke verwerkingstijd van de salarisgegevens.
Waar vind je dit?
Bepaal de timestamp waarop de registratie voor de betreffende betaaldatum wordt toegevoegd aan de tabel Employee Pay of Check Header.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie pay_period_create is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Salarisregistratie goedgekeurd
|
De definitieve goedkeuring van een afzonderlijke registratie of een hele salarisgroep. Daarna kan de registratie niet meer worden gewijzigd en wordt deze klaargezet voor betaling. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een belangrijk moment dat de werkfase scheidt van de afgeronde fase. Deze timestamp wordt gebruikt om de 'Bank Transfer File Lead Time' te berekenen.
Waar vind je dit?
Haal de statuswijziging van de salarisgroep of afzonderlijke Check-registratie naar 'Approved' of 'Locked' op uit de tabel Pay Period Control.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie approve_pay_group is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Bankbestand aangemaakt
|
Het systeem maakt het NACHA- of direct-depositbestand aan om naar de bank te sturen. Hiermee worden de betalingen klaargezet. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Vertragingen in deze stap kunnen ertoe leiden dat de uiterste verwerkingstijd van de bank wordt gemist. Deze gegevens worden gebruikt in het dashboard 'Bank Transfer Generation Speed'.
Waar vind je dit?
Haal de timestamp op waarop de job voor het aanmaken van het ACH- of direct-depositbestand is afgerond in het System Job Log.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie create_ach_file is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Belastingen berekend
|
De laatste stap van de berekeningsengine. Hier worden belastingregels voor meerdere staten toegepast om het nettoloon te bepalen. Hiermee is de automatische berekening afgerond. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Hiermee is de reeks 'Gross to Net' afgerond. Een lange doorlooptijd wijst mogelijk op prestatieproblemen met de belastingengine of op complexe configuraties voor meerdere rechtsgebieden.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de 'End Time' van het berekeningsproces in het System Job Log of van de timestamp in de tabel Employee Tax.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld vóór en na het einde van de berekeningsjob
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Brutosalaris berekend
|
De eerste berekening waarbij het systeem het totale loon bepaalt op basis van uren, tarieven en gegevens over bonussen en provisies. Dit gebeurt voordat inhoudingen en belastingen worden toegepast. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De tijd tussen deze stap en 'Taxes Calculated' vormt de metriek 'Gross to Net Calculation Velocity', die nodig is om de systeemprestaties te analyseren.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de 'Start Time' van het berekeningsproces in het System Job Log.
Vastleggen
Vergelijk het statusveld vóór en na de start van de berekeningsjob
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Gegevens gecorrigeerd
|
Een handmatige wijziging in de salarisregistratie, bijvoorbeeld een aanpassing van uren of een overschrijving van belastinggegevens, na de eerste berekening maar vóór de definitieve goedkeuring. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste maatstaf voor herstelwerk. Door deze stap te volgen, kun je de KPI 'Manual Data Correction Rate' berekenen.
Waar vind je dit?
Haal wijzigingen in de tabellen Employee Pay Detail of Deduction op uit het auditlog, wanneer de User ID niet 'System' is.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie update_pay_detail is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Gegevens over bonussen en provisies geïmporteerd
|
De import van externe gegevens over beloningen, zoals provisies, bonussen of eenmalige betalingen. Deze gegevens staan los van reguliere uren en worden vaak via batchbestanden geüpload. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Veel mislukte imports of herstelwerk na deze activiteit wijzen op problemen met datamapping of de kwaliteit van externe bestanden. Dat is een veelvoorkomende oorzaak van vertraging in de salarisverwerking.
Waar vind je dit?
Haal dit op uit het systeemlog of de historie van batchimports, wanneer het bestandstype betrekking heeft op 'Incentives' of 'Additional Pay'.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie import_batch_data is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden toegepast
|
Het systeem houdt bedragen voor secundaire arbeidsvoorwaarden vóór en na belasting in op het brutosalaris, bijvoorbeeld voor zorgverzekering en 401k. Dit gebeurt meestal direct na de berekening van het brutosalaris. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Fouten in deze stap vragen vaak om handmatige correcties. Door deze stap apart te bekijken, zie je of vertragingen worden veroorzaakt door de engine voor secundaire arbeidsvoorwaarden of door problemen met de configuratie.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de timestamp van de berekeningsbatch of van de aanmaaktimestamps in de tabel Employee Deduction History.
Vastleggen
Leid dit af door het veld calculation_stage te vergelijken
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Loonstrook gepubliceerd
|
De medewerker kan de loonstrook bekijken in het self-serviceportaal. Hiermee is de communicatie afgerond. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is geen technische stap die de rest van het proces blokkeert, maar een late publicatie leidt wel tot telefoontjes naar de helpdesk en minder tevreden medewerkers.
Waar vind je dit?
Afgeleid van de 'Check Date' of een specifieke instelling voor 'Self Service Release Date' in de configuratie van de salarisgroep.
Vastleggen
Leid dit af door het veld check_date te vergelijken met release_policy
Gebeurtenistype
inferred
|
|||
|
Salarisresultaat bekeken
|
Een gebruiker opent het salarisregister of een previewrapport om de berekende resultaten te controleren. Hiermee gaat het proces over van automatische verwerking naar menselijke controle. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit markeert het begin van de controlefase. Een lange wachttijd tussen de berekening en de preview kan wijzen op een tekort aan beschikbare medewerkers.
Waar vind je dit?
Haal dit op uit het auditlog wanneer een gebruiker het rapport 'Payroll Register' of 'Pre-Check' opent.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie report_view_preview is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Uitzondering bij controle gemeld
|
Het systeem of een gebruiker signaleert een afwijking, zoals een negatief salaris, ontbrekende belastingcodes of een SLA-waarschuwing. De registratie moet daardoor worden gecontroleerd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze gegevens worden gebruikt in het dashboard 'Audit Exception and Correction Trends'. Veel meldingen wijzen op problemen met de kwaliteit van gegevens eerder in het proces.
Waar vind je dit?
Zoek naar registraties in het System Warning Log of de tabel met berichten over de salarisperiode die aan specifieke medewerker-ID’s zijn gekoppeld.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie validation_warning is aangemaakt
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Urenstaat goedgekeurd
|
De manager keurt de ingediende uren goed en bevestigt dat ze kunnen worden verwerkt voor de betaling. Na deze stap kunnen de gegevens naar de berekeningsengine voor de salarisverwerking. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Een bottleneckanalyse van deze stap laat zien of vertragingen ontstaan doordat managers de gegevens controleren. Dat verkort de tijd die salarisspecialisten hebben om de gegevens te verwerken.
Waar vind je dit?
Haal dit op uit de historie van Time Management, wanneer Status verandert in 'Approved' of 'Signed Off'.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie time_card_approve is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
|
Urenstaat ingediend
|
De gebeurtenis waarbij een medewerker of manager de urenstaat voor de salarisperiode indient. Hiermee worden de ruwe uren toegevoegd aan de salarisworkflow. De uren kunnen eerst in de module Time Management zijn geregistreerd voordat ze naar de salarisadministratie gaan. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is de vroegste starttijd van de volledige salariscyclus. De timestamp is nodig om de tijd te meten tussen het verrichte werk en de verwerking van de salarisgegevens.
Waar vind je dit?
Haal dit op uit het auditlog van Time Management of de tabel met urenstathistorie, wanneer het veld Status verandert in 'Submitted'.
Vastleggen
Geregistreerd wanneer transactie time_card_submit is uitgevoerd
Gebeurtenistype
explicit
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Gebruik deze template om ruwe data uit UKG Pro om te zetten in een visuele proceskaart. Ons supportteam helpt je graag bij het instellen van de extractie voor complexe salarisomgevingen.
Optimaliseer nu de salarisverwerking in UKG Pro
Verkort de doorlooptijd van je salarisverwerking met 30% en voorkom bottlenecks.
Geen creditcard nodig. Je bent binnen 5 minuten aan de slag.