Digitale transformatie: definitie, voorbeelden en waar je begint

Digitale transformatie is de verandering in de manier waarop een organisatie werkt wanneer technologie op processen wordt toegepast: het werk verloopt anders, beslissingen komen dichter bij de informatie te liggen en resultaten worden gemeten in plaats van aangenomen. Het is meer dan de invoering van een systeem, maar minder ingrijpend dan een reorganisatie van het hele bedrijf.

Begin met één proces waar de organisatie al last van heeft en zorg dat drie dingen gebeuren: het proces is gedocumenteerd, de uitgangssituatie is gemeten en één verbetering is gesimuleerd voordat je die invoert. Dat levert bewijs op voor de volgende beslissing en een template voor het volgende proces. Beginnen met de keuze van een tool voor het hele portfolio levert meestal geen van beide op.

Niet voor elk proces, maar je moet wel op een of andere manier meten. Als het proces draait in systemen die events vastleggen, is process mining de snelste manier: de data bestaat al. Is die er niet, documenteer dan het proces en gebruik afgesproken schattingen. Vervang die door metingen zodra de systemen die data vastleggen.

Een eerste proceskaart en een eerste gemeten uitgangssituatie zijn er meestal binnen enkele dagen, niet maanden. Je hoeft niets te installeren en de data is doorgaans beschikbaar als export. De totale looptijd van het programma hangt af van het aantal processen dat je op dezelfde manier aanpakt, niet van het eerste proces.

Het is een bedrijfsprogramma, met IT als partner. De proceseigenaar bepaalt wat er moet veranderen; IT geeft toegang tot de systemen en data. Bij programma’s die als IT-project worden uitgevoerd, ontstaan vaak systemen zonder eigenaar en vallen processen terug in de oude werkwijze.

Wijs elk proces een eigenaar en een actuele versie toe, stel een beoordelingsfrequentie vast en publiceer het op een plek waar mensen het kunnen vinden. ProcessMind beheert de verantwoordelijkheden, goedkeuringen en versiegeschiedenis op dezelfde plek als het model. De rest van de organisatie kan het proces in het procesportaal bekijken.