> Continu verbeteren van processen > Werving en talentacquisitie > Greenhouse

Verbeter je werving en talentacquisitie

Optimaliseer je werving in Greenhouse met onze gids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Werving en talentacquisitie

Greenhouse

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verbeter talentacquisitie in Greenhouse en werf sneller

Zelfs bij een goed beheerd wervingsproces kunnen verborgen inefficiënties leiden tot langere doorlooptijden en gemiste kansen. Ons platform laat precies zien waar bottlenecks zitten in het wervingsproces, van de eerste sollicitatie tot en met de onboarding. Met concrete inzichten kun je de wervingsfunnel verbeteren, de bedrijfskosten verlagen en de ervaring van kandidaten merkbaar verbeteren.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Efficiënter werven met process mining

Een goed wervings- en talentacquisitieproces is belangrijk voor het succes van een organisatie. Het bepaalt mede of je goed talent aantrekt en je positie in de markt behoudt. Zelfs met een Applicant Tracking System als Greenhouse kunnen inefficiënties onopgemerkt blijven. Daardoor duurt het langer om functies in te vullen, verslechtert de kandidaatervaring en loop je mogelijk geschikte kandidaten mis. Vertragingen verhogen de bedrijfskosten en de werkdruk voor recruiters. Ook kunnen belangrijke functies langer openstaan, wat de groei van de organisatie afremt.

Zo verbetert process mining je wervingsworkflow in Greenhouse

Process mining analyseert het werkelijke verloop van het wervingsproces in Greenhouse op basis van data. In plaats van af te gaan op aannames of losse ervaringen, haalt process mining event logs uit je Greenhouse-data. Zo wordt elke stap van een sollicitatie gevolgd, vanaf de registratie als case met een Job Application-ID tot de uiteindelijke aanstellingsbeslissing. Je ziet het proces zoals het daadwerkelijk verloopt en ontdekt waar sollicitaties vertraging oplopen, stappen worden overgeslagen of herstelwerk ontstaat. Met process mining op je data over werving en talentacquisitie krijg je helder zicht op:

Het volledige proces in beeld: Bekijk alle routes die sollicitaties volgen, niet alleen de ideale route.
Precieze tijdsanalyses: Meet hoe lang elke activiteit duurt, zoals ‘Sollicitatie beoordeeld’ of ‘Eerste gesprek gevoerd’, en hoeveel tijd er tussen activiteiten zit.
Bottlenecks opsporen: Vind fasen of overdrachten die steeds vertraging veroorzaken, bijvoorbeeld bij het indienen van feedback, het goedkeuren van een aanbod of het starten van een achtergrondcontrole.
Afwijkingen analyseren: Ontdek waar het werkelijke proces afwijkt van de afgesproken wervingsworkflow. Zo komen mogelijke inconsistenties en trainingsbehoeften aan het licht.

Waar je het wervingsproces kunt verbeteren

Met deze inzichten uit process mining kun je specifieke onderdelen van het proces in Greenhouse verbeteren:

Verkort de doorlooptijd van werving en talentacquisitie: Vind en verhelp bottlenecks om de tijd tot aanstelling te verkorten en geschikte kandidaten eerder aan te nemen dan andere werkgevers. Kijk daarbij naar de tijd in gespreksfasen, het verzamelen van feedback en het afhandelen van aanbiedingen.
Verbeter de kandidaatervaring: Trage en wisselende processen kunnen kandidaten afschrikken. Een efficiëntere workflow zorgt voor een prettiger verloop en minder uitval.
Verbeter de prestaties van recruiters en verantwoordelijke managers: Bekijk hoe het werk is verdeeld en ontdek in welke fasen bepaalde recruiters of managers overbelast of minder efficiënt zijn. Zo kun je gerichte training geven of middelen anders verdelen.
Bewaak de naleving van processen en regels: Controleer of het werkelijke wervingsproces aansluit op intern beleid en externe regelgeving. Process mining kan verschillen in de beoordeling van sollicitaties, gespreksprocessen of goedkeuringsprocedures voor aanbiedingen zichtbaar maken.
Zet middelen beter in: Verdeel het werk van het wervingsteam doelgerichter door te bekijken waar de tijd naartoe gaat en waar automatisering of vereenvoudiging van processen kan helpen.

Wat procesoptimalisatie oplevert

De resultaten van procesoptimalisatie met process mining zijn meetbaar en kunnen op meerdere gebieden merkbaar zijn:

Sneller werven: De totale tijd tot aanstelling kan flink korter worden, zodat belangrijke functies sneller worden ingevuld.
Lagere kosten: Verlaag de bedrijfskosten van lange wervingsprocessen, advertenties en administratief werk.
Betere aanstellingen: Een sneller proces en een betere kandidaatervaring helpen je geschikt talent aan te trekken en te behouden.
Betere compliance: Zorg dat het wervingsbeleid intern en de externe regelgeving beter worden nageleefd, zodat risico’s afnemen.
Efficiënter werken: Het team voor talentacquisitie kan meer tijd besteden aan strategisch contact met kandidaten en minder aan administratieve vertragingen.

Aan de slag met procesoptimalisatie voor werving

Je hebt geen ingewikkelde technische kennis nodig om het wervings- en talentacquisitieproces in Greenhouse te verbeteren. Met de juiste tools kun je Greenhouse-data koppelen, het proces in beeld brengen en bruikbare inzichten vinden om verbeteringen door te voeren. Ontdek hoe je werving en talentacquisitie kunt verbeteren en de doorlooptijd kunt verkorten door het procesverloop in de data te bekijken. Breng vandaag nog in kaart waar de wervingsfunnel beter kan.

Werving en talentacquisitie Wervingsproces Talentacquisitie Tijd tot aanstelling Kandidaatervaring Prestaties van recruiters HR-optimalisatie Wervingsfunnel ATS Sollicitantenvolgsysteem Wervingsproces Talentpijplijn

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Kandidaten wachten vaak lang tussen de beoordeling van hun sollicitatie en het eerste gesprek, of tussen vervolggesprekken. Daardoor kunnen geschikte kandidaten afhaken, loopt de tijd tot aanstelling op en krijgt de reputatie van de werkgever een deuk. ProcessMind analyseert de Greenhouse-event logs en laat precies zien waar de vertraging ontstaat. Je ziet welke fasen, verantwoordelijke managers of recruiters bottlenecks veroorzaken. Zo kun je het inplannen van gesprekken verbeteren en uitval van kandidaten beperken.

Kandidaten doorlopen verschillende wervingsprocessen. Soms krijgen ze laat een reactie of horen ze niets meer, wat tot frustratie en negatieve feedback leidt. Die wisselende ervaring bij werving en talentacquisitie kan toekomstige sollicitanten afschrikken en je reputatie schaden. ProcessMind brengt alle procesvarianten in Greenhouse in beeld en laat zien waar en waarom het verloop van sollicitaties verschilt. Het maakt sollicitaties zichtbaar die afwijken van de ideale route, zodat je processen kunt standaardiseren en de kandidaatervaring kunt verbeteren.

Belangrijke functies blijven langer openstaan dan nodig. Dat drukt de productiviteit van teams en verhoogt de bedrijfskosten. Een lange tijd tot aanstelling wijst vaak op verborgen inefficiënties of bottlenecks in de wervingsfunnel. ProcessMind gebruikt je Greenhouse-data om de werkelijke duur van elke fase in het wervingsproces in kaart te brengen. Je ziet waardoor vertraging ontstaat, bijvoorbeeld doordat feedback laat binnenkomt of onderhandelingen over een aanbod lang duren. Zo kun je het wervingsproces versnellen.

Het is lastig om de efficiëntie van recruiters objectief te beoordelen, goede werkwijzen te herkennen en het werk eerlijk te verdelen. Dat kan leiden tot overbelasting of tegenvallende resultaten. Door het gebrek aan inzicht is ook de effectiviteit van het Recruitment & Talent Acquisition-team moeilijk te beoordelen. ProcessMind gebruikt activiteitsdata uit Greenhouse om te laten zien hoe recruiters het proces volgen, hoeveel tijd ze per fase besteden en hoe vaak ze succesvol kandidaten aannemen. Zo zie je wie goed presteert en waar training of ondersteuning nodig is.

Als feedback van interviewers op zich laat wachten, loopt het wervingsproces flink vertraging op. Kandidaten moeten wachten en kunnen intussen een ander aanbod accepteren. Dit komt vaak voor bij Recruitment & Talent Acquisition, vooral wanneer hiring managers het druk hebben. ProcessMind analyseert event logs in Greenhouse en laat zien welke interviewers of afdelingen feedback steeds te laat indienen. Zo kun je Service Level Agreements (SLA’s) handhaven en de feedbackronde verkorten, zodat beslissingen sneller worden genomen.

Na alle tijd en moeite wijzen sterke kandidaten een aanbod regelmatig af. Het wervingsproces moet dan opnieuw beginnen en er gaan middelen verloren. Dat is kostbaar en ontmoedigend voor Recruitment & Talent Acquisition. ProcessMind analyseert in Greenhouse het traject tot aan het uitbrengen van een aanbod en brengt patronen en procesafwijkingen bij afgewezen aanbiedingen aan het licht. Denk aan lange offertetrajecten, late communicatie of inconsistente voorwaarden. Met die informatie kun je het acceptatiepercentage verhogen.

Er gaan middelen verloren aan wervingskanalen die weinig geschikte kandidaten of aannames opleveren. Daardoor stijgen de kosten per aanname. Zonder helder inzicht in de data is het lastig om de Recruitment & Talent Acquisition-strategie te verbeteren. ProcessMind vergelijkt de sollicitatiebronnen in Greenhouse met de uitkomsten van het wervingsproces. Zo zie je welke kanalen consequent de beste kandidaten opleveren. Vervolgens kun je budget en inspanning verschuiven naar effectievere kanalen en het wervingsproces efficiënter maken.

Afwijkingen van de standaardprocedure of onbewuste vooroordelen kunnen leiden tot overtredingen, juridische risico’s en schade aan diversiteits- en inclusiebeleid. Eerlijke werving is belangrijk voor Recruitment & Talent Acquisition. ProcessMind brengt variaties in Greenhouse aan het licht die kunnen wijzen op non-compliance of mogelijke vooroordelen. Denk aan verschillende interviewfasen voor vergelijkbare functies of vertragingen die bepaalde groepen kandidaten vaker treffen. Zo houd je de werving eerlijk en in lijn met de regels.

De overgang van het accepteren van een aanbod naar de start van onboarding verloopt vaak rommelig. Dat zorgt voor vertraging en een slechte eerste ervaring voor nieuwe medewerkers. Dit heeft gevolgen voor het behoud van medewerkers en hun productiviteit, binnen Recruitment & Talent Acquisition. ProcessMind brengt in Greenhouse het volledige traject na acceptatie van een aanbod in beeld en laat zien waar hiaten of vertragingen ontstaan voordat de onboarding begint. Zo kun je deze belangrijke overdracht verbeteren en nieuwe medewerkers een goede start geven.

Teams slaan in Greenhouse soms standaardstappen over of bedenken informele workarounds. Dat leidt tot verschillen in de werkwijze, problemen met de datakwaliteit en mogelijke compliance-hiaten. Zulke afwijkingen maken het lastig om goede werkwijzen binnen Recruitment & Talent Acquisition te handhaven. ProcessMind ontdekt automatisch alle procesroutes die in de praktijk voorkomen en laat zien waar en waarom afwijkingen ontstaan. Zo herken je veelgebruikte workarounds en kun je de onderliggende problemen aanpakken of efficiënte nieuwe werkwijzen vastleggen.

Ook na een investering in Greenhouse gebruiken organisaties niet altijd alle mogelijkheden. Daardoor blijven kansen voor automatisering en efficiëntieverbetering liggen. Binnen Recruitment & Talent Acquisition wordt dan handmatig werk gedaan dat het systeem kan automatiseren. ProcessMind kan dit indirect zichtbaar maken door processtappen te tonen die handmatig of buiten de verwachte workflows in het systeem worden uitgevoerd. Dat kan erop wijzen dat ingebouwde functies van Greenhouse, zoals automatische interviewplanning of scorecards, weinig worden gebruikt. Zo zie je waar medewerkers meer uit de tool kunnen halen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Met dit doel verkort je de tijd die nodig is om vacatures te vervullen. Dat verbetert de efficiëntie en concurrentiepositie van de bedrijfsvoering. Als vacatures sneller worden ingevuld, zijn belangrijke functies eerder bezet en nemen productiviteitsverlies en bijkomende kosten af voor de afdeling Recruitment & Talent Acquisition die Greenhouse gebruikt. ProcessMind brengt het volledige traject van een sollicitatie in beeld en laat precies zien waar vertraging ontstaat, bijvoorbeeld bij lange goedkeuringsrondes of het plannen van interviews. Met gerichte maatregelen op deze punten kunnen organisaties de totale time-to-hire verkorten en de snelheid en efficiëntie van de werving meetbaar verbeteren.

Vertraging bij het plannen van interviews kan ertoe leiden dat kandidaten afhaken en de ervaring negatief beoordelen. Met dit doel doorlopen kandidaten de interviewfasen sneller, wat hun ervaring verbetert en helpt om toptalent eerder aan te nemen via het wervingsproces in Greenhouse. ProcessMind brengt alle activiteiten rond het plannen en afnemen van interviews in kaart. Zo zie je waar beperkte capaciteit, late communicatie of opeenvolgende knelpunten voor vertraging zorgen. Teams kunnen vervolgens capaciteit anders verdelen, planningstaken in Greenhouse automatiseren of de afstemming verbeteren, zodat interviews sneller plaatsvinden.

Een positieve kandidaatervaring helpt om toptalent aan te trekken en te behouden en een sterk werkgeversmerk op te bouwen. Door obstakels in het wervingsproces te herkennen en weg te nemen, kunnen organisaties de tevredenheid van kandidaten verbeteren en kostbare uitval verminderen in Greenhouse. ProcessMind laat zien welke routes kandidaten doorlopen en waar ze vertraging, veel contactmomenten of afwijkende stappen ervaren. Door deze routes van sollicitaties te analyseren, kunnen bedrijven de kandidaatervaring standaardiseren en verbeteren. Dat leidt tot meer afgeronde sollicitaties en hogere tevredenheidsscores.

Tijdige feedback na interviews is nodig om snel beslissingen te nemen en kandidaten betrokken te houden. Een kortere feedbackronde verkleint de kans dat sterke kandidaten een ander aanbod accepteren en versnelt de besluitvorming binnen het Recruitment & Talent Acquisition-team dat Greenhouse gebruikt. ProcessMind volgt de activiteiten rond het indienen van feedback en laat zien waar en waarom er vertraging ontstaat na een afgerond interview. Je ziet welke interviewers of fasen steeds voor knelpunten zorgen. Zo kun je gerichte training geven of het proces aanpassen, zodat feedback op tijd binnenkomt.

Een hoger acceptatiepercentage betekent minder heropende vacatures en minder kostbare nieuwe wervingsrondes. Zo leveren de inspanningen voor het vinden en interviewen van kandidaten vaker een aanname op en wordt de talentwerving in Greenhouse efficiënter. ProcessMind analyseert het traject tot aan het uitbrengen en accepteren van een aanbod. Daarbij brengt het factoren in eerdere fasen aan het licht die samenhangen met hogere of lagere acceptatiepercentages. Denk aan de consistentie van interviews of de tijd tussen het laatste interview en het aanbod. Met die patronen kunnen organisaties de stappen vóór het aanbod verbeteren en meer kandidaten aannemen.

Volledige compliance bij werving beperkt juridische risico’s, bevordert eerlijkheid en ondersteunt de ethische normen van de organisatie. Daarvoor moet je afwijkingen van verplichte stappen en beleidsregels in het wervingsproces in Greenhouse herkennen en wegnemen. ProcessMind vergelijkt de werkelijke route van sollicitaties met vooraf vastgelegde routes die aan de regels voldoen. Zo worden ongeoorloofde stappen die worden overgeslagen of andere afwijkingen meteen zichtbaar. Het Recruitment & Talent Acquisition-team kan daarmee standaardprocedures handhaven en controleren of aan alle wettelijke eisen wordt voldaan.

Een goede verdeling van het werk onder recruiters helpt overbelasting voorkomen, de productiviteit verhogen en hiring managers consistent ondersteunen. Dit doel richt zich op een evenwichtige taakverdeling en een efficiënter Recruitment & Talent Acquisition-team in Greenhouse. ProcessMind analyseert de duur en het aantal activiteiten per attribuut ‘Recruiter’ voor verschillende sollicitatiecases. Zo worden knelpunten en ongelijke verdelingen zichtbaar. Met die informatie kun je de werkverdeling aanpassen, het proces herontwerpen of gerichte training geven om de efficiëntie en resultaten van recruiters te verbeteren.

Inconsistente wervingsworkflows leiden tot wisselende ervaringen voor kandidaten, compliance-risico’s en inefficiëntie. Door processen te standaardiseren, wordt de werving voorspelbaarder en eerlijker. Ook wordt het makkelijker om het Recruitment & Talent Acquisition-team in Greenhouse uit te breiden en nieuwe medewerkers in te werken. ProcessMind ontdekt alle variaties die in de praktijk voorkomen bij sollicitaties en laat zien waar en waarom ongeoorloofde shortcuts of afwijkingen ontstaan. Door die te vergelijken met het beoogde procesmodel kunnen organisaties goede werkwijzen handhaven, workarounds wegnemen en zorgen dat het proces wordt gevolgd.

Door wervingskanalen te verbeteren, kun je middelen richten op de beste manieren om geschikte kandidaten aan te trekken. Dat verlaagt de kosten per aanname en kan het aantal sollicitaties verhogen. Zo wordt het wervingsbudget in Greenhouse doelgericht besteed. ProcessMind koppelt de sollicitatiebron aan succesvolle aannames en de time-to-hire. Je ziet welke kanalen de beste resultaten opleveren en welke weinig opleveren. Met deze gedetailleerde data kan het Recruitment & Talent Acquisition-team gericht investeren in de effectiefste wervingskanalen.

Een soepele overgang van werving naar onboarding is belangrijk voor de betrokkenheid en productiviteit van nieuwe medewerkers. Dit doel richt zich op het wegnemen van vertragingen en communicatiehiaten tussen de fase waarin een kandidaat is aangenomen en de start van onboarding in Greenhouse. ProcessMind brengt de overdracht tussen wervings- en onboardingactiviteiten in beeld en laat zien waar de aansluiting ontbreekt of onverwachte vertraging ontstaat. Zo zie je waar informatieoverdracht misgaat of vertraging oploopt en kun je het proces aanpassen voor een goede, efficiënte start van nieuwe medewerkers.

Door de mogelijkheden van Greenhouse Recruiting volledig te gebruiken, verbeter je de procesefficiëntie, de datakwaliteit en de effectiviteit van de talentwerving. Zo haal je meer uit de investering in het ATS. ProcessMind kan laten zien of bepaalde gestructureerde activiteiten of momenten waarop data wordt vastgelegd in Greenhouse steeds worden overgeslagen of weinig worden gebruikt. Door het sollicitatieproces in kaart te brengen, zie je waar je het gebruik van functies zoals scorecards en interviewkits kunt bevorderen. Dat ondersteunt werving op basis van data en volgens de regels.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Recruitment & Talent Acquisition

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de kant-en-klare Excel-template voor Recruitment & Talent Acquisition-data uit Greenhouse. De template heeft de juiste structuur voor je analyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een vaste template bereid je data eenvoudiger voor en zorg je voor consistente, nauwkeurige gegevens. Dat is belangrijk voor betrouwbare inzichten uit process mining.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template voor wervingsdata uit Greenhouse.

DIT KRIJG JE

Ontdek verborgen bottlenecks in de werving met Greenhouse

ProcessMind brengt het volledige wervingsproces in Greenhouse in beeld en laat verborgen vertragingen en inefficiënties zien. Bekijk elke stap, van sollicitatie tot onboarding, en verbeter het wervingsproces.

Breng het volledige wervingsproces in Greenhouse in beeld
Spoor bottlenecks in elke wervingsfase precies op
Verkort de doorlooptijd van werving en verlaag de bijbehorende kosten
Verbeter de ervaring van kandidaten en het conversiepercentage

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

VEELVOORKOMENDE RESULTATEN

Verbeter de talentwerving

Deze resultaten laten zien wat organisaties concreet bereiken door hun Recruitment & Talent Acquisition-processen te verbeteren met inzichten uit Greenhouse-data. Door knelpunten en inefficiënties te herkennen, kunnen bedrijven hun werving aanzienlijk verbeteren.

0 %

Kortere time-to-hire

Gemiddelde verkorting van de wervingscyclus

Verbeter het hele wervingsproces, van sollicitatie tot acceptatie van het aanbod, en verkort de tijd die nodig is om belangrijke vacatures te vervullen. Zo haal je toptalent eerder binnen dan je concurrenten.

0 %

Interviews sneller plannen

Minder vertraging bij het plannen

Herken en verhelp knelpunten bij het plannen van interviews. Zo hoeven kandidaten veel minder lang op hun eerste gesprek te wachten. Verbeter de kandidaatervaring en houd het wervingsproces op gang.

0 %

Meer geaccepteerde aanbiedingen

Meer kandidaten aangenomen

Ontdek welke factoren leiden tot afgewezen aanbiedingen, van de kandidaatervaring tot het moment waarop het aanbod wordt gedaan. Pas je aanpak aan om het percentage geaccepteerde aanbiedingen te verhogen en meer kandidaten aan te nemen die bij de organisatie passen.

0 %

Betere compliance

Minder procesafwijkingen

Spoor wervingspraktijken die niet aan de regels voldoen en overgeslagen verplichte stappen automatisch op. Zo houd je je aan wettelijke eisen en intern beleid en beperk je juridische en reputatierisico’s.

0 %

Een betere kandidaatervaring

Minder kandidaten die afhaken

Herken en verhelp de problemen waardoor kandidaten tijdens het traject afhaken, van sollicitatie tot onboarding. Zo verbeter je de kandidaatervaring, versterk je het werkgeversmerk en trek je geschiktere kandidaten aan.

De resultaten hangen af van de complexiteit van het proces, de datakwaliteit en de doelen van de organisatie. De cijfers laten verbeteringen zien die vaak voorkomen bij succesvolle implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode voor de sollicitatie van één kandidaat naar een specifieke functie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case-ID die alle recruitmentgebeurtenissen voor één kandidaat met elkaar verbindt. Zo kun je het volledige traject van begin tot eind analyseren.

De naam van de specifieke recruitmentactiviteit of fase die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de stappen in het recruitmentproces. Zo kun je het procesverloop visualiseren en bottlenecks en afwijkingen opsporen.

De exacte datum en tijd waarop de recruitmentactiviteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, doorlooptijden te berekenen en de prestaties van het recruitmentproces te analyseren.

De naam van de recruiter die verantwoordelijk is voor de sollicitatie.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan een specifieke recruiter, zodat je prestaties, werkbelasting en efficiëntie per persoon kunt analyseren.

De afdeling of bedrijfseenheid waarvoor de vacature wordt ingevuld.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om recruitmentprestaties en procesverschillen tussen afdelingen te vergelijken en zo structurele problemen of goede werkwijzen te herkennen.

De titel van de functie waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je recruitmentmetrieken voor specifieke functies filteren en vergelijken, zodat je ziet hoe de procesprestaties verschillen per complexiteit of functietype.

De uiteindelijke uitkomst of huidige status van de sollicitatie.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de uitkomst van het recruitmentproces aan, zodat je trajecten van aangenomen en afgewezen kandidaten kunt vergelijken.

Het kanaal waarlangs de sollicitatie van de kandidaat is binnengekomen.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de effectiviteit en het rendement van verschillende wervingskanalen te meten, zodat je op basis van data kunt bepalen waar je de wervingsinspanningen op richt.

De huidige status van een offer aan een kandidaat.

Waarom dit belangrijk is

Houdt de uitkomst van offers bij. Zo kun je de KPI voor het acceptatiepercentage van offers berekenen en zien hoe je dit percentage kunt verbeteren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van het wervingsproces voor een specifieke sollicitatie. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een kandidaat solliciteert via een vacaturesite of wervingskanaal, of wanneer de sollicitatie handmatig in Greenhouse wordt ingevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de expliciete startgebeurtenis van het proces. Door de tijd tussen deze activiteit en andere activiteiten te analyseren, kun je de time-to-hire en de effectiviteit van wervingskanalen meten.

Er is een interview met de kandidaat ingepland in het systeem. Greenhouse kan met agenda’s worden gekoppeld, waardoor deze gebeurtenis meestal expliciet wordt geregistreerd zodra een interview is bevestigd.

Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis is belangrijk om knelpunten bij het plannen van interviews te analyseren. De tijd tussen deze stap en de vorige is een belangrijke KPI voor de efficiëntie van recruiters en coördinatoren.

Het interview met de kandidaat heeft plaatsgevonden. Dit wordt vaak afgeleid uit het verstrijken van de geplande interviewtijd of, betrouwbaarder, uit het indienen van feedback over het interview.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijke mijlpaal in het traject van de kandidaat. Vanaf dit moment kun je meten hoe lang het duurt voordat feedback wordt ingediend en de kandidaat naar de volgende fase gaat.

Het officiële vacatureaanbod is naar de kandidaat verstuurd. Dit is een belangrijke mijlpaal en markeert het einde van de interview- en selectiefase.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vormt de basis voor het berekenen van de KPI voor het acceptatiepercentage van aanbiedingen. Hiermee begint de laatste beslissingsfase voor de kandidaat.

De kandidaat heeft het vacatureaanbod officieel geaccepteerd. Dit is een belangrijke mijlpaal en leidt meestal tot vervolgstappen vóór de indiensttreding, zoals een achtergrondcontrole.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal en een essentieel onderdeel van de KPI voor het acceptatiepercentage van aanbiedingen. De kandidaat wordt hiermee een toekomstige medewerker.

De kandidaat heeft alle controles vóór indiensttreding succesvol doorlopen en is officieel als aangenomen gemarkeerd. Dit is de succesvolle afronding en eindgebeurtenis van het sollicitatieproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste succesvolle uitkomst van het proces. De tijd tussen 'Sollicitatie ontvangen' en deze gebeurtenis is de totale tijd tot aanname, een belangrijke recruitment-KPI.

De sollicitatie van de kandidaat is op een bepaald moment in het proces afgewezen. Dit is de meest voorkomende mislukte eindgebeurtenis en kan in elke fase plaatsvinden.

Waarom dit belangrijk is

Deze eindgebeurtenis is belangrijk om uitval in het wervingsproces te analyseren. Als je weet wanneer en waarom sollicitaties worden afgewezen, kun je inefficiënties in het proces of onduidelijke functie-eisen opsporen.

Veelgestelde vragen

Wat houdt process mining voor Recruitment & Talent Acquisition in Greenhouse precies in?

Process mining gebruikt data uit Greenhouse om het werkelijke wervingsproces in beeld te brengen en te analyseren. Je ziet hoe kandidaten door het proces gaan en ontdekt afwijkingen, vertragingen en inefficiënties die anders misschien onopgemerkt blijven. Dit objectieve inzicht helpt je verbeteringen op basis van data door te voeren.

Hoe helpt process mining ons om het wervingsproces te verbeteren met data uit Greenhouse?

Process mining brengt specifieke problemen aan het licht, zoals lange vertragingen bij het plannen van interviews of een wisselende ervaring voor kandidaten. Het geeft je een helder beeld van de huidige workflows, zodat je de oorzaken kunt vinden van veel afgewezen aanbiedingen, een lange time-to-hire en ineffectieve wervingskanalen.

Welke data moeten we uit Greenhouse halen voor process mining?

De basis bestaat uit case-ID’s, zoals ID’s van sollicitaties of kandidaten. Daarnaast heb je activiteitenlogs nodig met elke stap of statuswijziging die een kandidaat doorloopt, inclusief de timestamp van elke activiteit. Extra attributen, zoals functie, afdeling of recruiter, kunnen de analyse aanvullen.

Hoe halen we de benodigde data doorgaans uit Greenhouse?

Greenhouse biedt verschillende manieren om data te exporteren, bijvoorbeeld via rapportages, API-toegang of rechtstreekse toegang tot de database voor grotere organisaties. Vaak werken we samen met je IT-team om de efficiëntste en veiligste manier te vinden om event logs en relevante attributen te exporteren.

Welke verbeteringen kunnen we verwachten als we process mining voor werving inzetten?

Je kunt concrete resultaten verwachten, zoals een kortere time-to-hire, sneller geplande interviews en meer geaccepteerde aanbiedingen. Process mining helpt ook om belangrijke wervingsworkflows te standaardiseren, compliance te verbeteren en het werk onder recruiters efficiënter te verdelen.

Hoe lang duurt het meestal voordat we concrete resultaten zien van process mining in ons wervingsproces?

De eerste inrichting en data-analyse duren meestal enkele weken. Hoe lang het precies duurt, hangt af van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de eerste bevindingen zijn besproken, kun je meteen aan de slag met verbeteringen. Meetbare resultaten zijn vaak binnen 3 tot 6 maanden zichtbaar.

Zijn er specifieke technische eisen of voorwaarden voor process mining?

Meestal heeft een process mining-oplossing toegang nodig tot data uit Greenhouse, via een rechtstreekse koppeling of regelmatige data-export. Aan jouw kant zijn doorgaans geen specifieke hardware of uitgebreide software-installaties nodig, omdat de meeste moderne oplossingen in de cloud werken.

Brengt process mining problemen in de prestaties van individuele recruiters aan het licht of wijst het schuldigen aan?

Process mining is bedoeld om het proces te verbeteren, niet om individuele medewerkers aan te wijzen. Het kan laten zien waar bepaalde teams of processtappen achterblijven, maar de aandacht gaat uit naar problemen in het proces en kansen om de hele wervingsworkflow samen te verbeteren.

Is process mining lastig in te voeren of te beheren voor ons HR-team?

Voor de eerste inrichting is enige samenwerking met je IT- en HR-teams nodig om toegang tot de data en de juiste context te regelen. Daarna brengt de process mining-oplossing de data overzichtelijk in beeld. HR-medewerkers kunnen zo complexe processen begrijpen en verbeterpunten vinden, zonder uitgebreide technische kennis.

Verbeter vandaag nog je talentacquisitie in Greenhouse

Verkort vandaag nog de doorlooptijd van je wervingsproces met 30% en verbeter de ervaring van kandidaten.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig • In 5 minuten ingesteld