Uw Klantenservice datatemplate

ServiceNow CSM
Uw Klantenservice datatemplate

Uw Klantenservice datatemplate

Dit datatemplate biedt een duidelijk stappenplan voor het verzamelen van de essentiële Informatie die nodig is om je klantenserviceproces te analyseren. Het schetst de belangrijke data attributen, definieert de belangrijkste activiteiten om te volgen, en biedt een handvaten voor het extraheren van deze Informatie uit je bronsysteem. Gebruik dit hulpmiddel om je data nauwkeurig en efficiënt voor te bereiden op process mining.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Richtlijnen voor data-extractie
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Klantenservice attributen

Dit zijn de aanbevolen `data`velden om op te nemen in uw `event log` voor volledige `klantenservice` analyse.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Omschrijving
Serviceaanvraag
ServiceRequest
De unieke kenmerk voor elke klantenserviceaanvraag, case of ticket.
Omschrijving

De Serviceaanvraag is de primaire case-kenmerk die alle gerelateerde activiteiten en gebeurtenissen voor één klantprobleem koppelt, van creatie tot afsluiting. Het fungeert als de belangrijkste link voor het volgen van het end-to-end traject van een klantinteractie.

In process mining is deze attribuut onmisbaar bij het reconstrueren van de processtroom. Elke unieke Serviceaanvraagwaarde vertegenwoordigt één instantie van het proces, waardoor de analyse van doorlooptijden, paden en variaties op case-by-case basis mogelijk is. Het zorgt ervoor dat alle stappen, van eerste contact tot uiteindelijke oplossing en afsluiting, correct zijn gekoppeld aan dezelfde klantvraag.

Het belang

Dit is de essentiële Case-ID die alle processtappen verbindt, waardoor het mogelijk wordt de complete levenscyclus van elke klantenservice-interactie te analyseren.

Vindplaats

Dit is doorgaans het 'number'-veld uit de 'sn_customerservice_case'-tabel in ServiceNow CSM.

Voorbeelden
CS0010001CS0010045CS0010112
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

Event Time registreert de datum en tijd dat een activiteit werd uitgevoerd. Deze timestamp is onmisbaar voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen en voor het berekenen van de duur tussen verschillende stappen in het proces.

In process mining analyse wordt deze attribuut gebruikt om alle tijdsgebaseerde meetwaarden te berekenen, inclusief doorlooptijden, wachttijden en verwerkingsduren. Het stelt analysesten in staat om knelpunten te vinden door activiteiten te vinden met lange vertragingen die eraan voorafgaan en om de prestaties te meten tegen service level agreements (SLA's). Nauwkeurige en consistente tijdstempels zijn belangrijk voor een betrouwbare analyse.

Het belang

Deze timestamp is belangrijk voor het correct sequencen van gebeurtenissen en het berekenen van alle prestatiemeetwaarden, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Vindplaats

Dit komt doorgaans overeen met het 'sys_created_on'-veld in ServiceNow's audit- en geschiedenistabellen (bijv. 'sys_audit').

Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:05:11Z
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van een specifieke gebeurtenis of taak die heeft plaatsgevonden binnen de cyclus van de serviceaanvraag.
Omschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het klantenserviceproces, zoals 'Serviceaanvraag Aangemaakt', 'Aanvraag Toegewezen aan Agent' of 'Oplossing Voorgesteld'. Deze activiteiten worden opgehaald uit systeemlogs of tabelupdates om een chronologische reeks gebeurtenissen voor elke serviceaanvraag op te bouwen.

Dit attribuut is belangrijk voor het visualiseren van de proceskaart, het vinden van knelpunten en het begrijpen van de workflow. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen analysesten gemeenschappelijke procespaden, afwijkingen en gebieden van herstelwerk of inefficiëntie bekijken. De granulariteit van gedefinieerde activiteiten heeft direct invloed op de diepte van de inzichten die uit het procesmodel kunnen worden verkregen.

Het belang

Dit attribuut vormt de basis van de proceskaart en definieert de specifieke stappen en taken waarvan de volgorde en duur worden geanalyseerd.

Vindplaats

Dit is een conceptuele attribuut afgeleid van systeem audit tabellen (bijv. 'sys_audit') of door het volgen van statuswijzigingen en belangrijke veldupdates in de 'sn_customerservice_case' tabel.

Voorbeelden
Serviceverzoek AangemaaktAanvraag Toegewezen aan `Agent`Informatie Opgevraagd bij KlantServiceaanvraag Opgelost
Categorie
Category
De primaire classificatie van de serviceaanvraag, zoals 'Facturatie' of 'Technisch Probleem'.
Omschrijving

De Categorie biedt een groepering op hoog niveau voor serviceaanvragen op basis van de aard van de klantenvraag of het probleem. Deze classificatie wordt doorgaans gedaan wanneer de aanvraag voor het eerst wordt aangemaakt en helpt bij het routeren naar de juiste toewijzingsgroep.

Dit attribuut is belangrijk voor het segmenteren van de procesanalyse. Door te filteren op Categorie kunnen analysesten de processtromen voor verschillende typen aanvragen vergelijken. Het oplossingsproces voor een 'Facturatie'-probleem kan bijvoorbeeld heel anders zijn dan dat voor een 'Technisch Probleem'. Dit is een sleutelattribuut voor bijna alle dashboards om de data te segmenteren.

Het belang

Maakt het mogelijk de analyse te verfijnen per aanvraagtype, wat onthult of bepaalde categorieën gevoeliger zijn voor vertragingen, escalaties of SLA-overschrijdingen.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'category'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
Vraag / HulpOrdersProductproblemenFacturatie
Is `SLA` Geschonden
IsSlaBreached
Een `boolean-waarde` die aangeeft of de serviceaanvraag de gedefinieerde Service Level Agreement (SLA) `target` heeft overschreden.
Omschrijving

Deze berekende attribuut geeft aan of een serviceaanvraag binnen het afgesproken tijdsbestek is opgelost. Het is doorgaans 'True' als de oplossingstijd de SLA-doelstelling overschreed en 'False' anders. Dit biedt een duidelijke, binaire uitkomst voor SLA-prestaties per case.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'SLA Naleving en Schending Trends' dashboard en de KPI 'het SLA-nalevingspercentage'. Het vereenvoudigt de analyse door directe filtering en telling van geschonden cases mogelijk te maken, waardoor het gemakkelijk wordt te vinden welke typen aanvragen, prioriteiten of teams het meest geassocieerd zijn met SLA-overschrijdingen.

Het belang

Biedt een duidelijk ja- of nee-antwoord op de vraag of een case zijn deadline heeft gehaald, wat fundamenteel is voor het meten en rapporteren van SLA-compliance.

Vindplaats

Berekend op basis van het veld 'made_sla' uit de tabel 'taak_sla', of afgeleid door de werkelijke oplostijd te vergelijken met de geplande oplostijd.

Voorbeelden
truefalse
Prioriteit
Priority
Het prioriteitsniveau van de serviceaanvraag, dat de urgentie ervan beïnvloedt.
Omschrijving

Prioriteit geeft de belangrijkheid en vereiste urgentie aan voor het afhandelen van een serviceaanvraag. Dit wordt vaak bepaald door een combinatie van de impact van de aanvraag op de klant en de urgentie ervan. Gangbare waarden variëren van Kritiek tot Laag.

In process mining is Prioriteit een waardevolle factor voor filtering en vergelijking. Het stelt analysesten in staat te controleren of aanvragen met hoge prioriteit daadwerkelijk sneller worden verwerkt dan aanvragen met lage prioriteit, en om te zien of SLA-overschrijdingen vaker voorkomen bij bepaalde prioriteitsniveaus. Dit is onmisbaar voor het 'Service Request End-to-End Cycle Time' dashboard.

Het belang

Dit maakt het mogelijk serviceaanvragen te segmenteren op urgentie, wat belangrijk is om te verifiëren dat kritieke problemen sneller worden afgehandeld dan niet-kritieke problemen.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'priority'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
1 - Kritiek2 - Hoog3 - Gemiddeld4 - Laag
Status
State
De huidige status of toestand van de serviceaanvraag in zijn levenscyclus.
Omschrijving

De Status attribuut beschrijft de operationele status van een serviceaanvraag op elk moment, zoals 'Nieuw', 'In Behandeling', 'Wacht op Info', 'Opgelost' of 'Gesloten'. Wijzigingen in dit veld worden vaak gebruikt om de activiteiten in het procesmodel te definiëren.

Het analyseren van de Status geeft een overzicht op hoog niveau van waar cases zich in het proces bevinden. Het wordt gebruikt om te vinden hoe lang cases in bepaalde statussen doorbrengen, zoals 'Wacht op Info', wat een aanzienlijke bron van vertraging kan zijn. Het helpt ook de start- en eindpunten te definiëren voor belangrijke KPI's zoals 'Oplossing naar Afsluiting Tijd'.

Het belang

Geeft de status van een aanvraag op elk moment aan, wat helpt bij het vinden van de tijd die is besteed in niet-productieve statussen zoals 'On Hold' of 'Awaiting Information'.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'state'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
NieuwIn uitvoeringWachtend op GebruikersInformatieOpgelostGesloten
Toegewezen agent
AssignedAgent
De individuele serviceagent die momenteel is toegewezen om de serviceaanvraag af te handelen.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag op een bepaald moment. Dit verandert vaak gedurende de levenscyclus van de case, aangezien de aanvraag wordt overgedragen tussen verschillende agenten of specialisten.

Het analyseren van de Toegewezen Agent is belangrijk voor het begrijpen van de werkbelastingverdeling, agentprestaties en 'overdrachten'. Het helpt vragen te beantwoorden zoals welke agenten de meest complexe cases afhandelen, hoe vaak cases opnieuw worden toegewezen, en of bepaalde agenten worden geassocieerd met langere oplossingstijden of hogere klanttevredenheid. Dit is belangrijk voor het 'Agent Handoffs and Reassignments' dashboard.

Het belang

Volgt de verantwoordelijkheid van de agent, waardoor analyse van werkbelasting, prestaties en de frequentie van herverdelingen mogelijk is, wat vaak wijst op procesknelpunten.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'assigned_to'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
Beth AnglinDavid LooAbel Tuter
Toewijzingsgroep
AssignmentGroup
Het team of de afdeling die verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag.
Omschrijving

De Toewijzingsgroep vertegenwoordigt de wachtrij of het team waaraan een serviceaanvraag wordt toegewezen. Aanvragen worden vaak gerouteerd tussen verschillende groepen, zoals een Level 1 support desk, een gespecialiseerd technisch team of een facturatieafdeling, afhankelijk van de aard van het probleem.

Dit attribuut is belangrijk voor het analyseren van interdepartementale overdrachten en het vinden van knelpunten op teamniveau. Het helpt visualiseren hoe werk stroomt tussen verschillende functionele gebieden en kan groepen benadrukken die overbelast zijn of aanvullende training nodig hebben. Dit ondersteunt direct de 'Agent Handoffs and Reassignments' en 'Process Flow' dashboards.

Het belang

Identificeert welk team verantwoordelijk is voor het werk, wat belangrijk is voor het analyseren van team prestaties, werkdruk en proces overdrachten tussen afdelingen.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'assignment_group'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
`Service Desk`FactuurvragenTechnische Ondersteuning Tier 2
Aantal Herindelingen
ReassignmentCount
Het totale aantal keren dat de serviceaanvraag opnieuw is toegewezen aan een andere agent of groep.
Omschrijving

Dit attribuut is een teller die oploopt telkens wanneer het veld 'assigned_to' of 'assignment_group' verandert. Het biedt een eenvoudige metriek voor de hoeveelheid interne overdracht die een case heeft ondergaan.

Het 'Aantal Herindelingen' is een directe maatstaf voor procesknelpunten en een belangrijke input voor het 'Agent Handoffs and Reassignments' dashboard en de KPI 'Gemiddelde Agent Handoffs per Aanvraag'. Hoge aantallen herverdelingen duiden vaak op problemen met de initiële routering, vaardigheidstekorten bij agenten, of cases die moeilijk te categoriseren zijn, wat allemaal leidt tot langere oplossingstijden.

Het belang

Meet direct procesinefficiëntie door het tellen van overdrachten. Een hoog aantal correleert vaak met langere oplostijden en klantontevredenheid.

Vindplaats

Dit is een standaard metriek veld, 'reassignment_count', in de 'taak'-tabel, die de 'sn_customerservice_case' uitbreidt.

Voorbeelden
0135
Aantal Heropeningen
ReopenCount
Het aantal keren dat een opgeloste serviceaanvraag opnieuw is geopend door de klant.
Omschrijving

Deze teller houdt bij hoe vaak een case is overgegaan van een 'Opgeloste' of 'Gesloten' status terug naar een 'In Behandeling' of 'Open' status. Een heropende case suggereert dat de initiële oplossing niet effectief of compleet was.

Dit attribuut is een sterke indicator van herstelwerk en de kwaliteit van de eerste oplossing. Een hoog aantal heropeningen wijst op problemen in het oplossingsproces, zoals agenten die tickets voortijdig sluiten of het onderliggende probleem van de klant niet volledig aanpakken. Het is een belangrijke metriek voor het begrijpen van de effectiviteit van voorgestelde oplossingen.

Het belang

Duidt op mislukte oplossingen en herstelwerk. Een hoog aantal heropeningen duidt op een slechte kwaliteit van het oplossingsproces en leidt tot klantfrustratie.

Vindplaats

Dit wordt vaak bijgehouden in een veld met de naam 'reopen_count' in de 'sn_customerservice_case'-tabel of een gerelateerde tabel.

Voorbeelden
012
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, wat vooral belangrijk is in omgevingen waar Informatie wordt geaggregeerd uit meerdere systemen. Voor deze procesweergave zou de waarde consistent 'ServiceNow CSM' zijn.

In analyse helpt dit bij data governance en probleemoplossing. Wanneer meerdere bronsystemen betrokken zijn, maakt het filtering van het proces mogelijk om te begrijpen hoe het werkt binnen een specifiek systeem of om procesvariaties tussen verschillende systemen te vergelijken.

Het belang

Biedt essentiële context over de herkomst van de data, wat zorgt voor duidelijkheid in multi-systeemomgevingen en helpt bij data governance.

Vindplaats

Dit is een statische waarde die tijdens het data-transformatieproces wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te labelen.

Voorbeelden
ServiceNow CSM
Is `First Contact Resolution`
IsFirstContactResolution
Een `boolean-waarde` die aangeeft of de aanvraag is opgelost door de eerst toegewezen medewerker zonder enige overdrachten of escalaties.
Omschrijving

Deze berekende attribuut identificeert serviceaanvragen die efficiënt werden opgelost tijdens de eerste interactie of door de eerste agent die de case behandelde. De logica controleert doorgaans op voorwaarden zoals nul herverdelingen ('ReassignmentCount' is 0), geen 'Interne Escalatie Getriggerd' activiteiten, en geen verzoeken om meer Informatie van de klant.

Dit attribuut meet direct een kritieke klantenservice metriek en ondersteunt het 'First Contact Resolution Rate' dashboard en KPI. Het maakt een eenvoudige kwantificering van FCR-prestaties mogelijk en helpt bij het analyseren van de factoren, zoals kanaal of aanvraagcategorie, die bijdragen aan of belemmeren van het bereiken van 'first contact resolution'.

Het belang

Meet direct de efficiëntie van de initiële respons. Een hoge FCR rate is sterk gekoppeld aan zowel operationele efficiëntie als hoge klanttevredenheid.

Vindplaats

Dit is een berekende attribuut. Het wordt afgeleid tijdens data-transformatie op basis van regels, zoals een 'ReassignmentCount' van nul en het ontbreken van escalatieactiviteiten.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een `boolean-waarde` die aangeeft of er aanzienlijke herstelwerk heeft plaatsgevonden, zoals een heropende `case` of herhaald onderzoek.
Omschrijving

Deze is een berekende attribuut die cases markeert die patronen van inefficiëntie of herhaling vertonen. De logica voor deze vlag kan worden geactiveerd door gebeurtenissen zoals 'Serviceaanvraag Heropend' of als een sleutelreeks van activiteiten, zoals 'Agent Start Onderzoek' gevolgd door 'Oplossing Voorgesteld', meerdere keren binnen dezelfde case voorkomt.

Deze vlag is zeer waardevol voor het snel vinden van problematische cases en het kwantificeren van het algehele niveau van herstelwerk in het proces. Het ondersteunt direct het 'Herwerk en Herhaling Hotspots' dashboard en de 'Herwerkingspercentage' KPI, waardoor analysesten zich kunnen richten op de drijfveren van inefficiëntie zonder handmatig repetitieve patronen te hoeven vinden.

Het belang

Helpt procesinefficiëntie te kwantificeren door cases met repetitieve loops of reopen gebeurtenissen te markeren, waardoor het gemakkelijk wordt om herstelwerk te meten en te targeten.

Vindplaats

Dit is een berekende attribuut. Het wordt afgeleid tijdens data-transformatie door bedrijfslogica toe te passen die patronen van herstelwerk detecteert, zoals een niet-nul 'ReopenCount' of herhaalde activiteiten.

Voorbeelden
truefalse
Kanaal
Channel
Het communicatiekanaal waarmee de serviceaanvraag is gestart.
Omschrijving

Het Kanaal geeft de methode aan die de klant gebruikt om zijn aanvraag in te dienen, bijvoorbeeld 'E-mail', 'Telefoon', 'Webportaal' of 'Chat'. Verschillende kanalen kunnen aanzienlijk verschillende proceskenmerken en klantverwachtingen hebben.

Het analyseren van het proces per Kanaal helpt de effectiviteit van elke communicatiemethode te ewaarderen. Zo kan het bijvoorbeeld zichtbaar maken of aanvragen via 'Telefoon' een hogere 'first contact resolution rate' hebben of dat 'E-mail' aanvragen doorgaans langere doorlooptijden hebben. Dit ondersteunt direct het 'Communication Channel Effectiveness' dashboard.

Het belang

Helpt bij het bepalen van de efficiëntie en resultaten van verschillende klantinteractiekanalen, zoals telefoon, e-mail of web portal.

Vindplaats

Dit komt doorgaans overeen met het 'contact_type'-veld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
TelefoonE-mailSelf-serviceChat
Klant
Customer
De naam of kenmerk van de klant of het bedrijf dat de serviceaanvraag heeft geïnitieerd.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de externe stakeholder, hetzij een individu of een organisatie, voor wie de serviceaanvraag is. Het biedt de klantcontext voor elke case.

In analyse maakt de Klant attribuut een klantgericht beeld van het serviceproces mogelijk. Het kan worden gebruikt om te vinden of bepaalde klanten meer problemen of langere vertragingen ervaren, en kan worden samengevoegd met andere klantdata, zoals segment of waarde, om procesverbeteringsinspanningen te prioriteren. Men zou bijvoorbeeld kunnen controleren of waardevolle klanten snellere service ontvangen.

Het belang

Koppelt het proces aan specifieke klanten, wat analyse van serviceniveaus en probleemfrequentie voor belangrijke accounts of klantsegmenten mogelijk maakt.

Vindplaats

Dit kan het 'caller_id'-, 'opened_for'- of 'account'-veld zijn in de 'sn_customerservice_case'-tabel, die verwijzen naar gebruikers- of bedrijfstabellen.

Voorbeelden
John SmithACME CorporationWereldwijd Tech Inc.
Oplossingscode
ResolutionCode
Een code die de uiteindelijke uitkomst aangeeft of hoe de serviceaanvraag is opgelost.
Omschrijving

De Oplossingscode is een gestructureerde waarde die door de agent wordt geselecteerd bij het oplossen van een case. Het biedt specifieke details over de oplossing, zoals 'Opgelost door Gebruiker', 'Bekende Fout', 'Duplicaat' of 'Geen Actie Nodig'.

Dit attribuut is waardevol voor root-cause-analyse. Door de frequentie van verschillende oplossingscodes te analyseren, kunnen organisaties terugkerende problemen, kennislacunes of productproblemen vinden. Deze Informatie kan vervolgens worden gebruikt om verbeteringen aan te sturen die het volume van bepaalde soorten serviceaanvragen verminderen.

Het belang

Biedt inzicht in de uitkomsten van serviceaanvragen, wat belangrijk is voor root-cause-analyse en het vinden van terugkerende problemen.

Vindplaats

Dit komt overeen met het 'close_code'- of een aangepast oplossingscodeveld in de 'sn_customerservice_case'-tabel.

Voorbeelden
Opgelost (Workaround)Opgelost (Permanent)Niet Opgelost (Klant Reageert Niet)Gesloten/Opgelost door Aanvrager
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is opgehaald of vernieuwd uit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie. Het biedt context over hoe actueel de geanalyseerde data is, en zorgt ervoor dat gebruikers zich bewust zijn of ze naar bijna realtime Informatie of een historische momentopname kijken.

Tijdens analyse is dit een belangrijk stuk metadata voor het begrijpen van het tijdvenster van de dataset. Het helpt gebruikers dashboards en KPI's correct te interpreteren, wetende bijvoorbeeld dat de data actueel is van het laatste uur of de vorige dag.

Het belang

Geeft de relevantie van de data aan, wat belangrijk is voor de relevantie en tijdigheid van de process mining inzichten.

Vindplaats

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het ETL-proces (Extractie, Transformatie en Laden van data).

Voorbeelden
2023-11-20T08:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Klantenserviceactiviteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor accurate procesdiscovery.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Aanvraag Toegewezen aan `Agent`
Deze activiteit vindt plaats wanneer een serviceaanvraag wordt toegewezen aan een specifieke agent voor onderzoek en oplossing. Het wordt vastgelegd door de wijziging in het 'assigned_to'-veld op het case-record af te leiden.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal voor het meten van initiële responstijden en de werkbelastingverdeling van agenten. Het volgen van herverdelingen van dit veld benadrukt procesinefficiënties en potentiële knelpunten in de beschikbaarheid van agenten.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history (sys_audit) voor de sn_customerservice_case tabel door te volgen wanneer het veld assigned_to wordt gevuld of gewijzigd.

Vastleggen

Detecteer waardewijziging voor het 'assigned_to' veld in het auditlog van de case.

Gebeurtenistype inferred
Interne Escalatie Getriggerd
Vertegenwoordigt de formele escalatie van een serviceaanvraag naar een hoger ondersteunings- of managementniveau voor oplossing. Dit kan worden afgeleid uit een wijziging in de toewijzingsgroep naar een team van hogere klasse of uit het instellen van een vlag.
Het belang

Het volgen van escalaties helpt proceszwakheden, kennislacunes in de front-line support en complexe casetypen te vinden. Dit is een belangrijke indicator van procesknelpunten en klantontevredenheid.

Vindplaats

Kan worden afgeleid uit het auditlog door een wijziging in de 'assignment_group' naar een bekend escalatieteam te detecteren, of een wijziging in het 'escalation' veld op het case record.

Vastleggen

Detecteer wijziging in het 'escalation' veld of een verplaatsing naar een hogere-pakket 'assignment_group'.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag Gesloten
Dit is de laatste activiteit, die de formele afsluiting van het serviceaanvraagrecord markeert, vaak na een bevestigingsperiode na de oplossing. Het wordt vastgelegd wanneer de case-status verandert naar 'Gesloten' en de 'closed_at' timestamp wordt ingesteld.
Het belang

Als het definitieve einde van het proces is deze activiteit belangrijk voor het berekenen van de volledige case levenscyclus. Het analyseren van de tijd tussen 'Opgelost' en 'Closed' onthult administratieve overhead of vertragingen.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history wanneer het state veld op de sn_customerservice_case tabel is ingesteld op 'Closed'. Het closed_at veld wordt tegelijkertijd gevuld.

Vastleggen

Detecteer 'state' wijziging naar 'Closed' en gebruik de bijbehorende timestamp.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag Opgelost
Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de serviceagent het werk heeft voltooid en het probleem als opgelost wordt beschouwd. Dit wordt vastgelegd wanneer de case-status wordt gewijzigd naar 'Opgelost' en de 'resolved_at' timestamp wordt ingevuld.
Het belang

Deze activiteit markeert het einde van het actieve oplossingsproces en is belangrijk voor het berekenen van de oplossingsdoorlooptijden en SLA-naleving. Het dient als een primair eindpunt voor vele efficiëntie-KPI's.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history wanneer het state veld op de sn_customerservice_case tabel is ingesteld op 'Opgelost'. Het resolved_at veld wordt doorgaans tegelijkertijd gevuld.

Vastleggen

Detecteer 'state' wijziging naar 'Opgelost' en gebruik de bijbehorende timestamp.

Gebeurtenistype inferred
Serviceverzoek Aangemaakt
Deze activiteit markeert het begin van het klantenserviceproces, wanneer een nieuwe case formeel in het systeem wordt vastgelegd. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuw record wordt ingevoegd in de sn_customerservice_case tabel.
Het belang

Als het startpunt voor elke case is deze activiteit belangrijk voor het berekenen van de end-to-end doorlooptijd en het analyseren van de aanvraagvolumes. Het dient als de trigger voor alle downstream processes en SLA timers.

Vindplaats

Deze gebeurtenis komt overeen met het aanmaken van een record in de sn_customerservice_case tabel. De timestamp is afkomstig van het sys_created_on veld.

Vastleggen

Recordcreatie timestamp (sys_created_on) in de sn_customerservice_case tabel.

Gebeurtenistype explicit
Aanvraag Gecategoriseerd en Geprioriteerd
Vertegenwoordigt de initiële triage waarbij de serviceaanvraag wordt geclassificeerd en een prioriteitsniveau krijgt toegewezen om de urgentie en routering te bepalen. Dit wordt afgeleid van wijzigingen in de categorie-, subcategorie- of prioriteitsvelden in het auditlogboek van de case.
Het belang

Het analyseren van deze activiteit helpt bij het vinden van vertragingen in case triage en zorgt ervoor dat aanvragen correct worden routed en afgehandeld op basis van urgentie. Het beïnvloedt de tijd tot de eerste toewijzing en de algehele oplosefficiëntie.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history (sys_audit) voor de sn_customerservice_case tabel, specifiek door het volgen van de initiële vulling of updates van de category en priority velden.

Vastleggen

Detecteer eerste waardeset of waarde wijziging voor 'category' of 'priority' velden.

Gebeurtenistype inferred
Agent Start Onderzoek
Deze activiteit betekent dat een agent actief is begonnen met de serviceaanvraag. Dit wordt doorgaans afgeleid wanneer de case status verandert van een status zoals 'Nieuw' of 'Toegewezen' naar 'Work in Progress'.
Het belang

Deze gebeurtenis helpt wachttijd te onderscheiden van actieve werktijd. Het analyseren van de duur tussen toewijzing en het begin van het onderzoek onthult vertragingen bij het oppakken van nieuwe cases door agenten.

Vindplaats

Afgeleid uit de case's state veld dat wijzigt naar een actieve werk state, zoals 'Work in Progress'. De specifieke state waarden kunnen worden geconfigureerd en moeten worden geverifieerd.

Vastleggen

Detecteer wijziging in het 'state' veld van een wachtende naar een actieve waarde (bijv. 'New' naar 'Work in Progress').

Gebeurtenistype inferred
Informatie Ontvangen van Klant
Deze activiteit markeert het punt waarop de klant de gevraagde Informatie verstrekt, waardoor de agent het werk kan hervatten. Dit wordt afgeleid wanneer de case status van 'Wacht op KlantInformatie' terugkeert naar een actieve status.
Het belang

Deze gebeurtenis beëindigt de klantwachttijd, waardoor een nauwkeurige meting van de klantresponstijden mogelijk worden. Het helpt te vinden welke casetypen of klanten geassocieerd zijn met de langste vertragingen.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history van de sn_customerservice_case tabel wanneer het state veld wijzigt van een 'Awaiting Info' status terug naar een actieve status zoals 'Work in Progress'.

Vastleggen

Detecteer wijziging in het 'state' veld van een 'awaiting customer' waarde terug naar een actieve waarde.

Gebeurtenistype inferred
Informatie Opgevraagd bij Klant
Treedt op wanneer een agent aanvullende Informatie van de klant nodig heeft om verder te gaan en de case in een wachtstatus plaatst. Dit wordt afgeleid van een statuswijziging naar een waarde zoals 'Wacht op KlantInformatie' of 'In de wacht'.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor de 'KlantInformatie Wachttijden' analyse. Het isoleert procesvertragingen veroorzaakt door externe afhankelijkheden, en scheidt deze van de interne verwerkingstijd.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history van de sn_customerservice_case tabel wanneer het state veld wijzigt naar een waarde die aangeeft dat het wacht op klantinput (bijv. 'Awaiting Info').

Vastleggen

Detecteer wijziging in het 'state' veld naar een aangewezen 'awaiting customer' waarde.

Gebeurtenistype inferred
Klantenquête Verzonden
Vertegenwoordigt het versturen van een klanttevredenheidsonderzoek na de oplossing van een case. Deze gebeurtenis wordt doorgaans vastgelegd wanneer een survey-instantie record wordt aangemaakt en geassocieerd met de case.
Het belang

Deze activiteit helpt procesuitvoeringspatronen te correleren met klantfeedback. Begrijpen wanneer en of enquêtes worden verzonden, is belangrijk voor het analyseren van de effectiviteit van de feedbackloop.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis vastgelegd in een enquête-specifieke tabel zoals 'asmt_assessment_instantie', die een verwijzing bevat naar het bron-case-record.

Vastleggen

Recordcreatie in de 'asmt_assessment_instantie' tabel gekoppeld aan de case.

Gebeurtenistype explicit
Oplossing voorgesteld
Deze activiteit markeert het moment waarop een agent een oplossing heeft geïdentificeerd en deze aan de klant heeft gecommuniceerd voor bevestiging. Dit wordt vaak afgeleid van een statuswijziging naar een waarde zoals 'Wachtend op Acceptatie' of van een specifieke werknotitie.
Het belang

Deze mijlpaal scheidt de onderzoeksfase van de bevestigings- en oplossingsfase. Het analyseren van de tijd die wordt besteed aan wachten op klantbevestiging kan mogelijkheden zichtbaar maken om de afsluitende fasen van een case te optimaliseren.

Vindplaats

Afgeleid uit het auditlog van de sn_customerservice_case tabel wanneer de state wijzigt naar een waarde die een voorgestelde oplossing aangeeft (bijv. 'Proposed Solution'). Dit kan variëren per implementatie.

Vastleggen

Detecteer wijziging in het 'state' veld naar een waarde zoals 'Proposed Solution' of 'Awaiting Acceptance'.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag Heropend
Treedt op wanneer een eerder opgeloste serviceaanvraag wordt teruggezet naar een actieve status omdat het probleem opnieuw optrad of de oplossing niet effectief was. Dit wordt afgeleid door een statuswijziging van 'Opgelost' terug naar 'Work in Progress' te detecteren.
Het belang

Heropende cases zijn een directe maatstaf voor de oplossingskwaliteit en een primaire oorzaak van herstelwerk. Het analyseren van deze gebeurtenissen is belangrijk voor het verbeteren van de 'first-contact resolution rates' en klanttevredenheid.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history van de sn_customerservice_case tabel door een volgorde te vinden waarbij het state veld van 'Opgelost' naar een actieve state beweegt.

Vastleggen

Detecteer 'state' wijziging van 'Opgelost' naar een actieve waarde zoals 'Work in Progress'.

Gebeurtenistype inferred
SLA Overtreden
Vertegenwoordigt het moment waarop een serviceaanvraag niet voldoet aan een gedefinieerde Service Level Agreement, zoals de tijd tot oplossing. Dit is een berekende gebeurtenis, afgeleid door de oplossingstijd te vergelijken met de geplande eindtijd van de SLA.
Het belang

Het vinden van SLA-overschrijdingen is onmisbaar voor compliance monitoring en prestaties management. Deze gebeurtenis helpt te bepalen welke procesfasen of case typen het meest bijdragen aan SLA violations.

Vindplaats

Berekend door records in de taak_sla tabel te analyseren die gerelateerd zijn aan de case. Een schending treedt op als het veld has_breached waar is, of als de actual_elapsed_time de planned_duur overschrijdt.

Vastleggen

Controleer de 'has_breached' flag op het gekoppelde taak_sla record.

Gebeurtenistype calculated
Toewijzingsgroep gewijzigd
Geeft aan dat de verantwoordelijkheid voor een `case` is overgedragen van het ene team naar het andere. Dit `gebeurtenis` wordt afgeleid door wijzigingen in het veld `assignment_group` binnen het `case record` te monitoren.
Het belang

Het volgen van wijzigingen in toewijzingsgroepen is belangrijk voor het analyseren van interdepartementale 'overdrachten' en het vinden van systematische routeringsproblemen. Een hoge frequentie van deze activiteit kan duiden op onduidelijk eigenaarschap of procesdefinities.

Vindplaats

Afgeleid uit de audit history (sys_audit) voor de sn_customerservice_case tabel door te volgen wanneer het veld assignment_group wijzigt.

Vastleggen

Detecteer waardewijziging voor het 'assignment_group' veld in het auditlog van de case.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Hoe u uw `data` uit ServiceNow CSM haalt