Datatemplate voor klantenservice

ServiceNow CSM
Datatemplate voor klantenservice

Datatemplate voor klantenservice

Deze datatemplate geeft je een helder overzicht van de informatie die je nodig hebt om het klantenserviceproces te analyseren. De template beschrijft welke data-attributen belangrijk zijn, welke activiteiten je moet bijhouden en hoe je de data uit het bronsysteem haalt. Gebruik de template om de data goed en efficiënt voor te bereiden op process mining.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om bij te houden
  • Richtlijnen voor data-extractie

Attributen voor klantenservice

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor het event log, zodat je de klantenservice volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 9 Optioneel
Naam Beschrijving
Serviceaanvraag
ServiceRequest
De unieke identificatiecode van elke serviceaanvraag, case of ticket van een klant.
Beschrijving

De serviceaanvraag is de belangrijkste case-identificatiecode. Deze koppelt alle activiteiten en gebeurtenissen voor één klantprobleem, van aanmaak tot afsluiting. Zo kun je het volledige verloop van een klantinteractie volgen.

Bij process mining is dit attribuut essentieel om het procesverloop te reconstrueren. Elke unieke waarde van de serviceaanvraag staat voor één procesinstantie. Zo kun je doorlooptijden, procespaden en verschillen per case analyseren. Alle stappen, van het eerste contact tot de uiteindelijke oplossing en afsluiting, worden aan dezelfde klantvraag gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case-ID die alle processtappen met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke klantinteractie met de servicedesk analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is meestal het veld ‘number’ uit de tabel ‘sn_customerservice_case’ in ServiceNow CSM.

Voorbeelden
CS0010001CS0010045CS0010112
Tijdstip van gebeurtenis
EventTime
De exacte timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

Bij Tijdstip van gebeurtenis worden de datum en tijd van een activiteit vastgelegd. Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en de tijd tussen processtappen te berekenen.

Bij process mining gebruik je dit attribuut om alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, waaronder doorlooptijden, wachttijden en verwerkingstijden. Zo kunnen analisten bottlenecks opsporen door activiteiten te vinden die worden voorafgegaan door lange vertragingen. Ook kun je prestaties vergelijken met service level agreements (SLA’s). Voor een betrouwbare analyse moeten timestamps nauwkeurig en consistent zijn.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en prestatiemetrieken zoals doorlooptijden en bottlenecks te berekenen.

Waar vind je dit?

Dit komt meestal overeen met het veld ‘sys_created_on’ in de audit- en geschiedenistabellen van ServiceNow (bijvoorbeeld ‘sys_audit’).

Voorbeelden
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:05:11Z
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van een specifieke gebeurtenis of taak tijdens de levenscyclus van een serviceaanvraag.
Beschrijving

De activiteitsnaam beschrijft een stap in het klantserviceproces, zoals ‘Serviceaanvraag aangemaakt’, ‘Aanvraag toegewezen aan medewerker’ of ‘Oplossing voorgesteld’. Deze activiteiten worden uit systeemlogboeken of tabelupdates gehaald om per serviceaanvraag een chronologische reeks gebeurtenissen op te bouwen.

Dit attribuut vormt de basis van de proceskaart. Je gebruikt het om bottlenecks te vinden en het werkverloop te begrijpen. Door de volgorde en frequentie van activiteiten te analyseren, kunnen analisten veelvoorkomende procespaden, afwijkingen en herstelwerk of inefficiëntie opsporen. Hoe gedetailleerd de activiteiten zijn gedefinieerd, bepaalt hoeveel je uit het procesmodel kunt halen.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de basis van de proceskaart: het legt vast welke stappen en taken worden geanalyseerd, en in welke volgorde en hoelang ze duren.

Waar vind je dit?

Dit is een conceptueel attribuut dat wordt afgeleid uit systeemaudittabellen (bijvoorbeeld ‘sys_audit’) of door statuswijzigingen en updates van belangrijke velden in de tabel ‘sn_customerservice_case’ bij te houden.

Voorbeelden
Serviceverzoek aangemaaktVerzoek toegewezen aan medewerkerInformatie opgevraagd bij klantServiceaanvraag opgelost
Categorie
Category
De hoofdindeling van de serviceaanvraag, zoals ‘Facturatie’ of ‘Technisch probleem’.
Beschrijving

Met de categorie worden serviceaanvragen ingedeeld op basis van de vraag of het probleem van de klant. Deze indeling wordt meestal gemaakt wanneer de aanvraag wordt aangemaakt en helpt om deze naar de juiste toewijzingsgroep te sturen.

Dit attribuut is nodig om de procesanalyse op te splitsen. Door op categorie te filteren, kunnen analisten het procesverloop van verschillende soorten aanvragen vergelijken. De afhandeling van een facturatieprobleem kan bijvoorbeeld heel anders verlopen dan die van een technisch probleem. Dit attribuut wordt gebruikt om de data in vrijwel alle dashboards uit te splitsen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de analyse uitsplitsen naar soort aanvraag en zien of bepaalde categorieën vaker leiden tot vertragingen, escalaties of SLA-overschrijdingen.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘category’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
Vraag / hulpBestellingenProductproblemenFacturatie
Prioriteit
Priority
De prioriteit van de serviceaanvraag, die bepaalt hoe dringend deze is.
Beschrijving

Prioriteit geeft aan hoe belangrijk en dringend een serviceaanvraag is. Deze wordt vaak bepaald op basis van de impact van de aanvraag op de klant en de urgentie. Veelgebruikte waarden lopen van Kritiek tot Laag.

Bij process mining kun je prioriteit gebruiken om te filteren en te vergelijken. Analisten kunnen nagaan of aanvragen met een hoge prioriteit sneller worden afgehandeld dan aanvragen met een lage prioriteit, en of SLA-overschrijdingen vaker voorkomen bij bepaalde prioriteiten. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Totale doorlooptijd van serviceaanvragen’.

Waarom dit belangrijk is

Zo kun je serviceaanvragen op urgentie indelen en controleren of kritieke problemen sneller worden afgehandeld dan minder urgente problemen.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘priority’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
1 - Kritiek2 - Hoog3 - Gemiddeld4 - Laag
SLA overschreden
IsSlaBreached
Een booleaanse vlag die aangeeft of de servicemelding de vastgestelde Service Level Agreement (SLA)-doelstelling heeft overschreden.
Beschrijving

Dit berekende attribuut geeft aan of een servicemelding binnen de afgesproken termijn is opgelost. De waarde is doorgaans 'True' als de oplostijd de SLA-doelstelling overschreed, en anders 'False'. Zo zie je per case in één oogopslag of de SLA is gehaald.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Trends in SLA-naleving en -overschrijdingen' en de KPI 'SLA-nalevingspercentage'. Je kunt hiermee eenvoudig filteren op cases waarbij de SLA is overschreden en deze tellen. Zo zie je welke soorten meldingen, prioriteiten of teams het vaakst met SLA-overschrijdingen te maken hebben.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een helder ja-of-nee-antwoord op de vraag of een case op tijd is afgehandeld. Dit is belangrijk om de naleving van SLA’s te meten en erover te rapporteren.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van het veld 'made_sla' in de tabel 'task_sla', of afgeleid door de werkelijke oplostijd te vergelijken met de geplande oplostijd.

Voorbeelden
truefalse
Status
State
De huidige status van de serviceaanvraag tijdens de levenscyclus.
Beschrijving

Het attribuut Status beschrijft de operationele status van een serviceaanvraag op een bepaald moment, bijvoorbeeld ‘Nieuw’, ‘In behandeling’, ‘Wacht op informatie’, ‘Opgelost’ of ‘Gesloten’. Wijzigingen in dit veld worden vaak gebruikt om activiteiten in het procesmodel te definiëren.

Door de status te analyseren, zie je in grote lijnen waar cases zich in het proces bevinden. Je kunt nagaan hoelang cases in bepaalde statussen blijven, zoals ‘Wacht op informatie’, wat een belangrijke oorzaak van vertraging kan zijn. Ook helpt de status bij het bepalen van begin- en eindpunten voor belangrijke KPI’s, zoals ‘Tijd van oplossing tot afsluiting’.

Waarom dit belangrijk is

Geeft op elk moment de status van een aanvraag aan. Zo kun je zien hoeveel tijd wordt besteed aan statussen waarin niet aan de aanvraag wordt gewerkt, zoals ‘In de wacht’ of ‘Wacht op informatie’.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘state’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
NieuwIn behandelingWacht op gebruikersinformatieOpgelostGesloten
Toegewezen medewerker
AssignedAgent
De servicemedewerker die op dit moment verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke gebruiker op een bepaald moment verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag. De waarde verandert vaak tijdens de levenscyclus van een case, wanneer de aanvraag wordt overgedragen aan andere medewerkers of specialisten.

Door de toegewezen medewerker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van het werk, de prestaties van medewerkers en overdrachten. Zo kun je nagaan wie de meest complexe cases behandelt, hoe vaak cases opnieuw worden toegewezen en of bepaalde medewerkers samenhangen met langere oplostijden of hogere klanttevredenheid. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard ‘Overdrachten en herverdelingen tussen medewerkers’.

Waarom dit belangrijk is

Houdt bij welke medewerker verantwoordelijk is. Zo kun je werkdruk, prestaties en het aantal herverdelingen analyseren. Veel herverdelingen wijzen vaak op problemen in het proces.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘assigned_to’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
Beth AnglinDavid LooAbel Tuter
Toewijzingsgroep
AssignmentGroup
Het team of de afdeling die verantwoordelijk is voor de serviceaanvraag.
Beschrijving

De toewijzingsgroep is de wachtrij of het team waaraan een serviceaanvraag is toegewezen. Afhankelijk van het probleem wordt een aanvraag vaak doorgestuurd naar verschillende groepen, zoals een eerstelijnsservicedesk, een gespecialiseerd technisch team of de afdeling facturatie.

Dit attribuut is nodig om overdrachten tussen afdelingen te analyseren en bottlenecks op teamniveau te vinden. Je ziet hoe het werk tussen verschillende afdelingen verloopt en kunt groepen opsporen die te veel werk hebben of extra training nodig hebben. Dit ondersteunt de dashboards ‘Overdrachten en herverdelingen tussen medewerkers’ en ‘Procesverloop’.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan welk team verantwoordelijk is voor het werk. Zo kun je teamprestaties, werkdruk en overdrachten tussen afdelingen analyseren.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘assignment_group’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
ServicedeskVragen over facturatieTechnische ondersteuning niveau 2
Aantal heropeningen
ReopenCount
Het aantal keren dat de klant een opgeloste serviceaanvraag opnieuw heeft geopend.
Beschrijving

Deze teller houdt bij hoe vaak een case van de status ‘Opgelost’ of ‘Gesloten’ teruggaat naar ‘In behandeling’ of ‘Open’. Een heropende case wijst erop dat de eerste oplossing niet werkte of niet volledig was.

Dit attribuut geeft aan hoeveel herstelwerk nodig is en hoe goed aanvragen in één keer worden opgelost. Een hoog aantal heropeningen wijst op problemen in het oplossingsproces, bijvoorbeeld wanneer medewerkers tickets te vroeg sluiten of het onderliggende probleem van de klant niet volledig aanpakken. Dit metriekenveld helpt om de effectiviteit van voorgestelde oplossingen te beoordelen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan dat oplossingen niet werken en herstelwerk nodig is. Veel heropeningen wijzen op een lage kwaliteit van het oplossingsproces en leiden tot frustratie bij klanten.

Waar vind je dit?

Dit wordt vaak bijgehouden in een veld met de naam 'reopen_count' in de tabel 'sn_customerservice_case' of een gerelateerde tabel.

Voorbeelden
012
Aantal herverdelingen
ReassignmentCount
Het aantal keren dat de serviceaanvraag opnieuw is toegewezen aan een andere medewerker of groep.
Beschrijving

Dit attribuut telt elke wijziging van het veld ‘assigned_to’ of ‘assignment_group’. Zo zie je hoe vaak een case intern is overgedragen.

Het aantal herverdelingen geeft direct aan hoeveel wrijving er in het proces zit. Het is een belangrijke invoer voor het dashboard ‘Overdrachten en herverdelingen tussen medewerkers’ en de KPI ‘Gemiddeld aantal overdrachten per aanvraag’. Veel herverdelingen wijzen vaak op problemen met de eerste toewijzing, ontbrekende vaardigheden bij medewerkers of cases die lastig te categoriseren zijn. Dit leidt allemaal tot langere oplostijden.

Waarom dit belangrijk is

Meet procesinefficiëntie door overdrachten te tellen. Een hoog aantal hangt vaak samen met langere oplostijden en ontevreden klanten.

Waar vind je dit?

Dit is het standaardmetriekenveld ‘reassignment_count’ in de tabel ‘task’, die de tabel ‘sn_customerservice_case’ uitbreidt.

Voorbeelden
0135
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is vooral belangrijk als informatie uit meerdere systemen wordt samengevoegd. In deze procesweergave is de waarde steeds ‘ServiceNow CSM’.

Bij analyses helpt dit bij gegevensbeheer en het oplossen van problemen. Als er meerdere bronsystemen zijn, kun je het proces filteren om te zien hoe het binnen een specifiek systeem verloopt. Ook kun je procesvarianten tussen systemen vergelijken.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan waar de data vandaan komt. Zo blijft de herkomst duidelijk in omgevingen met meerdere systemen en wordt gegevensbeheer eenvoudiger.

Waar vind je dit?

Dit is een vaste waarde die tijdens de datatransformatie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven.

Voorbeelden
ServiceNow CSM
Is er herstelwerk?
IsRework
Een booleaanse vlag die aangeeft of er veel herstelwerk is geweest, bijvoorbeeld doordat een case opnieuw is geopend of een onderzoek meerdere keren is uitgevoerd.
Beschrijving

Dit berekende attribuut markeert cases met patronen die wijzen op inefficiëntie of herhaling. De vlag kan bijvoorbeeld worden geactiveerd door gebeurtenissen zoals 'Servicemelding opnieuw geopend' of wanneer een belangrijke reeks activiteiten, zoals 'Medewerker start onderzoek' gevolgd door 'Oplossing voorgesteld', meerdere keren binnen dezelfde case voorkomt.

Met deze vlag vind je snel cases met problemen en meet je hoeveel herstelwerk het proces in totaal oplevert. De vlag ondersteunt het dashboard 'Plekken met veel herstelwerk en herhaling' en de KPI 'Percentage herstelwerk'. Analisten kunnen zo de oorzaken van inefficiëntie onderzoeken zonder herhalende patronen handmatig te hoeven opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Helpt inefficiëntie in het proces te meten door cases met herhalende lussen of heropeningen te markeren. Zo kun je herstelwerk eenvoudig meten en aanpakken.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. Het wordt tijdens de datatransformatie afgeleid met bedrijfslogica die patronen van herstelwerk herkent, zoals een waarde groter dan nul voor 'ReopenCount' of herhaalde activiteiten.

Voorbeelden
truefalse
Kanaal
Channel
Het communicatiekanaal waarlangs de serviceaanvraag is ingediend.
Beschrijving

Het kanaal geeft aan hoe de klant de aanvraag heeft ingediend, bijvoorbeeld via ‘E-mail’, ‘Telefoon’, ‘Webportaal’ of ‘Chat’. Elk kanaal kan een ander procesverloop en andere verwachtingen van klanten hebben.

Door het proces per kanaal te analyseren, kun je de effectiviteit van de verschillende communicatiemethoden beoordelen. Zo zie je bijvoorbeeld of aanvragen via de telefoon vaker bij het eerste contact worden opgelost, of dat aanvragen via e-mail een langere doorlooptijd hebben. Dit ondersteunt het dashboard ‘Effectiviteit van communicatiekanalen’.

Waarom dit belangrijk is

Helpt de efficiëntie en resultaten van verschillende kanalen voor klantcontact te beoordelen, zoals telefoon, e-mail of een webportaal.

Waar vind je dit?

Dit komt meestal overeen met het veld ‘contact_type’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
TelefoonE-mailSelf-serviceChat
Klant
Customer
De naam of identificatiecode van de klant of het bedrijf dat de serviceaanvraag heeft ingediend.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan voor welke externe partij de serviceaanvraag is ingediend: een persoon of een organisatie. Zo zie je bij elke case om welke klant het gaat.

Met het attribuut Klant kun je het serviceproces vanuit het perspectief van de klant analyseren. Je kunt nagaan of bepaalde klanten vaker problemen of langere vertragingen ervaren. Ook kun je dit attribuut combineren met andere klantgegevens, zoals segment of klantwaarde, om verbeteringen te prioriteren. Zo kun je bijvoorbeeld controleren of klanten met een hoge klantwaarde sneller worden geholpen.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt het proces aan specifieke klanten. Zo kun je serviceniveaus en de frequentie van problemen bij belangrijke klanten of klantsegmenten analyseren.

Waar vind je dit?

Dit kan het veld ‘caller_id’, ‘opened_for’ of ‘account’ in de tabel ‘sn_customerservice_case’ zijn. Deze velden verwijzen naar gebruikers- of bedrijfstabellen.

Voorbeelden
John SmithACME CorporationGlobal Tech Inc.
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de datum en tijd van de meest recente data-ophaling vast. Zo zie je hoe actueel de data is en of je naar bijna realtime informatie of naar een historische momentopname kijkt.

Bij analyses geeft deze metagegevens informatie over de periode waarop de dataset betrekking heeft. Zo kun je dashboards en KPI’s goed interpreteren, bijvoorbeeld wanneer de data tot het afgelopen uur of de vorige dag is bijgewerkt.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om de process mining-inzichten relevant en tijdig te houden.

Waar vind je dit?

Deze timestamp wordt aangemaakt en toegevoegd tijdens het proces van data-extractie, transformatie en laden (ETL).

Voorbeelden
2023-11-20T08:00:00Z
Opgelost bij eerste contact
IsFirstContactResolution
Een booleaanse vlag die aangeeft of de eerste toegewezen medewerker de melding heeft opgelost, zonder overdrachten of escalaties.
Beschrijving

Dit berekende attribuut identificeert servicemeldingen die efficiënt zijn opgelost tijdens het eerste contact of door de eerste medewerker die de case behandelde. De logica controleert doorgaans of er geen herindelingen zijn geweest ('ReassignmentCount' is 0), of er geen activiteiten met de naam 'Interne escalatie gestart' zijn en of de klant niet om meer informatie is gevraagd.

Dit attribuut meet rechtstreeks een belangrijke klantenservicemaatstaf en ondersteunt het dashboard en de KPI 'Oplossingspercentage bij eerste contact'. Je kunt hiermee de FCR-prestaties eenvoudig meten en onderzoeken welke factoren, zoals het kanaal of de categorie van de melding, bijdragen aan of juist in de weg staan van een oplossing bij het eerste contact.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks hoe efficiënt de eerste reactie is. Een hoog FCR-percentage hangt sterk samen met efficiënte bedrijfsvoering en tevreden klanten.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. Het wordt tijdens de datatransformatie afgeleid op basis van regels, zoals een 'ReassignmentCount' van nul en het ontbreken van escalatieactiviteiten.

Voorbeelden
truefalse
Oplossingscode
ResolutionCode
Een code die de uiteindelijke uitkomst of de manier waarop de serviceaanvraag is opgelost aangeeft.
Beschrijving

De oplossingscode is een vaste waarde die de medewerker kiest bij het oplossen van een case. De code geeft informatie over de oplossing, zoals ‘Door gebruiker opgelost’, ‘Bekende fout’, ‘Dubbel’ of ‘Geen actie nodig’.

Dit attribuut is nuttig voor oorzaakanalyse. Door te analyseren hoe vaak verschillende oplossingscodes voorkomen, kunnen organisaties terugkerende problemen, kennishiaten of productproblemen opsporen. Met deze informatie kun je verbeteringen doorvoeren en het aantal aanvragen van bepaalde soorten terugdringen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de uitkomsten van serviceaanvragen. Dat helpt bij oorzaakanalyse en het opsporen van terugkerende problemen.

Waar vind je dit?

Dit komt overeen met het veld ‘close_code’ of een aangepast veld voor de oplossingscode in de tabel ‘sn_customerservice_case’.

Voorbeelden
Opgelost (tijdelijke oplossing)Opgelost (definitief)Niet opgelost (klant reageert niet)Gesloten/opgelost door melder
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Klantenserviceactiviteiten

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om in het event log vast te leggen voor een nauwkeurige procesanalyse.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Interne escalatie gestart
Dit staat voor de formele escalatie van een serviceaanvraag naar een hoger ondersteuningsniveau of management voor verdere afhandeling. Dit is af te leiden uit een wijziging van de toewijzingsgroep naar een team op een hoger niveau, of doordat een markering wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Door escalaties bij te houden, zie je zwakke plekken in het proces, kennishiaten bij eerstelijnsondersteuning en complexe soorten cases. Escalaties wijzen op problemen in het proces en ontevreden klanten.

Waar vind je dit?

Dit is af te leiden uit het auditlogboek door een wijziging in ‘assignment_group’ naar een bekend escalatieteam te detecteren, of door een wijziging in het veld ‘escalation’ van de caserecord.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in het veld ‘escalation’ of een verplaatsing naar een ‘assignment_group’ op een hoger niveau.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag gesloten
Dit is de laatste activiteit: de serviceaanvraag wordt formeel afgesloten, vaak na een bevestigingsperiode na de oplossing. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van de case verandert naar ‘Gesloten’ en de timestamp closed_at wordt ingesteld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het definitieve einde van het proces en is nodig om de volledige levenscyclus van een case te berekenen. De tijd tussen ‘Opgelost’ en ‘Gesloten’ laat zien hoeveel tijd er naar administratie gaat of waar vertraging ontstaat.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit de auditgeschiedenis wanneer het veld state van de tabel sn_customerservice_case op ‘Gesloten’ wordt gezet. Het veld closed_at wordt op hetzelfde moment ingevuld.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in ‘state’ naar ‘Gesloten’ en gebruik de bijbehorende timestamp.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag opgelost
Dit is een belangrijke mijlpaal: de servicemedewerker heeft het werk afgerond en het probleem geldt als opgelost. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van de case verandert naar ‘Opgelost’ en de timestamp resolved_at wordt ingevuld.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het einde van het actieve oplossingsproces. Je hebt deze nodig om de doorlooptijd tot oplossing en het naleven van SLA’s te berekenen. De activiteit is voor veel efficiëntie-KPI’s het belangrijkste eindpunt.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit de auditgeschiedenis wanneer het veld state van de tabel sn_customerservice_case op ‘Opgelost’ wordt gezet. Het veld resolved_at wordt meestal op hetzelfde moment ingevuld.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in ‘state’ naar ‘Opgelost’ en gebruik de bijbehorende timestamp.

Gebeurtenistype inferred
Serviceverzoek aangemaakt
Deze activiteit markeert het begin van het klantenserviceproces, wanneer een nieuwe case officieel in het systeem wordt geregistreerd. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt toegevoegd aan de tabel sn_customerservice_case.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt van elke case en is essentieel om de totale doorlooptijd te berekenen en het aantal binnenkomende verzoeken te analyseren. De activiteit start alle volgende processtappen en SLA-timers.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis komt overeen met het aanmaken van een record in de tabel sn_customerservice_case. De timestamp komt uit het veld sys_created_on.

Vastleggen

Timestamp waarop het record is aangemaakt (sys_created_on) in de tabel sn_customerservice_case.

Gebeurtenistype explicit
Verzoek toegewezen aan medewerker
Deze activiteit vindt plaats wanneer een serviceverzoek aan een specifieke medewerker wordt toegewezen voor onderzoek en afhandeling. De activiteit wordt afgeleid uit een wijziging in het veld assigned_to van de caserecord.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment om de eerste reactietijd en de verdeling van de werklast onder medewerkers te meten. Door wijzigingen in dit veld te volgen, zie je inefficiënties en mogelijke bottlenecks in de beschikbaarheid van medewerkers.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de auditgeschiedenis (sys_audit) van de tabel sn_customerservice_case. Hierbij wordt gevolgd wanneer het veld assigned_to wordt ingevuld of gewijzigd.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in de waarde van het veld ‘assigned_to’ in het auditlog van de case.

Gebeurtenistype inferred
Informatie ontvangen van klant
Deze activiteit markeert het moment waarop de klant de gevraagde informatie aanlevert, zodat de medewerker verder kan. Dit is af te leiden wanneer de status van de case verandert van ‘Wacht op gebruikersinformatie’ naar een actieve status.
Waarom dit belangrijk is

Met deze gebeurtenis eindigt de wachttijd op de klant. Zo kun je de reactietijd van klanten nauwkeurig meten en zien bij welke soorten cases of klanten de vertraging het grootst is.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit de auditgeschiedenis van de tabel sn_customerservice_case wanneer het veld state verandert van ‘Wacht op informatie’ naar een actieve status, zoals ‘In behandeling’.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in het veld ‘state’ van een waarde voor ‘wacht op klant’ terug naar een actieve waarde.

Gebeurtenistype inferred
Informatie opgevraagd bij klant
Dit gebeurt wanneer een medewerker aanvullende informatie van de klant nodig heeft om verder te kunnen en de case op een wachtende status zet. Dit is af te leiden uit een statuswijziging naar bijvoorbeeld ‘Wacht op gebruikersinformatie’ of ‘In de wacht’.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor de analyse ‘Wachttijden op klantinformatie’. Zo worden procesvertragingen door externe afhankelijkheden apart zichtbaar, los van de interne verwerkingstijd.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit de auditgeschiedenis van de tabel sn_customerservice_case wanneer het veld state verandert naar een waarde die aangeeft dat de klant informatie moet aanleveren (bijvoorbeeld ‘Wacht op informatie’).

Vastleggen

Detecteer een wijziging in het veld ‘state’ naar een ingestelde waarde voor ‘wacht op klant’.

Gebeurtenistype inferred
Klanttevredenheidsonderzoek verzonden
Dit staat voor het verzenden van een klanttevredenheidsonderzoek nadat een case is opgelost. De gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer een onderzoeksrecord wordt aangemaakt en aan de case wordt gekoppeld.
Waarom dit belangrijk is

Met deze activiteit kun je patronen in de uitvoering van het proces vergelijken met feedback van klanten. Om de feedbackcyclus te analyseren, is het belangrijk te weten of en wanneer onderzoeken worden verzonden.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis in een tabel voor onderzoeken, zoals asmt_assessment_instance. Deze tabel bevat een verwijzing naar de oorspronkelijke caserecord.

Vastleggen

Record aangemaakt in de tabel ‘asmt_assessment_instance’ en gekoppeld aan de case.

Gebeurtenistype explicit
Medewerker start onderzoek
Deze activiteit geeft aan dat een medewerker actief aan de serviceaanvraag is gaan werken. Dit is meestal af te leiden uit een statuswijziging van de case, bijvoorbeeld van ‘Nieuw’ of ‘Toegewezen’ naar ‘In behandeling’.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis maakt onderscheid tussen wachttijd in de wachtrij en actieve werktijd. Door de tijd tussen toewijzing en de start van het onderzoek te analyseren, zie je hoe lang het duurt voordat medewerkers nieuwe cases oppakken.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit een wijziging van het statusveld van de case naar een actieve werkstatus, zoals ‘In behandeling’. De specifieke statuswaarden zijn instelbaar en moeten worden gecontroleerd.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in het veld ‘state’ van een wachtende naar een actieve waarde (bijvoorbeeld van ‘Nieuw’ naar ‘In behandeling’).

Gebeurtenistype inferred
Oplossing voorgesteld
Deze activiteit markeert het moment waarop een medewerker een oplossing heeft gevonden en deze ter bevestiging aan de klant heeft voorgelegd. Dit is vaak af te leiden uit een statuswijziging naar bijvoorbeeld ‘Wacht op acceptatie’ of uit een specifieke werknotitie.
Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal scheidt de onderzoeksfase van de fase waarin de oplossing wordt bevestigd en afgehandeld. Door te analyseren hoelang je op bevestiging van de klant wacht, zie je waar je de laatste stappen van een case kunt verbeteren.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit het auditlogboek van de tabel sn_customerservice_case wanneer de status verandert naar een waarde die op een voorgestelde oplossing wijst (bijvoorbeeld ‘Voorgestelde oplossing’). Dit kan per implementatie verschillen.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in het veld ‘state’ naar bijvoorbeeld ‘Voorgestelde oplossing’ of ‘Wacht op acceptatie’.

Gebeurtenistype inferred
Serviceaanvraag heropend
Dit gebeurt wanneer een eerder afgehandelde serviceaanvraag weer actief wordt, omdat het probleem is teruggekomen of de oplossing niet werkte. Dit is af te leiden uit een statuswijziging van ‘Opgelost’ terug naar ‘In behandeling’.
Waarom dit belangrijk is

Heropende cases geven direct aan hoe goed problemen worden opgelost en leiden vaak tot herstelwerk. Door deze gebeurtenissen te analyseren, kun je het percentage oplossingen bij het eerste contact en de klanttevredenheid verbeteren.

Waar vind je dit?

Af te leiden uit de auditgeschiedenis van de tabel sn_customerservice_case door een reeks te herkennen waarin het veld state verandert van ‘Opgelost’ naar een actieve status.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in ‘state’ van ‘Opgelost’ naar een actieve waarde, zoals ‘In behandeling’.

Gebeurtenistype inferred
SLA overschreden
Dit markeert het moment waarop een serviceaanvraag niet binnen de afgesproken Service Level Agreement wordt afgehandeld, bijvoorbeeld binnen de afgesproken oplostijd. Dit is een berekende gebeurtenis: de oplostijd wordt vergeleken met de geplande eindtijd van de SLA.
Waarom dit belangrijk is

SLA-overschrijdingen opsporen is belangrijk voor compliance en prestatiebeheer. Deze gebeurtenis laat zien welke processtappen of soorten cases het vaakst tot SLA-overschrijdingen leiden.

Waar vind je dit?

Berekend op basis van records in de tabel task_sla die bij de case horen. Er is sprake van een overschrijding als het veld has_breached waar is, of als actual_elapsed_time groter is dan planned_duration.

Vastleggen

Controleer de markering ‘has_breached’ op de gekoppelde task_sla-record.

Gebeurtenistype calculated
Toewijzingsgroep gewijzigd
Geeft aan dat de verantwoordelijkheid voor een case van het ene team naar het andere is overgedragen. Deze gebeurtenis wordt afgeleid door wijzigingen in het veld assignment_group van de caserecord te volgen.
Waarom dit belangrijk is

Door wijzigingen in toewijzingsgroepen te volgen, kun je overdrachten tussen afdelingen analyseren en terugkerende routeringsproblemen opsporen. Als deze activiteit vaak voorkomt, kan dat wijzen op onduidelijk eigenaarschap of onduidelijke procesafspraken.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de auditgeschiedenis (sys_audit) van de tabel sn_customerservice_case door wijzigingen in het veld assignment_group te volgen.

Vastleggen

Detecteer een wijziging in de waarde van het veld ‘assignment_group’ in het auditlog van de case.

Gebeurtenistype inferred
Verzoek gecategoriseerd en geprioriteerd
Dit is de eerste beoordeling, waarbij het serviceverzoek wordt ingedeeld en een prioriteit krijgt. Zo wordt bepaald hoe urgent het verzoek is en waar het naartoe wordt gerouteerd. Dit wordt afgeleid uit wijzigingen in de velden voor categorie, subcategorie of prioriteit in het auditlog van de case.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te analyseren, zie je waar de eerste beoordeling van cases vertraging oploopt. Ook kun je controleren of verzoeken goed worden gerouteerd en op basis van hun urgentie worden afgehandeld. Dit beïnvloedt de tijd tot de eerste toewijzing en de totale efficiëntie van de afhandeling.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de auditgeschiedenis (sys_audit) van de tabel sn_customerservice_case. Hierbij worden de eerste invoer en latere wijzigingen van de velden voor categorie en prioriteit gevolgd.

Vastleggen

Detecteer wanneer voor het eerst een waarde wordt ingevuld of gewijzigd in de velden ‘category’ of ‘priority’.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit ServiceNow CSM

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om je data goed voor te bereiden en te ontdekken waar je klantenserviceproces beter kan. Zo kun je de efficiëntie en klantgerichtheid verbeteren. Zet vandaag de eerste stap.

Verbeter vandaag nog de efficiëntie van je klantenservice

Verhoog de klanttevredenheid en los 80% van de meldingen bij het eerste contact op.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.