> Continu verbeteren van processen > Patiënttraject > Epic EHR

Verbeter het patiënttraject

Een gids in 6 stappen om je Epic EHR-workflows te optimaliseren.

Datatemplate downloaden

Patiënttraject

Epic EHR

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(4)

Verbeter workflows voor patiënttrajecten in Epic EHR

Ons platform laat zien hoe het dagelijkse werk verloopt. Het brengt verborgen bottlenecks en afwijkingen aan het licht die de voortgang vertragen. Met eventdata zie je precies waar vertragingen ontstaan en wat de oorzaken zijn. Zo kun je klinische zorgpaden verbeteren en het werk voor iedereen efficiënter laten verlopen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom patiënttrajecten verbeteren belangrijk is

In de moderne zorg is een patiënttraject meer dan een reeks klinische contacten. Het bestaat uit veel samenhangende interacties die de kwaliteit van zorg en de financiële gezondheid van de organisatie bepalen. Bij het beheer van patiënttrajecten in Epic EHR laat elke registratie, triagenotitie en medicatieopdracht een digitaal spoor achter. Door de grote hoeveelheid data is het werkelijke verloop van patiënten door de zorginstelling vaak lastig te zien. Verbetering is belangrijk: inefficiënties leiden niet alleen tot omzetverlies, maar kunnen ook de klinische resultaten verslechteren, de werkdruk voor zorgverleners verhogen en de patiënttevredenheid verlagen. Door processen te verbeteren, kunnen zorgbestuurders minder op anekdotes en meer op data vertrouwen. Zo krijgen patiënten op het juiste moment de juiste zorg.

Van Epic EHR-data naar Process Intelligence

Process mining verbindt ruwe data uit Epic-modules, zoals EpicCare en Cadence, met inzichten waarmee je de bedrijfsvoering kunt verbeteren. Epic biedt goede rapportagetools voor afzonderlijke momenten. Process mining kijkt naar het verloop van een patiënttraject over langere tijd. Het brengt bijvoorbeeld in kaart hoe een patiënt van registratie op de spoedeisende hulp naar ontslag van een gespecialiseerde afdeling gaat. Door het werkelijke traject van duizenden patiënten te visualiseren, zie je waar het afwijkt van de standaardprotocollen voor zorg. Zo wordt duidelijk waar het proces vastloopt, bijvoorbeeld bij diagnostisch onderzoek of een consult met een specialist. Je hoeft daarvoor niet handmatig individuele dossiers te controleren.

Verborgen bottlenecks en vertragingen vinden

Een van de grootste uitdagingen in de zorg is dat bottlenecks vaak onzichtbaar zijn en de zorgverlening vertragen. Een patiënt kan bijvoorbeeld uren wachten omdat een diagnostisch resultaat nog niet is beoordeeld, of omdat de ontslagplanning pas laat tijdens het verblijf is gestart. Met process mining op Epic EHR-data kun je deze vertragingen afzonderlijk bekijken. Misschien blijkt dat de triage op bepaalde afdelingen veel langer duurt dan op andere, of dat specifieke behandeltrajecten vaak tot onverwachte heropnames leiden. Als je weet waar het misgaat, kun je gericht ingrijpen. Denk aan extra personeel tijdens piekuren voor opnames of meldingen in het EPD die zorgverleners aansporen om sneller actie te ondernemen.

Resultaten meten met klinische en operationele KPI’s

Verbeteringen in het patiënttraject leveren meetbare resultaten op voor verschillende belangrijke prestatie-indicatoren. Een kortere totale doorlooptijd heeft bijvoorbeeld direct invloed op de bedbezetting en de capaciteit van het ziekenhuis. Als patiënten sneller van opname naar ontslag gaan, kan het ziekenhuis meer patiënten helpen zonder extra gebouwen te hoeven neerzetten. Process mining helpt ook om te controleren of klinische zorgtrajecten worden gevolgd. Dat is belangrijk voor de patiëntveiligheid en de vergoeding door verzekeraars. Als de zorg op een meer consistente manier wordt geleverd, ontstaat een voorspelbaardere en betrouwbaardere omgeving. Dat beperkt verspilling en verbetert de financiële resultaten. Ook de patiëntervaring gaat erop vooruit, doordat het hersteltraject soepeler en duidelijker verloopt.

De bedrijfsvoering in de zorg verbeteren

Je hoeft bestaande systemen niet volledig te vernieuwen om klinische processen te verbeteren. Begin met een andere kijk op het werk: volg niet alleen afzonderlijke taken, maar ook het hele proces van begin tot eind. Met templates voor Epic EHR krijg je snel zicht op de huidige situatie en zie je waar je het beste kunt beginnen. Misschien wil je wachttijden op de spoedeisende hulp verkorten, operatiekamers efficiënter gebruiken of tijdige nazorg na ontslag verbeteren. De benodigde data staat al in je systeem. Met process mining kun je die data gebruiken om beslissingen te nemen die zowel medewerkers als patiënten ten goede komen.

Patiënttraject zorgcoördinatie ontslagplanning klinische workflow patiëntenstroom bedrijfsvoering in de zorg opnamebeheer Klinisch zorgtraject Bedrijfsvoering van het ziekenhuis Patiëntervaring Zorgproces

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Patiënten moeten vaak lang wachten tussen hun registratie en de eerste beoordeling. Dat brengt de patiëntveiligheid in gevaar en verlaagt de tevredenheid. Bottlenecks aan het begin van het traject werken door in de hele klinische workflow en zorgen voor meer drukte op de spoedeisende hulp.

ProcessMind analyseert event logs in Epic EHR om precies te laten zien waar triagevertragingen ontstaan en welke patiëntgroepen daar het meest mee te maken hebben. Door de tijd tussen registratie en beoordeling zichtbaar te maken, kunnen zorgbestuurders tijdens piekuren personeel anders inzetten en patiënten sneller de eerste zorg bieden.

Als de ontslagplanning pas enkele uren voor vertrek begint, ontstaat er administratieve drukte en blijven bedden bezet die beschikbaar zouden moeten zijn voor nieuwe opnames. Dit verhoogt de gemiddelde verblijfsduur en zet de ziekenhuiscapaciteit onder druk, met gevolgen voor de omzet en de patiëntenstroom.

Onze oplossing volgt in Epic EHR wanneer de ontslagplanning begint ten opzichte van het volledige patiënttraject. Zo vind je cases waarbij de planning te laat start. Vervolgens kunnen beheerders afspraken invoeren om de planning eerder op gang te brengen. Dat zorgt voor een soepeler overgang en beter bedbeheer.

Vertraging tussen het aanvragen en uitvoeren van een diagnostische test houdt klinische besluitvorming vaak op. Als zorgverleners moeten wachten op laboratoriumuitslagen of beeldvorming, komt het behandelplan stil te liggen. Daardoor duurt het verblijf langer en worden noodzakelijke ingrepen uitgesteld.

Door de levenscyclus van diagnostische tests in Epic EHR in kaart te brengen, laat ProcessMind zien welke afdelingen of testtypen steeds vertraging veroorzaken. Met dat inzicht kunnen managers capaciteitsproblemen of inefficiënte processen op het laboratorium of de afdeling beeldvorming aanpakken en het patiënttraject versnellen.

Het overplaatsen van patiënten van de spoedeisende hulp naar gespecialiseerde afdelingen of tussen afdelingen gaat vaak gepaard met lange wachttijden. Dat verstoort de continuïteit van zorg. Deze bottlenecks houden medewerkers bezig en zorgen ervoor dat patiënten langer dan nodig op een minder geschikte plek verblijven. Dat kan de behandelresultaten negatief beïnvloeden.

ProcessMind geeft inzicht in overplaatsingen en wachttijden die zijn vastgelegd in Epic EHR-modules zoals Cadence en EpicCare. Het platform laat zien welke overdrachten langer duren dan verwacht. Zo kunnen teams de communicatie en logistiek tussen afdelingen verbeteren.

De uitvoering van behandelplannen verschilt sterk bij vergelijkbare diagnoses. Daardoor zijn behandelresultaten minder voorspelbaar en stijgen de operationele kosten. Als zorgverleners zonder duidelijke reden afwijken van vastgestelde protocollen, wordt het lastig om overal dezelfde hoge kwaliteit van zorg te bieden.

ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke patiënttrajecten met standaardprotocollen door activiteiten in Epic EHR te analyseren. Zo wordt duidelijk waar afwijkingen optreden. Klinisch leidinggevenden kunnen vervolgens workflows standaardiseren en ervoor zorgen dat iedere patiënt de best onderbouwde zorg krijgt.

De wachttijd tot een specialist een consult uitvoert, kan het verblijf van een patiënt flink verlengen, vooral bij complexe gevallen. Vaak komt dat door gebrekkige communicatie of planningsproblemen. Patiënten blijven daardoor langer in het ziekenhuis dan medisch noodzakelijk is.

ProcessMind meet in Epic EHR de tijd tussen een consultaanvraag en het bezoek van de specialist. Door te zien bij welke specialismen of diensten de vertragingen het vaakst voorkomen, kunnen zorginstellingen de beschikbaarheid van specialisten beter plannen en de totale verblijfsduur verkorten.

Vertraging tussen het voorschrijven en toedienen van medicatie kan het herstel van patiënten in gevaar brengen en tot complicaties leiden. In een drukke zorgomgeving blijven deze vertragingen voor het management vaak onzichtbaar, terwijl ze de kwaliteit van zorg en de patiëntveiligheid direct raken.

ProcessMind meet in Epic EHR de tijd tussen medicatievoorschriften en toedieningsmomenten. Zo kan de verpleegkundige leiding structurele vertragingen opsporen en gericht ondersteuning bieden of processen aanpassen, zodat alle patiënten hun medicatie op tijd krijgen.

Als patiënten kort na ontslag terugkomen naar het ziekenhuis, kan dat wijzen op tekortkomingen in het eerdere zorgtraject of onduidelijke ontslaginstructies. Veel heropnames verhogen de kosten, beperken de beschikbaarheid van bedden en kunnen leiden tot financiële sancties van zorgverzekeraars die kwaliteitscijfers volgen.

ProcessMind analyseert het volledige patiënttraject en daaropvolgende heropnames in Epic EHR. Zo worden terugkerende factoren en procesproblemen zichtbaar die aan een heropname voorafgaan. Zorgverleners kunnen deze inzichten gebruiken om de ontslagplanning en nazorg voor risicogroepen te verbeteren.

Als er vóór vertrek geen afspraak voor nazorg wordt ingepland, neemt het risico toe dat patiënten de behandeling niet volgen of dat hun gezondheid achteruitgaat. Bij handmatige planning wordt deze stap tijdens een drukke ontslagperiode gemakkelijk over het hoofd gezien.

ProcessMind controleert de event logs in Epic EHR om te zien of tijdens het ontslag een afspraak voor nazorg is ingepland. Gemiste stappen worden zichtbaar, zodat klinieken herinneringen kunnen automatiseren of workflows kunnen aanpassen. Zo weet iedere patiënt hoe de zorg wordt voortgezet.

Als het lang duurt van de eerste beoordeling tot een bevestigde diagnose, begint een gespecialiseerde behandeling later en blijft de patiënt langer in onzekerheid. Deze bottleneck ontstaat vaak door gebrekkige afstemming tussen diagnostische diensten en het behandelteam.

ProcessMind brengt de volledige diagnostische fase in het patiënttraject in Epic EHR in beeld en meet de tijd van triage tot bevestiging van de diagnose. Teams zien waar het proces vastloopt en kunnen de samenwerking verbeteren, zodat gerichte zorg sneller van start gaat.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Een snelle eerste beoordeling is belangrijk voor de patiëntveiligheid en het behandelresultaat. Door de tijd tussen registratie en triage te verkorten, krijgen patiënten met een hoog risico sneller aandacht. Dat verkleint de kans dat hun toestand verslechtert en verbetert de ervaring op de spoedeisende hulp of polikliniek. Een snelle reactie is de eerste stap naar een goed zorgtraject.

ProcessMind brengt in Epic EHR de route van registratie naar beoordeling in beeld en laat zien op welke momenten of afdelingen bottlenecks ontstaan. Met die informatie kunnen zorgmanagers de personeelsbezetting aanpassen of de intake wijzigen. Zo kan de overgang naar klinische zorg 20 procent sneller verlopen en neemt de doorvoer bij triage toe.

Een goede ontslagplanning helpt ziekenhuizen voldoende capaciteit te houden en voorkomt dat patiënten op de spoedeisende hulp moeten wachten op een bed. Door de stappen voor ontslag te verbeteren, kunnen ziekenhuizen bedden sneller opnieuw beschikbaar maken en nieuwe patiënten zonder onnodige vertraging opnemen. Dat verbetert de patiëntenstroom in de hele organisatie.

Met process mining op Epic EHR-data zien teams welke stappen het ontslag vertragen, zoals wachtende labuitslagen of apotheekopdrachten. ProcessMind maakt deze knelpunten zichtbaar. Zorgverleners kunnen dan eerder met de ontslagplanning beginnen en de gemiddelde verblijfsduur met 15 procent of meer verkorten, zonder in te leveren op de kwaliteit van zorg.

Snelle diagnostische uitslagen zijn nodig om op tijd behandelbeslissingen te nemen. Door de tijd tussen het aanvragen van een test en het bevestigen van een diagnose te verkorten, voorkom je vertraging in de behandeling. Zorgverleners kunnen sneller een passend behandelplan opstellen. Dat verkort het totale patiënttraject en verlaagt de zorgkosten per patiënt.

ProcessMind volgt diagnostische aanvragen in Epic EHR en laat zien waar vertraging ontstaat: in het laboratorium, bij beeldvorming of tijdens de beoordeling door een arts. Door deze doorlooptijden te volgen, kunnen organisaties aanvraagsets en communicatieprocessen verbeteren. Zo kan de tijd tot diagnose aanzienlijk afnemen en zijn klinische beslissingen gebaseerd op de meest recente data.

Bij interne overplaatsingen ontstaan vaak communicatieproblemen en logistieke obstakels. Daardoor weten patiënten niet waar ze aan toe zijn. Door patiënten sneller van de spoedeisende hulp naar een verpleegafdeling of tussen gespecialiseerde afdelingen te verplaatsen, blijft de zorg op elkaar aansluiten en worden klinische middelen beter ingezet. Zo voorkom je bottlenecks die het hele ziekenhuis raken.

ProcessMind brengt het patiënttraject door verschillende ziekenhuisafdelingen in Epic EHR in kaart en laat zien waar overdrachten het vaakst vertraging oplopen. Managers kunnen gerichte maatregelen nemen bij afdelingen waar bottlenecks ontstaan en de efficiëntie van overplaatsingen met maximaal 25 procent verbeteren. Zo komen patiënten zonder onnodig wachten op de juiste afdeling terecht.

Zorg volgens onderbouwde protocollen is belangrijk voor goede behandelresultaten en patiëntveiligheid. Als protocollen vaker worden gevolgd, neemt de variatie in zorg af. Daardoor zijn hersteltijden beter te voorspellen en krijgt iedere patiënt de best mogelijke behandeling, ongeacht de behandelend zorgverlener. Dat helpt om de zorg consistent te leveren.

ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke behandeltrajecten in Epic EHR met de gewenste protocollen en brengt afwijkingen in beeld. Klinisch leidinggevenden kunnen gericht trainingen aanbieden of klinische beslisondersteuning aanpassen. Zo kan meer dan 90 procent van de patiënttrajecten het voorgeschreven zorgpad volgen, met voorspelbaardere resultaten en minder complicaties.

Advies van een specialist is vaak nodig voor complexe behandelbeslissingen. Als een consult lang op zich laat wachten, loopt het hele patiënttraject vertraging op. Dat leidt tot een langer ziekenhuisverblijf en hogere kosten. Snellere consulten zorgen ervoor dat specialistische kennis eerder in het behandelplan wordt meegenomen en het herstel sneller kan beginnen.

Met ProcessMind meten organisaties in Epic EHR de tijd tussen een consultaanvraag en de notitie van de specialist. Door te zien welke afdelingen of specialismen het langst nodig hebben, kunnen organisaties betere meldingen en serviceniveauafspraken invoeren. Zo verloopt de klinische samenwerking sneller en wordt de totale behandelduur korter.

Medicatie op het juiste moment toedienen ondersteunt het herstel en helpt bij het voorkomen van bijwerkingen. Als medicatie volgens het voorschrift wordt toegediend, werkt het behandelplan beter en neemt de patiëntveiligheid tijdens het ziekenhuisverblijf toe. Ook wordt het risico op medicatiefouten en tegenslagen kleiner.

ProcessMind haalt timestamp-data uit Epic EHR om de tijd tussen medicatievoorschriften en toediening te meten. Zo krijgen apotheek en verpleegkundigen inzicht in de prestaties van hun workflows en kunnen ze gericht bijsturen. Dat helpt om te late doses te voorkomen en 98 procent van de medicatie op tijd toe te dienen, wat het herstel van patiënten ondersteunt.

Heropname binnen 30 dagen is een belangrijke maatstaf voor de kwaliteit van zorg en de vergoeding van ziekenhuizen. Door het eerste zorgtraject te verbeteren en patiënten goed geïnformeerd en stabiel te ontslaan, kunnen zorgverleners de kans op complicaties die tot een heropname leiden flink verkleinen. Dat is gunstig voor zowel de patiënt als de zorgverlener.

ProcessMind vergelijkt patronen in patiënttrajecten met heropname-indicatoren in Epic EHR en brengt zorgpaden in beeld die vaak tot slechte resultaten leiden. Zorgverleners kunnen deze inzichten gebruiken om ontslagcriteria en de coördinatie van nazorg te verbeteren. Het doel is het aantal heropnames met 10 tot 20 procent te verlagen door risicovolle trajecten te herkennen voordat ze zijn afgerond.

Het patiënttraject eindigt niet bij het verlaten van het ziekenhuis. Afspraken voor nazorg moeten vóór ontslag worden ingepland om het herstel te volgen en complicaties te voorkomen. Een goede aansluiting tussen klinische en poliklinische zorg houdt de behandeling op koers en ondersteunt de gezondheid op lange termijn.

ProcessMind laat in Epic EHR-modules zoals Cadence zien waar afspraken voor nazorg tijdens het ontslagproces worden gemist of vertraagd. Met dit inzicht kunnen organisaties automatische meldingen en workflows invoeren, zodat iedere patiënt een vervolgafspraak heeft. Dat verbetert de gezondheid op lange termijn en verlaagt de administratieve werkdruk voor verpleegkundigen.

De tijd tot een bevestigde diagnose bepaalt mede wanneer de definitieve behandeling kan beginnen. Door deze fase van het patiënttraject te versnellen, neemt de ongerustheid van patiënten af en wordt voorkomen dat een aandoening verergert. Dat leidt tot betere klinische resultaten en een korter ziekenhuisverblijf bij complexe gevallen.

ProcessMind analyseert de activiteiten in Epic EHR vanaf de eerste beoordeling tot de bevestiging van de diagnose. Zo wordt duidelijk welke diagnostische stappen de meeste vertraging veroorzaken. Door deze workflows te verbeteren, kunnen klinische teams 30 procent sneller tot een diagnose komen en eerder met de hoofdbehandeling beginnen. Ook neemt de doorvoer in de klinische zorg toe.

Verbeter het patiënttraject in 6 stappen

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de speciale Excel-template voor de datastructuur van Epic EHR. Zo worden alle klinische en administratieve velden goed gekoppeld.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met een vooraf ingerichte structuur voorkom je fouten bij het koppelen en sluit de data over patiënttrajecten aan op de vereisten voor process mining.

Verwacht resultaat

Een direct bruikbare datastructuur voor de analyse van patiënttrajecten.

KLINISCHE INZICHTEN

Krijg helder inzicht in je Epic EHR-workflows

ProcessMind brengt elke stap in het patiënttraject in kaart en geeft zo inzicht in de klinische bedrijfsvoering. Je ziet waar het werk vastloopt en krijgt data om ontslagplanning en triage te verbeteren.

Visualiseer patiënttrajecten zoals ze realtime verlopen
Achterhaal de oorzaken van vertraging bij ontslag
Analyseer triageprestaties per afdeling
Volg het effect van veranderingen in de bedrijfsvoering

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

BEWEZEN RESULTATEN

Klinische zorg en bedrijfsvoering verbeteren

Zorginstellingen gebruiken process mining om het volledige Patient Episode in Epic EHR in beeld te brengen. Teams kunnen zo vertragingen in de zorg opsporen en middelen beter inzetten. Deze cijfers laten zien wat procesverbetering op basis van data betekent voor de ervaring van patiënten.

0 %

Patiënten sneller behandelen

Kortere tijd tot afronding van triage

Als de route van registratie naar eerste beoordeling beter verloopt, krijgen patiënten eerder klinische zorg.

0 %

Minder heropnames

Minder ongeplande heropnames

Door tekortkomingen in de ontslag- en nazorgplanning op te sporen, voorkom je dat patiënten binnen 30 dagen na ontslag ongepland terugkomen voor zorg.

0 %

Protocollen beter volgen

Protocollen vaker naleven

Door patiënttrajecten af te stemmen op onderbouwde standaarden, worden alle klinische stappen in de juiste volgorde uitgevoerd en verbeteren de gezondheidsresultaten.

0 days

Meer bedden beschikbaar

Kortere totale verblijfsduur

Als de ontslagplanning eerder in het patiënttraject begint, komen belangrijke bedden sneller vrij en ontstaan er minder logistieke bottlenecks bij overplaatsingen.

0 hours

Sneller toegang tot specialisten

Kortere wachttijd voor een consult

Door de tijd tussen een consultaanvraag en de beoordeling te verkorten, kunnen behandelbeslissingen sneller worden genomen en verbetert de ervaring van de patiënt.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij implementaties in de zorg zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met deze kernactiviteiten en attributen als basis voor je process mining-project.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van het specifieke patiëntcontact of de zorgepisode.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste sleutel om afzonderlijke gebeurtenissen aan één procescase te koppelen.

De specifieke klinische of administratieve handeling die is uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Het beschrijft de processtappen en maakt de workflow zichtbaar.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je doorlooptijden, wachttijden en de volgorde van processen berekenen.

Het timestamp waarop de activiteit is voltooid.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de duur van activiteiten en het gebruik van middelen berekenen.

De ziekenhuisafdeling waar de activiteit plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je filteren op organisatieonderdeel en overdrachten analyseren.

De identificatiecode van de gebruiker of zorgverlener die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je verschillen in prestaties en werkbelasting tussen medewerkers analyseren.

Het Medical Record Number waarmee de patiënt wordt geïdentificeerd.

Waarom dit belangrijk is

Het is nodig om herhaalbezoeken te herkennen en de patiëntgeschiedenis te analyseren.

De ernstscore die tijdens de triage aan de patiënt is toegekend.

Waarom dit belangrijk is

Het deelt het proces in op basis van urgentie en het verwachte gebruik van middelen.

De classificatie van het patiëntbezoek, bijvoorbeeld klinische opname of spoedeisende hulp.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de procesinstantie context op hoofdlijnen.

De ICD-10-code of interne code voor de hoofddiagnose.

Waarom dit belangrijk is

Het groepeert cases op basis van klinische overeenkomsten voor protocolanalyse.

Geeft aan of de patiënt binnen 30 dagen onverwacht is teruggekeerd.

Waarom dit belangrijk is

Het helpt problemen met ontslagprocessen en de kwaliteit van zorg op te sporen.

De bestemming van de patiënt na ontslag, zoals thuis, een verpleeghuis of overlijden.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft context aan de uitkomst van het zorgproces.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Het patiëntcontact wordt voor het eerst in het systeem vastgelegd. Daarmee begint het zorgtraject. Dit moment wordt geregistreerd wanneer een patiënt zich meldt bij de registratiebalie of op de spoedeisende hulp en in Epic wordt aangemeld.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het volledige patiënttraject en maakt het mogelijk de totale verblijfsduur te berekenen. Essentieel voor het dashboard ‘Doorvoer en wachttijden bij triage’.

De eerste verpleegkundige beoordeling of triage is afgerond. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer het triageformulier wordt ingediend of de triagestatus verandert in ‘Complete’.

Waarom dit belangrijk is

Essentieel voor het dashboard ‘Doorvoer en wachttijden bij triage’, waarmee de efficiëntie aan het begin van het zorgtraject wordt gemeten. Vertragingen in deze fase werken door in het hele zorgpad.

Een bevestigde diagnose wordt toegevoegd aan de probleemlijst van de patiënt of het diagnoseveld van het patiëntcontact. Dit markeert het einde van de onderzoeksfase.

Waarom dit belangrijk is

Nodig voor de KPI ‘Tijd tot definitieve diagnose’. Dit markeert de overgang van beoordeling naar gerichte behandeling.

Het klinische patiëntcontact wordt officieel afgesloten. Dit wordt vastgelegd wanneer de patiënt administratief uit de census wordt ontslagen.

Waarom dit belangrijk is

Het formele einde van het patiënttraject voor berekeningen van de verblijfsduur. Essentieel voor ‘Ontdekking van varianten in de patiëntenstroom’.

Veelgestelde vragen

Wat is process mining voor het patiënttraject?

Process mining gebruikt logdata uit Epic EHR om precies te laten zien hoe patiënten zich door je zorginstelling bewegen. Het brengt verborgen bottlenecks in beeld, zoals vertragingen bij triage of overplaatsingen naar een afdeling, die in gewone rapportages mogelijk niet opvallen. Zo zie je op basis van data waar problemen ontstaan, in plaats van te moeten gissen.

Hoe halen we data uit Epic EHR voor analyse?

Meestal haal je data uit de rapportagedatabases Clarity of Caboodle. Daarbij kijk je naar event logs die gekoppeld zijn aan het Patient Episode. De extractie moet een unieke identificatiecode bevatten, activiteiten zoals het begin van triage of het afronden van ontslag, en een timestamp per gebeurtenis. De meeste teams gebruiken standaard SQL-query’s of bestaande ETL-pipelines om deze informatie veilig op te halen.

Kan process mining vertraging bij ontslag helpen verminderen?

Ja. De tool laat precies zien waar het ontslagproces vastloopt, bijvoorbeeld bij het wachten op vervoer, goedkeuring door de apotheek of akkoord van een arts. Met deze knelpunten in beeld kunnen klinisch managers gerichte wijzigingen doorvoeren om de ontslagcyclus te verkorten en meer bedden beschikbaar te maken. Je kunt ook realtime volgen wat deze wijzigingen opleveren.

Moeten we onze klinische workflows aanpassen om deze tool te gebruiken?

Nee. Process mining verstoort het werk niet, maar analyseert de digitale sporen die medewerkers al in Epic achterlaten. De tool brengt het proces in de huidige vorm in kaart. Zorgverleners hoeven hun manier van documenteren dus niet aan te passen. De inzichten helpen juist om workflows eenvoudiger te maken door onnodige stappen en handmatige oplossingen weg te nemen.

Hoe lang duurt het voordat we de eerste resultaten zien?

De meeste zorginstellingen zien hun eerste procesmodellen binnen vier tot zes weken na de eerste data-extractie. In die periode worden de data opgeschoond, gebeurtenissen aan het patiënttraject gekoppeld en de bevindingen met klinische belanghebbenden gecontroleerd. Zodra de basis staat, geeft doorlopende monitoring meteen inzicht in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Blijven patiëntgegevens tijdens deze analyse privé?

Privacy staat voorop. Bij het inrichten van process mining worden Patient Episode-ID’s meestal onherkenbaar gemaakt voordat de data de beveiligde omgeving verlaten. Je kunt beschermde gezondheidsinformatie weglaten en toch de volgorde van gebeurtenissen behouden die nodig is voor procesverbetering. Zo voldoe je aan HIPAA en andere regels voor gezondheidsdata, terwijl de analyse bruikbare inzichten oplevert.

Kunnen we hiermee achterhalen waarom het aantal heropnames hoog is?

Door het volledige patiënttraject te analyseren, kan de tool verbanden vinden tussen specifieke behandeltrajecten en ongeplande heropnames. Misschien blijkt bijvoorbeeld dat patiënten vaker terugkomen als bepaalde stappen voor het inplannen van nazorg worden overgeslagen of de ontslagplanning te gehaast verloopt. Met deze inzichten kun je zorgprotocollen standaardiseren, behandelresultaten verbeteren en heropnames verminderen.

Welke technische bronnen zijn nodig om het systeem te onderhouden?

Meestal heb je een data-analist nodig die bekend is met de rapportagestructuren van Epic en een klinisch verantwoordelijke die de procesmodellen kan interpreteren. Voor het technisch onderhoud beheer je de datapipeline van Clarity of Caboodle, zodat de analyse de meest recente patiënttrajecten weergeeft. Veel organisaties beginnen met een kleine pilot voordat ze uitbreiden naar complexere afdelingen.

Verbeter het patiënttraject en verkort de doorlooptijd

Breng klinische bottlenecks in kaart en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. De installatie duurt maar een paar minuten.