> Continu verbeteren van processen > Inkoop tot betaling factuurverwerking > Oracle Fusion Financials > Datatemplate

Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Oracle Fusion Financials

Attributen voor Purchase to Pay-factuurverwerking(20) Activiteiten voor Purchase to Pay-factuurverwerking(15) Extractiegidsen(3)

Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Deze template helpt je de essentiële data te verzamelen voor een analyse van Purchase to Pay, en dan specifiek de factuurverwerking in Oracle Fusion Financials. Je vindt hierin de belangrijkste attributen en activiteiten, plus uitleg over hoe je deze data uit je systeem haalt. Met deze template bereid je een nauwkeurig en volledig event log voor process mining voor.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om bij te houden
Extractie-instructies voor Oracle Fusion Financials

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Template downloaden

Attributen voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je de factuurverwerking binnen Purchase to Pay volledig kunt analyseren.

3 Verplicht 7 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatiecode van een leveranciersfactuur.
Beschrijving Het factuurnummer is de primaire case-ID. Het koppelt alle activiteiten en gebeurtenissen van één leveranciersfactuur, vanaf het aanmaken tot en met de uiteindelijke betaling. In de procesanalyse wordt elke factuur als een unieke case behandeld. Bij process mining is dit attribuut essentieel om het volledige verloop van elke factuur te reconstrueren. Je kunt er processtromen, doorlooptijden en varianten per factuur mee analyseren. Het factuurnummer verbindt activiteiten zoals validatie, goedkeuring en betaling tot één samenhangend procesverloop. Waarom dit belangrijk is Dit is de case-ID die alle bijbehorende processtappen met elkaar verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van een factuur volgen. Waar vind je dit? Dit staat doorgaans in de kolom INVOICE_NUM van de tabel AP_INVOICES_ALL. Voorbeelden INV-2023-001987654321ACME-FIN-5501
	Activiteit ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis in het factuurproces.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of statuswijziging in de levenscyclus van een factuur, zoals 'Factuur aangemaakt', 'Factuur goedgekeurd' of 'Betaling uitgevoerd'. Samen vormen deze activiteiten de processtroom. De volgorde en frequentie van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo ontdek je hoe het proces echt verloopt, vind je bottlenecks waar activiteiten vertraging oplopen en spoor je afwijkingen of herstelwerk op, bijvoorbeeld wanneer een factuur na goedkeuring wordt afgewezen. Waarom dit belangrijk is Dit attribuut bepaalt de processtappen. Dat is nodig om de proceskaart te visualiseren, varianten in de processtroom te analyseren en bottlenecks op te sporen. Waar vind je dit? Dit attribuut wordt doorgaans afgeleid uit een combinatie van statusvelden, audittabellen of workflowlogs in Oracle Fusion Financials, zoals AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS of gerelateerde workflowtabellen. Voorbeelden Factuur gevalideerdFactuur geblokkeerdFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
	Starttijd EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit in het factuurproces. Het is essentieel voor alle tijdsanalyses van het proces, zoals het berekenen van doorlooptijden, duur en wachttijden tussen stappen. Door gebeurtenissen op basis van deze timestamp chronologisch te ordenen, kunnen process mining-tools de exacte volgorde van activiteiten per factuur reconstrueren. Zo kun je KPI’s berekenen, zoals de gemiddelde doorlooptijd van een factuur, en zien welke processtappen de meeste tijd kosten. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is nodig om prestatiemaatstaven op basis van tijd en duur te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks. Waar vind je dit? Deze timestamp wordt afgeleid uit verschillende datumvelden in Oracle Fusion-tabellen, zoals CREATION_DATE of LAST_UPDATE_DATE in AP_INVOICES_ALL en gerelateerde workflow- en betalingstabellen. Voorbeelden 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:35:10Z2023-04-20T09:05:00Z
	Bedrijfscode CompanyCode	De identificatiecode van de juridische entiteit of het bedrijf dat de factuur verwerkt.
Beschrijving De bedrijfscode geeft aan welke specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie financieel verantwoordelijk is voor de factuur. Voor organisaties met meerdere bedrijven is dit een belangrijk organisatiegegeven. Met dit attribuut kun je het proces per juridische entiteit analyseren. Zo kun je de prestaties van verschillende bedrijfsonderdelen vergelijken, specifieke bottlenecks of complianceproblemen opsporen en KPI’s op bedrijfsniveau rapporteren. De bedrijfscode bepaalt vaak ook welke goedkeuringsworkflow van toepassing is. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je processen en prestaties vergelijken tussen juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie. Waar vind je dit? Dit wordt meestal weergegeven door het veld LEGAL_ENTITY_ID of een vergelijkbaar veld in AP_INVOICES_ALL. Je kunt dit koppelen aan grootboektabellen om een code of naam op te halen. Voorbeelden 1001US01DE01
	Eindtijd EndTime	De timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis is afgerond.
Beschrijving De eindtijd geeft aan wanneer een specifieke activiteit is afgerond. De starttijd markeert het begin, de eindtijd het einde. Zo kun je de duur van afzonderlijke stappen nauwkeurig berekenen. Het verschil tussen de eindtijd en de starttijd is de verwerkingstijd van een activiteit. Dit is nodig voor een gedetailleerde prestatieanalyse, bijvoorbeeld om actieve verwerkingstijd te onderscheiden van wachttijd. Zo kun je meten hoeveel tijd een goedkeurder daadwerkelijk aan een goedkeuring heeft besteed en hoelang de taak in de wachtrij stond. Waarom dit belangrijk is Hiermee bereken je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig en maak je onderscheid tussen actieve werktijd en wachttijd. Waar vind je dit? Dit is een conceptueel attribuut, afgeleid van de starttijd van de volgende gebeurtenis in de reeks voor een bepaalde case. Voorbeelden 2023-04-15T10:05:12Z2023-04-16T15:00:00Z2023-04-20T09:15:30Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	Het totale geldbedrag van de factuur.
Beschrijving Het factuurbedrag is het totaalbedrag dat volgens de factuur aan de leverancier verschuldigd is. Dit financiële attribuut heeft invloed op het hele proces. Het bepaalt vaak welke goedkeuringsroute wordt gevolgd, hoe grondig de controle is en welke betalingsprioriteit geldt. Bij process mining is het factuurbedrag een belangrijke dimensie om op te filteren en gegevens mee op te splitsen. Analisten kunnen bijvoorbeeld het proces voor facturen met hoge en lage bedragen vergelijken. Zo zien ze of er verschillende routes worden gevolgd of dat de doorlooptijden sterk uiteenlopen. Het bedrag is ook nodig om financiële KPI’s te berekenen en de financiële gevolgen van procesproblemen, zoals te late betalingen, te bepalen. Waarom dit belangrijk is Deze waarde is belangrijk voor financiële analyses, het onderzoeken van procesafwijkingen per bedrag en KPI’s zoals het percentage goedkeuringen dat aan de regels voldoet. Waar vind je dit? Te vinden in de kolom INVOICE_AMOUNT van de tabel AP_INVOICES_ALL. Voorbeelden 1500.00250.75125000.50
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de laatst bekende status van de factuur weer, zoals ‘Gevalideerd’, ‘Opnieuw valideren’, ‘Betaald’ of ‘Geannuleerd’. Zo zie je op elk moment waar de factuur zich in het proces bevindt. De factuurstatus is belangrijk voor het dashboard ‘Verdeling van huidige factuurstatussen’. Hiermee kunnen managers in de bedrijfsvoering achterstanden opsporen en de algehele voortgang van de factuurverwerking volgen. Door te analyseren hoe statussen in de loop van de tijd veranderen, krijg je ook een vereenvoudigd beeld van de processtroom. Waarom dit belangrijk is Hiermee zie je de huidige status van facturen. Dat is nodig voor operationele dashboards die achterstanden en werkdruk volgen. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van Oracle Fusion Financials. De status kan worden afgeleid uit velden zoals WFAPPROVAL_STATUS in AP_INVOICES_ALL of uit gerelateerde tabellen voor goedkeuringen en betalingen. Voorbeelden GevalideerdBetaaldGeannuleerdOpnieuw valideren nodig
	Gebruikersnaam UserName	De naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke gebruiker of systeemagent verantwoordelijk was voor een activiteit, zoals het valideren van een factuur, het plaatsen van een blokkade of het goedkeuren van een betaling. Zo wordt de menselijke of technische bron van de activiteit vastgelegd. Met een analyse per gebruiker krijg je inzicht in de werkverdeling, zie je wie goed presteert en kun je mogelijke opleidingsbehoeften of complianceproblemen opsporen. Zo kan blijken dat bepaalde gebruikers vaak betrokken zijn bij herstelwerk, of dat goedkeuringen steeds door dezelfde persoon worden afgehandeld. Dat kan een kwetsbaar punt opleveren. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je bronprestaties en de werkverdeling analyseren en zien welke gebruikers of teams bij specifieke processtappen betrokken zijn. Waar vind je dit? Deze informatie staat vaak in auditkolommen zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen als AP_INVOICES_ALL, of in gerelateerde workflowlogboeken. Voorbeelden john.doejane.smithSystem.Admin
	Leveranciersnaam VendorName	De naam van de leverancier die de factuur heeft verstuurd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan van welke leverancier de factuur afkomstig is. Leveranciersgegevens geven belangrijke zakelijke context aan de financiële transactie. Een analyse per leverancier kan inzicht geven in de relatie met leveranciers en hun prestaties. Zo zie je bijvoorbeeld of facturen van bepaalde leveranciers vaker afwijkingen bij het matchen, blokkades of vertragingen opleveren. Met deze informatie kun je de onboarding en communicatie met leveranciers verbeteren en de efficiëntie van de toeleveringsketen verhogen. De gegevens helpen ook mogelijke dubbele betalingen op te sporen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces per leverancier analyseren en problemen opsporen bij leveranciers die vertragingen of uitzonderingen veroorzaken. Waar vind je dit? Te vinden in de tabel POZ_SUPPLIERS. De factuurtabel AP_INVOICES_ALL bevat een VENDOR_ID waarmee je de tabel met leveranciers kunt koppelen. Voorbeelden Acme CorporationGlobal Tech Inc.Office Supplies Co.
	Uiterste betaaldatum PaymentDueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk aan de leverancier moet zijn betaald.
Beschrijving De uiterste betaaldatum wordt bepaald op basis van de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken. Dit is de deadline voor de betaling. Op tijd betalen voorkomt boetes, helpt de relatie met de leverancier goed te houden en kan korting opleveren. Dit attribuut is nodig voor het dashboard ‘Betaalprestaties op tijd’ en de bijbehorende KPI. Door de timestamp van de daadwerkelijke betaling te vergelijken met de uiterste betaaldatum, kun je betalingen als op tijd of te laat classificeren. Zo kan de organisatie volgen of betalingen op tijd plaatsvinden en dit verbeteren. Waarom dit belangrijk is Dit is de basis voor het meten van tijdige betalingen, een belangrijke KPI voor leveranciersbeheer en de financiële gezondheid. Waar vind je dit? Deze datum staat vaak in betalingstabels zoals AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, gekoppeld aan de factuur. Voorbeelden 2023-05-152023-06-012023-06-30
	Bronsysteem SourceSystem	Geeft aan in welk systeem de gebeurtenisdata oorspronkelijk is vastgelegd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan uit welke brontoepassing of module de data komt, zoals Oracle Fusion Financials. In omgevingen met meerdere gekoppelde systemen helpt dit veld om de herkomst van verschillende processtappen te onderscheiden. Kennis van het bronsysteem is nuttig voor datavalidatie, probleemoplossing en het analyseren van procesvarianten die specifiek zijn voor een bepaald systeem. Zo houd je overzicht in complexe IT-omgevingen waarin een factuur door meerdere applicaties kan gaan. Waarom dit belangrijk is Dit geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en het analyseren van systeemgebonden procesgedrag. Waar vind je dit? Dit is vaak een vaste waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset aan te geven. Voorbeelden Oracle Fusion FinancialsOracle Payables Cloud
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum op de factuur van de leverancier.
Beschrijving Dit attribuut is de datum waarop de leverancier de factuur officieel heeft verstuurd. De datum staat op het brondocument en wordt gebruikt om op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden de uiterste betaaldatum te berekenen. De factuurdatum is niet altijd het begin van het interne proces, maar geeft wel belangrijke context. In combinatie met de leveranciersnaam en het factuurbedrag helpt de datum mogelijke dubbele facturen op te sporen. Ook kan een analyse van de tijd tussen de factuurdatum en de datum waarop de factuur in het systeem is aangemaakt, vertragingen in de postkamer of factuurinvoer aan het licht brengen. Waarom dit belangrijk is Dit is een belangrijk gegeven om dubbele facturen op te sporen en uiterste betaaldatums te berekenen. Waar vind je dit? Dit standaardveld in de tabel AP_INVOICES_ALL heet INVOICE_DATE. Voorbeelden 2023-04-102023-05-012023-05-25
	Herstelwerk IsRework	Een booleaanse vlag die aangeeft of activiteiten deel uitmaken van een herstelcyclus.
Beschrijving Deze vlag krijgt de waarde true voor activiteiten die afwijken van het ideale proces, zoals ‘Factuur gecorrigeerd’ of een tweede keer ‘Factuur gevalideerd’ na een afwijzing. Zo kun je inefficiënte proceslussen expliciet markeren en kwantificeren. Dit attribuut is nodig voor het dashboard ‘Percentage herstelwerk en uitzonderingen’. Door herstelactiviteiten te markeren, kunnen analisten de hoeveelheid en kosten van herstelwerk bepalen, de oorzaken opsporen en meten wat verbeterinitiatieven opleveren die erop gericht zijn fouten meteen goed te herstellen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je herstelwerk expliciet herkennen en kwantificeren, zodat je de frequentie, oorzaken en gevolgen van inefficiënte processen kunt analyseren. Waar vind je dit? Dit is een berekend attribuut. De logica wordt tijdens de datatransformatie ingesteld om reeksen activiteiten te herkennen die herstelwerk vormen. Voorbeelden truefalse
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatiecode van de inkooporder die bij de factuur hoort.
Beschrijving Dit attribuut koppelt de factuur aan de bijbehorende inkooporder (PO), waarmee de inkoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO gekoppeld zijn, maar ook zonder PO worden verwerkt. Een analyse per PO koppelt de factuur terug aan het inkoopgedeelte van het P2P-proces. Zo kun je nagaan of het inkoopproces de regels volgt en of problemen met facturen, zoals afwijkingen bij matching, hun oorsprong hebben in de oorspronkelijke PO. Met of zonder PO-nummer kun je verschillende routes voor factuurverwerking van elkaar onderscheiden en analyseren. Waarom dit belangrijk is Dit koppelt de factuur aan het inkoopproces en is belangrijk om factuurstromen met en zonder PO te analyseren. Waar vind je dit? Deze informatie is beschikbaar door de factuurregels in AP_INVOICE_LINES_ALL via PO_DISTRIBUTION_ID te koppelen aan de PO-verdelingen. Voorbeelden PO-2023-5001600789PO-FIN-9981
	Laatste gegevensupdate LastUpdateDate	Timestamp die aangeeft wanneer de record voor het laatst is bijgewerkt in het bronsysteem.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de onderliggende data in Oracle Fusion Financials voor het laatst is gewijzigd. Het wordt gebruikt om incrementele data-inlezingen te beheren en ervoor te zorgen dat het process mining-model actueel is. Deze technische timestamp wordt niet rechtstreeks gebruikt voor processtroomanalyses, maar is wel belangrijk om de data actueel en integer te houden. Datapijplijnen kunnen hiermee efficiënt alleen nieuwe of gewijzigde records opvragen sinds de vorige update. Zo wordt het bronsysteem minder belast. Waarom dit belangrijk is Hiermee kunnen datapijplijnen efficiënt en incrementeel worden uitgevoerd, zodat de procesanalyse actueel blijft zonder alles opnieuw te laden. Waar vind je dit? In veel Oracle Fusion-tabellen, waaronder AP_INVOICES_ALL, is dit veld te vinden als LAST_UPDATE_DATE. Voorbeelden 2023-05-20T11:00:00Z2023-05-21T16:45:00Z
	Naam goedkeurder ApproverName	De naam van de persoon die de factuur heeft goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving Dit attribuut legt vast wie tijdens de goedkeuringsstap een actie heeft uitgevoerd. Het wordt geregistreerd bij activiteiten zoals ‘Factuur goedgekeurd’ of ‘Factuur afgewezen’. Met de naam van de goedkeurder kun je de werkdruk rond goedkeuringen onderzoeken, de doorlooptijden per goedkeurder meten en controleren of het goedkeuringsbeleid wordt nageleefd. Voor de KPI ‘Percentage goedkeuringen dat aan de regels voldoet’ kun je deze informatie toetsen aan de bevoegdheidsregels op basis van het factuurbedrag en de bedrijfscode. Waarom dit belangrijk is Dit is nodig om doorlooptijden van goedkeuringen te analyseren, naleving van het goedkeuringsbeleid te controleren en de werkverdeling te begrijpen. Waar vind je dit? Deze informatie staat in de workflow- of goedkeuringshistorietabellen van Oracle Fusion die bij het factuurobject horen. Voorbeelden David WilsonSarah JohnsonMichael Brown
	Op tijd betaald IsOnTimePayment	Een booleaanse vlag die aangeeft of de factuur uiterlijk op de vervaldatum is betaald.
Beschrijving Deze vlag krijgt de waarde true als de betaling op of vóór de uiterste betaaldatum is uitgevoerd, en anders false. Zo wordt elke betaalde factuur eenvoudig geclassificeerd. Dit berekende attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI ‘Percentage betalingen op tijd’ en het bijbehorende dashboard. Gebruikers kunnen hiermee eenvoudig filteren, tellen en het aandeel te late en tijdige betalingen visualiseren, zonder telkens datums te vergelijken. Zo zie je snel hoe groot de betalingsvertragingen zijn en kun je de voortgang volgen. Waarom dit belangrijk is Dit maakt het eenvoudiger om tijdige betalingen te analyseren en vormt de directe basis voor de KPI ‘Percentage betalingen op tijd’. Waar vind je dit? Dit is een berekend attribuut, afgeleid door de timestamp van de activiteit ‘Betaling uitgevoerd’ te vergelijken met het attribuut ‘PaymentDueDate’. Voorbeelden truefalse
	Reden voor afwijking bij matching MatchingDiscrepancyReason	De specifieke reden waarom een factuur, inkooporder en ontvangst niet met elkaar overeenkomen.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waarom een factuur niet door de automatische matching is gekomen. Veelvoorkomende redenen zijn verschillen in prijs, hoeveelheid of artikelcode tussen de factuur en de bijbehorende inkooporder of goederenontvangst. Deze informatie is belangrijk voor het dashboard ‘Percentage facturen met matchingafwijkingen’. Door de redenen voor afwijkingen te categoriseren en analyseren, kunnen bedrijven structurele problemen in hun inkoop- of ontvangstprocessen opsporen. Vervolgens kunnen ze maatregelen nemen om meer facturen in één keer en zonder handmatige tussenkomst te verwerken. Waarom dit belangrijk is Dit verklaart waarom facturen niet automatisch worden gematcht. Zo kun je het percentage geslaagde matches bij de eerste poging verhogen en handmatig herstelwerk verminderen. Waar vind je dit? Raadpleeg de documentatie van Oracle Fusion Financials. Dit kan zijn vastgelegd als een specifiek type blokkeringsreden in AP_HOLDS_ALL of in gerelateerde tabellen met matchgegevens. Voorbeelden Eenheidsprijs wijkt af van de POGefactureerde hoeveelheid > ontvangen hoeveelheidOngeldig artikel op factuur
	Reden voor blokkade HoldReason	De reden waarom een factuur is geblokkeerd of de betaling ervan is tegengehouden.
Beschrijving Als een factuur wordt geblokkeerd, geeft dit attribuut de reden aan, zoals ‘Prijs wijkt af’, ‘Hoeveelheid wijkt af’ of ‘Wachten op goederenontvangst’. Zo wordt duidelijk waarom de normale processtroom is onderbroken. Dit attribuut is de belangrijkste dimensie voor het dashboard ‘Trends en analyse van betalingsblokkades’. Door de verschillende redenen voor blokkades te analyseren, kan de organisatie de oorzaken ervan opsporen en aanpakken. Denk aan problemen met inkoopprocessen of onjuiste facturen van leveranciers. Zo kunnen vertragingen in de verwerking worden beperkt. Waarom dit belangrijk is Hiermee achterhaal je de oorzaak van betalingsblokkades en kun je gericht verbeteringen doorvoeren om blokkades en betalingsvertragingen te verminderen. Waar vind je dit? Blokkadegegevens staan meestal in de tabel AP_HOLDS_ALL. Deze tabel is gekoppeld aan de factuur en bevat een blokkeringsreden of -code. Voorbeelden Prijs wijkt afGefactureerde hoeveelheid is groter dan ontvangen hoeveelheidOngeldig PO-nummer
	Valuta InvoiceCurrencyCode	De valuta van het factuurbedrag.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Het geeft belangrijke context aan het veld Factuurbedrag. Voor een internationale organisatie is het belangrijk facturen per valuta te analyseren, zowel voor financiële rapportages als om procesverschillen per regio te begrijpen. Zo worden geldbedragen juist geïnterpreteerd en kun je betalingsgedrag of goedkeuringsdrempels per valuta analyseren. Waarom dit belangrijk is Dit geeft de nodige context bij financiële bedragen, zodat je ze juist kunt interpreteren en analyseren, vooral bij internationale bedrijfsvoering. Waar vind je dit? Te vinden in de kolom INVOICE_CURRENCY_CODE van de tabel AP_INVOICES_ALL. Voorbeelden USDEURGBPCAD

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Leg deze belangrijke processtappen en mijlpalen vast in je event log voor een nauwkeurige procesontdekking.

6 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling uitgevoerd	De betaling is definitief bevestigd en verwerkt. Bij een cheque is dit de datum waarop deze is geïnd. Bij een elektronische betaling is het de bevestiging van de bank.
Waarom dit belangrijk is Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus van de factuur en markeert de succesvolle afronding van het proces. Dit is het eindpunt voor de berekening van 'Gemiddelde doorlooptijd factuur' en 'Percentage tijdige betalingen'. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging naar 'Cleared' of 'Reconciled' in de tabel AP_CHECKS_ALL (met CLEARED_DATE), of uit bankafstemmingsdata in de module Cash Management (CE_STATEMENT_LINES). Vastleggen Af te leiden uit statuswijzigingen in AP_CHECKS_ALL of afstemming in de module CE. Gebeurtenistype inferred
	Factuur aangemaakt	Dit is het moment waarop een factuurrecord in het systeem wordt aangemaakt, bijvoorbeeld door handmatige invoer, scannen of elektronische aanlevering. Meestal wordt deze gebeurtenis vastgelegd wanneer een nieuwe rij aan de hoofdtabel voor facturen wordt toegevoegd.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de levenscyclus van de factuurverwerking. Door de tijd vanaf deze gebeurtenis te analyseren, krijg je inzicht in de efficiëntie van de gegevensinvoer en eventuele vertraging aan het begin van het proces. Waar vind je dit? In Oracle Fusion Financials komt dit overeen met de aanmaaktimestamp van het record in de tabel AP_INVOICES_ALL, specifiek de kolom CREATION_DATE. Vastleggen Aanmaktimestamp van het record in AP_INVOICES_ALL. Gebeurtenistype explicit
	Factuur geboekt	De factuur is succesvol geboekt in het grootboek, waarbij journaalposten zijn aangemaakt. Deze gebeurtenis bevestigt dat de financiële gevolgen van de factuur formeel zijn vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk financieel controlepunt en een voorwaarde voor betaling. Dit bevestigt dat de factuur volledig is gevalideerd en goedgekeurd en klaar is voor betaling. Waar vind je dit? Af te leiden uit de status in de tabel AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL (ACCRUAL_POSTED_FLAG = 'Y') of door te controleren op bijbehorende journaalposten in grootboektabellen zoals XLA_AE_HEADERS. Vastleggen Af te leiden uit vlaggen in AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL of gekoppelde grootboekposten. Gebeurtenistype inferred
	Factuur gematcht met inkooporder	Deze activiteit geeft aan dat een factuurregel succesvol is gematcht met de bijbehorende regel van een inkooporder. Daarmee is bevestigd dat de gefactureerde goederen of diensten zijn besteld. Dit wordt doorgaans als automatische of handmatige actie in het systeem vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor de driewegmatch tussen de inkooporder, ontvangst en factuur. Problemen in deze fase zijn een belangrijke oorzaak van uitzonderingen en vertragingen. Waar vind je dit? Af te leiden uit records in de tabel AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL die de factuur koppelen aan een distributieregel van een inkooporder (PO_DISTRIBUTION_ID). Ook de matchstatus op regelniveau in AP_INVOICE_LINES_ALL kan worden gebruikt. Vastleggen Af te leiden uit de ingevulde gegevens over inkooporderdistributies op factuurregels. Gebeurtenistype inferred
	Factuur goedgekeurd	Alle vereiste partijen hebben de factuur in de workflow goedgekeurd. De factuur is nu klaar voor de boekhouding en de betalingsplanning.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de goedkeuring is afgerond. Vertragingen vóór deze stap zijn vaak het gevolg van bottlenecks. Waar vind je dit? Af te leiden uit een wijziging van APPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL naar een definitieve goedkeuringsstatus, zoals 'Approved' of 'Workflow Approved'. De auditgeschiedenis van dit veld bevat de timestamp. Vastleggen Af te leiden uit een wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Approved'. Gebeurtenistype inferred
	Factuur ter goedkeuring ingediend	De factuur wordt op basis van ingestelde bedrijfsregels ingediend bij een goedkeuringsworkflow. Hiermee begint de formele goedkeuringscyclus.
Waarom dit belangrijk is Hiermee begint een belangrijk deel van het proces. Door de starttijd bij te houden, kun je de 'Doorlooptijd factuurgoedkeuring' meten en verbeteren. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging in de tabel AP_INVOICES_ALL, waarbij APPROVAL_STATUS verandert in bijvoorbeeld 'Initiated' of 'Pending Approval'. Deze gebeurtenis kan ook in de workflowtabellen staan. Vastleggen Af te leiden uit een wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Initiated'. Gebeurtenistype inferred
	Afwijking bij het matchen vastgesteld	Dit gebeurt wanneer het systeem of een gebruiker een verschil vaststelt tussen de factuur, inkooporder en ontvangstgegevens, bijvoorbeeld in prijs of hoeveelheid. Vaak wordt de factuur dan door het systeem geblokkeerd.
Waarom dit belangrijk is Dit maakt procesuitzonderingen zichtbaar waarvoor handmatig ingrijpen nodig is. Door deze gebeurtenissen bij te houden, kun je de KPI 'Afwijkingspercentage factuurmatching' berekenen en oorzaken analyseren. Waar vind je dit? Dit wordt vaak vastgelegd als een specifiek type blokkade op de factuur. Controleer in de tabel AP_HOLDS_ALL op blokkadetypen die met matching te maken hebben, zoals 'QTY REC' of 'PRICE'. HOLD_DATE bevat de timestamp. Vastleggen Er is een record aangemaakt in AP_HOLDS_ALL met een blokkadetype dat verband houdt met matching. Gebeurtenistype explicit
	Betaling aangemaakt	Het systeem heeft de betalingsopdracht voor de factuur aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een cheque, een bestand voor elektronische overboeking (EFT) of een ander betaalmiddel zijn.
Waarom dit belangrijk is Op dit moment reserveert de organisatie het geld voor de betaling. Dit is een belangrijke stap vlak voordat het geld van de bankrekening wordt afgeschreven. Waar vind je dit? Vastgelegd in de tabel AP_CHECKS_ALL, waarin informatie over alle betalingen staat. CHECK_DATE geeft aan wanneer het betaaldocument is aangemaakt. Vastleggen Er is een record aangemaakt in de tabel AP_CHECKS_ALL. Gebeurtenistype explicit
	Betaling ingepland	De factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsopdracht, vaak een betaalrun of betaalbatch genoemd. De factuur staat nu klaar voor betaling.
Waarom dit belangrijk is De stap tussen de boeking en de daadwerkelijke betaling. De duur van deze fase heeft invloed op cashflowprognoses en op de mogelijkheid om korting voor vroege betaling te krijgen. Waar vind je dit? Dit wordt vastgelegd in de tabel AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL wanneer een betalingsrecord wordt aangemaakt, maar nog niet als betaald is bevestigd. De gegevens kunnen ook in tabellen voor betaalbatches staan, zoals IBY_PAYMENT_PROCESS_REQUESTS. Vastleggen Er is een record voor een geplande betaling aangemaakt in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. Gebeurtenistype explicit
	Blokkade op factuur opgeheven	Deze gebeurtenis markeert het opheffen van een blokkade op de factuur. Een gebruiker of geautomatiseerd proces verwijdert de blokkade, zodat de factuur verder kan worden verwerkt.
Waarom dit belangrijk is De tijd tussen het instellen en opheffen van een blokkade is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de afhandeling van uitzonderingen. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde oplostijd van uitzonderingen'. Waar vind je dit? Vastgelegd in de tabel AP_HOLDS_ALL. Bij het opheffen van een blokkade worden de velden RELEASE_LOOKUP_CODE en RELEASE_REASON ingevuld, samen met LAST_UPDATE_DATE. Vastleggen Een record in de tabel AP_HOLDS_ALL is bijgewerkt om aan te geven dat de blokkade is opgeheven. Gebeurtenistype explicit
	Factuur afgewezen	Een goedkeurder heeft de factuur tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen. Meestal wordt de factuur dan teruggestuurd voor correctie of geannuleerd, waarna herstelwerk nodig is.
Waarom dit belangrijk is Dit is een ongunstige uitkomst die vaak leidt tot herstelwerk en langere doorlooptijden. Door afwijzingen bij te houden, kun je problemen met de factuurkwaliteit of naleving van inkooporders opsporen. Waar vind je dit? Af te leiden uit een wijziging van APPROVAL_STATUS in de tabel AP_INVOICES_ALL naar 'Rejected'. De workflowgeschiedenis bevat informatie over wie de factuur heeft afgewezen en wanneer. Vastleggen Af te leiden uit een wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Rejected'. Gebeurtenistype inferred
	Factuur geannuleerd	De factuur is ongeldig gemaakt of geannuleerd en wordt niet verder verwerkt of betaald. Dit is een eindstatus van het proces.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk eindpunt voor facturen die niet tot een betaling leiden. Door annuleringen te analyseren, kun je problemen met dubbele facturen of onjuiste inzendingen door leveranciers opsporen. Waar vind je dit? Af te leiden uit een statuswijziging in AP_INVOICES_ALL. De kolom CANCELLED_DATE bevat de timestamp van de annulering. Vastleggen Het veld CANCELLED_DATE in de tabel AP_INVOICES_ALL is ingevuld. Gebeurtenistype explicit
	Factuur geblokkeerd	Een algemene activiteit voor elke blokkade op een factuur die verdere verwerking en betaling tegenhoudt. De oorzaak kan bijvoorbeeld een matchprobleem, onvoldoende saldo of handmatig ingrijpen zijn.
Waarom dit belangrijk is Dit heeft direct invloed op de doorlooptijd en kan tot te late betalingen leiden. Door blokkades te analyseren, kun je structurele procesproblemen opsporen en oplossen. Dit ondersteunt de analyse 'Trends in betalingsblokkades'. Waar vind je dit? Expliciet vastgelegd in de tabel AP_HOLDS_ALL. Elke rij bevat een blokkade, met de aanmaakdatum (HOLD_DATE) en de reden. Vastleggen Er is een record aangemaakt in de tabel AP_HOLDS_ALL. Gebeurtenistype explicit
	Factuur gecorrigeerd	Dit gebeurt wanneer een gebruiker een factuur wijzigt, vaak na een afwijzing of om een invoerfout te herstellen. Dit is een handmatige herstelstap in het proces.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit wijst duidelijk op herstelwerk. Door bij te houden hoe vaak dit gebeurt, kun je de inefficiëntie van het proces meten en de KPI 'Herstelpercentage facturen' berekenen. Waar vind je dit? Af te leiden door belangrijke wijzigingen in het factuurrecord in AP_INVOICES_ALL bij te houden nadat de factuur al is gevalideerd of ter goedkeuring is ingediend. Hiervoor zijn de timestamp LAST_UPDATE_DATE en gegevens uit het auditspoor nodig. Vastleggen Af te leiden door LAST_UPDATE_DATE te vergelijken na een afwijzing of blokkade. Gebeurtenistype inferred
	Factuur gevalideerd	Dit betekent dat de factuur de systeemcontroles op volledigheid en juistheid van de kop- en regelgegevens heeft doorstaan. Vaak is dit af te leiden uit een statuswijziging van het factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijke stap vóór het matchen en goedkeuren. Vertragingen kunnen wijzen op problemen met de datakwaliteit van facturen of de systeemconfiguratie. Waar vind je dit? Af te leiden uit de statuswijziging naar 'Validated' in de tabel AP_INVOICES_ALL. De wijzigingsgeschiedenis of het auditspoor van de kolom VALIDATION_STATUS kan hiervoor worden gebruikt. Vastleggen Af te leiden uit een wijziging in het veld AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Oracle Fusion Financials

Stappen

Log in bij Oracle Fusion Cloud: Open je Oracle Fusion Cloud-omgeving met een gebruiker met de rol BI Cloud Connector Administrator (BICC_ADMIN).
Ga naar BI Cloud Connector: Open in het hoofdmenu Tools > BI Cloud Connector. De BICC-console wordt geopend.
Selecteer een offering: Kies in de BICC-console de offering voor je Financials-data. Deze heet meestal 'Financials'.
Configureer externe opslag: Ga naar het gedeelte 'Configure External Storage'. Stel de verbinding in met de cloudopslag waar de geëxtraheerde CSV-bestanden worden opgeslagen, bijvoorbeeld Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Object Storage.
Schakel offerings in voor extractie: Ga naar 'Manage Offerings and PVOs' of een vergelijkbaar gedeelte. Selecteer de offering 'Financials' en schakel deze in voor extractie.
Selecteer Public View Objects (PVO's): Zoek de PVO's die nodig zijn voor het factuurproces en selecteer ze. Dit zijn de belangrijkste PVO's: FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO, FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO, FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO en FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO.
Plan de extractietaak: Ga naar 'Manage Extract Schedules'. Maak een taak aan, geef deze een duidelijke naam en selecteer alle PVO's die je in de vorige stap hebt ingeschakeld. Plan de taak in. Haal voor de eerste keer data op over de gewenste historische periode. Stel voor volgende extracties in dat alleen nieuwe of gewijzigde data wordt opgehaald op basis van LastUpdateDate.
Controleer de taak en haal de data op: Volg de voortgang van de taak in de BICC-console. Ga na een geslaagde uitvoering naar de ingestelde cloudopslag. Daar vind je de geëxtraheerde data als gecomprimeerde CSV-bestanden, één per PVO.
Laad de data in een stagingomgeving: Pak de bestanden uit en laad de CSV's in een stagingdatabase of dataverwerkingsplatform, zoals een datawarehouse of datalake, waar je SQL-query's kunt uitvoeren. Laad elk CSV-bestand in een eigen tabel.
Zet de data om in een event log: Voer de meegeleverde SQL-query uit op de tabellen in je stagingomgeving. De query voegt data uit de verschillende tabellen samen tot één event-logtabel.
Exporteer de data voor ProcessMind: Exporteer het resultaat van de SQL-query als één CSV-bestand. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attributen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime enzovoort) voordat je het bestand uploadt naar ProcessMind.

Configuratie

Belangrijke Public View Objects (PVO's): Voor de extractie zijn verschillende kern-PVO's uit de offering Financials nodig. Neem minimaal deze op:
- FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO: Voor basisgegevens van facturen en gebeurtenissen rond aanmaak, validatie en annulering.
- FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO: Voor alle gebeurtenissen rond het blokkeren en vrijgeven van facturen.
- FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO: Voor gedetailleerde stappen in de goedkeuringsworkflow, zoals indienen, goedkeuren en afwijzen.
- FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO: Voor gebeurtenissen rond het aanmaken en uitvoeren van betalingen.
- FscmTopModelAM.FinApInvPmtsAM.InstallmentPVO: Om vast te stellen wanneer een factuur voor betaling is ingepland.
Incrementele extracties: Stel de BICC-taak voor doorlopende monitoring zo in dat deze incrementele extracties uitvoert. Gebruik de kolom LastUpdateDate, die in de meeste PVO's beschikbaar is, als filter om alleen nieuwe of gewijzigde records sinds de vorige uitvoering op te halen.
Filteren op datumbereik: Haal voor de eerste historische extractie een beheersbare periode op, bijvoorbeeld de afgelopen 6 tot 12 maanden. Je kunt in de planning van de BICC-taak een algemeen filter instellen voor een specifieke periode.
Filter op bedrijfseenheid: Beperk de extractie door in de configuratie van de BICC-taak te filteren op BusinessUnitName of een vergelijkbaar attribuut. Dit is belangrijk in omgevingen met meerdere entiteiten, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft.
Vereisten: Je gebruikersaccount moet de juiste rollen hebben om extractietaken in te stellen en uit te voeren. Het gaat vooral om BICC Administrator (BICC_ADMIN) en Functional Setup User (FSM_IMPLEMENTATION_CONSULTANT). Ook moet je toegang hebben tot een geconfigureerde cloudopslaglocatie, zoals OCI Object Storage of UCM.

Voorbeeldquery sql

-- This script is designed to be run on the CSV files after they have been extracted by BICC and loaded into a staging database.
-- Each CTE (e.g., Invoices, Holds) represents a table created from a corresponding PVO's CSV file.

WITH Invoices AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        InvoiceNumber,
        InvoiceAmount,
        SupplierName AS VendorName,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName, 
        LastUpdateDate, 
        LastUpdatedBy, 
        ValidatedDate,
        ApprovalStatus,
        WfApprovalStatus,
        PayablesAccountingStatus,
        CancelledDate,
        CancelledBy,
        BusinessUnitName AS CompanyCode
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvQuickInvoicesAM_InvoiceHeaderPVO
    WHERE LastUpdateDate >= '[Specify Start Date]'
),
Holds AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        HoldDate,
        ReleasedDate,
        HoldReason,
        CreatedBy,
        LastUpdatedBy
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvHoldAM_InvoiceHoldPVO
),
ApprovalHistory AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        ActionDate,
        Action,
        Performer AS UserName
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvSharedAM_InvoiceApprovalHistoryPVO
),
Installments AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        DueDate AS PaymentDueDate,
        PaymentStatusFlag,
        LastUpdateDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvPmtsAM_InstallmentPVO
),
Payments AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        PaymentId,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName,
        PaymentDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApPmtsInvPmtsAM_PaymentPVO
)

-- 1. Invoice Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    i.CreationDate AS "EventTime",
    i.CreationDate AS "EndTime",
    i.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    i.ValidatedDate AS "EventTime",
    i.ValidatedDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Validated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.ValidatedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO (Inferred from hold release)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE') AND h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Matching Discrepancy Identified' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE')

UNION ALL

-- 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Placed on Invoice' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Sent for Approval' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Initiated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'SUBMITTED'

UNION ALL

-- 8. Invoice Approved
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Approved' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Workflow approved' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'APPROVED'

UNION ALL

-- 9. Invoice Rejected
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Rejected' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Rejected' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'REJECTED'

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected (Inferred from update after rejection)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.WfApprovalStatus = 'WORKFLOW_REJECTED' AND i.LastUpdatedBy <> 'FUSION_APPS_PRC_SOA_APPID'

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Accounted' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.PayablesAccountingStatus = 'ACCOUNTED'

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    inst.LastUpdateDate AS "EventTime",
    inst.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName", -- User who ran the PPR is not in this PVO
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Selected for Payment' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE inst.PaymentStatusFlag = 'Y'

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    p.CreationDate AS "EventTime",
    p.CreationDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    p.PaymentDate AS "EventTime",
    p.PaymentDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE p.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    i.CancelledDate AS "EventTime",
    i.CancelledDate AS "EndTime",
    i.CancelledBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Cancelled' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.CancelledDate IS NOT NULL;

Stappen

Open Oracle BI Publisher: Log in bij Oracle Fusion Applications met een gebruiker met de rol BI Administrator of een vergelijkbare rol. Open de Navigator, selecteer Tools en klik vervolgens op Reports and Analytics om de rapportagetool te openen.
Ga naar de catalogus: Klik in de werkruimte Reports and Analytics op de knop Browse Catalog om Oracle BI Publisher te openen.
Maak een datamodel aan: Ga in de BI Publisher-catalogus naar een geschikte map, bijvoorbeeld Shared Folders > Custom. Klik op het vervolgkeuzemenu New en selecteer Data Model.
Definieer de SQL-querydataset: Klik in de datamodeleditor op het pictogram '+' om een dataset toe te voegen en selecteer SQL Query in de lijst.
Configureer de dataset: Geef de dataset in het venster New Data Set een naam, bijvoorbeeld P2P_Invoice_Events. Selecteer de juiste Data Source. Voor financiële data is dit meestal ApplicationDB_FSCM. Controleer of Type of SQL is ingesteld op Standard SQL.
Voer de SQL-query in: Kopieer de volledige SQL uit het gedeelte query van dit document en plak deze in het tekstveld SQL Query.
Definieer parameters: De query gebruikt parameters om data te filteren. Maak in de eigenschappen van het datamodel drie parameters aan: p_start_date, p_end_date en p_bu_name. Stel het datatype in op String. Bij het uitvoeren van het rapport geef je hiervoor waarden op, bijvoorbeeld '2023-01-01' voor datums en de naam van de betreffende bedrijfseenheid.
Sla het datamodel op: Sla het datamodel op in je aangepaste map. Je kunt voorbeelddata bekijken door op het tabblad 'Data' te klikken en waarden in te vullen voor de parameters die je hebt aangemaakt.
Maak een rapport aan: Ga terug naar de catalogus, klik op het vervolgkeuzemenu New en selecteer Report. Kies in de rapportwizard de optie 'Use Data Model' en selecteer het datamodel dat je net hebt opgeslagen.
Stel de rapportindeling en uitvoer in: Een eenvoudige tabelindeling volstaat. Stel vooral de standaarduitvoer in. Klik op 'View a List' en controleer of CSV de standaardindeling is en als enige is ingeschakeld. Zo krijg je een onopgemaakt databestand.
Plan het rapport in: Sla het rapport op. Je kunt het nu op aanvraag uitvoeren of, voor betere prestaties, buiten piekuren inplannen. Je kunt de planning zo instellen dat de CSV-uitvoer wordt opgeslagen op een specifieke locatie, zoals de Universal Content Management (UCM)-server. Daar kun je het bestand ophalen om te uploaden.
Exporteer en bereid de data voor: Download het resulterende CSV-bestand zodra de rapporttaak is voltooid. Controleer vóór het uploaden naar de process mining-tool of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attributen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime enzovoort).

Configuratie

Databron: Voer de query uit op de applicatiedatabase van Fusion Financials. Deze is in BI Publisher meestal gekoppeld via de JNDI-databron ApplicationDB_FSCM.
Parameters: Configureer het datamodel met de volgende parameters voor flexibele data-extractie:
- p_start_date: De begindatum van de extractieperiode, in de notatie 'YYYY-MM-DD'.
- p_end_date: De einddatum van de extractieperiode, in de notatie 'YYYY-MM-DD'.
- p_bu_name: De naam van de bedrijfseenheid (Company Code) waarop je de data wilt filteren. Gebruik een jokerteken zoals '%' om data van alle bedrijfseenheden op te halen.
Datumbereik: Gebruik voor de eerste extractie bij voorkeur data over een periode van 3 tot 6 maanden. Zo krijg je een representatieve dataset zonder dat de extractie te zwaar wordt.
Aandachtspunten voor prestaties: Data over lange perioden of van alle bedrijfseenheden tegelijk ophalen kan veel bronnen vragen en tot time-outs leiden. Voer grote extracties daarom in kleinere opeenvolgende batches uit, bijvoorbeeld maand voor maand, of plan ze buiten piekuren in.
Vereisten: De gebruiker die het rapport aanmaakt en uitvoert, heeft een rol nodig met toegang tot BI Publisher, zoals BI Administrator. Ook zijn de juiste databeveiligingsrechten nodig om de onderliggende Accounts Payable-tabellen (AP_INVOICES_ALL, AP_PAYMENTS_ALL enzovoort) voor de betreffende bedrijfseenheden te bekijken.

Voorbeeldquery sql

WITH INVOICE_BASE AS (
    SELECT 
        AIA.INVOICE_ID,
        AIA.INVOICE_NUM,
        AIA.INVOICE_AMOUNT,
        AIA.CREATION_DATE,
        AIA.CREATED_BY,
        AIA.LAST_UPDATE_DATE,
        AIA.LAST_UPDATED_BY,
        AIA.CANCELLED_DATE,
        AIA.CANCELLED_BY,
        AIA.WFAPPROVAL_STATUS,
        AIA.TERMS_DATE AS PAYMENT_DUE_DATE,
        PSV.VENDOR_NAME,
        FABUV.BU_NAME AS COMPANY_CODE
    FROM 
        AP_INVOICES_ALL AIA
    JOIN 
        POZ_SUPPLIERS_V PSV ON AIA.VENDOR_ID = PSV.VENDOR_ID
    JOIN
        FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V FABUV ON AIA.ORG_ID = FABUV.BU_ID
    WHERE 
        AIA.CREATION_DATE BETWEEN TO_DATE(:p_start_date, 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE(:p_end_date, 'YYYY-MM-DD')
        AND FABUV.BU_NAME LIKE :p_bu_name
)
-- 1. Invoice Created
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIA.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICES_ALL AIA
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS IN ('VALIDATED', 'NEEDS REVALIDATION', 'STOPPED')

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(AID.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AID.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AID.PO_DISTRIBUTION_ID IS NOT NULL
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified & 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AH.HOLD_LOOKUP_CODE IN ('QTY ORD', 'QTY REC', 'PRICE', 'AMT ORD', 'AMT REC') THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        ELSE 'Hold Placed on Invoice'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AH.RELEASE_LOOKUP_CODE IS NOT NULL AND AH.RELEASE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval, 8. Invoice Approved, 9. Invoice Rejected
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AAH.ACTION = 'INITIATED' THEN 'Invoice Sent for Approval'
        WHEN AAH.ACTION = 'APPROVED' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN AAH.ACTION = 'REJECTED' THEN 'Invoice Rejected'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AAH.RESPONSE_ID AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AAH.ACTION IN ('INITIATED', 'APPROVED', 'REJECTED') AND AAH.RESPONSE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected
SELECT DISTINCT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.LAST_UPDATE_DATE > IB.CREATION_DATE
    AND IB.LAST_UPDATED_BY <> IB.CREATED_BY 
    AND EXISTS (
        SELECT 1 FROM AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH 
        WHERE AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID AND AAH.ACTION = 'REJECTED' AND IB.LAST_UPDATE_DATE > AAH.RESPONSE_DATE
    )

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(XAH.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM XLA_AE_HEADERS XAH
JOIN XLA_TRANSACTION_ENTITIES XTE ON XAH.ENTITY_ID = XTE.ENTITY_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON XTE.SOURCE_ID_INT_1 = IB.INVOICE_ID
WHERE XTE.APPLICATION_ID = 200
AND XTE.ENTITY_CODE = 'AP_INVOICES'
AND XAH.ACCOUNTING_ENTRY_STATUS_CODE = 'F' -- Final
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(APISC.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INV_SELECTION_CRITERIA_ALL APISC
JOIN AP_INVOICES_ALL AIA ON APISC.CHECKRUN_NAME = AIA.PAYMENT_STATUS_FLAG
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIPA.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AC.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN AP_CHECKS_ALL AC ON AIPA.CHECK_ID = AC.CHECK_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE AC.CLEARED_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CANCELLED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.CANCELLED_DATE IS NOT NULL

Stappen

Vereisten: Installeer Python 3.6 of hoger op je systeem, samen met de bibliotheken requests en pandas. Installeer deze met pip: pip install requests pandas.
Oracle Fusion API instellen: Ga in je Oracle Fusion-omgeving naar de Security Console. Maak een nieuwe vertrouwelijke applicatie aan voor API-toegang. Noteer de toegewezen Client ID en Client Secret. Controleer of de applicatiegebruiker de juiste rollen heeft om factuur- en betalingsdata te lezen, zoals de rol Financials - Payables Invoice Inquiry Duty.
Configureer het Python-script: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_fusion_invoices.py. Open het bestand en vul bovenaan de tijdelijke variabelen in. Dit zijn CLIENT_ID, CLIENT_SECRET, TOKEN_URL, FUSION_HOST, START_DATE en END_DATE. Gebruik voor FUSION_HOST de basis-URL van je Oracle Cloud-applicaties.
Stel de extractieperiode in: Pas de variabelen START_DATE en END_DATE aan om de periode voor de data-extractie vast te leggen. Begin bij voorkeur met een korte periode, bijvoorbeeld één maand, om het script te testen en de uitvoer te controleren.
Voer het script uit: Ga in de opdrachtregel of terminal naar de map met het script en voer python extract_fusion_invoices.py in. Het script meldt zich aan, haalt de data op en toont de voortgang in de console.
Authenticatie: Het script stuurt eerst je clientgegevens naar de Oracle-identiteitsprovider (TOKEN_URL) om een OAuth-toegangstoken op te halen. Dit token wordt vervolgens opgenomen in de header van alle API-verzoeken aan de Fusion Financials API.
Data ophalen en pagineren: Het script bevraagt het REST API-eindpunt invoices en haalt records op die binnen de opgegeven periode zijn aangemaakt. Het verwerkt de paginering automatisch: het controleert de vlag hasMore in het API-antwoord en verstuurt vervolgverzoeken met een bijgewerkte parameter offset totdat alle factuurdata is opgehaald.
Gedetailleerde data ophalen: Voor elke opgehaalde factuur doet het script extra API-verzoeken voor bijbehorende gegevens. Het bevraagt het eindpunt /child/holds voor informatie over blokkeringen en vrijgaven en het eindpunt /payments, gefilterd op factuurnummer, voor betalingsdata.
Event log genereren: De kern van het script verwerkt de ruwe JSON-data van de API. Op basis van specifieke datums, statussen en onderliggende records maakt het afzonderlijke rijen aan voor elk van de 15 vereiste bedrijfsactiviteiten. Zo leidt de aanwezigheid van CancelledDate tot de gebeurtenis 'Factuur geannuleerd'.
Controleer de uitvoer: Na afloop maakt het script in dezelfde map het bestand invoice_event_log.csv aan. Open dit CSV-bestand in een spreadsheetprogramma en controleer of alle vereiste kolommen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) en aanbevolen attributen aanwezig zijn.
Bereid de upload voor: Controleer of de kolomkoppen in het CSV-bestand overeenkomen met de vereiste attribuutnamen. Meestal hoef je de data niet verder op te maken. Het bestand is nu klaar om naar je process mining-tool te uploaden.

Configuratie

Authenticatiegegevens: Je hebt een Client ID en Client Secret nodig van een vertrouwelijke applicatie die is geregistreerd in de Security Console van Oracle Fusion. Ook moet je de Token URL van je identiteitsdomein opgeven.
API-host-URL: Stel de variabele FUSION_HOST in op de basis-URL van je Oracle Fusion-omgeving, bijvoorbeeld https://[your-instance].fa.us2.oraclecloud.com.
Datumbereik: Met de variabelen START_DATE en END_DATE bepaal je welke data wordt geëxtraheerd. Haal voor een eerste analyse bij voorkeur 3 tot 6 maanden aan data op. Zo houd je de hoeveelheid data en de prestaties in balans.
Gebruikte API-eindpunten: Het script gebruikt vooral de eindpunten fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices en fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments. Ook gebruikt het de subbron /invoices/{InvoiceId}/child/holds.
Limiet voor paginering: De variabele LIMIT bepaalt hoeveel records per API-verzoek worden opgehaald. De standaardwaarde is 100. Een hogere waarde kan het aantal API-verzoeken beperken, maar vraagt per verzoek meer geheugen. Bij time-outs kan een lagere waarde nodig zijn.
Vereiste rechten: Het gebruikersaccount bij de API-gegevens moet leestoegang hebben tot facturen van Accounts Payable, factuurblokkeringen, betalingen en leveranciersgegevens. De rol Payables Invoice Inquiry Duty biedt doorgaans voldoende rechten.

Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Oracle Fusion credentials and instance details
CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Client ID]'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your Client Secret]'
TOKEN_URL = class="hl-string">'[Your Oracle Identity Cloud Service Token URL, e.g., https://idcs-....identity.oraclecloud.com/oauth2/v1/token]'
FUSION_HOST = class="hl-string">'[Your Fusion Host URL, e.g., https://your-fusion-instance.fa.ocs.oraclecloud.com]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the invoice extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'

class=class="hl-string">"hl-comment"># API request settings
LIMIT = 100

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Helper Functions ---
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates and retrieves an OAuth2 access token."""
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'scope': class="hl-string">'urn:opc:resource:consumer::all'
    }
    try:
        response = requests.post(TOKEN_URL, headers=headers, data=data, auth=(CLIENT_ID, CLIENT_SECRET))
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def fetch_data(api_url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a given API endpoint with pagination handling."""
    all_items = []
    offset = 0
    has_more = True

    while has_more:
        params[class="hl-string">'offset'] = offset
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_items.extend(items)
            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            offset += len(items)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_items)} records so far...")
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {api_url}: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}")
            break
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save invoice data."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Could not obtain access token. Exiting.")
        return

    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/vnd.oracle.adf.resourceitem+json'
    }

    event_log = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Invoices
    print(class="hl-string">"Starting invoice extraction...")
    invoice_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices'
    invoice_params = {
        class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'CreationDate between \'{START_DATE}T00:00:00.000Z\class="hl-string">' and \'{END_DATE}T23:59:59.999Z\class="hl-string">'',
        class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
        class="hl-string">'limit': LIMIT,
        class="hl-string">'fields': class="hl-string">'InvoiceId,InvoiceNumber,InvoiceAmount,CreationDate,CreatedBy,LastUpdateDate,LastUpdatedBy,SupplierName,ValidationDate,CancelledDate,ApprovalStatus,AccountingDate,PaymentStatus,DueDate,InvoiceStatus,BusinessUnitName'
    }
    invoices = fetch_data(invoice_url, headers, invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Total invoices fetched: {len(invoices)}")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Process each invoice to create events
    for inv in invoices:
        case_id = inv.get(class="hl-string">'InvoiceNumber')
        if not case_id:
            continue

        base_event = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'EndTime': None,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': inv.get(class="hl-string">'InvoiceAmount'),
            class="hl-string">'VendorName': inv.get(class="hl-string">'SupplierName'),
            class="hl-string">'PaymentDueDate': inv.get(class="hl-string">'DueDate'),
            class="hl-string">'InvoiceStatus': inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus'),
            class="hl-string">'CompanyCode': inv.get(class="hl-string">'BusinessUnitName')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        if inv.get(class="hl-string">'CreationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Created', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Validated
        if inv.get(class="hl-string">'ValidationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Validated', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'ValidationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on Approval Status
        if inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Initiated', class="hl-string">'Required']:
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Not required', class="hl-string">'Workflow approved']:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') == class="hl-string">'Rejected':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is an inference, might represent corrections after rejection or validation failure
        if inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus') == class="hl-string">'Needs revalidation':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Corrected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Accounted
        if inv.get(class="hl-string">'AccountingDate'):
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Accounted', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'AccountingDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Canceled
        if inv.get(class="hl-string">'CancelledDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Canceled', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CancelledDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Matched to PO - Inference based on PaymentStatus which can indicate matching holds resolved
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') == class="hl-string">'Available':
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', class="hl-string">'EventTime': inv.get(class="hl-string">'ValidationDate') or inv.get(class="hl-string">'LastUpdateDate'), class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Holds for the Invoice
        holds_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices/{inv["InvoiceId"]}/child/holds'
        holds = fetch_data(holds_url, headers, {class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true'})
        for hold in holds:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Placed on Invoice
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Placed on Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            if hold.get(class="hl-string">'HoldReason') in [class="hl-string">'Price', class="hl-string">'Qty Ord', class="hl-string">'Qty Rec', class="hl-string">'Quality']:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Released from Invoice
            if hold.get(class="hl-string">'ReleaseDate'):
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Released from Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'ReleaseDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments for the Invoice
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') in [class="hl-string">'Paid', class="hl-string">'Partially paid']:
            payment_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments'
            payment_params = {
                class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'InvoiceNumber=\'{case_id}\class="hl-string">'',
                class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
                class="hl-string">'fields': class="hl-string">'PaymentId,CreationDate,CreatedBy,ClearedDate,PaymentDate'
            }
            payments = fetch_data(payment_url, headers, payment_params)
            for pmt in payments:
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Scheduled (Approximation using Payment Creation Date)
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Created
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Created', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'PaymentDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Executed
                 if pmt.get(class="hl-string">'ClearedDate'):
                     event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'ClearedDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Create and Save DataFrame
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your date range and API responses.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    if class="hl-string">'EndTime' in df.columns:
         df[class="hl-string">'EndTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EndTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    output_filename = class="hl-string">'invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om te beginnen?

Bereid met deze template je data voor en ga aan de slag met het optimaliseren van de factuurverwerking. Ontdek waar verbeteringen mogelijk zijn en verhoog de efficiëntie in je organisatie.

Terug naar de verbetergids

Template downloaden

Optimaliseer nu je P2P-factuurverwerking en verkort doorlooptijden met 30%

Haal bottlenecks in Oracle Fusion Financials weg en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Zie binnen enkele dagen resultaat.

Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Datatemplate voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Attributen voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Activiteiten voor Purchase to Pay-factuurverwerking

Extractiegidsen

Oracle BI Cloud Connector (BICC) voor bulksgewijze data-export

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Oracle BI Publisher-rapport met een aangepast SQL-datamodel

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery sql

Data-extractie met een Python-script via de Fusion Financials REST API

Stappen

Configuratie

Voorbeeldquery python

Klaar om te beginnen?

Optimaliseer nu je P2P-factuurverwerking en verkort doorlooptijden met 30%