> Continue procesverbetering > Purchase to Pay factuurverwerking > Oracle Fusion Financials > Datatemplate

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Oracle Fusion Financials

Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking (20) Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking (15) Extractiegidsen (3)

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Deze template helpt je bij het verzamelen van de essentiële data voor de analyse van Purchase to Pay, specifiek factuurverwerking, binnen Oracle Fusion Financials. De template beschrijft de belangrijkste attributen en activiteiten en legt uit hoe je deze informatie uit je systeem haalt. Zo bereid je een nauwkeurig en volledig event log voor process mining voor.

Aanbevolen attributen om te verzamelen
Belangrijke activiteiten om te volgen
Extractie-instructies voor Oracle Fusion Financials

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Template downloaden

Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log voor een volledige analyse van Purchase to Pay - factuurverwerking.

3 Verplicht 7 Aanbevolen 10 Optioneel

	Naam	Beschrijving
	Factuurnummer InvoiceNumber	De unieke identificatie van een leveranciersfactuur.
Beschrijving Het factuurnummer is de primaire case-identificatie die alle activiteiten en gebeurtenissen van één leveranciersfactuur koppelt, vanaf het aanmaken tot en met de uiteindelijke betaling. Elke factuur wordt in de procesanalyse als een unieke case-instantie behandeld. In process mining is dit attribuut essentieel voor het reconstrueren van het volledige verloop van elke factuur. Je kunt er processtromen, doorlooptijden en variaties per factuur mee analyseren. Het vormt de sleutel om activiteiten zoals validatie, goedkeuring en betaling met elkaar te verbinden tot één samenhangend procesverhaal. Waarom dit belangrijk is Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde processtappen koppelt, zodat je de volledige levenscyclus van een factuur kunt volgen. Waar je het vindt Dit staat meestal in de AP_INVOICES_ALL-tabel, in de kolom INVOICE_NUM. Voorbeelden INV-2023-001987654321ACME-FIN-5501
	Activiteit ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit of gebeurtenis die in het factuurproces heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut beschrijft een specifieke stap of statuswijziging in de levenscyclus van een factuur, zoals 'Invoice Created', 'Invoice Approved' of 'Payment Executed'. Het vormt de reeks gebeurtenissen waaruit de processtroom bestaat. Het analyseren van de volgorde en frequentie van activiteiten vormt de kern van process mining. Hiermee ontdek je de werkelijke procesroute, identificeer je bottlenecks waar activiteiten vertraging oplopen en zie je afwijkingen of herstelcycli, zoals een factuur die na goedkeuring wordt afgewezen. Waarom dit belangrijk is Het definieert de processtappen. Dat is essentieel voor het visualiseren van de procesmap, het analyseren van variaties in de processtroom en het identificeren van bottlenecks. Waar je het vindt Dit attribuut wordt meestal afgeleid uit een combinatie van statusvelden, audittabellen of workflowlogs binnen Oracle Fusion Financials, zoals AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS of gerelateerde workflowtabellen. Voorbeelden Factuur gevalideerdBlokkade op factuur geplaatstFactuur goedgekeurdBetaling uitgevoerd
	Starttijd EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Beschrijving Dit attribuut bevat de datum en tijd van elke activiteit in het factuurproces. Het is essentieel voor alle tijdgebaseerde procesanalyses, waaronder het berekenen van doorlooptijden, duur en wachttijden tussen stappen. Door gebeurtenissen chronologisch te ordenen met deze timestamp, kunnen process-miningtools de exacte volgorde van activiteiten voor elke factuur reconstrueren. Hiermee bereken je KPI's zoals de gemiddelde doorlooptijd van facturen en zie je welke procesfasen de meeste tijd kosten. Waarom dit belangrijk is Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle prestatiemaatstaven rond duur en tijd, zoals doorlooptijden en bottlenecks. Waar je het vindt Deze timestamp wordt afgeleid uit verschillende datumvelden in Oracle Fusion-tabellen, zoals CREATION_DATE of LAST_UPDATE_DATE in tabellen als AP_INVOICES_ALL of gerelateerde workflow- en betalingstabellen. Voorbeelden 2023-04-15T10:00:00Z2023-04-16T14:35:10Z2023-04-20T09:05:00Z
	Bedrijfscode CompanyCode	De identificatie van de juridische entiteit of het bedrijf dat de factuur verwerkt.
Beschrijving De bedrijfscode staat voor de specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie die financieel verantwoordelijk is voor de factuur. In organisaties met meerdere bedrijven is dit een belangrijk organisatorisch datapunt. Met dit attribuut kun je processen per juridische entiteit analyseren. Dat is nuttig om procesprestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen te vergelijken, entiteitsspecifieke bottlenecks of complianceproblemen te vinden en KPI's op bedrijfsniveau te rapporteren. De bedrijfscode speelt vaak ook een rol bij het bepalen van de juiste goedkeuringsworkflow. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je processen en prestaties vergelijken tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie. Waar je het vindt Dit wordt meestal weergegeven door het veld LEGAL_ENTITY_ID of een vergelijkbaar veld in AP_INVOICES_ALL. Dit veld kan aan grootboektabellen worden gekoppeld om een code of naam op te halen. Voorbeelden 1001US01DE01
	Eindtijd EndTime	De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is voltooid.
Beschrijving De eindtijd markeert de voltooiing van een specifieke activiteit. De starttijd geeft het begin aan, terwijl de eindtijd het afsluitende punt vormt. Zo kun je de duur van afzonderlijke stappen nauwkeurig berekenen. In de analyse geeft het verschil tussen eindtijd en starttijd de verwerkingstijd van elke activiteit. Dit is belangrijk voor een gedetailleerde prestatieanalyse, omdat je actieve verwerkingstijd kunt onderscheiden van inactieve wachttijd. Zo zie je bijvoorbeeld hoeveel tijd een goedkeurder daadwerkelijk aan een goedkeuringstaak besteedde en hoe lang de taak in de wachtrij stond. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig berekenen en actieve werktijd onderscheiden van wachttijd. Waar je het vindt Dit is een conceptueel attribuut dat voor een bepaalde case wordt afgeleid uit de starttijd van de volgende gebeurtenis in de reeks. Voorbeelden 2023-04-15T10:05:12Z2023-04-16T15:00:00Z2023-04-20T09:15:30Z
	Factuurbedrag InvoiceAmount	De totale geldwaarde van de factuur.
Beschrijving Het factuurbedrag is het totale bedrag dat volgens de factuur aan de leverancier moet worden betaald. Dit is een belangrijk financieel attribuut dat het hele proces beïnvloedt en vaak de goedkeuringsroute, het controleniveau en de betalingsprioriteit bepaalt. In process-mininganalyses is het factuurbedrag een belangrijke dimensie voor filtering en segmentatie. Analisten kunnen bijvoorbeeld het proces voor facturen met een hoge waarde vergelijken met dat voor facturen met een lage waarde, om te zien of verschillende routes worden gevolgd of doorlooptijden sterk verschillen. Het is ook nodig voor het berekenen van financiële KPI's en het bepalen van de financiële impact van procesinefficiënties, zoals te late betalingen. Waarom dit belangrijk is Deze waarde is belangrijk voor financiële analyses, het begrijpen van procesafwijkingen op basis van waarde en KPI's zoals het percentage goedkeuringen volgens beleid. Waar je het vindt Te vinden in de AP_INVOICES_ALL-tabel, in de kolom INVOICE_AMOUNT. Voorbeelden 1500.00250.75125000.50
	Factuurstatus InvoiceStatus	De huidige status van de factuur in de levenscyclus.
Beschrijving Dit attribuut geeft de laatst bekende status van de factuur weer, zoals 'Validated', 'Needs Revalidation', 'Paid' of 'Canceled'. Het geeft op elk moment een momentopname van de positie van de factuur in het proces. De factuurstatus is belangrijk voor het dashboard 'Verdeling van huidige factuurstatussen'. Hiermee kunnen managers van de bedrijfsvoering achterstanden herkennen en de algemene gezondheid van de factuurverwerkingspijplijn volgen. Door statuswijzigingen in de tijd te analyseren, krijg je ook een vereenvoudigd beeld van de processtroom. Waarom dit belangrijk is Het geeft de actuele status van facturen weer. Dat is belangrijk voor operationele dashboards die achterstanden en werklast volgen. Waar je het vindt Raadpleeg de documentatie van Oracle Fusion Financials. De status kan worden afgeleid uit velden zoals WFAPPROVAL_STATUS in AP_INVOICES_ALL of gerelateerde goedkeurings- en betalingstabellen. Voorbeelden GevalideerdBetaaldGeannuleerdOpnieuw valideren nodig
	Gebruikersnaam UserName	De naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker of systeemagent die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een activiteit, zoals het valideren van een factuur, plaatsen van een blokkade of goedkeuren van een betaling. Het voegt een menselijke of systeemresource-dimensie toe aan het proces. Door per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werklast, herken je best presterende medewerkers en ontdek je mogelijke trainingsbehoeften of complianceproblemen. Zo kan blijken dat bepaalde gebruikers steeds betrokken zijn bij herstelcycli of dat specifieke goedkeuringsstappen altijd door dezelfde persoon worden uitgevoerd, waardoor een mogelijk single point of failure ontstaat. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je resourceprestaties en werkverdeling analyseren en vaststellen welke gebruikers of teams bij specifieke processtappen betrokken zijn. Waar je het vindt Deze informatie staat vaak in auditkolommen zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen zoals AP_INVOICES_ALL, of in gerelateerde workflowlogs. Voorbeelden john.doejane.smithSystem.Admin
	Leveranciersnaam VendorName	De naam van de leverancier die de factuur heeft uitgegeven.
Beschrijving Dit attribuut identificeert de leverancier van de factuur. Leveranciersinformatie geeft belangrijke bedrijfscontext aan de financiële transactie. Door het proces per leverancier te analyseren, krijg je waardevolle inzichten in leveranciersrelaties en prestaties. Zo zie je bijvoorbeeld of facturen van bepaalde leveranciers vaker matchingsafwijkingen, blokkades of vertragingen veroorzaken. Je kunt deze informatie gebruiken om het onboarden van leveranciers, de communicatie en de efficiëntie van de totale toeleveringsketen te verbeteren. Ook helpt dit bij het identificeren van mogelijke dubbele betalingen. Waarom dit belangrijk is Hiermee kun je het proces per leverancier analyseren en problemen bij specifieke leveranciers vinden die vertragingen of uitzonderingen veroorzaken. Waar je het vindt Te vinden in de POZ_SUPPLIERS-tabel. De factuurtabel AP_INVOICES_ALL bevat een VENDOR_ID waarmee je een koppeling met de leverancierstabel kunt maken. Voorbeelden Acme CorporationGlobal Tech Inc.Office Supplies Co.
	Uiterste betaaldatum PaymentDueDate	De datum waarop de factuur uiterlijk aan de leverancier moet zijn betaald.
Beschrijving De uiterste betaaldatum wordt berekend op basis van de betalingsvoorwaarden die met de leverancier zijn afgesproken. Deze datum is de deadline om boetes te voorkomen, goede leveranciersrelaties te behouden en eventuele vroegbetalingskortingen te benutten. Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'Prestaties van betalingen op tijd' en de bijbehorende KPI. Door de timestamp van de daadwerkelijke betaling te vergelijken met de uiterste betaaldatum, kan de analyse betalingen als op tijd of te laat classificeren. Zo kan de organisatie de tijdigheid van betalingen volgen en verbeteren. Waarom dit belangrijk is Dit is de basis voor het meten van prestaties rond betalingen op tijd, een belangrijke KPI voor leveranciersbeheer en financiële gezondheid. Waar je het vindt Deze datum is vaak beschikbaar in betalingstabelen zoals AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, die aan de factuur zijn gekoppeld. Voorbeelden 2023-05-152023-06-012023-06-30
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het bronsysteem waarin de gebeurtenisgegevens zijn vastgelegd.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan welke bronapplicatie of module de data heeft gegenereerd, zoals Oracle Fusion Financials. In omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen helpt dit veld om de herkomst van verschillende processtappen te onderscheiden. Inzicht in het bronsysteem is waardevol voor datavalidatie, probleemoplossing en het analyseren van procesvariaties die specifiek kunnen zijn voor een bepaald systeem. Het zorgt voor duidelijkheid in complexe IT-omgevingen waarin een factuur meerdere applicaties kan doorlopen. Waarom dit belangrijk is Het geeft context over de herkomst van de data. Dat is belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en het analyseren van systeem specifiek procesgedrag. Waar je het vindt Dit is vaak een statische waarde die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd om de herkomst van de dataset te labelen. Voorbeelden Oracle Fusion FinancialsOracle Payables Cloud
	Factuurdatum InvoiceDate	De datum op het factuurdocument van de leverancier.
Beschrijving Dit attribuut is de datum waarop de leverancier de factuur officieel heeft uitgegeven. Het is een belangrijk gegeven op het brondocument en vormt het uitgangspunt voor het berekenen van de vervaldatum op basis van de afgesproken betalingsvoorwaarden. De factuurdatum is niet altijd het begin van het interne proces, maar geeft wel belangrijke context. In combinatie met Leveranciersnaam en Factuurbedrag helpt deze datum bij het opsporen van mogelijke dubbele facturen. Door de vertraging tussen de factuurdatum en de datum waarop de factuur in het systeem wordt aangemaakt te analyseren, kun je ook inefficiënties in de postkamer of het factuurinnameproces zichtbaar maken. Waarom dit belangrijk is Het is een belangrijk gegeven voor het opsporen van dubbele facturen en het berekenen van vervaldata. Waar je het vindt Dit is een standaardveld in de tabel AP_INVOICES_ALL met de naam INVOICE_DATE. Voorbeelden 2023-04-102023-05-012023-05-25
	Herstelwerk IsRework	Een boolean-vlag die activiteiten identificeert die deel uitmaken van een herstelwerk-lus.
Beschrijving Deze vlag krijgt de waarde true voor activiteiten die afwijken van de ideale procesflow, zoals 'Invoice Corrected' of een tweede keer 'Invoice Validated' nadat een factuur is afgewezen. Zo kun je inefficiënte proceslussen expliciet markeren en kwantificeren. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Percentage herstelwerk en uitzonderingsafhandeling'. Door herstelwerkactiviteiten te markeren, kunnen analisten de omvang en kosten van herstelwerk eenvoudig kwantificeren, de oorzaken opsporen en het effect meten van verbeterinitiatieven die erop zijn gericht om het meteen goed te doen. Waarom dit belangrijk is Het identificeert en kwantificeert herstelwerk expliciet. Daardoor kun je de frequentie, oorzaken en impact van procesinefficiënties eenvoudiger analyseren. Waar je het vindt Dit is een berekend attribuut. De logica wordt tijdens de datatransformatie gedefinieerd om reeksen activiteiten te identificeren die samen herstelwerk vormen. Voorbeelden truefalse
	Inkoopordernummer PurchaseOrderNumber	De identificatie van de inkooporder die bij de factuur hoort.
Beschrijving Dit attribuut koppelt de factuur aan de bijbehorende inkooporder (PO) waarmee de inkoop van goederen of diensten is goedgekeurd. Facturen kunnen aan een PO zijn gekoppeld of zonder PO zijn ingediend. Analyse per PO legt de verbinding met het inkoopgedeelte van het P2P-proces. Zo krijg je inzicht in de mate waarin het inkoopproces aan de afspraken voldoet en of factuurproblemen, zoals matchingverschillen, hun oorsprong vinden in problemen met de oorspronkelijke PO. De aanwezigheid of afwezigheid van een PO-nummer is een belangrijke manier om verschillende factuurverwerkingsflows te segmenteren en analyseren. Waarom dit belangrijk is Het koppelt de factuur terug aan het inkoopproces en is een belangrijk attribuut voor de analyse van factuurflows met en zonder PO. Waar je het vindt Deze informatie is beschikbaar door de factuurregels in AP_INVOICE_LINES_ALL via PO_DISTRIBUTION_ID te koppelen aan de PO-distributies. Voorbeelden PO-2023-5001600789PO-FIN-9981
	Laatste data-update LastUpdateDate	Timestamp die aangeeft wanneer het record voor het laatst in het bronsysteem is bijgewerkt.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan wanneer de onderliggende data in Oracle Fusion Financials voor het laatst is gewijzigd. Het wordt gebruikt om incrementele data-ladingen te beheren en ervoor te zorgen dat het process-miningmodel actueel blijft. Hoewel deze technische timestamp niet rechtstreeks wordt gebruikt voor processtroomanalyse, is hij belangrijk voor de actualiteit en integriteit van de data. Hiermee kunnen datapijplijnen efficiënt alleen nieuwe of gewijzigde records sinds de vorige update opvragen, waardoor de belasting van het bronsysteem afneemt. Waarom dit belangrijk is Zorgt ervoor dat datapijplijnen efficiënt en incrementeel kunnen worden uitgevoerd, zodat de procesanalyse actueel blijft zonder volledige herladingen. Waar je het vindt Dit staat in veel Oracle Fusion-tabellen meestal als LAST_UPDATE_DATE, waaronder AP_INVOICES_ALL. Voorbeelden 2023-05-20T11:00:00Z2023-05-21T16:45:00Z
	Naam goedkeurder ApproverName	De naam van de persoon die de factuur heeft goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving Dit attribuut legt vast wie tijdens de goedkeuringsstap actie heeft ondernomen. Het wordt geregistreerd voor activiteiten zoals 'Invoice Approved' of 'Invoice Rejected'. In analyses wordt de naam van de goedkeurder gebruikt om goedkeuringswerklasten te begrijpen, de doorlooptijd per goedkeurder te meten en naleving van goedkeuringsbeleid te controleren. Voor de KPI 'Percentage goedkeuringen volgens beleid' kun je dit attribuut toetsen aan bevoegdheidsregels op basis van het factuurbedrag en de bedrijfscode. Waarom dit belangrijk is Dit is essentieel voor het analyseren van goedkeuringsdoorlooptijden, het controleren van naleving van goedkeuringsmatrixen en het begrijpen van de verdeling van de werklast. Waar je het vindt Deze informatie staat in de Oracle Fusion-workflow- of goedkeuringsgeschiedenistabellen die aan het factuurobject zijn gekoppeld. Voorbeelden David WilsonSarah JohnsonMichael Brown
	Op tijd betaald IsOnTimePayment	Een boolean-vlag die aangeeft of de factuur op of vóór de vervaldatum is betaald.
Beschrijving Deze vlag krijgt de waarde true als de betaling op of vóór de opgegeven betaaldatum is uitgevoerd, en false in alle andere gevallen. Zo krijgt elke betaalde factuur een eenvoudige en duidelijke classificatie. Dit berekende attribuut ondersteunt rechtstreeks de KPI Percentage op tijd betaalde facturen en het bijbehorende dashboard. Je kunt hiermee eenvoudig te late en tijdige betalingen filteren, tellen en visualiseren, zonder telkens datums te vergelijken. Zo zie je snel hoe groot de betalingsvertragingen zijn en kun je verbeteringen in de tijd volgen. Waarom dit belangrijk is Het vereenvoudigt de analyse van tijdige betalingen en is de directe input voor het berekenen van de KPI Percentage op tijd betaalde facturen. Waar je het vindt Dit is een berekend attribuut dat wordt afgeleid door de timestamp van de activiteit 'Payment Executed' te vergelijken met het attribuut 'PaymentDueDate'. Voorbeelden truefalse
	Reden van blokkade HoldReason	De reden waarom een factuur in de wacht is gezet of is geblokkeerd voor betaling.
Beschrijving Wanneer een factuur in de wacht is gezet, geeft dit attribuut de reden aan, zoals 'Prijsverschil', 'Hoeveelheidsverschil' of 'Wachten op goederenontvangst'. Dit geeft context bij de onderbreking van de normale procesflow. Dit attribuut is de belangrijkste dimensie voor het dashboard 'Trends en analyse van betalingsblokkades'. Door de frequentie van verschillende redenen voor het in de wacht zetten te analyseren, kan de organisatie de onderliggende oorzaken van betalingsblokkades vaststellen en aanpakken. Denk aan problemen in inkoopprocessen of onnauwkeurige facturen van leveranciers. Zo worden vertragingen in de verwerking beperkt. Waarom dit belangrijk is Het geeft de onderliggende oorzaak van betalingsblokkades aan, zodat je gerichte verbeteringen kunt doorvoeren en het aantal blokkades en betalingsvertragingen kunt verminderen. Waar je het vindt Informatie over blokkades wordt meestal opgeslagen in de tabel AP_HOLDS_ALL. Deze tabel is gekoppeld aan de factuur en bevat een reden of code voor de blokkade. Voorbeelden PrijsverschilGefactureerd aantal is groter dan ontvangen aantalOngeldig inkoopordernummer
	Reden van matchingverschil MatchingDiscrepancyReason	De specifieke reden voor een verschil tussen een factuur, inkooporder en goederenontvangst.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan waarom een factuur niet door het geautomatiseerde matchingproces kwam. Veelvoorkomende redenen zijn verschillen in prijs, hoeveelheid of artikelcodes tussen de factuur en de bijbehorende inkooporder of goederenontvangst. Deze informatie is belangrijk voor het dashboard 'Percentage facturen met matchingverschil'. Door de redenen voor verschillen te categoriseren en analyseren, kunnen bedrijven structurele problemen in hun inkoop- of ontvangstprocessen opsporen. Zo kunnen ze corrigerende maatregelen nemen om het percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt te verhogen. Waarom dit belangrijk is Het verklaart waarom facturen niet automatisch worden gematcht. Zo krijg je de informatie die nodig is om het percentage facturen dat in één keer wordt gematcht te verhogen en handmatig herstelwerk te verminderen. Waar je het vindt Raadpleeg de documentatie van Oracle Fusion Financials. Dit kan zijn vastgelegd als een specifiek type blokkeringsreden in AP_HOLDS_ALL of in gerelateerde tabellen met matchingdetails. Voorbeelden Stukprijs wijkt af van inkooporderGefactureerd aantal > ontvangen aantalOngeldig artikel op factuur
	Valuta InvoiceCurrencyCode	De valuta van het factuurbedrag.
Beschrijving Dit attribuut geeft aan in welke valuta het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of GBP. Het geeft belangrijke context bij het veld Factuurbedrag. In een internationale organisatie is het belangrijk om facturen per valuta te analyseren voor financiële rapportages en om procesverschillen per regio te begrijpen. Zo worden geldbedragen juist geïnterpreteerd en kun je betalingspraktijken of goedkeuringsdrempels per valuta analyseren. Waarom dit belangrijk is Het geeft de nodige context bij financiële bedragen, zodat je die juist kunt interpreteren en analyseren, vooral binnen internationale bedrijfsvoering. Waar je het vindt Te vinden in de tabel AP_INVOICES_ALL, in de kolom INVOICE_CURRENCY_CODE. Voorbeelden USDEURGBPCAD

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking.

6 Aanbevolen 9 Optioneel

	Activiteit	Beschrijving
	Betaling uitgevoerd	De definitieve bevestiging dat de betaling is uitgevoerd en verwerkt. Bij cheques is dit de datum waarop de cheque is geïnd. Bij elektronische betalingen is het de bevestiging van de bank.
Waarom dit belangrijk is Dit is de laatste activiteit in de levenscyclus van de factuur en markeert de succesvolle afronding van het proces. Dit is het eindpunt voor het berekenen van de 'Gemiddelde doorlooptijd van facturen' en het 'Percentage betalingen op tijd'. Waar je het vindt Afgeleid uit een betalingsstatus die in de AP_CHECKS_ALL-tabel wordt bijgewerkt naar 'Cleared' of 'Reconciled' (met CLEARED_DATE), of uit bankafstemmingsdata in de Cash Management-module (CE_STATEMENT_LINES). Vastleggen Afgeleid uit statusupdates in AP_CHECKS_ALL of afstemming in de CE-module. Eventtype inferred
	Factuur aangemaakt	Dit staat voor het aanvankelijk aanmaken van een factuurrecord in het systeem, via handmatige invoer, scanning of elektronische indiening. Deze gebeurtenis wordt meestal vastgelegd wanneer een nieuwe rij aan de hoofdfactuurtabel wordt toegevoegd.
Waarom dit belangrijk is Dit markeert het begin van de levenscyclus van de factuurverwerking. Door de tijd vanaf deze gebeurtenis te analyseren, krijg je inzicht in de efficiëntie van de gegevensinvoer en vertragingen aan het begin van het proces. Waar je het vindt In Oracle Fusion Financials komt dit overeen met de aanmaaktimestamp van het record in de AP_INVOICES_ALL-tabel, specifiek de kolom CREATION_DATE. Vastleggen Timestamp waarop het record in AP_INVOICES_ALL is aangemaakt. Eventtype explicit
	Factuur geboekt	De factuur is succesvol geboekt in het grootboek, waarbij journaalposten worden aangemaakt. Deze gebeurtenis bevestigt dat de financiële gevolgen van de factuur formeel zijn vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk financieel controlepunt en een voorwaarde voor betaling. Dit bevestigt dat de factuur volledig is gevalideerd en goedgekeurd en klaar is voor afwikkeling. Waar je het vindt Afgeleid uit de status in de AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL-tabel (ACCRUAL_POSTED_FLAG = 'Y') of door te controleren op bijbehorende journaalposten in grootboektabellen zoals XLA_AE_HEADERS. Vastleggen Afgeleid uit vlaggen in AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL of gekoppelde grootboekposten. Eventtype inferred
	Factuur gematcht met inkooporder	Deze activiteit geeft aan dat een factuurregel succesvol is gematcht met de bijbehorende regel van een inkooporder. Daarmee is bevestigd dat de gefactureerde goederen of diensten zijn besteld. Dit is meestal een automatische of handmatige actie die in het systeem wordt vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is Belangrijk voor three-way matching, waarbij de inkooporder, ontvangst en factuur worden vergeleken. Fouten in deze fase zijn een belangrijke oorzaak van uitzonderingen en vertragingen. Waar je het vindt Dit kan worden afgeleid uit het aanmaken van records in de AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL-tabel die de factuur koppelen aan een inkooporderdistributie (PO_DISTRIBUTION_ID). Ook de matchingsstatus op regelniveau in AP_INVOICE_LINES_ALL kan worden gebruikt. Vastleggen Afgeleid uit de aanwezigheid van inkooporderdistributiegegevens op factuurregels. Eventtype inferred
	Factuur goedgekeurd	De factuur is volledig goedgekeurd door alle vereiste betrokkenen in de workflow. De factuur is nu klaar voor de boekhouding en betalingsplanning.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat het goedkeuringsproces succesvol is afgerond. Vertragingen vóór deze stap vormen vaak bottlenecks. Waar je het vindt Afgeleid uit een wijziging van APPROVAL_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel naar een definitieve goedkeuringsstatus zoals 'Approved' of 'Workflow Approved'. De auditgeschiedenis van dit veld bevat de timestamp. Vastleggen Afgeleid uit de wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Approved'. Eventtype inferred
	Factuur ter goedkeuring verzonden	De factuur wordt op basis van geconfigureerde bedrijfsregels ingediend in een goedkeuringsworkflow. Dit markeert het begin van de formele goedkeuringscyclus.
Waarom dit belangrijk is Dit start een belangrijk onderdeel van het proces. Het vastleggen van deze starttijd is essentieel voor het meten en optimaliseren van de 'Doorlooptijd van de factuurgoedkeuring'. Waar je het vindt Afgeleid uit een statuswijziging in de AP_INVOICES_ALL-tabel, waarbij APPROVAL_STATUS verandert naar een status zoals 'Initiated' of 'Pending Approval'. De workflowtabellen kunnen deze gebeurtenis ook bevatten. Vastleggen Afgeleid uit de wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Initiated'. Eventtype inferred
	Betaling aangemaakt	De betalingsinstructie voor de factuur is door het systeem gegenereerd. Dit kan het aanmaken van een cheque, een bestand voor elektronische overboeking (EFT) of een ander betaalmiddel zijn.
Waarom dit belangrijk is Op dit moment reserveert de organisatie de middelen voor de betaling. Dit is een belangrijke mijlpaal vlak voordat het geld van de bankrekening wordt afgeschreven. Waar je het vindt Dit wordt vastgelegd in de AP_CHECKS_ALL-tabel, waarin informatie over alle betalingen wordt opgeslagen. CHECK_DATE geeft aan wanneer het betalingsdocument is aangemaakt. Vastleggen Aanmaken van een record in de AP_CHECKS_ALL-tabel. Eventtype explicit
	Betaling gepland	De factuur wordt geselecteerd en opgenomen in een betalingsprocesaanvraag, vaak een payment run of payment batch genoemd. De factuur staat nu klaar voor betaling.
Waarom dit belangrijk is De stap tussen boeking en daadwerkelijke betaling. De duur van deze fase heeft invloed op cashflowprognoses en op de mogelijkheid om vroegbetalingskortingen te benutten. Waar je het vindt Dit wordt vastgelegd in de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL-tabel wanneer een betalingsrecord wordt aangemaakt, maar nog niet is bevestigd dat de betaling is uitgevoerd. Je kunt dit ook vinden in payment-batchtabellen zoals IBY_PAYMENT_PROCESS_REQUESTS. Vastleggen Aanmaken van een record in AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL voor een geplande betaling. Eventtype explicit
	Blokkade op factuur geplaatst	Een generieke activiteit die staat voor het plaatsen van een blokkade op een factuur, waardoor deze niet kan doorgaan naar betaling. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals matchingsproblemen, onvoldoende saldo of handmatige interventie.
Waarom dit belangrijk is Dit heeft direct invloed op de doorlooptijd en kan leiden tot te late betalingen. Het analyseren van blokkades is belangrijk om structurele procesproblemen te vinden en op te lossen, en ondersteunt de analyse van 'Trends in betalingsblokkades'. Waar je het vindt Dit wordt expliciet vastgelegd in de AP_HOLDS_ALL-tabel. Elke rij staat voor een blokkade met een aanmaakdatum (HOLD_DATE) en reden. Vastleggen Aanmaken van een record in de AP_HOLDS_ALL-tabel. Eventtype explicit
	Blokkade van factuur opgeheven	Deze gebeurtenis markeert het oplossen van een blokkade die eerder op de factuur was geplaatst. Een gebruiker of automatisch proces verwijdert de blokkade, zodat de factuur verder kan in de levenscyclus.
Waarom dit belangrijk is De tijd tussen het plaatsen en opheffen van een blokkade is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de afhandeling van uitzonderingen. Dit ondersteunt de KPI 'Gemiddelde oplostijd van uitzonderingen'. Waar je het vindt Dit wordt vastgelegd in de AP_HOLDS_ALL-tabel. Wanneer een blokkade wordt opgeheven, worden de velden RELEASE_LOOKUP_CODE en RELEASE_REASON gevuld, samen met LAST_UPDATE_DATE. Vastleggen Bijwerken van een record in de AP_HOLDS_ALL-tabel om aan te geven dat de blokkade is opgeheven. Eventtype explicit
	Factuur afgewezen	Een goedkeurder heeft de factuur tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen. Hierdoor wordt de factuur meestal teruggestuurd voor correctie of annulering en ontstaat een herstelcyclus.
Waarom dit belangrijk is Dit staat voor een negatieve uitkomst en is een belangrijke oorzaak van herstelwerk en langere doorlooptijden. Door afwijzingen te volgen, krijg je zicht op problemen met factuurkwaliteit of naleving van inkooporders. Waar je het vindt Afgeleid uit de wijziging van APPROVAL_STATUS in de AP_INVOICES_ALL-tabel naar 'Rejected'. De workflowgeschiedenis bevat informatie over wie de factuur heeft afgewezen en wanneer. Vastleggen Afgeleid uit de wijziging van AP_INVOICES_ALL.APPROVAL_STATUS naar 'Rejected'. Eventtype inferred
	Factuur geannuleerd	De factuur is ongeldig gemaakt of geannuleerd en wordt niet verder verwerkt of betaald. Dit is een definitieve eindstatus van het proces.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijk eindpunt voor facturen die niet tot een betaling leiden. Door annuleringen te analyseren, kun je problemen met dubbele facturen of onjuiste indieningen door leveranciers ontdekken. Waar je het vindt Afgeleid uit een statuswijziging in AP_INVOICES_ALL. De kolom CANCELLED_DATE wordt gevuld met de timestamp van de annulering. Vastleggen Het veld CANCELLED_DATE in de AP_INVOICES_ALL-tabel is gevuld. Eventtype explicit
	Factuur gecorrigeerd	Dit gebeurt wanneer een gebruiker een factuur wijzigt, vaak na een afwijzing of om een invoerfout te herstellen. Dit is een handmatige herstelstap in het proces.
Waarom dit belangrijk is Deze activiteit is een duidelijke aanwijzing voor herstelwerk. Door de frequentie te analyseren, kun je procesinefficiëntie kwantificeren en de KPI 'Percentage facturen met herstelwerk' ondersteunen. Waar je het vindt Dit kan worden afgeleid door belangrijke updates van het factuurrecord in AP_INVOICES_ALL te volgen nadat de factuur al is gevalideerd of ter goedkeuring is ingediend. Hiervoor zijn de timestamp LAST_UPDATE_DATE en audittrailgegevens nodig. Vastleggen Afgeleid door LAST_UPDATE_DATE te vergelijken na een afwijzing of blokkade. Eventtype inferred
	Factuur gevalideerd	Dit betekent dat de factuur de validatiecontroles van het systeem op volledigheid en juistheid van kop- en regelinformatie heeft doorstaan. Dit wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging van het factuurrecord.
Waarom dit belangrijk is Een belangrijke mijlpaal vóór het matchen en goedkeuren. Vertragingen hier kunnen wijzen op problemen met de datakwaliteit van facturen of de systeemconfiguratie. Waar je het vindt Afgeleid uit de wijziging van de factuurstatus naar 'Validated' in de AP_INVOICES_ALL-tabel. De wijzigingsgeschiedenis of audittrail van de kolom VALIDATION_STATUS kan hiervoor worden gebruikt. Vastleggen Afgeleid uit een wijziging in het veld AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS. Eventtype inferred
	Matchingsafwijking geïdentificeerd	Dit gebeurt wanneer het systeem of een gebruiker een verschil vaststelt tussen de gegevens van de factuur, inkooporder en ontvangst, bijvoorbeeld in prijs of hoeveelheid. Dit leidt vaak tot een blokkade op de factuur die door het systeem wordt geplaatst.
Waarom dit belangrijk is Dit maakt procesuitzonderingen zichtbaar die handmatige interventie vereisen. Het volgen van deze gebeurtenissen is belangrijk voor de KPI 'Percentage facturen met matchingsafwijkingen' en voor een analyse van de grondoorzaken. Waar je het vindt Dit wordt vaak vastgelegd als een specifiek type blokkade dat op de factuur wordt geplaatst. Controleer de AP_HOLDS_ALL-tabel op blokkadetypen die met matching te maken hebben, zoals 'QTY REC' of 'PRICE'. HOLD_DATE bevat de timestamp. Vastleggen Aanmaken van een record in AP_HOLDS_ALL met een matchingsgerelateerd blokkadetype. Eventtype explicit

Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Oracle Fusion Financials

Stappen

Log in op Oracle Fusion Cloud: Open je Oracle Fusion Cloud-omgeving met een gebruiker die de rol BI Cloud Connector Administrator (BICC_ADMIN) heeft.
Ga naar BI Cloud Connector: Open in het hoofdmenu Tools > BI Cloud Connector. Hiermee open je de BICC-console.
Selecteer een offering: Kies in de BICC-console de offering die bij je Financials-data hoort. Deze heet meestal 'Financials'.
Configureer externe opslag: Ga naar 'Configure External Storage'. Stel de verbinding in met de cloudopslag waar de geëxtraheerde CSV-bestanden worden afgeleverd, bijvoorbeeld Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Object Storage.
Schakel offerings in voor extractie: Ga naar 'Manage Offerings and PVOs' of een vergelijkbare sectie. Selecteer de offering 'Financials' en schakel deze in voor extractie.
Selecteer Public View Objects (PVO's): Zoek en selecteer de PVO's die nodig zijn voor het factuurproces. De belangrijkste PVO's zijn: FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO, FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO, FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO en FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO.
Plan de extractietaak: Ga naar 'Manage Extract Schedules'. Maak een nieuwe taak, geef deze een duidelijke naam en selecteer alle PVO's die je in de vorige stap hebt ingeschakeld. Plan de taak. Voer deze voor de eerste lading uit voor de gewenste historische periode. Configureer voor volgende runs incrementele extracties op basis van LastUpdateDate.
Monitor en haal de data op: Volg de voortgang van de taak in de BICC-console. Ga na een succesvolle uitvoering naar de geconfigureerde cloudopslag. Daar vind je de geëxtraheerde data als een set gecomprimeerde CSV-bestanden, één per PVO.
Laad de data in een stagingomgeving: Pak de bestanden uit en laad de CSV's in een stagingdatabase of dataverwerkingsplatform, zoals een datawarehouse of datalake, waar je SQL-query's kunt uitvoeren. Laad elk CSV-bestand in een eigen tabel.
Transformeer de data naar een event log: Voer de meegeleverde SQL-query uit op de tabellen in je stagingomgeving. Deze query voegt data uit de verschillende tabellen samen tot één uniforme event-logtabel.
Exporteer voor ProcessMind: Exporteer het resultaat van de SQL-query als één CSV-bestand. Controleer of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attributen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, enzovoort) voor upload naar de ProcessMind-applicatie.

Configuratie

Belangrijkste Public View Objects (PVO's): De extractie gebruikt verschillende kern-PVO's uit de Financials-offering. Je moet minimaal het volgende opnemen:
- FscmTopModelAM.FinApInvQuickInvoicesAM.InvoiceHeaderPVO: Voor basisgegevens van facturen en gebeurtenissen rond aanmaak, validatie en annulering.
- FscmTopModelAM.FinApInvHoldAM.InvoiceHoldPVO: Voor alle gebeurtenissen rond het blokkeren en vrijgeven van facturen.
- FscmTopModelAM.FinApInvSharedAM.InvoiceApprovalHistoryPVO: Voor gedetailleerde stappen in de goedkeuringsworkflow, zoals indienen, goedkeuren en afwijzen.
- FscmTopModelAM.FinApPmtsInvPmtsAM.PaymentPVO: Voor gebeurtenissen rond het aanmaken en uitvoeren van betalingen.
- FscmTopModelAM.FinApInvPmtsAM.InstallmentPVO: Om vast te stellen wanneer een factuur voor betaling is ingepland.
Incrementele extracties: Configureer de BICC-taak voor incrementele extracties als je de data doorlopend wilt monitoren. Gebruik de kolom LastUpdateDate, die in de meeste PVO's beschikbaar is, als filtercriterium. Zo haal je alleen nieuwe of gewijzigde records sinds de vorige run op.
Filteren op periode: Voor de eerste historische lading wordt aangeraden een beheersbare periode te extraheren, bijvoorbeeld de afgelopen 6 tot 12 maanden. Je kunt in de planning van de BICC-taak een globaal filter instellen om de extractie tot een specifieke periode te beperken.
Filter voor bedrijfseenheid: Beperk de scope van de extractie met een filter op BusinessUnitName of een vergelijkbaar attribuut in de BICC-configuratie. Dit is belangrijk in omgevingen met meerdere entiteiten, zodat de hoeveelheid data beheersbaar blijft.
Vereisten: Je gebruikersaccount heeft de juiste rollen nodig, vooral BICC Administrator (BICC_ADMIN) en Functional Setup User (FSM_IMPLEMENTATION_CONSULTANT), om extractietaken te configureren en uit te voeren. Je hebt ook een geconfigureerde en toegankelijke cloudopslaglocatie nodig, zoals OCI Object Storage of UCM.

a Voorbeeldquery sql

-- This script is designed to be run on the CSV files after they have been extracted by BICC and loaded into a staging database.
-- Each CTE (e.g., Invoices, Holds) represents a table created from a corresponding PVO's CSV file.

WITH Invoices AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        InvoiceNumber,
        InvoiceAmount,
        SupplierName AS VendorName,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName, 
        LastUpdateDate, 
        LastUpdatedBy, 
        ValidatedDate,
        ApprovalStatus,
        WfApprovalStatus,
        PayablesAccountingStatus,
        CancelledDate,
        CancelledBy,
        BusinessUnitName AS CompanyCode
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvQuickInvoicesAM_InvoiceHeaderPVO
    WHERE LastUpdateDate >= '[Specify Start Date]'
),
Holds AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        HoldDate,
        ReleasedDate,
        HoldReason,
        CreatedBy,
        LastUpdatedBy
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvHoldAM_InvoiceHoldPVO
),
ApprovalHistory AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        ActionDate,
        Action,
        Performer AS UserName
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvSharedAM_InvoiceApprovalHistoryPVO
),
Installments AS (
    SELECT 
        InvoiceId,
        DueDate AS PaymentDueDate,
        PaymentStatusFlag,
        LastUpdateDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApInvPmtsAM_InstallmentPVO
),
Payments AS (
    SELECT
        InvoiceId,
        PaymentId,
        CreationDate,
        CreatedBy AS UserName,
        PaymentDate
    FROM FscmTopModelAM_FinApPmtsInvPmtsAM_PaymentPVO
)

-- 1. Invoice Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    i.CreationDate AS "EventTime",
    i.CreationDate AS "EndTime",
    i.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    i.ValidatedDate AS "EventTime",
    i.ValidatedDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Validated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.ValidatedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO (Inferred from hold release)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE') AND h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Matching Discrepancy Identified' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.HoldReason IN ('QTY ORD', 'AMT ORD', 'PRICE')

UNION ALL

-- 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Placed on Invoice' AS "ActivityName",
    h.HoldDate AS "EventTime",
    h.HoldDate AS "EndTime",
    h.CreatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'On Hold' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    h.ReleasedDate AS "EventTime",
    h.ReleasedDate AS "EndTime",
    h.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Holds h ON i.InvoiceId = h.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE h.ReleasedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Sent for Approval' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Initiated' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'SUBMITTED'

UNION ALL

-- 8. Invoice Approved
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Approved' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Workflow approved' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'APPROVED'

UNION ALL

-- 9. Invoice Rejected
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Rejected' AS "ActivityName",
    ah.ActionDate AS "EventTime",
    ah.ActionDate AS "EndTime",
    ah.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Rejected' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN ApprovalHistory ah ON i.InvoiceId = ah.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE ah.Action = 'REJECTED'

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected (Inferred from update after rejection)
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    i.ApprovalStatus AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.WfApprovalStatus = 'WORKFLOW_REJECTED' AND i.LastUpdatedBy <> 'FUSION_APPS_PRC_SOA_APPID'

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    i.LastUpdateDate AS "EventTime",
    i.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Accounted' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.PayablesAccountingStatus = 'ACCOUNTED'

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    inst.LastUpdateDate AS "EventTime",
    inst.LastUpdateDate AS "EndTime",
    i.LastUpdatedBy AS "UserName", -- User who ran the PPR is not in this PVO
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Selected for Payment' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE inst.PaymentStatusFlag = 'Y'

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    p.CreationDate AS "EventTime",
    p.CreationDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    p.PaymentDate AS "EventTime",
    p.PaymentDate AS "EndTime",
    p.UserName AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Paid' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
JOIN Payments p ON i.InvoiceId = p.InvoiceId
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE p.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    i.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    i.CancelledDate AS "EventTime",
    i.CancelledDate AS "EndTime",
    i.CancelledBy AS "UserName",
    i.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    i.VendorName AS "VendorName",
    inst.PaymentDueDate AS "PaymentDueDate",
    'Cancelled' AS "InvoiceStatus",
    i.CompanyCode AS "CompanyCode"
FROM Invoices i
LEFT JOIN Installments inst ON i.InvoiceId = inst.InvoiceId
WHERE i.CancelledDate IS NOT NULL;

Stappen

Open Oracle BI Publisher: Log in op Oracle Fusion Applications met een gebruiker die de rol BI Administrator of een vergelijkbare rol heeft. Ga naar de tool Reports and Analytics door het menu Navigator te openen, vervolgens Tools te selecteren en ten slotte op Reports and Analytics te klikken.
Ga naar de catalogus: Klik in het werkgebied Reports and Analytics op de knop Browse Catalog om de Oracle BI Publisher-interface te openen.
Maak een nieuw datamodel: Ga in de BI Publisher-catalogus naar een geschikte map, bijvoorbeeld Shared Folders > Custom. Klik op de vervolgkeuzelijst New en selecteer Data Model.
Definieer de SQL-querydataset: Klik in de editor van het datamodel op het pictogram '+' om een nieuwe dataset toe te voegen en selecteer SQL Query in de lijst.
Configureer de dataset: Geef in het dialoogvenster New Data Set een naam op, bijvoorbeeld P2P_Invoice_Events. Selecteer de juiste Data Source, meestal ApplicationDB_FSCM voor financiële data. Controleer of Type of SQL is ingesteld op Standard SQL.
Voer de SQL-query in: Kopieer de volledige SQL uit de sectie query van dit document en plak deze in het tekstvak SQL Query.
Definieer parameters: De query gebruikt parameters om te filteren. Maak in de eigenschappen van het datamodel drie parameters aan: p_start_date, p_end_date en p_bu_name. Stel het datatype in op String. Bij het uitvoeren van het rapport geef je waarden op, bijvoorbeeld '2023-01-01' voor datums en de naam van de specifieke bedrijfseenheid.
Sla het datamodel op: Sla het datamodel op in je aangepaste map. Je kunt voorbeelddata bekijken door op het tabblad 'Data' te klikken en waarden in te voeren voor de aangemaakte parameters.
Maak een rapport: Ga terug naar de catalogus, klik op de vervolgkeuzelijst New en selecteer Report. Kies in de rapportwizard de optie 'Use Data Model' en zoek het datamodel dat je zojuist hebt opgeslagen.
Configureer rapportindeling en uitvoer: Een eenvoudige tabelindeling is voldoende. De belangrijkste stap is het instellen van het standaarduitvoerformaat. Klik op 'View a List' en controleer of CSV het standaardformaat is en als enige formaat is ingeschakeld. Zo krijg je een schoon, niet-opgemaakt databestand.
Plan het rapport: Sla het rapport op. Je kunt het nu op aanvraag uitvoeren of, voor betere prestaties, plannen buiten piekuren. Je kunt de planning zo instellen dat de CSV-uitvoer naar een specifieke bestemming wordt gestuurd, zoals de Universal Content Management-server (UCM), waar je het bestand kunt ophalen voor upload.
Exporteer en bereid de data voor: Download het resulterende CSV-bestand zodra de rapporttaak is voltooid. Controleer vóór het uploaden naar de process mining-tool of de kolomkoppen overeenkomen met de vereiste attributen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, enzovoort).

Configuratie

Databron: De query moet worden uitgevoerd op de database van de Fusion Financials-applicatie, meestal via de ApplicationDB_FSCM JNDI-databron in BI Publisher.
Parameters: Configureer het datamodel met de volgende parameters voor flexibele data-extractie:
- p_start_date: De startdatum van de extractieperiode in de notatie 'YYYY-MM-DD'.
- p_end_date: De einddatum van de extractieperiode in de notatie 'YYYY-MM-DD'.
- p_bu_name: De naam van de Bedrijfseenheid (bedrijfscode) waarop je de data filtert. Gebruik een jokerteken zoals '%' om data voor alle bedrijfseenheden te extraheren.
Datumbereik: Voor de eerste extractie wordt een periode van 3 tot 6 maanden aanbevolen. Zo krijg je een representatieve dataset zonder dat de extractie onnodig zwaar wordt.
Aandachtspunten voor prestaties: Data voor lange perioden of voor alle bedrijfseenheden tegelijk extraheren kan veel bronnen gebruiken en time-outs veroorzaken. Voer grote extracties daarom uit in kleinere opeenvolgende batches, bijvoorbeeld per maand, of plan ze buiten piekuren.
Vereisten: De gebruiker die het rapport maakt en uitvoert, heeft een rol nodig met rechten voor toegang tot BI Publisher, bijvoorbeeld BI Administrator, en de vereiste databeveiligingsrechten om de onderliggende Accounts Payable-tabellen (AP_INVOICES_ALL, AP_PAYMENTS_ALL, enzovoort) voor de betreffende bedrijfseenheden te bekijken.

a Voorbeeldquery sql

WITH INVOICE_BASE AS (
    SELECT 
        AIA.INVOICE_ID,
        AIA.INVOICE_NUM,
        AIA.INVOICE_AMOUNT,
        AIA.CREATION_DATE,
        AIA.CREATED_BY,
        AIA.LAST_UPDATE_DATE,
        AIA.LAST_UPDATED_BY,
        AIA.CANCELLED_DATE,
        AIA.CANCELLED_BY,
        AIA.WFAPPROVAL_STATUS,
        AIA.TERMS_DATE AS PAYMENT_DUE_DATE,
        PSV.VENDOR_NAME,
        FABUV.BU_NAME AS COMPANY_CODE
    FROM 
        AP_INVOICES_ALL AIA
    JOIN 
        POZ_SUPPLIERS_V PSV ON AIA.VENDOR_ID = PSV.VENDOR_ID
    JOIN
        FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V FABUV ON AIA.ORG_ID = FABUV.BU_ID
    WHERE 
        AIA.CREATION_DATE BETWEEN TO_DATE(:p_start_date, 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE(:p_end_date, 'YYYY-MM-DD')
        AND FABUV.BU_NAME LIKE :p_bu_name
)
-- 1. Invoice Created
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Created' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB

UNION ALL

-- 2. Invoice Validated
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Validated' AS "ActivityName",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIA.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIA.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICES_ALL AIA
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AIA.WFAPPROVAL_STATUS IN ('VALIDATED', 'NEEDS REVALIDATION', 'STOPPED')

UNION ALL

-- 3. Invoice Matched to PO
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Matched to PO' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(AID.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(AID.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL AID
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AID.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AID.PO_DISTRIBUTION_ID IS NOT NULL
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 4. Matching Discrepancy Identified & 5. Hold Placed on Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AH.HOLD_LOOKUP_CODE IN ('QTY ORD', 'QTY REC', 'PRICE', 'AMT ORD', 'AMT REC') THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        ELSE 'Hold Placed on Invoice'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.HOLD_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 6. Hold Released from Invoice
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Hold Released from Invoice' AS "ActivityName",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AH.RELEASE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AH.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_HOLDS_ALL AH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE 
    AH.RELEASE_LOOKUP_CODE IS NOT NULL AND AH.RELEASE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 7. Invoice Sent for Approval, 8. Invoice Approved, 9. Invoice Rejected
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    CASE 
        WHEN AAH.ACTION = 'INITIATED' THEN 'Invoice Sent for Approval'
        WHEN AAH.ACTION = 'APPROVED' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN AAH.ACTION = 'REJECTED' THEN 'Invoice Rejected'
    END AS "ActivityName",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AAH.RESPONSE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AAH.RESPONSE_ID AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH
JOIN 
    INVOICE_BASE IB ON AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE
    AAH.ACTION IN ('INITIATED', 'APPROVED', 'REJECTED') AND AAH.RESPONSE_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 10. Invoice Corrected
SELECT DISTINCT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Corrected' AS "ActivityName",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.LAST_UPDATE_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.LAST_UPDATE_DATE > IB.CREATION_DATE
    AND IB.LAST_UPDATED_BY <> IB.CREATED_BY 
    AND EXISTS (
        SELECT 1 FROM AP_INV_APRVL_HIST_ALL AAH 
        WHERE AAH.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID AND AAH.ACTION = 'REJECTED' AND IB.LAST_UPDATE_DATE > AAH.RESPONSE_DATE
    )

UNION ALL

-- 11. Invoice Accounted
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Accounted' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(XAH.ACCOUNTING_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(XAH.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM XLA_AE_HEADERS XAH
JOIN XLA_TRANSACTION_ENTITIES XTE ON XAH.ENTITY_ID = XTE.ENTITY_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON XTE.SOURCE_ID_INT_1 = IB.INVOICE_ID
WHERE XTE.APPLICATION_ID = 200
AND XTE.ENTITY_CODE = 'AP_INVOICES'
AND XAH.ACCOUNTING_ENTRY_STATUS_CODE = 'F' -- Final
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 12. Payment Scheduled
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Scheduled' AS "ActivityName",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(MIN(APISC.CREATION_DATE) AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = MIN(APISC.CREATED_BY) AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INV_SELECTION_CRITERIA_ALL APISC
JOIN AP_INVOICES_ALL AIA ON APISC.CHECKRUN_NAME = AIA.PAYMENT_STATUS_FLAG
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
GROUP BY
    IB.INVOICE_NUM, IB.INVOICE_AMOUNT, IB.VENDOR_NAME, IB.PAYMENT_DUE_DATE, IB.WFAPPROVAL_STATUS, IB.COMPANY_CODE

UNION ALL

-- 13. Payment Created
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Created' AS "ActivityName",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AIPA.CREATION_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AIPA.CREATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID

UNION ALL

-- 14. Payment Executed
SELECT 
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Payment Executed' AS "ActivityName",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(AC.CLEARED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = AC.LAST_UPDATED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL AIPA
JOIN AP_CHECKS_ALL AC ON AIPA.CHECK_ID = AC.CHECK_ID
JOIN INVOICE_BASE IB ON AIPA.INVOICE_ID = IB.INVOICE_ID
WHERE AC.CLEARED_DATE IS NOT NULL

UNION ALL

-- 15. Invoice Canceled
SELECT
    IB.INVOICE_NUM AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Canceled' AS "ActivityName",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EventTime",
    CAST(IB.CANCELLED_DATE AS TIMESTAMP) AS "EndTime",
    (SELECT USERNAME FROM PER_USERS PU WHERE PU.USER_ID = IB.CANCELLED_BY AND ROWNUM = 1) AS "UserName",
    IB.INVOICE_AMOUNT AS "InvoiceAmount",
    IB.VENDOR_NAME AS "VendorName",
    IB.PAYMENT_DUE_DATE AS "PaymentDueDate",
    IB.WFAPPROVAL_STATUS AS "InvoiceStatus",
    IB.COMPANY_CODE AS "CompanyCode"
FROM
    INVOICE_BASE IB
WHERE
    IB.CANCELLED_DATE IS NOT NULL

Stappen

Vereisten: Zorg dat Python 3.6 of hoger op je systeem is geïnstalleerd, samen met de bibliotheken requests en pandas. Je kunt deze installeren met pip: pip install requests pandas.
Oracle Fusion API instellen: Ga in je Oracle Fusion-instantie naar de Security Console. Maak een nieuwe confidential application aan voor API-toegang. Noteer de toegewezen Client ID en Client Secret. Controleer of de applicatiegebruiker de juiste rollen heeft om factuur- en betalingsdata te lezen, zoals de rol Financials - Payables Invoice Inquiry Duty.
Configureer het Python-script: Kopieer het meegeleverde Python-script naar een bestand, bijvoorbeeld extract_fusion_invoices.py. Open het bestand en vul de placeholdervariabelen bovenaan in. Dit zijn CLIENT_ID, CLIENT_SECRET, TOKEN_URL, FUSION_HOST, START_DATE en END_DATE. FUSION_HOST moet de basis-URL van je Oracle Cloud-applicaties zijn.
Stel de extractieperiode in: Pas de variabelen START_DATE en END_DATE aan om de periode voor de data-extractie vast te leggen. Begin bij voorkeur met een korte periode, bijvoorbeeld één maand, om het script te testen en de uitvoer te controleren.
Voer het script uit: Start het script vanaf de opdrachtregel of terminal. Ga naar de juiste map en typ python extract_fusion_invoices.py. Het script meldt zich aan, haalt de data op en toont voortgangsberichten in de console.
Authenticatieproces: Het script stuurt eerst een verzoek met je clientgegevens naar de Oracle identity provider (TOKEN_URL) om een OAuth access token op te halen. Dit token wordt vervolgens opgenomen in de header van alle volgende API-verzoeken voor authenticatie bij de Fusion Financials API.
Data ophalen en paginering: Het script bevraagt het REST API-endpoint invoices en haalt records op die binnen de opgegeven periode zijn aangemaakt. Paginering wordt automatisch afgehandeld. Het script controleert de vlag hasMore in het API-antwoord en verstuurt vervolgverzoeken met een bijgewerkte parameter offset totdat alle factuurdata is opgehaald.
Gedetailleerde data ophalen: Voor elke opgehaalde factuur doet het script extra API-aanroepen voor bijbehorende details. Het bevraagt het endpoint /child/holds voor informatie over blokkeren en vrijgeven en het endpoint /payments, gefilterd op factuurnummer, voor betalingsdata.
Event log genereren: De kernlogica van het script verwerkt de onbewerkte JSON-data uit de API. Het controleert specifieke datums, statussen en child-records om afzonderlijke rijen te genereren voor elk van de 15 vereiste bedrijfsactiviteiten. Zo genereert de aanwezigheid van CancelledDate bijvoorbeeld een gebeurtenis 'Invoice Canceled'.
Controleer de uitvoer: Na afloop maakt het script in dezelfde map een bestand met de naam invoice_event_log.csv. Open dit CSV-bestand in een spreadsheetprogramma om de data te controleren. Controleer of alle vereiste kolommen (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) en aanbevolen attributen aanwezig zijn.
Bereid de upload voor: Controleer of de kolomkoppen in het CSV-bestand overeenkomen met de vereiste attribuutnamen. Meestal is geen verdere opmaak nodig. Het bestand kan nu naar je process mining-tool worden geüpload.

Configuratie

Authenticatiegegevens: Je hebt een Client ID en Client Secret nodig van een confidential application die in de Security Console van Oracle Fusion is geregistreerd. Ook de Token URL van je identity domain moet beschikbaar zijn.
API-host-URL: De variabele FUSION_HOST moet zijn ingesteld op de basis-URL van je Oracle Fusion-instantie, bijvoorbeeld https://[your-instance].fa.us2.oraclecloud.com.
Periode: De variabelen START_DATE en END_DATE bepalen de scope van de extractie. Voor een eerste analyse wordt aangeraden 3 tot 6 maanden aan data te extraheren, zodat de hoeveelheid data en de prestaties in balans blijven.
Gebruikte API-endpoints: Het script gebruikt vooral de endpoints fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices en fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments. Ook wordt de subresource /invoices/{InvoiceId}/child/holds gebruikt.
Limiet voor paginering: De variabele LIMIT in het script bepaalt hoeveel records per API-verzoek worden opgehaald. De standaardwaarde is 100. Een hogere waarde kan het aantal API-aanroepen verminderen, maar vraagt per verzoek meer geheugen. Bij time-outs kan een lagere waarde nodig zijn.
Vereiste rechten: Het gebruikersaccount dat aan de API-gegevens is gekoppeld, heeft leesrechten nodig voor crediteurenfacturen, factuurblokkades, betalingen en leveranciersinformatie. De rol Payables Invoice Inquiry Duty biedt meestal voldoende rechten.

a Voorbeeldquery python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Oracle Fusion credentials and instance details
CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Client ID]'
CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your Client Secret]'
TOKEN_URL = class="hl-string">'[Your Oracle Identity Cloud Service Token URL, e.g., https://idcs-....identity.oraclecloud.com/oauth2/v1/token]'
FUSION_HOST = class="hl-string">'[Your Fusion Host URL, e.g., https://your-fusion-instance.fa.ocs.oraclecloud.com]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the invoice extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'

class=class="hl-string">"hl-comment"># API request settings
LIMIT = 100

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Helper Functions ---
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates and retrieves an OAuth2 access token."""
    headers = {class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/x-www-form-urlencoded'}
    data = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'scope': class="hl-string">'urn:opc:resource:consumer::all'
    }
    try:
        response = requests.post(TOKEN_URL, headers=headers, data=data, auth=(CLIENT_ID, CLIENT_SECRET))
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def fetch_data(api_url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a given API endpoint with pagination handling."""
    all_items = []
    offset = 0
    has_more = True

    while has_more:
        params[class="hl-string">'offset'] = offset
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_items.extend(items)
            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            offset += len(items)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(all_items)} records so far...")
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {api_url}: {e}")
            print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text}")
            break
    return all_items

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---
def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save invoice data."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Could not obtain access token. Exiting.")
        return

    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/vnd.oracle.adf.resourceitem+json'
    }

    event_log = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Invoices
    print(class="hl-string">"Starting invoice extraction...")
    invoice_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices'
    invoice_params = {
        class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'CreationDate between \'{START_DATE}T00:00:00.000Z\class="hl-string">' and \'{END_DATE}T23:59:59.999Z\class="hl-string">'',
        class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
        class="hl-string">'limit': LIMIT,
        class="hl-string">'fields': class="hl-string">'InvoiceId,InvoiceNumber,InvoiceAmount,CreationDate,CreatedBy,LastUpdateDate,LastUpdatedBy,SupplierName,ValidationDate,CancelledDate,ApprovalStatus,AccountingDate,PaymentStatus,DueDate,InvoiceStatus,BusinessUnitName'
    }
    invoices = fetch_data(invoice_url, headers, invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Total invoices fetched: {len(invoices)}")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Process each invoice to create events
    for inv in invoices:
        case_id = inv.get(class="hl-string">'InvoiceNumber')
        if not case_id:
            continue

        base_event = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'EndTime': None,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': inv.get(class="hl-string">'InvoiceAmount'),
            class="hl-string">'VendorName': inv.get(class="hl-string">'SupplierName'),
            class="hl-string">'PaymentDueDate': inv.get(class="hl-string">'DueDate'),
            class="hl-string">'InvoiceStatus': inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus'),
            class="hl-string">'CompanyCode': inv.get(class="hl-string">'BusinessUnitName')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        if inv.get(class="hl-string">'CreationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Created', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Validated
        if inv.get(class="hl-string">'ValidationDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Validated', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'ValidationDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on Approval Status
        if inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Initiated', class="hl-string">'Required']:
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') in [class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Not required', class="hl-string">'Workflow approved']:
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        elif inv.get(class="hl-string">'ApprovalStatus') == class="hl-string">'Rejected':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is an inference, might represent corrections after rejection or validation failure
        if inv.get(class="hl-string">'InvoiceStatus') == class="hl-string">'Needs revalidation':
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Corrected', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'LastUpdateDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Accounted
        if inv.get(class="hl-string">'AccountingDate'):
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Accounted', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'AccountingDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Canceled
        if inv.get(class="hl-string">'CancelledDate'):
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Canceled', class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'CancelledDate'], class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Matched to PO - Inference based on PaymentStatus which can indicate matching holds resolved
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') == class="hl-string">'Available':
             event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', class="hl-string">'EventTime': inv.get(class="hl-string">'ValidationDate') or inv.get(class="hl-string">'LastUpdateDate'), class="hl-string">'UserName': inv.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Holds for the Invoice
        holds_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/invoices/{inv["InvoiceId"]}/child/holds'
        holds = fetch_data(holds_url, headers, {class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true'})
        for hold in holds:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Placed on Invoice
            event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Placed on Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            if hold.get(class="hl-string">'HoldReason') in [class="hl-string">'Price', class="hl-string">'Qty Ord', class="hl-string">'Qty Rec', class="hl-string">'Quality']:
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'HoldDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Hold Released from Invoice
            if hold.get(class="hl-string">'ReleaseDate'):
                event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Hold Released from Invoice', class="hl-string">'EventTime': hold[class="hl-string">'ReleaseDate'], class="hl-string">'UserName': hold.get(class="hl-string">'LastUpdatedBy')})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Fetch Payments for the Invoice
        if inv.get(class="hl-string">'PaymentStatus') in [class="hl-string">'Paid', class="hl-string">'Partially paid']:
            payment_url = fclass="hl-string">'{FUSION_HOST}/fscmRestApi/resources/11.13.18.05/payments'
            payment_params = {
                class="hl-string">'q': fclass="hl-string">'InvoiceNumber=\'{case_id}\class="hl-string">'',
                class="hl-string">'onlyData': class="hl-string">'true',
                class="hl-string">'fields': class="hl-string">'PaymentId,CreationDate,CreatedBy,ClearedDate,PaymentDate'
            }
            payments = fetch_data(payment_url, headers, payment_params)
            for pmt in payments:
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Scheduled (Approximation using Payment Creation Date)
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'CreationDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Created
                 event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Created', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'PaymentDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})
                 class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Payment Executed
                 if pmt.get(class="hl-string">'ClearedDate'):
                     event_log.append({**base_event, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': pmt[class="hl-string">'ClearedDate'], class="hl-string">'UserName': pmt.get(class="hl-string">'CreatedBy')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Create and Save DataFrame
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Please check your date range and API responses.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    if class="hl-string">'EndTime' in df.columns:
         df[class="hl-string">'EndTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EndTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')

    output_filename = class="hl-string">'invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False)
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Klaar om aan de slag te gaan?

Begin met het verbeteren van je factuurverwerking door je data met deze template voor te bereiden. Ontdek waardevolle inzichten en verbeter de efficiëntie in je organisatie.

Terug naar de verbetergids Template downloaden

Optimaliseer je P2P-factuurverwerking nu voor 30% kortere doorlooptijden

Verminder knelpunten in Oracle Fusion Financials en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Zie binnen enkele dagen resultaat.

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking

Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking

Extractiegidsen

Oracle BI Cloud Connector (BICC) voor bulksgewijze data-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Oracle BI Publisher-rapport met aangepast SQL-datamodel

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script voor extractie via de Fusion Financials REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer je P2P-factuurverwerking nu voor 30% kortere doorlooptijden

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Factuurverwerking

Purchase to Pay - attributen voor factuurverwerking

Purchase to Pay - activiteiten voor factuurverwerking

Extractiegidsen

Oracle BI Cloud Connector (BICC) voor bulksgewijze data-export

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Oracle BI Publisher-rapport met aangepast SQL-datamodel

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Python-script voor extractie via de Fusion Financials REST API

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery python

Klaar om aan de slag te gaan?

Optimaliseer je P2P-factuurverwerking nu voor 30% kortere doorlooptijden

We respecteren je privacy