Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Oracle Fusion Financials
Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Jouw datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Deze template geeft je een duidelijk plan voor het verzamelen van de data die je nodig hebt om je Purchase to Pay - Purchase Order-proces te analyseren. Je ziet welke data-attributen essentieel zijn, welke belangrijke activiteiten je moet volgen en hoe je deze data praktisch extraheert. Gebruik de template om alle belangrijke details vast te leggen voor effectieve process mining.
  • Aanbevolen attributen voor volledige dataverzameling
  • Belangrijke procesactiviteiten om te volgen en analyseren
  • Stapsgewijze extractie-instructies voor Oracle Fusion Financials
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Purchase to Pay - Purchase Order-attributen

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het Purchase to Pay - Purchase Order-proces volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of processtap die tijdens de levenscyclus van de inkooporder heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke taak of statuswijziging in het proces, zoals 'Purchase Order Created' of 'Goods Received'. Deze activiteiten vormen de reeks gebeurtenissen waaruit de procesflow bestaat.

Het analyseren van de volgorde en timing van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Hiermee kun je de procesmap visualiseren, bottlenecks opsporen, afwijkingen van de standaardprocedure ontdekken en de duur van specifieke stappen meten.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten zijn de bouwstenen van de procesmap. Door ze te volgen, kun je de procesflow, bottlenecks en afwijkingen visualiseren en analyseren.

Waar je het vindt

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY, of van specifieke transactietabellen zoals RCV_TRANSACTIONS voor goederenontvangsten.

Voorbeelden
Inkooporder aangemaaktInkooporder goedgekeurdGoederen ontvangen
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke identificatie van het inkooporderdocument. Deze dient als primaire case-ID voor het volgen van de inkooplevenscyclus.
Beschrijving

Het nummer van de inkooporder is de centrale identificatie die alle gerelateerde activiteiten koppelt, van aanmaak tot definitieve sluiting. Hiermee kun je één inkoopcase van begin tot eind analyseren.

In process mining staat elk uniek inkoopordernummer voor één procesinstantie. Door data op basis van deze identificatie te groeperen, krijg je inzicht in procesvarianten, doorlooptijden en compliance per order.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case ID die alle gerelateerde gebeurtenissen koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van de inkooporder reconstrueren en analyseren.

Waar je het vindt

Oracle Fusion Cloud SCM, Procurement Module, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom SEGMENT1.

Voorbeelden
100234510023461002347
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd van elke activiteit in het proces. Het is de basis voor het chronologisch ordenen van gebeurtenissen en voor alle tijdgebaseerde analyses.

In process mining wordt de starttijd gebruikt om het event log op te bouwen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te meten en procesprestaties over verschillende perioden te analyseren. De starttijd is essentieel voor dashboards over doorlooptijden en prestaties.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is belangrijk om gebeurtenissen correct te ordenen en alle duurgebaseerde metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

Waar je het vindt

Timestampvelden zoals CREATION_DATE en LAST_UPDATE_DATE uit verschillende tabellen, waaronder PO_HEADERS_ALL, PO_ACTION_HISTORY en RCV_SHIPMENT_LINES.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-01T09:00:00Z
Afdeling
DepartmentName
De naam van de afdeling die de inkooporder heeft gestart of ervoor verantwoordelijk is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de organisatorische eenheid aan, zoals 'Finance', 'IT' of 'Manufacturing', die aan de aankoop is gekoppeld. Je gebruikt dit voor kostenallocatie en organisatierapportages.

In process mining is segmentatie per afdeling belangrijk om prestaties te vergelijken, afdelingsspecifieke bottlenecks op te sporen en verschillen in de uitvoering binnen de organisatie te begrijpen. Dit ondersteunt rechtstreeks dashboards zoals 'PO Approval Cycle Time Analysis' en 'Purchase Order Modification Trends'.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen te filteren en vergelijken. Zo komen afdelingsspecifieke problemen en goede werkwijzen aan het licht.

Waar je het vindt

Afgeleid van kostenplaatsinformatie in tabellen zoals PO_DISTRIBUTIONS_ALL, die aan stamdata van afdelingen is gekoppeld.

Voorbeelden
IT-bedrijfsvoeringMarketingOnderzoek en ontwikkeling
Eindtijd
EndTime
De timestamp waarop een activiteit is voltooid. Bij atomische gebeurtenissen is deze vaak gelijk aan de starttijd.
Beschrijving

Bij activiteiten met een duur markeert dit het moment waarop de activiteit is voltooid. Bij directe gebeurtenissen is de eindtijd meestal gelijk aan de starttijd. Dit is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

Met een afzonderlijke eindtijd kun je de duur van activiteiten nauwkeuriger analyseren. Die kan verschillen van de wachttijd tussen activiteiten. Zo kun je actieve werktijd onderscheiden van inactieve tijd en de werkbelasting en efficiëntie van medewerkers analyseren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om nauwkeurige verwerkingstijden per activiteit te berekenen. Dat is belangrijk voor het analyseren van de efficiëntie van medewerkers en het opsporen van tijdrovende taken.

Waar je het vindt

Kan bij atomische gebeurtenissen gelijk zijn aan de starttijd of worden afgeleid van timestamps van volgende gebeurtenissen. Voor sommige activiteiten is een afzonderlijke voltooiingstimestamp beschikbaar.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:45:00Z2023-05-01T09:15:00Z
Gebruiker
UserName
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een gebeurtenis, zoals het aanmaken van een aanvraag, het goedkeuren van een PO of het registreren van een goederenontvangst. De waarde komt meestal uit velden zoals 'Created By' of 'Last Updated By'.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werkbelasting en individuele prestaties en kun je opleidingsbehoeften opsporen. Dit is de basis voor het dashboard 'Approval Resource Workload' en voor onderzoek naar complianceproblemen rond gebruikersacties.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke personen. Zo kun je de werkbelasting analyseren, prestaties beoordelen en opleidingsmogelijkheden opsporen.

Waar je het vindt

Koppel gebruikers-ID's aan gebruiker­stabellen op basis van velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY.

Voorbeelden
john.doejane.smithsystem.batch
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop de aanvragende partij verwacht dat de goederen of diensten zijn geleverd.
Beschrijving

Deze datum staat op de regel van de inkooporder en geeft de gewenste leveringstermijn aan de leverancier door. De datum vormt de basis voor het meten van tijdige leveringen.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI 'On-Time Delivery Rate'. Door de werkelijke datum van goederenontvangst te vergelijken met de gewenste leverdatum, kunnen organisaties de betrouwbaarheid van leveranciers en structurele vertragingen in de toeleveringsketen kwantitatief meten en volgen.

Waarom dit belangrijk is

Vormt de basis voor het meten van tijdige leveringen, een belangrijke KPI voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de toeleveringsketen.

Waar je het vindt

Bevindt zich op het niveau van de regel-locatie, in tabel PO_LINE_LOCATIONS_ALL, kolom NEED_BY_DATE.

Voorbeelden
2023-05-202023-06-152023-07-01
Naam leverancier
VendorName
De naam van de leverancier bij wie de goederen of diensten worden ingekocht.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de externe leverancier van de inkooporder. Het is een belangrijk stamgegeven dat aan de PO-header is gekoppeld.

Leveranciersanalyse is een belangrijk onderdeel van process mining voor P2P. Door op leverancier te filteren of te segmenteren, kunnen bedrijven de 'Vendor Delivery Performance' analyseren, percentages tijdige levering vergelijken en de 'Goods Return Rate' onderzoeken om goed en minder goed presterende leveranciers te herkennen. Deze data is nodig voor leveranciersbeheer en strategische inkoop.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor leveranciersanalyse. Hiermee kun je levertijden, retourpercentages en de algemene betrouwbaarheid van leveranciers vergelijken.

Waar je het vindt

Gekoppeld van PO_HEADERS_ALL.VENDOR_ID naar POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME.

Voorbeelden
Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Advanced Logistics Co.
Naam van goedkeurder
ApproverName
De naam van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsactie op de inkooporder heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt vast wie verantwoordelijk was voor een goedkeuringsstap in de workflow. Deze informatie wordt meestal opgeslagen in een tabel met actiehistorie of workflowlog die aan de inkooporder is gekoppeld.

Analyse van data per goedkeurder is belangrijk voor de dashboards 'Analyse van goedkeuringsdoorlooptijd van inkooporders' en 'Werkbelasting van goedkeuringsbronnen'. Hiermee zie je welke goedkeurders of goedkeuringsgroepen knelpunten veroorzaken. Ook kun je de werkbelasting eerlijk beoordelen en mogelijkheden voor delegatie of een nieuw procesontwerp vinden.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de personen in de goedkeuringsketen, zodat je knelpunten, werkbelasting en doorlooptijden per goedkeurder kunt analyseren.

Waar je het vindt

De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, te vinden in PO_ACTION_HISTORY.ACTION_PERFORMED_BY, gekoppeld aan een gebruikerstabel voor de volledige naam.

Voorbeelden
susan.managerdavid.directoremily.finance
Totaalbedrag PO
PurchaseOrderTotalAmount
De totale geldwaarde van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale kosten van alle artikelen op de inkooporder in de opgegeven valuta. Het is een belangrijke financiële metriek om de waarde van transacties in het proces te begrijpen.

Met het totale PO-bedrag kun je verbeterinitiatieven prioriteren. Orders met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een strengere goedkeuringsprocedure volgen. Je kunt ook de financiële impact analyseren, zoals de waarde van PO's die vaak worden gewijzigd of vertraagd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je analyseren op basis van geldwaarde, bijvoorbeeld door te focussen op orders met een hoge waarde of de financiële impact van vertragingen te bepalen.

Waar je het vindt

Berekend door de bedragen uit PO_LINES_ALL voor een bepaalde PO-header op te tellen, of overgenomen uit een totaal op headerniveau als dat beschikbaar is.

Voorbeelden
5250.00120000.50750.99
Bedrijfseenheid
BusinessUnitName
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie die de aankoop doet.
Beschrijving

De bedrijfseenheid is een afzonderlijke bedrijfseenheid binnen de organisatie, vaak met een eigen grootboek en financiële rapportage. In Oracle Fusion is dit een belangrijk mechanisme om data te scheiden.

Analyse van procesprestaties per bedrijfseenheid is belangrijk voor grote multinationals. Je kunt de efficiëntie, compliance en kosten van inkoop in verschillende delen van de organisatie vergelijken. Zo worden zowel best practices als verbeterpunten zichtbaar.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor grote organisaties die procesefficiëntie en compliance tussen verschillende bedrijfsonderdelen willen vergelijken.

Waar je het vindt

De context van de bedrijfseenheid staat meestal op de kop van de inkooporder, PO_HEADERS_ALL.PRC_BU_ID, die gekoppeld is aan de weergave FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V.

Voorbeelden
US Business UnitEMEA VisionAPAC Services
Bronsysteem
SourceSystem
Het informatiesysteem waaruit deze data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data. Dat is vooral nuttig in omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen. Voor dit proces is de waarde meestal 'Oracle Fusion Financials'.

Hoewel dit vaak een vaste waarde is voor een bepaalde dataset, is het belangrijk voor datagovernance, probleemoplossing en het volgen van de dataherkomst. Bij analyses waarin data uit meerdere bronnen wordt gecombineerd, kun je hiermee filteren en segmenteren op het systeem van herkomst.

Waarom dit belangrijk is

Identificeert de herkomst van de data en is belangrijk voor datagovernance, context en integratie met andere systemen.

Waar je het vindt

Dit is meestal een constante waarde die tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL) wordt gedefinieerd en toegevoegd.

Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle Cloud SCMOracle Fusion P2P
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionNumber
De identificatie van de inkoopaanvraag die voorafging aan de inkooporder en deze autoriseerde.
Beschrijving

De inkoopaanvraag is het interne document waarmee de inkoop van goederen of diensten wordt aangevraagd. Dit attribuut koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag.

Met het aanvraagnummer kun je het inkoopproces breder analyseren, vanaf de eerste aanvraag in plaats van alleen vanaf de inkooporder. Je kunt de doorlooptijd van aanvraag tot order analyseren en zien hoe details van de aanvraag het verdere inkooporderproces beïnvloeden.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de inkooporder aan de eerste aanvraag, zodat je het volledige proces van aanvraag tot betaling kunt bekijken.

Waar je het vindt

Gekoppeld via de tabel PO_DISTRIBUTIONS_ALL, die REQ_DISTRIBUTION_ID bevat en terugverwijst naar de tabel POR_REQUISITION_LINES_ALL.

Voorbeelden
PR-2023-05-001PR-2023-05-002PR-2023-05-003
Inkoopcategorie
PurchaseCategory
De classificatie van de goederen of diensten die worden ingekocht, zoals 'IT-hardware' of 'Kantoorbenodigdheden'.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de artikelen op de inkooporder in binnen een inkooph hiërarchie. Deze classificatie wordt gebruikt voor spendanalyse en leveranciersbeheer.

In process mining kan segmentatie op inkoopcategorie verschillende procespatronen of prestatieniveaus zichtbaar maken. Zo kan het goedkeuringsproces voor kapitaaluitgaven langer duren dan dat voor operationele benodigdheden. Het attribuut ondersteunt ook het dashboard 'Retourpercentage en redenen voor retouren', omdat je kunt analyseren welke categorieën het vaakst worden geretourneerd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesanalyse per type uitgave mogelijk. Zo zie je verschillende procesroutes, knelpunten of retourpercentages voor verschillende productcategorieën.

Waar je het vindt

Gekoppeld vanuit PO_LINES_ALL.CATEGORY_ID aan de weergave EGP_CATEGORIES_VL.

Voorbeelden
IT.Hardware.LaptopsOffice.Supplies.StationeryProfessional.Services.Consulting
Is goedkeuringscompliant
IsApprovalCompliant
Een vlag die aangeeft of de PO is goedgekeurd voordat deze naar de leverancier is verzonden.
Beschrijving

Dit is een berekend boolean-attribuut dat controleert of een belangrijke interne controle wordt nageleefd: een Purchase Order moet zijn goedgekeurd voordat deze naar een leverancier wordt verzonden. De waarde is true als de activiteit 'Purchase Order Approved' plaatsvindt vóór de activiteit 'Purchase Order Sent to Vendor'.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'PO Process Compliance Audit' en de KPI 'PO Approval Compliance Rate'. Je kunt hiermee overtredingen van compliance-regels eenvoudig herkennen en kwantificeren. Zo help je inkoopbeleid te handhaven en risico's van ongeautoriseerde uitgaven te beperken.

Waarom dit belangrijk is

Meet de KPI 'PO Approval Compliance Rate' rechtstreeks en maakt belangrijke overtredingen van interne controles zichtbaar, bijvoorbeeld wanneer orders vóór goedkeuring naar leveranciers worden verzonden.

Waar je het vindt

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als de timestamp van 'Purchase Order Approved' kleiner dan of gelijk is aan de timestamp van 'Purchase Order Sent to Vendor'.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een vlag die aangeeft of de inkooporder na de eerste aanmaak is gewijzigd.
Beschrijving

Dit is een berekend boolean-attribuut dat de waarde true krijgt als een Purchase Order-case de activiteit 'Purchase Order Changed' bevat. Hiermee kun je snel orders herkennen waarvoor correcties of wijzigingen nodig waren.

Deze vlag vereenvoudigt de berekening van de KPI 'PO Modification Rate' en maakt het eenvoudig om herwerkte orders te filteren en te analyseren. Als je kijkt naar kenmerken van herwerkte orders, zoals de betrokken leveranciers of afdelingen, kun je de oorzaken van onjuiste data of veranderende vereisten beter achterhalen.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de KPI 'PO Modification Rate' rechtstreeks en vereenvoudigt de analyse van procesinstabiliteit door alle gewijzigde orders te markeren.

Waar je het vindt

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als het event log van een case de activiteit 'Purchase Order Changed' bevat, anders 'false'.

Voorbeelden
truefalse
Is late levering
IsLateDelivery
Een vlag die aangeeft of de laatste goederenontvangst na de gevraagde leverdatum plaatsvond.
Beschrijving

Dit berekende boolean-attribuut is true als de timestamp van de activiteit 'Goods Received' later is dan de waarde van het attribuut 'Requested Delivery Date' voor een bepaalde Purchase Order.

Deze vlag vormt de basis voor de KPI 'On-Time Delivery Rate'. Je kunt orders hiermee eenvoudig segmenteren en analyseren op tijdige of late levering. Zo onderzoek je de oorzaken van vertragingen, bijvoorbeeld bij specifieke leveranciers, locaties of productcategorieën.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt de KPI 'On-Time Delivery Rate' rechtstreeks en maakt een heldere analyse van leveranciersprestaties en leverbetrouwbaarheid mogelijk.

Waar je het vindt

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goods Received' na het attribuut 'RequestedDeliveryDate' ligt.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is geëxtraheerd of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Oracle Fusion Financials.

Deze informatie helpt je om de actualiteit van de analyse en dashboards te beoordelen. Zo is duidelijk hoe recent de procesinzichten zijn en of zeer recente transacties al zijn opgenomen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in de actualiteit van de data, zodat je weet hoe recent de procesanalyse is.

Waar je het vindt

Dit is een timestamp die tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL) wordt gegenereerd en toegevoegd.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Leveringslocatie
DeliveryLocation
De fysieke locatie of het adres waar de goederen moeten worden geleverd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het afleveradres aan voor de artikelen op de inkooporder. Het is belangrijke logistieke informatie.

Voor process mining ondersteunt analyse per leveringslocatie het dashboard 'Efficiëntie van goederenontvangst'. Je kunt zien of bepaalde magazijnen of locaties trager zijn bij het ontvangen van goederen. Dat kan wijzen op problemen met bronnen of processen op specifieke locaties.

Waarom dit belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per geografische locatie mogelijk. Zo kun je regionale of locatiespecifieke knelpunten in het proces voor goederenontvangst vinden.

Waar je het vindt

Gekoppeld vanuit PO_LINE_LOCATIONS_ALL.SHIP_TO_LOCATION_ID aan de weergave HR_LOCATIONS_ALL.

Voorbeelden
Hoofdmagazijn - laadperron AGebouw 3 - receptieKantoor in San Francisco - 10e verdieping
PO-status
PurchaseOrderStatus
De huidige status van het inkooporderdocument.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de inkooporder in de levenscyclus aan, zoals 'Open', 'Approved', 'Finally Closed' of 'Canceled'. Het geeft een momentopname van de voortgang van de PO.

Hoewel process mining zich richt op de volgorde van activiteiten, is de huidige status nuttig om cases te filteren. Je kunt bijvoorbeeld alleen open PO's analyseren om de huidige pijplijn te begrijpen, of gesloten PO's om voltooide procesinstanties te onderzoeken. Dit is belangrijk voor het dashboard 'Purchase Order Flow & Status'.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een actuele momentopname van de status van een inkooporder. Zo kun je de analyse beperken tot actieve, voltooide of geannuleerde orders.

Waar je het vindt

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolommen AUTHORIZATION_STATUS of DOCUMENT_STATUS.

Voorbeelden
OPENAPPROVEDFINALLY_CLOSEDCANCELED
Type inkooporder
PurchaseOrderType
Het type inkooporder, zoals 'Standaard', 'Raamovereenkomst' of 'Contract'.
Beschrijving

Dit attribuut classificeert de inkooporder op basis van het inkoopdoel. Verschillende typen inkooporders volgen vaak andere procesregels en levenscycli.

Een 'Standaard'-inkooporder is een eenmalige aankoop, terwijl een inkooporder op basis van een 'Raamovereenkomst' een langetermijnafsprak met een leverancier is. Door het proces per type inkooporder te analyseren, krijg je een nauwkeuriger beeld van de procesprestaties. Een vergelijking van de doorlooptijd van een standaardinkooporder met die van een raamovereenkomst zou misleidend zijn. Met dit attribuut vergelijk je gelijksoortige orders met elkaar.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen verschillende inkoopsituaties, zodat je procesprestaties nauwkeuriger kunt vergelijken tussen gelijksoortige orders.

Waar je het vindt

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom TYPE_LOOKUP_CODE.

Voorbeelden
STANDARDBLANKETCONTRACT
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - Purchase Order-activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een nauwkeurige procesontdekking van het Purchase to Pay - Purchase Order-proces.
6 Aanbevolen 10 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goederen ontvangen
De fysieke goederen zijn ontvangen, geteld en geregistreerd tegen de inkooporder. Dit is een transactionele gebeurtenis die de voorraad en de status van de PO bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de tijdige levering door leveranciers en de totale doorlooptijd. Het vormt ook de trigger voor vervolgstappen, zoals kwaliteitscontrole en factuurmatching.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis in de tabel RCV_TRANSACTIONS. Je herkent de specifieke transactie aan TRANSACTION_TYPE = 'RECEIVE'.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'RECEIVE' is.

Eventtype explicit
Inkooporder aangemaakt
Dit is het officiële begin van de levenscyclus van de inkooporder. Op dit moment wordt een PO-document aangemaakt met de status concept of onvolledig. Het systeem legt deze gebeurtenis vast met de aanmaaktimestamp van de nieuwe regel in de PO-kopteksttabel.
Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste startevenement van de PO-case is deze activiteit de basis voor alle berekeningen van doorlooptijden. Ze vormt het startpunt voor het meten van de efficiëntie van vervolgstappen, zoals goedkeuring en communicatie met de leverancier.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis op basis van het veld CREATION_DATE in de tabel PO_HEADERS_ALL voor een bepaalde Purchase Order-ID (PO_HEADER_ID).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de tabel PO_HEADERS_ALL.

Eventtype explicit
Inkooporder definitief gesloten
De inkooporder is voltooid. Dat betekent dat deze volledig is ontvangen en/of gefactureerd en dat er geen verdere activiteit wordt verwacht. Dit is een expliciete actie die een eindstatus op de PO instelt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de levenscyclus van de inkooporder. Het is de belangrijkste positieve eindstatus. Door deze te volgen, kun je de totale procesdoorvoer en voltooiingspercentages meten.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met ACTION_CODE 'FINALLY CLOSE'. De PO-status in PO_HEADERS_ALL wordt ook bijgewerkt naar 'Finally Closed'.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'.

Eventtype explicit
Inkooporder geannuleerd
De inkooporder is definitief geannuleerd en er worden geen verdere transacties verwacht. Dit is een expliciete actie die de eindstatus van het document wijzigt.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit vertegenwoordigt een negatieve eindstatus van het proces. Door annuleringen te analyseren, kun je problemen aan het licht brengen, zoals dubbele orders, budgetwijzigingen of gewijzigde projectvereisten.

Waar je het vindt

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met ACTION_CODE 'CANCEL'. De PO-status in PO_HEADERS_ALL wordt overeenkomstig bijgewerkt.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'CANCEL'.

Eventtype explicit
Inkooporder goedgekeurd
De inkooporder heeft alle benodigde goedkeuringen ontvangen en mag naar de leverancier worden verzonden. Dit is een belangrijke mijlpaal die expliciet wordt vastgelegd in de actiegschiedenis van het document.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die bepaalt of de PO naar de leverancier mag worden verzonden. De gebeurtenis is nodig om goedkeuringsdoorlooptijden te meten en compliance met het uitgavenbeleid te bewaken.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY, meestal met een ACTION_CODE van 'APPROVE', of wanneer de documentstatus in PO_HEADERS_ALL verandert naar een goedgekeurde status.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op de laatste actie 'APPROVE'.

Eventtype explicit
Inkooporder naar leverancier verzonden
De goedgekeurde inkooporder wordt officieel met de leverancier gedeeld, bijvoorbeeld via e-mail of EDI. Deze gebeurtenis wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging of een timestamp in het communicatierecord van de PO.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de doorlooptijd bij de leverancier. Het is een belangrijk moment om leveranciersprestaties te meten, van ontvangstbevestiging tot uiteindelijke levering.

Waar je het vindt

Je kunt deze gebeurtenis afleiden uit een wijziging van de documentstatus van de PO naar 'Open' en een ingevulde communicatiedatum. Het specifieke veld is vaak PO_HEADERS_ALL.communicated_date of een gerelateerde status.

Vastleggen

Leid de gebeurtenis af uit de timestamp waarop de communicatiestatus van de PO wordt bijgewerkt naar 'Communicated'.

Eventtype inferred
Dienstverlening geleverd bevestigd
Bij inkooporders voor diensten markeert deze activiteit de bevestiging dat de diensten volgens afspraak zijn geleverd. Deze bevestiging wordt vaak handmatig of via een service entry sheet vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en een belangrijke stap voordat een factuur kan worden betaald. Vertraging in de bevestiging van diensten kan leiden tot late betalingen en gespannen relaties met leveranciers.

Waar je het vindt

Dit wordt meestal vastgelegd als een ontvangst tegen een dienstenregel op de PO. Er kunnen specifieke datavelden of complexe ontvangsten worden gebruikt om de voortgang of voltooiing van de diensten bij te houden.

Vastleggen

Identificeer ontvangsttransacties (RCV_TRANSACTIONS) die aan PO-regels voor diensten zijn gekoppeld.

Eventtype explicit
Goederen teruggestuurd naar leverancier
Eerder ontvangen goederen worden teruggestuurd naar de leverancier, meestal vanwege defecten, schade of een verkeerde levering. Dit wordt als een specifieke retourtransactie in de ontvangstmodule vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Het volgen van retouren is belangrijk om de kwaliteit van leveranciers en de juistheid van orders te beoordelen. Een hoog retourpercentage bij een leverancier kan wijzen op structurele problemen die je moet aanpakken.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis in de tabel RCV_TRANSACTIONS met TRANSACTION_TYPE 'RETURN TO VENDOR'.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'RETURN TO VENDOR' is.

Eventtype explicit
Goederenontvangst aangemaakt
In het systeem wordt een ontvangstbewijs aangemaakt ter voorbereiding op de fysieke ontvangst van goederen. Deze activiteit markeert de start van het interne ontvangstproces.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de overgang van inkoop naar logistiek. Door de tijd vanaf dit moment tot de definitieve registratie van de ontvangst te analyseren, kun je inefficiënties in het magazijn of de ontvangstafdeling opsporen.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd met de aanmaaktimestamp van een nieuw record in de tabel RCV_SHIPMENT_HEADERS dat aan de inkooporder is gekoppeld.

Vastleggen

Gebruik de aanmaakdatum van het bijbehorende record in RCV_SHIPMENT_HEADERS.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van een inkoopaanvraag. Dit is het formele verzoek om goederen of diensten dat aan een inkooporder voorafgaat. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe regel wordt aangemaakt in de aanvraagkopteksttabel binnen Oracle Fusion.
Waarom dit belangrijk is

Door deze activiteit te analyseren, krijg je inzicht in de fase waarin de vraag ontstaat. Als je de tijd tussen de inkoopaanvraag en het aanmaken van de inkooporder volgt, worden mogelijke vertragingen zichtbaar bij het omzetten van interne vraag naar concrete inkooporders.

Waar je het vindt

Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een nieuwe inkoopaanvraag wordt opgeslagen. Je vindt deze door de aanmaaktimestamp in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL te volgen.

Vastleggen

De gebeurtenis is gebaseerd op de aanmaakdatum van de regel in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Eventtype explicit
Inkoopaanvraag goedgekeurd
De inkoopaanvraag is goedgekeurd door de aangewezen bevoegde persoon. Daarmee krijgt de inkoopafdeling toestemming om een inkooporder aan te maken. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de actiegschiedenis van de inkoopaanvraag.
Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal markeert het einde van het interne goedkeuringsproces voor de aanvraag. Vertragingen op dit punt kunnen de volledige inkoopplanning rechtstreeks beïnvloeden. Daarom is het belangrijk om de duur hiervan te monitoren.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de actiegschiedenis van de inkoopaanvraag. Meestal wordt die gevolgd via workflowtabellen of specifieke velden voor de goedkeuringsstatus op het aanvraagdocument.

Vastleggen

Vastgelegd als een goedkeuringsactie in de workflowgeschiedenis van het specifieke aanvraagdocument.

Eventtype explicit
Inkooporder afgewezen
Een goedkeurder heeft de inkooporder afgewezen en teruggestuurd naar de maker voor aanpassing. Dit is een expliciete gebeurtenis in de actiegschiedenis en wijst op een onderbreking van de standaardprocesflow.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen zorgen voor herstelwerk en vertraging in het proces. Door deze activiteit te volgen, zie je welke redenen vaak tot afwijzing leiden en waar behoefte is aan training of duidelijkere goedkeuringsvereisten.

Waar je het vindt

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met een ACTION_CODE van 'REJECT' voor de bijbehorende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'REJECT'.

Eventtype explicit
Inkooporder bevestigd
De leverancier heeft de ontvangst en acceptatie van de voorwaarden van de inkooporder bevestigd. Deze gebeurtenis wordt vaak handmatig vastgelegd door medewerkers van de inkoopafdeling op basis van communicatie met de leverancier, of via een elektronische ontvangstbevestiging.
Waarom dit belangrijk is

Een ontvangstbevestiging van de leverancier geeft zekerheid dat de order is ontvangen en wordt verwerkt. Door dit te volgen, kun je de communicatie met leveranciers beter beheren en mogelijke problemen bij de uitvoering vroeg signaleren.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt meestal afgeleid uit een wijziging in de velden voor de ontvangstbevestigingsstatus op de PO-koptekst of -regels, bijvoorbeeld wanneer PO_HEADERS_ALL.acceptance_status verandert naar 'Accepted'.

Vastleggen

Leid de gebeurtenis af uit wijzigingen in de statusvelden voor de ontvangstbevestiging van de PO.

Eventtype inferred
Inkooporder gewijzigd
Na de eerste goedkeuring is een wijziging aangebracht in de inkooporder, bijvoorbeeld in de hoeveelheid, prijs of leverdatum. Oracle Fusion houdt dit bij door een nieuwe revisie van het document aan te maken.
Waarom dit belangrijk is

Wijzigingen in PO's zijn herstelwerk en kunnen wijzen op problemen met de oorspronkelijke nauwkeurigheid van de order of op veranderende bedrijfsbehoeften. Door de frequentie en aard van deze wijzigingen te analyseren, zie je waar het proces efficiënter kan.

Waar je het vindt

Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuwe documentrevisie wordt aangemaakt. Je kunt dit herkennen aan een verhoging van het veld REVISION_NUM in de tabel PO_HEADERS_ALL.

Vastleggen

Identificeer elke situatie waarin REVISION_NUM voor een PO_HEADER_ID toeneemt.

Eventtype explicit
Inkooporder ingediend
De aangemaakte inkooporder wordt ingediend voor de goedkeuringsworkflow. Oracle Fusion legt deze actie expliciet vast, inclusief de gebruiker en timestamp van de indiening.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Door de tijd tussen indiening en goedkeuring te analyseren, zie je waar bottlenecks in het interne goedkeuringsproces ontstaan.

Waar je het vindt

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met een ACTION_CODE van 'SUBMIT' voor de bijbehorende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'SUBMIT'.

Eventtype explicit
Kwaliteitscontrole uitgevoerd
Goederen waarvoor kwaliteitscontrole nodig is, zijn geïnspecteerd en goedgekeurd of afgekeurd. Deze activiteit vindt plaats na de eerste ontvangst en wordt als een afzonderlijke transactie geregistreerd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor kwaliteitsmanagement. Door de duur van inspecties te analyseren, kun je het kwaliteitscontroleproces efficiënter maken en vertragingen bij het vrijgeven van goederen voor gebruik beperken.

Waar je het vindt

Dit wordt vastgelegd in de tabel RCV_TRANSACTIONS. Je herkent het aan transacties met TRANSACTION_TYPE 'ACCEPT' of 'REJECT' die na een ontvangsttransactie plaatsvinden.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'ACCEPT' of 'REJECT' is.

Eventtype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Oracle Fusion Financials

Klaar om aan de slag te gaan?

Gebruik deze template om je dataverzameling eenvoudiger te maken en inzichten in je Purchase to Pay - Purchase Order-proces te ontdekken. Begin vandaag nog met het optimaliseren van je bedrijfsvoering.

Optimaliseer vandaag nog je Purchase to Pay - Purchase Order-proces

Vind kostbare knelpunten en verkort de doorlooptijd eenvoudig met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met optimaliseren.