Datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Oracle Fusion Financials
Datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Datatemplate voor Purchase to Pay - Purchase Order

Deze template geeft je een duidelijk overzicht van de data die je nodig hebt om het Purchase to Pay-proces voor inkooporders te analyseren. Je vindt erin de benodigde data-attributen, de belangrijkste activiteiten om bij te houden en praktische aanwijzingen voor het ophalen van deze informatie. Zo verzamel je alle belangrijke gegevens voor een goede process mining-analyse.
  • Aanbevolen attributen voor volledige dataverzameling
  • Belangrijke procesactiviteiten om bij te houden en te analyseren
  • Stapsgewijze instructies voor data-extractie uit Oracle Fusion Financials

Attributen voor Purchase to Pay - Purchase Order

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het Purchase to Pay-proces voor inkooporders volledig kunt analyseren.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in de levenscyclus van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke taak of statuswijziging in het proces, zoals 'Inkooporder aangemaakt' of 'Goederen ontvangen'. Deze activiteiten vormen samen de reeks gebeurtenissen in het procesverloop.

De volgorde en timing van deze activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je het proces in kaart brengen, bottlenecks vinden, afwijkingen van de standaardprocedure ontdekken en de duur van afzonderlijke stappen meten.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart. Door ze bij te houden, kun je het procesverloop, bottlenecks en afwijkingen in beeld brengen en analyseren.

Waar vind je dit?

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY, of van specifieke transactietabellen zoals RCV_TRANSACTIONS voor goederenontvangsten.

Voorbeelden
Inkooporder aangemaaktInkooporder goedgekeurdGoederen ontvangen
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke identificatiecode van het inkooporderdocument. Deze dient als primaire Case-ID om de levenscyclus van de inkoop te volgen.
Beschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatiecode die alle bijbehorende activiteiten verbindt, van aanmaak tot definitieve sluiting. Zo kun je één inkoopcase van begin tot eind analyseren.

Bij process mining staat elk uniek inkoopordernummer voor één procesinstantie. Door data op basis van deze identificatiecode te analyseren, krijg je inzicht in procesvarianten, doorlooptijden en compliance per bestelling.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële Case-ID die alle bijbehorende gebeurtenissen verbindt en het mogelijk maakt de volledige levenscyclus van de inkooporder te reconstrueren en analyseren.

Waar vind je dit?

Oracle Fusion Cloud SCM, inkoopmodule, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom SEGMENT1.

Voorbeelden
100234510023461002347
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.
Beschrijving

Dit attribuut legt de exacte datum en tijd van elke procesactiviteit vast. Het is nodig om gebeurtenissen chronologisch te ordenen en tijdsanalyses uit te voeren.

Bij process mining gebruik je de starttijd om het event log samen te stellen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te meten en procesprestaties over verschillende perioden te analyseren. De starttijd is belangrijk voor dashboards over doorlooptijd en prestaties.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle tijdsgebonden metrieken te berekenen, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

Waar vind je dit?

Timestampvelden zoals CREATION_DATE en LAST_UPDATE_DATE uit verschillende tabellen, waaronder PO_HEADERS_ALL, PO_ACTION_HISTORY en RCV_SHIPMENT_LINES.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-01T09:00:00Z
Afdeling
DepartmentName
De naam van de afdeling die de inkooporder heeft aangevraagd of ervoor verantwoordelijk is.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de organisatorische eenheid aan die bij de aankoop hoort, zoals 'Financiën', 'IT' of 'Productie'. Je kunt het gebruiken voor kostenverdeling en rapportages per organisatieonderdeel.

Bij process mining is het belangrijk om het proces per afdeling te analyseren. Zo kun je prestaties vergelijken, afdelingsspecifieke bottlenecks vinden en verschillen in de uitvoering binnen de organisatie begrijpen. Dit ondersteunt dashboards zoals 'Analyse doorlooptijd goedkeuring inkooporder' en 'Trends in wijzigingen van inkooporders'.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties tussen verschillende bedrijfseenheden vergelijken en filteren, zodat afdelingsspecifieke problemen en goede werkwijzen zichtbaar worden.

Waar vind je dit?

Afgeleid van kostenplaatsgegevens in tabellen zoals PO_DISTRIBUTIONS_ALL, die zijn gekoppeld aan stamgegevens van afdelingen.

Voorbeelden
IT-bedrijfsvoeringMarketingOnderzoek en ontwikkeling
Eindtijd
EndTime
De timestamp waarop een activiteit is afgerond. Bij afzonderlijke gebeurtenissen is deze vaak gelijk aan de starttijd.
Beschrijving

Bij activiteiten met een bepaalde duur geeft dit het tijdstip van afronding aan. Bij gebeurtenissen die direct plaatsvinden, is de eindtijd meestal gelijk aan de starttijd. Deze is nodig om de verwerkingstijd van afzonderlijke activiteiten te berekenen.

Met een aparte eindtijd kun je de duur van activiteiten nauwkeuriger analyseren. Die kan verschillen van de wachttijd tussen activiteiten. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en stilstand, wat helpt bij het analyseren van de werkbelasting en efficiëntie van medewerkers.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de verwerkingstijd van activiteiten nauwkeurig te berekenen. Dat is belangrijk om de efficiëntie van medewerkers te analyseren en tijdrovende taken te vinden.

Waar vind je dit?

Kan bij afzonderlijke gebeurtenissen gelijk zijn aan de starttijd, of worden afgeleid van timestamps van latere gebeurtenissen. Voor sommige activiteiten is er een aparte timestamp voor de afronding.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:45:00Z2023-05-01T09:15:00Z
Gebruiker
UserName
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan welke medewerker of systeemgebruiker verantwoordelijk was voor een gebeurtenis, zoals het aanmaken van een inkoopaanvraag, het goedkeuren van een inkooporder of het boeken van een goederenontvangst. De gegevens komen meestal uit velden zoals 'Gemaakt door' of 'Last Updated By'.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de verdeling van de werkbelasting en individuele prestaties, en kun je opleidingsbehoeften vaststellen. Dit attribuut is nodig voor het dashboard 'Werkbelasting goedkeuringen' en voor onderzoek naar complianceproblemen rond gebruikersacties.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke personen. Zo kun je de werkbelasting en prestaties analyseren en opleidingsbehoeften vaststellen.

Waar vind je dit?

Koppel gebruikersgegevens op basis van ID’s in velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY.

Voorbeelden
john.doejane.smithsystem.batch
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop de aanvrager verwacht dat de goederen of diensten worden geleverd.
Beschrijving

Deze datum staat op de inkooporderregel en geeft de gewenste levertijd aan de leverancier door. De datum vormt de basis voor het meten van tijdige leveringen.

Dit attribuut is nodig om de KPI 'Percentage tijdige leveringen' te berekenen. Door de werkelijke datum van goederenontvangst te vergelijken met de gewenste leverdatum, kunnen organisaties de betrouwbaarheid van leveranciers meten en volgen en structurele vertragingen in de toeleveringsketen vinden.

Waarom dit belangrijk is

Vormt de basis voor het meten van tijdige leveringen, een belangrijke KPI om de betrouwbaarheid van leveranciers en de efficiëntie van de toeleveringsketen te beoordelen.

Waar vind je dit?

Te vinden op regellocatieniveau in de tabel PO_LINE_LOCATIONS_ALL, kolom NEED_BY_DATE.

Voorbeelden
2023-05-202023-06-152023-07-01
Leveranciersnaam
VendorName
De naam van de leverancier bij wie de goederen of diensten worden ingekocht.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de externe leverancier van de inkooporder. Het is een belangrijk stamgegeven dat aan de kop van de inkooporder is gekoppeld.

Leveranciersanalyse is een belangrijk onderdeel van process mining voor P2P. Door op leverancier te filteren of de data per leverancier te groeperen, kunnen bedrijven de 'Leveranciersprestaties bij levering' analyseren, tijdige leveringen vergelijken en het 'Retourpercentage goederen' onderzoeken. Zo worden leveranciers met goede of minder goede prestaties zichtbaar. Deze data is belangrijk voor het beheer van leveranciersrelaties en strategische inkoop.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de analyse van leveranciersprestaties. Hiermee kun je levertijden, retourpercentages en de betrouwbaarheid van leveranciers vergelijken.

Waar vind je dit?

Gekoppeld via PO_HEADERS_ALL.VENDOR_ID aan POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME.

Voorbeelden
Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Advanced Logistics Co.
Naam goedkeurder
ApproverName
De naam van de gebruiker die de inkooporder heeft goedgekeurd of afgewezen.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan wie verantwoordelijk was voor een goedkeuringsstap in de workflow. Deze informatie staat meestal in een actielogboek of workflowlogboek dat aan de inkooporder is gekoppeld.

Data per goedkeurder analyseren is belangrijk voor de dashboards 'Analyse doorlooptijd goedkeuring inkooporder' en 'Werkbelasting goedkeuringen'. Zo kun je zien welke goedkeurders of goedkeuringsgroepen bottlenecks vormen, de werkbelasting eerlijk beoordelen en mogelijkheden vinden om taken te delegeren of het proces anders in te richten.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan wie betrokken is bij de goedkeuringsketen. Zo kun je bottlenecks, werkbelasting en doorlooptijden per goedkeurder analyseren.

Waar vind je dit?

De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, vastgelegd in PO_ACTION_HISTORY.ACTION_PERFORMED_BY en gekoppeld aan een gebruikerstabel voor de volledige naam.

Voorbeelden
susan.managerdavid.directoremily.finance
Totaalbedrag inkooporder
PurchaseOrderTotalAmount
De totale geldwaarde van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de totale kosten weer van alle artikelen op de inkooporder, in de opgegeven valuta. Het is een belangrijke financiële metriek om de waarde te begrijpen van transacties in het proces.

Met het totaalbedrag van de inkooporder kun je verbeteringen prioriteren. Bestellingen met een hoge waarde kunnen bijvoorbeeld een strengere goedkeuringsprocedure volgen. Ook kun je de financiële impact analyseren, bijvoorbeeld door de waarde te berekenen van inkooporders die vaak worden gewijzigd of vertraging oplopen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context aan het proces. Zo kun je bijvoorbeeld bestellingen met een hoge waarde analyseren of de financiële gevolgen van vertragingen in kaart brengen.

Waar vind je dit?

Berekend door de bedragen uit PO_LINES_ALL voor een bepaalde kop van een inkooporder op te tellen, of overgenomen uit een totaal op kopniveau als dat beschikbaar is.

Voorbeelden
5250.00120000.50750.99
Afleverlocatie
DeliveryLocation
De fysieke locatie of het adres waar de goederen moeten worden afgeleverd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft het afleveradres aan voor de artikelen op de inkooporder. Het is belangrijke logistieke informatie.

Met een analyse per afleverlocatie ondersteun je het dashboard 'Efficiëntie verwerking goederenontvangst'. Je ziet of bepaalde magazijnen of locaties goederen langzamer verwerken. Dat kan wijzen op problemen met de beschikbare capaciteit of de werkwijze op die locatie.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk prestaties per geografische locatie te analyseren en regionale of locatiespecifieke bottlenecks bij de goederenontvangst te vinden.

Waar vind je dit?

Gekoppeld via PO_LINE_LOCATIONS_ALL.SHIP_TO_LOCATION_ID aan de weergave HR_LOCATIONS_ALL.

Voorbeelden
Hoofdmagazijn - Dock AGebouw 3 - ReceptieKantoor San Francisco - 10e verdieping
Bedrijfseenheid
BusinessUnitName
De bedrijfseenheid binnen de organisatie die de aankoop doet.
Beschrijving

Een bedrijfseenheid is een afzonderlijke bedrijfstak binnen de onderneming, vaak met een eigen grootboek en financiële rapportage. In Oracle Fusion is dit een belangrijk middel om data te scheiden.

Voor grote internationale bedrijven is het belangrijk om procesprestaties per bedrijfseenheid te analyseren. Zo kun je de efficiëntie, compliance en kosten van de inkoop vergelijken tussen organisatieonderdelen en zien waar goede werkwijzen of verbeterpunten liggen.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor grote organisaties die procesefficiëntie en compliance tussen verschillende bedrijfsonderdelen willen vergelijken.

Waar vind je dit?

De bedrijfseenheid staat doorgaans op de kop van de inkooporder, in PO_HEADERS_ALL.PRC_BU_ID. Dit veld is gekoppeld aan de weergave FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V.

Voorbeelden
Amerikaanse bedrijfseenheidEMEA VisionAPAC Services
Bronsysteem
SourceSystem
Het informatiesysteem waaruit deze data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is vooral handig in omgevingen met meerdere gekoppelde systemen. Voor dit proces is de waarde doorgaans 'Oracle Fusion Financials'.

Deze waarde is vaak vast voor een bepaalde dataset, maar wel belangrijk voor databeheer, probleemoplossing en het volgen van de herkomst van data. Als een analyse data uit meerdere bronnen combineert, kun je hiermee filteren op en groeperen naar het bronsysteem.

Waarom dit belangrijk is

Geeft aan waar de data vandaan komt. Dat is belangrijk voor databeheer, de juiste context en koppelingen met andere systemen.

Waar vind je dit?

Dit is doorgaans een vaste waarde die tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL) wordt bepaald en toegevoegd.

Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle Cloud SCMOracle Fusion P2P
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionNumber
De identificatiecode van de inkoopaanvraag die voorafging aan de inkooporder en daarvoor toestemming gaf.
Beschrijving

De inkoopaanvraag is het interne document waarmee de aanschaf van goederen of diensten wordt aangevraagd. Dit attribuut koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag.

Met het aanvraagnummer kun je het inkoopproces vanaf de eerste aanvraag analyseren, in plaats van alleen de inkooporder. Je kunt de doorlooptijd van aanvraag tot bestelling onderzoeken en nagaan hoe de gegevens van de aanvraag het verdere verloop van de inkooporder beïnvloeden.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke aanvraag. Zo kun je het hele proces van aanvraag tot betaling bekijken.

Waar vind je dit?

Gekoppeld via de tabel PO_DISTRIBUTIONS_ALL, met REQ_DISTRIBUTION_ID dat terugverwijst naar de tabel POR_REQUISITION_LINES_ALL.

Voorbeelden
PR-2023-05-001PR-2023-05-002PR-2023-05-003
Inkoopcategorie
PurchaseCategory
De categorie van de ingekochte goederen of diensten, zoals 'IT-hardware' of 'Kantoorbenodigdheden'.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de artikelen op de inkooporder in volgens de inkoophierarchie. Deze indeling wordt gebruikt voor uitgavenanalyse en leveranciersbeheer.

Door het proces per inkoopcategorie te analyseren, kun je verschillen in werkwijze en prestaties ontdekken. De goedkeuring van investeringsuitgaven kan bijvoorbeeld langer duren dan die van operationele benodigdheden. Dit attribuut ondersteunt het dashboard 'Retourpercentage en redenen voor retouren' en laat zien welke categorieën het vaakst worden geretourneerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces per uitgavencategorie analyseren en verschillen in procesverloop, bottlenecks of retourpercentages tussen categorieën ontdekken.

Waar vind je dit?

Gekoppeld via PO_LINES_ALL.CATEGORY_ID aan de weergave EGP_CATEGORIES_VL.

Voorbeelden
IT.Hardware.LaptopsKantoorbenodigdheden.SchrijfwarenProfessionele diensten.Advies
Is herstelwerk
IsRework
Een aanduiding die aangeeft of de inkooporder na de eerste aanmaak is gewijzigd.
Beschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat de waarde true krijgt als een case voor een inkooporder de activiteit 'Purchase Order Changed' bevat. Zo herken je snel orders die zijn gecorrigeerd of gewijzigd.

Deze aanduiding vereenvoudigt de berekening van de KPI 'PO Modification Rate' en maakt het eenvoudig om gewijzigde orders te filteren en analyseren. Door kenmerken van deze orders te bekijken, zoals de betrokken leveranciers of afdelingen, kun je mogelijke oorzaken achterhalen van onjuiste data of veranderende vereisten.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt rechtstreeks de KPI 'PO Modification Rate' en vereenvoudigt de analyse van procesinstabiliteit door alle gewijzigde orders aan te geven.

Waar vind je dit?

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als het event log van een case de activiteit 'Purchase Order Changed' bevat, anders 'false'.

Voorbeelden
truefalse
Is te laat geleverd
IsLateDelivery
Een aanduiding die aangeeft of de laatste goederenontvangst na de gevraagde leverdatum plaatsvond.
Beschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut is true als de timestamp van de activiteit 'Goods Received' later is dan de waarde van het attribuut 'Requested Delivery Date' voor een bepaalde inkooporder.

Deze aanduiding vormt de basis voor de KPI 'On-Time Delivery Rate'. Je kunt er eenvoudig te laat en op tijd geleverde orders mee uitsplitsen en analyseren. Zo onderzoek je mogelijke oorzaken van vertragingen, bijvoorbeeld bij bepaalde leveranciers, locaties of productcategorieën.

Waarom dit belangrijk is

Ondersteunt rechtstreeks de KPI 'On-Time Delivery Rate' en maakt een heldere analyse van leveranciersprestaties en leverbetrouwbaarheid mogelijk.

Waar vind je dit?

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goods Received' later is dan het attribuut 'RequestedDeliveryDate'.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst uit het bronsysteem is gehaald of vernieuwd.
Beschrijving

Dit attribuut geeft aan hoe actueel de geanalyseerde data is. Het legt de datum en tijd vast waarop de data voor het laatst uit Oracle Fusion Financials is opgehaald.

Zo weten gebruikers hoe actueel de analyse en dashboards zijn. Ook is duidelijk of recente transacties al in de procesinzichten zijn opgenomen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt duidelijk hoe actueel de data is, zodat gebruikers weten hoe recent de procesanalyse is.

Waar vind je dit?

Dit is een timestamp die tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL) wordt gegenereerd en toegevoegd.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Status inkooporder
PurchaseOrderStatus
De huidige status van het inkooporderdocument.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de inkooporder in de levenscyclus aan, zoals 'Open', 'Goedgekeurd', 'Finally Closed' of 'Canceled'. Zo zie je hoever de inkooporder is.

Process mining richt zich op de volgorde van activiteiten, maar de huidige status is handig om cases te filteren. Je kunt bijvoorbeeld alleen openstaande inkooporders analyseren om de huidige werkvoorraad te bekijken, of gesloten inkooporders om afgeronde procesinstanties te analyseren. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Verloop en status van inkooporders'.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de huidige status van een inkooporder weer. Zo kun je de analyse beperken tot actieve, afgeronde of geannuleerde bestellingen.

Waar vind je dit?

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolommen AUTHORIZATION_STATUS of DOCUMENT_STATUS.

Voorbeelden
OPENGOEDGEKEURDDEFINITIEF_GESLOTENGEANNULEERD
Type inkooporder
PurchaseOrderType
Het type inkooporder, zoals 'Standaard', 'Raamovereenkomst' of 'Contract'.
Beschrijving

Dit attribuut deelt de inkooporder in op basis van het doel van de inkoop. Verschillende typen inkooporders volgen vaak andere procesregels en hebben een andere levenscyclus.

Een 'Standaard'-inkooporder is voor een eenmalige aankoop. Een 'Raamovereenkomst' is een overeenkomst voor langere tijd met een leverancier. Door het proces per type inkooporder te analyseren, krijg je een nauwkeuriger beeld van de prestaties. De doorlooptijd van een standaardinkooporder vergelijken met die van een raamovereenkomst geeft bijvoorbeeld een vertekend beeld. Met deze indeling vergelijk je gelijksoortige bestellingen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt onderscheid tussen verschillende inkoopsituaties. Zo kun je de procesprestaties van vergelijkbare typen bestellingen nauwkeuriger vergelijken.

Waar vind je dit?

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom TYPE_LOOKUP_CODE.

Voorbeelden
STANDAARDRAAMOVEREENKOMSTCONTRACT
Voldoet aan goedkeuringsregels
IsApprovalCompliant
Een aanduiding die aangeeft of de inkooporder is goedgekeurd voordat deze naar de leverancier is verstuurd.
Beschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat controleert of een belangrijke interne beheersmaatregel wordt nageleefd: een inkooporder moet zijn goedgekeurd voordat deze naar een leverancier wordt verstuurd. De waarde is true als de activiteit 'Purchase Order Approved' plaatsvindt vóór 'Purchase Order Sent to Vendor'.

Dit attribuut is essentieel voor het dashboard 'PO Process Compliance Audit' en de KPI 'PO Approval Compliance Rate'. Je kunt er eenvoudig overtredingen van de compliance-regels mee herkennen en tellen. Zo help je het inkoopbeleid te handhaven en risico's van ongeoorloofde uitgaven te beperken.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks de KPI 'PO Approval Compliance Rate' en brengt ernstige overtredingen van interne beheersmaatregelen aan het licht, waarbij orders vóór goedkeuring naar leveranciers worden verstuurd.

Waar vind je dit?

Berekend veld. Krijgt de waarde 'true' als de timestamp van 'Purchase Order Approved' kleiner dan of gelijk aan die van 'Purchase Order Sent to Vendor' is.

Voorbeelden
truefalse
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor Purchase to Pay - Purchase Order

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen voor een nauwkeurige analyse van het Purchase to Pay-proces voor inkooporders.
6 Aanbevolen 10 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goederen ontvangen
De goederen zijn fysiek ontvangen, geteld en aan de inkooporder gekoppeld. Deze transactie werkt de voorraad en de status van de inkooporder bij.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de tijdige levering door leveranciers en de totale doorlooptijd. De ontvangst vormt ook het startpunt voor vervolgstappen, zoals kwaliteitscontrole en factuurmatching.

Waar vind je dit?

Deze expliciete gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel RCV_TRANSACTIONS. Je herkent de transactie aan TRANSACTION_TYPE = 'RECEIVE'.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS wanneer TRANSACTION_TYPE gelijk is aan 'RECEIVE'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder aangemaakt
Dit is het officiële begin van de levenscyclus van de inkooporder. Er wordt een inkooporderdocument aangemaakt met de status Concept of Onvolledig. Het systeem legt deze gebeurtenis vast met de aanmaaktimestamp van de nieuwe inkooporderregel.
Waarom dit belangrijk is

Als belangrijkste startevent voor de case van de inkooporder vormt deze activiteit de basis voor alle berekeningen van doorlooptijden. Je kunt hiermee de efficiëntie van vervolgstappen meten, zoals goedkeuring en communicatie met de leverancier.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis op basis van het veld CREATION_DATE in de tabel PO_HEADERS_ALL voor een bepaalde inkooporder-ID (PO_HEADER_ID).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de tabel PO_HEADERS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder definitief gesloten
De inkooporder is afgerond: alle goederen zijn ontvangen en/of alle facturen zijn verwerkt, en er worden geen verdere activiteiten verwacht. Deze expliciete actie stelt de eindstatus van de inkooporder in.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de levenscyclus van de inkooporder. Dit is de belangrijkste positieve eindstatus. Door deze bij te houden, kun je de totale doorvoer en het afrondingspercentage van het proces meten.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'. De status van de inkooporder in PO_HEADERS_ALL wordt ook bijgewerkt naar 'Finally Closed'.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder geannuleerd
De inkooporder is definitief geannuleerd. Er worden geen verdere transacties verwacht. Deze expliciete actie wijzigt de eindstatus van het document.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een ongewenste eindstatus van het proces. Een analyse van annuleringen kan problemen aan het licht brengen, zoals dubbele bestellingen, budgetwijzigingen of gewijzigde projectvereisten.

Waar vind je dit?

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met ACTION_CODE = 'CANCEL'. De status van de inkooporder in PO_HEADERS_ALL wordt overeenkomstig bijgewerkt.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'CANCEL'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder goedgekeurd
De inkooporder heeft alle benodigde goedkeuringen gekregen en mag nu naar de leverancier worden verzonden. Dit is een belangrijke mijlpaal die expliciet wordt vastgelegd in de actiegschiedenis van het document.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal. Pas daarna mag de inkooporder naar de leverancier worden verzonden. De gebeurtenis is essentieel om goedkeuringsdoorlooptijden te meten en te controleren of het uitgavenbeleid wordt nageleefd.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY, meestal met een ACTION_CODE van 'APPROVE'. De gebeurtenis kan ook worden afgeleid wanneer de documentstatus in PO_HEADERS_ALL verandert in een goedgekeurde status.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op de laatste actie 'APPROVE'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder naar leverancier verzonden
De goedgekeurde inkooporder wordt officieel naar de leverancier gestuurd, bijvoorbeeld per e-mail of via EDI. Deze gebeurtenis wordt vaak afgeleid uit een statuswijziging of een timestamp in de communicatiegegevens van de inkooporder.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de levertijd van de leverancier. Vanaf dit moment kun je de leveranciersprestaties meten, van ontvangstbevestiging tot uiteindelijke levering.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid wanneer de status van het inkooporderdocument verandert in 'Open' en een communicatiedatum wordt ingevuld. Het specifieke veld is vaak PO_HEADERS_ALL.communicated_date of een verwante status.

Vastleggen

Leid dit af uit de timestamp waarop de communicatiestatus van de inkooporder wordt bijgewerkt naar 'Communicated'.

Gebeurtenistype inferred
Dienstverlening bevestigd
Bij inkooporders voor diensten bevestigt deze activiteit dat de diensten volgens afspraak zijn geleverd. De bevestiging wordt vaak handmatig vastgelegd of via een dienstenregistratie.
Waarom dit belangrijk is

Dit is voor diensten het equivalent van een goederenontvangst en een belangrijke stap voordat een factuur kan worden betaald. Vertraging bij de bevestiging van diensten kan leiden tot late betalingen en een verslechterde relatie met de leverancier.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal vastgelegd als ontvangst op een dienstenregel van de inkooporder. Er kunnen specifieke velden of complexe ontvangsten worden gebruikt om de voortgang of afronding van de dienstverlening bij te houden.

Vastleggen

Identificeer ontvangsttransacties (RCV_TRANSACTIONS) die zijn gekoppeld aan inkooporderregels voor diensten.

Gebeurtenistype explicit
Goederen retour naar leverancier
Eerder ontvangen goederen worden teruggestuurd naar de leverancier, meestal vanwege defecten, schade of een verkeerde levering. Dit wordt als een specifieke retourtransactie vastgelegd in de ontvangstmodule.
Waarom dit belangrijk is

Retouren bijhouden is belangrijk om de kwaliteit van leveranciers en de juistheid van bestellingen te beoordelen. Veel retouren bij een leverancier kunnen wijzen op structurele problemen die aandacht vragen.

Waar vind je dit?

Deze expliciete gebeurtenis wordt vastgelegd in de tabel RCV_TRANSACTIONS met TRANSACTION_TYPE = 'RETURN TO VENDOR'.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS wanneer TRANSACTION_TYPE gelijk is aan 'RETURN TO VENDOR'.

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst aangemaakt
In het systeem wordt een ontvangstdocument aangemaakt ter voorbereiding op de fysieke aankomst van goederen. Hiermee begint het interne ontvangstproces.
Waarom dit belangrijk is

Dit markeert de overgang van inkoop naar logistiek. Door de tijd vanaf dit moment tot de definitieve boeking van de ontvangst te analyseren, ontdek je waar het in het magazijn of op de ontvangstafdeling minder efficiënt loopt.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis. De gebeurtenis wordt vastgelegd met de aanmaaktimestamp van een nieuw record in de tabel RCV_SHIPMENT_HEADERS dat aan de inkooporder is gekoppeld.

Vastleggen

Gebruik de aanmaakdatum van het bijbehorende record in RCV_SHIPMENT_HEADERS.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag aangemaakt
Deze activiteit markeert het aanmaken van een inkoopaanvraag: het formele verzoek om goederen of diensten dat voorafgaat aan een inkooporder. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe regel wordt aangemaakt in de aanvraagtabel van Oracle Fusion.
Waarom dit belangrijk is

Analyse van deze activiteit geeft inzicht in hoe de vraag ontstaat. Door de tijd tussen de aanvraag en het aanmaken van de inkooporder te volgen, zie je mogelijke vertragingen bij het omzetten van interne vraag naar concrete inkooporders.

Waar vind je dit?

Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een nieuwe aanvraag wordt opgeslagen. Je vindt deze door de aanmaaktimestamp in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL te volgen.

Vastleggen

De gebeurtenis is gebaseerd op de aanmaakdatum van de regel in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag goedgekeurd
De aangewezen bevoegde persoon heeft de inkoopaanvraag goedgekeurd. De inkoopafdeling mag nu een inkooporder aanmaken. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de actiegschiedenis van de aanvraag.
Waarom dit belangrijk is

Deze mijlpaal markeert het einde van de interne goedkeuringsprocedure voor de aanvraag. Vertragingen op dit punt kunnen het hele inkooptraject vertragen. Daarom is het belangrijk om de doorlooptijd te volgen.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt vastgelegd in de actiegschiedenis van de aanvraag. Meestal wordt deze gevolgd via workflowtabellen of specifieke velden voor de goedkeuringsstatus in het aanvraagd document.

Vastleggen

Vastgelegd als goedkeuringsactie in de workflowgeschiedenis van het betreffende aanvraagd document.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder afgewezen
Een goedkeurder heeft de inkooporder afgewezen en teruggestuurd naar de maker voor aanpassing. Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de actiegschiedenis en wijkt af van de standaardprocesflow.
Waarom dit belangrijk is

Afwijzingen leiden tot extra werk en vertragingen. Door deze activiteit te volgen, kun je veelvoorkomende redenen voor afwijzing, opleidingsbehoeften of onduidelijke goedkeuringsvereisten opsporen.

Waar vind je dit?

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met een ACTION_CODE van 'REJECT' voor de bijbehorende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'REJECT'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder bevestigd
De leverancier heeft de ontvangst en de voorwaarden van de inkooporder bevestigd. Deze gebeurtenis wordt vaak handmatig vastgelegd door inkoopmedewerkers op basis van communicatie met de leverancier, of via een elektronische bevestiging.
Waarom dit belangrijk is

Een bevestiging van de leverancier geeft zekerheid dat de order is ontvangen en wordt verwerkt. Door deze te volgen, kun je de communicatie met leveranciers beheren en mogelijke leveringsproblemen eerder opsporen.

Waar vind je dit?

Dit wordt meestal afgeleid uit een wijziging in de velden voor de bevestigingsstatus op de inkooporderregel of -regels, bijvoorbeeld wanneer PO_HEADERS_ALL.acceptance_status verandert in 'Accepted'.

Vastleggen

Leid dit af uit wijzigingen in de statusvelden voor de bevestiging van de inkooporder.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder gewijzigd
Na de eerste goedkeuring is de inkooporder gewijzigd, bijvoorbeeld in hoeveelheid, prijs of leverdatum. Oracle Fusion legt dit vast door een nieuwe versie van het document aan te maken.
Waarom dit belangrijk is

Wijzigingen in inkooporders leiden tot herstelwerk en kunnen wijzen op fouten in de oorspronkelijke bestelling of veranderende bedrijfsbehoeften. Door te kijken hoe vaak en waarom deze wijzigingen voorkomen, ontdek je waar het proces efficiënter kan.

Waar vind je dit?

Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuwe documentversie wordt aangemaakt. Je herkent dit aan een verhoging van het veld REVISION_NUM in de tabel PO_HEADERS_ALL.

Vastleggen

Identificeer elke keer dat REVISION_NUM voor een PO_HEADER_ID wordt verhoogd.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder ingediend
De aangemaakte inkooporder wordt ter goedkeuring ingediend in de workflow. Oracle Fusion legt deze actie expliciet vast, met de gebruiker en timestamp van de indiening.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Analyse van de tijd tussen indiening en goedkeuring is belangrijk om bottlenecks in de interne goedkeuringsprocedure te vinden.

Waar vind je dit?

Deze actie wordt vastgelegd in de tabel PO_ACTION_HISTORY met een ACTION_CODE van 'SUBMIT' voor de bijbehorende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'SUBMIT'.

Gebeurtenistype explicit
Kwaliteitscontrole uitgevoerd
Goederen waarvoor kwaliteitscontrole nodig is, zijn geïnspecteerd en goedgekeurd of afgekeurd. Deze activiteit vindt plaats na de eerste ontvangst en wordt als afzonderlijke transactie vastgelegd.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor kwaliteitsbeheer. Door de duur van inspecties te analyseren, kun je de kwaliteitscontrole efficiënter maken en vertragingen beperken voordat goederen beschikbaar zijn voor gebruik.

Waar vind je dit?

Dit wordt vastgelegd in de tabel RCV_TRANSACTIONS. Je herkent de gebeurtenis aan transacties met TRANSACTION_TYPE = 'ACCEPT' of 'REJECT' die volgen op een ontvangsttransactie.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS wanneer TRANSACTION_TYPE gelijk is aan 'ACCEPT' of 'REJECT'.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data op uit Oracle Fusion Financials

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze template om de dataverzameling eenvoudiger te maken en inzicht te krijgen in het Purchase to Pay-proces voor inkooporders. Begin vandaag met het verbeteren van je processen.

Verbeter vandaag het Purchase to Pay-proces voor inkooporders

Spoor kostbare bottlenecks op en verkort de doorlooptijd eenvoudig met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.