Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso
Jouw datatemplate voor kredietbeheer en incasso
- Aanbevolen attributen voor je event log
- Belangrijke procesactiviteiten om tijdens de levenscyclus van een factuur te volgen
- Specifieke extractie-instructies voor SAP S/4HANA
Attributen voor kredietbeheer en incasso
| Naam | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Activiteitsnaam
ActivityName
|
De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die plaatsvond in het proces voor kredietbeheer en incasso. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut beschrijft één stap of taak binnen het proces, zoals 'Factuur gegenereerd', 'Aanmaningsprocedure gestart' of 'Betaling ontvangen'. De volgorde van deze activiteiten vormt de procesflow voor elke case. De analyse van de activiteitsnaam is een belangrijk onderdeel van process mining. Hiermee ontdek je de procesmap en varianten en meet je de overgangen tussen verschillende stappen. Dit vormt de basis voor vrijwel alle procesanalyses, waaronder KPI-berekeningen zoals 'Succespercentage incasso', dat gebeurtenissen na een aanmaningsactiviteit volgt.
Waarom dit belangrijk is
Het definieert de processtappen. Dat is nodig om de procesmap te visualiseren, varianten te analyseren en de procesflow te begrijpen.
Waar je het vindt
Gegenereerd uit een combinatie van transactiec codes (TCODE), logboeken van tabelwijzigingen (CDHDR/CDPOS) of statusvelden in SAP-documenten.
Voorbeelden
Factuur naar klant verzondenAanmaningsprocedure gestartBetaling ontvangenGeschil geregistreerd
|
|||
|
Factuurnummer
InvoiceNumber
|
De unieke identificatie van de klantfactuur. Dit is de primaire case-ID voor het proces voor kredietbeheer en incasso. | ||
|
Beschrijving
Het factuurnummer, vaak aangeduid als boekingsdocumentnummer, identificeert elke vordering uniek. Het vormt de verbindende draad tussen alle procesgebeurtenissen, van het aanmaken van de factuur en aanmaningen tot geschilbeheer en de uiteindelijke betaling of afboeking. Bij process mining kun je door de route van elk factuurnummer te analyseren het volledige end-to-endproces bekijken. Zo zie je veelvoorkomende routes, knelpunten in de betalingsverwerking en verschillen in de afhandeling van facturen. Dit is belangrijk voor dashboards zoals 'Analyse van factuurprocesvarianten' en 'Ouderdom en status van achterstallige facturen'.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde krediet- en incassoactiviteiten koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke vordering analyseren.
Waar je het vindt
Meestal te vinden in tabellen zoals BKPF (kop van boekingsdocument) als veld BELNR, of VBRK (factuurdocument: kopgegevens) als veld VBELN.
Voorbeelden
190000012319000004561900000789
|
|||
|
Gebeurtenistijd
EventTime
|
De timestamp die aangeeft wanneer de activiteit plaatsvond. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut bevat de exacte datum en tijd van elke geregistreerde activiteit. Het is belangrijk om de volgorde van gebeurtenissen te bepalen en de tijd tussen gebeurtenissen te berekenen. Gebeurtenistijd wordt gebruikt om activiteiten chronologisch te ordenen, de procesmap op te bouwen en prestatiemaatstaven te berekenen. Zo bereken je de 'Gemiddelde doorlooptijd voor geschiloplossing' door de tijd tussen de timestamp van 'Geschil geregistreerd' en die van 'Geschil opgelost' te meten.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die is nodig om doorlooptijden te berekenen, procesprestaties te analyseren en knelpunten te ontdekken.
Waar je het vindt
Afkomstig uit verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals BUDAT (boekingsdatum) in BKPF of CPUDT/CPUTM (datum/tijd van invoer) in verschillende tabellen. Ook de wijzigingslogboeken CDHDR/CDPOS bevatten timestamps.
Voorbeelden
2023-04-15T10:00:00Z2023-05-01T14:30:00Z2023-05-10T09:15:00Z
|
|||
|
Betalingsvervaldatum
PaymentDueDate
|
De datum waarop de factuur uiterlijk moet zijn betaald. | ||
|
Beschrijving
De betalingsvervaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum en de met de klant afgesproken betalingsvoorwaarden. Het is de basis voor het meten van tijdige betaling. Deze datum is de basis voor alle analyses van achterstallige betalingen. Hij wordt gebruikt om 'Dagen achterstallig' te berekenen en incassoprocedures te starten. Dashboards zoals 'Ouderdom en status van achterstallige facturen' en KPI's zoals 'Gemiddelde Days Sales Outstanding (DSO)' zijn sterk afhankelijk van dit attribuut.
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste datum om te bepalen of een factuur achterstallig is, incassoactiviteiten te starten en belangrijke KPI's te berekenen.
Waar je het vindt
Te vinden in het klantregelitem van een boekingsdocument, tabel BSEG (veld ZFBDT).
Voorbeelden
2023-05-302023-06-152023-07-01
|
|||
|
Dagen achterstallig
DaysOverdue
|
Het aantal dagen dat een factuur na de betalingsvervaldatum nog niet is betaald. | ||
|
Beschrijving
Dit is een berekende maatstaf voor de verstreken tijd tussen de 'Betalingsvervaldatum' en de huidige datum voor openstaande facturen, of de 'Betalingsdatum' voor vereffende facturen. Een positieve waarde betekent dat de betaling te laat is. Dagen achterstallig is een belangrijke KPI voor incasso. Het is de belangrijkste maatstaf in het dashboard 'Ouderdom en status van achterstallige facturen' en wordt gebruikt om incasso-inspanningen te prioriteren. Door de verdeling van deze maatstaf te analyseren, krijg je inzicht in de algehele gezondheid van de portefeuille met openstaande vorderingen.
Waarom dit belangrijk is
Het is een belangrijke prestatie-indicator voor incasso-effectiviteit. Je gebruikt deze voor ouderdomsanalyses, werkprioritering en het meten van betalingsvertragingen.
Waar je het vindt
Berekend tijdens de datatransformatie: (huidige datum OF vereffeningsdatum) - PaymentDueDate (BSEG-ZFBDT).
Voorbeelden
1530920
|
|||
|
Factuurbedrag
InvoiceAmount
|
De totale waarde van de factuur in de documentvaluta. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut vertegenwoordigt de totale geldwaarde van de gefactureerde goederen of diensten. Het is een belangrijke maatstaf voor de financiële impact van elke case. De analyse van het factuurbedrag is belangrijk om incasso-inspanningen te prioriteren, zoals in het dashboard 'Prioritering van de incassoportefeuille'. Je gebruikt het ook om de financiële impact van procesinefficiënties te bepalen, bijvoorbeeld de totale waarde van betwiste facturen of het bedrag dat vastzit in achterstallige vorderingen. Het vormt rechtstreeks de basis voor KPI's zoals 'Percentage afgeboekte facturen'.
Waarom dit belangrijk is
Het maakt de financiële waarde van elke case meetbaar. Dat is nodig voor prioritering, risicobeoordeling en prestatiemeting.
Waar je het vindt
Afgeleid van regelitems van boekingsdocumenten in tabel BSEG (veld DMBTR voor het bedrag in lokale valuta of WRBTR voor het bedrag in documentvaluta).
Voorbeelden
1500.0025000.50750.75
|
|||
|
Gebruikersnaam
UserName
|
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut identificeert de specifieke gebruiker die verantwoordelijk is voor een processtap, zoals het boeken van een betaling of het starten van een incassorun. In SAP wordt dit vaak opgeslagen als 'Gebruikersnaam' (UNAME) of in het veld 'Ingevoerd door'. Door op gebruiker te analyseren, zie je welke personen of teams goed presteren, waar extra training nodig is en hoe het werk wordt verdeeld. Je kunt dit ook gebruiken om complianceproblemen of onbevoegde activiteiten te onderzoeken. Zo ondersteunt het dashboard 'Effectiviteit van incassogesprekken' de analyse van resultaten per incassomedewerker.
Waarom dit belangrijk is
Het koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je prestaties, werkbelasting en compliance per medewerker analyseren.
Waar je het vindt
Vaak te vinden in koptabellen zoals BKPF (veld USNAM) of wijzigingslogboeken zoals CDHDR (veld USERNAME).
Voorbeelden
JSMITHRROEBATCH_USER
|
|||
|
Klantnummer
CustomerNumber
|
De unieke identificatie van de klantrekening. | ||
|
Beschrijving
Het klantnummer identificeert de zakenpartner aan wie de factuur is uitgegeven. Het koppelt de financiële transactie aan het stamgegevensrecord van de klant. Dit attribuut is belangrijk voor klantgerichte analyses, zoals het herkennen van betaalgedrag van specifieke klanten of segmenten. Het wordt gebruikt in dashboards zoals 'Trends in betaalgedrag van klanten' om te volgen welke klanten structureel te laat betalen. Ook ondersteunt het KPI's zoals 'Dekking van accounts met hoge prioriteit' door facturen per klant te groeperen.
Waarom dit belangrijk is
Het koppelt transacties aan specifieke klanten. Zo kun je betaalgedrag, segmentatie en klantrelaties analyseren.
Waar je het vindt
Te vinden in regelitems van boekingsdocumenten in tabellen zoals BSEG (veld KUNNR) of in de klantstamgegevenstabel KNA1.
Voorbeelden
CUST100234CUST200567CUST300890
|
|||
|
Aanmaningsniveau
DunningLevel
|
Geeft de huidige fase van het aanmaningsproces voor een achterstallige factuur aan. | ||
|
Beschrijving
Het aanmaningsniveau geeft de intensiteit van de incasso-inspanning weer. Die loopt meestal op van een eenvoudige herinnering tot formelere juridische kennisgevingen. Elk niveau hoort bij een specifieke aanmaningsactiviteit die in de aanmaningsprocedure is vastgelegd. Het volgen van dit attribuut is belangrijk om de effectiviteit en compliance van het aanmaningsproces te bewaken. Het dashboard 'Effectiviteit van het aanmaningsproces' gebruikt dit om betaalpercentages per niveau te analyseren. Het dashboard 'Compliance van het aanmaningsproces' controleert of de niveaus in de juiste volgorde worden doorlopen.
Waarom dit belangrijk is
Het volgt de voortgang van incasso-inspanningen. Zo kun je de effectiviteit van aanmaningen en de compliance van het proces analyseren.
Waar je het vindt
Deze informatie wordt opgeslagen in tabellen met aanmaningsdata, zoals MHND (aanmaningsdata). Het laatste aanmaningsniveau van een post staat in BSEG (veld MANST).
Voorbeelden
123 - laatste kennisgevingJuridische stappen
|
|||
|
Bedrijfsnummer
CompanyCode
|
De organisatie-eenheid die een juridisch zelfstandige onderneming vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. | ||
|
Beschrijving
Het bedrijfsnummer is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP Financials. Alle financiële transacties, waaronder facturen en betalingen, worden op een specifiek bedrijfsnummer geboekt. Bij process mining is filteren of uitsplitsen op bedrijfsnummer belangrijk om procesprestaties van verschillende juridische entiteiten binnen een concern te vergelijken. Zo zie je welke werkwijzen in de ene entiteit ook elders kunnen worden toegepast en welke structurele problemen bij een specifieke onderneming spelen. Het is een belangrijke filter voor vrijwel alle analyses van financiële processen.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je procesprestaties en compliance tussen verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie vergelijken.
Waar je het vindt
Te vinden in de meeste financiële tabellen, zoals BKPF en BSEG (veld BUKRS).
Voorbeelden
10002000US01DE01
|
|||
|
Bronsysteem
SourceSystem
|
Identificeert het systeem waaruit de data afkomstig is. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut specificeert het bronsysteem, in dit geval SAP S/4HANA. Het is vooral belangrijk in omgevingen waarin data uit meerdere systemen wordt samengevoegd, zoals verschillende ERP-instanties of een afzonderlijk CRM-systeem. Bij procesanalyse helpt dit om processen te onderscheiden die meerdere systemen omvatten. Je kunt de analyse ook filteren op een specifieke systeeminstantie. Zo houd je de herkomst van de data bij en beschik je over de juiste context bij datavalidatie en het oplossen van problemen.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft belangrijke context over de herkomst van de data. Dat zorgt voor duidelijkheid in omgevingen met meerdere systemen en helpt bij datagovernance.
Waar je het vindt
Dit is meestal een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd en de specifieke SAP S/4HANA-instantie identificeert, bijvoorbeeld via de systeem-ID of SID.
Voorbeelden
S4H_PROD_100S4HANA_FINANCE_EUSAP_ECC_US
|
|||
|
Factuurvaluta
InvoiceCurrency
|
De valuta waarin de factuur is uitgegeven. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut specificeert de valutacode, zoals USD of EUR, voor het factuurbedrag. Het geeft de nodige context om geldbedragen te interpreteren, vooral in multinationale organisaties. Hoewel de meeste analyses in een gestandaardiseerde lokale valuta worden uitgevoerd, is de documentvaluta belangrijk om de oorspronkelijke transactie en eventuele effecten van wisselkoersen te begrijpen. Het geeft context aan het attribuut InvoiceAmount.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft de nodige context voor het factuurbedrag en maakt een betrouwbare financiële analyse in omgevingen met meerdere valuta mogelijk.
Waar je het vindt
Meestal te vinden in koptabellen zoals BKPF (veld WAERS) of regelitemtabellen zoals BSEG (veld PSWSL).
Voorbeelden
USDEURGBP
|
|||
|
Geschilreden
DisputeReason
|
De redencode die aangeeft waarom een klant een factuur betwist. | ||
|
Beschrijving
Wanneer een klant een factuur betwist, wordt meestal een reden toegewezen om het probleem te categoriseren, zoals 'Onjuiste prijs', 'Beschadigde goederen' of 'Dubbele factuur'. Dit wordt beheerd in de SAP-module Dispute Management. De analyse van geschilredenen helpt om de oorzaken van klantontevredenheid en betalingsvertragingen te vinden. In het dashboard 'Volume en oplossing van factuurgeschillen' kun je dit attribuut als dimensie gebruiken om terugkerende problemen in het voorafgaande order-to-cashproces te vinden en op te lossen.
Waarom dit belangrijk is
Het geeft inzicht in de oorzaken van factuurgeschillen en helpt onderliggende operationele problemen te vinden en op te lossen.
Waar je het vindt
Afkomstig uit de SAP-module Dispute Management, waarschijnlijk uit tabellen zoals UDM_SCASE_ATTR of vergelijkbare tabellen, op basis van de attributen van de geschilcase.
Voorbeelden
PRC_ERR - prijsfoutQTY_DIF - verschil in aantalSHIP_DMG - beschadigde zending
|
|||
|
Is geautomatiseerd
IsAutomated
|
Een vlag die aangeeft of de activiteit door een systeemgebruiker of een menselijke gebruiker is uitgevoerd. | ||
|
Beschrijving
Dit booleaanse attribuut maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch door het systeem worden uitgevoerd, zoals een geplande incassorun of een automatische betalingsboeking, en activiteiten die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd, zoals een incassogesprek. Door dit attribuut te analyseren, meet je de mate van automatisering in het proces. Je kunt de efficiëntie en consistentie van geautomatiseerde en handmatige stappen vergelijken, kansen voor verdere automatisering vinden en de werkelijke handmatige inspanning in het incassoproces bepalen.
Waarom dit belangrijk is
Het maakt de mate van automatisering in het proces meetbaar. Zo kun je de impact van automatisering op efficiëntie en kosten analyseren.
Waar je het vindt
Dit is een afgeleid attribuut, meestal gebaseerd op 'UserName'. Als de gebruikers-ID overeenkomt met een vooraf gedefinieerde lijst van systeem- of batchgebruikers, zoals 'BATCH_USER', wordt de vlag ingesteld op true.
Voorbeelden
truefalse
|
|||
|
Klantsegment
CustomerSegment
|
Een classificatie van de klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, sector of strategisch belang. | ||
|
Beschrijving
Klantsegment is een marketing- of verkoopclassificatie waarmee klanten met vergelijkbare kenmerken worden gegroepeerd. Dit kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op jaaromzet, sector, geografische locatie of relatiestatus, zoals Goud, Zilver of Brons. Bij incassoanalyse helpt segmentatie op dit attribuut om patronen binnen specifieke groepen te ontdekken. Zo kan het dashboard 'Analyse van factuurafboekingen' laten zien of een bepaald segment verantwoordelijk is voor een onevenredig groot deel van de afboekingen. Dat helpt bij strategische beslissingen over het kredietbeleid voor dat segment.
Waarom dit belangrijk is
Hiermee kun je procesprestaties en klantgedrag in verschillende klantgroepen analyseren en waardevolle strategische inzichten krijgen.
Waar je het vindt
Meestal afkomstig uit de klantstamgegevens (tabel KNA1), vaak uit een classificatie- of attribuutveld zoals KDKG1-KDKG5 (klantgroep 1-5).
Voorbeelden
Groot bedrijfKlein en middelgroot bedrijfOverheidStrategisch account
|
|||
|
Kredietlimiet
CreditLimit
|
Het maximale kredietbedrag dat aan een klant wordt verstrekt. | ||
|
Beschrijving
De kredietlimiet is een waarde in de kredietstamgegevens van de klant. Deze bepaalt aan welke totale kredietblootstelling het bedrijf zich bij die klant wil blootstellen. Activiteiten zoals 'Kredietlimiet aangevraagd' en 'Kredietlimiet goedgekeurd' houden rechtstreeks verband met dit attribuut. Dit attribuut geeft context voor kredietrisicoanalyse. Het dashboard 'Analyse van doorlooptijd van kredietgoedkeuring' volgt het proces voor het instellen of wijzigen van deze limiet. Door de limiet samen met achterstallige bedragen te analyseren, kun je het totale portefeuillerisico beoordelen.
Waarom dit belangrijk is
Het definieert het goedgekeurde kredietrisico voor een klant en vormt de basis voor analyses van het kredietgoedkeuringsproces en de totale kredietblootstelling.
Waar je het vindt
Opgeslagen in de SAP-module Credit Management (FSCM), in tabellen zoals UKM_BP_CMS_SGMT (veld CREDIT_LIMIT).
Voorbeelden
50000.00100000.00250000.00
|
|||
|
Laatste data-update
LastDataUpdate
|
De timestamp van de meest recente datarefresh of extractie uit het bronsysteem. | ||
|
Beschrijving
Dit attribuut geeft aan wanneer de dataset voor het laatst is bijgewerkt. Zo weet je hoe actueel de data is die je analyseert. Dit is belangrijke metadata voor elk dashboard of elke analyse. Het laat zien op welke periode de analyse betrekking heeft en voorkomt verkeerde conclusies op basis van verouderde informatie. Een analyse van achterstallige facturen is bijvoorbeeld alleen zinvol als je weet wanneer de data voor het laatst is opgehaald.
Waarom dit belangrijk is
Het zorgt ervoor dat gebruikers weten hoe actueel de data is. Dat is belangrijk om betrouwbare, datagedreven beslissingen te nemen.
Waar je het vindt
Deze waarde wordt gegenereerd en opgeslagen tijdens het data-extractie-, transformatie- en laadproces (ETL).
Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-26T02:00:00Z
|
|||
|
Reden van afboeking
WriteOffReason
|
De redencode die verklaart waarom een factuur als oninbaar is afgeboekt. | ||
|
Beschrijving
Wanneer een vordering als oninbaar wordt beschouwd, wordt deze uit de boeken afgeboekt en krijgt deze een redencode om de oorzaak te classificeren, zoals 'Faillissement', 'Afboeking klein saldo' of 'Onopgelost geschil'. Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van factuurafboekingen'. Door de frequentie en waarde van afboekingen per reden te analyseren, kan een bedrijf zwakke plekken in het kredietbeleid of de incassostrategie vinden en maatregelen nemen om toekomstige verliezen te beperken.
Waarom dit belangrijk is
Het verklaart de oorzaken van financiële verliezen door oninbare vorderingen en helpt bij het verbeteren van krediet- en incassobeleid.
Waar je het vindt
Dit wordt vaak vastgelegd via redencodevelden (BSEG-RSTGR) tijdens de specifieke financiële boekingstransactie, zoals F-30, waarmee vorderingen worden afgeboekt.
Voorbeelden
FaillissementKlein saldoVerlies door geschil
|
|||
Activiteiten voor kredietbeheer en incasso
| Activiteit | Beschrijving | ||
|---|---|---|---|
|
Betaling ontvangen
|
Deze activiteit staat voor de ontvangst van geld van de klant, dat vervolgens aan de openstaande factuur wordt toegewezen. Dit wordt vastgelegd door het aanmaken van een vereffeningsdocument waarmee het factuurbedrag wordt afgeletterd. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is een belangrijk moment dat direct effect heeft op cashflow en DSO. Door de tijd tot betaling en de voorafgaande activiteiten te analyseren, zie je hoe effectief het volledige incassoproces is.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid uit het vereffeningsdocument dat tegen de factuur is geboekt. De vereffeningsdatum (AUGDT) uit de tabel met vereffende posten, BSAD, geeft voor de specifieke factuur de timestamp.
Vastleggen
Bepaal de vereffeningsdatum (AUGDT) uit de BSAD-tabel voor het bijbehorende factuurdocumentnummer (BELNR).
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur aangemaakt
|
Deze activiteit markeert het aanmaken van een klantfactuur en vormt het startpunt van het incassoproces. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer in het SAP S/4HANA-systeem een nieuw boekhoudkundig document met een factuurdocumenttype wordt geboekt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het invoice-to-cashproces. De tijd vanaf dit moment tot aan de betaling analyseren is belangrijk om Days Sales Outstanding (DSO) en de efficiëntie van het totale proces te meten.
Waar je het vindt
Deze gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd. De aanmaakdatum en -tijd staan voor het relevante documentnummer (BELNR) in de kopteksttabel van het boekhoudkundige document, BKPF. Documenttypen zoals 'RV' duiden meestal op klantfacturen.
Vastleggen
Gebruik de timestamp van het aanmaken van het document (CPUDT, CPUTM) uit de BKPF-tabel voor het factuurdocument.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Factuur afgeboekt
|
Deze activiteit staat voor de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te verwerken en als oninbare vordering te classificeren. Dit wordt vastgelegd wanneer een specifiek type vereffeningsdocument wordt geboekt, vaak met een unieke redencode. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Afboekingen leiden rechtstreeks tot financieel verlies. Door hun frequentie en waarde te analyseren, samen met de voorafgaande activiteiten, zie je welke klanten risico lopen en waar het incassoproces tekortschiet.
Waar je het vindt
Dit kan worden afgeleid door het vereffeningsdocument waarmee de factuur wordt vereffend te analyseren. Een specifieke grootboekrekening of redencode (BSEG-RSTGR) in het vereffeningsdocument wijst op een afboeking.
Vastleggen
Bepaal het vereffeningsdocument en controleer of er een specifieke redencode of boeking op een rekening voor oninbare vorderingen is.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Factuur vereffend
|
Dit is de definitieve, succesvolle uitkomst voor een factuur. De factuur is volledig betaald en verwijderd uit de openstaande posten. Deze status wordt herkend wanneer een factuur een bijbehorend vereffeningsdocument en een vereffeningsdatum heeft. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Als belangrijkste succesvolle eindpunt van het proces sluit deze activiteit de levenscyclus van de factuur af. Door de routes en doorlooptijd naar deze status te analyseren, krijg je belangrijke input voor procesoptimalisatie.
Waar je het vindt
Dit is geen afzonderlijke gebeurtenis, maar een status die wordt afgeleid uit financiële tabellen. Een factuur geldt als vereffend wanneer deze voorkomt in de tabel BSAD met vereffende klantposten en een geldige vereffeningsdatum (AUGDT) heeft.
Vastleggen
Gebruik de vereffeningsdatum (AUGDT) uit de tabel BSAD als timestamp voor deze afsluitende activiteit.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Geschil geregistreerd
|
Deze activiteit betekent dat een klant formeel bezwaar heeft gemaakt tegen een factuur en dat in SAP Dispute Management een case is aangemaakt. Dit wordt vastgelegd wanneer een nieuwe geschilcase wordt aangemaakt en aan het factuurdocument wordt gekoppeld. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Het registreren van geschillen is een belangrijke stap om uitzonderingen in het proces te begrijpen. Door het aantal, de redenen en de oplostijd van geschillen te analyseren, zie je grondoorzaken zoals fouten in prijzen of verzending.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis in de tabellen van SAP Dispute Management. De aanmaakdatum van de case in tabellen zoals UKM_CASE of FDM_DCOBJ, gekoppeld aan de factuur, dient als timestamp.
Vastleggen
Gebruik de timestamp voor het aanmaken van de geschilcase uit de UKM_CASE-tabel en filter op het casetype voor geschillen.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Vervaldatum van betaling verstreken
|
Dit is een berekende gebeurtenis die optreedt wanneer de huidige datum na de nettovervaldatum van de factuur ligt en er geen vereffeningsbetaling is geboekt. De factuur verandert daarmee van de status 'actueel' naar 'achterstallig'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Deze activiteit vormt de trigger voor alle incasso- en aanmaningsactiviteiten. Ze is belangrijk voor het analyseren van betaalgedrag, redenen voor achterstanden en de effectiviteit van proactieve herinneringen.
Waar je het vindt
Dit is geen expliciet gelogde gebeurtenis. Je berekent deze door de nettovervaldatum, bijvoorbeeld het veld ZFBDT uit tabellen zoals BSID, te vergelijken met de timestamp van de analyse of een daaropvolgende activiteit.
Vastleggen
Leid dit af door de nettovervaldatum van de factuur (BSID-ZFBDT) te vergelijken met de huidige timestamp of de timestamp van een daaropvolgende gebeurtenis.
Eventtype
calculated
|
|||
|
Aanmaningsprocedure gestart
|
Deze activiteit markeert de formele start van het geautomatiseerde aanmaningsproces voor een achterstallige factuur. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een aanmaningsrun de factuur verwerkt en een aanmaningsniveau toewijst. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Dit markeert de start van geautomatiseerde incasso. Het volgen van aanmaningsactiviteiten is belangrijk om de effectiviteit van de aanmaningsstrategie te beoordelen en naleving van intern beleid te controleren.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis in de aanmaningsdatatabellen. De run-datum (LAUFD) uit de aanmaningskoptekstabel MHNK, gekoppeld aan de factuur, geeft aan wanneer de procedure is uitgevoerd.
Vastleggen
Haal de run-datum van de aanmaning (MHNK-LAUFD) en het aanmaningsniveau (MHNK-MAHNS) voor de specifieke factuur op.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Betaling geboekt
|
Dit is de boekhoudkundige registratie van de betaling in het grootboek. Vaak gebeurt dit tegelijk met de ontvangst van de betaling, maar het kan ook een aparte stap zijn met eigen vertragingen. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Vertragingen tussen ontvangst en boeking van geld kunnen financiële rapportages vertekenen. Door deze doorlooptijd te meten, controleer je of boekhoudprocessen efficiënt en nauwkeurig verlopen.
Waar je het vindt
Deze gebeurtenis kan worden afgeleid uit de boekingsdatum (BUDAT) of aanmaakdatum (CPUDT) van het vereffeningsdocument in de BKPF-tabel. Het nummer van het vereffeningsdocument staat in BSAD-AUGBL.
Vastleggen
Gebruik de boekingsdatum (BUDAT) uit de BKPF-tabel voor het vereffeningsdocument waarmee de factuur is afgeletterd.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Betalingsbelofte aangemaakt
|
Deze gebeurtenis vindt plaats wanneer een incassomedewerker vastlegt dat een klant een achterstallige post op een specifieke datum zal betalen. Dit is een expliciete actie binnen de SAP Collections Management-module. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Betalingsbeloftes zijn een belangrijk resultaat van incassoactiviteiten. Door de frequentie, het nakomingspercentage en het effect op betalingstermijnen te analyseren, kun je incassostrategieën verbeteren.
Waar je het vindt
Dit is een expliciete gebeurtenis in SAP Collections Management. De aanmaakdatum van de betalingsbelofte kan afkomstig zijn uit tabellen zoals UDM_P2P_ATTR.
Vastleggen
Gebruik de aanmaakdatum uit tabellen voor betalingsbeloftes, zoals UDM_P2P_ATTR, die aan de factuur zijn gekoppeld.
Eventtype
explicit
|
|||
|
Factuur naar klant verzonden
|
Dit is het moment waarop de factuur naar de klant wordt verzonden, bijvoorbeeld per post, e-mail of EDI. Meestal wordt dit vastgelegd in de logs voor outputbepaling van SAP, waarin staat wanneer een outputbericht is verwerkt. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Vertragingen tussen het aanmaken en verzenden van een factuur kunnen de volledige betalingscyclus verlengen. Door dit te volgen, zie je waar knelpunten ontstaan in klantcommunicatie en documentdistributie.
Waar je het vindt
Je kunt dit afleiden uit de verwerkingsdatum en -tijd in de berichtstatustabel NAST, waar het outputtype overeenkomt met een klantfactuur. Hiervoor moet de outputbepaling goed zijn geconfigureerd.
Vastleggen
Zoek in de NAST-tabel naar een succesvol verwerkt record dat aan het factuurdocumentnummer is gekoppeld.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Geschil opgelost
|
Deze activiteit markeert het sluiten van een geschilcase, omdat de claim van de klant is goedgekeurd of afgewezen. Dit wordt vastgelegd wanneer de status van de geschilcase wordt bijgewerkt naar 'closed' of 'resolved'. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
De tijd die nodig is om geschillen op te lossen is een belangrijke KPI voor klanttevredenheid en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Een lange oplostijd kan betalingen vertragen en klantrelaties onder druk zetten.
Waar je het vindt
Dit wordt afgeleid uit een statuswijziging van de geschilcase. Een timestamp die hoort bij de statuswijziging naar 'Gesloten' of 'Bevestigd' in de tabel UKM_CASE geeft aan wanneer de oplossing is bereikt.
Vastleggen
Bepaal de timestamp van de statuswijziging naar een definitieve, opgeloste status in de tabel UKM_CASE of in gerelateerde tabellen met statuswijzigingen.
Eventtype
inferred
|
|||
|
Incassogesprek gevoerd
|
Dit is een handmatig contact van een incassomedewerker met de klant over een achterstallige factuur. Het is vaak geen standaardgebeurtenis in SAP en vereist aangepaste logging of een koppeling met een CRM-systeem. | ||
|
Waarom dit belangrijk is
Handmatige interventies zijn een kostbaar onderdeel van het incassoproces. Door deze gesprekken te volgen, kun je de effectiviteit van incassomedewerkers meten en begrijpen welke rekeningen handmatig werk vragen.
Waar je het vindt
Deze informatie is meestal niet beschikbaar in een standaard S/4HANA-configuratie. Ze kan zijn opgeslagen in aangepaste tabellen, als notitie in de incassowerklijst of in een extern CRM-systeem dat moet worden gekoppeld.
Vastleggen
Hiervoor moet je systeemuitbreidingen, notities of data uit een extern systeem analyseren waarin incassoactiviteiten worden vastgelegd.
Eventtype
explicit
|
|||
Extractiegidsen
Klaar om aan de slag te gaan?
Gebruik deze template om je data voor te bereiden en de mogelijkheden van process mining voor je kredietbeheer en incasso optimaal te gebruiken. Begin vandaag met het verbeteren van je cashflow en het beperken van dubieuze debiteuren.
Verbeter je cashflow: optimaliseer vandaag je kredietbeheer en incasso
Breng inefficiënties in kaart, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter je cashflow.
Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar met de installatie.