Datatemplate voor order-to-cash, verwerking van verkooporders

SAP ECC
Datatemplate voor order-to-cash, verwerking van verkooporders

Datatemplate voor order-to-cash, verwerking van verkooporders

Deze template geeft je een duidelijk overzicht van de essentiële data die je nodig hebt om het order-to-cash-proces voor verkooporders in SAP ECC te analyseren. Je ziet welke attributen je verzamelt en welke activiteiten je volgt, met praktische aanwijzingen voor data-extractie. Zo verzamel je alle gegevens voor een volledige procesanalyse.
  • Aanbevolen attributen om te verzamelen
  • Belangrijke activiteiten om te volgen
  • Aanwijzingen voor data-extractie uit SAP ECC

Attributen voor order-to-cash, verwerking van verkooporders

Dit zijn de aanbevolen datavelden voor je event log, zodat je het order-to-cash-proces voor verkooporders volledig kunt analyseren.
5 Verplicht 7 Aanbevolen 5 Optioneel
Naam Beschrijving
Verkooporder
SalesOrder
De unieke identificatiecode van een verkooporderdocument. Deze dient als de primaire case voor het volgen van het volledige order-to-cash-proces.
Beschrijving

De verkooporder is het centrale document in het verkoopproces en bevat het verzoek van een klant om goederen of diensten. Alle informatie die nodig is om dit verzoek van begin tot eind af te handelen, staat erin.

Bij process mining wordt dit attribuut gebruikt als Case-ID. Elk uniek verkoopordernummer staat voor één procesinstantie van begin tot eind. Door processen per verkooporder te analyseren, kun je de volledige levenscyclus volgen, doorlooptijden meten en verschillen tussen afzonderlijke klantorders opsporen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je alle bijbehorende activiteiten en gebeurtenissen koppelt. Zo kun je het volledige traject van elke klantorder analyseren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld VBELN.

Voorbeelden
900001234590000123469000012347
Activiteit
Activity
De naam van een specifieke bedrijfsstap of gebeurtenis in het verkooporderproces.
Beschrijving

Dit attribuut beschrijft één stap in het order-to-cash-proces, zoals 'Verkooporder aangemaakt', 'Levering aangemaakt' of 'Betaling ontvangen'. Deze activiteiten vormen de bouwstenen waarmee je de processtroom van elke verkooporder reconstrueert.

De volgorde en timing van activiteiten analyseren is de kern van process mining. Zo kun je de proceskaart visualiseren, bottlenecks opsporen, procesvarianten ontdekken en controleren of het proces voldoet aan een standaardmodel. Activiteiten worden meestal afgeleid uit een combinatie van documentaanmaak, statuswijzigingen en transactiecodes die in het systeem zijn vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Activiteiten vormen de basis van de proceskaart en maken het mogelijk de processtroom, afwijkingen en bottlenecks te visualiseren en analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is een afgeleid attribuut. Tijdens de data-extractie worden SAP-transactiecodes (T-codes), statuswijzigingen van documenten (bijvoorbeeld in de tabellen VBUK en VBUP) of wijzigingslogboeken (tabellen CDHDR en CDPOS) doorgaans gekoppeld aan herkenbare activiteitsnamen.

Voorbeelden
Verkooporder aangemaaktLevering aangemaaktGoederen afgeboektFactuur aangemaaktBetaling ontvangen
Bronsysteem
SourceSystem
Geeft aan uit welk systeem de data is gehaald.
Beschrijving

Dit attribuut vermeldt het systeem waar de data vandaan komt, bijvoorbeeld de naam van een SAP ECC-instantie of het clientnummer. Zo krijgt de data context, vooral in omgevingen met meerdere productiesystemen of gegevens uit oudere systemen.

In analyses kun je de data hiermee filteren of uitsplitsen naar herkomst. Dat is handig om processen in verschillende systemen te vergelijken of de datakwaliteit en consistentie tijdens een systeemmigratie te controleren.

Waarom dit belangrijk is

Geeft belangrijke context, vooral in omgevingen met meerdere systemen. Zo kun je processen vergelijken en blijft de herkomst van de data duidelijk.

Waar vind je dit?

Deze waarde wordt meestal tijdens de data-extractie toegevoegd. Vaak is het een vaste waarde voor de SAP System ID (SAPSID) of de client (MANDT).

Voorbeelden
ECC_PROD_800SAP_ERP_EU1ECC_QAS_300
Laatste data-update
LastDataUpdate
Timestamp die aangeeft wanneer de data voor deze registratie voor het laatst vanuit het bronsysteem is bijgewerkt.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update voor een gebeurtenis of case. Zo zie je hoe actueel de geanalyseerde data is.

In dashboards en rapporten helpt deze informatie gebruikers te beoordelen hoe recent de inzichten zijn. Je ziet of de analyse de huidige situatie in de bedrijfsvoering weergeeft of op oudere data is gebaseerd. Zo weten gebruikers waar ze aan toe zijn.

Waarom dit belangrijk is

Zo weten gebruikers hoe actueel de data is en kunnen ze op basis van process mining tijdig en goed onderbouwd beslissingen nemen.

Waar vind je dit?

Dit is een metadatattribuut dat de data-extractietool of het extractieproces invult wanneer de data wordt ingelezen. Het staat niet in de SAP-brontabellen.

Voorbeelden
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Starttijd
StartTime
De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis begon.
Beschrijving

De starttijd, ook wel de eventtimestamp genoemd, legt de exacte datum en tijd van een activiteit vast. Bijvoorbeeld wanneer een verkooporder is aangemaakt, goederen zijn afgegeven of een factuur is geboekt.

Deze timestamp vormt de basis voor alle tijdsanalyses bij process mining. Je gebruikt hem om doorlooptijden tussen activiteiten en de totale duur van een case te berekenen, en om vertragingen of bottlenecks op te sporen. Nauwkeurige timestamps zijn belangrijk voor prestatiedashboards, bijvoorbeeld voor het volgen van tijdige leveringen of doorlooptijden van de orderafhandeling.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om prestatiemaatstaven zoals doorlooptijden en duur te berekenen en bottlenecks op te sporen.

Waar vind je dit?

Dit samengestelde attribuut wordt meestal afgeleid door een datumveld (bijvoorbeeld ERDAT) en een tijdveld (bijvoorbeeld ERZET) uit verschillende SAP-tabellen te combineren, zoals VBAK (verkooporder), LIKP (levering) en VBRK (factuur).

Voorbeelden
2023-04-15T09:00:12Z2023-04-16T14:30:00Z2023-04-20T11:22:45Z
Afwijsreden
RejectionReason
Een code die aangeeft waarom een verkooporderregel is afgewezen of geannuleerd.
Beschrijving

De afwijsreden geeft aan waarom een verkooporder of specifieke orderregel niet is afgehandeld. Mogelijke redenen zijn een annulering door de klant, een product dat niet beschikbaar is of andere zakelijke omstandigheden.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Trends in annuleringen van verkooporders'. Door de meest voorkomende afwijsredenen te analyseren, kun je de oorzaken van verloren verkopen opsporen. Op basis daarvan kun je het voorraadbeheer, de prijsstrategie of de communicatie met klanten verbeteren en het aantal geannuleerde orders terugdringen.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien waarom orders worden geannuleerd. Zo kun je oorzaken opsporen, verloren verkopen beperken en de nauwkeurigheid van prognoses verbeteren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met regelgegevens van verkoopdocumenten (VBAP), in het veld ABGRU.

Voorbeelden
0215Z5
Artikelnummer
MaterialNumber
De unieke identificatiecode van een verkocht product of een verkochte dienst.
Beschrijving

Het artikelnummer identificeert het specifieke artikel op een verkooporderregel. Omdat één verkooporder meerdere artikelen kan bevatten, wordt dit attribuut meestal op regelniveau geanalyseerd.

Door het proces per artikelnummer te analyseren, kun je problemen met specifieke producten opsporen. Zo zie je of bepaalde producten vaker leiden tot langere afhandeling, leveringsblokkeringen of factuurverschillen. Dit helpt supplychain- en productmanagers om het proces voor verschillende productgroepen te verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt procesanalyse per product mogelijk. Zo zie je welke producten samenhangen met vertragingen, blokkeringen of herstelwerk.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met regelgegevens van verkoopdocumenten (VBAP), in het veld MATNR.

Voorbeelden
FG-1001-ARAW-205BSERV-INSTALL
Gebruiker
User
De gebruikers-ID van de medewerker die het document heeft aangemaakt of voor het laatst heeft gewijzigd, of de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribuut legt de SAP-gebruikers-ID vast van degene die verantwoordelijk is voor een gebeurtenis in het proces. Zo zie je bijvoorbeeld welke verkoopmedewerker de order heeft aangemaakt of welke magazijnmedewerker de goederenafgifte heeft geboekt.

Door het proces per gebruiker te analyseren, krijg je inzicht in de werkverdeling, zie je waar training nodig is en ontdek je verschillen in de manier waarop gebruikers dezelfde taak uitvoeren. Dit is belangrijk voor dashboards over bronprestaties, compliance en handmatige handelingen.

Waarom dit belangrijk is

Geeft inzicht in bronprestaties en werkverdeling, helpt procesafwijkingen per gebruiker op te sporen en is belangrijk voor compliance en automatiseringsanalyse.

Waar vind je dit?

In veel SAP-koptabellen te vinden als het veld 'Gemaakt door' (ERNAM) of 'Gewijzigd door' (AENAM), bijvoorbeeld in VBAK, LIKP en VBRK.

Voorbeelden
CBURKEJSMITHRWILLIAMS
Klantnummer
CustomerNumber
De unieke identificatiecode van de klant die de verkooporder heeft geplaatst.
Beschrijving

Dit attribuut staat voor de 'Sold-to Party', de hoofdklant die aan de verkooporder is gekoppeld. Het verbindt de transactie met een specifieke klant in de stamgegevens.

Met het klantnummer kun je het proces uitsplitsen en klantgedrag en prestaties per klant bekijken. Zo zie je welke klanten de langste doorlooptijden hebben, de meeste herstelwerkzaamheden nodig hebben of het vaakst hun order wijzigen. Dit helpt bij het verbeteren van klantrelaties en de dienstverlening.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse per klant mogelijk. Zo kun je procesproblemen bij specifieke klanten opsporen en de prestaties per klant meten.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld KUNNR.

Voorbeelden
100234100567200112
Leveringsblokkering
DeliveryBlock
Een code die aangeeft of een verkooporder is geblokkeerd voor levering, waardoor er geen leveringsdocument kan worden aangemaakt.
Beschrijving

De leveringsblokkering is een status op een verkooporder, op kop- of regelniveau, waarmee het proces tijdelijk wordt stilgezet vóór de leveringsstap. Een gebruiker kan de blokkering handmatig instellen. Het systeem kan dit ook automatisch doen, bijvoorbeeld bij een overschrijding van de kredietlimiet of onvolledige gegevens.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van verkooporderblokkeringen en herstelwerk'. Door het aantal, de duur en de redenen van leveringsblokkeringen te analyseren, kun je de belangrijkste bottlenecks in de orderafhandeling opsporen. Minder blokkeringen helpen om leveringen op tijd af te handelen en de totale doorlooptijd te verkorten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt bottlenecks in de orderafhandeling zichtbaar. Door te analyseren waarom en hoe vaak orders worden geblokkeerd, kun je de doorstroming verbeteren.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld LIFSK.

Voorbeelden
0102Z1
Netto bedrag
NetAmount
De totale waarde van de verkooporder, exclusief belastingen en kortingen op kopniveau.
Beschrijving

Het netto bedrag is de geldwaarde van de verkooporder. Dit is een belangrijke financiële maatstaf voor elke procesinstantie.

Met dit attribuut kun je process mining toepassen op basis van orderwaarde. Zo kun je verbeteringen richten op orders met een hoge waarde. Analisten kunnen procesproblemen, zoals vertragingen of herstelwerk, koppelen aan financiële gevolgen. Dat helpt om de businesscase voor verandering te onderbouwen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of orders met een hoge waarde efficiënter worden verwerkt dan orders met een lage waarde.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse op basis van orderwaarde mogelijk. Zo kun je verbeteringen richten op orders met de grootste financiële impact voor het bedrijf.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld NETWR.

Voorbeelden
1500.0012550.75850.50
Verkooporganisatie
SalesOrganization
De organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de verkoop van producten of diensten.
Beschrijving

Een verkooporganisatie is een belangrijke organisatie-eenheid in SAP die de bedrijfsstructuur afstemt op de verkoop. De eenheid is verantwoordelijk voor het onderhandelen over verkoopvoorwaarden en het distribueren van goederen en diensten.

Bij process mining is dit attribuut een belangrijke dimensie voor analyses. Je kunt er procesprestaties, efficiëntie en compliance mee vergelijken tussen verkoopafdelingen, regio's of divisies. Zo ontdek je wat goed presterende organisaties anders doen en waar andere onderdelen kunnen verbeteren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt vergelijking tussen organisatieonderdelen mogelijk, zodat je de procesefficiëntie en compliance in verschillende bedrijfseenheden of regio's kunt beoordelen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld VKORG.

Voorbeelden
100025003100
Bevestigde leverdatum
ConfirmedDeliveryDate
De datum waarop de levering van goederen of diensten aan de klant is bevestigd.
Beschrijving

Dit is de afgesproken leverdatum die aan de klant is doorgegeven, op basis van de beschikbaarheid van materialen en de planning. De datum dient als uitgangspunt om de leverprestaties te meten.

Dit attribuut vormt de basis voor het dashboard 'Prestaties van tijdige levering' en de KPI voor het percentage tijdige leveringen. Door de bevestigde leverdatum te vergelijken met de werkelijke datum van goederenafgifte, zie je of een order op tijd, eerder of later is geleverd. Dit is een belangrijke maatstaf voor de betrouwbaarheid van de toeleveringsketen en de klanttevredenheid.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor tijdige leveringen, een belangrijke KPI voor klanttevredenheid en efficiëntie in de toeleveringsketen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met schemaregels van verkoopdocumenten (VBEP), in het veld EDATU.

Voorbeelden
2023-05-102023-06-202023-07-01
Is herstelwerk
IsRework
Een booleaanse waarde die aangeeft of een verkooporder na de eerste aanmaak ingrijpend is gewijzigd of herstelwerk heeft ondergaan.
Beschrijving

Dit berekende attribuut markeert procesinstanties waarin herstelwerk heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld na een of meer activiteiten met de naam 'Verkooporder gewijzigd'. Tijdens de projectinrichting bepaal je wat als herstelwerk geldt, bijvoorbeeld een wijziging van de prijs, hoeveelheid of leverdatum.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Herstelwerk en wijzigingsfrequentie van verkooporders' en de KPI voor het percentage verkooporders met herstelwerk. Je kunt orders hiermee eenvoudig filteren en vergelijken: welke zijn zonder onderbreking afgehandeld en welke vereisten handmatige wijzigingen? Zo zie je wat herstelwerk betekent voor doorlooptijden en kosten.

Waarom dit belangrijk is

Maakt zichtbaar hoe vaak herstelwerk voorkomt. Zo kun je de oorzaken en de gevolgen voor de procesefficiëntie en doorlooptijd analyseren.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut op basis van het event log. De logica controleert of er activiteiten met de naam 'Verkooporder gewijzigd' of specifieke wijzigingsgebeurtenissen in de tabellen CDHDR/CDPOS voorkomen.

Voorbeelden
truefalse
Is op tijd geleverd
IsOnTimeDelivery
Een booleaanse waarde die aangeeft of de goederen op of vóór de bevestigde leverdatum zijn verzonden.
Beschrijving

Dit berekende attribuut vergelijkt de werkelijke datum van goederenafgifte met de 'ConfirmedDeliveryDate' van een verkooporder. Vond de goederenafgifte op of vóór de bevestigde datum plaats, dan is de waarde waar. Anders is de waarde onwaar.

Met dit attribuut maak je eenvoudig het dashboard 'Prestaties van tijdige levering' en bereken je de KPI voor het percentage tijdige leveringen. Je kunt prestaties eenvoudig optellen en visualiseren, zonder in elke analyse of grafiek opnieuw datums te vergelijken. Zo zie je in één oogopslag hoe betrouwbaar de leveringen zijn.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een duidelijke, eenvoudige maatstaf voor leverprestaties en maakt het makkelijk om de KPI voor het totale percentage tijdige leveringen te berekenen.

Waar vind je dit?

Dit is een berekend attribuut. De logica vergelijkt de timestamp van de activiteit 'Goederen afgegeven' met de waarde van het attribuut 'ConfirmedDeliveryDate'.

Voorbeelden
truefalse
Kredietcontrolestatus
CreditCheckStatus
Geeft de status van de kredietcontrole voor het verkoopdocument aan.
Beschrijving

Dit attribuut toont de uitkomst van de automatische of handmatige kredietcontrole van een verkooporder. Veelvoorkomende statussen zijn 'Goedgekeurd', 'Afgewezen' en 'Geblokkeerd'.

Dit attribuut is belangrijk voor het dashboard 'Analyse van de verwerkingstijd van kredietcontroles'. Vertragingen of blokkeringen bij de kredietcontrole kunnen de totale doorlooptijd van de orderafhandeling flink verlengen. Door deze status te analyseren, krijg je inzicht in de efficiëntie van het kredietbeheer en de gevolgen daarvan voor de verkoopsnelheid.

Waarom dit belangrijk is

Heeft direct invloed op de snelheid van de orderverwerking. Door deze status te analyseren, kun je bottlenecks in het kredietbeheer opsporen die de orderafhandeling vertragen.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopstatussen van verkoopdocumenten (VBUK) of rechtstreeks in VBAK als kredietstatusveld, bijvoorbeeld CMGST.

Voorbeelden
ABD
Verzendvoorwaarden
ShippingConditions
Bepaalt de algemene verzendmethode voor de levering van goederen aan de klant.
Beschrijving

De verzendvoorwaarden bepalen hoe een order wordt verzonden, bijvoorbeeld als standaardzending, expreszending of afhalen. De voorwaarden worden met de klant afgesproken en zijn van invloed op de logistieke planning.

Je gebruikt dit attribuut voor de analyse 'Efficiëntie en kosten van verzendmethoden'. Door het proces uit te splitsen naar verzendvoorwaarden, kun je nagaan of bepaalde methoden vaker tot vertragingen of langere doorlooptijden leiden. Deze data helpt de logistiek te verbeteren en de verwachtingen van klanten over levertijden te beheren.

Waarom dit belangrijk is

Maakt analyse van logistieke prestaties mogelijk. Zo kun je nagaan of bepaalde verzendmethoden samenhangen met vertragingen of juist efficiënter zijn.

Waar vind je dit?

Te vinden in de tabel met kopgegevens van verkoopdocumenten (VBAK), in het veld VSBED.

Voorbeelden
011020
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Activiteiten voor order-to-cash, verwerking van verkooporders

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om in je event log vast te leggen voor een nauwkeurige analyse van het order-to-cash-proces voor verkooporders.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Betaling ontvangen
Deze gebeurtenis geeft aan dat de betaling van de klant is ontvangen en aan de factuur is toegewezen. Daarmee wordt de openstaande post bij debiteuren afgeboekt. Dit is een boekhoudkundige gebeurtenis die wordt afgeleid uit de afboeking van een financieel document.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste stap voordat de verkoopopbrengst binnen is. Het is het eindpunt voor het meten van de doorlooptijd van factuur tot betaling en de totale doorlooptijd van orderafhandeling.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de gegevens van het vereffeningsdocument voor de klantregel in de BSEG-tabel. Zodra BSEG-AUGBL (vereffeningsdocument) en BSEG-AUGDT (vereffeningsdatum) zijn ingevuld, is de betaling ontvangen.

Vastleggen

Afgeleid uit de ingevulde vereffeningsdatum (AUGDT) voor de debiteurenregel in de BSEG-tabel.

Gebeurtenistype inferred
Factuur aangemaakt
Geeft aan dat de klantfactuur of het facturatiedocument is aangemaakt. Dit is een expliciete gebeurtenis die een nieuw document in het systeem aanmaakt en het betalingsdeel van het proces start.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal: vanaf dit moment wordt de doorlooptijd van factuur tot betaling gemeten. Vertraging bij het factureren heeft direct gevolgen voor de cashflow.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in de VBRK-tabel (facturatiedocument: kopgegevens), op basis van de aanmaakdatum (ERDAT). De koppeling met de verkooporder of levering staat in de VBFA-tabel.

Vastleggen

Gebeurtenis op basis van de aanmaaktimestamp (ERDAT) in de VBRK-tabel.

Gebeurtenistype explicit
Goederen afgeboekt
Een belangrijke gebeurtenis waarbij het eigendom van de goederen overgaat en ze het magazijn officieel verlaten. Dit is een financiële boeking die een materiaaldocument aanmaakt en de voorraad bijwerkt.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de verzendgebeurtenis en een belangrijke mijlpaal voor het meten van tijdige levering en de doorlooptijd van de afhandeling. De gebeurtenis leidt tot financiële updates en is een onomkeerbare stap in het fysieke afhandelingsproces.

Waar vind je dit?

Aanmaak van een materiaaldocument (MKPF/MSEG) met een goederenafgiftebewegingstype (bijvoorbeeld 601), gekoppeld aan het leveringsdocument.

Vastleggen

Aanmaak van een materiaaldocument (MKPF/MSEG) met een goederenafgiftebewegingstype, gekoppeld aan de levering.

Gebeurtenistype explicit
Order bevestigd
Deze activiteit geeft aan dat de verkooporder alle eerste controles heeft doorstaan en klaar is voor afhandeling. Dit wordt meestal afgeleid wanneer de order niet meer is geblokkeerd en bevestigde hoeveelheden op de schedule lines heeft.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die de invoer van de order scheidt van de afhandeling. Vanaf dit punt kun je de doorlooptijd van de afhandeling en de prestaties van tijdige levering meten.

Waar vind je dit?

Dit kan worden afgeleid wanneer schedule lines in VBEP een bevestigde hoeveelheid hebben (BMENG > 0) en de order niet is geblokkeerd voor levering (bijvoorbeeld wanneer VBUK-LIFSK leeg is).

Vastleggen

Afgeleid uit de bevestiging van schedule lines (VBEP-BMENG > 0) en het opheffen van blokkades op kopniveau.

Gebeurtenistype inferred
Orderregel gesloten
Deze activiteit markeert de definitieve afsluiting van een verkooporderregel. De regel is volledig geleverd en gefactureerd en geldt als afgerond. Dit wordt afgeleid uit de algemene status van de regel.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de succesvolle eindgebeurtenis van het proces. Door te analyseren wanneer regels worden afgesloten, krijg je inzicht in de totale procesduur en zie je welke orders onnodig lang openstaan.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit het veld voor de algemene status van de regel in de VBUP-tabel (verkoopdocument: regelstatus). De regel is gesloten wanneer VBUP-GBSTA 'C' is (Volledig verwerkt).

Vastleggen

Afgeleid uit de regelstatus (VBUP-GBSTA), die verandert in 'C' (Volledig verwerkt).

Gebeurtenistype inferred
Verkooporder aangemaakt
Dit markeert het aanmaken van een nieuw verkoopdocument. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe order opslaat, meestal via transactie VA01 in SAP.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis voor het Order-to-Cash-proces. De timing ervan analyseren is essentieel om de totale doorlooptijd en het aantal binnenkomende orders te meten.

Waar vind je dit?

Vastgelegd in tabel VBAK (kopgegevens verkoopdocument) met de aanmaakdatum (ERDAT) en -tijd (ERZET). De transactiecode staat in VBAK-TCODE.

Vastleggen

Gebeurtenis op basis van de aanmaaktimestamp (ERDAT, ERZET) in tabel VBAK.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geannuleerd
Geeft aan dat een eerder aangemaakt facturatiedocument is teruggedraaid. Dit is een expliciete transactie die een nieuw annuleringsdocument aanmaakt om het oorspronkelijke document te verrekenen.
Waarom dit belangrijk is

Door factuurannuleringen bij te houden, kun je problemen met prijzen, verschillen in verzending of gegevensfouten opsporen. Dit helpt bij het bepalen van de KPI voor het percentage factuurverschillen.

Waar vind je dit?

Expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een annuleringsdocument voor facturatie wordt aangemaakt (VBRK-VBTYP = 'N' of 'O'). De oorspronkelijke factuur wordt vermeld in VBRK-SFAKN.

Vastleggen

Aanmaak van een annuleringsdocument in VBRK, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Gebeurtenistype explicit
Kredietcontrole uitgevoerd
Dit geeft aan dat de automatische of handmatige kredietcontrole voor de klant bij de verkooporder is afgerond. Meestal wordt dit afgeleid uit een wijziging van de algemene kredietstatus van het document.
Waarom dit belangrijk is

De kredietcontrole is vaak een belangrijke bottleneck. De benodigde tijd meten is essentieel voor de 'Analyse van de verwerkingstijd van kredietcontroles' en om orders sneller te verwerken.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de kredietstatusvelden in tabel VBUK (status van verkoopdocument: kop). Een wijziging van VBUK-CMGST van geblokkeerd naar vrijgegeven markeert deze activiteit.

Vastleggen

Afgeleid uit wijzigingen van het veld voor de algemene kredietstatus (VBUK-CMGST).

Gebeurtenistype inferred
Levering aangemaakt
Deze gebeurtenis markeert het aanmaken van het uitgaande leveringsdocument. Dat is de opdracht aan het magazijn om te beginnen met verzamelen en verzenden. De gebeurtenis wordt rechtstreeks uit de documentstroom gehaald.
Waarom dit belangrijk is

Dit is de eerste stap in de fysieke afhandeling. De tijd tussen de orderbevestiging en het aanmaken van de levering laat zien hoe snel het logistieke proces op gang komt.

Waar vind je dit?

Het aanmaken van een record in tabel LIKP (kopgegevens leveringsdocument). De koppeling met de verkooporder staat in documentstroomtabel VBFA.

Vastleggen

Gebeurtenis op basis van de aanmaaktimestamp in tabel LIKP, gekoppeld via tabel VBFA.

Gebeurtenistype explicit
Leveringsblokkade ingesteld
Dit is een actie waarbij een leveringsblokkade op de verkooporder wordt ingesteld, zodat er geen leveringsdocument kan worden aangemaakt. De blokkade kan rechtstreeks uit wijzigingslogs worden gehaald of uit statustabellen worden afgeleid.
Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit houdt rechtstreeks verband met de KPI 'Percentage geblokkeerde verkooporders'. Door te achterhalen waarom en hoe vaak blokkades worden ingesteld, kun je de oorzaken van vertragingen bij de afhandeling vinden.

Waar vind je dit?

Terug te vinden in wijzigingslogs (CDHDR/CDPOS) voor veld VBAK-LIFSK. Je kunt de blokkade ook afleiden uit het moment waarop het veld VBAK-LIFSK wordt ingevuld.

Vastleggen

Gebeurtenis uit wijzigingsdocumenten voor veld VBAK-LIFSK of VBAP-LIFSP.

Gebeurtenistype explicit
Ontvangstbevestiging bevestigd
Deze activiteit geeft aan dat de klant de goederen heeft ontvangen. De activiteit wordt vastgelegd zodra het bewijs van levering in het systeem wordt geregistreerd. Vaak wordt dan ook de status van het leveringsdocument bijgewerkt.
Waarom dit belangrijk is

Deze gebeurtenis bevat de werkelijke leverdatum. Die is nodig om het percentage tijdige leveringen nauwkeurig te vergelijken met de beloofde datum.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de bewijs-van-leveringstatus (VBUK-PODAT), die op 'C' (Bevestigd) wordt gezet. De bevestigingsdatum staat in VLPOD-PODAT. Dit is niet in elk systeem geïmplementeerd.

Vastleggen

Afgeleid uit de bijgewerkte POD-status van de levering (VBUK-PODAT) of een vermelding in de VLPOD-tabel.

Gebeurtenistype inferred
Order geannuleerd
Geeft aan dat een verkooporder vóór de afhandeling is geannuleerd. Dit wordt meestal vastgelegd door voor alle relevante orderregels een afwijsreden in te vullen.
Waarom dit belangrijk is

Dit is een eindpunt voor mislukte orders en vormt de basis voor de KPI voor het percentage geannuleerde orders. Door te begrijpen wanneer en waarom orders worden geannuleerd, krijg je inzicht in problemen in het verkoopproces.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit het ingevulde veld VBAP-ABGRU (afwijsreden) voor alle actieve regels van een verkooporder. De wijzigingsdatum is te vinden in CDHDR/CDPOS.

Vastleggen

Afgeleid uit het ingevulde veld 'Afwijsreden' (VBAP-ABGRU) voor alle regels.

Gebeurtenistype inferred
Orderverzameling afgerond
Dit geeft aan dat alle artikelen voor de levering fysiek uit het magazijn zijn verzameld. Als Warehouse Management (WM) wordt gebruikt, kan dit worden afgeleid uit de status van de Transfer Order.
Waarom dit belangrijk is

Door de verzameltijd te analyseren, kun je de magazijnprocessen verbeteren. Vertragingen in deze stap hebben direct invloed op de totale verzendtijd en de doorlooptijd van de afhandeling.

Waar vind je dit?

Afgeleid uit de wijziging van de verzamelstatus van het leveringsartikel in tabel LIPS-KOSTA naar 'C' (volledig verzameld). Als WM actief is, kan dit worden afgeleid uit de bevestiging van de Transfer Order (tabellen LTAK/LTAP).

Vastleggen

Afgeleid uit een wijziging van de verzamelstatus (LIPS-KOSTA) of de bevestiging van de WM Transfer Order.

Gebeurtenistype inferred
Verkooporder gewijzigd
Dit staat voor een wijziging aan een bestaande verkooporder na de eerste aanmaak. Wijzigingen worden vastgelegd in speciale wijzigingslogtabellen (CDHDR, CDPOS) wanneer bijvoorbeeld de hoeveelheid, prijs of datum wordt aangepast.
Waarom dit belangrijk is

Door wijzigingen te volgen, kun je herstelwerk, instabiliteit in het proces en problemen met de datakwaliteit opsporen. Veelvuldige wijzigingen kunnen wijzen op problemen bij de eerste invoer van de order en tot vertragingen leiden.

Waar vind je dit?

Opgehaald uit de wijzigingsdocumenttabellen CDHDR (kop) en CDPOS (regel) voor OBJECTCLAS = 'VERKBELEG'. De timestamp en het gewijzigde veld zijn hierin terug te vinden.

Vastleggen

Gebeurtenis uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR, CDPOS) voor verkoopdocumentobjecten.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je data uit SAP ECC

Klaar om te beginnen?

Gebruik deze datatemplate om het order-to-cash-proces voor verkooporders te verbeteren. Werk aan een efficiëntere bedrijfsvoering en een snellere cashflow.

Verbeter vandaag nog de verwerking van verkooporders

Haal bottlenecks weg, verkort de doorlooptijd met 30% en verbeter snel de cashflow.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.