> Continue verbetering > Retour & Terugbetalingsverwerking > Microsoft Dynamics 365

Verbeter uw Returns & Refund Processing

Uw 6-stappen gids voor het optimaliseren van Retouren & Terugbetalingen in Dynamics 365.
Download datatemplate
Verbeter uw Returns & Refund Processing
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer Returns & Refunds in Dynamics 365 voor Snelheid & Besparingen

Retour- en terugbetalingsverwerking kan vaak leiden tot vertragingen en onduidelijke stappen, wat resulteert in gefrustreerde klanten en hogere operationele kosten. Ons platform helpt u te identificeren waar deze processen vertragen, zodat u knelpunten snel kunt oplossen. Door heldere inzichten te krijgen in uw huidige workflows, kunt u de efficiëntie verbeteren en de klanttevredenheid verhogen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Het belang van een efficiënte Returns & Refund Processing

Een effectieve Returns & Refund Processing is meer dan enkel een klantenservicefunctie; het is een cruciale aanjager van winstgevendheid en klantloyaliteit. Inefficiënte retourprocessen kunnen uw bedrijfsresultaten aanzienlijk beïnvloeden door hogere operationele kosten, afschrijvingen van voorraad en verloren verkopen als gevolg van een slechte klantervaring. Voor organisaties die Microsoft Dynamics 365 gebruiken voor hun supply chain en orderbeheer, kan de complexiteit oplopen, waardoor het een uitdaging wordt om een helder, end-to-end overzicht te krijgen van elk retourgeval. Zonder diepgaand inzicht blijven bottlenecks verborgen, wat leidt tot langere doorlooptijden, onnodig rework en een schending van interne policies en service level agreements (SLA's). Het optimaliseren van dit proces is niet alleen essentieel voor het verlagen van de directe kosten die gepaard gaan met het verwerken van returns, maar ook voor het beschermen van uw merkreputatie en het stimuleren van herhaalaankopen.

Hoe Process Mining uw Returns & Refund Process in Dynamics 365 verheldert

Process Mining biedt een ongeëvenaarde mogelijkheid om transparantie te brengen in uw Returns & Refund Processing binnen Microsoft Dynamics 365. Door event logs direct vanuit uw systeem te analyseren, reconstrueert het de daadwerkelijke reis van elk return case, vanaf het moment dat een "Return Request Initiated" event optreedt tot de "Return Case Closed" resolution. Deze aanpak stelt u in staat om verder te kijken dan aannames en gedocumenteerde procedures, en onthult hoe returns werkelijk worden verwerkt. U kunt de complete flow visualiseren, de meest voorkomende paden identificeren en, cruciaal, afwijkingen, rework loops en non-compliant activiteiten opsporen.

Process Mining kan bijvoorbeeld benadrukken of er aanzienlijke vertragingen zijn tussen "Item Received at Warehouse" en "Item Inspected", of dat er meerdere "Refund Approved" events plaatsvinden voor één enkele case, wat wijst op rework of handmatige fouten. Het helpt bij het beantwoorden van cruciale vragen zoals: "Wat is de gemiddelde cycle time voor returns die inspectie vereisen?" of "Welke disposition codes leiden consistent tot langere processing tijden?" Dit data-driven perspectief stelt u in staat om root causes van inefficiëntie te identificeren, de impact van verschillende return types of channels te begrijpen en specifieke gebieden bloot te leggen waar het proces afwijkt van uw beoogde design binnen Dynamics 365. Dit gedetailleerde begrip is de eerste stap naar gerichte en impactvolle procesoptimalisatie.

Belangrijkste verbeterpunten geïdentificeerd door Process Mining

Het benutten van Process Mining op uw Microsoft Dynamics 365 Returns & Refund Processing data onthult bruikbare inzichten over verschillende kritieke dimensies:

  • Cycle Time Reductie: Identificeer specifieke stappen of overdrachten die het meest bijdragen aan verlengde processing tijden. U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat approval stappen of specifieke inspection workflows aanzienlijke vertragingen veroorzaken, waardoor u zich kunt richten op het stroomlijnen van deze specifieke activiteiten. Dit helpt direct bij het reduceren van de Returns & Refund Processing cycle time.
  • Rework en Deviatie Minimalisatie: Visualiseer waar cases afwijken van het standaard, beoogde pad, zoals herhaalde "Refund Amount Calculated" activiteiten of onverwachte re-inspections. Het begrijpen van deze afwijkingen is cruciaal voor procesoptimalisatie.
  • Compliance en Policy Adherence: Monitor of return policies en service level agreements (SLA's) consistent worden nageleefd. Process Mining kan gevallen signaleren waarin refunds buiten het afgesproken tijdframe worden verwerkt of waar specifieke disposition codes verkeerd worden gebruikt.
  • Resource Allocation Optimalisatie: Verkrijg inzichten in welke afdelingen of agents specifieke return types afhandelen en hun corresponderende efficiëntieniveaus. Dit kan leiden tot een betere verdeling van de workload en trainingsbehoeften.
  • Automatisering Mogelijkheden: Lokaliseer repetitieve, handmatige taken die kandidaten zijn voor automatisering binnen uw Dynamics 365 omgeving, waardoor resources worden vrijgemaakt en menselijke fouten worden verminderd.

Meetbare resultaten van het optimaliseren van uw Returns & Refund Process

Het implementeren van verbeteringen op basis van Process Mining inzichten levert tastbare en meetbare voordelen op voor uw organisatie:

  • Verlaagde operationele kosten: Door rework te elimineren, stappen te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren, kunt u de arbeids- en administratiekosten die gepaard gaan met het verwerken van returns aanzienlijk verlagen.
  • Snellere terugbetalingstijden: Het versnellen van het algehele proces leidt tot snellere refunds voor klanten, wat hun tevredenheid en loyaliteit vergroot. Dit draagt direct bij aan het reduceren van de Returns & Refund Processing cycle time.
  • Verhoogde klanttevredenheid: Een soepele, transparante en snelle returns experience is een belangrijke differentiator, die een potentieel negatieve situatie omzet in een positieve klanteninteractie.
  • Verbeterde Compliance en verminderd Risico: Consequent naleven van return policies en wettelijke vereisten minimaliseert compliance risks en potentiële financiële sancties.
  • Beter Inventory Management: Snellere verwerking van geretourneerde goederen betekent snellere re-integratie in de inventory of passende disposition, waardoor carrying costs worden verlaagd en de stock accuracy verbetert.

Aan de slag met procesoptimalisatie voor Returns & Refunds

Het ontsluiten van deze voordelen voor uw Returns & Refund Processing in Microsoft Dynamics 365 begint met een duidelijk, data-driven begrip van uw huidige status. Onze Process Mining oplossing biedt het framework om uw Dynamics 365 data te analyseren, uw werkelijke proces te visualiseren en precies te identificeren waar u uw verbeteringsinspanningen op moet richten. Begin vandaag nog uw reis naar een efficiënter, compliant en klantgerichter returns process.

Retour- & Terugbetalingsverwerking Retourmanagement Terugbetalingsbeheer Klantretouren Compliancebeheer SLA-naleving Klantenservice operaties Supply Chain Management

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij het verwerken van refunds hebben directe impact op de klanttevredenheid en kunnen leiden tot chargebacks of negatieve reviews. Langzame verwerking legt working capital vast en creëert een slechte customer experience, vooral voor high-value returns. ProcessMind lokaliseert de exacte stages die vertragingen veroorzaken in uw Microsoft Dynamics 365 returns process. Door activity durations te visualiseren en bottlenecks te identificeren, kunt u workflows stroomlijnen, resources effectiever toewijzen en de refund cycle times aanzienlijk verkorten.

Vertragingen tijdens item inspection creëren backlogs in het warehouse, wat de opslagkosten verhoogt en de uiteindelijke resolution uitstelt. Dit bottleneck voorkomt dat geretourneerde items snel opnieuw worden ingeslagen of verwerkt, wat de inventory accuracy en availability beïnvloedt. ProcessMind analyseert event logs van Microsoft Dynamics 365 om de flow van geretourneerde items door de inspectie te visualiseren. Het identificeert waar items in de queue staan, de root causes van vertragingen en helpt bij het optimaliseren van resource allocation of het re-engineeren van inspection workflows.

Het goedkeuren van returns die niet voldoen aan vastgestelde return policies leidt tot financiële verliezen en inconsistente klantenservice. Deze afwijkingen kunnen resulteren in frauduleuze returns, onjuiste refunds of een perceptie van oneerlijkheid onder klanten die wel het beleid volgen. Via Process Mining kan ProcessMind alle gevallen identificeren waarin returns zijn goedgekeurd ondanks het schenden van gedefinieerde policies binnen uw Microsoft Dynamics 365 data. Dit stelt u in staat om strengere policy adherence af te dwingen, financial leakage te verminderen en een consistente toepassing van regels te waarborgen.

Retouren die meerdere inspecties of herhaalde stappen vereisen, duiden op inefficiëntie en verspilde middelen. Elke herwerkingscyclus verlengt de verwerkingstijd, verhoogt de operationele kosten en vertraagt de uiteindelijke oplossing voor de klant. ProcessMind ontdekt automatisch loops en herwerkingspatronen in uw Microsoft Dynamics 365 retouren data. Door deze afwijkingen te visualiseren, kunt u de grondoorzaken van herwerk identificeren, onnodige stappen elimineren en een lineairder, efficiënter proces creëren.

Trage of inconsistente communicatie met klanten over hun retourstatus leidt tot frustratie en meer supportaanvragen. Klanten verwachten tijdige updates, en het ontbreken hiervan kan het vertrouwen schaden en de merkperceptie negatief beïnvloeden. ProcessMind brengt het gehele klantcommunicatietraject binnen de Retour- & Terugbetalingsverwerking in kaart. Door hiaten of vertragingen in het versturen van statusupdates te identificeren, kunt u geautomatiseerde meldingen implementeren en de transparantie verbeteren, waardoor het aantal inkomende vragen vermindert en de tevredenheid toeneemt.

Het niet oplossen van return cases binnen gedefinieerde Service Level Agreements (SLA's) heeft directe impact op de klanttevredenheid en kan leiden tot boetes of reputatieschade. Consistente overtredingen duiden op systemische problemen in procesefficiëntie en resource allocation. ProcessMind vergelijkt uw werkelijke procesuitvoering met gedefinieerde SLA targets voor uw Microsoft Dynamics 365 returns. Het benadrukt specifieke cases en process variants die consequent targets missen, waardoor u workflows kunt optimaliseren en betere compliance kunt bereiken.

Mismatches tussen het aangevraagde refund amount en de werkelijk verwerkte refund kunnen leiden tot klantgeschillen, financiële afschrijvingen of reconciliation issues. Deze discrepanties wijzen vaak op handmatige fouten, policy misinterpretation of system configuration problemen. ProcessMind analyseert refund calculations en approval paths binnen Microsoft Dynamics 365. Het onthult waar en waarom deze discrepanties optreden, wat correctieve acties, verbeterde nauwkeurigheid en verminderd financieel risico mogelijk maakt.

Sommige retourkanalen, zoals retourzendingen in de winkel versus per post, kunnen minder efficiënt of duurder zijn om te verwerken dan andere, maar worden toch veel gebruikt. Zonder duidelijk inzicht kunnen organisaties klanten onbewust naar suboptimale kanalen leiden, wat de operationele overhead verhoogt. ProcessMind biedt inzichten in de prestaties van elk retourkanaal dat is vastgelegd in Microsoft Dynamics 365. Door verwerkingstijden, kosten en klanttevredenheid per kanaal te vergelijken, kunt u de kanaalstrategie optimaliseren en klanten effectiever begeleiden.

Klanten die een return request initiëren maar het proces niet voltooien, vertegenwoordigen een gemiste kans voor resolution en weerspiegelen mogelijk frictie in de vroege stages van het return process. Dit kan leiden tot klantfrustratie en onopgeloste problemen. ProcessMind volgt de gehele reis van "Return Request Initiated" tot "Return Case Closed" in Microsoft Dynamics 365. Het identificeert waar klanten afhaken, waardoor u initiële stappen kunt vereenvoudigen, begeleiding kunt verbeteren en abandonment rates kunt verminderen.

Overdreven complexe return workflows met redundante of non-value-adding activities verhogen de operationele kosten en verlengen de processing times. Deze verborgen inefficiënties kunnen resources opslokken zonder bij te dragen aan klanttevredenheid of compliance. ProcessMind ontdekt automatisch de as-is process map van uw Returns & Refund Processing in Microsoft Dynamics 365. Het visualiseert alle uitgevoerde stappen, benadrukt afwijkingen en identificeert kansen om overbodige activiteiten te elimineren, waardoor operaties worden gestroomlijnd en kosten worden verlaagd.

Zonder duidelijk inzicht in het end-to-end retour- en terugbetalingsproces is het een uitdaging om te identificeren waar vertragingen optreden, wie verantwoordelijk is, of hoe beleidswijzigingen de prestaties beïnvloeden. Deze ondoorzichtigheid belemmert effectief management en continue verbeterinspanningen. ProcessMind creëert een objectieve, data-driven kaart van uw gehele Retour- & Terugbetalingsverwerking op basis van Microsoft Dynamics 365 event data. Deze visuele helderheid stelt stakeholders in staat het ware proces te begrijpen, pijnpunten te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen voor optimalisatie.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het verkorten van de totale tijd die nodig is vanaf de initiatie van een retouraanvraag tot de uiteindelijke verwerking van een terugbetaling. Het bereiken hiervan verbetert direct de klanttevredenheid, vermindert operationele kosten die gepaard gaan met langdurig case management en maakt kapitaal vrij dat vastzit in afwachtende terugbetalingen. ProcessMind biedt end-to-end zichtbaarheid van de Retour- & Terugbetalingsverwerking in Microsoft Dynamics 365, waarbij knelpunten worden geïdentificeerd en activiteiten die de cyclus verlengen, worden aangewezen. Het maakt gedetailleerde analyse van variantpaden mogelijk, waarbij kansen worden belicht om de verwerkingstijd met 20-30% te verkorten en de flow te stroomlijnen, wat leidt tot snellere afhandeling en betere resource-allocatie.

Het versnellen van de artikelinspectiefase is cruciaal voor een snelle afhandeling in de Retour- & Terugbetalingsverwerking. Knelpunten hier leiden tot voorraadkosten, vertraagde terugbetalingen en gefrustreerde klanten. Een sneller inspectieproces betekent snellere beslissingen, minder opslagbehoeften en een soepelere doorstroom voor latere terugbetalings- of omruilacties. ProcessMind brengt het artikelinspectieproces binnen Microsoft Dynamics 365 visueel in kaart, waarbij specifieke stappen of overdrachten die vertraging veroorzaken, worden onthuld. Door deze kritieke punten te identificeren, kunnen organisaties gerichte verbeteringen implementeren, waardoor inspectietijden potentieel met 15-25% worden verkort en de totale doorvoer van geretourneerde artikelen wordt verhoogd.

Dit doel is erop gericht te garanderen dat alle retour- en terugbetalingsgoedkeuringen strikt voldoen aan vooraf gedefinieerde bedrijfsbeleidsregels en wettelijke vereisten. Niet-compliant goedkeuringen kunnen leiden tot financiële verliezen, auditfouten en merkschade. Door compliance af te dwingen, beschermen organisaties de inkomsten en behouden ze vertrouwen. ProcessMind maakt geautomatiseerde conformance checking mogelijk tegen vooraf gedefinieerde business rules voor Retour- & Terugbetalingsverwerking in Microsoft Dynamics 365. Het belicht elke instantie van niet-compliant activiteit, zoals goedkeuringen zonder de juiste documentatie of afwijkingen van beleid, waardoor onmiddellijke corrigerende acties mogelijk zijn en non-compliance rates tot 90% worden verminderd.

Herwerk, met name het opnieuw inspecteren van artikelen, is een aanzienlijke bron van inefficiëntie en hogere operationele kosten in de Retour- & Terugbetalingsverwerking. Elke herinspectie verbruikt extra middelen, tijd en arbeid die elders zouden kunnen worden ingezet, wat de algehele productiviteit beïnvloedt en de doorlooptijden verlengt. Dit doel is gericht op het identificeren en elimineren van de grondoorzaken van deze onnodige cycli. ProcessMind biedt een helder beeld van procesvarianten en herwerkingsloops binnen Microsoft Dynamics 365, waarbij specifiek wordt benadrukt waar en waarom artikelen herhaaldelijk worden geïnspecteerd. Door deze patronen te analyseren, kunnen organisaties kwaliteitscontroles stroomlijnen, de nauwkeurigheid van de initiële inspectie verbeteren en streven naar het elimineren van 40-60% van het herinspectie-herwerk, wat de efficiëntie verhoogt.

Tijdige communicatie met klanten over de status en afhandeling van hun retouren is van vitaal belang voor het handhaven van hoge tevredenheidsniveaus. Vertragingen in meldingen kunnen leiden tot klantfrustratie, meer inkomende telefoongesprekken en een negatieve merkperceptie. Het bereiken van dit doel zorgt ervoor dat klanten snel worden geïnformeerd, wat de onzekerheid vermindert en hun ervaring verbetert. ProcessMind analyseert de tijd die verstrijkt tussen afhandelingsstappen en klantnotificatie-activiteiten binnen de Microsoft Dynamics 365 Retour- & Terugbetalingsverwerking. Het identificeert vertragingen en proceshiaten, waardoor organisaties geautomatiseerde alerts kunnen implementeren of communicatieworkflows kunnen stroomlijnen, wat resulteert in een reductie van 30-50% in klantnotificatietijden en minder klantenservicevragen.

Het voldoen aan Service Level Agreements voor return resolution is cruciaal voor customer trust en operationele credibility. Frequente breaches signaleren inefficiënties en kunnen leiden tot boetes of schade aan klantrelaties. Dit doel streeft ernaar ervoor te zorgen dat returns worden verwerkt en opgelost binnen de afgesproken termijnen, wat leidt tot voorspelbare performance en hogere klanttevredenheid. ProcessMind monitort de Returns & Refund Processing in Microsoft Dynamics 365 continu tegen gedefinieerde SLA targets. Het identificeert proactief cases die risico lopen SLA's te schenden en lokaliseert de specifieke activiteiten of bottlenecks die vertragingen veroorzaken, waardoor organisaties de SLA adherence met 20-40% kunnen verbeteren en tijdige resolutions kunnen waarborgen.

Incorrecte refund calculations, of deze nu te hoog of te laag zijn, kunnen leiden tot financiële discrepanties, klantgeschillen en potentieel omzetverlies. Het waarborgen van precisie in deze berekeningen is van het grootste belang voor financiële integriteit en klanttevredenheid. Dit doel richt zich op het minimaliseren van fouten en het maximaliseren van de betrouwbaarheid van elk terugbetalingsbedrag. ProcessMind kan de gehele reis van een refund calculation binnen Microsoft Dynamics 365 Returns & Refund Processing traceren, van initiële request tot de uiteindelijke uitbetaling. Door te identificeren waar en hoe discrepanties optreden, kunnen organisaties strengere controles implementeren, checks automatiseren en calculation errors met tot wel 70% verminderen, waardoor financiële lekkage en klantontevredenheid worden voorkomen.

Bedrijven hanteren vaak meerdere retourkanalen, zoals in-store, online of via de post. Inefficiënt gebruik betekent dat sommige kanalen onderbenut blijven, wat leidt tot ongemak voor de klant, of dat andere bottlenecks vormen, waardoor de kosten stijgen. Dit doel is gericht op het begrijpen en optimaliseren van de manier waarop deze kanalen worden gebruikt om de efficiëntie en customer experience te verbeteren. ProcessMind biedt inzichten in de gebruikspatronen en performance van verschillende retourkanalen binnen de Microsoft Dynamics 365 Returns & Refund Processing. Door de flow van returns door elk kanaal te analyseren, kunnen organisaties identificeren welke kanalen het meest efficiënt zijn en workflows herontwerpen om resource allocation te optimaliseren, waardoor de channel efficiency potentieel met 15-20% kan verbeteren.

Abandoned return cases vertegenwoordigen gemiste kansen voor klantenbinding, potentiële afschrijvingen van voorraad en een onvolledig beeld van klantgedrag. Dit zijn returns die door klanten zijn geïnitieerd maar nooit volledig zijn afgerond, vaak door een complex of langdurig proces. Het minimaliseren van deze cases verbetert de customer experience en zorgt voor een complete process lifecycle. ProcessMind volgt de gehele klantreis in de Returns & Refund Processing binnen Microsoft Dynamics 365, en identificeert waar klanten afhaken in de return initiation of processing stages. Door deze frictiepunten te lokaliseren, kunnen bedrijven formulieren vereenvoudigen, communicatie verbeteren en abandoned returns met 25-40% verminderen, waardoor verloren omzet en klantloyaliteit worden teruggewonnen.

Processen accumuleren vaak redundante of non-value-adding steps in de loop der tijd, wat de complexiteit, cycle time en operationele kosten verhoogt. Het identificeren en elimineren van deze stappen is cruciaal voor het bereiken van lean en efficiënte operaties. Dit doel richt zich op het vereenvoudigen van de Returns & Refund Processing tot zijn essentiële componenten. ProcessMind ontdekt automatisch het as-is process model voor Returns & Refund Processing in Microsoft Dynamics 365, en visualiseert alle activiteiten en hun frequentie. Het benadrukt zelden gebruikte of redundante pathways en stappen, waardoor organisaties onnodig werk met 10-20% kunnen verminderen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en snellere procesuitvoering.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Retour- & Terugbetalingsverwerking

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Ontvang het Excel template ontworpen voor Returns & Refund Processing. Dit template biedt de optimale data structure voor het vastleggen van relevante informatie uit Microsoft Dynamics 365.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerd template zorgt ervoor dat u alle noodzakelijke data points verzamelt, waardoor uw analyse vanaf het begin accuraat en uitgebreid is.

Verwacht resultaat

Een Excel template dat vooraf geconfigureerd is voor uw Returns & Refund Processing data extractie.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek de Ware Reis van Uw Retouren & Terugbetalingen

ProcessMind onthult de ware staat van uw Returns & Refund proces. Ontdek verborgen inefficiënties en compliance gaps met heldere visualizations om optimalisatie te sturen.
  • Visualiseer daadwerkelijke retour- & terugbetalingsproces flows
  • Identificeer `bottlenecks` die vertragingen en frustratie veroorzaken
  • Beoordeel `policy adherence` en `compliance risks`
  • Lokaliseer gebieden voor aanzienlijke kostenreductie
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meetbare verbeteringen in retouren & terugbetalingen

Onze `Process Mining` oplossing identificeert inefficiënties binnen uw Microsoft Dynamics 365 Returns & Refund Processing, en onthult kansen voor aanzienlijke operationele verbeteringen. Deze resultaten tonen de tastbare voordelen die organisaties realiseren die hun `returns workflow` optimaliseren.

0 %
Snellere `Refund Processing`

Gemiddelde verkorting van de end-to-end doorlooptijd

Identificeer en verwijder bottlenecks in het refund process, waardoor de tijd van request initiation tot finale refund drastisch wordt verkort, wat leidt tot tevredener klanten en verbeterde cash flow.
0 %
Verminderde inspectievertragingen

Verkorting van de wachttijd voor iteminspectie

Stroomlijn de artikelinspectiefase door onnodige wachtrijen en vertragingen bloot te leggen, zodat producten sneller worden beoordeeld en de totale retouren doorlooptijd wordt verkort.
0 %
Verminderde herinspecties

Afname van rework door herhaalde inspecties

Lokaliseer root causes van re-inspections en rework loops, elimineer verspillende activiteiten en verbeter de kwaliteit en efficiëntie van item assessment.
0 %
Snellere klantupdates

Snellere melding na resolution

Versnel de tijd die nodig is om klanten op de hoogte te stellen van hun return resolution, waardoor de klanttevredenheid en het vertrouwen aanzienlijk verbeteren.
0 %
Hoge `SLA Adherence`

Consistente naleving van resolutietermijnen

Identificeer en los proactief bottlenecks op die SLA breaches veroorzaken, en zorg ervoor dat een hoog percentage return cases wordt verwerkt binnen de gestelde termijnen.

De resultaten variëren afhankelijk van de complexiteit van uw Retour- & Terugbetalingsproces, de kwaliteit van uw Microsoft Dynamics 365-data en de implementatieomvang. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die bij diverse organisaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een klant's retour- en terugbetalingscase, die alle gerelateerde activiteiten koppelt.

Het belang

Dit is de essentiële case identificatie die alle processtappen verbindt, waardoor het mogelijk wordt om elke retour van begin tot eind te traceren en te analyseren.

De tijdstempel die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals cycle times en wachttijden, die fundamenteel zijn voor prestatieanalyse.

De gebruiker of medewerker die een specifieke activiteit heeft uitgevoerd of daarvoor verantwoordelijk is.

Het belang

Het maakt analyse mogelijk van workload distribution, performance per individu of team, en identificatie van training of resource allocation opportunities.

Een code die het resultaat van de item inspectie en de volgende te ondernemen actie aangeeft.

Het belang

Deze code bepaalt het pad dat een retourcase zal nemen na inspectie, wat cruciaal is voor het analyseren van procesvarianten en hun business outcomes.

De door de klant opgegeven reden voor het retourneren van het artikel.

Het belang

Biedt cruciaal inzicht in waarom returns plaatsvinden, wat root cause analysis mogelijk maakt om return rates te verminderen en klanttevredenheid te verbeteren.

De methode of het kanaal waarmee de klant de retourzending heeft geïnitieerd.

Het belang

Het maakt performance comparison mogelijk tussen verschillende return channels, wat helpt bij het optimaliseren van de meest efficiënte en kosteneffectieve kanalen.

De unieke identificatie voor het geretourneerde product.

Het belang

Maakt analyse van returns op een per-product basis mogelijk, wat helpt bij het identificeren van items met kwaliteitsproblemen of hoge retourvolumes.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van het retourproces, waarbij een Return Material Authorization (RMA) of Retourorder wordt aangemaakt in het systeem. Dit is een expliciete event die wordt vastgelegd bij het aanmaken van een nieuw ReturnOrder record in Dynamics 365.

Het belang

Dit is de primaire start-event voor het gehele retourproces. Het analyseren van de tijd vanaf deze activiteit tot andere onthult de totale proces lead time en helpt bij het identificeren van early-stage knelpunten.

Markeert de fysieke ontvangst van het geretourneerde item in het warehouse of het aangewezen return center. Dit wordt vastgelegd wanneer het arrival journal dat gekoppeld is aan de return order is geboekt.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het proces overdraagt van klantactie naar interne verwerking. Het is het startpunt voor het berekenen van alle interne afhandelingstijden, zoals inspectie en dispositie.

Deze activiteit vertegenwoordigt de voltooiing van de inspectie en de beslissing wat te doen met het geretourneerde artikel. Een disposition code, zoals 'Credit', 'Scrap', of 'Replace', wordt toegewezen aan de retourregel.

Het belang

Dit is een belangrijk beslissingspunt dat het daaropvolgende procespad bepaalt, of het nu een terugbetaling, omruiling of afwijzing is. Vertragingen hier kunnen de algehele doorlooptijd aanzienlijk beïnvloeden.

De creditnota wordt officieel geboekt in de financiële grootboeken, waardoor het tegoed beschikbaar wordt voor de klant. Dit duidt op de voltooiing van de terugbetalingsactie vanuit het perspectief van het bedrijf.

Het belang

Dit is een cruciale financiële mijlpaal, die bevestigt dat de terugbetaling in het systeem is verwerkt. Het is vaak een belangrijke activiteit voor het meten van de SLA-compliance van terugbetalingen.

De retourorder heeft zijn eindstatus bereikt, wat betekent dat alle fysieke en financiële transacties zijn voltooid. Dit gebeurt doorgaans nadat de creditnota is geboekt of de vervanging is verzonden.

Het belang

Dit is de primaire eind-event voor een succesvol voltooid retourproces. De duur vanaf aanmaak tot dit punt vertegenwoordigt de totale case cycle time.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process Mining visualiseert de daadwerkelijke flow van uw returns process, en identificeert bottlenecks zoals trage item inspection of non-compliant approvals. Het onthult rework loops en vertragingen, waardoor u gebieden voor efficiëntiewinst kunt lokaliseren. Dit maakt data-driven decisions mogelijk om operaties te stroomlijnen en kosten te verlagen.

U hebt voornamelijk data nodig die een Return Case ID, een activiteitsnaam voor elke stap en een timestamp voor wanneer elke activiteit plaatsvond, omvat. Deze event log data is cruciaal voor het reconstrueren van de precieze sequentie van events. Aanvullende attributes zoals handler, bedrag of reden kunnen de analyse verrijken.

Data extraction omvat doorgaans het gebruik van Dynamics 365's ingebouwde reporting tools, Power BI, of directe database queries, indien toegestaan. Het doel is om een event log te creëren met de case ID, activity, en timestamp voor elke relevante actie. Het raadplegen van uw Dynamics 365 administrator of een data specialist wordt aanbevolen voor deze stap.

U kunt verwachten de cycle times van terugbetalingsverwerking te verkorten, de doorvoer van artikelinspectie te versnellen en de compliance bij goedkeuringen te verbeteren. Veel organisaties zien ook een aanzienlijke vermindering van herwerk en vertragingen in klantmeldingen. Deze verbeteringen leiden tot een hogere klanttevredenheid en kostenbesparingen.

Hoewel beide data gebruiken, richt process mining zich op het ontdekken van de daadwerkelijke end-to-end proces flow, inclusief verborgen paden en afwijkingen. In tegenstelling tot traditionele BI, die toont wat er gebeurde, onthult process mining hoe en waarom processtappen zich in een bepaalde volgorde ontvouwen. Het biedt een visuele kaart van uw proces, waardoor deep dive analyse van inefficiënties mogelijk is.

De initiële setup- en data-extractiefase kan enkele dagen tot een paar weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, kunnen initiële procesontdekkingen en inzichten vaak binnen enkele uren of dagen worden gegenereerd. Belangrijke verbeterinitiatieven op basis van deze inzichten kunnen langer duren om te implementeren en hun volledige impact te tonen.

Ja, process mining is uitstekend voor compliance checks. Het kan automatisch gevallen detecteren waarin retourgoedkeuringen afwijken van gedefinieerde regels of waarin stappen worden gemist. Door deze niet-compliant paden te visualiseren, kunt u snel de grondoorzaken identificeren en een striktere naleving van beleid afdwingen, waardoor risico's en fouten worden verminderd.

Hoewel enig basisbegrip van data nuttig is, zijn moderne process mining tools ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn en vereisen ze vaak minimale codeervaardigheden. De voornaamste inspanning ligt in het voorbereiden en transformeren van uw ruwe data naar een geschikt event log format. Veel platforms bieden ook deskundige ondersteuning en training om u door het proces te begeleiden.

Process Mining tools analyseren doorgaans geëxtraheerde, historische data en interageren niet direct met uw live Dynamics 365 systeem tijdens analyse. Data extraction vindt meestal plaats tijdens off-peak hours of via dedicated connectors, waardoor elke potentiële performance impact op uw operationele systeem wordt geminimaliseerd. Het is een read-only process vanuit uw Dynamics omgeving.

Beëindig vertragingen bij retouren & terugbetalingen: Optimaliseer uw proces vandaag nog

Verlaag de cycle time met 30% en verhoog de klanttevredenheid.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist. De installatie duurt slechts enkele minuten.